PROFESSIONELLES SELBSTMANAGEMENT - KATHARINA KRÄMER, BED MA - PHOODLE PHWIEN

Professionelles Selbstmanagement
Katharina Krämer, BEd MA

Ablauf
1. Warm up
2. Zeitdiebe
3. Methoden für den
  Umgang mit Zeit
4. Aufgabe bis zur nächsten
  Woche
5. Vorschau

Warm up
Zählen:
Wie weit kommen wir als Gruppe

Wichtig:
Es darf immer nur eine/r sprechen
Keine Absprache der Reihenfolge
Sprechen mehrere gleichzeitig geht es
wieder von vorne los

Zeitdiebe: 3 - 3 - 3

Sprechen Sie in 3er-Gruppen je
3 Minuten über 3 vorgegebene
Themen.

Methoden für den Umgang mit
Zeit

PARETO-Prinzip
EISENHOWER-Prinzip
ALPEN-Methode
ABC-Methode

PARETO-Prinzip
Mit dem PARETO-Prinzip die
Zeit richtig/gekonnt/geplant
nutzen:
20% der eingesetzten Zeit bringen ca. 80% der
Ergebnisse.

PARETO-Prinzip
Überschaubarer Zeitraum: Wo
will ich in x Jahren sein? Was will
ich bis dahin erreicht haben? Wie
will ich dann leben?

Körper/Gesundheit, Sinn/Kultur,
Familie/Soziales, Leistung/Arbeit
mitdenken

Effizienz vs. Effektivität
Effektivität:
Die „richtigen“ Dinge tun.

Effizienz:
Dinge „richtig“ tun.

In der geplanten Zeit zu einem möglichst
zufriedenstellenden Ergebnis kommen.

Auf Aufgaben konzentrieren, die Erfolg
bringen.

Übung: Effizienz vs. Effektivität

Beschreiben Sie 2 Tätigkeiten, bei denen
Sie vorwiegend effektiv arbeiten
müssen.
1.
2.

(Bitte in den Chat schreiben)

Übung: Effizienz vs. Effektivität

Beschreiben Sie 2 Tätigkeiten, bei denen
Sie vorwiegend effizient arbeiten
müssen.
1.
2.

(Bitte in den Chat schreiben)

PARETO-Prinzip
Bei welchen meiner Aufgaben erreiche ich in 80%
der Zeit nur 20% der Ergebnisse?

Bei welchen meiner Aufgaben erreiche ich
dagegen schon in 20% der Zeit 80% der
Ergebnisse?

Welches sind somit meine strategischen
Erfolgsverursacher?

Was werde ich ab heute tun, um meine Tätigkeiten
stärker an meinen Zielen und strategischen
Erfolgsfaktoren ausrichten?

Pause

Fragen

Prioritäten richtig setzen
Lt. Pareto sind 20% unserer Aufgaben
in aller Regel die wichtigen Dinge.
80% sind eher nebensächliche Dinge,
jedoch meistens dringend.
WICHTIGE Aktivitäten bringen mich
meinen ZIELEN näher.
DRINGENDE Aktivitäten erfordern
meine Aufmerksamkeit, haben jedoch
kaum Einfluss auf meine Ziele.

Das Eisenhower-Prinzip:
Prioritäten richtig setzen
A-Aufgaben: Dinge, die noch heute zu
erledigen sind, weil wichtig und dringend.

B-Aufgaben: Dinge, die wichtig sind,
jedoch zu terminieren gehen, bringen
mich meinem Ziel näher.

C-Aufgaben: Anscheinend dringend, aber
nicht wichtig. Delegieren, Nein sagen,…

Zeitfresser: Weder wichtig, noch dringend.

.

Übung: Prioritäten setzen

Wie viel % Ihrer Zeit verbringen Sie
in welchem der 4 Bereiche?
Wo liegen die Tätigkeiten des
nächsten Tages?
Was will ich reduzieren und
welchen Tätigkeiten oder Personen
will ich mehr Zeit einräumen?

Realistische Tagespläne: ALPEN-Methode
A: Aufgaben, Aktivitäten und
Termine aufschreiben
L: Länge bzw. Dauer der Aktivitäten
und Aufgaben schätzen
P: Pufferzeit reservieren
E: Entscheidungen treffen,
priorisieren, kürzen, delegieren
N: Nachkontrolle – Unerledigtes
übertragen

Weitere Anregungen zum Planen...
In Blöcken planen:

60 % für geplante Aktivitäten (Tagesplan)

20 % für unerwartete Aktivitäten (Störungen, Zeitdiebe)

20 % für spontane soziale Aktivitäten (kreative Zeiten)

Checkliste erstellen, Fragen unterstützen dabei:

Was habe ich zu tun? Wie viel Zeit brauche ich dafür?
Was benötige ich dazu? Bis wann will ich fertig sein? Wo
könnten Probleme auftauchen? Wer kann mich
unterstützen? Was ist jetzt wichtig? Was ist jetzt nicht
wirklich wichtig?

ABC-Aufgaben
A – sehr wichtige Aufgaben (Wert der
Wichtigkeit: 65%)

und nur von der Person allein oder im Team
durchzuführen

B – wichtige Aufgaben (20%)

und auch bzw. teilweise delegierbar

C – Kleinkram (15%)

sind Aufgaben mit dem geringsten Wert für die
Erfüllung einer Funktion nehmen oft 65% der
Zeit ein, wie etwa: Routinearbeit, Telefonieren,
Ablage, Korrespondenz, Lesen,…

Wie mit ABC umgehen
Zeit effektiv nutzen

Ein bis zwei A-Aufgaben pro Tag einplanen
(5h)

Zwei bis drei B-Aufgaben einplanen (2h)

Den Rest für C-Aufgaben reservieren

Lassen sich meine jetzigen Tätigkeiten
nach der ABC-Analyse einteilen? Wie
könnte ich damit den Schulalltag als
Lehrer*in planen?

Zeitplanungstools
Manuelle Planung

Terminkalender

Organizer

Ziel- und Zeitplanbuch

Elektronische Planung

PIM-Software (Zeitplanung auf Softwarebasis; etwa im
Outlook)

PIM + Smartphone mit Push-Funktion

Mobiles Planen und Arbeiten

Mehrere Geräte synchron per Cloud (iPhone, ipad, + PC mit
Outlook)

Stille Stunde/Sperrzeit
Ein Termin mit sich selbst
Erledigung wichtiger Aufgaben in einer
Stillen Stunde / Sperrzeit,
um dem Sägeblatt-Effekt zu
entkommen

Heutige Aufgabe

1. Planen Sie den morgigen Tag nach der
ALPEN-Methode (Screenshot/Foto).

2. Reflektieren Sie über Gelungenes und über
Unerwartetes (Padlet).

Vorschau
Nächste Sitzung: 30.03.2022

3. Aufgabe: Einen Tag nach der
ALPEN-Methode planen
(Foto/Screenshot)
Anschließende Reflexion (Padlet).

Phoodle

Schöne Woche!
Katharina Krämer
katharina.kraemer@phwien.ac.at

Fotos: www.pexels.com, www.pixabay.com