Modellkommune E-Government - Orghandbuch
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Modellkommune E-Government
Zweiter Bericht im Rahmen des
Pilotprojektes „Modellkommune
E-Government“
Konzept für weitere E-Government-
Anwendungen
- zur internen Verwendung -
Ein Kooperationsprojekt von:
Inhaltsverzeichnis
Seite
I. Einleitung 1
II. Kurzvorstellung des Vorhabens 2
III. Bürgerportal 3
1. Vorstellung der für die Digitalisierung vorgesehenen 6
Verwaltungsprozesse
1.1. Bestellung der Sperrmüllabholung 6
1.2. Müllabfuhrtermine abrufen 7
1.3. Online-Ticketverkauf für Veranstaltungen in Gütersloh 8
1.4. VHS-Anmeldungen 8
1.5. Download-Center für Formulare und Infomaterialien 10
1.6. Terminvereinbarungen online 10
1.7. Ideen und Anmerkungen 11
1.8. Bereitstellung und Änderung von Müllbehältern 11
1.9. Bewerbung auf ausgeschriebene Stellen der Stadt Gütersloh 12
1.10. Fundsachenanmeldung 13
1.11. Ferienspiele online 13
1.12. Kita Anmeldung via „Little Bird“ 14
1.13. Gewerbean-, ab- und –ummeldungen 15
1.14. Einfache Melderegisterauskunft 16
1.15. Melde- und Aufenthaltsbescheinigung 16
1.16. Personenstandsurkunden 17
1.17. Hundesteuer 18
2. Nutzung vorhandener Standards 18
3. Nutzung der rechtlichen Möglichkeiten des E-Gov. -Gesetzes des Bundes 19
3.1. Verpflichtung, einen elektronischen Kanal zu eröffnen 19
3.2. De-Mail -Zugang (Art. 1, § 2 Abs. 2 eGovG) 20
3.3. Elektronischen Identitätsnachweis nach § 18 PAuswG ermöglichen 20
3.4. Ermöglichung elektronischer Bezahlweise (Art. 1, § 4 eGovG) 20
3.5. Akzeptanz elektronisch eingereichter Nachweise 20
(Art. 1, § 5 Abs. 1 eGovG)
3.6. Prozessanalyse vor der digitalen Umsetzung (Art. 1, § 9 eGovG) 21
4. Neue elektronische Zugänge 21
5. Portalgestaltung 22
6. Ressourceneinsatz 23
7. Elektronische Archivierung 23
8. Zeitplan 24
IV. Elektronische Steuerakte und Kommunikation per De-Mail
1. Vorstellung der für die Digitalisierung vorgesehenen Verwaltungsprozesse 25
1.1. Grundbesitzabgaben 25
1.1.1. Grundsteuer 26
1.1.2. Müllabfuhrgebühr 27
1.1.3. Schmutzwassergebühr 27
1.1.4. Niederschlagswassergebühr 28
1.1.5. Straßenreinigungsgebühr 29
1.1.6. Veranlagung Grundbesitzabgaben 29
1.2. Gewerbesteuer 30
2. Auswahl eines Dokumenten-Managementsystems 31
2.1. Anforderungen an das Dokumenten-Managementsystem 31
2.2. Entscheidung für INFOMA-DMS 31
3. Nutzung vorhandener Standards 32
4. Nutzung der rechtlichen Möglichkeiten des E-Gov.-Gesetzes des Bundes 32
4.1. Elektronische Aktenführung (§ 6 EGovG) 32
4.2. Übertragung und Vernichtung des Papieroriginals (§ 7 EGovG) 33
5. Einführung der elektronischen Steuerakte 33
5.1. Kick-Off-Veranstaltung 33
5.1.1. Umfang der Steuerakten 33
5.1.2. Projektphasen 33
5.2. Konzeptions-Workshop 34
5.3. Zeitplan 34
5.4. Arbeitsplatzausstattung 35
5.5. Prozessablauf 35
5.5.1. Eingehende Papier-Dokumente 35
5.5.2. Eingehende elektronische Dokumente 35
5.5.3. Bearbeitung und Abschluss des Vorgangs 35
5.6. Ressourceneinsatz 36
5.6.1. Einmalige Kosten 36
5.6.2. Wiederkehrende Kosten 36
5.6.3. Personaleinsatz 36
6. Elektronischer Rechnungsworkflow 37
7. Kommunikation per De-Mail im Bereich der kommunalen Abgaben 37
7.1. Vorhaben 37
7.2. Rechtliche Rahmenbedingungen 38
7.3. Umsetzung 38
7.4. De-Mail-Zugang des Abgabenpflichtigen 39
7.5. Weitere Prozessplanung 40V. Zustellung elektronischer Gehaltsmitteilungen 41
1. Vorstellung des für die Digitalisierung vorgesehenen 41
Verwaltungsprozesses
2. Einbettung in das Gesamtkonzept der Digitalisierung 41
3. Nutzung vorhandener Standards 41
4. Nutzung der rechtlichen Möglichkeiten des E-Gov.-Gesetzes 42
5. Beschreibung optimierter medienbruchfreier Prozesse 42
5.1. Erstellung der digitalen Dokumente 42
5.2. Anforderungen an eine technische Lösung 42
5.3. Bereitstellung der digitalen Dokumente 43
5.3.1. Nutzung der Portallösung des Herstellers 43
5.3.2. Elektronischer Versand der Gehaltsmitteilungen 43
5.3.2.1. Nutzung von De-Mail 44
5.3.2.2. Nutzung normaler E-Mail 44
5.4. Auswahl der technischen Lösung 44
5.5. Elektronische Archivierung 45
6. Ressourceneinsatz 46
6.1. Interner Ressourceneinsatz 46
6.2. Externer Ressourceneinsatz 46
6.3. Investitionen 46
6.4. Laufende Kosten 47
7. Zeitplan 47
8. Aktueller Projektstand 47
9. Weitere Schritte 48
VI. Öffentlichkeitsarbeit 49
1. Ausgangslage und Sachstand 49
2. Einführung und Freischaltung des Bürgerportals 50
3. Maßnahmen 51
3.1. „Klassische“ Presse- und Öffentlichkeitsarbeit 51
3.2. Internet 51
3.2.1. Städtische Homepage 51
3.2.2. E-Mail Signatur der städtischen Mitarbeiter 51
3.2.3. Social Media 51
3.2.4. Verlinkung auf anderen Homepages 52
3.3. Werbemaßnahmen 52
4. Einbindung der Belegschaft 53
5. Zeitplan 53
VII. Einbeziehung der Mitarbeiter 54
VIII. Finanzielle Ressourcen 54
IX. Beitrag zum Leitfaden 54I. Einleitung
I. Einleitung
Die Stadt Gütersloh ist neben der Stadt Düren (NRW) und dem Landkreis Cochem-
Zell (Rheinland-Pfalz) im Rahmen eines bundesweiten Pilotprojektes des
Bundesministerium des Innern (BMI) und der Kommunalen Spitzenverbände als
„Modellkommune E-Government“ ausgewählt worden. Ziel des Pilotprojektes ist es
aufzuzeigen, welche Potenziale das E-Government auf kommunaler Ebene im
Hinblick auf Bürgerfreundlichkeit und Effizienzsteigerungen besitzt. Zudem soll nach
Inkrafttreten des E-Government-Gesetzes dessen Anwendung und Wirksamkeit in
den Kommunen getestet werden. Anhand der Erfahrungen in den Modellkommunen
soll ein Leitfaden „Weg zur E-Government-Kommune“ erarbeitet werden. Daher
sollen auch Probleme und Umsetzungsschwierigkeiten bei der Realisierung von E-
Government-Lösungen aufgezeigt werden.
Vor der Konzeptionierung und Umsetzung weiterer E-Government-Angebote war in
einem ersten Prozessschritt über den gegenwärtigen Stand aktueller E-Government-
Angebote zu berichten. Dieser erste Bericht wurde Ende März 2014 erstellt und beim
BMI eingereicht. Der erste Sachstandsbericht enthält nach den Vorgaben des BMI
die Rubriken Beschreibung des E-Government-Angebotes, Ressourceneinsatz für
die Realisierung, Art der Umsetzung, Aufzeigen von Schnittstellen zu anderen
Anwendungen, Einschätzung der Wirksamkeit und Darstellung von
Erfolgsfaktoren/Hemmnissen.
Der hiermit vorliegende zweite Bericht im Rahmen des Pilotvorhabens
„Modellkommune E-Government“ konzentriert sich auf die Konzeptionierung der
Umsetzungsszenarien für weitere E-Government-Anwendungen. Nach einer
summarischen Kurzvorstellung des Vorhabens geht er mit höherem
Detailierungsgrad auf die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse auch vor dem
Hintergrund der rechtlichen Möglichkeiten des E-Government-Gesetzes ein. Die
medienbruchfreie Abwicklung der Prozesse, die Schnittstellen zu Fachverfahren und
die Einbettung in die Gesamtstrategie und Portallösung stehen ebenso im Mittelpunkt
der Darstellung, wie die Prozessorganisation inklusive Zeitplanung unter
Berücksichtigung der Einbeziehung der Bürger/innen und Mitarbeiter/innen durch
Öffentlichkeitsarbeit und interne Kommunikation. Ein weiteres Anliegen des Berichtes
ist es aufzuzeigen, welcher Ressourceneinsatz auf kommunaler Ebene für bestimmte
elektronische Dienstleistungen erforderlich ist und wie die Ressourcen aufgebracht
werden können, aber auch welche Einsparungen und Effizienzsteigerungen zu
erwarten sind. Abschließen wird der Bericht mit Einschätzungen zur empfohlenen
Herangehensweise an eine erfolgreiche Konzeptgestaltung und Hinweisen zur
Vermeidung von Fehlern.
1II. Kurzvorstellung des Vorhabens
II. Kurzvorstellung des Vorhabens
Die Stadt Gütersloh konzentriert sich bewusst auf einige wenige, aber komplexe
ausgewählte Projekte, mit denen die Servicequalität gegenüber Bürgerinnen und
Bürgern, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Unternehmen verbessert werden
soll. Idealerweise wird dadurch nicht nur eine Qualitätsverbesserung städtischer
Dienstleistungen erreicht, sondern es sollen auch Effizienzsteigerungen und
langfristig Kosteneinsparungen damit einhergehen. Konkret geht es um die
Realisierung folgender Vorhaben:
- Errichtung eines Bürgerportals
In diesem Bürgerportal werden die wichtigsten städtischen elektronischen
Dienstleistungen erstmals auf einer dem Bürger einfach zugänglichen Plattform
gebündelt. Dabei werden Prozessoptimierungen vorgenommen, die die
Medienbruchfreiheit der einzelnen Verfahren zum Ziel haben. Der Identitätsnachweis
soll, wo erforderlich, mit Hilfe des neuen Personalausweises möglich sein. Im
Übrigen soll er eingesetzt werden können, um die Erhebung von Stammdaten zu
erleichtern. Auch sollen die elektronischen Bezahlmöglichkeiten verbessert werden.
Bei der Entscheidung über die Aufnahme der elektronischen Dienstleistungen in das
Bürgerportal fließen u. a. die Ergebnisse einer Bürgerbefragung mit ein.
- die elektronische Steuerakte
Die Fachverfahren auf dem Gebiet des kommunalen Steuerrechts werden künftig
elektronisch abgewickelt. Die Arbeitsprozesse werden vollautomatisiert und
strukturiert elektronisch abgebildet und abgelegt. Zuvor werden sie hinsichtlich ihrer
Abläufe nach Optimierungsmöglichkeiten untersucht. Mit den Abgabepflichtigen soll
möglichst über De-Mail kommuniziert werden.
- elektronische Übermittlung von Gehalts-Versorgungsabrechnungen etc.
Bisher werden in ca. 1700 Abrechnungsfällen Dokumente ausgedruckt, einkuvertiert
und vielfach postalisch übersandt. Künftig soll die Übermittlung auf elektronischem
Wege geschehen.
III. Bürgerportal
2III. Bürgerportal
Im Rahmen des Teilprojektes eins – Einführung Bürgerportal – wird die
Bürgerportallösung der regio iT gmbh implementiert. Das Bürgerportal der regio iT ist
eine Eigenentwicklung, welche auf der Open Source Portalsoftware Liferay basiert.
Das Portal wird zukünftig die zentrale Anlaufstelle für Bürgerinnen und Bürger der
Stadt Gütersloh zur Inanspruchnahme von online - Dienstleistungen sowie zur
Kommunikation mit der Behörde sein. Bestehende online - Dienste, die heute bereits
über die Webseite www.guetersloh.de verfügbar sind, werden in die Portalumgebung
übertragen und dort gebündelt.
Ebenso werden neue Prozesse und Funktionen integriert. Die Integrationstiefe der
jeweiligen angebundenen Prozesse wird hierbei je Prozess definiert und abgebildet.
Je nach Thema erfolgt lediglich die zentrale Einbindung bestehender Lösungen (z.B.
online Ticketverkauf, VHS-Anmeldung, etc.) oder eine Übergabe beispielsweise der
Anmeldedaten aus dem Portal an das Verfahren. In einer weiteren, ggf. dem
Modellkommunen-Projekt nachgelagerten Phase kann eine Übergabe von
Benutzerstammdaten aus dem Bürgerportal an die jeweilige bestehende Lösung
erfolgen bzw. umgesetzt werden.
Das Teilprojekt wurde in drei Phasen aufgeteilt:
1. Phase: Einführung des Bürgerportals mit den 17 Funktionen / Prozesse in der
Regel durch Verlinkung; ggf. in späteren Phasen „tiefere“Einbettung u. a. durch
Übergabe z. B. von Stammdaten zur medienbruchfreien Weiterbearbeitung
2. Phase: Integration und Umsetzung der weiteren bisher bereits auf
www.guertersloh.de vorhandenen Prozesse, welche nicht in der 1. Phase
umgesetzt wurden
3. Phase (optional): Einführung eines Bürgerterminals (Abbildung der
Funktionen/Prozesse des Portals auf dem Terminal)
Die 1. Projektphase beinhaltet folgende Schritte:
- Einführung der Bürgerportallösung der regio iT gmbh (Aufsetzen des
Starterpaket)
- Implementierung der nachfolgend aufgeführten „Top 10“-Prozesse /-
Funktionen sowie sieben weiterer, die bereits in ähnlicher Form von der regio
IT in anderen III. Bürgerportal
3Bürgerportalen erfolgreich eingebunden worden sind bzw. bei denen ein Einsatz des
nPA geplant / möglich ist.
Bestellung
Sperrmüll-
Müllabfuhr-
abholung
Hundesteuer termine
abrufen
Online-
Melde- und
Ticketverkauf
Aufenthalts-
für
beschein-
Veranstaltung
igung
en in GT
Personen-
VHS-
stands-
Anmeldungen
urkunden
Download-
Einfache Center für
Melderegister Formulare
-auskunft und Info-
Bürgerportal materialien
Gewerbe An- Termin-
und vereinbarung
Abmeldung online
KITA-
Ideen und
Anmeldung
Anmerkungen
via Little Bird
Bereitstellung
und
Ferienspiele
Änderungen
online Bewerbung von
auf Müllbehältern
Fundsachen-
ausgeschriebe
anmeldung
ne Stellen der
Stadt GT
Für die Anbindung bezahlpflichtiger Funktionen sowie von Prozessen, die den neuen
Personalausweis vorsehen, werden ebenfalls bereits in der ersten Phase
entsprechende Lösungen realisiert. Vorgesehen ist die Einbindung einer Online-
4III. Bürgerportal
Bezahlmöglichkeit über das sehr weit verbreitete „Paypal“-Verfahren sowie die
Nutzung des Verfahrens „GiroCheckout“. Da der Bürger für die Nutzung des Paypal-
Verfahrens über einen entsprechenden Account verfügen bzw. diesen dort einrichten
muss, soll alternativ das v. g. Verfahren GiroCheckout angeboten werden, welches
ohne entsprechende Voraussetzungen genutzt werden kann.
Im Rahmen der zweiten Projektphase erfolgt die Integration weiterer, bereits heute
vorhandener Prozesse in das Portal. Betroffen sind die nachfolgenden Prozesse /
Funktionen:
- Bauakte online – Statusauskunft
- Beantragung des Anwohner- und Dauerparkausweises
- Beantragung einer Sondernutzungserlaubnis
- Bürgerbeteiligung zur Bauleitplanung
- Denkmalliste
- Einbindung (ggf. nur Verlinkung) virtuelle Poststelle
Die optionale dritte Projektphase sieht die Auswahl und Anschaffung eines
geeigneten Bürgerterminals als Self-Service-Terminal vor. Das Terminal soll zum
Beispiel im Bürgerservice-Büro der Stadt Gütersloh zum Einsatz kommen, ggf. auch
in einer geeigneten externen Örtlichkeit. Hier können Bürgerinnen und Bürger die
Dienstleistungen, die über das Bürgerportal verfügbar sein werden, nutzen. Ebenfalls
soll das Terminal mit einem Kartenlesegerät für den neuen Personalausweis (nPA)
ausgestattet werden, so dass auch diejenigen Benutzer, die kein entsprechendes
Kartenlesegerät zur Verfügung haben, Prozesse durchführen können, bei denen der
nPA Identifikationsnachweis ist.
Darüber hinaus ist ein weiterer Ausbau von Angeboten und Informationen mit einer
Sortierung nach sog. „Lebenslagen“ denkbar (z. B. sämtliche Dienstleistungen und
Informationen zu „Umzügen / „Wohnortwechseln“). Im Rahmen des in der ersten
Phase umzusetzenden „Standardportals“ ist eine Abbildung von Lebenslagen bereits
teilweise möglich. So können durch den Kunden selbst definiert Kategorien gebildet
werden und denen entsprechende Dienstleistungen zugeordnet werden. Darüber
hinaus kann eine Dienstleistung auch mehreren Kategorien zugeordnet werden. So
können durch die Stadt z. B. Lebenslagen wie Umzug etc. als Kategorie definiert
werden und mit entsprechenden Dienstleistungen gefüllt werden.
5III. Bürgerportal
Ein weitergehender Ausbau ist möglich, müsste dann aber im Detail konzipiert
werden.
1. Vorstellung der für die Digitalisierung vorgesehenen Verwaltungsprozesse
1.1. Bestellung der Sperrmüllabholung
Die Anmeldung/Bestellung einer Sperrmüllabholung erfolgt derzeit durch Abgabe
bzw. Versand einer „Abruf-Doppelkarte“ oder alternativ durch Nutzung von
„Sperrmüll-ONLINE“. Dabei ist festzustellen, dass sich der Anteil der Online-
Anmeldungen im Jahre 2008 von ca 16 % auf aktuell ca. 33 % etwa verdoppelt hat
(Anteil der Abruf-Karten 57 % in 2008 zu 47 % aktuell, Rest sonstige Wege). Der
Erwerb v. g. Karten ist an mehreren Verkaufsstellen im Stadtgebiet möglich (bei
Zahlung der Pauschalgebühr von 30 € je Abholung). Danach wird dem Bürger der
Abholtermin per Rückantwortkarte mitgeteilt.
Die Anmeldung per „Sperrmüll-ONLINE“ ist über den Internetauftritt der Stadt
erreichbar. Hierfür sind in ein Online-Formular unter Angabe eines Terminwunsches
die erforderlichen Angaben einzutragen und an den Fachbereich zu übermitteln. Die
Daten werden dort zur Koordinierung und Ermittlung der Abfuhrtermine manuell in
eine Access-Datenbank übertragen. Der so ermittelte Abfuhrtermin wird dem Bürger
per E-Mail mitgeteilt. Die Abfuhrgebühr ist innerhalb von 7 Tagen auf das in der
Antwortmail des Stadtreinigungsamtes angegebene Konto unter Angabe des
bekanntgegebenen Kassenzeichens zu überweisen.
Dabei stellt die Überweisung und somit der Eingang der Abfuhrgebühr einen
Schwachpunkt der Online-Sperrmüllanmeldung dar. Diese wird oftmals von den
Bürgern übersehen und erst nach entsprechender Erinnerung getätigt.
Mit Aufnahme in das Bürgerportal ist gleichzeitig vorgesehen, eine Online-
Bezahlfunktion anzubieten (siehe dazu auch die einleitenden Ausführungen zum
Bürgerportal).
Mit Bündelung der Online-Angebote der Stadt an zentraler Stelle und der damit
verbundenen verbesserten Auffindbarkeit ist zu erwarten, dass die Zahl der Nutzer
von „Spermüll-ONLINE“ weiter steigen wird. Auch ergibt sich für den Bürger eine
komfortablere Möglichkeit zur Begleichung der Gebühren.
6III. Bürgerportal
Aus der zeitgleich möglichen Nutzung einer Online-Bezahlfunktion ergibt sich eine zu
erwartende Verringerung der bisher erforderlichen Erinnerungen und damit eine
Senkung des Verwaltungsaufwandes.
Darüber hinaus soll durch Schaffung einer Schnittstelle zwischen Online-Formular
und Access-Datenbank die manuelle Übertragung von Daten vermieden und somit
der Datentransfer medienbruchfrei und effizienter gestaltet werden.
Anmeldung / Mitteilung der
Gebührenzahlung
Bestellung durch Abfuhrdaten an
bei Kauf der
Bürger per "Abruf- Bürger per
Doppelkarte bzw.
doppelkarte" bzw. Postkarte bzw. E-
d. Überweisung
"Sperrmüll-Online" Mail
(Sperrmüllanmeldungen 2014 bisher: 3.550 insgesamt, davon 1.170 / 33 % online)
1.2. Müllabfuhrtermine abrufen
Der „Abfallkalender 2014 ONLINE“ bietet nach Vorauswahl des Anfangsbuchstabens
eines Straßennamens und Auswahl des gesuchten Straßennamens Informationen zu
Abfuhrterminen für Restmülltonne, Komposttonne, Saison-Komposttonne,
Papiertonne und Gelbe Säcke. Die Informationen werden als Jahresübersicht für den
jeweiligen Abfuhrbezirk in Form einer pdf-Datei übermittelt.
Diese Übersichten (i. d. Regel eine DIN A4-Seite) können ausgedruckt werden und
stehen somit dauerhaft als Information zur Verfügung. Der Bürger erhält so bereits
selektierte, nur für ihn zutreffende Daten zur Abfuhr der verschiedenen Müllarten.
Nachteil des jetzigen Verfahrens ist die vergleichsweise unkomfortable Möglichkeit
des Auffindens bzw. Aufrufs der Informationen, da diese aus Platzgründen nicht auf
oberster Ebene des Internetauftritts der Stadt Gütersloh zur Verfügung gestellt
werden können. Eine Aufnahme des ONLINE-Abfallkalenders in das Bürgerportal soll
hier Abhilfe schaffen und das Angebot besser auffindbar und zugänglicher machen.
Noch nicht abschließend entschieden ist die technische Art der Anbindung des
Bürgerportals an die bestehende Lösung. Denkbar ist sowohl eine Einbindung der
bestehenden Lösung via iFrame oder Verlinkung; denkbar wäre auch ein
Ansprechen der Datenbank aus einer Bürgerportal-Applikation heraus.
7III. Bürgerportal
Abfallkalender
Ausgabe des
"2014 ONLINE"
Abfuhrbezirks und
über die Adresseingabe
der Abfuhrtermine
Internetseite der
als pdf-Datei
Stadt Gütersloh
(2012: 8.000 Zugriffe / 2013: 10.300 Zugriffe / bis 19.11.2014: 10.500 Zugriffe)
1.3. Online-Ticketverkauf für Veranstaltungen in Gütersloh
Der Verkauf von Eintrittskarten für Veranstaltungen in Gütersloh erfolgt in erster Linie
durch die „Gütersloh Marketing GmbH“. Dort können direkt in ihrer Geschäftsstelle
Berliner Straße 63 Tickets für Veranstaltungen in der Stadt Gütersloh gebucht und
bezahlt werden (im Wesentlichen Veranstaltungen des städt. Eigenbetriebes „Kultur
Räume Gütersloh“ / Stadthalle Gütersloh und Theater der Stadt).
Daneben ist ein Online-Ticketerwerb über die Webseite der Gütersloh Marketing
GmbH (www.guetersloh-marketing.de) möglich. Dieser ist realisiert über das native
Ticketsystem der bundesweit tätigen „CTA EVENTIM AG & Co. KGaA“ mit Online-
Darstellung und –Angaben zur Verfügbarkeit und zu Preisen der gewünschten
Tickets.
Weiterhin können - sofern noch vorhanden - Eintrittskarten an der Abendkasse der
jeweiligen Veranstaltung erworben werden. Zu dem bestehenden Online-
Ticketsystem ist lediglich eine Verlinkung aus dem Bürgerportal möglich und sinnvoll,
um so eine weitere Zugriffsmöglichkeit auf das Online-Angebot zu schaffen.
Internetseite der
Buchung
GTM Auswahl der
(Bestätigung per
"www.guetersloh- Veranstaltung
Mail)
marketing.de"
(Ticketverkäufe 2013 KulturRäume Gütersloh insgesamt: 54.801, davon online 9.415,
Rest Geschäftsstelle GT Marketing und Abendkasse: 45.386)
1.4. VHS-Anmeldungen
Anmeldungen zu den Kursen der Volkshochschule Gütersloh sind persönlich in der
Volkshochschule, telefonisch, schriftlich und auch online über den Internetauftritt der
VHS möglich.
8III. Bürgerportal
Online kann der Interessent eine einzelne Person zu den ausgewählten
Veranstaltungen anmelden bzw. auch mehrere Personen gleichzeitig. Dazu ist es
erforderlich, ein Online-Formular auszufüllen und die Daten an die VHS zu
übersenden. Hierzu wird das Verfahren „Kufer Web“ der Firma Kubus verwendet.
Die Datenhaltung wiederum erfolgt in der „Kufer SQL-Datenbank“. Die dort
gespeicherten Daten werden automatisch kursbezogen ausgewertet und das
Ergebnis in einer sog. „Kursampel“ auf der Homepage gespiegelt, so dass die
Interessenten bereits bei Auswahl eines Kurses über die entsprechende
Buchungssituation informiert sind („Der Kurs ist frei“ – „Der Kurs füllt sich“ – „Der
Kurs ist fast ausgebucht“ – „Der Kurs ist ausgebucht“ – „Der Kurs ist abgelaufen“ –
„Keine Internetanmeldung möglich“).
Um die Anmeldung zu erleichtern, gibt es für häufige Hörer der Volkshochschule ein
sog. „Stammhörer-Login“ mit Benutzername und Passwort. Auf diese Weise ist eine
komfortable Anmeldung möglich, da Stammdaten (u. a. Name, Adresse, Telefon,
Bankverbindung) bereits vorliegen und nicht erneut eingegeben werden müssen.
Die Teilnehmer-/Kursgebühren können per SEPA-Lastschriftmandat bzw. durch
Überweisung nach Erhalt eines Gebührenbescheides sowie durch Barzahlung
entrichtet werden. Da sich das Online-Verfahren insgesamt bewährt hat, ist eine
weitere Nutzung vorgesehen. Zur besseren Erreichbarkeit ist jedoch eine Verlinkung
auch über das Bürgerportal vorgesehen.
Zur Verbesserung der Kundenfreundlichkeit soll über die oben genannten
Zahlungsmöglichkeiten hinaus eine Online-Bezahlfunktion angeboten werden. In
einer 2. Stufe soll ggf. eine Übergabe der Stammdaten an das Anmeldeformular
erfolgen (wie gegenwärtig ja bereits beim sog. „Stammhörer-Login“ verfahrensintern
realisiert).
Teilnehmergebühr
Anmeldungen
zahlbar per
persönlich, Bestätigung der
Lastschrift,
telefonisch, Buchung
Überweisung, bar
schriftlich u. online
sowie Online
(Anmeldungen für Veranstaltungen der VHS Gütersloh 2013 insgesamt: 11.399, davon
persöhnlich: 1.662, schriftlich: 2.668, telefonisch: 3.887, per „Weitermeldeliste“: 292,
über die Website: 2.890)
9III. Bürgerportal
1.5. Download-Center für Formulare und Infomaterialien
Allen über das Bürgerportal erreichbaren Dienstleistungen können Formulare,
Infomaterialien, etc. hinzugefügt werden. Somit sind diese direkt der richtigen
Dienstleistung zugeordnet und dort zu finden.
Formulare / Info-Materialien
zum Download / Online-
Ausfüllen / Online-Versand Versand Dienstleistung
oder zum Ausdrucken
1.6. Terminvereinbarungen online
Terminvereinbarungen sind bisher in der Regel telefonisch bzw. persönlich zu treffen.
Eine Online-Terminvereinbarung ist bisher nicht möglich. Eine verwaltungsinterne
Umfrage hierzu hat ergeben, dass in einigen Bereichen der Verwaltung eine
entsprechende Möglichkeit zur Online-Terminvereinbarung als sinnvolle Ergänzung
der bestehenden Wege angesehen wird. Nähere Einzelheiten sind noch abzuklären
(z. B. in den Bereichen Bauordnung, Tiefbau, Bürgerbüro / Standesamt, VHS).
Realisiert werden soll dieses Angebot mit Hilfe der Software „NetAppoint Online
Terminmanagement“. Diese wird im Rahmen der Weiterentwicklung in das Portal
integriert; in einer weiteren Stufe könnte eine direkte Kopplung an den jeweiligen
Online-Prozess erfolgen.
Bereits jetzt bietet die Software dem Betreiber zahlreiche Konfigurations-
möglichkeiten, wie das Anlegen verschiedener Kalender und das Bearbeiten
verschiedener Kalender für eine oder mehrere Organisationseinheiten, die
miteinander interagieren können oder auch vollständig unabhängig voneinander
betrieben werden, freie Eingabe von Textbausteinen sowie freie Auswahl der von
den Besuchern auszufüllenden Formularfelder bei datenschutzrechtlich sicherer
Ablage der Kalenderfunktionen. Weiterhin können dem Bürger freie Termine direkt
zur Auswahl angeboten werden. Ein wesentlicher Vorteil des Einsatzes einer
entsprechenden Lösung für die Bürger ist darin zu sehen, dass der Terminabruf
jederzeit unabhängig von Dienst- und Öffnungszeiten erfolgen kann. Optional sind
darüber hinaus gleichzeitig Informationen zur Dienstleistung bzw. zu notwendigen
Unterlagen möglich.
Terminvereinbarung Fixer Termin im
online Termin auswählen
Rathaus
10III. Bürgerportal
1.7. Ideen und Anmerkungen
Ideen, Anregungen, aber auch Kritik und Beschwerden können auf vielfältige Weise
an die Verwaltung herangetragen werden. Neben der Bürgermeister-Sprechstunde,
der Möglichkeit, sich persönlich, telefonisch oder schriftlich an die Verwaltung zu
wenden, gibt es auch jetzt bereits über die Internetseite der Stadt oder über die
direkten Links www.gute-idee.guetersloh.de bzw. www.guteidee.guetersloh.de
weitere Wege der Kontaktaufnahme.
Wenngleich für die „gute-idee“ bereits vielfach in den örtlichen Medien geworben
worden ist, dürfte die direkte Eingabe bzw. das Auffinden dieser Adresse der
überwiegenden Zahl der Einwohner schwer fallen. Auch der mögliche Aufruf über die
Internet-Seite der Stadt Gütersloh ist nicht ohne gezielte Suche möglich, da das
entsprechende Formular aus Platzgründen nicht auf oberster Ebene zu finden ist.
Mit Aufnahme in das Bürgerportal ist zu erwarten, dass hiermit eine bessere
Auffindbarkeit einhergeht und eine für den Bürger einfachere Kontaktaufnahme
ermöglicht wird.
- Bürgermeister-Sprechstunde
Ideen und - persönlich, schriftlich,
telefonisch Bearbeitung
Anmerkungen
- online durch Kontaktformular
(2013: 37 Fälle, überwiegend eingegangen per „Ideenkarte“ / nicht enthalten sind
Ideen/Anregungen/Beschwerden, die in direkter Kommunikation erledigt worden sind)
1.8. Bereitstellung und Änderung von Müllbehältern
Die Bereitstellung und Änderung von Müllbehältern kann bislang persönlich oder
durch Aufruf der entsprechenden Seite im Internet-Auftritt der Stadt Gütersloh
veranlasst werden. Während neue, zusätzliche oder größere Müllbehälter jederzeit
angemeldet werden können, gibt es für eine Abmeldung oder Verringerung des
Volumens festgelegte Wechseltermine, auf die in den dortigen Erläuterungen
hingewiesen wird.
Neben dem Hinweis auf Ansprechpartner mit Angabe von Telefonnummern,
Adressen und Öffnungszeiten wird durch einen E-Mail-Link eine direkte Möglichkeit
zur Online-Kontaktaufnahme eröffnet. Ein weiterer Link ermöglicht den Download
einer ausfüllbaren pdf-Datei „Antrag auf Bereitstellung / Änderung von Müllbehältern“.
Diese Datei kann vom Antragsteller für die eigene Verwendung ausgedruckt und
auch per E-Mail direkt an die Verwaltung versandt werden.
11III. Bürgerportal
Die weiteren Verfahrensschritte zur Umsetzung des Änderungsantrages sind
innerhalb der Verwaltung bisher manuell anzustoßen bzw. umzusetzen
(Behältertausch, Gebührenänderung, etc.). Für die Einbindung des Prozesses in das
Bürgerportal ist eine strukturierte Abbildung des (bisherigen pdf-)Formulars
vorgesehen, deren Daten in ein Auftragsmanagement automatisiert übertragen
werden. Die regio iT befindet sich aktuell in Abstimmung mit dem Hersteller der bei
der Stadt Gütersloh im Einsatz befindlichen Finanzsoftware „Infoma newsystem
kommunal“ zur weitergehenden automatisierten Anbindung an diese Prozesse.
Bereitstellungs- /
Änderungsanträge für bisher manuell notwendige
Müllbehälter Weiterverarbeitung der
Anträge soll durch Änderung der
- persönlich Datenaustausch mit
Finanzsoftware weitgehend
Müllbeahälter
- schriftlich
automatisiert werden
- Download eines Formulars
(bis Nov. 2014: 3.411 Bereitstellungs- / Änderungsmeldungen incl. Schadensmeldungen
mit Austausch – bis 19.11.2014 1.500 Zugriffe auf die Online-Infoseite)
1.9. Bewerbung auf ausgeschriebene Stellen der Stadt Gütersloh
Stellenausschreibungen der Stadt Gütersloh werden neben anderen Medien auch
auf der Internetseite der Stadt veröffentlicht. Dort finden sich alle Informationen, die
auch über die sonstigen Wege veröffentlicht werden. Lediglich für die Bewerbung um
Ausbildungsplätze wurde bisher zeitweise ein von der regio iT entwickeltes Verfahren
zur Kontaktaufnahme freigeschaltet.
Nach Abschluss der Überlegungen zur Einführung eines Online-Bewerberverfahrens
ist aufgrund der komplexen Funktionalität die Wahl auf das Portal der Deutschen
Telekom www.interamt.de gefallen. Da es sich hierbei um eine Dienstleitung eines
externen Anbieters handelt, kommt zur Anbindung dieses Prozesses lediglich eine
Verlinkung vom Bürgerportal der Stadt Gütersloh auf die v. g. Webseite in Frage.
Online
Bearbeitung Rückmeldung
Bewerbung
(2013: 160 Stellenbesetzungsverfahren mit rund 860 Bewerbern - ohne interne „TEK
Bewerbungen“ bei 21 stadteigenen TEKs)
12III. Bürgerportal
1.10. Fundsachenanmeldung
Eine Meldung von Fundsachen durch die Bürger erfolgt bislang telefonisch, schriftlich
(auch per E-Mail) sowie persönlich.
Durch die Aufnahme dieses Prozesses in das Bürgerportal kann durch Abbildung
eines entsprechenden Formulars eine strukturierte Meldung an die Verwaltung mit
allen notwendigen Informationen erfolgen. In einer weiteren Ausbauphase ist auch
die Realisierung einer Verlust-Meldung online denkbar.
Die gemeldeten Fundsachen sind durch das Programm „Fundus – Fundbüro online“
für die Bürger auffindbar.
Meldung von Fundsachen
- telefonisch In weiterer Phase ggf.
- schriftlich (auch per E-Mail) Ausbau auf
Aufnahme in die
Verlustmeldungen Datenbank
-persönlich
- Online-Formular
(Fundsachenanmeldungen in 2013 insgesamt: 812 / „Aufteilung“ nach „Meldewegen“
nicht möglich)
1.11. Ferienspiele online
Die Möglichkeiten zur Gestaltung der Ferien gestalten sich insbesondere für Familien
mit Kindern sehr unterschiedlich. Sei es aus finanziellen Gründen oder auch
aufgrund der Berufstätigkeit beider Elternteile oder von Alleinerziehenden. Einen -
zumindest teilweisen - Lösungsbeitrag schafft das mit großzügiger Unterstützung
Dritter vor Jahren ins Leben gerufene vielfältige Ferienspielangebot der Stadt.
Zur Information der Öffentlichkeit werden vor den jeweiligen Ferien
Programmbroschüren herausgegeben, die an verschiedenen Stellen im Stadtgebiet
ausliegen bzw. an den Schulen der Stadt verteilt werden.
Daneben gibt es hierzu eine Online-Informations- u -Anmeldemöglichkeit. Dieses
von der Firma „Flowconcept“ in den Internetauftritt der Stadt integrierte System steht
im Vorfeld bzw. während der jeweils anstehenden Ferienspielzeiten zur Verfügung.
Die Freizeitangebote sind darin verschiedenen Rubriken zugeordnet, nach denen
eine Vorauswahl getroffen werden kann (z. B. Sport, Naturschule, Kreativwerkstatt).
Darüber hinaus kann auch über eine Schlagworteingabe nach speziellen Angeboten
gesucht werden (z. B. „Fußball“). Die gewünschten Angebote können in eine
13III. Bürgerportal
Merkliste übernommen und die Teilnahmewünsche nach Eingabe u. a. von Name,
Adresse, E-Mail in ein Online-Formular an die Verwaltung übermittelt werden.
Eine unmittelbare Zusage für eine Teilnahme erfolgt nicht, da allen Interessenten bis
zu einem jeweiligen Stichtag die gleichen Chancen einer Beteiligung eingeräumt
werden sollen. Daher erhält der Interessent zunächst lediglich eine vom System
automatisiert erstellte Eingangsbestätigung per E-Mail. Bei Überschreitung der
maximal möglichen Teilnehmerzahlen ist ggf. ein Losentscheid über die Teilnahme
erforderlich. Im „Erfolgsfall“ erhält der Interessent eine Postkarte mit einer
Teilnahmezusage.
Während die Teilnahme an einem Großteil der Angebote kostenfrei ist, werden für
einige Aktivitäten (z. B. Besuch eines Freizeitparks) Kostenbeteiligungen erhoben.
Diese sind vor den jeweiligen Veranstaltungen derzeit i. d. Regel in bar im
Fachbereich Jugend zu zahlen. Mit Aufnahme von „Ferienspiele Online“ in das
Bürgerportal ist in erster Linie eine verbesserte Auffindbarkeit verbunden.
Zu prüfen ist noch, inwiefern eine Online-Bezahlfunktion sinnvoll zu integrieren ist
(bei Übermittlung der Anmeldung ist eine Teilnahmemöglichkeit noch nicht
sichergestellt) und in welcher Weise die bisher manuelle „Platzzusage“ ebenfalls
automatisiert ggf. per E-Mail übermittelt werden kann.
Anmeldung zu
Ggf. Integration einer
Programmpunkten Manuelle
Online-Bezahlfunktion
der Ferienspiele auf "Platzzusage" ggf.
für Angebote mit
verschiedenen automatisieren
Kostenbeteiligung
Wegen (auch online
(durchschnittliche Teilnehmeranmeldungen zu den Angeboten in den Oster- sowie
Sommerferien: online jeweils ca. 800 – 1.000, persönliche Anmeldungen jeweils ca. 20)
1.12. Kita Anmeldung via „Little Bird“
Bei der Suche nach einer geeigneten Betreuungsmöglichkeit für ihre Kinder steht
Eltern in der Stadt Gütersloh aktuell (neben der weiterhin vorhandenen persönlichen
Beratung und Anmeldung vor Ort) auch die Unterstützung durch das Elternportal
„Little Bird“ zur Verfügung.
Dadurch können nach kostenfreier Registrierung und Anmeldung die anhand zuvor
angegebener Kriterien ermittelten Plätze in KITAs und Tagespflegeeinrichtungen
direkt online durch die Eltern angefragt werden.
14III. Bürgerportal
Das Elternportal „Little Bird“ ist derzeit u. a. durch einen entsprechenden Link auf der
Internetseite der Stadt Gütersloh erreichbar. Eine Einbindung in das Bürgerportal per
Link dürfte die Auffindbarkeit dieser Dienstleistung wesentlich verbessern. Nach
erster Kontaktaufnahme mit dem Hersteller von „Little Bird“ erscheint eine
weitergehende Integration in das Bürgerportal möglich, indem Daten einer
Anmeldung beim Bürgerportal für eine Anmeldung beim Portal von „Little Bird“
übernommen werden und sich somit eine erneute Eingabe von Anmeldedaten
erübrigt.
Link auf
Anmeldung des Vergabe des
Homepage
Kindes Kita-Platzes
Stadt Gütersloh
(ca. 800 Fälle pro Jahr / da Einführung von Little Bird in Gütersloh erst im Sommer 2014
erfolgt ist, können Angaben zur Nutzung / Akzeptanz noch nicht gemacht werden)
1.13. Gewerbean-, ab- und -ummeldungen
Neben der persönlichen oder schriftlichen Gewerbean-, ab- und -ummeldung können
Selbstständige und Gewerbetreibende einen entsprechenden Online-Service der
Stadt Gütersloh nutzen und über das Web-interface „migewa eMeldung“ der Bremer
Firma „naviga GmbH“ die notwendigen Daten im Internet erfassen. Dabei wird die
erforderliche Anzahl aller Meldeformulare und Beiblätter automatisch erzeugt und als
PDF zum Download bereitgestellt. Im Hintergrund werden die Daten automatisch
medienbruchfrei in den migewa-Posteingang der Verwaltung übertragen. Aus
Gründen der Rechtssicherheit muss der Antragsteller derzeit noch die
unterschriebenen Unterlagen an die Verwaltung übersenden. Dort kann der Eingang
der unterschriebenen Schriftstücke anhand einer automatisch generierten
Vorgangsnummer dem bereits vorliegenden elektronischen Vorgang zugeordnet
werden. Eine manuelle Erfassung von Daten wird so bereits weitgehend vermieden.
Zur Einbindung in das Bürgerportal der Stadt Gütersloh ist in der bis 03.03.2015
geplanten 1. Umsetzungsphase eine Verlinkung zu „migewa eMeldung“ vorgesehen.
Eine über die „reine“ Verlinkung hinausgehende Integration mit einer Anmeldung
unter Einsatz des nPA ist abhängig vom Ergebnis einer Abstimmung mit dem
Hersteller „naviga“ (automatisierte Abholung der nPA-Daten durch das
Fachverfahren „migewa eMeldung“ aus dem Bürgerportal und dortige Verwendung
zur weiteren rechtssicheren Abwicklung).
15III. Bürgerportal
In der Folge ist ein weiterer Ausbauschritt mit Realisierung einer automatisierten
Gewerbeauskunft denkbar.
Gewerbean-, -ab-, und - Später ggf. "tiefere"
ummeldung Integration in das
- persönlich Bürgerportal mit Nutzung
-schriftlich
des nPA zur Dienstleistung
Authentifizierung und
- online durch "migewa weiteren rechtssicheren
eMeldung" Abswicklung
(rund 2.000 Gewerbeanzeigen jährlich)
1.14. Einfache Melderegisterauskunft
Eine „Einfache Melderegisterauskunft“ kann schriftlich (auch per E-Mail) unter
Nachweis der Zahlung bzw. online beantragt werden. Auf der entsprechenden
Internetseite der Stadt finden sich unter der Rubrik „Rathaus – Verwaltung –
Dienstleistungen von A – Z“ allgemeine Informationen zu den
Auskunftsmöglichkeiten sowie zu den gesetzlichen Grundlagen und fälligen
Gebühren. Unter der Überschrift „Online bestellt – online bezahlt – per Post
ausgeliefert“ findet sich bereits jetzt eine Möglichkeit zur Online-Zahlung der fälligen
Gebühren.
Anträge werden manuell in die Melderegister-Anwendung „MESO“ eingegeben,
Auskünfte dort generiert, ausgedruckt und per Post versandt. Ein rechtssicherer
elektronischer Versand ist erst mit der künftigen Einrichtung von De-Mail möglich.
Mit Einbindung in das Bürgerportal wird eine häufig nachgefragte Dienstleistung
einfacher auffindbar und damit komfortabler für Antragsteller erreichbar.
Einfache Versand der
Melderegisterauskunft Gebührenzahlung Melderegister-
online bzw.per auskunft per
- schriftlich
Überweisung / Post / ggf.
- online künftig per De-
V-Scheck
beantragt Mail
(2013: 15.200 einfache Melderegisterauskünfte, davon 9.329 gebührenfreie an Behörden,
5.871 gebührenpflichtige an private Antragssteller, davon 17 per ePayment bezahlt)
1.15. Melde- und Aufenthaltsbescheinigung
Das Bürgerbüro stellt Betroffenen, die im Melderegister der Stadt eingetragen sind
(oder waren) auf schriftlichen oder persönlichen Antrag Bescheinigungen über ihre
im Melderegister eingetragenen Meldedaten aus (z. B. Aufenthalts-, Melde-,
Haushalts- oder Lebensbescheinigungen). Schriftliche Anträge können formlos oder
anhand eines Downloadformulars - ist auszudrucken und per Post zu übersenden –
16III. Bürgerportal
gestellt werden. Hierbei ist ein Nachweis über die erfolgte Gebührenzahlung zu
erbringen („Mindergebühren“). Bei Nutzung der auch hier gebotenen Online-
Bezahlfunktionen ist ebenfalls eine Online-Bestellung der entsprechenden
Bescheinigungen unter Einsatz des nPA möglich. Der Versand erfolgt per Post; ein
rechtssicherer elektronischer Versand der Bescheinigungen ist erst nach künftiger
Einrichtung von De-Mail möglich.
Melde- und
Aufenthaltsbescheinigung Versand der
Gebührenzahlung
Bescheinigun
- schriftlich online bzw.per
gen per Post /
Überweisung / V-
- online mit nPA ggf. künftig
Scheck
per De-Mail
beantragt
(2013: 3.333 Bescheinigungen, davon 12 per ePayment bezahlt)
1.16. Personenstandsurkunden
Personenstandsurkunden sind jeweils bei dem Standesamt zu beantragen, das den
jeweiligen Personenstandsfall beurkundet hat. Hierzu finden sich auf der
Internetseite der Stadt zahlreiche grundsätzliche Informationen (u. a. zum
berechtigten Personenkreis, zu den Gebühren, zum Verfahren) sowie ein Link auf
eine Seite „xSta-Standesamt Online“ des „Verlages für Standesamtswesen Frankfurt
a.M.“.
Die hier zur Beantragung standesamtlicher Urkunden eingegebenen Daten werden
medienbruchfrei in das beim Standesamt der Stadt Gütersloh eingesetzte Verfahren
„Autista“ übertragen, die Urkunden und Gebührenbescheide ausgedruckt und per
Post den Antragstellern zugestellt.
Mit Einbindung in das Bürgerportal wird eine häufig nachgefragte Dienstleistung
einfacher auffindbar und damit komfortabler für Antragsteller erreichbar. Ein Aufruf
der Dienstleistung wird wie bisher ohne nPA, aber auch unter Nutzung des nPA (mit
entsprechendem Eingabekomfort für den Bürger) möglich sein. Darüber hinaus
werden zusätzlich zu den bisherigen Möglichkeiten der Gebührenzahlung Online-
Bezahlverfahren angeboten (Vereinfachung der Gebührenzahlung für den Bürger –
geringerer Verwaltungsaufwand auf Seiten der Verwaltung).
Information auf Versand des
Online-Antrag beim
Homepage Stadt Dokumentes
Standesamt
Gütersloh per Post
(2013: 1.946 Personenstandsurkunden automatisiert aus „Autista“ erstellt und ca. 2.000
manuell erstellte Registerauszüge)
17III. Bürgerportal
1.17. Hundesteuer
Hundehalter sind verpflichtet, Hunde innerhalb von zwei Wochen nach der Aufnahme
bzw. nach Zuzug bei der Stadt Gütersloh anzumelden. Umfassende Informationen
hierzu finden sich auf der Homepage der Stadt unter der Rubrik „Rathaus –
Verwaltung – Dienstleistungen von A – Z“. Per Mail eingehende An- Ab- und
Ummeldungen von Hunden werden anerkannt, sofern alle erforderlichen Angaben
enthalten sind. Erleichtert wird eine vollständige Meldung durch Abfrage der
erforderlichen Daten mit Hilfe strukturierter Formulare; diese finden sich ebenfalls auf
der v. g. Webseite. Nach online durchgeführter Angabe der benötigten Daten kann
das Formular ausgedruckt und an die Verwaltung übersandt werden.
Die regio IT befindet sich aktuell in Abstimmung mit dem Hersteller der bei der Stadt
Gütersloh im Einsatz befindlichen Finanzsoftware „Infoma newsystem kommunal“ zur
weitergehenden automatisierten Anbindung an die auf die Anmeldung folgenden
verwaltungsinternen Prozesse.
An-, Ab- oder Ummeldung verwaltungsinterne
eines Hundes Bearbeitung des
Versand
Vorganges (u. a. Soll-
- schriftlich oder Steuerbescheid
Stellung der
- online Hundesteuer)
(Bestand 2013: 5.197 Fälle / Anmeldungen: 677 / Abmeldungen: 494)
2. Nutzung vorhandener Standards
Die Bürgerportallösung der regio iT basiert auf einer der führenden Open Source
Portalsoftware-Lösungen, die in anderen Kommunen bereits im Einsatz ist.
Insbesondere wird auf die diesbezüglichen Erfahrungen der weiteren
Modellkommune Düren zurückgegriffen. Das Liferay-Portal bringt „von Hause“ aus
bereits viele Standardfunktionen mit, welche im Rahmen der Lösung verwendet und
eingesetzt werden. Hierzu zählen beispielsweise Funktionen wie der
Registrierungsprozess, die Kontoverwaltung (Bürgerkonto), die Möglichkeit mittels
Dokumentenbibliotheken Dateien und Dokumente auszutauschen, etc.
Liferay unterstützt die Java Specification Requests 286 (Portlet Specification 2.0),
168 (Portlets), 127 (JavaServer Faces) und 170 (Content Repository) und ist Mitglied
im „JSR-286 (Portlet 2.0) and JSF-314 (JSF 2.0)“-Komitee. Weitere unterstützte
Standards sind beispielsweise AJAX und JSON, iCalendar und Mikroformate,
18III. Bürgerportal
OpenSearch sowie eine Reihe von Kommunikationsstandards wie Webservices und
Representational State Transfer, die Webprotokolle Hessian und Burlap, RMI,
WSRP, WebDAV, etc. Der Datenaustausch bzw. die Weitergabe von Daten an
angebundene Fachverfahren erfolgt, dort wo es möglich ist, mit Hilfe standardisierter
Formate (z.B. xSTA bei Personenstandswesen, xMeld bei EWO Prozessen,
Webservices (XML), etc.).
Das Bürgerportal an sich bietet die Möglichkeit, Daten wie Dienstleistungen,
Mitarbeiter und Einrichtungen mittels eines bestehenden Webservices abzufragen.
3. Nutzung der rechtlichen Möglichkeiten des E-Government-Gesetzes des
Bundes
Durch die Einführung des Bürgerportals werden zeitgleich Prozesse, welche durch
das eGovG ermöglicht oder gefordert werden, umgesetzt.
3.1. Verpflichtung, einen elektronischen Kanal zu eröffnen (Art. 1, § 2 Abs. 1
eGovG)
Möglichkeiten zur elektronischen Kontaktaufnahme mit der Stadtverwaltung bieten
sich dem Bürger bisher mit der Nutzung der zahlreichen E-Mail-Adressen für
bestimmte Bereiche (z. B. „StadtGuetersloh.Abfallberatung@gt-net.de“) bzw. der
direkten Kontaktmöglichkeit per E-Mail zu den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
(Vorname.Name@gt-net.de). Darüber hinaus sind zahlreiche Kontaktformulare im
Internet-Auftritt der Stadt enthalten. Diese bieten jedoch keinen gesicherten Zugang
zur Übermittlung, etwa zur rechtssicheren Abwicklung von Verwaltungsprozessen.
Die Stadt Gütersloh hat im Rahmen der De-Mail „Sunrise“ Phase die entsprechende
De-Mail - Domäne für die Stadt Gütersloh reserviert. Zukünftig wird die
Stadtverwaltung somit über De-Mail erreichbar sein und der Bürger mit ihr
rechtssicher kommunizieren können. Ein weiterer elektronischer Kanal wird mittels
des zukünftigen Bürgerportals angeboten. Über die einzelnen Prozessformulare wird
Bürgerinnen und Bürgern der Zugang zur Verwaltung eröffnet. Es steht somit nicht
nur ein zentraler Zugang / Kanal zur Verfügung, vielmehr ist durch die Abbildung der
Online-Formulare einzelner Prozesse die direkte prozessspezifische Kommunikation
verfügbar.
19III. Bürgerportal
3.2. De-Mail -Zugang (Art. 1, § 2 Abs. 2 eGovG)
Siehe hierzu den Textabschnitt 3.1. In einer weiteren Ausbaustufe des Portals ist es
denkbar, dass z.B. Bescheide direkt über das Portal an den Antragsteller via De-Mail
versandt / zugestellt werden. Dieses ist aktuell allerdings nicht vorgesehen.
3.3. Elektronischen Identitätsnachweis nach § 18 PAuswG ermöglichen (Art.
1, § 2 Abs. 3 eGovG)
Die Bürgerportallösung ermöglicht die Anbindung des neuen Personalausweises
(nPA). Hierbei besteht für Antragssteller die Möglichkeit, das bestehende
Bürgerportalkonto mit dem nPA zu verifizieren, so dass ab diesem Zeitpunkt eine
Anmeldung mit dem nPA inkl. Pin möglich ist (permanentes Bürgerkonto). Ebenso
kann das sogenannte „temporäre Bürgerkonto“ genutzt werden, welches eine
Verifikation des Portalbenutzers im Rahmen der Prozessdurchführung abbildet.
Innerhalb des Bürgerportals der Stadt Gütersloh werden beide Varianten zum
Einsatz kommen.
3.4. Ermöglichung elektronischer Bezahlweise (Art. 1, § 4 eGovG)
Bezahlpflichtige Prozesse, welche über das Bürgerportal der Stadt Gütersloh
abgewickelt werden, ermöglichen ein direktes Online-Bezahlen via ePayment. Durch
die Einbindung des ePayment in die Online-Prozesse ist für die Antragssteller
mindestens der Antragsprozess medienbruchfrei durchführbar.
3.5. Akzeptanz elektronisch eingereichter Nachweise (Art. 1, § 5 Abs. 1
eGovG)
Das Bürgerportal ermöglicht die Entgegennahme von z.B. eingescannten
Dokumenten. Diese können den Prozessen beigefügt bzw. prozessspezifisch im
Zuge der Antragsstellung hochgeladen werden.
20III. Bürgerportal
Durch die Möglichkeit, Nachweise direkt online einzureichen liegen der Verwaltung in
den jeweiligen Prozessen meist bereits alle Daten und Nachweise vor, welche zur
Bearbeitung benötigt werden. Dieses beschleunigt die Bearbeitung.
3.6. Prozessanalyse vor der digitalen Umsetzung von neuen Prozessen
(Art. 1, § 9 eGovG)
Jeder neue Prozess, welcher in das Bürgerportal integriert wird, wird zunächst einer
Prozessanalyse unterzogen. Hierbei wird betrachtet, wie der Prozess bisher
umgesetzt wurde, und wo ggf. Optimierungspotential vorhanden ist. Weiterhin
werden die IT-technischen Umsetzungsvarianten analysiert und geeignete
Automatisierungsmechanismen beleuchtet. Nach der Aufnahme des Prozesses und
der Konzeption einer geeigneten IT-Umsetzung, erfolgt selbige. Bei Bedarf sind auch
organisatorische Entscheidungen und Veränderungen zu treffen.
4. Neue elektronische Zugänge
Das Bürgerportal stellt je Portalbenutzer ein Bürgerkonto für Bürgerinnen und Bürger
zur Verfügung. Mit Hilfe des Bürgerkontos können „Aufträge“ bzw. Prozesse
Richtung Verwaltung durchgeführt oder mindestens initiiert werden. Über
beispielsweise das Anregungen- und Anliegenformular, aber auch durch weitere
prozessspezifische Formulare ist jederzeit die Möglichkeit geschaffen, mit der
Verwaltung zu kommunizieren.
Die Kommunikation findet ausschließlich innerhalb des Portals statt, so dass diese
immer sicher abläuft. Der Benutzer erhält auf die im Profil hinterlegte E-Mail-Adresse
ein Feedback, dass im Portal neue Nachrichten entweder zu einem Prozess oder zu
einer Kommunikation zur Verfügung stehen.
Durch das Bürgerportal und die darin abgebildeten Prozesse wird somit ein
elektronischer Zugang für die entsprechenden Dienste geschaffen, der im Vorfeld
nicht verfügbar war.
21III. Bürgerportal
Die optional vorgesehene Errichtung des Bürgerterminals schafft einen weiteren,
neuen elektronischen Zugang, über welchen die dort bereitgestellten Dienste
(Dienste des Bürgerportals – aber touch optimiert) in Anspruch genommen werden
können.
Ein weiterer Zugang wird über die Veröffentlichung der De-Mail - Adresse der Stadt
Gütersloh bereitgestellt. So kann zukünftig mit der Verwaltung via De-Mail
kommuniziert werden.
5. Portalgestaltung
Die Webseite der Stadt Gütersloh und das zukünftige Bürgerportal werden logisch
und physisch voneinander getrennt. In Analogie zu den meisten Online-Banking-
Konzepten werden auf der Webseite weiterhin klassische Inhalte wie
Pressemeldungen, touristische Informationen, Veranstaltungen, generelle Artikel und
Inhalte abgebildet werden.
Das Bürgerportal hingegen stellt an zentraler Stelle den Zugang zu allen Online-
Dienstleistungen der Verwaltung bereit. Der klassische Bereich der auf fast allen
Webpräsentationen von Kommunen unter „Verwaltung / Dienstleistungen A-Z“ zu
finden ist, wird in das Bürgerportal ausgegliedert und überführt.
Das Bürgerportal bietet somit über das Suchzentrum die Möglichkeit, innerhalb der
strukturierten Abbildung sämtliche Einrichtungen, Dienstleistungen und Mitarbeiter
der Verwaltung zu suchen und direkt Prozesse zu initiieren. Der Haupteinstieg in die
jeweiligen Prozesse erfolgt über die abgebildeten Dienstleistungen.
Nach der Anmeldung erhält jeder Benutzer den Bereich „Meine Aufträge“, in
welchem alle mit der Verwaltung durchgeführten Prozesse und Kommunikationen zu
verfolgen und nachvollziehbar sind. Das Bürgerportal wird zukünftig über die URL
https://buergerportal.guetersloh.de erreichbar sein, von der Webseite aus aber auch
an prominenten Stellen verlinkt werden.
Ebenso sind sogenannte „Deep-Links“, also direkte Links von z.B. einem Artikel der
Webseite auf einen dezidierten Inhalt (Dienstleistung/Prozess, Mitarbeiter oder
Einrichtung) des Bürgerportals möglich. Auch stellt das Bürgerportal die Inhalte zu
Mitarbeitern, Dienstleistungen und Einrichtungen als sogenannten Webservice bereit,
so dass eine direkte Einbindung dieser Informationen z.B. auf der Webseite möglich
ist. Optisch wird das Portal über spezielle „Themes“ an den Internetauftritt angepasst.
22III. Bürgerportal
Somit hat der Benutzer einen direkten Bezug zur Webseite und somit zur
Verwaltung.
6. Ressourceneinsatz
Nach den bisher vorliegenden Informationen und Unterlagen ist von folgenden
Kosten für die Einführung und den Betrieb eines Bürgerportals auszugehen:
Abhängig von der Ausbaustufe
einmalige Kosten bis zu ca. 25.000 €
lfd. jährl. Kosten bis zu ca. 40.000 €
Hinzu kommen laufende Kosten für die Nutzung der Online-Bezahlsysteme, deren
Höhe nicht abschätzbar ist, da diese nutzungsabhängig von den Anbietern in
Rechnung gestellt werden (abhängig von der Anzahl und dem Wert der
Transaktionen).
Hinsichtlich des Einsatzes von städt. Personal kann ebenfalls nur eine grobe
Einschätzung erfolgen. Neben dem zusammenhängenden, konzentrierten Einsatz
von städt. Personal zu den verschiedenen Abstimmungsterminen (siehe dazu auch
den nachstehenden Zeitplan) sind immer wieder Arbeiten Einzelner zu leisten.
Die entsprechenden Arbeitszeiten dürften sich insgesamt bis zur Freischaltung des
Bürgerportals auf einige Hundert Stunden summieren.
7. Elektronische Archivierung
Das Bürgerportal legt für jeden Antrag / initiierten Prozess (welcher über ein
Bürgerkonto ausgelöst wird) einen Eintrag im sogenannten Auftragsmanagement des
Portals ab. Auf dieser Grundlage ist durch die Sachbearbeiter ein späteres Aufrufen
des Falls immer wieder möglich. Die Anbindung eines echten Archivsystems ist
aktuell nicht verfügbar, könnte aber sicherlich in einem separaten Projekt umgesetzt
werden.
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