Vergabe von Verpflegungs-leistungen - Qualitätsstandards verankern Wegweiser - Kompetenzzentrum ...
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Wegweiser
Vergabe
von Verpflegungs-
leistungen
Qualitätsstandards
verankern
www.KErn.bayern.de
Inhaltsverzeichnis
Vorwort 3 Beispiele zur Verankerung von Qualitäts-
Abkürzungen 4 kriterien sowie sozialen und umwelt-
bezogenen Aspekten 23
Gestaltung des Speiseplans 23
Vergaberechtliche Ausgangssituation 5
Warmhaltezeit der Speisen 26
Rechtsrahmen 5
Vegetarische Gerichte 26
Vergabegrundsätze 6
Berücksichtigung besonderer Ernährungs-
Auftragsgegenstand 7 bedürfnisse 26
Lose 7 Qualität der eingesetzten Produkte 27
Lieferauftrag, Dienstleistungsauftrag und Ökologische/biologische Produkte 28
Dienstleistungskonzession 8
Seefische aus bestandserhaltender und
nachhaltiger Fischerei 29
Vorbereitung der Ausschreibung 10 Verwendung von Produkten aus fairem Handel 29
Bedarfsbestimmung und Definition des Gentechnikfreie Produkte 29
Auftragsgegenstands 10
Haltungsformen der Legehennen 30
Markterkundung 11
Frische und Verarbeitungsqualität 30
Schätzung des Auftragswertes 11
Abfälle und Entsorgung 30
Liefer- und Dienstleistungsauftrag 11
Dienstleistungskonzession 12
Vergabeverfahren 31
Schwellenwerte 12
Ablauf des offenen Verfahrens 31
Bestimmung der Verfahrensart 13
Ablauf des nicht offenen Verfahrens 32
Rechtsschutz 35
Vergabeunterlagen 15
Nationale Verfahren 35
Leistungsbeschreibung 15
EU-weite Verfahren 35
Eignungskriterien 16
Zuschlagskriterien 17
Anhang 36
Gewichtung 18
Beispiele zur Gestaltung des Speiseplans 36
Bewertungsmethode 18
Beispiel für Kalibrierungsvorgaben 39
Übersicht 19
Beispiele für vegetarische Menülinien 40
Nützliche Links 42
Gütezeichen als Qualitätsnachweis 20
Gemeinschaftsverpflegung Bayern 43
Literatur 44
Urheberrecht 45
Impressum 45
Vorwort
Bei der Auswahl des Speisenanbieters für Einrichtungen
mit Gemeinschaftsverpflegung können und sollten nicht
nur finanzielle Aspekte, sondern auch Qualitätskriterien
berücksichtigt werden. Durch die Verwendung von Quali-
tätskriterien wird ein entscheidender Beitrag zur Siche-
rung von Qualitätsstandards in der Verpflegung, welche
in besonderem staatlichem Interesse liegen, sicherge-
stellt. Soweit die Einrichtung bzw. deren Träger dem Ver-
gaberecht unterliegt, muss die Auswahl eines Spei-
senanbieters grundsätzlich im Wettbewerb erfolgen,
dessen Einhaltung die Vergabevorschriften sicherstellen
sollen. Dieser Leitfaden soll Einrichtungen und deren Trä-
ger bei der Durchführung und Vorbereitung des Vergabe-
verfahrens unterstützen. Dabei werden die möglichen
Qualitätsstandards nur in Auszügen und beispielhaft,
nicht aber vollständig erfasst.
In jeder Einrichtung finden sich unterschiedliche Gege-
benheiten, sodass die jeweils individuellen Bedarfe und
Bedürfnisse zu berücksichtigen sind. Die Verantwortung
für die individuelle Gestaltung und Durchführung des
einzelnen Vergabeverfahrens liegt im Verantwortungsbe-
reich der zuständigen Vergabestelle. Daher kann diese
Broschüre lediglich eine Hilfestellung sein. Weiter ist
darauf hinzuweisen, dass dieser Leitfaden nicht das
gesamte Vergaberecht abbilden kann. Schließlich ist
klarzustellen, dass aufgrund der erst kürzlich erfolgten
umfassenden Reform des Vergaberechts die Fortentwick-
lung der Rechtsprechung zu beobachten bleibt. Eine
Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit dieses
Wegweisers wird vor diesem Hintergrund durch den
Herausgeber nicht übernommen. Es wird daher den Ver-
gabestellen empfohlen, sich im Vergaberecht ständig
weiterzubilden und sich mit den jeweils maßgeblichen
Regelungen auseinanderzusetzen. Dieser Wegweiser
beschränkt sich auf die Vergabe von Verpflegungsleistun-
gen durch die vorstehend beschriebenen Einrichtungen
bzw. deren Träger in Bayern und damit auf den für diese
Einrichtungen geltenden Rechtsrahmen.
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns Ihre Erfahrung
bei der Anwendung des Wegweisers mitteilen. Auch für
Kritikpunkte sind wir dankbar.
3
Abkürzungen
AEUV Vertrag über die Arbeitsweise der Euro-
päischen Union
CPV Common Procurement Vocabulary (Gemein-
sames Vokabular öffentlicher Aufträge)
DGE Deutsche Gesellschaft für Ernährung e.V.
GWB Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen,
4. Teil, in der Fassung vom 18.04.2016
KonzVgV Konzessionsvergabeverordnung
UVgO Verfahrensordnung für die Vergabe öffentli-
cher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unter-
halb der EU-Schwellenwerte (Unterschwellen-
vergabeordnung) in der Fassung vom
07.02.2017
VgV Verordnung über die Vergabe öffentlicher
Aufträge (Vergabeverordnung) in der Fassung
vom 18.04.2016
VOL/A Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen
– Teil A in der Fassung vom 20.11.2009
4
Vergaberechtliche
Ausgangssituation
Rechtsrahmen maßgeblichen EU-Schwellenwert erreicht oder über-
schreitet und die damit grundsätzlich EU-weit zu verge-
Das Vergaberecht umfasst sämtliche Regelungen, die ben sind, finden sich insbesondere im Gesetz gegen
den Einkauf von Gütern und Leistungen durch die öffent- Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und in der Vergabe-
liche Hand betreffen. Eines der Ziele des Vergaberechts verordnung (VgV) sowie, sofern eine Dienstleistungs-
ist der wirtschaftliche Einkauf von Leistungen, sodass konzession vergeben wird, in der Konzessionsvergabe-
Steuergelder sparsam und sachgerecht verwendet wer- verordnung (KonzVgV).
den. Aufträge sind in einem transparenten Wettbewerb
Regelungen für die Vergabe von Verpflegungsleistungen,
zu beschaffen, in dem alle Teilnehmer gleich behandelt
deren geschätzter Wert den maßgeblichen EU-Schwellen-
werden. Dabei ist das deutsche Vergaberecht zweigeteilt.
wert unterschreitet, enthalten für staatliche Auftraggeber
Es sieht die Anwendung verschiedener vergaberechtli-
in Bayern insbesondere die Bekanntmachungen der Bay-
cher Regelungen vor, deren Anwendung sich danach
erischen Staatsregierung (u.a. die Verwaltungsvorschrift
bestimmt, ob der geschätzte Auftragswert den jeweils
zum öffentlichen Auftragswesen, welche mit Bekanntma-
maßgeblichen EU-Schwellenwert erreicht oder unter-
chung der Bayerischen Staatsregierung vom 1.11.2017
schreitet. So beläuft sich z.B. der gegenwärtige EU-
veröffentlicht wurde (VVöA)) sowie die Unterschwellen-
Schwellenwert für Lieferleistungen auf einen Betrag in
vergabeordnung (UVgO). Die neu eingeführte UVgO
Höhe von 214.000,- EUR netto. Ab Erreichen des jeweili-
ersetzt für staatliche Auftraggeber in Bayern die Vergabe-
gen EU-Schwellenwertes sind öffentliche Aufträge und
und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A). Dabei
Konzessionen gemäß der §§ 97 ff. GWB europaweit zu
ermöglicht die VVöA staatlichen Auftraggebern
vergeben. Dadurch soll ein europaweiter Wettbewerb
bestimmte Abweichungen von der UVgO.
gewährleistet werden. Unterschreitet der geschätzte Auf-
tragswert den jeweils maßgeblichen EU-Schwellenwert, Für kommunale Auftraggeber in Bayern enthält insbe-
ergibt sich die Ausschreibungspflicht insbesondere aus sondere die Bekanntmachung des Bayerischen Staatsmi-
dem staatlichen und kommunalen Haushaltsrecht. Weiter nisteriums des Innern und für Integration über die Ver-
ergeben sich bei Aufträgen unterhalb der EU-Schwellen- gabe von Aufträgen im kommunalen Bereich vom 31.
werte, soweit sie binnenmarktrelevant sind, Ausschrei- Juli 2018 (AllMBl. S. 547), die durch Bekanntmachung
bungspflichten aus den primärrechtlichen Vorgaben des vom 27. Februar 2019 (BayMBl. Nr. 90) geändert worden
Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union ist (nachfolgend „Bekanntmachung zur Vergabe von Auf-
(AEUV). Ein Auftrag ist binnenmarktrelevant, wenn er trägen im kommunalen Bereich“), Regelungen für die
von eindeutigem grenzüberschreitendem Interesse ist. Vergabe von Verpflegungsleistungen unterhalb der EU-
Folge ist in diesem Fall u.a., dass z.B. bei Beschränkten Schwellenwerte. In dieser Bekanntmachung wird kom-
Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb und Ver- munalen Auftraggebern die Anwendung der UVgO emp-
handlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb eine fohlen. Sofern die kommunalen Auftraggeber dieser
vorherige, ausreichend zugängliche Bekanntgabe der Empfehlung folgen und die UVgO anwenden, sieht die
Vergabeabsicht und der für die Ausschreibung relevan- Bekanntmachung Abweichungen von der UVgO vor. Es
ten Informationen erfolgen muss. Dabei müssen min- wird nachfolgend unterstellt, dass kommunale Gemein-
destens diejenigen wesentlichen Punkte des zu erteilen- schaftseinrichtungen die UVgO bei der Vergabe von Ver-
den Auftrags veröffentlicht werden, die ein potenzieller pflegungsleistungen anwenden.
Bieter für die Entscheidung, ob er Interesse an dem Auf-
Staatliche und kommunale Auftraggeber werden nach-
trag bekunden will, benötigt.
folgend einheitlich auch als „Auftraggeber“ bezeichnet.
Maßgebliche Regelungen für die Vergabe von Verpfle- Soweit in diesem Wegweiser der Begriff „Bieter“ ver-
gungsleistungen, deren geschätzter Wert den wendet wird, gelten die jeweiligen Ausführungen auch
5
immer für „Bietergemeinschaften“, soweit nicht aus- vergaberechtlichen Grundsätze eingegangen. Diese sind
drücklich unterschieden wird. Entsprechendes gilt für die die Grundsätze der Transparenz, der Gleichbehandlung,
Begrifflichkeiten „Bewerber“ und des Wettbewerbs und der Berücksichtigung mittelständi-
„Bewerbergemeinschaft“. scher Interessen:
Wettbewerb (§ 97 Abs. 1 S. 1 GWB, § 2 Abs. 1 S. 1
UVgO): Öffentliche Aufträge und Konzessionen sind im
Wo sind die rechtlichen Vorgaben zu finden?
Wettbewerb zu vergeben. Der Wettbewerbsgrundsatz
Vergaberechtliche Vorschriften ergeben sich u.a. soll u.a. Chancengleichheit im und durch das Vergabe-
aus: verfahren gewährleisten. Der Wettbewerbsgrundsatz ver-
langt dabei regelmäßig die Vergabe in einem formalisier-
• Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen
ten Verfahren, an dem sich mehrere Bieter beteiligen
(GWB), Teil 4: Vergabe von öffentlichen Aufträgen
können. Es sollen möglichst viele Bieter die Gelegenheit
und Konzessionen
haben, ihre Leistung anzubieten.
• Vergabeverordnung (VgV)
Transparenz (§ 97 Abs. 1 S. 1 GWB, § 2 Abs. 1 S. 1
• Konzessionsvergabeverordnung (KonzVgV) UVgO): Es sind transparente und damit für die Bieter
• Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) nachvollziehbare Vergabeverfahren durchzuführen. Hier-
durch soll ein fairer Wettbewerb der Bieter garantiert
Informationen zum Vergabewesen in Bayern finden werden und die Gefahr einer Günstlingswirtschaft oder
sich unter: www.vergabeinfo.bayern.de willkürlicher Entscheidungen ausgeschlossen werden.
Der Transparenzgrundsatz verlangt, dass alle Bedingun-
gen und Modalitäten des Vergabeverfahrens in der
Vergabegrundsätze Bekanntmachung und in den Vergabeunterlagen klar,
genau und eindeutig formuliert sind, damit alle durch-
Bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen oder Konzes- schnittlich fachkundigen Bieter bei Anwendung der übli-
sionen sind die vergaberechtlichen Grundsätze einzuhal- chen Sorgfalt deren genaue Bedeutung verstehen und
ten. Diese finden sich in § 97 GWB für EU-weite Verga- sie in gleicher Weise auslegen können und der Auftrag-
ben und in § 2 UVgO für Vergaben im Anwendungsbe- geber imstande ist, tatsächlich zu überprüfen, ob die
reich der UVgO. Im Folgenden wird auf die wichtigsten Angebote der Bieter die für den betreffenden Auftrag
der in der untenstehenden Abbildung dargestellten geltenden Kriterien erfüllen. Außerdem müssen die
GRUNDSÄTZE DER VERGABE
Transparenz
Wettbewerb Gleich-
behandlung
Verhältnis- GRUNDSÄTZE Wirtschaft-
mäßigkeit
DER VERGABE lichkeit
Berücksichti-
gung von Qualität,
Innovation, sozialen Elektronische
und umwelt- Kommunikation
bezogenen
Aspekten Berücksichtigung
mittelständischer
Interessen
6 Vergaberechtliche Ausgangssituation
einzelnen Verfahrensschritte und alle das Vergabeverfah- Eine Abweichung aus sachlichen Gründen setzt voraus,
ren betreffenden Entscheidungen ausreichend dokumen- dass
tiert werden.
• die Abweichung durch den Auftragsgegenstand sach-
Gleichbehandlung (§ 97 Abs. 2 GWB, § 2 Abs. 2 UVgO): lich gerechtfertigt ist,
Der Gleichbehandlungsgrundsatz soll die Entwicklung
• vom Auftraggeber dafür nachvollziehbare objektive
eines gesunden und effektiven Wettbewerbs zwischen
und auftragsbezogene Gründe angegeben worden
den sich um einen öffentlichen Auftrag bewerbenden
sind und die Bestimmung folglich willkürfrei getroffen
Unternehmen fördern und bedeutet, dass die Bieter
worden ist,
sowohl zu dem Zeitpunkt, zu dem sie ihre Angebote vor-
bereiten, als auch zu dem Zeitpunkt, zu dem diese vom • solche Gründe tatsächlich vorhanden (festzustellen
öffentlichen Auftraggeber beurteilt werden, gleich behan- oder notfalls erwiesen) sind,
delt werden müssen. Dieser Grundsatz gebietet insbe-
• die Bestimmung die Unternehmen nicht diskriminiert,
sondere, dass alle Bieter bei der Abfassung ihrer Ange-
bote die gleichen Chancen haben, was voraussetzt, dass • und dies alles ausreichend dokumentiert wird.
die Angebote aller Wettbewerber den gleichen Bedingun-
gen unterworfen sein müssen.
Beispiel für eine Abweichung der produktneutralen
Berücksichtigung mittelständischer Interessen (§ 97 Abs.
Ausschreibung aus sachlichen Gründen:
4 GWB; §§ 2 Abs. 4, 22 UVgO): Als besondere Ausprä-
gung des Wettbewerbsgrundsatzes gilt das Gebot der Für eine Kita sollen Verpflegungsleistungen ausge-
losweisen Vergabe. Aufträge und Konzessionen sind in schrieben werden. Ausgehend vom Grundsatz der
kleinere Auftragseinheiten (= Lose, siehe hierzu im Ein- produktneutralen Ausschreibung müssen alle Ver-
zelnen S. 7 f.) zu teilen. Die Mittelstandsförderung im pflegungssysteme zugelassen werden. Ist in der
Sinne des § 97 Abs. 4 GWB, §§ 2 Abs. 4, 22 UVgO sichert Kita jedoch keine Küche vorhanden und besteht
kleinen und mittleren Unternehmen eine faire Wettbe- keine Möglichkeit zur Aufbereitung von Mahlzeiten
werbschance, indem mittelständischen Unternehmen des Cook & Chill oder Cook & Freeze Systems, ist
die Möglichkeit eröffnet wird, sich im Rahmen ihrer Leis- es i.S.v. § 31 Abs. 6 S.1 VgV bzw. § 23 Abs. 5 S. 2 f. UVgO
tungsfähigkeit am Wettbewerb zu beteiligen. sachlich gerechtfertigt, in der Leistungsbeschrei-
bung allein das System Cook & Hold vorzugeben.
Auftragsgegenstand Die Rechtsprechung setzt jeweils hohe Anforderungen
an die Rechtfertigung für eine produktspezifische Aus-
Sobald der Auftraggeber die Entscheidung getroffen hat,
schreibung und prüft genau, ob die vorgenannten Vor-
Verpflegungsleistungen am Markt einzukaufen, hat er zu
aussetzungen eingehalten und dokumentiert sind (vgl.
überlegen, welche Leistungen er im Einzelnen beschaf-
für Verpflegungsleistungen VK Baden-Württemberg,
fen möchte.
Beschluss vom 04.05.2018 - 1 VK 8/18).
Dabei steht dem Auftraggeber ein weites Leistungsbe-
stimmungsrecht zu, da das Vergaberecht zwar die Art
und Weise der Beschaffung regelt, nicht jedoch, was der
Auftraggeber beschaffen möchte. Der Auftraggeber ist
Lose
also berechtigt, den Inhalt der Leistung gemäß seinen Um den Mittelstand in Deutschland zu unterstützen, for-
Erfordernissen und Wünschen auszugestalten. Allerdings dert das Vergaberecht, Aufträge in Teilaufträge, sog. Lose,
gilt das Leistungsbestimmungsrecht nicht unbegrenzt. aufzuteilen (§ 97 Abs. 4 S. 2 GWB; § 22 Abs. 1 S. 1
Seine Grenzen findet das Leistungsbestimmungsrecht in UVgO). Das bedeutet, dass Leistungen grundsätzlich in
dem sog. Gebot der produktneutralen Ausschreibung. der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art
Dies bedeutet, dass der Auftraggeber in der Leistungsbe- oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben sind.
schreibung nicht auf eine bestimmte Produktion oder
Herkunft oder ein besonderes Verfahren, das die Erzeug-
nisse oder Dienstleistungen eines bestimmten Unterneh- Beispiel für eine Losaufteilung der Menge nach
mens kennzeichnet, oder auf gewerbliche Schutzrechte, (Teillose):
Typen oder einen bestimmten Ursprung verweisen darf,
wenn dadurch Unternehmen oder bestimmte Produkte Es soll ein Auftrag zur Belieferung von fünf (5)
begünstigt oder ausgeschlossen werden (vgl. § 31 Abs. 6 räumlich entfernt auseinander liegenden Schulen
S.1 VgV; § 23 Abs. 5 S. 1 UVgO). Allerdings kann aus- mit Mittagsverpflegung vergeben werden. Nach
nahmsweise vom dem Gebot der Produktneutralität dem vorgenannten Grundsatz der Losaufteilung hat
abgewichen werden; u.a. wenn dies aus sachlichen der Auftraggeber für die räumlich entfernt liegenden
Gründen gerechtfertigt ist (vgl. § 31 Abs. 6 S.1 VgV; § 23 Schulen fünf (5) unterschiedliche Teillose zu bilden.
Abs. 5 S. 2 f. UVgO).
Vergaberechtliche Ausgangssituation 7Allerdings kann von dem Grundsatz der Losaufteilung Außerdem können sog. Angebots- und Zuschlagslimitie-
abgewichen werden, wenn wirtschaftliche oder techni- rungen festgelegt werden. Dies bedeutet, dass jeder Bie-
sche Gründe dies erfordern (vgl. § 97 Abs. 4 S. 3 GWB, § ter nur auf eine begrenzte Anzahl von Losen Angebote
22 Abs. 1 S. 2 UVgO). Es ist aus diesem Grunde in jedem abgeben darf (= Angebotslimitierung) und der Auftrag-
Einzelfall zu prüfen, ob einzelne oder sogar alle Lose aus geber die Zahl der Lose begrenzen kann, auf die ein Bie-
wirtschaftlichen oder technischen Gründen zu einem ter den Zuschlag erhalten darf (= Zuschlagslimitierung).
Gesamtauftrag zusammengefasst werden können. Dabei So kann verhindert werden, dass ein einzelner Bieter den
ist zu beachten, dass Lose regelmäßig insbesondere klei- Zuschlag für alle Lose erhält. Siehe hierzu im Einzelnen
neren und regionalen Speisenanbietern eine Teilnahme § 30 VgV und § 22 UVgO.
an einem Vergabeverfahren erlauben. Je umfangreicher
der jeweilige Auftrag, desto schwieriger wird es in der
Regel für kleine Unternehmen, diesen Auftrag ausführen
Lieferauftrag, Dienstleistungsauftrag
zu können und sich an dem Vergabeverfahren zu
beteiligen. und Dienstleistungskonzession
Öffentliche Auftraggeber können Verpflegungsleistungen
als öffentlichen Liefer- oder Dienstleistungsauftrag oder
als Dienstleistungskonzession vergeben. Danach richten
Beispiel für eine Abweichung vom Grundsatz der
sich die zu beachtenden Vergabebestimmungen und die
Losaufteilung:
relevanten EU-Schwellenwerte.
Ein Träger beabsichtigt, einen Auftrag zur Speisen-
lieferung für eine Schule und die daneben liegende Liefer- und Dienstleistungsauftrag
Kita zu vergeben. Er hat berechnet, dass die tägli-
chen Fahrtkosten außer Verhältnis zu den Kosten Ein öffentlicher Liefer- oder Dienstleistungsauftrag unter-
für die Speisen stehen, wenn getrennte Lieferauf- scheidet sich von einer Dienstleistungskonzession u.a.
träge für die Schule und Kita vergeben würden. dahingehend, dass der Auftraggeber für die vom Auf-
Weiter wäre der einzelne Auftrag zur Speisenver- tragnehmer erbrachte Leistungserbringung ein Entgelt
sorgung der Kita aufgrund der geringen Anzahl der an den Auftragnehmer bezahlt.
dort zu versorgenden Kinder und der Fahrtkosten
unwirtschaftlich für den Träger und daher nicht
umsetzbar. Unter diesen Voraussetzungen sprechen Beispiel für einen Lieferauftrag
im Rahmen der jeweils durchzuführenden Interes- Der Träger einer Kita vergibt den Auftrag zur Liefe-
sensabwägung gute Gründe dafür, dass wirtschaft- rung von Mittagsverpflegung für eine Kita. Der Lie-
liche Gründe eine Gesamtvergabe der Speisenliefe- ferant liefert die fertig zubereiteten Speisen zur Kita
rung für Schule und Kita erfordern. und erhält vom Träger die vereinbarte Vergütung.
Weitere Leistungen erbringt der Lieferant nicht.
DARSTELLUNG EINES LIEFER- UND DIENSTLEISTUNGSAUFTRAGS
Entgelt
Auftraggeber Auftragnehmer
Dienstleistung/Lieferleistung =
Verpflegungsleistung
8 Vergaberechtliche AusgangssituationHinsichtlich der Vertragslaufzeit gibt es für öffentliche Dienstleistungskonzession das Betriebsrisiko beim Auf-
Liefer- und Dienstleistungsaufträge keine ausdrücklich tragnehmer liegt, was voraussetzt, dass dieser das wirt-
normierte zeitliche Begrenzung. Im Hinblick auf den schaftliche Nutzungs- und Verwertungsrisiko trägt.
Grundsatz des Wettbewerbs spricht sich insbesondere
Die Laufzeit eines Konzessionsvertrages muss gemäß § 3
die nationale Rechtsprechung für eine Begrenzung der
Abs. 1 S. 1 KonzVgV zeitlich begrenzt sein. Die regelmä-
Laufzeit aus (vgl. VK Bund, Beschluss vom 16.05.2015 -
ßige Laufzeit von Dienstleistungskonzessionen bei Ver-
VK 2 - 27/15; Beschluss vom 08.04.2015 - VK 2-21/15). Die
pflegungsleistungen liegt bei fünf Jahren.
Vergabekammer des Bundes hat sich in den von ihr ent-
schiedenen Einzelfällen für eine Begrenzung der Laufzeit
auf 4 Kalenderjahre ausgesprochen (vgl. VK Bund,
Beschluss vom 16.05.2015 - VK 2 - 27/15; Beschluss vom
08.04.2015 - VK 2-21/15). Zwar haben sich, soweit ersicht- Beispiel für eine Dienstleistungskonzession
lich, die für die vergaberechtliche Rechtsprechung maß- Eine öffentliche Einrichtung vergibt die Bewirtschaf-
geblichen Nachprüfungsinstanzen in Bayern mit der tung ihrer Betriebsgastronomie für die Dauer von
Frage, ob die Laufzeit eines Vertrages begrenzt werden vier Jahren. Der Betreiber erhält das Nutzungsrecht
muss, noch nicht befasst. Bis zu einer entsprechenden für die Kantine und bietet die von ihm zubereiteten
Entscheidung empfiehlt es sich aber, Aufträge für Ver- Speisen auf eigenes wirtschaftliches Risiko an. Die
pflegungsleistungen vor dem Hintergrund der vorge- Speisen werden direkt von den Essensteilnehmern
nannten Rechtsprechung nur befristet zu vergeben. bezahlt.
PRAXISTIPP
„Das Betriebsrisiko liegt beim Auftragnehmer“ –
Verpflegungsleistungen werden oftmals für 4 Jahre
Was bedeutet das?
ausgeschrieben.
In der Praxis zahlen in diesen Fällen die Essens-
teilnehmer bzw. bei Kindern deren Eltern regel-
mäßig auf Grundlage privatrechtlicher Verträge
Dienstleistungskonzession direkt an den Speisenanbieter eine Vergütung.
Bei einer Dienstleistungskonzession räumt der Auftrag- Soweit eine Zuzahlung seitens des Auftraggebers
geber dem Auftragnehmer (Speisenanbieter) für die von erfolgt, darf diese nicht so hoch sein, dass kein
diesem zu erbringende Dienstleistung das Recht zur Ver- Betriebsrisiko für den Auftragnehmer mehr
wertung der Dienstleistung ein (ggf. zzgl. einer Zahlung). besteht.
Die Vergütung für seine Dienstleistung erhält der Auf- Andernfalls handelt es sich nicht um eine Dienst-
tragnehmer von Dritten (z. B. den Essensteilnehmern). leistungskonzession, sondern um einen öffentli-
Wesentliches Unterscheidungsmerkmal zum öffentlichen chen Dienstleistungsauftrag.
Dienstleistungsauftrag ist dabei, dass bei einer
DARSTELLUNG EINER DIENSTLEISTUNGSKONZESSION
Auftraggeber Nutzungsrecht Auftragnehmer
Betriebsrisiko
ng
za hlu
Be
Essensteilnehmer
bzw. Eltern
Vergaberechtliche Ausgangssituation 9Vorbereitung der
Ausschreibung
Für die Vorbereitung und Durchführung der Ausschrei- In der Analysephase sollten Rahmenbedingungen,
bung sollte ausreichend Zeit eingeplant und ein realisti- Bedarfe und Wünsche hinsichtlich der Verpflegung fest-
scher Zeitplan erstellt werden. gestellt werden. Hilfreich ist daher die Benennung eines
Verpflegungsbeauftragten. Diese Person ist erster An-
So nimmt bereits die Erstellung der Vergabeunterlagen
sprechpartner in Sachen Verpflegung und Schnittstellen-
und die jeder Vorbereitung immanente Abstimmung zwi-
manager zwischen allen Beteiligten. Weiterhin empfiehlt
schen den einzelnen Verantwortlichen regelmäßig einen
sich die Gründung eines Essensgremiums. Mitglieder
gewissen Zeitraum in Anspruch. Wird im Rahmen der
dieses Gremiums sollten insbesondere die Einrichtungs-
Vorbereitung zu oberflächlich gearbeitet, rächen sich
leitung, der Träger, der Verpflegungsverantwortliche, die
etwaige Fehler regelmäßig bereits im Vergabeverfahren,
Vertreter der Essensteilnehmer sowie weitere mögliche
spätestens aber in der Vertragsdurchführung. Das ist in
Verpflegungsbeteiligte sein.
beiden Fällen ärgerlich, weil sich Fehler im späteren Ver-
gabeverfahren nur schwer und teilweise gar nicht korri-
gieren lassen. Die Folge kann in diesen Fällen die Aufhe-
bung des Vergabeverfahrens sein und dies Schadenersatz- PRAXISTIPP
ansprüche der Bieter begründen. Ist der Vertrag dagegen
bereits geschlossen, kann der Vergabeverstoß nicht Indem alle Akteure der Verpflegung mit eingebunden,
mehr korrigiert werden und es muss mit Nachtragsforde- Ideen ausgetauscht und Bedenken geäußert werden,
rungen und sogar mit Vertragsstreitigkeiten gerechnet kann von Beginn an die Akzeptanz der Verpflegung
werden. gefördert werden. Dabei dürfen die vergaberechtlichen
Rahmenbedingungen nicht außer Acht gelassen werden.
Weiter ist für die Durchführung des Vergabeverfahrens
Im Stadium der Analysephase können Bedarfe erfasst
ausreichend Zeit vorzusehen. Schließlich muss dem Auf-
und Meinungen ausgetauscht werden, sodass ein
tragnehmer ausreichend Zeit zur Vorbereitung der Leis-
gemeinsames Verpflegungskonzept erarbeitet werden
tungsausführung eingeräumt werden.
kann. Dieses bildet die Grundlage für die Leistungsbe-
schreibung der Ausschreibung. Sobald das Vergabever-
fahren für die Verpflegungsleistung begonnen ist, ist
Bedarfsbestimmung und Definition des eine Änderung der Leistungsanforderungen nicht mehr
möglich.
Auftragsgegenstands
Entscheidend für einen reibungslosen Ablauf des Verga-
Ein gemeinsam erstelltes Verpflegungskonzept stellt dar,
beverfahrens ist die sorgfältige Definition des Auftrags-
wie die Verpflegung organisiert werden soll und beinhal-
gegenstandes, d. h. der gewünschten Verpflegungsleis-
tet den Konsens der Beteiligten zum Bewirtschaftungs-
tungen. Daher sollte zu Beginn eine Ist-Analyse und
und Verpflegungssystem, zu den Rahmenbedingungen
Bedarfsbestimmung durchgeführt werden. So wird deut-
und zu den Anforderungen an die Verpflegung. Damit ist
lich, welche Möglichkeiten und Bedarfe vor Ort in der
der Auftragsgegenstand definiert. Mithilfe dieser Grund-
Einrichtung bestehen.
lage können weitere finanzielle Entscheidungen getrof-
Hierfür sollte zunächst die Strategieplanung durch die fen und die Leistungsbeschreibung erstellt werden.
Leitungsebene erfolgen, um Zuständigkeiten und Finan-
zierungsverantwortungen festzulegen.
10 Vorbereitung der AusschreibungPRAXISTIPP • Welches Getränkeangebot soll vorhanden sein?
• Werden Aktionstage gewünscht? Wenn ja, in wel-
Zum gemeinsamen Austausch sind regelmäßige Treffen cher Art und Häufigkeit?
erforderlich. Für diese sollten Tagesordnungen und Pro-
tokolle erstellt werden, um den aktuellen Informations- • Welche Anforderungen gibt es bei besonderen
stand und getroffene Entscheidungen festzuhalten. Ernährungsbedürfnissen wie krankheitsbedingten
oder kulturellen Speisevorgaben? Welche Alterna-
tiven sollen vorgehalten werden?
Hilfreiche Fragen für die Erhebung der Rahmenbe- • Welche Anforderungen bestehen hinsichtlich der
dingungen für die zukünftige Verpflegungsleistung: Verwendung von ökologischen, saisonalen oder
• Wo befindet sich die Einrichtung? fair gehandelten Produkten?
• Wer ist an der Einrichtung Ansprechpartner für • Welches Bezahlsystem ist an der Einrichtung mög-
die Verpflegung? lich? Wer stellt das Bezahlsystem?
• Wie viele Personen sind insgesamt in der • Gibt es Preisvorgaben?
Einrichtung? • Muss das Personal vom Auftragnehmer gestellt
• Wie viele Personen nehmen potentiell an der werden? Falls ja, welche Anforderungen werden
Verpflegung teil? an das Personal gestellt?
• Welche Räumlichkeiten stehen für die Verpflegung • Welche Reinigungsaufgaben hat der Auftragneh-
zur Verfügung? mer zu erfüllen?
• Welche Ausstattung mit Geräten und Geschirr ist • Welche Entsorgungsaufgaben hat der Auftragneh-
jeweils vorhanden? mer zu erfüllen?
• Welche Produktionssysteme sind vor Ort möglich? • Wie soll das Abfallmanagement gestaltet sein? Ist
ein Konzept zur Vermeidung von Lebensmittelab-
• Welche Ausgabesysteme sind vor Ort möglich? fällen gewünscht?
• Wie sind die Essenszeiten für die Verpflegung?
• Welche Angebote bestehen bereits vor Ort: Wa-
ren- oder Getränkeautomaten, Kioskangebote?
Markterkundung
• Wie ist die Erfassung und Übernahme von
Betriebskosten geregelt? Im Vorfeld eines Vergabeverfahrens können Markterkun-
dungen durchgeführt werden, um auf diese Weise die
Auftragsvergabe vorzubereiten und Unternehmen über
die Auftragsvergabepläne und -anforderungen zu unter-
Hilfreiche Fragen für die Bedarfsbestimmung: richten (vgl. näher § 28 VgV; § 20 UVgO).
• In welchem Umfang soll Verpflegung angeboten
werden – nur Mittagsverpflegung und/oder Früh-
stück und/oder Zwischenverpflegung? Schätzung des Auftragswertes
• Für welchen Zeitraum wird ein Auftragnehmer
Wie bereits im 1. Abschnitt (Vergaberechtliche Ausgang-
gesucht?
situation, Unterabschnitt „Rechtsrahmen“ (S. 5)) er-
• Soll ein Dienstleistungsauftrag oder eine Dienst- wähnt, muss für die Frage, ob ein Auftrag europaweit
leistungskonzession vergeben werden? nach den §§ 97 ff. GWB oder nach den Regelungen
• Welches Bestellsystem ist an der Einrichtung unterhalb der EU-Schwellenwerte zu vergeben ist, der
möglich? Wer stellt das Bestellsystem bereit? Auftragswert zutreffend geschätzt werden. Dabei ist
grundsätzlich auf den geschätzten Gesamtwert des Auf-
• Welche Stornierungsmöglichkeiten soll es geben? trages (ohne Umsatzsteuer) abzustellen. Bei der Berech-
• An welchen Tagen soll die Verpflegung angeboten nung ist zwischen Liefer- und Dienstleistungsaufträgen
werden? sowie Dienstleistungskonzessionen zu unterscheiden.
• Wie viele Menülinien sollen angeboten werden?
Liefer- und Dienstleistungsauftrag
• Welche Qualitätskriterien sollen beachtet werden
Die maßgebliche Regelung zur Schätzung des Auftrags-
(z. B. Bayerische Leitlinien Gemeinschaftsverpfle-
wertes bei öffentlichen Liefer- und Dienstleistungsauf-
gung, Qualitätsstandards der Deutschen Gesell-
trägen enthält § 3 VgV. Dieser sieht eine Reihe von
schaft für Ernährung e.V. (DGE))?
Vorbereitung der Ausschreibung 11Sondervorschriften zur Schätzung des Auftragswertes Schwellenwerte
vor. So kann z.B. gemäß § 3 Abs. 11 Nr. 2 VgV bei zeitlich
befristeten Aufträgen mit einer Laufzeit von über 48 Die derzeitigen, für die Vergabe von Verpflegungsleistun-
Monaten oder bei Verträgen mit einer unbefristeten Lauf- gen maßgeblichen, EU-Schwellenwerte stellen sich wie
zeit, für die jeweils kein Gesamtwert angegeben wird, folgt dar:
zur Bestimmung des Auftragswertes der 48-fache
Monatswert herangezogen werden (vgl. § 3 Abs. 11 Nr. 2
VgV).
Lieferauftrag 214.000 € netto
Falls eine Losvergabe stattfindet, muss bei der Vergabe
von mehreren Losen eines Dienstleistungsauftrages und
bei der Vergabe von mehreren Losen eines Lieferauftra-
ges, soweit sie gleichartige Lieferungen betreffen, der Dienstleistungsauftrag 214.000 € netto
Wert aller Lose berücksichtigt werden (vgl. § 3 Abs. 7,
Abs. 8 VgV).
Auftrag über soziale und
750.000 € netto
besondere Dienstleistung
PRAXISTIPP
Die Vergabekammer Südbayern hat in einer Entschei- Dienstleistungskonzession 5.350.000 € netto
dung aus dem Jahre 2017 (Beschluss vom 23.08.2017 -
Z3-3-3194-1-24-05/17) Folgendes in die Auftragswertbe-
rechnung miteinbezogen:
Die Schwellenwerte für ein EU-weites Verfahren werden
Geschätzter Portionspreis x geschätzte tägliche Anzahl
im zweijährigen-Rhythmus angepasst, zuletzt zum
der Essen x Verpflegungstage während der Vertragslauf-
01.01.2020.
zeit + geschätzte Kosten für die Bereitstellung des
Geschirrs + geschätzte Betriebs-, Unterhalts- und Soziale und besondere Dienstleistungen sind solche
Wartungskosten Dienstleistungen, die im Anhang XIV der Richtlinie
2014/24/EU genannt sind. Ob ein Dienstleistungsauftrag
als eine solche Dienstleistung eingeordnet und damit
erst ab einem geschätzten Auftragswert von 750.000 €
Dienstleistungskonzession netto gemäß der §§ 97 ff. GWB europaweit vergeben
Berechnet wird der geschätzte Gesamtumsatz des Auf- werden muss, muss im jeweiligen Einzelfall anhand des
tragnehmers über die Vertragsdauer (vgl. § 2 KonzVgV). jeweiligen CPV-Codes geprüft werden.
Findet eine Losvergabe statt, muss der Gesamtwert aller
Lose berechnet werden.
Was ist ein CPV Code?
CPV steht für „Common Procurement Vocabulary”,
PRAXISTIPP d. h. „Gemeinsames Vokabular für öffentliche Auf-
träge”. Es dient zur einheitlichen Beschreibung des
In die Berechnung des Wertes einer Dienstleistungskon- Auftragsgegenstandes bei EU-Vergabeverfahren.
zession fließen die folgenden Kosten ein: Hierfür wird dem Auftragsgegenstand ein numeri-
scher Code aus bis zu neun Ziffern zugeordnet. Auf-
Voraussichtlicher Gesamtwert des Auftrags ohne Um-
traggeber müssen in den Bekanntmachungen den
satzsteuer, d. h. insbesondere voraussichtliche Zahlun-
passenden CPV-Code für die zu vergebende Leis-
gen Dritter an den Speisenanbieter als Gegenleistung
tung angeben. Dadurch wird Unternehmen die
für die Speisen, voraussichtliche zusätzliche Zahlungen
Suche nach passenden Ausschreibungen
des Auftraggebers, etwaige staatliche Investitionshilfen,
erleichtert.
voraussichtliche sonstige finanzielle Vorteile jeder Art
12 Vorbereitung der AusschreibungBestimmung der Verfahrensart
Für die Ausschreibung von Verpflegungsleistungen sind Auftragswert (vgl. S. 31). Regelmäßig kommen dabei die
verschiedene Verfahrensarten denkbar. Diese richten sich folgenden Verfahrensarten in Betracht:
nach der auszuschreibenden Leistung und deren
Liefer- und Dienstleistungen mit einem Auf- Grundsatz
tragswert, der den jeweils maßgeblichen
Wahlweise Öffentliche Ausschreibung oder Beschränkte
EU-Schwellenwert unterschreitet (für staatli-
Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb
che Auftraggeber: VVöA i.V.m. § 8 ff. UVgO;
für kommunale Auftraggeber: Nr.1.2 der Ausnahme nur, soweit gemäß VVöA (für staatliche Auftrag-
Bekanntmachung von Aufträgen im kommu- geber) und Bekanntmachung zur Vergabe von Aufträgen im
nalen Bereich i.V.m. § 8 ff. UVgO) kommunalen Bereich (für kommunale Auftraggeber) oder §
8 Abs. 3, Abs. 4 UVgO ausdrücklich zugelassen
Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb,
Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb
Liefer- und Dienstleistungen mit einem Auf- Grundsatz
tragswert, der den jeweiligen EU-Schwellen-
Wahlweise offenes Verfahren
wert erreicht oder überschreitet (§ 14 ff. VgV)
oder nicht offenes Verfahren
Ausnahme und nur, soweit nach VgV ausdrücklich zugelas-
sen Insbesondere Verhandlungsverfahren mit oder ohne
Teilnahmewettbewerb
Dienstleistungskonzession mit einem Es existieren keine Verfahrensregelungen, dennoch keine
Auftragswert, der den maßgeblichen Vergabe im „rechtsfreien Raum“. Maßgeblich ist vielmehr
EU-Schwellenwert unterschreitet Art. 3 GG sowie, bei einer Dienstleistungskonzession mit
Binnenmarktrelevanz, die Grundsätze und Grundfreiheiten
des Vertrages über die Arbeitsweise der Europäischen
Union (AEUV).
Es gelten (daher) neben dem Gleichbehandlungsgrundsatz
insbesondere die Vergabegrundsätze der Transparenz und
des Wettbewerbs
Dienstleistungskonzession mit einem Es existieren keine Verfahrensregelungen, dennoch keine
Auftragswert, der den maßgeblichen Vergabe im „rechtsfreien Raum“. Maßgeblich ist vielmehr
EU-Schwellenwert unterschreitet Art. 3 GG sowie, bei einer Dienstleistungskonzession mit
Binnenmarktrelevanz, die Grundsätze und Grundfreiheiten
des Vertrages über die Arbeitsweise der Europäischen
Union (AEUV).
Es gelten (daher) neben dem Gleichbehandlungsgrundsatz
insbesondere die Vergabegrundsätze der Transparenz und
des Wettbewerbs
Bei der Vergabe von öffentlichen Liefer- und Dienstleis- wettbewerb fordert der Auftraggeber eine unbeschränkte
tungsaufträgen unterhalb des EU-Schwellenwerts erfolgt Anzahl von Unternehmen im Rahmen eines Teilnahme-
in der Regel eine Öffentliche Ausschreibung oder eine wettbewerbs öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträ-
Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb. gen auf. Nur diejenigen Unternehmen, die vom Auftrag-
Bei einer Öffentlichen Ausschreibung fordert der Auftrag- geber nach Prüfung der übermittelten Informationen
geber eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen dazu aufgefordert werden, dürfen ein Angebot abgeben.
öffentlich zur Abgabe von Angeboten auf. Jedes interes- Dabei darf gemäß § 36 UVgO die Zahl der geeigneten
sierte Unternehmen kann ein Angebot abgeben. Bei Bewerber, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert
einer Beschränkten Ausschreibung mit Teilnahme- werden, nicht niedriger als drei sein.
Vorbereitung der Ausschreibung 13Oberhalb des EU-Schwellenwerts haben sich für die Ver-
gabe von öffentlichen Liefer- und Dienstleistungsaufträ-
gen das offene und das nicht offene Verfahren bewährt.
Bei einem offenen Verfahren fordert der öffentliche Auf-
traggeber eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen
öffentlich zur Abgabe von Angeboten auf. Jedes interes-
sierte Unternehmen kann ein Angebot abgeben. Bei
einem nicht offenen Verfahren fordert der öffentliche Auf-
traggeber eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen
im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs öffentlich zur
Abgabe von Teilnahmeanträgen auf. Jedes interessierte
Unternehmen kann einen Teilnahmeantrag abgeben. Nur
diejenigen Unternehmen, die vom öffentlichen Auftrag-
geber nach Prüfung der übermittelten Informationen
dazu aufgefordert werden, können ein Angebot einrei-
chen. Die Anzahl der geeigneten Bewerber, die zur
Abgabe eines Angebots oder zur Teilnahme an Verhand-
lungen aufgefordert werden, kann beim nicht offenen
Verfahren und beim Verhandlungsverfahren mit Teilnah-
mewettbewerb nach § 51 VgV beschränkt werden, darf
jedoch beim nicht offenen Verfahren nicht niedriger als
fünf und beim Verhandlungsverfahren mit Teilnahme-
wettbewerb nicht weniger als drei betragen.
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Das nicht offene Verfahren (für Verpflegungsleistungen
oberhalb des Schwellenwerts) bzw. die Beschränkte Aus-
schreibung mit Teilnahmewettbewerb (für Verfahren
unter dem Schwellenwert) bieten sich insbesondere an,
wenn ein Probeessen bewertet wird, weil auf diese
Weise die Anzahl der Probeessen und damit der Wer-
tungsaufwand beschränkt werden kann.
Die nachfolgende Abbildung fasst die bisherigen Schritte
bei der Vorbereitung der Ausschreibung zusammen:
SCHRITTE ZUR VORBEREITUNG DER AUSSCHREIBUNG
Definition des
Individuelle Auftragsgegenstands Schätzung Bestimmung
Bedarfsbestimmung (=gewünschte des Auftragswerts der Verfahrensart
Verpflegungsleistung)
14 Vorbereitung der AusschreibungVergabeunterlagen
Die Vergabeunterlagen müssen alle Angaben beinhalten, erbringende Leistung, z.B. die Vorgabe, eine Mahlzeit
die Unternehmen die Entscheidung zur Teilnahme am anzubieten, bei der die Warmhaltezeit maximal 180
Vergabeverfahren ermöglichen. In der Regel bestehen Minuten beträgt. Ein Angebot, das die Mindestanforde-
die Vergabeunterlagen aus (vgl. § 29 VgV, § 21 UVgO): rungen nicht erfüllt, ist von der Wertung zwingend auszu-
schließen (§ 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV; § 42 Abs. 1 Nr. 4 UVgO).
• dem Anschreiben, insbesondere der Aufforderung zur
Abgabe von Teilnahmeanträgen oder Angeboten oder
Begleitschreiben für die Abgabe der angeforderten
Unterlagen PRAXISTIPP
• den Bewerbungsbedingungen, d. h. der Beschreibung
Die Anforderungen der Leistungsbeschreibung sind mit
der Einzelheiten zur Durchführung des Verfahrens ein-
Augenmaß zu formulieren. Je höher die Anforderungen
schließlich der Angabe der Eignungs- und Zuschlags-
an die Verpflegungsleistungen sind, desto weniger Bieter
kriterien, sofern nicht bereits in der Auftragsbekannt-
können diese möglicherweise erfüllen. Dies kann dazu
machung genannt
führen, dass keine Angebote abgegeben werden.
• den Vertragsunterlagen, d. h. Leistungsbeschreibung
und Vertragsbedingungen
In der Leistungsbeschreibung ist der Auftragsgegen-
stand so eindeutig und erschöpfend wie möglich zu
beschreiben, sodass die Beschreibung für alle Bieter
Leistungsbeschreibung gleich verständlich ist und die Angebote der Bieter mitei-
nander verglichen werden können. Hat ein Bieter den-
Kernstück der Vergabeunterlagen ist die Leistungsbe- noch offene Fragen, kann er diese beim Auftraggeber
schreibung, in der die ausgeschriebene Leistung stellen und insbesondere klarstellende oder ergänzende
beschrieben sein muss. Daher muss die Leistungsbe- Informationen einholen. Diese zusätzlichen Informatio-
schreibung mit größter Sorgfalt unter Beachtung der Ver- nen müssen allen Bietern zugänglich gemacht werden,
gabegrundsätze erstellt werden. Die Leistungsbeschrei- um die Gleichbehandlung der Bieter zu gewährleisten.
bung muss eine klare Kalkulationsgrundlage für die
Eine nicht eindeutige Leistungsbeschreibung kann dazu
Bieter bieten. Daher sind alle kalkulationsrelevanten
führen, dass Auftraggeber und Bieter unterschiedliche
Umstände in der Leistungsbeschreibung anzugeben.
Ansichten über den genauen Leistungsumfang haben.
Die zu erbringenden Leistungen sind so eindeutig und
Hierbei gilt: Widersprüche und Unklarheiten in der Leis-
erschöpfend wie möglich darzustellen.
tungsbeschreibung gehen im Zweifel zu Lasten des
Basis für die Leistungsbeschreibung sind bei der Vergabe öffentlichen Auftraggebers. Mit der Angebotsunterzeich-
von Verpflegungsaufträgen regelmäßig die Ergebnisse nung wird die Leistungsbeschreibung zum Vertragsbe-
der Analysephase und das ggf. daraufhin erstellte Ver- standteil und die Bieter verpflichten sich, die geforderten
pflegungskonzept (siehe hierzu S. 10). Dabei bietet sich Leistungen zu erbringen.
die Möglichkeit an, in der Leistungsbeschreibung Min-
destanforderungen an die Qualität der vom Auftragneh-
mer zu erbringenden Verpflegungsleistung festzulegen.
Mindestanforderungen sind vom Auftraggeber festge-
legte Anforderungen an die vom Auftragnehmer zu
Vergabeunterlagen 15Was sind mögliche Folgen einer nicht eindeutigen Eignungskriterien
Leistungsbeschreibung?
• Nicht vergleichbare Angebote und daraus resultie- Öffentliche Liefer- und Dienstleistungsaufträge und
rend keine Möglichkeit der vergaberechtskonfor- Dienstleistungskonzessionen werden an fachkundige
men Angebotswertung und leistungsfähige (= geeignete) Unternehmen ver-
geben. Zur Überprüfung der Fachkunde und Leistungs-
• Nachprüfungsverfahren bei nicht vergaberechts- fähigkeit der Bieter legt der Auftraggeber bestimmte
konformer Angebotswertung Eignungskriterien fest.
• Überhöhte Angebotspreise, da nicht benötigte Eignungskriterien dürfen sich auf folgende Aspekte
Leistungen mit einberechnet werden beziehen:
• Meinungsverschiedenheiten hinsichtlich des ge- • Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
schuldeten Leistungsumfangs bei der späteren
Auftragsdurchführung • wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
• Nachtragsforderungen • technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Die Eignungskriterien müssen mit dem Auftragsgegen-
stand in Verbindung und in einem angemessenen Ver-
hältnis stehen.
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Die eindeutige Beschreibung der gewünschten Leistung Welche Kriterien können als Eignungskriterien
ist elementar für die spätere Zufriedenheit mit der er- definiert werden?
brachten Verpflegung. So ist beispielsweise die Aussage,
dass eine „gesunde Mahlzeit“ bereitgestellt werden Oberhalb der Schwellenwerte sind die maßgebli-
muss, wenig hilfreich und sogar vergaberechtlich proble- chen Regelungen für die Eignungskriterien in den
matisch. Der Begriff „gesund“ lässt zahlreiche Interpreta- §§ 44-46 VgV aufgeführt.
tionen zu. Besser ist es, die Anforderungen, welche der Unterhalb der Schwellenwerte sind Vorgaben zu
Auftraggeber an eine „gesunde Mahlzeit“ stellt, präzise Eignungskriterien in § 33 UVgO zu finden.
in die Leistungsbeschreibung aufzunehmen.
Bei der Formulierung von geforderten Leistungen muss
auf klare Aussagen geachtet werden! Daher sollten keine Bei der Vergabe von Verpflegungsleistungen bietet es
Aussagen mit „sollte, wünschenswert wäre, etc.“, son- sich insbesondere an, Nachweise betreffend die Eig-
dern „muss“ verwendet werden. Weiterhin bietet es sich nungskategorie der technischen und beruflichen Leis-
an, „mindestens“ und „höchstens“ als Formulierung zu tungsfähigkeit der Bieter zu fordern.
wählen, sodass für den Bieter die Möglichkeit besteht,
eine darüber hinausgehende Leistung zu erbringen.
Als Beleg der erforderlichen technischen und beruf-
lichen Leistungsfähigkeit der Bieter bei der Vergabe
Neben der Leistungsbeschreibung haben die Vergabeun- von Verpflegungsleistungen können u.a. verlangt
terlagen unter anderem die Eignungs- und Zuschlagskri- werden:
terien zu enthalten, soweit diese nicht bereits in der ggf. • Angemessene Anzahl an Referenzen über geeig-
erforderlichen Auftragsbekanntmachung (siehe S. 32) nete Leistungen der letzten drei Jahre (unter Be-
genannt sind bzw. im Hinblick auf die Eignungskriterien rücksichtigung von Verpflegungssystem/täglich zu
genannt sein müssen (vgl. hierzu nachfolgend). liefernder Portionszahl)
Es muss dabei stets genau zwischen Eignungs- und • Beschreibung der Maßnahmen der Qualitätssiche-
Zuschlagskriterien unterschieden werden. rung, hier insbesondere Qualitätsmanagement-
system einschließlich Hygienekonzept
• Erklärung zur durchschnittlichen Beschäftigtenan-
zahl des Unternehmens und des Führungsperso-
nals aus den letzten drei Jahren
• Einschlägige berufliche Qualifikation der Leitung
des Unternehmens, z. B. Koch, Diätassistent, Öko-
trophologe oder vergleichbare Ausbildung
• Nachweis über technische Fachkräfte in der
Qualitätskontrolle
16 VergabeunterlagenSoweit möglich sollten von den Bietern als Eignungs- Im Zusammenhang mit der Vergabe von Verpflegungs-
nachweise Eigenerklärungen verlangt werden. Jede Ein- leistungen kommen neben dem Preis oder den Kosten
richtung muss individuell entscheiden, was als wichtig z.B. die folgenden Zuschlagskriterien in Betracht:
erachtet wird.
Außerdem dürfen auf Seiten eines Bieters keine Aus-
Mögliche Zuschlagskriterien für die Vergabe von
schlussgründe nach § 123 und § 124 GWB vorliegen.
Verpflegungsleistungen:
Auch insofern wird zum entsprechenden Nachweis regel-
mäßig eine Eigenerklärung gefordert, ggf. unter Verweis • Warmhaltezeiten (beispielsweise der Zeitraum,
auf etwaige Selbstreinigungsmaßnahmen im Sinne des der eine festgelegte maximale Warmhaltezeit
§ 125 GWB. unterschreitet)
Beispiel: Es wird bewertet, ob und in welchem
Eignungskriterien und Eignungsnachweise müssen
Umfang der Bieter die in der Leistungsbeschrei-
bekannt gemacht werden. Deshalb müssen die Eig-
bung vorgegebenen Maximal-Warmhaltezeiten
nungskriterien sowie die Eignungsnachweise, soweit im
unterschreitet.
Einzelfall eine Auftragsbekanntmachung erforderlich ist,
bereits in der Auftragsbekanntmachung genannt sein. • Sensorische Qualitätsbewertung, welche im
Rahmen eines Probeessens beurteilt wird
Beispiel: Es wird bewertet, inwieweit die Speisen
Zuschlagskriterien des Probeessens definierte Kriterien bezüglich
Aussehen, Geruch, Mundgefühl und Geschmack
Der Zuschlag ist gemäß § 127 Abs. 1 GWB, § 58 Abs. 1 erfüllen.
VgV und § 43 Abs. 1 UVgO auf das wirtschaftlichste • Höhe des Bio-Anteils der Speisen (beispiels-
Angebot zu erteilen. Das wirtschaftlichste Angebot
weise der Anteil, der über einen festgelegten
bestimmt sich nach dem besten Preis-/Leistungs-Verhält-
Mindest-Bio-Anteil hinausgeht)
nis. Grundlage für die Ermittlung des wirtschaftlichsten
Beispiel: Es wird bewertet, in welchem Umfang
Angebots ist eine Bewertung des öffentlichen Auftragge-
der Bieter über den in der Leistungsbeschreibung
bers, ob und inwieweit das Angebot die vorgegebenen
konkret geforderten Mindestanteil an ökologisch/
Zuschlagskriterien erfüllt. Dem öffentlichen Auftraggeber
biologischen Produkten entsprechend der Verord-
steht dabei ein weiter Spielraum zu, welche Zuschlags-
nung (EG) Nr. 834/2007 hinaus für den Auftragsfall
kriterien er zur Bewertung des wirtschaftlichsten Ange-
ökologisch/biologische Produkte entsprechend der
botes berücksichtigen möchte.
Verordnung (EG) Nr. 834/2007 verwendet.
• Stornierungsfristen im Rahmen des
Was bedeutet Zuschlagskriterien? Bestellvorgangs
Beispiel: Es wird bewertet, ob und in welchem
Anhand der Zuschlagskriterien wird ein Angebot
Umfang die Bieter die in der Leistungsbeschrei-
bewertet.
bung vorgegebenen Stornierungsfristen des
Zuschlagskriterien werden oftmals auch als Wer- Bestellvorgangs unterschreiten.
tungskriterien, Bewertungskriterien, oder B-Krite-
rien bezeichnet. Wichtig ist immer eine eindeutige
Bezeichnung! Die Zuschlagskriterien können in der Auftragsbekannt-
machung oder in den Vergabeunterlagen angegeben
sein.
Zuschlagskriterien müssen mit dem Auftragsgegenstand
in Verbindung stehen. Sie müssen so festgelegt und Der Preis (oder die Kosten) sollte(n) ein Zuschlagskrite-
bestimmt sein, dass die Möglichkeit eines wirksamen rium sein (zur Möglichkeit, auch Festpreise oder Festkos-
Wettbewerbs gewährleistet wird, der Zuschlag nicht will- ten vorzugeben, siehe § 58 Abs. 2 S. 3 VgV und § 43 Abs.
kürlich erteilt werden kann und eine wirksame Überprü- 2 S. 3 UVgO). Bei der Vergabe von Verpflegungsleistun-
fung möglich ist, ob und inwieweit die Angebote die gen ist zu empfehlen, neben dem Preis (oder den Kos-
Zuschlagskriterien erfüllen. Die Zuschlagskriterien dürfen ten) weitere Zuschlagskriterien zu verwenden, da nach
sich auf die folgenden Aspekte beziehen: der Rechtsprechung qualitative Zuschlagskriterien
grundsätzlich umso größeres Gewicht haben sollten, je
• Preis weniger es sich um marktübliche, standardisierte Leis-
• Qualitative Aspekte tungen handelt. Außerdem wird auf diese Weise der
Gefahr begegnet, dass bei einer reinen Preisvergabe
• Umweltbezogene Aspekte
Kosteneinsparungen der Bieter zu Lasten der Verpfle-
• Soziale Aspekte gungsqualität gehen.
Vergabeunterlagen 17Gewichtung
Sofern neben dem Preis noch weitere Zuschlagskriterien monetärer Anteil der für den Auftrag
vorgegeben sind, muss die Gewichtung der Zuschlags- einzusetzenden ökologischen/biologi-
kriterien angegeben sein. Mit der Gewichtung wird die schen Produkte i.S.d. Verordnung (EG)
Bedeutung der einzelnen Zuschlagskriterien zueinander Nr. 834/2007 des Rates vom 28.06.2007
bewertet. gemessen am pro Quartal einzusetzen-
Punkte
den auftragsgegenständlichen mone-
tären Gesamtwareneinsatz (Brutto)
Beispiel für die Gewichtung der Zuschlagskriterien:Übersicht
Nachfolgend ist anhand eines Beispiels dargestellt, wie Qualitätskriterien in der Leistungsbeschreibung
und/oder den Zuschlagskriterien berücksichtigt werden können:
Leistungsbe- Anforderungen werden als Mindestanforderungen in die Leistungsbeschreibung
schreibung aufgenommen(ohne eine Wertung vorzunehmen)
Beispiel:
In der Leistungsbeschreibung ist als Mindestanforderung vorgegeben, dass der monetäre Anteil
der für den Auftrag einzusetzenden ökologischen/biologischen Produkte i.S.d. Verordnung (EG)
Nr. 834/2007 des Rates vom 28.06.2007 gemessen am pro Quartal einzusetzenden auftragsge-
genständlichen monetären Gesamtwareneinsatz (Brutto) mindestens 20% betragen muss.
Zuschlags- Anforderungen werden als Zuschlagskriterien aufgenommen und bewertet
kriterien
Beispiel:
Zuschlagskriterium ist der monetäre Anteil der für den Auftrag einzusetzenden ökologischen/bio-
logischen Produkte i.S.d. Verordnung (EG) Nr. 834/2007 des Rates vom 28.06.2007 (nachfolgend
„monetäre Anteil der einzusetzenden Produkte“) gemessen am pro Quartal einzusetzenden auf-
tragsgegenständlichen monetären Gesamtwareneinsatz (Brutto). So hat der Bieter den monetä-
ren Anteil der einzusetzenden Produkte gemessen am pro Quartal einzusetzenden auftragsgegen-
ständlichen monetären Gesamtwareneinsatz (Brutto) anzugeben und die Angaben mit seinem
Angebot einzureichen. Die Angaben werden wie folgt bewertet:
a) Ein Angebot, bei dem der monetäre Anteil der einzusetzenden Produkte gemessen am pro
Quartal einzusetzenden auftragsgegenständlichen monetären Gesamtwareneinsatz (Brutto) unter
25% beträgt, erhält 0 Punkte
b) Ein Angebot, bei dem der monetäre Anteil der einzusetzenden Produkte gemessen am pro
Quartal einzusetzenden auftragsgegenständlichen monetären Gesamtwareneinsatz (Brutto) bei
mindestens 25% und unter 30% liegt, erhält 1 Punkt
c) Ein Angebot, bei dem der monetäre Anteil der einzusetzenden Produkte gemessen am pro
Quartal einzusetzenden auftragsgegenständlichen monetären Gesamtwareneinsatz (Brutto) bei
mindestens 30% und unter 35% liegt, erhält 2 Punkte.
Leistungsbe- In der Leistungsbeschreibung werden Mindestanforderungen definiert und darüber hinausge-
schreibung hende Erfüllungen der Anforderungen werden als Zuschlagskriterien bewertet
und Beispiel:
Zuschlagskri- In der Leistungsbeschreibung ist als Mindestanforderung vorgegeben, dass der monetäre Anteil
terien der für den Auftrag einzusetzenden ökologischen/biologischen Produkte i.S.d. Verordnung (EG) Nr.
834/2007 des Rates vom 28.06.2007 gemessen am pro Quartal einzusetzenden auftragsgegen-
ständlichen monetären Gesamtwareneinsatz (Brutto) mindestens 20% betragen muss.
Zuschlagskriterium ist der monetäre Anteil der für den Auftrag einzusetzenden ökologischen/bio-
logischen Produkte i.S.d. Verordnung (EG) Nr. 834/2007 des Rates vom 28.06.2007 (nachfolgend
„monetäre Anteil der einzusetzenden Produkte“) gemessen am pro Quartal einzusetzenden auf-
tragsgegenständlichen monetären Gesamtwareneinsatz (Brutto). So hat der Bieter den monetären
Anteil der einzusetzenden Produkte gemessen am pro Quartal einzusetzenden auftragsgegen-
ständlichen monetären Gesamtwareneinsatz (Brutto) anzugeben und die Angaben mit seinem
Angebot einzureichen. Die Angaben werden wie folgt bewertet:
a) Ein Angebot, bei dem der monetäre Anteil der einzusetzenden Produkte gemessen am pro
Quartal einzusetzenden auftragsgegenständlichen monetären Gesamtwareneinsatz (Brutto) unter
25% beträgt, erhält 0 Punkte
b) Ein Angebot, bei dem der monetäre Anteil der einzusetzenden Produkte gemessen am pro
Quartal einzusetzenden auftragsgegenständlichen monetären Gesamtwareneinsatz (Brutto) bei
mindestens 25% und unter 30% liegt, erhält 1 Punkt
c) Ein Angebot, bei dem der monetäre Anteil der einzusetzenden Produkte gemessen am pro
Quartal einzusetzenden auftragsgegenständlichen monetären Gesamtwareneinsatz (Brutto) bei
mindestens 30% und unter 35% liegt, erhält 2 Punkte.
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