Makros - Fortsetzung Excel 2016 - Excel 2016 - afz.bremen.de

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Excel 2016

Aus- und Fortbildungszentrum

Makros - Fortsetzung
Excel 2016

                                     Freie
Version vom April 2021               Hansestadt
                                     Bremen
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Aus- und Fortbildungszentrum                          Referat 20 – Informationstechnologie –Qualifi-
für den bremischen öffentlichen Dienst                zierung und Beratung
Doventorscontrescarpe 172C                            Aus- und Fortbildungszentrum
                                                      Doventorscontrescarpe 172C
28195 Bremen
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Inhalt

                                                                       3

1.      Visual-Basic-Editor                              5
1.1     Bildschirm des VBE                               5
1.2     Einstellungen im VBE vornehmen                   6
1.3     Modul einfügen                                   7
2.      Variablendeklaration                             9
2.1     Namenskonventionen                                9
2.2     Datentypen                                        9
2.3     Gültigkeitsbereich von Variablen                 10
2.4     Variablen Werte zuweisen                         11
3.      Schleifen                                        13
3.1     For … next Schleife                              13
3.2     Do … Until Loop Schleife                         13
3.3     For each Schleife                                13
4.      Dialoge programmieren (Formulare)                14
4.1     Userform erzeugen                                14
4.2     Elemente der Userform                            14
4.3     Userform über eine Schaltfläche aufrufen         15
4.4     Userform mit Steuerelementen ausstatten          17
4.4.1   Commandbutton einfügen und bearbeiten            17
4.4.2   Texteingabe und Textbeschriftungsfelder          18
4.4.3   Eingabeauswahl durch Listboxen oder Comboboxen   20
4.5     Optische Gestaltung des Formulars                22
Lernmaterial                                             24
Tipps & Tricks                                           24
Kompetenzzentrum E-Government (CC-EGov)                  24
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Visual-Basic-Editor

                                                                                                  5
1.       Visual-Basic-Editor
Um in den in den Visual-Basic-Editor (VBE) zu wechseln, klicken Sie auf das Symbol für Visu-
albasic auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Code. Sie können aber auch mit
der Tastenkombination       + zwischen Excelfenster und VBE-Fenster wechseln.
1.1      Bildschirm des VBE

      In der Menüleiste können Sie unter den einzelnen Menüpunkten Einstellungen für den
      Editor vornehmen.
      Es gibt verschiedene Symbolleisten im VBE, die Sie sich ein- bzw. ausblenden lassen kön-
      nen. Menüpunkt Ansicht > Symbolleisten.
      Das Fenster des Projekt-Explorers zeigt alle geöffneten Dateien. Wenn Sie einen Dop-
      pelklick auf ein Modul machen, öffnet sich dieses rechts im Code-Fenster.
      Das Eigenschaftenfenster zeigt Eigenschaften des jeweils ausgewählten Objekts an. In
      diesem Fall ist im Explorer-Fenster das Objekt Tabelle24(Tabelle1) markiert.
      Das Code-Fenster zeigt den aufgezeichneten Makro-Code an. Im Code-Fenster können
      Sie aufgezeichnete Makros editieren oder schreiben. An welcher Stelle Sie sich beim
      Schreiben befinden, können Sie in der Titelleiste der VBE sehen. Sie befinden sich nicht
      an der Stelle, die im Explorer markiert ist, sondern im Modul mdl_Uebung_01.
      In diesem Modul gibt es mehrere Makros. Das, worin der Cursor steht, ist aktiv. Sie kön-
      nen aber auch im Listenfeld des Code-Fensters sehen, welches Makro gerade in Arbeit
Visual-Basic-Editor

6
    ist. Wenn Sie nicht alle Makros auf einmal sehen wollen, können Sie ganz unten links auf das
    Symbol klicken, das die Einzelansicht zeigt.
    1.2     Einstellungen im VBE vornehmen
    Sie können diverse Einstellungen im VBE vornehmen. Klicken Sie dazu auf den Menüpunkt
    Extras und dort auf den Eintrag Optionen. Das Fenster Optionen öffnet sich. Auf der ersten
    Registerkarte Editor können Sie die folgenden Einstellungen vornehmen.

                                                 Wenn Sie das Häkchen bei Automatische Syn-
                                                 taxprüfung entnehmen, schalten Sie damit das
                                                 Meldefenster aus. Die Syntax wird trotzdem
                                                 geprüft und bei Fehlern rot unterstrichen.
                                              Ein Häkchen sollten Sie bei Variablendeklara-
                                              tion erforderlich setzen. Zu Beginn eines Mo-
                                              duls erscheint damit die Anweisung Option Ex-
                                              plizit. Sie müssen nun vorher Variablen dekla-
                                              rieren. Wenn Sie Variablen deklariert haben,
                                              können Sie diese beim Schreiben des Pro-
    grammtextes mit dem Autovervollständigen nutzen.
    Auf der Registerkarte Editorformat können Sie beispielsweise die Schriftgröße verändern,
    um den Programmtext besser lesbar zu machen. Die Schriftart sollten Sie nicht verändern,
    denn wenn Sie eine Proportionalschrift wählen, wird der Programmcode vielleicht schlechter
    lesbar.

                                                Im Listenfelde Code-Farben können Sie für jede
                                                Position (z. B. Schlüsselworttext) andere Farben
                                                wählen oder zusätzliche Hervorhebungen wäh-
                                                len, in dem Sie den Hintergrund ändern. Meis-
                                                tens sind die Voreinstellungen aber am besten.
Visual-Basic-Editor

                                                                                                7
Beispiel:
                                                             Option Explicit macht eine Va-
                                                             riablendeklaration erforderlich.
                                                             Die Schlüsselworte werden mit
                                                             der Farbe Blau hervorgehoben.
                                                             Sobald Sie die anfangen die de-
                                                             klarierte Variable zu schreiben,
                                                             können Sie mit der Tastenkom-
                                                           bination        und
das Listenfeld aufrufen den entsprechenden Eintrag auswählen.

1.3    Modul einfügen
Damit Sie Programmcode erfassen können, ist es am besten, Sie erzeugen ein Modul. Das
funktioniert wie folgt:
- Klicken Sie im VBE auf den Listenpfeil das zweite Symbol von links.
- Wählen Sie den Eintrag Modul. Alternativ dazu können Sie in der Menüleiste auf den Be-
  fehl Einfügen klicken und dort ebenfalls den Eintrag Modul auswählen.

- Achten Sie bei der Erzeugung des Moduls darauf, dass Sie zuvor die Arbeitsmappe markie-
  ren müssen, in der das Modul stehen soll. In der Abbildung sehen Sie, dass die Mappe1
  markiert ist. Dort wird das Modul erzeugt.
Visual-Basic-Editor

8

        Sobald Sie auf den Eintrag Modul geklickt haben, wird ein Modul in der Struktur erzeugt.
        Wenn Sie das Modul markieren, können Sie den Modulnamen im Eigenschaftenfenster
        verändern. Es ist ratsam, dies zu tun, damit Sie den Überblick darüber behalten, welche
        Prozeduren sich in welchem Modul befinden.
        Im rechten Bereich sollte sich mit dem Einfügen eines neuen Moduls das zugehörige
        Codefenster öffnen. Falls dies nicht der Fall ist, doppelklicken Sie in der Struktur links auf
        das Modul, das Sie öffnen wollen
Variablendeklaration

                                                                                                  9
2.        Variablendeklaration
Variablen sind Platzhalter für die Daten, die verarbeitet werden sollen. Mit dem VBA-Schlüs-
selwort DIM und einem selbstgewählten Bezeichner, z. B. int_Zahl stellen Sie sozusagen ein
Gefäß bereit, das Daten aufnimmt. Durch die Anweisung AS INTEGER bestimmen Sie, von
welcher Art die Daten sind und wieviel Speicherplatz sie einnehmen sollen.
2.1       Namenskonventionen
Bei den Variablennamen müssen folgende Regeln eingehalten werden:
- sie müssen mit einem Buchstaben beginnen,
- sie dürfen maximal 255 Zeichen haben
- sie dürfen nicht wie VBA-Schlüsselwörter heißen
- sie dürfen keine Sonderzeichen enthalten, z. B. Leerzeichen, +, -, -, / usw.
2.2       Datentypen
Der Datentyp Variant wird von VBA automatisch gewählt, wenn Sie keinen Datentyp vorge-
ben. Er kann sowohl Text als auch Zahlen enthalten. Wenn Sie wissen, die Daten sind nur
Zahlen einer bestimmten Größenordnung, dann ist es immer sinnvoller einen passenden Da-
tentyp zu wählen. So sparen Sie Speicherplatz.
INTEGER hat einen Platzbedarf von 2 Bytes und Sie können ganze Zahlen im Wertebe-
reich -32.768 bis 32.767 abbilden. Einige andere Datentypen:
 Name          Typ                                        Wertebereich               Präfix
 Byte          Ganze Zahl                                 0 bis 255                  byt
 Integer       Ganze Zahl                                 ± 32.768 und 0             int
 Long          Ganze Zahl                                 ± 2.147.483.648            lng
 Single        Dezimalzahl mit 8 Stellen Genauigkeit      ± 3,4*1038                 sng
 Double        Dezimalzahl mit 16 Stellen Genauigkeit     ± 1,8*10308                dbl
 Currency      Festkommazahl                                                         cur
 String        Text                                       Beliebige Zeichenfolge     str
 Variant       Text oder Zahlen                                                      var
 Boolean                                                                             bln
 Object        Zeiger                                                                obj

Wenn Sie Variablen mit Datentypen deklarieren ist es sinnvoll dem Variablennamen ein Prä-
fix voranzustellen, um das Lesen und nachvollziehen einfacher zu machen. Sie können Vari-
ablen an beliebigen Stellen in der Prozedur deklarieren. Das sollte man allerdings nicht tun.
Üblich ist es am Anfang einer Prozedur die nötigen Variablen zu deklarieren
Variablendeklaration

10
     2.3     Gültigkeitsbereich von Variablen
     Wenn Sie der Variablen einen Wert zu weisen, gilt sie nur innerhalb der Prozedur. Wenn Sie
     die Prozedur starten wird die Variable, wenn sie als Zahl deklariert wird, auf den Anfangs-
     wert 0 gesetzt. Bei einer Stringvariablen wird eine leere Zeichenkette ("") gesetzt.
     Geben Sie das folgende Beispiel ein:

     Um den Inhalt der Variablen zu prüfen, klicken Sie auf den Menüpunkt Ansicht. Wählen Sie
     dort den Eintrag Überwachungsfenster. Markieren Sie die Variablennamen und ziehen Sie
     sie ins Überwachungsfenster.

     Da die Prozedur noch nicht läuft, steht in der Spalte Wert: Außerhalb des Kontextes. Es gibt
     auch noch keine Variablen. Wenn Sie jedoch mit der Taste       die schrittweise Ausführung
     des Makros starten, wird die Zuweisung vorgenommen.
Variablendeklaration

                                                                                             11
Sobald durch die Inputbox der Wert in die Variable eingelesen wurde, können Sie im Über-
wachungsfenster die eingegebenen Werte sehen.

Wenn die Prozedur beendet ist, sind auch die Werte in den Variablen verschwunden.
2.4    Variablen Werte zuweisen
Unter Punkt 2.3 haben Sie bereits gesehen, wie den Variablen mittels einer Inputbox Werte
zugewiesen werden. Sie können den Variablen auch direkt Werte zuweisen.
Variablendeklaration

12
     Wenn Sie mit Objektvariablen (Tabellenblätter, Zellen und Zellbereiche usw.) arbeiten wol-
     len, müssen Sie die Set-Anweisung benutzen.
Schleifen

                                                                                               13
3.     Schleifen
Wenn Sie zwei oder mehr Tabellenblätter einfügen wollen, müssten Sie die Anweisung
Worksheets.Add zwei oder mehrmals eingeben. Um das zu vermeiden, werden Schleifen be-
nötigt. Es gibt zählergesteuerte Schleifen und Schleifen, deren Ausführung von einer Bedin-
gung abhängt. Exemplarisch werden zwei Modelle vorgestellt.
3.1    For … Next-Schleife
Bei dieser Schleife geben Sie vor, wie viel Mal die Anweisung wiederholt werden soll.

3.2    Do Until…Loop-Schleife
Diese Schleife wird solange durchgeführt bis eine Ende-Bedingung erfüllt ist.

3.3    For Each-Schleife
Diese Schleife können Sie mit (Auflistungs)objekten verwenden.
Dialoge programmieren (Formulare)

14
     4.     Dialoge programmieren (Formulare)
     Die Inputbox ist bereits eine Form des Dialogs. Sie haben gesehen, wenn Sie die Zahl der ei-
     zufügenden Tabellenblätter und z. B. die Namenspräfixe eingeben wollen, müssen Sie zwei
     Inputboxen programmieren. Sie können aber auch ein Userform nutzen, auf der Sie beide
     Angaben in einem Arbeitsschritt machen können.
     4.1    Formular (UserForm) erzeugen
     Um eine Userform zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
     - Klicken Sie im VBE auf den Listenpfeil das zweite Symbol von links.
     - Wählen Sie den Eintrag UserForm. Alternativ dazu können Sie in der Menüleiste auf den
       Befehl Einfügen klicken und dort ebenfalls den Eintrag UserForm auswählen.

     - Auch hier müssen Sie, wie bei der Modul-Erzeugung, darauf achten, dass Sie sich in der
       richtigen Mappe befinden.

     4.2    Elemente der Userform
     Im linken Bereich des VBEs sehen Sie nun in der Struktur den Ordner Formulare, der die
     eben erzeugte Userform enthält.
Dialoge programmieren (Formulare)

                                                                                                 15
      Die neue Userform heißt eigentlich Userform1. Fügen Sie weitere Userformen ein, hei-
      ßen diese Userform2, Userform3 usw.
      Sie sollten der Userform einen Namen geben. Dazu klicken Sie in das Eigenschaften
      Fenster und tragen dort den Namen ein. Dabei sollten Sie auch hier ein Präfix, z. B. frm
      für Formular, benutzen.
      Im Eigenschaftenfenster taucht im Feld Caption nochmal die Bezeichnung Userform1
      auf. Hier handelt es sich um den Namen, den Sie im Formularfenster sehen. Diesen Na-
      men können Sie überschreiben, in dem Sie auf das Feld Caption klicken und schreiben.
      Die Userform hat eine bestimmte Größe und ist am Rand mit den Markierungsklötzchen
      markiert. Wenn Sie auf ein Markierungsklötzchen zeigen und ziehen, können Sie die U-
      serform vergrößern oder verkleinern. Sobald die Userform markiert ist, erscheint auch
      das Fenster Toolsammlung. Die Toolsammlung enthält diverse Steuerelemente, die Sie
      in dem Formular benutzen können.
- Wenn Sie nun die markierte Userform mit z.
  B. mit der Taste     ablaufen lassen, sieht das
  in Excel wie folgt aus:
  Die Userform wird angezeigt und lässt sich
  wieder schließen.

4.3      Userform über eine Schaltfläche aufrufen
Damit Sie die Userform aufrufen können, müssen Sie den Aufruf in einer Prozedur eines Mo-
duls erzeugen. Es ist am besten, wenn Sie ein neues Modul erzeugen, es gleich umbenennen
und den Programmtext eingeben.
Dialoge programmieren (Formulare)

16
     Wenn Sie diese Prozedur erzeugt haben, können Sie es mit einer Schaltfläche oder einem
     Symbol in der Symbolleiste für den Schnellzugriff starten. Das funktioniert wie folgt:
     Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff ganz rechts auf den Listenpfeil und
     wählen dort den Eintrag Weitere Befehle aus. Sie gelangen in das Dialogfeld Excel-Optionen.

         Wählen Sie aus dem Listenfeld den Befehl Makros aus.
         Aus der Liste der vorhandenen Makros wählen Sie das gewünschte Makro aus
         Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, so dass das Makro in der rechten Fenster-
         hälfte erscheint.
         Im Listenfeld darüber können Sie auswählen, ob das Makro immer in der Symbolleiste
         angezeigt werden soll oder nur dann, wenn die Datei, die das Makro enthält, geöffnet
         ist.
          Sobald das Makro in der Symbolleiste eingefügt ist, wird die Schaltfläche Ändern aktiv.
          Sie können nun dem Makro ein anderes Symbol und ein Quickinfo zuweisen.
Dialoge programmieren (Formulare)

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4.4      Userform mit Steuerelementen ausstatten
Die Userform muss mit Steuerelementen ausgestattet werden, damit das Formular vernünf-
tig genutzt werden kann. Zunächst sollten die Schaltflächen OK und Abbrechen erzeugt wer-
den.
4.4.1 CommandButton einfügen und bearbeiten
Ziehen Sie das Steuerelement CommandButton auf die Formularfläche.

Sobald Sie die Maustaste loslassen, erscheint die Schaltfläche auf dem Formular

Damit Sie die Übersicht über die Schaltflächen und deren Programmierung behalten, sollten
Sie die Schaltflächen entsprechend ihrer Aufgabe umbenennen.
      Diese Schaltfläche ist ein CommandButton und sollte deshalb mit Präfix cmd und dem,
      was dieser Button macht, beschriftet werden.
      Damit man auch die ESC-Taste zum Abbrechen benutzen kann, sollten Sie auf die Eigen-
      schaft Cancel doppelklicken, um sie auf True zu schalten.
      Im Feld Caption tragen Sie die Beschriftung, die auf der Schaltfläche stehen soll, ein.
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     Zu guter Letzt müssen Sie die Schaltfläche noch programmieren, damit sie die Userform
     schließt, wenn man draufklickt.
     Doppelklicken Sie auf die Schaltfläche Abbrechen und Sie gelangen in die Programmierumge-
     bung für diese Schaltfläche.

     Die Schlüsselworte (Private Sub und End Sub), der Schaltflächenname und das Klickereignis
     sind bereits eingestellt. Sie brauchen nur noch die Zeilen zu schreiben, was passieren soll,
     wenn die Schaltfläche geklickt wird: Unload Me
     Auf die gleiche Art produzieren Sie eine OK-Schaltfläche, die aber noch nicht programmiert
     werden kann. Zunächst müssen Eingabefelder erzeugt werden.
     4.4.2 Texteingabe und Textbeschriftungsfelder
     Um Eingaben in das Formular machen zu können, müssen Sie Eingabefelder benutzen und
     Felder, die den Text anzeigen, was eingegeben werden soll.

     Wenn Sie mehrere sogenannte Labels, also Beschriftungsfelder, nutzen wollen, ist es sinnvoll
     ein Feld zu gestalten in Schriftart, Schriftgrad und sonstigen Eigenschaften und die weiteren
     Labels zu kopieren.
     Zu dem Beschriftungsfeld sollte eine Textbox hinzukommen, die die Eingaben aufnehmen
     kann. Auch hier zunächst gestalten und dann kopieren, wenn eine weitere Textbox notwen-
     dig ist. Die Textbox kann nicht nur Text, sondern auch Zahlen oder ein Datum aufnehmen.
     Allerdings müssen Sie prüfen, ob der Datentyp korrekt ist. Andernfalls muss der Datentyp
     umgewandelt werden.
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Wenn die Felder befüllt wurden, muss hinter der Schaltfläche OK hinterlegt werden, was mit
den Eingaben passieren soll. Doppelklicken Sie auf die Schaltfläche Ok. Sie gelangen in das
Codefenster und können hier den Programmcode eingeben.
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     4.4.3 Eingabeauswahl durch Listboxen oder Comboboxen
     Wenn Sie keine freien Eingaben machen wollen, können Sie aus einer Listbox oder einer
     Combobox auswählen. In der folgenden Abbildung sehen Sie eine Ausgabe mit der Combo-
     box.

     In der folgenden Abbildung sehen Sie die gleiche Liste in einem Listenfeld. Sie können sich
     alle Einträge zugleich anschauen. Wenn nicht alle Einträge in die Liste passen, erscheint am
     Rand eine Bildlaufleiste.

     Für beide Objekte gilt, dass Sie sie mit den Elementen befüllen müssen. Sie können beispiels-
     weise in einem separaten Tabellenblatt die notwendigen Einträge erzeugen und die Bereiche
     mit Namen versehen oder als Tabelle definieren.
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               In der Abbildung sehen Sie, dass z. B. dem Bereich A8 bis A15 der Name Arti-
               kel zugewiesen wurde. Wenn Sie Namen benutzen können Sie Zeilen dazwi-
               schen fügen und die neuen Zeilen werden in der List- bzw. Combobox ange-
               zeigt.

Wenn Sie die Bereiche als Tabellen definieren, können Sie die neuen Einträge unten anfü-
gen.

Um die Einträge der List- bzw. der Combobox zuzuweisen, können Sie das über das Eigen-
schaftenfeld RowSource tun oder beim Initialisieren der Userform.
- Klicken Sie doppelt auf die Userform oder wechseln in das Codefenster und wählen dort
  Userform aus.
- wählen Sie im rechten Bereich das Ereignis Initialize aus.

- der aktuellen Userform (Me) und dort dem Objekt cbo_Referat werden die Einträge aus
  der Tabelle tbl_Referate zugeordnet.
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     4.5    Optische Gestaltung des Formulars
     Wenn die Schaltflächen wild durcheinander stehen, sieht das nicht besonders gut aus. Sie
     sollten die Schaltflächen deshalb bündig anordnen.
     - Klicken Sie die erste Schaltfläche an, halten die Shift-Taste gedrückt und klicken die nächs-
       ten Schaltflächen an.
     - Klicken Sie in der Menüleiste auf Format und dort auf den Eintrag Ausrichten.
     - Sie können nun die markierten Objekte in einer Fluchtlinie anordnen. Die Einträge sind
       ausgegraut, wenn Sie nichts markiert haben.

     Außerdem könnte es sein, dass jemand die Formularfelder mit der TAB-Taste bedienen
     möchte. Dann ist es sinnvoll, die Reihenfolge einzustellen, wie die Ausfüllfelder anzuspringen
     sind.
     - Klicken Sie in der Menüleiste auf Ansicht und wählen den Eintrag Aktivierreihenfolge
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Das Dialogfenster Aktivierreihenfolge öffnet sich:

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                                                     markieren und mit den Schaltflächen
                                                     Nach oben oder Nach unten in die ent-
                                                     sprechende Position schieben.
                                                     An dieser Stelle sehen Sie auch, wie wich-
                                                     tig es ist, die Schaltflächen aussagekräftig
                                                     benannt zu haben.
Lernmaterial

Lernmaterial
Lernmaterial – Schulungsunterlagen, Übungsdateien, Lernprogramme und Tipps & Tricks – fin-
den Sie im Internet unter der Adresse:
       https://www.afz.bremen.de/lernen
Wählen Sie das gewünschte Thema über die Menüstruktur am oberen Rand der Seite oder aus
der Liste aus, die Sie im rechten Bereich über die Infobox Gesamtliste der Schulungsunterlagen
in den einzelnen Untermenüpunkten erreichen können.
Hier können Sie Themen nachschlagen, Ihre Kenntnisse aktualisieren (z. B. bei neuer Pro-
grammversion) oder sich zusätzliche Themen erarbeiten. Sie können das Lernmaterial als PDF-
Dokumente am Bildschirm lesen, auf Ihrem Computer speichern oder ausdrucken. Zum Teil
stellen wir zusätzlich Übungsdateien in gepackter Form (Zip-Archiv) zur Verfügung.
Tipps & Tricks
Oft sind es die kleinen Dinge, die die Arbeit am PC erleichtern. Dazu haben wir Tipps und Tricks
zusammengestellt. Diese finden Sie sowohl bei den einzelnen Programmen als auch in einer Ge-
samtliste, die Sie über die Infobox Tipps und Tricks im rechten Bereich bei den einzelnen Unter-
menüpunkten erreichen können. Vielleicht entdecken Sie hier etwas, um Ihre Arbeit effektiver
zu gestalten.

Kompetenzzentrum E-Government (CC-EGov)
Sollten Sie als Beschäftigte der Freien Hansestadt Bremen bei Ihrer Arbeit auf Probleme stoßen,
die beim Einsatz Ihrer Softwareausstattung auftreten (Probleme mit Word-Dokumenten, Excel-
Tabellen etc.), können Sie sich mit Ihren Fragen, Problemstellungen oder Fehlermeldungen tele-
fonisch oder per E-Mail an uns wenden:
       cc-egov@afz.bremen.de        Tel. 16 999
Beschreiben Sie Ihre Frage bzw. die Fehlersituation und Ihre bisherige Vorgehensweise und fü-
gen Sie die Dateien im Original-Dateiformat als Anlage bei. Wir beantworten Ihre Fragen so
schnell wie möglich, in jedem Fall melden wir uns innerhalb weniger Tage bei Ihnen.
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