Durch Automatisierung zu höherer Kommunikationsqualität
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Case Study
Aufwand für Katalogproduktion auf ein Viertel reduziert
Durch Automatisierung zu höherer
Kommunikationsqualität
Wie es gelingt, den Aufwand der Katalogproduktion auf ein Viertel des ursprünglichen Aufwandes zu reduzieren, zeigt das
Beispiel der Sto AG, die durch die konsequente Automatisierung des Publikationsprozesses nicht nur wertvolle Zeit spart,
sondern auch ein Plus an Qualität verzeichnen kann.
Die Sto AG führt als einer der internatio- Zusätzlich werden Sonderpreislisten
nal führenden Hersteller von Produkten gedruckt, häufig zweimal pro Jahr. Die-
und Systemen für Gebäudebeschich- se enthalten Produkte, die entweder
tungen ein Kernsortiment, das sowohl nicht zum Kernsortiment gehören oder
Wärmedämm-Verbundsysteme als zu Tagespreisen verkauft werden. So
auch hochwertige Fassadenelemente werden die sehr hohen Schwankungen
sowie Putze und Farben für den Außen- in den Einkaufspreisen der Rohstoffe
bereich und das Innere von Gebäuden berücksichtigt.
umfasst. Weitere Schwerpunkte erge-
ben sich durch zahlreiche Beteiligungen Natürlich ist es für den Markenauftritt
und hoch qualifizierte Tochterunterneh- entscheidend, auf diesen Märkten eine
men wie StoCretec und StoVerotec. In gleichbleibend hohe Katalogqualität zu
diesem sehr hochwertigen Segment vertretbaren Kosten erzielen zu kön-
ist es wichtig, die Markenversprechen nen. Allerdings gab es bislang unter-
und Produktqualität auch in der Pro- schiedliche Lösungen in den einzelnen
duktkommunikation mitzutragen. Tochtergesellschaften. Es gab zudem
keine wirklich einheitliche Corporate
Unterschiedliche Länder, Identity. Durch die meist externe Reali-
unterschiedliche Kataloge sierung entstanden hohe Kosten.
Das Sortiment, welches die Sto AG Von SAP direkt in den Katalog
ihren Kunden bietet, ist nicht nur sehr
umfassend, sondern divergiert darüber Hinzu kommt, dass die Sto AG in der
hinaus auf internationaler Ebene auch Produktkommunikation sehr groß-
sehr stark. Daraus ergibt sich eine en Wert auf Qualität legt. Ein dafür
große Vielzahl unterschiedlicher Publi- grundlegender Schritt erfolgte 2006
kationen, denn das Unternehmen tritt zunächst mit der Schaffung einer ein-
immerhin zurzeit in über 30 Ländern heitlichen Datenbasis in SAP. Aus die-
auf dem Markt auf. Das geschieht nur sem Produktdatenpool heraus werden se Standalone-Lösung blockierte nicht
teilweise über Handelspartner, so dass nicht nur Produktprogramme, sondern nur die Arbeitsplatzrechner. Die einzel-
das Unternehmen immer auch zahl- auch Etiketten, Webauftritte und tech- nen Generierungsläufe dauerten auch
reiche internationale Kataloge produ- nischen Merkblätter erstellt. rund 20 bis 24 Stunden, wovon rund
zieren muss. 50% der Arbeit im Dialog erfolgte.
Seit dieser Zeit arbeitete die Sto AG
In nur wenigen Ausnahmefällen wer- bereits mit einem InBetween CLASSIC Bei 10 Publikationen je 3 Korrekturläu-
den die einzelnen Kataloge alle zwei Produktlinie. Damit konnte die Gene- fen geht ein nicht unerhebliches Maß
Jahre produziert, ergänzt um eine sehr rierung schon zu definierten Projektter- an Arbeitszeit verloren. Wenn man
schlanke Preisliste im Zwischenjahr. minen durch IT-Mitarbeiter manuell ge- davon ausgeht, dass bis 2013 ca. 30
Ansonsten erscheinen die Kataloge startet werden. Es konnte aber jeweils Publikationen pro Jahr geplant sind,
auf allen Märkten im Jahresrhythmus. nur ein Dokument erstellt werden. Die- wäre ein IT-Mitarbeiter rund 135 Tage
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Case Study
Aufwand für Katalogproduktion auf ein Viertel reduziert
im Jahr ausschließlich mit der Generie-
rung der Kataloge belegt. Die komplexe
Steuerung verschiedener Publikationen
erfordert außerdem ausgeprägtes
Fachwissen. Es waren also nur weni-
ge Mitarbeiter tatsächlich befähigt, die
Generierung durchzuführen.
Das änderte sich mit der Umstellung
auf InBetween ENTERPRISE Plus gra-
vierend. Nun werden die Kataloge voll-
ständig automatisiert über den InBet-
ween Server in Kombination mit dem
InDesign CS4 Server im Hintergrund
generiert. Erst nach dem letzten Kor-
rekturlauf wird ein Finishing durch eine
Agentur vorgenommen, bei dem nur in
seltenen Ausnahmefällen noch einmal
ins Layout eingegriffen wird. In der Re-
gel geht es hier lediglich um wenige
manuelle Anpassungen. Bis dahin wer- chen realisiert. Zur Texterstellung nutzt sionen in Niederländisch, Schwedisch,
den die Daten ausschließlich in SAP die Sto AG eine Phrasentechnik. Das Italienisch bzw. Französisch für die
gepflegt und vollautomatisiert in die heißt, wenn ein Produkt definiert wird, Schweiz, Dänisch, Norwegisch und Fin-
Dokumente übertragen, ohne dass ein werden aus einer vordefinierten Liste nisch. Bis 2013 schließlich sollen rund
Mitarbeiter eingreifen muss. von mehreren tausend Textbausteinen 30 verschiedene Publikationen auf die-
die entsprechenden für die Bereiche se Weise produziert werden.
Alle Produkt- und Artikeldaten sowie Anwendung, Eigenschaften, Verarbei-
die Publikationsstruktur stammen aus tung, etc. zusammengestellt und ge- Ein Mehr an Flexibilität durch
SAP. Das gilt auch für die Verweise auf gebenenfalls um technische Daten wie Automatisierung
die Bilder und Kreativinhalte. Letztere zum Beispiel Verbräuche oder Dichte
sind vordefinierte, redaktionell erstell- ergänzt. Daraus ergibt sich dann die Insgesamt enthalten die Kataloge je
te PDFs, die in den Automatisierungs- Definition des kompletten Produkts. nach Tochtergesellschaft bis zu 2.000
prozess integriert werden müssen. Sie Die Übersetzung erfolgt anschließend Produkte, 4.000 Artikel sowie über 700
enthalten kreativ erstellte Inhalte wie über ein Translation Memory System. Bilder und Kreativseiten. Damit kommt
beispielsweise Übersichten. man leicht auf ein Volumen von mehr
Mit der Umstellung steht nun ein Batch- als 700 Seiten, die allein über Datenver-
Ein Template für alle Publikationen prozess zur Verfügung, der in maximal dichtung in SAP, den anschließenden
12 Stunden die kompletten 700 Seiten Export und automatischen Export in
Die Grundlage der Katalogproduktion erstellt. Das spart je Generierung un- ein PIM-System und letztlich die auto-
bildet ein einziges Layout. Für Toch- gefähr 50% der Arbeitszeit. Die Qua- matisierte Generierung über den InBet-
tergesellschaften, die nicht unter der lität der gesamten Produktion steigt, ween ENTERPRISE Plus Server erstellt
Marke Sto auftreten, wird künftig noch da mit einem Prozess alle Länder- und werden. Der erreichte Automatisations-
ein eigenes Layout erstellt werden. Sprachvarianten entsprechend umge- grad einer fertigen Preisliste lässt da-
Das hochflexible Template, das die setzt werden. Aktuell werden jährlich mit fast keine Wünsche mehr offen.
Darstellung festlegt, wird allein mit 12 Preislisten und Produktprogramme
Projektvariablen gesteuert. Das Layout sowie 2 Sprachversionen auf diese Trotzdem wird die Sto AG in Zusam-
enthält selbst keinerlei statische Texte, Weise erstellt. Dazu gehört das Master- menarbeit mit InBetween die Automati-
Sprachvarianten werden vollständig sortiment in Deutschland, Österreich sierung in einem weiteren Schritt noch
durch den Austausch unterschiedlicher und der Schweiz, das Mastersortiment einmal verfeinern. So sollen für die Kor-
Daten-XMLs in den passenden Spa- in englischer Sprache sowie Sprachver- rekturläufe zusätzlich zu den InDesign-
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Aufwand für Katalogproduktion auf ein Viertel reduziert
Dokumenten automatisiert auch High Interview:
Quality-PDFs erzeugt werden. Zudem
soll der Konvertierungsschritt über das Kommunikation mit Mehrwert
PIM-System eingespart werden. Damit
kann zukünftig direkt von InBetween Horst Nadler, bei der Sto Ag für den
Horst Nadler,
aus auf die SAP-Daten zugegriffen Bereich Prozessmanagement Produk-
werden. Dadurch wird der manuelle tion, QM und F&E verantwortlich, gibt
Aufwand um weitere 50% reduziert, so Einblicke in die Besonderheiten einer
dass nur noch 25% des ursprünglichen hochqualitativen Branche und deren
Prozessmanagement, Produkti-
Aufwandes anfallen. Darüber hinaus Auswirkungen auf die Katalogproduk-
on, QM und F&E, Sto AG
entfallen die laufenden und Wartungs- tion.
kosten für den Betrieb des PIM-Sys-
Nach dem Abitur 1989 Ausbildung
tems und die Generierung kann leichter Welchen Stellenwert nimmt der Kata-
als Datenverarbeitungskaufmann
durch die Fachabteilung selbst durch- log für ein Unternehmen ein, das Markt-
und bis 2002 in ERP-Softwarehäu-
geführt werden. führer in vielen Segmenten der Bau-
sern in Villingen-Schwenningen,
branche ist?
Konstanz und Behla als Entwick-
Durch diesen deutlich gesteigerten Au-
ler, Gruppenleiter Entwicklung
tomatisationsgrad können künftig alle In unserem Geschäft ist ein Höchst-
und zuletzt Produktplaner tätig.
Tochtergesellschaften mit qualitativ maß an Flexibilität gefragt. Unser
hochwertigen und aktuellen Produkt- Sortiment ist sehr groß und wir sind
Seit Ende 2002 bei der Sto AG
programmen und Preislisten versorgt als Unternehmen mittlerweile in der
verantwortlich für Prozessma-
werden. Gleichzeitig verringern sich für ganzen Welt präsent. Deshalb ist es
nagement und IT in den Bereichen
die Sto AG der personelle Aufwand so- für uns sehr wichtig, dass der Kunde
QM, Forschung und Entwicklung
wie die Kosten deutlich. Durch eine ge- im Prinzip mit einem einzigen Medium
sowie Gefahrstoffmanagement,
meinsame Datenbasis verbessert sich alle relevanten Informationen auf einen
im wesentlich im SAP-Umfeld.
die Konsistenz der Daten erheblich, Blick bekommen kann. Wir haben uns
Seit 2005 zusätzlich fachliche
sodass die redundante Datenpflege also ganz bewusst dafür entschieden,
Verantwortung für den Bereich
entfällt. Insgesamt hat mit der Umstel- unseren Kunden nicht nur Preislisten,
Produktion und Produktdatenma-
lung eine neue Ära der internationalen sondern ganz konkrete Produktinfor-
nagement.
Produktkommunikation bei der Sto AG mationen an die Hand zu geben. Dabei
begonnen. spielt die Qualität eine ganz herausra-
gende Rolle. Und dafür wird unser Ka-
talog auch allgemein von den Kunden onen liefert, sondern dieses besondere
sehr geschätzt. Gefühl für Materialien und ihre Eigen-
schaften als Partner an die Bauschaf-
Warum liegt Ihnen die Qualität der Ka- fenden weiterträgt.
taloge so am Herzen?
Warum haben Sie sich dafür entschie-
Mit unserer langjährigen Erfahrung den, die Produktion der Kataloge zu
wissen wir, dass hinter den einzelnen einem solchhohen Maß zu automa-
Materialien sehr viel mehr verborgen tisieren? Bleibt somit nicht auch ein
ist als nur ihre für die Verarbeitung und Stück weit an Qualität auf der Strecke?
Nutzung relevanten Eigenschaften. Sie
verfügen über optische und haptische Ganz im Gegenteil. Es gibt keine zwei
Qualitäten, welche die Emotionen be- Länder, in denen wir identische Pro-
rühren können. Dieses Potenzial soll duktsortimente anbieten. Deshalb
natürlich von Architekten und Desig- müssen wir auch für jedes Land in dem
nern erkannt und erfahren werden. Das wir auf dem Markt auftreten und keine
ist nur dann möglich, wenn Sto nicht Handelsvertretung haben, den Kunden
nur umfassende Produktinformati- länderspezifische Kataloge zur Verfü-
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Case Study
Aufwand für Katalogproduktion auf ein Viertel reduziert
gung stellen. Alle unsere Tochtergesell-
schaften profitieren nun von den » Projekthighlights
Änderungen und Verbesserungen. Au-
ßerdem entfallen durch die gemein- • 12 Preislisten und Produktprogramme werden jährlich hoch-
same Datenbasis redundante Infor- automatisiert in 2 Sprachversionen produziert.
mationen. Die hohe Automatisierung • Gemeinsame Datenbasis verbessert die Datenkonsistenz
bedeutet somit ein Mehr an Qualität. erheblich.
• Upgrade auf InBetween ENTERPRISE Plus reduziert den
Gibt es darüber hinaus noch Vorteile
ursprünglicher Aufwand zusätzlich um 50%.
für Sie?
• Alle Länder- und Sprachvarianten werden mit dem
Die Katalogautomatisierung spart auf gleichen Prozess umgesetzt.
jeden Fall sehr viel Zeit ein; vor allem • Sprachvarianten werden durch den reinen Austausch von Daten-
Zeit, die bislang im Dialogbetrieb erfor exporte realisiert.
derlich war. Damit haben die Mitarbei-
• Alle Produkt- und Artikeldaten sowie die Publikationsstruktur
ter wieder mehr freie Ressourcen für
werden in SAP gepflegt.
ihre Kernaufgaben. Wir sind natürlich
auch sicherer, was die Datenqualität
angeht. Wenn die Katalogerstellung
lediglich im Hintergrund abläuft, ist ein
großes Maß an Sicherheit gewährlei-
stet.
Sto: Als Technologieführer auf Kurs
Die Sto AG (Stühlingen) ist ein international tern erwirtschaftete der Konzern 2010 einen ein 1835 gegründetes Kalkwerk, das in den
führender Hersteller von Produkten und Sys- Umsatz von 986 Millionen Euro – in 30 Toch- 1930er Jahren von Wilhelm Stotmeister
temen zur Beschichtung von Gebäuden. Ihr tergesellschaften, an 20 Produktionsstand- übernommen wurde. Heute führt die Familie
breites Portfolio umfasst Farben, Putze, La- orten. Der Leitgedanke „Bewusst bauen“ Stotmeister, die auch das Gros der Stamm-
cke, Fassadendämmsysteme, Werkstoffe verdeutlicht in zwei Worten das Selbstver- aktien hält, die Sto AG in dritter Generation.
für die Betoninstandsetzung, Bodenbe- ständnis der Sto-Gruppe, das ökologische
schichtungen, Akustik- und vorgehängte und gesellschaftliche Verantwortung ein-
Fassadensysteme. Mit rund 4.250 Mitarbei- schließt. Keimzelle des Unternehmens war
InBetween Deutschland GmbH
Friedrichstraße 39
D-70174 Stuttgart
+49 711 72 23 32-0
+49 711 72 23 32-29
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www.inbetween.de
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