10 Schritte zur robusten Geschäftspartnerprüfung - Michael Wiedmann | Of Counsel Head of Compliance Germany Norton Rose Fulbright LLP 9. Oktober ...
←
→
Transkription von Seiteninhalten
Wenn Ihr Browser die Seite nicht korrekt rendert, bitte, lesen Sie den Inhalt der Seite unten
10 Schritte zur robusten Geschäftspartnerprüfung Michael Wiedmann | Of Counsel Head of Compliance Germany Norton Rose Fulbright LLP 9. Oktober 2018
10 Schritte zur robusten Geschäftspartnerprüfung 1. Identifikation aller relevanten Geschäftspartner 2. Fachabteilungen mit Geschäftspartnerprüfung 3. Definition der internen „Treiber“ für eine Prüfung 4. Kriterien der Geschäftspartnerrisikoanalyse 5. Start der Geschäftspartneranalyse 6. Klärung der Verantwortlichkeiten 7. Prüfungsschritte 8. Validierung von Geschäftspartnern und interne Vorgaben 9. Implementierung 10. Begleitprozesse - fortlaufend Geschäftspartnerprüfung – Key Takeaways
1. Identifikation aller relevanten Geschäftspartner
Yu Tao Chou,
Bevollmächtigter der Shanghai Alexander Nix,
Yiqian Trading Company Ltd Geschäfts- CEO Cambridge Analytica
partner-
überprüfung
Erfolgreicher
Alexei Miller, CEO Gazprom Unternehmer
3
2. Fachabteilungen mit Geschäftspartnerprüfung Identifikation aller Fachabteilung, die Geschäftspartner überprüfen, bzw. Stammdaten von Geschäftspartnern abfragen, wie bspw.: • Rechnungswesen / Debitoren-Kreditorenbuchhaltung • Einkauf / Warenwirtschaft • Vertrieb • Qualität • Personal • Rechtsabteilung / Vertragsmanagement Vermeiden von Doppelarbeit Rückgriff auf bestehende Stammdatensätze Erhöhung der Akzeptanz und Transparenz 4
3. Definition der internen „Treiber“ für eine Prüfung
Definition des Umfangs der eigenen Geschäftspartnerprüfung und
Identifikation der unternehmensinternen „Treiber“:
• Gesetz, bspw.
– § 10 Abs. 1 Nr. 1 und 2 GWG
– § 154 Abs. 2 S. 1 Nr. 1, S. 3 und 4 AO
– § 8 Abs. 2 S. 1 AWG (indirekt)
• Landesspezifische Anforderungen an ein effektives und
effizientes CMS wie bspw.
– Resource Guide to the U.S. Foreign Corrupt Practices Act (US DoJ,
SEC)
– Brazil Clean Company Act Integrity Program Guidelines for Private
Companies
– Deferred Prosecution Agreements Code of Practice (UK Serious
Fraud Office, Crown Prosecution Service)
5
4. Kriterien der Geschäftspartnerrisikoanalyse Riskobasierte Festlegung von Kriterien für kritische Geschäfts- partner, wie bspw.: • Aktivitäten, bspw. Agenten • Behördenkontakte • Vergütungsmodelle • Branche • Länder • Track Record 6
5. Start der Geschäftspartneranalyse • Definition von Gruppen und Phasen • Pilotierung • Zentral / dezentral • Ressourceneinsatz 7
Exkurs: LexisNexis – Geschäftspartnerüberprüfung
Salvatore Saporito, Team Leader Europe Risk & Compliance
Erkennbare Trends Zunahme an Strafverfolgungen Relevanz für erweiterte Geschäftspartnerüberprüfung Sensibilität bis in den Mittelstand Verlagerung der Anforderungen von Kunden zum Geschäftspartner Standardisierungstendenzen in der Ermittlungstiefe erkennbar Integration in eigene Systeme
Biographische PEP-
Quellen Daten
Rechtsdaten
Weltweite Presse
Zentrale
Sanktionslisten
Quellen
Firmen-
informationen
Abdeckung der Compliance-Anforderungen durch zentrale QuellenRisikoansatz und Quellen für Due Diligence Willkommen bei den Informations-Experten Salvatore Saporito, LexisNexis GmbH
Prozess zum Aufbau einer effektiven
Geschäftspartnerüberprüfung
Einbettung in den betrieblichen Kontext
Unterstützung durch IT zur Standardisierung
Informationsauswertung und Schaffung einer
Entscheidungsgrundlage
Prüfungsprozess und Recherchequellen festlegen
Verhältnis Risikopotential und Ressourcenaufwand einschätzen,
um Umfang der Überprüfung festzulegen (Ermittlungstiefe)
Risk Assessment durch Identifikation der Risikofelder sowie
Kategorisierung in Risikogruppen
Identifikation meiner Geschäftspartner und Einteilung in ClusterLexis Diligence® - Geschäftspartnerüberprüfung
Zugriff auf alle Quellen über nur eine Suchmaske
Benutzerfreundliche Oberfläche und vielfältige
Such-Optionen
Erkennen von Nachrichten mit negativer Tonalität
E-Mail-Alert, wenn für bestimmte Suchbegriffe
neue Ergebnisse gefunden werden
Dokumentationsnachweis über Report Builder
Willkommen bei den Informations-Experten Salvatore Saporito, LexisNexis GmbHZurück zu Michael Wiedmann Salvatore Saporito, Team Leader Europe Risk & Compliance
6. Klärung der Verantwortlichkeiten
Klärung der Verantwortlichkeiten (“Roles and Responsibilities“) für
die Durchführung der Geschäftspartnerprüfung
• Fachabteilung
– Zentral
– Dezentral
• Einbindung von Compliance bei vorab definierten Red Flags
• Eskalation von Entscheidungen
157. Prüfungsschritte Prüfungsschritte bei der Geschäftspartner Due Diligence • Selbstauskunft • Auskunft interner Kontaktpersonen • Google Search • Sanktionslisten • Datenbanken, wie bspw. LexisNexis • Einsatz von Experten 16
8. Validierung von Geschäftspartnern und interne
Vorgaben
• Definition des Genehmigungsprozesses
• Dokumentation des Prozesses
– Analyse und
– Genehmigung
• Ggf. Anpassung der Vertragsdokumentation und des Follow-ups
– Antikorruptionsklausel;
– Wiedervorlage/Monitoring
• Zahlungsfreigabe
179. Implementierung • Unterstützung durch das Top Management • Kommunikation des Prozesses, sowohl intern als auch extern • Training aller Beteiligten 18
10. Begleitprozesse - fortlaufend • Datensatzpflege sowie Anpassung von Risikoprofilen • Monitoring von Geschäftspartnern • Auditierung sowie Überprüfung der Prozesse durch das Top Management • Sanktionierung im Falle der Non Compliance mit den Prozessvorgaben • Kontinuierliche Anpassung an bestehende und neue Geschäftsprozesse 19
Geschäftspartnerprüfung – Key Takeaways
Identifikation kritische Geschäftspartner
Risikobasierte Aktualisierung von Profilen kritischer
Geschäftspartner
Datensatzpflege
Kontrolle der Geschäftspartnerprüfung
Revisionssichere Dokumentation der Prüfungsprozesse und
der Ergebnisse
Vereinheitlichung der Prozesse über alle Geschäftsbereiche
Kontinuierliche Anpassung an bestehende und neue
Geschäftsprozesse
Pilotierung
Nutzung workflow-basierter IT-Systeme
20Risks come from not knowing what you‘re doing. Warren Buffet
Ihr Referent
Michael Wiedmann
Of Counsel, Frankfurt | Head of Compliance Germany
Norton Rose Fulbright LLP
+49 69 505096 226
Michael.Wiedmann@nortonrosefulbright.com
Michael Wiedmann ist Anwalt im Bereich Corporate in Frankfurt und leitet die deutsche Compliance-Praxis von
Norton Rose Fulbright.
Michael Wiedmann verfügt über breite Erfahrung in Compliance-, Governance- und Corporate-
Angelegenheiten. Seine Erfahrung erstreckt sich u. a. auf die Bewertung und Justierung von Compliance
Management Systemen, die Bewertung rechtlicher Risiken und die Umsetzung von Richtlinien und Prozessen.
Er berät außerdem zu Anti-Korruptionsthemen im Zusammenhang mit unternehmensinternen Compliance-
Richtlinien und -Verfahren, internationalen Transaktionen und unternehmensinternen Untersuchungen.
Vor seinem Eintritt ins Frankfurter Büro von Norton Rose Fulbright im Juni 2017 hatte Michael Wiedmann
über 20 Jahre mehrere Führungspositionen in der METRO Group inne. Dort war er als General Counsel,
Company Secretary, Leiter Unternehmensentwicklung, Senior Vice President Public Policy und Chief
Compliance Officer tätig.
Aufgrund dieser unterschiedlichen Einblicke in einem sehr internationalen agierenden Unternehmen weiß
Michael Wiedmann aus erster Hand, wie wichtig die schnelle, genaue und praktische Beratung zu Rechts- und
Compliance-Fragen ist, insbesondere, wenn es darum geht, unterschiedlichste Zielsetzungen miteinander in
Einklang zu bringen. Aus eigener Erfahrung sind ihm die Herausforderungen beim Management externer
Berater in verschiedenen Jurisdiktionen bestens bekannt.
22Norton Rose Fulbright Norton Rose Fulbright ist eine globale Wirtschaftskanzlei. Mit mehr als 4.000 Rechtsanwälten an weltweit über 50 Standorten in Europa, den USA, Kanada, Lateinamerika, Asien, Australien, Afrika und im Nahen Osten beraten wir führende national wie auch international tätige Unternehmen. 23
Michael Wiedmann
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
michael.wiedmann@nortonrosefulbright.com
Christoph Hess Miki Vayloyan
Digital Strategist Business Development Manager Media Monitoring
Kuble AG LexisNexis GmbH
christoph.hess@kuble.com miki.vayloyan@lexisnexis.com
Salvatore Saporito
Tel.: +41 (0)78 879 18 82 Tel.: +41 (0)79 958 07 23
Salvatore.Saporito@lexisnexis.deDisclaimer Norton Rose Fulbright US LLP, Norton Rose Fulbright LLP, Norton Rose Fulbright Australia, Norton Rose Fulbright Canada LLP and Norton Rose Fulbright South Africa Inc are separate legal entities and all of them are members of Norton Rose Fulbright Verein, a Swiss verein. Norton Rose Fulbright Verein helps coordinate the activities of the members but does not itself provide legal services to clients. References to ‘Norton Rose Fulbright’, ‘the law firm’ and ‘legal practice’ are to one or more of the Norton Rose Fulbright members or to one of their respective affiliates (together ‘Norton Rose Fulbright entity/entities’). No individual who is a member, partner, shareholder, director, employee or consultant of, in or to any Norton Rose Fulbright entity (whether or not such individual is described as a ‘partner’) accepts or assumes responsibility, or has any liability, to any person in respect of this communication. Any reference to a partner or director is to a member, employee or consultant with equivalent standing and qualifications of the relevant Norton Rose Fulbright entity. The purpose of this communication is to provide general information of a legal nature. It does not contain a full analysis of the law nor does it constitute an opinion of any Norton Rose Fulbright entity on the points of law discussed. You must take specific legal advice on any particular matter which concerns you. If you require any advice or further information, please speak to your usual contact at Norton Rose Fulbright. 26
Sie können auch lesen
