JUSTIZ NRW - Vergabemarktplatz NRW
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Version 1.0
JUSTIZ NRW
Leistungsbeschreibung
zur Beschaffung von
Servern
für die Rechenzentrumsumgebung
der Justiz des Landes NRW
Anforderungskatalog
Serverhardware und Lieferdienstleistungen
für das
Justizministerium des Landes Nordrhein-Westfalen
40190 Düsseldorf
vertreten durch den
Präsidenten des Oberlandesgerichts Köln
Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW
- Zentrale IT-Beschaffungsstelle -Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 547-ITD3.1011-2021
Inhaltsverzeichnis:
1 RAHMENBEDINGUNG EN 4
1. 1 KURZDARSTELLUNG 4
1. 2 EINSATZUMFELD 4
1. 3 ZIELVORGABEN 4
2 AUSSCHREIBUNGSBEST IMMUNGEN 5
2. 1 GRUNDSÄTZLICHE BESTIMMUNGEN 5
2. 2 INFORMATIONEN ZUR VERGABESTELLE 6
2. 3 BEREITSTELLUNG DER VERGABEUNTERLAGEN 6
2. 4 FRISTENANGABEN 7
2. 5 ANGEBOTSERFORDERNISSE 8
2. 6 NEBENANGEBOTE BZW. WEITERE HAUPTANGEBOTE 12
2. 7 BEWERTUNGSVORGEHEN (INKL. GEWICHTUNGEN) 12
2. 8 ANGABE DER VERGABEKAMMER 12
2. 9 GEFORDERTE NACHWEISE UND ERKLÄRUNGEN FÜR DIE ANGEBOTSBEWERTUNG 13
2. 10 RECHTLICHE RAHMENBEDINGUNGEN 13
2. 11 VERTRAGSSTRAFE UND HAFTUNG 16
3 BEST IMMUNG EN ZUR SPÄT EREN VERT RAGSUMSET ZUNG 17
3. 1 ORGANISATION UND ZUSAMMENWIRKEN 17
3. 2 GRUNDSÄTZLICHE VORGEHENSWEISE 18
3. 3 BESTELLWESEN 19
3. 4 ROLL-OUT / LIEFERUNG 20
3. 5 ABNAHME UND RECHNUNGSSTELLUNG 21
3. 6 GARANTIE 23
3. 7 SERVICE/GARANTIEABWICKLUNG 24
3. 8 HAFTUNG UND VERTRAGSSTRAFEN 24
3. 9 DATENSCHUTZ 25
3. 10 INFORMATIONSSICHERHEIT 25
3. 11 MITARBEITER DES AUFTRAGSNEHMERS 26
3. 12 PRODUKTÄNDERUNG / PRODUKTABKÜNDIGUNG 27
3. 13 PREISÄNDERUNG – ALLGEMEIN - 28
3. 14 TECHNOLOGIEBERATUNG 28
3. 15 ENTSORGUNG VON ALTGERÄTEN UND FESTPLATTENVERWURF 28
4 VERT RAGSUNT ERLAG EN 29
4. 1 VERTRAGSENTWURF 29
4. 2 ERGÄNZENDE VERTRAGSBEDINGUNGEN 29
5 EIGNUNG SANFORDERUNG EN 29
AfG1 Firmenprofil 29
Anforderungskatalog Stand 13.09.2021 Seite 2Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 547-ITD3.1011-2021
AfG2 Organisation und Zusammenwirken 31
AfG3 Garantieleistung und Reaktionszeiten 33
AfG4 Qualitätssicherung 34
AfG5 Dokumentation 34
AfG6 Warenabruf 35
AfG7 Anlieferung am Aufstellungsort 36
6 LEIST UNGSANFORDERUNGEN 38
AfG8 Hardware Server Typ 1 (Team Citrix) 38
AfG9 Hardware Server Typ 2 (Team Virtualisierung) 40
AfG10 Optionale Technikerleistungen 42
AfG11 sonstige Serverhardware (Produktanfragen) 43
7 PREISZUSAMMENST ELLUNG 44
7. 1 ALLGEMEINES 44
7. 2 PREISBLÄTTER 44
8 MITT EILUNG EN ZUR AUFT RAGSVERGABE 45
9 AUSSCHLUSS DER INFORMAT IO NSWEIT ERG ABE 46
Anforderungskatalog Stand 13.09.2021 Seite 3Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 547-ITD3.1011-2021 1 Rahmenbedingungen 1. 1 Kurzdarstellung Die Justiz NRW betreibt durch den Zentralen IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW (ITD) zentrale IT-Betriebsstellen an den Standorten Münster und Düsseldorf. Die Ausschreibung umfasst die Lieferung von Serverhardware und Lieferdienstleistun- gen für das Rechenzentrum. 1. 2 Einsatzumfeld Die Justiz NRW ist mit einer umfassenden vernetzten IT-Infrastruktur ausgestattet, die zur Unterstützung der arbeitsplatzspezifischen Fachanwendungen und von Standard- software dient. Nahezu alle Bildschirmarbeitsplätze sind mit Microsoft-Produkten aus- gestattet und sollen schrittweise in einen zentralen IT-Betrieb überführt werden. Die in der zentralen Betriebsstelle eingesetzten Serversysteme nutzen aktuell die Betriebs- systeme Microsoft Server 2012 R2 und Microsoft Server 2016 R2. Weitere eingesetzte Microsoftprodukte sind System Center, SharePoint, BizTalk Server, SQL Server und IIS. Im zentralisierten Rechenzentrumsbetrieb wird der Clientdesktop über VHDs be- reitgestellt. Die Büroanwendung Microsoft Office 2013 Standard bzw. Professional wird aktuell flä- chendeckend eingesetzt. Die Anbindung der Arbeitsplätze im Rechenzentrumsbetrieb erfolgt über LAN und WAN mittels einer Citrix-Umgebung auf virtualisierte Server. 1. 3 Zielvorgaben Zielsetzung dieses Vergabeverfahrens ist der Abschluss eines Bezugsliefervertrags über den Erwerb der für die Zeit vom Zuschlag bis zum 29.04.2023 benötigten Server und die Erbringung der im Anforderungskatalog beschriebenen Dienstleistungen. So- fern der Auftraggeber nicht innerhalb von 3 Monaten vor Vertragsende den Vertrag ausdrücklich kündigt, verlängert sich der Vertrag jeweils um 12 Monate, maximal bis zum 29.04.2026. Eine gleichmäßige Verteilung der Bedarfsmenge auf den Vertragszeitraum kann nicht garantiert werden. Je nach Stand der sonstigen für die IT-Ausstattung maßgeblichen Anforderungskatalog Stand 13.09.2021 Seite 4
Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 547-ITD3.1011-2021
Rahmenbedingungen muss die Lieferung und die dazugehörige Serviceleistung für die
benötigte Gesamtmenge unter Umständen auch innerhalb eines kurzen Zeitraums
(z.B. innerhalb von 3 Monaten) durchgeführt werden können.
Zur Erstellung eines bedarfsgerechten Angebots sollen die folgenden Eckdaten der
letzten Jahre dienen.
Seit 2019 wurde ca. folgende Anzahl eingekauft:
Bestell-jahr 2019 2020 2021 Mittelwert über 1 Jahr
bis 06
Menge 348 136 138 250
2 Ausschreibungsbestimmungen
2. 1 Grundsätzliche Bestimmungen
Das Vergabeverfahren erfolgt auf der Grundlage von Teil 4 des Gesetzes gegen Wett-
bewerbsbeschränkungen (GWB) sowie der Verordnung über die Vergabe öffentlicher
Aufträge (Vergabeverordnung – VgV) in der bei Veröffentlichung der Vergabeunterla-
gen gültigen Fassung.
Im Falle eines Zuschlages werden die Anforderungen der Vergabeunterlagen in Ver-
bindung mit den Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen
(VOL/B – Formular 512 EU) , die Besonderen Vertragsbedingungen des Landes Nord-
rhein-Westfalen zur Erfüllung der Verpflichtungen zur Tariftreue und Mindestentloh-
nung nach dem Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen (BVB Tariftreue-
und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen/VOL – Formular 513 EU) für die Vergabe von
Dienstleistungen und die Ergänzenden Vertragsbedingungen IT (EVB-IT –hier insbe-
sondere EVB-IT Kauf und EVB-IT Dienstleistung– Vertragsbestandteil zu Grunde ge-
legt.
Allgemeine Geschäftsbedingungen der Bieter sind ausgeschlossen. Im Übrigen gilt
deutsches Recht. Der Gerichtsstand ist Köln.
Anforderungskatalog Stand 13.09.2021 Seite 5Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 547-ITD3.1011-2021 2. 2 Informationen zur Vergabestelle Der zentrale IT-Dienstleister der Justiz des Landes Nordrhein-Westfalen (Dezernat ITD3 – Verträge und Beschaffung- ZIB) ist als zentrales Dienstleistungszentrum für die Durchführung sämtlicher IT-Beschaffungsmaßnahmen in der Justiz des Landes Nordrhein–Westfalen zuständig, soweit sie ihr vom Ministerium der Justiz des Lan- des Nordrhein-Westfalen übertragen worden sind. Für das Vergabeverfahren sind die nachfolgenden Adress– und Kommunikationsda- ten maßgeblich: Name Ansprechpartner Die Präsidentin des Oberlandesgerichts Köln Herr Pascal Abram Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes Herr Osman Abdu NRW (ITD3 -Verträge und Beschaffung) Anschrift Postleitzahl Reichenspergerplatz 1 50670 Stadt/Ort Land Köln Bundesrepublik Deutschland Telefon Fax +49 221 7711 0 +49 211 87565-112442 Internet-Adresse (URL) Elektronische Post (e-mail) www.olg-koeln.nrw.de zib@itd.nrw.de 2. 3 Bereitstellung der Vergabeunterlagen Es wird ausdrücklich auf Ziffer 3. des Formulars 312/322 EU hingewiesen. Die Vergabeunterlagen werden elektronisch auf dem Vergabemarktplatz des Landes NRW bereitgestellt. Vergabeunterlagen können geändert oder ergänzt werden. Die Bieterkommunikation, die als einziges Kommunikationsmittel zugelassen ist, kann erläuternde Hinweise enthalten. Anforderungskatalog Stand 13.09.2021 Seite 6
Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 547-ITD3.1011-2021 Einen verbindlichen und jeweils aktuellen Stand der Informationen zu diesem Verga- beverfahren finden Sie nur auf dem Vergabemarktplatz des Landes NRW. Es wird die Registrierung auf dem Vergabemarktplatz des Landes NRW empfohlen, um automatisch über Änderungen an den Vergabeunterlagen oder über Antworten zum Verfahren informiert zu werden. Anderenfalls besteht das Risiko für den Bieter, möglicherweise ein fehlerhaftes An- gebot abzugeben. 2. 4 Fristenangaben 2.4.1 Bieterfragen Bieterfragen (z.B. bezüglich der Vergabeunterlagen oder der Erstellung des Ange- bots) können bis zum 11.10.2021 23:59 Uhr ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz des Landes NRW gestellt werden. Die Vergabestelle wird die Fragen innerhalb einer Woche beantworten. Die Antworten werden allen auf dem Vergabemarktplatz des Landes NRW in dem Projekt registrierten Bietern in anonymisierter Form zur Verfügung gestellt und dadurch automatisch Bestandteil der Vergabeunterlagen. Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt. 2.4.2 Angebotsfrist Die Angebotsfrist endet am 25.10.2021 23:59 Uhr. 2.4.3 Vorabinformation gemäß §134 GWB Spätestens 10 Kalendertage vor Zuschlagserteilung werden nicht zu berücksichti- gende Bieter über den Vergabemarktplatz NRW über die beabsichtigte Zuschlagsent- scheidung informiert. Anforderungskatalog Stand 13.09.2021 Seite 7
Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 547-ITD3.1011-2021
2.4.4 Zuschlagsfrist (= Bindefrist)
Die Entscheidung über den Zuschlag wird bis zum 29.04.2022 erfolgen und den Bie-
tern gemäß den Bestimmungen der VgV bekanntgegeben.
Der Bieter ist bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist an sein Angebot gebunden.
Es wird dem Bieter, dem der Zuschlag erteilt wird, ein Zeitraum von 15 Werktagen,
beginnend ab Zuschlag gewährt, das dortige Warenbestellsystem für Bestellungen
der Justiz einzurichten.
2. 5 Angebotserfordernisse
2.5.1 Aufbau / Inhalt
Die Angebote sind nach folgender Gliederung aufzubauen:
1. Anschreiben des Bieters (nach dem Formular 324 EU)
2. Eigenerklärungen (nach dem Formular 325 EU)
3. Angebot (einschließlich der Beantwortung der Eignungsanforderungen und
der Anforderungen der Leistungsbeschreibung nach vorgegebener Struktur)
4. Preisblatt
5. Bieterangaben GWZA
6. Anlagen
Weiterhin sind die Vorgaben des § 53 VgV zu beachten.
Bietergemeinschaft:
Sollte eine Angebotsabgabe als Bietergemeinschaft erfolgen, sind im Angebot die Mit-
glieder sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss
und die Durchführung des Vertrags zu benennen.
Dabei ist das Formular 531 EU auszufüllen und mit dem Angebot vorzulegen.
Einsatz von Nachunternehmern:
Sofern der Einsatz von Nachunternehmern durch die Vergabe von Auftragsteilen an
andere Unternehmen beabsichtigt ist, sind die Formulare 532 und 533 EU auszufüllen
und beizufügen.
Anforderungskatalog Stand 13.09.2021 Seite 8Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 547-ITD3.1011-2021
Diese Ausschreibung ist funktional anwendungsbezogen aufgebaut, d. h. die sich aus
der Anwendung sowie aus dem Einsatzumfeld zwingend ergebenden Anforderungen
an das Beschaffungsobjekt sind nicht produktorientiert, sondern funktional formuliert.
Soweit technische Hard- und Software-Spezifikationen vorgegeben sind, erklärt sich
dies aus der Maßgabe das Beschaffungsobjekt in ein bereits bestehendes Systemum-
feld zu integrieren.
Im Anforderungskatalog dient der Kennbuchstabe „A“, erweitert um eine Zahlenken-
nung (z.B. „A 1.1“) der eindeutigen Identifikation einer bestimmten Anforderung. Ana-
log werden Gruppen zusammengehöriger Anforderungen mit der Buchstabenfolge
„AfG“ gekennzeichnet, erweitert um eine laufende Nummer (z. B. „AfG 1“).
Verwenden Sie gleichlautende Kennungen in Ihrem Angebot (Ziffer 3), um die Zuord-
nung von Angebotstext und Anforderungskatalog zu erleichtern.
Das Angebot ist durch Stellungnahme zu den Mindestkriterien/Ausschlusskriterien und
den einzelnen formulierten Anforderungen des Anforderungskatalogs zu erstellen.
Dabei sind neben den Bestimmungen der Ziffern 2.1 bis 2.3 des Formulars 511 EU
(Bewerbungsbedingungen) folgende Regeln einzuhalten:
Die Antworten sollen sich ausschließlich auf die angebotene Leistung bzw. deren
Alternativen beziehen.
Hinweise oder Erläuterungen sind in freier, aber möglichst knapper Form abzu-
fassen. Ein ausschließlicher Verweis auf beigefügte Produktblätter, Bedienungs-
handbücher und ähnliche Anlagen stellt kein vollständiges Angebot dar. Ver-
weise auf Literatur oder auf Broschüren dürfen nur als ergänzende Informationen
erfolgen, können also die geforderten Antworten oder Erklärungen nicht erset-
zen.
Antworten zu den einzelnen Anforderungen sind in der Reihenfolge der Ab-
schnitte, in die der Anforderungskatalog gegliedert ist, zu geben und innerhalb
der Abschnitte in der angegebenen Nummerierung. Nach jedem Abschnitt ist
eine neue Seite zu beginnen.
Es ist anzugeben, ob für einen Gegenstand des Angebots ein Patent- oder Mus-
terschutz besteht, vom Bieter oder Dritten beantragt ist oder der Bieter eine sol-
che Anmeldung erwägt.
Anforderungskatalog Stand 13.09.2021 Seite 9Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 547-ITD3.1011-2021
Sofern zu einem Abschnitt verschiedene Alternativen angeboten werden, sind die
Alternativen augenfällig zu trennen.
Verweise auf Literatur oder auf Broschüren dürfen nur als ergänzende Informati-
onen erfolgen, können also die geforderten Antworten oder Erklärungen nicht er-
setzen
Sofern auf Zertifizierungen Bezug genommen wird, sind die zugrundeliegenden
Gutachten auf Anforderung bereitzustellen.
Die Wiederholung des Textes der Leistungsbeschreibung im Angebotstext ist
nicht zulässig.
Angebote, deren Aufbau sich nicht an der Struktur der Vergabeunterlagen ori-
entiert oder den u. g. Dateiformaten nicht entsprechen werden ausgeschlossen.
Das Angebot muss sämtliche Kosten (einschließlich etwaiger Nebenkosten) für
die durch den Bieter bzw. durch den Einsatz etwaiger Nachunternehmer zu er-
bringenden Leistungen enthalten.
Die Preise sind in Euro anzugeben.
Näheres ist dem Abschnitt IV. (Preiszusammenstellung) der Leistungsbeschreibung –
Anforderungskatalog - zu entnehmen.
2.5.2 Form / Einreichung
Die ausgefüllten Unterlagen gemäß den Ziffern 1. bis 6. der oben aufgeführten Ange-
botsgliederung (2.5.1) sind ausschließlich als elektronische Angebote über den Verga-
bemarktplatz des Landes NRW 1 in Textform nach §126b BGB über das dortige Bie-
tertool abzugeben.
Bei der Abgabe in Textform sind der Bieter (bei juristischen Personen oder Handels-
gesellschaften der Firmenname und die Rechtsform) und die natürliche Person, die
die Erklärung für den Bieter abgibt, zu benennen.
1
https://www.vergabe.nrw.de/
Anforderungskatalog Stand 13.09.2021 Seite 10Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 547-ITD3.1011-2021
Mit der elektronischen Einreichung gelten das Angebot und alle damit eingereichten
Unterlagen als unterschrieben.
Näheres zur elektronischen Angebotsabgabe ist dem Formular 312/322 EU zu entneh-
men.
Folgende Dateiformate sind für die Erstellung der Unterlagen des Angebots zu berück-
sichtigen:
Dokument XLS, xlsx PDF
EU-Formulare (Ziff. 1 u. 2) X
Angebot (Ziff. 3) X
Preisblatt (Ziff. 4) X X
Bieterangaben GWZA und An- X
lagen (Ziff. 5 und 6)
(XLS = geeignet für MS-Excel 2013; jeweils ohne aktive Komponenten)
Bei den Ziffern 1, 2, 4 und 5 sind ausschließlich die von der Vergabestelle zur Verfü-
gung gestellten Dateien zu nutzen.
Bitte stellen Sie sicher, dass bei der Generierung der Dateien ganze Bereiche des
Angebots als zusammenhängende Datei erstellt werden, z.B. Angebot incl. Preisblatt vom
XX.XX.2021 zu LOS „X“.pdf; Anlagen zum Angebot vom XX.XX.2021 zu Los „X“.pdf
Sofern eine zusammenhängende Datei –aufgrund eines hohen Datenvolumens-nicht
erstellt werden kann, ist eine Splittung möglich. Es ist dabei zu beachten, dass die
Dateienamen verständlich sind, z.B. Angebot incl. Preisblatt vom XX.XX.2021 zu LOS „X“ Teil
1 von 4.pdf
Zusätzlich ist, die von der Vergabestelle zur Verfügung gestellte Excel Datei „Preis-
blatt zu 547-ITD3.1010-2021.xlsx“, -mit den identischen Daten des Angebotspreis-
blattes im PDF Dokument-, mit der elektronischen Angebotsabgabe einzureichen.
Von der Dateierstellung für einzelne Prospekte soll Abstand genommen werden.
Anforderungskatalog Stand 13.09.2021 Seite 11Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 547-ITD3.1011-2021
2. 6 Nebenangebote bzw. weitere Hauptangebote
Unter dem Begriff Hauptangebot werden alle diejenigen Angebote verstanden,
welche von der beschriebenen Leistung nicht abweichen.
Ein Nebenangebot beschreibt eine angebotene Lösung, die den Anforderungen der
Leistungsbeschreibung nicht entspricht, jedoch aus Sicht des Bieters denselben
Erfolg verspricht.
Insoweit bei einer Ausschreibung zwei Produkte angeboten werden, die jedoch den
Anforderungen der Leistungsbeschreibung entsprechen, handelt es sich um zwei
Hauptangebote bzw. Alternativen und nicht um ein Nebenangebot.
Es können insgesamt maximal zwei Hauptangebote angeboten werden.
Jedes Hauptangebot ist jeweils vollständig zu beschreiben und abzugeben. Eine ein-
fache Aufreihung z.B. von Alternativen zu einer Anforderungsgruppe innerhalb eines
Hauptangebots ist nicht zulässig.
Nebenangebote werden nicht zugelassen.
2. 7 Bewertungsvorgehen (inkl. Gewichtungen)
Die Bewertung der Angebote ergibt sich aus der Anlage „Bewertungsmethode“.
2. 8 Angabe der Vergabekammer
Zuständige Stelle zur Vergabeüberprüfung ist die
Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Spruchkörper Köln,
50667 Köln, Börsenplatz 1
50667 Köln, Zeughausstraße 2 – 10 (Postanschrift)
Telefon: +49 221 147-3055
Fax: +49 221 147-2889
E–Mail: VKRheinland@bezreg-koeln.nrw.de
Anforderungskatalog Stand 13.09.2021 Seite 12Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 547-ITD3.1011-2021
2. 9 Geforderte Nachweise und Erklärungen für die Angebotsbewertung
Dem Angebot sind in der nachfolgend aufgeführten Reihenfolge die Eigenerklärun-
gen, Unterlagen und Nachweise beizufügen:
1. Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521 EU)
2. Erklärung Bietergemeinschaft (Formular 531 EU)
3. Erklärung Unteraufträge/Eignungsleihe (Formular 532 EU)
4. Verpflichtungserklärung Nachunternehmer (Formular 533 EU)
5. Bieterangaben GWZA
Die Abgabe der einheitlichen europäischen Eigenerklärung (EEE) im Sinne des § 48
VgV kann durch den Bieter freiwillig erfolgen und vorläufig die unter den Ziffern 1. bis
10. genannten Eigenerklärungen ersetzen. Sie gilt darüber hinaus als vorläufiger Beleg
für das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen.
Da die Erklärungen, Nachweis und Unterlagen für den Bieter, der den Zuschlag erhal-
ten soll, ohnehin vorliegen müssen (§ 50 Absatz 2 VgV), wird im Wege eines effizienten
Vergabeverfahrens gefordert, sämtliche Unterlagen, Eigenerklärungen und Nach-
weise nach dem Formular 325 EU, bei Angebotsabgabe, in der oben aufgeführten
Reihenfolge, beizufügen.
Die Vergabestelle kann diese Unterlagen nach § 56 Absatz 2 VgV nachfordern.
2. 10 Rechtliche Rahmenbedingungen
2.10.1 Als Vertragsform ist ein sog. Bezugsvertrag (eine Unterart des Sukzessiv-leis-
tungsvertrag) vorgesehen. Die Bedarfsmengen richten sich ausschließlich nach
dem Bedarf des Auftraggebers ohne Festlegung von Mindest- oder Höchstab-
nahmemengen.
Zudem besteht eine Obergrenze i. H. v. 100 %-igen Überschreitung der in die-
ser Ausschreibung berücksichtigten Kalkulationsmenge. Insoweit die Ober-
grenze erreicht ist, ist der Vertrag unabhängig von der Laufzeit beendet.
Im Gegenzug dazu wird der Vertrag eine Ausschließlichkeitsbindung enthalten,
d. h. der Auftraggeber verpflichtet sich, seinen Bedarf an den ausgeschriebenen
Produkten während des Vertragszeitraumes ausschließlich über den Auftrag-
nehmer zu decken.
Anforderungskatalog Stand 13.09.2021 Seite 13Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 547-ITD3.1011-2021
Dies gilt nicht, wenn
• der Auftragnehmer die vom Auftraggeber benötigten Produkte nicht oder
nicht zu den in diesem Vertrag vereinbarten Liefer- und Leistungsanforde-
rungen liefern kann oder
• der Auftraggeber das gleiche Produkt in gleicher Ausstattung auf dem Markt
günstiger einkaufen kann und der Dritte diese Preise standardmäßig und
stetig auch anderen Käufern anbietet.
Für den Fall von nicht zufriedenstellender Leistungserfüllung besteht jedoch für
den Auftraggeber eine Kündigungsmöglichkeit bzgl. des gesamten Vertrages.
Dies gilt nicht bei einzelnen geringfügigen Schlechtleistungen die keinen Ein-
fluss auf die Abwicklung des Gesamtvertrags haben.
Dabei werden die benötigten Leistungen im Wege von Abrufen einzeln beauf-
tragt (vgl. im Einzelnen hierzu Abschnitt 3.2 und 3.3).
2.10.2 Die Gesamtverantwortung für die Funktionsfähigkeit und die Kompatibilität der
gelieferten Produkte sowie für die Erbringung der Dienstleistungen liegt aus-
schließlich beim Auftragnehmer. Dies gilt auch, soweit der Auftragnehmer
Nachunternehmer mit der Erbringung von Teilleistungen beauftragt.
2.10.3 Der Bieter bzw. Auftragnehmer hat der Vergabestelle bzw. dem Auftraggeber
unverzüglich mitzuteilen, wenn
• er zahlungsunfähig ist;
• über sein Vermögen ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares
Verfahren beantragt oder eröffnet wurde;
• die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt
wurde;
• er sich im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit
eingestellt hat.
In jedem dieser mitteilungspflichtigen Fälle besteht für den Auftraggeber das
Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund.
Anforderungskatalog Stand 13.09.2021 Seite 14Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 547-ITD3.1011-2021
Wenn nach der Auftragserteilung festgestellt wird, dass der Auftragnehmer aus
Anlass der Vergabe nachweislich eine Abrede getroffen hat, die eine unzuläs-
sige Wettbewerbsbeschränkung darstellt, hat er 5 v.H. der zu diesem Zeitpunkt
in Auftrag gegebenen Auftragssumme an den Auftraggeber zu zahlen, es sei
denn, dass ein Schaden in anderer Höhe nachgewiesen wird. Dies gilt auch,
wenn der Vertrag gekündigt wird oder bereits erfüllt ist.
Als unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen gelten insbesondere Verabre-
dungen und Verhandlungen mit anderen Anbietern über
die Abgabe oder Nichtabgabe von Angeboten,
die zu fordernden Preise,
Zahlungs-, Lieferungs- und andere Vertragsbedingungen, soweit sie unmittelbar o-
der mittelbar den Preis beeinflussen,
Entrichtung von Ausfallentschädigungen oder Abstandszahlungen,
Verarbeitungsspannen und andere Entgelte,
Gewinnaufschläge,
Gewinnbeteiligungen oder andere Abgaben,
Bindungen sonstiger Entgelte,
Empfehlungen, es sei denn, dass sie nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbe-
schränkungen (GWB) zulässig sind.
Entsprechenden Handlungen des Auftragnehmers selbst stehen Handlun-
gen von Personen gleich, die von ihm beauftragt oder für ihn tätig sind.
2.10.4 Aus Sicherheitsgründen darf der Auftragnehmer und das von ihm zur Erfüllung
des Vertrages eingesetzte Personal nur nach rechtzeitiger vorheriger Ankündi-
gung bei der zu besuchenden Stelle eingesetzt werden.
2.10.5 Für die Nutzungsrechte an Software (z.B. Treiber, mitgelieferte Software) gelten
grundsätzlich die Regelungen der EVB-IT Überlassung.
2.10.6 Der Auftragnehmer sichert dem Auftraggeber seine volle Unterstützung bei der
Lösung von Problemen zu, die sich aus der Verknüpfung mit anderen Produkten
Anforderungskatalog Stand 13.09.2021 Seite 15Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 547-ITD3.1011-2021
ergeben, auch wenn diese nicht von ihm geliefert worden sind. Diese Unterstüt-
zung ist unentgeltlich und beinhaltet vor allem die Weitergabe aller verfügbaren
technischen Informationen.
2.10.7 Auf die Vergütung für die Durchführung von Instandhaltungsarbeiten und In-
spektionen gem. § 8 EVB-IT Kauf, während der gesamten Garantiezeit, wird
verzichtet.
2.10.8 Zugesicherte Produkteigenschaften, Preise und Rabatte müssen vom Auftrag-
nehmer gegenüber dem Auftraggeber eingehalten werden, auch wenn diese
aufgrund fehlerhafter Angaben eines Herstellers an den Auftragnehmer ent-
standen sind. Preis- oder Produktveränderungen zur Einhaltung der zugesi-
cherten Eigenschaften gehen nicht zu Lasten des Auftraggebers. Das gilt auch
bei Veränderungen der offiziellen Herstellerpreislisten. Grundsätzlich hat der
Auftraggeber nicht mehr für ein Produkt zu zahlen wie vorher, sofern in den
nachfolgenden Bestimmungen nichts anderes geregelt ist (vgl. im Einzelnen
hierzu den Abschnitt 4.1 zu Preis- und Produktanpassungen).
2. 11 Vertragsstrafe und Haftung
Es gelten die Regelungen des § 9 EVB-IT Kauf.
Vertragsstrafen können vom Auftraggeber mit Rechnungen des Auftragnehmers aus
dem Vertrag verrechnet werden.
Anforderungskatalog Stand 13.09.2021 Seite 16Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 547-ITD3.1011-2021
3 Bestimmungen zur späteren Vertragsumsetzung
3. 1 Organisation und Zusammenwirken
Für eine reibungslose Vertragsabwicklung ist eine effiziente Organisation erforderlich.
Die Beauftragung des Auftragnehmers erfolgt ausschließlich über den zentralen IT-
Dienstleister der Justiz des Landes NRW (Dezernat ITD 3 / ZIB).
Neben der reinen Lieferung können optional Dienstleistungen, wie z.B. der Aufbau der
Hardware frei Verwendungsstelle beauftragt werden.
Der Auftragnehmer hat hierfür folgende Voraussetzungen zu schaffen:
- Benennung eines eindeutigen und entscheidungsbefugten Ansprechpartners.
- Bei Problemen und zur Abstimmung der Lieferung ist die unmittelbare und di-
rekte Kommunikation erforderlich.
- Die Termine für die Bestellungen sind mit dem Dezernat ITD6 abzustimmen und
eventuelle Terminverschiebungen oder Lieferschwierigkeiten zu kommunizie-
ren.
- Bei grundsätzlichen Verzögerungen in der Lieferkette ist der Auftraggeber un-
verzüglich zu informieren.
- Benennung eines festen Ansprechpartners in Garantie-/ und Gewährleistungs-
fällen sowie Festlegung einer Abwicklungsfolge.
Anforderungskatalog Stand 13.09.2021 Seite 17Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 547-ITD3.1011-2021 3. 2 Grundsätzliche Vorgehensweise Der nachstehende Prozess steht exemplarisch für das Zusammenwirken von externen und internen Prozessen und dient zur besseren Erläuterung des Gesamtsachverhalts. Die Planung der Ausstattung ist Aufgabe des Dezernats ITD6 (Dezernat des Zentralen IT-Dienstleisters der Justiz, ITD). Das Budget liegt ebenso in deren Verantwortungs- bereich. Die ZIB/ITD3 dient hier lediglich als Mittelverwalter. Nachdem der Bedarf festgestellt und geplant ist, erstellt ITD6 einen elektronischen Beschaffungsauftrag an die ZIB/ITD3 unter Nutzung der justizeigenen Intranet-Anwen- dung eZIB. Nach einer formellen Prüfung veranlasst die ZIB/ITD3 eine elektronische Bestellung an den jeweiligen Auftragnehmer. Die Bestellung umfasst neben der Nen- nung der Hard- und Software auch die gewünschten zusätzlichen Dienstleistungen. Anschließend wird die Bestellung durch den Auftragnehmer abgewickelt und an das entsprechende Rechenzentrum (z.B. RZ Düsseldorf) geliefert. Das Rechenzentrum Anforderungskatalog Stand 13.09.2021 Seite 18
Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 547-ITD3.1011-2021
überprüft die Lieferung auf Vollständigkeit. Beanstandungen werden direkt dem jewei-
ligen Auftragnehmer mitgeteilt. Soweit keine Beanstandungen (auch während der
Funktionsprüfungsfrist) festgestellt werden, erklärt das Rechenzentrum dem Auftrag-
nehmer die Abnahme des Auftrags.
3. 3 Bestellwesen
Eine exakte Zeitplanung sowie eine enge Abstimmung mit dem Lieferanten sind unbe-
dingt erforderlich. Der Auftragnehmer ruft alle benötigten Produkte für das auszustat-
tende Rechenzentrum ab. Er gewährleistet die rechtzeitige Bereitstellung aller benö-
tigten Produkte.
Lieferung
Erstellung Besteller
Warenkorb Eintragung
Produktdaten
ZIB/ITD3
eZIB
Beschaffungsauftrag
Auftragnehmer
eZIB
ZIB/ITD3 Verbindliche
Bestellung
Erstellung Besteller
Warenkorb
Lieferung
Justiz NRW Auftragnehmer
Für die Bestellabwicklung nutzt der Auftraggeber das Softwaretool (eZIB). Bei der An-
wendung handelt es sich um eine datenbankbasierte Intranet-Lösung, auf die der Auf-
tragnehmer keine Zugriffsmöglichkeit besitzt.
Anforderungskatalog Stand 13.09.2021 Seite 19Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 547-ITD3.1011-2021 Für die Bestellabwicklung hat der Auftragnehmer zu Beginn und während der Vertrags- laufzeit alle für die Eintragung der Produkte erforderlichen Daten, insbesondere die Artikelnummern, die technischen Produktbeschreibungen, Datenblätter (als PDF-Do- kumente) und Bilder der jeweiligen Produkte (als JPG-Dateien oder PNG-Dateien) zu liefern. Die Bedarfsstelle ITD6 wählt im elektronischen Katalog die gewünschten Produkte (Hardware, Software, Dienstleistungen) aus, fügt diese, einem herkömmlichen Waren- korb bei und erteilt sodann einen elektronischen Beschaffungsauftrag an die ZIB/ITD3. Die Mitarbeiter der ZIB/ITD3 erstellen hieraus eine verbindliche, elektronische Bestel- lung an den Auftragnehmer. Die Bestellung wird in Form einer E-Mail mitgeteilt. Die E- Mail enthält das Anschreiben und die Liste der bestellten Produkte als PDF-Datei. Hierfür ist seitens des Auftragnehmers eine zentrale E-Mail-Adresse als Posteingang bereitzustellen. Bei Abrufen innerhalb der Vertragslaufzeit wird auf das Bestelldatum und nicht das Lieferdatum abgestellt, sodass Abrufe bis zum letzten Tag der Laufzeit des Vertrages erfolgen können. 3. 4 Roll-Out / Lieferung Der Aufbau der Hardware wird inklusive Lieferung/Aufbau/Einbau der Server frei Ver- wendung grundsätzlich durchgeführt. Optional werden die Produkte - frei Haus-, somit hinter die erste verschließbare Türe geliefert oder es kann die Aufstellung - frei Ver- wendungsstelle -, also in einem bestimmten Raum beauftragt werden. Nach Herstellung einer transportgerechten Verpackung der Produkte führt der Auftrag- nehmer den termingerechten Transport zum Rechenzentrumsstandort durch. Die zeitgerechte Durchführung der Installation (soweit beauftragt) ist unter Beachtung der DGUV Vorschrift 3-Prüfung ebenfalls durch den Auftragnehmer zu gewährleisten. Die angelieferten Produkte sind durch den Auftragnehmer derart zu verwalten, dass diese Angaben an den Rechenzentrumsstandorten des Auftraggebers problemlos zur elektronischen Inventarisierung der Geräte genutzt werden können, u.a. sind Daten wie z.B. Seriennummer, Lieferdatum, etc. erforderlich. Brandlasten (Kartonage) dürfen nicht in die jeweiligen Serverräumen verbracht oder dort gelagert werden. Soweit durch den Auftraggeber gewünscht, ist die Verpackung am Tag der Lieferung kostenfrei zurückzunehmen. Ggf. müssen Großlieferungen, bei Anforderungskatalog Stand 13.09.2021 Seite 20
Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 547-ITD3.1011-2021
denen es nicht möglich ist, innerhalb eines Tages, Lieferung, Auspacken sowie Mit-
nahme der Kartonage zu gewährleisten, auf mehrere Lieferungen aufgeteilt werden.
Die gelieferten Komponenten sind wie vom Hersteller gefertigt anzubieten und an den
Auftragnehmer auszuliefern; Manipulationen müssen ausgeschlossen sein (z.B. doku-
mentiert durch ein ungebrochenes Aufbruchsiegel). Andernfalls behält sich der Auf-
traggeber das Recht vor, die Annahme zu verweigern.
3. 5 Abnahme und Rechnungsstellung
Nach vollständiger Lieferung wird durch den Auftragnehmer ein Funktionstest am Lie-
ferort durchgeführt. Erst nach vollständiger Lieferung kann seitens des Auftraggebers
eine Bestätigung der Lieferung erfolgen.
Die Betriebsbereitschaft der Geräte gilt mit vollständiger Lieferung als erklärt, wenn
nicht nach Durchführung des Funktionstests Einwände durch den Auftragnehmer er-
hoben werden.
Ergänzend zu § 2 EVB-IT Kauf wird eine 30-tägige Funktionsprüfung vereinbart, in der
der Auftraggeber die ordnungsgemäße Funktion der gelieferten Produkte überprüfen
kann.
Fiktion Abnahme
Lieferung
Zahlung
30 Tage
Funktionsprüfung
Neulieferung Zahlung
Produktmangel Bestätigung
Anforderungskatalog Stand 13.09.2021 Seite 21Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 547-ITD3.1011-2021
Die Funktionsprüfungsfrist beginnt am Tage nach vollständiger Lieferung und - soweit
beauftragt - der Erbringung der Dienstleistungen. Werden Produkte während der Funk-
tionsprüfungsfrist durch den Auftraggeber bemängelt, hat dieser Anspruch auf Liefe-
rung eines neuen Produkts.
Soweit vom Auftraggeber bis zum Ablauf der Funktionsprüfungsfrist keine Einwände
geltend gemacht werden, gilt die Abnahme formlos als erklärt. Eine Übersendung einer
schriftlichen Abnahmeerklärung erfolgt nicht. Im Falle der Geltendmachung von Ein-
wänden durch den Auftraggeber, gilt die Abnahme erst nach ausdrücklicher schriftli-
cher Erklärung durch den Auftraggeber.
Die Rechnungsstellung erfolgt grundsätzlich gegenüber dem zentralen
IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW (ZIB/ITD3).
Je Abruf ist eine Rechnung über alle abgerufenen Leistungen zu erstellen, die mindes-
tens die folgenden Angaben enthält:
• Auftragsnummer der ZIB/ITD3 (sechsstellige-Nummer, z.B. EZAN-101028)
• Rechnungsnummer des Auftragnehmers (möglichst in Formatierung FETT)
• Artikelnummer des Auftragnehmers für die gelieferten Artikel
• Produkt-ID der ZIB/ITD3 für die gelieferten Artikel
• Lieferadresse
• Lieferscheinnummer
Fehlende Rechnungsdaten berechtigen zur Rücksendung der unbearbeiteten Rech-
nung. Eine hierdurch entstehende Verzögerung hat der Auftragnehmer zu vertreten.
Die Rechnung ist unter Angabe des o. g. Aktenzeichens an die Präsidentin des Ober-
landesgerichts Köln, Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW, Dezernat
ITD3, Reichenspergerplatz 1, 50670 Köln, zu übersenden. Die Rechnungsübersen-
dung kann als PDF-Dokument an zib@itd.nrw.de oder unter Nutzung des E-Rech-
nungsportals NRW mit der Leitweg-ID 05315-04013-55 erfolgen. Von der Übersen-
dung der Rechnung in Papierform wird abgesehen.
Die Bezahlung der Rechnung erfolgt innerhalb von 30 Tagen bzw. bei Skontogewäh-
rung innerhalb von 14 Tagen nach Bestätigung der vollständigen Lieferung durch die
Lieferbehörde (Bedarfsstelle ITD6) gegenüber der ZIB/ITD3.
Anforderungskatalog Stand 13.09.2021 Seite 22Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 547-ITD3.1011-2021
Teilrechnungen werden nur in begründeten Einzelfällen und nach vorheriger Abspra-
che angewiesen.
Sofern Skonto durch den Auftragnehmer gewährt wird, ist der Brutto-Rechnungsbetrag
(Summe) getrennt, d.h. mit und ohne Berücksichtigung von Skonto, in der Rechnung
auszuweisen.
3. 6 Garantie
Die Garantie für die gelieferten Produkte beträgt - unabhängig von der Herstellerga-
rantie – 48 Monate und erstreckt sich auf die Behebung sämtlicher Mängel, die wäh-
rend der Garantiezeit auftreten.
Die Garantiezeit beginnt erst nach Ablauf der Funktionsprüfung, bzw. nach Abnahme
der Lieferung (Ziff. 3.5). Die Garantie umfasst die Lieferung und den fachgerechten
Einbau von Ersatzteilen sowie einen abschließenden Funktionstest. Lohn-, Fahrt- oder
sonstige Nebenkosten sind durch die Garantie abgedeckt.
Die Garantie umfasst im Falle von Produktstörungen grundsätzlich folgende Reakti-
ons- und Wiederherstellzeiten:
Garantiezeit Reaktionszeit Wiederherstellung
48 Monate 4 Stunden nächster Arbeitstag
Die Verlängerung der Garantiezeit um weitere 12 Monate sowie um 24 Monate sollte
optional bei einzelnen Beschaffungsmaßnahmen möglich sein. Die entstehenden
Kosten sind separat im “Preisblatt Garantieerweiterung“ aufzuführen. Die Preisan-
gabe im Preisblatt Garantieerweiterung fließt nicht in die Wertung ein.
Soweit technische Defekte an Produkten, z.B. Festplatten mit personengebundenen
oder schützenswerten Daten auftreten und die Störungsbeseitigung nicht vor Ort
durchgeführt werden kann, ist eine Herausgabe der Produkte an den Auftragnehmer
nicht möglich. Die Garantieansprüche des Auftraggebers auf die Lieferung eines
gleichwertigen Produkts bleiben auf jeden Fall bestehen.
Anforderungskatalog Stand 13.09.2021 Seite 23Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 547-ITD3.1011-2021 Mängel oder Schäden, die durch Beschäftigte des Auftraggebers oder durch höhere Gewalt (Wassereinbruch) entstehen, sind nicht in der Garantie enthalten. 3. 7 Service/Garantieabwicklung Die Beteiligung des Auftragnehmers erfolgt grundsätzlich erst nach einer detaillierten Fehleranalyse des Auftraggebers. Zunächst wird der Auftraggeber bemüht sein, den Fehler zu beheben. Erst nach erfolglosem Bemühen wird die Fehlermeldung an den Auftragnehmer geleitet. Der Auftragnehmer stellt eine Fehlerbehebung unter Berück- sichtigung der Reaktions- und Wiederherstellzeiten her. Ein Remote-Zugriff wird nicht zugelassen. Für die vollständige Dauer der Garantiezeit muss der Auftragnehmer montags bis samstags von 6:30 Uhr bis 19.00 Uhr für Problem- und Störungsmeldungen telefonisch (Hotline) und elektronisch erreichbar sein. Eine fernmündliche Störungsmeldung reicht aus. Die Hotline sollte mindestens nach Name, Standort, Gerätebezeichnung, Serien- nummern und Fehler fragen. Falls eine telefonische Behebung des Fehlers nicht mög- lich ist, ist der Zeitpunkt für die Rückmeldung verbindlich festzulegen oder ein Termin für die Behebung mit dem Anrufer zu vereinbaren und per E-Mail unter Angabe des Störungseingangs zu bestätigen. Sollte eine direkte Terminfestlegung nicht sofort möglich sein, ist der Anrufer unmittelbar nach Festlegung des Termins zu informieren. Dabei sind die Reaktionszeiten zu gewährleisten. Zusätzlich ist die Verfügbarkeit der E-Mail-Funktionen für die Entgegennahme der Stö- rungsmeldungen einzurichten. 3. 8 Haftung und Vertragsstrafen Des Weiteren ist der Auftraggeber für den Fall der Überschreitung vereinbarter Reak- tions- und/oder Wiederherstellungszeiten berechtigt, für jeweils angefangene 25% Überschreitung der Reaktions- und /oder Wiederherstellungszeit innerhalb der Ser- vicezeiten eine Vertragsstrafe in Höhe von 0,1% der jährlichen Vergütung maximal jedoch 1% der jährlichen Gesamtvergütung pro Verzugsfall zu verlangen. Dies gilt nicht, soweit der Auftragnehmer die Überschreitung nicht zu vertreten hat. Insgesamt Anforderungskatalog Stand 13.09.2021 Seite 24
Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 547-ITD3.1011-2021 darf die Summe der aufgrund dieser Regelung pro Vertragsjahr zu zahlenden Ver- tragsstrafe nicht mehr als 5 % der jährlichen Gesamtvergütung pro Vertragsjahr be- tragen. Die Vertragsstrafen werden auf Schadensersatzansprüche angerechnet. Im Übrigen gelten die Regelungen des § 6 EVB-IT Kauf. Vertragsstrafen können vom Auftraggeber mit Rechnungen des Auftragnehmers aus dem Vertrag verrechnet werden. 3. 9 Datenschutz Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die im Zusammenhang mit der Leistungserbrin- gung gewonnenen Daten nur zum Zwecke der Leistungserbringung ohne Weitergabe an Dritte zu verwenden und sie im Übrigen nach den Bestimmungen des Datenschut- zes und der Datensicherheit gemäß der VERORDNUNG (EU) 2016/679 DES EURO- PÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 27. April 2016 zum Schutz natür- licher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Daten- verkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (sog. Datenschutz-Grundverord- nung, DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes und des Landesdatenschutzgeset- zes Nordrhein-Westfalen zu behandeln und hierzu einen Vertrag über Auftragsdaten- verarbeitung abzuschließen (siehe 547-ITD3.1010-2021 Mustervertrag Auftragsdaten- verarbeitung.pdf). Die Einzelheiten ergeben sich aus dem gesondert abzuschließenden Vertrag über Auf- tragsdatenverarbeitung (siehe u.a. 547-ITD3.1010-2021 Mustervertrag Auftragsdaten- verarbeitung.pdf). Im Übrigen wird auf Abschnitt 19 der EVB-IT Dienstleistungs-AGB verwiesen. 3. 10 Informationssicherheit „Informationen“ im Sinne der nachfolgenden Anforderungen sind solche Informatio- nen des ITD, die als „ITD-intern“ oder höher im Sinne der Richtlinie „Klassifizierung, Kennzeichnung und Handhabung von Informationen“ des ITD (als Anlage beigefügt) klassifiziert sind. Der Dienstleister sowie seine für den ITD tätigen Mitarbeiter sind verpflichtet, über alle ihnen im Rahmen oder bei Gelegenheit ihrer Tätigkeit für den ITD zur Kenntnis Anforderungskatalog Stand 13.09.2021 Seite 25
Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 547-ITD3.1011-2021 gelangten Informationen und sonstigen Umstände gegenüber Dritten Stillschweigen zu bewahren, soweit keine gesetzliche Offenbarungspflicht besteht. Der Dienstleister sowie seine für den ITD tätigen Mitarbeiter sind verpflichtet, das Merkblatt „Handhabung von Informationssicherheitsvorfällen“ des ITD (als Anlage beigefügt) zur Kenntnis zu nehmen und zu beachten. Der Dienstleister sowie seine für den ITD tätigen Mitarbeiter sind verpflichtet, Infor- mationen nach Maßgabe der Richtlinie „Klassifizierung, Kennzeichnung und Handha- bung von Informationen“ des ITD (als Anlage beigefügt) zu behandeln. Nach der Be- endigung einer Dienstleistung müssen alle bei dem Dienstleister befindlichen Infor- mationen nach Wahl des letzteren an diesen übergeben oder gelöscht werden, so- weit keine gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsobliegenheit besteht. Die Entsorgung von Datenträgern mit Informationen muss auf per-Datenträger-Basis schriftlich nachgewiesen werden können (beispielsweise anhand der Seriennummer des Datenträgers). Informationen dürfen abhängig von ihrer Klassifikation nur verschlüsselt und signiert kommuniziert werden. Ein Einsatz von Unterauftragnehmern ist nur mit ausdrücklicher vorheriger Zustim- mung des ITD zulässig. Soweit für die Tätigkeit eine Sicherheitsüberprüfung nach dem Sicherheitsüberprü- fungsgesetz (SÜG) vorgeschrieben ist, darf mit der Ausführung der Dienstleistung nicht vor erfolgreichem Abschluss der Sicherheitsüberprüfung begonnen werden. 3. 11 Mitarbeiter des Auftragsnehmers Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, einzelne Mitarbeiter des Auftragnehmers von der weiteren Zusammenarbeit auszuschließen, z.B. sofern sie den Anforderungen erkennbar nicht gewachsen sind. Anforderungskatalog Stand 13.09.2021 Seite 26
Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 547-ITD3.1011-2021
3. 12 Produktänderung / Produktabkündigung
Der Auftragnehmer muss die Lieferfähigkeit der Server kontinuierlich gewährleisten.
Im Hinblick auf das bei IT-Produkten regelmäßig eintretende Produktionsende von
Komponenten ist es notwendig, dass der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüg-
lich über das absehbare Ende der Lieferfähigkeit der Server (sog. end of life /EOL-
Meldung) unterrichtet.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich daher, frühzeitig und unverzüglich sobald ihm dies
bekannt ist, den Auftraggeber darauf hinzuweisen, dass einzelne Produkte und Pro-
duktgruppen nicht mehr lieferbar sind (sog. end of life/ EOL-Meldung und end of sale/
EOS-Meldung).
Dabei hat der Auftragnehmer ein Produkt vorzuschlagen, welches einerseits eine un-
eingeschränkte Kompatibilität zu allen bereits angebotenen Produkten hat und ander-
seits eine Funktionsgleichheit zum Vorgängermodell aufweist.
Klarstellend wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass das Nachfolgeprodukt min-
destens den technischen Ausstattungen des abgekündigten Produkts entsprechen
muss und keinen geänderten Lieferpreis hat.
Dabei sind folgende Schritte zu beachten, soweit der Auftraggeber auf diese nicht aus-
drücklich verzichtet:
• Das angebotene Produkt ist dem Auftraggeber zu einem kostenfreien vierwö-
chigen Test zur Verfügung zu stellen.
• Der Hersteller und die Bezugsquellen des Auftragnehmers sind bekannt zu ge-
ben.
• Die vertraglich zugesicherten Produkteigenschaften sind durch anerkannte
Prüfzeugnisse oder Gutachten nachzuweisen.
• Der Produktvorschlag ist per E-Mail an zib@itd.nrw.de zu übersenden und be-
inhaltet eine detaillierte Produktbeschreibung (u.a. Datenblatt im PDF-Format)
sowie ein Bild des Produkts (JPG-Datei), welches der Auftraggeber zur internen
Produktpräsentation uneingeschränkt verwenden darf.
Der Auftraggeber gibt das Nachfolgeprodukt, sofern dies geeignet ist, zur Lieferung
frei und stellt das Produkt im Bestellsystem ein.
Anforderungskatalog Stand 13.09.2021 Seite 27Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 547-ITD3.1011-2021
3. 13 Preisänderung – Allgemein -
Preisänderungen, die auf einer fehlerhafte Kalkulation, fehlender Einberechnung von
in der Vergabeunterlage aufgeführter Leistungen oder sonstigen zum Zeitpunkt der
Angebotsabgabe bekannten Informationen basieren, sind unzulässig.
3. 14 Technologieberatung
Der Auftragnehmer hat während der Vertragslaufzeit auf Verlangen des Auftragsge-
bers eine Technologieberatung mit folgendem Inhalt vorzunehmen:
• Fachkompetente Produktberatung sowohl telefonisch als auch bei
Bedarf vor Ort.
• Bereitstellung dedizierte/r Ansprechpartner/innen
(gilt auch für Auftragsannahme- und Abwicklung)
3. 15 Entsorgung von Altgeräten und Festplattenverwurf
Aus Sicherheitsgründen erfolgt kein Austausch von Festplatten, auch defekte Fest-
platten werden von dem Auftraggeber einbehalten.
Es besteht grundsätzlich kein Bedarf an der Entsorgung von Altgeräten. Altgeräte wer-
den nicht über den Auftragnehmer verschrottet.
Im Einzelfall behält sich der Auftraggeber jedoch vor, den Auftragnehmer zur Abho-
lung und umweltgerechten Entsorgung der vom Auftragnehmer gelieferten und spä-
ter ausgesonderten Produkte (Elektronikschrott) zu verpflichten.
Diese Verpflichtung erstreckt sich über die Laufzeit dieses Vertrages hinaus bis zu
sieben Jahre nach der Lieferung.
Die Abholung muss - je nach Bedarf und Anforderung durch eine Justizdienststelle -
zentral als auch dezentral möglich und innerhalb von 6 Wochen nach der Anforde-
rung erfolgt sein. Kommt der Auftragnehmer dieser Verpflichtung nicht nach, kann
der Auftraggeber den Elektronikschrott anderweitig entsorgen lassen; evtl. hierdurch
entstehende Mehrkosten können dem Auftragnehmer in Rechnung gestellt werden.
Anforderungskatalog Stand 13.09.2021 Seite 28Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 547-ITD3.1011-2021 4 Vertragsunterlagen 4. 1 Vertragsentwurf Der in Teilen vorausgefüllte Entwurf des nach der Zuschlagserteilung abzuschließen- den EVB-IT Kaufvertrags ist als Bestandteil der Vergabeunterlagen diesem Dokument beigefügt. Das Vertragsformular ist in nicht veränderbarer Form in den Feldern ausge- füllt, in denen der Leistungsinhalt zwingend vorgegeben wird. Die Nichteinhaltung solcher zwingenden Vorgaben durch den Bieter führt zum Ausschluss seines Angebotes. Das Vertragsformular wird nach der Zuschlagserteilung vom Auftraggeber entspre- chend den Vorgaben in der Leistungsbeschreibung (Allgemeiner Teil und Anforde- rungskatalog), dem Angebot und den Antworten des Auftragnehmers auf den Anfor- derungskatalog vervollständigt und von beiden Parteien unterschrieben. 4. 2 Ergänzende Vertragsbedingungen Vertragsbestandteil des EVB-IT Kaufvertrags sind die ergänzenden Vertragsbedin- gungen für den Kauf von Hardware (EVB-IT Kauf-AGB). 5 Eignungsanforderungen AfG1 Firmenprofil Angesichts der Anforderungen, die der Auftraggeber an den zukünftigen Auftragneh- mer stellt, kommt der Auswahl eines leistungsstarken Unternehmens eine besondere Bedeutung zu. Sofern Sie Partnerfirmen oder Unterauftragnehmer einbeziehen möchten, beantwor- ten Sie die nachfolgenden Fragen bitte auch für diese. A 1.1 Niederlassungen und Techniker Mit wie vielen Niederlassungen, an welchen Orten und mit (jeweils) wie vielen Mitar- beitern ist Ihr Unternehmen in Deutschland vertreten? Bitte geben Sie bei der Anzahl der Mitarbeiter die hierauf entfallende Anzahl der Tech- niker an. Anforderungskatalog Stand 13.09.2021 Seite 29
Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 547-ITD3.1011-2021 A 1.2 Unternehmensverbund Mit welchen Unternehmen ist Ihr Haus gesellschaftsrechtlich mittelbar und unmittelbar verbunden (Tochter-, Schwester- und Mutterunternehmen)? Befinden sich unter diesen solche, die direkt oder über Partner Server und die genann- ten Dienstleistungen liefern? A 1.3 Organisation Bitte erläutern Sie Ihre Organisation und benennen Sie einen eindeutigen und ent- scheidungsbefugten Ansprechpartner für die gesamte Vertragslaufzeit. Berücksichtigen Sie dabei, dass dieser Ansprechpartner dem Auftraggeber zu Abstim- mungsfragen im erforderlichen Maß zur Verfügung steht. A 1.4 Auftragsabwicklung Bitte erläutern Sie ausführlich, welche Maßnahmen (z. B. Kommunikation, Erfolgskon- trolle, Präsenz etc.) Sie in Ihrem Unternehmen bzw. ggf. mit Ihrem Partnerunterneh- men/Unterauftragnehmer verwirklicht haben, um eine qualitätsgerechte Auftragsab- wicklung gewährleisten zu können. A 1.5 Referenzen Welche vergleichbaren Projekte wurden durch Sie abgewickelt? Es sind mindestens zwei mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Referenzprojekte ausführlich darzustellen (u. a. mit Angaben zu Produktmenge, Laufzeit der Beauftragung, Zahl und Qualifikation der eingesetzten Mitarbeiter etc.). Unter vergleichbaren Referenzprojek- ten sind insbesondere Projekte über den Ausschreibungsgegenstand gemeint. Bitte geben Sie jeweils einen Ansprechpartner auf Kundenseite an. Legen Sie ggf. dar, welche der genannten Referenzprojekte (oder ggf. andere) Sie mit dem für dieses Projekt vorgesehenen Partnerunternehmen bzw. Unterauftragneh- mer abgewickelt haben. Anforderungskatalog Stand 13.09.2021 Seite 30
Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 547-ITD3.1011-2021
AfG2 Organisation und Zusammenwirken
Die IT-Ausstattung der Justizbehörden in NRW wird über ein standardisiertes Bestell-
system für Hardware durchgeführt. Produkt- und Preisänderungen werden erst nach
Prüfung durch den Auftraggeber in das Bestellsystem übernommen. Für jegliche stan-
dardisierte Hardware wird auch zukünftig ein großer Wert auf eine langfristige Verfüg-
barkeit der Produkte gelegt.
Der Auftraggeber hat für den hier anstehenden Beschaffungsbereich Servertypen aus-
zuwählen, die
− in das Einsatzumfeld passen,
− bei denen eine uneingeschränkte Funktions- und Lauffähigkeit der Produkte ge-
währleistet werden kann und
− die in ihrer Bezugsdauer fest definierbar
sind. Der Auftraggeber behält sich eine technische Prüfung der angebotenen Server
vor (eigene justizinterne Prüfung).
Bis zur Abkündigung hat der Auftragnehmer zu gewährleisten, dass das definierte Pro-
dukt keinen Änderungen unterworfen ist.
Bei der durch den Auftragnehmer zu verantwortenden Lieferplanung ist zu berücksich-
tigen, dass die Rechenzentrumsstandorte nicht über ständig anwesendes Personal
verfügen. Daher ist eine frühzeitige Lieferankündigung im Vorlauf der Auslieferung und
eine detaillierte Lieferungsplanung spätestens eine Arbeitswoche vor der Auslieferung
vorzusehen. Dabei sind die Termine der Lieferungen mit der Bedarfsstelle des ITD
(Dezernat ITD 6) abzustimmen; dies gilt insbesondere bei Terminverschiebungen oder
Lieferschwierigkeiten.
Die ausschreibende Stelle setzt eine Planungstransparenz des Auftragnehmers zu je-
der Zeit voraus, um eine Überwachung der Einhaltung der Termine vornehmen zu
können.
Bitte erläutern Sie Ihr Lösungskonzept unter Bezugnahme auf die nachfolgenden An-
forderungen.
Anforderungskatalog Stand 13.09.2021 Seite 31Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW 547-ITD3.1011-2021 A 2.1 Produktplanung Bitte erläutern Sie den Prozess, wie Sie Servertypen auswählen, die in das Einsatz- umfeld passen, bei denen eine uneingeschränkte Funktions- und Lauffähigkeit der Produkte gewährleistet werden kann und die in ihrer Bezugsdauer fest definierbar sind. Erläutern Sie, wie Sie den Auftraggeber zur Vorbereitung einer technischen Prüfung der angebotenen Server unterstützen. A 2.2 Informationsfluss Bitte erläutern Sie den Prozess, wie Sie den notwendigen Informationsfluss für die Lieferabwicklung sicherstellen. Gehen Sie hierbei insbesondere auf die Aspekte − frühzeitige Lieferankündigung im Vorlauf der Auslieferung, − detaillierte Lieferungsplanung, − Terminverschiebungen ein. A 2.3 Feinplanung Lieferung Schildern Sie den Prozess der Lieferungsplanung von der Liefervorankündigung über die endgültige Ankündigung bis zur Ablieferung oder Einbau der Waren am Abladeort inklusive der Behandlung der Kartonagen (Entsorgung). A 2.4 Lieferschwierigkeiten Wie stellen Sie sich die Mitwirkung des Auftraggebers im Falle von Lieferproblemen vor? Welche Prozesse in Ihrer Lieferorganisation wirken Lieferschwierigkeiten entgegen? A 2.5 Kontrolle der Arbeitsergebnisse Welche Mechanismen schlagen Sie vor, um die Arbeitsergebnisse zu kontrollieren und ggf. zeitnah entsprechende Korrekturmaßnahmen einleiten zu können? Berücksichti- gen Sie dabei auch ggf. Ihre Partnerfirma bzw. Ihren Unterauftragnehmer. Anforderungskatalog Stand 13.09.2021 Seite 32
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