Empfehlungen zu Homeoffice in der Immobilienwirtschaft
←
→
Transkription von Seiteninhalten
Wenn Ihr Browser die Seite nicht korrekt rendert, bitte, lesen Sie den Inhalt der Seite unten
Empfehlungen zu Homeoffice in der Immobilienwirtschaft
Inhalt
Editorial 5
1 Empfehlungen 8
1.1 Organisation und Kommunikation 8
1.2 Rechtliche Aspekte 16
1.3 Datenzugriff 20
2 Freiwilliges Schutzkonzept Bürobetrieb Immobilienwirtschaft 26
(Ausnahmen von der Homeoffice-Pflicht)
3 Muster IT-Nutzungsrichtlinien 28
3
Editorial
Dieter Beeler Pascal Stutz
Präsident SVIT Zürich CEO SVIT Zürich
Geschätzte Mitglieder ren und Führungskräfte müssen häufiger aus der
Distanz motivieren, inspirieren und kontrollieren.
Homeoffice ist während der Pandemie ein fester Es stellen sich juristische Fragen und Fragen der
Bestandteil des Geschäftsalltags geworden. Das Digitalisierung.
ist alles andere als selbstverständlich. Unterneh-
men haben innert kürzester Zeit neue Technologien Die Empfehlungen sind zusammen mit ausgewie-
absorbiert, Abläufe angepasst und neue Routinen senen Fachleuten zu den Bereichen «Organisa-
für die Zusammenarbeit entwickelt. In der Ausnah- tion und Kommunikation», «Rechtliche Aspekte»
mensituation haben Mitarbeitende und Führungs- sowie «Datenzugriff und Cyber Security» erarbeitet
kräfte bewiesen, dass sie ihre Jobs auch aus der worden. Sie stützen sich auf Erkenntnisse aus
Distanz erledigen können. der Befragung «Homeoffice in der Immobilienwirt-
schaft», des SVIT Zürich vom Herbst 2020, sowie
Deshalb stellt sich heute nicht nur die Frage, wie auf Inputs aus sechs Brown-Bag-Meetings, die
Homeoffice funktioniert, sondern auch, welche der SVIT Zürich im Januar und Februar 2021 mit in-
Rolle das Büro in Zukunft spielen soll. Braucht es teressierten Mitgliedern durchgeführt hat. In diesen
Präsenzzeiten? Sollen Mitarbeitende selbst be- Meetings wurden die Thesen der Experten hinter-
stimmen können, wo sie arbeiten? Soll Flexibilität fragt und mit eigener Praxiserfahrung ergänzt. Die
auf Homeoffice oder auf das standortunabhängige Teilnehmenden seien hier ausdrücklich verdankt.
mobile Arbeiten ausgerichtet werden? Was braucht
es, damit Flexibilität langfristig funktioniert? Wir wünschen Ihnen eine inspirierende Lektüre.
Mit den «Empfehlungen zu Homeoffice in der Im- Zürich, März 2021
mobilienwirtschaft» möchte der SVIT Zürich seine
Mitglieder dabei unterstützen, ihren Weg aus dem
Lockdown in die neue Normalität zu definieren.
Die Empfehlungen richten sich primär an Ent-
scheidungsträger und Führungspersonen. Denn
die Umstellung auf Homeoffice bedeutet einen
Paradigmenwechsel: Büros werden leerer, nieder-
schwellige Kontakte und der informelle Austausch
gehen zurück, Teams müssen sich neu organisie-
Umfrage Homeoffice
5
6 7
1 Empfehlungen
1.1 Organisation und Orientierungspunkte «Institutionalisierte» richten Abläufe und Prozesse Checkliste
Kommunikation konsequent auf standortunabhängiges und mobiles □ Wir haben in der Firma/im Team unsere Erfah-
Definitionen Arbeiten aus. Sie machen Büro-Alternativen zum rungen und Erwartungen diskutiert.
Es gibt zwei Formen von Remote Working: Pflichtprogramm. □ Wir haben die Chancen und Risiken unter-
Dr. Christian Brütsch unterstützt Unterneh- schiedlicher Remote-Working Strategien analy-
men bei der Entwicklung und Umsetzung Homeoffice: Mitarbeitende arbeiten an bestimm- «Virtuelle» nutzen die Büroräumlichkeiten nur noch siert und uns auf ein Profil geeinigt.
von transformativen Strategien. Er ist Inha- ten Tagen oder in bestimmten Situationen von sporadisch und organisieren die Zusammenarbeit □ Wir haben unser Remote-Working-Ziel festgelegt
ber des Beratungsbüros Stratcraft. zuhause. Sie sparen sich den Pendelweg, können in der Firma und mit Dritten online. und wissen, ob wir prioritär das Homeoffice aus-
Dr. Joëlle Zimmerli führt das Planungs- den Arbeitstag flexibler gestalten und neben der bauen oder das standortunabhängige Arbeiten
und Entwicklungsbüro Zimraum. Sie berät Arbeit auch Haushalts- und Betreuungsaufgaben «Unentschlossene» wollen sich zuerst ein klareres ermöglichen wollen.
Akteure der Wohnungswirtschaft zu Nut- nachgehen. Zu den grössten Herausforderungen Bild von den Chancen und Risken flexibler Arbeits-
zungsthemen und forscht zu Demografie gehört das Einrichten eines richtigen (ergonomi- modelle machen.
und Wohnungsmarkt. schen) Arbeitsplatzes und die Abgrenzung zwi- Flexibilität regeln: Klarheit schaffen
schen Beruflichem und Privatem. Erwartungen an flexible Arbeitsmodelle und Augenmass behalten
Wie gut Remote Working-Strategien funktionieren,
Mobiles Arbeiten: Mitarbeitende erledigen ihren hängt auch davon ab, wie gut sie die Erwartungen Herausforderung
Job an unterschiedlichen Standorten oder unter- von Mitarbeitenden reflektieren. Unsere Befragung Flexibilität kann zu Missverständnissen führen. Des-
wegs, z.B. im Homeoffice, in einem Co-Working von knapp 1000 Arbeitstätigen in der Immobilien- halb brauchen Homeoffice und mobiles Arbeiten
Space, in einem Café oder im Zug. Zu den gröss- wirtschaft bestätigt, dass Homeoffice beliebt ist. klare Regeln:
ten Herausforderungen gehört hier, Arbeitsabläufe • Wer hat (wann) Anspruch auf Home- oder
und -prozesse konsequent auf die standortunab- Sie zeigt aber auch, dass es der grossen Mehrheit Mobile-Office, wer muss (wann) im Büro sein?
hängige Zusammenarbeit auszurichten. um Flexibilität geht und fast niemand ganz aufs • Welche Anforderungen gelten im Home- oder
Büro verzichten möchte: rund 10% können oder Mobile-Office, wie wird Leistung gemessen?
Dr. Joëlle Zimmerli Dr. Christian Brütsch Chancen und Risiken flexibler Arbeits- wollen nicht ins Homeoffice, 40% wollen nur spo- • Wie werden Home- oder Mobile-Office unter-
modelle radisch zu Hause arbeiten, etwa ein Drittel möchte stützt, wofür sind Mitarbeitende selbst verant-
Während der Pandemie haben viele Unternehmen Homeoffice und mobiles Arbeiten können die rund zwei Tage pro Woche nicht im Büro sein. wortlich?
Erfahrungen mit Remote Working gesammelt. Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen, die Produktivität • Wie wird der Unternehmensnutzen der Flexi-
Welche Lehren daraus gezogen werden können, steigern und den Raumbedarf reduzieren. Flexible Eine Auswertung nach Standortgrösse zeigt, dass bilität gemessen, wann werden Home- oder
ist heute noch unklar. Klar ist, dass der weitere Arbeitsmodelle können aber auch den betrieblichen in kleineren Unternehmen eine klare Mehrheit nur Mobile-Office-Regeln angepasst?
Umgang mit flexiblen Arbeitsmodellen Entschei- Zusammenhalt schwächen, die Firmenkultur aus- sporadisch oder gar nicht zuhause arbeiten möch-
dungsträger mit ähnlichen Fragen konfrontieren wie höhlen und das Onboarding neuer Mitarbeitender te. Der Wunsch nach Flexibilität hängt auch mit den Umsetzung
bei der Digitalisierung: Wollen wir Entwicklungen und die Karriereplanung erschweren. Arbeitsbedingungen zusammen: Wer im Gross- Inhalt, Umfang und Detaillierungsgrad der Remote
abwarten oder gestalten? Wieviel wollen wir in Fle- raumbüro oder ohne festen Arbeitsplatz arbeitet, Working-Regeln sollte sich an der Firmenkultur
xibilität investieren? Müssen wir unser Geschäfts- Mit der Wahl einer Remote Working Strategie ent- möchte eher tageweise ins Homeoffice, wer in orientieren und zu mehr Eigenverantwortung moti-
modell überdenken? scheiden Unternehmen, wie sie Güterabwägungen kleineren Büros arbeitet sucht eher Flexibilität. vieren. Weiter sollten die Regeln die vielen offenen
gewichten und Zielkonflikte lösen. Wir unterschie- Fragen zu den Langzeitfolgen flexibler Arbeitsfor-
Das Kapitel Organisation und Kommunikation bie- den zwischen fünf Profilen: Schliesslich zeigt die Befragung, dass die grosse men thematisieren und den Rahmen für zukünftige
tet eine Hilfestellung zu vier Themen: Mehrheit der Befragten mit der Umsetzung flexibler Anpassungen abstecken.
• Orientierungspunkte: Was wissen wir aus der «Unwillige» sehen ihre Mitarbeitenden am liebsten Arbeitsmodelle während des (ersten) Lockdowns
Forschung und unserer Befragung im Büro oder beim Kunden und tolerieren Remote eher oder sehr zufrieden war. Trotzdem haben vor Firmen, die viel informell regeln, sollten klare
• Arbeitsformen: Wie können wir die Regeln für die Working nur in Ausnahmefällen. allem Führungskräfte und Entscheidungsträger Grundsätze formulieren, die Mitarbeitende einfach
Zusammenarbeit neu schreiben Bedenken zu Organisationsthemen wie z.B. der anwenden können. Firmen mit umfangreichen
• Firmenkultur: Wie schützen wir, was eine Firma «Flexible» ermöglichen ihren Mitarbeitenden Zeit Kommunikation im Team, insbesondere in kleinen Mitarbeiterhandbüchern sollten auf allgemein for-
ausmacht und zusammenhält im Homeoffice, verstehen das Büro aber weiterhin bis mittelgrossen Unternehmen bzw. an Standorten mulierte Grundsätze verweisen, die aufzeigen, wie
• Leadership: Wie schaffen wir Perspektiven, mit als Herz der Firma. mit weniger als 10 Mitarbeitenden. Remote Working-Regeln zusammenspielen. In der
Blick auf Onboarding, Karriereplanung und Regel lohnt es sich, Mitarbeitende bei der Formulie-
Change Management rung der Grundsätze zu konsultieren.
8 9
Weil unklar ist, wie gut sich flexible Arbeitsformen alles so läuft, wie geplant. Checkliste
im «normalen» Alltag nach der Pandemie bewäh- • Transparent informieren, wie die Einhaltung der □ Anspruch definiert: Mitarbeitende wissen, wer Wieviel Firmen in ihr Sozialkapital investieren sollen,
ren, sollten Remote Working-Regeln auch dem Er- Anforderungen und Auflagen geprüft wird und wann im Büro sein muss und in welchem Rah- hängt davon ab, wie wichtig der Zusammenhalt für
wartungsmanagement dienen. Damit Mitarbeitende welche Verhaltensmuster sanktioniert werden. men Flexibilität möglich ist. ihr Geschäftsmodell ist.
antizipieren können, weshalb Flexibilität ausgebaut □ Anforderungen definiert: Mitarbeitende wissen,
oder eingeschränkt wird, sollte sie an messbare Vorgesetzte und Mitarbeitende was von ihnen erwartet wird, wenn sie nicht im Bei Unternehmen, die erfolgreich sind, weil jeder
Erfolgskriterien wie Kundenzufriedenheit und Unter- Flexible Arbeitsmodelle können zur Belastung wer- Büro arbeiten. weiss, was er zu tun hat und bei denen die infor-
nehmenserfolg geknüpft werden. den. Damit Flexibilität für Vorgesetzte und Mitarbei- □ Unterstützungsleistungen definiert: Mitarbeitende melle Zusammenarbeit eine untergeordnete Rolle
tende funktioniert, gilt es einfache Grundsätze zu wissen, was die Firma leistet und worum sie sich spielt, reichen Gelegenheiten für den sozialen Aus-
Kommunikation beachten: selbst kümmern müssen. tausch sowie Büroräumlichkeiten, die auf effizientes
Regeln werden internalisiert, wenn sie richtig kom- • Flexibilität braucht gegenseitiges Verständnis: □ Unternehmensnutzen definiert: Mitarbeitende Arbeiten ausgerichtet sind.
muniziert und in passende Anreizstrukturen integ- Vorgesetzte akzeptieren, dass sich Mitarbeiten- wissen, wie der Nutzen von Flexibilität gemessen
riert werden: de zu Hause schlechter von der Arbeit abgren- wird. Unternehmen, deren Erfolg darauf beruht, dass
• Regeln so formulieren, dass Homeoffice und zen können, Mitarbeitende akzeptieren, dass sich die Mitarbeitenden kennen, vertrauen und
mobiles Arbeiten nicht als Privilegien, sondern Vorgesetzte auch Kontrollaufgaben haben. gegenseitig informieren und unterstützen, müssen
als Funktion von Geschäftsabläufen definiert • Flexibilität braucht Augenmass: Arbeitnehmer Sozialkapital bewahren: Zusammen- Flexibilität einschränken, Mitarbeitende mit unter-
werden. sollten die Flexibilität nicht überstrapazieren, halt fördern und Vertrauen schaffen schiedlichen Präsenz-Routinen vernetzen, Gele-
• Performance-Metriken darauf ausrichten, dass Vorgesetzte den Kontrollverlust nicht überkom- genheiten für den informellen Austausch schaffen
sie den Einfluss von Homeoffice und mobilem pensieren. Herausforderungen und ihre Büros so gestalten, dass sie die Zusam-
Arbeiten auf die Kundenzufriedenheit und die • Flexibilität erfordert Prinzipien: Remote Wor- Flexible Arbeitsmodelle leben vom Sozialkapital menarbeit und Zusammenhalt fördern
Produktivität messen. king-Abmachungen beruhen nicht auf individu- einer Firma: dem gegenseitigen Vertrauen, dem
• Verständlich aufzeigen, wie sich Büroarbeit, ellen Aushandlungen, sondern auf allgemeinen informellen Informations- und Wissensaustausch Kommunikation
Homeoffice und mobiles Arbeiten ergänzen und Grundsätzen. und dem Gemeinschaftssinn. Damit sich dieses Um Sozialkapital zu erneuern, müssen Firmen
wie die Zusammenarbeit funktioniert, wenn nicht Sozialkapital erneuern kann, muss die Organisati- Insider/Outsider-Dynamiken minimieren. Führungs-
onsentwicklung den Zusammenhalt fördern: kräfte müssen klar signalisieren, welche Aufgaben
• Welche Arbeiten und Aktivitäten sollen gemein- die gemeinsame Anwesenheit erfordern, was
Zitate aus der Praxis: sam im Büro erledigt werden, was geht auch virtuell gelöst werden kann und wo ihnen der nie-
allein aus der Distanz? derschwellige und informelle Austausch besonders
«Wir haben Homeoffice vor zehn Jahren ein- kamen praktische Inputs dazu. Anschliessend • Was müssen Büros leisten, damit Mitarbeitende wichtig ist.
geführt, und zwar in allen Bereichen, in denen gingen sie in der Abteilung in Zirkulation.» gut und gerne zusammenarbeiten, wenn sie vor • Festlegen, welche Kommunikationskanäle in
es möglich ist. Das Einzige, was wir geregelt Ort sind? welchen Situationen angemessen sind und
haben, ist die Erreichbarkeit der Mitarbeiten- «Wir haben diverse Weisungen fürs Homeof- • Wie sollen sich Mitarbeitende mit unterschiedli- wann es einen informellen Rahmen braucht.
den. Sie müssen innerhalb einer bestimmten fice entwickelt: Kilometerentschädigungen chen Arbeitsmodellen und Pensen abseits des • Bei sensiblen Themen hybride Konstellationen
Zeit auf Anfragen reagieren». werden vom Hauptsitz aus berechnet, das Büros miteinander vernetzen? vermeiden, bei denen einzelne Teilnehmende
Zeiterfassungssystem wird tagaktuell geführt, • Wie können Insider/Outsider-Dynamiken mini- virtuell zugeschaltet werden und wenig von dem
«Wir haben Homeoffice kurz vor Corona private Termine und Absenzen während der miert werden, wie lässt sich verhindern, dass mitbekommen, was im Raum passiert.
eingeführt. Wir wollten, dass Mitarbeitende normalen Bürozeiten werden im Outlook ein- Abstand zur Entfremdung führt? • Online-Kommunikationsmöglichkeiten bewusst
Arbeiten, die im Grossraumbüro mühsam getragen. Das Prinzip ist immer das gleiche: und eher sparsam einsetzen und damit die
sind, im Homeoffice erledigen können. Dazu was im Büro gilt, gilt auch im Homeoffice.» Umsetzung «Angst, etwas zu verpassen» und unnötige
haben wir Guidelines entwickelt, die festhal- Sozialkapital erneuert sich nicht von selbst. Je we- online-Meetings reduzieren.
ten, welche Arbeiten sich fürs Homeoffice «Wir haben von Anfang an klar kommuniziert, niger informelle Kontakte zwischen Mitarbeitenden
eignen und welche nicht.» dass das Homeoffice nicht auf Kosten der bestehen, desto höher werden die Hürden, unge- Vorgesetzte und Mitarbeitende
Kunden gehen darf. Deshalb analysieren wir fragt Informationen und Wissen zu teilen. Wenn der Räumliche Distanz kann zu sozialem Abstand und
«Wir haben unsere Homeoffice-Regeln in den bei der Erhebung der Kundenzufriedenheit, spontane Austausch wegfällt, können sich Insider/ Entfremdung führen. Damit Vorgesetzte den Bezug
Teams auf Basis eines Entwurfs diskutiert. So ob wir unsere Homeoffice-Regeln anpassen Outsider-Dynamiken verschärfen. «Intransparente» zu ihren Mitarbeitern behalten und der Austausch
müssen.» Entschiede werden hinterfragt, gemeinsame Ziele innerhalb und zwischen Teams funktioniert, gilt es
rücken in den Hintergrund. einfache Grundsätze zu beachten:
10 11
• Vertrauen erfordert Kommunikation: Vorgesetzte Perspektiven schaffen: Wissen ver- und orientieren können. Wissen und Talente dürfen
und Mitarbeitende definieren möglichst verbind- mitteln, Karrieren ermöglichen nicht im Homeoffice verschwinden. Ziele müssen
liche Präsenz-, Online und Offline-Zeiten. klar definiert und Leistungen transparent erfasst
• Vertrauen erfordert gemeinsame Nenner: Vorge- Herausforderungen und angemessen honoriert werden. Akzeptierte
setzte und Mitarbeitende formulieren klar, was Flexibilität schafft viele Freiheiten. Sie erschwert Routinen dürfen nicht zum Karrierekiller werden.
sie voneinander erwarten. aber auch die Karriereplanung und kann zu Un-
• Vertrauen erfordert Transparenz: Vorgesetzte gleichheit und Verunsicherung führen. Damit Für das Onboarding und die Talentförderung bieten
und Mitarbeitende sorgen dafür, dass Informati- Flexibilität für alle Mitarbeitenden funktioniert, gilt es sich gemeinsame Fix-Tage und Mentoring-Systeme
onen fliessen und Entscheidungen nachvollzieh- Perspektiven zu schaffen: an. Letztere müssen sicherstellen, dass Wissen-
bar sind. • Wie können Recruiting und Onboarding ge- stransfers und Karrierechancen nicht von der «Göt-
staltet werden, damit neue Mitarbeitende von ti-Lotterie» abhängen. Weiter ist darauf zu achten,
Checkliste der Erfahrung ihrer Kolleginnen und Kollegen dass Homeoffice-Optionen nicht primär von Mit-
□ Grenzen der Flexibilität definiert: Entscheidungs- profitieren? arbeitenden mit Haushalts- und Betreuungsaufga-
träger haben festgelegt, was gemeinsam im • Wie können Talente auch auf Distanz erkannt ben in Anspruch genommen werden. Schliesslich
Büro erledigt wird. und gefördert werden? sollten Mitarbeitenden, die lieber im Büro arbeiten,
□ Anspruch an Büros definiert: Entscheidungsträ- • Wie kann Chancengleichheit langfristig sicher- keine besonderen Vorteile gewährt werden.
ger haben das Bürokonzept und auf das Remo- gestellt werden?
te Working-Modell abgestimmt. • Wie kann Flexibilität mit Job-Sicherheit ver- Damit Flexibilität langfristig funktioniert, muss das
□ Austauschgefässe definiert: Entscheidungsträ- knüpft werden? «Aus den Augen, aus dem Sinn»-Prinzip ausgehe-
ger haben Formate definiert, die den informellen belt werden: Jobperspektiven und Jobsicherheit
Austausch in der Firma sicherstellt. Umsetzung dürfen nicht davon abhängig sein, wie viel oder wie
Flexible Arbeitsmodelle stellen hohe Anforderungen wenig Zeit Mitarbeitende in der Gegenwart ihrer
an die Personalentwicklung: neue Mitarbeitende Vorgesetzten bzw. im Büro verbringen. Dazu gehört
Zitate aus der Praxis: brauchen ein Umfeld, in dem sie sich einarbeiten auch, dass Firmen offen darüber sprechen, wie
«Ein bis zwei Tage Homeoffice pro Woche ist kein «Mit dem Homeoffice braucht es mehr Fixpunkte
Problem. Mehr würde die Unternehmenskultur in der Agenda, z.B. gemeinsame virtuelle Kaffee- Zitate aus der Praxis:
und unser Geschäftsmodell kaputt machen.» pausen, häufigere GL- und Team-Sitzungen und
Mitarbeiter-Gespräche. Man muss alles organisie- «Der Wissenstransfer auf Distanz braucht mehr «Bei uns wollten vor allem junge Mütter im Ho-
«Die informelle Kommunikation funktioniert mit ren, Führungskräfte verbringen viel mehr Zeit mit Zeit und mehr Aufmerksamkeit. Mitarbeiten- meoffice bleiben. Damit sie den Anschluss nicht
dem Homeoffice viel schlechter. Wenn 20 Leu- dem Koordinieren.» de müssen explizit angewiesen werden, neue verlieren, haben wir einen Jour Fix eingeführt,
te täglich Marktkontakte haben, bringen sie die Kolleginnen und Kollegen einzuarbeiten oder ihr an dem das ganze Team im Büro sein muss.
Informationen ins Büro. Man redet an der Kaffee- «Wir machen in unserem Team jeden Morgen Wissen zu teilen.» Wir haben in Mitarbeitergesprächen auch darauf
maschine darüber. Man hört mit, ob man will oder einen 10-minütigen Kickoff-Call, und zwar in Bü- hingewiesen, dass Karrieren aus dem Homeoffice
nicht. Im Homeoffice funktioniert diese Wissens- robekleidung. Dabei besprechen wir, was gerade «Aus der Distanz ist es schwierig einzuschätzen, schwierig sind.»
vermittlung nicht mehr.» läuft und wo wir anstehen. Daneben gibt es einen wo es Probleme gibt. Wichtig ist, den Kontakt zu
wöchentlichen Jour Fix mit jedem Mitarbeiter». behalten und sich auf den Output zu konzent- «Im Unternehmen gab es grosse Unterschie-
rieren: wo will man hin, wo steht man? So merkt de, wer ins Homeoffice wollte, viele haben sich
man, wenn jemand ansteht.» geweigert. Nach dem ersten Lockdown haben
die meisten ihre Meinung geändert. Sie haben die
«Einige unserer erfahrensten Mitarbeitenden wür- Vorteile erkannt.»
den am liebsten nur noch im Homeoffice arbeiten.
Das akzeptieren wir nicht, weil Jungen und Ambi- «Nachdem wir gesehen haben, wie gut die Zu-
tionierten damit eine wichtige Ressource entgeht.» sammenarbeit auf Distanz funktioniert, haben wir
beschlossen, einen Fachspezialisten im Ausland
anzustellen. Das hat für Unruhe gesorgt.»
12 13
man Probleme löst und Unterstützung erhält. leisten können, zu Hause zu arbeiten, sollten
genügend Zeit im Büro verbringen.
Kommunikation • Flexibilität darf nicht zum Nachteil werden:
Um Perspektiven zu schaffen, müssen Unter- Mitarbeitende mit Haushalts- und Betreu-
nehmen klar und verbindlich kommunizieren, wie ungsaufgaben sollten genügend Zeit im Büro
Karrieren mit mehr Distanz funktionieren, und dass verbringen.
Homeoffice nicht der erste Schritt zum Outsourcing • Leistung muss möglichst objektiv messbar sein:
oder Offshoring ist: Um die Mitarbeiterentwicklung aus Distanz zu
• Den Erfahrungsaustausch zwischen Mitarbei- beurteilen, müssen Leistungen auf klar definierte
tenden fördern und Anreize für den Wissen- Ziele ausgerichtet werden.
stransfer schaffen. • Flexibilität ist kein Selbstläufer: Damit Firmen
• Aufzeigen, wie Karrieren mit flexiblen Arbeitsmo- und Mitarbeitende auch mit mehr Distanz Erfolg
dellen möglich sind und wie wichtig Eigeninitia- haben, braucht es Goodwill und Effort von allen
tive ist. Seiten.
• Bedeutung von Outsourcing und
Offshoring-Optionen in flexiblen Arbeitsmodellen Checkliste
thematisieren. □ Onboarding-Prozesse definiert: Führungsper-
sonen stellen sicher, dass neue Mitarbeitende
Vorgesetzte und Mitarbeitende eingearbeitet werden.
Informationsasymmetrien können zu Frustration □ Leistungsanforderungen definiert: Führungsper-
führen. Um Spannungen zwischen vermeintlichen sonen stellen sicher, dass Mitarbeitende klare
Insidern und Outsidern zu reduzieren, sollten Ziele haben und an der Zielerreichung gemessen
Vorgesetzte und Angestellte einfache Grundsätze werden.
beachten: □ Karrierepfade definiert: Führungspersonen sor-
• Wissen und Erfahrung gehören in die Firma: gen dafür, dass Talente mit flexiblen Arbeitsmo-
Mitarbeitende mit viel Erfahrung, die es sich dellen weiterkommen.
14 15
1.2 Rechtliche Aspekte Homeoffice als Recht des Arbeitnehmers? angeordnete Erfüllung der Arbeitsverpflichtung von Homeoffice ≠ absolute Flexibilität
Der Arbeitnehmer hat grundsätzlich keinen An- zu Hause aus dem Arbeitnehmer keine Auslage- Der Arbeitgeber muss die Einhaltung der Arbeits-
Giuseppe Mongiovì ist Rechtanwalt und spruch, im Homeoffice zu arbeiten (vorbehalten nentschädigungen geschuldet sein soll (ob diese zeiten sowie des Verbots der Nacht- und Sonn-
Notar im Kanton Glarus mit Büros in Zü- bleiben anderslautende arbeitsvertragliche Abma- Regelung einer gerichtlichen Beurteilung standhält, tagsarbeit gemäss Arbeitsgesetz sicherstellen (Art.
rich und Glarus. Er ist seit zehn Jahren als chungen). Umgekehrt kann der Arbeitgeber vom ist fraglich; dieser Aspekt wird zurzeit kontrovers 10 Abs. 1 Arbeitsgesetz: Die Arbeit von 6 Uhr bis
Partner bei Erne Meier Mongiovì tätig und Arbeitnehmer nicht grundlos verlangen, dass dieser diskutiert). 20 Uhr gilt als Tagesarbeit, die Arbeit von 20 Uhr
befasst sich vorwiegend mit Vertrags- und im Homeoffice arbeiten und dafür seine Arbeitsmit- bis 23 Uhr ist Abendarbeit. Tages- und Abendarbeit
Gesellschaftsrecht. Giuseppe Mongiovì ist tel und Räumlichkeiten verwenden muss. Proaktive Arbeitgeber, deren Arbeitnehmer oft im sind bewilligungsfrei. Nachtarbeit ist von 23 Uhr
beratend und prozessierend tätig. Eine Ausnahme von dieser Regel können die Ver- Homeoffice arbeiten, regeln idealerweise allfällige bis 6 Uhr grundsätzlich nur mit einer Bewilligung
ordnungen im Zusammenhang mit den Massnah- Entschädigung für berufsnotwendigen Auslagen zulässig).
men zur Bekämpfung des Coronavirus darstellen für die Tätigkeit im Homeoffice in einem Reglement
(z.B. bei besonders gefährdeten Personen). oder im Arbeitsvertrag. Der Arbeitnehmer ist auch im Homeoffice zur Er-
fassung der Arbeitszeit verpflichtet, sofern sie von
Will ein Arbeitgeber bestimmen, unter welchen Schafft der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer dieser Pflicht nicht von Gesetzes wegen befreit ist.
Bedingungen Homeoffice erlaubt ist und welche Arbeitsgeräte für die Tätigkeit im Homeoffice an Der Arbeitgeber soll die Einhaltung der Arbeitszeu-
Regeln im Homeoffice speziell einzuhalten sind, (und bezahlt diese auch), bleiben die Arbeitsgeräte gen und das Verbot der Nacht- und Sonntagsarbeit
kann er dies im Arbeitsvertrag regeln oder dafür ein Eigentum des Arbeitgebers und müssen diesem proaktiv beobachten und rapportieren sowie in
schriftliches Reglement oder eine Weisung erlas- spätestens bei Beendigung des Arbeitsvertrages begründeten Fällen (z.B. ein Arbeitnehmer schreibt
sen. zurückgegeben werden. regelmässig zwischen 23 und 6 Uhr geschäftliche
Giuseppe Mongiovì E-Mail-Nachrichten usw.) intervenieren und den
Aufgrund der aktuell gültigen Covid-19-Verordnung Beachtung des Gesundheitsschutzes auch im Arbeitnehmer abmahnen und ihn an die Einhaltung
3 sind Arbeitgeber gut beraten, pro Arbeitnehmer Homeoffice der entsprechenden gesetzlichen Bestimmungen
Anwendbarkeit des Obligationenrechts und der schriftlich festzuhalten, dass er dem Arbeitnehmer Der Arbeitgeber muss mit Hilfe des Arbeitnehmers erinnern. Nötigenfalls muss der Arbeitgeber den
arbeitsgesetzlichen Bestimmungen Homeoffice-Arbeit angeboten hat bzw. aus wel- sicherstellen, dass die Arbeitsplatzanforderungen technischen Zugriff auf die Arbeitssysteme für
Arbeitnehmer, die im Homeoffice tätig werden, chen konkreten Gründen keine Homeoffice-Arbeit erfüllt sind, insbesondere: gewisse Zeiten sperren oder den Arbeitnehmer
verlagern ihren Arbeitsplatz regelmässig von den möglich ist. • genügend Tageslicht anweisen, die Tätigkeit im Homeoffice zu beenden.
Räumlichkeiten des Arbeitgebers an einen anderen • Mindestgrundfläche
Ort. Weder das Obligationenrecht noch das Ar- Die (überbewertete) Frage nach der Auslage- • Abgrenzungsmöglichkeiten Der Arbeitgeber darf zudem den Arbeitnehmer
beitsgesetz erwähnen die Arbeitsform des Homeof- nentschädigung für Homeoffice-Arbeit • ergonomisch und hygienisch gute Arbeitsbe- anweisen, an den üblichen Bürozeiten zu arbeiten,
fice ausdrücklich. Deshalb werden die geltenden Diese Frage wird kontrovers diskutiert. Im Grund- dingungen um für Kunden erreichbar zu sein.
Bestimmungen dieser beiden Gesetze in Analogie satz gilt: Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf eine • Vermeidung von übermässig starker oder allzu
für die Homeoffice-Arbeit beigezogen. Höchstrich- Homeoffice-Entschädigung für die berufsnotwendi- einseitiger Beanspruchung Hinsichtlich der Überstunden gilt auch bei Homeof-
terlich Rechtsprechung zum Thema ist noch wenig gen Auslagen (dazu können beispielsweise Arbeits- • Möglichkeit, die Arbeit geeignet zu organisieren fice Arbeit der Grundsatz, dass nur angeordnete
ergangen. Im Homeoffice gelten dieselben rechtli- platzeinrichtungs-, Miet-, Strom- oder Internetkos- Überstunden zu entschädigen sind. Da die Kont-
chen Grundlagen aus dem Obligationenrecht und ten zählen), sofern ihm die Arbeitgeberin keinen Können diese Arbeitsplatzanforderungen im Einzel- rolle bei Homeoffice naturgemäss schwieriger ist
dem Arbeitsgesetz genauso wie am Arbeitsplatz. Arbeitsplatz zur Verfügung stellt und er deshalb fall nicht eingehalten werden, darf der Arbeitnehmer als am Arbeitsplatz beim Arbeitgeber, sollte dem
im Homeoffice tätig sein muss. Ist die Tätigkeit im nicht im Homeoffice arbeiten. Thema Überstunden eine besondere Beachtung
Wo ist Homeoffice? Homeoffice für den Arbeitnehmer freiwillig und stellt geschenkt werden. Es lohnt sich, dieses Thema
Setzen Sie sich mit der Frage auseinander, ob Ho- der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer in den eigenen Klären Sie die Einhaltung des Gesundheitsschutzes proaktiv anzusprechen und nach Möglichkeiten
meoffice Arbeit von Zuhause bedeutet oder damit Räumlichkeiten einen Arbeitsplatz zur Verfügung, mit dem jeweiligen Arbeitnehmer vorgängig ab und Überstunden zu vermeiden oder aber Überstunden
allgemein mobile Arbeit gemeint ist (z.B. in einem ist grundsätzlich keine Homeoffice-Entschädigung lassen Sie sich vom Arbeitnehmer idealerweise ausdrücklich anzuordnen und zu rapportieren.
Café, im Ferienhaus, im Hotel, im Ausland usw.). geschuldet. unterschriftlich bestätigen, dass im Homeoffice die
Will der Arbeitgeber (z.B. aus Diskretions- und Re- Anforderungen an den Gesundheitsschutz einge- Datenschutz gilt auch (und insbesondere) im
gulierungsgründen) verbieten, dass der Arbeitneh- Eine Ausnahme von dieser Regel bildet die aktuelle halten sind und er allfällige Veränderungen von sich Homeoffice
mer ausserhalb seines Zuhauses arbeitet, hält er Verordnung im Zusammenhang mit den Massnah- aus dem Arbeitgeber meldet. Arbeitnehmer muss Datenschutzbestimmungen
dies idealerweise in einer schriftlichen Weisung fest. men zur Bekämpfung des Coronavirus, wonach für auch bei der Tätigkeit im Homeoffice einhalten, so-
die gestützt auf diese Verordnung des Bundesrates dass insbesondere Berufs- und Geschäftsgeheim-
16 17
nisse geschützt bleiben. Vertrauliche Informationen Arbeitgeber sollte die Folgen des Homeoffice in je- 2.1 Rechtliche Aspekte • Gleiche Sorgfaltsflicht bei sensiblen Daten,
und Unterlagen sind vom Arbeitnehmer auch im dem Fall mit ihren Versicherern oder Fachpersonen Sicherheit und Diskretion
Homeoffice so zu schützen, dass Dritte – dazu ge- die Versicherungssituation prüfen und nötigenfalls Loressimi, comnimus, sunde voloria dolo- • Weisung, wo Mitarbeiter arbeiten dürfen und wo
hören auch Familienangehörige und Lebenspartner zusätzliche Versicherungsdeckungen sicherstellen. remodita nihitiis adigendis ersperum fugiae nicht (z.B. auch im Ausland)
– keinen Einblick und keinen Zugriff erhalten. Da im nature si simus et vendenecum nonsequi • Homeoffice heisst in Italien „Smart Office“
Homeoffice oft Drittpersonen anwesend sind, muss odictate moluptust optat occum inustio volo • Erreichbarkeit für Kunden wären den Bürozeiten
vom Arbeitnehmer eine erhöhte Vorsicht verlangt erunt quasi ad eos sin re denda aut ma vo- • Entschädigungspflicht bei freiwillig oder ange-
werden (Sperren des Arbeitsgeräts, wenn man den lum volorep ernatur? ordnetem Homeoffice
Arbeitsplatz auch für kurze Zeit verlässt; Weg- • Verbot von Nacht- und Sonntagsarbeit
sperren von Geschäftsunterlagen; Entsorgung von • Angeordnete Arbeit ausserhalb der normalen
Geschäftsunterlagen im Büro). Zeit = Überzeit?
Erhöhte Anforderungen an den Datenschutz und • Fürsorgepflicht Arbeitgeber: Einhalten der Ar-
die Diskretion gelten auch dann, wenn der Arbeit- beitszeiten durch Einschränkungen des Zugrif-
nehmer nicht nur Zuhause, sondern an anderen fes auf das System)
(z.B. öffentlichen) Orten arbeiten darf. • Infrastruktur Homeoffice bei Mitarbeitern festhal-
ten (Liste der Voraussetzungen gegenzeichnen
Der Arbeitgeber ist verantwortlich für die techni- lassen oder einen Aktennotiz im Personaldos-
schen und organisatorischen Schutzmassnahmen sier aufgrund eines Mitarbeitergespräches).
zur Einhaltung des Datenschutzes und der Daten- • Gelten Betriebsversicherungen nur am Sitz des
sicherheit. Es ist auch empfehlenswert, eine interne Unternehmens? Faktencheck durch Versiche-
Weisung betreffend Datenschutz und Datensicher- rungsbroker.
heit bei der Tätigkeit im Homeoffice zu erlassen. Arbeitnehmer, die im Homeoffice tätig werden, • Überwachung Homeoffice durch Kontrolle
Nötigenfalls und je nach Geschäftsart ist es ange- verlagern ihren Arbeitsplatz regelmässig von den Browser? Datenschutz?
zeigt, die Nutzung von privaten Arbeitsgeräten für Räumlichkeiten des Arbeitgebers an einen an- • Beachtung des Gesundheitschutzes
geschäftliche Zwecke zu verbieten (dann muss der deren Ort. Weder das Obligationenrecht noch
Arbeitgeber das Arbeitsgerät zur Verfügung stellen). das Arbeitsgesetz erwähnen die Arbeitsform von
Homeoffice explizit. Deshalb werden die geltenden
Denken Sie auch den Versicherungsschutz Bestimmungen dieser beiden Gesetze in Analogie
Arbeitnehmer mit einem Anstellungsverhältnis von für die Homeoffice-Arbeit beigezogen. Höchstrich-
mehr als acht Stunden pro Woche sind regelmäs- terlich Rechtssprechung zum Thema ist noch
sig beim Arbeitgeber gegen Berufs- sowie Nicht- wenig ergangen. Im Homeoffice gelten dieselben
berufsunfälle versichert, weshalb eine zusätzliche rechtlichen Grundlagen aus dem Obligationen-
Versicherungsdeckung nicht nötig ist. und Arbeitsrecht genauso wie am Arbeitplatz. Will
Erbringt der Arbeitnehmer (mit Zustimmung des der Arbeitgeber verbieten, dass der Arbeitnehmer
Arbeitgebers) seine Arbeitspflicht im Ausland, kann neben dem Arbeitsplatz zuhause an anderen Orten
bei einigen Versicherungen eine zusätzliche De- (z.B. Café, Ferienhaus, Hotel usw.) arbeitet, sollte
ckung nötig werden. er das ausdrücklich festhalten (Vorgabe mittels
Weisung).
Sind gewisse betriebliche Risiken nur am Ar-
beitsplatz versichert (z.B. Betriebshaftpflicht,
Cybercrime), muss möglicherweise die Versiche-
rungsdeckung auch auf den Eintritt der Risiken im
Homeoffice (durch die Tätigkeit der Arbeitnehmer)
erweitert werden.
18 191.3 Datenzugriff • Ungewöhnliche Formatierung Remote Desktop Software tenbearbeitung, Tabellenbearbeitung, Präsenta-
• Aufforderung zur Bestätigung von persönlichen Remote-Desktop bezeichnet den Fernzugriff auf tionen, E-Mails, uvm. sowie die dafür benötigen
Erich Linus Birchler ist Gründer und CEO der Daten den Desktop eines Computers. Dabei werden Administrative Funktionen sind vorhanden. Wir als
BMT Business meets Technology Consul- • Links auf Websites: In vielen Fällen verweisen Anwendungsprogramme auf einem Computer (Ser- IT-Firma verwenden Google-Workspace seit über 6
ting AG. Er führt das Geschäft seit über verdächtige E-Mails auf Websites. Die Links zu ver) ausgeführt und auf einem anderen Computer Jahren und sind höchst zufrieden damit.
sechs Jahren und ist im Unternehmen zu- diesen Websites sehen oft dem Original-Link (Client) dargestellt und bedient. Im Gegensatz zum
ständig für den Bereich Business Develop- zum Verwechseln ähnlich. Auch hier gilt als Bei- Screen-Sharing muss sich kein Benutzer am Server Wir haben uns für die “radikale” Art entschieden,
ment. spiel wieder amzon.com statt amazon.com lokal anmelden. Eine Remote-Desktop-Sitzung läuft alle Anwendungen inkl. Office nur aus der Cloud
• Anhänge: Phishing-Mails enthalten häufig unabhängig von einer anderen eventuell laufenden resp. als Cloud-Dienste zu nutzen. Das heisst
Anhänge. Der Anhang hat meistens keinen Sitzung (Quelle: Wikipedia). konkret: wir benötigen keine Netzwerkinfrastruktur
ordentlich Namen, sondern eine unspezifische (ausser WiFi), wir benötigen keine eigene Server-
Zeichenfolge und kann aussehen wie ein Bild Alternativ dazu gibt es Cloud-Dienste für die Doku- infrastruktur, alle Unternehmensdaten sind in der
oder eine PDF-Datei. Sie sollten also auf keinen mentenablage: Cloud. Wir wählen die Anwendungen auch genau
Fall den Anhang einer Phishing-Mail öffnen oder nach diesem Kriterium aus. Lokale Installationen
herunterladen. Microsoft OneDrive beschränken sich auf Werkzeuge, die nicht unter-
Microsoft OneDrive, ehemals Microsoft SkyDrive, nehmenskritisch sind oder die nur einzelne Perso-
(Quelle: https://www.heise.de/tipps-tricks/Phis- ist ein Filehosting-Dienst von Microsoft. Der Dienst nen benötigen.
hing-Mails-erkennen-und-richtig-handeln-3974927. startete 2007 in den Vereinigten Staaten unter
html) dem Namen Windows Live Folders. Seit dem 19. Unser Mitarbeiter können von überall arbeiten,
Februar 2014 wird der Dienst unter dem Namen ohne Bindung zur einer lokalen Infrastruktur. Ein
Erich Linus Birchler Ob eine Email ausgespäht worden ist, kann über OneDrive betrieben (Quelle: Wikipedia). weiterer grosser Vorteil: keine Viren, keine Hacker-
ein Instrument des Hasso Plattner Institut nach- angriffe die unsere “Infrastruktur” angreifen rsp.
verfolgt werden. „Das Hasso Plattner Institut hat Google Drive schaden kann.
Cyberkriminalität den Identity Leak Checker entwickelt, mit wel- Google Drive ist ein Filehosting-Dienst des Unter-
Bevor wir zum Thema “Datenzugriff” kommen, chem man überprüfen kann, ob das Passwort nehmens Google. Er ermöglicht Benutzern das Cloud-Dienste
gehen wir einen kurzen Umweg über die Cyber- eines E-Mail-Accounts ausgespäht wurde. Hierzu Speichern von Dokumenten in der Cloud, das Tei- Unter den Cloud-Diensten gibt es Gratis- und
kriminalität. muss der Anwender lediglich auf der Website len von Dateien und das gemeinsame Bearbeiten Bezahldienste. Der grosse Unterschied zwischen
seine E-Mail-Adresse eingeben. Sodann erfolgt von Dokumenten (Quelle: Wikipedia). den Angeboten sind die Sicherheit und der Daten-
Egal wie Angriffe beginnen resp. enden, in einigen ein Datenabgleich aus knapp 6 Milliarden Daten- schutz.
Fällen verschlüsseln Hacker die Unternehmens-Da- sätzen um zu kontrollieren, ob die E-Mail-Adresse Dropbox
ten und verlangen Lösegeld für die Herausgabe im Zusammenhang mit anderen personenbezoge- Dropbox ist ein 2007 eingeführter Filehos- Nehmen wir als Beispiel (das fast jeder kennt)
des Schlüssels. Eine Gefahrenquelle für Hacker An- nen Daten wie z.B. Telefonnummer, Adresse oder ting-Dienst des Unternehmens Dropbox Inc. mit Whatsapp: Whatsapp ist für den Nutzer “Gratis”,
griffe sind sogenannte Phishing Emails. “Unter dem Geburtsdatum im Internet offengelegt oder miss- Sitz in den USA (Quelle: Wikipedia). es wird dafür mit den persönlichen Daten “bezahlt”.
Begriff Phishing versteht man Versuche, sich über braucht wurde“ (Quelle und Webseite: https://sec. z.B. Telefonnummer, Adressbuch, hochgeladenen
gefälschte Webseiten, E-Mails oder Kurznachrich- hpi.de/ilc/search). Ob man diese Dienste als Haupt- oder zusätzli- Medien (Fotos, Videos) kann Whatsapp für eigene
ten als vertrauenswürdiger Kommunikationspartner cher Speichermedium verwendet, ist jedem selbst Zwecke (u.a. Marketing, KI.) verwenden.
in einer elektronischen Kommunikation auszuge- Dokumentenzugriff überlassen.
ben. Ziel des Betrugs ist es z. B. an persönliche Es gibt unzählige Möglichkeiten, nnerhalb des Cloud - Missverständnis zur Sicherheit
Daten eines Internet-Benutzers zu gelangen” Firmennetzwerks auf elektronische Dokumente Anwendungen aus der Cloud radikal Eines der grössten Missverständnisse herrscht
(Quelle: Wikipedia). izuzugreifen. Einige Beispiele sind: anwenden bezüglich der Sicherheit einer Public Cloud. Es wird
Verschiedene Anwendungen ermöglichen einen behauptet, dass eine Private Cloud automatisch
Woran erkennt man Phishing Emails? VPN Software einheitlichen Zugriff auf gemeinsam genutzte und sicherer sei als eine Public Cloud.
• Gefälschte Absender-Adresse, wie z.B.: Virtual Private Network bezeichnet eine Netzwerk- bearbeitete Daten für das ganze Unternehmen.
noreply@amzon.com anstelle von verbindung, die von Unbeteiligten nicht einsehbar Eine Private Cloud ist zwar nicht für die Allgemein-
noreply@amazon.com ist. Sie hat zwei unterschiedliche Bedeutungen: Auch hier gibt es mehrere Anbieter, zwei davon heit exponiert im Internet verfügbar, dennoch ist
• Verdächtiger Betreff Das konventionelle VPN bezeichnet ein virtuelles sind Microsoft Office 365 oder Google Workspace. sie mit dem Internet verbunden. Hacker können
• Unpersönliche Anrede privates Kommunikationsnetz (Quelle: Wikipedia). Alle gängigen Office Anwendungen wie Dokumen- auch eine Private Cloud finden und angreifen.
20 21Unternehmen haben bei einer Private Cloud zwar die komplette Datenhoheit, sind aber selbst für die Sicherheit ihrer Cloud-Umgebung verantwortlich. Die Überwachung der Private Cloud, das Einspie- len von Sicherheitspatches und das Abwehren von Angriffen ist mit hohem Aufwand verbunden und bedarf einiges an Fachwissen. Schützt ein Unter- nehmen die Private Cloud unzureichend oder fehlt das benötigte Security-Know-how, ist sie anfällig für Angriffe. Beim Datenschutz bietet die Public Cloud ein ho- hes Sicherheitsniveau. Zahlreiche Public-Cloud-An- bieter räumen ihren Kunden die Möglichkeit ein, den Cloud-Standort für die Leistungserbringung selbst zu wählen. Darüber hinaus existiert die Mög- lichkeit einer umfassenden Verschlüsselung der Daten. Strenge Vorgaben zum Datenschutz und zur Compliance lassen sich realisieren. Eine grosse Rolle spielen hier auch Zertifizierungen, die bei der Public Cloud standardmässig sind, bei der Private Cloud sich hingegen nur auf das Data Center und nicht auf die vom Kunden mitgebrachte Infrastruk- tur beziehen (Quelle: https://www.nine.ch/de/blog/ was-ist-die-public-cloud-und-was-sind-typische- use-cases). Zusammengefasst • Es gibt mehrere sichere Varianten, auf Unter- nehmens-Dokumente zuzugreifen. • Die Gefahr von Hackerangriffen ist allgegenwär- tig. • Seien Sie vorsichtig mit Phishing Emails. • Seien Sie vorsichtig bei Gratis Versionen von Software und Cloud-Dienste. • Professionelle, Bezahl-Cloud-Dienste bieten hohe Sicherheit und gewährleisten den Daten- schutz. 22 23
2 Freiwilliges Schutzkonzept Büro-
betrieb Immobilienwirtschaft 8 (Aus-
nahmen von der Homeoffice-Pflicht)
• Durchsetzung der Maskenpflicht in Innenräumen, einschliesslich Fahrzeugen, in denen sich mehr
als 1 Person aufhält. Die Ausnahmen sind in der Verordnung geregelt (siehe
«2. Allgemeine Schutzmassnahmen»).
• Massnahmen gemäss dem STOP-Prinzip (Substitution, technische Massnahmen,
organisatorische Massnahmen, persönliche Schutzausrüstung), namentlich die physische
Trennung, getrennte Teams oder das Tragen von Gesichtsmasken in Aussenbereichen (siehe
SVIT Schweiz «2. Allgemeine Schutzmassnahmen»).
• Wo dies aufgrund der Art der Aktivität möglich und mit verhältnismässigem Aufwand umsetzbar
Freiwilliges Schutzkonzept Bürobetrieb Immobilienwirtschaft ist, sorgen die Arbeitgeber dafür, dass die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ihre
Arbeitsverpflichtungen von zu Hause aus erfüllen. Sie treffen zu diesem Zweck die geeigneten
(Mustervorlage) organisatorischen und technischen Massnahmen (Homeoffice-Pflicht) (siehe
«3. Besondere Massnahmen im Bürobetrieb»).
• Massnahmen zum Schutz besonders gefährdeter Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (siehe
(siehe «3. Besondere Massnahmen im Bürobetrieb»).
Version: 2. Februar 2021
Unternehmen: XY
Standort: XY
2. ALLGEMEINE SCHUTZMASSNAHMEN
Anzahl Mitarbeitende: X Das Unternehmen hat die nachfolgenden Schutzmassnahmen getroffen:
Verantwortlich: XY Massnahme Schutzziel Überprüfung Verantwortlich
Unterschrift:
(Desinfektionsmittel am (Übertragung über die (Füllstand wird täglich (XY)
Kontaktinformationen: (Tel./Mail) Eingang bereitstellen) Hände vermeiden) überprüft)
EINLEITUNG
Das nachfolgende Schutzkonzept richtet sich an die Unternehmen der Immobilienwirtschaft
einschliesslich deren Mitarbeitenden. Es beschreibt, welche zwingenden Vorgaben gelten und welche
Beachtung findet insbesondere der Schutz besonders gefährdeter Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer.
Massnahmen ergriffen werden sollen, um einen ordnungsgemässen Bürobetrieb gemäss Verordnung Es gelten die Bestimmungen gemäss «Verordnung 3 über Massnahmen zur Bekämpfung des Coronavirus
über Massnahmen in der besonderen Lage zur Bekämpfung der Covid-19-Epidemie (Covid-19- (Covid-19) (Covid-19-Verordnung 3)», Art. 27a ff.
Verordnung besondere Lage) gewährleisten zu können. Unternehmen sind nicht verpflichtet, ein
Personen mit relevanten Vorerkrankungen gelten als besonders gefährdete Personen. Soweit der
Schutzkonzept zu erstellen, sofern sie nicht unter Art. 4 der Covid-19-Verordnung besondere Lage fallen
Arbeitnehmer / die Arbeitnehmerin den Arbeitgeber darüber informiert, sind entsprechende Massnahmen
(öffentlich zugängliche Betriebe). Das Schutzkonzept kann jedoch dabei helfen, unternehmensweit gemäss Covid-19-Verordnung 3 zu treffen, oder die Person ist von den Ausgaben zu entbinden. Dem
einheitliche Massnahmen zu ergreifen und Lücken in den Schutzmassnahmen zu erkennen. Persönlichkeitsschutz der betreffenden Person ist besondere Beachtung zu schenken (Geheimhaltung). Die
VORGEHEN Personen sind im Schutzkonzept nicht namentlich aufzuführen. Verantwortlich für die Schutzmassnahmen
ist der/die Personalverantwortliche.
Die Mustervorlage ist durch das Unternehmen auf die spezifischen Gegebenheiten anzupassen und mit
den getroffenen Massnahmen zu ergänzen.
ZIEL DIESER MASSNAHMEN Vorname Funktion Pensum Beschreibung der Schutzmassnahmen /
Das Ziel der Massnahmen ist es, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sowie Kunden vor einer Name in % Tätigkeit Befreiung
Ansteckung durch das Coronavirus zu schützen. Zudem gilt es, besonders gefährdete Personen
bestmöglich zu schützen. (XY) (Gebäudereinigung) (10%) (Reinigung der (in gegenseitiger Absprache
Treppenhäuser, wird XY Schutzmaterial zur
Umgebungspflege in Verfügung gestellt. Die
Liegenschaft Arbeit wird in vollem Umfang
Dorfstrasse 18) fortgesetzt)
1. GRUNDLAGE
Das «Merkblatt für Arbeitgeber / Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz – neues Coronavirus (Covid-19)» ist
integraler Bestandteil dieses Schutzkonzepts. Die dafür verantwortliche Person (siehe oben) bestätigt, vom
Inhalt des Merkblatts Kenntnis genommen und dieses sämtlichen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern
zur Verfügung gestellt zu haben.
Gemäss Art. 10 der Covid-19-Verordnung besondere Lage trifft der Arbeitgeber folgende Massnahmen zum
Schutz von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern:
• Planung und Umsetzung der Empfehlungen des BAG betreffend Hygiene und Abstand (siehe
«2. Allgemeine Schutzmassnahmen»).
1 2
24 253. BESONDERE MASSNAHMEN IM BÜROBETRIEB Datum Von
(Uhrzeit)
Bis (Uhrzeit) Teilnehmende Ort Schutzmassnahmen Begründung für
die Ausnahme
Nachfolgend sind die Massnahmen des Arbeitgebers für verschiedene typische Tätigkeiten in der
Immobilienwirtschaft umschrieben.
Ausnahmen von der Homeoffice-Pflicht
Der Arbeitgeber beschreibt nachfolgend, welche Personen und Tätigkeiten im betreffenden Betrieb von der
Homeoffice-Pflicht ausgenommen sind und begründet dies. Ausserdem werden die Schutzmassnahmen für
die betreffenden Personen und Tätigkeiten umschrieben. Baustellenbesichtigungen, Wohnungsbesichtigungen, Wohnungsübergaben und
Wohnungsabnahmen und Stockwerkeigentümerversammlungen
Aussentermine sind grundsätzlich unter Einhaltung der allgemeinen Schutzmassnahmen möglich. Die
Vorname Name Funktion Pensum in % Anwesenheit im Begründung der Schutzmassnahmen Aussentermine sind festzuhalten. Siehe im Weiteren Erklärvideo «Wohnungsübergabe» und
Betrieb (Tag, Ausnahme
Dauer)
«Wohnungsbesichtigung» unter https://www.svit.ch/de/services/schutzmassnahmen-covid-19.
Datum Von Bis Teilnehmende Ort Schutzmassnahmen
(XY) (Buchhalterin) (80%) (Mo-Do) (Sämtliche (Einzelbelegung im
(Uhrzeit) (Uhrzeit)
Papierbelege betreffenden Büro)
befinden sich im
Büro. Kein
Fernzugriff auf
BH-System)
Gemäss Art. 6 der Covid-19-Verordnung besondere Lage ist die Durchführung von Veranstaltungen
verboten. Unter das Veranstaltungsverbot fallen u.a. die Versammlungen von
Stockwerkeigentümergemeinschaften. Für deren Durchführung wählen die Verwaltungen ausschliesslich
die Form der schriftlichen Abstimmung oder der Telefon- bzw. Videokonferenz. Ist keine dieser Formen
Erfassung der Bürobelegung möglich oder angemessen, wird die Versammlung auf einen späteren Zeitpunkt vertagt. Die
Versammlungen und die Form der Durchführung sind festzuhalten.
Für das Contact Tracing bei einer allfälligen Infektion wird die Anwesenheit sämtlicher Arbeitnehmerinnen
und Arbeitnehmer mit Datum und Uhrzeit erfasst. Die betreffenden Angaben sind mindestens 2 Wochen
Datum Stockwerkeigentümer- Verwalter/in Art der Durchführung Schutzmassnahmen
aufzubewahren. Gemeinschaft
Datum Vorname Name Von (Uhrzeit) Bis (Uhrzeit) Allenfalls Schutzmassnahmen (18.1.21) (Dorfstrasse 18, 1234 (XY) (schriftlich) (keine erforderlich)
Abteilung/Büro Beispieldorf)
18.01.21 (XY) 08:00 16:30 (BH) (Einzelbelegung im
betreffenden Büro)
Hauswartung, Gebäudereinigung, Facility Services
Die Tätigkeit zum Unterhalt der Liegenschaften können unter Einhaltung der allgemeinen
Durchführung von internen Sitzungen und Treffen mit Kunden Schutzmassnahmen ausgeführt werden. Die Schutzmassnahmen sind festzuhalten und regelmässig zu
kontrollieren.
Auf die Durchführung von terminierten internen Sitzungen und Besprechungen ist grundsätzlich zu
verzichten bzw. es sind dafür alternativ Telefon- oder Videokonferenzen anzusetzen. Für spontane interne
Besprechungen sind die allgemeinen Schutzmassnahmen vorzusehen, namentlich die Maskenpflicht und
die Abstandsregeln. Die Ausnahmen vom generellen Verzicht auf terminierte Sitzungen und
Besprechungen sind zu begründen.
Auf gemeinsame Kaffeepausen und gemeinsame Mittagessen im Büro ist zu verzichten.
Treffen mit Kunden sind grundsätzlich möglich, wenn Telefon- oder Videokonferenzen dafür keine
gleichwertige Alternative darstellen. Die Treffen sind zu begründen und festzuhalten. Es sind namentlich die
Kontaktinformationen festzuhalten.
Siehe im Weiteren Erklärvideo «Telefonische Terminvereinbarung» und «Besprechung im Büro» unter
https://www.svit.ch/de/services/schutzmassnahmen-covid-19.
3 4
Die Wordvorlage kann beim SVIT Zürich (www.svit-bildung.ch/homeoffice) bezogen werden.
26 273 IT-Nutzungsrichtlinien
Logo Firma Muster Logo Firma Muster
Inhaltsverzeichnis
1 ZWECK .................................................................................................................................. 3
2 ANWENDBARKEIT UND ANWENDUNGSBEREICH.................................................................. 3
3 BEGRIFFSBESTIMMUNGEN ................................................................................................... 3
4 ZUGEHÖRIGE DOKUMENTE .................................................................................................. 3
5 VERFAHRENSWEISEN............................................................................................................ 4
5.1 E-Mails, Sofortnachrichten (Instant Messaging), Textnachrichten,
Mobiltelefone/Smartphones, Computer, Internet und deren Nutzung ..................... 4
5.2 Fernzugriff («Remote Access») und Telearbeit .......................................................... 5
5.3 Systemsicherheit ........................................................................................................ 5
5.4 Softwareanwendungen .............................................................................................. 6
5.5 Lizenz- und Bestandsverwaltung ................................................................................ 6
5.6 Rückgabe von SVIT Zürich-Informationsressourcen ................................................... 6
6 ÜBERWACHUNG ZUR SICHERSTELLUNG RECHTS- UND RICHTLINIENTREUEN VERHALTENS 7
Firma Muster IT-Nutzungsrichtlinie 7 MELDUNG VON VERSTÖSSEN ............................................................................................... 7
8 FRAGEN ................................................................................................................................ 7
1 2
28 29Logo Firma Muster Logo Firma Muster
1 ZWECK 5 VERFAHRENSWEISEN
Die Informations- und Kommunikationssysteme und –ressourcen von Muster (im 5.1 E-Mails, Sofortnachrichten (Instant Messaging), Textnachrichten,
Folgenden «Muster-Informationsressourcen») sind Eigentum von Muster. Diese Muster Mobiltelefone/Smartphones, Computer, Internet und deren Nutzung
IT-Nutzungsrichtlinie (im Folgenden «IT-NR») beschreibt die Bedingungen und Vorgaben
zur Nutzung der Muster -Informationsressourcen. Die Muster -Informationsressourcen sind in erster Linie für Tätigkeiten zu nutzen, die
mit Muster -Geschäften verbunden sind. Muster erkennt an, dass bestimmte
2 ANWENDBARKEIT UND ANWENDUNGSBEREICH Verpflichtungen, insbesondere persönlicher Art, eine gewisse Flexibilität während der
Arbeitszeiten erfordern. Muster erlaubt daher die Nutzung seiner
Alle Mitarbeitenden, Berater/innen wie auch alle anderen natürlichen Personen oder Kommunikationsgeräte zu persönlichen Zwecken. Dies geschieht allerdings unter der
Rechtseinheiten, die Muster -Informationsressourcen nutzen oder hierzu Zugang oder Massgabe, dass diese Nutzung kurz und eher selten geschieht und es sich nicht um
Zugriff haben, sind verpflichtet, den Bestimmungen dieser IT-NR zu entsprechen. Sollte Aktivitäten handeln darf, die im Widerspruch zu dieser IT-NR stehen. Des Weiteren
diese Richtlinie anderen Muster -Richtlinien zu widersprechen scheinen, so kontaktieren darf diese Nutzung in keinem Fall mit den Pflichten des/der Mitarbeitenden gegenüber
Sie bitte diesbezüglich den Geschäftsführer von Muster . Muster kollidieren und hat – soweit möglich – in den Arbeitspausen und/oder
Diese IT-NR umfasst die folgenden Themenbereiche: ausserhalb der Arbeitszeiten zu erfolgen.
1. E-Mails, Sofortnachrichten (Instant Messaging), Textnachrichten,
Mobiltelefone/Smartphones, Computer, Internet und deren Nutzung, Muster weist ausdrücklich darauf hin, dass besonders die Nutzung von Muster -
2. Fernzugriff («Remote Access») und Telearbeit, Informationsressourcen zu Zwecken verboten ist, die rechtswidrig sind oder
3. Systemsicherheit, anderweitig gegen Regeln, Anweisungen oder Richtlinien von Muster verstossen. Dies
4. Verbot in Bezug auf das Laden anderer Anwendungen/Software, bedeutet insbesondere, dass Muster -Informationsressourcen nicht für Aussagen,
5. Rückgabe von Muster -Informationsressourcen. Sprache oder Verhalten verwendet werden dürfen, die beleidigend, belästigend,
diskriminierend, hasserfüllt oder asozial sind, wozu unter anderem die Herabsetzung
3 BEGRIFFSBESTIMMUNGEN
anderer aus Gründen ihrer ethnischen Zugehörigkeit, nationalen Herkunft, ihres
Geschlechts, ihrer sexuellen Orientierung, ihres Alters, ihrer Behinderung und ihres
Unternehmen oder Muster Mit «Unternehmen» oder «Muster» ist die
religiösen, militärischen Satus oder ihrer politischen Überzeugung gehört.
Firma Muster sowie alle im Rahmen der
Vollkonsolidierung in ihrem Abschluss einbe-
Da Muster den Mitarbeitenden die Informationsressourcen zur Erleichterung ihrer
zogenen Unternehmen gemeint.
Tätigkeit zur Verfügung stellt und da die Ermöglichung des Zugangs zum Internet und
zu verwandten Ressourcen mit Kosten verbunden ist, sollten die Mitarbeitenden
Muster -Informationsressourcen «Muster-Informationsressourcen» sind unter
darüber hinaus jene Aktivitäten in Grenzen halten, die die Kosten von Muster für die
anderem alle Hardware (einschliesslich z.B.
Bereitstellung der Ressourcen erhöhen würden. Namentlich sind die folgenden
Computer, Wireless-Geräte, Mobiltelefone /
Nutzungen der Muster -Informationsressourcen verboten:
Smartphones, Server, Internetzugänge,
Memorysticks, Netzwerkinfrastruktur und
• Das Spielen von Spielen während der üblichen Geschäftszeiten oder
ähnliche Hardware), Software, Anwen-
interaktives, Live- oder Onlinespielen, das Spielen mit Wetteinsätzen oder die
dungen und jegliche Technologien oder
Ausführung von oder Beteiligung an jeglichen rechtsverletzenden Aktivitäten,
Daten, die von Muster unterstützt oder zur
gleich zu welcher Zeit;
Verfügung gestellt werden.
• Das Herunterladen von Musik, Filmen, Podcasts, Spielen und Videos, während
4 ZUGEHÖRIGE DOKUMENTE eine Verbindung zu den Internetdiensten des Unternehmens besteht;
• Jegliches Streaming von Daten, einschliesslich des Streamings von Radio- und
• Muster Verhaltenskodex, Fernsehprogrammen zur persönlichen Nutzung, während eine Verbindung zu
• Muster Social Media Richtlinie («Social Media Policy») den Internetdiensten des Unternehmens besteht;
• • Die Verbreitung oder Installierung von nicht autorisierten Programmen;
3 4
30 31Sie können auch lesen
