"Die Einkäufer der Republik" - Mag. Gerhard Zotter, MBA, Geschäftsführer der Bundesbeschaffungs GmbH (BBG), über die Aufgaben der Einrichtung für ...
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INTERVIEW
„Die Einkäufer der Republik“
Mag. Gerhard Zotter, MBA, Geschäftsführer der Bundesbeschaffungs GmbH (BBG), über die Aufgaben der
Einrichtung für den Bund und andere Gebietskörperschaften, die Zusammenarbeit mit dem Bundes-
ministerium für Inneres und Herausforderungen in der Corona-Pandemie.
Was ist die Bundesbeschaffungs bungen liegen nahezu ausschließlich
GmbH (BBG), wer sind ihre Kunden und im vergaberechtlichen Oberschwellen-
welche Aufgaben übernimmt sie für bereich und sind daher EU-weit be-
den Bund und andere Gebietskörper- kannt zu machen. Trotzdem haben
schaften? mehr als 90 Prozent unserer Lieferan-
Wir sind Einkaufsdienstleister der ten ihren Firmensitz in Österreich. Das
öffentlichen Hand. Unser Fokus liegt BB-GmbH-Gesetz gibt uns auch einen
nicht nur auf Bundesinstitutionen, denn klaren gesetzlich definierten Auftrag,
wir stehen allen öffentlichen Auftrag- Klein- und Mittelbetriebe (KMU) zu
gebern aller Gebietskörperschaften und fördern. Wir weisen auch eine ausge-
deren ausgelagerten Unternehmungen, sprochen hohe KMU-Quote bei unse-
im Hochschul- und Bildungsbereich ren Lieferanten auf, diese bewegt sich
sowie öffentlichen Krankenanstalten konstant zwischen 65 und 75 Prozent,
zur Verfügung. Wir verstehen uns als darauf sind wir sehr stolz.
Bindeglied zwischen den Kundenvor-
stellungen und den Marktmöglichkei- Wie funktioniert die Zusammenar-
ten. Das erarbeiten wir und sind da- beit mit den Kunden und Lieferanten?
durch eine Art „vergaberechtskonfor- Die Zusammenarbeit funktioniert
mer Brückenbauer“. Unsere Dienstleis- Gerhard Zotter: „Wir sind eine Art ver- mit dem Bundesministerium für Inne-
tung besteht nicht nur darin, einen Auf- gaberechtskonformer Brückenbauer.“ res, aber auch mit allen anderen haus-
trag zu vergeben oder einen Vertrag haltsleitenden Organen ausgezeichnet.
bzw. eine Vereinbarung abzuschließen. Bestimmungen und unser Kern-Unter- Wir werden sehr geschätzt und werden
Es beginnt viel früher und endet viel nehmensgegenstand ist darin gesetzlich gerne in Anspruch genommen, da un-
später, als man annimmt: Es beginnt definiert: Die Einkaufsbedingungen sere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
mit einer ständigen Marktbeobachtung, durch Standardisierung und Bündelung im Bereich des strategischen Einkaufs
auch im Hinblick darauf, Entwicklun- in wirtschaftlicher sowie qualitativer sehr nahe am Markt und an den Markt-
gen vorauszusehen, die Kundenbedarfe Hinsicht abzusichern und weiterzuent- entwicklungen sind und daher auch die
einschätzen zu können und diese Infor- wickeln. Wir schauen daher nicht nur entsprechende Akzeptanz haben – so-
mationen ins Vergaberecht zu „über- auf den „Preiseffekt“, sondern wir wol- wohl von den Marktteilnehmern als
setzen“. Wenn ein Vergabeverfahren len für unsere Kunden hochqualitative auch von den Experten in den Ministe-
abgeschlossen ist, begleiten wir unsere Produkte zum besten Preis. Ich denke, rien. Wenn es uns gelingt, dieses Wis-
Kunden und Lieferanten über die Lauf- wir haben hier auch entsprechende sen zu vereinen, dann ist man klarer-
zeit unserer Rahmenvereinbarungen. Marktmacht, denn bei einem Abrufvo- weise auch schlagkräftiger gegenüber
Grundsätzlich ist der Bund verpflichtet, lumen, das nahe an die zwei Milliarden dem Markt. Ein Paradebeispiel für die
seine Beschaffungen über die BBG ab- Euro pro Jahr reicht, wird man am Zusammenarbeit zwischen Kunden und
zuwickeln, es gibt einige wenige ge- Markt gut wahrgenommen. BBG, das zu einem Vorzeigebeispiel
setzlich geregelte Ausnahmen. Länder, für einen zeitgemäßen Weg in der Mo-
Städte und Gemeinden, aber auch Worin besteht die Unternehmens- bilitätsbeschaffung wurde, liegt im Be-
Hochschulen, öffentliche Einrichtun- philosophie? reich des Fuhrparkmanagements des
gen im Gesundheits- und Bildungsbe- Unsere Philosophie ist, Lösungs- Innenministeriums. Aus eigener Erfah-
reich sowie Feuerwehren und andere partner für die öffentliche Hand zu rung als ehemaliger Polizist weiß ich,
ausgegliederte Unternehmungen (z. B. sein. Wir sind zwar eine GmbH, aber dass die Dienstfahrzeuge – egal ob
ASFiNAG, Bundesrechenzentrum oder nicht darauf ausgerichtet Gewinn zu er- Motorräder oder Pkws – der 90er-Jahre
Buchhaltungsagentur) dürfen unsere zielen. Die Motivation unserer rund mit den heutigen nicht mehr vergleich-
Rahmenverträge und Rahmenvereinba- 130 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bar sind. Das BMI ist mit der Rahmen-
rungen ebenfalls nutzen. in der tagtäglichen Arbeit liegt in der vereinbarung der BBG auf ein Lö-
Unterstützung unserer Kunden, ihre sungsmodell umgestiegen, das den zeit-
Seit wann besteht die BBG? Bedarfe abzudecken und damit das In- nahen Erhalt neuer Fahrzeug-Modelle,
FOTO: BBG/FOTO FALLY
Die BBG feiert heuer ihr 20-jähri- strument des Einkaufs sinnvoll einzu- die auch den neuesten Sicherheitsstan-
ges Jubiläum. Das BB-GmbH-Gesetz setzen. Das Abrufvolumen wuchs im dards entsprechen, gewährleistet, wie
aus dem Jahr 2001 regelt das Zusam- Vorjahr um etwas mehr als 10 Prozent auch eine rollierende Nachversorgung
menspiel zwischen der BBG und ihren und betrug rund 1,8 Milliarden Euro, mit neuen Fahrzeugen. Wir sind sehr
Kunden, enthält gesellschaftsrechtliche Tendenz steigend. Unsere Ausschrei- stolz, dass jedes Polizeifahrzeug, egal
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Gerhard Zotter: „Das Innenministerium war im Bereich des Fuhrparkmanagements Wegbereiter für ein Vorzeigemodell.“
ob mit Blaulicht ausgestattet oder zivil, Wie hat sich die BBG in den letzten rend der Vertragslaufzeit und nehmen,
und jedes Dienstmotorrad, das in Ver- 20 Jahren weiterentwickelt? wenn es notwendig ist, auch die Liefe-
wendung ist – überwiegend auch bei Als die BBG ihre Tätigkeit im Jahr ranten in die Pflicht: Wenn ein Liefe-
den Gemeindewachkörpern –, auf einer 2001 aufgenommen hat, waren die rant wiederholt seine vertraglichen
Rahmenvereinbarung der BBG fußt. rechtlichen Rahmenbedingungen des Pflichten nicht erfüllt, dann prüfen wir,
Das Innenministerium war hier Wegbe- Vergaberechts nicht vergleichbar mit ob er noch in der Lage ist, den Auftrag
reiter für ein Vorzeigemodell. den heutigen Vorschriften. Es hat eini- zu erfüllen, ob er leistungsfähig ist.
ge große Novellen gegeben – zuletzt Wenn das nicht gegeben ist, dann kann
Es gibt Beschaffungen, die speziell die Novelle 2018. Zu Beginn musste man auch die vergaberechtlichen
auf einen Kunden, etwa ein Ministeri- die BBG erst einmal Fuß fassen, hatte Schritte daraus ableiten, bis hin zu ei-
um, zugeschnitten sind, es gibt aber eher noch die Rolle eines Vertragser- ner Aufkündigung. Es ist auch für die
auch Beschaffungen, die gebündelt für richters und hat sich im Laufe der Jahre Kunden wichtig, zu wissen, dass ver-
sehr viele Bedarfsträger getätigt wer- zu einem sehr stark dienstleistungsori- tragliche Pflichten eingefordert und
den können. Welche Beispiele dafür entierten Unternehmen weiterent- eingehalten werden, denn die Rahmen-
gibt es? wickelt. Wir sehen unseren Auftrag vereinbarungen werden in der Regel
Zum Beispiel Büroausstattung – das nicht nur darin, die Ausschreibungen für vier bis fünf Jahre abgeschlossen.
kennt jeder – es beginnt mit den Multi- durchzuführen, sondern wir haben die Es ist auch wichtig zu schauen, dass
funktionsdruckern, PCs, den zugehöri- Kunden im Fokus: diese richtig und man die richtigen Lieferanten hat, die
gen Softwarepaketen, bis zu der dafür gut zu verstehen, sodass wir deren Be- wissen, dass sie nicht irgendeinen Ver-
notwendigen Energie, wie die Rahmen- darf auch gut ermitteln, das Richtige tragspartner haben, sondern die Repu-
vereinbarung zum umweltfreundlichen ausschreiben und an die richtigen blik Österreich ihr Vertragspartner ist.
Strom-Umweltzeichen 46. Das sind al- Marktteilnehmer adressieren, um Wett-
les Ausschreibungen der BBG, die ge- bewerb sicherzustellen. Wir legen auch Die BBG ist also die Schnittstelle
meinsam mit den Ministerien ent- einen sehr starken Fokus auf das Ver- bzw. die Vermittlerin zwischen Verwal-
wickelt wurden und wo deren Bedarfe trags- und das Qualitätsmanagement. tung und Wirtschaft bei der öffentli-
gebündelt werden können. Es gibt aber Wenn ein Kunde bei Abrufen aus unse- chen Auftragsvergabe. Vergaben wer-
FOTO: GERD PACHAUER
auch immer wieder Ausschreibungen ren Vereinbarungen vor der einen oder den von außen genau beobachtet, wie
nach einem Einzelbedarf eines öffentli- anderen Herausforderung steht, unter- gehen Sie damit um?
chen Auftraggebers – so wie zum Bei- stützen wir. Wir begleiten Lieferanten Sehr gelassen, denn wir legen sehr
spiel der elektronische Hausarrest für in der Erfüllung ihrer Vereinbarungen hohe Maßstäbe an uns selbst, auch in
das Justizministerium. und in deren Weiterentwicklung wäh- Sachen Compliance. Es gibt eine ex-
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INTERVIEW
Rahmenvereinbarungen zur Verfügung
gestellt. Aktuell stellen wir die Logis-
tik und den Bestellvorgang für die Co-
vid-Impfstoffe bereit. Unser Impf-e-
Shop bildet das Bindeglied zu den Lie-
feranten, die den Impfstoff verteilen,
und den Ländern, die bei uns ihren
Impfstoffbedarf bestellen. Wir bilden
in unserem Impf-e-Shop die nach dem
nationalen Impfplan festgelegten Kon-
tingente ab und jedes Land sieht minu-
tenaktuell, was beim Pharmagroßhan-
del im Kühlschrank bereit liegt. Der
Impf-e-Shop gibt aber auch einen Aus-
blick darauf, was in den nächsten drei
Wochen geliefert wird. So können
auch die Länder ihre Impfungen orga-
nisatorisch besser vorausplanen.
Welche Themen werden die BBG in
Zukunft beschäftigen?
Gerhard Zotter: „Wir haben eine Vergaberechtssicherheit von etwa 99 Prozent.“ Natürlich wird uns der Wiederauf-
bauplan der Bundesregierung, aber
trem hohe Sensibilität bei den Mitar- ben also eine Vergaberechtssicherheit auch das Regierungsprogramm be-
beiterinnen und Mitarbeitern und wir von annähernd 99 Prozent. schäftigen und die Frage, wie wir von
sorgen auch mit unserer Aufbau- und der Beschaffungsseite aus die Republik
Ablauforganisation im Unternehmen Vor welchen Herausforderungen weiterhin unterstützen können. Aber
dafür, dass bei Ausschreibungen nahe- steht und stand die BBG in der Corona- auch die Digitalisierung beschäftigt
zu durchgängig ein Sechs-Augenprin- Pandemie? uns sehr. Die IT zählt zu unseren Top-
zip herrscht. Es wird sehr geschätzt, Zu Beginn der Pandemie stellte das Beschaffungsgruppen im Umfang von
dass wir sehr straight und restriktiv Segment „persönliche Schutzaus- mehreren hundert Millionen Euro, die
sind und sehr klar auch in der Kommu- rüstung“ die größte Herausforderung jährlich über uns abgerufen werden.
nikation. Da hat sich das Unternehmen dar. Mund-Nasen-Schutz, FFP2-Mas- Die Pandemie hat einen Digitalisie-
einen sehr guten Ruf erarbeitet und ken, Schutzbrillen etc., da war auch das rungsschub verursacht – nicht nur im
auch verdient. Ich möchte ausdrücklich BMI ein großer Bedarfsträger für uns. Schulbereich. Wir dürfen aktuell die
betonen, dass die Mitarbeiterinnen und Aber auch alle anderen für die Pande- Vergabe der digitalen Endgeräte im
Mitarbeiter der BBG es sich verdient miebekämpfung notwendigen Güter Schulbereich für das Bildungsministe-
haben, dass man darauf vertrauen kann, und Dienstleistungen, angefangen vom rium ausschreiben. Wir versuchen, das
dass Vergaben nach bestem Wissen Desinfektionsmittel über Schutzvergla- Thema Digitalisierung gesamthaft zu
und Gewissen, rechtskonform durchge- sungen bzw. Trennwände, die wir für erfassen und auch Entwicklungen vor-
führt werden. In einigen wenigen Fäl- Büros für viele Institutionen beschafft herzusehen: Zum Beispiel die einfache
len pro Jahr kommt es zu einem Nach- haben, und das ganze Segment an Te- Frage, wie in Zukunft der Papierver-
prüfungsverfahren beim Bundesver- stungen und Testequipment. Die Anti- brauch aussehen wird oder welche
waltungsgericht bzw. den Landesver- gen-Schnelltests, die in den öffentli- Auswirkung das Homeoffice auf die
waltungsgerichten. Zwei bis drei Ver- chen Teststraßen zum Einsatz kom- Büroausstattung, Büromiete oder Rei-
fahren pro Jahr verlieren wir, wir ha- men, werden überwiegend über unsere nigung haben wird. Welches Segment
geht in die Höhe, welches wird in Zu-
ZUR PERSON kunft sinken, welche Beschaffungen
Mag. Gerhard Zotter, MBA, wuchs Bundesministerin Mag. Dr. Maria zur Steigerung der Krisenresilienz wird
in Oberösterreich auf, war Polizist Fekter im Innenministerium. 2011 es geben? Das sind die „Kettenreaktio-
und absolvierte das Studium der wurde er ihr Kabinettchef im Bundes- nen“, die wir versuchen, gesamthaft zu
Rechtswissenschaften berufsbeglei- ministerium für Finanzen. Von 2013 beachten und zu betrachten.
tend an der Universität Wien. Nach bis 2015 leitete Zotter die Präsidial- Wir machen auch viele internationa-
dem Gerichtsjahr, das er ebenfalls sektion im Finanzministerium. Seit 1. le Projekte. Es gibt ein Netzwerk der
überwiegend berufsbegleitend absol- August 2015 ist Gerhard Zotter, der zentralen Beschaffungsstellen inner-
vierte, wechselte er 2003 von der im Vorjahr sein MBA-Studium abge- halb der EU. Die BBG hat auch inter-
Bundespolizeidirektion Wien in das schlossen hat, einer der beiden Ge- national ein sehr gutes Standing und
FOTO: GERD PACHAUER
Bundesministerium für Inneres in die schäftsführer der Bundesbeschaffungs wir werden oft nach unseren Best-Prac-
Einsatzabteilung. 2008 wurde er GmbH. Der 51-Jährige ist verheiratet, tice-Erfahrungen gefragt, die wir unse-
Fachreferent und später stellvertreten- Vater von zwei Töchtern und lebt in ren Partnerorganisationen gerne zur
der Kabinettchef im Kabinett von Niederösterreich. Verfügung stellen.
Interview: Michaela Jana Löff
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