ICG Pflichtenheft zum Compliance-Management in der Immobilienwirtschaft Functional Specifications Document on Compliance Management in the Real ...
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ICG
Institut für Corporate Governance
in der deutschen Immobilienwirtschaft®
Pflichtenheft zum
Compliance-Management
in der Immobilienwirtschaft
Functional Specifications Document on
Compliance Management
in the Real Estate SectorInstitut
ICG
für Corporate Governance
INHALT
in der deutschen Immobilienwirtschaft
Vorwort Seite 2
Präambel Seite 3
Pflichten des Compliance-Managements
in der Immobilienwirtschaft - fünf Bausteine
Baustein 1: Grundwerte Seite 4
Modul 1: Grundwerteerklärung
Modul 2: Verhaltensstandards
Baustein 2: Compliance Risikoanalyse Seite 4
Baustein 3: Verbindlichkeit Seite 5
Modul 1: Leitlinien (Policies) & Verfahren (Procedures)
Modul 2: Training
Modul 3: Compliance im Personalmanagement
Modul 4: Wertemanagement als Führungsaufgabe
Baustein 4: Kommunikation Seite 6
Modul 1: Interne und externe Kommunikation
Modul 2: Transparenz
Baustein 5: Monitoring Seite 6
Modul 1: Compliance-Organisation
Modul 2: Regelmäßige interne Überprüfung
Modul 3: Externe Auditierung/Zertifizierung
An diesem Pflichtenheft haben mitgewirkt Seite 12Institut
ICG
für Corporate Governance
CONTENTS
in der deutschen Immobilienwirtschaft
Foreword page 7
Preamble page 8
Obligations of Compliance Management
in the Real Estate Sector - five elements
Element 1: Basic values page 9
Module 1: Declaration of basic values
Module 2: Standards of conduct
Element 2: Compliance risk analysis page 9
Element 3: Commitment page 10
Module 1: Policies & Procedures
Module 2: Training
Module 3: Compliance in HR management
Module 4: Values management as a mangement task
Element 4: Communication page 11
Module 1: Internal and external communication
Module 2: Transparancy
Element 5: Monitoring page 11
Module 1: Compliance organisation
Module 2: Regular internal review
Module 3: External auditing/certification
The following people collaborated on this functional
specification document page 12VORWORT
Die Integrität von Managementhandlungen Nachhaltige Erfolge können damit vor allem Das vorliegende Pflichtenheft stellt eine
und Geschäftsmodellen sowie die Wahr- in den Bereichen überarbeitete Version dar, in die aktuelle
nehmung gesellschaftlicher Verantwortung Prüfstandards eingeflossen sind. Hierbei hat
bestimmen heute zunehmend den wirtschaft- n Compliance- und Risikomanagement sich das ICG an dem Prüfstandard für Compli-
lichen Erfolg von Unternehmen. n Enthaftung und Haftungsvermeidung für ance-Systeme PS 980 des Instituts der Wirt-
Unternehmensorgane schaftsprüfer (IDW) orientiert. Das hier vor-
Dabei geht es nicht nur um die Vermeidung n Umsetzung nationaler und internatio- liegende ICG-Pflichtenheft stellt im Rahmen
von erheblichen Rechts- und Reputationsri- naler Standards einer Prüfung nach IDW PS 980 das dem CMS
siken, sondern auch – und vor allem – um die n Finanzierung auf dem Kapitalmarkt zugrundeliegende Rahmenwerk und gleich-
Akzeptanz der Unternehmen bei Mitarbei- n Anwerben von Equity zeitig die Abgrenzung des CMS-Teilbereichs
tern, Kunden und Investoren. Dies gilt ohne n Kooperation mit internationalen Joint dar. Die ICG-Zertifizierung kann entsprechend
Abstriche auch für die Immobilienwirtschaft. Venture – Partnern auf der Basis eines entsprechenden Prüfungs-
n Guter Ruf und öffentliches Ansehen berichts einer nach PS 980 durchgeführten
Das Institut für Corporate Governance in der n Gewinnung neuer und Motivation von Prüfung erfolgen.
deutschen Immobilienwirtschaft e.V. (ICG) vorhandenen Mitarbeitern
hat sich im Herbst 2002 konstituiert. Führen- Eine gute Corporate Governance ist heute
de Unternehmen der Branche haben sich dem erreicht werden. wichtiger denn je - gerade für die Immobi-
Institut als Firmenmitglieder angeschlossen, lienwirtschaft, die mit stetig wachsenden
viele prominente Vertreter der Branche ge- Hierauf aufbauend hat eine Arbeitsgruppe, Herausforderungen bedingt durch langfris-
hören ihr auch als persönliche Mitglieder an. geleitet durch Herrn Werner Knips als stell- tige Trends wie Internationalisierung, Ka-
vertretenen Vorstandsvorsitzenden des ICG, pitalmarktorientierung, Nachhaltigkeit etc.
Seit vielen Jahren beschäftigt sich das ICG begleitet durch Prof. Dr. Josef Wieland und konfrontiert wird. Mit der Umsetzung des
mit der Definition und Umsetzung anerkann- unter Mitarbeit hochqualifizierter Berater vorliegenden Pflichtenhefts und der entspre-
ter und überprüfbarer Standards und deren sowie namhafter Vertreter der deutschen chenden Zertifizierung wird sichergestellt,
Festschreibung in Grundsätzen ordnungs- Immobilienwirtschaft (vgl. S. 12) - ein Pflich- dass die Unternehmen der deutschen Immo-
mäßiger und lauterer Unternehmensfüh- tenheft mit genauen Kriterien erarbeitet, bilienwirtschaft diesen Herausforderungen
rung. Als Ergebnis wurde unter Federführung durch die die Prinzipien des Wertemanage- gewachsen sind.
des international anerkannten Wissenschaft- ments in der täglichen Praxis der Unter-
lers und Beraters Professor Dr. Wieland ein nehmen auch sichergestellt werden sollen. Der Vorstand
Wertemanagement-System entwickelt. Institut für Corporate Governance
Ziel dieses Pflichtenheftes ist es insbesondere, in der deutschen Immobilienwirtschaft
Der Leitfaden „Wertemanagement in der Im- den Unternehmen der Immobilienwirtschaft www.icg-institut.de
mobilienwirtschaft“ zielt darauf, Standards Referenzstandards für die Implementierung
guter Managementpraxis zu setzen. Der Leit- und Aufrechterhaltung eines angemessenen
faden leistet damit einen Beitrag zur rechtli- Compliance-Managements an die Hand zu
chen Sicherung, ökonomischen Leistung und geben und damit zugleich einen Beitrag zur
gesellschaftlichen Akzeptanz der Unterneh- Geschäftskultur der gesamten Branche zu
men der Immobilienwirtschaft. leisten.
2PRÄAMBEL
C ompliance-Management in der Immo-
bilienwirtschaft ist die Gesamtheit aller
Vorkehrungen, um das rechtskonforme Ver-
Verhaltensgrundsätze des Instituts für Corporate Governance
in der deutschen Immobilienwirtschaft e.V.
halten eines Unternehmens, seiner Organe
und Mitarbeiter hinsichtlich aller rechtlichen
Vorschriften, die das Unternehmen und seine
Aktivitäten betreffen, zu gewährleisten. Grundsätze ordnungsgemäßer und lauterer
Values Geschäftsführung der Immobilienwirtschaft
Dieses Pflichtenheft definiert die in- „10 Gebote“
haltlichen Anforderungen und Instrumente
für die Entwicklung, Implementierung und
Angemessenheit eines Compliance-Manage- Corporate Governance BVI-
Corporate
ments in der Immobilienwirtschaft. Das Kodex der Wohlverhaltens- etc.
Governance
Pflichtenheft bildet damit den Referenzpunkt Immobilienwirtschaft regeln
für die Einrichtung und Evaluierung eines
Compliance-Managements, das je nach den
Besonderheiten des Geschäfts, etwa Größe Values Leitfaden Wertemanagement
des Unternehmens, Eigentumsform, Bran- Management in der Immobilienwirtschaft
che, Tradition und anderes realisiert werden
muss.
Der Leitfaden Wertemanagement und Compliance- Pflichtenheft zum Compliance-Management
dieses Pflichtenheft sind Bestandteile eines Management in der Immobilienwirtschaft
Systems von Verhaltensgrundsätzen des Ins-
tituts für Corporate Governance in der deut-
schen Immobilienwirtschaft e.V., das sich auf
eine an Werten orientierte Geschäftsführung
(Values), auf die Grundsätze guter Unterneh-
mensführung (Corporate Governance), das aus einer Vielzahl nationaler und internatio- Bei der Umsetzung des Compliance-
Management von Werten (Values Manage- naler Gesetze und Konventionen sowie aus Managements sollen neben den Vorgaben
ment) und die Einhaltung von rechtlichen den relevanten und anerkannten Standards des Pflichtenheftes auch die von dem ICG
und privaten Verhaltensregeln und Standards öffentlicher und privater Organisationen. Im veröffentlichten segmentspezifischen Emp-
(Compliance-Management) bezieht. Bereich Vergütung gilt der deutsche Corpo- fehlungen sowie die übrigen professionellen
rate Governance-Kodex als Vorbild. Standards der Immobilienwirtschaft berück-
Die Referenzstandards des Wertema- sichtigt und in einer für das jeweilige Unter-
nagements des Instituts für Corporate Go- Dieses Pflichtenheft definiert die Anfor- nehmen angemessenen Weise umgesetzt
vernance in der deutschen Immobilienwirt- derungen, die sich aus diesen Referenzstan- werden.
schaft e.V. und damit dieses Pflichtenhefts dards für die Unternehmen der Immobilien-
ergeben sich zu einem großen Teil bereits wirtschaft ergeben.
3PFLICHTEN BAUSTEIN 1:
des Compliance-Managements Grundwerte
in der Immobilienwirtschaft -
fünf Bausteine Modul 1: Grundwerteerklärung
Um die Qualität und Glaubwürdigkeit des Die Grundwerteerklärung muss unabhängig Gesetze sind Festlegungen - insbesondere zu
Wertemanagements seiner Mitglieder und von ihrer Bezeichnung (z. B. Code of Ethics, folgenden Themenbereichen - erforderlich:
der sonstigen Immobilienunternehmen in Unternehmensleitbild, Mission Vision, Va- 1. Korruptionsverbot
Deutschland zu sichern sowie einen Beitrag lues Statement) folgende Anforderungen 2. Verbot kartellrechtlicher Absprachen
zu einem international anerkannten Bran- erfüllen: 3. Umgang mit Geschäftspartnern (Auf-
chenstandard zu leisten, legt das Institut für 1. Die Werte, die das Handeln und die traggeber, Vertriebspartner, Lieferan-
Corporate Governance in der deutschen Orientierung eines Unternehmens ten, Agenten, Berater, Handelsbeauf-
Immobilienwirtschaft e.V. folgende Baustei- bestimmen sollen, müssen schriftlich tragte) zur Sicherstellung der Einhal-
ne als Referenzstandards für die Entwicklung in einer Grundwerteerklärung kodifi- tung der Gesetze und der Geschäfts-
und Implementierung eines Wertemanage- ziert werden. Diese Erklärung leitet ethik, Umgang mit Facilitation Payments
ments in einer gelebten Geschäftskultur fest. sich einerseits spezifisch aus der Fir- 4. Sicherstellung der Einhaltung der Ge-
mentradition, der Strategie und den setze und der Geschäftsethik im Um-
Zielsetzungen sowie andererseits vor gang mit Lieferanten und Auftrag-
allem aus der Größe und Struktur des nehmern
Unternehmens her. 5. Umgang mit Geschenken, Einladungen
2. Die Grundwerteerklärung muss die zu Bewirtungen und sonstigen Vorteilen
Definition der Unternehmensziele und 6. Umgang mit Interessenkonflikten, Um-
Unternehmenswerte, die Definition gang mit Spenden und Sponsoring
der Prinzipien und Grundsätze der 7. Schutz von Vermögenswerten
Unternehmensführng und die Be- 8. Sozialverhalten im Unternehmen
nennung der wesentlichen Stakehol- 9. Angemessene Sanktionierung bei Ver-
der enthalten. stößen
3. Die Grundwerteerklärung muss veröf-
fentlicht werden und den Mitarbei-
tern und anderen Interessenten zu-
gänglich sein.
BAUSTEIN 2:
4. Die Grundwerteerklärung muss in Compliance Risikoanalyse
regelmäßigen Abständen auf Aktuali-
tät überprüft und ggf. angepasst wer- Im Rahmen eines Verfahrens zur systemati-
den. schen Risikoerkennung- und -berichterstat-
tung (Compliance-Risikoanalyse) müssen auf
Modul 2: Verhaltensstandards der Grundlage der Ziele des Compliance-
Managements die spezifischen Compliance-
Die Grundwerteerklärung muss durch opera- Risiken festgestellt werden, die Verstöße
tiv und schriftlich niedergelegte Verhaltens- gegen gesetzliche Bestimmungen und inter-
standards (insbesondere einen Verhaltensko- ne Richtlinien zur Folge haben können. Zu
dex bzw. Code of Conduct) und der Ziele des diesem Zweck ist ein Verfahren zur syste-
Compliance-Managements konkretisiert wer- matischen Erkennung, insbesondere der für
den. Anzahl und Art der Standards sind hier- Unternehmen der Immobilienbranche typi-
bei grundsätzlich unternehmensspezifisch schen Risiken sowie deren Berichterstattung
zu bestimmen. Im Kontext der Einhaltung der und Einbeziehung in das CMS, einzuführen.
4BAUSTEIN 3:
Verbindlichkeit
Modul 1: Modul 2:
Leitlinien (Policies) & Verfahren (Procedures) Training
Im Einklang mit den besonderen Erforder- Alle Führungskräfte und die Mitarbeiter in 3. Integration in Personalauswahlpro-
nissen und Ansprüchen des Geschäftsfeldes sensiblen Bereichen sind in die Verhaltens- zesse
und des Unternehmens sind die Verhaltens- standards, deren Bedeutung für das Geschäft 4. Karriereplanung für Führung und Ma-
grundsätze und Verhaltensrichtlinien in Leit- und mögliche Konsequenzen und Sanktionen nagement
linien und Verfahren so zu konkretisieren, zu unterweisen. Für Führungskräfte und Mit- 5. Zielvereinbarungen in sensiblen Ge-
dass sie eine Orientierung und Hilfe für das arbeiter mit besonderen Compliance-Risiken schäftsbereichen
tägliche geschäftliche Handeln der Mitarbei- sind umfassende und regelmäßige Trainings- 6. Ermittlung und Beseitigung von Com-
ter und Partner darstellen. Diese Leitlinien maßnahmen Pflicht. Dabei ist auf die folgen- pliance-Risiken in Vergütungs- und
und Verfahren müssen sich in jedem Fall auf den Qualitätskriterien zu achten: Boni-Systemen
die Compliance (in diesem Kontext nicht nur 7. Angemessene Disziplinarmaßnahmen
als Rechtstreue, sondern auch als Einhaltung 1. Präsenzschulung für Führungsebene
unternehmensinterner Richtlinien und aner- und Funktionen mit erhöhtem Modul 4: Compliance-Management als Füh-
kannter ethischer Grundregeln verstanden) Compliance-Risiko rungsaufgabe
und sollten sich auch auf die gesellschaftliche 2. Funktions- und risikogruppenspezifi- Das Engagement und die Vorbildfunktion der
Verantwortung (Corporate Social Responsibi- sche (z. B. Einkauf, Vertrieb, Lieferan- Unternehmensleitung und der Führungs-
lity / CSR) des Unternehmens mit den folgen- ten) Präsenzschulung kräfte sind entscheidend für den Erfolg des
den Themenschwerpunkten beziehen: 3. Web- oder Intranet-basiertes Training Unternehmens und materialisieren sich in
für alle Mitarbeiter folgenden Aspekten:
n Compliance-Management
1. Regelmäßige Compliance-Sensibilisie- Art und Umfang des Trainings sind in jedem 1. Compliance als Teil der Nachhaltigkeits-
rung für Führungskräfte sowie für Mit- Fall an die Gegebenheiten und Anforderun- strategie, legal, ökonomisch, ökolo-
arbeiter in Bereichen mit hohen Com- gen des Unternehmens und seiner Mitarbei- gisch, gesellschaftlich
pliance-Risiken ter anzupassen. 2. Orientierung an ethischen Werten
2. Compliance-Analyse und risikoorien- 3. Führungsstil: Entschlossenheit, Klar-
tierte Compliance-Verpflichtung von heit, Verbindlichkeit, Verantwortlich-
Geschäftspartnern Modul 3: keit, Integrität
3. Umgang mit Geschenken und Einladun- Compliance im Personalmanagement 4. Selbstbindung/Selbstverpflichtung und
gen Legalität
Werte realisieren sich letztlich in den Hand- 5. Vorbildrolle und Führungsverantwor-
n Corporate Social Responsibility (CSR)- lungen und Entscheidungen von Mitarbeitern tung für Compliance (tone from the
Management des Unternehmens. Um diesen Prozess zu för- top) und gesellschaftliche Verant-
1. Beachtung von Menschenrechten in dern und den notwendigen Sorgfaltspflichten wortung
Wertschöpfungsketten nachzukommen, sind folgende Maßnahmen 6. Proaktive und offensive Kommunikati-
2. Beachtung von Sozialstandards bei geeignet: on des Wertemanagements durch Lei-
Geschäftspartnern tung und Management
3. Beachtung von Umweltstandards 1. Arbeitsrechtliche Verpflichtung der
4. CSR–Programm am Standort (z. B. Führungskräfte und Mitarbeiter zur
bürgerschaftliches Engagement, Mitar- Einhaltung der Compliance-Vorgaben
beiterinitiativen, soziale Projekte) 2. Integritätsprüfung von Mitarbeitern in
5. Stakeholder-Dialoge Bereichen mit hohen Compliance-
Risiken 5BAUSTEIN 4: BAUSTEIN 5:
Kommunikation Monitoring
Modul 1: Modul 1:
Interne und externe Kommunikation Compliance-Organisation
Idee und Umsetzung des Wertemanage- Wirksamkeit und Nachhaltigkeit des Werte- Die Prüfungen selbst sollen folgende Maß-
ments müssen den relevanten Bezugsgruppen managements sind wesentlich auch dadurch nahmen beinhalten:
des Unternehmens – z. B. Kunden, Mitarbei- bestimmt, dass ein Unternehmen geeignete
ter, Kreditoren, Lieferanten – kommuniziert organisatorische Maßnahmen zu seiner Im- 1. Überprüfung des Compliance-Mana-
werden. Folgende Maßnahmen sind geeig- plementierung ergreift. Dabei ist die Verant- gements in sensiblen Geschäftsberei-
net, dieser Aufgabe nachzukommen: wortlichkeit des Top-Managements für alle chen (z. B. in Form eines Self-Asses-
1. Interne Kommunikation (Meetings, Unternehmen Pflicht, während sich darüber ments)
Broschüren, Zeitschriften, Intranet- hinausgehende Maßnahmen aus der Grö- 2. Kontrolle sensibler Zahlungsvorgänge
Plattform) ße des Unternehmens und der Art des Ge- (z. B. Spenden, Provisionen)
2. Externe Kommunikation (z. B. Ge- schäfts ergeben: 3. Überprüfung der Einhaltung und der
schäftsberichte, Reporting, Broschü- Implementierun des Compliance-
ren, Website) 1. Top-Management-Verantwortung Managements in ein gelebtes Alltags-
3. Schriftliche und mündliche Informati- (Vorstand, Geschäftsleitung) geschäft. Mindestens einmal im Jahr ist
on/Beratung für Agenten, Lieferanten, 2. Lenkungskreis Compliance (z. B. Com- die Unterrichtung und Beratung der
Berater pliance, Recht, Revision, Vertrieb, HR) Unternehmenleitung über die Ent-
4. Mitgliedschaft und Engagement in 3. Compliance-Funktion mit angemesse- wicklung des Compliance-Manage-
Compliance- oder CSR-Initiativen und nen Ressourcen ments verpflichtend.
Erfahrungsaustausch 4. Hinweisgebersysteme (einen Prozess,
der es den Mitarbeitern unter Wah- Modul 3:
Modul 2: rung der Vertraulichkeit ihrer Identität Externe Auditierung/Zertifizierung
Transparenz ermöglicht, Verstöße gegen die exter-
nen Vorgaben sowie interne Regelun- 1. Externe Auditierung
Die Maßnahmen des Compliance-Manage- gen an geeignete Stellen zu berichten) 2. Regelmäßige Zertifizierung nach den
ments können ihre volle Wirksamkeit nur Standards des ICG
dann entfalten, wenn sie in Verfahren ein- Modul 2:
gebettet sind, die die Transparenz wesentli- Regelmäßige interne Überprüfung Voraussetzung für eine Auditierung und Zer-
cher Geschäftsprozesse herstellen. Zu diesen tifizierung ist, dass alle Maßnahmen des
Maßnahmen zählen beispielhaft folgende, Die erfolgreiche Umsetzung des Compliance- CMS hinreichend und nachvollziehbar do-
in das Compliance-Management integrierte Managements in eine gelebte Geschäftskul- kumentiert sind. Zusätzlich muss eine Be-
Kontrollen: tur muss durch die Führung des Unterneh- schreibung des Compliance-Managements
1. Funktionstrennungen mens und die von ihr damit beauftragten (CMS-Beschreibung) vorliegen, in der die we-
2. Berechtigungskonzepte Personen regelmäßig geprüft werden. Hier- sentlichen Maßnahmen und Grundsätze des
3. Genehmigungsverfahren und Unter- mit soll festgestellt werden, dass das Unter- CMS für Dritte nachvollziehbar dargestellt
schriftsregelungen nehmen ein Compliance-Management in werden. Die Beschreibung ist dem Bericht
4. Unabhängige Gegenkontrollen (Vier- Übereinstimmung mit den Anforderungen über die Auditierung beizufügen.
Augen-Prinzip) des Instituts für Corporate Governance in
5. Job-Rotation der deutschen Immobilienwirtschaft e.V. ent-
wickelt und implementiert hat, und dass die-
ses Compliance-Management geeignet ist,
den damit angestrebten Zweck zu erreichen.
6FOREWORD
Today, the integrity of management Sustainable successes could thus be achieved This functional specifications document is
actions and business models as well as above all in the sectors a revised version which incorporates the
the perception of social responsibility are current audit standards. The ICG has taken
increasingly defining the commercial success n Compliance and risk management the audit standard for compliance systems PS
of a company. n Release from liability and avoidance of 980 of the Institute of Public Auditors (IDW)
liability for company bodies as a basis and reached agreement with
This is not just a question of avoiding consi- n Implementation of national and interna- the IDW in this regard. The ICG compliance
derable legal and reputation risks but also tional standards system is recommended by the IDW as an
– and above all – of the acceptance of the n Financing on the capital market industry-specific template for setting up a
companies by employees, customers and n Acquisition of equity compliance management system (CMS) for
investors. This also applies in full to the real n Cooperation with international joint ven- the real estate sector. The CMS of a real estate
estate sector. ture partners company can be tested according to these ICG
n Good reputation and public image specifications. However, the ICG certification
The “Institute for Corporate Governance in n Recruitment of new employees and can also be done on the basis of a correspon-
the German Real Estate Industry (ICG)” was motivation of existing employees ding audit report of an audit carried out pur-
set up in the autumn of 2002. Since then, lea- suant to PS 980 (with the same audit scope).
ding companies of the industry have joined Based on this, a working group, led by Mr
the Institute as company members, many Werner Knips as the deputy chairman of the Today, good corporate governance is more
prominent representatives of the sector also board of ICG, accompanied by Prof Dr Josef important than ever – particularly for the
belong to it as individual members. Wieland and under the collaboration of real estate sector, which faces constantly in-
highly qualified advisers as well as renowned creasing challenges due to long-term trends
For many years, ICG has been involved in representatives of the German real estate such as internationalisation, capital market
defining and implementing recognised and sector (cf. p. 12) – has drawn up a functio- orientation, sustainability, etc. Implementing
auditable standards and their recording nal specifications document with precise these specifications and the corresponding
in principles of proper and correct criteria which is also intended to be used to certification will ensure that the companies
company management. As a result, a safeguard the principles of value in the German real estate sector can meet
value management system was developed management in the day-to-day practice of these challenges.
under the leadership of the internationally the companies.
recognised scientist and adviser Prof Dr The Board
Wieland. In particular, the goal of this functional speci- Institute for Corporate Governance
fications document is to provide the compa- in the German Real Estate Industry
The guideline “Values Management in the nies in the real estate sector with reference www.icg-institut.de
Real Estate Sector” aims to set out standards standards for implementing and maintai-
of good management practice. The guideline ning appropriate compliance management
thus makes a contribution to the legal and thus also to make a contribution to the
safeguarding, economic performance and business culture of the entire industry.
social acceptance of the companies in the
real estate industry.
7PREAMBLE
C ompliance management in the real
estate industry comprises the entirety
precautionary measures in order to guaran-
Principles of conduct of the “Institute for Corporate Governance
in the German Real Estate Industry“
tee that the conduct of a company, its organs
and its employees complies with the law with
regard to all legal regulations that affect the
company and its activities. The specificati- Principles of proper and correct company management
ons thus form the reference point for setting Values
“10 Commandments”
up and evaluating compliance management
that has to be achieved in accordance with
the particular characteristics of the busi-
ness, for instance, the size of the company, Corporate Governance
Corporate BVI rules
form of ownership, industry, tradition etc. Code of the German etc.
Governance of good conduct
The specifications thus form the reference real estate sector
point for setting up and evaluating compli-
ance management that has to be achieved in
accordance with the particular characteris- Values Values management guidelines
tics of the business, for instance, the size of management in the real estate sector
the the company, form of ownership, indus-
try, tradition etc.
The values management guidelines and Compliance Functional specifications document on compliance
these specifications are parts of a system management management in the real estate industry
of principles of conduct of the “Institute for
Corporate Governance in the German Real
Estate Industry” which refers to company
management based on values (Values), the
principles of good company management
(Corporate Governance), the management
of values (Values Management) and compli- national and international laws and conven- standards for companies in the real estate
ance with legal and private rules of conduct tions and from the relevant and recognised sector. In the implementation of compliance
and standards (Compliance Management). standards of public and private organisations. management, in addition to the regulations
With respect to compensation the German in the specifications, the segment-specific
The reference standards of the Values Corporate Governance Code is the relevant recommendations published by the ICG as
Management of the Institute for Corporate standard. well as the other professional standards of
Governance in the German Real Estate the real estate sector should also be taken
Industry and thus of these specifications These specifications define the require- into account and implemented in a manner
largely already result from a large number of ments that result from these reference appropriate for the respective company.
8OBLIGATIONS ELEMENT 1:
of Compliance Management in Basic values
the Real Estate Sector –
five elements
Module 1: Declaration of basic values
In order to safeguard the quality and credibi-
lity of compliance management of its mem- Irrespective of its description (e.g. Code of 1. Ban of corruption
bers and the other real estate companies in Ethics, Corporate Mission, Mission Vision, 2. Ban on agreements under cartel law
Germany and to make a contribution to an Values Statement), the declaration of basic 3. Dealing with business partner (clients,
internationally recognised industry standard, values must meet the following require- sales partners, suppliers, agents, advi-
the Institute for Corporate Governance in the ments: sers, commercial agents) to ensure
German Real Estate Industry has defined the 1. The values that aim to determine the compliance with the laws and business
following elements as reference standards activity and orientation of a company ethics, dealing with facilitation pay-
for the development and implementation of must be codified in writing in a decla- ments
compliance management in a living business ration of basic values. This declaration 4. Ensuring compliance with laws and
culture. is based, firstly, specifically on the com- business ethics when dealing with
pany tradition, the strategy and the suppliers and contractors
objectives and, secondly, primarily on 5. Dealing with gifts, invitations to hos-
the size and structure of the company. pitality events and other benefit
2. The declaration of basic values must 6. Dealing with conflicts of interest,
include the definition of the company dealing with donations and sponsoring
goals and company values, the defini- 7. Protection of assets
tion of the principles and tenets of 8. Social conduct in companies
company management and the ap- 9. Imposing appropriate sanctions in the
pointment of key stakeholders. event of breaches
3. The declaration of basic values must
published and be accessible to the
employees and other interested
parties.
4. The declaration of basic values must be ELEMENT 2:
checked at regular intervals to ensure Compliance risk analysis
that it is up-to-date and adapted if
necessary. As part of a procedure for systematic detec-
tion and reporting of risks (compliance risk
Module 2: Standards of conduct analysis), the specific compliance risks must
be determined on the basis of the goals of
The declaration of basic values must be spe- the compliance management that could re-
cified by operational standards of conduct sult in breaches against statutory provisions
recorded in writing (in particular a code of and internal guidelines. For this purpose, a
conduct) and the goals of the compliance procedure must be introduced to enable sys-
management. In general, the number and tematic recognition of risks, in particular of
type of the standards must be determined those typical for companies in the real estate
specifically to the company. In the context sector, as well as their reporting and inclu-
of compliance with the laws, specific stipu- sion in the CMS.
lations are necessary – in particular on the
following thematic areas:
9ELEMENT 3:
Commitment
Module 1: Module 2: Module 4: Compliance management as a
Policies & Procedures Training management task
In compliance with the special requirements, All managers and the employees in sensitive The commitment and the role model func-
entitlements and risks of the business field areas must be instructed in the standards of tion of the company management and of the
and of the company, the principles of con- conduct, their importance for the business managers are decisive for the success of the
duct and conduct guidelines must be speci- and possible consequences and sanctions. company and are materialised in the follo-
fied in policies and procedures in such a way For managers and employees with special wing aspects:
that they provide orientation and help for compliance risks, comprehensive and regular
the daily business activity of the employees training measures are mandatory. The follo- 1. Compliance as part of the sustainabi-
and partners. These policies and procedu- wing quality criteria must be adhered to: lity strategy (legal, economic, ecologi-
res must, at any rate, relate to compliance 1. On-site training for upper management cal, social)
(in this context not only as compliance with level and roles with increased 2. Orientation to ethical values
the law but also as compliance with internal compliance risk 3. Management style: resolution, clarity,
company guidelines and recognised basic et- 2. Role-specific and risk-group-specific commitment, responsibility, integrity
hical rules) and should also refer to the cor- (e.g. purchasing, sales, suppliers) 4. Self-commitment/self-obligation and
porate social responsibility (CSR) of the com- on-site training legality
pany with the following thematic focus areas: 3. Web or Intranet-based training for all 5. Role model role and management
employees responsibility for compliance (tone
n Compliance management from the top) and social responsibility
1. Regular compliance sensitisation of the Module 3: 6. Proactive and forceful communication
managers and of employees in areas Compliance in HR management of the compliance management
with high compliance risks through leadership and management
2. Compliance analysis and risk-oriented Values are ultimately realised in the activities
compliance obligation of business and decisions of the company’s employees.
partner The following measures are suited to pro-
3. Dealing with gifts and invitations moting this process and complying with the
necessary obligations of care:
n Corporate Social Responsibility (CSR)- 1. Obligation pursuant to labour law of
Management managers and employees to adhere to
1. Compliance with human rights in value the compliance specifications
creation chains 2. Integrity check of employees in areas
2. Compliance with social standards with high compliance risks
among business partners 3. Integration into personnel selection
3. Compliance with environmental processes
standards 4. Career planning for leadership and
4. CSR programme at the business loca- management
tion (e.g. civic engagement, employee 5. Target agreements in sensitive business
initiatives, social projects) divisions
5. Stakeholder dialogue 6. Determination and elimination of com-
pliance risks in remuneration and
bonus systems
7. Appropriate disciplinary measures
10ELEMENT 4: ELEMENT 5:
Communikation Monitoring
Module 1: Module 1:
Internal and external communication Compliance organisation
The idea and implementation of the compli- Efficacy and sustainability of compliance ma- The reviews should include the following
ance management must be communicated nagement are fundamentally also defined measures:
to the relevant stakeholder groups of the by the fact that a company takes suitable
company, e.g. customers, employees, credi- organisational measures for its implemen- 1. Reviewing the compliance manage-
tors, suppliers. The following measures are tation and monitoring. This means that the ment in sensitive busines divisions
suited to complying with this task: top management must take responsibility (e.g. in the form of a self-assessment)
1. Internal communication (meetings, in all companies, whereas measures that go 2. Checking sensitive payment transac-
brochures, magazines, Intranet plat- beyond this result from the size of the com- tions (e.g. donations, commissions)
form) pany and the type of business: 3. Reviewing the compliance and imple-
2. External communication (e.g. compa- mentation of the compliance manage-
ny reports, reporting, brochures, web- 1. Top management responsibility (board, ment into lived everyday business.
site) company management) The notification and advising of the
3. Written and oral information/advice 2. Steering group compliance (e.g. com- company management about the de-
for agents, suppliers, advisors pliance, law, auditing, sales, HR) velopment of the compliance manage-
4. Membership and commitment in 3. Compliance function with appropriate ment is obligatory at least once a
compliance initiatives or CSR initiatives resources year.
and exchange of experience 4. Informer systems (a process that
makes it possible for the employees, Module 3:
Module 2: whilst preserving the confidentiality of External auditing/certification
Transparency their identity, to report breaches
against the external specifications and 1. External auditing
The measures of compliance management internal regulations to suitable depart- 2. Regular certification according to the
can only develop their full efficacy when they ments) standards of ICG
are embedded in procedures that establish
the transparency of fundamental business Module 2: The basis of auditing and certification is the
processes. These measures include, for in- Regular internal review documentation of the compliance manage-
stance, the following checks integrated into ment (CMS description). The audit and certi-
the compliance management: The successful implementation of compli- fication requires the proof that all provisions
1. Functional separations ance management into a living business cul- of the CMS have been recorded along with a
2. Authorisation concepts ture must be checked by the management of comprehensible documentation. Additional-
3. Approval procedures and signature the company and the persons it engages with ly a description of the Compliance Manage-
regulations this on a regular basis. The aim of this is to es- ment (CMS description) has to be attached,
4. Independent counter-check (four eyes tablish that the company has developed and which constitutes the essential provisions
principle) implemented a compliance management in and principles of the CMS for third parties.
5. Job rotation compliance with the requirements of the The description has to be attached to the re-
Institute for Corporate Governance in the port of the auditing.
German Real Estate Industry and that this
compliance management is suited to achie-
ving the intended purpose.
11Verfahrensstandards für die Zertifizierungen des Instituts für Corporate Governance in der deutschen Immobi-
lienwirtschaft e.V. werden vom Vorstand beschlossen und bilden dann eine Anlage zu diesem Pflichtenheft. Eine
solche Zertifizierung dokumentiert, dass das Wertemanagement in der Immobilienwirtschaft Teil der jeweiligen
Unternehmenskultur ist.
Regular certifications according to the procedural standards of the Institute for Corporate Governance in the
German Real Estate Industry are decided upon by the Board and then form an appendix to this functional speci-
fications document. Such certification provides documentary evidence that compliance management in the real
estate sector is part of the respective corporate culture.
An diesem Pflichtenheft haben mitgewirkt (2008): /
The following people collaborated on this functional specifications document (2008):
Gesamtleitung und Moderation/ Mitglieder / Members:
Overall management and facilitation: Dr. Rainer Algermissen, KPMG
Werner Knips, Heidrick & Struggles / ICG / Herbert Bodner, Bilfinger Berger
ZIA Zentraler Immobilien Ausschuss Bert-Peter Consoir, Deloitte & Touche
Bernhard H. Hansen, Vivico Real Estate
Wissenschaftliche Beratung / Scientific advice: Dr. Karsten von Köller, Lonestar Germany
Prof. Dr. Josef Wieland, Zentrum für Wirtschaftsethik / Michael A. Kremer, Strategic Value Partners (Deutschland)
HTWG Konstanz – Hochschule für Dr. Wulf Meinel, The Carlyle Group CREA Germany
Technik, Wirtschaft, Gestaltung Dr. Albrecht Reihlen, Deka Immobilien
Bärbel Schomberg, DEGI Deutsche Gesellschaft für Immobilienfonds /
Fachliche Leitung / Technical management: ICG / ZIA Zentraler Immobilien Ausschuss
Dr. Peter Dieners, Clifford Chance Ralf Schwiede, Drees & Sommer
Joachim Ganse, Deloitte Cert Umweltgutachter Jörn Stobbe, Clifford Chance / RICS
Dr. Dolf Weber, Rechtsanwalt / Lawyer
Organisation:
Karin Barthelmes-Wehr, ICG
An der Überarbeitung des Pflichtenheftes (Neufassung 2014) haben mitgewirkt: /
The following people collaborated on the revision of the functional specifications document (new version 2014):
Gesamtleitung und Moderation/ Mitglieder / Members:
Overall management and facilitation: Dr. Volker Hahn, IVG
Susanne Eickermann-Riepe, PwC Dr. Stefan Heissner, Ernst & Young
Rolf Künemann, Deloitte & Touche
Organisation: Jürgen Paskert, KPMG
Karin Barthelmes-Wehr, ICG Mathias Wendt, KPMG
Andreas Wermelt, PwC
12Wir stehen für
werteorientierte Unternehmensführung
nnnnn
Professionalität
Transparenz
Integrität
Nachhaltigkeit
nnnnn
We are committed to
value driven Management
nnnnn
Professionalism
Transparency
Integrity
Sustainability
nnnnnICG
Institut für Corporate Governance
in der deutschen Immobilienwirtschaft®
Institut für Corpora
www.icg-institut.de
IC
Institut für Corporate Governance in der deutschen Immobilienwirtschaft e.V.
Institute for Corporate Governance in the German Real Estate Sector
Leipziger Platz 9
10117 Berlin
n der deutschen Imm
Tel.: +49 30 202 1585 55
Fax: +49 30 202 1585 29
E-Mail: info@icg-institut.de
Auflage: 500, November 2018 / Circulation: 500, November 2018
In Kooperation mit
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