ANLEITUNG OUTLOOK ADD-IN KONFERENZEN PLANEN, BUCHEN UND ORGANISIEREN - DIREKT IN OUTLOOK.

 
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ANLEITUNG OUTLOOK ADD-IN KONFERENZEN PLANEN, BUCHEN UND ORGANISIEREN - DIREKT IN OUTLOOK.
ANLEITUNG OUTLOOK ADD-IN
KONFERENZEN PLANEN, BUCHEN UND
ORGANISIEREN – DIREKT IN OUTLOOK.
ANLEITUNG OUTLOOK ADD-IN KONFERENZEN PLANEN, BUCHEN UND ORGANISIEREN - DIREKT IN OUTLOOK.
INHALT                                                  2
  3      1     SYSTEMVORAUSSETZUNGEN
  3      2     OUTLOOK
  3      3     ADD-IN INSTALLIEREN
  4      4     OUTLOOK EINRICHTEN
  4      4.1     KONTO FÜR KONFERENZSYSTEM EINRICHTEN
  4      4.2     VERBINDUNG ZUM INTERNET EINRICHTEN
  5      4.3     SPRACHE AUSWÄHLEN
  5      5     STELLVERTRETERKONTO EINRICHTEN
  7      6     KONFERENZ BUCHEN UND DURCHFÜHREN
  8      7     KONFERENZ VERWALTEN
  8      7.1     KONFERENZ BEARBEITEN
  8      7.2     KONFERENZ VERSCHIEBEN
  9      7.3     KONFERENZ ABSAGEN
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1 SYSTEMVORAUSSETZUNG                                            2 OUTLOOK                                                  3 ADD-IN INSTALLIEREN

In diesem Kapitel erfahren Sie, unter welchen                    Die in dieser Dokumentation enthaltenen Outlook-           Um das Outlook Add-In zu installieren, müssen Sie
Voraussetzungen Sie das Outlook Add-In nutzen können.            Grafiken beziehen sich auf Microsoft Office Outlook 2003   Outlook schließen.
                                                                 (XP). Die Darstellungen können von anderen Office-
BETRIEBSSYSTEM:                                                  Versionen abweichen.                                       HINWEIS: Falls Sie als Inhaber des Konferenzkontos
 Windows® XP                                                                                                               Konferenzbuchungen nicht selbst vornehmen, sondern diese
 Windows® Vista™ ohne Service Pack (nur mit                     Der Fokus dieser Dokumentation liegt auf der               Aufgabe einer Stellvertretung übergeben möchten, dann ist es
   aktivierter Benutzersteuerung)                                Beschreibung der Funktionalitäten des Outlook Add-Ins.     ausreichend, wenn das Add-In nur auf dem PC der Stellvertretung
                                                                 Für eine ausführliche Beschreibung der Outlook-            installiert wird. Informationen zur Einrichtung eines Stellvertreters
   Benutzersteuerung aktivieren unter START >                                                                               erhalten Sie im Kapitel 5 „Stellvertreterkonto einrichten“.
   SYSTEMSTEUERUNG >BENUTZERKONTEN >                             Funktionalitäten verwenden Sie die Microsoft Hilfe von
   BENUTZERKONTEN > BENUTZERSTEUERUNG                            Outlook (? > MICROSOFT OFFICE OUTLOOK-HILFE).
                                                                                                                            1. Starten Sie das Installationsprogramm des Outlook
   ein- oder ausschalten
                                                                                                                               Add-Ins per Doppelklick. Der Installationsassistent
 Windows® Vista™ SP1
                                                                                                                               öffnet sich.
 Windows® 7
                                                                                                                            2. Lesen Sie den Add-In-Lizenzvertrag.
                                                                                                                            3. Whlen Sie „Ich stimme den Bedingungen des
OUTLOOK:
                                                                                                                               Lizenzvertrages zu“ aus. Klicken Sie auf „Installieren“.
 2002 (Office XP)
                                                                                                                            4. Das Add-In wird installiert. Um den
 2003
                                                                                                                               Installationsassistenten zu schließen, klicken Sie nach
 2007
                                                                                                                               Fertigstellung der Installation auf „Fertig stellen“.
HINWEIS: Wenn Sie die in Kapitel 5 beschriebene
                                                                                                                            Das Outlook Add-In wurde installiert. Die Menüleiste des
Stellvertretereinrichtung nutzen möchten, dann muss der
Stellvertreter Outlook 2002 SP3 (oder höher), Outlook 2003 SP1                                                              Add-Ins wurde integriert.
(oder höher) oder Outlook 2007 verwenden.
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4 OUTLOOK EINRICHTEN                                                 4. Klicken Sie auf „Einstellungen testen“. Neben dem                  4.2 VERBINDUNG ZUM INTERNET EINRICHTEN
                                                                        Button „Einstellungen testen“ erscheint der Text
In diesem Kapitel wird Ihnen beschrieben, wie Sie Ihr                   „Test: OK.“                                                        Standardmäßig werden die Netzwerkeinstellungen Ihres
Outlook einrichten, um das Add-In nutzen zu können.                                                                                        Webbrowsers (Internet Explorer, Mozilla Firefox etc.)
                                                                     HINWEIS: Sollten Sie die Meldung „Test: Fehler“ erhalten, kann dies   verwendet. Für die Verwendung von individuellen
4.1 KONTO FÜR KONFERENZSYSTEM EINRICHTEN                             folgende Gründe haben:                                                Netzwerkeinstellungen, gehen Sie wie folgt vor:
                                                                      Die Eingabe war fehlerhaft. Geben Sie Ihren Benutzernamen
                                                                          und Ihr Passwort erneut ein. Achten Sie dabei auf die korrekte   1. Klicken Sie auf EXTRAS > OPTIONEN > TELEKOM
In diesem Abschnitt wird Ihnen beschrieben, wie Sie Ihr                   Schreibweise sowie Groß- und Kleinschreibung und
persönliches Konto für das Konferenzsystem einrichten.                    Sonderzeichen.
                                                                                                                                              KONFERENZ ADD-IN.
                                                                      Die Kombination aus Benutzername und Passwort ist dem               2. Klicken Sie auf „Verbindungen“.
Falls Sie nicht selbst Buchungen vornehmen möchten,                       System nicht bekannt. Kontaktieren Sie Ihren                     3. Klicken Sie auf „Verwende benutzerdefinierte
sondern diese Aufgabe Ihrer Stellvertretung überlassen,                   Systemadministrator.                                                Netzwerkeinstellungen“.
dann gehen Sie wie im Kapitel 5 „Stellvertreterkonto                  Ihr Konferenzkonto ist gesperrt. Setzen Sie sich mit einem          4. Wählen Sie die gewünschten Einstellungen aus. Bei
                                                                          Support-Mitarbeiter in Verbindung.
einrichten“ beschrieben vor.                                                                                                                  Fragen zu Ihren Netzwerkeinstellungen wenden Sie
                                                                                                                                              sich bitte an Ihren Systemadministrator.
1. Öffnen Sie Ihr Outlook. Beim ersten Öffnen von                    5. Klicken Sie auf „OK“.                                              5. Klicken Sie auf „OK“. Die Verbindungseinstellungen
   Outlook nach Installation des Add-Ins erscheint das               Die Einrichtung Ihres Kontos ist fertig gestellt.                        wurden übernommen.
   Fenster „Mein Konferenzsystemkonto einrichten“.

HINWEIS: Dieses Fenster können Sie jederzeit direkt im Add-In über
TELEKOM > KONTEN KONFERENZSYSTEM ODER IM OUTLOOK-
MENÜ ÜBER EXTRAS > OPTIONEN > TELEKOM KONFERENZ
ADD-IN > KONTEN KONFERENZSYSTEM > Doppelklick auf „Ihr
Konto“ aufrufen.

2. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort
   ein.
3. Zum speichern Ihrer Zugangsdaten aktivieren Sie das
   Häkchen vor „Passwort speichern“.
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4.3 SPRACHE AUSWÄHLEN                                     5 STELLVERTRETERKONTO EINRICHTEN
1. Klicken Sie auf EXTRAS > OPTIONEN > TELEKOM            Falls Sie als Inhaber des Konferenzkontos Buchungen
   KONFERENZ ADD-IN.                                      nicht selbst vornehmen, sondern diese Aufgabe einer
2. Wählen Sie die Sprache im Drop-down-Menü aus.          Stellvertretung übergeben möchten, dann ist es
3. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf „OK“   ausreichend, wenn das Add-In nur auf dem PC der
                                                          Stellvertretung installiert wird. Einstellungen für die
Die Spracheinstellungen wurden übernommen.                Stellvertretung müssen sowohl auf Ihrem PC als auch auf
                                                          dem PC der Stellvertretung vorgenommen werden.                Damit die Stellvertretung Konferenzbuchungen
                                                          Sie können nur Stellvertreter einrichten, wenn Ihr E-Mail-    vornehmen kann, muss sie nur Zugriff auf den Kalender
                                                          Konto über einen Microsoft Exchange Server verwaltet          haben. Alle anderen Berechtigungen müssen nicht
                                                          wird.                                                         gesetzt werden.

                                                          1. Richten Sie einen Stellvertreter ein (in Ihrem Outlook):      Wenn der Stellvertreter die Berechtigung erhalten
                                                                                                                            soll, bestehende Termine zu ändern, dann wählen Sie
                                                             Klicken Sie auf EXTRAS > OPTIONEN >                           bei „Kalender“ die Stufe 3.
                                                              STELLVERTRETUNGEN.                                           Wenn der Stellvertreter nicht die Berechtigung
                                                             Klicken Sie auf „Hinzufügen“.                                 erhalten soll, bestehende Termine zu ändern, dann
                                                             Wählen Sie den Benutzer aus der Liste aus, der                wählen Sie bei „Kalender“ die Stufe 2.
                                                              stellvertretend für Sie Buchungen vornehmen soll.            Wenn der Stellvertreter eine Kopie der
                                                             Klicken Sie auf „OK“. Der Stellvertreter wurde                Benachrichtigungs-E-Mails erhalten soll, dann
                                                              eingerichtet.Ändern Sie bei Bedarf über                       aktivieren Sie die Checkbox vor „Erhält Kopien der an
                                                              „Berechtigungen“ die Rechtefreigaben für die                  mich gesendeten Besprechungsnachrichten“.
                                                              Stellvertretung.
                                                                                                                        2. Zeigen Sie den freigegebenen Kalender an (im
                                                                                                                           Outlook des Stellvertreters):

                                                                                                                            A. Bei Outlook 2003 oder 2007
                                                                                                                               Klicken Sie im linken Menü auf „Kalender“.
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       Klicken Sie auf „Freigegebenen Kalender              Klicken Sie unter dem Text „Stellvertreterkonto“ auf
        öffnen.“.                                             „Hinzufügen“.                                           Die Einrichtung des Stellvertreterkontos ist
       Klicken Sie auf „Name“.                              Geben Sie den Namen der Stellvertretung ein.            abgeschlossen. Informationen zur Installation des Add-Ins
       Wählen Sie den Benutzer, für den Sie                 Geben Sie den Benutzernamen des Inhabers des            erhalten Sie im Kapitel 3. Weitere
        stellvertretend Konferenzen buchen möchten, per       Konferenzkontos ein (die Person, für die Sie            Einstellungsmöglichkeiten erfahren Sie in den
        Doppelklick aus.                                      stellvertretend Buchungen vornehmen möchten).           Abschnitten 4.2 und 4.3. Der Abschnitt 4.1 ist für Sie nicht
       Klicken Sie auf „OK“.                                Geben Sie das Passwort des Inhabers des                 relevant.
                                                              Konferenzkontos ein (die Person, für die Sie
    B. Bei Outlook 2002 (Office XP)                           stellvertretend Buchungen vornehmen möchten).
       Klicken Sie auf „Datei“.                             Falls Sie Ihr Passwort speichern möchten, dann
       Klicken Sie auf „Öffnen“.                             aktivieren Sie das Häkchen vor „Passwort speichern“.
       Klicken Sie auf „Ordner eines anderen                Klicken Sie auf „Einstellungen testen“.
        Benutzers“.
       Klicken Sie auf „Name“.                           Neben dem Button „Einstellungen testen ...“ erscheint der
       Wählen Sie den Benutzer, für den Sie              Text „Test: OK“.
        stellvertretend Konferenzen buchen möchten, per
        Doppelklick aus.                                  Sie erhalten die Meldung „Test: Fehler. Die
       Klicken Sie auf „OK“.                             Anmeldeinformationen sind dem Konferenz-Server nicht
                                                          bekannt. Bitte überprüfen Sie Ihre Eingaben.“
Sie sehen nun neben Ihrem Kalender auch den Kalender       Sie haben sich vertippt.
der Person, für die Sie Stellvertretung sind.              Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort
                                                              erneut ein. Achten Sie dabei auf die korrekte
3. Richten Sie ein Stellvertreterkonto ein (im Outlook        Schreibweise.
   des Stellvertreters):                                   Die Kombination aus Benutzername und Passwort ist
                                                              dem System nicht bekannt.
   Klicken Sie direkt im Add-In auf TELEKOM >             Kontaktieren Sie Ihren Systemadministrator.
    KONTEN KONFERENZSYSTEM ODER IM                         Ihr Konferenzkonto ist gesperrt.
    OUTLOOK-MENÜ AUF EXTRAS > OPTIONEN >                   Setzen Sie sich mit einem Support-Mitarbeiter in
    TELEKOM KONFERENZ ADD-IN > KONTEN                         Verbindung.
    KONFERENZSYSTEM > Doppelklick auf „Ihr Konto“.         Klicken Sie auf „OK“.
ANLEITUNG OUTLOOK ADD-IN KONFERENZEN PLANEN, BUCHEN UND ORGANISIEREN - DIREKT IN OUTLOOK.
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6 KONFERENZEN BUCHEN UND                                     C. WEBPRÄSENTATION                                            individuellen Text eingeben, dann wird dieser
DURCHFÜHREN                                                  Zum verabredeten Zeitpunkt wählen sich alle                   zusammen mit dem automatisch generierten
                                                             Teilnehmer mit dem Zugangs-Code ein und werden                Einladungstext versendet.
In diesem Kapitel wird Ihnen beschrieben, wie Sie in         vom System zusammengeschaltet. Zusätzlich können           7. Klicken Sie auf „Senden“.
Ihrem Outlook eine Konferenz buchen.                         Sie allen Teilnehmern eine Präsentation vorführen.
                                                             D. WEBMEETING BASIC                                        Falls Sie als Stellvertreter buchen und noch kein Konto
                                                             Als WebMeeting Basic wird ein WebMeeting ohne              eingerichtet haben, werden Sie nun dazu aufgefordert.
                                                             Telefonkonferenz bezeichnet.                               Lesen Sie dazu Kapitel 5 „Stellvertreterkonto einrichten“.

                                                                                                                        Alle Teilnehmer erhalten eine Einladungs-E-Mail mit allen
                                                                                                                        relevanten Informationen, wie Einwahlrufnummer und
                                                         3. Falls die Option „Sicherheits-Code“ für Sie                 Zugangs-Code. Die Konferenz wird automatisch in Ihrem
                                                            freigeschaltet ist, dann können Sie zusätzlich einen        Outlook-Kalender und Ihrem Konferenzsystem-Account
                                                            Sicherheits-Code eingeben.                                  eingetragen.
                                                         4. Geben Sie bei Bedarf eine Kostenstelle ein.
1. Klicken Sie auf „Neue Konferenz“.                                                                                    Beachten Sie, dass die Einladungs-E-Mail einer Outlook-
                                                         HINWEIS: Die Kostenstelle wird für die Weiterberechnung oder   Besprechungsanfrage entspricht und daher nur mit E-
2. Wählen Sie die Konferenzart aus:                      Zuordnung von Konferenzkosten verwendet.                       Mail-Clients geöffnet werden kann, die Outlook-
   A. TELEFONKONFERENZ                                                                                                  Einladungs-E-Mails unterstützen.
   Zum verabredeten Zeitpunkt wählen sich alle           5. Geben Sie im Textfeld hinter „An“ die E-Mail-Adressen
   Teilnehmer mit dem Zugangs-Code ein und werden           der Teilnehmer ein, die an der Konferenz teilnehmen         HINWEIS: Sie können auch nachträglich Teilnehmer hinzufügen.
                                                            sollen. Mit einem Klick auf „An“ können Sie Ihre            Wählen Sie dafür die Konferenz in Ihrem Terminkalender per
   vom System zusammengeschaltet.
                                                                                                                        Doppelklick aus. Klicken Sie auf den Registerreiter „Terminplanung“
   B. WEBMEETING                                            Teilnehmer auch direkt aus Ihrem Adressbuch
                                                                                                                        und dann auf „Weitere einladen“.
   Zum verabredeten Zeitpunkt wählen sich alle              auswählen.
   Teilnehmer mit dem Zugangs-Code ein und werden        6. Füllen Sie nun wie gewohnt Ihre Outlook-
   vom System zusammengeschaltet. Per Desktop-              Besprechungsanfrage aus.                                    HINWEIS: Sie können einen gebuchten Termin auch in eine
                                                                                                                        Konferenz umwandeln. Wählen Sie den gewünschten Termin in
   Sharing können Sie allen Teilnehmern Ihren               Sie müssen keinen Einladungstext verfassen. Dieser
                                                                                                                        Ihrem Terminkalender per Doppelklick aus und klicken Sie auf „Als
   Bildschirm zeigen bzw. den Bildschirm eines anderen      wird automatisch generiert, sobald Sie die                  Telekom Konferenz“. (In Outlook 2007 finden Sie diese Option in der
   Teilnehmers sehen.                                       Besprechungsanfrage senden. Falls Sie einen                 Ribbon-Menüleiste. Sie wird dort als Telefonkonferenz bezeichnet.)
ANLEITUNG OUTLOOK ADD-IN KONFERENZEN PLANEN, BUCHEN UND ORGANISIEREN - DIREKT IN OUTLOOK.
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                                                                     7 KONFERENZEN VERWALTEN
HINWEIS: Sie können Ihre Konferenzbuchung auch direkt aus Ihrem
Outlook-Kalender beginnen. Doppelklicken Sie dafür im Kalender auf   In diesem Kapitel wird Ihnen beschrieben, wie Sie eine
den Termin, an dem Sie eine Telefonkonferenz führen möchten. Ein
                                                                     Konferenz bearbeiten, verschieben oder absagen.
neues Terminfenster öffnet sich. Klicken Sie auf „Als Telekom
Konferenz“.
                                                                     Sie können über Outlook gebuchte Konferenzen nur über
                                                                     Outlook bearbeiten, verschieben und absagen.               2. Öffnen Sie die Konferenz per Doppelklick
Informationen zur Durchführung der Konferenz erhalten                                                                           3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
Sie in Ihrer Einladungs-E-Mail oder Ihrem Account unter                                                                         4. Informieren Sie die Teilnehmer über die Änderungen,
                                                                     7.1 KONFERENZEN BEARBEITEN
KONTAKT & TIPPS > ANLEITUNGEN.                                                                                                     indem Sie entweder auf „Aktualisierung senden“
                                                                     In diesem Abschnitt wird Ihnen beschrieben, wie Sie eine      klicken oder auf „Speichern und schließen“ und dann
                                                                     Konferenz bearbeiten.                                         die Meldung mit „Ja“ bestätigen.

                                                                     1. Klicken Sie auf „Kalender“.                             Die Änderungen wurden übernommen. Die Teilnehmer
                                                                                                                                wurden über die Änderungen informiert.

                                                                                                                                7.2 KONFERENZEN VERSCHIEBEN

                                                                                                                                In diesem Abschnitt wird Ihnen beschrieben, wie Sie eine
                                                                                                                                Konferenz auf eine andere Uhrzeit/einen anderen Termin
                                                                                                                                verschieben.

                                                                                                                                1. Klicken Sie auf „Kalender“
                                                                                                                                2. Wählen Sie die Konferenz aus, die Sie verschieben
                                                                                                                                   möchten.
                                                                                                                                3. Ziehen Sie die Konferenz mit gedrückter Maustaste
                                                                                                                                   zur gewünschten Uhrzeit/zum gewünschten Termin.

                                                                     Der Kalender öffnet sich.
9
Wechseln Sie bei Bedarf über den Menüpunkt „Ansicht“                                                              B. Wenn Sie die Teilnehmer nicht über die Absage der
die Ansichten für Tage, Arbeitswochen, Wochen oder                                                                   Konferenz informieren möchten, dann wählen Sie die
Monate.                                                                                                              Option „Löschen, ohne Absage zu senden“ aus.
                                                                                                                  5. Klicken Sie auf „OK“.
Sie können die Konferenz auch verschieben, indem Sie
sie per Doppelklick öffnen und Datum bzw. Uhrzeit                                                                 Die Konferenz wurde abgesagt. Die Teilnehmer wurden
ändern. Sie erhalten die Meldung „Möchten Sie die                                                                 über die Absage nicht informiert.
Teilnehmer der Besprechung ‚xy‘ über die Änderungen
informieren und Ihnen eine Aktualisierung senden?“.

4. Bestätigen Sie die Meldung mit „Ja“.

Die Konferenz wurde verschoben. Die Teilnehmer wurden
über die Änderungen informiert.
                                                        3. Klicken Sie auf „Löschen“.
7.3 KONFERENZEN ABSAGEN
                                                        Gelöschte Konferenzen sind nicht wiederherstellbar. Sie
1. Klicken Sie auf „Kalender“.                          erhalten die Meldung: „Die Teilnehmer wurden nicht
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die        darüber informiert, dass die Besprechung ‚xy‘ abgesagt
   Konferenz, die Sie löschen möchten.                  wurde. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
                                                        A. Wenn Sie die Teilnehmer über die Absage der
                                                            Konferenz informieren möchten, dann wählen Sie die
                                                            Option „Absage senden und Besprechung löschen“
                                                            aus.                                                   HERAUSGEBER
                                                        4. Klicken Sie auf „OK“.
                                                                                                                   Telekom Deutschland GmbH
                                                        Die Konferenz wurde abgesagt. Alle Teilnehmer wurden       Landgrabenweg 151
                                                        über die Absage informiert.                                53227 Bonn
                                                                                                                   www.telekom.de/konferenzen
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