Sehr geehrte Damen und Herren, Rödl & Partner
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Herausforderungen meistern
Mandantenbrief Polen
Aktuelles aus den Bereichen Steuern, Recht und Wirtschaft in Polen
Ausgabe: April-Juni 2018 · www.roedl.de/polen
Lesen Sie in dieser Ausgabe: Sehr geehrte Damen und Herren,
Steuern das zweite Quartal des laufenden Jahres ist von Vorbereitungsarbeiten und
Implementierung der Lösungen geprägt, welche die Unternehmen an die neue
>> Verbrauchsteuer – was Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) anpassen. Es ist jedoch zu beachten,
gibt es Neues? dass die DSGVO nicht die einzige Wende in den Rechtsvorschriften ist, die das
Geschäftsleben tiefgreifend ändern wird.
>> Split Payment – geteilte
Zahlung, geteilte Meinungen In dieser Ausgabe möchten wir auf den Einfluss eingehen, den die DSGVO auf die
Organisierung der Arbeit der HR-Abteilung und die Aufbewahrung der Personalakten
Recht haben wird. Der von uns dargestellte Aspekt ist von enormer Bedeutung, da er jedes
Unternehmen betrifft. In dem Artikel erläutern wir, wie nach dem neuen Recht mit
>> DSGVO – bereits ab dem den Daten der aktuellen und ehemaligen Arbeitnehmer umzugehen ist.
25. Mai
Um die Jahreswende 2017 und 2018 wurden auch Änderungen an den Vorschriften
>> Schutz personenbezogener bezüglich der Berechnung der Verbrauchsteuer aufgenommen. In dem Artikel
Daten in der stellen wir Ihnen praktische Aspekte der eingeführten Änderungen vor.
Personalabteilung:
Elektronisierung der Ein sehr aktuelles Thema ist auch die Einführung des Split-Payment-Mechanismus
Personalakten und Verkürzung (geteilte Zahlung), der ab Juli 2018 gelten wird. Wegen der zunehmenden
deren Aufbewahrungsfrist Kontroversen um dieses Thema ist es empfehlenswert, sich mit dem vorgeschlagenen
Mechanismus vertraut zu machen.
>> Abgabe von Jahresabschlüssen
nur noch auf elektronischem Wir wünschen Ihnen eine interessante Lektüre!
Wege
Steuern aktuell
Wirtschaftsprüfung
>> Neue Technologien in der Prof. Dr. habil. Marcin Jamroży
Wirtschaftsprüfung
Rödl & Partner Info
Steuern April-Juni 2018
>> Verbrauchsteuer – was gibt es Neues? Auf neue Erzeugnisse finden weiterhin die allgemeinen Ver-
brauchsteuervorschriften Anwendung, u.a. Regelungen, die
Tadeusz Piekłowski, Rödl & Partner Breslau Folgendes betreffen:
Um die Jahreswende 2017 und 2018 wurden wichtige Ände- >> die Entstehung der Steuerpflicht;
rungen in die Verbrauchsteuervorschriften aufgenommen. Im
Dezember wurden elektrische Zigaretten („E-Zigaretten“) und >> den Steuergegenstand;
Produkte mit verringertem Gesundheitsrisiko („RRP-Produkte“
– engl. Reduced Risk Products, RRP) besteuert, und im Januar >> die Steuererklärungen;
wurde die Möglichkeit eingeführt, Elektroautos („E-Autos“),
Hybridfahrzeuge und Fahrzeuge mit Wasserstoffantrieb von >> die Registrierung der Rechtsträger;
der Verbrauchsteuer zu befreien.
>> die Besteuerung von Schwund.
Verbrauchsteuer auf E-Zigaretten und RRP-Produkte
Außerdem müssen diese Erzeugnisse mit den Verbrauch-
Das Gesetz vom 12. Dezember 2017 hat eine Änderung steuerkennzeichen gekennzeichnet werden.
eingeführt, aufgrund deren E-Liquids sowie RRP-Produkte
besteuert werden sollen. Die Vorschriften sind zwar am 1. Welche Verbrauchsteuersätze gelten?
Februar 2018 in Kraft getreten, aber bis zum 1. Januar 2019
wird für die Erzeugnisse, die erstmals unter die Ver- Die Verbrauchsteuersätze für die besprochenen Erzeugnisse
brauchsteuer fallen, der Nullsteuersatz gelten. wurden wie folgt festgelegt:
Gemäß den gesetzlichen Begriffsbestimmungen (Art. 2 Abs.1 Verbrauchsteuersätze für erstmals unter diese
Steuer fallenden Erzeugnisse
des Verbrauchsteuergesetzes) sind folgende Waren ver-
brauchsteuerpflichtig: Energieerzeugnisse, Strom, alkoho- E-Liquids 0,7 PLN/ml Liquid
lische Getränke und Tabakwaren, Rohtabak, E-Liquid sowie 141,29 PLN pro Kilogramm und 31,41 %
RRP-Produkte (die in der Anlage Nr. 1 zum Gesetz genannt RRP-Produkte des gewogenen durchschnittlichen
wurden). Mit dem neuen Gesetz werden neue Begriffe unter Einzelhandelspreises für Rauchtabak.
den Begriffsbestimmungen berücksichtigt: verbrauchsteuer-
pflichtige Waren, E-Zigaretten, E-Liquid und RRP-Produkte. 141,29 PLN pro Kilogramm und 31,41 %
Bei Herstellung der
des dreifachen gewogenen
Erzeugnisse außerhalb
durchschnittlichen Einzelhandelspreises
Gemäß dem neuen Gesetz werden folgende Erzeugnisse un- des Steuerlagers
für Rauchtabak.
ter die Verbrauchsteuer fallen:
>> E-Liquids für E-Zigaretten – definiert als Flüssigkeit für Die Novelle definiert auch den Begriff der Herstellung der
E-Zigaretten, sowohl nikotinhaltige als auch nikotinfreie besprochenen verbrauchsteuerpflichtigen Waren.
Flüssigkeit, darunter Grundsubstanzen zur Herstellung
dieser Liquids, die Propylenglycol bzw. Glycerin enthalten; Was gilt als Herstellung von verbrauchsteuerpflichtigen Waren?
E-Liquids Herstellung, Verarbeitung und Abfüllung
>> RRP-Produkte – definiert als Erzeugnisse, die Folgendes
enthalten: RRP-Produkte Herstellung, Verarbeitung und Abpacken
a Gemisch, das Tabak oder Rohtabak enthält;
b Gemisch, von dem unter Buchst. a) die Rede ist und
das zusätzlich E-Liquid für E-Zigaretten enthält (andere
als die in Art. 99 Abs. 1 und Art. 99a Abs. 1 genannten
Erzeugnisse), bei welchen Aerosol entsteht, ohne dass
das Gemisch verbrennt.
Beide Arten der Erzeugnisse unterliegen der Verbrauchsteu-
er nach einem anderen Satz als dem Nullsatz; dies bedeu-
tet u.a., dass auf sie die Verbrauchsteueraussetzung in
Polen Anwendung findet und sie in einem Steuerlager
hergestellt werden können.
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Steuern April-Juni 2018
Wann findet die Verbrauchsteuerbefreiung Gesetzliche Definitionen der Fahrzeuge, die unter die
Anwendung? Verbrauchsteuerbefreiung fallen können
Fahrzeug im Sinne des Gesetzes über
Der Gesetzgeber hat die Befreiung der besprochenen Er- den Straßenverkehr (d.h. Kraftfahrzeug,
dessen Konstruktion es ermöglicht, mit
zeugnisse von der Verbrauchsteuer in folgenden Fällen
der Geschwindigkeit von über 25 km/h
vorgesehen: Elektrische Fahrzeuge zu fahren; ausgenommen hiervon sind
landwirtschaftliche Zugmaschinen), das
>> beim innergemeinschaftlichen Erwerb der Erzeugnisse ausschließlich mit elektrischer Energie aus
einem Akkumulator angetrieben wird, der
durch eine natürliche Person, und zwar persönlich für
von außen aufgeladen wird.
den Eigengebrauch, nicht zu Handelszwecken;
Fahrzeug im Sinne des Gesetzes
>> beim Import der Erzeugnisse durch einen Reisenden in über den Straßenverkehr mit einem
Verbrennungsmotor und einem
seinem persönlichen Gepäck (der Reisende muss das 17. Hybridfahrzeug Elektromotor, in dem die elektrische
Lebensjahr vollendet haben); Energie aus einem Akkumulator stammt,
der von außen aufgeladen wird (gilt bis
>> beim Import der Erzeugnisse durch deren Versendung aus zum Jahr 2021).
einem Drittland durch eine natürliche Person an eine na-
Fahrzeug im Sinne des Gesetzes über den
türliche Person in Polen.
Fahrzeug mit Straßenverkehr, bei dem die elektrische
Wasserstoffantrieb Energie aus Wasserstoff durch eine
Die Inanspruchnahme der o.g. Befreiungen unterliegt Brennstoffzelle erzeugt wird.
– insbesondere mengenmäßigen – Beschränkungen.
Mengenmäßige Limits bei der Verbrauchsteuerbefreiung Verfahren der Verbrauchsteuerbefreiung
Innergemeinschaftlicher >> E-Liquids: 200 ml; Um die erwähnte Verbrauchsteuerbefreiung in Anspruch
Warenerwerb >> RRP-Produkte: 160 g. nehmen zu können, muss ein Antrag auf Ausstellung einer
Bescheinigung gestellt werden, die die Verbrauchsteuerbe-
1 Im Falle des Transports auf dem freiung feststellt. Der Antrag ist an den zuständigen Finanz-
See- oder Luftweg entsprechend: amtsleiter zu richten. Dem Antrag ist eine Dokumentation
>> E-Liquids: 50 ml; beizufügen, welche die technischen Bedingungen des Fahr-
>> RRP-Produkte: 0,04 kg zeugs bestätigt, die zur Befreiung von der Verbrauchsteuer
Der Import im 2 Im Falle sonstigen Transports: berechtigen. Bisher gibt es keinen Vordruck dafür.
persönlichen Gepäck >> E-Liquids: 10 ml;
(betrifft Reisende, die
das 17. Lebensjahr >> RRP-Produkte: 0,008 kg Die Zeit wird zeigen, ob der vom Energieministerium einge-
vollendet haben). Für Sendungen aus Drittländern hat führte Anreiz in Form der Verbrauchsteuerbefreiung dafür
der Gesetzgeber folgende Normen
ausreicht, dass wir massenweise auf E-Autos, Hybridfahrzeu-
vorgesehen:
ge und Fahrzeuge mit Wasserstoffantrieb umsteigen.
>> E-Liquids: 10 ml;
>> RRP-Produkte: 0,008 kg
Bei zusätzlichen Fragen zu diesem Thema stehen Ihnen die
Experten von Rödl & Partner jederzeit gerne zur Verfügung.
Befreiung von E-Autos, Hybridfahrzeugen und Fahrzeu-
gen mit Wasserstoffantrieb von der Verbrauchsteuer Kontakt für weitere Informationen
Am 22. Februar 2018 sind Vorschriften in Kraft getreten,
die eine weitere große Änderung einführen und die Befreiung
von E-Autos, Hybridfahrzeugen und Fahrzeugen mit Wasser-
stoffantrieb von der Verbrauchsteuer betreffen (Gesetz vom
11. Januar 2018 über die Elektromobilität und alternative
Kraftstoffe). Diese Vorschriften legen die mögliche Verbrauch-
steuerbefreiung auf E-Autos, Hybridfahrzeuge und Fahrzeuge Tadeusz Piekłowski
mit Wasserstoffantrieb fest. Welche Fahrzeuge können von Referent Zoll, Senior Associate
der Steuer befreit werden? Tel.: +48 71 606 04 11
E-Mail: tadeusz.pieklowski@roedl.pro
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Steuern April-Juni 2018
>> Split Payment – geteilte Zahlung, Zahlungen auf zwei getrennte Konten, und nicht wie bis-
her in der Tätigung einer Zahlung auf ein gemeinsames Konto.
geteilte Meinungen
Das erste Konto wird ein beliebiges, vom Unternehmer ge-
Przemysław Trzaska, Rödl & Partner Gleiwitz nanntes Bankkonto sein, auf das der Nettobetrag überwie-
sen wird. Die absolute Neuheit ist das zweite Konto, das
Schon zum 1. Juli 2018 wird der freiwillige Mechanismus sog. USt-Bankkonto. Auf dieses Konto wird logischerwei-
der geteilten Zahlung in Kraft treten. Somit unternimmt se die Umsatzsteuer überwiesen. Obwohl dies unterschiedli-
das Finanzministerium weitere Schritte im Kampf gegen che Bankkonten sind, werden sie miteinander verbunden sein,
die Erschleichung der Umsatzsteuer. Kann dabei aber ge- aber es wird nicht der Erwerber verpflichtet sein, die
währleistet werden, dass diese Schritte keinen negativen zwei Überweisungen auf diese zwei Bankkonten zu
Einfluss auf die Liquidität mancher Unternehmen haben veranlassen.
werden?
Der Gesetzgeber beabsichtigt, dass die Zahlung auf beide
Beschränkung von Missbräuchen bei selbstständiger Bankkonten – also auf das „einfache” Bankkonto und das
Berechnung USt-Bankkonto – mittels einer Überweisung erfolgt. An dieser
Stelle erscheint der Begriff der sog. zweckgebundenen Zah-
Die bisher bekannten Abrechnungsgrundsätze für die Umsatz- lungsanweisung, mit der die geteilte Zahlung geleistet wird.
steuer sehen keine besonderen Lösungen bei der Zahlung der
Steuer vor, die im Preis der erworbenen Ware oder Dienstleistung Wie funktioniert die zweckgebundene
inbegriffen ist. Die gegenwärtige Lösung besteht darin, dass die Zahlungsanweisung?
vollumfängliche Verantwortung für die Umsatzsteuerabrechnung
auf demjenigen Rechtsträger lastet, der die Dienstleistung er- Der Erwerber nennt in der zweckgebundenen Zahlungsanwei-
bringt oder die Warenlieferung vornimmt – auf dem Verkäufer. sung u.a. den zu überweisenden Betrag sowie die dazugehö-
rige Rechnungsnummer. Anschließend tätigt das System die
Der Erwerber der betreffenden Dienstleistung oder Ware, tätigt Überweisung, wobei es beiden Konten (dem einfachen und
die ganze Zahlung an den Verkäufer, d.h. den Nettobetrag zzgl. dem USt-Bankkonto) die in der Anweisung genannten Beträge
Umsatzsteuer. Anschließend ermittelt der Verkäufer selbstständig gutschreibt.
die Steuerverbindlichkeit für den betreffenden Abrechnungszeit-
raum (Monat bzw. Quartal). Im Rahmen der selbstständigen Be- Anzumerken ist, dass der Mechanismus der geteilten Zahlung
rechnung berücksichtigt der Lieferant oder Dienstleister die ausschließlich auf die per Überweisung getätigten Ab-
geschuldete Steuer aus den bewirkten Lieferungen bzw. rechnungen Anwendung finden wird. Außerdem wird er
erbrachten Dienstleistungen sowie die Vorsteuer aus den nur Abrechnungen zwischen Umsatzsteuerpflichtigen betref-
vorgenommenen Einkäufen. Die so ermittelte Steuer wird an- fen. Dies bedeutet, dass Zahlungen für eine Dienstleistung
schließend auf das Konto des Finanzamtes überwiesen. Das Sys- oder Warenlieferung, die ein Umsatzsteuerpflichtiger zuguns-
tem stützt sich also auf die ehrliche Abrechnung der Steuerschuld. ten einer natürlichen Person, die keine Gewerbetreibende ist
(und natürlich umgekehrt), vornimmt, davon ausgeschlossen
Die Gesetzgeber vieler Staaten haben bemerkt, dass es oftmals sind.
zu Missbräuchen kommt, wenn die ganze Verbindlichkeit samt
der darin enthaltenen Steuer dem Steuerpflichtigen überlassen Fiktion des Eigentumsrechts am USt-Bankkonto
wird. Die nach Auffassung der Gesetzgeber relativ hohe Skala der
Missbräuche hat dazu geführt, dass Gespräche darüber aufge- Unter Berücksichtigung der Eigenart der geteilten Zahlung ist es
nommen wurden, das gegenwärtige System zur Umsatzsteuer- offensichtlich, dass die Geldflüsse der Unternehmen auch von
abrechnung zu ändern. Das Fundament des neuen Systems sollte der Entscheidung des Erwerbers hinsichtlich der geteilten Zah-
die Beschränkung des Zugangs der Verkäufer und Dienstleister zu lung abhängen. Ein ehrlicher Steuerpflichtiger kann also nicht
dem Teil der Forderung bilden, der auf die Steuer entfällt. den ganzen erhaltenen Betrag beanspruchen, um seine laufen-
den Verbindlichkeiten zu begleichen – ihm wird dazu nur der
Im Ergebnis dieser Gespräche entstand die geteilte Zahlung, Nettobetrag zur Verfügung stehen, also 23% weniger als bisher.
also ein System, das den Umsatzsteuerbereich auf eine nie da
gewesene Art und Weise überwachen wird. Zwar gehören die Geldmittel auf dem USt-Bankkonto dem Un-
ternehmer, aber der Zugriff darauf ist doch sehr beschränkt.
Wie funktioniert der Mechanismus der geteilten Der Unternehmer wird über das USt-Bankkonto frei verfügen
Zahlung? können, aber diese Verfügung wird sich grundsätzlich da-
rauf beschränken, die Umsatzsteuer an das Finanzamt
Der Mechanismus der geteilten Zahlung ist eine außerordent- abzuführen, oder darauf, den Betrag, der dem Umsatz-
lich einfache Lösung – von den technischen Aspekten ein- steuerbetrag aus der vom Geschäftspartner erhaltenen
mal ganz abgesehen. Er besteht in der Tätigung von zwei Rechnung entspricht, zu zahlen.
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Steuern April-Juni 2018
Der Gesetzgeber hat in die Vorschriften die Möglichkeit Auch andere, vom Staat gewährte „Boni“ sollen die Liquidität
aufgenommen, die Überweisung der Geldmittel auf dem der Unternehmen verbessern. Bei Steuerpflichtigen, die sich
USt-Bankkonto auf das zu Zwecken der Gewerbetätigkeit freiwillig für das Split-Payment-Verfahren entscheiden, werden
geführte Bankkonto zu beantragen. Der Leiter des zuständigen die Steuerbehörden vom Grundsatz der gesamtschuldne-
Finanzamtes hat jedoch 60 Tage Zeit, den Antrag auf Überwei- rischen Haftung beim Erwerb von Waren, die in der An-
sung der Mittel zu bearbeiten. Diese lange Wartezeit auf eine lage Nr. 13 zum Umsatzsteuergesetz genannt wurden,
Entscheidung lässt sich nur schwer erklären, vor allem dann, absehen. Sie werden auch darauf verzichten, eine zu-
wenn die zuständigen Behörden die Informationen über den sätzliche Steuerverbindlichkeit aufzuerlegen, sollten sie
Wirtschaftsverkehr des Unternehmens mittels elektronischer Unregelmäßigkeiten bei der Umsatzsteuerabrechnung
Werkzeuge bekommen (beispielsweise mittels der SAF-T). feststellen.
Wenn zwei sich streiten .... verliert der dritte Anzumerken ist, dass nur ehrliche Steuerpflichtige, die z.B. kei-
ne sog. leeren Rechnungen ausstellen, in den Genuss dieser
Die wirtschaftliche Praxis zeigt, dass es meist die ehrlichen Un- „Boni“ kommen können.
ternehmer sind, die unter dem Kampf der Steuerbehörden mit
Steuerbetrügern zu leiden haben. Auch dieses Mal ist es nicht „Die Frage der Liquidität von Steuerpflichtigen wurde wäh-
anders. Viele Experten, aber auch die Unternehmer selbst, rend des Gesetzgebungsverfahrens analysiert. Infolge dieser
weisen nämlich darauf hin, dass der Mechanismus der ge- Analysen bietet das Gesetz Werkzeuge, die die Liquidität der
teilten Zahlung negativen Einfluss auf die Liquidität vie- Steuerpflichtigen, die das Split-Payment-Verfahren anwenden,
ler Unternehmen haben kann. verbessern. Meines Erachtens sind die Maßnahmen im Hinblick
auf die Möglichkeit und die Erwartungen – sowohl seitens
Die immer stärker werdenden Zweifel und Befürchtungen füh- der Steuerpflichtigen als auch der Finanzverwaltung – ausge-
ren dazu, dass parlamentarische Anfragen vorgelegt werden, die wogen und sollten ausreichen”, schreibt Paweł Gruza, Unter-
eben das Risiko der Liquiditätseinbußen zum Gegenstand haben, staatssekretär im polnischen Finanzministerium.
das aus der Anwendung der geteilten Zahlung entstehen kann.
Die Meinungen über Split Payment sind gespalten.
In Beantwortung einer solchen Anfrage vom Februar 2018
(Nr. 18899) bemerkte das Finanzministerium, dass „die Art und Einerseits wird betont, dass die Novelle den Missstand be-
Weise, auf die sich der Mechanismus der geteilten Zahlung auf schränken soll, der in der Erschleichung der Umsatzsteuer
die Liquidität auswirken wird, eine sehr komplexe Angelegen- unter Anwendung sog. verschwindender Steuerpflichtiger be-
heit von individuellem Charakter ist und von vielen Faktoren ab- steht. In der Folge sollen mehr Mittel in den Haushalt fließen
hängt, darunter von der Struktur der getätigten Geschäfte, den und die Geschäfte transparenter werden.
Umsatzsteuersätzen bei Einkäufen und Verkäufen, der Struktur
der Zahlungen, der Art und Weise deren Tätigung, den Arten Andererseits lassen sich die Zweifel hinsichtlich der vermin-
der Geschäftspartner und schließlich davon, ob die Umsatzsteu- derten Liquidität bei manchen Steuerpflichtigen nicht einfach
erbefreiung angewandt wird, z.B. aufgrund der Umsätze”. abschütteln. Ob Split Payment wirksam ist und die Zweifel be-
rechtigt sind, werden wir frühestens am 1. Juli 2018 erfahren.
Demnach gibt das Finanzministerium zu verstehen, dass ihm
die diesbezüglichen Gefahren bewusst sind. Vielleicht erinnern Die Experten von Rödl & Partner stehen Ihnen bei zusätzlichen
die Vertreter der Ministerien deshalb bei jedem Schritt an die Fragen zu diesem Thema gerne zur Verfügung.
Maßnahmen, die die negativen Konsequenzen der Einführung
der geteilten Zahlung eliminieren sollen. Kontakt für weitere Informationen
Welche Vorteile wird es geben, und für welche
Steuerpflichtigen?
Einer der Vorteile, vielleicht der wichtigste, ist die beschleu-
nigte Frist von 25 Tagen für die Umsatzsteuererstattung
an die Unternehmen, die sich für die geteilte Zahlung
entschieden haben. Diese Möglichkeit stellt einen wesent- Maciej Wilczkiewicz
lichen Unterschied zu der grundlegenden Frist von 60 Tagen Steuerberater (PL), Senior Associate
dar, bei der die Erstattung auf das Abrechnungskonto erfolgt, Tel.: +48 32 330 12 06
insbesondere, wenn man bedenkt, dass die 25-tägige Erstat- E-Mail: maciej.wilczkiewicz@roedl.pro
tungsfrist nicht verlängert werden kann.
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Recht April-Juni 2018
>> DSGVO – bereits ab dem 25. Mai Unternehmen betreffen wird, lohnt es sich für jedes Unter-
nehmen, eine solche Risikoanalyse durchzuführen. Außer
Jarosław Kamiński, Rödl & Partner Warschau der Erhöhung der Effizienz des Sicherheitssystems wird dies
gegenüber der Aufsichtsbehörde als gutes Argument für die
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wird ab dem große Sorge um die Sicherung personenbezogener Daten im
25. Mai 2018 vollumfänglich in Kraft treten. Die meisten pol- Unternehmen gelten.
nischen Gesellschaften sind aber auf die mit DSGVO verbun-
denen Änderungen nicht vorbereitet. Die Einführung neuer Die zwecks Gewährleistung der Datensicherheit getroffenen
Vorschriften und die Datenverarbeitung gemäß diesen Vor- Maßnahmen müssen dem Grad, der Anzahl der Daten und
schriften sind um so mehr von Bedeutung, als die Geldstrafen dem Charakter der Verarbeitungsprozesse entsprechen; umso
für Unternehmen, die sich an die Anforderungen nicht an- mehr lohnt es sich, dafür zu sorgen, dass eine eingehende
passen, sehr schmerzhaft sein können. Analyse des bestehenden Sicherheitssystems in Hinblick auf
die DSGVO durchgeführt wird, neue Lösungen geschaffen
Das Ziel der Einführung von DSGVO ist die Vereinheitlichung und eingeführt werden und deren Funktionsweise regelmä-
der Gesetze und Verfahren zum Schutz personenbezogener ßig bewertet wird.
Daten in der ganzen Europäischen Union. Mit der Verordnung
werden zahlreiche Pflichten für Unternehmern, die personen- Geldstrafen bei Nichteinhaltung der DSGVO
bezogene Daten verarbeiten, eingeführt. Die Verordnung
wird durch das neue Gesetz über den Schutz personenbe- Der Gewährleistung der Einhaltung der neuen Anforderun-
zogener Daten und das Gesetz – Vorschriften zur Einführung gen dienen hohe Geldstrafen, die denjenigen Unternehmern
des Gesetzes über den Schutz personenbezogener Daten drohen, welche die Vorschriften nicht beachten. Die Geld-
ergänzt, welche die einzelnen sektorspezifischen Rechtsvor- strafen betragen bis zu 20 Mio. Euro bzw. bis zu 4% des ge-
schriften novelliert – die Arbeiten an der endgültigen Gestalt samten weltweit erzielten Jahresumsatzes aus dem Vorjahr.
der Gesetze dauern an. Von diesen zwei Möglichkeiten findet immer die höhere Stra-
fe Anwendung. Die Art und Weise der Auferlegung von Stra-
Effektives Sicherheitssystem – Audit, Einführung und fen in Polen wird in dem neuen Gesetz detailliert bestimmt.
Bewertung
Bildung der Arbeitnehmer
Die mit der DSGVO eingeführten Änderungen betreffen u.a.
Sicherungssysteme, Berichterstattung über Zwischenfälle, die Eine der Maßnahmen, welche für die Gewährleistung der
mit dem Verlust personenbezogener Daten verbunden sind, Be- Sicherheit von Sammlung, Aufbewahrung und Verarbei-
nachrichtigung der betroffenen Personen über Verletzungen, tung von Daten notwendig ist, ist die Benachrichtigung der
die sich aus der nicht korrekten Datenverarbeitung ergeben Arbeitnehmer über die Bedeutung des Schutzes personen-
sowie die Überwachung der Sicherheit. Die neuen Regelungen bezogener Daten, die neuen Pflichten sowie über die Be-
betreffen nicht nur Verantwortliche, sondern auch Unterneh- schränkungen und Verfahren. Die Arbeitnehmer sind das
men, welche die Daten im Auftrag der Verantwortlichen verar- wichtigste Kettenglied des gesamten Sicherheitssystems. Sie
beiten (sog. Auftragsverarbeiter). Jedes Unternehmen, welches müssen die im DSGVO verwendeten Schlüsselbegriffe ken-
die Daten verarbeitet, wird verpflichtet sein, organisatorische nen und wissen, wie zu reagieren ist, wenn bestimmte Ereig-
Maßnahmen und technische Mittel einzuführen, welche einen nisse und Zwischenfälle eintreten. Dafür wird es notwendig
hohen Grad an Datensicherheit gewährleisten. sein, regelmäßige Schulungen durchzuführen, bei denen ein-
geführte interne Verfahren und Lösungen im Bereich Cyber-
Wichtig ist, dass nicht alle Fragen eindeutig in der Verord- Sicherheit besprochen werden.
nung bestimmt wurden, viele Fragen werden seitens der Un-
ternehmen beantwortet werden müssen. Dieses Risiko und Das Risiko betrifft jedes Unternehmen.
die Art notwendiger Sicherungen bewertet das Unterneh-
men intern nach eigenem Ermessen. Diese Handlungen müs- Eine vielschichtige Bewertung des Risikos und des Sicher-
sen aber zuverlässig durchgeführt werden – bei etwaigen heitsniveaus sollte viele Bereiche im Zusammenhang mit per-
Verletzungen wird das betreffende Unternehmen der sonenbezogenen Daten umfassen, u.a.:
Aufsichtsbehörde selbständig beweisen müssen, dass
es alle Anstrengungen unternommen hat, um den Un- >> physische Sicherheit – diese bestimmt das Risiko des Zu-
regelmäßigkeiten vorzubeugen. tritts unbefugter Personen zum Gebäude;
Bevor das Netzwerksicherheitssystem eingeführt wird, ist es >> Sicherheit der Daten in Papier-/elektronischer Form – be-
angebracht, das mit der Verarbeitung personenbezogener trifft Dokumente und Datenträger mit personenbezoge-
Daten verbundene Risiko im Unternehmen zu analysieren. nen Daten sowie die Methode von deren Archivierung
Obwohl die Pflicht zur formellen Risikobeurteilung nur einige und Aufbewahrung;
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Recht April-Juni 2018
>> Sicherheit der IT-Infrastruktur – dies ist eine wesentliche Die Überwachung und Berichterstattung über Datenlecks
Bewertung des Risikos, inwiefern unbefugte Personen Zu- bedeutet die Notwendigkeit, den Aufsichtsbehörden eine
tritt zu wichtigen Elementen der IT-Infrastruktur und zum Information über den Verlust bzw. die nicht vorsätzliche
Netzwerk haben, sowie der Sicherheit ausgewählter, von Offenlegung personenbezogener Daten innerhalb von 72
außen zugänglicher Webanwendungen; Stunden nach Feststellung solcher Zwischenfälle zu
übermitteln. Gelingt es nicht, den Bericht fristgerecht vorzu-
>> Netzwerk-Sicherheit – umfasst die Sicherheit der über das legen, so muss außerdem eine Erklärung darüber beigefügt
interne Netzwerk versandten Daten, des Remote-Zugangs werden, was der Verzögerung zugrunde liegt. Wenn es zum
zu den Netzwerkgeräten sowie die Prüfung der Geräte im Datenleck kommt, müssen Maßnahmen sofort ergriffen wer-
internen Netzwerk im Hinblick auf die Anfälligkeit für be- den, was jedoch nur dann möglich ist, wenn das Sicherheits-
stimmte Bedrohungen, Lücken und Konfigurationsfehler; system funktionsfähig ist, angemessene Verfahren eingeleitet
werden und die Arbeitnehmer über Wissen und Problembe-
>> Sicherheitssysteme und -verfahren – dies sind gute Prak- wusstsein zu diesem Thema verfügen.
tiken und Empfehlungen, die korrekte Nutzung von
Sicherheitssystemen sowie die ordnungsgemäße Arbeits- Die Beachtung der neuen Vorschriften dient demnach nicht
organisation und der gesicherte Zugang zu sensiblen Da- nur der Vermeidung hoher Geldstrafen. Sie eröffnet auch die
ten. Dies sind auch Möglichkeiten, Zwischenfälle wirksam Möglichkeit, unsere Unternehmensdaten, aber auch die Da-
zu überwachen. ten von Privatpersonen besser zu schützen und bei der Tei-
lung von Informationen zu unserem Thema größere Vorsicht
Testen von Systemen und Anmeldung von walten zu lassen. Außerdem schränkt sie die Risiken im Zu-
Zwischenfällen sammenhang mit dem Leak personenbezogener Daten und
der damit verbundenen Folgen ein.
Die Verordnung führt die Anforderung zum regelmäßigen
Testen der Sicherheit von Systemen im Zusammenhang mit Haben Sie Fragen zum Thema DSGVO, so stehen Ihnen die
dem Schutz personenbezogener Daten ein. Bisher haben vie- Experten von Rödl & Partner gerne zur Verfügung.
le Firmen die Funktionsweise ihrer Absicherungen nicht über-
prüft. Von dem Verantwortlichen wird es abhängen, Kontakt für weitere Informationen
wie oft und nach welcher Methode diese Tests durch-
geführt werden. Bei der Entscheidung sind die Anzahl der
durchgeführten Verarbeitungsvorgänge, der Umfang ihrer
Verarbeitung, ihre Speicherfrist und ihre Zugänglichkeit zu
beachten.
Jarosław Kamiński
Rechtsanwalt (PL), Senior Associate
Tel.: +48 22 244 00 27
E-Mail: jaroslaw.kaminski@roedl.pro
>> Schutz personenbezogener
Daten in der Personalabteilung:
Elektronisierung der Personalakten und
Verkürzung deren Aufbewahrungsfrist
Katarzyna Adamczak, Katarzyna Małaniuk
Rödl & Partner Posen
Jede Firma verarbeitet personenbezogene Daten, zumindest
diejenigen, die ihre Mitarbeiter betreffen. Daher ist in Hin-
blick auf die Vorbereitungen auf die Anwendung der am
25. Mai 2018 in Kraft tretenden Datenschutz-Grundverord-
nung (DSGVO) auch das Gesetz zur Verkürzung der Dauer
der Aufbewahrung von Personalakten und deren Elektroni-
sierung zu beachten (vom 10. Januar 2018).
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Recht April-Juni 2018
Das Gesetz tritt am 1. Januar 2019 in Kraft und führt wesent- Wegen der eingeführten Änderungen kann man vermuten,
liche Änderungen ein, d.h. es: dass in diesem Bereich neue Lösungen auf dem Markt an-
geboten werden, welche die Führung der Personalakten in
1 ermöglicht dem Arbeitgeber, die mit dem Arbeitsver- elektronischer Form und deren Aufbewahrung auf komplexe
hältnis im Zusammenhang stehenden Unterlagen sowie und vor allem sichere Art und Weise ermöglichen werden.
die Personalakten in elektronischer Form zu führen und
aufzubewahren; 10-jährige Aufbewahrungsfrist der Daten in den
Personalakten
2 verkürzt die Aufbewahrungsfrist der mit dem Arbeitsver-
hältnis im Zusammenhang stehenden Unterlagen sowie Das angenommene Gesetz führt eine kürzere, nur 10-jährige
der Personalakten der Arbeitnehmer von 50 auf 10 Jahre; Aufbewahrungsfrist der mit dem Arbeitsverhältnis und den
zivilrechtlichen Verträgen im Zusammenhang stehenden
3 führt die Überweisung der Vergütung auf das Bank- Dokumentation ein. Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber
konto des Arbeitnehmers als bevorzugte Zahlungs- berechtigt sein wird, die in den Personalakten enthaltenen,
form ein. personenbezogenen Daten seiner Mitarbeiter nur 10 Jahre
lang zu verarbeiten, es sei denn, dass gesonderte Vorschrif-
Elektronisierung der Personalakten ten eine längere Aufbewahrungsfrist vorsehen. Die Frist von
10 Jahren beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem das
Eine große Änderung, die mit dem Gesetz eingeführt wird, Arbeitsverhältnis aufgelöst wurde bzw. erloschen ist. Die
besteht darin, dass der Arbeitgeber die Personalakten in elek- Sondervorschriften können jedoch eine längere Aufbewah-
tronischer Form führen und somit die Daten elektronisch ver- rungsfrist der Personalunterlagen vorsehen (z.B. wenn der
arbeiten kann. Dies ermöglicht die folgende Novellierung des Mitarbeiter Bergbauarbeiten ausführt bzw. wenn die Doku-
Art. 94 Pkt. 9a ArbGB-PL: „die mit dem Arbeitsverhältnis im mentation einen Beweis in einem Verfahren darstellt bzw.
Zusammenhang stehenden Unterlagen sowie die Personal- darstellen kann).
akten in Papier- oder in elektronischer Form zu führen und
aufzubewahren (Personalunterlagen)”. Dies ist eine wesentliche Änderung gegenüber der jetzigen
Rechtslage, nach welcher der Arbeitgeber verpflichtet ist, die
Die zitierte Vorschrift weist ausdrücklich auf eine alternati- Personalunterlagen nach Ende der Beschäftigung 50 Jahre
ve Lösung hin, daher kann der Arbeitgeber künftig die Per- lang aufzubewahren.
sonalunterlagen in Papier- oder elektronischer Form führen,
was die bisherige Praxis positiv beeinflussen kann. Zurzeit Die eingeführte Änderung stellt eine Antwort auf die Postulate
führt ein Teil der Arbeitgeber eine doppelte Dokumentation der Arbeitgeber dar. Eine solch lange Aufbewahrungsfrist
– in elektronischer Form aus Bequemlichkeitsgründen und wurde nämlich nicht nur von denjenigen Arbeitgebern
zwecks Platz- und Zeitersparnis sowie in Papierform, da dies negativ wahrgenommen, die bereits Arbeitnehmer
durch die geltenden Vorschriften vorgeschrieben wird. beschäftigen, sondern auch von Kleinst-, kleinen, und
ihre Tätigkeit erweiternden Unternehmen, da dies für
Zu betonen ist Folgendes: Personalunterlagen, die in elektro- sie eine Barriere darstellte. Die Arbeitgeber verfügten oft
nischer Form geführt und aufbewahrt werden, werden mit nicht über ausreichenden Platz zur Archivierung der Perso-
den in Papierform geführten und aufbewahrten Personalun- nalunterlagen. Eine solch lange Zeit für die Aufbewahrung
terlagen gleichgestellt. der Personalakten war mit der Haftung des Arbeitgebers für
die ordnungsgemäße Sicherung der Dokumentation und da-
Die Arbeitgeber erhalten auch die Möglichkeit, die Form der durch mit zusätzlichen Kosten verbunden.
Personalunterlagen von Papierform in elektronische Form
durch digitale Abbildung (Scan) und deren Versehen Individuelles Konto bei der Sozialversicherungsanstalt
mit der qualifizierten elektronischen Signatur bzw. (ZUS)
qualifiziertem elektronischem Siegel des Arbeitgebers
oder der qualifizierten elektronischen Signatur einer Die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist der Personalunter-
vom Arbeitgeber berechtigten Person zu ändern. Zusätz- lagen ist möglich, da sämtliche notwendigen Angaben zu
lich wird der Arbeitgeber verpflichtet, die Mitarbeiter über Arbeitnehmern und Personen, die ihre Arbeit aufgrund von
die Änderung der Form der Personalunterlagen sowie über zivilrechtlichen Verträgen erbringen, an die ZUS weitergelei-
die Möglichkeit der Entgegennahme der vorherigen Form der tet wurden. Auf dieser Grundlage werden das Recht auf die
Unterlagen innerhalb von 30 Tagen zu informieren. gewählte Leistung und ihre Höhe ermittelt.
Es empfiehlt sich auch, darauf hinzuweisen, dass die Arbeit- In der Praxis wird ein Arbeitgeber verpflichtet sein, je-
geber über entsprechende Programme zur Digitalisierung den Monat die Daten über fällige Beiträge und aus-
der Personalakten verfügen müssen, welche die Sicherheit gezahlte Leistungen in einem namentlichen Bericht
der Verarbeitung personenbezogener Daten gewährleisten. (ZUS RCA) vorzulegen.
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Recht April-Juni 2018
Diese Daten werden auf einem dem Versicherten zugewie- Ermittlung der Bemessungsgrundlage der Alters- oder Invali-
senen Konto gespeichert. Dies wird vor allem die Sicherheit denrente für die Kalenderjahre vom 1. Januar 1999 bis zum
des Arbeitnehmers verbessern, da sämtliche Angaben zu den 31.Dezember 2018 notwendig sind.
Beiträgen und Leistungen auf seinem Konto gespeichert wer-
den. Zurzeit verfügt ZUS nicht über diesbezügliche Informati- Die Einholung dieser Angaben sollte keine größeren Schwie-
onen – der Versicherte muss sie vorlegen. rigkeiten in Bezug auf diejenigen Arbeitnehmer bereiten, die
in dem genannten Zeitraum die Arbeit lediglich zugunsten
Dank der Einführung des individuellen Kontos muss ein Ar- des bisherigen Arbeitgebers geleistet haben. Dies kann aber
beitnehmer im Zweifelsfall u.a. keine Bescheinigung über die in Bezug auf diejenigen Arbeitnehmer problematisch sein,
Beschäftigung und Vergütung beim vorherigen Arbeitgeber welche in dem genannten Zeitraum bei mehreren Arbeitge-
einholen. Außerdem wird der Arbeitnehmer über die Mög- bern beschäftigt waren.
lichkeit verfügen, auf die auf dem Konto gespeicherten
Daten mittels der Plattform der elektronischen Dienst- Demnach entsteht die Frage, ob der Arbeitgeber vom Arbeit-
leistungen der ZUS zuzugreifen und diese zu überprü- nehmer die Vorlage der für die Ausfüllung des Informations-
fen; im Falle des Verlustes von Dokumenten kann er die berichtes notwendigen Angaben verlangen darf und ob der
Erteilung von Informationen über den Kontostand im Arbeitnehmer verpflichtet sein wird, diese Angaben offenzu-
Computersystem bzw. in Papierform beantragen. Dies wird legen. Das Gesetz liefert dem Arbeitgeber nicht direkt eine
es erlauben, die sich aus den arbeitsrechtlichen Vorschriften Rechtsgrundlage dafür, solche Angaben vom Arbeitnehmer
ergebenden Pflichten bequemer zu erfüllen. zu verlangen, und in Verbindung mit dem Vor- und Nachna-
men des Arbeitnehmers sind dies bereits personenbezogene
Zu betonen ist, dass die verkürzte Aufbewahrungsfrist Daten. Wahrscheinlich wird diese Frage in einer Verordnung
der Dokumentation diejenigen Arbeitnehmer und Auf- präzisiert werden, welche diesbezüglich detailliertere Nor-
tragnehmer betreffen wird, welche nach dem 1. Januar men festlegen und darüber hinaus Vorschriften zu Umfang,
2019, also nach Inkrafttreten des Gesetzes, eingestellt Art und Weise sowie Bedingungen für die Führung, Aufbe-
werden. wahrung und Änderung der Form der Personalunterlagen so-
wie zu der Art und Weise und dem Modus der Zustellung der
Der Gesetzgeber hat die Lage der vor dem 1. Januar 2019 Information über die Möglichkeit der Entgegennahme der
beschäftigten Arbeitnehmer separat geregelt, indem zwei Personalunterlagen einführen sollte.
Gruppen von Arbeitnehmern ausgesondert wurden:
2. Personen, die vor dem 1. Januar 1999 beschäftigt
1. Personen, die in dem Zeitraum zwischen dem 31. wurden
Dezember 1998 und dem 1. Januar 2019 eingestellt
wurden In Bezug auf diese Gruppe der Arbeitnehmer werden die Ar-
beitgeber nach wie vor verpflichtet sein, die mit dem Arbeits-
In Bezug auf diese Personen ist der Arbeitgeber nach wie vor verhältnis im Zusammenhang stehenden Unterlagen sowie
verpflichtet, jegliche Dokumentation nach Auflösung oder Er- die Personalakten 50 Jahre lang aufzubewahren.
löschen des Arbeitsverhältnisses 50 Jahre lang aufzubewah-
ren. Es besteht jedoch die Möglichkeit, diesen Zeitraum auf
10 Jahre zu verkürzen, sofern ein Informationsbericht vorge-
legt wird – gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in
dem der Informationsbericht vorgelegt wurde (Art. 7 Abs. 3
des o.g. Gesetzes).
In der Praxis muss ein Arbeitgeber, der diese Möglichkeit in
Anspruch nehmen will, zuerst eine einmalige Erklärung über
die Absicht der Vorlage von Informationsberichten für sämt-
liche Beschäftigten abgeben (freiwillige Entscheidung) und
anschließend diese Berichte tatsächlich vorlegen. Die abge-
gebene Erklärung kann der Arbeitgeber bis zur Vorlage des
ersten Informationsberichtes zurücknehmen. Wird er dies
nicht tun, so ist seine Entscheidung über die Vorlage von Be-
richten für ihn künftig verbindlich.
Möchte der Arbeitgeber die Aufbewahrungsfrist der Per-
sonalunterlagen auf 10 Jahre verkürzen, dann wird er ver-
pflichtet sein, einen Informationsbericht abzugeben, der u.a.
Angaben zum ausbezahlten Einkommen enthält, die für die
9
Recht April-Juni 2018
Entgegennahme der Personalunterlagen durch >> Überwachung der Erfüllung der o.g. Pflichten im Zusam-
den Arbeitnehmer menhang mit der Verarbeitung personenbezogener Da-
ten in den Personalunterlagen.
Das innovative Konzept besteht in der Möglichkeit, dass der
Arbeitnehmer die Unterlagen nach Ende der Aufbewahrungs- Von Bedeutung ist, dass sich die Arbeitgeber schon jetzt
frist ausgehändigt bekommt. Diesbezüglich ist der Arbeitge- auf die neuen Vorschriften vorbereiten und insbesondere
ber verpflichtet, dem Arbeitnehmer Informationen über diese überlegen, ob sie die Personalunterlagen digitalisieren
Berechtigung zu erteilen. Der Arbeitgeber wird (gemäß dem wollen und welche Systemlösungen diesbezüglich ein-
novellierten Art. 946 ArbGB-PL) verpflichtet sein, zusammen zuführen sind – im Hinblick auf die andauernden Vorbe-
mit dem Arbeitszeugnis folgende Informationen an den Arbeit- reitungen auf die Erfüllung der Voraussetzungen aus der
nehmer weiterzuleiten: Aufbewahrungsfrist der Dokumentati- Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
on; Möglichkeit der Entgegennahme der Personalunterlagen
durch den Arbeitnehmer – bis Ende des Kalendermonats, der Die Experten von Rödl & Partner beantworten gerne Ihre Fra-
dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist der Personalunterlagen gen bezüglich der Aufbewahrung von Personalunterlagen.
folgt; Notwendigkeit der Vernichtung der Dokumentation, falls
der Arbeitnehmer diese nicht entgegennimmt. Die o.g. Ver- Kontakt für weitere Informationen
nichtung erfolgt auf eine Art und Weise, die die Wiedergabe
des Inhalts unmöglich macht, und zwar binnen 12 Monaten
nach Ablauf der Frist für die Entgegennahme der Unterlagen.
Bargeldlose Auszahlung der Vergütung
Das Gesetz novelliert ferner Art. 221 ArbGB-PL, laut dem
der Arbeitgeber nach dem Inkrafttreten des Gesetzes die Katarzyna Małaniuk
Angabe folgender Daten vom Arbeitnehmer verlangen darf: Rechtsanwältin (PL), Spezialistin für Arbeitsrecht, Manager
Vor- und Nachname, Namen der Eltern, Geburtsdatum, Tel.: +48 61 624 49 69
Wohnort (Korrespondenzanschrift), Ausbildung, bisheriger E-Mail: katarzyna.malaniuk@roedl.pro
Beschäftigungsverlauf, und auch die Nummer des Bankkon-
tos. Dies ist mit der Einführung der Überweisung der
Vergütung auf das Bankkonto des Arbeitnehmers als
der bevorzugten Form verbunden. >> Abgabe von Jahresabschlüssen nur
noch auf elektronischem Wege
Dies werden weitere Daten sein, die der Arbeitgeber als Da-
tenverarbeiter schützen und entsprechend sichern muss.
Barbara Kaczała, Rödl & Partner Breslau
Ab dem 1. Januar 2019 wird der Arbeitgeber neue Pflichten
im Bereich des Schutzes personenbezogener Daten der Ar- Seit dem 15. März 2018 haben sich neben dem Gesetz
beitnehmer haben: über das Landesgerichtsregister (KRS) die Grundsätze für
die Einreichung von Jahresabschlüssen beim Registergericht
>> Festlegung der Form, in welcher er die Personalakten führen geändert. Die Jahresabschlüsse können nun nur über ein
und somit die personenbezogenen Daten verarbeiten will; IT-System abgegeben werden (die Einreichung der Un-
terlagen in Papierform ist nicht mehr zulässig).
>> Ermittlung der ordnungsgemäßen Zeiträume und Rechts-
grundlagen für die Aufbewahrung der Dokumentation Im Falle von Abschlüssen für 2017 können die Dokumen-
und die Verarbeitung der darin enthaltenen personenbe- te – wegen der bis zum 30. September 2018 geltenden
zogenen Daten; Übergangsperiode – als Scans an das Landesgerichtsregister
übersandt werden. Die Abschlüsse für 2018 werden aus-
>> Benachrichtigung der Arbeitnehmer über die Änderung schließlich als Standard Audit File for Tax (SAF-T) übersandt,
der Form der Personalunterlagen; dessen genaue Struktur vom Finanzminister bestimmt
wurde.
>> Benachrichtigung des Arbeitnehmers über die Möglichkeit
und die Frist der Entgegennahme der Personalunterlagen; Wer kann den Jahresabschluss einreichen?
>> Vernichtung der Personalunterlagen und somit die dauer- Um die elektronische Abgabe von Jahresabschlüssen zu er-
hafte Beseitigung sämtlicher darin enthaltenen personen- möglichen, wurde die Plattform „Kostenlose Abgabe von
bezogener Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist Finanzunterlagen” (www.ekrs.ms.gov.pl) geschaffen. Die
(vor Ablauf von 11 Jahren); neuen Vorschriften führen einen strikt festgelegten Katalog
10Recht April-Juni 2018
der Personen ein, die Dokumente nach diesem Verfahren Polen die PESEL-Nummer zugeteilt bekommen und anschlie-
abgeben können. Die Abschlüsse können durch mindes- ßend einen Vertrag mit dem Unternehmen abschließen, das
tens eine natürliche Person eingereicht werden, deren qualifizierte Signaturen erteilt (unmittelbar in Polen oder vor
PESEL-Nummer im Register offengelegt wurde und einem ausländischen Notar). Verfügt der Geschäftsführer,
die als vertretungsberechtigtes Organmitglied, als zur der ein Ausländer ist, bereits über eine qualifizierte Signatur,
Vertretung der Personengesellschaft berechtigter Ge- die ihm in seinem Wohnsitzstaat zugeteilt wurde, so muss
sellschafter, als Insolvenzverwalter oder als Liquida- diese Signatur nach dem Grundsatz der Gegenseitig-
tor eingetragen wurde. Die Anmeldung muss mit einer keit in Polen anerkannt werden (gemäß der Verordnung
qualifizierten elektronischen Signatur versehen oder mithil- Nr. 910/2014 des europäischen Parlaments und des Rates
fe eines vertrauenswürdigen ePUAP-Profils bestätigt wer- vom 23. Juli 2014 über elektronische Identifizierung und
den. Dies bedeutet, dass diese Dokumente weder vom Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Bin-
Prokuristen noch vom Bevollmächtigten eingereicht nenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG).
werden können. In dieser Situation müsste er weder die PESEL-Nummer in
Polen einholen noch einen zusätzlichen Vertrag über die
Nicht offengelegte PESEL-Nummer Erteilung der Signatur abschließen. Da sich diesbezüglich
noch keine Praxis herausgebildet hat, ist auch die Frage der
In der Gesetzesnovelle wurde nicht direkt vorgesehen, wie Kompatibilität der ausländischen Signaturen mit dem polni-
sich Gesellschaften zu verhalten haben, in denen für kei- schen elektronischen System zweifelhaft.
ne der o.g. Personen (meistens werden es Geschäftsführer
sein) die PESEL-Nummer offengelegt wurde. Dies wird die Die besprochene Änderung betrifft ausschließlich die Abga-
Gesellschaften betreffen, bei denen sich die Geschäftslei- be von Jahresabschlüssen. Sonstige Änderungen (wie etwa
tung ausschließlich aus Ausländern zusammensetzt. hinsichtlich der Geschäftsführung, der Gesellschafter, des
Gesellschaftsvertrags) werden beim Landesgerichtsregister
Gemäß der Meldung auf der Internetseite ekrs.ms.gov.pl/ (KRS) weiterhin aufgrund der Anträge und Dokumen-
s24/ ist es in einem solchen Fall möglich, die Finanzunterlagen te in Papierform aktualisiert werden können.
via der sog. s24 Plattform in Form eines Z-30 Antrags
(der gebührenpflichtig ist – 140 PLN) einzureichen. Ein nach Die Vorschriften, mit denen die Abgabe von Jahresabschlüs-
diesem Verfahren eingereichter Antrag kann von einem Be- sen geändert wurde, enthalten leider mehrere Unklarheiten,
vollmächtigten abgegeben (s24 sieht diese Möglichkeit vor) was die Erteilung einer endgültigen Antwort auf die Frage
und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder unmöglich macht, wie die Dokumente durch die Gesellschaf-
einer mit einem vertrauenswürdigen ePUAP-Profil bestätig- ten einzureichen sind, bei denen die PESEL-Nummer für kei-
ten Signatur versehen werden. Zweifel entstehen jedoch in nen der Geschäftsführer offengelegt wurde. Zweifel weckt
Bezug auf die Art und Weise der Beglaubigung der Anlagen vor allem die Möglichkeit, Dokumente durch einen Bevoll-
zu einem solchen Antrag, d.h. des Jahresabschlusses, des mächtigten nach dem s24 Verfahren abgeben zu lassen.
Lageberichts und des Beschlusses der ordentlichen Gesell-
schafterversammlung. Gemäß der Information des Justiz- Da die neuen Regelungen nicht einheitlich sind, empfehlen
ministeriums ist der Scan jedes dieser Unterlagen mit wir Ihnen, hier besonders vorsichtig zu sein. Die Experten
der qualifizierten Signatur derjenigen Person zu ver- von Rödl & Partner stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung
sehen, die zur Unterzeichnung des betreffenden Do- und werden Ihre Fragen gerne beantworten.
kuments verpflichtet ist.
Kontakt für weitere Informationen
Beispiel:
Der Jahresabschluss wird vom Geschäftsleiter (bzw. den
Mitgliedern im Falle einer Kollegialbehörde) und der Person,
die mit der Buchführung beauftragt wurde, unterzeichnet.
Ausländer und qualifizierte Signatur
Die Einführung der neuen Vorschriften (insbesondere in der Tomasz Pleśniak
Übergangsperiode) kann für diejenigen Gesellschaften heik- Rechtsanwalt (PL), Senior Associate
le Konsequenzen haben, bei denen für keinen Geschäfts- Tel.: +48 71 606 04 13
führer die PESEL-Nummer offengelegt wurde. In einem E-Mail: tomasz.plesniak@roedl.pro
solchen Fall müsste zumindest einer der Geschäftsführer in
11Steuern Aktuell April-Juni 2018
>> Prioritäten der Finanzkontrollen 2018 Es wurden u.a. folgende Änderungen vorgeschlagen:
Dorota Białas, Rödl & Partner Breslau >> neue Definition des Erstbezugs – der erste Eigentümer,
der das Gebäude für den Eigenbedarf nutzte, wird es
Der Vize-Finanzminister und der stellvertretende Leiter der nach zwei Jahren ohne Umsatzsteuer verkaufen können;
Landesfinanzverwaltung teilten mit, dass 2018 zur Prio-
rität der finanz- und zollrechtlichen Kontrolle die Körper- >> Einschränkung der Umsatzsteuererstattung in dem Fall, in
schaftsteuer (neben den Betrugshandlungen im Bereich der dem dies zu einer ungerechtfertigten Bereicherung füh-
Umsatzsteuer und Verbrauchsteuer) werden wird. Um die ren sollte;
Zahlung dieser Steuer zu vermeiden, kommen vor allem
die aggressive Steueroptimierung und die Verrechnungs- >> Änderung der Grundsätze für die Ausstellung der Rech-
preise zur Anwendung. In beiden Fällen werden verschie- nungen, deren Grundlage ein Kassenbon darstellt, und
dene Finanzinstrumente aus den Steuersystemen mehrerer für die Nutzung solcher Rechnungen;
Staaten genutzt. Das Ministerium will dies einschränken. In
den Fokus der finanz- und zollrechtlichen Kontrollen rücken >> Ausschluss der Möglichkeit, die Umsatzsteuerbefreiung
auch Glücksspiele und der Warenverkehr mit dem Ausland durch einige Gruppen der Steuerpflichtigen in Anspruch
(zollrechtliche Kontrollen). zu nehmen;
Das Finanzministerium hat viele Ideen für die weitere Ab- >> Änderungen beim sog. Kraftstoffpaket.
dichtung des Steuersystems sowie für Erleichterungen für
polnische Unternehmer. Sie befinden sich jedoch in unter- Gerne erteilen wir Ihnen weitere Informationen zu den
schiedlichen Etappen der Einführung – die Mehrheit von ihnen o.g. Änderungen.
ist erst in der Analysenphase. Durchgeführt werden auch
Arbeiten für die Abdichtung des Systems in einzelnen Ge-
schäftsbereichen und die Ausarbeitung einer Methode, die >> Das Multilaterale Übereinkommen
einerseits wirksam sein und andererseits die legal ausgeübte
MLI tritt bald in Kraft
Geschäftstätigkeit nicht belasten wird.
Dorota Białas, Rödl & Partner Breslau
Das Multilaterale Übereinkommen MLI tritt am 1. Juli 2018
in den Staaten in Kraft, die es bisher ratifiziert haben, d.h. in
Polen, Österreich, auf der Insel Man, auf der Insel Jersey und
in Slowenien.
Das Übereinkommen enthält Lösungen zur Schaffung von
Mechanismen der staatlichen Reaktion auf Tätigkeiten, die
zur Gewinnverkürzung und Gewinnverlagerung in die Staa-
ten, in denen eine niedrige oder keine Besteuerung gilt,
führen.
Das Übereinkommen erlaubt es, die vom betreffenden Staat
abgeschlossenen Doppelbesteuerungsabkommen automa-
tisch zu ändern. Polen hat 78 Doppelbesteuerungsabkom-
>> Geplante Änderungen im men zum MLI angemeldet. 77 Anmeldungen betreffen die
Änderung der bisher angewandten Methode zur Vermei-
Bereich der Umsatzsteuer
dung der Doppelbesteuerung.
Dorota Białas, Rödl & Partner Breslau Das Inkrafttreten des Übereinkommens kann auf die Abrech-
nung internationaler Geschäfte wesentlichen Einfluss haben.
Auf der Internetseite der Regierungszentralstelle für Gesetz- In Hinblick darauf empfehlen wir, den Einfluss der sich aus
gebung wurde ein Entwurf der Novelle des Umsatzsteuerge- dem MLI ergebenden Änderungen auf die von Ihnen ausge-
setzes, das am 1. Juli 2018 in Kraft treten soll, veröffentlicht. übte Tätigkeit bereits jetzt zu analysieren.
12Steuern Aktuell April-Juni 2018
>> Verfassung für die Geschäftstätigkeit
Dorota Białas, Rödl & Partner Breslau
Am 22. März 2018 hat der Staatspräsident die sog. Ver-
fassung für die Geschäftstätigkeit unterzeichnet. Es ist ein
Paket von fünf Gesetzen, die auf die Ausübung der Gewer-
betätigkeit in Polen wesentlichen Einfluss haben. Die neuen
Vorschriften haben vor allem zum Ziel, eine Partnerschaft
zwischen den Unternehmern und Beamten zu entwickeln
und die Gründung sowie Führung von Unternehmen in Polen
zu erleichtern. Änderungen, die beinahe 200 Rechtsakte be-
treffen, treten 30 Tage nach Bekanntgabe im Gesetzesblatt
in Kraft.
Die Verfassung für die Geschäftstätigkeit setzt sich aus fol- Beachten Sie bitte, dass die mit der Überlassung der Marken
genden Gesetzen zusammen: verbundenen Geschäfte immer häufiger von den Steuerbe-
hörden geprüft werden. In diesem Zusammenhang empfeh-
>> Unternehmergesetz, len wir Ihnen, die gehaltenen/überlassenen Marken in Ihrer
Gesellschaft zu überprüfen.
>> Einführung des Unternehmergesetzes und anderer Geset-
ze über die Gewerbetätigkeit,
>> Vereinfachungen im APA-Verfahren
>> Gesetz über den Sprecher der kleinen und mittleren
Unternehmen, Dorota Białas, Rödl & Partner Breslau
>> Gesetz über das Zentrale Gewerberegister und die Aus- Das Finanzministerium ersuchte, die Einreichung der
kunftsstelle für Unternehmer, APA-Anträge vorerst auszusetzen. Dies wurde mit den Arbeiten
an der Einführung eines vereinfachten Verfahrens für die Ver-
>> Gesetz über die Grundsätze für die Teilnahme ausländi- einbarungen über die Verrechnungspreisgestaltung begründet.
scher Unternehmer und sonstiger ausländischer Personen
am Wirtschaftsverkehr in der Republik Polen. Das vereinfachte Verfahren soll Dienstleistungen mit geringer
Wertschöpfung betreffen. Es wird geplant:
>> Unentgeltliche Nutzung des Logos >> die Pflichten des Steuerpflichtigen i.Z.m. der Erstellung
des Antrags zu verringern;
Dorota Białas, Rödl & Partner Breslau
>> die Gebühr für den Antrag zu mindern;
Gemäß der verbindlichen Auskunft des Direktors des Lan-
desbüros für Finanzinformationen vom 20. Februar 2018 >> die Zeit für die Bearbeitung der Anträge zu kürzen – die
(0111-KDIB1-2.4010.440.2017.2.PH) entsteht bei der unent- Zeit für die Einholung von APA im vereinfachten Verfah-
geltlichen Nutzung der Marke, die einem anderen Unter- ren wird auf 3 Monate geschätzt.
nehmen aus der Kapitalgruppe gehört, ein steuerpflichtiger
geldwerter Vorteil.
>> Umsatzsteuer in der Struktur
Der Antragsteller hat darauf hingewiesen, dass er als Mit-
des Cash Poolings
glied einer internationalen Kapitalgruppe verpflichtet ist,
eine Marke zu nutzen, mit der diese Gruppe auf dem Markt
identifiziert wird. Das Recht an der Marke hatte eine andere Dorota Białas, Rödl & Partner Breslau
Gesellschaft aus der Gruppe, und der Antragsteller hat kein
Entgelt für die Nutzung der Marke getragen. Die Steuerbe- Am 25. Oktober 2017 hat der Mehrwertsteuerausschuss
hörde stellte fest, dass die mögliche Nutzung einer „renom- einen Schriftsatz über die Belegung mit der Umsatzsteuer
mierten” Marke eine Zuwendung für den Steuerpflichtigen der Tätigkeiten, die in der Struktur des Cash Poolings vom
darstellt. Die Bewertung des geldwerten Vorteils sollte sich Teilnehmer oder Agenten ausgeübt werden, erlassen. Das
nach den Marktpreisen richten, die bei der Erbringung von Schreiben stellt die Beantwortung der folgenden Anfrage der
Dienstleistungen gleicher Art angewandt werden. polnischen Delegation dar: Sollen die Geldüberweisungen
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