8 TIPPS FÜR INTERAKTIVERE MEETINGS IN ZOOM & CO - Wie Sie mit simplen Funktionen Ihres Videokonferenz-Tools und einfachen Methoden eine sichere ...
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8 TIPPS FÜR INTERAKTIVERE MEETINGS IN ZOOM & CO Wie Sie mit simplen Funktionen Ihres Videokonferenz-Tools und einfachen Methoden eine sichere Atmosphäre, mehr Austausch und Effektivität in Meetings schaffen.
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UNSERE TIPPS Stimmungsbilder und Übersicht: Alle Tipps 0 auf einen Blick 5 Feedbacks via Screensharing (ab Seite 13) Breakout-Räume für Kennlernen durch 1 Umbenennen (ab Seite 4) 6 Kleingruppenarbeit nutzen (ab Seite 16) Ankommen im Meeting: Wasserfall-Reflexion über 2 Stimmung per Chat 7 den Chat (ab Seite 19) abfragen (ab Seite 7) Kennenlernen über Stimmungsbilder und 3 Gemeinsamkeiten in 8 Feedback mit der Zoom- Kleingruppen (ab Seite 9) Umfrage (ab Seite 22) Kennenlernen und Über quäntchen+glück 4 Abfragen via Kamera INFO (ab Seite 27) (ab Seite 11)
KENNENLERNEN DURCH UMBENENNEN WARUM SOLLTE ICH DAS WAS KÖNNTE ALS EINSETZEN? INFORMATION ERGÄNZT WERDEN? Mit dieser Übung können Sie in Meetings langwierige Das hängt davon ab, ob es sich um Vorstellungsrunden ersparen. ein internes oder externes Meeting Durch das „Umbenennen" in Zoom handelt: können alle Teilnehmenden eine Intern z.B.: zusätzliche Information hinter ihren • Standort Namen schreiben wie z.B. an • Position oder Rolle welchem Standort sie sind oder welche Position oder Rolle sie inne Extern z.B. haben. Über die Teilnehmendenliste • Unternehmen oder über die Kachelansicht beim • Branche Sprechen können diese Diese Ergänzungen funktionieren für Zusatzinformationen von allen beide Arten: eingesehen werden. • Ort • Wetter • Temperatur TIPP 1 SEITE 4
KENNENLERNEN DURCH UMBENENNEN ANLEITUNG: SCHRITT FÜR SCHRITT Öffnen Sie die Teilnehmendenliste in der Zoom- 1 Oberfläche, indem Sie in der Menüleiste auf das Personen-Icon klicken. Bewegen Sie in der Teilnehmendenliste Ihren 2 Mauszeiger auf Ihren Namen, welcher ganz oben in der Liste dargestellt wird und klicken Sie auf den Button „Mehr". Nach diesem Klick erscheint die Option „Umbenennen“. Mit dem Klick auf „Umbenennen" öffnet sich 3 automatisch ein Pop-Up-Fenster, in welchem Sie Ihren Namen ändern oder um eine Information ergänzen können. Zum Bestätigen der Änderung klicken Sie bitte auf Enter oder den Button „Umbenennen". TIPP 1 SEITE 5
KENNENLERNEN DURCH UMBENENNEN WIE MODERIERE ICH WIE FUNKTIONIERT DAS AN? DAS IN ANDEREN VIDEOKONFERENZ-TOOLS? Diese Übung eignet sich zum Start eines Meetings. Die Funktion, sich im laufenden Meeting umzubenennen, gibt es Am besten haben Sie schon die bisher nur in Zoom. Zusatzinformation als Beispiel hinter ihrem Namen. Bei anderen Tools muss man sich vorher benennen. Den Namen für eine Den genauen Ablauf sehen Sie auf Übung zu nutzen, ist dennoch der nächsten Folie. sinnvoll, wenn nur eine Information abgefragt wird und diese für die Tipp: restliche Veranstaltung bestehend Wenn sich jemand nicht umbenennen bleiben kann. Die Bitte, sich kann, bitten Sie die Person es in den umzubenennen, muss entsprechend Chat zu schreiben. Sie können als vorher kommuniziert werden. Host oder Co-Host auch andere umbenennen. TIPP 1 SEITE 6
ANKOMMEN IM MEETING STIMMUNG PER CHAT ABFRAGEN WARUM SOLLTE ICH DAS WIE KÖNNTEN EINSETZEN? FRAGEN AUSSEHEN? In virtuellen Meetings fehlt uns die Sie können zum Beispiel nach Zeit vor dem Konferenzraum. folgenden Dingen fragen: Da fragen sich Menschen • Anzahl der Meetings an diesem Tag üblicherweise nach ihrem Befinden • Anzahl an Kaffee/Tee intus oder was es zum Mittag gab. • Die persönliche Energie auf einer Prozentskala (eigener Akku) Mit Hilfe eines kurzen „Check-Ins" im • Stimmung / Befindlichkeit: Chat können Sie die Stimmung „So geht es mir gerade:" schnell abfragen, ohne dass alle zu Wort kommen müssen. Neben Stimmungsfragen kann auch eine erste thematische oder Zwei bis drei Check-In Fragen geben inhaltliche Frage oder Aussage einen guten Einblick, wie es der gestellt werden. Gruppe im Meeting geht. Zum Beispiel: „Dieses Meeting war erfolgreich, wenn ...?" TIPP 2 SEITE 7
ANKOMMEN IM MEETING STIMMUNG PER CHAT ABFRAGEN WIE MODERIERE ICH WIE FUNKTIONIERT DAS AN? DAS IN ANDEREN VIDEOKONFERENZ-TOOLS? Diese Übung eignet sich ebenfalls zu Beginn eines Meetings. Die Methode kann in allen gängigen Bitten Sie die Teilnehmenden, den Videokonferenzools eingesetzt werden, Chat zu öffnen. solange es eine Chat-Funktion gibt und diese für alle Teilnehmenden aktiviert Stellen Sie immer eine Frage nach der ist. anderen. Tipp: Notieren Sie sich die Fragen oder Aussagen vorab in einem Dokument und kopieren Sie diese dann in den Chat. So haben Sie direkt auch eine Sammlung an Fragen. TIPP 2 SEITE 8
KENNENLERNEN ÜBER GEMEINSAMKEITEN IN KLEINGRUPPEN WARUM SOLLTE ICH WAS FÜR FRAGEN DAS EINSETZEN? KÖNNTE MAN FÜR BREAKOUTS NUTZEN? Kennenlern-Übungen in Kleingruppen mittels der sogenannten „Breakout- Die Übung „Trio der Gemeinsamkeiten“ Räume" aktivieren die Teilnehmenden hat die einfache Frage „Was verbindet in einem Meeting. Jede Person kommt Sie mit den Personen in Ihrem Breakout- zu Wort, Kameras werden Raum? Welche drei Gemeinsamkeiten angeschaltet und ein erster können Sie finden?“ Austausch findet statt. Andere Fragen könnten z.B. sein: Mit der Übung „Trio der • Warum sind Sie heute hier? Gemeinsamkeiten" entsteht in nur • Was verbindet Sie mit dem fünf Minuten eine Verbindung Thema X? zwischen den Teilnehmenden. • Welche Erfahrung haben Sie mit dem Meeting-Thema schon gemacht? TIPP 3 SEITE 9
KENNENLERNEN ÜBER GEMEINSAMKEITEN IN KLEINGRUPPEN WIE MODERIERE ICH WIE FUNKTIONIERT DAS AN? DAS IN ANDEREN VIDEOKONFERENZ-TOOLS? Erklären Sie den Teilnehmenden, dass Sie gleich von Ihnen automatisch in Die Methode kann mittlerweile in allen Kleingruppenräume (Breakouts) Videokonferenz-Tools wie beispielsweise geschickt werden. in TEAMS, WebEx, BigBlueButton und Hangout eingesetzt werden. Erklären Sie, was die Frage oder Aufgabe ist. Tipp: Kopieren Sie die Frage in den Chat, so dass die TN diese auch in Breakouts sehen. Dauer der Breakouts bei drei Personen: 5-6 Minuten TIPP 3 SEITE 10
KENNENLERNEN UND ABFRAGEN VIA KAMERA WARUM SOLLTE ICH DAS WAS FÜR ABFRAGEN KANN EINSETZEN? MAN DAMIT UMSETZEN? In Meetings – vor allem mit vielen Das Repertoire für Abfragen ist sehr Teilnehmenden (bis 25) können groß. Sie können Stimmungsabfragen Abfragen via Kamera ein- und machen wie zum Beispiel:. ausschalten schnell einen Überblick • Alle, die schon mehr als drei Kaffee geben, wie es der Gruppe geht oder getrunken haben auch welche Erfahrungen sie schon • Alle, die heute schon draußen waren mit einem Thema oder Tool haben. • Alle, die heute schon mehr als drei Meetings hatten Sie können aber auch erste inhaltliche Fragen zum Termin oder Workshop stellen: • Alle, die schon mal das Tool X eingesetzt haben • Alle, die in der letzten Woche direkten Kundenkontakt hatten TIPP 4 SEITE 11
KENNENLERNEN UND ABFRAGEN VIA KAMERA WIE MODERIERE ICH WIE FUNKTIONIERT DAS AN? DAS IN ANDEREN VIDEOKONFERENZ-TOOLS? Bitten Sie die Teilnehmenden, Kameras und Mikrofone zu aktivieren. Diese Methode funktioniert in allen Erklären Sie, dass Sie gleich eine Videokonferenzsystemen, die eine Aussage treffen (Alle, die ...). Alle Kachel- oder Galerieansicht anbieten. Personen auf die die Aussage zutrifft, lassen die Kamera an. Wichtiger Hinweis: Teilnehmende per Browser in Zoom Fragen Sie ein bis zwei (nicht alle!) haben die Galerie-Ansicht nicht zur Personen, die die Kamera an haben zu Verfügung. der Aussage (zum Beispiel: „Wo waren Sie heute schon draußen?“ Oder: „Was haben Sie mit Tool X schon gemacht?“) Dauer der Übung: 5-10 Minuten (bei 2-4 Fragen) TIPP 4 SEITE 12
STIMMUNGSBILDER UND FEEDBACKS VIA SCREENSHARING WARUM SOLLTE ICH DAS WAS KANN ICH ALLES EINSETZEN? ABFRAGEN? Um ein Stimmungsbild aus einer Das Repertoire für Abfragen ist sehr großen Gruppe zu gewinnen, braucht groß. Es eignet sich besonders, wenn Sie es in der Regel ein weiteres Tool. Es bei einer Präsentation auf einer Folie geht auch ohne: mittels einer verschiedene Pfade oder Optionen Präsentation und der Kommentieren- vorstellen. Funktion beim Bildschirmteilen, Sie können Stimmungsbilder und können Teilnehmende schnell Feedbacks einsammeln zu: Feedback geben So stellen Sie schnell • Ideen und visuell dar, was die Gruppe denkt • Varianten/Alternativen – ohne alle einzeln anzusprechen. • Aussagen Und ohne Extra-Tool. • Einschätzungen Tipp: Speichern Sie jede Abfrage als Bild, bevor sie zur nächsten Abfrage gehen. TIPP 5 SEITE 13
STIMMUNGSBILDER UND FEEDBACKS VIA SCREENSHARING WIE MODERIERE ICH DAS AN? Kündigen Sie an, dass Sie jetzt den Bildschirm teilen oder – falls Sie schon eine Präsentation halten –, die Kommentieren-Funktion aktivieren. Erklären Sie den Teilnehmenden, dass sie unter „Optionen anzeigen" auf „Kommentieren" und dann auf „Stempeln" gehen sollen. Sagen Sie, welche Stempel-Form sie wählen sollen und bitten Sie die Teilnehmenden, genau einmal zu stempeln. Eventuell braucht es eine Übungsrunde. Sie können über „Löschen" alle Kommentare und Stempel entfernen. Daneben finden Sie auch die „Speichern"- Funktion. TIPP 5 SEITE 14
STIMMUNGSBILDER UND FEEDBACKS VIA SCREENSHARING WIE FUNKTIONIERT DAS IN ANDEREN VIDEOKONFERENZ-TOOLS? Bei WebEx finden sie die Funktion unter „Freigeben“ in der Steuerleiste. Bei Microsoft Teams heißt die Funktion „Bildschirm teilen“ und versteckt sich hinter diesem Symbol: Außerdem lässt sich das Screensharing über über die Tastenkombination STRG + Umschalt + E aktivieren. In BigBlueButton geht es über den Mehrbenutzermodus. TIPP 5 SEITE 15
BREAKOUT-RÄUME FÜR KLEINGRUPPENARBEIT NUTZEN WARUM SOLLTE ICH DAS WANN UND WIE NUTZE ICH EINSETZEN? „BREAKOUT-RÄUME"? Das Aufteilen von Gruppen in einem Meeting in Am besten so oft wie möglich. Kleingruppen oder Tandems ist eine der effizientesten Die Beispiel fürs Kennenlernen finden Sie schon bei Tipp Nr. 3. Methoden. So gewährleisten Sie, dass alle Für die inhaltliche Arbeit eigenen sich Breakout-Räume Teilnehmenden in den Austausch kommen und im folgendermaßen: kleineren Rahmen erste Ideen oder Fragestellungen • Nach einer Präsentation oder einem Zwischenstand schicken entwickeln können, bevor diese in die große Runde Sie die Teilnehmenden zum „Fragen finden" in den Breakout (5 getragen werden. Außerdem erlaubt die Minuten mit 2 Personen, 8 Minuten mit 3 Personen) Zufallsfunktion, dass sich Menschen in Breakout- • Lassen Sie Teilnehmende ihre Meinungen zuerst in Breakouts Räumen treffen, die sich sonst selten begegnen. austauschen (4 Minuten mit 2 Personen), bevor es in der großen Runde weiter geht. • Ideenentwicklung: Erst alleine 2 Minuten Ideen entwickeln, dann zu zweit 6 Minuten gemeinsam Ideen finden, anschließend in Vierer-Gruppen 10 Minuten lang brainstormen lassen. Am Ende stellt jede Gruppe ihre Ideen vor. TIPP 6 SEITE 16
BREAKOUT-RÄUME FÜR KLEINGRUPPENARBEIT NUTZEN ANLEITUNG: SCHRITT FÜR SCHRITT 1 Öffnen Sie die „Breakout-Session" in der Menüleiste Nutzen Sie die Auswahl „Automatisch zuweisen" für eine zufällige 2 Konstellation in den Breakouts Geben Sie die Zahl der Breakouträume an – je nachdem, wie groß die 3 Gruppen sein sollen. Unten im Fenster sehen Sie einen Hinweis, wie viele „Teilnehmer pro Session" zugewiesen sind. Wenn Sie mit der Verteilung zufrieden sind, klicken Sie auf „Erstellen". Tipp: Klicken Sie auf das „Zahnrädchen-Symbol" ganz links unten. Setzen Sie 4 überall Häkchen, außer bei der ersten Option „Meetingteilnehmern die Bevor Sie die Breakouts erstellen, kopieren Sie die Frage oder Aufgabe in den Chat. So haben Auswahl eines Raums gestatten“. die Teilnehmenden Gelegenheit darüber nachzudenken und Sie mehr Ruhe für die Stellen Sie bei „Automatisches Schließen der Konferenzräume nach" 5 die Minuten ein. Wählen Sie beim „Countdown-Timer" 15 Sekunden Breakout-Erstellung. aus der Liste aus. TIPP 6 SEITE 17
BREAKOUT-RÄUME FÜR KLEINGRUPPENARBEIT NUTZEN WIE FUNKTIONIERT DAS IN ANDEREN VIDEOKONFERENZ-TOOLS? TEAMS, WebEx, BigBlueButton, und Google Hangout bieten mittlerweile auch die Breakout-Räume oder Gruppenräume an. Die Bedienung und Optionen unterscheiden sich leicht voneinander. TIPP 6 SEITE 18
REFLEKTIEREN GEMEINSAM IM CHAT WARUM SOLLTE ICH DAS WAS FÜR EINSETZEN? REFLEXIONSFRAGEN KANN ICH STELLEN? Das gemeinsame Reflektieren hilft Wichtiges aus dem Meeting Auch hier ist das Repertoire hervorzuholen und festzuhalten. unerschöpflich. Überlegen Sie sich, Mit der „Wasserfall"-Reflexion können welche Fragen Ihnen oder der Gruppe Teilnehmende das unbeeinflusst von helfen. Wir empfehlen 2-4 Fragen im anderen machen. Das bringt bessere Chat zu stellen. Ergebnisse hervor. Das könnte z.B. sein: • Was nehme ich aus dem Meeting mit? • Was hat mich überrascht? • Was hat gefehlt? • Was war heute neu für mich? • Was hat mir geholfen? • Was beschäftigt mich noch? • Welche Frage habe ich noch? • Was gehe ich als nächstes an? TIPP 7 SEITE 19
REFLEKTIEREN GEMEINSAM IM CHAT WIE MODERIERE ICH DAS AN? Bitten Sie die Teilnehmenden den Chat zu öffnen. Weisen Sie darauf hin, dass Sie gleich eine Frage in den Chat kopieren. Diese sollen die Teilnehmenden beantworten – ABER NICHT ABSENDEN. Weisen Sie mehrfach darauf hin, während die Teilnehmenden schreiben. Nach einer Minute zählen Sie einen Countdown von fünf herunter und sagen „Absenden". Moderieren Sie die nächste Frage an und wiederholen Sie das Prozedere. Es empfiehlt sich aus Zeitgründen, nicht alle Antworten vorzulesen. Weisen Sie die Teilnehmenden darauf hin, dass Sie den Chat speichern oder kopieren können oder dass Sie die Antworten in eine Dokumentation übertragen (ohne Namen). TIPP 7 SEITE 20
REFLEKTIEREN GEMEINSAM IM CHAT WIE FUNKTIONIERT DAS IN ANDEREN VIDEOKONFERENZTOOLS? Diese Methode funktioniert in allen Videokonferenzen, die über einen Chat verfügen. Einzig das „Speichern" des Chats kann unterschiedlich in den Tools gelöst oder möglich sein. TIPP 7 SEITE 21
MEETINGS REFLEKTIEREN MIT INTERNEN UMFRAGE-TOOLS WARUM SOLLTE ICH DAS EINSETZEN? Mit einer vorbereiten Abfrage im internen Umfrage-Tool von ZOOM können Sie schnell am Ende Feedback einsammeln, wie hilfreich der Termin, das Meeting oder der Workshop war. Damit erhalten Sie ein erstes Signal, ob die Veranstaltung für Teilnehmende eine gut investierte Zeit war. TIPP 8 SEITE 22
MEETINGS REFLEKTIEREN MIT INTERNEN UMFRAGE-TOOLS WAS KANN ICH ALLES ABFRAGEN? Sie können das Umfrage-Tool in ZOOM auch fürs Ankommen oder Kennenlernen nutzen. Der Fokus bei dieser Methode liegt in der Reflexion. Sie können Skalen-Fragen zur Produktivität des Meetings erstellen: • Wie hilfreich war das Meeting für Sie auf einer Skala von 1-10? • Wie sinnvoll investiert war die Zeit in diesem Meeting auf einer Skala von 1-10? • Wie produktiv empfanden Sie dieses Treffen auf einer Skala von 1-10? Sie können aber auch abfragen, welche Inhalte Teilnehmende z.B. ausprobieren oder nutzen wollen: • Welches der vorgestellten Tools werden Sie in Ihrer Abteilung demnächst ausprobieren? TIPP 8 SEITE 23
MEETINGS REFLEKTIEREN MIT INTERNEN UMFRAGE-TOOLS WIE FUNKTIONIERT DAS IN ZOOM? WIE FUNKTIONIERT DAS IN ANDEREN Wichtig: Die Umfrage können Sie nicht direkt in ZOOM erstellen, VIDEOKONFERENZTOOLS? sondern auf der Webseite von Zoom in Ihrem Benutzerkonto. Wenn Sie den Button „Abfrage" nicht in der ZOOM-Funktionsleiste sehen, müssen Umfragen lassen sich auch in Sie in Ihrem Konto auf der Webseite die Funktion aktivieren. Die TEAMS, WebEx und BigBlueButton detaillierte Anleitung fürs Erstellen von Umfragen finden Sie auf der erstellen und sind in den meisten ZOOM-Seite. Videokonferenz-Tools ein Standard- Feature. Auch wichtig: Umfragen können nur von Teilnehmenden durchgeführt werden, die die ZOOM-Software nutzen. Teilnehmende, die per Browser Die Einrichtung einer Umfrage ist dabei sind, können nicht abstimmen. Wenn Sie nicht sicher sind, dass alle in jedem Tool ein wenig anders. Teilnehmenden die Software nutzen, wählen Sie eine andere Reflexionsmethode wie beispielsweise in Tipp 7 beschrieben. Genauere Informationen finden Sie hier. TIPP 8 SEITE 24
MEETINGS REFLEKTIEREN MIT INTERNEN UMFRAGE-TOOLS WIE MODERIERE ICH DAS AN? Weisen Sie die Teilnehmenden darauf hin, dass Sie 1 noch eine kurze Umfrage zum Abschluss starten. Lesen Sie die Frage und Optionen vor. Bitten Sie 2 abzustimmen. Warten Sie bis (fast) alle abgestimmt haben. (Das 3 erkennen Sie an der Prozentzahl.) Wenn Sie möchten, können Sie das Ergebnis direkt 4 mit den Teilnehmenden teilen über den Button „Ergebnis teilen". TIPP 8 SEITE 25
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1. PROBLEM VERSTEHEN Während andere sich die Bedarfe ihrer Zielgruppe im Konferenzraum schönreden, gehen wir sie besuchen. Wir sprechen mit Ihren Kund*innen in Workshops, Interviews und mithilfe digitaler Akzeptanztests. ANALYSE-WORKSHOP, INTERVIEWS, FASSADEN, RECHERCHE, DESIGN THINKING SEITE 29
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3. LÖSUNGEN UMSETZEN Landingpages für Instagram? Skill für Amazons Alexa? Oder ein physischer Ort der Innovation in der Innenstadt? Die Website ist längst nur noch eine von vielen Lösungen – die wir weiterhin behände beherrschen. Das Wichtigste: die Lösung dort umsetzen, wo Ihre Zielgruppe ist. USER EXPERIENCE DESIGN, SCREENDESIGN, CORPORATE DESIGN, FRONTEND-ENTWICKLUNG, WEBENTWICKLUNG, INNOVATION LABS, CREATIVE SPACES, OFFICE ESCAPE, CHANGE MANAGEMENT, TEXT, REDAKTIONSMANAGEMENT SEITE 31
4. LÖSUNGEN TESTEN Das Gegenteil von gut ist gut gemeint. Deshalb testen wir. Durch das frühe Erkennen von Ungereimtheiten verhindern wir unnütze Umsetzungen. Dass das Testen auch noch Spaß macht, erfahren Sie am besten selbst bei einem Usability Testessen. DATENANALYSE, PROTOTYPING, USABILITY-EXPERTEN- REVIEW, USABILITY-TESTS SEITE 32
FACILITATION TRAININGSPROGRAMM FÜR EINZELPERSONEN Corona hat das Arbeiten verändert und neue Frage in den Fokus gerückt: Wie können wir – auch remote – Meetings oder Workshops mehr Struktur und Qualität geben? Und wie können wir das dafür notwendige Know-how verankern, sodass interaktive Formate künftig noch besser und effizienter werden – auch ohne externe Moderationsunterstützung? Wir geben unser Kno UNSERE IDEE: aus über 2 w-How 50 Remot Eine mehrstufige Ausbildung zum*r einzelnen Remote-Facilitator*in Workshops e & Meeting – für bessere virtuelle Meetings und Workshops! Sie weiter s an ! SEITE 33
RAHMEN DER AUSBILDUNG 3h 3h 3h 1h BASIC- DEEP-DIVE- FORMAT- EINZEL- MODUL MODUL WERKSTATT SPARRING Schwerpunkt Schwerpunkt Schwerpunkt Schwerpunkt Basic- Methoden für Gelerntes anwenden Input und Feedback Methoden komplexe Formate und Feedback erhalten von Expert*innen Vorbereitende Zweite Dritte Danach Hausaufgabe Hausaufgabe Hausaufgabe Eigene Formate Beobachtung von Anwenden der Basic- Wissen anwenden und (weiter-) Meetings und Setzen Methoden in eigenen Trainieren in eigener entwickeln des persönlichen Ziels Meetings/Workshops Format-Moderation SEITE 34
BASIC- DEEPDIVE - FORMAT- EINZEL- MODUL MODUL WERKSTATT SPARRING Must-Know- Should-Know- Praktische Input und Session inkl. Session Anwendung des Feedback von Lernzirkel Gelernten und Expert*innen Lernziel: Reflexion Lernziel: Eigene Formate Lernziel: Basiswissen planen können Lernziel: Sicherheit erlernen und Eigenes Format gewinnen anwenden moderieren
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