Polarion Spaces & Documents - POLARION ALM StartUp Training
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Polarion
Spaces & Documents
POLARION® ALM™ StartUp Training
Index:
Spaces
• Anlegen
• Löschen
Dokumente
• Anlegen
• Verschieben,
Löschen,
Umbenennen
• Konfigurieren
Work Items in Docs
• Übernehmen
• Erstellen
• Verschachteln
• Unmark & Delete
• Verschieben
• Attribute
• Linkbeziehungen
Word Round-Trip
Word Import
Dokumentenzentrische Arbeitsweise Suspect Links
Wie wir bereits gelernt haben, werden die meisten Daten eines Polarion Projektes in
Form von Work Items gespeichert. In Verbindung mit den Linkbeziehungen der Work
Items sind damit alle Informationen über unser System vorhanden.
Mit der Tabellenansicht lassen sich die Work Items nun anzeigen und bearbeiten.
Allerdings wird diese Form der Ansicht schnell unübersichtlich. Schon bei kleineren
Projekten steigt die Zahl der Work Items schnell an, weshalb der Benutzer fortan die
meiste Zeit mit Suchabfragen beschäftigt ist.
Was fehlt ist die Möglichkeit, Work Items logisch zu strukturieren, wie die meisten von
uns es bereits von dem dokumentenzentrischem Vorgehen unter Word und Excel
kennen.
Genau das ermöglicht uns die Dokumentenansicht in Polarion.
Mit Dokumenten lassen sich wie gewohnt, Lasten- und Pflichtenhefte realisieren.
Nicht jeder Inhalt eines Dokuments muss dabei zwangsweise ein Work Item sein.
Beschreibungstexte und Bilder, welche sich nur in Dokumenten wiederfinden,
sind ohne weiteres möglich.
Um Stakeholdern ohne Polarion Zugang mit in das Projekt einzubeziehen, gibt es
zudem die Möglichkeit, Dokumente zu ex- und importieren.
Polarion Handout - Bedienung der Basiselemente Seite - 1 v3r0
Spaces
Wie schon erwähnt haben wir die Optionen, Dokumente und Wikiseiten in
einem Polarion Projekt anzulegen. Damit wir diese nicht alle in einer Ebene un-
terbringen müssen benötigen wir “Spaces“. Spaces sind also nichts anderes als
Ordner, wie wir sie von einem normalen Dateisystem bereits gewohnt sind.
Allerdings haben Spaces noch eine kleine Besonderheit. Wenn der Benutzer sie
in der Navigation selektiert, verhalten sie sich wie normale Wikiseiten. Dies er-
möglicht es beispielsweise ein verlinktes Inhaltsverzeichnis mit Beschreibung di-
rekt in einem Space abzulegen. In unserer Dokument & Wiki Sektion befinden
sich bereits drei verschiedene Spaces:
• Den “Default Space“ kennen wir bereits. Er zeigt uns die Inhalte unserer Projekthomepage. Ansonsten ist dieser
Space leer und beinhaltet keine weiteren Dokumente oder Wikiseiten.
• Der “Specification Space“ dient als Container für unsere Anforderungs- und System-Spezifikations - Doku-
mente, sowie für zwei Wikiseiten, die wir zu einem späteren Zeitpunkt näher betrachten.
• Der “Test Space“ beschäftigt sich, wie der Name schon erahnen lässt, mit Testmanagement. Er beinhaltet ein
Test-Spezifikations Dokument und eine Wikiseite mit Statusübersicht der Testfälle.
Spaces anlegen
Im “Documents & Wiki“ Von anderen Spaces
Root werden Spaces über aus lassen sich weitere
die Dropdown Liste des Spaces über die die
“Create“ Menüs angelegt. Dropdown Liste des
“Action“ Menüs an-
legen.
Achtung
Ein verschachteln von Spaces ist leider nicht möglich.
Spaces löschen
Ganze Spaces lassen sich über ihren eigenen
Index löschen. Ein Umbenennen wie bei den
Dokumenten ist hingegen nicht möglich.
Achtung beim Löschen
Alle im Space befindliche Dokumente,Wikiseiten und Subspaces wer-
den mit dem Space gelöscht. Work Items aus den Dokumenten ver-
bleiben nicht im Repositor y!
Polarion Handout - Bedienung der Basiselemente Seite - 2 v3r0
Dokumente
Dokumente anlegen
Genau wie Spaces werden Dokumente über das “Actions“
Menü angelegt. Nach der Wahl eines Spaces muss dem
Dokument mindestens ein Work Item Type zugeordnet
werden.
Für das Verschachteln (Parent/Child) von Work Items wird
eine eigene Linkbeziehung benötigt. Im Normalfall ist dies
unserer “Parent Link Type“.
In der Outline Numbering Box kann man den Titel eines
Work Items durch eine Gliederungsnummerierung ergän-
zen. Wahlweise lässt sich ein weiterer dokumentenspezifi-
scher Prefix vor den Titeltext hängen.
Work Item ID Outline Numbering
ProjektPrefix-34 DocPrefix-1.1-3.1.2 Work Item Titel
Dokumente löschen, verschieben, umbenennen
Jeder Space besitzt einen Index, der dem Benutzer das Administrieren seiner Do-
kumente ermöglicht. Nach dem Markieren eines Dokumentes werden die
entsprechenden Schaltflächen aktiv.
Achtung beim Löschen
Alle im Dokument befindlichen Work Items werden zusammen mit dem Dokument gelöscht.
Sie verbleiben nicht im Repositor y!
Polarion Handout - Bedienung der Basiselemente Seite - 3 v3r0
Dokumente konfigurieren
Bei dem Erstellen eines Dokumentes legen
wir einen Work Item Typ fest. In unserem
“User Specification“ Dokument ist dies bei-
spielsweise der gleichnamige Work
Item Typ. Es können aber auch mehrere
Work Item Typen in einem Dokument ge-
mischt werden.
Diese und weitere Einstellmöglichkeiten
lassen sich über den “Configure“ Menü-
punkt tätigen.
Best Practice Weitere Work Item
Als Standard Konfiguration werden in Dokumenten nur drei Attribute eines Typen hinzufügen.
Work Items angezeigt (ID, Description, Severity). Damit ein Work Item, welches
in einem Dokument erstellt wurde nicht ohne einen Titel angezeigt wird, ko-
Wir verwenden in unseren
piert Polarion automatisch den Inhalt des Description-Feldes in das Titel-Feld.
Beispielen einzig und allein
Dieses Verhalten kann an verschiedenen Stellen zu Problemen und Miss-
das “Priority“ Attribute!
verständnissen führen. Deshalb legen wir gleich zu Beginn fest, dass wir steht‘s
Titel und Description in unseren Dokumenten sehen und editieren wollen.
Für die Priorisierung ver-
Diese Einstellung muss bei jedem neuen Dokument vorgenommen werden.
wendet Polarion die beiden
Attribute “Severity“ und
“Priority“, welche beim
Erstellen eines Work Items
automatisch mit Standard-
werten belegt werden.
Polarion Handout - Bedienung der Basiselemente Seite - 4 v3r0
Work Items übernehmen Wir öffnen nun das “User Requirements“ Dokument aus dem “Specification Space“. In Polarion beinhalten Dokumente immer nur die Work Items, die in ihnen erstellt wurden oder die hierher manuell verschoben wurden! Genau aus diesem Grund vermissen wir an dieser Stelle unsere “Zeitliche Effizienz“ Anforde- rung. Um bereits bestehende Work Items in Dokumente zu übernehmen, wechseln wir zur Detailansicht des zu verschiebenden Work Items. Über das Zahnradsymbol und dem “Move ...“ Menüpunkt kann ein pas- sendes Dokument im Projekt ausge- wählt werden (In diesem Fall unser “User Requirements“ Dokument). Nach dem Verschieben wechseln wir in das betroffene Dokument. Wie wir sehen, hat Polarion das Work Item an das Ende des Dokumentes gehängt, was in unserem Fall sogar zur Überschrift passt. Polarion Handout - Bedienung der Basiselemente Seite - 5 v3r0
Work Items erstellen
Wir wollen als nächstes eine weitere Kundenanforderung in diesem Dokument erstellen. Dazu setzen wir den Cursor
an das Ende der Description des “Zeitliche Effizienz“ Work Items und drücken Return. Es erscheint das Work Item
Typ-Symbol vom vorherigen Work Item am linken Dokumentenrand. Wir geben einen Titel ein und wechseln mit “Re-
turn“ zur Description. Nach dem Abspeichern bekommt das Work Item automatisch den Projektpräfix vorangestellt.
Titel: Gewicht und Mobilität
Description: Das Gerät sollte leicht sein und über handliche Gehäuseab-
messungen verfügen.
Soll ein Work Item an einer Stelle platziert werden, an der sich noch kein anderes Work Item befindet, setzt man erst
den Cursor an die entsprechende Stelle und wählt danach den passenden Work Item Typen aus der Bearbeitungsleiste.
Wahlweise kann auch vorhandener Dokumententext in eine Work Item Description umgewandelt werden. Dazu
wird der Cursor einfach in den entsprechenden Absatz gesetzt und danach der passende Work Item Typ gewählt.
Work Items verschachteln
Soll ein Work Item ein “Child“ bekommen, so kann man zwischen zwei Work Items entweder eine “Parent“ Linkbe-
ziehung vergeben oder dies einfach in einem Dokument regeln. Wir erstellen ein weiteres Work Item unter dem
“Gewicht und Mobilität“ Work Item, setzen den Cursor in das neue Work Item und drücken die “Tabulator“ Taste.
Titel: Transport
Description: Inklusive Zubehör sollte das Gerät in einer Aktentasche transportiert
werden können.
Die “Parent“ Beziehung wird durch eine kleine Einrückung symbolisiert.
Mit “Shift+Tab“ wird eine falsche Verschachtelung wieder aufgehoben.
Polarion Handout - Bedienung der Basiselemente Seite - 6 v3r0Work Items unmark & delete Selbstverständlich können Work Items in Dokumenten auch gelöscht werden. Dazu klickt man auf das Work Item Typ Symbol am linken Dokumentenrand. Im Kontext-Menü befindet sich der passende Menüeintrag. Soll aus einem Work Item wieder normaler Dokumenttext werden, so kann dies mit “unmark“ schnell erledigt werden. Work Items verschieben Oftmals stimmt die Reihenfolge von Work Items innerhalb eines Dokumentes nicht. In unserem Beispiel finden wir das Work Item “Zeitliche Effizienz“ unter der Rubrik “Ergonomie“ deplatziert. Wir erstellen daher eine weitere Über- schrift “Handhabung“. Zum schnellen Verschieben wird das gesamte Work Item markiert und per Zwischenablage an die neue Position ver- frachtet. Work Items Attribute Üblicherweise werden in Dokumenten nur eine Hand voll Attribute angezeigt. Für das Editieren weiterer Attribute muss man jedoch nicht extra zur De- tailansicht wechseln. Markierte Work Items können über die Seitenleiste in vollem Umfang bearbeitet werden. Über das Zahnrad-Symbol lassen sich die angezeigten Attribute in der Seiten- leiste einstellen. Polarion Handout - Bedienung der Basiselemente Seite - 7 v3r0
Linkbeziehungen Natürlich können Linkbeziehungen auch über Dokumente hergestellt werden. Wir wollen nun unser “Transport“ Work Item mit einer System Spezifikation verlinken. Da wir uns gerade im “User Requirements“ Dokument befinden, kopieren wir schon einmal die Work Item ID, die wir für die spätere Linkbeziehung benötigen. Danach wechseln wir in das “System Specification“ Dokument und erstellen erst einmal eine mögliche Lösung für unsere Anforderung. Titel: Gewicht und Mobilität Description: Schwanenhals muss sich zum Transport leicht vom Gerät trennen lassen. Die Linkverbindung lässt sich nun einfach über die Seitenleiste herstellen. Polarion Handout - Bedienung der Basiselemente Seite - 8 v3r0
Word Round-Trip
Oftmals sind an einem Projekt Stakeholder beteiligt, die
keinen direkten Zugang zu Polarion haben. Sei es aufgrund
von Sicherheitsrestriktionen, fehlender Toolkenntnis oder
anderen Einschränkungen. Um diese Personen nicht von
einem Projekt ausschließen zu müssen, gibt es in Polarion
die Möglichkeit ein Dokument in das Word-Format zu ex-
portieren. Nach der Bearbeitung in MS-Word können die
Änderungen wieder in das Polarion Projekt importiert
werden.
Wir begeben uns nun in das “User Requirements“ Doku-
ment aus dem “Specification“ Space und exportieren die-
ses Dokument nach MS Word.
Im folgenden Fenster kann der Benutzer zwischen drei Stufen wählen,
die dem Word Nutzer untenstehende Möglichkeiten geben. Für unse-
ren Round-Trip Versuch wählen wir “Collaboration“.
Review
Benutzer können dem Word Dokument Kommentare hinzu-
fügen. Diese werden nach einem Import in Polarion sichtbar.
Prioritization
Der Benutzer kann Kommentare hinzufügen und die Gewich-
tung der Requirements ändern.
Collaboration
Alles ist erlaubt. Kommentare, Priorisierung und Work Item
Description.
Nach dem Abspeichern öffnen wir das Dokument in Word.
Polarion Handout - Bedienung der Basiselemente Seite - 9 v3r0Da unser Mitbewerber mit seinem Konkurrenzprodukt mit mehr als 24 Stunden Akkubetrieb wirbt, ändern wir im
Zuge der Wettbewerbsfähigkeit unsere Anforderung an das Gerät. Wir bearbeiten nun den Beschreibungstext für das
“Mobiler Betrieb“ Work Item. Der 24 Stunden Akkubetrieb wird auf 36 erhöht. Zudem versehen wir die Änderung
mit einem kurzen Kommentar.
In MS WORD 2010 befindet sich die Kommentarfunktion im “Überprüfen“ Reiter.
Da uns diese Änderung als sehr wichtig erscheint, ändern wir in diesem Zuge auch gleich das “Priority“ Attribute von
“recommended“ auf “mandatory“.
Polarion Handout - Bedienung der Basiselemente Seite - 10 v3r0Nach dem Abspeichern in Word wechseln wir wieder zu Polarion, um unser Dokument zu importieren. Im “User Re- quirements“ Dokument wählen wir dazu den Menüpunkt “Import Changes“ und wählen im nächsten Fenster unsere Word Datei aus. Achtung Hat sich das Dokument seit dem letzten Export verändert (neue Revision), so wird der Import mit Fehlermeldung abgebrochen. Um ein Über- schreiben zu erzwingen, muss die “Overwrite Conflicts“ Checkbox gesetzt werden. Änderun- gen zwischen Import und Export werden da- durch überschrieben. Wenn alles funktioniert hat, sehen wir das unser Polarion Dokument die Änderungen von Word übernommen hat. Zudem sollte neben der Änderung im Beschreibungstext eine kleine Sprechblase erscheinen, welche uns direkt zu dem Kommentar in der rechten Seitenleiste führt. Polarion Handout - Bedienung der Basiselemente Seite - 11 v3r0
Word Import
Mit der Word Round-Trip Funktion konnten wir bestehende Work Items in ein Word Dokument exportieren, abän-
dern und wieder importieren. Die Funktionalität beschränkt sich somit auf das externe Abändern von Work Items.
Neue Work Items lassen sich über das Roundtripping nicht erstellen.
Genau an dieser Stelle setzt die Word-Import Funktion von Polarion an. Sie ermöglicht es ein Word Dokument nach
selbst definierten Regeln in ein Polarion Dokument zu überführen. Dieses Feature ist somit eine der wichtigsten Funk-
tionen für alle Polarion Neueinsteiger mit existierenden Anforderungen in herkömmlichen Word Dokumenten.
Ein Word Dokument wird bei einem Import immer in ein Polarion Dokument um-
gewandelt. Für dieses Dokument benötigen wir natürlich einen Speicherplatz. Wir
erstellen somit erstmal einen “Import Space“ im Documents & Wiki Root.
Nach dem Anlegen des Spaces haben wir alle Vorarbei-
ten erledigt. Mit einem Klick auf die Word-Import Funkti-
on ganz oben auf der “Documents & Wiki“ Seite, öffnet
sich ein neues Fenster.
Da dies unser erster Word-Import ist, besitzen wir noch
keine Voreinstellungen. Wir belassen die Einstellung somit
auf “Default“.
Ihr Kursleiter hat bereits ein passendes Word Dokument
für Sie vorbereitet. Bitte sprechen Sie ihn darauf an.
Mit “Next“ gehen wir schließlich zur Dokumentenvorschau. In der rechten Seitenleiste erscheinen die Importregeln.
Polarion Handout - Bedienung der Basiselemente Seite - 12 v3r0Bei diesem Dokument handelt es sich um ein Lastenheft. Somit sollen aus den entsprechenden Absätzen nur Work
Items vom Typ “User Requirements“ generiert werden. Dazu durchsuchen wir das Dokument nach den Schlagwörtern
“must“ und “should“ und machen aus Absätzen mit diesen Wörtern “User Requirements“ Work Items. Um uns später
die Arbeit mit der Priorisierung zu erleichtern, wollen wir gleich definieren, dass ein “must“ Absatz automatisch eine
“recommended“ Priorität bekommt. Ein “should“ im Absatz soll dagegen nur zu einer “nice to have“ Priorität führen.
Für “must“ als Schlagwort sieht der Regelblock wie Schaut das Ergebnis gut aus, definieren wir gleich
folgt aus. Da wir unsere Gewichtung von Anforde- die zweite Import-Regel hinterher.
rungen über die Priorität festlegen, müssen wir un-
ter “Additional Options“ noch die “severity“ gegen
“priority“ tauschen. Über den “Preview“ Button
lässt sich das Regelwerk auf Erfolg testen.
Zur Erinnerung, wir wollen alle Absätze mit einem
“should“ in ein Work Item vom Typ “User Require-
ment“ konvertieren. Zudem sollen diese Work
Items ein “nice to have“ als Priorität bekommen.
Ist auch diese Regel durch die Vorschau Funktion
kontrolliert, müssen wir als Speicherort für das
neue Polarion Dokument noch unseren “Import
Space“ auswählen.
Jetzt haben wir noch einmal die Chance unsere Im-
port-Regeln abzusichern. Bei einem erneuten Im-
port ähnlicher Dokumente würde man sich damit
in Zukunft etwas Zeit sparen.
Als Ergebnis sollte nun in unserem
Import Space das neue Polarion
Dokument stehen.
Ist auch dies geschehen, können wir den
Import Knopf drücken!
Polarion Handout - Bedienung der Basiselemente Seite - 13 v3r0Suspect Links
Wenn sich ein Work Item ändert, gibt es dafür immer verschiedene Möglichkeiten. Die Änderung könnte z.B. rein
kosmetischer Natur sein, wie beispielsweise eine Korrektur der Rechtschreibung. In diesem Fall ist es eindeutig, dass
andere Work Items, die eine Linkbeziehung mit dem verändertem Work Item haben, von der Änderung nicht betrof-
fen sind.
Handelt es sich allerdings um eine wesentliche Änderung, von der die verlinkten Work Items gewiss betroffen sind,
gibt es zudem die Möglichkeit diesen Links das “Suspect“ Attribute mitzugeben. Die verlinkten Work Items erhalten
dadurch einen Hinweis, dass es eine Änderung gibt, die vielleicht einen Einfluss auf sie hat.
Suspect Links können an drei verschiedenen Stellen vergeben werden:
1. Beim Speichern in der Detailansicht
Achtung
Nicht alle Linkbeziehungen werden mit dieser Me-
thode automatisch als “Suspect“gesetzt! Ausge-
schlossen sind “Parent“ Beziehungen, sowie ausge-
hende Verbindungen. In jedem Fall sollten die vor-
handenen Linkbeziehungen vor dieser Aktion kon-
trolliert werden, um nicht unnötig viele Suspect
Links zu erzeugen.
2. Über die “Linked Work Items“ Sektion innerhalb der Detailansicht
Hier lässt sich jede Linkbeziehung gezielt mit einem “Suspect“
Attribute versehen.
3. Beim Speichern eines Dokumentes
Um Links bei Änderungen automatisch mit dem Suspect Attribute zu ver-
sehen, muss in den Dokumenteigenschaften erst gezielt die “Auto-Suspect“
Option gesetzt werden.
Achtung
Genau wie bei der “Save and Suspect“ Funktion aus der Detail-
ansicht hat dies Einfluss auf alle eingehenden Beziehungen.
Polarion Handout - Bedienung der Basiselemente Seite - 14 v3r0In allen Fällen erhalten Work Items mit ei-
ner Suspect Link Beziehung eine gelbe
Hinweisbox. Zusätzlich wird die verursa-
chende Linkbeziehung mit einem kleinem
Warnschild versehen.
Nach dem überprüft wurde, ob die Ände-
rung einen Einfluss hat, kann das Suspect
Link Attribute über die “Linked Work Items“
Rubrik wieder entfernt werden.
Ist ein Benutzer zu einem Work Item “assigned“, welches über eine eingehende
Suspect Link Beziehung verfügt, so wird dieses Work Item im “Cockpit“ des jeweili-
gen Benutzers angezeigt. Nach Kontrolle auf mögliche Änderungen, kann dieser Be-
nutzer schließlich das Suspect Attribute entfernen.
Übungen
Spaces & Docs
1. Erstellen Sie außerhalb der Dokumente eine weitere Anforde-
rung für unser fiktives Gerät. Fügen Sie diese Anforderung an-
schließend dem richtigen Dokument zu.
2. Erstellen Sie eine passende System Spezifikation innerhalb des
System Specification Dokumentes.
3. Verlinken Sie diese beiden Anforderungen.
Word - Round-Trip und Import
4. Machen Sie einen Word Round-Trip mit Ihrem Anforderungs-
Dokument. Verändern Sie Ihre Anforderung innerhalb MS Word,
indem Sie die Beschreibung und die Priorität Ihres Work Items
modifizieren. Kommentieren Sie die Änderung und importieren
Sie anschließend wieder alles nach Polarion.
5. Importieren Sie Requirements aus dem Anforderungsdoku-
ment, welches Ihnen der Kursleiter zur Verfügung gestellt hat.
Erstellen Sie vor dem Import sinnvolle Regeln, die Ihnen unnöti-
ges Nacharbeiten ersparen.
Polarion Handout - Bedienung der Basiselemente Seite - 15 v3r0Product:
POLARION® ALM™
STARTUP TRAINING
Author:
MARCO MATUSCHEK
Editor:
WILLERT SOFTWARE TOOLS GMBH
Hannoversche Straße 21
DE - 31675 Bückeburg
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