Flash - Dr.Meyer Immobilien AG
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Flash Das Kundenmagazin Oktober 2021 der FIVE Informatik AG Primeo Energie AG: Eine Lösung für 100 000 Rechnungen S. 6 – 7 Zürcher Pensions- kasse BVK: Simulationen rund um die zweite Säule S. 10 – 11 Dr. Meyer Immobilien AG / Seiten 3 – 5 Digitalisierung wird Schritt für Schritt eingeführt
2 Editorial Nutzen Sie die Schubkraft? réglementés étaient, et sont devenus les conditions de base pour Krisen bieten immer auch Chancen. Dass das so ist, haben wir in leur permettre de poursuivre leurs activités. den letzten Monaten eindrücklich vorgeführt bekommen. Plötz- Ainsi, à une rapidité probablement considérée comme inimagina- lich mussten alle auf sämtliche Unterlagen elektronisch zugreifen ble il y a encore 2 ou 3 ans, les notions de « numérisation et und von unterschiedlichen Standorten aus zusammenarbeiten. numé- riser » se sont soudainement concrétisées sous forme Digitalisierung und Prozessautomatisierung wurden über Nacht zur d’applications pratiques diverses. Voraussetzung, um überhaupt weiterarbeiten zu können. Car entre-temps, l’on s’était enfin rendu compte que ces outils In einer Geschwindigkeit, welche vor drei Jahren noch unvorstell- n’étaient pas réduits à une seule gestion temporaire de crises, bar war, hielt die Digitalisierung Einzug in unseren Alltag. Inzwi- mais qu’ils faisaient – et feraient – partie de nos nouveaux quoti- schen ist klar, dass digitale Lösungen nicht bloss der temporären diens professionnels. Krisenbewältigung dienen, sondern unverzichtbare Hilfsmittel Grâce à la stratégie de FIVE, axée depuis longtemps sur la numé- unserer neuen Arbeitswelt bleiben werden. risation et les processus, nos clients ont pu profiter et bénéficier Digitalisierung und Prozesse sind langjährige Kerngeschäfte der de cette vigueur, déclenchée par la pandémie, comme d’une FIVE. Unsere Kunden konnten deshalb in dieser herausfordernden chance nouvelle. Zeit ganz besonders von unseren Kompetenzen profitieren. Le nouveau FIVE Flash comporte des exemples illustrant comment Wie kann die digitale Veränderung erfolgreich und nachhaltig um- ce changement a été mis en œuvre de manière durable dans gesetzt werden? Lesen Sie im FIVE Flash von Kunden, welche des projets réussis. Peut-être y découvrirez-vous l’un ou l’autre mit FIVE die Krise als Chance nutzten. Vielleicht findet sich qui pourrait vous servir ! Bonne lecture à toutes et à tous ! darunter eine Erfolgsgeschichte, welche Sie für Ihr Unternehmen inspiriert. Ich wünsche Ihnen viel Schubkraft und gutes Gelingen bei Ihren Vorhaben. Und natürlich eine spannende Lektüre! Une vigueur inébranlable qui a transformé Ueli Tschanz la crise en chance ! Au cours des derniers mois, de nombreuses entreprises ont été mises à rude épreuve. Dès lors, travailler avec grande souplesse en des lieux différents, miser sur une disponibilité électronique de tous les documents pertinents en s’adaptant à des processus Inhalt Primeo Energie AG: Eine Lösung für 100 000 Rechnungen / S. 6 – 7 Zingg Transporte: In die Cloud ausgelagert / S. 8 – 9 Zürcher Pensionskasse BVK: Simulationen Impressum rund um die zweite Säule / S. 10 – 11 FIVE Flash – Das Kundenmagazin der FIVE Informatik AG | 28. Jahrgang, Ausgabe Oktober 2021 SwissPension AG: Eine wertvolle Schnitt- Leitung Redaktion: Ueli Tschanz, Petar Kovac stelle / S. 12 – 13 Text: Jürg Freudiger Text Konzept, Biel Lektorat: Stefan Hunziker Übersetzung: Yve Delaquis, Caralingua.com, Zürich Anwalts- und Notariatsbüro Lukas Nauer: Grafik: Urs Staudenmann, VisuellKomm Stauden- Ein Quantensprung / S. 14 – 15 mann GmbH, staudenmann@visuell-komm.ch, Bern Druck: Albrecht Druck AG, Obergerlafingen Auflage: 4000 Exemplare Perennial SA: Pilot mit Bodenhaftung / S. 16 – 17 Bilder: FIVE Informatik AG, Adobe Stock (S. 1), Dr. Meyer Immobilien AG (S. 3 – 5), Primeo Energie AG (S. 6 – 7), Zingg Transporte (S. 8 – 9), RVA Versicherungsbroker AG: Ein echter Zürcher Pensionskasse BVK (S. 10 – 11), Swiss- Effizienzgewinn / S. 18 – 19 Pension AG (S. 12 – 13), Anwalts- und Notariatsbüro Lukas Nauer (S. 14 – 15), Perennial SA (S. 16 – 17), RVA Versicherungsbroker AG (S. 18 – 19). FIVE Flash | Oktober 2021
3 Dr. Meyer Immobilien AG Schritt für Schritt für Schritt Die Immobiliendienstleisterin Dr. Meyer Immobilien AG ist ein hervorragendes Beispiel für eine sukzessive Erweiterung der Digitalisierung mittels schrittweisen Ausbaus von FIVE Webflow. Nach der erfolgreichen Einführung der Kendox-Archivierung ist nun die nächste Phase abgeschlossen worden. Und weitere Schritte sind geplant. Start mit Kendox und via Webflow ins Archiv abgelegt «Die Einführung von FIVE Webflow mit wird. Alles digital.» Und weil das System der revisionssicheren Archivierungssoft- selbstlernend sei, betrage der Prozent- ware Kendox erfolgte bei uns bereits satz der Rechnungen, die nicht vollauto- 2018», berichtet Sandro Niklaus, IT-Leiter matisch verarbeitet werden können, klar des Unternehmens. «Vorrangiges Ziel war weniger als 10%. «Und Rechnungs- die Eindämmung der Papierflut. Und das beträge über 10 000 Franken gehen auto- funktioniert ausgezeichnet: Die Daten- extraktion erfolgt mittels SmartFix Invoice, die Rechnungen werden kontiert und dem richtigen Bewirtschafter zugeordnet; der erteilt ein digitales Visum und dann gehts via Kontrolle durch die Buchhaltung ins ERP, wo automatisch bezahlt, verbucht FIVE Flash | Oktober 2021
4 ”vieleWebflow ist sehr flexibel, Prozesse können abgeleitet werden. ” Sandro Niklaus IT-Leiter, Dr. Meyer Immobilien AG matisch zur Visierung zum Geschäftsleiter. meldung über die Parkplatzreservierung Und weiter gehts Wir sind sehr zufrieden mit dem System», bis zur Einrichtung des Computers am Auch der nächste Schritt ist bereits auf- sagt Niklaus. Arbeitsplatz.» gegleist. «Wir werden auch unsere 400 Niklaus zeigt sich sehr angetan von der Hauswarte vollumfänglich digital erfassen Nächster Schritt Beratungsleistung seiner Ansprechpartner und verwalten», erklärt Niklaus. «Das ist Als Nächstes ist nun die Digitalisierung bei FIVE, von der Effizienz, dem Support, natürlich nicht etwas kategorial anderes der Personaldossiers erfolgt, wobei im der Budgettreue und dem generierten als die Personaldossiers, aber es gibt eine Webflow auch die richtigen Zugriffsrechte Mehrwert. «Die habens wirklich im Griff, ganze Reihe von Dokumenten, welche definiert sind, da es sich ja um sensible auch etwa was die Lizenzen betrifft, alles so im Webflow noch nicht vorgesehen Daten handelt. «Ein typisches Beispiel ist sehr transparent», sagt er. «Und was ich sind. Auch hier zeigt sich die Flexibilität ein neuer Arbeitsvertrag», erläutert besonders schätze: Ich kann dort jederzeit des Systems: Viele Prozesse können ab- Niklaus. «Ein solches Dokument wird direkt mit einem top Spezialisten wie Ni- geleitet werden.» automatisch erkannt und löst diverse cola Isch in Kontakt treten und muss nicht Das Hauswart-Projekt dürfte bei Druck- weitere Prozesse aus: von der AHV-An- beim Trainee ein Support-Ticket lösen!» legung dieses Magazins bereits in der Kurzportrait Seit 1944 ist die Dr. Meyer Immobilien AG zuverlässige Partnerin für Immobilien in Bern und Umgebung. Gegründet von Notar Dr. Ludwig Meyer, wurde das Unternehmen zwischenzeitlich von seinem Sohn Dr. Max Meyer geleitet. Heute beschäftigt das Unternehmen unter der Leitung von Marc Balsiger rund 80 Mitarbeitende. Hinter dem Erfolg von Dr. Meyer stecken Professionalität, Erfahrung und ge- lebte Werte. Die wichtigsten Zahlen: . 150 000 Quadratmeter Büro- und Gewerberäume . 20 000 Mieterinnen und Mieter in 9000 Wohnungen . 400 Hauswarte FIVE Flash | Oktober 2021
5 Pour nos lecteurs de Suisse romande Dr Meyer Immobilien SA propose des prestations de services immobiliers classiques à ses clients. La société Umsetzungsphase sein. Ein Weiteres hin- gère 150 000 mètres carrés de bureaux gegen bedarf noch einiger Abklärungen. et d’espaces commerciaux ainsi que «Wir prüfen auch die Einführung eines 20 000 locataires et 9000 apparte- digitalen Posteingangs auf Herz und ments. Après avoir acquis et mis en Nieren. Allerdings würde dies auf unserer place le programme FIVE Webflow Seite ein paar Änderungen mit sich avec SmartFix Invoice et le mode bringen, deshalb müssen wir das noch d’archivage Kendox, Sandro Niklaus, le akribischer vorbereiten. Aber wir sind responsable du secteur informatique, unterwegs ins papierlose Büro und wer- a pris des dispositions pour numé- den diesen Weg weitergehen.» riser tous les dossiers du personnel. La prochaine étape consiste en la Dringend empfohlen numérisation de 400 postes de con- Sandro Niklaus würde FIVE denn auch cierge, suivie par la création d’une ohne zu zögern weiterempfehlen. «Wer boîte de réception numérique. digitalisieren will, ist hier am richtigen Ort. Sandro Niklaus est très satisfait des Und wie praktisch das ist, hat sich bei prestations de FIVE. Il apprécie les uns in der akuten Phase der Corona-Krise conseils, la disponibilité et le soutien gezeigt. Alle im Home-Office? Kein Pro- et souligne à quel point chez Dr Meyer blem!» Immobilien, la stratégie de numéri- sation a fait ses preuves, notamment www.dr-meyer.ch durant les périodes de télétravail dues à la pandémie. FIVE Flash | Oktober 2021
6 Primeo Energie AG Eine Lösung für 100 000 Primeo Energie AG ist nicht nur ein Stromlieferant in der Region sen», berichtet Schild weiter. Das war Basel-Olten, sondern entwickelt Energielösungen für einen anfangs 2019. Die von FIVE vorgelegte Analyse und das Konzept überzeugten, breiten Kundenkreis in der Schweiz und in Frankreich. Seit einige spezifische Anforderungen konnten Sommer 2019 setzt man Smart Invoice Table von FIVE ein. geklärt werden. «Es ging ja nicht nur darum, dass die Lösung Absender, Rech- Die Geschichte des Unternehmens reicht Energieanbietern. Wir sammeln und be- nungsbetrag und -nummer extrahiert, bis ins Jahr 1897 zurück. Neben dem zahlen diese, so dass der Kunde am die Daten müssen auch dem richtigen Hauptsitz im basellandschaftlichen Mün- Schluss nur eine einzige Energierechnung Kreditor zugeordnet werden. Dies war chenstein unterhält man die Niederlassung erhält.» Bisher mussten dabei die einzel- insofern eine Herausforderung, als unser Primeo Energie France in Paris. Mit ihren nen Rechnungsdaten mühsam von Hand ERP eine Eigenentwicklung darstellt.» 550 Mitarbeitenden bedient die Gruppe und formularbasiert erfasst werden. Aber auch auf diese Schnittstellen- nicht weniger als 170 000 Kunden, private anforderung hatte FIVE eine Antwort ebenso wie Geschäftskunden, andere Smart Invoice Table parat, so dass die Phase eins des Projekts Energieversorgungsunternehmen, Städte «Im Rahmen unserer Digitalisierungsstra- bereits im Sommer 2019 erfolgreich und Gemeinden. tegie suchten wir eine effiziente Lösung, umgesetzt werden konnte. welche diesen Prozess vereinfacht und Ein interessantes Produkt so weit wie möglich automatisiert. Es Vorteile liegen auf der Hand «Neben den klassischen Tätigkeiten bie- geht um bis zu 100 000 Rechnungen pro «Smart Invoice Table bedeutet für uns ten wir eine Reihe von Lösungen in Be- Jahr. Und dabei sind wir auf FIVE gestos- eine enorme Erleichterung im Prozess», reichen wie Netz, Nachhaltigkeit, Energie- Autarkie und vielen mehr», berichtet Vin- zent Schild, Abteilungsleiter Verrechnung in Münchenstein. Eine dieser Lösungen sei das Produkt Multi Energy Billing. «Kunden, die national tätig sind, erhalten Rechnungen von vielen verschiedenen FIVE Flash | Oktober 2021
7 ”erhöhte Tempogewinn, Flexibilität und Autonomie – ich bin mit der Lösung wirklich zufrieden. ” Vinzent Schild 0 Rechnungen Abteilungsleiter Verrechnung, Primeo Energie AG zeigt sich Schild zufrieden. Die Pflege gen ebenso wie für elektronische – und auch die Schulung war gut. Zudem erhiel- von Formularen entfalle, ein neu erfasster der Autonomie, da man von Drittanbietern ten wir im Testbetrieb immer in kürzester Kreditor werde vom System problemlos unabhängiger sei. «Ich bin mit dem Pro- Zeit Antwort.» erkannt. «War für die Verarbeitung des dukt wirklich sehr zufrieden und empfehle Rechnungseingangs früher ein ganzer Tag es weiter», sagt Schild. Stufe zwei nötig, ist das jetzt in wenigen Stunden Aber auch für die Leistungen von FIVE «Aktuell sind wir daran, Stufe zwei zu erledigt», sagt Schild. Neben dem Tempo- hält er Lob bereit. «Die hatten von Beginn zünden», erzählt Schild weiter. Denn als gewinn bedeute die neue Lösung auch weg einen guten Ansatz, begegneten uns weiteren Meilenstein habe man sich das eine Zunahme der Flexibilität – die Daten- und unserem ERP-Anbieter auf Augen- ambitionierte Ziel gesetzt, neben den extraktion funktioniert für Papierrechnun- höhe, haben das Tool zügig installiert und Kopf- und Fussdaten der Rechnungen auch Detailinfos auszulesen. «Eine Ab- rechnung für Strom, Wasser, Wärme oder Pour nos lecteurs de Suisse romande Gas beinhaltet ja immer sehr viele Details und die möchten wir eben auch erfassen. Avec ses 550 collaborateurs, Primeo Energie SA élabore des solutions énergétiques Wir gehen Schritt für Schritt vor und en Suisse et en France pour pas moins de 170 000 clients. L’utilité et la pertinence haben das jetzt für unseren wichtigsten de la Smart Invoice Table de FIVE, utilisées depuis l’été 2019 dans le cadre de Lieferanten bereits erreicht. Aber wir la stratégie de numérisation de l’entreprise, ont été confirmées à maintes reprises. reizen das System aus, und auch unser Cet outil permet « d’extraire » les coordonnées des expéditeurs, le montant et Ansprechpartner bei FIVE, Beat Flückiger, le numéro de la facture, ceci pour jusqu’à 100 000 factures et attribue directement leistet Einsätze weit über das Vereinbarte les données au créancier correct. Certes, une interface spéciale avait dû être créée hinaus. Auch das gefällt mir natürlich.» pour cela, car l’ERP de la société était une solution développée en interne. Vinzent Schild, responsable du département facturation chez Primeo, est très satis- www.primeo-energie.ch fait des performances de FIVE, mais également de cet outil : gain de vitesse, flexibilité accrue et autonomie sont les atouts qu’il a tout particulièrement soulignés et appréciés. FIVE Flash | Oktober 2021
8 Zingg Transporte In die Cloud ausgelagert Bei der Firma Zingg Transporte entschied man sich, die Server- siert bei einem Stromausfall, bei einer Infrastruktur nicht zu erneuern, sondern in ein Rechenzentrum Überschwemmung, bei einem Brand? Demgegenüber stand die Tatsache, dass der Swisscom auszulagern. Martin Schwager, auf Kundenseite verlässliche Outsourcing-Technologie für das Projekt mitverantwortlich, erzählt vom Ablauf und von vorhanden ist, dass eine ausgelagerte der Rolle der FIVE Informatik. «Private Cloud» redundant und sehr sicher ist. Zudem profitiert man von der Flash: Herr Schwager, FIVE Informatik Wie kam es denn zu dem Entscheid, Flexibilität, man mietet genau das, was war im Haus schon vor diesem Projekt die IT-Infrastruktur auszulagern? man braucht und wenn sich die ICT- bekannt, richtig? Ganz klassisch, unsere Server erreichten Anforderungen ändern, kann man die Martin Schwager: Richtig. Die Zusam- ein gewisses Alter. Sie zu ersetzen hätte Lösung einfach anpassen. menarbeit der beiden Firmen reicht bis in eine beträchtliche Investition erfordert. die späten 90er Jahre zurück, also lange Hinzu kamen die Risiken, denen eine Wie sind Sie denn vorgegangen? vor meiner Zeit hier. Und davon haben lokale Lösung ausgesetzt ist: Was pas- Wir haben zunächst einen Anforderungs- wir bei diesem Projekt profitiert. Die katalog erstellt, schon da unterstützten FIVE-Leute kennen unsere Prozesse, uns die Mitarbeitenden der FIVE. Diese wissen um unsere Bedürfnisse. Dem- haben dann Umsetzungsvorschläge entsprechend war FIVE bereits ein ver- gemacht und es hat sich relativ rasch her- lässlicher Partner bei der Planung, schon auskristallisiert, wie eine Lösung aus- nur, um zu definieren, was wir überhaupt sehen müsste. Nach einer entsprechen- brauchen. den Evaluation haben wir uns für die FIVE Flash | Oktober 2021
9 Kurzportrait Der 1968 gegründete Familienbetrieb mit Hauptsitz im zürcherischen Hedingen wird heute in zweiter Generation geführt. Man beschäftigt 170 Mitarbeitende und verfügt über eine Flotte von 135 Fahr- ”verlief zeugen. Hauptaktivitäten sind Lebens- mitteltransporte, auch Gekühltes und Tiefgefrorenes, sowie Gebinde und Die Umstellung Ladungsträger. Weitere Standorte sind Sugiez am Murtensee und Villmergen problemlos. ” (AG). Martin Schwager Dynamic Computing Services der Swiss- Leiter Informatik / Assistenz GL, com entschieden. Zingg Transporte AG Welches waren denn für Zingg Trans- porte die entscheidenden Kriterien? Neben der bereits angesprochenen Reduktion von Betriebsrisiken waren das so triviale Sachen wie: Lässt sich der mal wir ja mehrere Standorte haben, es insbesondere die georedundate Standort- Drucker hier in meinem Büro via Cloud braucht also ohnehin Leitungen. Dem- erschliessung, die Hochverfügbarkeit ansteuern? Und so weiter, alles ganz gegenüber mietet man in der «Private von betriebskritischen Services und Syste- hervorragend. Seit Mai sind wir live, die Cloud» genau das, was man braucht, das men, eine absolut verlässliche virtuelle Umstellung verlief problemlos. rechnet sich! Firewall und die Datensicherung sowohl in der Cloud wie auch lokal. Und das rechnet sich? Dann sind Sie ein zufriedener Kunde? Ja. Eigene Server brauchen nach der Ini- Allerdings. Die Kommunikation war Welche Rolle spielte FIVE tialinvestition ja auch Strom, und sie jederzeit offen, ehrlich, konstruktiv. Ich in der Folge? müssen via Internet erreichbar sein, zu- selbst bin nicht vom Fach und habe des- Die ganze Crew hat ihr riesiges Fachwis- halb auch davon profitiert, dass die FIVE- sen eingebracht. Es war ja alles andere Leute die technischen Sachverhalte als ein Nullachtfünfzehn-Projekt. Es galt Pour nos lecteurs erklären können. Auch schätze ich die zu definieren, welche Server es braucht, direkten Kontakte: Bei einem Problem man musste die Infrastruktur virtuell auf- de Suisse romande kann ich einfach anrufen. Man ist bei FIVE bauen, dann unsere umfangreichen Daten L’entreprise Zingg Transporte SA, avec keine Nummer, das ist cool. migrieren und vor der Umstellung das des sites à Hedingen (ZH), Sugiez (FR) Ganze intensiv testen. Hier hat mich FIVE et Villmergen (AG), a externalisé toute www.zingg-transporte.ch mit einem sehr guten Testkonzept über- son infrastructure de serveurs vers zeugt. Wurden alle Applikationen mit den un centre informatique de Swisscom. richtigen Einstellungen übernommen? Selon Martin Schwager, employé de Wir haben ja neben den üblichen Büro- Zingg, FIVE a accompli un excellent Programmen beispielsweise auch eine travail sur ce projet complexe. Définir Dispo-Software für unsere Chauffeure, les prestations requises, mettre en die einfach funktionieren muss. Daneben place la structure appropriée, migrer toutes les données, effectuer des tests approfondis et mettre le tout en service en direct : autant d’opérations qui se sont déroulées sans heurts ni couacs et à l’entière satisfaction du client ! FIVE Flash | Oktober 2021
10 Zürcher Pensionskasse BVK Simulationen rund um die zweite Säule Ein Kundenportal, welches es den Versicherten ermöglicht, liche Berechnungen aus der ersten Säule Auswirkungen von Handlungen rund um die erste und zweite und dem Bereich der Steuern – absolut verlässliche Berechnungen, und zwar Säule zu simulieren – das war die Vision, welche die Zürcher unter Berücksichtigung der steuerlich Pensionskasse BVK in die Tat umsetzen wollte. Eine wichtige unterschiedlichen Regeln in den Kanto- Rolle spielte dabei der TaxService von TaxWare. nen und Gemeinden. Diese berechneten Werte spielt TaxWare dem Portal zu. Der Aha-Moment ging man auf FIVE zu, um die Anbindung «FIVE Informatik war bereits ein langjäh- zu diskutieren. Anbindung riger Partner des Unternehmens, als ich Das Portal myBVK wurde von der Burg- hier meine Stelle antrat», berichtet Yves Simulationen dorfer Intersim AG umgesetzt. «Die Welti, Business Analyst bei der BVK. «Als Was die BVK ihren Kunden unter anderem Aufgabe, TaxWare in ein Portal einzubin- wir die Ausschreibung für unsere Portal- anbieten wollte, war die Möglichkeit, auf den, war für FIVE neu», berichtet Welti. lösung machten, war uns jedoch nicht be- einem Portal Simulationen vorzunehmen, «Im Mai 2019 wurde in einem ersten wusst, dass die Berner mit TaxWare eine welche über die zweite Säule hinaus- Meeting die Machbarkeit überprüft und ausgezeichnete Software am Start haben, gehen. Was passiert steuertechnisch bei ein Lizenzmodell gefunden. Wir erhielten die für das Erreichen unserer Ziele eine einem Einkauf in die zweite Säule oder kurz darauf eine Demolizenz, mit der entscheidende Rolle spielen sollte.» Also bei einem Kapital- beziehungsweise ich das Produkt und dessen Möglich- Rentenbezug? Wie hoch wird die voraus- sichtliche Altersrente inklusive der ersten Säule sein? «Wir wollten unseren Kunden diesen vollumfänglichen Service bieten», erzählt Welti. Um aber Fragen wie die ge- nannten beantworten zu können, braucht es neben Daten der zweiten Säule zusätz- FIVE Flash | Oktober 2021
11 Pour nos lecteurs de Suisse romande La caisse de pension cantonale du canton de Zurich BVK met un portail à la disposition de ses assurés sur lequel de nombreuses conséquences d’opérations concernant le premier et le deuxième pilier peuvent être simu- lées. Élaboré par une société tierce, le système reçoit des données crucia- les de TaxWare. L’intégration de leur produit dans un portail a constitué un terrain inconnu pour FIVE. Chez BVK, le responsable chargé de ce projet a été impressionné par les services de conseil, l’esprit de service orienté vers ”einesTaxWare le client, la disponibilité et la souplesse des employés de FIVE impliqués. konnte innerhalb Monats in das Portal eingebunden werden. ” Wochen um – es hat die BVK nichts ge- Yves Welti kostet!» Dazu komme eine generell gute Business Analyst, BVK Servicementalität, die Erreichbarkeit beispielsweise auch des Key Accounts René Britschgi sowie die Budgettreue des Unternehmens. Er würde das Unter- nehmen folglich jederzeit empfehlen, keiten selber ausprobieren konnte.» Im Hunziker, Product Manager von TaxWare. ebenso das Produkt TaxService von September erfolgte ein finales Meeting, Die Begegnungen waren auf Augenhöhe, TaxWare mit seiner pfannenfertigen REST in dem technische Details geklärt wurden. was das gemeinsame Brainstorming sehr API, welche es ermöglicht, Steuer- und Danach wurde TaxWare innerhalb eines produktiv und effizient gestaltete. Da Vorsorgeberechnungen in verschiedene Monats eingebunden. «Bereits per Ende sassen die richtigen Leute zusammen», Systeme einzubinden. «Voraussetzung 2019 konnte das Portal für Beta-User live erzählt Welti. Besonders angetan zeigt er scheint mir lediglich eine saubere Busi- geschaltet werden!» sich von der Kulanz, als er die Abänderung ness-Analyse. Ist diese erfolgt, ist eines Features anregte: «Eine unserer FIVE mit Sicherheit ein hervorragender Flexibel und zuverlässig Ideen verlangte eine abgeänderte Version Partner!» Die Zusammenarbeit mit FIVE taxiert einer bestehenden Funktion. Stefan hörte Welti als ausserordentlich gut: «Ganz sich unsere Idee an, empfand die neue www.bvk.ch ehrlich, ich habe selten ein derart kompe- Funktion als sinnvoll und die Entwickler tentes Gegenüber gehabt wie Stefan von FIVE Informatik setzten sie in wenigen Kurzportrait Die Anfänge der Personalvorsorge des Kantons Zürich reichen zurück ins Jahr 1926. Eine privatrechtliche Stiftung ist sie seit 2014. Die grösste Pensionskasse des Landes ist heute in der ganzen Schweiz aktiv und beschäftigt rund 150 Mitarbeitende. Aktuell sind 461 Arbeitgeber und insgesamt über 128 000 Versicherte angeschlossen. Rund 60% der Versicherten arbeiten in den Branchen Gesundheit, Bildung, Infra- struktur, Transport und Verwaltung. Die übrigen 40% sind Angestellte des Kantons Zürich. Das Anlagevermögen der Stiftung beträgt über 38 Mia CHF. FIVE Flash | Oktober 2021
12 SwissPension AG Eine wertvolle Schnittstelle Mit ihren Softwareprodukten «SwissPension6» und «Swiss- angebotenen Web-Schnittstelle Tax- Pension Internet» (SPi) verfügt die Firma SwissPension AG über Service, welche die SwissPension-Soft- ware direkt mit der seit Jahren etablierten zwei seit Jahrzehnten am Markt etablierte Verwaltungssoft- Rechenmaschine von TaxWare verbin- ware-Lösungen für Pensionskassen. Nun ist eine wertvolle det. «Wir sind vom einen oder anderen Schnittstelle dazu gekommen – in enger Zusammenarbeit mit Kunden darauf angesprochen worden, FIVE Informatik AG. ob so etwas möglich wäre», berichtet Di Donato weiter, «und dank der bestens Die 2019 per Fusion zweier bestehender etablierten Zusammenarbeit unserer bei- Firmen entstandene SwissPension AG den Firmen konnten wir das realisieren.» mit Sitz in Baar und Bern beschäftigt 12 Mitarbeitende; die Kundschaft besteht Jahrelange Zusammenarbeit aus Pensionskassen jeder Grösse, insge- «FIVE ist für uns ein guter Partner», sagt samt sind es gegenwärtig etwas über Di Donato. «Ich selbst kenne Geschäfts- 200 Stiftungen. Diesen Institutionen leiter Ulrich Tschanz seit 20 Jahren. Wir bietet SwissPension nun einen zusätz- haben schon oft mit FIVE zusammen- lichen Vorteil. gearbeitet, beispielsweise im Zusammen- hang mit Archivierungslösungen.» Im Zugriff auf TaxWare-Rechner vorliegenden Fall ging es darum, eine «Wir können unseren Kundinnen und Schnittstelle zu schaffen. Man hat sich Kunden nun nämlich anbieten, komplexe Zeit gelassen, sie während des Jahres Steuer- und auch AHV-Berechnungen direkt in der Software abzuwickeln», er- zählt David Di Donato, der auf Seiten von SwissPension mit dem Projekt be- traut war. «Dadurch werden Beratungs- gespräche noch umfassender.» Möglich ist dies dank der von FIVE Informatik FIVE Flash | Oktober 2021
13 Kanton oder gar Gemeinde beträchtlich variieren. «Doch nun können unsere Kunden ihren Versicherten direkt in Swiss- Pension vorrechnen, was welche Aus- wirkungen nach sich zieht», erläutert Di Donato. «Sie erhalten damit die Mög- lichkeit eines noch besser abgestützten und noch weiter gefassten Beratungs- gesprächs. Und für Kunden mit SPi be- steht zudem die Option, die Berechnun- gen direkt in den Simulationen aus- zugeben. «TaxService» bedeutet somit einen echten Mehrwert, den wir unseren Kunden ab Frühsommer 2021 anbieten können», zeigt sich Di Donato zufrieden. ” Die Schnittstelle schafft für unsere Kunden wirklich einen www.swisspension.net Zusatznutzen. ” David Di Donato Partner, SwissPension AG 2020 in Ruhe zu entwickeln und ausgie- habe grosses Vertrauen, die haben eine big zu testen. Es ging ja nicht nur darum, riesige Erfahrung und agieren erfah- Pour nos lecteurs herauszufinden, was möglich wäre und rungsgemäss sehr termintreu, in dieser wie das anzugehen ist, es musste ja auch Branche ist das ja alles andere als selbst- de Suisse romande ein Kostenmodell entwickelt werden. Die verständlich.» La société SwissPension SA s’est très Möglichkeit, dass SwissPension-Kunden bien établie sur le marché des logiciels direkt in ihrer Software auf einen Teil Zusatznutzen pour caisses de pension, notamment einer FIVE-Lösung zugreifen können, soll Für die Kunden von SwissPension bedeu- avec deux produits spécifiques. Grâce ja abgerechnet werden können. tet die Lösung einen echten Mehrwert. à une interface spécialement créée «Die Zusammenarbeit mit FIVE verlief wie «Welche steuerlichen Auswirkungen hat pour le programme TaxWare de FIVE immer auf Augenhöhe, ruhig, offen und ein Einkauf in die berufliche Vorsorge?», Informatique, elle peut désormais pro- fair», fasst Di Donato zusammen. «Ich «Was passiert beim Erwerb von Wohn- poser à ses clients de traiter directe- eigentum?», «Wie lässt sich der Kapital- ment calculations fiscales complexes bezug bei der Pensionierung steuerlich dans ce logiciel. Par ailleurs, les col- optimieren?» Mit solchen Fragen sind sie laborateurs de SwissPension peuvent Tag für Tag konfrontiert; und die typisch dorénavant mener des entretiens de schweizerische Zusatzschwierigkeit be- conseil encore plus détaillés et plus steht dann darin, dass die Zahlen je nach pertinents avec leurs assurés. David Di Donato, responsable du projet chez SwissPension, connaît FIVE depuis de nombreuses années. Cette fois-ci également, la coopération, ouverte et franche, s’est déroulée se- reinement et toujours d’égal à égal. Une fois de plus, FIVE a mis à profit sa vaste expérience de manière profi- table pour tous. FIVE Flash | Oktober 2021
14 Anwalts- und Notariatsbüro Lukas Nauer Ein Quantensprung Wie es dazu kam, dass sein Anwalts- und Notariatsbüro die Software ALAN einführte, in welchen Hinsichten das Unternehmen davon profitiert und wie er die Leistungen von FIVE Informatik einschätzt, erzählt der Firmengründer im Interview gleich selbst. Flash: Herr Nauer, wie ist es dazu darum, die Mitarbeiterzufriedenheit zu er- und vor allem notariatsspezifischer. Das gekommen, dass Sie ALAN eingeführt höhen, beziehungsweise als Arbeitgeber war im Januar 2021. haben? attraktiv zu bleiben. Lukas Nauer: Ich habe den Namen dieser Sie entschlossen sich, ALAN Software zum ersten Mal gehört, Das leuchtet ein. Wann war denn das einzuführen? als eine neue Mitarbeiterin bei uns anfing. und was geschah als nächstes? Und zwar noch im selben Monat. Udo Sie ist Praktikantin und hat von einer Udo Schneider führte uns das Programm Schneider hat uns an einigen Tagen Kollegin erzählt, die in einem vergleich- vor und das hat mich auf Anhieb über- eine zielführende Schulung geboten, baren Büro sehr gute Erfahrung gemacht zeugt. Ich hatte mir vorher schon mal ein vom einen zum anderen Termin konnten hat. Da haben wir mit FIVE Kontakt auf- Konkurrenzprodukt angeschaut, aber wir Erfahrungen sammeln und dann genommen. ALAN war ganz offensichtlich ausgereifter entsprechend Fragen stellen. Eine gute Es bestand also ein Bedarf? Unbedingt, wir hatten vorher keine spezi- fische Notariatssoftware, wollten moder- Notariat & advokaturbüro nisieren, digitalisieren, unsere Effizienz Lukas Nauer steigern und eine Professionalisierung erreichen. Und nicht zuletzt ging es auch FIVE Flash | Oktober 2021
15 Kurzportrait Rechtsanwalt lic. iur. Lukas Nauer hat sein Büro 1996 gegründet und beschäftigt heute acht bis zehn Angestellte. Im Zen- trum stehen Handänderungen und Kauf- verträge, aber auch sämtliche klassischen Notariatsleistungen, von Eheverträgen über Testamente bis zu Geschäftsgrün- dungen. Das ursprünglich gleichberech- tigte Advokaturgeschäft ist heute nur noch für einen kleinen Teil der Aktivitäten verantwortlich. Kombination von «Learning by Doing» und ausgezeichneter Schulung. Wir können auch jetzt jederzeit anrufen und erhalten den Support, den wir brau- ”aufDas Programm hat mich Anhieb überzeugt. ” chen. Lukas Nauer lic. iur., Rechtsanwalt und Notar Dann sind die Ziele, die Sie eingangs erwähnten, innerhalb eines Monats erreicht worden? Grösstenteils, ja. Wir haben dann im März begonnen, Musterurkunden und Schwierigkeiten gabs keine? Standardverträge zu erstellen. Das er- Einmal hat FIVE eine neue Version auf- Pour nos lecteurs fordert natürlich einen initialen Aufwand, geschaltet ohne unsere EDV zu infor- aber dann arbeitet man sehr effizient. mieren. In der Folge ist das System ab- de Suisse romande Wir sind aber noch nicht ganz da, wo wir gestürzt. Aber ich denke, aus solchen Dans cette entrevue, Lukas Nauer hinwollen, ziehen vielleicht noch nicht Fehlern lernt man. raconte comment, fondé en janvier jedes Mail und jedes Dokument in ALAN. 2021, le cabinet d’avocats et de notai- Es ist ein Prozess, aber wir sind auf dem Dann würden Sie FIVE Informatik res avait découvert le programme Weg. bzw. die ALAN Software AG weiter- ALAN puis l’avait introduit avec succès empfehlen? en seulement un mois. Il souligne Sind eigentlich alle Ihre Mitarbeiten- Ja, das würde ich. Saubere Offerte, in notamment l’engagement de son den gleichermassen zufrieden? jeder Hinsicht budgettreu, die von uns in interlocuteur Udo Schneider qui avait Jetzt ja. Im Vorfeld gabs einzig seitens Anspruch genommenen Zusatzleistungen également assuré d’excellentes séan- unserer Buchhalterin ein bisschen wurden und werden transparent verrech- ces de formation. Les objectifs sou- Skepsis. Aber es waren rasch alle über- net: Ich bin sehr zufrieden. haités par le choix de l’outil ALAN, zeugt und wir arbeiten durchs Band sehr à savoir la modernisation, la numéri- gern damit. www.rechtsanwalt-notar.ch sation, une efficacité et une profes- sionnalisation accrues et, par-là, des Worin sehen Sie denn die Vorteile employés plus satisfaits ont tous été der Software? atteints ! Dass sie fürs Notariatsbusiness geschaf- fen wurde. Wir haben eine saubere Debitorenkontrolle, alles ist perfekt ab- gelegt, übersichtlich, alles ist rasch und mühelos zur Hand, natürlich auch für die Buchhaltung. ALAN bedeutet einen Quantensprung für die Professionalität der Kanzlei. FIVE Flash | Oktober 2021
16 Perennial SA Pilot mit Bodenhaftung Den Ausschlag für das Engagement von Perennial als Pilotkunde für ONE Broker gab eine Präsentation von FIVE Product Manager Christian Lory vor dem Innovation Board der IG B2B. Denn in deren Vorstand sitzt auch Sacha Baumli, Gründer und Mitinhaber der Perennial SA. «Die IG B2B for Insurers + Brokers ver- Mit FIVE Informatik war man bereits seit eine Rechnung erstellt und dem Kunden bindet die Interessen von Versicherern, längerem im Geschäft. «Ich kenne FIVE zugestellt werden. Dies erledigt der Brokern und Softwareherstellern», er- von TaxWare bestens, und dass uns Process Billing nun vollautomatisch, wir läutert Baumli. «Nach Christians Präsenta- Christian Lory nun auch in unserem klas- haben überhaupt nichts mehr damit zu tion habe ich nicht nur für ihn gestimmt – sischen Brokergeschäft unterstützen tun.» Die Fälle, in denen eine Rechnung es ging um einen Award, den er dann konnte, schätze ich sehr», erzählt Baumli nicht mit den Erwartungen überein- auch gewonnen hat – sondern mir war weiter. stimmt, werden herausgefiltert und auch klar, dass ich mit Perennial an dieser können dann einer Weiterverarbeitung Entwicklung teilhaben möchte.» Digitalisierung ist essenziell zugeführt werden. «Das bedeutet gleich- Beim Process Billing habe ihm von An- zeitig auch eine Kontrolle unserer Dos- Perennial SA und FIVE fang an der Aspekt der Automatisierung siers», sagt Baumli, «denn der Fehler liegt Sein 2005 gegründetes Unternehmen gefallen, sagt Baumli. «Ich bin vollkom- ja nicht immer beim Rechnungssteller!» wurde 2018 in eine AG umgewandelt, die men überzeugt, dass uns Software müh- heute 16 Mitarbeitende beschäftigt. Im same Fleissarbeiten abnehmen muss. Extreme Zeitersparnis Mittelpunkt stehen verschiedene Aspekte Digitalisierung ist essenziell.» In seinem Die Einführung von ONE Broker bedeute des «Human Business», etwa Family Büro gebe es so gut wie kein Papier, sagt eine extreme Zeitersparnis, betont er. Office oder Vorsorge- und Finanzplanung. er. Die Prozesse seien so weit wie mög- In Spitzenzeiten würden tausende von lich digitalisiert. Aber im Fall der Prämien- rechnungen sei bisher halt immer noch viel Handarbeit nötig gewesen. «Die ver- schiedenen Gesellschaften verschicken die Rechnungen in den unterschiedlichs- ten Formaten. Das musste einzeln mit broker dem Kundendossier abgeglichen, dann FIVE Flash | Oktober 2021
17 entlich preisgünstig. Ich würde «Process Billing» jedem zukunftsorientierten Broker empfehlen. Und als Sekretär der «Asso- ciation des Courtiers en Assurances» werde ich das auch tun!» www.perennial.ch Pour nos lecteurs de Suisse romande C’est en la personne de Sacha Baumli et en sa société Perennial SA que Christian Lory avait trouvé un client pilote crucial pour tester le nouvel outil Billing Process de ONE Broker. En effet, Perennial propose différentes prestations liées au secteur dit du « Human Business » telles que le Family Office ou encore la planification des finances et de la retraite, auxquelles s’ajoutent les activités classiques d’un courtier. ”jedem Sacha Baumli s’est déclaré enthousias- Ich empfehle Process Billing mé par ONE Broker puisqu’il a permis de gagner beaucoup de temps. En zukunfts- périodes de pointe p. ex., plusieurs personnes de l’entreprise traitent des orientierten Broker. ” Sacha Baumli milliers de factures durant cinq à six semaines. Cet effort a pratiquement Gründer und Mitinhaber, Perennial SA été réduit à zéro grâce à ONE Broker, libérant du temps pour des tâches plus exigeantes. Rechnungen verarbeitet. Das bedeute, abgenommen wird, bin nicht nur ich dass mehrere Personen im Betrieb wäh- dankbar, es profitiert direkt mein Kunde.» rend fünf bis sechs Wochen kaum mehr etwas anderes machen. «Dieser Aufwand Nächste Schritte wird durch ONE Broker praktisch auf Null Inzwischen hat ONE Broker Process Bil- reduziert», betont Baumli. «Dadurch ge- ling bei Perennial mehrere Testphasen winnen wir extrem viel Zeit für wichtigere durchlaufen. Ab Oktober steht eine Flut Aufgaben, insbesondere für die Kunden- von Prämienrechnungen an und da wird beratung». Das sei bei Perennial nicht sich die Software bewähren müssen. zuletzt darum so, weil alle, auch er selber, «Vom Erfassen und dem Abgleich in die Dossiers führen. «Ich finde es wichtig, winVS bis hin zum Verschicken der kon- dass man diesen Bezug zur Basisarbeit trollierten Rechnung an den Kunden wird beibehält, dass man die Bodenhaftung alles vollautomatisch geschehen. Ange- nicht verliert! Wenn mir also in dieser Hin- sichts der riesigen Zeitersparnis ist dieser sicht von der Software reine Fleissarbeit Schritt für ein Unternehmen ausserord- FIVE Flash | Oktober 2021
18 RVA Versicherungsbroker AG Ein echter Effizienzgewinn Die RVA Versicherungsbroker AG ist ein klassischer unab- hängiger Versicherungsmakler. Das 1988 gegründete Unternehmen beschäftigt aktuell 9 Mitarbeitende und hat sich als Pilotkunde für «Process Billing» zur Verfügung gestellt. Eine Win-Win-Situation, und zwar gleich in mehreren Hinsichten. Die Verbindung der beiden Unternehmen Brokers gespeicherten Police zu kon- chen. «Das sind vielleicht 15%», zieht kam anfangs 2020 zustande, als FIVE trollieren und im Idealfall direkt an den Luder eine erste Bilanz. «Und das ist Informatik auf der Suche war nach Pilot- Kunden weiterzuleiten. Nur wenn ein grossartig, denn man kann die Mitar- kunden für ihre neuste Entwicklung. Rechnungsbetrag nicht mit den vorliegen- beitenden für wichtigere Aufgaben ein- Dabei handelt es sich um eine spezifisch den Daten übereinstimmt oder gar keine setzen.» auf die Abläufe von Versicherungs- Rechnung erwartet wird, schlägt das Pro- brokern ausgerichtete Lösung namens gramm Alarm. Medienbruchfrei ONE Broker. Vorausgesetzt wird, dass die Prämien- Effizienzgewinn rechnungen elektronisch vorliegen. Das Die Idee «Das bedeutet einen riesigen Effizienz- ist noch immer nicht ganz selbstverständ- Der Bereich Versicherungsbroker gehört gewinn», sagt RVA-Partner Patrick Luder. lich, aber mindestens ein PDF gebe es seit jeher zu den Kernmärkten von FIVE. «Denn während man früher jede einzelne immer und sonst sei es mittels Scanner Die in Jahrzehnten mit der Datenver- Rechnung aus dem Couvert nehmen, den schnell erstellt. «Eine der Stärken von waltung erworbenen Branchenkenntnisse entsprechenden Kunden im CRM auf- ONE Broker ist, dass das Programm mit dienen jetzt zum Bau einer Software- rufen, vergleichen, abstempeln, die Rech- jeder Art von Input klarkommt, egal in lösung, die auf automatisierte Prozesse nung wieder in ein Couvert stecken und welchem Format und in welcher Quali- fokussiert. Mit «Billing» liegt der erste zur Post bringen musste, geschieht dies tät», lobt Luder. «Und auch die Umsys- Prozess von ONE Broker vor. Dieser er- mit Process Billing völlig automatisch.» teme spielen keine Rolle. Denn ein möglicht es, eingehende Prämienrech- Beschäftigen müsse man sich nur noch CRM verwaltet Daten bloss, ONE Broker nungen automatisch zu erkennen, mit mit Rechnungen, die aus irgendeinem nutzt diese zum Abarbeiten von Pro- Hilfe der im Verwaltungssystem des Grund nicht den Erwartungen entspre- zessen.» broker FIVE Flash | Oktober 2021
19 ”werden Mitarbeitende frei für wichtigere Aufgaben. ” Patrick Luder Mandatsleitung und Partner, RVA Versicherungsbroker AG Kernprozesse Er könne den Einsatz von ONE Broker Der Plural «Prozesse» ist dabei korrekt Process Billing jedem Broker in KMU- Pour nos lecteurs gewählt. Der Zufall wollte es nämlich, Grösse empfehlen. Aber eigentlich dass sich Patrick Luder in seiner Bache- möchte er nicht, dass diese Empfehlung de Suisse romande lor-Thesis mit sechs Kernprozessen veröffentlicht wird, scherzt er, «sonst Fondée en 1988, la société RVA cour- des Brokergeschäfts beschäftigte. Die erhalten unsere Mitbewerber diesen tiers d’assurances SA propose des Prämienkontrolle ist einer davon, der Wettbewerbsvorteil auch!» services de courtier en assurances Posteingang oder die Courtagierung sind classique. L’entreprise avait accepté andere. «Dementsprechend sind wir nun www.rva-ag.com de jouer au cobaye à titre d’utilisateur in einer tollen Win-Win-Situation», erläu- pilote pour le premier processus du tert Luder. «Ich kann FIVE wichtige Feed- programme ONE Broker, à savoir le backs und Inputs für die Digitalisierung Process Billing. Celui-ci permet de re- und Automatisierung der Prozesse geben, connaître automatiquement les fac- und erhalte meinerseits praktisch mass- tures entrantes de primes, de les vér- geschneiderte Lösungen in allgemein ifier sur la base de la police enregistrée gültiger Form. Unser Einsatz als Pilot- dans le système d’administration du kunde von ONE Broker ist deshalb nicht courtier et, idéalement, de les trans- nur spannend, sondern auch sehr nützlich mettre directement au client. L’un des für unseren Betrieb.» points forts de ce programme réside dans le fait qu’il peut traiter tous les Härtetest bestanden types d’informations, quels que soient Bereits in der Pilotphase konnten seit letz- leur format et leur qualité, un atout ten Winter mehrere tausend Rechnungen dont se félicite Patrick Luder, parte- verarbeitet werden, Luder sieht daher naire de RVA, qui a également pu mit Gelassenheit den Bergen von Rech- apporter une contribution importante nungen entgegen, die per kommender au développement de ONE Broker. Hauptfälligkeit Januar 2022 kontrolliert werden müssen. FIVE Flash | Oktober 2021
20 Mitarbeitende Willkommen! Bienvenue! Über 50 Mitarbeitende bringen unsere Kunden weiter. Wir begrüssen herzlich neu im Team: David Brütsch Romano Ferracini Pascale Fleury Alain Freudiger Projektleiter Praktikant Software- Mitarbeiterin Scanning System Engineer entwicklung Services Raphael Jacober Christine Katharina Noser Alen Pavlic, Mitarbeiter Michael Pellicoro Softwareentwickler Projektleiterin / Support DMS Scanning Services / Praktikant Software- Administration FNC entwicklung Daniel Peter Ace Petrov Léonie Scheurmann Melanie Schweizer Projektleiter / Support DMS Praktikant Systemtechnik Juristische Mitarbeiterin Personalassistentin Michael Sosnecki Cédric Stähli Dominique Stampfli Thanusiya Wimalanathan Mitarbeiter Scanning Projektleiter ERP / Finance & Senior Consultant Matrix42 Mitarbeiterin Scanning Services Controlling Services FIVE Informatik AG | Solothurnstr. 28 | CH-3322 Schönbühl | Tel. +41 31 858 23 23 | info@fiveinfo.ch | www.fiveinfo.ch
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