Post + Schule Themenheft Geschäftsbriefe
←
→
Transkription von Seiteninhalten
Wenn Ihr Browser die Seite nicht korrekt rendert, bitte, lesen Sie den Inhalt der Seite unten
Post + Schule
Themenheft Geschäftsbriefe
Eine gemeinsame Initiative von
Impulse für Unterricht und
Ausbildung – der Bildungslebens-
lauf bei der Deutschen Post
„Post macht Schule“ – unter diesem Motto steht das Engagement der Deutschen Post im Bereich
Bildung und berücksichtigt dabei den Grundsatz „Früh anfangen und nicht nachlassen“. Gemeinsam
mit der Stiftung Lesen unterstützt sie mit Aktivitäten und Angeboten Pädagoginnen und Pädagogen
vom Kindergarten über die Schule bis hin zur Berufsschule, in der festen Überzeugung, dass eine
ausgeprägte Lese-, Schreib- und Medienkompetenz für eine gelingende Bildungskarriere unverzicht-
bar ist.
Ein zentraler und seit vielen Jahren bewährter Baustein dieses Lebenslaufs ist das Programm
„Post + Schule“ (www.postundschule.de). Damit bietet die Deutsche Post Lehrkräften gezielt
und themenfokussiert Hilfestellung für ihre tägliche Unterrichtsarbeit, indem sie vielfältige und
handlungsorientierte Materialangebote zu den Bereichen Lesen und Schreiben, Medienerziehung,
Lebens- und Berufsplanung bereitstellt.
Alle Materialien können Sie unter www.postundschule.de kostenlos bestellen bzw. downloaden.
Die Unterrichtsmaterialien bedürfen ggf. einer Differenzierung in Bezug auf die unterschiedlichen
Leistungsniveaus und Bedürfnisse Ihrer Klasse.
Schreib-, Lese- und Medienkompetenz im Lebenslauf der Bildung
Alter 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 …
Kindergarten Grundschule Klassen 5–8 Klassen 9–12 Berufsschule
Vorschule
Vorlese- und Grundschulpaket: Themenheft Themenheft Lebensplanung
Bildergeschichten • Lehrerinformation Briefe schreiben und Berufsorientierung
mit kreativen
Lese- und Unterrichtsimpulsen Themenheft Themenheft Bewerbung
Arbeitsbögen zu Post und Brief Medienkompetenz
• Lese- und
Kreativ-Tipps Arbeitsbögen Themenheft Kreative Themenheft Themenheft
und Infos • Schreib- und Briefe und Karten Medienkompetenz Geschäftsbriefe
Malwettbewerb
Projektheft Unterrichtsimpulse Themenheft
„Mein 1. Brief“
Briefpapier Liebesbriefe Postbearbeitung
• Schülermappen
im Klassensatz Unterrichtsimpulse Themenheft
Leserbriefe Werbebriefe
Themenheft Unterrichtsimpulse
Medienkompetenz Briefkunst
Download Print & Download
Inhalt | Geschäftsbriefe
Inhalt
4 Editorial
1 Grundlagen
6 1.1 Definition und Beispiele
7 1.2 Die DIN-Formate
8 1.3 DIN-Bemaßung eines Geschäftsbriefes
10 1.4 Die Bausteine eines Geschäftsbriefes
12 1.5 Die Anschrift
13 1.6 Die Angaben
14 1.7 Wie wird ein Geschäftsbrief geschrieben?
16 1.8 Stil und Sprache
2 Briefarten
18 2.1 Die Anfrage
20 2.2 Das Angebot
24 2.3 Der Auftrag, die Bestellung
26 2.4 Die Auftragsbestätigung
28 2.5 Die Rechnung
30 2.6 Die Mahnung
32 Arbeitsblätter und Materialien
38 Lesetipps
39 Adressen und Links
3
Editorial
Geschäftsbriefe – das A und O im Berufsleben
In einem Unternehmen gehören Geschäftsbriefe Einsatz im Unterricht
zum Alltag. Trotz E-Mail und moderner Tele- Post + Schule bietet mit den Materialien zur
fonie kommt in unserem Wirtschaftssystem der Berufsschule Sachinformationen rund um das
schriftlichen Kommunikation noch immer eine Thema Geschäftspost. Das vorliegende Themen-
zentrale Bedeutung zu. Mit Briefen werden wirt- heft Geschäftsbriefe behandelt dabei
schaftliche Verbindungen geknüpft sowie Waren – die formaljuristischen, obligatorischen
und Dienstleistungen angefordert und in Rech- Elemente der wichtigsten Briefarten in der
nung gestellt – kurz: mit Briefen werden wichtige Handelskorrespondenz,
Verträge geschlossen. Ein Geschäftsbrief kann – den besonderen Stil von Geschäftsbriefen,
seine wichtigen Aufgaben aber nur dann erfüllen, – die Bausteine in Form und Text, nach denen
wenn er bestimmte Vorgaben einhält. Anders Geschäftsbriefe normiert sind.
als beim privaten Brief gilt es daher besonders, Leitgedanke für die Vermittlung im Unterricht
inhaltliche und formale Kriterien einzuhalten. ist: Wer Geschäftsbriefe schreibt, hat einen
Ein Geschäftsbrief ist nur dann ein Geschäfts- konkreten offiziellen Anlass und befindet sich in
brief, wenn er auch so „aussieht“. einer bestimmten Phase eines kaufmännischen
Geschäftsverhältnisses. Anlass und Umstände für
das Schreiben bedingen daher Form und
Schreibstil des Briefes.
Anwendungsbereiche
Das Themenheft Geschäftsbriefe ist Lernziele
gleichermaßen in allen Schularten ein- (inhaltliche und fachmethodische Ziele)
setzbar, die mit berufsvorbereitender Das Themenheft Geschäftsbriefe führt in die
oder berufsfachlicher Aus- und Weiter- formalen und stilistischen Besonderheiten des
bildung, aber auch mit deren Vorberei- erfolgreichen Geschäftsbriefes ein. Ausgewählt
tung zu tun haben. Neben allgemein- wurden dabei die wichtigsten Briefarten einer
bildenden Schulen kann das Themen- geschäftlichen Korrespondenz – von der Anfrage
heft Verwendung finden in: bis zur Mahnung. Die Schülerinnen und Schüler
– Berufsschulen im dualen System sollen
– Berufsvorbereitungsjahren – den Begriff „Geschäftsbrief“ beschreiben
– Berufsgrundbildungsjahren können,
– Berufsaufbauschulen – die Elemente eines normierten Schreibens
– Berufsfachschulen kennenlernen,
– Fachoberschulen und -gymnasien – Form, Inhalt und Aufbau eines Geschäfts-
– Kollegschulen briefes verstehen und anwenden lernen,
– Berufs-/Technischen Oberschulen – Stil, Sprache und Wortwahl eines modernen
– Fachschulen und -akademien Geschäftsbriefes kennenlernen und anwenden,
– Meisterschulen – korrekte Briefe in einer Handelskorrespondenz
schreiben können.
4
Editorial | Geschäftsbriefe
Struktur und Aufbau Vorbereitung mit der Klasse
Themenheft Geschäftsbriefe Konkrete Beispiele sind immer am anschau-
Das Themenheft vermittelt die wichtigsten Sach- lichsten. Vielleicht gibt es im Umfeld von Schule,
informationen rund um den Geschäftsbrief. Die Lehrkräften sowie Schülerinnen und Schülern die
beiden Sachkapitel Grundlagen und Briefarten Möglichkeit, tatsächlich geschriebene Geschäfts-
enthalten auf den jeweiligen Doppelseiten auch briefe als Muster zu bekommen (Achtung: dabei
didaktische Hinweise und Ideen für den Einsatz Datenschutz beachten!). Diese Briefe können
im Unterricht: Unter dem Stichwort Praxistrai- gesammelt und zu Beginn der Unterrichtseinheit
ning finden Sie Aufgaben und Übungen zu den im Klassenzimmer ausgestellt werden. Anhand
Lerninhalten (ergänzend zu den Arbeitsblättern). solcher Beispiele lassen sich Regeln und Sach-
informationen wesentlich leichter vermitteln.
Grundlagen: Zur allgemeinen Einführung wird
in diesem Kapitel Basiswissen vermittelt, auf
das später aufgebaut werden kann. Lernziel ist,
Unterrichtsmaterialien Berufsschule:
Schülerinnen und Schüler in einer Unterrichts-
einheit mit Inhalten und Formalien von Ge- Die weiteren Themenhefte Postbearbei-
schäftspost vertraut zu machen und auf das tung und Die Werbebriefsendung bieten
folgende Kapitel Briefarten vorzubereiten. detaillierte Sachinformationen für fol-
gende Lerninhalte:
Arbeitsblätter 1 + 2 zu „Sprache und Stil“, Seiten 32/33
– Themenheft Postbearbeitung stellt
Briefarten: Hier werden die wichtigsten Brief- alle wichtigen Bereiche der Firmen-
arten einer Handelskorrespondenz vorgestellt. post vor (Posteingang und Postaus-
Die jeweilige Briefart ist mit beispielhaften gang) und erklärt Sendungsarten und
Mustertexten unterlegt, um praxisnah eine Zusatzleistungen.
Geschäftsverbindung zwischen zwei Unter-
– Themenheft Die Werbebriefsendung
nehmen abzubilden. Einzelne Briefarten lassen
führt ein in die Grundlagen des
sich unabhängig voneinander behandeln.
werblichen Schreibens sowie in die
Arbeitsblätter 3–5 zu „Übungen Briefart“, Seiten 34–36 Bestandteile einer Werbebriefsendung
und bietet dazu viele Mustertexte
Materialien: Die Lerninhalte werden ergänzt und Übungen.
durch weitere Sachinformationen für mehr
Als Ergänzung steht das Themenheft
Hintergrundwissen und durch fünf Arbeits-
Bewerbung zur Verfügung: Einführung
blätter zum selbstständigen Erarbeiten und
in das Thema mit allen wichtigen Lernin-
Vertiefen von Themen.
halten sowie Praxistraining anhand aus-
gewählter Berufe von Deutsche Post DHL.
Die Seiten Lesetipps und Adressen runden das
Themenheft ab: Hier finden Sie weiterführende Alle Themenhefte stehen unter
Buchtipps sowie wichtige Adressen und Internet- www.postundschule.de kostenlos zum
Links zum Thema. Download zur Verfügung. Das Themen-
heft Bewerbung kann zudem als Print-
version angefordert werden.
5
1 Grundlagen
1.1 Definition und Beispiele
Was ist ein Geschäftsbrief?
Geschäftsbriefe und Paragrafen
Geschäftsbriefe sind alle schriftlichen Mittei-
lungen, die von einem Unternehmen oder einer Im Geschäftsbrief geht es um „ein
Institution ausgehen (externer Schriftverkehr). Geschäft“: Es werden Waren ange-
Eine geschäftliche Mitteilung bezieht sich immer boten, Dienstleistungen zugesagt,
auf einen geschäftlichen Vorgang, wie zum Bei- Bestellungen gemacht, Aufträge
spiel eine Bestellung oder eine Reklamation. bestätigt und Ähnliches.
Wichtig ist auch, dass dieser Briefverkehr in
Diese Vorgänge betreffen also den
Inhalt und Form als Geschäftsbrief gekennzeich-
Waren-, Dienstleistungs- und Geld-
net ist: Die (meist vorgedruckten) Mitteilungen
verkehr. Damit Geschäftspartner/innen
eines Geschäftspapiers enthalten neben dem
rechtlich abgesichert sind, werden
eigentlichen Text auch rechtsgeschäftliche Infor-
Geschäftsbeziehungen mittels Gesetzen
mationen und Erklärungen. Diese sind gesetzlich
und rechtlicher Vorschriften geregelt.
vorgeschrieben, vor allem dann, wenn der
Ein Geschäftsbrief kann also auch
Geschäftsbrief den ersten geschäftlichen Kontakt
juristische Konsequenzen haben.
herstellt.
Geschäftsbriefe sind zum Beispiel:
– Anfragen oder Mahnungen
– Werbebriefe („unverlangtes“ Angebot) PRAXISTRAINING
– Preislisten zum allgemeinen Einstieg
– alle Nachrichten per Fax oder E-Mail, da sie
Mit Produkten und Waren sowie
beim Empfänger in Schriftform ankommen
Werbeprospekten kann ein Briefanlass
Nicht zu den Geschäftsbriefen zählen: nachgespielt werden. Daraus ergibt sich
– alle Mitteilungen an einen unbestimmten auch die Konstellation der Geschäfts-
Personenkreis (zum Beispiel Werbeflyer oder partner/innen:
Postwurfsendungen)
Eine erste Anfrage wird gestellt – zum
– der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen
Beispiel nach einem unverlangten An-
Abteilungen, Büros und Filialen eines Unter-
gebot in Form eines Katalogs. Diesen
nehmens
Fall spinnt man weiter. Im weiteren
– Vordrucke (wie Lieferscheine, Rechnungs-
Spielverlauf wird angeboten, bestellt
formulare, Quittungen und Ähnliches)
und in Rechnung gestellt (zur Ergän-
– Telegramme
zung auch reklamiert, gemahnt etc.).
Die Visitenkarte des Unternehmens Solche Situationen im Klassenzimmer
Für einen Geschäftsbrief gilt: Der erste Eindruck als Dialog nachzuspielen, ist aufwendig,
ist entscheidend! Die Menschen, die miteinander aber eingängig: Der Fortgang wird
arbeiten, kennen sich zunächst meist nur über inhaltlich klar und die Schülerinnen
den schriftlichen Kontakt. Deswegen kommt der und Schüler begreifen konkret, welcher
richtigen Gestaltung eines Geschäftsbriefes eine Brief an welche Stelle eines Rechts-
große Bedeutung zu. geschäfts gehört.
6Definition/DIN-Formate | Grundlagen
1.2 Die DIN-Formate
Die DIN-Reihen Die DIN-Formate B und C werden verwendet,
Für den geschäftlichen Schriftverkehr gelten um Schriftstücke zu versenden (Briefhüllen).
mehrere Normen. Doch was sind Normen? Briefhüllen ist der Oberbegriff für Briefum-
Das Deutsche Institut für Normung (DIN) schläge und Brieftaschen.
erklärt seine Aufgabe so: „Normung ist das Geschäftsbriefe haben in der Regel DIN-A4-
Ordnungsinstrument des gesamten technisch- Format, werden auf DIN lang gefalzt und in
wissenschaftlichen und persönlichen Lebens. einem DIN-lang-Umschlag versandt (Format
Sie ist integrierender Bestandteil der bestehenden 11 x 22 cm; DIN 680).
Wirtschafts-, Sozial- und Rechtsordnungen.“
Aus diesem Grund hat das DIN auch für Ge-
schäftsbriefe und -papiere Normen festgelegt,
Wichtige DIN-Vorgaben
die die Korrespondenz vereinfachen.
DIN 680 Fensterbriefhülle, Formate,
Formate Fenstererstellung
Wichtig für Geschäftsbriefe sind einige Formate DIN 5007 ABC-Regeln
der Hauptreihe DIN A. Basisformat ist ein DIN 5008 Schreib- und Gestaltungs-
Rechteck, dessen Seiten 84,1 und 118,9 cm lang regeln für Textverarbeitung
sind. Seine Fläche beträgt 1 m2. Durch Halbieren DIN 5009 Diktierregeln
der längeren Seiten wird aus dem Basisformat DIN 16511 Korrekturzeichen
A0 die A-Reihe abgeleitet (siehe Grafik).
DIN 680 C6:
Kurzmitteilung A6: 22,0 x 11,0 cm 11,4 x
1/3 A4: 10,5 x 16,2 cm
21 x 9,9 cm 14,8 cm
Briefbogen
A4: A5: C4: C5:
21 x 29,7 cm 14,8 x 21 cm 22,9 x 32,4 cm 16,2 x 22,9 cm
A2: 42 x 59,4 cm A3: 29,7 x 42 cm C2: 45,8 x 64,8 cm C3: 32,4 x 45,8 cm
Aufbau DIN-A-Reihe Aufbau DIN-C-Reihe
A1: 59,4 x 84,1 cm C1: 64,8 x 91,7 cm
71.3 DIN-Bemaßung eines Geschäftsbriefes (Form B, DIN 5008)
1 Seitenränder und Zeichengröße Alternativ: Informationsblock
Die Seitenränder betragen von links 2,5 cm Alternativ zu den Bezugs- und Kommunika-
und von rechts mindestens 1,0 cm. Ein Brief tionszeilen (oder wenn mehr als zwei Kommu-
wird mit einem Schriftgrad von 10–12 Punkt nikationsangaben erforderlich sind) kann auch
geschrieben. Ausnahme ist die Zusatz- und Ver- ein Informationsblock wichtige Kontaktinfor-
merkzone mit einem Schriftgrad von 8 Punkt. mationen vermitteln. Dieser steht rechts vom
Bei Bedarf dürfen auch Bezugs- und Kommuni- Anschriftfeld mit einem Abstand von 12,5 cm
kationszeilen bzw. Informationsblock sowie die vom linken Blattrand und beginnt in der ersten
Firmenangaben auf der ersten Seite kleiner als Zeile des Anschriftfeldes, 5 cm von der oberen
im Brieftext geschrieben werden. Die Schrift- Blattkante (ohne Abbildung) und ist maximal
zeichen in Bezugs- und Kommunikationszeilen 7,5 cm breit.
bzw. Informationsblock dürfen aber 8 Punkt
nicht unterschreiten. 6 Betreff
Der Betreff kann durch Fettschrift und/oder
2 Postanschrift des Absenders Farbe hervorgehoben werden. Die Betreffzeile
Das Feld ist 8,5 cm breit und steht 4,5 cm vom steht zwei Zeilen unter der Bezugszeichenzeile
oberen Blattrand entfernt. oder dem Informationsblock.
3 Anschriftfeld 7 Geschäftsangaben
Das Feld hat insgesamt 9 Zeilen und gliedert sich Die Geschäftsangaben werden am Fuß des Blattes
in die Zusatz- und Vermerkzone (A = 3 Zeilen) am unteren Rand platziert. Die Gestaltung ist
und die Anschriftzone (B = 6 Zeilen). Es misst nicht vorgeschrieben.
in der Höhe 4 cm und in der Breite 8,5 cm. Die
genaue Position auf dem Blatt: 5,08 cm von der Zeilenabstand und Absätze
oberen Blattkante und 2,0 cm von der linken Grundsätzlich wird ein Brief mit einzeiligem
Blattkante. Laut DIN 5008 gibt es keine Leer- Zeilenabstand geschrieben. Zur übersichtlichen
zeilen innerhalb des Anschriftfeldes. Gliederung werden Textabsätze durch eine Leer-
zeile getrennt. Zwischen der Betreffzeile und der
4 Bezugszeichenzeile Anrede stehen zwei Leerzeilen und zwischen der
Die Leitwörter der Bezugszeichenzeile stehen Grußformel und dem gedruckten Firmennamen
mindestens 0,85 cm unter dem Positionsrahmen bleibt eine Leerzeile. Nach dem Firmennamen
für das Anschriftfeld, damit sie sich oberhalb der folgen drei Leerzeilen als Raum für die hand-
Faltung befinden. Das erste Leitwort beginnt schriftliche Unterschrift, danach wird der Name
bei 2,5 cm vom linken Blattrand, das zweite bei gedruckt.
7,5 cm, das dritte bei 12,5 cm und das vierte
beginnt bei 17,5 cm. Erste und zweite Seite
Die erste Seite eines Briefes enthält den Schrift-
5 Kommunikationszeile zug bzw. das Logo des Unternehmens und alle
Die Kommunikationsangaben stehen rechts gesetzlich vorgeschriebenen Geschäftsangaben.
neben dem Anschriftfeld mit einem Abstand von Die folgenden Seiten können Logo oder Schrift-
12,5 cm vom linken Blattrand und werden in zug übernehmen, müssen aber grundsätzlich mit
der letzten Zeile der Anschriftzone geschrieben. fortlaufender Seitennummerierung ausgestattet
Die Leitwörter stehen wie in der Bezugszeile sein. Die Geschäftsangaben werden auf diesen
direkt darüber. Seiten nicht erneut verzeichnet.
8DIN-Bemaßung Geschäftsbrief | Grundlagen
2,0 cm 8,5 cm mindestens 1,00 cm
4,50 cm
5,08 cm
2
Postanschrift des Absenders
3A Das Anschriftfeld mit
3 Zeilen für postalische Vermerke (Schriftgröße 6–8 Punkt)
6 Zeilen für die Empfängeradresse (Schriftgröße 10–12 Punkt)
Unternehmen GmbH & Co.
3B
4,0 cm
Herrn/Frau Ansprechpartner
Straße + Hausnummer oder Postfach
PLZ Ort
Bearbeiter: Name 5
•
0,85 cm
• Telefon: 030 123456-78
4 Ihr Zeichen: Ihre Nachricht vom: Unser Zeichen: Datum:
sch-le 01.06.13 ps-bs 05.06.2013
2,50 cm • 5,00 cm 5,00 cm 5,00 cm
•
6 In der Betreffzeile steht Anlass bzw. Grund des Schreibens
•
•
Anrede,
•
der in der Einleitung des Briefes zunächst informiert wird, um was es überhaupt geht.
Die Einleitung besteht aus ein bis drei verbindlichen oder erklärenden Zeilen in klarer
Sprache und kurzen Sätzen.
•
Im Hauptteil wird das Anliegen konkret dargelegt und beschrieben. Hier kann man
einzelne Wörter oder Satzteile hervorheben bzw. auflisten. Zur Strukturierung des
Textes folgt nach jedem Absatz eine Leerzeile.
•
Am Schluss formuliert man das weitere Vorgehen bzw. Erwartungen und Forderungen.
•
Die Grußformel schließt meist mit freundlichen Grüßen
•
Firmenname
•
•Unterschrift
•
Name des Unterzeichnenden (kann entfallen, wenn der Briefkopf den Namen enthält)
•
PS: Das Postskriptum sollte kurz geschrieben sein und die Länge von zwei
Zeilen möglichst nicht überschreiten.
•
Anlagen
Bezeichnung Anlage
Bezeichnung Anlage
7
Feld für Geschäftsangaben
Vermaßung eines Geschäftsbriefes Form B nach DIN 5008
91.4 Die Bausteine eines Geschäftsbriefes
1 Der Briefkopf Wichtiges wird hervorgehoben durch Einrücken,
Name des Unternehmens und Logo. Fettschrift, Kursivschrift, Unterstreichen oder
Anführungszeichen.
2 Die Postanschrift des Absenders
Die Absenderangaben werden in einer Zeile 8 Die Grußformel
zusammengefasst und kleiner gedruckt. Die übliche Form ist: „Mit freundlichen Grüßen“.
Kennt man den Empfänger, lassen sich Grüße
3 Das Anschriftfeld
auch abwandeln in „Sonnige Grüße“ oder
Das Feld gliedert sich in zwei Zonen:
„Grüße aus der Hauptstadt“.
– A: Zusatz- und Vermerkzone (3 Zeilen):
Vorausverfügungen (zum Beispiel „Einschrei- 9 Firmenname
ben“, „Nicht nachsenden“) stehen direkt über Die Bezeichnung des Unternehmens oder der
der Anschriftzone, ohne Leerzeilen. Behörde kann bei Bedarf auf mehrere Zeilen ver-
– B: Anschriftzone (6 Zeilen): Man gibt teilt werden.
entweder Straße oder Postfach an. Die Postfach-
10 Die Unterschrift
nummer steht – beginnend von rechts – in
Mit der Unterschrift erkennt der Unterzeichner
Zweiergruppen. Postleitzahlen schreibt man
den Inhalt des Briefes an! Am besten mit Vor-
ohne Leerzeichen!
und Nachnamen unterschreiben. Die maschinen-
4 Die Bezugs- und Kommunikationszeile schriftliche Wiederholung des Namens ist optio-
– Bezugszeile: Leitwörter zeigen vorangegan- nal, wenn dieser in der Bezugszeile oder im Infor-
genen Schriftwechsel an, beteiligte „Gesprächs“- mationsblock enthalten ist. Unterschreibt der/die
Partner und das Absendedatum. Übliche Leit- Briefschreiber/in nicht selbst, kann (nach Ab-
wörter sind „Ihr Zeichen“, „Ihre Nachricht vom“ sprache) auch eine andere Person unterschreiben.
und „Datum“. Die entsprechende Information Die Unterschrift erhält dann zum Beispiel den Zu-
setzt man direkt unter das jeweilige Leitwort – in satz „i. A.“ (im Auftrag).
maximal zwei Zeilen! Mehrere Angaben trennt
11 Das PS (Postskriptum)
man durch Kommata voneinander.
Kurze Mitteilung, die nicht zum eigentlichen
– Kommunikationszeile: Hier werden zusätz-
Briefinhalt passt oder besonders hervorgehoben
liche Angaben wie E-Mail-Adresse, Durchwahl-
werden soll. Zwei Zeilen nicht überschreiten!
oder Mobilfunknummer untergebracht.
12 Die Anlage
5 Der Betreff
Das Wort „Anlage“ oder „Anlagen“ weist auf
Dieser fasst in Stichworten Briefinhalt bzw.
beigelegte Unterlagen hin. Man kann diese auch
Schreibanlass zusammen.
untereinander aufgelistet benennen.
6 Die Anrede
13 Die Geschäftsangaben
Kennt man den Namen des Empfängers nicht:
Gesetzlich vorgeschriebene Angaben zum Unter-
„Sehr geehrte Damen und Herren“. Ist der Name
nehmen (zum Beispiel Rechtsform, Registergericht
bekannt: „Sehr geehrte Frau Mayer“, „Herr“ und
und -nummer, Namen Aufsichtsrat, Vorstand)
„Frau“ werden nicht abgekürzt. Modern ist auch
sowie weitere Details, die für den Geschäftsverkehr
„Guten Tag, Herr Schmidt“ bzw. „Guten Tag,
wichtig sind (zum Beispiel Bankverbindungen,
liebe Kunden“ oder „Hallo, Frau Zimmer“.
Geschäftszeiten, Telefonnummern).
7 Der Briefinhalt
14 Die Seitenzahlen
Hier wird das Thema des Briefes ausformuliert.
Bei mehr als einer Seite ist eine fortlaufende
Einzelne Punkte werden in eigenen Absätzen
Nummerierung empfehlenswert. Anlagen, Über-
erläutert. Die Schriftgröße beträgt 10–12 Punkt.
sichten und Ähnliches werden dabei mitgezählt.
10Bausteine Geschäftsbrief | Grundlagen
1
2
3A
Chiptec GmbH
3B Herrn Alfons Flosse
Postfach 17 78
06173 Ostdorf
4
FL JJ 0123 1234-13 12.04.2013
Herr Joker
•
•
5
Vertragsentwurf
•
•
6 Sehr geehrter Herr Flosse,
•
vielen Dank für das konstruktive Gespräch. Wir haben Ihre Anregungen diskutiert und sie
7 in unseren neuen Vertragsentwurf aufgenommen. Ich hoffe, der Vertrag findet nun Ihre
Zustimmung. Anbei finden Sie zwei Ausfertigungen – bitte senden Sie eine davon unter-
schrieben an uns zurück.
•
Wir freuen uns auf Ihre Antwort.
•
8 Mit freundlichen Grüßen
•
9 Kubus GmbH
•
10 Jonas Joker
•
Jonas Joker
Marketing
•
11
PS: Ich bin ab dem 15.04. im Urlaub – Frau Schönrock steht Ihnen jedoch in dieser
Zeit für alle Fragen zur Verfügung.
•
12 Anlage
Vertragsentwurf
13
14
Bausteine eines Geschäftsbriefes nach DIN 5008
111.5 Die Anschrift
Das Anschriftfeld Briefgeheimnis
Auf der ersten Seite eines Geschäftsbriefes ist ein Die Adresse gibt darüber Auskunft, wie die ein-
fester Platz vorgesehen für Namen und Anschrift gehende Post zu behandeln ist. Adressiert man
des Empfängers. Eine geschäftliche Anschrift einen Brief an einen/eine Geschäftspartner/in
umfasst folgende Bausteine: bzw. Ansprechpartner/in in einem Unternehmen,
steht der Name unterhalb des Firmennamens.
Name des Unternehmens Das bedeutet, dass dieser Brief vorrangig an das
Name der Abteilung Unternehmen gerichtet ist. Er kann zum Beispiel
Name des/der Geschäftspartners/in in der Poststelle oder im Sekretariat geöffnet und
Straße und Hausnummer ODER Postfach erst intern an den/die Ansprechpartner/in oder
PLZ und Ort eine Vertretung weitergeleitet werden.
Will man, dass ein Schreiben ausschließlich eine
Von der Anschrift zur Anrede bestimmte Person in einer Firma erreicht, oder
Titel, Berufs- oder Amtsbezeichnungen folgen will man jemanden privat unter der Firmen-
in der Anschrift neben „Herrn“ oder „Frau“: adresse anschreiben, muss der Name oberhalb des
zum Beispiel „Herrn Rechtsanwalt Max Kluger“. Firmennamens stehen! Nur dann darf niemand
Außer dem Professor kann man akademische anderer diesen Brief öffnen – er ist dann an die
Grade abkürzen – sie stehen vor dem Namen: Person „gebunden“, die unter der Firmenadresse
zum Beispiel „Frau Dr. Erika Kluger“ oder zu erreichen ist.
„Herrn Professor Dr. Klaus Sander“. In der
Beispiel Unternehmen
Anrede fallen diese Bezeichnungen weg – bis
1. Firma Muster
auf Doktortitel und Professur!
2. Maximilian Mustermann
Beispiele Anschrift
Beispiel Persönlich
– Frau Professor Dr. Erika Müller
1. Maximilian Mustermann
– Herrn Dipl.-Ing. Klaus Neumann
2. Firma Muster
– Frau Stadträtin Astrid Schmidt
Beispiele Anrede
– Sehr geehrte Frau Professor Dr. Müller
– Sehr geehrter Herr Neumann
– Sehr geehrte Frau Schmidt
Praxistraining zu Anschrift und Angaben
Gruppenarbeit: Auf diesem Briefbogen wird ein offizielles
Die Schülerinnen und Schüler bilden 2er- Anschreiben formuliert („Was ist der Brief-
Teams. Jedes Team denkt sich einen Namen anlass bzw. was steht im Betreff?“) und
und eine Anschrift für ein Unternehmen dann an Teilnehmer/innen eines anderen
aus. Pro Team wird dann ein Geschäfts- Teams „verschickt“.
briefbogen mit allen Angaben entworfen Im zweiten Durchgang schreiben die Teams
(Zeichnung). Die Angaben enthalten auch ihren Ansprechpartnerinnen und -partnern
die Rechtsform des Unternehmens wie im Unternehmen persönlich: Um welche
zum Beispiel GmbH. Briefanlässe kann es dabei gehen?
12Anschrift/Angaben | Grundlagen
1.6 Die Angaben
Geschäftspapiere Beispiel: Pflichtangaben für eine GmbH
Der Empfänger soll wissen, mit wem er eine Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung hat
Geschäftsbeziehung eingeht. Daher muss der zu informieren über:
Briefbogen einige Angaben enthalten bzw. gesetz- – den vollständigen Firmennamen (Wortlaut
liche Vorschriften erfüllen – wie zum Beispiel wie im Handelsregister eingetragen)
Informationen zum Unternehmen, das diesen – die Rechtsform der Gesellschaft/Sitz der
Brief verschickt. Diese Angaben werden in der Gesellschaft
Regel nicht immer neu geschrieben, sondern auf – das Registergericht
Briefbögen gedruckt: das individuelle Geschäfts- – die Handelsregisternummer (HR)
papier des Unternehmens. Dieses kann verschie- – alle Geschäftsführer/innen und – sofern die
dene Farben, Formen und Schriften enthalten Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und
und je nach Art des Unternehmens durchaus dieser eine/n Vorsitzende/n hat – die/den
auch farblich gestaltet sein. Hauptsache ist, dass Vorsitzende/n des Aufsichtsrats mit Familien-
alle Angaben vorhanden sind. namen und mindestens einem ausgeschrie-
benen Vornamen
Die Adressen-Angaben
Der Absender des Geschäftsbriefes soll jederzeit
Firmen(inhaber), die diese gesetzlichen
für den Empfänger kenntlich sein. Auf dem
Pflichtangaben nicht erfüllen, können
Briefbogen stehen:
vom Registergericht mit einem Bußgeld
– Name des Unternehmens
von bis zu 5.000 EUR bestraft werden.
– Postalische Adresse
– Telefonnummer (ggf. mit Durchwahl oder
Die Bezugszeichenzeile mit Leitwörtern
Angabe des Minutenpreises, wenn dieser
In diesem Informationsblock wird der gesamte
vom Standard abweicht)
Schriftverkehr „abgebildet“:
– Faxnummer
– Wer wem geschrieben hat („Ihr Zeichen/ Unser
– E-Mail- bzw. Homepage-Adresse
Zeichen“)
– Bankverbindung
– Wie man jemanden erreichen kann („Telefon“)
Die Pflichtangaben – Welcher/Welche Mitarbeiter/in zuständig ist
Gesetzlich festgeschrieben sind die Angaben auf („Name“)
einem Geschäftsbrief zum Beispiel für: – Wann der Brief erstellt wurde („Datum“)
– Einzelunternehmen Bei häufigem Schriftverkehr erleichtert diese
– Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) Übersicht die Antwort sehr: Auf einen Blick
– Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) erkennen Leser und Empfänger den Stand
– Aktiengesellschaft (AG) der Dinge.
Beispiel
Pflichtangaben
GmbH
Herr Blank ist der zuständige Mitarbeiter. Diese Ziffernfolge An diesem Tag
Seine Sekretärin, Frau Schwarz, hat den ist die Durchwahl wurde der Brief
Brief geschrieben. des Herrn Blank. geschrieben.
Beispiel
Bezugszeichen-
zeile mit Leit- bl-schw 5 16 Herr Blank 13-06-09
wörtern
131.7 Wie wird ein Geschäftsbrief geschrieben?
Der Mensch im Mittelpunkt Der Briefaufbau
Wie bei einem privaten Brief gilt auch beim Im Geschäftsbrief geht es um zwei Dinge:
Geschäftsbrief: Die Person des Empfängers steht Fakten schildern und/oder Fragen stellen.
im Mittelpunkt des Schreibens. Auch wenn die Bevor man schreibt, hilft es, den konkreten
Mitteilung nicht persönlicher Natur ist, sondern Sachverhalt des Schreibens zu durchdenken:
geschäftliche Belange regelt, so wird doch auch
ein Geschäftsbrief von einem Menschen gelesen.
Diesen will man ansprechen – möglichst indivi- Wer bekommt den Brief und warum?
duell. Um aber in der Sache kurz und prägnant
Welche Fragen muss der Brief
zu bleiben, helfen drei Grundregeln:
beantworten?
– Übersichtlicher Aufbau
– Das Wesentliche Welchen Sachverhalt muss der Brief
– Klare Ausdrucksweise klären bzw. darstellen?
Welche Lösung bietet der Brief an?
Praxistraining zu Gliederung und Inhalt
Gruppenarbeit: In einem zweiten Schritt Beispielsätze für das Praxistraining:
kann man an die vorherige Übung auf- – Wir sind an Ihren Produkten interessiert.
bauen. Die schon einmal gebildeten – Ist es möglich, uns einen kostenlosen
Teams überlegen sich einen Briefanlass Katalog zu schicken?
wie „Kataloganforderung“, „Bitte um – Der aktuelle Vertragsentwurf geht Ihnen
Informationen“ oder „Vertragsentwurf“, heute zu.
der zu ihrem fiktiven Unternehmen passt. – Aber uns fehlen genaue Informationen
Die Teams formulieren ihren Text vor zu …
und bringen ihn dann in eine sinnvolle – Wir würden uns freuen, wenn Sie …
Reihenfolge. – Sie haben uns noch einige Hinweise
zum Vertragsentwurf gegeben.
Zusatzübung: Man kann den Text auch
– Vielen Dank für Ihre Anregungen!
zunächst wie einen privaten Brief schreiben
– Bitte senden Sie uns … (mehr Informa-
lassen, um ihn dann in eine offizielle
tionen/einen Katalog)
Form zu bringen. Die Teams lesen sich im
– Wir hoffen, bald von Ihnen zu hören.
Anschluss ihre Brieftexte laut vor.
– Es sind noch ein paar Einzelheiten zu
Musterbrief in Folie/Kopie: Bausteine eines klären.
Briefes ausarbeiten lassen – festhalten, – Wir haben den Vertrag von unserem
warum es ein Geschäftsbrief ist und in Juristen prüfen lassen.
welche Abschnitte der Geschäftsbrief
gegliedert sein könnte.
14Geschäftsbrief schreiben | Grundlagen
Der Briefanfang Beispielsätze für Briefanfang
Empfängerfreundlich schreiben: Ein Brief ersetzt – (...) danke für Ihre Beschwerde und die damit
das persönliche Gespräch. Die wichtigsten Regeln verbundene Kritik. Nur wenn wir wissen,
sind: welche Fehler wir machen, können wir diese
– Mit positiven Gedanken einsteigen, auch beheben!
Negatives vermeiden – (...) leider können wir die in Ihrem Schreiben
– Nach Möglichkeit einen Gedanken der Brief- geäußerten Vorwürfe nicht teilen.
partnerin oder des -partners aufnehmen – (...) bitte entschuldigen Sie, wenn wir Sie
– Höflich schreiben, aber nicht anbiedernd durch die eingetretene Verzögerung verärgert
– Den Leser nicht langweilen, sondern ohne haben; wir bemühen uns, den Schaden so
lange Vorrede zur Sache kommen schnell wie möglich zu beheben.
Der Briefkern Beispielsätze für Briefkern
Die eigentliche Mitteilung eines Geschäftsbriefes – (...) Wir erwarten von Ihnen gerne ein
lässt sich wie ein Aufsatz in Absätze gliedern. Angebot über … (Aufzählung).
Dabei gilt: Nicht zu viel in einen Absatz packen – – (...) Die gelieferte Ware ist nicht in Ordnung.
ein Gedanke genügt. Wir reklamieren Ihre Lieferung aus folgenden
– Argumente kurz und klar formulieren Gründen: … (Aufzählung).
– Wesentliche Punkte ansprechen – (...) Sie haben den Rechnungsbetrag um ein
– Verständliche Sätze bilden (laut vorlesen!) Skonto von 1,5 % gemindert. Leider müssen
wir auf dem vollen Rechnungsbetrag bestehen,
da wir grundsätzlich kein Skonto gewähren.
Der Briefschluss Beispielsätze für Briefschluss
Am Ende des Briefes kann man den/die – (...) Über eine schnelle Antwort/Entschei-
Geschäftspartner/in auffordern, etwas zu tun – dung/Reaktion von Ihnen würden wir uns
zum Beispiel zu antworten, etwas zu klären freuen.
oder Unterlagen zu senden. – (...) Bitte klären Sie diesen Sachverhalt.
– (...) Bitte forschen Sie in Ihren Unterlagen
nach, ob ...
– (...) Natürlich werden wir eine Lösung für
dieses Problem finden.
Übung: Checkliste „Begrifflichkeiten“ selbst erstellen
Fremdwörter des kaufmännischen Bereiches Die Schüler/innen werden „durchnumme-
werden nummeriert diktiert oder an die riert“; jeder präsentiert zu Beginn einer
Tafel geschrieben: Die Schülerinnen und Unterrichtsstunde „seine“ Wörter (pro
Schüler setzen diese in eine Tabelle/ Liste ein Stunde 1 oder 2 Schüler/innen). Alle
(kann später als Nachschlagewerk dienen). anderen notieren sich die Erläuterung in
Die Anzahl der Fremdwörter wird durch die ihrer Liste.
Zahl der Schüler/innen dividiert. Auf jeden Genauso kann später verfahren werden
entfällt eine Anzahl von Wörtern (rund 3–4), bei Formulierungen aus den Bereichen
deren Bedeutung jeder/jede Schüler/in per Betreff, Anrede, Briefanfang, Anfrage,
Lexikon zu Hause eigenständig klären soll. Angebot (verlangt, unverlangt).
151.8 Stil und Sprache
Der Sie-Stil Beispiele
Der Dialogcharakter eines Briefes darf sich auch – Sie freuen sich auch schon auf die CeBIT?
im Briefstil niederschlagen. So, wie man jeman- Wir freuen uns auf Sie: Willkommen auf
den ansprechen würde („Sie interessieren sich für unserem Messestand in Halle 11!
…?“), kann man auch schreiben. Hat man den/ – Sie haben uns gebeten, …
die Geschäftspartner/in im Blick, entwickelt man
leichter ein Gefühl dafür, was diese/r braucht:
„Was will mein/e Geschäftspartner/in von mir?
Was ist ihr/sein Anliegen?“
Positiv schreiben Beispiele
Bei aller sachlichen Kürze: Eine freundliche Bitte, – Danke für Ihre konstruktive Kritik, wir werden
ein Wort des Dankes, ein Signal für die Bereit- in Zukunft eine andere Lösung finden.
schaft zur Zusammenarbeit nimmt jeden ein. Es – Sicher ist unsere Rechnung nur vergessen wor-
herrscht immer noch der Eindruck vor, dass im den: Bitte bezahlen Sie bis zum …
Geschäftsleben Gefühle keinen Platz haben, aber:
Warum sollte man beim Lesen von Geschäftspost
keine Offenheit oder Freundlichkeit spüren?
Umgangssprache Beispiel
Schreibt man einen Geschäftsbrief, kommuniziert – Danke für Ihren Auftrag! Sie haben sich für
man im Auftrag des Unternehmens und nicht uns entschieden – das hat uns sehr gefreut!
persönlich. Man kann individuell schreiben, aber
„im Stil des Hauses“. Langweilig wirken Füllwör-
ter, Modewörter und Allerweltsadjektive – also
besser „gelassen“ statt „cool“.
Praxistraining zu Stil und Sprache
Aufgaben zur Wortwahl: Die Schülerinnen Texte im „Dialog“ erarbeiten und
und Schüler überlegen Sätze, in denen zum auswerten in Gruppen-/Paararbeit: Brief-
Beispiel das Verb „erfolgen“ vorkommt inhalte bzw. -formen und ihre zugrunde-
(„Die Zustellung des Briefes erfolgt durch liegende Geschäftskonstellation als
die Post“). Nach dem Motto „weniger Gespräch (quasi wie am Telefon) paar-
geschwollen“ schreiben die Schüler/innen weise üben lassen.
die Sätze um – ohne „erfolgen“. Analog
Auswertung von Übungsbriefen nach
dazu können Wörter zu „bezüglich“ oder
Fallbeispielen: Lehrkraft verteilt Kärtchen
„beiliegend“ gesucht werden.
mit bestimmten Auswertungskriterien:
Pantomime: Lassen Sie Ihre Schüler/innen – Formale Elemente korrekt?
einen eigenen Brief pantomimisch darstel- – Stilblüten?
len! Sie lernen dadurch spielerisch, den – Inhaltliche Elemente enthalten? (wichtig
richtigen Ton zwischen offensiv und höflich für die Rechtsgrundlage des Schreibens)
zu treffen. Gelernt wird auch, dass vieles Ihre Schüler/innen werten nach Maßgabe
„zwischen den Zeilen“ eines guten und der Auswahlkriterien gegenseitig ihre
professionellen Geschäftsbriefes steht. Briefe aus.
16Stil und Sprache | Grundlagen
Fachsprache und Fremdwörter Beispiele
Nur wenn man ein Fremdwort kennt, sollte – Für das Akquise-Geschäft suchen wir …
man es anwenden! Oft drückt ein Begriff im – Frau Rose wurde Prokura erteilt …
Deutschen das Gleiche aus. Man benutzt jedoch – Die Provision ist fällig und verdient …
branchenübliche Fach- bzw. Fremdwörter –
damit versteht jeder sofort, was gemeint ist.
Satzbau Beispiel
Ein langer Satz ist kompliziert zu lesen! Man – Statt „Eine Entschädigung für die an Ihrem
korrigiert das Schreiben umständlicher Sätze PKW festgestellten Sachbeschädigungen ist
durch lautes Vorlesen – beim Sprechen werden von Versicherungsseite nicht vorgesehen“:
Überlängen „sichtbar“. Immer besser: zwei An Ihrem PKW wurden Sachbeschädigungen
kurze Sätze aus einem „Schachtelsatz“ machen. festgestellt. Die Versicherung zahlt dafür keine
Entschädigung.
Floskeln Beispiel
Kein Amtsdeutsch oder angestrengte Konjunk- – Statt „Es wäre zu begrüßen, wenn Ihrerseits
tive. Oft hilft es, einfach aus dem Passiv ins eine Einwilligung zustande kommen würde,
Aktiv zu wechseln. dass ein Termin vereinbart wird“: Gut wäre,
wenn Sie mit uns einen Termin vereinbaren.
Aktiv/Passiv Beispiele
Anschaulich und lebendig wirkt das Aktiv; – Die Messe wird am … eröffnet.
richtig ist das Passiv, wenn der „Ausführende“ – Ein Protokoll zur Sitzung ist uns leider nicht
unwichtig ist oder der Name des Handelnden zugegangen.
aus Höflichkeit nicht erwähnt werden soll.
Ich und Wir Beispiele
Ich-Aussagen zeigen Engagement. Repräsentiert – Ich garantiere Ihnen die Lieferung zum …
der Brief das Unternehmen (Zusagen gemacht, – Wir bestellen bei Ihnen …
Verträge geschlossen), schreibt man „wir“.
Übung: Checklisten für „gute Briefe“
Lassen Sie die Schüler/innen persönliche – Übertreibungen und falsche Superlative:
Checklisten zu folgenden Themen der meistgekaufteste Ware, optimalstes
Stilkunde erstellen: Ergebnis oder furchtbar, großartig,
– Überflüssige Wörter („Lückenfüller“): fantastisch. Welche Wörter setzen die
auch, denn, eigentlich etc. Schüler/innen auf die „Abschussliste“?
– Tautologien: erzielte Ergebnisse,
erwartete Rückantwort, bereits schon Übung Schreibweisen
früher, leider zu unserem Bedauern etc. Beispiel: Die Schülerinnen und Schüler
– „Amtsdeutsch“: abschlägig, anlässlich, suchen (verteilt auf kleine Gruppen) das
diesbezüglich, hinsichtlich, in Anbetracht, Wörterbuch nach gängigen Abkürzungen
zwecks, seitens, Ihrerseits etc. Welche ab. Diejenigen, die in Geschäftsbriefen vor-
Wörter legen Ihre Schüler/innen noch kommen könnten, werden gesammelt (auch
in die „Mottenkiste“? für ein gemeinsames Nachschlagewerk).
172 Briefarten
2.1 Die Anfrage
Definition Wie schreibt man eine Anfrage?
Anfrage Der erste Schritt in einer geschäftlichen Korres- Im umfangreichsten Fall fragt man bereits nach
pondenz ist meist die Anfrage. In der Geschäfts- allen Punkten, die später das Angebot der
post wird unterschieden zwischen allgemeinen Geschäftspartnerin oder des -partners enthalten
Angebot und speziellen Anfragen. muss. Je detaillierter die Anfrage geschrieben ist,
Allgemeine Anfragen fordern Informations- desto besser kann der Empfänger antworten –
material und Unterlagen an, zum Beispiel das darauffolgende Angebot ist dann genau auf
Auftrag Kataloge, Prospekte, Preislisten, Referenzen. die Anfrage abgestimmt.
Spezielle Anfragen erbitten ein konkretes
Angebot für ein Produkt oder eine Dienst-
Auftrags- Tipps und Infos
leistung.
bestätigung
Die Anfrage bleibt für den Anfragenden
Wann schreibt man eine Anfrage? stets unverbindlich! Zu einem gewünsch-
Rechnung Eine allgemeine Anfrage verschafft einen guten ten Produkt oder einer Dienstleistung
Überblick über den Markt: Welche Produkte gibt kann man mehrere Angebote einholen
es überhaupt? Wer bietet diese Dienstleistung an? und somit vergleichen.
Mahnung Eine spezielle Anfrage schafft Klarheit über
Preise und Qualität einer Ware oder Dienst-
leistung.
Praxistraining zu Briefart „Anfrage“ ( Musterbrief Seite 19)
Die Schülerinnen und Schüler erarbeiten einzeln/ Beispieltexte Übung Anfrage
in Teams eine Anfrage nach folgenden Kriterien: Einstieg „Warenprobe“
– Warum wird angefragt; was wird angefragt? (…) Wir möchten unser Sortiment ergänzen.
– Welche Inhalte kommen in welchen Brief- Ich bitte Sie um ein Angebot mit Mustern Ihres
abschnitt? Seidenstoffes „Florentina“. Senden Sie uns bitte
– Ist die Anfrage allgemein oder speziell? auch Ihren Katalog sowie eine aktuelle Preisliste
Nach dieser Übersicht bzw. Maßgabe schreiben die zu.
Schüler/innen eine Anfrage. Diese Übung kann als Lieferbedingungen „PC“
Einstieg in die Handels-Korrespondenz dienen – (…) Wir benötigen dringend 30 Stück des genann-
von Anfrage bis Mahnung (siehe Seiten 18 bis 31). ten PCs. Gewünschter Liefertermin bis spätestens
16. Juni 2013. Zu liefern ist frei Haus an Werk
Stichworte für die Anfrage können sein: Düsseldorf-Heerdt. Bitte machen Sie uns ein
– Warenprobe anfragen Angebot zu Preis und Liefertermin.
– Ausstattung Seminarraum Briefschluss „Dienstleistung Seminarraum“
– Angebot PC (…) Wir freuen uns auf Ihr Angebot zu der ange-
gebenen Ausstattung des Seminarraums. Sollten
Sie noch Informationen zu unserer Anfrage
benötigen, steht Ihnen Frau Rosenschön gerne
unter der Telefonnummer ... zur Verfügung.
18Anfrage | Briefarten
Anfrage
Mediamax GmbH
Mondstraße 7
23456 Modellstadt
JJ 0123 1234-13 02.04.2013
Jonas Joker
1 Anfrage Multimedia-PC
Sehr geehrte Damen und Herren,
wir sind einer der führenden Hersteller von Computerspielen und Spielesoftware.
2 3 Natürlich müssen auch unsere PCs auf dem neuesten Stand sein. Deshalb wenden
wir uns an Sie. Ihre Multimedialösungen interessieren uns: Ihr aktuelles Angebot,
der superschnelle Gameproducer 3000i, ist wie für uns gemacht!
4
Bitte teilen Sie uns mit, was Lieferung und Installierung des Gerätes vor Ort kostet.
Wieviel Rabatt gewähren Sie, wenn wir sofort bezahlen?
5 Sollten Sie Fragen haben, wird Ihnen Frau Rosentreter diese gerne beantworten.
6 Wir freuen uns auf Ihr schnelles Angebot bis zum 12. April 2013!
Mit freundlichen Grüßen
•
Kubus
die Spieleschmiede GmbH
•
Jonas Joker
Marketing
Bausteine
1 2 3 4 5 6
Grund der Genaue Beschreibung des Liefermenge, Zahlungs- Ansprech- Form und Termin
Anfrage, gewünschten Produktes Lieferort, bedingun- partner/in für das erwartete
Bitte um oder der Dienstleistung Liefertermin gen für Fragen Angebot (evtl. mit
Angebot (Art, Preis, Qualität) Angabe der AGBs)
192.2 Das Angebot
Definition Wie schreibt man ein Angebot?
Anfrage Schreibt ein Unternehmen ein Angebot, erklärt Ein Angebot enthält – kurz wiederholt – alle
es sich damit bereit, bestimmte Waren bzw. Punkte, die der/die Geschäftspartner/in in der
Dienstleistungen zu bestimmten Bedingungen Anfrage bereits vorformuliert hat. Das Angebot
Angebot zu liefern. Ein Angebot beantwortet eine Anfrage schreibt man auf Geschäftspapier mit allen
oder bietet ein Produkt/eine Dienstleistung von erforderlichen Angaben (meist vorgedruckt):
sich aus an. Das Angebot ist in der Regel der Neben den gesetzlichen Angaben enthält das
Auftrag zweite Schritt in einer geschäftlichen Korres- Angebot auch die „Allgemeinen Geschäfts-
pondenz: Man antwortet auf eine Anfrage. Hat bedingungen“ (AGBs, oft auf der Rückseite des
man ein Angebot abgegeben, folgt meist der Briefbogens) mit Erfüllungsort und Gerichts-
Auftrags-
Auftrag/die Bestellung. stand.
bestätigung
Wann schreibt man ein Angebot? Das Gegenangebot
Rechnung Man unterscheidet zwischen verlangten und In der Geschäftskorrespondenz kommt es auch
unverlangten Angeboten – je nachdem, ob eine vor, dass ein/e Geschäftspartner/in das Angebot
Anfrage vorliegt oder nicht. zwar annehmen will, aber einige Punkte verän-
Mahnung dert. Man formuliert quasi ein „Gegenangebot“.
Das verlangte Angebot – Dies führt dazu, dass ein Kaufvertrag zustande
meist Antwort auf eine Anfrage kommt, wenn der Anbieter den veränderten
Bedingungen zustimmt – mit einer Auftrags-
– Angebot auf allgemeine Anfrage
bestätigung bzw. einem korrigierten Angebot.
– Dank für das Interesse am Unternehmen,
an Produkt oder Dienstleistung
– Hinweis auf eventuell interessante weitere
Tipps und Infos
Angebote
– Anlage (gewünschte Preislisten, Kataloge, In Verbindung mit der Annahme,
AGBs oder Informationen) Zusage oder Bestellung ergibt das
Angebot den Kaufvertrag: Ein Angebot
– Angebot auf spezielle Anfrage
ist also nach deutschem Recht verbind-
– Informationen zu allen Punkten der
lich. Wird das Angebot prompt – ohne
Anfrage (siehe „Bausteine“ Anfrage,
Verzögerung und ohne Änderungen –
Seite 19)
angenommen, muss die angebotene
– AGBs (meist als Vordruck auf der
Ware oder Dienstleistung zu den
Rückseite des Geschäftspapiers)
genannten Bedingungen geliefert
– Erfüllungsort und Gerichtsstand
werden!
– Preise und Verpackungskosten
– Lieferzeit und Lieferbedingungen Allerdings kann der Anbieter:
(Frachtkosten) – sein Angebot zeitlich befristen
– Zahlungsbedingungen – eine Freizeichnungsklausel hinein-
schreiben, zum Beispiel:
Das unverlangte Angebot „freibleibend“, „unverbindlich“,
Dieses Angebot ist meist ein Werbebrief. „solange der Vorrat reicht“ oder
Für das unverlangte Angebot bzw. den Werbe- „Preisänderungen vorbehalten“
brief gelten daher besondere „Spielregeln“ (mehr
dazu im Themenheft Die Werbebriefsendung).
20Angebot | Briefarten
Praxistraining zu Briefart „Angebot“ ( Musterbrief Seiten 22 und 23)
Checkliste Angebot: Ausgehend von ihrem Beispieltexte Übung Angebot
Übungsbrief „Anfrage“ können die Schülerinnen Briefeinstieg „Seidenstoff“
und Schüler ein Angebotsschreiben erarbeiten (…) Wir freuen uns über Ihr Interesse an unseren
(einzeln/in Teams). Zur Vorbereitung hilft eine Seidenstoffen. Eine Stoffprobe erhalten Sie in
(selbst erstellte) Liste „Was muss in einem diesen Tagen per Warensendung. Gerne senden
Angebot formuliert werden/stehen?“. wir Ihnen auch den gewünschten Katalog samt
aktueller Preisliste zu.
Klar werden soll, dass ein Angebot auf eine
konkrete Anfrage hin geschrieben wird. Brieftext zu Bezeichung der „Dienstleistung“
Stichworte für das Angebot können also sein: (…) Wir können Ihnen einen Seminarraum mit
– Warenprobe (Seidenstoff) folgender Ausstattung anbieten:
– Ausstattung Seminarraum (Dienstleistung) – Leinwand in der Größe 1 x 2 m, ausziehbar
– Angebot PC (Lieferbedingungen) – Flipchart 1 x 1,5 m mit Stiften und Papier
– Seminartisch Größe 3 x 5 m mit Steckdosenleiste
„Firma gründen“ – Telefonanschluss ISDN mit zwei schnurlosen
Optimal für den weiteren Übungsverlauf der Telefonen
Handelskorrespondenz ist, wenn sich die – Videokamera SONY CSF mit USB-Anschluss
Schüler/innen ein Unternehmen vorstellen, das – Verdunkelungsmöglichkeit durch Außenjalousien
sie konkret beschreiben (Rechtsform, Art der – Sitzgelegenheiten für 20 Personen
Dienstleistung, Produktangebot, Größe, Standort – Klimaanlage
usw.). Die hier vorgestellten Briefarten können – Bewirtung mit Kaffee und Tee sowie diversen
dann immer im Rahmen der „Übungsfirma“ und nichtalkoholischen Kaltgetränken
ausgehend von einem konkreten Briefanlass ver-
fasst werden. Brieftext zu Lieferbedingungen „PC“
(…) Wir bieten an: 30 Stück PC HXL gemäß
„Gegenangebot“ Produktbeschreibung. Liefertermin bis spätestens
Fortgeschrittene formulieren nach dem erhalte- 16. April 2013. Lieferbedingungen: frei Haus an
nen Angebot ihr Gegenangebot – sie verändern Werk Düsseldorf-Heerdt. Besonders hinweisen
die Kriterien: Menge, Preis, Lieferdatum, Skonto, dürfen wir Sie auf ein Aktionsangebot – befristet
Transportkosten. bis zum 18. April 2013: Notebook „Wunderman“
CSX zum Preis von nur 1.500 EUR. Für das Aktions-
angebot gelten dieselben Liefer- und Zahlungs-
bedingungen wie für unsere anderen Artikel.
Sind Sie am Aktionsangebot interessiert, empfehlen
wir eine rasche Auftragserteilung.
Briefschluss „allgemein“
(…) Wir freuen uns auf Ihren Auftrag. Eine
zuverlässige Abwicklung sichern wir Ihnen zu.
Sollten Sie noch Fragen haben, steht Ihnen
Frau Baumgrün unter der Telefonnummer ...
gerne zur Verfügung.
21Angebot Mediamax GmbH
Mondstraße 7
23456 Modellstadt
Ihr Zeichen: JJ
Ihre Nachricht vom: 02.04.2013
Kubus Unser Zeichen: MM
die Spieleschmiede Bearbeiter: Max Medienmann
Herrn Jonas Joker Telefon/Fax: 0123 5678-0/-22
Bonusweg 8 E-Mail: info@mediamax.de
12345 Spielestadt
Datum: 06.04.2013
1 Angebot
Ihr Schreiben/Ihre Anfrage vom 02.04.2013
Sehr geehrter Herr Joker,
vielen Dank für Ihre Anfrage. Sie interessieren sich für den Gameproducer 3000i?
Dann sind Sie bei uns genau richtig! Diesen Sommer haben wir für unsere Kunden
zwei besonders preiswerte Multimedia-Pakete geschnürt:
2 Bezeichnung Preis/Stück
Gameproducer 3000i, mit 17“-TFT-Monitor 1.378,45 EUR
Gameproducer 3000i, mit 21“-TFT-Monitor 1.550,86 EUR
Ein Tipp: Je nach Modell liefern wir die Gameproducer mit Infrarot-Schnittstelle,
Wireless-LAN oder Bluetooth – allerdings fällt dafür ein geringer Aufpreis an.
3 Für die Installation vor Ort berechnen wir eine Service-Pauschale von 250,– EUR.
Unsere Preise verstehen sich exklusive Mehrwertsteuer von 19 %. Die Auslieferung
erfolgt frei Haus; Kosten für Verpackung tragen wir.
4 Bestellen Sie bis zum 13.04.2013, können wir in der 27. Kalenderwoche an den
von Ihnen gewünschten Ort liefern.
5 Bei einer Zahlung innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungslegung gewähren wir Ihnen
3 % Skonto.
Mediamax GmbH AG Modellstadt · HR 123456789 Sparkasse Modellstadt
23456 Modellstadt · Mondstraße 7 Geschäftsführer: BLZ 100 200 30
www.mediamax.de Max M. Medienmann Konto-Nr. 123456789 1| 2
Bausteine
1 2 3 4 5 6
Bezug zur Genaue Beschreibung/ Preis und Liefermenge, Zahlungs- Ansprech-
Anfrage, Auflistung des Verpackungs- Lieferort und bedingungen partner/in
Dank für die gewünschten Produktes kosten Liefertermin für Fragen
Anfrage oder der Dienstleistung
22Angebot | Briefarten
Mediamax GmbH
Wir haben Ihnen allerdings noch mehr zu bieten: Schauen Sie einfach in unseren
Katalog. Hier finden Sie weitere Modelle verschiedener Preisklassen, Zubehör
und eine genaue Übersicht der technischen Details. Stellen Sie sich Ihr eigenes,
maßgeschneidertes Multimedia-Paket zusammen!
Unsere Mitarbeiter/innen beraten Sie gerne. Rufen Sie einfach an:
6
Der Kundenservice ist für Sie da – unter der Telefonnummer 0123 5678-44,
von montags bis freitags zwischen 9.00 und 17.00 Uhr.
7
Unbedingt beachten: Bestellen Sie schnell – das Angebot gilt nur, solange
der Vorrat reicht!
8 9 10
Wir freuen uns auf Ihren Auftrag und hoffen, bald von Ihnen zu hören!
Ihre Entscheidung für einen zuverlässigen Partner werden Sie nicht bereuen.
Mit freundlichen Grüßen
Mediamax GmbH
Max M. Medienmann
Verkauf
11 Anlagen
Katalog
Preisliste
2|2
7 8 9 10 11 Hinweis: Auf der Rück-
Evtl. Hinweis auf eine Bitte um Dank im Zusicherung von Evtl. seite des Briefes stehen
beim Angebot die All-
baldige Bestellung Auftrag/ Voraus für sorgfältiger und Angabe gemeinen Geschäfts-
(geringer Vorrat, star- Bestellung Auftrag/ pünktlicher Aus- der An- bedingungen samt
ker Auftragseingang) Bestellung führung lagen Erfüllungsort und
Gerichtsstand (AGBs)!
23Sie können auch lesen
