Wien mags wissen Die Wissensstrategie der Stadt Wien - Mag.a Anabela Horta und Mag.a Ulla Weinke
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wien mags wissen
Die Wissensstrategie der Stadt Wien
Mag.a Anabela Horta und Mag.a Ulla Weinke
Wien in Zahlen
Gemeinde und Bundesland
~ 1,765,649 EinwohnerInnen (Stand: 1.1.2014)
~ 414 km²
~ 64,000 Mitarbeitende
2 © MD‐PR, Stabstelle Wissensmanagement
Agenda
• Warum überhaupt Wissensmanagement?
• Begriffe: Wissen ‐ Wissensmanagement
• Strategieprojekt des Magistrats der Stadt Wien
• Konkrete Umsetzung der Strategie
im Magistrat der Stadt Wien
3 © MD‐PR, Stabstelle Wissensmanagement
Warum Wissensmanagement?
• Wissen unserer Mitarbeitenden ist die
wertvollste Ressource
• Hohes Durchschnittsalter der Mitarbeitenden
• Informationsüberfluss
• Wir „managen“ bereits Wissen, bloß (noch)
nicht systematisch
• Teil einer modernen Unternehmenskultur
4 © MD‐PR, Stabstelle Wissensmanagement
Wissen hat seinen Ort zwischen zwei
Ohren, nicht zwischen zwei Modems.
Fredmund Malik
Wie wir Wissen verstehen
• Wissen entsteht in den Köpfen der
Mitarbeitenden!
• Gesamtheit der Fähigkeiten, Erfahrungen und
Erkenntnissen unserer Mitarbeitenden
• Wir sind eine lernende Organisation!
6 © MD‐PR, Stabstelle Wissensmanagement
The essence of management is
to make knowledge productive.
Peter Ferdinand Drucker
Verständnis Wissensmanagement
Das "richtige" Wissen
bei den "richtigen" Mitarbeitenden,
zur "richtigen" Zeit,
am "richtigen" Ort,
in der "richtigen" Menge
und in der "richtigen" Qualität
unterstützt bei der Erledigung von Aufgaben.
8 © MD‐PR, Stabstelle Wissensmanagement
Strategieprojekt
Projektziele:
• Ist‐Stand im Magistrat
• Handlungsbedarfe
• Vision und Wissensstrategie
• Tool zur Selbsteinschätzung
• Werkzeuge & Methoden
• Leitfaden für die Umsetzung
Nichtziel:
• Sofortige Einführung von bestimmten
Instrumenten, insb. IT‐Rollouts
9 © MD‐PR, Stabstelle Wissensmanagement
Wer war beteiligt?
KA
MA 18 MA 25
MA 2 MA 6 MA 11 MA 24
MA 23 MA 13 MA 37 MD‐PR
MA 14 MD‐OS
MD‐BD
MA 26 MA 53 MA 64
MA 63
10 © MD‐PR, Stabstelle WissensmanagementWas geschieht bereits? • Interne Besprechungsrunden • Prozessbeschreibungen • Dokumentenmanagement • Verfahrensanweisungen, Handbücher, Checklisten • Erfahrungsaustauschgruppen • Interne und externe Seminare • Paten‐ und Patinnensystem • Mitarbeitende schulen Mitarbeitende 11 © MD‐PR, Stabstelle Wissensmanagement
Konkrete Herausforderungen • Aufgrund Pensionsabgänge bzw. sonstiger Personalfluktuation droht Wissensverlust • Mangelnder Überblick über vorhandenes Wissen innerhalb der Organisation • Ähnliche Aufgaben ‐ unterschiedliche Lösungen • Gesammelte Daten werden nicht genutzt, weil sie nicht aktuell oder benutzerunfreundlich sind • Unzureichende Kommunikation zwischen internen Bereichen 12 © MD‐PR, Stabstelle Wissensmanagement
Vision • Stadt Wien als internationales Best‐Practice‐ Beispiel „Stadt des Wissens“ • Ausgewogener Mix an Maßnahmen und Werkzeugen unterstützt Mitarbeitende • Bewusstsein, Wissen ist die wichtigste Ressource zur Erledigung der Aufgaben aller Mitarbeitenden und wird durch Teilen mehr • „Kultur des Wissens“ 13 © MD‐PR, Stabstelle Wissensmanagement
Was wurde erarbeitet?
• Bedarfsanalyse
• Auswertung
Selfcheck • Wissensziele
• Tool‐Selektionshilfe
Strategie
• WM‐Verständnis • 50 Tools, z.B.:
Strategischer Prozess
• Grundlagen Wissensstafette
• Rahmenbedingungen Projekt Debriefing
• Mindeststandards Wissensrisikoanalyse
Leitfaden Toolbox
14 © MD‐PR, Stabstelle WissensmanagementStrategische Mindeststandards
1. Grundsätzliche Auseinandersetzung der
Führungsebene mit WM
2. Regelmäßige Durchführung des WM‐Selfchecks
3. Festlegung von Wissenszielen auf Grundlage der
Handlungsbedarfe
4. Setzung geeigneter Maßnahmen zur Zielerreichung
5. Gesetzte Maßnahmen evaluieren und
weiterentwickeln
15 © MD‐PR, Stabstelle WissensmanagementAusgangspunkt: Strategiehaus 16 © MD‐PR, Stabstelle Wissensmanagement
Mit dem Selfcheck zum Tool
Strategiehaus Selfcheck & Selfcheck Ergebnis Toolbox
der Stadt Wien Bedarfserhebung Darstellung
Evaluierung
und Anlass für Verfeinerung
in weiteren Projekten
17 © MD‐PR, Stabstelle WissensmanagementSelfcheck
Zuerst eintragen…
Die Organisationseinheit hat ihre strategisch relevanten Wissensgebiete ermittelt und Wissensziele
d
festgelegt. Wissensgebiete und Wissensziele definieren 4
e Die Organisationseinheit führt in einem angemessenen Zeitintervall eine Wissensrisikoanalyse durch.
Wissensrisikoanalyse durchführen 4
Die Organisationseinheit evaluiert regelmäßig, ob die Wissensziele erreicht wurden und leitet
f 4
Zielerreichung Wissensziele evaluieren
gegebenenfalls steuernde Maßnahmen ein.
4
Die Organisationseinheit lernt aus Erfahrungen und setzt gewonnene Erkenntnisse zur Verbesserung ihrer
d
internen Prozesse um. 4
Die Organisationseinheit stellt sicher, dass bei Abschluss von Projekten der Dienststelle auch Lehren daraus
e
gezogen und erkannte Hindernisse oder etwaige Fehler thematisiert werden, um dazu zu lernen. 4
4
a In der Organisationseinheit ist bekannt, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über welches Wissen verfügen.
Das Wissen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird durch konsequentes Einbeziehen in Entscheidungsprozesse
b
genutzt.
18 © MD‐PR, Stabstelle WissensmanagementToolselektionshilfe
…und es werden automatisch geeignete Tools vorgeschlagen!
19 © MD‐PR, Stabstelle WissensmanagementToolbox
Dann einfach in der Toolbox nachschlagen
20 © MD‐PR, Stabstelle WissensmanagementUmsetzungsprojekt
• Zentrale Koordination und Steuerung
– Stabstelle Wissensmanagement / Personaldirektion
• 7 Pilotdienststellen
– laufende Beratung, regelmäßige Meetings, verschiedene
Workshop‐Angebote…
• Aufbau einer PraktikerInnengemeinschaft (CoP)
– niederschwellige Austauschangebote
• Weiterentwicklung der Instrumente im Dialog
– auf Basis der erlebten Erfahrungen
• Behandlung strategischer Themen
– Internat. Wissensaustausch, Kooperationen
21 © MD‐PR, Stabstelle WissensmanagementDie Zukunft lebt vom Austausch
des Wissens.
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