Tipps und Tricks für den Einsatz von (PowerPoint-) Präsentationen bei Vorträgen - nicht nur mit Senioren

Tipps und Tricks für den
  Einsatz von (PowerPoint-)
Präsentationen bei Vorträgen
   - nicht nur mit Senioren
05.03.2018   Siegbert Schlor, Netzwerk für SII Baden-Württemberg e. V.   1

Statt einer Einleitung: Zwei Ratschläge
               „Lassen Sie PowerPoint sein, was es ist;
                überraschen Sie Ihre Zuhörer mit dem,
                wozu Sie imstande sind.“                              (Unbekannter Autor)

               Machen Sie sich wenig Arbeit mit
                PowerPoint, damit die Ergebnisse besser
                sein können.

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Grundlagen für eine gute Präsentation
                                  (Inhaltsübersicht)
              So gelingt eine PC-Präsentation durch Folien
                 Allg. Hinweise zu Vorträgen
                 Besondere Hinweise zu Präsentationen
                 Besondere Hinweise zu PowerPoint-Präsentationen

              Sie erfahren hier:
                 Grundregeln, Schwachstellen, Fehler, Sünden
                 Wie gewinne ich mein Publikum?
                 Was mache ich wenn …

                 Einfache Tipps zum Umgang mit PowerPoint

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Vorbereitung ist (fast) alles!
              Ideale Reihenfolge: „Die rhetorische Treppe“

                                             6) Vortrag
                                        5) Einprägung
                                  4) Formulierung
                           3) Stoffanordnung
                     2) Stoffsammlung
               1) Themenfestlegung

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Allgemeine Regeln für Vorträge
              Der erste Eindruck entscheidet!
              Blick zum Publikum; das Publikum ständig beobachten
              Zu Beginn: Vorgehen erklären, Pausen vereinbaren
              Nicht vor den Teilnehmern und dem Publikum nervös
                 herumspringen
                Ein Vortrag ist keine Comedy-Show
                Nach einer wohlüberlegten kurzen Einleitung …
                … gleich zur Sache kommen
                Keine Vorgeschichten; keine Nebensächlichkeiten
                Kein Selbstlob, keine negativen Bemerkungen über Dritte
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So soll die Präsentation sein:
                Inhaltsvoll
                Anregend
                Einfach und schnell
                Keine Folienschlacht!
                Überzeugend
                Mediengerecht
                Begeisternd
                Auf (anhaltende) Wirkung(en) zielen

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So nicht: Schlechtes Sprechverhalten
                   Zu leise, zu laut
                   Zu undeutliches Sprechen
                   Zu schnelles, zu langsames Sprechen
                   Monotone Tonlage, monotones Sprechtempo
                   Keine Sprechpausen; Satzsalven
                   Verlegenheitslaute, Füllwörter
                   „Redesmoking“, unnötige Wiederholungen
                   Zu überheblich, zu überlegen, zu locker
                   Übertriebene Gestik
                   Unfreundlichkeit, Humorlosigkeit

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Ihr Auftreten als Referent
         Ihre Technik ist zuvor geprüft und funktioniert
         Sie grüßen die Anwesenden und stellen sich ggf. vor
         Sie sind positiv gestimmt und freundlich
         Sie beginnen geplant und situationsangemessen
         Sie achten auf gepflegte Kleidung und Körperhaltung
         Sie nennen das Thema und geben eine Vorschau
         Sie stehen und sitzen nicht; kein Verschanzen hinter dem Rednerpult
         Sie sorgen für Aufmerksamkeit und Ruhe
         Sie gestikulieren nicht
         Ihre Folien sind gut lesbar, sie sind überall sichtbar
         Sie halten Rücksprache ob sie so verstanden werden

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Gut gemeinte Ratschläge
                Nicht zu viel „Stoff“
                Wenig Text auf den Folien, wenige Schriftattribute
                Folieninhalte nicht ablesen
                Passende, sprechende Überschriften
                Farbwahl kontrastreich
                Schriftgröße nicht zu klein, nicht zu groß
                Fachwörter erklären oder vermeiden
                Abgedunkelte Projektionsfläche
                Zuhörer und Redner sitzen nicht im Dunkeln
                Nehmen Sie Ihr Publikum mit
                Bleiben Sie glaubwürdig und anschaulich

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Bedenken Sie
  Der Erfolg steht und fällt mit einer guten Vorbereitung
  Vor dem Vortrag ist bereits entschieden
     Anlass
     Zusammensetzung
     Vorwissen
     Zielgruppe und Zielsetzung
     Nutzen

  Inhalt, Stimme, Mimik und Gestik sind daher eher zweitrangig – sagen
        Kommunikationsfachleute

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Allgemeine Tipps
              Lernen Sie aus (anderen) guten und auch schlechten Vorträgen
               und Präsentationen
              Computertechnik setzt immer höhere Ansprüche an Sie als
               Referent; Vorbereitungen werden zeitaufwendiger
               Doch: Sie sollten im Mittelpunkt stehen, nicht das
               Computerprogramm
              Vermeiden Sie häufige Präsentationsfehler (siehe nächste
               Folien) und versuchen Sie, auch unter Zeitdruck mit einfachen
               Mitteln erfolgreich zu sein
              Drucken Sie für sich die Folien Ihrer Präsentation vorher aus
               (auch zur Sicherheit und für den Notfall falls Geräte versagen)
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Überlegen und bedenken Sie!
              Hat die Folie einen Mehrwert zu Ihrem gesprochenen Wort?
              Kann ich Informationen bündeln?
              Nicht mündlich erklären (ablesen) was schriftlich bereits auf
                 der Folie zu lesen ist
                PowerPoint nicht als (reinen) Teleprompter nutzen!
                Zu viele Informationen, doch: Viel hilft nicht viel!
                Folien müssen nicht voll sein - Weglassen ist die Kunst!
                Unlesbare und schlecht lesbare Folien ermüden!

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Weitere typische Fehler
              Zu viel Illustrationen, zu viel Beiwerk und Ablenkung
              Die Illustration hat zu wenig Informationen
              Folieninhalte nicht nur nennen und aufzählen, sondern
                 veranschaulichen
                Der jeweilige Folientitel (Überschrift) passt nicht zum
                 Inhalt der Folie
                Verspielte Animationen lenken vom Inhalt ab
                Animationen werden nicht gezielt und sachgerecht
                 eingesetzt
                Der Folienwechsel erfolgt zu schnell

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Ihr Zauberwort: Visualisierung
  Setzen Sie auf Anschaulichkeit durch Visualisierung

  Vorteile von Visualisierungen:
    Mehrere Lernkanäle werden genutzt
    Informationen sind leichter einprägsam
    Visualisierungen wirken gegen Langeweile und Monotonie
    Hier sollten Sie unbedingt mit Beispielen erklären, was Sie
     mit Visualisierung erreichen wollen.
  Mögliche Nachteile

                      Methodische und praktische Hinweise für SIH-Helfer und
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Sie führen!
              Lassen Sie sich Zeit, Ihre Präsentation wird nicht besser, wenn
                 Sie aus Zeitgründen schneller sprechen und die Folien schneller
                 wechseln
                Sprechen Sie verständlich
                Geben Sie Zusatzhinweise nur kurz
                Verwenden Sie Folienausdrucke nicht als Handouts
                Nutzen sie die Referentenansicht!
                Wenn Sie Folien an Dritte weitergeben: Geben Sie
                 Zusatzhinweise in der Notizansicht
                Wenn Sie eine Zusammenfassung schriftlich anbieten, sagen Sie
                 es rechtzeitig vorher

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Ergänzende Hinweise
         Kopien der Folien sollten in DIN A5 als Stichworthilfe verfügbar
          sein (notfalls mit einer Dokumentenkamera einsetzbar)
         Zeigen Sie Gliederungen von Abschnitten auch zwischendurch
             (aktiven bzw. nächsten Gliederungspunkt hervorheben)
         Sprechen Sie möglichst frei, in Bildern und Vergleichen; zeigen
          Sie Gegenstände; nutzen Sie zusätzlich eine Pinnwand
         Einleitung, Zusammenfassung und Schluss sollten ausformuliert
          sein
         Zeigen Sie sich nicht im Besitz der absoluten Wahrheit, lassen
          Sie Bedenken, Kritik und andere Ansichten zu

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Keine Angst vor Lampenfieber und Steckenbleiben
    Lampenfieber kann man leicht minimieren …
            Gute Vorbereitung; Präsentation vorab zu Hause oder mit engen Bekannten halten
            Erfahrung und Routine helfen
            Vorheriges ruhiges (Durch-)Atmen
            Vorab erkundigen, welches Publikum Sie erwartet
            Sich kurz fassen; Kernbotschaften vermitteln
            Gelassenheit bewahren; kein Perfektionsdrang (siehe Einleitungsthesen)
            Nehmen Sie Ihre Zuhörer auf eine Zeitreise mit
            Usw. (mündlich ergänzen)

    Wenn Sie stecken bleiben helfen kleine Tricks
            Den letzten Satz wiederholen
            Zwischenfragen ermöglichen
            Zuhörer nach ihrer Meinung fragen
            „Haben Sie mich bisher verstanden?“
            „Spreche ich laut genug?“
            usw. (mündlich ergänzen)

    Oft hilft auch ein Schluck Wasser (vorher bereithalten)

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Auf die Wirksamkeit kommt es an
                Die Behaltensleistung ist beim Selbst tun am größten
                Auf Teilnehmer wirken Bilder anziehend
                Ideal: Das Bild ist gleichzeitig Informationsträger
                Nutzen Sie Visualisierungen
                  Mehrere Lernkanäle werden genutzt
                  Informationen sind leichter einprägsam
                  Visualisierungen wirken gegen Langeweile und Monotonie
              Zeigen Sie Gegenstände und lassen Sie Dinge anfassen,
               schmecken und riechen
              Sorgen Sie für geeignete Überraschungen

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• Wollen Sie das Ende Ihres Vortrags
  ankündigen?
• Bereiten sie den Schluss Ihres Vortrags gut vor.
  Lösen Sie sich dazu von Ihren Vorlagen
• Bedanken Sie sich für Interesse und Geduld!
• Ermöglichen Sie Fragen und Stellungnahmen

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Erste Schritte beim Erstellen
              Nutzen Sie die Masterfolie(nansicht) oder/und
              Erzeugen Sie die Folien mit Hilfe der Gliederung oder (als
                 Entwurf ) aus einer Word-Datei heraus
                Kein Farbkasten, keine besonderen und wenige Schriftarten
                 bzw. -stile
                Vermeiden Sie Textlastigkeit
                Visualisieren Sie gleich von Anfang an
                Animationen etc. müssen durch einen „Mehrwert“
                 gerechtfertigt sein
                Entscheiden Sie sich gegen einen weißen Hintergrund (zu hart
                 fürs Auge) und für passende Farben (z. B. keine gelbe Schrift
                 auf schwarzem Hintergrund)

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Weitere Empfehlungen zu Beginn
 Startfolie extra um Neugierde zu wecken (z. B. Karikatur) und
    um die Einstellungen des Beamers zu überprüfen (Bildschärfe)
   Animationen erst später
   Folienübergänge erst später
   Anzeigedauer nicht vorbestimmen
   Beherrschen Sie das Layout – nicht umgekehrt
   Zum Ausrichten mehrerer Bilder auf einer Folie: Nutzen Sie die
    Führungslinien;
   Skalieren von Bildern über die Anfasser
   Lernen, wie man Objekte kopiert, gruppiert und anordnet
    sowie wie man Objekte dreht und die Reihenfolge ändert
   Seien Sie sparsam mit dem Einsatz von Sounds

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Shortcuts beim Präsentieren
 Nutzen Sie Shortcuts, zum Beispiel
   Start am Beginn: F5 bzw. ab aktueller Folie: Shift + F5
   Schriftgröße ändern: Strg + ß bzw. Strg + ´
   Text linksbündig: Strg + L
   Weitere zahlreiche Tastenkombinationen in der PowerPoint-Hilfe
 Mehrere Möglichkeiten um die nächste Folie aufzurufen
 Nutzen Sie einen Präsenter mit LaserPointer
 Stört eine Folie bei einer längeren Erklärung oder bei Fragen:
 Arbeiten Sie auf Ihrer Tastatur mit dem Punkt oder Komma (im
 Präsentationsmodus)

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Weitere sinnvolle Shortcuts
              An Raster ausrichten: Shift + F9
              Letzte Aktion wiederholen: F4 (oder Strg + Y)
              Nächste Folie: Strg + M; Duplizieren Strg + D
              (Zwischen-) Speichern mit Strg + S
              Drucken: Strg + P (wie bei anderen Office-Programmen)
              Hilfe aufrufen: F1
              Benötigen Sie weitere Tastenkombinationen häufig;
               stellen Sie diese Symbole in den Schnellzugriff ein

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Viel Freude beim Erstellen und
viel Erfolg beim Präsentieren Ihrer Vorträge!

Das wünscht Ihnen
Siegbert Schlor