Siemens Business Conduct Guidelines
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Vorwort Die Business Conduct Guidelines orientie ren sich an internationalen und allgemein akzeptierten Abkommen zur Einhaltung der Menschenrechte oder zur Korrupti onsbekämpfung sowie an gesetzlichen Bestimmungen. Siemens steht seit seiner Gründung für Fairness und Integrität, Ingenieurskunst, Qualität und Innovation. Diese Werte sowie Nachhaltigkeit und Verantwortung werden unser künftiges Handeln prägen. Denn die Kultur eines Unternehmens und dessen Werte machen den Unterschied. Joe Kaeser Vorstandsvorsitzender Die Business Conduct Guidelines haben März 2014 1 für Siemens eine zentrale Bedeutung. Sie enthalten die grundlegenden Prinzipien und Regeln für unser Handeln innerhalb unseres Unternehmens und in Beziehung zu unseren externen Partnern sowie der Öffentlichkeit. Sie bilden so den Rahmen, innerhalb dessen wir als Unternehmen und als Mitarbeiter1 Entscheidungen treffen. Jeder Mitarbeiter von Siemens muss daher diese Prinzipien und Regeln kennen und weltweit verbindlich beachten. Die Führungskräfte haben die Aufgabe, dies sicherzustellen und selbst ein Vorbild beim Einhalten der Business Conduct Guidelines zu sein. Dazu müssen sie die Business Con duct Guidelines kennen, ihren Mitarbeitern vermitteln und vorleben. 1 Joe Kaeser ist seit August 2013 Vorsitzender des Vorstands der Siemens AG. Business Conduct Guidelines, Ausgabe 2009-01 3
Inhalt Vorwort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 A. Grundsätzliche Verhaltensanforderungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 A.1. Rechtmäßiges Verhalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 A.2. Gegenseitiger Respekt, Ehrlichkeit und Integrität . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 A.3. Verantwortung für das Ansehen von Siemens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 A.4. Führung, Verantwortung und Aufsicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 B. Umgang mit Geschäftspartnern und Dritten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 B.1. Wettbewerbsrecht und Kartellrecht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 B.2. Korruptionsbekämpfung: Anbieten und Gewähren von Vorteilen . . . . . . . . . 9 B.3. Korruptionsbekämpfung: Fordern und Annehmen von Vorteilen . . . . . . . . . 10 B.4. Politische Beitragszahlungen, wohltätige Spenden und Sponsoring . . . . . . . 10 B.5. Staatliche Aufträge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 B.6. Richtlinien zur Geldwäschebekämpfung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 B.7. Handelskontrollen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 B.8. Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 C. Vermeidung von Interessenkonflikten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 C.1. Wettbewerb mit Siemens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 C.2. Nebentätigkeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 C.3. Beteiligung an Drittunternehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 D. Umgang mit Firmeneinrichtungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 E. Umgang mit Informationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 E.1. Aufzeichnungen und Finanzintegrität . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 E.2. Verschwiegenheit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 E.3. Datenschutz und Datensicherheit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 E.4. Insiderregeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 F. Umwelt, Sicherheit und Gesundheit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 F.1. Umwelt und technische Sicherheit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 F.2. Arbeitssicherheit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 G. Beschwerden und Hinweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 H. Compliance-Implementierung und -Kontrolle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Weiterführende Informationen und Ansprechpartner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Anhang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Business Conduct Guidelines, Ausgabe 2009-01 5
A. Grundsätzliche Verhaltensanforderungen A.1. Rechtmäßiges Gemäß unserer Unternehmensgrund sätze und den Arbeitsgesetzen der Län Verhalten der, in denen wir aktiv sind, dulden wir Das Befolgen der Gesetze und des Rechts keinerlei Diskriminierung auf Basis dieser systems des jeweiligen Landes, in dem wir Eigenschaften, keine sexuelle Belästi geschäftlich aktiv sind, ist bei Siemens2 gung oder sonstige persönliche Angriffe ein Grundprinzip. Jeder Mitarbeiter3 hat auf einzelne Personen. die geltenden Siemens Richtlinien sowie die gesetzlichen Vorschriften derjenigen Diese Grundsätze gelten sowohl für die Rechtsordnung zu beachten, in deren interne Zusammenarbeit als auch für das Rahmen er handelt. Gesetzesverstöße Verhalten gegenüber externen Partnern. sind unter allen Umständen zu vermeiden. Entscheidungen bezüglich Personal, Lie feranten, Kunden, Geschäftspartnern etc. Jeder Mitarbeiter muss im Falle eines treffen wir ausschließlich auf der Basis Verstoßes – unabhängig von den im sachgerechter Erwägungen, niemals aus Gesetz vorgesehenen Sanktionen – anderen, sachfremden Motiven wie zum wegen der Verletzung seiner arbeits Beispiel Diskriminierung oder Zwang. vertraglichen Pflichten mit disziplinari schen Konsequenzen rechnen. Wir sind offen und ehrlich und stehen zu unserer Verantwortung. Wir sind zuver A.2. Gegenseitiger Respekt, lässige Partner und machen nur Zusagen, die wir einhalten können. Wir erwarten Ehrlichkeit und Integrität von unseren Mitarbeitern, sich redlich zu Wir respektieren die persönliche Würde, verhalten. die Privatsphäre und die Persönlichkeits rechte jedes Einzelnen. Wir arbeiten mit Individuen verschiedener ethnischer Herkunft, Kultur, Religion, verschiedenen Alters, unabhängig von Behinderung, Hautfarbe, sexueller Identität, Weltan schauung und Geschlecht zusammen. 3 Im Folgenden wird für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Begriff Mitarbeiter verwendet. 2 „Unternehmen“ oder „Siemens“ bezeichnet die Dies gilt entsprechend auch für die anderen Siemens AG oder ihre Tochtergesellschaften. geschlechtsspezifischen Bezeichnungen. 6 Business Conduct Guidelines, Ausgabe 2009-01
A.3. Verantwortung für das einzuhalten. Die folgende Auflistung Ansehen von Siemens der spezifischen Führungsaufgaben soll den Mitarbeitern eine Vorstellung davon Das Ansehen von Siemens wird wesent vermitteln, welche leitenden und unter lich geprägt durch das Auftreten, Handeln stützenden Handlungen sie von einer und Verhalten jedes Einzelnen von uns. Führungskraft erwarten können. Gesetzwidriges oder unangemessenes Verhalten auch nur eines Mitarbeiters Die Führungskraft ist dafür verantwort kann dem Unternehmen bereits erhebli lich, dass in ihrem jeweiligen Verantwor chen Schaden zufügen. tungsbereich keine Gesetzesverstöße geschehen, die durch angemessene Auf Jeder Mitarbeiter ist gehalten, auf das sicht hätten verhindert werden können. Ansehen von Siemens im jeweiligen Auch bei Delegation einzelner Aufgaben Land zu achten, dieses zu erhalten und behält sie die Verantwortung. zu fördern. Die Pflichten einer Führungskraft sind A.4. Führung, Verantwor- insbesondere: tung und Aufsicht 1. D ie Führungskraft muss die Mitar Integrität und Einhaltung der gesetzlichen beiter nach persönlicher und fach Bestimmungen beginnen an der Spitze licher Qualifikation und Eignung des Unternehmens. Jede Führungskraft sorgfältig auswählen. Die Sorgfalts hat Organisations- und Aufsichtspflichten pflicht steigt mit der Bedeutung der zu erfüllen. Jede Führungskraft trägt die Aufgabe, die der Mitarbeiter wahr Verantwortung für die ihr anvertrauten zunehmen hat (Auswahlpflicht). Mitarbeiter. Sie muss sich Anerkennung durch vorbildliches persönliches Ver 2. D ie Führungskraft muss die Auf halten, Leistung, Offenheit und soziale gaben präzise, vollständig und Kompetenz erwerben. Das heißt unter verbindlich stellen, insbesondere anderem, dass jede Führungskraft die hinsichtlich der Einhaltung der Bedeutung ethischen Verhaltens und der gesetzlichen Bestimmungen Einhaltung von Richtlinien im täglichen (Anweisungspflicht). Geschäft stets hervorheben, sie zum Thema machen und sie durch ihren per 3. Die Führungskraft muss sicher sönlichen Führungsstil sowie Schulungen stellen, dass die Einhaltung ge fördern muss. Ebenso ist es die Aufgabe setzlicher Bestimmungen laufend einer Führungskraft, klare, ehrgeizige überwacht wird (Kontrollpflicht). und realistische Ziele zu stecken und sich selbst beispielhaft daran zu halten. 4. Die Führungskraft muss ihren Mitarbeitern die Bedeutung von Eine Führungskraft muss ihren Mitar Integrität und Einhaltung gesetzli beitern so viel Eigenverantwortung und cher Bestimmungen im täglichen Handlungsfreiheit wie möglich ein- Geschäft klar kommunizieren und räumen und gleichzeitig klar machen, darauf hinweisen, dass Gesetzes dass die Einhaltung von Gesetzen und verstöße nicht akzeptiert werden Siemens Richtlinien unter allen Umstän und disziplinarische Maßnahmen den und zu jedem Zeitpunkt oberste nach sich ziehen (Kommunikations Priorität hat. Die Führungskraft ist auch pflicht). bei Unklarheiten, was die Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen betrifft, bei Fragen oder beruflichen und persönlichen Sorgen für die Mitarbeiter ansprechbar. Die Verantwortung der Führungskraft entbindet jedoch die Mitarbeiter nicht von ihrer eigenen Verantwortung. Wir müssen gemeinsam daran arbeiten, die Gesetze und Siemens Richtlinien Business Conduct Guidelines, Ausgabe 2009-01 7
B. Umgang mit Geschäfts partnern und Dritten B.1. Wettbewerbsrecht und • Absprachen mit Mitbewerbern über Kartellrecht einen Wettbewerbsverzicht, über die Einschränkung der Geschäfts Fairer Wettbewerb ist eine Voraussetzung beziehungen zu Lieferanten, über für freie Marktentwicklung und dem die Abgabe von Scheinangeboten damit verbundenen sozialen Nutzen. bei Ausschreibungen oder über die Dementsprechend gilt das Gebot der Aufteilung von Kunden, Märkten, Fairness auch für den Wettbewerb um Gebieten oder Produktionsprogram Marktanteile. men zu treffen, Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, die Re • die Wiederverkaufspreise unserer geln des fairen Wettbewerbs einzuhalten. Kunden zu beeinflussen, oder zu versuchen, diese zur Einschränkung Kartellrechtliche Beurteilungen können des Exports oder Imports von Pro schwierig sein, insbesondere weil die dukten von Siemens zu veranlassen. geltenden Regeln von Land zu Land und von Fall zu Fall unterschiedlich sein Ebenso wenig dürfen sich Mitarbeiter können. Für große Unternehmen gelten durch Industriespionage, Bestechung, beispielsweise vielerorts besondere Diebstahl oder Abhöraktionen wettbe kartellrechtliche Anforderungen. werbsrelevante Informationen aneignen oder wissentlich falsche Informationen Es gibt bestimmte Verhaltensweisen, die über einen Mitbewerber oder seine Pro zu einem Verstoß gegen das Kartellrecht dukte oder Dienstleitungen verbreiten. führen können. Mitarbeitern ist es daher beispielsweise nicht erlaubt: • mit Mitbewerbern über Preise, Produktionsleistung, Kapazitäten, Vertrieb, Ausschreibungen, Gewinn, Gewinnmargen, Kosten, Distributi onsmethoden oder andere Faktoren zu sprechen, die das Wettbewerbs verhalten des Unternehmens bestim men oder beeinflussen mit dem Ziel, den Mitbewerber zu einem ähnli chen Verhalten zu bewegen, oder 8 Business Conduct Guidelines, Ausgabe 2009-01
B.2. Korruptionsbekämp- • an einen Amtsträger weitergegeben fung: Anbieten und werden, um eine behördliche Hand lung zu beeinflussen oder einen Gewähren von Vorteilen unbilligen Vorteil zu erlangen, oder Aufträge gewinnen wir auf faire Weise • an eine Person der Privatwirtschaft über Qualität und Preis unserer innovati zur Erlangung eines ungerecht ven Produkte und Leistungen und nicht fertigten geschäftlichen Vorteils dadurch, dass wir Anderen unzulässige gewährt werden. Vorteile anbieten. Kein Mitarbeiter darf Amtsträgern im Zusammenhang mit der Mitarbeiter, die für die Beauftragung von geschäftlichen Tätigkeit – direkt oder in Beratern, Agenten, Partnern in Gemein direkt – ungerechtfertigte Vorteile anbie schaftsunternehmen oder anderen ten, versprechen oder gewähren oder Geschäftspartnern verantwortlich sind, solche Vorteile genehmigen. Es dürfen müssen in angemessener Weise: weder Geldzahlungen noch andere Leis- tungen getätigt werden, um amtliche • dafür sorgen, dass solche Dritte die Entscheidungen zu beeinflussen oder Korruptionsbekämpfungsrichtlinien einen ungerechtfertigten Vorteil zu erlan- von Siemens oder vergleichbare Be gen. Gleiches gilt im Hinblick auf unge stimmungen kennen und einhalten, rechtfertigte Vorteile gegenüber Perso nen der Privatwirtschaft. Jedes Angebot, • die Qualifikation und das Ansehen Versprechen, jede Zuwendung und jedes solcher Dritten genau prüfen und Geschenk muss mit den geltenden Geset- zen und den Siemens Richtlinien überein • geeignete vertragliche Bestim stimmen und muss jeglichen Anschein mungen zum Schutz von Siemens von Unredlichkeit und Unangemessen vereinbaren. heit vermeiden. Solche Angebote, Ver sprechen, Zuwendungen oder Geschenke Dies gilt insbesondere dann, wenn diese dürfen also nicht gemacht werden, wenn im Auftrag von Siemens Kontakt mit sie als Versuch verstanden werden kön Amtsträgern haben. nen, einen Amtsträger zu beeinflussen oder einen Geschäftspartner zu beste Jeder Investitionsentscheidung des chen, um daraus Geschäftsvorteile für Unternehmens – sei es der Erwerb einer Siemens zu erlangen. Mehrheits- oder Minderheitsbeteiligung an einem anderen Unternehmen oder die Die Definition des Begriffs Amtsträger Bildung eines Gemeinschaftsunterneh umfasst auf allen Ebenen die Vertreter mens – muss eine Compliance-Prüfung oder Mitarbeiter von Behörden oder vorausgehen. anderen öffentlichen Einrichtungen, Agenturen oder rechtlichen Einheiten sowie die Beamten oder Mitarbeiter staatlicher Unternehmen und öffentlicher internationaler Organisationen. Dieser Begriff schließt auch Kandidaten für ein politisches Amt, offizielle Vertreter und Mitarbeiter einer politischen Partei sowie politische Parteien selbst ein. Darüber hinaus ist es allen Mitarbeitern untersagt, indirekt Geldzahlungen oder sonstige Vorteile zu gewähren (zum Bei spiel einem Berater, Agenten, Vermittler, Geschäftspartner oder sonstigen Dritten), wenn die Umstände darauf hindeuten, dass diese ganz oder zum Teil, direkt oder indirekt Business Conduct Guidelines, Ausgabe 2009-01 9
B.3. Korruptionsbekämp nicht als Spenden. Zu den grundsätzlich fung: Fordern und Anneh- nicht erlaubten Spenden gehören: men von Vorteilen 1. Spenden an Einzelpersonen und gewinnorientierte Organisationen, Kein Mitarbeiter darf seine dienstliche Stellung dazu benutzen, Vorteile zu ver 2. Spenden auf private Konten, langen, anzunehmen, sich zu verschaffen oder zusagen zu lassen. Hierzu gehört 3. Spenden an Organisationen, deren nicht die Annahme von Gelegenheitsge Ziele mit den Unternehmensgrund schenken von symbolischem Wert oder sätzen von Siemens nicht vereinbar Essens- beziehungsweise Veranstaltungs sind, oder einladungen in angemessenem Rahmen, wenn dabei die lokalen Gepflogenheiten 4. Spenden, die das Ansehen von und Siemens Richtlinien respektiert werden. Siemens schädigen. Alle darüber hinaus gehenden Geschenke, Essens- oder Veranstaltungseinladungen Alle Spenden müssen transparent sein. sind abzulehnen. Dies bedeutet unter anderem, dass die Identität des Empfängers und die geplan B.4. Politische Beitrags- te Verwendung der Spende bekannt sein müssen. Grund und Verwendungszweck zahlungen, wohltätige der Spende müssen rechtlich vertretbar Spenden und Sponsoring und dokumentiert sein. Spendenähnliche Vergütungen, das heißt Zuwendungen, Siemens leistet keinerlei politische Spen die scheinbar als Vergütung einer Leis den (Spenden an Politiker, politische tung gewährt werden, aber den Wert Parteien oder politische Organisationen). der eigentlichen Leistung deutlich über schreiten, verstoßen gegen das Transpa Als verantwortungsvolles Mitglied der renzgebot und sind verboten. Gesellschaft gewährt Siemens Geld- und Sachspenden für Bildung und Wissen schaft, Kunst und Kultur und für soziale und humanitäre Projekte. Sponsorenverträge, die Siemens Werbe möglichkeiten bieten, sowie Beitrags leistungen zu Branchenverbänden oder Mitgliedsbeiträge zu Organisationen, die den Geschäftsinteressen dienen, gelten 10 Business Conduct Guidelines, Ausgabe 2009-01
Sponsoring bezeichnet jede Zuwendung B.6. Richtlinien zur in Form von Geld oder Sachwerten durch Geldwäschebekämpfung Siemens, für eine Veranstaltung, die durch Dritte organisiert wird und dadurch im Geldwäsche bezeichnet den Vorgang der Gegenzug die Gelegenheit bietet, Siemens Verschleierung der Herkunft von Finanz Marken zu bewerben, zum Beispiel durch mitteln aus kriminellen Aktivitäten wie Verwendung des Siemens Logos, durch Terrorismus, Drogenhandel oder Beste Erwähnung des Namens Siemens in der chung durch die Einschleusung „schmut Eröffnungs- oder Schlussansprache, zigen Geldes“ in den legalen Finanz- und durch die Teilnahme eines Redners im Wirtschaftskreislauf, um ihnen den An Rahmen einer Podiumsdiskussion oder schein der Legalität zu verleihen und die durch den kostenlosen Erhalt von Ein tatsächliche Herkunft oder die Identität trittskarten für die Veranstaltung. des Eigentümers zu verschleiern. Alle Sponsoring-Aktivitäten müssen Es ist erklärtes Ziel von Siemens, nur transparent sein, in Form eines schriftli Geschäftsbeziehungen mit seriösen chen Vertrages niedergelegt, für einen Kunden, Beratern und Geschäftspartnern seriösen geschäftlichen Zweck bestimmt zu unterhalten, deren Geschäftstätigkeit sein und in angemessenem Verhältnis in Einklang mit gesetzlichen Vorschriften zum Gegenwert stehen, den der Veran steht und deren Finanzmittel legitimen stalter bietet. Ursprungs sind. Wir unterstützen keine Geldwäsche. Alle unsere Mitarbeiter Zuwendungen dürfen weder verspro sind zur strikten Befolgung der Gesetze chen, angeboten noch geleistet werden, zur Geldwäschebekämpfung sowie zur um widerrechtlich geschäftliche Vorteile Nutzung der unternehmensinternen Ver für Siemens zu erlangen oder um einen fahren wie etwa finavigate® verpflichtet, unangemessenen Zweck zu verfolgen. die verdächtige Zahlungsformen oder Sponsoring für Veranstaltungen, die von Kunden oder andere Transaktionen, die Einzelpersonen oder Organisationen auf Geldwäsche hindeuten, erkennen durchgeführt werden, deren Ziele mit und verhindern sollen. Um Probleme den Unternehmensgrundsätzen von auf diesem Gebiet zu vermeiden, ist die Siemens nicht vereinbar sind, oder Aufmerksamkeit aller Mitarbeiter gefragt, Veranstaltungen, die das Ansehen von die verdächtiges Verhalten von Kunden, Siemens schädigen, ist grundsätzlich Beratern und Geschäftspartnern melden nicht erlaubt. müssen. Darüber hinaus sind alle Mit arbeiter verpflichtet, sämtliche anwend B.5. Staatliche Aufträge baren Vorschriften zur Aufzeichnung und Buchführung bei Bar- und anderen Trans Siemens steht im Wettbewerb um Auf aktionen sowie Verträgen einzuhalten. träge von Regierungseinrichtungen oder staatlichen Unternehmen in der ganzen Welt. In allen Geschäftsbeziehungen und im Dialog mit Regierungen handeln wir stets transparent, ehrlich und korrekt. Wir halten alle Gesetze und Bestimmun gen zum staatlichen Beschaffungswesen einschließlich der Gesetzgebung zur Un terbindung der unbilligen Beeinflussung von Amtsträgern ein. Business Conduct Guidelines, Ausgabe 2009-01 11
B.7. Handelskontrollen B.8. Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten Siemens befolgt alle Exportkontroll- und Zollgesetze sowie -vorschriften, die in Siemens als Unternehmen erwartet von den jeweiligen Ländern seiner Geschäfts seinen Lieferanten, dass sie die Wert tätigkeit gelten. Exportkontrollen gelten grundsätze von Siemens teilen und alle generell für den Transfer von Waren, gesetzlichen Bestimmungen einhalten. Dienstleistungen, Hardware, Software Darüber hinaus erwartet Siemens von oder Technologie über bestimmte Lan seinen Lieferanten die Anwendung der desgrenzen, auch per Email. Exportkon folgenden Prinzipien, wie sie Siemens für trollgesetze können Anwendung finden sich selbst im Hinblick auf Verantwort im Zusammenhang mit direkten oder lichkeiten gegenüber Stakeholdern und indirekten Exporten oder Importen aus der Umwelt definiert hat: oder in sanktionierte Länder oder im Zusammenhang mit Dritten, gegen die • die Einhaltung aller anwendbaren zum Beispiel Verdachtsmomente im Hin- Gesetze, blick auf die nationale Sicherheit beste hen oder die an kriminellen Aktivitäten • der Verzicht auf Korruption, beteiligt sind. Verstöße gegen diese Gesetze und Bestimmungen können zu • die Beachtung der Menschenrechte drastischen Strafen führen, zum Beispiel ihrer Mitarbeiter, Geldstrafen sowie ein amtlich verfügter Ausschluss von vereinfachten Import- • die Einhaltung der Gesetze gegen und Exportverfahren (das heißt Unterbre Kinderarbeit, chung der nahtlosen Lieferkette). • die Übernahme der Verantwortung Alle Mitarbeiter, die mit der Ein- und Aus für Gesundheit und Sicherheit ihrer fuhr von Waren, Dienstleistungen, Hard Mitarbeiter, ware, Software oder Technologie wie oben beschrieben zu tun haben, sind zur • die Einhaltung der relevanten nati Einhaltung aller geltenden Wirtschafts onalen Gesetze und internationalen sanktions-, Exportkontroll- und Import Standards zum Umweltschutz, und gesetze und -bestimmungen sowie aller durch ihre Geschäftstätigkeit bedingten • die Aufforderung, dass diese Wert Richtlinien und Prozesse verpflichtet. grundsätze auch in der eigenen Lieferkette umgesetzt/eingehalten werden. 12 Business Conduct Guidelines, Ausgabe 2009-01
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C. Vermeidung von Interessenkonflikten Mitarbeiter von Siemens sind verpflich C.1. Wettbewerb mit tet, ihre Geschäftsentscheidungen im Siemens besten Interesse von Siemens und nicht auf Basis persönlicher Interessen zu tref Ein Mitarbeiter darf kein Unternehmen fen. Interessenkonflikte entstehen dann, führen oder für ein Unternehmen arbei wenn Mitarbeiter auf Kosten der Interes ten, das mit Siemens im Wettbewerb sen von Siemens eigene Aktivitäten oder steht, und darf keinen mit Siemens kon persönliche Interessen verfolgen. kurrierenden Aktivitäten nachgehen. Der Mitarbeiter hat jedes persönliche C.2. Nebentätigkeiten Interesse, das im Zusammenhang mit der Durchführung seiner dienstlichen Dies gilt auch für Nebentätigkeiten, die Aufgaben bestehen könnte, seiner eine Konkurrenzsituation für Siemens Führungskraft mitzuteilen. darstellen könnte. Die Aufnahme einer Nebentätigkeit gegen Entgelt ist der Kein Mitarbeiter darf private Aufträge von zuständigen Führungskraft mitzuteilen Firmen ausführen lassen, mit denen er im und bedarf der vorherigen schriftlichen Rahmen seiner Tätigkeit für Siemens Einwilligung. Ausgenommen sind gele geschäftlich zu tun hat, wenn ihm hier gentliche schriftstellerische Tätigkeiten, durch Vorteile entstehen könnten. Dies Vorträge und vergleichbare gelegent gilt insbesondere, wenn der Mitarbei liche Tätigkeiten. Die Einwilligung in ter auf die Beauftragung der Firma für eine Nebentätigkeit kann nicht erfolgen, Siemens oder eines seiner Konzernunter wenn diese den Interessen von Siemens nehmen direkt oder indirekt Einfluss hat entgegensteht. Eine Nebentätigkeit kann oder Einfluss nehmen kann. untersagt werden, wenn der Mitarbeiter mit dem betreffenden Unternehmen Weitere Konfliktpunkte können erwach dienstlich befasst ist. Bereits erteilte Ein- sen aus Geschäftsbeziehungen mit oder willigungen können bei Vorliegen sol Beteiligungen an einem Mitbewerber cher Gründe widerrufen werden. oder Kunden von Siemens sowie Neben tätigkeiten von Mitarbeitern, die sie an C.3. Beteiligung an Dritt einer pflichtgemäßen Erfüllung ihrer Auf gaben bei Siemens hindern. Es ist wichtig, unternehmen dass alle Mitarbeiter eventuell im Rahmen Mitarbeiter, die direkt oder indirekt eine ihrer beruflichen Tätigkeit auftauchende Beteiligung an einem Wettbewerbsunter Interessenkonflikte schon im Ansatz nehmen halten oder erwerben, müssen erkennen und vermeiden. dies der für sie zuständigen Personal abteilung mitteilen, wenn sie durch die 14 Business Conduct Guidelines, Ausgabe 2009-01
Beteiligung die Möglichkeit haben, auf das Management dieses Unternehmens Einfluss zu nehmen. Von der Möglichkeit der Einflussnahme auf das Management kann im Allgemeinen dann ausgegangen werden, wenn die Beteiligung einen An- teil von 5% des Gesamtkapitals über schreitet. Mitarbeiter, die direkt oder indirekt eine Beteiligung an einem Geschäftspartner von Siemens, oder einem Unternehmen, an dem Siemens beteiligt ist, halten oder erwerben, müssen dies ebenfalls der für sie zuständigen Personalabteilung mittei len, wenn der Mitarbeiter mit dem jewei ligen Unternehmen dienstlich befasst ist oder ein Mandat in diesem Unternehmen wahrnehmen wird. Für Beteiligungen an börsennotierten Unternehmen gilt dies nur dann, wenn die Beteiligung einen Anteil von 5% des Gesamtkapitals über schreitet. Nach der Mitteilung über die Beteiligung an Drittunternehmen kann das Unterneh men geeignete Maßnahmen zur Beseiti gung eines möglichen Interessenkonflikts treffen. Business Conduct Guidelines, Ausgabe 2009-01 15
D. Umgang mit Firmeneinrichtungen Siemens verfügt in seinen Büros und Keinem Mitarbeiter ist es gestattet, Betriebsräumen über zahlreiche Anlagen ohne Einwilligung der Führungskraft und Einrichtungen wie Telefone, Kopierer, Aufzeichnungen, Dateien, Bild- und Ton Computer, Software, Internet/Intranet, dokumente oder Vervielfältigungen unter Maschinen und sonstige Arbeitsmittel wie Verwendung von Siemens Geräten an E-Mail- und Anrufbeantworter-Systeme. zufertigen, wenn dies nicht unmittelbar Diese dürfen ausschließlich für Unterneh durch die berufliche Tätigkeit bedingt ist. menszwecke und nicht zum persönlichen Nutzen verwendet werden. Ausnahmen und gegebenenfalls Bezahlung können örtlich geregelt werden, vorausgesetzt die Nutzung der Einrichtungen • steht nicht im Zusammenhang mit illegalen Aktivitäten, • ruft keinen Interessenkonflikt oder den Anschein eines solchen Konflikts hervor, • führt nicht zu nennenswerten Mehrkosten, zu Störungen des Geschäfts von Siemens oder sons tigen negativen Auswirkungen für das Unternehmen, zum Beispiel durch einen Interessenkonflikt hin sichtlich der beruflichen Pflichten des jeweiligen Mitarbeiters oder anderer Mitarbeiter. In keinem Fall dürfen Informationen ab gerufen oder weitergegeben werden, die Rassenhass, Gewaltverherrlichung oder andere Straftaten unterstützen oder dazu aufrufen oder einen Inhalt haben, der vor dem jeweiligen kulturellen Hintergrund sexuell anstößig ist. 16 Business Conduct Guidelines, Ausgabe 2009-01
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E. Umgang mit Informationen E.1. Aufzeichnungen und staatlichen Stelle bestimmt sind oder Finanzintegrität nicht. Diese Bücher und Aufzeichnungen umfassen alle Daten, Prüfbescheinigun Zur offenen und effektiven Kommuni gen und sonstigen schriftlichen Doku kation gehört eine korrekte und wahr mente, die zur Finanzberichterstattung heitsgemäße Berichterstattung. Das gilt und Erfüllung von Offenlegungspflichten gleichermaßen für das Verhältnis zu notwendig sind, sowie Unterlagen, die für Investoren, Mitarbeitern, Kunden, Ge andere Zwecke erhoben werden. Hierzu schäftspartnern sowie zur Öffentlichkeit zählen auch interne Abrechnungen (unter und allen staatlichen Stellen. anderem Spesenabrechnungen). Siemens ist zudem verpflichtet, durch ent E.2. Verschwiegenheit sprechende Prozesse und Kontrollen dafür zu sorgen, dass Transaktionen nur in der Für interne vertrauliche oder geschützte vom Management bewilligten Form durch Informationen von Siemens, die nicht geführt werden. Siemens muss außerdem in die Öffentlichkeit gelangen sollen, vorbeugende Maßnahmen gegen die un gilt das Gebot der Verschwiegenheit. befugte Nutzung seines Eigentums treffen Nicht öffentliche Informationen von oder und dafür sorgen, dass Fälle unbefugter über Lieferanten, Kunden, Mitarbeitern, Nutzung erkannt werden. Alle Siemens Agenten, Beratern und anderen Dritten Mitarbeiter müssen sicherstellen, dass die müssen ebenfalls gemäß den rechtli von ihnen im Rahmen ihrer dienstlichen chen und vertraglichen Anforderungen Tätigkeit angefertigten oder in sonstiger geschützt werden. Weise ihrer Verantwortung unterstehen den Bücher und Aufzeichnungen Zu vertraulichen oder geschützten Infor mationen können insbesondere gehören: • vollständig sind, • Einzelheiten zu Organisation und • korrekt sind, Einrichtungen eines Unternehmens, Preisen, Umsatz, Gewinn, Märkten, • jede Transaktion oder Aufwendung Kunden und anderen geschäftlichen wahrheitsgetreu widerspiegeln, und Belangen, • rechtzeitig und übereinstimmend • Informationen über Fabrikations-, mit den geltenden Regeln und Forschungs- und Entwicklungs Standards angefertigt werden, vorgänge und unabhängig davon, ob die Informationen • Zahlen des internen Berichtswesens. zur Veröffentlichung oder Vorlage bei einer 18 Business Conduct Guidelines, Ausgabe 2009-01
Die Verpflichtung, Verschwiegenheit zu E.4. Insiderregeln wahren, gilt über das Ende des Arbeits verhältnisses hinaus, da die Offenlegung Personen, die Insiderinformationen in vertraulicher Informationen, unabhängig Bezug auf Siemens oder ein anderes Un davon, wann sie erfolgt, dem Geschäft ternehmen, zum Beispiel einen Kunden, von Siemens oder seinen Kunden scha Lieferanten oder Joint-Venture-Partner, den kann. haben, dessen Wertpapiere zum Handel an einer Börse oder auf einem organisier E.3. Datenschutz und ten Markt zugelassen sind, dürfen nicht mit Wertpapieren oder Finanzinstrumen Datensicherheit ten solcher Unternehmen handeln, deren Zugang zum Intranet und Internet, welt Preis unmittelbar oder mittelbar von weiter elektronischer Informationsaus den Wertpapieren dieser Unternehmen tausch und Dialog sowie elektronische abhängen (Insiderpapiere). Geschäftsabwicklung sind entscheidende Voraussetzungen für die Effektivität Eine Insiderinformation ist eine konkrete jedes Einzelnen von uns und für den Information über nicht öffentlich bekann Geschäftserfolg insgesamt. Die Vorteile te Umstände, die sich auf Siemens oder der elektronischen Kommunikation sind einen anderen Emittenten von Insiderpa aber verbunden mit Risiken für den pieren bezieht und die geeignet ist, im Persönlichkeitsschutz und die Sicherheit Falle ihres öffentlichen Bekanntwerdens von Daten. Die wirksame Vorsorge gegen den Börsen- oder Marktpreis erheblich diese Risiken ist ein wichtiger Bestandteil zu beeinflussen. Eine solche Eignung ist des Informationstechnologie-Manage gegeben, wenn ein verständiger Anleger ments, der Führungsaufgabe und auch es für wahrscheinlich halten würde. des Verhaltens jedes Einzelnen. Personenbezogene Daten dürfen nur er hoben, verarbeitet oder genutzt werden, soweit dies für festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke erforderlich ist. Darüber hinaus müssen personenbezoge ne Daten sicher aufbewahrt werden und dürfen nur unter Anwendung der nötigen Vorsichtsmaßnahmen übertragen wer den. Bei der Datenqualität und der tech nischen Absicherung vor unberechtigtem Zugriff muss ein hoher Standard gewähr leistet sein. Die Verwendung von Daten muss für die Betroffenen transparent sein, ihre Rechte auf Auskunft und gege benenfalls auf Widerspruch, Sperrung und Löschung sind zu wahren. In einigen Rechtssystemen (etwa in der EU) gelten strenge Gesetze und Bestim mungen hinsichtlich der Aufbewahrung und Nutzung personenbezogener Arbeit nehmerdaten und der Daten Dritter, zum Beispiel Kunden oder Geschäftspartner. Alle Mitarbeiter sind an diese jeweils geltenden Gesetze gebunden, um das Persönlichkeitsrecht anderer zu schützen. Business Conduct Guidelines, Ausgabe 2009-01 19
Insiderinformationen können im Rahmen Um bereits den bloßen Anschein eines der Tätigkeit und des Verantwortungsbe Verstoßes gegen die Regeln des Insider reichs eines Mitarbeiters oder versehentlich handels durch die Mitglieder des Top erlangt werden und umfassen folgende Executive Management zu vermeiden, nicht öffentliche Informationen: dürfen diese Personen generell in den zwei Wochen vor Ende des Quartals oder • Finanzergebnisse, Geschäftsjahres bis zwei Tage nach Ver- öffentlichung der Quartals- oder Geschäfts- • Finanzpläne oder Budgets, jahresergebnisse keine Geschäfte mit Siemens Wertpapieren tätigen. Das • Dividendenänderungen, Gleiche gilt für diejenigen Mitarbeiter des Konzerns, die aufgrund ihrer Tätigkeit • wesentliche Fusionen oder Über oder Funktion Zugang zu den Geschäfts nahmen, ergebnissen oder anderen noch nicht veröffentlichten wesentlichen Informati • Desinvestitionen, onen haben. • besonders wichtige Auftragsgewin Insiderinformationen dürfen einem ne oder strategische Planungen, anderen nicht unbefugt mitgeteilt oder zugänglich gemacht werden. Unbefugt • wichtige Entwicklungen bei Rechts erfolgt eine Weitergabe von Insiderinfor streitigkeiten, mationen dann, wenn sie nicht im übli chen Rahmen bei Ausübung der Arbeit • technische Entwicklungen oder oder des Berufs oder in Erfüllung von Produktentwicklungen, Aufgaben des Insiders für den Emittenten geschieht. Dies gilt sowohl für Informatio • einschneidende Änderungen der nen, die innerhalb von Siemens offenge Führungsstruktur, Joint Ventures legt werden, als auch für Informationen, und wichtige Geschäftsverein die an Personen außerhalb von Siemens barungen, sowie weitergegeben werden. Hierzu gehören Journalisten, Finanzanalysten, Kunden, • Geschäftsbeziehungen. Berater, Familienangehörige oder Freunde. 20 Business Conduct Guidelines, Ausgabe 2009-01
Es ist im Übrigen immer sicherzustellen, dass insiderrelevante Informationen so unter Verschluss gehalten werden be ziehungsweise abgesichert sind, dass Unbefugte dazu keinen Zugang erhalten können. Personen, die über Insiderinformationen verfügen, dürfen einem anderen den Erwerb oder die Veräußerung von Wert papieren, für die diese Informationen bedeutsam sind, weder empfehlen noch einen anderen auf sonstige Weise dazu verleiten. Führungskräfte können in bestimmten Fällen persönlich für Schäden haftbar gemacht werden, wenn ein Mitarbeiter gegen Insiderregeln verstößt und dieser Verstoß durch angemessene Aufsicht hätte verhindert werden können. Zusätzlich zu diesen Regeln sind gege benenfalls noch weitere oder besondere Insiderregeln sowie eventuelle Vorgaben des lokalen Rechts zu beachten. Business Conduct Guidelines, Ausgabe 2009-01 21
F. Umwelt, Sicherheit und Gesundheit F.1. Umwelt und F.2. Arbeitssicherheit technische Sicherheit Die Gesundheit und Sicherheit der Mit Der Schutz der Umwelt und die Schonung arbeiter an ihrem Arbeitsplatz hat für der natürlichen Ressourcen sind für uns Siemens hohe Priorität. Jeder Einzelne Unternehmensziele von hoher Priorität. trägt eine Mitverantwortung, Siemens in Durch entsprechende Führungsverant seinem Bemühen, sichere Arbeitsbedin wortung seitens des Managements und gungen zu schaffen, zu unterstützen. das Engagement der Mitarbeiter will Die Verantwortung gegenüber Mitar Siemens seine Geschäfte umweltgerecht beitern und Kollegen gebietet die best gestalten und arbeitet ständig an der mögliche Vorsorge gegen Unfallgefahren Verbesserung der Ökobilanz. Ein von und gilt für: Siemens weltweit eingesetztes Umwelt managementsystem sorgt für die Einhal • die technische Planung von tung der Gesetze und setzt dafür hohe Arbeitsplätzen, Einrichtungen und Standards. Bereits in der Entwicklung Prozessen, unserer Produkte sind umweltfreundliche Gestaltung, technische Sicherheit und • das Sicherheitsmanagement und Gesundheitsschutz feste Zielgrößen. • das persönliche Verhalten im Jeder Mitarbeiter muss durch sein eige Arbeitsalltag. nes Verhalten zu diesen Zielen beitragen. Das Arbeitsumfeld muss den Anforde rungen einer gesundheitsorientierten Gestaltung entsprechen. Jeder Mitarbeiter muss der Arbeitssicherheit seine ständige Aufmerksamkeit widmen. 22 Business Conduct Guidelines, Ausgabe 2009-01
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G. Beschwerden und Hinweise Jeder Mitarbeiter kann gegenüber seiner Führungskraft, gegenüber dem zustän digen Compliance Officer, Personalleiter oder einer anderen dafür benannten Person/Stelle oder gegenüber einer betrieblichen Arbeitnehmervertretung eine Beschwerde vorbringen. Umstände, die auf einen Verstoß gegen die Business Conduct Guidelines hin deuten, können dem Chief Compliance Officer, dem für den Sektor, die Division, die regionalen oder zentralen Einheiten zuständigen Compliance Officer, dem Tell Us Helpdesk oder dem Siemens Ombudsmann gemeldet werden. Es gibt einen speziellen Prozess für die Bearbeitung von Bilanzbeschwerden. Es besteht die Möglichkeit der vertrau lichen und anonymen Beschwerde; alle Meldungen werden bearbeitet. Soweit erforderlich, werden entsprechende Maßnahmen ergriffen. Alle Unterlagen werden im gesetzlichen Rahmen vertraulich aufbewahrt. Repres salien gegen Beschwerdeführer, gleich welcher Art, werden nicht toleriert. 24 Business Conduct Guidelines, Ausgabe 2009-01
H. Compliance- Implementierung und -Kontrolle Das Management von Siemens fördert weltweit aktiv die flächendeckende Kom munikation der Business Conduct Guide lines und sorgt für ihre Implementierung. Die Einhaltung der Gesetze und die Be achtung der Business Conduct Guidelines sind in allen Gesellschaften des Konzerns weltweit regelmäßig zu kontrollieren. Dies geschieht entsprechend den jeweili gen nationalen Verfahren und gesetz lichen Bestimmungen. Zur Durchführung des Siemens Compli ance Programms im gesamten Unterneh men ist eine umfassende Compliance Organisation auf der Ebene der Siemens AG, ihrer Tochtergesellschaften sowie auf der Ebene der Sektoren und Divisionen eingesetzt. Business Conduct Guidelines, Ausgabe 2009-01 25
Weiterführende Informationen und Ansprechpartner Integrität steht im Zentrum unseres Darüber hinaus kann ein Mitarbeiter, Handelns. Diese Richtlinien definieren, sofern er mögliches Fehlverhalten er was Integrität für unser Geschäft bedeu kannt hat, verschiedene Wege nutzen, tet. Aber sie können nicht alles wieder um dieses Fehlverhalten zu melden. geben, was zu diesem Thema gehört und Hierfür stehen nicht nur seine Führungs auch nicht jede Frage beantworten. kraft und sein Compliance Officer bereit, sondern auch der Compliance Helpdesk Die Siemens Compliance Intranet Web Tell Us, der 24 Stunden täglich telefo seite https://intranet.siemens.com/de/ nisch und über das Internet erreichbar compliance/index.php stellt zusätzliche ist, und der Siemens Ombudsmann. Informationen zur Verfügung – ein https://intranet.siemens.com/de/compli- schließlich konzernweiter FAQ’s (häufig ance/organisation/ombudsman.htm gestellte Fragen), Trainingsmaterialien und anderer Hilfsmittel – die diese Richt linien mit inhaltlichen Einzelheiten füllen. Wenn sich ein Siemens Mitarbeiter in einem bestimmten Fall nicht sicher über das richtige Verhalten ist, stehen ihm viele Informationsquellen als Hilfestellung bereit, einschließlich der Führungskraft, seines Sektor-, Divisions-, Regional- oder Corporate Compliance Officers und dem Compliance Helpdesk Ask Us, der im Intranet abrufbar ist. https://intranet.siemens.com/en/com- pliance/tools/ask_us.htm 26 Business Conduct Guidelines, Ausgabe 2009-01
Anhang Abkommen und Gemäß seiner Verpflichtung im Rahmen Empfehlungen des Global Compact erwartet Siemens deshalb von seinen Mitarbeitern, Liefe internationaler ranten und Geschäftspartnern weltweit Organisationen insbesondere die Übereinstimmung mit den folgenden Leitlinien: Neben den Gesetzen und Bestimmungen der einzelnen Länder gibt es eine Reihe • Allgemeine Erklärung der Men wichtiger Abkommen und Empfehlungen schenrechte (UNO) aus dem Jahr internationaler Organisationen. Sie sind 1948, und Europäische Konvention primär an die Mitgliedstaaten adressiert, zum Schutze der Menschenrechte nicht unmittelbar an die einzelnen Unter und Grundfreiheiten, 1950 nehmen. Sie sind aber für das Verhalten eines international tätigen Unterneh • Dreigliedrige Grundsatzerklärung mens und seiner Mitarbeiter eine sehr der ILO (International Labour bedeutsame Leitlinie. Siemens befürwor Organisation) über multinationale tet die Forderungen dieser Konventionen Unternehmen und Sozialpolitik, und Empfehlungen. 1977, und ILO- Erklärung über grundlegende Prinzipien und Rechte Siemens ist Mitglied des United Nations bei der Arbeit, 1998 (vor allem mit Global Compact und betrachtet dessen folgenden Themen: Beseitigung zehn Grundsätze, ebenso wie die Grund- von Kinderarbeit, Abschaffung von sätze (die Bestimmungen) der Rahmen Zwangsarbeit, Diskriminierungsver vereinbarung des Internationalen Metall- bot, Vereinigungsfreiheit und Recht gewerkschaftsbundes (IMB), als für das auf Kollektivverhandlungen) gesamte Unternehmen verbindlich. Im Übrigen gelten die firmeninternen • OECD-Leitsätze für multinationale Schlichtungsregelungen. Unternehmen, 2000 Ebenso verpflichtet sich Siemens inner- • Agenda 21 zur nachhaltigen Ent halb seines Einflussbereichs zur Akzep wicklung (Abschlussdokument tanz und Förderung der darin enthal der grundlegenden UN-Konferenz tenen zentralen Werte hinsichtlich der für Umwelt und Entwicklung, Menschenrechte, der grundlegenden Rio de Janeiro, 1992) Arbeitnehmerrechte, der Umwelt und der Korruptionsbekämpfung als integralem • UN-Konvention gegen Korruption, Bestandteil seiner Geschäftsstrategie und 2005 seiner Geschäfte selbst. Business Conduct Guidelines, Ausgabe 2009-01 27
Impressum Redaktion, Design: Siemens L GF Herausgeber: Legal and Compliance Copyrights: Wittelsbacher Platz 2 Alle Bildrechte liegen bei Siemens. 80333 München Alle weiteren Rechte, etwa an Überset zungen, Kopien sowie an Teilen davon Für den Herausgeber: vorbehalten. Kein Teil dieser Broschüre – Dr. Klaus Moosmayer auch in anderer Form etwa als Fotokopie, CD-ROM, elektronisch) – darf ohne vor Weitere Informationen & Anfragen: herige schriftliche Genehmigung verviel Compliance Helpdesk fältigt, nachgedruckt, verteilt werden. askus.compliance@siemens.com Im Falle von Änderungen wird dieses Dokument vom Herausgeber nicht ein Ausgabe: gezogen werden. Januar 2009 www.siemens.com
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