Zusammenarbeit der SAP-Hochschulen in NRW - Kooperationsstruktur und praktische Erfahrungen - Frank Klapper, Universität Bielefeld 16. Mai 2017 ...

Zusammenarbeit der SAP-Hochschulen in NRW –
Kooperationsstruktur und praktische Erfahrungen

Frank Klapper, Universität Bielefeld
16. Mai 2017, Münster

Gliederung

1.   Ausgangslage

2.   Prozess zur Konzeption und Implementierung
     der Kooperationsstrukturen

3.   Kooperationsstrukturen

4.   Erste gemeinsame Aktivitäten

1. Ausgangslage

SAP-Hochschulen in NRW (Stand: 2012)

Hochschule            Implementierer     Produktiv seit
Aachen, TU            IDS                01.01.2013
Bielefeld, Uni        IBM                01.01.2010
Dortmund, TU          IBM                01.01.2012
Duisburg-Essen, Uni   SAP                01.01.2013
Hagen, FernUni        IBM                01.01.2011
Köln, FH              SAP, IDS           01.01.2010
Köln, Uni             IBM                01.01.2012
Münster, Uni          BPC, IBM           01.01.2014
Siegen, Uni           IDS                01.01.2013

9 individuelle Implementierungen
 Unterschiedliche Beratungshäuser
 Unterschiedliche Hochschulmaster/Referenzmodelle
 Unterschiedlicher Funktionsumfang
   • Mit/ohne Gebäudewirtschaft
   • Mit/ohne dezentrale Beschaffung
   • Mit/ohne dezentraler Workflows (ESS/MSS)
   • …
 Unterschiedliche Ausprägungen
   • Nur Doppik oder Kameralistik und Doppik

 Erheblicher Bedarf für Betrieb und Weiterentwicklung an jeder
  Hochschule

2. Prozess zur Konzeption und
   Implementierung der
   Kooperationsstrukturen

Überblick zum Prozess

2013     Landungsrechnungshof kritisiert unkoordinierte Einführung des
         kaufmännischen Rechnungswesens und relevanter Software
2013     Beauftragung von Scheer Management zur Klärung von
         Kooperationsmöglichkeiten zwischen den Hochschulen in NRW mit
         SAP-Einsatz in der Verwaltung
2014     Kanzler und Landesarbeitsgruppe entscheiden SAP-Zusammenarbeit in
         Form einer Kooperation mit Unterstützung durch die IuK-NRW
         weiterzuführen, zu verstärken und dieser einen verbindlicheren
         Rahmen zu geben
2015     Beauftragung von myconsult zur Konzeption und Etablierung der
         Kooperation
Q1/2017 Formales Einsetzen der Kooperationsstrukturen

Erstes Projekt 2013

                Auftrag
                            Ergebnis

               Beteiligte

Kanzlervotum vom 23.01.2014

 Die Eigenständigkeit der einzelnen SAP-Systeme soll erhalten bleiben.
 Es geschieht kein Personalaustausch für den Basisbetrieb / die fachliche
  Betreuung.
 Die Kooperation geschieht auf freiwilliger Basis; kein Kontraktionszwang.
 Es erfolgt keine weitere Institutionalisierung neben IuK und der
  bestehenden SAP-LAG.
 Ein Konzept für die Zusammenarbeit soll entwickelt werden, damit nicht
  bei jedem einzelnen Projekt die Regeln für die Zusammenarbeit neu
  geschaffen werden müssen (z.B. Entwicklung eines Mustervertrages sowie
  Musterunterlagen für Projekte).
 Mit dem Konzept werden Grundabsprachen und Vorklärungen zur
  Zusammenarbeit getroffen.

Zweites Projekt 2015
                   Auftrag        Ergebnis

                       Vorgehen

Meilensteinplan „Kooperationsstrukturen“

Erarbeitung des Kooperationsrahmenvertrages

Externer Jurist und           Klausur der Juristen der     Überarbeitung
Juristen der                  Kooperationshochschulen      abgeschlossen,
FernUniversität Hagen         zur Finalisierung des        Rahmenvertrag der
erstellen Entwurf             Entwurfs                     Kooperation entworfen

                                          2016
   Feb    Mär     Apr   Mai      Jun     Jul   Aug       Sep      Okt    Nov    Dez

    Entwurf des                                                Kooperationshochschulen
    Rahmenvertrags geht zur                                    unterschreiben Vertrag
    Prüfung an Juristen                                        Unterschrift von allen 9
    beteiligter Hochschulen                                    Hochschulen liegt vor;
                                                               DSH befindet sich im
                                                               Beitrittsprozess

3. Kooperationsstruktur

Ziele definiert

Ziele in Zielkarten operationalisiert
                                        Zielübersicht erstellt

Gremien konzipiert

Gremiensteckbriefe erstellt   Gremienübersicht erstellt

Kommunikationsstruktur/-ablauf konzipiert

Wissenstransfer konzipiert

Prozesse definiert für
   Nutzung und Pflege eines gemeinsamen Wissensspeichers
   Informations- und Wissenstransfer im Rahmen von Treffen
   Kommunikation und Sammlung interner Schulungsangebote (soweit möglich)

Vorgehen zum koordinieren von Vorhaben

  Vorlage für Kataster konzipiert

                                                  Vorlagen für Anmeldung von
                                                  und Berichte über Vorhaben
                                                  erstellt
          Prozess zur Verwaltung und Pflege des
          Katasters modelliert

Mitglieder der Kooperation

                             Jüngster Beitritt

4. Erste gemeinsame Aktivitäten

Die Kooperation wird gelebt

 Kataster für Kooperationsvorhaben
 Erste kooperative Projekte

 Übersicht „Planungen der nächsten drei Jahre“

   Sitzungen des Steuerkreises
   Sitzungen der LAG
   Sitzungen der Koordinationsgruppe
   Sitzungen der Fachgruppen
   Intensiver und vertrauensvoller Austausch

Erste kooperative Projekte

 LBV-Änderungsdienst

 Hochschulstatistikgesetz

 Hosting für DSHS

Sitzungen der Fachgruppen

Fachgruppe              Treffen pro Jahr   Anzahl Teilnehmer
SAP-Basis                      2                  15
Personal                      1-2                 30
Finanzen                      2-3               40-60
Reisekosten                    1                15-20
Beschaffung                    1                15-20
Steuern (in Gründung)

Die nächste große Herausforderung
 mehr als nur ein Projekt
S/4 HANA – die nächste Generation der SAP-Software
 Teilweise andere Prozesse
 Neues Datenmodell
 Grundlegende Änderung von Funktionalitäten
 Migrationspfad für einige Module unklar
 Support für derzeitiges System nur noch bis 2025
 Aufwand für Umstieg ähnlich wie für eine Neueinführung

Rolle der Kooperation
 Abgestimmtes Auftreten gegenüber der SAP
 Synergien in der „Erkundungsphase“
 Idee (noch nicht in der LAG angestimmt): Koordinator/Treiber (befristet)
   für kooperative Aktivitäten im Zusammenhang mit der Umstellung auf S/4
   HANA
 Potential für die Vereinheitlichung der Systeme

Vielen Dank für Ihre
Aufmerksamkeit!