Reform des Nachweisgesetzes - Auswirkungen auf das HR- Vertragsmanagement - Oppenhoff
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EU-Arbeitsbedingungen-Richtlinie
Reform des Nachweisgesetzes –
Auswirkungen auf das HR-
Vertragsmanagement
Die EU-Richtlinie 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union vom 20. Juni
2019 („Arbeitsbedingungenrichtlinie“) führt zu einer Reform des Nachweisgesetzes und beinhaltet einen umfangreichen Katalog
an neuen Informationspflichten für Arbeitgeber. Sie gibt außerdem neue Mindestanforderungen an die Arbeitsbedingungen vor.
Diese Richtlinie ist bis zum 1. August 2022 in nationales Recht umzusetzen. Die Bunderegierung hat dazu kürzlich den ersten
Gesetzesentwurf vorgelegt, der am 23. Juni 2022 abschließend im Bundestag behandelt werden soll. Aus diesem ergeben sich
insbesondere neue und erstmalig bußgeldbewehrte Nachweispflichten für Arbeitgeber sowie Einschränkungen bei Probezeit-
regelungen in befristeten Arbeitsverträgen. Wesentliche inhaltliche Änderungen am Regierungsentwurf sind nach derzeitigem
Stand nicht zu erwarten.
Ab dem 1. August 2022 sind diese Änderungen für alle neuen Arbeitsverträge zu beachten. Für Alt-Verträge gilt das nur, wenn
der Mitarbeitende eine entsprechende Dokumentation verlangt. Wir haben die wesentlichen Änderungen im Folgenden für Sie
zusammengefasst.
1. Höchstdauer der Probezeit bei Zukünftig wird die schematische Vereinbarung einer sechs-
monatigen Probezeit für befristete Verträge mithin nicht mehr
befristeten Arbeitsverhältnissen möglich sein. Während nach dem Erwägungsgrund 28 der
Befristete Arbeitsverträge können nur dann ordentlich gekün- Richtlinie diese Angemessenheitsprüfung nur für befristete
digt werden, wenn die Kündigung ausdrücklich individual- Arbeitsverträge mit einer Laufzeit von unter zwölf Monaten
vertraglich vorbehalten oder im Tarifvertrag vereinbart ist (§ gelten soll, gilt diese Einschränkung nach dem deutschen
15 Abs. 3 TzBfG). Dieses wird weitergehend eingeschränkt. Gesetzentwurf nicht.
Soll für ein befristetes Arbeitsverhältnis zukünftig eine Probe- Unklar bleibt, welche Rechtsfolge für den Fall einer unwirk-
zeit vereinbart werden, so fordert der Gesetzesentwurf mit samen Probezeitregelung eintritt, d. h. ob dann während der
Einführung eines neuen § 15 Abs. 3 TzBfG-E, dass diese im unwirksam vereinbarten Probezeit die gesetzliche Kündi-
Verhältnis zu der erwarteten Dauer der Befristung und der Art gungsfrist des § 622 Abs. 1 BGB greift oder ob unmittelbar
der Tätigkeit stehen muss. eine für die Zeit nach Ablauf der Probezeit vertraglich ver-
einbarte (längere) Kündigungsfrist eingreift.
Praxistipp: Arbeitgeber sollten schon jetzt ihre Pro- Änderungen erfahren. Hierzu werden in § 2 NachwG
zesse bei Vereinbarung von Probezeiten in befristeten bestehende Nachweispflichten etwa in Bezug auf
Arbeitsverträgen überprüfen. Werden befristete Arbeits-
verträge von bis zu zwölf Monaten abgeschlossen, soll- • das Enddatum einer vereinbarten Befristung,
ten Probezeitregelungen idealerweise in Gänze unter- • den Arbeitsort,
bleiben. Auch bei sehr einfach gelagerten Tätigkeiten • die Kündigung und
sollte die Erforderlichkeit von Probezeitregelungen • die Vergütungszusammensetzung
überdacht werden.
ergänzt. Zudem werden neue Informationspflichten u.
2. Stellungnahmepflicht des Arbeitgebers a. in Bezug auf die Probezeit, den Umfang des Fort-
bei befristeten Arbeitsverhältnissen und bildungsanspruchs, Überstunden, Abrufarbeit und die
Identität des Versorgungsträgers im Falle der betrieb-
gegenüber Leiharbeitnehmern
lichen Altersversorgung eingeführt.
Der Arbeitgeber wird zukünftig in verschiedenen Kons-
tellationen dazu verpflichtet, binnen eines Monats nach Das Thema Vertragsmanagement wird daher in der
Zugang einer der nachfolgend aufgelisteten Anzeigen Personalabteilung in Zukunft noch weiter an Bedeutung
eine begründete Antwort in Textform (d. h. E-Mail ist gewinnen. Dies gilt erst Recht in Anbetracht der droh-
ausreichend) an den Anzeigenden zu übersenden. Dies enden Bußgelder im Falle eines Verstoßes, denn eine
gilt, wenn: unrichtige oder unvollständige Information stellt zukünf-
tig nach § 4 NachwG-E eine Ordnungswidrigkeit dar,
• befristet beschäftigte Arbeitnehmer, deren Arbeitsver- die mit Geldbußen bis zu 2.000 Euro belegt werden
hältnis länger als sechs Monate bestanden hat, ihrem kann. Daher sollten zukünftig insbesondere folgende
Arbeitgeber in Textform ihren Wunsch nach einem un- Transparenzanforderungen beim Abschluss von Arbeits-
befristeten Arbeitsverhältnis anzeigen, verträgen oder Änderungsvereinbarungen – nach dem
• befristet beschäftigte Arbeitnehmer mit mehr als sechs aktuellen Stand des Gesetzesentwurfs – beachtet wer-
Monaten Betriebszugehörigkeit dem Arbeitgeber in den:
Textform den Wunsch nach Veränderung von Dauer
oder Lage ihrer vertraglich vereinbarten Arbeitszeit a) Neue Nachweispflichten
anzeigen, oder
• Leiharbeitnehmer, die mehr als sechs Monate an den Der im Nachweisgesetz enthaltene Katalog über die
Entleiher entliehen sind, diesem ihren Wunsch nach wesentlichen Vertragsbedingungen, die der Arbeitgeber
Abschluss eines Arbeitsvertrages in Textform anzei- schriftlich niederzulegen und dem Mitarbeitenden bin-
gen. nen gewisser Fristen unterschrieben auszuhändigen
hat, wird nach dem Gesetzesentwurf um folgende
Eine Antwort seitens des Arbeitgebers bzw. Entleihers Inhalte erweitert werden:
kann ausbleiben, wenn der betreffende Beschäftigte
seinen Wunsch in den letzten zwölf Monaten schon • Bei befristeten Arbeitsverhältnissen ist zukünftig das
einmal angezeigt hat. Enddatum der Befristung anzugeben oder die vor-
hersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses.
Praxistipp: Arbeitgeber sollten Prozesse in diesen
Konstellationen zur Abgabe einer fristgemäßen Stel- • Für den Fall vereinbarter mobiler Arbeit hat im Arbeits-
lungnahme implementieren. Dazu können bereits Muster- vertrag ein Hinweis darauf zu erfolgen, dass der Mit-
Antwortschreiben für den Fall der Zusage bzw. Ableh- arbeitende seinen Arbeitsort frei wählen kann.
nung standardisiert vorbereitet werden.
Praxistipp: Infolge der Corona-Pandemie wurde vielen
Mitarbeitenden das Recht eingeräumt, mobil zu arbei-
3. Erweiterte Nachweispflichten für ten. Auch solche späteren Vertragsänderungen ver-
Arbeitgeber pflichten Arbeitgeber daher zukünftig zu einem (ggf.
gesonderten) Nachweis in Schriftform.
Das Nachweisgesetz (NachwG) wird weitreichende
Der bloße Verweis auf eine Betriebsvereinbarung zur Praxistipp: Nach der Begründung des Gesetzesent-
mobilen Arbeit wird jedoch nicht ausreichen, da § 2 wurfs sollen hier generelle Informationen ausreichend
Abs. 4 NachwG-E den Hinweis auf eine Betriebsverein- sein. Insbesondere soll sich daraus keine Pflicht zum
barung zu dem Punkt „Arbeitsort“ nicht ausreichen schriftlichen Nachweis über individuelle Dienstplan-
lässt. änderungen ergeben. Da Schichtsysteme mitbestim-
mungspflichtig und i. d. R. in einer Betriebsverein-
• Wird eine Probezeit vereinbart, ist deren Dauer in der barung geregelt sind, kann der Nachweispflicht gem. §
Niederschrift aufzunehmen. 2 Abs. 4 NachwG-E auch dadurch Rechnung getragen
werden, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auf die
• Ferner ist die Zusammensetzung und die Höhe des einschlägige(n) Betriebsvereinbarung(en) oder Tarif-
Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von verträge hinweist.
Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien
und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des • Bei Arbeit auf Abruf (§ 12 TzBfG) hat der Arbeit-
Arbeitsentgelts in der Niederschrift anzugeben. Die geber die Mitarbeitenden zukünftig darüber zu in-
Vergütungsbestandteile sind getrennt unter Hinweis formieren, wie ihre Arbeitszeiten festgelegt werden.
auf deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung Dabei hat er mindestens mitzuteilen, (i) dass die
anzugeben. Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu
erbringen ist, (ii) das Zeitfenster, bestimmt durch
Praxistipp: Derzeit lassen viele Arbeitsverträge den Referenztage und Referenzstunden, das für die
Hinweis auf die Art der Auszahlung geleisteter Über- Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist und
stunden oft vermissen. Auch wird in der Praxis oft auf außerhalb dessen der Arbeitgeber keine Arbeits-
ein gesondertes Bonussystem verwiesen, welches nicht leistung verlangen darf, sowie (iii) die Mindestankün-
unbedingt in Form einer Betriebsvereinbarung im Unter- digungsfrist für die Arbeitsleistung. Außerdem hat der
nehmen eingeführt wurde. In Anbetracht der drohenden Arbeitgeber (iv) über die Zahl der mindestens zu
Bußgelder werden die neuen Nachweispflichten – die vergütenden Stunden zu informieren.
auch durch Vertragsänderungen ausgelöst werden –
somit für Arbeitgeber zu einem immens hohen adminis- • Soll die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden
trativen Aufwand führen. vereinbart werden, so ist dies inklusive der Voraus-
setzungen dafür in der Niederschrift anzugeben.
Sind die zugesagten Prämien, Boni oder ähnliches aller-
dings in Tarifverträgen oder Betriebs-/Dienstverein- • Neu ist auch, dass der Arbeitgeber über den Umfang
barungen geregelt, kann der der Arbeitgeber seiner eines etwaigen Anspruchs auf von ihm bereitgestellte
Nachweispflicht dank § 2 Abs. 4 NachwG-E aber glück- Fortbildung zu informieren hat. Dies gilt auch dann,
licherweise weiterhin durch Hinweis auf die einschlä- wenn sich der Anspruch aus einem Kollektivvertrag
gige Kollektivvereinbarung erfüllen. Hierbei ist zu über- oder aus dem Gesetz ergibt.
prüfen, ob diese auch die neu geforderten Nachweis-
verpflichtungen allesamt enthalten. Andernfalls wird der • Wenn der Arbeitgeber eine betriebliche Altersver-
Hinweis darauf ebenfalls nicht ausreichen. sorgung über einen externen Versorgungsträger
zugesagt hat, sind Name und Anschrift dieses Ver-
• Neben der vereinbarten Arbeitszeit muss die Nieder- sorgungsträgers in der Niederschrift aufzunehmen.
schrift zukünftig auch vereinbarte Ruhepausen und Eine Nachweispflicht besteht jedoch nicht, wenn der
Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Versorgungsträger bereits zu dieser Information ver-
Schichtsystem (z. B. Drei-Schicht-System), den Schicht- pflichtet ist (wie z. B. bei Pensionsfonds, Pensions-
rhythmus (z. B. wöchentlicher Wechsel von Früh-, kassen und Lebensversicherungsunternehmen gem.
Spät- und Nachtschicht) und die Voraussetzungen für §§ 234k ff. des Versicherungsaufsichtsgesetzes in
Schichtänderungen beinhalten. Verbindung mit der VAG-Informationspflichtenver-
ordnung).• Zu beachten ist, dass Arbeitgeber mit Inkrafttreten des b) Frist und Form für die Vorlage der Niederschrift
Gesetzes die Mitarbeitenden auch über das bei der
Kündigung einzuhaltende Verfahren zu unterrichten Zukünftig treffen Arbeitgeber strengere Fristvorgaben
haben. Hinzuweisen ist auf das Schriftformerfordernis zur Erfüllung der zuvor beschriebenen Nachweispflich-
nach § 623 BGB sowie die für den Arbeitgeber als ten und – obwohl die Arbeitsbedingungenrichtlinie die
auch den Mitarbeitenden geltenden gesetzlichen, tarif- Möglichkeit der elektronischen Form einräumt – hat es
vertraglichen oder einzelvertraglichen Kündigungs- der deutsche Gesetzgeber beim obligatorischen Schrift-
fristen einschließlich der im Fall einer Probezeit ver- formerfordernis belassen. Arbeitgeber haben daher in
einbarten verkürzten Kündigungsfrist. Zukunft folgende Fristen zu beachten:
Ist vertraglich eine Staffelung der Länge der Kündi- • Die Angaben über Arbeitsentgelt und Arbeitszeit (ein-
gungsfristen z. B. in Anknüpfung an die Betriebszu- schließlich des Schichtrhythmus) müssen künftig spä-
gehörigkeit vereinbart, so genügt laut der Gesetzes- testens am ersten Tag der Arbeitsleistung schriftlich
begründung die Angabe der vereinbarten Berech- nachgewiesen sein.
nungsmodalitäten. Darüber hinaus muss die Unter-
richtung die Information über die Frist zur Erhebung • Angaben zu Dauer des Arbeitsverhältnisses, Arbeits-
einer Kündigungsschutzklage nach § 4 KSchG ort, Tätigkeitsbeschreibung und Probezeit sowie zur
enthalten. Festlegung der Arbeitszeit im Falle von Arbeit auf Ab-
ruf (§ 12 TzBfG) und den Anordnungsvoraussetzung-
Praxistipp: In der Gesetzesbegründung hat der Gesetz- en von Überstunden müssen spätestens am siebten
geber erfreulicherweise klargestellt, dass die Pflicht zur Tag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsver-
Unterrichtung über die Dreiwochenfrist des § 4 KSchG, hältnisses nachgewiesen sein.
selbst wenn sie verletzt wird, nicht dazu führt, dass die
Kündigung rechtsunwirksam ist. Dennoch wird in der • Alle anderen Vertragsbedingungen müssen spätes-
Praxis mit solchen Einwänden von Arbeitnehmerseite tens innerhalb eines Monats nach vereinbartem Be-
zu rechnen sein. Da allerdings die Arbeitsbedingungen- ginn des Arbeitsverhältnisses in Form einer Nieder-
richtlinie als Sanktion „lediglich“ ein Bußgeld bei Ver-- schrift bereitgestellt werden.
stoß vorsieht, sollte das Argument entkräftet werden
können. Arbeitgeber haben die Niederschrift der wesentlichen
Vertragsbedingungen weiterhin schriftlich an die Mit-
Noch unklar bleibt, ob Arbeitgeber zukünftig zur Begrün- arbeitenden auszuhändigen. Daraus folgt rechtlich
dung von Kündigungen verpflichtet werden. Denn laut allerdings nicht, dass der Arbeitsvertrag nur wirksam
Art. 18 Abs. 2 Satz 1 der Richtlinie sollen Mitarbeitende ist, wenn er schriftlich abgeschlossen wird, d. h. von
vom Arbeitgeber verlangen können, dass er hinreichend beiden Seiten unterzeichnet. Vielmehr kann der Arbeit-
genau bezeichnete Gründe für die Kündigung schriftlich geber seine Nachweispflichten auch durch einseitige
darlegt. Derzeit ist eine Mitteilung über die Gründe der schriftliche Unterrichtung in Papierform, die vom Arbeit-
Kündigung oder die Sozialauswahl im Falle der betriebs- geber unterzeichnet wurde, gegenüber dem Mitarbei-
bedingten Kündigung nur in Ausnahmefällen vorgeseh- tenden erfüllen. In der Praxis wird sich gleichwohl die
en. Der Gesetzesentwurf sieht diesbezüglich bisher Aushändigung eines schriftlichen Arbeitsvertrages
allerdings keine Regelungen vor. Sollte der Mitarbeiten- etablieren.
de jedoch ein solches Verlangen in Zukunft äußern, soll-
ten Arbeitgeber mit Blick auf die Richtlinie eine schrift- c) Ab wann gelten die neuen Nachweispflichten und
liche Begründung in Erwägung ziehen. was gilt bei Vertragsänderungen?
• In Bezug auf kirchliche Arbeitsrechtsregelungen Die neuen Nachweispflichten gelten für alle Arbeitsver-
listet der neue § 2 Nr. 10 NachwG-E als weiteren träge, die ab Inkrafttreten des Umsetzungsgesetzes
Unterrichtungsgegenstand die Regelungen paritätisch abgeschlossen werden. Dieses soll nach derzeitigem
besetzter Kommissionen auf, die auf der Grundlage Stand zum 1. August 2022 in Kraft treten.
kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Be-
reich kirchlicher Arbeitgeber festlegen.Für zuvor abgeschlossene Arbeitsverhältnisse gelten 5. Konsequenzen bei Verstoß
die neuen Nachweispflichten nur, wenn der Mitarbei-
tende eine Niederschrift über die entsprechenden Ein Verstoß gegen die arbeitgeberseitige Nachweis-
Arbeitsbedingungen verlangt. In diesem Fall ist die pflicht wird zukünftig als Ordnungswidrigkeit behandelt.
Niederschrift grundsätzlich innerhalb von sieben Tagen Eine solche liegt vor, wenn die Niederschrift der wesent-
auszuhändigen. lichen Vertragsbedingungen (i) nicht, (ii) nicht richtig,
(iii) nicht vollständig, (iv) nicht in der vorgeschriebenen
Für den Fall von Vertragsänderungen gilt, dass die Weise oder (v) nicht rechtzeitig ausgehändigt wird.
neuen Vertragsbedingungen dem Mitarbeitenden
spätestens an dem Tag, an dem sie wirksam werden, Praxistipp: Sollten Arbeitgeber – wie es in der Praxis
schriftlich mitzuteilen sind. häufig vorzufinden ist – Arbeitsverträge nur noch per
DocuSign unterzeichnen, so erfüllt dies nicht das Er-
fordernis der eigenhändigen Unterschrift und stellt wohl
4. Spezielle Unterrichtungspflichten bei
zukünftig eine Ordnungswidrigkeit dar. Somit sind Pro-
Entsendungen zesse insoweit anzupassen, dass entweder zusätzlich
Im Falle der Entsendung eines Mitarbeitenden ins zu DocuSign eine eigenhändig vom Arbeitgeber unter-
Ausland wurden die Nachweispflichten des Arbeit- zeichnete Informationsschrift über die wesentlichen
gebers ebenfalls erweitert. Die Unterrichtungspflichten Arbeitsbedingungen nach dem NachwG in Papierform
bestehen unter der Voraussetzung, dass der Mitarbei- fristgemäß an die Mitarbeitenden auszuhändigen ist
tende seine Arbeitsleistung länger als vier aufeinander- oder das Vertragsmanagement wird wieder umgestellt
folgende Wochen im Ausland zu erbringen hat. Hat der weg vom elektronischen Vertragsmanagement zurück
Mitarbeitende aufeinanderfolgende Arbeitsaufträge in zum schriftlichen Arbeitsvertrag.
unterschiedlichen Ländern zu erbringen, können die
Angaben bezüglich aller Arbeitsaufträge laut der Ge- 6. Ausblick
setzesbegründung zusammengefasst werden. Zukünf-
tig sind die Mitarbeitenden in diesen Fällen über Fol- In Anbetracht der zahlreichen zum 1. August 2022 zu
gendes zu unterrichten: erwartenden Änderungen wird das Vertragsmanage-
ment in den Personalabteilungen in Zukunft noch stär-
• über das Land oder die Länder, in dem oder in denen ker an Bedeutung gewinnen. Arbeitgeber sollten schon
die Arbeit im Ausland geleistet werden soll, und die jetzt ihre Prozesse und Standardmuster entsprechend
geplante Dauer der Arbeit, anpassen, um zum Zeitpunkt des Inkrafttretens des
• die Währung, in der die Entlohnung erfolgt, Umsetzungsgesetzes gewappnet zu sein.
• sofern vereinbart, mit dem Auslandsaufenthalt
verbundene Geld- oder Sachleistungen, insbesondere Auch dürfte sich ein Schulungsbedarf der Mitarbeiter in
Entsendezulagen und zu erstattende Reise-, der Personalabteilung im Hinblick auf die neuen Anfor-
Verpflegungs- und Unterbringungskosten, derungen abzeichnen. Die gestiegenen Anforderungen
• die Angabe, ob eine Rückkehr des Mitarbeitenden an die Transparenzpflichten werden zu erhöhten Doku-
vorgesehen ist, und ggf. die Bedingungen der mentationsanforderungen und damit im Ergebnis zu
Rückkehr. einem signifikanten administrativen Mehraufwand für
Unternehmen führen.
Fällt die Entsendung in den Geltungsbereich des Arbeit-
nehmerentsendegesetzes, so ist der Mitarbeitende da-
rüber hinaus über die Vergütung zu unterrichten, die er
nach dem geltenden Recht im Aufnahmestaat bean-
spruchen darf. Dem Mitarbeitenden ist ferner ein Link
zu der offiziellen nationalen Webseite des Aufnahme-
staates nach dem Binnenmarkt-Informationssystem
(IMI) zuzuleiten.Ihre Ansprechpartner
Isabel Hexel Jörn Kuhn
Partnerin Rechtsanwältin Fachanwältin für Partner Rechtsanwalt Fachanwalt für
Arbeitsrecht Arbeitsrecht
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