SAP CONCUR EINFÜHRUNG - EBOOK
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EBOOK
EINFÜHRUNG
SAP CONCUR
5 typische Fehler bei der Einführung
von SAP Concur und wie Sie sie vermeiden
REISEMANAGEMENT MIT SAP CONCUR 2
WOHIN GEHT DIE REISE
MIT DEN GESCHÄFTSREISEN?
Der Workshop beim Kunden, die Verhandlung Wegen dieser Win-Win-Win-Situation ist ziemlich
mit dem Lieferanten oder der Austausch mit wahrscheinlich, dass sich das Reiseverhalten im
anderen Expertinnen und Experten – all das geht geschäftlichen Kontext dauerhaft verändert. Die
auch remote, ganz ohne zu reisen. Und zwar Anzahl an Reisen wird sinken. Vollständig weg-
ziemlich gut. Während der Corona-Pandemie fallen werden Geschäftsreisen aber nicht.
ist das sehr deutlich geworden. Mehr noch: Viele
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben Zum einen, weil es immer noch ein Unterschied ist,
unmittelbar die Vorteile erlebt, die der Verzicht auf ob sich Menschen digital begegnen oder analog
Reisen mit sich bringt. Sie gewinnen an Zeit und aufeinandertreffen. Und zum anderen lassen sich
Komfort. Die Unternehmen profitieren, weil die etliche Aufgaben gar nicht remote erledigen:
Kosten sinken. Und natürlich sind auch Umwelt Die Implementierung einer Software kann auch aus
und Gesellschaft Gewinner, denn weniger Reisen der Distanz durchgeführt werden, die Inbetrieb-
bedeuten auch weniger CO2 und Verkehr. nahme einer Maschine nicht.
DIE ANZAHL AN REISEN WIRD SINKEN.
VOLLSTÄNDIG WEGFALLEN WERDEN
GESCHÄFTSREISEN ABER NICHT.
REISEMANAGEMENT MIT SAP CONCUR 3
Wie groß das Business-Travel-Volumen allein in Deutsch-
land ist, zeigen Zahlen, die der Verband Deutsches Reise-
management (VDR) zuletzt in seiner VDR-Geschäftsreise-
analyse 2019 veröffentlicht hat: Die Anzahl an Reisen stieg
von 175,8 Millionen im Jahr 2014 auf 189,6 Millionen im
Jahr 2018. 2014 beliefen sich die Kosten auf 49,2 Milliarden
Euro, 2018 waren es 53,5 Milliarden Euro. Dabei entfiel
2018 mit 14,5 Milliarden Euro (27 Prozent) der größte Anteil
auf Übernachtungen. Es folgten mit 11,2 Milliarden Euro
(21 Prozent) die Kosten für Flüge und mit 10 Milliarden
Euro (19 Prozent) die Kosten für Bahnfahrten.
Auch wenn also als Folge der Corona-Pandemie künftig
genauer hingeschaut wird, welche Geschäftsreise wirklich
sein muss und welche nicht, wird das Reisemanagement
für viele Unternehmen ein relevantes Thema bleiben.
Regeln muss das Travel Management auf jeden Fall
die Planung und Genehmigung, die Buchung und die
Abrechnung von Geschäftsreisen. Im besten Fall werden
dabei die Reisekosten an sich minimiert. Und im aller-
besten Fall bleibt der Aufwand für die Beteiligten
möglichst gering – für die reisenden Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter, für die genehmigenden Vorgesetzten und für
die abwickelnden Kolleginnen und Kollegen im Backoffice
und in der Buchhaltung.
REISEMANAGEMENT WIRD
FÜR VIELE UNTERNEHMEN EIN
RELEVANTES THEMA BLEIBEN.
REISEMANAGEMENT MIT SAP CONCUR 4
Dazu trägt bei, wenn Unternehmen ihr Reise-
management mit IT unterstützen. In der VDR-
Geschäftsreisenanalyse 2019 finden sich auch dazu
Erkenntnisse: Am weitesten fortgeschritten ist die
Digitalisierung bei der Buchung. 30 Prozent der Unter-
nehmen mit 10 bis 500 Mitarbeitern wickeln diesen Schritt
vollständig digital ab, 64 Prozent zumindest teilweise.
Bei den Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern
habe 56 Prozent die Buchung vollständig digitalisiert,
41 zum Teil. Für die Reiseplanung und -genehmigung
sowie die Reisekostenabrechnung wird deutlich weniger IT
eingesetzt. 21 Prozent der kleinen bzw. mittleren Unter-
nehmen arbeiten bei beiden Reisemanagementschritten
sogar noch komplett papierbasiert.
Nach unserer Einschätzung besteht für fast alle Unter-
nehmen noch Potenzial, ihr Travel Management mithilfe BEI FAST ALLEN
digitaler Technologien zu optimieren. Insbesondere
UNTERNEHMEN
für SAP-Anwender bietet sich dafür die Cloud-Lösung
SAP Concur an. Aus technischer Sicht ist die Einführung BESTEHT NOCH
vergleichsweise zwar simpel. Es gibt aber diverse Aspekte OPTIMIERUNGSBEDARF.
im Projekt zu berücksichtigen, um einen effektiven und
effizienten Prozess zu etablieren und die Anforderungen
aller Beteiligten bestmöglich umzusetzen.
In unserem Leitfaden zeigen wir, welche Fehler anderen
Unternehmen bei der Einführung von SAP Concur –
oder Reisemanagementsoftware allgemein –
unterlaufen, und wie Sie es besser machen!
Wir wünschen Ihnen eine informative Lektüre und viel Spaß
beim Lesen!
Herzliche Grüße
Julia Martens und Malte Stern
Concur-Berater bei Empleox
REISEMANAGEMENT MIT SAP CONCUR 5
1 DAS PROJEKTTEAM WURDE
FEHLER
FALSCH AUFGESETZT UND DAS
PROJEKT UNTERSCHÄTZT
Reisemanagement ist doch keine große Sache. Um eine optimale Basis für Ihr Projekt zu schaffen,
Und wenn dann auch noch eine Cloud-Lösung wie rufen Sie sich selbst und allen relevanten Stake-
SAP Concur eingeführt wird, ist das Projekt quasi holder im Unternehmen zunächst mal eins
ein Selbstläufer. Oder nicht? Etliche Unternehmen ins Bewusstsein: Reisemanagement ist – gerade
gehen mit dieser Haltung an den Start – und im Vergleich zu anderen HR- oder Finanzprozessen
machen damit einen entscheidenden Fehler, – ein sehr intensiv und häufig von vielen ver-
der erhebliche Folgen hat. Ausgangspunkt dafür schiedenen Mitarbeitern genutzter Prozess. Das
ist eine eher halbherzige Zusammenstellung der macht den potenziellen Nutzen eines effizienten,
Projektbeteiligten. Relevante Aspekte werden softwaregestützten Prozesses entsprechend
dadurch zu spät erkannt und bearbeitet, das groß – von mehr Zufriedenheit beim Personal
Projekt läuft aus dem Zeit- oder dem Budget- über weniger Aufwand bei der Abwicklung
plan. Damit wollen wir keine Angst machen, bis zu geringeren Reisekosten. Ein schlecht
die Einführung von SAP Concur ist tatsächlich organisiertes, etwa umständliches, frustrierendes
vergleichsweise einfach. Aber die technische und demotivierendes Reisemanagement kann
Umsetzung ist eben auch nur ein kleiner Teil einer umgekehrt schnell genau zum Gegenteil führen.
erfolgreichen Einführung.
Deshalb gilt es, entsprechend ernsthaft an das
Projekt ranzugehen, angefangen bei der Berück-
sichtigung aller relevanten Stakeholder. Gelingt
dies, ist es tatsächlich schon die halbe Miete.
REISEMANAGEMENT IST EIN SEHR INTENSIV
UND HÄUFIG VON VIELEN VERSCHIEDENEN
MITARBEITERN GENUTZTER PROZESS.
DIE RICHTIGEN BETEILIGTEN
Setzen Sie auf ein interdisziplinäres Team, das unterschiedliche
Fähigkeiten und Kompetenzen kombiniert.
Empfehlenswert sind mindestens folgende Rollen:
SPONSOR
Hat einen symbolischen Effekt: Ein entsprechend
wichtiger, im Unternehmen prominenter Sponsor erhöht
die Relevanz des Projekts und zeigt das Commitment der
Entscheidungsträger nach Innen
Vor allem wichtig, wenn im Rahmen des Projektes auch
unpopuläre Änderungen erfolgen sollen
PROJEKTMANAGER
Plant, koordiniert und überwacht das gesamte Projekt
Ist Schnittstelle zwischen dem Implementierungspartner,
den internen und ggfs. externen Stakeholdern und
dem Sponsor
Muss vor allem kommunikationsstark sein
PROZESSEXPERTEN FÜR REISE UND ABRECHNUNG/
TECHNISCHE EXPERTEN
Bringen ihr fachliches Know-how ein
In der Regel Vertreter der Buchhaltung, ggfs. Zuständige
für die Reisebuchung sowie Entgeltabrechner
(zur Bewertung, was steuerfrei erstattet werden darf)
Beurteilen erreichte Meilensteine und geben Feedback
REISEMANAGEMENT MIT SAP CONCUR 7 Besonders wichtig ist, die letztlich relevantesten Stakeholder nicht zu vergessen: die Reisenden. Vertreter vielreisender Mitarbeitergruppen und der Führungskräfte nicht zumindest sporadisch einzubinden, ist daher ein Versäumnis – das sich in Projekten immer wieder feststellen lässt. Stellen Sie daher sicher, dass diese Gruppen und ihre Bedürf- nisse gehört werden. Und dann gibt es natürlich auch noch den Betriebsrat, zumindest in den meisten Unter- nehmen. Der hat zu einigen Aspekten der Ein- führung einer Reisemanagementlösung durchaus Mitspracherecht oder kann gegen bestimmte Entscheidungen ein Veto einlegen. Binden Sie den Betriebsrat daher lieber frühzeitig ein, damit der effiziente neue Prozess und das schöne neue System nicht auf den letzten Metern scheitern. Formal weniger Einfluss als der Betriebsrat haben Verantwortliche für Compliance und Datenschutz- beauftragte. Dennoch wollen auch die gehört werden, gerade wenn Cloud-Lösungen zum Einsatz kommen. BINDEN SIE DEN BETRIEBSRAT FRÜHZEITIG EIN.
REISEMANAGEMENT MIT SAP CONCUR 8
2 DER TEUFEL LIEGT IM DETAIL,
FEHLER
UND GERADE DIESES WURDE
NICHT SAUBER BELEUCHTET
Dass vor der Einführung einer neuen IT-Lösung die Prozesse und Anforderungen
definiert werden, ist an sich nichts Besonderes. Nach unserer Erfahrung geht das
beim Reisemanagement aber oft etwas zu fix. Das liegt wieder an der grundsätz-
lichen Einstellung. Der Prozess wirkt auf den ersten Blick recht simpel – eben
planen, buchen und abrechnen. Tatsächlich gibt es aber beim Travel Management
an etlichen Stellen entscheidende Details. Werden die nicht sorgfältig berücksichtigt,
kann das die Effektivität und Effizienz des gesamten Reisemanagementprozesses
erheblich beeinflussen.
Um diesen Fehler zu vermeiden, gilt es möglichst sicherzustellen, dass sämtliche
Stakeholder den Prozess aus ihrer Perspektive beschreiben und ihre jeweiligen
Anforderungen deutlich machen konnten. Vor dem Go-live empfiehlt es sich, dazu
nochmal ausführliche Nutzerakzeptanztests durchzuführen, um zu validieren, dass
der Prozess durchgängig abgebildet ist und alle Anforderungen entsprechend der
Vorgaben umgesetzt wurden (siehe Fehler 4). Falls nicht, wird nachgearbeitet.
Viele Unternehmen beklagen die fehlende Motivation der
Mitarbeiter, ihre Reisekostenabrechnungen zügig und vollständig
einzureichen.
Nicht nur ein einfacher Prozess ist dabei hilfreich, sondern insbesondere auch die persönlichen
Konsequenzen. Heißt konkret: Wenn die Buchungen über individuelle Firmenkreditkarten laufen,
die vom privaten Konto des Mitarbeiters eingezogen werden, vielleicht mit etwas längerem
Zahlungsziel von bspw. 30 Tagen, haben Mitarbeiter eine hohe Motivation, die Reisekosten
abrechnung zu machen, bevor ihr eigenes Konto belastet wird. Zusätzlich lassen sich einfach auto-
matisierte Reminder-Mails über die Software-Lösung einrichten. Das Thema Kreditkarten sollte
also im Rahmen der Einführung einer Reisemanagementlösung unbedingt mitbedacht werden.
Die Reisekostenprüfer werden es Ihnen danken!
REISEMANAGEMENT MIT SAP CONCUR 9
2
Perfekter inhaltlicher Ausgangspunkt für das Anforderungs-
management ist eine Reiserichtlinie – soweit diese im Unternehmen
vorhanden ist. Die hier formulierten Vorgaben können in Prozess-
schritte überführt werden, aus denen sich dann die erforderlichen
Anforderungen an die Software ableiten lassen. Gibt es noch keine
klare festgeschriebene Reiserichtlinie? Dann erstellen Sie diese
am besten noch, bevor Sie mit der Einführung starten. Denn inhalt-
liche Diskussionen zu führen, während zeitgleich die technische
Konfiguration läuft, muss scheitern.
Bei einer Reiserichtlinie besteht die Kunst in erster Linie darin, die
richtige Balance zwischen Flexibilität und Verbindlichkeit zu finden.
So unterscheiden sich Hotels beispielsweise abhängig von ihrer Lage
(Stand vs. Land; unterschiedliche Länder) stark hinsichtlich Kategorie
und Preis. Werden Preise fix definiert, kann es sein, dass der eine Mit-
arbeiter auf dem Land ein luxuriöses 5-Sterne-Wellnesshotel buchen
kann, während der andere Mitarbeiter der in der Stadt mit einer in die
Jahre gekommenen 3-Sterne-Unterkunft in schlechter Lage Vorlieb
nehmen muss. Klingt nicht gerade fair. Werden stattdessen Sterne-
Kategorien vorgegeben, erhalten alle Mitarbeiter einen vergleich-
baren Komfort. Allerdings sind die Preise für entsprechende Hotels
vor allem in Metropolen immens und die Kosten für das Unternehmen
unnötig hoch. Und tatsächlich können die meisten Mitarbeiter auch mit
einer niedrigen Kategorie leben, wenn sie modern, ruhig und günstig
gelegen ist. Sinnvoll ist es deshalb, wenn die Reiserichtlinie ein
wenig Spielraum für individuelle Entscheidungen lässt. Etwa mithilfe
von Zielbudgets, von denen aber in begründeten Ausnahmefällen wie
einem allgemeinen hohen Preisniveau einer Stadt oder einer gerade
stattfindenden Messe abgewichen werden darf.
Oftmals fehlen in den Im Zweifel bekommen Mitarbeiter einfach
Reiserichtlinien konkrete von Kollegen oder Vorgesetzen Hinweise zu
üblichen Standards, z. B. bei der Höhe von
Angaben bezüglich was Hotelpreisen, Genehmigung von Bewirtun-
gebucht und abgerechnet gen o. ä. Im Zuge der Digitalisierung der
werden kann. Prozesse müssen Unternehmen sich genau
überlegen, welche Freiheiten sie gewähren
möchten und an welcher Stelle Prüfungen
erfolgen oder Limits hinterlegt werden sollen.
Reiserichtlinie, Reisemanagementprozess und Anforderungen
an die Software unterscheiden sich zwar von Unternehmen zu
Unternehmen. Dennoch helfen einige allgemeine Leitfragen bei
der individuellen Ausarbeitung:
REISEPLANUNG UND -GENEHMIGUNG
Wer ist wie an der Planung beteiligt?
Welche Fristen müssen bei der Planung eingehalten
werden?
In welchen Fällen müssen Reisen genehmigt werden –
und wer ist zur Genehmigung berechtigt?
Welche Informationen sind für die Genehmigung
erforderlich?
Über welche Kanäle wird die Genehmigung abgewickelt?
Was geschieht, wenn die Genehmigung nicht erteilt wird?
BUCHUNG
Wer ist wie an der Buchung beteiligt?
Welche Kriterien gelten für die Buchung von
Verkehrsmitteln und die Buchung von Hotels?
Wie erfolgt der Datenaustausch mit Anbietern von
Verkehrsmitteln und Hotels?
Wenn ein elektronischer Datenaustausch grundsätzlich
möglich ist: Welche Schnittstellen sind erforderlich?
Lassen sich Termine zu bestätigten Buchungen in
elektronische Kalender übertragen?ABRECHNUNG
Wer ist an der Abrechnung beteiligt?
Wann soll eine Abrechnung erfolgen?
Wie wird geregelt, wer die Kosten für eine Reise trägt –
welche Kostenstelle oder welcher Kunde?
Welche Regelung gilt, wenn bei einer Reise unter
schiedliche Kostenstellen bzw. Kunden involviert sind?
Welche Abrechnungswege stehen grundsätzlich zur
Verfügung?
Wenn Abrechnungen über Kreditkarten der Mitarbeiter
erfolgen: Wie können die Buchungen auf dem Konto an
das ERP-System übergeben werden?
Welche Regelung gilt hinsichtlich der Verpflegung?
Welche Regelung gilt hinsichtlich Pauschalen
(des Verpflegungsmehraufwands, privater
Übernachtungen und Nutzung des privaten PKW)?
Welche Regelung gilt, wenn einer Mitarbeiterin oder
einem Mitarbeiter ein geldwerter Vorteil entsteht?
Auf welche Weise sollen Belege erfasst und an die
Buchhaltung übermittelt werden?
CONTROLLING
Wer ist am Controlling beteiligt?
Welche Ziele sollen beim bzw. durch das
Reisemanagement erreicht werden?
Mit welche KPIs lassen sich die Ziele beschreiben und
messbar machen?
Welche Daten sind erforderlich, um die KPIs bilden zu
können?REISEMANAGEMENT MIT SAP CONCUR 12
3 ANGRENZENDE SYSTEME UND
FEHLER
PROZESSE WURDEN NICHT
RICHTIG BERÜCKSICHTIGT
Ein weiterer häufiger Fehler bei der Planung Das beginnt mit ganz simplen Vorgängen, wie
eines Reisemanagementprojektes ist, dass der den richtigen Vorgesetzten aus dem HR-System
Blick an den eigenen Prozess- und System- zu übernehmen, der die Reise genehmigt oder
grenzen endet – also angrenzende Fachbereiche die Kostenerstattung übernimmt. Tückisch sind
oder auch externe Partner nicht mitbedacht auch Fälle, in denen steuerrechtliche Aspekte
werden. Das führt häufig zu unangenehmen berücksichtigt werden müssen. Etwa, weil die Reise
Überraschungen kurz vor oder sogar erst nach private Anteile hat und eventuell geldwerte Vor-
Produktivstart. Beispielsweise weil Szenarien teile entstehen, die dann wieder an die Entgelt-
vergessen wurden, in denen erstattete Reisen zu abrechnung übergeben werden müssen. Oder weil
einem geldwerten Vorteil führen und die Entgelt- seitens der Finanzbuchhaltung bestimmte Daten
abrechnung ins Spiel kommt. Oder nicht alle vom benötigt werden, um zu klären, ob etwa während
Finanzsystem verwendeten Kostenzuordnungsarten der Reise angefallene Bewirtungsausgaben als
(etwa Kostenstellen, Projekte, Innenaufträge usw.) Betriebsausgaben abzugsfähig sind oder ob sie
berücksichtigt wurden und angefallene Kosten auf aufgrund des jährlichen Limits für rein interne
Seiten des FI-Systems manuell zugeordnet werden „Betriebsveranstaltungen“ sogar einen geldwerten
müssen. Vorteil für beteiligte Arbeitnehmer darstellen.
Innerhalb des Unternehmens sind es besonders Abstimmungsbedarf besteht auch, wenn eine Reise
die organisatorischen, prozessualen und unterschiedlichen Kostenstellen oder unterschied-
technischen Schnittstellen zur HR-Abteilung lichen Kunden zugerechnet wird und etwa weiter-
und zur Buchhaltung, die zu berücksichtigen sind. verrechnet werden soll.
Die Szenarien, in denen ein Austausch stattfindet,
sind zahlreich.
TÜCKISCH SIND FÄLLE,
IN DENEN STEUERRECHTLICHE
ASPEKTE BERÜCKSICHTIGT
WERDEN MÜSSEN.REISEMANAGEMENT MIT SAP CONCUR 13 Aus all diesen und weiteren ähnlichen Fällen Da auch die Systeme der Partner technologische ergeben sich Konsequenzen für den Prozess und Anforderungen an Ihre Lösung stellen – bei- Anforderungen an die Lösung, die schon in der spielsweise hinsichtlich gelieferter Informationen Planung zu berücksichtigen Ihnen viel Ärger oder Datenformate – heißt es auch hier wieder: und Zusatzaufwand ersparen können. Nicht alle Besser früh berücksichtigt und entsprechend müssen zwingend systemseitig gelöst werden. eingeplant (oder sich bewusst gegen die Manche Fälle sind so selten oder ungewöhnlich, Anbindung entschieden), als spät im Projekt mit dass eine manuelle Korrektur immer noch die der Diskussion darüber anfangen, wieso denn bessere Lösung ist, als das System für alle Reisen dieser oder jener Anbieter nicht angebunden ist. komplizierter zu machen, nur um auch extrem seltene Sonderfälle abdecken zu können. Aber um solche Entscheidungen treffen zu können müssen Sie die entsprechenden Szenarien zunächst natür- lich überhaupt erstmal bedacht haben. Auch außerhalb des Unternehmens können Systemanbindungen übrigens nötig oder hilfreich sein. Etwa zur eigenen Bank, damit Abrechnungsdaten von (Firmen-) Kreditkarten direkt ins System eingespielt werden können, was manuellen Aufwand und potentielle Fehlerquellen stark reduziert. Oder natürlich zu Buchungs- portalen für Hotels, Flüge, Mietwagen und der- gleichen. Idealerweise erhält man über die eigene Lösung Informationen zu Verfügbarkeit und Preisen und kann dann Buchungen direkt ausführen. Welche Systeme wofür wie angebunden werden sollen, ist dann Gegenstand entsprechender Beschreibungen.
REISEMANAGEMENT MIT SAP CONCUR 14
4 DER SYSTEMSTANDARD SOLL
FEHLER
NACH EIGENEN WÜNSCHEN
VERBOGEN WERDEN
Business-IT-Lösungen bilden in der Regel einen bestimmten Prozess
idealtypisch ab und erlauben dabei mehr oder weniger viele
individuelle Einstellungen. So ist das auch beim Reisemanagement
und bei SAP Concur. Als Cloud-Lösung, die in einer Ausprägung für
möglichst viele Unternehmen nutzbar sein soll, bietet SAP Concur
einen Standard und schränkt die Möglichkeiten zur individuellen
Anpassung im Vergleich zu einer On-Premises-Lösung stärker ein.
Dennoch bleiben natürlich Anpassungen möglich: vom eigenen
Firmenlogo über die Auswahl von verfügbaren Ausgabentypen, wie
Hotel, Taxi, Bewirtung bis zu kundenindividuellen Spesenarten mit
dazugehörigen Erfassungsmasken. Aber das sind eben Auswahl-
optionen feststehender Funktionen, und keine grundlegend „anderen“
Abläufe oder Oberflächen.
Viele Unternehmen wollen sich damit aber nicht abfinden und
versuchen, die Systeme irgendwie zu verbiegen, nur um bestehende
Prozesse oder Gewohnheiten nicht ändern zu müssen. Aber genau das
ist ein Fehler.REISEMANAGEMENT MIT SAP CONCUR 15
4
Denn auch wenn die vermeintliche Starrheit auf den ersten Blick
wie ein Nachteil wirkt, ist sie tatsächlich ein Vorteil: Erstens bildet
der standardisierte Prozess einen Best-Practice-Prozess ab, was sich
fast immer positiv auf die Effektivität und Effizienz des Travel
Managements eines Unternehmens auswirkt. Und zweitens erübrigen
sich mit einem Standard endlose Debatten über die konkrete Aus-
gestaltung. Das beschleunigt ein Einführungsprojekt enorm und
verhindert schlechte Kompromisse, mit denen unterschiedlichen Vor-
stellungen entsprochen werden soll.
Gehen Sie daher anders vor. Definieren Sie zunächst lediglich grobe
Anforderungen, was das System leisten können soll: Beispielsweise
„Die Integration in SAP FI und SAP HCM soll standardmäßig möglich
sein“, oder „Reisebelege sollen mobil erfasst werden können“.
Detaillierte Soll-Prozesse legen Sie aber noch nicht fest! Suchen
Sie sich dann zunächst die Lösung aus, die Ihre formellen Kriterien
möglichst umfassend erfüllt. Erst dann entwickeln Sie mit dem
Implementierungspartner für diese Lösung den Soll-Prozess, bei dem
Ihre formellen Kriterien erfüllt werden UND die Stärken der aus-
gewählten Lösung voll zum Tragen kommen.
MIT EINEM STANDARD ERÜBRIGEN
SICH ENDLOSE DEBATTEN ÜBER DIE
KONKRETE AUSGESTALTUNG.REISEMANAGEMENT MIT SAP CONCUR 16
An den Stellen, an denen die Lösung unterschiedliche Vorgehens-
weisen oder bestimmte Flexibilität anbietet, denn selbstverständlich
sind auch Cloud-Lösungen durchaus anpassbar, können Sie dann
nach internen Vorlieben gehen. Ansonsten ist es in fast allen Fällen
langfristig die bessere Entscheidung, sich mit dem eigenen Prozess
an der eingesetzten Lösung zu orientieren, statt unbedingt passend
machen zu wollen, was nun einmal einfach nicht passt.
Ein Demo-Termin ebnet den Weg für die Einführung
der Cloud-Lösung.
Machen Sie sich vor der Entscheidung für eine bestimmte Cloud-Lösung unbedingt in einem
Demo-Termin mit der Lösung vertraut. So prüfen Sie bereits im Vorfeld, ob Sie mit dem Look &
Feel grundsätzlich einverstanden sind und können sich bestätigen lassen, dass Ihre Must-Haves
umsetzbar sind. Im Laufe des Projekts kann sich das Kernprojektteam auf diese Entscheidung be-
rufen. In der Einführungsphase sollte man so vermeiden sich zu sehr in Detailfragen zu verlieren
und lieber auf die Nutzung der Chancen der Cloud-Lösung konzentrieren.
Die besonderen Stärken von SAP Concur
– Abbildung des gesamten Reisemanagementprozesses – ohne Medienbrüche
– Vollintegrierte Anbindung an SAP ERP bzw. SAP S/4HANA
– Intuitive Erfassung und Übermittlung von Belegen mit mobilen Endgeräten
4
Bei vielen oder gravierenden Abweichungen zwischen Vorstellung und
Standard und wenn keine Bereitschaft besteht, bestehende Prozesse
oder Richtlinien anzupassen, sollte noch einmal grundsätzlich darüber
nachgedacht werden, ob die ausgewählte Lösung wirklich die
richtige ist. Vor allem deshalb, weil deren spezifischen Stärken in
einem solchen Fall kaum zum Tragen kommen.REISEMANAGEMENT MIT SAP CONCUR 17
5 TESTS UND TRAININGS
FEHLER
FALLEN ZU KURZ AUS
Die Lösung für das Reisemanagement ist Dabei geht es weniger darum, die technische
implementiert, der Go-live kann also stattfinden – Korrektheit der Implementierung zu validieren.
und das möglichst schnell. Diese Haltung ist Das passiert eher nebenbei und ist bei modernen
verständlich und dennoch ein Fehler, den wir in Cloud-Lösungen ohnehin nicht mehr im Ausmaß
der Praxis immer wieder beobachten. So führt von früheren Einführungsprojekten notwendig, da
die Ungeduld dazu, dass die erforderlichen hier viel weniger schief gehen kann. Es kommt
Tests und Trainings deutlich zu kurz ausfallen. vor allem darauf an, ob das Reisemanagement
Und die Lösung dann nach dem Go-live noch für die Nutzer wirklich so läuft, dass diese
Schwächen aufweist oder die Nutzer damit nicht ihre im Alltag anfallenden Aufgaben gut
zurechtkommen. Das vermeiden Sie wirksam, wenn erledigen können.
Sie schon im Projektplan (siehe Fehler 1) ent-
sprechende Aufgaben ausweisen. Häufig fallen bei einem Akzeptanztest die Details
auf, an die beim Design des Prozesses und der
Achten Sie in Bezug auf die Tests vor allem darauf, Definition der Anforderungen nicht gedacht wurde
für Akzeptanztests (User Acceptance Tests, UAT) – vielleicht können Felder nur in einer bestimmten,
ausreichend Raum und Zeit einzuplanen. Die unter- unpraktischen Reihenfolge ausgefüllt werden.
schiedlichen Nutzergruppen – vor allem reisende Vielleicht enthalten Formulare Pflichtfelder,
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, genehmigende zu denen sich nicht immer sinnvoll Angaben
Führungskräfte sowie Mitarbeiterinnen und Mit- machen lassen. Oder vielleicht fehlen für manche
arbeiter aus dem Backoffice und der Buchhaltung – Informationen Felder, beispielsweise für die
sollten unterschiedliche Szenarien durchspielen Begründung von Abweichungen vom Soll-Budget.
und dabei sämtliche Auffälligkeiten erfassen.
ACHTEN SIE IN BEZUG AUF DIE TESTS
VOR ALLEM DARAUF,
FÜR AKZEPTANZTESTS AUSREICHEND
RAUM UND ZEIT EINZUPLANEN.REISEMANAGEMENT MIT SAP CONCUR
5 18
Erkennbar werden durch einen UAT auch Funktionen, die von keiner
Nutzergruppe benötigt wurden. Werden diese Features entfernt, macht
das die Lösung und den Prozess schlanker. Schließlich deckt der Test
bestehende Interessenskonflikte auf: Eine bestimmte Art, Belege von Ver-
kehrsmitteln und Hotels zu erfassen und zu übermitteln, mag für die Reisenden
absolut praktisch sein. Für die Buchhaltung ist sie es so gar nicht. Eventuell lässt
sich für einen solchen Konflikt eine technologische Lösung finden. In einigen
Fällen dürfte das nicht möglich sein. Dann ist wieder der Sponsor gefragt:
Er kann mit dem Projektmanager prüfen, welche Variante der Gesamtstrategie
des Unternehmens besser entspricht. Ganz wichtig dabei: Machen Sie für die
Nutzergruppe, deren Interesse sich nicht durchsetzen konnte, die Gründe dafür
unbedingt transparent. Andernfalls ist bei ihr eine hohe Unzufriedenheit mit der
Lösung fast schon sicher.
Damit ein Akzeptanztest – Die Testgruppe repräsentiert alle
aussagekräftige Ergebnisse Nutzergruppen.
liefert, sind ein paar Punkte – Die Mitglieder der Testgruppe sind sich
über die Bedeutung des UATs bewusst –
entscheidend: das klingt zwar trivial, häufig verstehen die
Nutzer solche Tests allerdings als Aufgabe
für die IT-Abteilung.
– Die Mitglieder der Testgruppe können
ihre Erfahrungen möglichst leicht und
gleichzeitig exakt dokumentieren.
– Es gibt Testanleitungen (Testskripte),
die auch seltene, oft vergessene Fälle
abdecken.
– Die Tests bilden möglichst realistische
Umstände ab.REISEMANAGEMENT MIT SAP CONCUR 19
Optimal ist, wenn der UAT als Pilotphase in der
Praxis durchgeführt wird: Wenn also ausgewählte
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Reisen planen ERFAHRUNGEN AUS DER
und genehmigen, buchen und abrechnen. Auf
PILOTPHASE SIND FÜR
diese Weise stellt sich auch heraus, wie gut alles
funktioniert, wenn es einmal extern zu Fehlern KOMMUNIKATION UND
kommt: wenn zum Beispiel ein Flug gecancelt oder TRAINING SEHR HILFREICH.
eine Übernachtung vom Hotel storniert wird.
Alle Erfahrungen aus dem Akzeptanztest und
einer eventuellen Pilotphase sind auch für
die anschließende Kommunikation bzw. das
Training für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
sehr hilfreich.
Die Besonderheit liegt bei der Konzeption der
Trainings darin, dass – anders als bei fachbereichs-
bezogenen Lösungen – sehr viele potenzielle
Nutzer mit SAP Concur vertraut gemacht
werden müssen. Deshalb bietet es sich an, wenn
Sie ergänzend zu herkömmlichen Schulungen
innovative Formate einsetzten:
– Kurze Screencasting-Videos erläutern die
Funktionen von SAP Concur
– In einem internen Wiki werden Antworten auf
die häufigsten Fragen gegeben
– Key-User beraten in den ersten Monaten einmal
wöchentlich in einem Video ChatAUSBLICK Die fünf typischen Fehler bei der Einführung eines IT-gestützten Reisemanagements zu kennen, ist ein guter Ausgangspunkt, um das eigene Projekt erfolgreich durchzuführen. Das auch deshalb, weil Sie das Wissen um die Fehler für die Aspekte sensibilisiert, auf die es ankommt. Abgesehen davon empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Einführungspartner, der nicht nur die IT, sondern auch die Organisation und die Prozesse aus dem Effeff kennt. Ein solcher Partner kann Ihnen viele wertvolle Impulse dazu geben, wie Sie Ihr Reisemanagement optimal aufbauen – weil er die Möglichkeiten der Technologien kennt und weiß, wie sich das Potenzial optimal entfaltet. Das gilt umso mehr in einer volatilen Welt, in der sich Technologien und Rahmenbedingungen stetig weiterentwickeln bzw. wandeln. So wie im Fall der Corona-Pandemie.
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