Praktischer Leitfaden für den modernen Arbeitsplatz - Leitfaden für Führungskräfte - Microsoft
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Praktischer Leitfaden für den
modernen Arbeitsplatz
Leitfaden für Führungskräfte
Der moderne Arbeitsplatz Digitalisierung, demographischer Wandel und eine wahre Datenflut haben den modernen Arbeitsplatz unwiderruflich geprägt. Bis Ende 2018 haben 66 % aller CEOs der 2000 größten börsennotierten Unternehmen der Welt die digitale Transformation als neuen Wachstumsmotor in den Fokus ihrer Unternehmensstrategie gerückt. In naher Zukunft wird die Generation Y einen über 50%igen Anteil an der erwerbstätigen Bevölkerung haben. Diese Generation steht für eine offene Arbeitskultur mit Coworking- Büros, sucht einen Sinn in der Arbeit und möchte sich stärker mit der Mission eines Unternehmens identifizieren. Darüber hinaus wird das Gesamtvolumen digitaler Daten nach Einschätzung von Experten explosionsartig ansteigen und bis 2020 wohl 44 Zettabyte erreicht haben. Dies entspricht einer 10-fachen Steigerung gegenüber 2013. Neue Technologien wirbeln mittlerweile ganze Industriezweige durcheinander, und es kristallisiert sich heraus, dass Menschen und ihr Innovationsgeist der größte Aktivposten der Unternehmen sind. Während die meisten Führungskräfte bei dieser Aussage wohl zustimmend nicken würden, deuten Erhebungen darauf hin, dass die Beschäftigten eine ganz andere Erfahrung machen. Weltweit geben nämlich weniger als 15 % der Mitarbeiter an, am Arbeitsplatz motiviert zu sein. Das ist kein Wunder, wenn man berücksichtigt, dass Wissensarbeiter durchschnittlich alle drei Minuten unterbrochen werden, auf dem Computer acht Fenster gleichzeitig geöffnet haben, 30 Mal pro Stunde E-Mails abrufen, 20 % ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach unverzichtbaren Informationen verbringen und das Gefühl haben, 47 % der Besprechungen seien unproduktiv und. Dieses Problem gilt es dringend zu lösen, in einer Zeit, in der die Mitarbeiter mehr Möglichkeiten haben denn je, ganz vom traditionellen Karriereweg abzuweichen und stattdessen die umfangreichen Möglichkeiten der Gig-Economy zu nutzen. Mittlerweile müssen sich die Unternehmen bei der Rekrutierung von Spitzenkräften nicht nur gegen die Konkurrenz durchsetzen, sondern auch noch überzeugende Argumente dafür liefern, dass ein traditionelles Arbeitsverhältnis das Richtige ist. Eine neue Arbeitskultur muss her. Eine Kultur mit offenen, kollaborativen Umfeldern, die Beschäftigten die Möglichkeit geben, praktisch überall und jederzeit zu arbeiten. Eine Kultur, in der Routineabläufe durch kreatives Denken und Agilität ersetzt werden. Eine Kultur, in der dynamische Teamarbeit und datengestützte Problemlösung belohnt werden und an die Stelle von Befehlen und Kontrolle treten. Eine Kultur, in der die Mitarbeiter eine stärkere Bindung entwickeln – untereinander und zum Unternehmen. Und schließlich eine Kultur, in der Unternehmens- und Kundendaten geschützt und die Risiken durch immer ausgeklügeltere Cyberbedrohungen abgeschwächt werden – bei gleichzeitiger Minimierung der Gesamtkosten. Zur Schaffung einer solchen Arbeitskultur in Ihrem Unternehmen ist eine Kombination aus kulturellen Veränderungen, geeigneter Technologie und durchdachter Arbeitsplatzgestaltung erforderlich. Nur wenn Sie entsprechende Instrumente bereitstellen, können Kreativität und Innovation gefördert, Teamarbeit ermöglicht und beschleunigt, Daten und Analysen für eine stetige Optimierung zugänglich gemacht und Sicherheits- und Compliance-Anforderungen verlässlich erfüllt werden. Vor allem aber sind Ihre Führungsqualitäten und Ihr Engagement gefragt, denn Sie müssen in diesem neuen Arbeitsumfeld Vorbildfunktion übernehmen. Dieser praktische Leitfaden soll Ihnen helfen, Microsoft 365 optimal zu nutzen und eine neue Arbeitskultur in Ihrem Unternehmen zu fördern. 1
Kreativität
Der wichtigste Aspekt des modernen Arbeitsplatzes ist der menschliche Erfindungsgeist der Mitarbeiter, den es
mit KI-gestützten Werkzeugen zu stärken gilt. So fördern Sie Kreativität und schaffen ein Klima der Innovation.
Microsoft 365 nutzt das Potenzial von Daten und Interaktionen, um jedem Benutzer eine leistungsstarke
Oberfläche mit relevanten Inhalten zu bieten. So ergeben sich ganz neue Möglichkeiten, kreativ zu werden, auf
relevante Informationen zuzugreifen und in Zusammenarbeit mit internen und externen Akteuren wertvolle
Einblicke zu gewinnen. Die tägliche Arbeit des Einzelnen gewinnt an Einfluss und Bedeutung.
Ideen entwickeln und Inhalte erstellen
Unternehmen suchen stets nach Möglichkeiten, die Konzeptionierungsphase zu
optimieren und Reibungspunkte auf dem Weg vom Konzept zum Prototyp zu Tipps
eliminieren, um Kundenwünschen vorzugreifen und die Konkurrenz hinter sich zu
▪ Speichern Sie alle
lassen. Mit neuen Funktionen in den Bereichen gemeinsame Dokumenterstellung, Dateien in
Freihandeingaben, 3D und Business Intelligence in vertrauten Office-Anwendungen OneDrive, um
Teamarbeit zu
wie Word, Excel und PowerPoint können Ihre Mitarbeiter im Handumdrehen fördern und einen
Konzepte erstellen, mit anderen teilen und dann in Echtzeit gemeinsam an der ortsunabhängigen
Zugriff zu
Perfektionierung der Lösung arbeiten. Künstliche Intelligenz (KI) eröffnet in diesem ermöglichen.
Zusammenhang ganz neue Dimensionen. Innovative Eingabemethoden wie das Weitere
Informationen
Diktieren von Text, der dann transkribiert und übersetzt werden kann, oder
Designvorschläge aus der Cloud, mit denen jeder rasch professionelle Folien und ▪ PowerPoint-
anschauliche Bewegungseffekte erstellen kann, sind neue Highlights. Der fertigen Präsentationen
bekommen einen
Präsentation können mittels automatischer Übersetzung Untertitel in bis zu professionellen
60 Sprachen hinzugefügt werden. Damit erzielen Sie bei einem internationalen Look, wenn Sie
mit 3D-Modellen
Adressatenkreis sowie bei Menschen mit eingeschränktem Hörvermögen oder einem eine weitere
Arbeitsplatz mit hohem Geräuschpegel eine größere Wirkung. Wenn Dateien mit Dimension
hinzufügen.
SharePoint oder OneDrive in der Cloud gespeichert werden, können Mitarbeiter Weitere
ortsunabhängig darauf zugreifen und Inhalte sicher mit Personen innerhalb und Informationen
außerhalb des Unternehmens teilen. In Outlook besteht sogar die Möglichkeit, einer
E-Mail-Nachricht einen Link zu einer Datei in der Cloud anzufügen. Die Empfänger
können dann automatisch auf den aktuellen Inhalt zugreifen, ohne umständlich
mehrere Dateiversionen abgleichen zu müssen.
2
Digitale Notizen
Aufgrund des stetig anwachsenden Datenvolumens und des rasanten Tipps
Innovationstempos in den Unternehmen sind gute Notizen wichtiger denn je.
OneNote ist ein digitaler Notizblock, auf dem Sie Notizen mit beliebigen ▪ Erstellen Sie einen
Notizenbereich für
Geräten erfassen, organisieren und teilen können. Erfassen Sie Audio- oder persönliche Gespräche
handschriftliche Notizen, kommentieren Sie Dokumente oder skizzieren Sie und
Teambesprechungen.
Ihre nächste geniale Idee ebenso frei und kreativ wie mit Stift und Papier, aber Weitere
mit den Vorzügen von digitaler Tinte. Sie können sogar ein Foto von einem Informationen
Whiteboard schießen, und Office Lens digitalisiert die Notizen dann für Sie.
▪ Machen Sie sich
Integrierte Übersetzungsfunktionen fördern die Zusammenarbeit, und mit der handschriftlich
leistungsstarken Suche lassen sich Sprachaufzeichnungen, per Tastatur erfasste Notizen, und
konvertieren Sie diese
und sogar handschriftliche Notizen im Nu durchkämmen. in Text.
Weitere
Informationen
▪ Mit dem integrierten
Übersetzer können Sie
Text in eine andere
Sprache übersetzen.
Weitere
Informationen
3
Discovery – Inhalte und Personen ermitteln
Zur Maximierung von Produktivität und Agilität in einem Unternehmen ist es Tipps
wichtig, auf die Arbeit und das Fachwissen anderer zurückgreifen zu können.
Das klingt zwar ganz einfach, ist in der Praxis jedoch oftmals schwer ▪ Kontaktdaten sind in
die Apps integriert.
realisierbar. Wie lässt sich ein einziges gesuchtes Dokument aus Millionen Zeigen Sie einfach auf
anderer herausfiltern? Wie finden wir kompetente interne und externe ein Profilbild, um die
entsprechende
Experten zur Abwicklung eines Projekts? Microsoft 365 unterstützt Sie mit Profilkarte
leistungsstarken Such- und Discovery-Funktionen beim Auffinden relevanter einschließlich
LinkedIn-Inhalten
Informationen und Personen. Mit künstlicher Intelligenz in Kombination mit anzuzeigen.
unternehmensweiten Daten und Signalen ermitteln Sie die Informationen und Weitere
Informationen
Experten, die Sie brauchen, und können sogar nach aktuellen Themen suchen.
Geben Sie Ihre Suchabfrage ganz einfach in natürlicher Sprache ein, genau wie ▪ Suchen Sie direkt in
bei einer Suche im Internet. Speichern Sie Dateien in OneDrive oder Microsoft Word
unternehmensweit
SharePoint, um Text auch in Bildern identifizieren zu können. So finden Sie mit nach Inhalten zur
der intelligenten Suche problemlos auch Whiteboards, Screenshots und Wiederverwendung.
Weitere
Belege. Wenn Sie das Gesuchte dann gefunden haben, lassen sich die Informationen
Informationen mit KI-gestützten Diensten direkt in Word, Excel, PowerPoint
und Outlook importieren. Darüber hinaus haben wir LinkedIn-Profile in
Microsoft 365 eingebunden, sodass Sie unternehmensinterne und externe
Experten mit nur einem Klick ermitteln können.
4
Mobile Produktivität
Tipps
▪ Laden Sie die Office
In der Vergangenheit war der Arbeitsplatz ein physischer Ort. Der Begriff Mobile-Apps herunter.
umfasste Einzelarbeitsplätze in Büros und Besprechungsräume, in denen die Weitere
Informationen
Mitarbeiter zusammenkommen konnten. Heute findet Arbeit jedoch
zunehmend unterwegs statt, und fast die Hälfte aller Fachkräfte gibt an, ein ▪ Zeichnen Sie Ihre
Mobilgerät zu benötigen, um produktiv arbeiten zu können. Wir haben auf Kilometerleistung mit
MileIQ auf.
diesen Bedarf nach mobiler Produktivität reagiert, indem wir Anwendungen Weitere
wie Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneDrive und Microsoft Informationen
Teams auf gängigen mobilen Plattformen wie iOS und Android bereitgestellt
haben. Stecken Sie Ihren
Arbeitsplatz einfach in die
Tasche. Sie können Inhalte erstellen, teilen und
präsentieren oder chatten, auf dem Gerät Ihrer Wahl, zu
Hause oder unterwegs. Selbst der Zugriff auf
Intranetsites Ihres Unternehmens ist möglich. Dank der
Integration von KI in Outlook können Sie Ihre E-Mails
jetzt nach Relevanz filtern und effizienter arbeiten.
Blenden Sie weniger wichtige E-Mails einfach aus und
konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Mit der
digitalen Assistentin Cortana in Outlook Mobile
behalten Sie im Tagesablauf immer den Überblick. Sie
teilt Ihnen mit, wann Sie von ihrem aktuellen Standort
zu einem Termin an einem anderen Veranstaltungsort
aufbrechen müssen, inklusive Wegbeschreibung für die
Anreise mit dem eigenen Fahrzeug oder öffentlichen
Verkehrsmitteln. Dabei werden Verkehrsinformationen
in Echtzeit berücksichtigt. Produktivitätsfördernd sind außerdem speziell für Mobilgeräte konzipierte
Funktionen wie MileIQ. Mit dem digitalen Fahrtenbuch zeichnen Sie die Kilometerleistung automatisch
auf, Aufwandsabrechnungen und Fahrtkostenerstattungen werden so zum Kinderspiel. Apps und Daten
sind bei diesen mobilen Funktionen durch umfassende Sicherheitsmaßnahmen geschützt. Mitarbeiter,
denen diese Funktionen zur Verfügung stehen, können auch unterwegs produktiv arbeiten.
Teamarbeit
Bei der Förderung einer neuen Arbeitskultur ist es ganz entscheidend, Verbindungen zwischen den
einzelnen Akteuren im Unternehmen zu knüpfen und den Informationsaustausch zu vereinfachen. Bei den
meisten von uns lässt sich die Zusammenarbeit in zwei Formen unterteilen: einen "inneren Kreis" von
Personen, mit denen wir regelmäßig aktiv zusammenarbeiten, und einen "äußeren Kreis" von Personen,
mit denen wir eher sporadisch in Verbindung treten. Für diejenigen, mit denen Sie eng an Highspeed-
Projekten und der Umsetzung von Kernvorgaben arbeiten, ist Microsoft Teams die ideale Lösung. Hier
befinden sich alle Unterhaltungen, Dateien, Besprechungen und zugehörigen Apps in einem
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gemeinsamen Arbeitsbereich, der für alle internen und externen Teammitglieder zugänglich ist. Um zum
Verfolgen gemeinsamer Grundsätze, Interessen oder Ziele mit dem äußeren Kreis in Verbindung zu treten,
empfiehlt sich Yammer. Mit dieser Lösung kann jeder problemlos Informationen teilen, sich kompetenten
Rat holen und Ideen entwickeln, da Gruppen und Unterhaltungen
standardmäßig allen offen stehen.
Projekte und virtuelle Teams Tipps
Um mit schnellen Veränderungen Schritt halten und Experten an ▪ Erste Schritte mit dem
unterschiedlichen Standorten einbinden zu können, müssen Unternehmen Chat: Erstellen Sie
einen kleinen
dynamische Lösungen und Arbeitsweisen einführen, die den Mitarbeitern die Gruppenchat mit dem
Konzentration auf ein Projekt ermöglichen, bevor sie wieder "ausschwärmen", engsten Kollegenkreis.
Zum einfachen
um das nächste Projekt in Angriff zu nehmen. Mit Microsoft Teams haben Auffinden geben Sie
Mitarbeiter die Möglichkeit, in Eigenregie Teams für wichtige Projekte zu dem Chat einen
Namen und
bilden, indem sie Unterhaltungen, Dateien, Besprechungen und Werkzeuge an favorisieren ihn.
einem zentralen Ort für Teamarbeit zusammenzuführen. Das gesamte Team, Weitere
Informationen
einschließlich externer Berater und freiberuflicher Mitarbeiter, kann auf alle
Informationen zugreifen, die für eine zügige und erfolgreich Projektabwicklung ▪ Erstellen Sie größere
erforderlich sind, darunter auch Anwendungen wie Adobe Creative Cloud, Teams mit eigenen
Kanälen für bestimmte
SurveyMonkey und GitHub. Darüber hinaus sind die Teams nahtlos in Themen, Projekte oder
Microsoft-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, PowerBI und Stream Fachbereiche – ganz
wie Sie möchten. Es ist
integriert. Teammitglieder können daher direkt vom gemeinsamen besser, weniger und
Arbeitsbereich aus zusammenarbeiten und auf Informationen zugreifen. Alle dafür größere Teams
mit mehreren Kanälen
Dateien werden automatisch in SharePoint gespeichert, und die zu erstellen als viele
Teammitglieder haben sogar die Möglichkeit, Intranetsites mit Projektdetails kleine Teams mit
wenigen Kanälen.
und Ankündigungen für einen breiteren Adressatenkreis im Unternehmen zu Weitere
erstellen. Microsoft Teams ist in unzähligen Szenarien ein ausgesprochen Informationen
nützliches Instrument, unter anderem beim Starten von Marketingkampagnen,
▪ Schneiden Sie die
Optimieren von Vertriebsinitiativen und Organisieren von IT- und einzelnen Kanäle auf
Konstruktionsprojekten. ihre Bedürfnisse zu –
mit Registerkarten für
häufig verwendete
Dateien, Apps und
Dienste wie Word,
PowerPoint, Excel
PowerBI, Planner,
SurveyMonkey oder
HootSuite sowie mit
Teamchats und
Besprechungen.
Weitere
Informationen
6
Besprechungen
Wissensarbeiter verbringen durchschnittlich fast ein Drittel ihrer
Tipps
Wochenarbeitszeit in Besprechungen. Die meisten von ihnen glauben jedoch, ▪ Planen Sie Ihre
dass sich die Produktivität dieser Besprechungen durch eine bessere nächste Besprechung
in Microsoft Teams.
Vorbereitung und mehr interaktive Diskussionen zwischen den Teilnehmern Weitere
steigern ließe. Mit den hervorragenden Audio-, Video- und intelligenten Informationen
Besprechungsfunktionen von Microsoft Teams bringen Sie die Akteure in
▪ Organisieren Sie mit
ihrem Unternehmen zusammen und sorgen für einen Wandel in der der Funktion "Jetzt
Besprechungskultur. In Microsoft Teams beginnt die Zusammenarbeit in dem besprechen" Ad-hoc-
Teambesprechungen.
Moment, in dem die Besprechung angesetzt wird – die Teilnehmer sind über Weitere
den Chat bereits im Vorfeld kontinuierlich in Kontakt und teilen zur Informationen
Vorbereitung relevante Dokumente. Um mehr über die Teilnehmer
▪ Geben Sie Ihr Desktop
herauszufinden, zeigen Sie einfach mit dem Mauszeiger auf ein Profilbild, und oder eine Anwendung
es werden Hintergrundinformationen aus dem Unternehmen und LinkedIn in einer Besprechung
frei.
angezeigt. Während der Besprechung sorgen Video und Bildschirmfreigaben Weitere
für eine engere Vernetzung und eine Fokussierung auf das Wesentliche. Informationen
Darüber hinaus werden gerade neue KI-Dienste für die automatische
Übersetzung, Transkription und Aufzeichnung entwickelt, um die
Zusammenkünfte für die Teilnehmer aufzuwerten und verhinderten
Teammitgliedern die Möglichkeit zu geben, sich die Besprechung später
anzuschauen. Im Anschluss an das Meeting werden Notizen und Aufgaben automatisch transkribiert und
an die Gruppenmitglieder verteilt.
7
Mitarbeiter-Community
In vielen Großunternehmen, insbesondere in solchen mit mehreren
Tipps
geographischen Standorten, fühlen sich die Mitarbeiter von ihren Kollegen ▪ Wenn Sie mehrere
und den Entscheidungen der Zentrale abgekoppelt. Diese Situation wirkt Technologielösungen auf
breiter Basis im
sich negativ auf die Mitarbeitermotivation aus und erschwert den Wandel Unternehmen
der Arbeitskultur. Nun kommt es vor allem darauf an, im Umgang mit den bereitstellen, empfiehlt
sich eine Ressourcen-
Mitarbeitern Offenheit und Transparenz walten zu lassen. Yammer ist ein Community in Form einer
soziales Netzwerk für Unternehmen, über das Sie bestehende Inselstrukturen Yammer-Gruppe
(beispielsweise Hilfe zu
auflösen, Communitys bilden und unternehmensweite Initiativen Office 365), in der die
vorantreiben können. Empfehlenswert sind regelmäßige Mitarbeiter per
Crowdsourcing
Mitarbeiterversammlungen, bei denen Fragen gestellt und für das Antworten auf ihre
Unternehmen wichtige Themen besprochen werden können. Die Teilnahme Fragen und Hilfe zur
Selbsthilfe bekommen
an diesen Versammlungen kann persönlich oder remote erfolgen, und sie können.
können mithilfe von Skype Meeting Broadcast und den intelligenten Weitere
Videofunktionen von Microsoft Stream für aufgezeichnet werden. Fragen Informationen
können entweder vor oder während der Übertragung in öffentlichen, ▪ Binden Sie Yammer und
unternehmensweiten Yammer-Gruppen eingereicht und diskutiert werden. Mitarbeiterversammlung
en in den Mitarbeiter-
Diese Gruppen sind die ideale Plattform für offene Unterhaltungen, Kommunikationsplan ein.
Debatten und das Entwickeln von Ideen. Yammer eignet sich darüber hinaus Weitere
hervorragend für fachbezogene Communities der Mitarbeiter und Informationen
unternehmensweite Kommunikationsanforderungen. Empfehlenswert ist ▪ Erstellen und verwenden
auch die Schaffung eines modernen Intranets. Verwenden Sie Vorlagen für Sie eine SharePoint-
Kommunikationswebsite,
Sharepoint-Kommunikationswebsites, um aufbereitete Nachrichten, wichtige um den Dialog über
Ankündigungen und Videostreams zu veröffentlichen und für alle Yammer sinnvoll zu
ergänzen.
Mitarbeiter zugänglich zu machen – standort- und geräteunabhängig. Weitere
Informationen
8
Videodienst für Unternehmen
Das menschliche Gehirn verarbeitet Videos 60.000 Mal schneller als Text. Daher
Tipps
zählt das Medium Video in der Kommunikation mit Mitarbeitern zu den ▪ Fügen Sie Ihrem Kanal
effektivsten Instrumenten. Während Videos in unserem Privatleben in Microsoft Teams
eine Stream-
allgegenwärtig sind, ist der Einsatz in Unternehmen noch immer kostspielig Registerkarte hinzu.
und die sichere Verteilung schwierig. Empfehlenswert ist die Einbindung von Weitere
Videoelementen für interne Schulungen sowie in der Informationen
Mitarbeiterkommunikation, beispielsweise bei Mitarbeiterversammlungen, ▪ Fügen Sie Ihrer
sowie zur besseren Vernetzung globaler Teams. Mit Microsoft Stream kann SharePoint-Website
ein Stream-Webpart
jeder im Unternehmen Videos erstellen, entdecken und sicher teilen. Darüber hinzu.
hinaus ist der Videodienst in häufig verwendete Kollaborations-Apps wie Weitere
Teams, OneNote, SharePoint and Yammer integriert. KI-gestützte Funktionen Informationen
wie Audiotranskription und Gesichtserkennung ermöglichen das schnelle
Auffinden relevanter Inhalte. Sie können sogar nach einzelnen Wörtern oder
Personen suchen, die auf dem Bildschirm zu sehen sind – in einem einzelnen
Video oder im gesamten Videobestand des Unternehmens.
9Verteilerlisten modernisieren
E-Mail ist heute für die meisten Führungskräfte das allgegenwärtige
Tipps
Aufzeichnungssystem, das vielfach genutzt wird, um ins Gespräch zu kommen ▪ Wandeln Sie Ihre
und über unterschiedlichste Themen auf dem Laufenden zu bleiben. Allerdings Verteilerliste in
Outlook in einen
war es bisher recht umständlich, Verteilerlisten zu erstellen und eine gute Gruppenposteingang
Gruppenkommunikation zu ermöglichen. Mit der Gruppenfunktion lässt sich in mit gemeinsam
genutzten Ressourcen
Outlook ein gemeinsamer Posteingang erstellen, der nach dem Prinzip einer um.
traditionellen Verteilerliste funktioniert. Allerdings können neue Mitglieder sich Weitere
auch ältere Diskussionsbeiträge anschauen, um sich rasch ein Bild zu machen. Informationen
Darüber hinaus ist der Posteingang auch in OneNote und SharePoint ▪ Lassen Sie Ihre
integriert, um das Teilen von Notizen und Inhalten wie Dateien über die Cloud Besprechungen von
Cortana planen.
und Teamwebsites zu vereinfachen. Für Gruppen in Outlook gibt es eine ganze Weitere
Palette potenzieller Anwendungsbereiche. Insbesondere können sie das Informationen
Führungsteam oder direkt unterstellte Mitarbeiter dabei unterstützen, bei einer
▪ Über die Funktion
Vielzahl von Themen immer auf dem Laufenden zu bleiben und veraltete "Neuigkeiten" können
Verteilerlisten zu modernisieren. Beim Planen von Besprechungen ist der Sie Nachrichtenartikel
auf einer Teamwebsite
Dienst "Calendar.help" nützlich, der derzeit als Preview verfügbar ist und die mit Ihrer Gruppe
Schnelligkeit künstlicher Intelligenz mit dem persönlichen Touch der digitalen teilen.
Weitere
Assistentin Cortana verknüpft.
Informationen
Analysen
Wer sich nicht verbessert, bleibt zurück – so lautet die Maxime des modernen Arbeitsplatzes. Für einen
stetigen Lernprozess und eine fundierte Entscheidungsfindung im Unternehmen ist es entscheidend, dass
Daten, Analysen und KI von allen optimal genutzt werden. Microsoft 365 verfügt über leistungsstarke
Funktionen, die Sie befähigen, bessere, datengestützte Entscheidungen zu treffen.
10KPIs und Dashboards
Ständige Ablenkungen machen es schwierig, dafür zu sorgen, dass Mitarbeiter
Tipps
die wenigen KPIs, auf die es im Unternehmen wirklich ankommt, immer im ▪ Erstellen Sie ein
Blick behalten. Um ein gemeinsames Zielbewusstsein zu entwickeln, können Sie PowerBI-Dashboard,
um wichtige
mithilfe der Analysefunktionen in Excel und Power BI ein Dashboard erstellen Kennzahlen zu
und veröffentlichen, auf dem wichtige Geschäftskennzahlen von Personen im überwachen.
Weitere
gesamten Unternehmen eingesehen werden können. Diese Dashboards
Informationen
können praktisch von jedem erstellt und auch über das Internet oder ein
Mobilgerät aufgerufen werden. Sie geben den Mitarbeitern die Möglichkeit, ▪ Erstellen Sie eine
PivotTable zum
Geschäftsdaten zu visualisieren, tiefgreifende Einblicke zu gewinnen, eine Analysieren von
eingehende Analyse vorzunehmen und sich ein Bild davon zu machen, welche Arbeitsblattdaten.
Weitere
Auswirkungen ihre Aktionen auf die Gesamtergebnisse und Prioritäten haben.
Informationen
Suchen können sogar in natürlicher Sprache formuliert werden. Zurückgegeben
werden dann in Diagrammen oder Grafiken aufbereitete Daten. Erwägen Sie
beispielsweise die Erstellung eines Dashboards zur Überwachung des
Umsatzwachstums, der Bruttomarge und Kundenzufriedenheit. Mitarbeiter könnten dann nicht nur
Einblick in diese wichtigen Daten gewinnen, sondern auch Trends nach geographischem Standort,
Produktlinie oder Kundensegment ermitteln.
11Mitarbeitereinblicke
Viele unserer Aktivitäten im Privatleben werden heute gemessen und
Tipps
aufgezeichnet. Sie können die Anzahl der Schritte aufzeichnen, die Sie gehen, ▪ Erfahren Sie, wie ganz
oder Ihren Kalorienverbrauch. Sie können sogar messen, wie häufig Sie in der einfache
Veränderungen der
Nacht aufwachen. Das Ziel ist immer dasselbe: Gesundheit, Glück und Arbeitsgewohnheiten
Wohlbefinden steigern. Interessant ist allerdings, dass viele von uns diese und Teamnormen die
Produktivität
Konsequenz bei den Arbeitsgewohnheiten vermissen lassen, obwohl wir fast die ankurbeln und Zeit für
Hälfte unserer wachen Zeit am Arbeitsplatz verbringen. Hier hakt MyAnalytics Innovation freisetzen
können.
ein. Der Dienst stellt für Mitarbeiter ein persönliches Dachboard bereit, auf dem Weitere
sie sehen können, womit und mit wem sie ihre Zeit am Arbeitsplatz verbringen. Informationen
Durch datengestützte Änderungen der Arbeitsgewohnheiten lässt sich die
▪ Öffnen Sie das
Produktivität beträchtlich steigern: Wer MyAnalytics nutzt, erzielt in der Regel MyAnalytics-Add-In in
eine Zeitersparnis von vier bis fünf Stunden pro Woche durch effizientere Outlook, und heften
Sie es an den
Besprechungen, knappere E-Mails und das proaktive Freihalten bestimmter Bildschirm an. So
Zeiten für wichtige Aufgaben. Wichtig ist auch, dass MyAnalytics die erhalten Sie während
des gesamten
Privatsphäre des Einzelnen schützt. Die persönlichen Daten auf dem Dashboard Arbeitstages
sind nur für den Mitarbeiter selbst sichtbar. Informationen zur
Produktivität, z. B. Ihre
E-Mail-Leserate und
die Auswirkungen von
E-Mails auf die Freizeit
von Kollegen.
Weitere
Informationen
▪ Bitten Sie Ihren
Office 365-
Administrator, den
Benutzern in Ihrem
Zuständigkeitsbereich
MyAnalytics-Lizenzen
zuzuweisen.
Weitere
Informationen
12Unternehmensweite Einblicke
Für Entscheider ist es oftmals nicht einfach, gravierenden Problemen auf die
Spur zu kommen, die die Produktivität im Unternehmen ausbremsen. Hier Tipps
stellen sich beispielsweise folgende Fragen: Wie sollten die Arbeitsbereiche der
▪ Erste Schritte mit
Mitarbeiter organisiert werden, um die unternehmensweite Zusammenarbeit Workplace Analytics.
zu optimieren? Wie lassen sich Merkmale erkennen und fördern, die sich im Weitere
Informationen
Vertrieb produktivitätssteigernd auswirken? Wie dämmen wir
Motivationsprobleme der Mitarbeiter ein und maximieren die Effizienz? ▪ Machen Sie sich für
einen Workshop für
Workplace Analytics kann Ihnen dabei helfen, bessere
Workplace Analytics
Geschäftsentscheidungen zu treffen. Workplace Analytics liefert anhand stark, bei dem
gemeinsam erforscht
aggregierter und anonymisierter E-Mail- und Besprechungsdaten aus
wird, wie sich aus
Office 365 und unternehmensspezifischen Datenquellen aussagekräftige Daten zur
Einblicke in die Arbeitsweise Ihres Unternehmens. Nutzen Sie sie, um Zusammenarbeit
wertvolle Rückschlüsse
produktiver zu werden. Darüber hinaus können Sie basierend auf für Ihr Unternehmen
Verhaltensdaten Änderungsinitiativen anstoßen und deren Erfolg im ableiten lassen.
Zeitverlauf messen. ▪ Weitere Informationen
erhalten Sie beim
Microsoft-Kontoteam.
13Unternehmerische Aspekte
Im Rahmen der Förderung einer neuen Arbeitskultur gilt es auch, neue Wege bei
Tipps
der Verwaltung und Sicherung der Produktivitätsinfrastruktur zu beschreiten – ▪ Informieren Sie sich
bei gleichzeitiger Minimierung von Kosten und personellen Auswirkungen. über den Schutz Ihrer
Daten und die
Microsoft 365 überzeugt auf Macs, PCs und gängigen mobilen Plattformen Erfüllung gesetzlicher
gleichermaßen mit einer einfachen und effektiven Verwaltung und unterstützt Sie Vorschriften mit
Office 365.
mit einer Reihe intelligenter Sicherheitsfunktionen bei der Erfüllung dieser Weitere
Anforderungen. Informationen
▪ Erfahren Sie, wie
Nutzen Sie die integrierten Sicherheits- und Compliancefunktionen von Microsoft 365 Sie bei
Microsoft 365, um komplexen Sicherheitsbedrohungen und wichtigen neuen der DSGVO-
Compliance Ihres
Compliance-Anforderungen wie der Europäischen Datenschutz- Unternehmens
Grundverordnung (DSGVO) erfolgreich zu begegnen. Diese erweiterten unterstützen kann.
Weitere
Funktionen verarbeiten unzählige Signale aus Microsoft Intelligent Security Informationen
Graph, um die Anmeldeinformationen der Mitarbeiter zu schützen, komplexe
Phishing-Angriffe abzuwehren und wichtige Unternehmensdaten nicht in falsche
Hände geraten zu lassen. Microsoft 365 erfüllt wichtige Branchenstandards wie ISO 27001, HIPAA und
FISMA. Mit den erweiterten Compliancefunktionen können Sie Data Residency-Anforderungen erfüllen,
auf eDiscovery-Anfragen reagieren und dafür sorgen, dass die Daten ordnungsgemäß klassifiziert,
verwaltet und archiviert werden.
Sie fragen sich vielleicht gerade, wie Ihre ersten Schritte auf dem Weg zum modernen Arbeitsplatz
aussehen könnten. Wir haben mit Microsoft 365 FastTrack einen Kundenerfolgsdienst eingerichtet, um
Ihnen zu einem schnellen geschäftlichen Mehrwert zu verhelfen. Diese Ressource ist Bestandteil der
Microsoft 365-Pläne und bietet eine Reihe von Best Practices, Werkzeugen, Ressourcen und Experten, die
IT-Spezialisten bei der Planung, Bereitstellung und beim Umstieg auf die Lösungen unterstützen, die für
einen schnellen Wandel erforderlich sind.
14Fazit
Uns ist bewusst, dass es nicht einfach ist, einen Wandel des Mitarbeitererlebnisses herbeizuführen.
Nachhaltige Veränderungen in diesem Bereich erfordern einerseits die passenden digitalen Lösungen,
andererseits aber auch ein nachhaltiges Agieren der Entscheider. Als Fazit sprechen wir folgende
Empfehlungen aus:
▪ Ideenentwicklung vereinfachen und Zeit von der Idee ▪ Gemeinschaftsgefühl und Motivation der
zum Prototyp verkürzen – mit neuen Funktionen in den Mitarbeiter fördern – mit regelmäßigen
Bereichen gemeinsame Dokumenterstellung, Mitarbeiterversammlungen und der Schaffung einer
Freihandeingaben, 3D und Business Intelligence in Word, unternehmensweiten Yammer-Plattform für
Excel, PowerPoint und OneDrive Diskussionen über Kernthemen
▪ Ideen erfassen, bündeln und teilen von jedem Gerät aus ▪ Interne Schulungen und Mitarbeiterkommunikation
– mit digitalen Notizen in OneNote effektiver gestalten – mit dem Enterprise-
Videodienst Microsoft Stream
▪ Relevante Informationen finden und nutzen und
interne und externe Experten einbinden – mit ▪ Die Führungsriege über unterschiedliche Themen
persönlichen Einblicken und integrierten LinkedIn- auf dem Laufenden halten und Verteilerlisten
Profilen modernisieren – mit den neuen Gruppenfunktionen
in Outlook
▪ Dafür sorgen, dass Mitarbeiter auch unterwegs
produktiv sein können – durch das Fördern von Office- ▪ Datenkultur und gemeinsames Zielbewusstsein
Apps wie Outlook, OneNote, Word, Excel und schaffen – mit Dashboards und Berichten, die allen
PowerPoint auf den Mobilgeräten der Beschäftigten Teammitgliedern zur Verfügung stehen, die PowerBI
verwenden
▪ Mitarbeitern die Schaffung eines zentralen Orts für die
Teamarbeit empfehlen, insbesondere beim Start ▪ Mitarbeiter beim Umstieg auf gesündere
wichtiger Projekte oder der Bildung virtueller Teams – Arbeitsgewohnheiten unterstützen (wie und mit
mit Microsoft Teams wem verbringen sie ihre Zeit) – mit den intelligenten
Funktionen von MyAnalytics
▪ Produktivität von Besprechungen maximieren und
Teilnehmer besser einbinden – mit Sprach- ▪ Gravierende Probleme ausmachen und angehen, die
/Videobesprechungen mit Microsoft Teams und den produktives Arbeiten im Unternehmen hemmen – mit
Freihandfunktionen von Microsoft Whiteboard den Analyse- und Berichtsfunktionen von Workplace
Analytics
▪ Komplexe Sicherheitsbedrohungen abwehren und
Compliance-Anforderungen wie die DSGVO erfüllen –
mit Lösungen, die direkt in Microsoft 365 integriert
sind
Microsoft begleitet Sie auf diesem Weg und unterstützt Sie bei der Förderung einer neuen Arbeitskultur in
Ihrem Unternehmen.
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