DispoCalc 2019 Die ERP-Komplettlösung für Ihr Unternehmen - Aces IT-Solutions
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DispoCalc 2019
Die ERP-Komplettlösung für Ihr
Unternehmen.
Ob Projektleistungen, auf Werkvertrag oder
Dienstvertrag basierende Auftragsarbeiten
oder Arbeitnehmerüberlassung—DispoCalc
ermöglicht die effiziente Organisation Ihrer
Geschäftsprozesse.
Aces IT-Solutions
Nutzen Sie das Potential Ihrer IT
Inhaltsverzeichnis
Die ERP-Komplettlösung DispoCalc stellt sich vor
DispoCalc—Übersicht über die Software-Module 3
Pluspunkte für Ihr Unternehmen 4
Einfach und Intuitiv—Erste Schritte mit der Anwendung 5
Bewerberverwaltung und Recruiting 6
Personalverwaltung 7
Kontaktverwaltung / CRM 8
Von der Verkaufschance bis zum Auftrag 9
Projekt– und Einsatzplanung 11
Warenwirtschaft 12
Zeit– und Leistungserfassung 13
Controlling, Auswertung und Statistik 14
Personalabrechnung, Fakturierung 15
Die Dokumentenverwaltung 16
Weitere Module und Schnittstellen 17
Impressum
Herausgeber: Aces IT-Solutions oHG
Monreposstraße 57, 71634 Ludwigsburg
Tel.: +49-7141-48874-3
info@aces-online.de
www.aces-online.de
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ist nur mit schriftlicher Zustimmung der Aces IT-Solutions oHG gestattet. Bildnachweis: fotolia.de
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DispoCalc 2019
Die maßgeschneiderte, modulare Software für Personaldienstleister.
DispoCalc
Personal CRM und Vertrieb Einsatzplanung Leistungserfassung
Mitarbeiterverwaltung Kontaktverwaltung Revisionierung Arbeitszeiterfassung
Verwaltung von eigenem Workflowbasierte Verwal- Erstellen von Revisionen für Intervallbasierte Arbeits-
und externem Personal. tung von Vertriebskontakten Aufträge und Projekte zur zeiterfassung für Mitarbeiter.
Führung digitaler Personal- (Leads, Interessenten, Kun- Erfassung von Auftragsände- Automatische Vorschlagsbe-
akten inklusive Vertragsver- den), flexible Adressen– und rungen (inkl. Erfassung neuer rechnung von Pausen und
lauf mit Lohndaten, Sonder- Ansprechpartnerverwaltung, Verrechnungssätze). zuschlagsrelevanten Zeiten.
leistungen, Fehlzeiten und Erfassen von Unterneh- Erfassung von Reisezeiten
Projektplanung
Arbeitszeitkonten. Unterstüt- menshierarchien. und Fahrtinformationen so-
Ganttbasierte Planung von
zung der IGZ/BAP Tarifver- wie weiteren benutzerdefi-
Vertriebsworkflow größeren Projekten.
träge. nierten Pauschalen und In-
Verwalten von Verkaufs-
QM/PSN-Aufträge formationen.
Bewerbermanagement chancen, Erstellen von Ange-
Erfassen von zu prüfenden
Workflowbasierte Verwalten boten und Aufträgen/ Berichtserfassung
Werkteilen des Kunden für
von Bewerbern und Bewer- Projekten, Erfassung von Erfassung von täglichen
Aufträge im Bereich der
bungen, Planen von Bewer- Angebots– und Auftragspo- schichtbasierten Arbeitszei-
Prüf-, Sortier– und Nachar-
bungsgesprächen. sitionen (basierend auf La- ten und Statistiken zu PSN-
beiten (Qualitätssicherung)
gerartikeln, Lohnleistungen Prüfungen (i.O.-/n.i.O.-
Qualifikationsrecherche
und freien Abrechnungspo- Mitarbeitereinsätze Angaben zu Werkteilen).
Erfassung von Qualifikatio-
sitionen), Kalkulation von Erstellen von Dienstplan– Flexible Erfassungsarten, z.B.
nen für Personal, Qualifikati-
Verrechnungssätzen. oder Schichtplanung oder im zur Dateneingabe von Pro-
onsrecherche und automati-
Falle von ANÜ Verwaltung duktionsstraßen und kom-
sches Matching von Qualifi- Ressourcen/Assets
der Einsatzüberlassung von plexen Verarbeitungswork-
kationen und Anfragen. Verwaltung von kundenba-
Mitarbeitern. flows.
sierten Ressourcen, Assets
und Dokumentationen.
Lohnabrechnung Fakturierung und Auftrags–/Projektdokumentation
Erstellen lohnvorbereitender Erstellung von Kundenrechnungen basierend auf Leistungsdaten und Auftragspositionen, Rech-
Abrechnungen, DATEV- nungsworkflow (Belegerstellung nach GoBD, Rechnungsversand, Buchhaltung, OPOS-
Schnittstellen, Zeitkonto. Nachverfolgung). Erstellung von Zwischenberichten, Prüfberichten und Lieferscheinen.
Personalressourcen Warenwirtschaft Helpdesk
Verwaltung von Ressourcen/ Verwaltung von Lagerartikeln und Lohnleistungen (pauschal Support– und Ticketsystem
Assets und Verbrauchsmate- sowie leistungsbasiert). Verwaltung von Warengruppen und für Kundenanfragen und
rial für Mitarbeiter. Artikelkatalogen (global und kundenbasiert). Kundensupport.
Workflows und Aktivitäten
Kundenspezifisch konfigurierbare Workflows und Erfassung von Terminen, Aufgaben, Notizen, E-Mails
und weiteren Daten als Aktivitäten mit chronologischer Nachverfolgbarkeit. Archivierung von Aktivitäten und Anlagen (PDF/A)
Dokumentenverwaltung (DMS)
Erstellung und Verwaltung von Dokumenten zu allen Objekten in DispoCalc. Eigenes datenbankbasiertes Dokumentenmanagement-
System (DMS) mit Revisionierung und Archivierung oder Anbindung externer Systeme (z.B. Microsoft SharePoint)
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Pluspunkte für Ihr Unternehmen ...
Lösung nach Maß. Aktualität.
Mit DispoCalc erhalten Sie eine flexible, modulare und in Regelmäßige Gesetzesänderungen, Anpassungen von
hohem Maße kundenspezifisch an die Bedürfnisse Ihres tarifvertraglichen Vorschriften und Regelungen werden
Unternehmens anpassbare Komplettlösung. Wählen Sie in DispoCalc dank agiler Softwareentwicklungsprozesse
selbst aus, welche Module Sie für Ihre Arbeit benötigen dynamisch hinzugefügt und stehen Ihrem Unternehmen
und welche Sie installieren möchten. Sie können später immer direkt zur Verfügung, wenn sie gebraucht werden.
jederzeit einen schrittweisen Ausbau verfolgen. Wenn
sich Ihre Unternehmensbedürfnisse ändern, wächst Dis- Kompatibilität.
poCalc einfach mit! DispoCalc verfügt über ein Schnittstellen-Framework, mit
dessen Hilfe eine Anbindung an zahlreiche externe Sys-
Investitionssicherheit.
teme zur Weiterverarbeitung von Daten möglich ist. Ne-
Wenn Sie auf eine Softwarelösung setzen, müssen Sie ben Standardschnittstellen zu Microsoft Office, DATEV,
darauf vertrauen können, dass Ihr Partner Sie jahrelang Microsoft SharePoint, Microsoft Dynamics NAV etc. ste-
auf Augenhöhe begleitet und Sie bei der Beantwortung hen zahlreiche anpassbare Basisschnittstellen zur Verfü-
von Fragen und Anpassungen stets kompetent unter- gung. Dank der offenen Datenbankarchitektur ist eine
stützen kann. Diese Investitionssicherheit können wir mit Verbindung der DispoCalc-Datenbank mit Tools wie
DispoCalc für Ihr Unternehmen garantieren. Power BI problemlos möglich.
Qualität. Datenschutz.
DispoCalc ist seit Jahren im Einsatz und wurde durch Durch ein sicher implementiertes System flexibler Zu-
Aces IT-Solutions kontinuierlich weiterentwickelt. In der griffsrechte, Revisionssicherheit, Belegablage gemäß
sechsten Generation der Software haben wir bewährte GoBD sowie Richtlinien für die Aufbewahrung von Daten
und praxiserprobte Prinzipien ausgebaut und dabei die und Einhaltung von Löschfristen gewährleistet DispoCalc
Funktionsvielfalt und Qualität der Komponenten noch den optimalen Schutz Ihrer Unternehmensdaten.
weiter verbessert. So wird ein effizientes und praxisnahes
Nach Maßgabe der neuen Datenschutzgrundverordnung
Arbeiten gewährleistet.
(DSGVO), welche ab dem 25. Mai 2018 verbindlich in
Leistungsfähigkeit. Kraft trat, unterstützt DispoCalc die Verwendung von
Löschfristen und die Anbindung an nachgelagerte Syste-
DispoCalc basiert auf modernster Datenbanktechnologie me (etwa Dokumenten-Management-Systeme zur Archi-
und unterstützt die modernen und leistungsstarken vierung/Revisionierung von Dokumenten).
Funktionen der Microsoft SQL Server Plattform in den
Versionen 2012 und höher. Schnelle Auswertung auch ANÜ-Funktionen.
großer Datenbestände und eine Live-Datenverarbeitung
DispoCalc beinhaltet alle wesentlichen Bestandteile der
bei Abrechnungen und Auswertungen erlaubt größte
IGZ/BAP-Tarifpartner zur Arbeitnehmerüberlassung. Au-
Flexibilität bei schneller Ausführung.
tomatische Berechnung von Branchenzulagen, Einsatz-
Ergonomie. bezogene Zulagen, die Berechnung von Equal-Pay Fris-
ten und Höchstüberlassungsdauer sowie Werkzeuge zur
Die Oberfläche der DispoCalc-Anwendung basiert auf Erstellung von Überlassungsverträgen und zur Überwa-
der bekannten Microsoft Office ähnlichen Benutzerober- chung eingehender ANÜ erlauben Ihrem Unternehmen
fläche. Darstellung und Bedienung der Bedienelemente die einfache Verwaltung aller Themen der Arbeitnehmer-
sind möglichst intuitiv gestaltet. Dies vereinfacht die Ver- überlassung.
wendung der Software auch für neue Anwender und hält
den Einlernaufwand gering. Mehrsprachigkeit.
Anpassbarkeit. Aufgrund der Möglichkeit, DispoCalc in mehreren Spra-
chen zu verwenden (Deutsch, Englisch, Spanisch und
Flexible Unternehmen benötigen individuelle Lösungen. weitere) eignet sich die Anwendung auch für den inter-
In DispoCalc können die Workflows und Prozesse Ihres nationalen Einsatz.
Unternehmens flexibel und einfach integriert werden,
ohne dass ständig kostspielige kundenspezifische Soft-
ware-Anpassungen durchgeführt werden müssen.
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Einfach und intuitiv
Arbeiten mit der Anwendungsoberfläche von DispoCalc
Der Microsoft Office Stil Aktivitäten
DispoCalc ist Microsoft-Office ähnlich! Das Wichtigste Ob Termin, Aufgabe, Notiz oder E-Mail—DispoCalc ver-
zuerst – DispoCalc sieht aus wie Ihre gewohnten Office- waltet diese Elemente als Aktivitäten. Automatisch wer-
Anwendungen. Menüs, Dialogfenster und Inhalte sind den Aktivitäten passend zu den jeweiligen Elementen
den gängigen Büroanwendungen von Office nachemp- dargestellt. So kann ein Vertriebsmitarbeiter beispiels-
funden. So wird die Einlernzeit minimiert und der Benut- weise alle für einen Kundenkontakt oder einen Auftrag
zer findet sich während seiner Arbeit mit DispoCalc in wesentliche Termine, Nachrichten und Notizen und Tele-
einer gewohnten Umgebung wieder. Darüber hinaus fonanrufe direkt chronologisch nachverfolgen.
kann DispoCalc oberflächentechnisch sogar an die CI
Ihres Unternehmens angepasst werden! Arbeit auf Ihr
Dokumentenverwaltung
Unternehmen zugeschnitten! DispoCalc bringt eine vollständige Dokumentenverwal-
tung mit. Automatisierte vorlagenbasierte Erstellung von
Kundenspezifische Workflows
Dokumenten ist ebenso möglich wie die revisionssichere
Kundenspezifische Workflows machen DispoCalc ideal Verwaltung von Dokumenten und Anlagen mit Anbin-
anpassbar für Ihr Unternehmen! Ob Sie beispielsweise dung zu Microsoft SharePoint.
Bewerber einfach als Liste verwalten wollen oder einen
komplexen Workflow für Bewerber (inklusive Status und
DispoCalc ist Ihr Komplettsystem
Nachverfolgung) haben – die Konfigurationsmöglichkei- Zusätzliche Branchensoftwarelösungen werden für Sie
ten in DispoCalc sind praxisnah und höchst flexibel! Oh- unnötig. DispoCalc enthält alle Facetten Ihrer täglichen
ne programmtechnische Anpassung der Anwendung Arbeit – von Bewerber und Personal über Vertrieb und
können selbst komplexeste Workflows mit automati- Aufträge bis hin zur Abrechnung, Lohnvorbereitung und
scher Weiterverarbeitung und Wiedervorlage von Ele- sogar Lieferantenmanagement.
menten in kürzester Zeit hinterlegt werden.
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Bewerberverwaltung und Recruiting
Effiziente Verwaltung von Bewerbungen, Kandidaten und Qualifikationen
Bewerber sind das künftige Kapital Ihres Qualifikationsrecherche und Automatisches
Unternehmens Qualifikations-Matching
DispoCalc bringt alle Funktionen für eine effiziente Be- Bewerbern (und natürlich auch Mitarbeitern) können per
werberverwaltung mit! Erfassen Sie eingehende Bewer- frei gestaltbarer Fachfragebögen/Qualifikationsmatrizen
bungen manuell oder automatisch über verschiedene frei definierbare Qualifikationen zugewiesen werden.
Schnittstellen – so zum Beispiel direkt per Maileingang Diese werden in verschiedenen Typen gespeichert (etwa
oder über ein Bewerberformular auf Ihrer Webseite. Schulnoten, Ja-Nein-Qualifikationen oder die in Jobcen-
Selbstverständlich werden alle Anlagen der Bewerbung tern üblichen 3-Sterne-Qualifikationen) und ermöglichen
automatisiert in DispoCalc übernommen und stehen als ein schnelles Auffinden von Bewerbern und Mitarbeitern,
PDF-Dokumente in den Bewerberstammdaten zur Verfü- die zu einer bestimmten Anforderung passen sollen.
gung.
Dies ist durch manuelle Qualifikationsrecherche mög-
Unternehmensspezifische Workflows können von lich, aber auch voll automatisiert – so gleicht DispoCalc
Ihnen verwendet werden, um Bewerber zu klassifizieren die im Rahmen einer Verkaufsanfrage erfassten Kunden-
oder den Bearbeitungsstand des Bewerbers festzulegen wünsche direkt mit den Qualifikationen von Bewer-
(z.B. eingegangen, bearbeitet, eingeladen, abgesagt oder bern und Personal ab und schlägt Ihnen direkt das pas-
angenommen). Hierbei verwaltet DispoCalc alle Termine sende Personal für die Anfragen vor.
und Aufgaben, die Sie im Rahmen des Bewerbungspro-
zesses benötigen, selbst und stellt dem Benutzer jeder-
Das Bewerberportal in der DispoCloud
zeit alle Aktivitäten, die den Bewerber betreffen, zur Ver- Über die Aces DispoCloud können Sie Ihren Bewerbern
fügung – so zum Beispiel ausgehende Mails, Bespre- Möglichkeiten zur Online-Bewerbung und zur Online-
chungen, Telefonkontakte und vieles mehr. Erfassung von Qualifikationsmatrizen anbieten.
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Personalverwaltung
Die digitale Personalakte mit Verträgen, Lohndaten und Fehlzeitenmanagement
Professionelle Verwaltung Ihrer Für das eigene Personal stellt DispoCalc Werkzeuge wie
Mitarbeiter den Fehlzeitenkalender zur Erfassung von Urlaub, Krank-
heit oder Überstundenabbau bereit, sowie selbstver-
Die Personalstammdaten erlauben dem Personalverwal- ständlich einen Urlaubskalender - mit automatischer
ter spielend einfach das Anlegen und Verwalten aller Resturlaubsberechnung gemäß gesetzlicher bzw. IGZ/
Personalstammdaten. Hierbei unterscheidet DispoCalc BZA-Tariflicher Regelung – und ein Arbeitszeitkonto für
zwischen eigenen Mitarbeitern und externen Fremdmit- Über-/Unterstundenberücksichtigung.
arbeitern, die Ihr Unternehmen per Überlassung oder
Werkvertrag von anderen Unternehmen bereitgestellt Speziell für Arbeitnehmerüberlassung ge-
bekommen hat. mäß IGZ/BAP
Passend hierzu können neben den Stammdaten aller Für Mitarbeiter, die im Rahmen von Arbeitnehmerüber-
Personen die vollständigen Verträge (Arbeitsverträge, lassung eingesetzt werden, kommt DispoCalc mit der
Überlassungsverträge externer Unternehmen etc.) ange- vordefinierten IGZ/BAP-Vergütungsart. Diese enthält
legt werden, selbstverständlich journaliert inklusive aller bereits alle tarifvertraglichen Regelungen, so z.B. Bran-
Vertragsänderungen. Jeder Vertrag enthält alle Merkma- chenzuschlag mit Aufzehrung von außertariflichen Lohn-
le für die rechtlichen Rahmenbedingungen (Urlaubszeit, bestandteilen für alle Branchen, branchenspezifische
Arbeitszeit, Vergütung und Reisekostenerstattung). Auf- Mindestlöhne, die tarifliche Mehrarbeiterzulage,
grund der flexiblen Abrechnungsklassenlogik können Weiterberechnung von Branchenzuschlag an Kun-
hierbei auch spezielle Abrechnungsarten Ihres Unterneh- den, Equal Pay und Höchstüberlassungsdauer und
mens gleich bei der Vertragserfassung in Form von spe- vieles mehr.
ziellen Lohnarten oder Berechnungsvorschriften kunden-
spezifisch erstellt werden.
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Kontaktverwaltung/CRM
Die Basis für jeden Vertrieb ist die Verwaltung von Kontakten, Leads und Kunden
Kontaktverwaltung und Praxisnahe CRM-Verwaltung
Kundenstammdaten Von Beginn an sind in DispoCalc zahlreiche praxisnahe
DispoCalc verfügt über ein ausgereiftes CRM-System, CRM-Möglichkeiten vorhanden, mit denen Sie zusätzli-
mit dem sich alle professionellen Anforderungen an Ver- che spezielle Angaben wie zum Beispiel Arbeitsplätze
waltung von Leads, Interessenten und Kunden abde- mit Arbeitsplatzsicherheit (BG) oder Zugangsberech-
cken lassen. tigungen für Mitarbeiter direkt verwalten können.
Kundenstammdaten werden in DispoCalc als Vertriebs- Optimaler Vertrieb durch Daten-Rollups
kontakte geführt, selbstverständlich ebenfalls mit belie- und Kennzahlen
big vielen kundenspezifischen Workflows, die zur Klas-
sifizierung von Kontakten dienen (etwa Lead, Interessent, Für jeden Kunden sind bereits im Kundenstamm-Fenster
aktiver Kunde, gesperrter Kunde, etc.) alle Verkaufschancen/Anfragen, erstellten Angebote
und Aufträge sichtbar. Natürlich mit aktuellem Status –
Vertriebsaktivitäten und Beziehungen so werden beispielsweise Angebote als angenommen,
offen oder ggf. abgelehnt/zurückgezogen dargestellt,
Vertriebskontakte können durch Abteilungen und Be-
ganz wie Sie die Workflows für Ihr Unternehmen defi-
ziehungen zwischen verschiedenen Unternehmen
niert haben.
miteinander verbunden werden, eine umfangreiche An-
sprechpartnerverwaltung garantiert, dass Sie im Ver- Nützliche Kennzahlen wie z.B. die gewichtete Umsatz-
trieb jederzeit den richtigen Gesprächspartner erreichen. wahrscheinlichkeit und das Verkaufspotential in den ein-
zelnen Abteilungen der Kunden runden die zahlreichen
Alle Aktivitäten des Kunden (E-Mails, Telefonanrufe,
Möglichkeiten ab, direkt aus dem Kunden heraus bereits
Termine, Aufgaben) werden automatisch protokolliert,
alle Vertriebsaktivitäten durchführen zu können.
sodass ein vollständiger Kontaktverlauf für jeden Kunden
sichtbar wird.
8
Von der Verkaufschance bis zum Auftrag...
Die Vertriebspipeline in DispoCalc
Erfassung von Verkaufschancen Angebote für Projekte und Aufträge
Anfragen (oder auch andere Verkaufschancen, z.B. er- basierend auf Werk– oder Dienstvertrag
kannten Bedarf oder regelmäßig wiederkehrenden Be- In Werkvertrags-Angeboten steht Ihnen eine Positions-
darf) erfassen Sie in DispoCalc direkt als Verkaufschan- liste zur Verfügung, in der Sie Dienstleistungs- und Per-
ce. Diese ist einem Kunden oder Interessenten zugeord- sonalpositionen wie in anderen Warenwirtschafts-
net und enthält alle Angaben, die Sie für eine Bewertung Systemen ebenfalls eingeben und kalkulieren. So können
und Angebotserstellung benötigen. Sie beispielsweise für eine Personalposition mit Angaben
Insbesondere enthalten Verkaufschancen Qualifikations zu Projektlaufzeit und Umfang des Projektes auch die
-Anforderungen, die sich nach den durch die vorhande- möglichen eingesetzten Mitarbeiter definieren. Dispo-
nen Qualifikationsmatrizen verfügbaren Qualifikationen Calc errechnet auf Wunsch automatisch Verrechnungs-
richten. Wenn Sie hier Anforderungen erfassen, wird Dis- sätze für Kunden, basierend auf den Kostensätzen der
poCalc automatisch über ein Bewerber- und Personal- Mitarbeiter und weiteren umlagefähigen Positionen.
Matching passende Mitarbeiter oder Kandidaten vor- Für Prüf-, Sortier- und Nacharbeiten aus dem Bereich
schlagen – natürlich nach Relevanz geordnet und mit der Qualitätssicherung können Werkteile und Prüfanwei-
allen Hinweisen zur Verfügbarkeit, die DispoCalc vorlie- sungen direkt in das Angebot mitaufgenommen werden.
gen (z.B. Fehlzeiten oder bereits laufende Einsätze bei
Mitarbeitern, frühester Beginn bei Bewerbern etc.) Angebote für Arbeitnehmerüberlassung
Auftrags– und Projektangebote In Angeboten für Zeitarbeits-Einsätze definieren Sie
die zur Überlassung vorgesehenen Mitarbeiter direkt.
Aus Anfragen können beliebig viele Angebote erstellt Hierbei können alle Angaben zu Equal Pay und Min-
werden. Hierbei unterscheidet DispoCalc zwischen An- destlohn (Einstufung der Tätigkeit) direkt eingegeben
geboten für Werk– und Dienstvertrag sowie Angebo- werden.
ten für Arbeitnehmerüberlassung
9
Von der Verkaufschance bis zum Auftrag
Die Vertriebspipeline in DispoCalc
Angebote für Arbeitnehmerüberlassung Angebote in Aufträge weiterführen
(Forts.) Angebote werden über einen Workflow-Schritt in einen
Falls die Branche des Auftraggebers, an den das Ange- Auftrag umgewandelt. Hierbei prüft DispoCalc Start- und
bot geschrieben wird, einen Branchenzuschlag voraus- ggf. das vorgegebene Enddatum und aktiviert die Ein-
setzt, können Sie ebenfalls die Weiterberechnung des satzplanungs-Funktionen. Das Angebot bleibt selbstver-
Branchenzuschlags an den Kunden kalkulieren oder ständlich im System erhalten. Falls für eine Anfrage meh-
manuell setzen. rere parallele Angebote abgegeben wurden, setzt Dispo-
Calc den Status der übrigen Angebote automatisch auf
Die Positionen eines Angebots können um weitere feste „Alternativangebot angenommen“.
Abrechnungspositionen (kalkulatorisch, manuell oder
Serientermine) sowie um ergänzende Textpositionen Falls ein Kunde ein Angebot nicht annimmt, kann dieses
erweitert werden. Auf diese Weise können auch Spezial- selbstverständlich über einen entsprechenden Work-
fälle oder besondere Dokumentationen/Beschreibungen flow-Schritt auch gestrichen werden.
direkt im Positionseditor erstellt und zu Papier gebracht
Professionelle Auftrags-Revisionierung
werden.
DispoCalc unterstützt die Revisionierung von Aufträgen
Die Ausgabe der Angebote erfolgt über kundenspezi-
– etwa, wenn der Kunde eine Auftragsänderung wünscht.
fisch gestaltete Angebotsvorlagen (Word-Format).
Revisionen können als Auftragsänderungen in Word/PDF
Werkvertrags-Angebote enthalten hierbei alle notwendi-
-Form erstellt werden und werden bei Planungen und
gen Positionen in der Regel in tabellarischer Form (ohne
Verrechnungssatz-Kalkulationen berücksichtigt.
die Angabe einzelner Personen), während für Arbeitneh-
merüberlassung die einzelnen überlassenen Personen in
einem AÜV inklusive eindeutiger Identifikation, Abrech-
nungspositionen und ergänzenden rechtlichen Bestim-
mungen ausgegeben wird.
10Projekt– und Einsatzplanung
Planen Ihrer Mitarbeiter für Auftragsarbeiten und Einsätze
Projektplanung Planungsvorlagen unterstützen den Disponenten bei der
effektiven Nutzung des Planungs-Tools.
Für umfangreiche Projekte steht in DispoCalc eine
Gantt-Planung zur Verfügung. Mit dieser Planungshilfe Für Aufträge im Bereich Arbeitnehmerüberlassung
können Sie ein Projekt in einzelne Teilaufgaben zerlegen steht eine einfache Möglichkeit der Erfassung des Über-
und diese zeitlich planen. Die Erfassung von Meilenstei- lassungszeitraums zur Verfügung, welche auch die An-
nen, welche mit Meilenstein-Positionen für die Meilen- gabe von Ausschluss-Intervallen beinhaltet, an denen
stein-Abrechnung verbunden werden können, erlaubt zeitweise die Überlassung des Mitarbeiters an den Kun-
zielgerichtete Teilabrechnung von Projekten mit Kon- den ausgesetzt wird (dies betrifft z.B. die Hemmung der
trollmöglichkeiten für Teilabnahme und Abnahme. Branchenzuschläge und des Equal Pay Starts bei
Einsatzunterbrechungen).
Einsatzplanung
Die 2D-Einsatzübersicht und die
Der wichtigste Bereich des Einsatzplaners oder des Dis-
Tagesplanung
ponenten im Werkvertrags-Bereich ist die Einsatzpla-
nung. Für jeden Auftrag können die möglichen einge- Eine Übersicht über alle Aufträge mit geplanten Einsät-
setzten Mitarbeiter tagesgenau in ein, zwei oder drei zen (bzw. über alle Mitarbeiter) erhalten Sie in der 2D-
Schichten geplant werden. Einsatzübersicht. Für Werkvertrags-Aufträge mit tages-
genauer Statistik ist die Tagesplanung vorgesehen, wel-
Die Einsatzplanung funktioniert hierbei intuitiv und visu-
che alle Werkverträge mit Status und Mitarbeiterzahl an
ell, basierend auf Planungsklötzchen. Auf Wunsch kön-
einem ausgewählten Tag anzeigt.
nen in den Planungsklötzchen auch weitere Details ge-
speichert werden – dies reicht von dem Status des Tages Für langfristige Planung erleichtert eine Ampel-
als An- oder Abreise bis hin zu einem detaillierten Funktion die Identifizierung bald auslaufender Projekte
Schichtplan! Verschiedene Klötzchenfarben und ganze und weist auf notwendige Aktionen hin.
11Warenwirtschaft
Verwalten Sie Lagerartikel, Leistungspositionen und Kataloge
Verwaltung von Artikeln und Positionen dung des Buchhaltungs-Moduls) die Standardkonten für
Erlöse und Aufwendungen in allen notwendigen Steuer-
Das Zusatzmodul Warenwirtschaft ermöglicht die Ver- fällen (Innerdeutsch, EU-Ausland, Drittland §13 etc.)
waltung von Artikelpositionen für die Nutzung in Ange-
boten und Aufträgen. Folgende Artikelpositionen sind Artikelkataloge
verwendbar:
Organisieren Sie Ihre Artikel in frei definierbaren Artikel-
• Lagerartikel katalogen. Diese können Lagerartikel und Lohnleistun-
mit Bestandsführung und Staffelpreisen gen enthalten und definieren katalogweise individuelle
Preise für die enthaltenen Artikel. DispoCalc ermöglicht
• Pauschalleistungen die Verwaltung von folgenden Katalogen:
mit Staffelpreisen
• Globale Artikelkataloge
• Personalleistungen (leistungsbasiert) Allgemein in der Warenwirtschaft definierte Kataloge,
mit variablen Abrechnungswerten und Preisen die zum Beispiel für bestimmte Kundengruppierun-
Darüber hinaus können auch allgemeine Positionen wie gen automatisch vorgeschlagen werden (z.B. ein Ka-
Dienstleistungen, Textpositionen und freie Abrechnungs- talog für A-Kunden, ein anderer für B-Kunden)
positionen als Warenwirtschaftsartikel vordefiniert wer- • Kundenkataloge
den und stehen somit direkt zur Einfügung in Angebote In einzelnen Kundenkontakten definierte Kataloge,
und Aufträge zur Verfügung. die spezielle Kundenpreise für die enthaltenen Artikel
beinhalten.
Warengruppen
Bei der Zusammenstellung von Angeboten und Aufträ-
Organisieren Sie Warenwirtschaftsartikel in beliebig defi-
gen bietet DispoCalc stets die passenden Kataloge zur
nierten Warengruppen. Jede Warengruppe definiert auf
Auswahl an.
einfache Weise die Mehrwertsteuer sowie (bei Verwen-
12Zeit– und Leistungserfassung
Berichtbasierte intelligente Zeit– und Leistungserfassung
Leistungserfassung in DispoCalc Die Abrechnungs-Informationen für Mitarbeiter und
Kunden können bei Bedarf unterschiedlich voneinander
DispoCalc bietet zwei verschiedene Ansätze der Zeit- erfasst werden, so können z.B. dem Kunden einige Stun-
und Leistungserfassung an: Die tagesbasierte Be- den des Mitarbeiters separat berechnet werden .
richtserfassung und die Intervallzeiterfassung. Wäh-
rend sich die tagesbasierte Berichtseingabe eher für Zur Zeiterfassung der Mitarbeiter gehört auch die Er-
Werkverträge mit Prüf-, Sortier- und Nacharbeits- fassung von Reiseinformationen und auf Wunsch eine
Charakter eignet (Personalgruppe mit ähnlichen Zeiten, detaillierte Erfassung von Verpflegungsmehraufwen-
dazu Werkteile mit i.O.-/n.i.O.-Erfassung oder einzelnen dungen (Auslöse), die auch für den Internationalen Ein-
Arbeitsschritten, ist die Intervallzeiterfassung ideal ge- satz geeignet ist.
eignet für reine Zeiterfassung für einzelne Mitarbeiter Zur Leistungsdatenerfassung bei Werkverträgen gehört
über einen Zeitraum (Kalenderwoche, Monat). die Erfassung von Werkteilen mit i.O.-/n.i.O.-Statistik
Intelligente Dateneingabe oder benutzerdefinierter Arbeitsschritte, auch D-Teile
(dokumentationspflichtige Tätigkeiten) können gekenn-
DispoCalc denkt für Sie mit! Im Idealfall beschränkt zeichnet werden. Prüfanweisungen können den geprüf-
sich die Eingabe auf Start- und Endzeit der Arbeit, Brut- ten/bearbeiteten Teilen flexibel zugewiesen werden. Ar-
tozeit, Pausen, Nettozeit, alle verfügbaren Zuschläge tikel können auch stückweise abgerechnet werden!
(Nacht 25%, Nacht 40%, Samstag, Sonntag, Feiertag,
Überstunden für Kunde etc.) werden automatisch an- Das Mitarbeiterportal in der DispoCloud
hand vorgegebener und pro Kunde/Auftrag anpassbarer Über die Aces DispoCloud können Sie Ihren Mitarbei-
Regeln vorgeschlagen. Die Vorschläge können aber tern Möglichkeiten zur Online-Leistungserfassung anbie-
selbstverständlich jederzeit durch manuelle Werte über- ten. Darüber hinaus stehen anpassbare Schnittstellen zu
schrieben werden, sollten sich Abweichungen ergeben. Zeiterfassungs-Drittsystemen zur Verfügung.
13Controlling, Auswertung und Statistik
Überwachen Sie die Wirtschaftlichkeit Ihres Vertriebs, Ihrer Aufträge und Projekte
Direktes Controlling Ihrer Projekte errechnet und auf Verrechnungssätze umgelegt werden
können.
DispoCalc verfügt von Haus aus über zahlreiche Werk-
zeuge zur Überwachung und Auswertung Ihrer Auf- Der Projektinspektor
träge und Projekte. Schon während der Erfassung von
Der in DispoCalc enthaltene Projektinspektor über-
Verkaufschancen und der Erstellung von Angeboten un-
wacht kontinuierlich Kostenfaktoren und Abrechnungs-
terstützt DispoCalc Sie mit Kalkulatoren zur Bestimmung
sätze und warnt bei Unterschreitung vordefinierter
von Deckungsbeitrag, Projektrendite, dem optimalen
Kennzahlen wie Deckungsbeitrag (DB1 und DB2) sowie
Verrechnungssatz Ihrer eingesetzten Mitarbeiter und der
weiterer frei definierbarer Margen.
Überwachung abrechenbarer Positionen. So sind Sie von
Anfang an stets im Bilde über den Verlauf Ihrer Projekte Vor– und Nachkalkulation, Statistik
und Aufträge und sind rechtzeitig in der Lage, auf Ände-
rungen im Projektverlauf zu reagieren. Zahlreiche Auswertungswerkzeuge unterstützen Sie bei
der Vor– und Nachkalkulation Ihrer Aufträge und Pro-
Kalkulatoren für die Angebotserstellung jekte und ermitteln Kennzahlen zur Auslastung Ihrer Res-
sourcen auf Knopfdruck.
Bereits während der Angebotskalkulation können opti-
male Verrechnungssätze und Fixpositionen auf Basis der Die Nachverfolgung von noch nicht abgerechneten Leis-
Kostensätze der an einem Projekt beteiligten Mitarbeiter tungen (Fakturierungshilfe) ermöglicht das rechtzeitige
oder weiteren umlagefähigen Kostenpositionen berech- Stellen von Rechnungen und die Kontrolle über die aktu-
net werden. ell angefallene Arbeit zu jedem Auftrag oder Projekt.
Auf Wunsch stehen Kalkulatoren bereit, mit denen de- Zahlreiche individuell anpassbare Statistiken erlauben
taillierte Kostensätze der Mitarbeiter anhand angenom- Auswertungen aller wesentlicher Kennzahlen für Ihr Un-
mener Fehlzeiten (Urlaub, Krankheit), Prämien (z.B. Weih- ternehmen.
nachts– oder Urlaubsgeld) und Reisekostenerstattung
14Personalabrechnung
Bruttolohnabrechnung direkt aus DispoCalc
Erstellung von Personalabrechnungen für Weiterverarbeitung der Lohndaten
eigenes Personal Die im Rahmen einer Personalabrechnung erstellten Mo-
DispoCalc führt für Sie alle Schritte der vorbereitenden natsabschlüsse können per PDF, Excel oder XML kunden-
Lohnabrechnung durch. Für Mitarbeiter können Mo- spezifisch ausgegeben werden. Eine direkte Übertragung
natsabschlüsse durchgeführt werden, hierbei werden der Daten in nachgelagerte Systeme bieten wir per
alle Leistungsdaten der Mitarbeiter, die vertraglich ver- Schnittstelle zu zahlreichen anderen Systemen an.
einbarten Sollstunden, Fehlzeiten (Krankheit, unbezahlter Hierzu gehören beispielsweise:
und bezahlter Urlaub, Überstundenabbau), Zuschläge, • DATEV Lohn und Gehalt
Vorschüsse, geldwerte Leistungen sowie die Daten des
• DATEV LODAS
Arbeitszeitkontos berücksichtigt.
• Addison
Im Falle von IGZ/BAP-Tariflohnempfängern werden
alle Branchenzuschläge, außertarifliche Vergütungen
(ggf. mit Aufzehrung durch den Branchenzuschlag) so- Abrechnung für externe
wie die Mehrarbeiterzulage automatisch berücksichtigt Fremdmitarbeiter
und einzeln ausgewiesen – tagesgenau oder kumuliert.
Auch für externe Fremdmitarbeiter können Abrechnun-
Die somit erhaltene Bruttolohnberechnung dient Ihrem gen durchgeführt werden – diese dienen dann z.B. zur
Lohnbüro zur weiteren Nettolohnberechnung und zur Rechnungskontrolle der Rechnungen von Subunterneh-
Erstellung von die Sozialversicherung beinhaltenden mern oder Zeitarbeitsunternehmen, die Ihr Unterneh-
Lohnabschlüssen. men beliefern.
Fakturierung und Buchhaltung
Direkte Rechnungserstellung aus DispoCalc
Erstellen von Ausgangsrechnungen Das Rechnungsausgangsbuch verwaltet auch die Fällig-
keiten der einzelnen Rechnungen und erlaubt über ein
Kundenrechnungen erstellen ist mit DispoCalc ein Kin- mehrstufiges Mahnwesen die Erstellung von Mahnun-
derspiel. Sie können beliebige Aufträge oder auch alle gen und die Berechnung von Mahnzinsen bzw. Mahn-
Aufträge eines Kunden abrechnen, wahlweise bis zu ei- gebühren.
nem bestimmten Stichtag oder für ein Datumsintervall
(etwa Kalendermonat oder Kalenderwoche). Buchhaltung
Abhängig von den Positionen im jeweiligen Auftrag wer- Als Zusatzmodul ist ein Buchhaltungs-System erhält-
den anschließend alle Leistungsdaten (Stundensätze, lich, welches nach Art der doppelten Buchführung und
Stückpreise), alle festen Abrechnungspositionen und alle eines Kontenrahmens und Ihres eigenen Kontenplanes
weiteren Abrechnungsbestandteile berechnet und ent- (SKR03, SKR04, beliebige weitere Kontenrahmen mög-
sprechend der Vorgabe des Rechnungsstellenden grup- lich) für eine vollständige Weiterverarbeitung der Rech-
piert. Hieraus wird direkt eine PDF–Rechnung erstellt, nungsdaten sorgt – inkl. einfacher Gewinn- und Verlust-
die auf Wunsch auch direkt per E-Mail an den Kunden rechnung, Bilanzierung und der Möglichkeit, auch weite-
geschickt werden kann. Der Rechnungsbeleg wird nach re Buchungen zu erfassen.
GoBD-Grundsätzen änderungssicher in der Datenbank
Diese Buchungsdaten können dann direkt für Ihr Steuer-
gespeichert.
büro exportiert werden, zum Beispiel im DATEV-Format.
Das Rechnungsausgangsbuch Zusätzlich steht auch eine Microsoft Dynamics NAV
DispoCalc verfügt bereits serienmäßig über ein Rech- (NAVISION) Schnittstelle zur Verfügung, mit der eine
nungsausgangsbuch, das alle erstellten Rechnungen bestehende auf Navision basierende Buchhaltung naht-
speichert. Zahlungseingänge können direkt in Dispo- los weiter genutzt werden kann.
Calc verbucht werden (auf Wunsch ist auch ein Modul
zum automatischen Abgleich mit Banküberweisungen
aus Ihrem Online-Banking erhältlich).
15Die Dokumentenverwaltung
Professionelles Dokumentenmanagement
Direkte Dokumentenerstellung Revisionierung und Archivierung auch die Anbindung
an Microsoft SharePoint (Microsoft SharePoint 2013 o-
Erstellen Sie alle benötigten Dokumente direkt und pro- der höher), um Dokumente direkt mit allen notwendigen
zessorientiert aus DispoCalc heraus. Mit einer flexiblen Metadaten in einer revisionierbaren Dokumentenbiblio-
Vorlagenverwaltung für Word-Dokumente, XSLFO- thek abzulegen.
Vorlagen für professionelle Drucklayouts und einer Viel-
zahl an automatisierbaren Inhalten für Dokumente erhal- In DispoCalc selbst arbeiten Sie hierbei wie gewohnt im
ten Sie die volle Kontrolle über die Dokumentenerstel- Explorer. Drag & Drop, direkte Erzeugung neuer Doku-
lung. mente, automatisches Routing von Dokumenten in Abla-
geordner basierend auf der Vorlage, Dokumente mit
DispoCalc zeigt hierbei jedes auf Basis einer Vorlage er- flexibler Rücklaufüberwachung und Wiedervorlage - all
stellbare Dokument genau an den Stellen an, an denen dies ist kein Problem mit der Dokumentenverwaltung
Sie es benötigen. Sie können zum Beispiel direkt aus von DispoCalc.
einer Angebots-Positionsliste heraus Angebotsdoku-
mente erstellen, die - im Arbeitnehmerüberlassungs-Fall Dokumentenworkflows
beispielsweise - auch direkt Informationen über die
Dokumente können aus DispoCalc heraus problemlos an
überlassene Person beinhalten (AÜ-Vertrag für einen
die jeweils passenden Empfänger per Mail gesendet
Einsatz).
werden - um die im Falle von Word-Dokumenten oft-
Die Dokumentenablage mals notwendige Umwandlung zu PDF kümmert sich die
Anwendung selbstverständlich selbst. Archivierungs-
DispoCalc erlaubt die flexible Ablage von direkt in der pflichtige Belege (z.B. Rechnungen) werden von Dispo-
Anwendung erstellten Dokumenten oder auch beliebi- Calc zudem direkt in einem Nur-Lese-Speicher der Da-
gen Dateianlagen in den jeweiligen Objekten. Hierbei tenbank unveränderlich abgelegt (gemäß GoBD Richtli-
unterstützt DispoCalc neben dem integrierten nien).
Dokumentenmanagementsystem mit Funktionen zur
16Weitere Module und Leistungsmerkmale
Erweitern Sie DispoCalc um weitere zu Ihrem Unternehmen passende Module
Kundensupport und HelpDesk Kundendokumentation und Asset-Verwaltung. Doku-
mentationen und Asset-Inventarlisten können baustein-
Mit dem in DispoCalc direkt verfügbaren Kundensupport basiert erstellt und revisioniert werden, die Erstellung
– und HelpDesk-System erweitern Sie die Anwendung von gedruckten Dokumentationen anhand entsprechen-
um ein leistungsfähiges Ticketsystem, welches Ihnen die der Vorlagen ist problemlos möglich.
Bearbeitung von Support-Tickets nach ITIL-Standards
ermöglicht. Marketing– und Kampagnenmanagement
Die Erfassung von Tickets verschiedener Kategorien Mit dem Marketing– und Kampagnenmanagement
(Problem, Incident, Change Request) und Prioritäten erweitern Sie Ihren Vertrieb um die Möglichkeit, Kam-
für Ihre Kunden ist hierbei möglich. Tickets können zur pagnen mit automatischer Selektierung von Kontakten
Nachverfolgung mit Meilenstein-Daten sowie einer fina- (Leads, Interessenten, Kunden) zu erstellen und diese für
len Deadline versehen werden. Die innovative Prioritäts- Mailing-Aktionen, Telefonakquise und Print-
Bestimmung unterstützt Sie dabei, Tickets verschiede- Kampagnen zu verwenden. DispoCalc überwacht hierbei
ner Prioritäten, verschiedener Arbeitsmenge und baldi- die Rückmeldungs-Quote und gibt direkt Aufschluss,
ger oder weiter entfernter Deadlines automatisch in eine welche Anfragen oder Verkaufschancen aus welcher
empfohlene Abarbeitungsreihenfolge zu bringen. Kampagne resultieren.
Zur Abbildung Ihrer internen Organisationsstruktur kön- Entwicklertools
nen Tickets jederzeit in verschiedene von Ihnen definier-
bare Abteilungen verschoben werden. Alle Schritte eines Wenn Sie Ihre DispoCalc ERP-Lösung selbst anpassen
Tickets (verschieben, beantworten, bearbeiten) werden wollen, stellt Aces Ihnen mit den im Produkt enthaltenen
chronologisch dokumentiert. Helpdesk-Tickets werden Entwicklertools zahlreiche Möglichkeiten zur Verfü-
den jeweiligen Kunden zugeordnet und können in Form gung.
spezieller Abrechnungspositionen direkt in Projekten Die in DispoCalc verfügbare eigene Anpassungssprache
verarbeitet werden. ACPL (Aces Client Programming Language) sorgt mit
ihrer leicht erlernbaren, an Pascal angelehnten Syntax,
Assetverwaltung und Dokumentation für
für direkten Zugriff auf das Objektmodell von DispoCalc
Ihre Kunden und erlaubt komplexe selbst entwickelte Workflows von
Wenn Sie für Ihre Kunden revisionssichere Dokumen- der Bereitstellung neuer individueller Dokumentenfeld-
tationen oder Asset-Verwaltung durchführen, unter- Ausgaben und Reportings bis hin zur Gestaltung ganzer
stützt DispoCalc Sie hierbei mit dem optionalen Modul Prozesse zur Verarbeitung von Elementen wie zum Bei-
spiel Rechnungen etc.
Schnittstellen
Schnittstellen zu Drittsystemen
Standardschnittstellen Das Schnittstellen-Framework
Folgende Standardschnittstellen werden mit DispoCalc Darüber hinaus verfügt DispoCalc über ein flexibles
direkt bereitgestellt (Auswahl): Schnittstellen-Framework, welches die individuelle Ein-
richtung weiterer Schnittstellen erleichtert. Hierbei kön-
• Personalabrechnung—DATEV LODAS
nen nicht nur dateibasierte (XML, JSON, benutzerdefi-
• Personalabrechnung—DATEV Lohn und Gehalt nierte Formate), sondern auch Webschnittstellen in allen
• Personalabrechnung—Microsoft Excel Formen erstellt und betrieben werden.
• Fakturierung—Microsoft Dynamics NAV
• Fakturierung—DATEV
• Allgemein—Microsoft Office
• Allgemein—CSV/XML-Rohdaten
• Datenbank—Direkte SQL-Anbindung (z.B. Power BI)
17So können Sie uns erreichen...
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme und stehen Ihnen gerne zur Verfügung.
Aces IT-Solutions oHG
Monreposstraße 57
71634 Ludwigsburg
Baden-Württemberg
Tel.: +49 7141 48874-3
Fax: +49 7141 48874-59
E-Mail: info@aces-online.de
www.aces-online.de
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