GET READY - THE ULTIMATE TOOL FOR ADMINISTRATORS - CLOUDPILOTS
←
→
Transkription von Seiteninhalten
Wenn Ihr Browser die Seite nicht korrekt rendert, bitte, lesen Sie den Inhalt der Seite unten
GET READY
FOR TAKEOFF AND CLIMB
ADVANCED
ADMIN
THE ULTIMATE TOOL FOR ADMINISTRATORS
Wenn‘s
mehr können
muss...
Advanced Admin ist ein von CLOUDPILOTS Software
& Consulting GmbH entwickeltes Add-On für Google
Workspace, welches die Bearbeitung administrativer
Aufgaben in Google Workspace unterstützt. Durch die
intuitive User Interface und das übersichtliche Dashbo-
ard, gestaltet sich die Nutzung simpel und effizient.
Alle Tools von Advanced Admin sind nativ nicht in
Google Workspace gegeben und lassen dadurch einen
Mehrwert für Verbraucher entstehen. Nutzer mit Ad-
ministrationsrechten wird eine Plattform geboten,
die sonst umständliche Aufgaben einfach bewältigbar
macht. Funktionen, wie Mail-Migration, Datentransfer,
das Ausrollen von E-Mail-Signaturen und vieles mehr,
verwandeln zeitaufwendige Herausforderungen, in
schnell durchführbare Tasks.
ENTSTEHUNG Advanced Admin findet seine Anfänge bei dem Wunsch eines Kunden der CLOUDPILOTS. Bei einem Gespräch mit besagtem Kunden, entdeckte Head of Development der CLOUD- PILOTS Wünsche und Probleme in Google Workspace, die uns so bisher nicht vorgetragen wurden. Einfache Features, welche die Administration von Google Workspace erleichtern würden, waren auf deren Wunschliste. Das Development Team der CLOUDPILOTS entwickelte ein simples Add-On für den Goo- gle Workspace ihrer Kunden. Dieses fand großen Anklang bei den Kunden. So sehr, dass sie bei befreundeten Unternehmen damit hausieren gingen. Kurz darauf kamen weitere Anfragen anderer Firmen herein, die ähnliche Wünsche äußer- ten. Also entschied man sich bei CLOUDPILOTS Software & Consulting GmbH, das Add-On zu erweitern, neue Features hinzuzufügen und Advanced Admin zu kreieren. Ein Add-On, das die Administration von Google Workspace vereinfacht und andernfalls zeitaufwendige Aufgaben leicht bewältigbar macht. “Advanced Admin ist der Not entsprungen, der Kunde brauchte eine schnelle und prakti- sche Lösung, um E-Mails ehemaliger Mitarbeiter zu migrieren. Mittlerweile ist Advanced Admin viel mehr geworden. Heute hilft es Administratoren bei der täglichen Arbeit un- glaublich viel Zeit zu sparen und den Fokus auf wichtigere Aufgaben zu lenken.” - Julian Kleine Aufgaben, die im Alltag von Administratoren, zeitraubend sind und den Fokus von wichti- geren Projekten rauben, werden mit Advanced Admin schnell erledigt. PAIN POINTS UND VORTEILE Advanced Admin ist ein Produkt, welches Pain-Points in der Userverwaltung direkt an- spricht und praktikable Lösungsansätze bietet. Dabei liegen vor allem unvorhersehbare Veränderungen in der Belegschaft, welche auch administrative Probleme hervorrufen, im Fokus. Mitarbeiter, die neue Ziele verfolgen, ungeplant ausfallen oder vergessen vor dem Urlaub eine Vertretung einzurichten - für all diese Probleme, bietet Advanced Admin simp- le und schnell umsetzbare Lösungen. Auch alltägliche Aufgaben, wie das Ausrollen von E-Mail-Signaturen, können schnell durchgeführt werden. Im Folgenden sind die wichtigsten Pain Points aufgelistet, welche Advanced Admin löst und Vorteile, die durch die Nutzung von Advanced Admin entstehen.
PAIN POINTS
Plötzlicher Ausfall Mitarbeiter Digitale Verwaltung
von Mitarbeitern auf Urlaub von Teams
Für den ungeplanten Ausfall von Urlauber, die sich darauf freuen Die Koordination von interner Kom-
Mitarbeitern gibt es eine Reihe von einen Cocktail am Strand zu schlür- munikation, Meetings und sonsti-
Gründen. Manche verlassen ein fen, vergessen gelegentlich Vor- gen Veranstaltungen, gestaltet sich
Unternehmen, um andere Ziele zu kehrungen zu treffen, um einen ge- in größeren Unternehmen schon
verfolgen, andere fallen krankheits- ordneten weiterführenden Betrieb einmal kompliziert. Google Work-
bedingt aus. Für Unternehmen ist während dessen Abwesenheit zu space bietet hierfür wunderbare
es jedenfalls problematisch, wenn gewährleisten. Benachrichtigungen Lösungen, die durch eine Person
der Mitarbeiter in aktivem Aus- von Out-of-Office Notizen oder die - den Initiator - schnell eingestellt
tausch mit Kunden stand oder für Übernahme von Projekten und werden können.
wichtige Projekte zuständig war. Kommunikation mit Kunden durch
Advanced Admin erlaubt es beide einen Kollegen, sind das Minimum. Fehlt dieser Initiator, um beispiels-
diese Probleme zu meistern. Kom- Advanced Admin lässt euch auch weise Terminänderungen oder
munikationswege bleiben aufrecht- diese Probleme schnell beseitigen. Änderungen am Verteiler durch-
erhalten, indem man bisher ver- Diese temporären Probleme, wer- zuführen, steht man ratlos da.
sandte E-Mails eines Kontos über den durch temporäre Lösungen in Das CLOUDPILOTS Add-On bietet
wenigen Klicks, auf ein anderes Luft aufgelöst. ein zentralisiertes Dashboard, mit
Konto transferiert. Dort finden sich welchem man diese Probleme ganz
häufig Aufgaben und Wünsche von Einstellung einfach umgeht. Eine Person mit
Kunden und Partnern, die bereits von Signaturen Administrationsrechten rückt die-
angefangen wurden. Um nun nicht ses Problem ganz einfach beiseite,
wieder von Vorne zu beginnen, Ein einheitliches Bild in der exter- indem auch er dieselben Möglich-
kann man mit Advanced Admin nen Kommunikation ist unerläss- keiten besitzt, wie der Initiator von
ganz einfach Dateien aus dem lich für das professionelle Auf- Meetings und Verteilern.
Google Drive des ausgefallenen treten einer Organisation. Leider
Mitarbeiters, an einen anwesen- ist in Google Workspace nativ kein
den Mitarbeiter übertragen. Dieser zentraler Ort gegeben, in welchem
kann an den Sheets, Docs, Slides E-Mail-Signaturen für alle Mit-
und anderen Dateien weiterarbei- arbeiter schnell ausgerollt werden
ten, als wäre nichts gewesen. können. Mit Advanced Admin ist
solch eine Signatur rasch für alle
Dem Kunden fällt nicht auf, dass Mitarbeiter eingestellt. Hier können
Veränderungen im Unternehmen wichtige Informationen, spannende
stattfanden, die Kommunikation Neuigkeiten oder tolle Angebote
bricht nicht ab und Aufgaben projiziert werden, was zu einem er-
können Problemlos weitergeführt höhten Absatz und einer stärkeren
werden. Kundenbindung führt.
VORTEILE
Einfache Verwaltung Zeitersparnis Transparenz
Advanced Admin wurde so pro- Bei Advanced Admin war die grund- Mit den Audit-Logs in Advanced Ad-
grammiert, dass auch Anfänger legende Idee Prozesse, durch eine min wird volle Transparenz in der
problemlos damit umgehen kön- starke Simplifizierung auf Seiten Nutzung garantiert. Jede Aufgabe,
nen. Die Features sind intuitiv ge- der User Experience, schneller zu die durch Advanced Admin erledigt
staltet, wodurch sich die Bedienung gestalten. Dadurch kann viel Zeit wird, ist sofort in den Audit-Logs
von alleine erklärt. gespart werden und der Fokus dokumentiert.
richtet sich auf wichtigere Kernauf-
Bei der Entwicklung wurde darauf gaben. Dadurch wird erkannt, welcher
geachtet nicht zu viele einzelne Mitarbeiter wie viel mit dem Tool
Features zu erstellen, um die Über- arbeitet. Außerdem ist die Fehler-
sicht für die Kunden zu bewahren. behebung um einiges effizienter,
Die wichtigsten Erweiterungen da der Fehler schnell gefunden
für die Administration von Google Permanente Weiterentwicklung werden kann.
Workspace sind enthalten und alle
Möglichkeiten, die Advanced Admin Advanced Admin ist für die Ent-
bietet, sind so nicht in Google wickler der CLOUDPILOTS ein Her-
Workspace gegeben. zensprojekt. Deshalb arbeiten sie
immer weiter daran, das Produkt
zu optimieren und den Nutzern die
bestmögliche Erfahrung zu bieten.
Einschulungen
Die Nutzung von Advanced Admin
ist per-se nicht kompliziert. Jedoch
kann es sein, dass man Anlauf-
schwierigkeiten bei der Implemen-
tierung des Add-On in den Google
Workspace des Unternehmens hat.
Die CLOUDPILOTS Software &
Consulting GmbH bietet hierfür ein
virtuelles Treffen an, um potentielle
Hürden zu überwinden. Des Weite-
ren kann jederzeit ein Beratungs-
termin mit einem der Mitarbeiter
ausgemacht werden.
Features Im Folgenden werden alle aktuellen Features von Advan- ced Admin beschrieben. Diese Anwendungen wurden entwi- ckelt, um Administratoren die Verwaltung von Usern in Goo- gle Workspace zu erleichtern. Ebenfalls wichtig zu erwähnen ist, dass sie so konzipiert wur- den, dass kein großartiges IT- Wissen vorhanden sein muss, sondern lediglich ein Zugang zu Advanced Admin. Bestehende Kunden sind vor allem durch die Effizienz begeistert, mit wel- cher man allfällige Aufgaben erledigen kann.
TR IN
L
M
IA
D
A
ED
C
N
E
VA
G
D
TA
A
14
DRIVE DATENTRANSFER
MAIL-MIGRATION
OUT-OF-OFFICE
SIGNATUREN
DASHBOARD
Das Dashboard hält Die Signaturen von Hierbei geht es Dieses Tool er- Für vergessliche
die Mitarbeiter am Nutzern Google darum E-Mails möglicht es Google Kollegen unerläss-
aktuellsten Stand. Workspace können schmerzfrei von Workspace Nutzern lich ist die Out-of-
Hier werden alle in kürzester Zeit einem User zum an- ihre gesamten Da- Office-Funktion von
Neuerungen und bearbeitet wer- deren zu kopieren. tensammlungen auf Advanced Admin.
Updates von Advan- den. Des Weiteren Vor allem wenn Mit- Google Drive mit Damit kann die Ab-
ced Admin präsen- ermöglicht dieses arbeiter im Urlaub Hierarchien unter- wesenheit einfach
tiert. Tool den Rollout der sind und vergessen einander zu teilen und übersichtlich
Signaturen auf OU- haben wichtige und zu übertragen. für jeden User,
Dadurch wird ein Ebene. schriftliche Kontakte individuell angelegt
rascher Überblick an einen anwesen- Drive-Dateien des und nachvollzogen
der neuesten Ände- Durch einen WYSI- den Mitarbeiter zu Quellusers werden werden.
rungen verschafft WYG- und HTML- verweisen, findet an den Zieluser
und alles bleibt Editor können Sig- diese Funktion ihre übertragen. Dabei Dafür muss der Ad-
stets im Blick. Die naturen erstellt und Berechtigung. bleiben alle Berech- ministrator lediglich
Nutzung gestaltet für den späteren tigungen erhalten einen User auswäh-
sich intuitiv und Gebrauch gespei- Mit Mail-Migration und der Zieluser len. Dann kann er
übersichtlich. chert werden. geht nichts verlo- findet geteilte Datei- einen Betreff, das
Durch Signaturen ren, vor allem keine en des Quellusers Start- & Enddatum,
schafft man ein ein- wichtigen Kommu- in einem Ordner. sowie die Antwort-
heitliches Firmen- nikationswege. Mit wenigen Klicks - mail im Namen des
bild, das sich rasch Schnell und sauber. Abwesenden, durch
ändern lässt, wenn den benutzer-
die Situation es ver- freundlichen Editor,
langt. bearbeiten und fest-
legen.
GRUPPENMANAGEMENT
MAILBOX-DELEGATION
WEITERENTWICKLUNG
AUDIT-LOGS
KALENDER
Die Delegation von Advanced Admin er- Gruppen können Falls doch einmal Advanced Admin ist
Mailboxen ist mit möglicht die Verwal- per Default-Ein- selbst mit Advanced eines der Aushänge-
Advanced Admin tung von Kalendern stellung direkt von Admin ein Fehler schilder der CLOUD-
ein Leichtes. Damit der Nutzer. einem Administra- vorkommt, kann PILOTS Software &
wird der Zugriff auf tor erstellt werden. man mit Audit-Logs Consulting GmbH.
das Postfach eines Termine können So ist sichergestellt, ganz einfach nach-
Kollegen ermög- angelegt oder be- dass nicht ver- vollziehen wo der Daher liegt es nicht
licht, um in dessen arbeitet werden, sehentlich falsche Fehler aufgetreten fern, dass das
Namen Nachrichten User können direkt Gruppeneinstel- ist. Add-On für Google
zu lesen und zu ver- Kalendern und lungen von Usern Workspace immer
senden. Ressourcen hinzu- gesetzt werden. Das wird durch den weiterentwickelt
gefügt werden, und Administrator sofort wird. Momentan
So kann der tägliche noch vieles mehr. Fehler wie zum Bei- ausgebessert und werden an weiteren
Geschäftsbetrieb So werden die wich- spiel, dass interne die Sache ist vom Features gearbei-
weiterlaufen, auch tigsten Personen Gruppen von außen Tisch. tet, über die sofort
wenn eine wichtige und Termine für erreichbar sind, ge- berichtet werden,
Kommunikations- Nutzer im Kalender hören der Vergan- sobald sie veröf-
schnittstelle plötz- sichtbar und nichts genheit an. fentlicht wurden.
lich ausfällt. geht mehr in der
Eile unter.
Deswegen
GESCHWINDIGKEIT DELEGATION
Advanced Admin ermöglicht es Administratoren, sonst Die wichtigsten Funktionen können für alle Mitarbei-
umständliche Aufgaben, schnell zu erledigen ter freigeschaltet werden, wodurch Administratoren
Arbeit abgenommen wird.
Bei Advanced Admin kann
man sich sicher sein, in die
Zukunft zu investieren!
KO S T E N L O S E 1 4 TA G E T R I A LEFFIZIENZ ERWEITERT
Die Effizienz wird durch den Einsatz einer umfangrei- Die Tools von Advanced Admin sind nativ nicht in
chen und zentralisierten Administrations-Umgebung Google Workspace gegeben.
nachweislich gesteigert.
Google Workspace erfordert
effiziente Werkzeuge wie
Advanced Admin von
CLOUPILOTS.INNOVATIV. EFFIZIENT. CLOUD.
www.cloudpilots.com
Google Cloud Premier Partner seit 2017 · Ein Team an erfahrenen und
zertifizierten Cloud ArchitektInnen und Data Engineers · Ein
internationales Team an EntwicklerInnen, DevOps und SysOps · Zerti-
fiziert nach DIN EN ISO 9001:2016 (Qualitäts Management)
DEUTSCHLAND ÖSTERREICH SCHWEIZ
CLOUDPILOTS Software Im Mediapark 5 Neulinggasse 29/2/5a Technoparkstrasse 1
& Consulting GmbH D-50670 Köln A-1030 Wien CH-8005 Zürich
Mail: info@cloudpilots.com Tel: +49 221 669506 0 +43 1 2530349 Tel.: +41 4431320 20Sie können auch lesen
