DIGITALE STADT Mit Potenzialanalysen die richtigen Verwaltungsdienste digitalisieren - IT-Planungsrat
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Digitale
Stadt
DIGITALE STADT
Mit Potenzialanalysen die richtigen Verwaltungsdienste
digitalisieren
FHH / Behörde für Umwelt und Energie – 26.04.2017
Agenda
– Digitale Stadt / Verwaltung / Digital First (Begriffsklärung)
– Strukturen innerhalb der FHH/BUE/BSW
– (Teil)Strategie der BUE/BSW
– Ziele
– Ausgangssituation
– Herausforderungen
– Vorbereitung
– Pilot-Amt
– Durchführung
– Ergebnisse
– Begleitende Maßnahmen
– Beispiele
– Übersicht
POTENZIALANALYSE ZUR DIGITALISIERUNG VON VERWALTUNGSDIENSTEN
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Begriffsklärung
Digitale Digitale
Stadt Verwaltung
Drucksache 2015/00014
(Digitale Stadt v. 14.01.12015) Drucksache 2017/xxx (Umsetzung und
– Entwicklung Teilstrategie Fortschreibung der Strategie Digitale
Digital First
Verwaltung der FHH bis 2020)
Drucksache 2016/03060
Leitstelle (Digital First v. 11.10.2016)
Digitale Leitlinien:
• Proaktives/antragsloses Tätigwerden der
Wirtschaft Energie
Stadt Verwaltung
• Vorrang des digitalen Zugangs und der
(SK) digitalen Kommunikation („digital first“)
• Automatisierung
• Einmalige Dateneingabe (Once-Only)
Verkehr Wissenschaft
Urban Platform Servicekonto
Digitale
Landkarte
Infrastruktur
POTENZIALANALYSE ZUR DIGITALISIERUNG VON VERWALTUNGSDIENSTEN
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Arbeitsstrukturen Digitale Stadt (BUE/BSW)
Steuerungs- und
Lenkungskreis
(Staatsräte)
Koordinierungsrunde
Digitale Stadt Leitstelle Digitale Projekt Digital First
(Leitung der FHH Stadt (SK) (SK/FB)
Akteure)
LG (BUE/BSW/LGV) StAG BUE/BSW
Behörden
IT-Kommission /PMO
Umsetzungsprojekt
Umsetzungsprojekt
Umsetzungsprojekt
Umsetzungsprojekt
Umsetzungsprojekt
LGV BSW BUE
POTENZIALANALYSE ZUR DIGITALISIERUNG VON VERWALTUNGSDIENSTEN
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(Teil)Strategie der BUE/BSW
Potentialanalyse (extern) Extern Intern Potentialanalyse (intern)
2016 2017
• Optimierungen durch
Sammelvorhaben (QuickWins BSW) Digitalisierung
• Nachtarbeitsgenehmigung • Ziel: modernere und effizientere
(2017) Verfahren im Sinne der
Sammelvorhaben
• Prüfstelle (QuickWins BUE)
Baustatik (2018) Drucksache „Digital First“
• und
• Arbeits- Alsterboot Angelkarte
Umweltschutz auf
• Bestandsanzeige
Baustellen (2017) Artenschutz QuickWins (HIM-
Konzertierte Identifikation
• Antrag wasserrechtliche
• grundstücksbezogene Umsetzung
Erlaubnis (2018)
von Workflow)
Fachinformationen (Projekte) Potentialen
• Bohranzeigeformular • Stellennachbesetzungen
• Zustimmungsverfahren (2019) (ohne
Schichtverzeichnis) PMO Digitale Stadt • Umzugsmanagement
• Schadensmeldung Umwelt Anlaufpunkt Begleitung • Neue Beschäftigte
• ……. Zentralprojekt veränderte • …….
/Leitstelle Arbeitswelt
Weitere Verfahren
Priorisierte • ……
Verfahren
Digital First
DIM-Masterplan
DiPlanung BImSchG • Informationsveranstaltungen
• HIM-Workflow
• HIM-Suche
• ELDORADO
POTENZIALANALYSE ZUR DIGITALISIERUNG VON VERWALTUNGSDIENSTEN
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Potenzialanalyse – Ziele
Attraktivität von Online-Diensten steigern
Anzahl von medienbruchfreien Serviceprozessen erhöhen
höhere Servicequalität
effizienterer Ressourcenverbrauch
Verwaltungsdienste
für Online- Identifizieren Analysieren Dokumentieren
Bereitstellung
Prozesse Neustrukturieren Optimieren
Technische Lösung Zuordnen Priorisieren Realisieren
POTENZIALANALYSE ZUR DIGITALISIERUNG VON VERWALTUNGSDIENSTEN
6Potenzialanalyse – Ausgangssituation
+ personeller Engpässe
+ priorisierter Aufgabenstellungen
---------------------------------------------------------
= stagnierende Innovationsbereitschaft
• steigende Komplexität von Verwaltungsdiensten
• steigende Anforderungen durch gesetzliche Vorgaben
• stärkere Verzahnung der Verwaltungseinheiten
• vorhandenen Prozesse immer noch häufig manueller Art
POTENZIALANALYSE ZUR DIGITALISIERUNG VON VERWALTUNGSDIENSTEN
7Potenzialanalyse – Herausforderungen
• Unterschiedliche AP-Struktur je Amt
• Persönliche Befindlichkeiten
• Umsetzungshindernisse
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8Potenzialanalyse – Vorbereitungen
• Auswertung der dokumentierten HaSI-Dienstleistungen HaSI
Hamburg.de
• Analyse der Protokolle der IT-Plangespräche
Wien,
• Recherche unter hamburg.de, inklusive Behördenfinder Berlin,…
……
• Recherche anderer Städte und Kommunen
Diskussionsbasis
Erstellung einer Diskussionsbasis für die Ämter
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9Potenzialanalyse – Pilot-Amt
• Interesse des Amtes
• Umsetzungswille (Software statt Schrankware)
• Keine Behinderung (hohe Auslastung / geringe Verfügbarkeit)
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10Potenzialanalyse – Durchführung
sehr klare
Vorstellungen über
zu digitalisierende
Verwaltungsdienste Verwaltungsdienste, die von den Ämtern
durch die Ämter als ungeeignet eingestuft werden:
selber • Umsetzungshindernisse
• technischen Möglichkeiten unbekannt
• Ängste / Vorbehalte
Verwaltungsdienste sind
digitalisiert: Digitalisierte Informationen
• Prozessoptimierungen können auch die Arbeit von am
• weitere fachliche eigentlichen Verwaltungsprozess
Funktionen unbeteiligten Stellen der FHH
optimieren
POTENZIALANALYSE ZUR DIGITALISIERUNG VON VERWALTUNGSDIENSTEN
11Potenzialanalyse – Ergebnisse
• 25 Verwaltungsdienste identifiziert und dokumentiert, davon haben
Ca. 40% jährliche Fallzahlen im Bereich >=1.000 (Bohranzeige ca. 1.000 Fälle)
Über 90% erfahren eine Prozessoptimierung und damit einen zum Teil erheblich reduzierten
Ressourcenverbrauch (Fördermengenmeldung Grundwasser ca. 800 Fälle)
Über 50% stellen eine Verbesserung der Servicequalität für die Bürgerinnen und Bürger oder die
Wirtschaft dar (grundstücksbezogene Fachinformationen ca. 1.200)
Bei ca. 75% kann eine Verbesserung der Datenqualität
durch maschinelle Prüfungen und Wegfall eines
Medienbruches erreicht werden
(wasserrechtliche Erlaubnis > 500)
ca. 80% haben eine geringe Komplexität und lassen sich mit verhältnismäßig wenig Aufwand
umsetzen, so dass hier von Quick-Wins gesprochen werden kann
POTENZIALANALYSE ZUR DIGITALISIERUNG VON VERWALTUNGSDIENSTEN
13Potenzialanalyse – begleitende Maßnahmen
Schnelle Umschaltung zwischen
Potenzialanalyse und Realisierung
Kompetenz GPA / GPO in eigenem
Referat innerhalb der IT-Abteilung der BUE/BSW
Kochbuch
(Vorgehen / Erkenntnisse)
POTENZIALANALYSE ZUR DIGITALISIERUNG VON VERWALTUNGSDIENSTEN
14Fördermengenmeldung – Grundwasser
Erfassung Fördermengenmeldungen von Förderbrunnen für Grundwasser
Bisheriger Ablauf Zukünftiger Ablauf
Wasserrechtsinhaber gibt im Web-
Formular seine Brunnennummer und das
Aktenzeichen oder die Adresse ein.
Wasserrechtsinhaber druckt
Formular zur Fördermengenmeldung
aus und
sendet es ausgefüllt an BUE/U12 Die in der Datenbank enthaltenen Korrekte Daten werden
über ein Mail-Postfach, die Information zum Wasserrechtsinhaber vom Wasserrechtsinhaber
Postadresse oder per Fax wie Name und Anschrift werden eingetragen und in die
Daten sind nicht korrekt
angezeigt. Datenbank/en geschrieben
Aktualität bestätigen
Wasserrechtsinhaber trägt monatliche Fördermengen und bei
erstmaliger Anwendung E-Mailadresse in Web-Formular ein
Prüfung der Daten auf Plausibilität, Automatische Prüfung der Daten auf Plausibilität und Einhaltung des
Einhaltung des Wasserrechtes und Wasserrechtes durch Abgleich mit Datenbankinhalten.
Eingabe der Daten per Hand in Access
Datenbank. Von dort werden die Daten sind korrekt Daten sind nicht korrekt
Daten in Oracle-Datenbank
eingelesen.
Aufforderung des Anwenders zur
Übergabe der Daten in
Überprüfung bzw. Korrektur der
Oracle-Datenbank
Daten
POTENZIALANALYSE ZUR DIGITALISIERUNG VON VERWALTUNGSDIENSTEN
16Fördermengenmeldung – Grundwasser
Vorteile:
• Für die Gebührenabrechnung wichtige Daten werden regelmäßig auf Aktualität
überprüft
• Keine Rückfragen an den Meldenden, da die Plausibilität der Daten bei der Online-
Erfassung geprüft wird
• Keine händische Eingabe der Fördermengenmeldungen in Datenbank mehr,
dadurch liegen Daten schneller vor und Gebührenbescheide können früher erstellt
werden
• Nach Erhalt der E-Mailadresse können zukünftig Erinnerungen zur
Fördermengenmeldung am Anfang des Jahres per E-Mail-Verteilerliste versandt
werden
POTENZIALANALYSE ZUR DIGITALISIERUNG VON VERWALTUNGSDIENSTEN
17Potenzialanalyse – Übersicht
Soll-Konzept (technisch)
Schwachstellenanalyse
Vorprüfung technische
Soll-Konzept (fachlich)
Bewertung technische
Machbarkeit, WiBe
Machbarkeit, WiBe
Produktivsetzung
Projektabschluss
Auftragsklärung
Zeitpunkt Start
IST-Aufnahme
Initialisierung
Umsetzung
Abnahme
Betrieb
Titel
Nachtarbeitsgenehmigung 2016 o – – –
Alsterboot Angelkarte 2016
grundstücksbezogene Fachinformationen 2018 – – – – – – – – – – – – –
Antrag wasserrechtliche Erlaubnis 2018 – – – – – – – – – – – – –
Prüfstelle Baustatik 2018 – – – – – – – – – – – – –
Bohranzeigeformular (ohne Schichtverzeichnis) 2018 – – – – – – – – – – – – –
Arbeits- und Umweltschutz auf Baustellen 2018 – – – – – – – – – – – – –
Schadensmeldung Umwelt 2017 o – – – – – – – – –
Probenahme-Daten HSE 2018 o – – – – – – – – –
Mitteilung Grundwasserförderung 2016 o o o – – – – –
Anlagen für Umgang wassergefährdende Stoffe 2019 – – – – – – – – – – – – –
Bodenmaterialmanagement (Vorprojekt) 2019 – – – – – – – – – – – – –
Grundstücksinformationen Boden 2017 – – – – – – – – – – – – –
Anzeige Niederschlagswasserversickerung 2017 o o o o o – – – – –
Grundstückssteckbrief 2017 – – – – – – – – – – – – –
Mengenabfrage Müll 2018 – – – – – – – – – – – – –
Fahrerlaubnis Alster 2019 – – – – – – – – – – – – –
Bohranzeigeformular (Schichtverzeichnis) 2019 – – – – – – – – – – – – –
Fluglärmbeschwerde 2016
Anzeige Fassadenreinigung 2017 o – – – –
Gründach Fördermittelrechner 2017 o – – – –
Legende:
Fertig
o in Arbeit
– offen
POTENZIALANALYSE ZUR DIGITALISIERUNG VON VERWALTUNGSDIENSTEN
18Digitale
Stadt
VIELEN DANK FÜR IHRE
AUFMERKSAMKEIT
Bildquellen: colourbox.de , Seite 3(6), 5(2), 8(1)
insertmedia.office.microsoft.com, Seite 7(2), 8(2), 9(3) 13(2), 14(1), 15(3)Sie können auch lesen
