EXISTENZGRÜNDUNG für Hebammen - Susanne Mengel, ADVISA Steuerberatungsgesellschaft mbH, Marktstraße 13, 35075 Gladenbach
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EXISTENZGRÜNDUNG für Hebammen Susanne Mengel, ADVISA Steuerberatungsgesellschaft mbH, Marktstraße 13, 35075 Gladenbach 1
Zu meiner Person: Susanne Mengel Diplom-Betriebswirtin ADVISA Steuerberatungsgesellschaft mbH Marktstraße 13 35075 Gladenbach Telefon 06462 917245 Telefax 06462 917229 E-Mail: info@advisa-gladenbach.de 2
Der rote Faden… ¡ Idee ¡ Entscheidung ¡ Vorbereitung ¡ Businessplan ¡ Start ins selbständige Berufsleben ¡ Was eine Hebamme als Unternehmerin vorher wissen muss 5
ENTSCHEIDUNG Viele gute Gründe für die Selbständigkeit Selbstverwirklichung Eigenverantwortung Unabhängigkeit Unternehmerische „Freiheit“ Stolz potenzielle Möglichkeit des Spaß höheren Einkommens Entwicklungschancen Flexibilität keine staatliche Vorsorge mehr 6
VORBEREITUNG Die Idee nimmt Formen an – viele Fragen sind zu klären! Eigenkapital Kenntnisse Finanzierung Marketing/ Werbung Zielgruppe Kranken-/ Rentenversicherung (Angebot von Babymassage, Steuern und Abgaben Geburtsvorbereitungskursen) Fördermittel/ Zuschüsse Corporate Identity / Außenauftritt Weiterbildung Personal Formalitäten Berufshaftpflicht / Firmenversicherungen Bürokratische Hürden Umsatz- und Rentabilitätsplanung „Wettbewerber“ 7
VORBEREITUNG Gründungsarten – Was ist das Richtige für mich? Neugründung Praxis- übernahme Nebenerwerbs- gründung 8
VORBEREITUNG Neugründung - Teamgründung als Erfolgsrezept? ¡ Ergänzung von fehlendem Knowhow ¡ Teilen von Verantwortung und Risiko ¡ Erweiterung der Eigenkapitalbasis ¡ Höhere Kreditsicherheit ¡ Konfliktpotenzial ¡ Ausstiegsschwierigkeiten ¡ Kompetenzgerangel 9
VORBEREITUNG Übernahme einer bestehenden Hebammen-Praxis ¡ Sofortiger Start ins Tagesgeschäft ¡ Nutzung vorhandener Geschäftsräume, Ausstattung, Struktur etc. ¡ Unterstützung durch das alteingesessene, fachkundige Personal ¡ Profitieren von vorhandenen Beziehungen ¡ Die Praxis ist bereits bekannt ¡ Finanzielle Belastung bei Kauf ¡ Fehlende Flexibilität bei personellen Problemen durch Kündigungsschutzgesetze ¡ Ggf. Übernahme von Altlasten bei Kauf eines „Gesamtpakets“ (z. B. Leasingverträge) 10
VORBEREITUNG Nebenerwerbsgründung ¡ Nebenberufliche Prüfung ¡ keine Aufgabe der Existenzgrundlage notwendig ¡ Ggf. Erweiterung der Tätigkeit bei Erfolg ¡ Keine finanzielle Abhängigkeit vom Erfolg des Unternehmens ¡ Aus Zeitgründen ggf. keine intensive Verfolgung möglich ¡ Genehmigung des Arbeitgebers erforderlich 11
BUSINESSPLAN Man baut auch kein Haus ohne Bauplan! ¡ Intensive Beschäftigung mit dem Vorhaben ¡ Konzept zur systematischen Vorgehensweise, Planung bis Umsetzung ¡ Probleme werden erkennbar, Alternativen müssen überlegt werden ¡ Wesentliche Voraussetzung zur Kapitalbeschaffung bzw. zur Beantragung von Zuschüssen ¡ Erfolgskontrolle – läuft das Vorhaben nach Plan Die Dimension des geplanten Vorhabens wird sichtbar. 12
BUSINESSPLAN Die Bestandteile Textteil Finanzplan ¡ Einleitung/ Executive Summery ¡ Umsatzplanung (mindestens für 24 Monate) ¡ Gründerperson/en mit Qualifikation ¡ Kostenplanung ¡ Produkt-/ Geschäftsidee ¡ Investitionsplanung ¡ Standortwahl ¡ Rentabilitätsplanung ¡ Stärken/ Schwächen ¡ Liquiditätsplanung ¡ Marktanalyse/ Mitbewerber ¡ Kapitalbedarfsplanung ¡ Außenauftritt/ Marketing/ Werbung ¡ Finanzierungsplan ¡ Ziele und Zeitplan 13
BUSINESSPLAN Liquiditätsplanung ¡ Hohe Anzahl von Schwangeren bedeutet noch lange keine hohe Liquidität ¡ Anstreben von schnellen Zahlungseingängen (z. B. durch zeitnahe Abrechnung) Kapitalbedarfsplanung ¡ Einschätzung der notwendigen Anfangsinvestitionen ¡ Kalkulation der Anlaufkosten für die ersten Monate ¡ Berücksichtigung der Kosten der privaten Lebensführung 14
BUSINESSPLAN Finanzierung ¡ Eigenkapital ¡ Kredite von Banken ¡ Förderungen durch das Arbeitsamt Rating der Kreditinstitute (Beurteilung der voraussichtlichen wirtschaftlichen Fähigkeit eines Kredit- nehmers, den Zahlungsverpflichtungen termingerecht nachzukommen) ¡ Entscheidung über Kreditwürdigkeit ¡ Ausfallrisiko bestimmt Kreditzins 15
ÜBERBLICK UND ANTRAGSWEG Das „Hausbankprinzip“ Quelle: kfw-Förderprogramm für Existenzgründer 16
ÜBERBLICK UND ANTRAGSWEG Förderfähige Vorhaben Quelle: kfw-Förderprogramm für Existenzgründer 17
ÜBERBLICK UND ANTRAGSWEG Förderfähige Kosten ¡ Grundstücke, Gebäude ¡ Geräte, Einrichtung ¡ Fahrzeuge ¡ Übernahme-/Beteiligungspreis ¡ Betriebsmittel Quelle: kfw-Förderprogramm für Existenzgründer 18
MIKROKREDITE (Finanzierung durch die Bundesregierung über Mikrokreditfonds Deutschland) Startkredit Betrag: 1 – 10 T€ in drei Stufen, max. 20 T€ Laufzeit: 6 – 36 Monate Zielgruppe: Arbeitslose, Frauen, Jugendliche, Studenten Sicherheiten: Konzept, persönlicher Eindruck, Anlagegüter > 500 € Verwendung: Betriebsmittel und/oder Investitionen Kondition: 8 – 10 % Vorteile: § Keine Gebühren § Kostenfreie Abwicklung § Zinssatz konstant über die gesamte Laufzeit 19
ALTERNATIVEN Omas Sparbuch als Eigenkapital n Verbesserung der Bewertung durch Eigenkapital n Günstigere Konditionen n Flexibilität n Vorsicht: Regelungen sind notwendig! 20
FÖRDERUNGEN Verschiedene Möglichkeiten der Förderung n Zinsgünstige Darlehen (z. B. durch kfw) n Bürgschaften n Zuschüsse ohne Rückzahlung (z. B. Gründungszuschuss) n Landesförderbanken (regional verschieden) 21
FÖRDERUNGEN Beantragung am Beispiel „Gründungszuschuss“ n Beantragung bei der Bundesagentur für Arbeit n Erfüllung der Voraussetzungen n Ausgefülltes Formular (Anforderung über den Sachbearbeiter) n Aussagefähige Beschreibung des Existenzgründungsvorhabens n Erläuterung der Geschäftsidee 22
FÖRDERUNGEN Voraussetzungen für den Erhalt einer Förderung n Mind. 1 Tag arbeitslos zum Zeitpunkt der Antragsstellung n Antrag vor der Gründung n Hauptberuflich selbständige Tätigkeit n Businessplan und fachkundige Stellungnahme n Fachliche und unternehmerische Qualifikation, Berufserfahrung Teilnahme an Maßnahmen zur Vorbereitung der Existenzgründung 23
FÖRDERUNGEN Gründungszuschuss n Ermessenssache der Agentur für Arbeit n Höhe richtet sich nach dem ALG I zuzüglich 300 € für Sozialversicherungsbeiträge, max. 6 Monate n Weitere 9 Monate kann Förderzuschuss 300 € betragen n Steuerfrei und muss nicht zurückgezahlt werden n ALG entfällt sodann 24
Was eine Hebamme alles wissen muss n Einleitung § Was sind Steuern? § Steuerpflicht n Einkommensteuer § Was sind Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen, Werbungskosten? § Betriebsausgaben § Wie wird der Gewinn ermittelt? § Auswertungsarten n Umsatzsteuer § Steuerpflichtig/steuerfrei § Soll-/Ist-Besteuerung § Kleinunternehmer 25
Was eine Hebamme alles wissen muss n Ggf. Gewerbesteuer (bei Verkauf von Produkten) n Lohnsteuer § Geringfügig Beschäftigte § Verträge mit nahen Angehörigen n Pflichten des Unternehmers § Aufzeichnungspflichten § Aufbewahrungspflichten § Elektronische Datenübermittlung 26
Das deutsche Steuerrecht: “Das komplizierteste Steuerrecht der Welt” Was Sie brauchen und heute bekommen: Die Sensibilität für die Frage: “Worauf muss ich achten?” 27
EINLEITUNG Was sind Steuern? n „Steuern sind Geldleistungen, die nicht eine Gegenleistung für eine besondere Leistung darstellen …“ Die Steuerpflicht? n Beginnt mit der Geburt und endet mit dem Tod 28
EINKOMMENSTEUER Die 7 Einkunftsarten n Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft n Einkünfte aus Gewerbebetrieb n Einkünfte aus selbständiger Arbeit n Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit n Einkünfte aus Kapitalvermögen n Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung n Sonstige Einkünfte 29
EINKOMMENSTEUER Sonderausgaben Zu den wichtigsten Sonderausgaben zählen... n Kranken-, Unfall- und Haftpflichtversicherungen, soweit nicht Berufshaftpflicht n Beiträge für die Rentenversicherungen n Beiträge für die Bundesagentur für Arbeit n Beiträge für bestimmte Lebensversicherungen 30
EINKOMMENSTEUER Außergewöhnliche Belastungen n ... wenn dem Steuerpflichtigen zwangsläufig größere Aufwendungen als der überwiegenden Mehrheit vergleichbarer Steuerzahler entstehen § “zwangsläufig”: der Steuerzahler kann sich den Aufwendungen aus rechtlichen, tatsächlichen oder sittlichen Gründen nicht entziehen. § Beispiele: Ehescheidungs-, Begräbnis- oder Krankheitskosten n Einen zumutbaren Teil solcher Belastungen muss der Steuerpflichtige selbst übernehmen n Daneben gibt es pauschalierte Abzüge für bestimmte außer- gewöhnliche Belastungen 31
EINKOMMENSTEUER Vorweggenommene Betriebsausgaben n Betriebsausgaben, die vor der eigentlichen selbständigen Tätigkeit anfallen n Sind abzugsfähig, wenn sie in einem wirtschaftlichen Zusammen- hang mit dem zukünftigen Praxisbetrieb stehen n Beispiele: § Werbemaßnahmen § Anmietung von Räumlichkeiten § Bürokosten, Papier und Logo-Entwurf § Reisekosten § Finanzierungskosten 32
EINKOMMENSTEUER Vorweggenommene Betriebsausgaben - Praxisvorlaufkosten Reisekostenaufstellung abwesend Verpflegungs- Datum Ort Zweck km Stunden Übernachtung** von/bis mehraufwand* * Falls keine Belege vorhanden sind, Pauschale für Verpflegungsmehraufwand entsprechend der Dauer der Abwesenheit ** Falls keine Belege vorhanden sind, Pauschale für Übernachtungskosten 33
EINKOMMENSTEUER Betriebseinnahmen n Abrechnungen der Leistungen gegenüber den Krankenkassen n Wegegelder n Babymassagen n Babyschwimmen n Geburtsvorbereitungskurse n Akupunktur n Ggf. Verkauf von Produkten (ACHTUNG: Umsatz- und ggf. Gewerbesteuerpflicht) 34
EINKOMMENSTEUER Betriebsausgaben betrieblich veranlasst privat veranlasst beschränkt nicht voll abzugsfähig abzugsfähig abzugsfähig § im Übrigen § Geschenke § Spenden § Bewirtung § ESt, GewSt § Verpflegung § Geldstrafen § Arbeits- zimmer 35
EINKOMMENSTEUER Betriebsvermögen oder Privatvermögen? n Betriebsvermögen sind alle Wirtschaftsgüter, die ausschließlich und unmittelbar für betriebliche Zwecke genutzt werden § notwendiges BV bei betrieblicher Nutzung > 50 % § gewillkürtes BV bei betrieblicher Nutzung 10 - 50 % (hier entscheiden Sie, ob zum Privat- oder Betriebsvermögen zugehörig) n Privatvermögen sind Wirtschaftsgüter, die eine betriebliche Nutzung < 10 % aufweisen 36
EINKOMMENSTEUER Private Sacheinlagen n Alle Wirtschaftsgüter, die im Privatvermögen stehen und in Zukunft betrieblich genutzt werden sollen, müssen aufgelistet und „eingelegt“ werden n Nur so sind Kosten steuermindernd zu berücksichtigen n Beispiele: § Grundstücke § Büroausstattung § Geräte § Praxisausstattung § Kraftfahrzeuge § Literatur 37
EINKOMMENSTEUER Private Sacheinlagen 38
EINKOMMENSTEUER Absetzung für Abnutzung (AfA) - Abschreibungen n Fiktiver Werteverzehr an Wirtschaftsgütern, die > 1 Jahr betrieblich genutzt werden § linear 120.000 gleichmäßige Jahresbeträge auf die 100.000 Nutzungsdauer verteilt 80.000 (Nutzungsdauer aus AfA-Tabellen) 60.000 40.000 20.000 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 39
EINKOMMENSTEUER Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG‘s) n Beweglich n Abnutzbar und n Selbständig nutzbar n Anschaffungskosten < 410 € 40
EINKOMMENSTEUER Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG‘s) - Abschreibungen zwischen 150,01 und zwischen 150,01 und bis 150 EUR (netto) 410,00 EUR (netto) 1.000,00 EUR (netto) Immer Vollabschreibung Vollabschreibung oder „Poolbewertung“ im Jahr der Anschaffung Verteilung auf Nutzungs- dauer = Abschreibung über 5 = Betriebsausgabe Jahre 41
EINKOMMENSTEUER Bewirtungskosten Die Bewirtung von Geschäftsfreunden, dazu zählt: n Brainstorming für bestimmtes Vorhaben n „Kontaktpflege“ n Zusammenarbeit mit Ärzten oder anderen Hebammen Steuerlich sind nur 70 % abzugsfähig! 42
EINKOMMENSTEUER Bewirtungskosten Bei Bewirtungsrechnungen sind besondere Aufzeichnungspflichten zu beachten: n Tag der Bewirtung n Ort der Bewirtung n Teilnehmer der Bewirtung n Anlass der Bewirtung n Höhe der Aufwendungen Bei Gaststätten ist zwingend eine maschinell erstellte Rechnung erforderlich! 43
EINKOMMENSTEUER Bewirtungskosten – Bewirtung von Geschäftsfreunden Streitpunkte mit dem Finanzamt: n „Betriebliche Veranlassung“ Vergleich Geburtsdaten des Unternehmers und seiner Familie mit den Bewirtungsdaten § insbesondere Hochzeitstag oder Geburtstage von Kindern n Belege ordnungsgemäß ausgefüllt n Vergleich der Anzahl der verzehrten Speisen mit der Zahl der bewirteten Personen 44
EINKOMMENSTEUER Geschenke an Geschäftspartner und Kunden n Auch Geschenke aus „betrieblichem“ Anlass gehören zu den Betriebsausgaben. n Geschenke je Empfänger und Jahr bis 35 EUR bleiben als Betriebsausgabe abzugsfähig. n Gesonderte Aufzeichnung der Geschenke erforderlich, deshalb auf der Rechnung vermerken: § Empfängername § Anlass des Geschenks 45
EINKOMMENSTEUER Pkw-Kosten n Pkw als Betriebsvermögen § Gewinnmindernde Betriebsausgaben: AfA, Reparaturen, Benzin, Versicherungen etc. n Pkw als Privatvermögen § Kosten für betriebliche Nutzung werden berücksichtigt (Nutzungseinlage) Ø Tatsächliche Kosten Ø Pauschale 46
EINKOMMENSTEUER Privatnutzung des betrieblichen Pkw‘s n Pauschale Ermittlung: 1 % des Brutto-Listenpreises am Tage der Erstzulassung n Fahrtenbuch-Ermittlung ACHTUNG: Ø Bei Prüfung ggf. Verwerfen des Fahrtenbuches Ø Auswirkungen bei beiden Varianten: wie Betriebseinnahmen 47
EINKOMMENSTEUER Pkw-Kosten Grundsätze: n Je geringer der Listenpreis, desto sinnvoller die 1%-Methode! n Je geringer die Nutzung für das Unternehmen, desto vorteilhafter die 1%-Methode n Je teurer der Pkw und je höher die Nutzung für das Unternehmen, umso vorteilhafter ist ein Fahrtenbuch è Es muss individuell ermittelt werden, welcher Vorteil überwiegt 48
EINKOMMENSTEUER Pkw-Kosten n Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss enthalten: § komplette Auflistung aller betrieblichen und privaten Fahrten § Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt § Reiseziel und Reiseroute § Reisezweck und aufgesuchte Personen n Ein Fehler führt ggf. im Rahmen einer Betriebsprüfung zur Nichtanerkennung des gesamten Fahrtenbuches! 49
EINKOMMENSTEUER Reise- und Fortbildungskosten n Fahrtkosten Pauschbetrag je gefahrener Fahrzeug Kilometer (seit 01.01.2014) PKW 0,30 EUR Motorrad 0,20 EUR n Übernachtung angemessene Moped/Mofa 0,20 EUR tatsächliche Kosten oder Fahrrad - Pauschbeträge n Verpflegungsmehraufwand ein-/mehrtägige Geschäfts-/Dienstreise im Inland Pauschbetrag Anreisetag (auch weniger als 8 Stunden) 12,00 EUR Abwesenheit mindestens 24 Stunden 24,00 EUR Abreisetag (auch weniger als 8 Stunden) 12,00 EUR 50
EINKOMMENSTEUER Reise- und Fortbildungskosten n Steuerliche Anerkennung ist immer vom Einzelfall abhängig! n Bei Zusammentreffen von privaten und betrieblichen Anteilen ist eine Aufteilung erforderlich zum Beispiel bei: § Mitnehmen Ehegatten, Lebenspartner/in § Ein der Reise vor- oder nachgelagerter Urlaubsaufenthalt 51
EINKOMMENSTEUER Häusliches Arbeitszimmer Abzugsfähig, wenn: n Arbeitszimmer = Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung oder n Es steht kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung n Kosten anteilig der Fläche des Arbeitszimmers im Verhältnis zur Gesamtwohnfläche 52
EINKOMMENSTEUER Einnahmen-Überschuss-Rechnung = Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben nach Geldfluss Gewinn Einnahmen Ausgaben 53
EINKOMMENSTEUER „Auswertungsarten“ Bilanz ≠ ≠ EÜR ≠ BWA (Einnahmen-Überschuss- (Betriebswirtschaftliche Rechnung) Auswertung) 54
LOHNSTEUER Geringfügige Beschäftigung n Geringfügige Beschäftigung: Entgelt £ 450 EUR n Arbeitnehmer zahlt keine Lohnsteuer und SV-Beiträge n Arbeitgeber zahlt Pauschalbeiträge: § pauschal 13 % Krankenversicherung § pauschal 15 % Rentenversicherung § pauschal 2 % Lohnsteuer 55
LOHNSTEUER Verträge mit nahen Angehörigen 56
LOHNSTEUER „Pflichten“ des Unternehmers n Aufzeichnungspflichten Unternehmer sind verpflichtet, für steuerliche Zwecke Aufzeichnungen zu führen! z. B.: § Betriebseinnahmen und -ausgaben § Bestandsverzeichnis für über mehrere Jahre genutzte Wirtschaftsgüter § Lohnkonten § Kassenbuch 57
UNTERLAGEN FÜR DEN STEUERBERATER n Kassenbuch, Aufzeichnungen chronologisch n Kontoauszüge mit sämtlichen Anlagen (Überweisungen, Scheckeinreichungen, Lastschriften) n alle Belege (Eingangs- und Ausgangsrechnungen) n Lohnunterlagen 58
UNTERLAGEN FÜR DEN STEUERBERATER Belegsortierung Grundsatz: Ø Keine Buchung ohne Beleg! Ø Im Notfall à Eigenbeleg n Bankkonto § Kontoauszüge chronologisch, hinter jedem Auszug der jeweilige Beleg § Trennung von privaten Ausgaben (separates Konto) n Kassenaufzeichnungen § Belege chronologisch sortiert § Separat von dem Bankkonto halten 59
DER EIGENBELEG Angaben glaubhaft machen! z. B. für: n Fremdbelege, die verloren gegangen sind n Parkgebühren n Waschen von Berufskleidung n Münzkopierer n Telefon n Geschenke n Trinkgelder 60
DER EIGENBELEG Eigenbeleg 61
DIE STEUERERKLÄRUNG Steuerfalle und Liquidität Jahr 01: Gründung Jahr 02: Erstellung Jahresabschluss und Steuer Jahr 01 Jahr 03: Veranlagung durch das Finanzamt § von Jahr 01 § Anpassung der Vorauszahlung für Jahr 02 § Anpassung der Vorauszahlung für Jahr 03 62
DIE STEUERERKLÄRUNG Steuerfalle und Liquidität Festgesetzte Steuer für Jahr 01 10.000 € Anpassung für Jahr 02 soweit keine Vorauszahlungen geleistet 10.000 € wurden Anpassung für Jahr 03 je nach Ablauf der Quartale § ¼ oder 2.500 € § ½ oder 5.000 € § ¾ von 10.000 € 7.500 € 63
AUFBEWAHRUNGSFRISTEN 10 Jahre: n Bankbelege n Verträge n Lohnunterlagen n Bilanzen n Abschlussunterlagen n Inventuren n AfA-Verzeichnis n Ein- und Ausgangsrechnungen n Ausfuhrunterlagen (Zoll) 64
AUFBEWAHRUNGSFRISTEN 6 Jahre: n Aktenvermerke n Vollmachten n Schriftwechsel n An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse n Kassenzettel n Auftragsbücher n Spendenbescheinigungen 65
Das Wichtigste zum Schluss … 66
Ihre Fragen 67
UNTERNEHMENSSTART Jetzt kann es losgehen! Denn … 68
„Ich bereue nichts im Leben – außer dem, was ich nicht getan habe.“ Coco Chanel 69
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