Projekte realistisch planen und erfolgreich steuern - Präsentation am 16. Dezember 2010 in Dresden Prof. Dr. Rudolf Fiedler Hochschule für ...
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Projekte realistisch planen und
erfolgreich steuern
Präsentation am 16. Dezember 2010 in Dresden
Prof. Dr. Rudolf Fiedler
Hochschule für angewandte Wissenschaften,
Würzburg
www.projektcontroller.de
1
Die Themen im Überblick
1. Bedeutung des Projektmanagements
2. Grundlegende Regelungen
3. Projektplanung
4. Projektsteuerung
2
Projekte verfehlen die Ziele in Stuttgart!
Die größte Krankenhausbaustelle
Deutschlands liegt hinter dem
Katharinenhospital. Dort entsteht für
geplante 268 Millionen Euro bis Ende
2012 ein Neubau für das Olgahospital
und die Frauenklinik. Der Kostenrahmen
muss jetzt aber korrigiert werden. Das
Vorhaben wird wohl 30 Millionen Euro
teurer.
Stuttgarter Nachrichten 11.11.2010
3
Projekte verfehlen die Ziele in Offenbach!
Der auf 150 Millionen Euro veranschlagte
Neubau des städtischen Klinikums
Offenbach wird nicht, wie es geplant war,
am 19. Dezember eröffnet, sondern erst
etwa vier Monate später. ..
Geschäftsführer Schmidt rechnet wegen der
gestiegenen Baukosten jedoch mit
Mehrausgaben von acht Millionen Euro.
FAZ.NET, 17. September 2009
4
Projekte verfehlen die Ziele in Hamburg!
Von … 285 Projekten mit Kosten von mehr als einer Million Euro werden 63
teurer als ursprünglich veranschlagt. Allerdings werden auch 18 günstiger.
Der Bau der Elbphilharmonie in der
HafenCity kostet die Stadt 323,3 statt
114,3 Millionen Euro - ein Plus von 183 %
Die Errichtung einer zentralen
Notaufnahme für die Asklepios-Klinik
Wandsbek kostet aktuellen Schätzungen
zufolge 13,07 statt 8,0 Millionen Euro.
"Es gibt häufig keine fundierten Schätzungen, ganze Kostengruppen werden
weggelassen, Risiken falsch eingeschätzt und das Controlling ist schlecht."
(Christian Plock, Bund der Steuerzahler).
Hamburger Abendblatt, 14. August 2009
5
Typische Probleme im Projektgeschäft
81 Prozent aller Projekte 39 Mrd. Euro Schaden
in Deutschland scheitern (Dax-/MDax Konzerne)
Mangelnde Nutzenorientierung Fehlen eines straffen
bei der Projektauswahl Projektcontrollings
Verschleppte Bearbeitungsfristen
Fehlende Fortschrittskontrolle
Wirtschaftswoche 40/2002, S. 120 (Befragung von 164 Großunternehmen durch Droege & Comp., ein Drittel aus dem DAX 100)
6
Typische Probleme im Projektgeschäft
7
Die Themen im Überblick
1. Bedeutung des Projektmanagements
2. Grundlegende Regelungen
3. Projektplanung
4. Projektsteuerung
8
Was ist ein Projekt?
DIN 69901
Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im wesentlichen durch
die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit
gekennzeichnet ist.
9
Was ist ein Projekt?
Sind folgende Kriterien erfüllt?
Sind folgende Kriterien erfüllt?
zeitlich begrenzt bereichsübergreifend
finanziell begrenzt umfangreich
personell begrenzt risikoreich
festgelegtes Ziel keine Routine
10Was ist ein Projekt?
Kriterien A B C D
Großprojekt Projekt Kleinprojekt Maßnahme
Projektkosten in > 2.500 250 – 2.500 25 - 250 Maßnahmen können
Tsd. EUR im Umfang durchaus
Projektcharakter
Projektdauer in >18 9 – 18 4 3–4 1–2 Aufgabenstellung.
beteiligter
Bereiche
Komplexität/ sehr groß groß gering
Risiko
Bedeutung sehr groß groß mittel
Auftraggeber Vorstand Vorstand HAL
PL-Freistellung 100 % > 50 % -
Lenkungsausschuss Muss Muss Kann
11Was ist ein Projekt?
Quelle: Klinikum Stuttgart
12Projektlandschaft im Klinikum Stuttgart
13Was ist Projektmanagement?
DIN 69901:
Projektmanagement ist die „Gesamtheit von
Führungsaufgaben ... für die Abwicklung eines Projektes“.
Führungsaufgaben
Personal– Organi-
Planung Kontrolle
führung sation
14Das muss geregelt werden:
Planung Kontrolle
Aufgaben
Verantwortliche
Instrumente
Informationen
Koordination
15Die grundlegenden Aufgaben der
Projektplanung und -steuerung:
Selektionsphase/ Planungsphase/ Realisations- Auswertungs-
Akquisitionsphase Angebotsphase phase phase
- Beurteilung - Zieldefinition Kontrolle und - Projektnach-
der - Aufgaben- Steuerung der bearbeitung
Attraktivität planung - Termine - Erfahrungs-
- Risiko- - Termin- - Leistungen sicherung
analyse planung - Kosten
- Wirtschaftlich- - Aufwands-
keitsanalyse abschätzung
- Ressourcen-
planung
- Kostenplanung
16Projektbeteiligte
Klinikum Hamburg-Eppendorf
17Beschreibung der Rollen im Projekt
PC PL LA Projektteam
Selektionsphase
Beurteilung der Attraktivität D
Risikoanalyse D
Wirtschaftlichkeitsanalyse D
Planung
Zieldefinition M
Aufgabenplanung M
Risikoanalyse M
Terminplanung M
Aufwandsabschätzung M
Ressourcenplanung M
Kostenplanung D
Realisation
Terminkontrolle M
Leistungskontrolle M
Kostenkontrolle D
Reporting D
Änderungsmanagement M
Qualitätsmanagement
Auswertung
Projektnachbearbeitung D
Erfahrungssicherung D
E = Entscheidung PC = Projektcontrolling
D = verantwortliche Durchführung PL = Projektleitung
M = Mitwirkung LA = Lenkungsausschuss
18Informationsaustausch und
Zusammenarbeit
Ziel Teilnehmer Ergebnis Turnus
Projekt- Erstellung und Vorstand, Bereichsleiter, Priorisiertes Einmal
portfolio- Priorisierung des zentrales Projektcontrolling Projektporfolio pro Jahr
planungs- Projektportfolios
runde
Projekt- Status Projekt- Vorstand, Bereichsleiter, Aktuelles Zweimal
ausschuss- portfolio, Freigabe Multi-Projektcontrolling Projektportfolio pro Jahr
sitzung neuer Projekte
Projekt- Status des Bereichsleiter, Eskalations- Monat-
steuerkreis Einzelprojekts Einzelprojektcontrolling, entscheidungen lich
Projektleiter
Teambe- Status des Einzelprojektcontrolling, Aufgabenverteilung, Jede
sprechung Einzelprojekts Projektleiter, Projektteam Maßnahmen Woche
19Projektgremien
Klinikum München
20Entwicklung des Projektmanagements
Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf
erreichter
Status
21Die Themen im Überblick
1. Bedeutung des Projektmanagements
2. Grundlegende Regelungen
3. Projektplanung
3.1 Auswahl der richtigen Projekte
3.2 Planung der Projekte
4. Projektsteuerung
22Die grundlegenden Aufgaben der
Projektplanung und -steuerung:
Selektionsphase/ Planungsphase/ Realisations- Auswertungs-
Akquisitionsphase Angebotsphase phase phase
- Beurteilung - Zieldefinition Kontrolle und - Projektnach-
der - Aufgaben- Steuerung der bearbeitung
Attraktivität planung - Termine - Erfahrungs-
- Risiko- - Termin- - Leistungen sicherung
analyse planung - Kosten
- Wirtschaftlich- - Aufwands-
keitsanalyse abschätzung
- Ressourcen-
planung
- Kostenplanung
23Projektauswahl: Darstellung
Klinikum München
24Projektantrag: Darstellung
Klinikum München
25Priorisierungsantrag: Darstellung
Klinikum München
26„Nicht alles, was gezählt werden kann, zählt auch.
Und nicht alles, was zählt, kann auch gezählt werden.“
27Projektpriorisierung Universitätsklinikum
Hamburg-Eppendorf
28Projektpriorisierung Universitätsklinikum
Hamburg-Eppendorf
29Projektpriorisierung Universitätsklinikum
Hamburg-Eppendorf
30Projektpriorisierung Universitätsklinikum
Hamburg-Eppendorf
31Die Themen im Überblick
1. Bedeutung des Projektmanagements
2. Grundlegende Regelungen
3. Projektplanung
3.1 Auswahl der richtigen Projekte
3.2 Planung der Projekte
4. Projektsteuerung
32Die grundlegenden Aufgaben der
Projektplanung und -steuerung:
Selektionsphase/ Planungsphase/ Realisations- Auswertungs-
Akquisitionsphase Angebotsphase phase phase
- Beurteilung - Zieldefinition Kontrolle und - Projektnach-
der - Aufgaben- Steuerung der bearbeitung
Attraktivität planung - Termine - Erfahrungs-
- Risiko- - Termin- - Leistungen sicherung
analyse planung - Kosten
- Wirtschaftlich- - Aufwands-
keitsanalyse abschätzung
- Ressourcen-
planung
- Kostenplanung
33Klare Ziele sind entscheidend
Unsere Projektziele
sind völlig klar!
34Zielplanung: Überblick
Input: • Vorgaben des Managements und des Kunden
Aufgaben • Ziele messbar definieren und gewichten
allgemein: • Ziele kommunizieren
Wichtige • Regeln der Zielerarbeitung formulieren (SMART)
Aufgaben: • Ziele prüfen
• Ziele kommunizieren
Ergebnis: • Zielstruktur mit abgestimmten, gewichteten und
messbaren Zielen
Instrumente: • Zielfindungsprozess, Präferenzmatrix
35Ziele müssen eindeutig beschrieben werden!
Inhalt Ausmaß Zeit
- -
• Die Fehlzeiten unserer
Mitarbeiter müssen
reduziert werden.
• Die Kosten sind bis zum
31. März um 10 % zu
verringern.
36Interessensgruppen für Ihre Bauprojekte
? ?
? ?
37Ziele müssen korrekt kommuniziert werden
„Wunsch“
Lieferung
38Eine sorgfältige Zielsetzung wirkt häufigen
Planänderungen entgegen!
39Planung der Phasen und Meilensteine: Überblick
Input: • Projektziele, Projektauftrag
Aufgaben • Projektphasen verdeutlichen
allgemein: • Grobe Meilensteine beschreiben
Wichtige • Projektphasen beschreiben
Aufgaben:
Ergebnis: • Projektphasen mit Meilensteinen
Instrumente:
40Beschreibung der Projektphasen
Genehmi- Ausfüh- Betreuung
Grundlagen- Entwurfs- Vorbereitung Mitwirken bei Objektüber-
Vorplanung gungs- rungs- und Doku-
ermittlung planung der Vergabe der Vergabe wachung
planung planung mentation
- Inhalt
- Risiken
- Durchschnittliche Dauer
- Benötigte Ressourcen
- Kostentreiber
41Beschreibung der Projektphasen
Projektgröße
Zeitverteilung sehr klein mittel groß sehr
klein groß
Grundlagenermittlung 8
Vorplanung 6
Entwurfsplanung 20
Einfaches Genehmigungsplanung 10
Projekt Ausführungsplanung 20
Vergabe 5
Überwachung 15
Betreuung 16
Grundlagenermittlung
Vorplanung
Entwurfsplanung
Mittelschweres Genehmigungsplanung
Projekt Ausführungsplanung
Vergabe
Überwachung
Betreuung
Grundlagenermittlung
Vorplanung
Entwurfsplanung
Komplexes Genehmigungsplanung
Projekt Ausführungsplanung
Vergabe
Überwachung
Betreuung
Alle Werte in Prozent
42Projektstrukturplanung: Überblick
Input: • Projektziele, Projektphasen, Meilensteine
Aufgaben • Arbeitspakete und Teilprojekte beschreiben
allgemein: • Zusammenhänge und Schnittstellen offen legen
• Aufwand der Arbeitspakete schätzen
Wichtige • Standardstrukturplan zur Verfügung stellen
Aufgaben: • Strukturplan, Arbeitspakete, Meilensteine prüfen
• Aufwand prüfen
Ergebnis: • Abgestimmter, konsistenter Projektstrukturplan
• Beschriebene Arbeitspakete
Instrumente: • Aufgabenanalyse
43Projektstrukturplan (PSP)
Teilaufgabe (DIN 69 901):
Projekt
Teil eines Projektes, der im PSP weiter
aufgegliedert werden kann.
Teilaufgabe (TA) Teilaufgabe (TA)
Arbeitspaket (DIN 69 901):
Teil eines Projektes, der im PSP nicht AP TA AP AP AP
weiter aufgegliedert ist und auf einer
beliebigen Gliederungsstufe liegen kann.
AP AP
44Projektstrukturplan in MS-Project
45Aufwand prüfen
Projektdauer: 5 Wochen
Nettoaufwand laut Aufwandsschätzung 250,0 PT
Projektleitung (8 - 15 Prozent): 10 Prozent 25,0 PT
Sonstiger Grundaufwand für 5 MA
- Wochenplanung: 0,5 Stunden/Woche und MA
- Besprechungen: 3,0 Stunden/Woche und MA
- Aufwandserfassung: 0,5 Stunden/Woche und MA
- Gesamt: 4,0 Stunden/Woche und MA 12,5 PT
Managementreserve (10 - 15 Prozent): 10 Prozent 25,0 PT
Risikozuschlag: 10,0 PT
Gesamt: 322,5 PT
PT = Personentage; MA = Mitarbeiter
46Vorgehensweise
bei der Ressourcenplanung
2
1. Ermittlung des Personalbedarfs
4
6 6
1
3 5
0 6
2. Ermittlung der zur Verfügung 2
stehenden Personalkapazität 1
4
6 6
3 5
0 6
3. Vergleich von Kapazität und
Bedarf und Kapazitätsausgleich
2 2
4 2
6 6
1
3 5
0 6
47Ressourcenplanung: Überblick
Input: • Arbeitspakete mit Leistungsbeschreibung
• Geschätzter Aufwand
• Terminplan
Aufgaben • Ressourcenbedarf ermitteln
allgemein: • Verfügbare Ressourcen gegenüberstellen
• Kapazitätsüberlastungen ausgleichen
Wichtige • Ermittelten Personalbedarf prüfen
Aufgaben:
• Grundkapazität der Mitarbeiter korrekt errechnen
• Frei Kapazitäten transparent machen
Ergebnis: • Einsatztermine, Einsatzdauer und Menge der
benötigten Ressourcen
Instrumente: • Kapazitätsbelastungsdiagramm, Funktionsmatrix,
Balkendiagramm
48Die Leistung wird überschätzt
Ziehkraft
248 kg
4950
Die richtige Mischung ist entscheidend
Alte Hasen-Quote:
Summe der Praxisjahre aller Teammitglieder
Gesamtanzahl der Mitglieder im Team
51Ermittlung der max. Personalkapazität
Aufwand = Dauer * Anzahl Mitarbeiter * Stunden/Monat
Std./ Std./ Std./Jahr Std./Jahr Std./Monat Std./Monat
Woche Tag gesamt produktiv Brutto Netto
40 8,0 2000 1664 167 139
39 7,8 1950 1622 163 135
38 7,6 1900 1581 158 132
37 7,4 1850 1539 154 128
36 7,2 1800 1498 150 125
35 7,0 1750 1456 146 121
34 6,8 1700 1414 142 118
33 6,6 1650 1373 138 114
32 6,4 1600 1331 133 111
31 6,2 1550 1290 129 107
30 6,0 1500 1248 125 104
29 5,8 1450 1206 121 101
28 5,6 1400 1165 117 97
27 5,4 1350 1123 113 94
26 5,2 1300 1082 108 90
52Ressourcenplan Klinikum München
53Die Themen im Überblick
1. Bedeutung des Projektmanagements
2. Projektauswahl
3. Projektplanung
4. Projektsteuerung
4.1 Projektleistung
4.2 Terminkontrolle
4.3 Kostenkontrolle
4.4 Berichtswesen
54Projektsteuerung und -kontrolle
PROJEKTCONTROLLING
Berichtswesen, PROJEKTPLANUNG
Dokumentation
Terminkontrolle Leistungskontrolle Kostenkontrolle
Plan Ist
Ist
Plan
Auswertung der Projekterfahrungen
55Projektsteuerung und -kontrolle
Maßnahmen
Ursachenanalyse
Plan-Ist-Vergleich
Istdaten
Plandaten
56Daten müssen schnell verfügbar sein!
57Istdaten
• Plan- und Istdaten in der gleichen Feinheit und
nicht zu detailliert.
• Permanente Kommunikation.
• „Management by walking around“.
• Persönlichen Kontakt der E-Mail vorziehen.
• Turnusmäßige Besprechungen (wöchentlich).
58Schauen Sie nach vorne!
59Zukunftsbezogene Daten
Monat Kosten Fortschritt
pro Monat in t€ pro Monat in % Projektfortschritt
1 100 5 100
2 400 10
80
Vergangenheit
3 700 12
4 1000 20 60
5 1400 35
6 1700 50 40
7 1750 60
8 1800 65 20
9 1900 70
10 0
Zukunft
0 2 4 6 8 10 12
11
-20
12
Projektkosten
3000
2500
2000
1500
1000
500
0
0 2 4 6 8 10 12
60Zukunftsbezogene Daten
Projekt- Gegen- Geplanter Voraussichtlicher
start wart Endtermin Endtermin
Time to Complete
(Restdauer)
Time at Completion
(voraussichtliche
Gesamtdauer, V-Ist)
Cost to Complete
(Restkosten)
Cost at Completion
(voraussichtliche
Gesamtkosten, V-Ist)
61Kosten-Trenddiagramm
Kostenabweichung [%] = (vorauss. Gesamtkosten - Budget) * 100
Budget
62Abweichungsursachen müssen erkannt und…
Häufige • Planungsmängel
Ursachen: • Vergessene Arbeitspakete
• Unnötige Arbeiten
• Geänderte Kundenanforderungen
• Änderung der Rahmenbedingungen / Zielstellungen
• Nichtbeachtung externer Einflüsse
• Verzögerungen (z.B. Entscheidungen, Beistellungen,...)
• Unvorhergesehene Risiken treten ein
• Qualitätsmängel
• Rollen im Projekt unklar
• Zu viel Bürokratie
• Mangelnde Transparenz
• Geringe Motivation
• Fehlende Promotoren
63… ausgewertet werden
Gründe für Terminänderungen (in Tagen)
10
Änderung der
Spezifikation
60
Risikovorbeugende
95 Maßnahmen
Eintritt von Risiken
Falsche
Terminplanung
Verzögerung durch
30 Lieferanten
Änderung der
Projektpriorität
20
40
64Die „Fünf Warum“ der Ursachenanalyse
Problem: Das Bürogebäude wurde nicht fristgerecht fertiggestellt.
1. Warum?
Die ursprüngliche Planung wurde mehrmals geändert.
2. Warum?
Die kalkulierten Kosten wurden weit überschritten.
3. Warum?
Ungeplante Zusatzleistungen waren erforderlich.
4. Warum?
Die Bauplanung war fehlerhaft.
5. Warum?
Die Planungsphase war zu kurz. Ansatzpunkte
für Maßnahmen
Der Projektleiter war unerfahren.
65Beispiele für Nebenwirkungen
M aßnahm e Z u b ea ch ten W ir k u n g
T Q K T=Termin
M o tiv a tio n d e r M A e r h ö h e n Geringe Kosten, große Wirkung Q=Qualität
K=Kosten
Z u s ä tz lic h e s P e rs o n a l
Kurzfristig nachteilig wegen
Anlerneffekt
P r o je k t-M A a u s ta u s c h e n Kann Effizienz reduzieren.
Abhängig von neuen MA
P r o je k tin te r n e U m s c h ic h t u n g d e r Kann Effizienz reduzieren.
M A a u f k ritis c h e V o rg ä n g e Abhängig von neuen MA
A k tiv itä te n a n E x te rn e v e rg e b e n Know-How-Abfluss, v.a. im
F&E-Bereich
Ü b e rs tu n d e n Nur kurzfristig sinnvoll, hoher
Stress, geringere Motivation
M e h r R e v ie w s u n d K o n tr o lle n Bindet Kapazitäten und ver-
ursacht zus. Kosten
R e d u k t io n d e s L e is tu n g s u m fa n g s Auswirkungen auf Qualität und
Kundenzufriedenheit untersuchen.
T e r m in - u n d K o s te n z ie le ä n d e rn Letzte Möglichkeit. Wirtschaft-
lichkeitsvergleich nötig .
66Die Themen im Überblick
1. Bedeutung des Projektmanagements
2. Grundlegende Regelungen
3. Projektplanung
4. Projektsteuerung
4.1 Projektleistung
4.2 Terminkontrolle
4.3 Kostenkontrolle
4.4 Berichtswesen
67Alternativen zur Ermittlung des
Leistungsfortschritts
Ist-Aufwand (in Std.) Geringer Aufwand,
geringe Genauigkeit
Plan-Aufwand (in Std.)
Noch nicht begonnene Arbeitspakete: 0 % LF
Angearbeitete Arbeitspakete: 50 % LF
Beendete Arbeitspakete: 100 % LF
Aufwand FG Erwirtschafteter Wert
Arbeitspaket 1 1 PM 0% 0,0 PM
Arbeitspaket 2 3 PM 100 % 3,0 PM
Arbeitspaket 3 5 PM 50 % 2,5 PM
Gesamt-Projekt 9 PM 61 % 5,5 PM
68Alternativen zur Ermittlung des
Leistungsfortschritts
Noch nicht begonnene Arbeitspakete: 0 % LF LF wird eher
Beendete Arbeitspakete: 100 % LF unterschätzt
Noch nicht begonnene Arbeitspakete: 0 % LF
Angearbeitete Arbeitspakete: 20 % LF LF wird eher
Beendete Arbeitspakete: 100 % LF unterschätzt
Abgearbeitete Meilensteine Höherer Aufwand,
Gesamtzahl der Meilensteine höhere Genauigkeit
Ist-Aufwand (in Std.)
Hoher Aufwand,
Voraussichtlicher Gesamtaufwand (in Std.) hohe Genauigkeit
69Leistungsfortschritt
Fertigstellungsgrad [%] = Istaufwand * 100
(voraussichtlicher Gesamtaufwand)
90,00%
80,00%
70,00%
Fortschrittsgrad
60,00%
50,00%
40,00%
30,00%
20,00%
10,00%
0,00%
Jan Feb Mär Apr Mai Jun Jul
Aktueller
Vergangene Monate seit Projektstart
Monat
Jan Feb Mär Apr Mai Jun Jul
Istaufwand 75 150 250 400 500 650 700
Voraussichtlicher Gesamtaufwand 815 830 850 875 895 885 905
Fertigstellungsgrad 9,20% 18,07% 29,41% 45,71% 55,87% 73,45% 77,35%
70Die Themen im Überblick
1. Gestaltung des Projektcontrollings
2. Projektauswahl
3. Projektplanung
4. Projektsteuerung
4.1 Projektleistung
4.2 Terminkontrolle
4.3 Kostenkontrolle
4.4 Berichtswesen
71Balkenplan mit Time-to-Complete
Time-to-Complete
Arbeitspaket
Zeit
Projekt- Gegenwart Geplanter Voraussichtlicher
start Endtermin Endtermin
72Termin-Trenddiagramm
9
Entwurf
8
7
Geplante Endtermine
Analyse
6
5 Planung
4
3
2
1
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Aktuelle Berichtstermine
73Die Themen im Überblick
1. Gestaltung des Projektcontrollings
2. Projektauswahl
3. Projektplanung
4. Projektsteuerung
4.1 Projektleistung
4.2 Terminkontrolle
4.3 Kostenkontrolle
4.4 Berichtswesen
74Wie beurteilen Sie das Projekt?
90000
80000 Istkosten
Plankosten
70000
60000
Kum. Kosten
50000
40000
30000
20000
10000
0
Januar Februar März April Mai Juni Juli August
7576
Aussagefähiger Kostenvergleich
Voraussichtliche Gesamtkosten
ABWEICHUNG
Noch zu
erwartende
Genehmigtes Budget
Restkosten
Kosten laut
Kalkulation
Angefallene
Ist-Kosten
77Earned Value Analyse
14.000
Kum. Istkosten
Kum. Plankosten
12.000 Kum. Sollkosten
10.000
Kum. Kosten
8.000
6.000
4.000
2.000
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Monat
78Die Themen im Überblick
1. Gestaltung des Projektcontrollings
2. Projektauswahl
3. Projektplanung
4. Projektsteuerung
4.1 Projektleistung
4.2 Terminkontrolle
4.3 Kostenkontrolle
4.4 Berichtswesen
79Aufbau eines Berichtswesens
Der Aufbau des Berichtswesens ist ein Projekt!
Klären Sie dabei folgende Fragen:
Wozu?
Wie? Was?
Wann? Wer?
An wen?
80Was wird berichtet?
Aufbau eines Fortschrittsberichts
Risiko
Kosten
Termine
Leistung/Qualität
Maßnahmen
Probleme
Deckblatt - nur die wichtigsten Informationen
. Probleme . Termine
. Maßnahmen . Kosten
- grafische Darstellung
. Leistung/
Qualität
. Risiko - auf einer Seite
- mit einem Blick erfassbar
81Statusbericht
Projektbezeichnung: ........................ Projektnummer: ........................... Datum ..........................
Anlass: Periodischer Bericht Meilenstein erreicht Problembericht
Gesamt Qualität Termin Aufwand Kosten Risiko
Plan 40 Wochen 65 Wochen 100.000 EUR 350 Punkte
V-Ist 39 Wochen 80 Wochen 105.000 EUR 360 Punkte
Abweichung -1 Woche +15 Wochen +5.000 EUR +10 Punkte
Beurteilung Projektleiter: Beurteilung Projektcontroller:
Weiteres Vorgehen: Wer? Bis wann?
Maßnahme 1: ..................................................................................... ....................... .......................
Maßnahme 2: ..................................................................................... ....................... .......................
Maßnahme 3: ..................................................................................... ....................... .......................
..................................................... ....................................................
Datum, Unterschrift Projektleiter Datum, Unterschrift Controller
82Projektstatus: Darstellung
Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf
83Übersicht der laufenden Projekte
Projekte Status Bearbeitungsstand
Kosten Termine Leistung APR MAI JUN JUL
P1 Entwurf Konzeption Realisier. Test
P2 Entwurf Entwurf Konzeption Test
P3 Konzeption Konzeption Entwurf Entwurf
P4 Realisier. Test
P5 Test
P6 Einführung
P7 Entwurf Entwurf Konzeption Realisier.
Zu wenig Ressourcen
Quelle: Osram
84Projektstatus: Darstellung
Klinikum München
85Wie wird berichtet?
Kennzahlen
• Messbare Kennzahlen erleichtern die Vereinbarung und
Kontrolle der Ziele.
• Kennzahlen unterstützen die Projektsteuerung durch:
– Zeitvergleich
– Vergleich zu anderen Projekten oder Erfahrungswerten
– Vergleich zu geplanten Werten
86Wie wird berichtet?
Kennzahlen
Beachten Sie bitte:
• Kennzahlen müssen verstanden und einheitlich
interpretiert werden.
• Die Aussagekraft einer Kennzahl hängt immer von der
zugrunde liegenden Datenbasis ab.
• Es besteht die Gefahr, dass man nur noch die Kennzahl
im Auge hat und nicht mehr das Ganze sieht.
87Beachten Sie bitte die Erfolgsfaktoren:
Vertretbaren Erfassungs-
aufwand sicherstellen
Aktualität Verständnis
sicherstellen sicherstellen
Empfänger Aussagekraft
berücksichtigen sicherstellen
Datenqualität
sicherstellen
88Kennzahlen sind zu dokumentieren:
Ziel Budgeteinhaltung 100 %
Kennzahl (Istkosten - Sollkosten) * 100
Sollkosten
Bezeichnung Kostenabweichung
Verantwortlich Projektcontrolling
Datenquellen Angaben des Projektleiters zum Status, Kostendaten
des Controllings
Darstellung Tabelle: Ist und Soll, Abweichung
Diagramm: Zeitliche Entwicklung Ist und Soll
Zeithorizont Projektstart bis aktueller Monat
Empfänger Lenkungsausschuss
Vorlagetermin Bis zum 5. Werktag des Folgemonats
Grüner Bereich Abweichung < 6 Prozent
Roter Bereich Abweichung > 10 Prozent
89Sie können gerne auch später Kontakt aufnehmen:
fiedler@projektcontroller.de
Weitere Informationen zum Thema finden Sie unter:
- Fiedler, R., Controlling von Projekten,
5. Aufl. Wiesbaden 2010.
- www.projektcontroller.de
- www.competence-site.de
- www.projektmagazin.de
90Sie können auch lesen
