In 8 Schritten zum richtigen ECM-/DM-System und -Anbieter
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In 8 Schritten zum richtigen ECM-/DM-System und -Anbieter Von der effizienten Erstinformation bis zum sicheren Vertrag Johannes Harpeng Eric Naß Peter Treutlein
2 White Paper Software-Auswahl - ECM/DM-Systeme
Inhalt
Grundlagen von Dokumentenmanagementsystemen ...................................................... 5
1 Einsatzbereiche von DMS ............................................................................................ 5
1.1 Einsatzbereich Input-Management ...........................................................................................7
1.2 Einsatzbereich Managen ..........................................................................................................8
1.2.1 Einsatzbereich Suchfunktionen ..........................................................................................9
1.2.2 Einsatzbereich Workflowunterstützung...............................................................................9
1.2.3 Einsatzbereich Bereitstellen (Postkorb) ..............................................................................9
1.2.4 Einsatzbereich Collaboration (Zusammenarbeit) .............................................................10
1.2.5 Einsatzbereich (Web) Content Management ....................................................................10
1.3 Einsatzbereich Speichern und Archivieren .............................................................................10
1.3.1 Einsatzbereich Speichern .................................................................................................10
1.3.2 Einsatzbereich Archivieren ...............................................................................................11
1.4 Einsatzbereich Output-Management ......................................................................................12
2 Nutzenaspekte eines DMS ......................................................................................... 13
3 Der ECM-/DMS-Markt im Überblick ........................................................................... 14
3.1 Trends im ECM-/DMS-Markt...................................................................................................21
3.2 Übersicht ECM-/DMS-Anbieter ...............................................................................................22
In 8 Schritten zum richtigen DMS-System und -Anbieter............................................... 29
Schritt 1: Projekteinrichtung ...........................................................................................................29
Schritt 2: Potenzialanalyse .............................................................................................................31
Schritt 3: Prozessanalyse ...............................................................................................................31
Schritt 4: Lastenheft .......................................................................................................................33
Schritt 5: Marktrecherche ...............................................................................................................34
Schritt 6: Ausschreibung ................................................................................................................37
Schritt 7: Anbieterpräsentation .......................................................................................................40
Schritt 8: Vertragsverhandlung ......................................................................................................42
Fazit ..........................................................................................................................................43
Kontakt .............................................................................................................................. 44
©2009, Trovarit AG 3
Abbildungen
Abbildung 1: Lebenszyklus eines Dokumentes ...................................................................................... 6
Abbildung 2: Funktionen eines ECM-/DM-Systems ............................................................................... 7
Abbildung 3: Anzahl Mitarbeiter Anbieter ............................................................................................. 14
Abbildung 4: Anzahl Standorte in Deutschland .................................................................................... 15
Abbildung 5: Standorte Anbieter Europa .............................................................................................. 16
Abbildung 6: Sprachfähigkeit der Systeme........................................................................................... 17
Abbildung 7: System-Erstinstallation nach Klassen ............................................................................. 18
Abbildung 8: Zielgruppe Anbieter nach Unternehmensgröße .............................................................. 19
Abbildung 9: Typische Einführungsdauer einer ECM-/DMS-Lösung ................................................... 20
Abbildung 10: Angebotene Module je Softwarekategorie .................................................................... 21
®
Abbildung 11: Projektschritte einer strukturierten Software-Auswahl mit dem IT-Matchmaker ......... 29
Abbildung 12: Hauptgründe für das Scheitern von IT-Projekten .......................................................... 29
Abbildung 13: Typische Projektziele einer DMS-Einführung ................................................................ 30
Abbildung 14: Ermittlung und Dokumentation von Verbesserungspotenzialen und Maßnahmen ....... 31
®
Abbildung 15: Prozessanalyse und Aufgabenreferenzmodell am Beispiel von BONAPART ............ 32
Abbildung 16: DMS-Lastenheftvorlage: Formulierung und Gewichtung von Anforderungen mit
Hilfe der Plattform www.it-matchmaker.com ............................................................... 34
Abbildung 17: Ermittlung der Erfüllungsgrade bezogen auf die individuellen Anforderungen ............. 35
Abbildung 18: IT-Matchmaker® Marktrecherche – Steckbrief ............................................................. 36
Abbildung 19: Erstellung einer Anfrage auf der Plattform www.it-matchmaker.com............................ 38
Abbildung 20: Analyse der eingehenden Kostenabschätzungen in Form eines Detail-
Benchmarks ................................................................................................................ 39
Abbildung 21: Kosten/Nutzen-Portfolio – Ergebnis einer strukturierten Vorauswahl ........................... 40
Abbildung 22: Testfahrplan - Projektbeispiel ........................................................................................ 41
Abbildung 23: Bewertungsschema im Rahmen Endauswahl ............................................................... 41
Abbildung 24: Portfolio - Gesamtbewertung über Kosten .................................................................... 42
4 White Paper Software-Auswahl - ECM/DM-Systeme
Grundlagen von Dokumentenmanagementsystemen 1 Einsatzbereiche von DMS Dokumente sind für den inner- und zwischenbetrieblichen Informationsfluss sowie für die Informationsspeicherung und das Wissensmanagement entscheidend. Ihre Erscheinungsformen sind vielfältig: vom einfachen kurzfristigen Memo, über Geschäftsbriefe und Verträge mit rechtlicher Relevanz und mittleren Aufbewahrungsfristen, bis hin zu umfangreichen Dokumentationen, wie z.B. die des Produktlebenszykluses. Um fundierte Entscheidungen zeitnah treffen zu können und damit wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen in Unternehmen heute immer größere Informationsmengen berücksichtigt werden. Ein schneller, systematischer und effizienter Zugriff auf vorhandene Informationen, deren Verknüpfung und Handhabung bei der Erfassung, Verteilung, Recherche und Speicherung sind wesentliche Wettbewerbsfaktoren. Hohe Auskunftsbereitschaft führt zudem zu einer höheren Kundenzufriedenheit – sowohl intern als auch extern. Mittels Dokumentenmanagement kann die Produktivität durch eine Verkürzung der Dokumentendurchlaufzeit deutlich erhöht und Informationen zeitnah zur Verfügung gestellt werden. Dabei geht es nicht nur darum, Dokumente abzulegen, sondern darum, diese effektiv zu verwalten. Genau bei diesen Herausforderungen unterstützen Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Denn ohne informationstechnische Unterstützung lässt sich die wachsende Flut an Informationen und Dokumenten – elektronisch oder papierbasiert – nicht mehr handhaben. Ursprünglich waren Dokumentenmanagementsysteme (DMS) vor allem Archivsysteme mit einfachen Funktionen zur Verwaltung und Recherche. In den vergangenen Jahren wurden sie sukzessive aufgrund der erweiterten Kundenwünsche ausgebaut. Eine Verlagerung des Schwerpunkts erfolgte hin zu einer Verbindung von Dokumenten und Prozessen. Die Association for Information and Image Management (AIIM) definiert Dokumentenmanagementsysteme (DMS) wie folgt: DMS sind Technologien, Werkzeuge und Methoden zur Erfassung, Verarbeitung, Bereitstellung, Speicherung und Archivierung von Informationen zur Unterstützung der Geschäftsprozesse im Unternehmen. Die Begriffe DMS und Enterprise Content Management Systeme (ECM) werden sowohl in der Fachliteratur als auch von Software-Anbietern häufig synonym verwendet. Eine Abgrenzung zwischen beiden ist schwierig. Konsens herrscht in der Branche insofern, als dass DMS eine funktionale Untermenge von ECM darstellt. Durch ECM werden die technischen und organisatorischen Bemühungen der Unternehmen in den Mittelpunkt gerückt, die Unterstützung ihrer dokumenten-, service- und wissensgeprägten Prozesse strategisch voranzutreiben. In diesem Beitrag werden nachfolgend die Einsatzbereiche eines DMS erläutert. Die Marktübersicht erfolgt allerdings umfassend auch für Systeme, die von ihren Anbietern als ECM-Systeme bezeichnet werden, damit alle relevanten Systeme und Anbieter mit DMS-Funktionalität Berücksichtigung finden. Der Lebenszyklus von Dokumenten ist in der Regel eng mit den Geschäftsprozessen verbunden. Geschäftsprozesse erzeugen, verändern und vernichten Dokumente. Dokumente lösen Geschäftsprozesse aus und steuern diese. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt ©2009, Trovarit AG 5
demnach den gesamten Dokumentenlebenszyklus - von der Entstehung bis zu seiner definierten
Vernichtung.
Die folgende Abbildung stellt einen Dokumentenlebenszyklus ausgehend von verschiedenen
Dokumentenarten dar.
Abbildung 1: Lebenszyklus eines Dokumentes
(in Anlehnung an Klingelhöller, Harald: DMS, Handbuch zur Einführung, S. 17)
In Anlehnung an diese und an die noch folgende Abbildung 2 soll in diesem Kapitel auf die einzelnen
Funktionen/Technologiekomponenten eines DMS eingegangen werden [gemäß der Definition der
AIIM (siehe vorherigen Abschnitt)].
6 White Paper Software-Auswahl - ECM/DM-Systeme
Speichern
Ablage der Dokumente
Check-in; Check-out kurze bis mittlere Zugriffszeiten
Workflowunterstützung Datenintegration aus anderen Applikationen
Freigabeprozesse
Collaborate
Erfassen Verteilen
Scannen
Texterkennung
Managen Content Management Funktionen
Distribution (elektr./ papierbasiert)
Klassifizierung
Indizierung
Suchfunktionen (u.a. Volltext)
logische Ordnerstrukturen
Archivieren Versionierung
langfristige Speicherung Zugriffsrechteverwaltung
Revisionssicherheit Dokumentenhistorie
Informationsfluss
© FIR 2007 www.fir.rwth-aachen.de
Abbildung 2: Funktionen eines ECM-/DM-Systems
(FIR-Abbildung in Anlehnung an die Definition der AIIM)
1.1 Einsatzbereich Input-Management
„Ein Geschäftsdokument wird durchschnittlich 19 Mal fotokopiert.“
John Mancini, Vorsitzender der AIIM
Das Ziel der Erfassung – auch Inputmanagement genannt - besteht darin, Informationen aus
unterschiedlichen Systemen in einem DMS zusammenzuführen. Um alle Dokumente schneller sichten
und weiterverarbeiten zu können, sollten diese in elektronischer Form vorliegen.
Das Erfassen von Daten kann über diverse Schnittstellen erfolgen: über Scanner oder Fax verbunden
mit OCR/ICR-Verfahren, aus Anwendungsprogrammen (z.B. Textverarbeitung) oder formularbasiert.
Allgemein unterscheidet man im Rahmen der elektronischen Dokumentation zwei Dokumentenarten:
Coded Information (CI) und Non Coded Information (NCI). Bei CI-Dokumenten handelt es sich um im
Rahmen von elektronischen Anwendungen erzeugte Dokumente (z.B. Textdokumente,
Tabellenkalkulation oder CAD-Zeichnungen). Sie können vom Rechner selbst interpretiert und
weiterverarbeitet werden. Nicht kodierte Informationen (NCI) liegen meist in Papierform vor und
müssen erst in ein computerlesbares Format umgewandelt werden (beispielsweise durch Scannen).
Diese Art der Kodierung erfolgt mit Hilfe von Rasterbildern.
Beim Digitalisieren mittels Scanner kann z.B. die Eingangspost zentral gesammelt, geöffnet und
automatisiert eingescannt werden. Die Bilddateien werden zunächst archiviert und durch
Schrifterkennung (OCR) maschinenlesbar gemacht.
Der Bereich Erfassung stellt ein eigenes Marktsegment dar, das von vielen Nischenanbietern besetzt
wird. Diese bieten z.B. spezielle Produkte für den Bereich Scannen, Posteingangsautomation,
Rechnungserfassung und Formularverarbeitung an.
Auch E-Mails müssen effizient verwaltet und archiviert werden. Sie haben sich zu einem
unverzichtbaren Bestandteil im Geschäftsbetrieb entwickelt, der kontinuierlich weiter wächst. So
©2009, Trovarit AG 7
werden heute laut einer Studie von Bearing Point bereits 87% aller Kundenanfragen und 82% der Angebote per E-Mail abgewickelt. Oft enthalten gerade E-Mails entscheidende Informationen, die im Kundenkontakt benötigt werden. In der Praxis erfolgt die Aufbewahrung von E-Mails meist in verschiedenen Systemen – in der Regel in persönlichen Archivordnern einzelner Mitarbeiter – so dass entscheidungsrelevante Informationen nur unzureichend bereitgestellt werden oder durch das Ausscheiden eines Mitarbeiters verloren gehen. Hinzu kommt, dass insbesondere das Suchen und Auffinden von E-Mails mit enormem Zeitaufwand verbunden ist. Durch die Einführung eines DMS werden die Herausforderungen eines effizienten E- Mail-Management, das auch das Einhalten der gesetzlichen Vorschriften und Verordnungen beinhaltet, gelöst. Damit ein DMS Dokumente überhaupt verwalten kann, benötigt es verschiedene Elemente und Informationen: Klassifizierungsmerkmale unterscheiden beispielsweise zwischen Rechnung, Reklamation, etc. Sie dienen zur Gruppierung, Steuerung und Beschreibung von Dokumenten. Diesen Vorgang bezeichnet man auch als Klassifizierung der Dokumente. Bei der Indizierung werden dem Dokument mit Hilfe von beschreibenden Attributen sogenannte Metadaten (z.B. Kundennummer, Erstelldatum, etc.) zugewiesen. Diese sollen die Suchfunktion unterstützen. Grundsätzlich gilt: Je mehr Attribute für das Dokument eingegeben werden, desto besser ist es später wieder auffindbar. Allerdings bedeutet dies natürlich auch einen höheren Aufwand bei der Erfassung. Hier muss das richtige Maß abhängig vom Anwendungsfall gefunden werden. Die Meta- bzw. Indexdaten werden häufig mit dem Verweis auf das jeweilige Dokument in einer zusätzlichen Datenbank gespeichert. Die Klassifizierung der Dokumente und eine Indizierung können sowohl manuell als auch teilautomatisiert umgesetzt werden. Leistungsstarke DMS führen eine Klassifizierung und Indizierung sogar automatisiert durch. 1.2 Einsatzbereich Managen Nachdem ein Dokument erfasst wurde, wird es direkt archiviert und/oder zu Informations- oder Bearbeitungszwecken weitergeleitet. Zu den Managementkomponeneten eines DMS zählen viele Funktionalitäten, die Geschäftsvorgänge unterstützen, indem sie den Umgang mit Dokumenten für den Anwender vereinfachen (Vorgangsunterstützung): Hierzu zählen beispielsweise die Versionierungsfunktion und der Check- in/Check-out von Dokumenten. Die Versionsverwaltung des DMS macht das Vorhalten verschiedener Arbeitsstände eines Dokumentes möglich, das Vergleichen und die Reproduktion bestimmter Versionen. Mit den Funktionen Check-in/Check-out stellt man sicher, dass nur eine Person an einem Dokument arbeitet. Das Dokument wird zur Bearbeitung ausgecheckt und exklusiv zur Verfügung gestellt. Andere Anwender können dann nur die alte Version einsehen, werden aber darüber informiert, dass das Dokument ausgecheckt ist. Nach Fertigstellung veranlasst der Bearbeiter dann den Check-in, wodurch das DMS automatisch eine neue Dokumentenversion erstellt. Durch die Check-in/Check-out-Funktion protokolliert das DMS Veränderungen jedes Dokumentes. Die Dokumentenhistorie kann lückenlos nachvollzogen werden. 8 White Paper Software-Auswahl - ECM/DM-Systeme
Nachfolgend wird auf die Suchfunktionen, das automatische Verteilen (Workflowunterstützung/
-Management), die Postkorbbearbeitung sowie die Collaborations-Funktion, die eine bessere
Zusammenarbeit ermöglichen soll, näher eingegangen.
1.2.1 Einsatzbereich Suchfunktionen
„Fachanwender widmen zwischen fünf und 15 Prozent ihrer Arbeitszeit dem Lesen von Informationen,
aber bis zu 50 Prozent ihrer Zeit der Suche nach ihnen.“
John Mancini, Vorsitzender der AIIM
Das Wiederauffinden einzelner Dokumente (Texte, Bilder etc.) stellt bei der Handhabung großer
Datenmengen eine zentrale Herausforderung dar.
Um ein Dokument gezielt suchen zu können, kommen verschiedene Verfahren zur Anwendung. Dazu
gehören unter anderem die Suche per Volltext und die Indexsuche (Suche nach Metadaten). Auch
eine Kombination verschiedener Verfahren wird im DMS-Markt angeboten.
Eine Volltextrecherche ist dann sinnvoll, wenn die Rechercheanforderungen bei der
Dokumentenerfassung und -indizierung unbekannt sind.
Bei der Indexsuche werden Recherchemasken mit Feldern zur Eingabe der Suchbegriffe angeboten,
um Dokumente über Indexwerte zu finden. Zur Aufwandsminimierung ist es hierbei von großer
Bedeutung, dass Recherchemasken und Trefferlisten möglichst übersichtlich angezeigt werden.
1.2.2 Einsatzbereich Workflowunterstützung
Mit Hilfe einer sogenannten Workflowunterstützung kann ein Geschäftsprozess koordiniert, kontrolliert
und nachvollzogen werden. Dokumente werden anhand eines hinterlegten Geschäftsprozesses in der
richtigen Reihenfolge an alle notwendigen Mitarbeiter weitergeleitet. Dies ermöglicht es den
zuständigen Personen, abgelegte Dokumente einzusehen, zu aktualisieren oder zu ergänzen. Die
Steuerung eines Workflows sollte jedoch funktionsbezogen, d.h. losgelöst von einzelnen Mitarbeitern
erfolgen.
Prinzipiell unterscheidet man Workflows, bei denen spontan der nächste und weitere Adressaten
angegeben werden können (Ad-hoc-Workflows) und strukturierte, im Vorfeld definierte Workflows, wie
z.B. bei Freigabeprozessen von Geschäftsunterlagen oder einem Urlaubsantrag.
Die gängigsten Workflow-Funktionen sind:
Empfangen, Verwalten, Visualisieren und Weiterleiten von Dokumenten oder Daten
Paralleles und sequentielles Bearbeiten von Vorgängen einschließlich Mitzeichnung
Wiedervorlage, Fristen, Delegation und andere Verwaltungsfunktionen
Kontrolle/Dokumentation der Bearbeitungsstände und Ergebnisse
Zugriffsrechteverwaltung
1.2.3 Einsatzbereich Bereitstellen (Postkorb)
„Unternehmensanwender schicken und empfangen laut einer Untersuchung der Radicati Group etwa
133 E-Mails am Tag.“
John Mancini, Vorsitzender der AIIM
Für die Verteilung der Unterlagen an die zuständigen Mitarbeiter ist ein DMS mit sogenannten
„Postkörben“ versehen, die eine Zuordnung nach Sachgebieten, Vorgängen, Gruppen und
©2009, Trovarit AG 9
Einzelpersonen ermöglichen. Eine Postkorbbearbeitung ermöglicht eine parallele und
standortunabhängige Bearbeitung. Typische Funktionen sind Verteilservice, Wiedervorlage,
Eskalationsmanagement, Vorgangssteuerung.
Anhand der Metadaten können die meisten Dokumente dem richtigen Mitarbeiter zugeordnet und
zugestellt werden, der daraufhin mit seiner Tätigkeit beginnen kann.
1.2.4 Einsatzbereich Collaboration (Zusammenarbeit)
Collaboration ist eine Art Querschnittsfunktion und beschreibt zum einen die Workflowunterstützung,
die dem User die für die Bearbeitung seiner Aufgaben relevanten Informationen zur Verfügung stellt
und zum anderen das gemeinschaftliche, standordunabhängige Arbeiten an Dokumenten. Zu
Letzterem gehört z.B. das bereits beschriebene Check-in/Check-out von Dokumenten, um
inkonsistente Daten zu vermeiden. Angeboten werden auch Funktionen im Bereich des
Projektmanagements. Dazu zählen z.B. die Zuordnung archivierter Daten zu Projekten oder die
Aufgaben- und Kalenderverwaltung. Ferner können weitere Möglichkeiten der Kommunikation genutzt
werden, wie z.B. Dikussionsforen oder Veröffentlichungen auf Nachrichtenboards. Auch das managen
von Kontakten (Anlage eines Adressbuches in einer Kontaktdatenbank) ist möglich.
1.2.5 Einsatzbereich (Web) Content Management
(Web) Content Funktionalitäten können für Internet- und Intranetauftritte sowie für Partnerportale
verwendet werden.
Informationen werden in einem kontrollierten Prozess erstellt oder aufbereitet und veröffentlicht.
Informationen für die Web-Präsentation werden zur Verfügung gestellt, verwaltet und in
unterschiedliche Anzeigeformate konvertiert.
1.3 Einsatzbereich Speichern und Archivieren
1.3.1 Einsatzbereich Speichern
„Es kostet Unternehmen 20 Dollar ein Dokument abzulegen, 120 Dollar ein falsch abgelegtes
Dokument wieder zu finden und 220 Dollar ein Dokument wieder herzustellen.“
John Mancini, Vorsitzender der AIIM
Speicherfunktionalitäten sind eher kurz- bis mittelfristig und beziehen sich auf „lebende“ Dokumente,
die aktuelle Relevanz haben und auf die kurzfristig zugegriffen werden können muss. In der Regel
sind diese auf Festplatten gespeichert.
Obwohl nur einmal physisch gespeichert, können in einem DMS beliebig viele logische
Ordnerstrukturen/Einheiten abgebildet werden: in diesem Zusammenhang spricht man auch von
Mappen bzw. Containern. Temporäre oder dauerhafte Container umfassen unterschiedliche
Dokumente, die nach inhaltlichen Kriterien sortiert werden können.
Beispielsweise können in Vorgangs-, Projekt- oder Kundenmappen sukzessive alle Dokumente
angezeigt werden, die im Rahmen eines Prozesses entstehen oder benötigt werden. Ein
elektronisches Dokument kann dabei gleichzeitig in mehreren Mappen angezeigt werden. Neben der
Klassifikationshierarchie erhält das DMS so eine weitere hierarchische Struktur, die sich
beispielsweise an Geschäftsvorfällen oder anderen Anwendungskriterien orientiert.
10 White Paper Software-Auswahl - ECM/DM-Systeme1.3.2 Einsatzbereich Archivieren
„7,5 Prozent aller Dokumente gehen verloren, weitere drei Prozent werden falsch abgelegt.“
John Mancini, Vorsitzender der AIIM
Ein elektronisches Archiv dient der langfristigen stabilen und unveränderbaren Aufbewahrung und
Sicherung digitaler Dokumente und ihrer Metadaten.
Ein Archivsystem sollte dabei Dokumente und Informationen aus verschiedenen Quellen speichern,
beispielsweise E-Mails oder Belege aus ERP-Systemen.
Je nach benötigtem Speichervolumen und der gewünschten Zugriffszeit auf die im Archiv befindlichen
Dokumente kommen unterschiedliche Speichermedien zum Einsatz. Magnetplattenspeicher erreichen
schnelle Zugriffszeiten bei relativ geringem Speichervolumen. Optische Platten verfügen zwar über
mehr Speichervolumen, benötigen aber im Vergleich mehr Zeit beim Zugriff.
Regulatorische Anforderungen
Bei der DMS-Funktion Archivierung spielt der Begriff „Revisionssicherheit“ eine sehr wichtige Rolle:
Externe Anforderungen beinhalten handels-, abgabenrechtliche und gesetzliche Vorschriften. Aus
dem HGB (Handelsgesetzbuch) und der GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) bzw.
GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) lassen sich wesentliche
Anforderungen für ein DMS ableiten: Eine richtige, vollständige und zeitgerechte Erfassung
buchführungspflichtiger Geschäftsvorfälle, eine geordnete Darstellung und die Sicherheit der
Aufbewahrung über den gesamten vorgeschriebenen Zeitraum.
Das Bundesfinanzministerium detaillierte seine Forderungen hinsichtlich der Prüfbarkeit von und für
den Datenzugriff auf digitale Unterlagen in den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit
digitaler Unterlagen (GDPdU)". Diese verlangen, dass steuerrelevante Unterlagen revisionssicher
gespeichert und bis zu zehn Jahre digital recherchierbar vorgehalten werden müssen.
Es existiert eine Vielzahl weiterer regulatorischer Anforderungen in Bezug auf
Aufbewahrungspflichten, die sich beispielsweise aus dem Umsatzsteuergesetz (UStG) (für
elektronisch eingehende Rechnungen mit Vorsteuerabzug) und dem Sozialgesetzbuch (für gescannte
und danach vernichtete Dokumente) ableiten lassen.
Vor dem Hintergrund dieser Vielzahl von Vorschriften sind für bestimmte Dokumentenarten
Speichertechnologien vorgeschrieben, die Änderungen nicht mehr zulassen, sogenannte WORM-
Speicher (Write once, read many). Die Unveränderbarkeit der Informationen und die Möglichkeit des
langfristigen Speicherns spielt eine wichtige Rolle bei der Erfüllung von Compliance-Anforderungen.
WORM-Datenträger sind z.B. optische Datenträger wie CD-R, DVD-R, MO-WORMs, UDO).
Mittlerweile existieren aber auch Magnetspeicher und festplattenbasierte Speichertechnologien mit
WORM-Eigenschaften. Bei letzteren werden komplette Speichersubsysteme (bestehend aus Soft- und
Hardware) verwendet.
Datenformate
Nicht nur die Revisionssicherheit spielt bei der Wahl der Datenformate im DMS eine wichtige Rolle.
Auch die Übertragbarkeit auf unterschiedliche Plattformen (Portabilität), die Unterstützung älterer
Formate (Kompatibilität) und die Unterstützung anderer Anwendungsprogramme (Verbreitungsgrad –
auch in Zukunft) muss berücksichtigt werden. Aus diesen Gründen und wegen der Forderung nach
unbegrenzter Reproduzierbarkeit, sind die Dokumentenformate zu standardisieren.
©2009, Trovarit AG 11Die in einem DMS am häufigsten verwendeten Formate sind:
TIFF
PDF
PDF/A
JPEG und
XML
Entscheidend für die Wahl des Formates ist die Beschaffenheit des zu archivierenden Objektes: Bei
NCI-CI-Dokumenten wird man entweder TIFF oder PDF verwenden, für Farbfotos JPEG. XML wird als
Werkzeug für die Bereitstellung von Metadaten verwendet.
Löschen
Bei Einführung eines DMS sollten die gesetzlichen und sonstigen Vorgaben für das Löschen
feststehen und von Anfang an berücksichtigt werden: Noch nicht archivierte Dokumente können im
Vorfeld durch berechtigte Personen gelöscht werden. Aufbewahrungspflichtige archivierte Dokumente
dürfen erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.
1.4 Einsatzbereich Output-Management
„Ein professionelles Faxgerät kostet 6.200 Dollar im Jahr. Durchschnittlich benötigt man für den
manuellen Versand eines Fax 8 Minuten Arbeitszeit.“
„Die durchschnittlichen Kosten für den Versand eines Päckchens per Kurier liegen zwischen acht und
15 Dollar.“ (Quelle : Computerwoche.de)
Das Output-Management beschäftigt sich mit der Aufbereitung von Dokumenten für die Versendung:
Das reicht vom Drucken über das Brennen relevanter Informationen auf CD/DVD bis hin zur
Aufbereitung für Internet-Präsentationen. Hinzu kommt auch die Verteilung der Informationen per Post
und E-Mail.
Auch aufgrund rechtlicher Vorgaben müssen bestimmte Dokumente weiterhin in Papierform
aufbewahrt oder mit einer entsprechenden elektronischen Signatur abgelegt werden.
12 White Paper Software-Auswahl - ECM/DM-Systeme2 Nutzenaspekte eines DMS Man unterscheidet quantifizierbare, d.h. direkt monetär bewertbare und qualitative längerfristige Nutzenaspekte. Zu den quantifizierbaren Nutzenaspekten gehört zum einen eine deutliche Senkung der Personalkosten: Routinetätigkeiten entfallen, doppelte Datenpflege oder händischer Archivierungsaufwand werden unnötig. Dadurch werden Personalressourcen frei, die an anderer Stelle für gewinnbringende Aufgaben eingesetzt werden können. Ferner werden Verlust und Fehlablagen von Dokumenten vermieden. Ein weiterer wesentlicher Nutzen besteht in der erheblichen Zeitersparnis in den Bereichen Transport, Ablage und Suchen, beispielsweise aufgrund der schnellen Recherche über alle im Unternehmen vorliegenden Dokumente zu einem Geschäftsobjekt. Es erfolgt eine Reduzierung von Druck-, Speicher- und Materialkosten. Von mindestens ebenso hoher Bedeutung für die Unternehmen sind die qualitativen, langfristigen Nutzenaspekte: Ein zentraler Aspekt ist die Erfüllung der Compliance-Anforderungen, die eine Vielzahl von gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien beinhalten (s.o). Alle gespeicherte Dokumente und Informationen werden nicht nur angezeigt, sondern werden gewinnbringend in die Geschäftsprozesse eingebunden. Dadurch wird eine hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Arbeitsvorgänge erreicht und zwar standortübergreifend. Das Arbeiten und der gleichzeitige Zugriff auf alle aktuellen Daten und Versionen der Dokumente für mobile Mitarbeiter oder Mitarbeiter mit Heimarbeitsplätzen und auch für standortübergreifende Teams werden ermöglicht. Dadurch werden Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikte durch parallele Änderungen vermieden. Sichergestellt wird dabei, dass die personalisierten Zugriffsberechtigungen stets erhalten bleiben, so dass der Anwender nur seinen Nutzungsrechten entsprechende Daten und Dokumente abrufen kann. Zu einer Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit führen ferner folgende Aspekte: Die qualitativ bessere und schnellere Auskunftsfähigkeit führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit und folglich höherer Kundenbindung. Ferner ergibt sich eine bessere Dokumentensicherheit. Einen weiteren Aspekt stellt die flexiblere Anbindung externer Standorte bzw. mobiler Nutzer dar. Positive Auswirkungen sind außerdem in der Motivation der Mitarbeiter festzustellen. Das Arbeiten unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche, die verhindert, dass Mitarbeiter laufend zwischen verschiedenen Applikationen hin und her wechseln müssen, ist z.B. eine deutliche spürbare Erhöhung der Benutzerfreundlichkeit. ©2009, Trovarit AG 13
3 Der ECM-/DMS-Markt im Überblick
Nachfogend wurden die Angaben der Anbieter für ECM-/DMS-Lösungen auf dem IT-Matchmaker®
analysiert und ausgewertet um den Markt aufzuschlüsseln und zu strukturieren. Die Ergebnisse lassen
sich in den Grafiken ablesen.
Der Markt für ECM-/DMS-Lösungen zeichnet sich durch eine nahezu unüberschaubare Vielfalt
potentieller Software-Lieferanten aus. Unterschiede werden bereits in strukturellen Merkmalen wie der
Unternehmsgröße erkennbar. Mit über 56% beschäftigt die Mehrheit der Anbieter zwischen 5 und 49
Mitarbeitern. Bei rund 36% der Anbieter liegt die Anzahl der Mitarbeiter zwischen 50 und 249. Nur
rund 6% der Anbieter beschäftigen nach eigenen Angaben mehr als 250 Mitarbeiter. Die Angaben zu
Mitarbeiterzahlen sind wichtige Indizien für die Auswahl einer ECM-/DMS-Lösung, da sich aus ihnen
schließen lässt, wie groß die Entwicklungsabteilung der Hersteller ist, die sich wiederum auf die
Weiterentwicklung und Innovationskraft des Herstellers auswirkt. Rückschlüsse sind hier auch für den
Bereich Support und Helpdesk zulässig (vgl. Abbildung 3).
1-4 1,5%
5-19 32,8%
Klasse Anzahl Mitarbeiter Deutschland
20-49 23,9%
50-99 17,9%
100-249 17,9%
250-499 1,5%
500-999 3,0%
1.000+ 1,5%
© Trovarit AG/www.it-matchmaker.com, Aachen 2009
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40%
Anteil der Anbieter (n=67)
Abbildung 3: Anzahl Mitarbeiter Anbieter
Auch hinsichtlich der Standorte gibt es große Unterschiede zwischen den Anbietern. So sind ca. 37%
aller Anbieter mit nur einem Standort in Deutschland vertreten, ca 14% der Hersteller haben einen
zweiten Standort. Allerdings geben rund 31% der Anbieter an, 10 eigene bzw. Partner-Standorte in
Deutschland zu haben (vgl. Abbildung 4).
14 White Paper Software-Auswahl - ECM/DM-Systeme1 36,6%
Anzahl Standorte in Deutschland (eigene oder Partner)
2 14,1%
3 1,4%
4 7,0%
5 2,8%
6 2,8%
8 4,2%
© Trovarit AG/www.it-matchmaker.com, Aachen 2009
10 31,0%
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50%
Anteil der Anbieter (n=71)
Abbildung 4: Anzahl Standorte in Deutschland
Auch international zeigt sich ein differenziertes Bild der ECM-/DMS-Hersteller. So haben 92% einen
Standort in Deutschland, gefolgt von Niederlassungen in Schweiz und Östereich mit 43% bzw 35%.
Weiterhin gab rund ein Drittel aller Anbieter an, Standorte in Italien und Großbritannien, gefolgt von ca
einem Viertel Standorte in Polen, Frankreich, Spanien, den Niederlanden und Belgien/Luxemburg zu
haben. Auch in weiteren Ländern Europas sind einige Anbieter mit Standorten bzw. Partnern
vertreten. Die Globalisierung und Internationalisierung vieler Unternehmen ist Auslöser für diese
Entwicklung (vgl. Abbildung 5).
©2009, Trovarit AG 15Deutschland 92,2%
Schweiz 42,9%
Österreich 35,1%
Italien 29,9%
Großbritannien, Irland 29,9%
Polen 26,0%
Frankreich 26,0%
Standorte in Europa (eigene oder Partner)
Spanien 24,7%
Niederlande 24,7%
Belgien/Luxemburg 20,8%
Schweden 18,2%
Tschechien 16,9%
Dänemark 13,0%
Türkei 11,7%
Rumänien 10,4%
Ungarn 10,4%
Portugal 10,4%
Griechenland 9,1%
Bulgarien 9,1%
Slowakei 9,1%
Norwegen 9,1%
Ukraine 7,8%
Slowenien 7,8%
Finnland 7,8%
Litauen, Estland, Lettland 6,5%
Russland 6,5%
Weißrussland 6,5%
Kroatien 6,5%
© Trovarit AG/www.it-matchmaker.com, Aachen 2009
Serbien 3,9%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Anteil der Anbieter (n=77)
Abbildung 5: Standorte Anbieter Europa
Die Internationalisierung der DMS-Anbieter ist aber nicht nur an zahlreichen Niederlassungen im
europäischen Ausland abzulesen, sondern auch an der Sprachfähigkeit ihrer Lösungen. Nach
Angaben der Hersteller sind, neben Deutsch als obligatorischer Sprache, 94% der auf dem IT-
Matchmaker® vertretenen ECM-/DMS-Lösungen englischsprachig. Französisch stellt mit 43%, die am
dritt häufigsten genannte Sprache dar. Gerade die Entwicklung und regionale Anpassung der
Systeme für den ost-europäischen Markt lag in den letzten Jahren verstärkt im Fokus der Hersteller.
So liegen Polnisch, Russisch und Tschechisch mit ca. 21% bis ca. 14% im oberen Mittelfeld genannter
Sprachen (vgl. Abbildung 6).
16 White Paper Software-Auswahl - ECM/DM-SystemeDeutsch 100,0%
Englisch 93,7%
Französisch 42,9%
Italienisch 23,8%
Niederländisch 23,8%
Polnisch 20,6%
Spanisch 19,0%
Sprachfäigkeit des Systems)
Russisch 15,9%
Tschechisch 14,3%
Portugiesisch 12,7%
Dänisch 9,5%
Türkisch 7,9%
Schwedisch 7,9%
Ungarisch 7,9%
Chinesisch 6,3%
Finnisch 6,3%
Griechisch 6,3%
Japanisch 4,8%
Norwegisch 4,8%
Kroatisch 4,8%
Koreanisch 3,2%
Slowakisch 3,2% © Trovarit AG/www.it-matchmaker.com, Aachen 2009
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Anteil der Systeme (n=63)
Abbildung 6: Sprachfähigkeit der Systeme
Die Dynamik des ECM-/DMS-Marktes lässt sich auch anhand der Erstinstallationen der Systeme
ablesen. Nur rund 27% der Anbieter gab an, dass die Erstinstallation ihres Systems mehr als 16 Jahre
zurück liegt. Hingegen gaben mehr als die Hälfte der Anbieter an, dass die Erstinstallation nach der
Jahrtausendwende erfolgte. Damit sind viele ECM-/DMS-Lösungen weitaus jünger als eine Vielzahl
Systeme aus dem ERP-Umfeld (vgl. Abbildung 7).
©2009, Trovarit AG 17© Trovarit AG/www.it-matchmaker.com, Aachen 2009
Kleinere Unternehmen 4,3%
Kleinere und mittlere
17,1%
Unternehmen
Zielgruppe nach Unternehmensgrößen
Mittlere Unternehmen 0,0%
Mittlere und größere
8,6%
Unternehmen
Größere Unternehmen 7,1%
Kleinere und größere
1,4%
Unternehmen
keine spezielle
61,4%
Zielgruppe
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%
Anteil der Systeme (n=64)
Abbildung 8: Zielgruppe Anbieter nach Unternehmensgröße
Unterschiede bestehen also, wobei die Zielgruppe unter anderem durch die angebotene Lösung oder
die Größe der Anbieter bestimmt wird. Daraus resultieren auch unterschiedliche Einführungsszenarien
bzw. Dauer der Einführung. So geben rund 60% der Anbieter an, ihr System in weniger als zwei
Monaten einzuführen. Knapp ein Drittel der DMS-Anbieter geben eine Dauer von bis zu sechs
Monaten an (vgl. Abbildung 9).
©2009, Trovarit AG 19max. 2 Wochen 37,2%
ZTypische Laufzeit eines Einführungsprojektes
bis ca. 2 Monate 59,6%
bis ca. 6 Monate 34,0%
bis ca. 12 Monate 10,6%
ab ca. 12 Monate 3,2%
© Trovarit AG/www.it-matchmaker.com, Aachen 2009
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%
Anteil der Projekte (n=94)
Abbildung 9: Typische Einführungsdauer einer ECM-/DMS-Lösung
In Bezug auf die Funktionsumfänge von ECM-/DMS-Lösungen sind auf Ebene der angebotenen
Module deutliche Überlappungen festzustellen. So geben bspw. rund 70 % aller Anbieter klassischer
DMS-Lösungen an, ein Workflowmanagement-Modul dazu anbieten. Umgekehrt bieten ca. 90% der
Hersteller von Workflowmanagementsystemen ein DMS-Modul an. Anbieter von Speziallösungen im
Bereich E-Mail-Management bieten neben einem DMS-Modul auch in rund 70% der Fälle ein Modul
zur Steuerung von Workflows an. Hier wird deutlich, dass je nach Funktionsschwerpunkt der
jeweiligen Lösungen in unterschiedlich starker Ausprägung komplementäre Module mit angeboten
werden. Oft kann es sich bei diesen Modulen auch um Partnerlösungen handeln, die über
Schnittstellen mit dem System kommunizieren (vgl. Abbildung 10).
20 White Paper Software-Auswahl - ECM/DM-Systeme© Trovarit AG/www.it-matchmaker.com, Aachen 2009
Dokumentenmanagement (n=41)
Softwware-Kategori e (Speziallösung)
Contentmanagement (n=19)
Workflowmanagement (n=16)
Business Process Management (n=12)
E-Mail Management (n=11)
Business Process Management Modul
Workflowmanagement Modul
Contentmanagement Modul 0% 20% 40% 60% 80% 100%
Dokumentenmanagement Modul
Anteil angebotener Module je Software-Kategorie
Abbildung 10: Angebotene Module je Softwarekategorie
3.1 Trends im ECM-/DMS-Markt
Im dynamischen und besonders im Bereich kleinerer und mittlerer Unternehmen wachsenden Markt
für ECM-/DMS-Lösungen müssen Anbieter im harten Wettbewerb auf neue Kunden-Anforderungen
eingehen. Zu einigen ausgewählten Anforderungen zählen das Bedürfnis der Anwender nach ECM-
Strategien zur Reduzierung der Systemvielfalt. Hier sind die Anbieter gefragt Komplettsysteme zu
entwickeln, um sogenannte Funktionsinseln zu vermeiden. In diesem Zuge gilt es auch, Werkzeuge
zur Integration der Content-Funktionen in hetereogene Anwendungsumgebungen anzubieten.
Unter dem Sammelbegriff Compliance sind alle regulatorischen Anforderungen zu verstehen, die ein
Unternehmen erfüllen muss. Je nach Rechtsform stellen diese Anforderungen ein überaus wichtiges
Kriterium für die Auswahl einer ECM-/DMS-Lösung dar, die Anbieter erfüllen müssen. Mit
Funktionalitäten wie Dokument- und Vorgangshistorie, revisionssicherer Ablage, Aufbewahrungs-/ und
Löschfristenmanagement sollen steigende regulatorische Anforderungen gegenüber Unternehmen
abgedeckt werden.
Die Forderung nach der lückenlosen elektronischen Akte macht auf funkionaler Seite eine
Aktenmodellierung und Aktenverwaltung unverzichtbar. Auch die Digitale Signatur als
Qualitätsmerkmal fordern Anwender zunehmend. Dies macht Signatur- und
Verifizierungskomponenten für Einzel- und Massensignaturen notwendig.
Zu wichtigen Zielen, die Anwender mit der Einführung einer ECM-/DMS-Lösung verbinden, zählen
unter anderem Prozessoptimierung und –automation. Um diese Ziele zu erreichen, müssen Anbieter
integrierte Postkorb- und Workflowfunktionen anbieten. Dem schließt sich die Forderung nach Mail-
©2009, Trovarit AG 21Archivierung und Dateiarchivierung an. Hier müssen Anbieter funktionsseitig eine Client- und Server- basierte Mail-Archivierung bereitstellen. Um archivierte E-Mails und Dateien wieder auffinden zu können, wird eine Content-Suche notwendig. Um dieser Anforderung nachzukommen, müssen die Hersteller eine Volltextsuche im Dokumentenbestand und im Einzeldokument ermöglichen. 3.2 Übersicht ECM-/DMS-Anbieter Nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über Anbieter von Dokumenten-Management-Systemen, die bereits auf dem IT-Matchmaker® registriert sind. 22 White Paper Software-Auswahl - ECM/DM-Systeme
Zielgruppe
Zielgruppe Unternehmen (Anzahl Branchen-
Unternehmen (Anzahl
Arbeitsplätze) fokussierung
Mitarbeiter)
Hochspezialisierte Branchenlösung (wenige
Installationen im Produktivbetrieb (weltweit)
Mittlere Spezialisierung (ausgewähltes
Anzahl Mitarbeiter Weltweit (Gesamt)
Hersteller (H) / Vertriebspartner (VP)
Anzahl Mitarbeiter in Deutschland
Branchenunabhängige Lösung
250 - 1000 Arbeitsplätze
100 - 250 Arbeitsplätze
Größere Unternehmen
Kleinere Unternehmen
50 - 100 Arbeitsplätze
Mittlere Unternehmen
20 - 50 Arbeitsplätze
> 1000 Arbeitsplätze
Branchensegmente)
Branchenspektrum)
5 - 20 Arbeitsplätze
< 5 Arbeitsplätze
Erstinstallation
Anbieter/System*
1000°DIGITAL GmbH, 1000°Publisher H 15 15 k.A. k.A. 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
ACTIWARE GmbH, AWELOS H k.A. k.A. k.A. k.A. 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
agiles Trade GmbH & Co. KG, agilesWorkflow VP 30 30 k.A. 35 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
Ainea AG, Ainea-Pergamon H 17 17 1999 k.A. 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
AKD Unternehmensberatung GmbH, AKD BackOffice H 30 30 k.A. k.A. 4 4 4 4 4 4 4 4
Allgeier IT Solutions GmbH, scanview® H 60 60 1990 600 4 4 4 4 4 4 4 4
applabs GmbH, DocuWare VP 22 22 1991 7500 4 4 4 4 4 4 4 4 4
audius GmbH, i-bank H 205 205 k.A. k.A. 4 4 4 4 4 4 4 4
Auto-trol Technology GmbH, KONFIG H 20 170 1994 80 4 4 4 4
AZTEKA Consulting, EASY ENTERPRISE VP 45 45 1992 7000 4 4 4 4 4 4
AZTEKA Consulting, Xpert.ivy VP 45 45 2001 k.A. 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
Buchholz Software GmbH, ELOenterprise / professional VP 8 8 1996 3700 4 4 4 4 4
CAS Software AG, CAS teamWorks H 180 150 2001 k.A. 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
*Namen teilweise gekürzt
©2009, Trovarit AG 23Zielgruppe
Zielgruppe Unternehmen (Anzahl Branchen-
Unternehmen (Anzahl
Arbeitsplätze) fokussierung
Mitarbeiter)
Hochspezialisierte Branchenlösung (wenige
Installationen im Produktivbetrieb (weltweit)
Mittlere Spezialisierung (ausgewähltes
Anzahl Mitarbeiter Weltweit (Gesamt)
Hersteller (H) / Vertriebspartner (VP)
Anzahl Mitarbeiter in Deutschland
Branchenunabhängige Lösung
250 - 1000 Arbeitsplätze
100 - 250 Arbeitsplätze
Größere Unternehmen
Kleinere Unternehmen
50 - 100 Arbeitsplätze
Mittlere Unternehmen
20 - 50 Arbeitsplätze
> 1000 Arbeitsplätze
Branchensegmente)
Branchenspektrum)
5 - 20 Arbeitsplätze
< 5 Arbeitsplätze
Erstinstallation
Anbieter/System*
CCOM-INET Netz- und Mediendienste GmbH, TYPO3 H 18 18 k.A. k.A. 4 4 4 4 4
Ceyoniq Technology GmbH, nscale H 100 100 2004 k.A. 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
CFT Consulting GmbH, easyware VP 43 43 2004 k.A. 4 4 4 4 4 4 4 4 4
Collinor Software GmbH, Collinor IRP H 60 60 2003 k.A. 4 4 4 4 4 4 4 4 4
condecco Digital Business GmbH, d.3 VP 25 25 1992 2000 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
ConSol* GmbH, ConSol*CM H 145 180 1997 k.A. 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
crossbase mediasolution GmbH, crossbase H 19 19 2001 k.A. 4 4 4 4 4
CSI Informationstechnik, Saperion VP 12 12 1990 1500 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
CSI Informationstechnik, Vertragsmanagement VP 12 12 1989 k.A. 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
d.velop AG, d.3 H 210 210 1992 2000 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
DATA DYNAMICS GmbH & Co. KG, MultiChannel Suite H 21 21 1999 k.A. 4 4 4 4
datamints GmbH, datamints Web Publisher H 7 7 k.A. k.A. 4 4 4 4 4 4 4 4
DocuPortal Deutschland, DocuPortal ECM Suite H 12 12 2002 239 4 4 4 4 4 4 4 4 4
*Namen teilweise gekürzt
24 White Paper Software-Auswahl - ECM/DM-SystemeZielgruppe
Zielgruppe Unternehmen (Anzahl Branchen-
Unternehmen (Anzahl
Arbeitsplätze) fokussierung
Mitarbeiter)
Hochspezialisierte Branchenlösung (wenige
Installationen im Produktivbetrieb (weltweit)
Mittlere Spezialisierung (ausgewähltes
Anzahl Mitarbeiter Weltweit (Gesamt)
Hersteller (H) / Vertriebspartner (VP)
Anzahl Mitarbeiter in Deutschland
Branchenunabhängige Lösung
250 - 1000 Arbeitsplätze
100 - 250 Arbeitsplätze
Größere Unternehmen
Kleinere Unternehmen
50 - 100 Arbeitsplätze
Mittlere Unternehmen
20 - 50 Arbeitsplätze
> 1000 Arbeitsplätze
Branchensegmente)
Branchenspektrum)
5 - 20 Arbeitsplätze
< 5 Arbeitsplätze
Erstinstallation
Anbieter/System*
Docutec AG, Docutec Xtract for Documents (X4D) H 35 35 k.A. k.A. 4 4 4 4 4 4
DocuWare AG, DocuWare H 63 105 1991 7500 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
Dr. Lürzer Software KEG, promol®.NET H 0 3 1997 k.A. 4 4 4 4 4 4 4
Drivve GmbH & Co.KG, Drivve | DM H 12 20 1996 k.A. 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
EASY Software AG, EASY ENTERPRISE H 130 162 1992 7000 4 4 4 4 4
EASY Software AG, easyware H 130 162 2004 k.A.
EDS Mid-market Solutions GmbH, EASY ENTERPRISE VP 250 250 1992 7000 4 4 4 4 4 4
ELO Digital Office GmbH, ELOenterprise / professional H 100 140 1996 3700 4 4 4 4 4 4 4 4 4
EMC Deutschland GmbH, ECM Documentum Plattform H 800 37000 1991 4000 4 4 4 4
Empolis GmbH, empolis:Content Lifecycle Suite H k.A. k.A. 1997 1 4 4 4 4 4 4 4 4
GFT Solutions GmbH, HYPARCHIV H 85 85 1988 1510
Glaux Soft AG, evidence Case Manager H k.A. k.A. 2005 230 4 4 4 4 4 4 4 4 4
Gräbert Software + Engineering GmbH, ArchivPlus/400 H 30 30 1993 1025 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
*Namen teilweise gekürzt
©2009, Trovarit AG 25Zielgruppe
Zielgruppe Unternehmen (Anzahl Branchen-
Unternehmen (Anzahl
Arbeitsplätze) fokussierung
Mitarbeiter)
Hochspezialisierte Branchenlösung (wenige
Installationen im Produktivbetrieb (weltweit)
Mittlere Spezialisierung (ausgewähltes
Anzahl Mitarbeiter Weltweit (Gesamt)
Hersteller (H) / Vertriebspartner (VP)
Anzahl Mitarbeiter in Deutschland
Branchenunabhängige Lösung
250 - 1000 Arbeitsplätze
100 - 250 Arbeitsplätze
Größere Unternehmen
Kleinere Unternehmen
50 - 100 Arbeitsplätze
Mittlere Unternehmen
20 - 50 Arbeitsplätze
> 1000 Arbeitsplätze
Branchensegmente)
Branchenspektrum)
5 - 20 Arbeitsplätze
< 5 Arbeitsplätze
Erstinstallation
Anbieter/System*
GSD Software mbH, DOCUframe® H 78 78 2001 k.A. 4 4 4 4 4 4 4 4 4
Hetkamp GmbH EDV-Beratung, EASY ENTERPRISE VP 29 29 1992 7000 4 4 4 4 4 4 4
HighPower GmbH, ArcFlow H 70 70 2001 k.A. 4 4 4 4 4 4 4 4
HONICO Holding GmbH, BatchMan H k.A. k.A. 1997 220 4 4 4 4 4 4 4 4 4
Hyperwave Information Management GmbH, IS/6 H 55 150 2001 221 4
i2 Technologies GmbH, i2 Agile Business Process Platform H k.A. 1250 1988 k.A. 4 4 4
IBM Deutschland GmbH, P8 H 21000 21000 2003 k.A. 4 4 4 4 4 4 4
Infoflex GmbH, Word TiP intelliDocuments H 9 9 2003 k.A. 4 4 4 4 4 4 4 4 4
INTEC GmbH, NAuthor H 12 45 k.A. k.A. 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
inubit AG, inubit BPM-Suite H 65 65 2001 370 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
IQDoQ GmbH, HYPERDOC H k.A. k.A. 2001 k.A. 4 4 4 4 4 4 4 4 4
iq's Software GmbH, iqs DocumentCenter H 40 43 2003 k.A. 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
IQUADRAT AG, PHOENIX EasyWorkFlow H 19 20 2001 k.A. 4 4 4 4 4 4 4
*Namen teilweise gekürzt
26 White Paper Software-Auswahl - ECM/DM-SystemeZielgruppe
Zielgruppe Unternehmen (Anzahl Branchen-
Unternehmen (Anzahl
Arbeitsplätze) fokussierung
Mitarbeiter)
Hochspezialisierte Branchenlösung (wenige
Installationen im Produktivbetrieb (weltweit)
Mittlere Spezialisierung (ausgewähltes
Anzahl Mitarbeiter Weltweit (Gesamt)
Hersteller (H) / Vertriebspartner (VP)
Anzahl Mitarbeiter in Deutschland
Branchenunabhängige Lösung
250 - 1000 Arbeitsplätze
100 - 250 Arbeitsplätze
Größere Unternehmen
Kleinere Unternehmen
50 - 100 Arbeitsplätze
Mittlere Unternehmen
20 - 50 Arbeitsplätze
> 1000 Arbeitsplätze
Branchensegmente)
Branchenspektrum)
5 - 20 Arbeitsplätze
< 5 Arbeitsplätze
Erstinstallation
Anbieter/System*
itechWorks, cmsWorks H 12 12 2006 k.A. 4 4 4 4 4 4 4 4 4
JOOPS GmbH, OfficeTalk H 5 5 2003 k.A. 4 4 4 4 4
julitec GmbH, julitecDM H 20 20 2004 240 4 4 4 4 4 4 4 4
keyproducts Imaging GmbH, keydox H 30 30 2002 k.A. 4 4 4 4 4
KUMAtronik Software GmbH, DocHouse H 25 25 2004 k.A. 4 4 4 4 4 4 4 4 4
LOG-IT GmbH, DocuWare VP 25 27 1991 7500 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
Mirasoft Ltd., Mirapolys RAD Plattform H k.A. 200 2005 k.A. 4 4 4 4 4 4
Modus Consult AG, ELOenterprise / professional VP 135 135 1996 3700 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
Novaline GmbH, Novaline-Dokumentenmanagement H 28 28 2006 k.A. 4 4 4 4 4 4 4 4
OPTIMAL SYSTEMS GmbH, OS|ECM Version 6 H 210 210 1992 k.A. 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
OPTIMAL SYSTEMS GmbH, OS|Mailrecorder H 210 210 2009 k.A. 4 4 4 4 4 4 4
Orderbase Consulting GmbH, orderbas H 30 30 2003 290 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
PLANTA GmbH, PLANTA PPSA H 36 50 2006 6 4 4 4 4 4 4 4 4
*Namen teilweise gekürzt
©2009, Trovarit AG 27Zielgruppe
Zielgruppe Unternehmen (Anzahl Branchen-
Unternehmen (Anzahl
Arbeitsplätze) fokussierung
Mitarbeiter)
Hochspezialisierte Branchenlösung (wenige
Installationen im Produktivbetrieb (weltweit)
Mittlere Spezialisierung (ausgewähltes
Anzahl Mitarbeiter Weltweit (Gesamt)
Hersteller (H) / Vertriebspartner (VP)
Anzahl Mitarbeiter in Deutschland
Branchenunabhängige Lösung
250 - 1000 Arbeitsplätze
100 - 250 Arbeitsplätze
Größere Unternehmen
Kleinere Unternehmen
50 - 100 Arbeitsplätze
Mittlere Unternehmen
20 - 50 Arbeitsplätze
> 1000 Arbeitsplätze
Branchensegmente)
Branchenspektrum)
5 - 20 Arbeitsplätze
< 5 Arbeitsplätze
Erstinstallation
Anbieter/System*
PROCAD GmbH & Co.KG, PRO.FILE H 90 90 1994 k.A. 4 4 4 4 4 4 4 4 4
SAPERION AG, Saperion H 100 120 1990 1500 4 4 4 4 4 4 4 4 4
SDS Software Dirk Sandhorst, Inforce XE H k.A. k.A. 2000 k.A. 4 4 4 4
SER Solutions Deutschland GmbH, DOXiS4 H 268 330 1986 1300 4 4 4 4 4 4 4 4 4
softgate gmbh, softgate-archiv H 85 85 1999 k.A. 4
Soreco Business Management Solutions AG, Xpert.ivy H 10 135 2001 k.A. 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
SYNFOtec Informationssysteme GmbH, ZyIMAGE H k.A. k.A. 1991 360000 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
tutum GmbH, DocuWare VP 6 6 1991 7500 4 4 4 4 4 4 4 4
United Planet, Intrexx Xtreme H k.A. k.A. 1998 k.A. 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
web4biz ic4b AG, web4biz H 7 7 2000 k.A. 4 4 4
windream GmbH, windream H 40 40 1999 600
ZWF GmbH, EASY ENTERPRISE VP 140 140 1992 7000 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
*Namen teilweise gekürzt
28 White Paper Software-Auswahl - ECM/DM-SystemeIn 8 Schritten zum richtigen DMS-System und -Anbieter
Implementierung
IT-Matchmaker®
Vertragsverhandl. 8
Endauswahl 7
Vorauswahl 6
Marktrecherche 5
Lastenheft 4
Prozessanalyse 3
Potenzialanalyse 2
Projekteinrichtung 1 Projektmanagement
Abbildung 11: Projektschritte einer strukturierten Software-Auswahl mit dem IT-Matchmaker®
Schritt 1: Projekteinrichtung
Gründe für das Scheitern von IT-Projekten sind vielfältig. Wie eine von PA Consulting durchgeführte
Befragung zeigt, gaben jedoch immerhin ca. 68% der Unternehmen unklare Anforderungen und Ziele
als Hauptgrund für das Scheitern ihres Projektes an (vgl. Abbildung 12).
Schon mit der Projekteinrichtung sind daher einige grundlegende Entscheidungen zu treffen. Diese
können den Erfolg eines Projektes nachhaltig beeinflussen und sollten gut durchdacht sein.
Unklare Anforderungen und Ziele
Fehlende Ressourcen bei Projektstart
Fehlende PM-Erfahrung auf Leitungsebene
Politik, Egoismen, Kompentenzstreit
Unzureichende Projektplanung
Schlechte Kommunikation
Mangel an qualifizierten MA
Fehlende PM -Methodik (z.B. kein Risiko-Mgmt.)
Fehlende Unterstützung/Commitment Top-Mgmt
Mangelhaftes Stakeholder Management
Technische Anforderungen zu hoch
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%
Quelle: PA Consulting, 2008
Abbildung 12: Hauptgründe für das Scheitern von IT-Projekten
©2009, Trovarit AG 29Die Phase der Projekteinrichtung sollte insbesondere dazu genutzt werden, klare Ziele für die
Einführung eines DMS zu definieren und an die am Projekt beteiligten Mitarbeiter und das
Management zu kommunizieren.
Typische Projektziele für DMS-Projekte sind:
Verkürzung der Bearbeitungszeiten
Reduzierung der manuellen Vorgangsbearbeitung
Verbesserung der Auskunftsfähigkeit
Erfüllung regulatorischer Anforderungen (z.B. GDPdU)
Hinter diesen Zielen verbergen sich bspw. Anforderungen wie in Abbildung 13 dargestellt und sie
können nach dem Realisierungshorizont differenziert werden. So stechen kurzfristige Anforderungen
wie Elektronische Archivierung, Aktenmanagement und Gemeinsame Dokumentenbearbeitung
heraus. Mittelfristige Ziele sind Workflow-gesteuerte Prozesse und Automatische
Rechnungseingangsbearbeitung. Als langfristige Anforderungen werden zumeist Automatische
Posteingangsbearbeitung und Digitale Signatur genannt.
In mehr als einem Jahr
s
Innerhalb dieses Jahres ti ge
S on s
Aktuell
nt .
g e me
na
Ma g
n t ent i tun
b Co e a rbe
We sb
an g itun
g
s e ing rbe
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at P
ent
om ch e nat
ur
Aut atis gem
u t om
M a n a
l e Si g
A s ita g.
ces Dig i tun
s Pro b e
in e
s ar
Bus nbe
e nte ent
o kum n agem
eD a
am enm g
in s Ak t run
e m e
c h iv ie
G Ar
he 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%
on i sc
k tr
El e
Quelle: Anwenderbefragung BARC-Tagung ECM
Abbildung 13: Typische Projektziele einer DMS-Einführung
Die Einrichtung eines robusten Projektmanagements ist unerlässlich, will man die gesteckten Ziele
auch erreichen und dies zählt damit auch zu den gewichtigen Gründen mit ca. 45% (vgl. Abbildung
12). Wichtige Voraussetzung für ein wirksames Projektmanagement ist die Auswahl geeigneter
Teammitglieder. Da DMS-Projekte einen großen Einfluss auf viele Unternehmensbereiche haben,
muss das Projektteam die Anforderungen an die neue Lösung aus allen betroffenen Bereichen in die
Projektarbeit einbringen können. Das Kernteam umfasst im Mittelstand ca. zwei bis sechs Personen,
die zeitweise themenbezogen durch weitere drei bis sechs Personen unterstützt werden. Der
anfallende Aufwand, z.B. für Datenaufbereitung, Organisations- und Systemanpassungen oder auch
für die Schulung der Software-Anwender, wird dabei oftmals unterschätzt. Er beläuft sich bei
Mitgliedern des Kernteams schnell auf 40-60% der Personalkapazität – unterliegt jedoch erheblichen
Schwankungen innerhalb der einzelnen Projektphasen. Spätestens mit der Auftragserteilung sollte
dann auch der zukünftige Software-Partner in das Team eingebunden werden.
30 White Paper Software-Auswahl - ECM/DM-SystemeSie können auch lesen
