STRASSENVERKEHRSAMT DES KANTONS ZÜRICH - Dank des Business-Process-Outsourcing-Ansatzes von Interact Consulting verfügt das Amt über eine einfache ...
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Success Story STRASSENVERKEHRSAMT DES KANTONS ZÜRICH Dank des Business-Process-Outsourcing-Ansatzes von Interact Consulting verfügt das Amt über eine einfache und schnelle Lösung zur elektronischen Verarbeitung und Auswertung der Fahrzeugprüfberichte.
STRASSENVERKEHRSAMT DES KANTONS ZÜRICH
Das Strassenverkehrsamt des Kantons Zürich über 61 000 theoretische und praktische Führer-
bewirtschaftet als grösstes Strassenverkehrsamt prüfungen, fast 300 000 technische Fahrzeugprü-
der Schweiz alle Fahrzeuge inklusive Schiffe und fungen und über 740 000 Zulassungen durch.
deren Lenker(innen) aus dem Kanton Zürich. Mit
Blick auf die Verkehrssicherheit verfolgt das Amt
drei Hauptziele: die Zulassung von Fahrzeugen und
Schiffen zum Verkehr, die Zulassung von Personen
zum Verkehr sowie das Inkasso der Verkehrs-
abgaben (Fahrzeugsteuern).
An insgesamt fünf Standorten führen die 357 Mit-
BRANCHE
arbeitenden, darunter 123 Verkehrsexperten, jährlich Öffentliche Verwaltung
WICHTIGSTE ERGEBNISSE
• Jährlich über 170 000 elektronisch ausgewertete Fahrzeugprüfberichte
• Pragmatische, effiziente und kostenbewusste Lösung
• Fokus auf Mitarbeiterzufriedenheit und Projektoptimierung
• Folgt interner Maxime «Keep IT Small and Simple»
• IT-Lösung, die sich an bewährten Prozess anpasst
• Optimierter Einsatz von Papier als Informationsträger
• Auslagerung der OCR-Erkennung und Statistikerstellung
• Schlüsselfertige Business-Process-Outsourcing-Lösung von Interact Consulting
übernimmt die Aufgaben, die nicht zur Kerntätigkeit des Amts gehören
• Fachkräfte und Amt konzentrieren sich auf ihre Kerntätigkeiten
AUSGANGSLAGE Das Strassenver-
kehrsamt des Kantons Zürich hat sich der Moder-
nisierung seiner Input-Management-Prozesse früh
angenommen. Und so verfügte die Organisation per
Ende 2008 über ein elektronisches Archiv. Alle
Papierbelege werden seitdem inhouse gescannt
und im Archivsystem abgelegt. Interact Consulting
war bereits bei diesen Schritten aktiv an der Um-
setzung beteiligt. Parallel dazu wurden im Dachver-
band der Schweizer Strassenverkehrsämter, kurz
ASA, die Richtlinien für asaQSS, einem einheitlichen Keep IT Small and Simple: Dank der
Qualitätssicherungsstandard der Fahrzeugprüfungen schlüsselfertigen Outsourcing-Lösung
für alle Schweizer Strassenverkehrsämter, festgelegt. von Interact Consulting kann sich das
Strassenverkehrsamt des Kantons Zürich
asaQSS sieht unter anderem auch die Lieferung von auch weiterhin auf seine Kerntätigkeiten
statistischen Daten aller Fahrzeugprüfungen vor, konzentrieren und effizient und kosten-
um eine Mess- und Vergleichbarkeit der getroffenen bewusst arbeiten, ohne die bewährten
Qualitätssicherungsmassnahmen zu ermöglichen. Prozesse verändern zu müssen.
Auszuwerten sind dabei fast alle Punkte des Prüfbe-
richts, wie beispielsweise Bremsen, Bereifung,
Fahrwerk, Beleuchtung oder Sicherheitsausrüstung. PROJEKT Für das Zürcher Amt stellte sich
Das für alle kantonalen Strassenverkehrsämter ver- nun die Frage, wie man einfach und schnell an die
bindliche Qualitätssicherungssystem definiert, dass statistischen Zahlen der Prüfberichte gelangen kann,
die besagten statistischen Daten von den jeweiligen ohne die bewährten Prozesse verändern und die
Strassenverkehrsämtern selbst erhoben und dann an Personalressourcen erhöhen zu müssen. In der Folge
die ASA geliefert werden. Dort werden diese konso- begannen deshalb die Abklärungen für einen ein-
lidiert, um schweizweite oder interkantonale Aus- heitlichen Prüfbericht (ePB). Vor diesem Hintergrund
wertungen und Vergleiche erstellen zu können. testete man in einem Pilotprojekt den Einsatz elek-
Druck Prüfung Scanning
Modernes Business-Process-Outsourcing im Strassenverkehrsamt
des Kantons Zürich: Jährlich werden über 170 000 Prüfberichte mittels
OCR-Erkennung von Interact Consulting automatisiert ausgelesen und VIACAR
zu fertigen asaQSS-Statistiken ausgewertet.tronischer Ausfüllhilfen mit dem Ziel, die Prüfbe- Die Prüfberichtsformulare wurden daraufhin formal
richte automatisch ausles- und verarbeitbar zu und inhaltlich angepasst, um sowohl den Erforder-
machen. nissen einer optimierten OCR-Erkennung als auch
den Anforderungen für die Erhebung der asaQSS-
Während der Projektphase stellte sich jedoch Kennzahlen zu genügen. Um den dabei existierenden
heraus, dass diese Techniken nicht optimal geeignet Medienbruch möglichst schnell und einfach zu über-
waren und auf Akzeptanzprobleme bei den Ver- winden, entschied sich die Organisation für eine von
kehrsexperten sties
sen. Zudem widersprach der Interact Consulting entwickelte schlüsselfertige
Aufbau einer Insellösung für die Auswertung der Business-Process-Outsourcing-Lösung.
Prüfberichte der internen Maxime «Keep IT Small
and Simple». Die einzusetzende IT sollte sich viel- HUNDERTTAUSENDE FORMULARE Heute wer-
mehr dem bereits bewährten Prozess anpassen. Man den mit der Lösung jährlich über 170 000 Formulare
entschied daher, dieses Vorhaben nicht weiterzu- inhouse gescannt und im elektronischen Archiv
verfolgen. abgelegt. Das Auslesen und Auswerten der Prüfbe-
richte wird komplett von Interact Consulting erledigt.
Dafür speichert das Archiv von jedem gescannten
LÖSUNG Dennoch galt es, die statistischen Bild eine Kopie, die in einem speziellen Datenpool
Daten für asaQSS zu erheben, und das Amt entschied abgelegt wird. Die Bilder werden quartalsmässig zu-
sich, folgenden Weg einzuschlagen: Ein einheitlicher, sammen mit den beschreibenden Informationen der
elektronisch verarbeitbarer Prüfbericht auf Laser- Fahrzeuge aus der Anwendung VIACAR an Interact
druckbasis, inklusive Barcode und entsprechender Consulting übermittelt. Dort werden die Formulare
Gliederung, sollte entwickelt werden, der anschlies- mittels OCR-Erkennung gelesen und ausgewertet
send mittels OCR ausgewertet werden kann, um so und automatisch mit den Informationen aus der
die ASA-Statistik automatisiert zu erstellen. Hier Anwendung VIACAR verknüpft. Alle verarbeiteten
vertraute das Strassenverkehrsamt erneut auf die Informationen und die fertig erstellte Qualitäts-
Erfahrung und das Know-how von Interact Consulting statistik im asaQSS-Format werden anschliessend an
als ausgewiesenen Spezialisten für die Gestaltung das Amt zurückgesendet.
und Verarbeitung von Formularen.
Archiv Datenextrakt Import ErkennungFAZIT Mit der modernen Business-Process-
Für Referenzauskünfte stehen Ihnen Outsourcing-Lösung von Interact Consulting verfügt
gerne zur Verfügung: das Strassenverkehrsamt des Kantons Zürich über
eine einfache und effiziente Lösung zur automati-
ROLF GRÜNINGER, Amtsleiter
sierten Verarbeitung der Prüfberichte und Erstellung
rolf.grueninger@stva.zh.ch
der asaQSS-Statistikdaten. Mitarbeiterzufriedenheit,
HARALD KESSLER, Leiter IT & Organisation Kostenbewusstsein, Zeitersparnis und Projektopti-
harald.kessler@stva.zh.ch mierung stehen dabei im Vordergrund.
Die Organisation kann sich dank flexibler Auslagerung
WARUM OUTSOURCING? Bei der Auslagerung an
auf ihre Kerntätigkeiten konzentrieren und muss
Interact Consulting hat vor allem der angebotene
weder eigenes Know-how noch eine eigene Lösung
Preis eine grosse Rolle gespielt. Zudem hat das Amt
aufbauen. Getreu der Devise «Keep IT Small and
entschieden, die Lösung nicht selbst zu betreiben,
Simple» hat das Strassenverkehrsamt die Projektan-
kein eigenes Know-how aufzubauen und die Perso-
forderungen auf die entscheidenden Anforderungen
nalressourcen nicht aufzustocken. Ausserdem wird
reduziert, um so eine schnelle und kostengünstige
der Aufwand für das Strassenverkehrsamt auf diese
Lösung zu erhalten.
Weise grösstmöglich minimiert und die gesetzten IT-
Maximen «Keep IT Small and Simple», wonach sich
die interne IT vor allem den geschäftskritischen
Kernbereichen widmen soll, sowie «IT follows
Process» werden zu einhundert Prozent eingehalten.
Zusätzlich hatte das Amt von Beginn an die Über-
tragbarkeit auf andere Kantone im Hinterkopf. Mit
dem fixfertigen Ansatz von Interact Consulting
können andere Kantone die Lösung ohne grossen
Projektaufwand und zu minimalen Kosten einfach
übernehmen.
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Daten StatistikINTERACT CONSULTING
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