ANLEITUNG OUTLOOK ADD-IN KONFERENZEN PLANEN, BUCHEN UND ORGANISIEREN - DIREKT IN OUTLOOK.
←
→
Transkription von Seiteninhalten
Wenn Ihr Browser die Seite nicht korrekt rendert, bitte, lesen Sie den Inhalt der Seite unten
ANLEITUNG OUTLOOK ADD-IN KONFERENZEN PLANEN, BUCHEN UND ORGANISIEREN – DIREKT IN OUTLOOK.
INHALT 2 3 1 SYSTEMVORAUSSETZUNGEN 3 2 OUTLOOK 3 3 ADD-IN INSTALLIEREN 4 4 OUTLOOK EINRICHTEN 4 4.1 KONTO FÜR KONFERENZSYSTEM EINRICHTEN 4 4.2 VERBINDUNG ZUM INTERNET EINRICHTEN 5 4.3 SPRACHE AUSWÄHLEN 5 5 STELLVERTRETERKONTO EINRICHTEN 7 6 KONFERENZ BUCHEN UND DURCHFÜHREN 8 7 KONFERENZ VERWALTEN 8 7.1 KONFERENZ BEARBEITEN 8 7.2 KONFERENZ VERSCHIEBEN 9 7.3 KONFERENZ ABSAGEN
3
1 SYSTEMVORAUSSETZUNG 2 OUTLOOK 3 ADD-IN INSTALLIEREN
In diesem Kapitel erfahren Sie, unter welchen Die in dieser Dokumentation enthaltenen Outlook- Um das Outlook Add-In zu installieren, müssen Sie
Voraussetzungen Sie das Outlook Add-In nutzen können. Grafiken beziehen sich auf Microsoft Office Outlook 2003 Outlook schließen.
(XP). Die Darstellungen können von anderen Office-
BETRIEBSSYSTEM: Versionen abweichen. HINWEIS: Falls Sie als Inhaber des Konferenzkontos
Windows® XP Konferenzbuchungen nicht selbst vornehmen, sondern diese
Windows® Vista™ ohne Service Pack (nur mit Der Fokus dieser Dokumentation liegt auf der Aufgabe einer Stellvertretung übergeben möchten, dann ist es
aktivierter Benutzersteuerung) Beschreibung der Funktionalitäten des Outlook Add-Ins. ausreichend, wenn das Add-In nur auf dem PC der Stellvertretung
Für eine ausführliche Beschreibung der Outlook- installiert wird. Informationen zur Einrichtung eines Stellvertreters
Benutzersteuerung aktivieren unter START > erhalten Sie im Kapitel 5 „Stellvertreterkonto einrichten“.
SYSTEMSTEUERUNG >BENUTZERKONTEN > Funktionalitäten verwenden Sie die Microsoft Hilfe von
BENUTZERKONTEN > BENUTZERSTEUERUNG Outlook (? > MICROSOFT OFFICE OUTLOOK-HILFE).
1. Starten Sie das Installationsprogramm des Outlook
ein- oder ausschalten
Add-Ins per Doppelklick. Der Installationsassistent
Windows® Vista™ SP1
öffnet sich.
Windows® 7
2. Lesen Sie den Add-In-Lizenzvertrag.
3. Whlen Sie „Ich stimme den Bedingungen des
OUTLOOK:
Lizenzvertrages zu“ aus. Klicken Sie auf „Installieren“.
2002 (Office XP)
4. Das Add-In wird installiert. Um den
2003
Installationsassistenten zu schließen, klicken Sie nach
2007
Fertigstellung der Installation auf „Fertig stellen“.
HINWEIS: Wenn Sie die in Kapitel 5 beschriebene
Das Outlook Add-In wurde installiert. Die Menüleiste des
Stellvertretereinrichtung nutzen möchten, dann muss der
Stellvertreter Outlook 2002 SP3 (oder höher), Outlook 2003 SP1 Add-Ins wurde integriert.
(oder höher) oder Outlook 2007 verwenden.
4
4 OUTLOOK EINRICHTEN 4. Klicken Sie auf „Einstellungen testen“. Neben dem 4.2 VERBINDUNG ZUM INTERNET EINRICHTEN
Button „Einstellungen testen“ erscheint der Text
In diesem Kapitel wird Ihnen beschrieben, wie Sie Ihr „Test: OK.“ Standardmäßig werden die Netzwerkeinstellungen Ihres
Outlook einrichten, um das Add-In nutzen zu können. Webbrowsers (Internet Explorer, Mozilla Firefox etc.)
HINWEIS: Sollten Sie die Meldung „Test: Fehler“ erhalten, kann dies verwendet. Für die Verwendung von individuellen
4.1 KONTO FÜR KONFERENZSYSTEM EINRICHTEN folgende Gründe haben: Netzwerkeinstellungen, gehen Sie wie folgt vor:
Die Eingabe war fehlerhaft. Geben Sie Ihren Benutzernamen
und Ihr Passwort erneut ein. Achten Sie dabei auf die korrekte 1. Klicken Sie auf EXTRAS > OPTIONEN > TELEKOM
In diesem Abschnitt wird Ihnen beschrieben, wie Sie Ihr Schreibweise sowie Groß- und Kleinschreibung und
persönliches Konto für das Konferenzsystem einrichten. Sonderzeichen.
KONFERENZ ADD-IN.
Die Kombination aus Benutzername und Passwort ist dem 2. Klicken Sie auf „Verbindungen“.
Falls Sie nicht selbst Buchungen vornehmen möchten, System nicht bekannt. Kontaktieren Sie Ihren 3. Klicken Sie auf „Verwende benutzerdefinierte
sondern diese Aufgabe Ihrer Stellvertretung überlassen, Systemadministrator. Netzwerkeinstellungen“.
dann gehen Sie wie im Kapitel 5 „Stellvertreterkonto Ihr Konferenzkonto ist gesperrt. Setzen Sie sich mit einem 4. Wählen Sie die gewünschten Einstellungen aus. Bei
Support-Mitarbeiter in Verbindung.
einrichten“ beschrieben vor. Fragen zu Ihren Netzwerkeinstellungen wenden Sie
sich bitte an Ihren Systemadministrator.
1. Öffnen Sie Ihr Outlook. Beim ersten Öffnen von 5. Klicken Sie auf „OK“. 5. Klicken Sie auf „OK“. Die Verbindungseinstellungen
Outlook nach Installation des Add-Ins erscheint das Die Einrichtung Ihres Kontos ist fertig gestellt. wurden übernommen.
Fenster „Mein Konferenzsystemkonto einrichten“.
HINWEIS: Dieses Fenster können Sie jederzeit direkt im Add-In über
TELEKOM > KONTEN KONFERENZSYSTEM ODER IM OUTLOOK-
MENÜ ÜBER EXTRAS > OPTIONEN > TELEKOM KONFERENZ
ADD-IN > KONTEN KONFERENZSYSTEM > Doppelklick auf „Ihr
Konto“ aufrufen.
2. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort
ein.
3. Zum speichern Ihrer Zugangsdaten aktivieren Sie das
Häkchen vor „Passwort speichern“.
5
4.3 SPRACHE AUSWÄHLEN 5 STELLVERTRETERKONTO EINRICHTEN
1. Klicken Sie auf EXTRAS > OPTIONEN > TELEKOM Falls Sie als Inhaber des Konferenzkontos Buchungen
KONFERENZ ADD-IN. nicht selbst vornehmen, sondern diese Aufgabe einer
2. Wählen Sie die Sprache im Drop-down-Menü aus. Stellvertretung übergeben möchten, dann ist es
3. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf „OK“ ausreichend, wenn das Add-In nur auf dem PC der
Stellvertretung installiert wird. Einstellungen für die
Die Spracheinstellungen wurden übernommen. Stellvertretung müssen sowohl auf Ihrem PC als auch auf
dem PC der Stellvertretung vorgenommen werden. Damit die Stellvertretung Konferenzbuchungen
Sie können nur Stellvertreter einrichten, wenn Ihr E-Mail- vornehmen kann, muss sie nur Zugriff auf den Kalender
Konto über einen Microsoft Exchange Server verwaltet haben. Alle anderen Berechtigungen müssen nicht
wird. gesetzt werden.
1. Richten Sie einen Stellvertreter ein (in Ihrem Outlook): Wenn der Stellvertreter die Berechtigung erhalten
soll, bestehende Termine zu ändern, dann wählen Sie
Klicken Sie auf EXTRAS > OPTIONEN > bei „Kalender“ die Stufe 3.
STELLVERTRETUNGEN. Wenn der Stellvertreter nicht die Berechtigung
Klicken Sie auf „Hinzufügen“. erhalten soll, bestehende Termine zu ändern, dann
Wählen Sie den Benutzer aus der Liste aus, der wählen Sie bei „Kalender“ die Stufe 2.
stellvertretend für Sie Buchungen vornehmen soll. Wenn der Stellvertreter eine Kopie der
Klicken Sie auf „OK“. Der Stellvertreter wurde Benachrichtigungs-E-Mails erhalten soll, dann
eingerichtet.Ändern Sie bei Bedarf über aktivieren Sie die Checkbox vor „Erhält Kopien der an
„Berechtigungen“ die Rechtefreigaben für die mich gesendeten Besprechungsnachrichten“.
Stellvertretung.
2. Zeigen Sie den freigegebenen Kalender an (im
Outlook des Stellvertreters):
A. Bei Outlook 2003 oder 2007
Klicken Sie im linken Menü auf „Kalender“.
6
Klicken Sie auf „Freigegebenen Kalender Klicken Sie unter dem Text „Stellvertreterkonto“ auf
öffnen.“. „Hinzufügen“. Die Einrichtung des Stellvertreterkontos ist
Klicken Sie auf „Name“. Geben Sie den Namen der Stellvertretung ein. abgeschlossen. Informationen zur Installation des Add-Ins
Wählen Sie den Benutzer, für den Sie Geben Sie den Benutzernamen des Inhabers des erhalten Sie im Kapitel 3. Weitere
stellvertretend Konferenzen buchen möchten, per Konferenzkontos ein (die Person, für die Sie Einstellungsmöglichkeiten erfahren Sie in den
Doppelklick aus. stellvertretend Buchungen vornehmen möchten). Abschnitten 4.2 und 4.3. Der Abschnitt 4.1 ist für Sie nicht
Klicken Sie auf „OK“. Geben Sie das Passwort des Inhabers des relevant.
Konferenzkontos ein (die Person, für die Sie
B. Bei Outlook 2002 (Office XP) stellvertretend Buchungen vornehmen möchten).
Klicken Sie auf „Datei“. Falls Sie Ihr Passwort speichern möchten, dann
Klicken Sie auf „Öffnen“. aktivieren Sie das Häkchen vor „Passwort speichern“.
Klicken Sie auf „Ordner eines anderen Klicken Sie auf „Einstellungen testen“.
Benutzers“.
Klicken Sie auf „Name“. Neben dem Button „Einstellungen testen ...“ erscheint der
Wählen Sie den Benutzer, für den Sie Text „Test: OK“.
stellvertretend Konferenzen buchen möchten, per
Doppelklick aus. Sie erhalten die Meldung „Test: Fehler. Die
Klicken Sie auf „OK“. Anmeldeinformationen sind dem Konferenz-Server nicht
bekannt. Bitte überprüfen Sie Ihre Eingaben.“
Sie sehen nun neben Ihrem Kalender auch den Kalender Sie haben sich vertippt.
der Person, für die Sie Stellvertretung sind. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort
erneut ein. Achten Sie dabei auf die korrekte
3. Richten Sie ein Stellvertreterkonto ein (im Outlook Schreibweise.
des Stellvertreters): Die Kombination aus Benutzername und Passwort ist
dem System nicht bekannt.
Klicken Sie direkt im Add-In auf TELEKOM > Kontaktieren Sie Ihren Systemadministrator.
KONTEN KONFERENZSYSTEM ODER IM Ihr Konferenzkonto ist gesperrt.
OUTLOOK-MENÜ AUF EXTRAS > OPTIONEN > Setzen Sie sich mit einem Support-Mitarbeiter in
TELEKOM KONFERENZ ADD-IN > KONTEN Verbindung.
KONFERENZSYSTEM > Doppelklick auf „Ihr Konto“. Klicken Sie auf „OK“.
7
6 KONFERENZEN BUCHEN UND C. WEBPRÄSENTATION individuellen Text eingeben, dann wird dieser
DURCHFÜHREN Zum verabredeten Zeitpunkt wählen sich alle zusammen mit dem automatisch generierten
Teilnehmer mit dem Zugangs-Code ein und werden Einladungstext versendet.
In diesem Kapitel wird Ihnen beschrieben, wie Sie in vom System zusammengeschaltet. Zusätzlich können 7. Klicken Sie auf „Senden“.
Ihrem Outlook eine Konferenz buchen. Sie allen Teilnehmern eine Präsentation vorführen.
D. WEBMEETING BASIC Falls Sie als Stellvertreter buchen und noch kein Konto
Als WebMeeting Basic wird ein WebMeeting ohne eingerichtet haben, werden Sie nun dazu aufgefordert.
Telefonkonferenz bezeichnet. Lesen Sie dazu Kapitel 5 „Stellvertreterkonto einrichten“.
Alle Teilnehmer erhalten eine Einladungs-E-Mail mit allen
relevanten Informationen, wie Einwahlrufnummer und
3. Falls die Option „Sicherheits-Code“ für Sie Zugangs-Code. Die Konferenz wird automatisch in Ihrem
freigeschaltet ist, dann können Sie zusätzlich einen Outlook-Kalender und Ihrem Konferenzsystem-Account
Sicherheits-Code eingeben. eingetragen.
4. Geben Sie bei Bedarf eine Kostenstelle ein.
1. Klicken Sie auf „Neue Konferenz“. Beachten Sie, dass die Einladungs-E-Mail einer Outlook-
HINWEIS: Die Kostenstelle wird für die Weiterberechnung oder Besprechungsanfrage entspricht und daher nur mit E-
2. Wählen Sie die Konferenzart aus: Zuordnung von Konferenzkosten verwendet. Mail-Clients geöffnet werden kann, die Outlook-
A. TELEFONKONFERENZ Einladungs-E-Mails unterstützen.
Zum verabredeten Zeitpunkt wählen sich alle 5. Geben Sie im Textfeld hinter „An“ die E-Mail-Adressen
Teilnehmer mit dem Zugangs-Code ein und werden der Teilnehmer ein, die an der Konferenz teilnehmen HINWEIS: Sie können auch nachträglich Teilnehmer hinzufügen.
sollen. Mit einem Klick auf „An“ können Sie Ihre Wählen Sie dafür die Konferenz in Ihrem Terminkalender per
vom System zusammengeschaltet.
Doppelklick aus. Klicken Sie auf den Registerreiter „Terminplanung“
B. WEBMEETING Teilnehmer auch direkt aus Ihrem Adressbuch
und dann auf „Weitere einladen“.
Zum verabredeten Zeitpunkt wählen sich alle auswählen.
Teilnehmer mit dem Zugangs-Code ein und werden 6. Füllen Sie nun wie gewohnt Ihre Outlook-
vom System zusammengeschaltet. Per Desktop- Besprechungsanfrage aus. HINWEIS: Sie können einen gebuchten Termin auch in eine
Konferenz umwandeln. Wählen Sie den gewünschten Termin in
Sharing können Sie allen Teilnehmern Ihren Sie müssen keinen Einladungstext verfassen. Dieser
Ihrem Terminkalender per Doppelklick aus und klicken Sie auf „Als
Bildschirm zeigen bzw. den Bildschirm eines anderen wird automatisch generiert, sobald Sie die Telekom Konferenz“. (In Outlook 2007 finden Sie diese Option in der
Teilnehmers sehen. Besprechungsanfrage senden. Falls Sie einen Ribbon-Menüleiste. Sie wird dort als Telefonkonferenz bezeichnet.)
8
7 KONFERENZEN VERWALTEN
HINWEIS: Sie können Ihre Konferenzbuchung auch direkt aus Ihrem
Outlook-Kalender beginnen. Doppelklicken Sie dafür im Kalender auf In diesem Kapitel wird Ihnen beschrieben, wie Sie eine
den Termin, an dem Sie eine Telefonkonferenz führen möchten. Ein
Konferenz bearbeiten, verschieben oder absagen.
neues Terminfenster öffnet sich. Klicken Sie auf „Als Telekom
Konferenz“.
Sie können über Outlook gebuchte Konferenzen nur über
Outlook bearbeiten, verschieben und absagen. 2. Öffnen Sie die Konferenz per Doppelklick
Informationen zur Durchführung der Konferenz erhalten 3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
Sie in Ihrer Einladungs-E-Mail oder Ihrem Account unter 4. Informieren Sie die Teilnehmer über die Änderungen,
7.1 KONFERENZEN BEARBEITEN
KONTAKT & TIPPS > ANLEITUNGEN. indem Sie entweder auf „Aktualisierung senden“
In diesem Abschnitt wird Ihnen beschrieben, wie Sie eine klicken oder auf „Speichern und schließen“ und dann
Konferenz bearbeiten. die Meldung mit „Ja“ bestätigen.
1. Klicken Sie auf „Kalender“. Die Änderungen wurden übernommen. Die Teilnehmer
wurden über die Änderungen informiert.
7.2 KONFERENZEN VERSCHIEBEN
In diesem Abschnitt wird Ihnen beschrieben, wie Sie eine
Konferenz auf eine andere Uhrzeit/einen anderen Termin
verschieben.
1. Klicken Sie auf „Kalender“
2. Wählen Sie die Konferenz aus, die Sie verschieben
möchten.
3. Ziehen Sie die Konferenz mit gedrückter Maustaste
zur gewünschten Uhrzeit/zum gewünschten Termin.
Der Kalender öffnet sich.9
Wechseln Sie bei Bedarf über den Menüpunkt „Ansicht“ B. Wenn Sie die Teilnehmer nicht über die Absage der
die Ansichten für Tage, Arbeitswochen, Wochen oder Konferenz informieren möchten, dann wählen Sie die
Monate. Option „Löschen, ohne Absage zu senden“ aus.
5. Klicken Sie auf „OK“.
Sie können die Konferenz auch verschieben, indem Sie
sie per Doppelklick öffnen und Datum bzw. Uhrzeit Die Konferenz wurde abgesagt. Die Teilnehmer wurden
ändern. Sie erhalten die Meldung „Möchten Sie die über die Absage nicht informiert.
Teilnehmer der Besprechung ‚xy‘ über die Änderungen
informieren und Ihnen eine Aktualisierung senden?“.
4. Bestätigen Sie die Meldung mit „Ja“.
Die Konferenz wurde verschoben. Die Teilnehmer wurden
über die Änderungen informiert.
3. Klicken Sie auf „Löschen“.
7.3 KONFERENZEN ABSAGEN
Gelöschte Konferenzen sind nicht wiederherstellbar. Sie
1. Klicken Sie auf „Kalender“. erhalten die Meldung: „Die Teilnehmer wurden nicht
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die darüber informiert, dass die Besprechung ‚xy‘ abgesagt
Konferenz, die Sie löschen möchten. wurde. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
A. Wenn Sie die Teilnehmer über die Absage der
Konferenz informieren möchten, dann wählen Sie die
Option „Absage senden und Besprechung löschen“
aus. HERAUSGEBER
4. Klicken Sie auf „OK“.
Telekom Deutschland GmbH
Die Konferenz wurde abgesagt. Alle Teilnehmer wurden Landgrabenweg 151
über die Absage informiert. 53227 Bonn
www.telekom.de/konferenzenSie können auch lesen
