SAP-Anwenderbefragung: Digitalisierung in COVID-19 Zeiten - Consult-SK GmbH (2021) | www.consult-sk.com
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SAP-Anwenderbefragung:
Digitalisierung in COVID-19 Zeiten
Consult-SK GmbH (2021) |
www.consult-sk.com
Copyright 2020 by Consult-SK GmbH 1
INHALTSVERZEICHNIS
1 Vorwort SEITE 3
2 Methodik SEITE 4
3 Demografie SEITE 4
4 Digitale Workflows SEITE 5
5 Unsere Partner SEITE 6
6 COVID-19 und Homeoffice SEITE 7
7 Fazit SEITE 9
Consult-SK GmbH
Die Consult-SK GmbH (CSK) mit Sitz in
Minden ist seit 2013 deutschland- und
europaweit als branchenübergreifende
SAP® Prozessberatung tätig. Zu den
Leistungen und Kompetenzen des SAP®
Silver Partners zählen kundenspezifische
Anpassungen von SAP® Addons, die
Digitalisierung von Geschäftsprozessen in
den Bereichen Purchase2Pay und
Order2Cash sowie die Entwicklung eigener
SAP® Softwarelösungen.
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VORWORT
Krisensituationen geben uns die
Möglichkeit, unsere Flexibilität auf
den Prüfstand zu stellen.
Liebe LeserInnen,
das hinter uns liegende Jahr 2020
hatte es in sich: Unternehmen und
Mitarbeiter mussten einen Weg
finden, um mit der COVID-19
Pandemie organisatorisch, ökono-
misch und kommunikativ so gut wie
möglich umzugehen. In der SAP-
Branche haben wir das große Glück
größtenteils digital unterwegs zu sein Aber wir fragten uns: Wie stellt sich
und konnten die Teamarbeit mit die Situation für SAP-AnwenderInnen
unseren Kunden nach einer im Allgemeinen dar? Konnte der
überschaubaren Findungsphase Wechsel hin zu einer ortsunab-
fernmündlich bewältigen. Wir sind hängigen Form der Arbeitsorgani-
als SAP-Prozessberater dankbar sation problemlos stattfinden? Wie
dafür, wie gut sich die Herausfor- weit sind wir in Sachen Digitali-
derungen stemmen ließen und sierung in der SAP-Welt tatsächlich
haben auch intern neue Wege voran-geschritten?
gefunden, um die zwischenmensch-
liche Kommunikation trotz überwie- Um diesen Fragen auf den Grund zu
gender Homeoffice-Tätigkeit genü- gehen, haben wir eine Online-
gend Raum zu geben. Wir konnten Umfrage durchgeführt und möchten
auf die Werkzeuge zurückgreifen, die die Ergebnisse mit Ihnen teilen. Ohne
wir zur Informationsweitergabe und zuviel vorwegzunehmen: Wir waren
Abstimmungen im Einsatz hatten. positiv überrascht von den Antworten
und freuen uns darauf, SAP-
AnwenderInnen da, wo hinsichtlich
der Prozessoptimierung noch Luft
nach oben ist, zu unterstützen.
Stephan Kaup, geschäftsführender
Inhaber der Consult-SK GmbH
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METHODIK Für unsere SAP-Anwenderbefragung
haben wir eine Online-Umfrage im
Mit Hilfe einer Screening-Frage
wurden die TeilnehmerInnen von der
Umfang von 18 Fragen (in deutscher Umfrage ausgeschlossen, die SAP
Sprache) erstellt, die sich sowohl auf nicht nutzen (Gesamtzahl der
allgemeine Herausforderungen bei TeilnehmerInnen 152). Der Link zur
der Arbeit in SAP beziehen, als auch Teilnahme wurde über die CSK-
auf mögliche Einschränkungen eigenen Kanäle, relevante Social
bedingt durch die COVID-19 Media Gruppen und durch Partner-
Pandemie im Jahr 2020. Im Fokus Newsletter verteilt.
stehen dabei die Bereiche
Purchase2Pay und Order2Cash, d.h. Aufgrund des Stichprobenumfangs
die Verarbeitung von Rechnungen und fehlender Randomisierung,
und Bestellungen. erhebt diese Umfrage nicht den
Anspruch repräsentativ zu sein.
Die digitale Umfrage wurde mit Hilfe Vielmehr bestand unser Wunsch
der Plattform Survey Monkey im darin, einen branchenspezifischen
Zeitraum vom 11. November 2020 Eindruck zu gewinnen.
bis 31. Dezember 2020 durchge-
führt. Insgesamt haben 136 SAP- Die in dieser Auswertung dargestell-
AnwenderInnen die Umfrage ten prozentualen Angaben wurden
vollständig beantwortet. auf volle Zahlen gerundet.
97 % der Umfrage-TeilnehmerInnen
DEMOGRAFIE
Eigentümern/Geschäftsführern/
arbeiten an einem Standort in Vorstandsmitgliedern, wobei Mit-
Deutschland, 3 % in Österreich. Über arbeiter mit Erfahrung mit 38 % am
die Hälfte der Befragten (76 häufigsten vertreten sind. Aus dem
TeilnehmerInnen) nutzen SAP in oberen Management stammen 20 %,
einem Großunternehmen mit mehr aus dem mittleren Management 18
als 50 Mio. € Jahresumsatz oder % und Berufseinsteiger sowie
einem mittelgroßen Unternehmen Eigentümer/Geschäftsführer/
bis 50 Mio. € Jahresumsatz (29 %). Vorstand bilden jeweils 12 % der
Die aktuelle Position der Befragten Teilnehmergruppe. In welchem Tätig-
im Unternehmen variiert von Berufs- keitsbereich die Befragten arbeiten,
einsteigern bis zu lässt sich der folgenden Grafik
entnehmen.
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DIGITALE WORKFLOWS Prozesse vereinfachen, Lösungen
statt Baustellen finden - das ist unser
Lediglich 4 % der Umfrage-Teilneh-
merInnen erhalten Dokumente
Credo bei der CSK. Vereinfachen überwiegend auf Papier. Ein
heißt auch für Transparenz zu sorgen Silberstreif am Horizont. Dement-
und Prozesse, die teilweise noch auf sprechend überschaubare Zeit-
Papier stattfinden, in das SAP- fenster benötigen die Befragten
System zu integrieren. täglich für das Einscannen, Aus-
drucken und den Versand von
Während in Ländern wie z.B. Rechnungen und/oder Bestellungen.
Finnland oder Schweden elektro- 88 % verwenden weniger als eine
nische Rechnungsstellung mit Stunde ihrer Arbeitszeit pro Tag für
e-Rechnungen längst Normalität ist, diese vermeidbaren Tätigkeiten.
hängt Deutschland bei der 12 % gaben jedoch an, mehr als zwei
Digitalisierung hinterher. Die Gründe Stunden am Tag dafür aufzuwenden.
dafür sind nicht nur fehlende
technische Voraussetzungen seitens Ganz vom Tisch ist das Papier noch
Rechnungssender und -empfänger, nicht und es hat die Eigenschaft
sondern auch kulturelle Unter- geduldig zu sein. Es jammert nicht
schiede. In Deutschland hat eine oder macht sich auf andere Weise
gedruckte Rechnung, die per Post bemerkbar, wenn es bei einem
kommt immer noch eine andere Kollegen im Postfach untergeht. Die
Wertigkeit als eine E-Mail. Suche nach Unterlagen ist ein eher
unbeliebtes Hobby und wir fragten
Auf die Frage „Wie erhalten Sie die nach: „Müssen Sie regelmäßig nach
Dokumente, die Sie für Ihre Arbeit Papierdokumenten suchen, weil sich
benötigen?“ antworteten lediglich 35 % diese in Akten, bei anderen Kollegen
der Befragten mit „digital im SAP- oder in Postfächern befinden?“ 38 %
System“. der Befragten antwortete mit „nie“,
56 % gaben an, „hin und wieder“ auf
Das heißt, die restlichen 65 % erle- die Suche zu gehen und nur 6 %
ben in der Vorgangsbearbeitung zeit- fahnden noch täglich nach
fressende Medienbrüche. Positiv ist Dokumenten.
jedoch zu erwähnen, dass diese
mittlerweile kaum noch von Papier
zum SAP-System stattfinden.
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UNSERE PARTNER „Viele der AFI Solutions Bestandskunden
haben rückgemeldet, wie froh sie sind, dass sie
bereits vor Jahren auf eine digitale Lösung für
SAP gesetzt haben. Damit ist flexibles Arbeiten
dank elektronischer Daten einwandfrei
möglich. Selbstverständlich treibt jetzt die
Pandemie die Digitalisierung für die
kommerziell-kaufmännischen Dokumente
weiter voran. Je nach Branche erleben wir zum
einen Unternehmen, die mitten in der Krise ihr
Budget zurückhalten, jedoch direkt nach der
Krise das Thema Digitalisierung auf Prio eins
setzen wollen. Zum anderen gibt es
Unternehmen, die jetzt stärker als zuvor die
eigene Digitalisierung vorantreiben. Die AFI
Solutions konnte allein in diesem Jahr durch
eben diese Treiber der Digitalisierung über 50
Neukunden gewinnen.“
Jörg Günther, Mitglied der Geschäftsleitung
und Gesellschafter der AFI Solutions GmbH
„Die aktuelle Lage erfordert einen immer SAP PI / SAP PO und unserem Branchen-
stärkeren Fokus auf digitale Vertriebskanäle Know-how sind wir gefragter Ansprechpartner
und damit Flexibilität auf allen Ebenen. Die speziell für die Herausforderungen der
Integration der Kernsysteme und -prozesse, „Neuzeit“. Mit DER Omnichannel Plattform der
mit digitalen Kanälen oder Marktplätzen ist ein SAP „Customer Activity Repository“ (SAP CAR)
maßgeblicher Bestandteil für den Erfolg. Der gestalten wir seit vielen Jahren als Experten
Plattform-Gedanke gewinnt dabei immer mehr erfolgreich durchgängige Omnichannel-
an Bedeutung sowie die Betrachtung des Prozesse in unseren Kundenprojekten. Preise,
Einsatzes von Cloud-Systemen und deren Echtzeit-Artikelbestände, Transaktionen usw.
Interaktion mit den eigenen On-Premise- sind dabei nicht nur Grundlage sämtlicher
Systemen, den Geschäftspartnern und – ganz Omnichannel-Prozesse, sondern ebenfalls
wichtig – den eigenen Kunden. Unser Motto ist: Basis für Forecasting- oder Planungsszenarien.
‚Schnittstelle war gestern, API Management Gemeinsam mit der Consult-SK ist darauf
und Realtime Integration sind heute‘. Als aufbauend die ganzheitliche Lösung zur
Integrationsexperten mit über 30 Jahren nahtlosen Integration von Verkaufsprozessen
Erfahrungen wissen wir, worauf es ankommt, und der revisionssicheren Kassendaten-
um schnell, effizient und stabil in die „neue archivierung mit Receipt4S® entstanden.“
Welt“ zu kommen. Mit unserer Expertise im
Bereich der SAP Cloud Platform Integration Frank Austel und Jürgen Werner, Branchen-
Suite (SAP CPI), der klassischen Integration bereichsleiter Retail CAS AG
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2020 by Consult-SK GmbH 6COVID-19 UND HOMEOFFICE Im März 2020 stand fest, dass wir in
Deutschland nicht von COVID-19
Internetverbindung und die fehlende
Kommunikation.
verschont bleiben. Bund und Länder
einigten sich auf strenge Ausgangs- So lautete eine Antwort: „Aus dem
und Kontaktbeschränkungen. Millio- Homeoffice über VPN oft Abbrüche,
nen Deutsche arbeiteten nicht mehr da Internet weg und SAP dann leider
oder arbeiteten im Homeoffice. Eine auch.“ Andere formulierten:
Situation, die nunmehr bis ins Jahr „Anwendung in privatem Netzwerk
2021 hineinreicht - ein Ende noch oft nicht performend“ oder „kein
nicht absehbar. stabiler Zugriff von Daheim aus“. Das
leidige Thema der zu langsamen und
Was bedeutet das konkret für SAP- nicht konstanten Internetverbin-
AnwenderInnen, die täglich Zugriff dungen in Teilen Deutschlands... Und
auf das System benötigen? Sind wir das auch 2020 noch.
schon so „durchdigitalisiert“, dass
ein Wechsel zu überwiegend dezen- Obwohl Tools wie Microsoft Teams,
tralem Arbeiten flexibel möglich ist? Zoom, Slack & Co. sehr bekannt sind
Auf einer Skala von 1 (nicht möglich) und gemeinsames digitales Arbeiten
bis 10 (problemlos möglich) wählten ermöglichen, fiel uns bei der
58 % der TeilnehmerInnen auf die Auswertung der Umfrageergebnisse
Frage „Wäre es für Sie problemlos auf, wie häufig Themen wie „Kontakt
möglich, Ihrer Arbeit in SAP auch im zu Kollegen“ und „Kommunikation“
Homeoffice nachzugehen?“ einen auftauchen. Ein Teilnehmer, der in
Wert von 9 oder höher aus. der IT-Abteilung seines Unterneh-
mens tätig ist, kommentierte:
Optional konnten die Teilnehmer- „Abstimmung mit Kollegen bei
Innen auf die offene Folgefrage „Falls Auftreten von Problemen ist kompli-
nicht, was hindert Sie daran?“ zierter, da man nicht gemeinsam an
eingehen. 28 % haben diese Option einem Rechner sitzen kann“.
genutzt und erwähnen „hin und
wieder fehlende Papierdokumente Fehlender Zugriff auf SAP-Systeme
aus dem Büro“, „fehlenden (unabhängig von der Internetverbindung)
menschlichen Kontakt“ und wurde dagegen von keinem Befragten
„Informationsaustausch“. Auch aus explizit als Problem genannt. Das stellt
Sicht von Führungskräften ergeben aus Sicht der SAP-Branche eine positive
sich Hürden: “Mitarbeiterführung ist Entwicklung dar.
eine Herausforderung“, so ein
befragter SAP-Anwender. SAP-technolgisch sind die befragten
AnwenderInnen also (mit Luft nach
Wir haben darüber hinaus die offene oben) grundlegend gut aufgestellt.
Frage gestellt: „Wenn Sie Ihren Die Kommunikation mit den Kollegen
Arbeitsalltag vor COVID-19 mit Ihrer scheint jedoch der nicht zu
aktuellen Arbeitssituation verglei- unterschätzende Faktor zu sein, der
chen - welche Herausforderungen für immerhin 15 der 136 wichtig
haben Sie im Hinblick auf die SAP- genug war, um ihn bei einer
Nutzung besonders stark wahrge- vorgabefreien Fragestellung zu
nommen?“ nennen. Die Möglichkeit flexibler von
Zuhause aus arbeiten zu können,
Die Hälfte der Befragungsteilnehmer gab trägt in COVID-19-Zeiten zur
an, keine Herausforderungen wahrge- Aufrechterhaltung der betrieblichen
nommen zu haben. Hier scheint der Prozesse bei und es wird einige
Übergang also problemlos möglich ArbeitnehmerInnen geben, die schon
gewesen zu sein. lange auf diese Option der
Arbeitszeitgestaltung warten. Auch
Die andere Hälfte der Teilnehmer unabhängig von einer Pandemie.
äußerte im Wesentlichen zwei Aber man darf dennoch nicht
Probleme: die Instabilität der
Copyright 2021 by Consult-SK GmbH 7COVID-19 UND HOMEOFFICE Dabei darf man nicht vergessen,
dass dies nicht für alle die ideale
verändert“ stimmten 70 % der
Befragten gar nicht oder eher nicht
Lösung ist. Auf die Frage „Wie wichtig zu.
ist Ihnen die Möglichkeit, im
Homeoffice arbeiten zu können?“ Dem Satz „Seit dem Ausbruch der COVID-
wählte fast ein Drittel der 19 Pandemie ist es in meinem
TeilnehmerInnen (32 %) die Antwort Unternehmen dringender geworden,
„ich bevorzuge die Arbeit im Büro“, digitale Lösungen zu finden“ pflichteten
während sich demgegenüber nur 43 % der TeilnehmerInnen mit „stimme
16 % dafür aussprachen, am liebsten eher zu“ bei, 20 % stimmten voll zu.
von Zuhause aus zu arbeiten.
Wie bereits bei den Beantwortungen
vorangegangener Fragen, zeigt sich
auch hier noch Optimierungs-
potenzial, allerdings nur zum Teil auf
die Umstellung von Papier auf digital
bezogen. Denn der Aussage „Im
Bereich Dokumentenverarbeitung
(z.B. Rechnungen/Bestellungen) wird
noch zuviel mit Papier gearbeitet“
stimmen genau so viele Befragte voll
zu (17 %) wie gar nicht zu (17%).
„Stimme eher nicht zu“ und „stimme
eher zu“ wurden ebenfalls von
jeweils 33 % als Antwort gewählt. Die
gleiche Verteilung von Antworten
erhielten wir zu der Aussage: „Daten,
die ich für die Arbeit in SAP brauche,
Die persönliche Bedeutung des Home- muss ich mir aus verschiedenen
office konnte mit einer Vergabe von bis zu Quellen zusammensuchen“. Hier teilt
5 Sternen zum Ausdruck gebracht werden. sich das Meinungsmeer deutlich in
Der TeilnehmerInnen-Pool von 136 zwei Hälften.
Befragten generierte dabei eine durch-
schnittliche Bewertung von 2,9 - nur Den Wunsch nach „mehr
geringfügig über dem Mittelwert. Transparenz zum aktuellen
Bearbeitungsstand meiner Vorgänge
Dieses Ergebnis weist auf eine in SAP“ teilen 21 % der Umfrage-
wichtige Erkenntnis hin: Auch wenn TeilnehmerInnen. 38 % „stimmen
Homeoffice eine risikoarme Möglich- eher zu“. Lediglich 10 % finden sich
keit ist, das Weiterarbeiten im in diesem Anliegen gar nicht wieder,
Pandemiefall zu gewährleisten, ist es 31 % „stimmen eher nicht zu“.
nicht für jeden SAP-Anwender das
Mittel der Wahl. Hier gilt es, als
Führungskraft die Bedürfnisse der
Mitarbeiter abzuklopfen und ggf.
individuelle Lösungen zu entwickeln,
um die Mitarbeiterzufriedenheit und
damit letztlich einen zufrieden-
stellenden Output zu gewährleisten.
Das Schlusslicht unserer Umfrage
bilden Aussagen, die mit „stimme gar
nicht zu“, „stimme eher nicht zu“,
„stimme eher zu“ und „stimme voll
zu“ beurteilt werden konnten. Der
Aussage „Die COVID-19 Pandemie
hat in meinem Arbeitsalltag nichts
Copyright 2021 by Consult-SK GmbH 8FAZIT Für uns als Prozessberatung und SAP
Silver Partner sind bei der Ergebnis-
Es gilt die Transformation von der
Fleißarbeit weg, hin zur wert-
analyse der SAP-Anwenderbefragung schöpfenden Tätigkeit weiter zu
aufschlussreiche Erkenntnisse zu befeuern und Medienbrüche weitest-
Tage getreten. Obwohl wir in unserer gehend zu vermeiden.
täglichen Arbeit bei Kunden
verschiedenster Branchen häufiger Für SAP-AnwenderInnen ist das
Papierprozesse in den Bereichen Arbeiten unter Pandemie-
Purchase2Pay und Order2Cash Bedingungen aus technologischer
erleben - und diese digital ins SAP Sicht hauptsächlich in Bezug auf
bringen - ist das bei den befragten mangelhafte Internetverbindungen
Anwendern kein zentrales Problem. eine Hürde gewesen. Der Faktor
Die Digitalisierung scheint auch in Mensch und dessen Kommuni-
Deutschland endlich stärker kationsbedürfnisse stehen tenden-
angekommen zu sein. ziell eher im Vordergrund. Wir tragen
dem Rechnung, indem wir als CSK
Die Umstellung auf digital hat mehr wollen, als nur Software-
vielfach schon stattgefunden, jedoch produkte für eine spezifische
gibt es weiterhin Optimierungs- Problemstellung zu verkaufen. In
potenzial. Häufig werden betriebliche intensiven Workshops betrachten wir
Prozesse noch nicht auf eine Weise gemeinsam mit unseren Kunden
ins Digitale übersetzt, die durch- komplette Prozesse wie z.B. die
gängige Transparenz schafft. Nach Rechnungsverarbeitung und ermit-
wie vor wird noch gedruckt, gescannt teln, wie und wo Informationen am
und hin und wieder nach Unterlagen effizientesten fließen sollten. Oft
gesucht. spielt die abteilungsübergreifende
Kommunikation eine wichtige Rolle,
um nach Projektabschluss nach-
haltig weitergeholfen zu haben.
Wir suchen Lösungen,
keine Baustellen.
Consult-SK GmbH
Simeonsplatz 2
32423 Minden
www.consult-sk.com
Hinweis: SAP® und R/3® sind eingetragene Warenzeichen der SAP Deutschland SE & Co. KG. Alle anderen in dieser Studie erwähnten Produkt- und
Firmennamen sind möglicherweise Marken ihrer jeweiligen Hersteller.
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