Was ist 5S? Die Erfolgsmethode für verschwendungsfreies Arbeiten
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Was ist 5S?
Die Erfolgsmethode für
verschwendungsfreies Arbeiten
© BXB -1-
Inhalt Einleitung 5S ...................................................................................................................................................... 3 5S - Die Erfolgsmethode für verschwendungsfreies Arbeiten ....................................................................... 4 - 4 f Vorgehen bei der Umsetzung am Arbeitsplatz............................................................................................... 5 - 5 i Vorteile und Nutzen der 5S Methode .............................................................................................................. 6 Intern vs. extern ................................................................................................................................................ 7 - 7 a Der PTCA-Zyklus ............................................................................................................................................... 8 - 8 a Impressum ......................................................................................................................................................... 9 © BXB -2-
Einleitung 5S Unternehmen sind häufg auf der Suche nach Tools, um effizienter und effektiver zu arbeiten. Diese Werkzeuge sollen aber einfach um- setzbar, verständlich sein und auch von allen akzeptiert werden. Die 5S Methode aus der Produktion - findet heute auch Einzug in die Verwaltung und im Innendienst. Es hat sich aber herausgestellt, dass eine 1:1-Umsetzung wie in der Produktion von den Mitarbeitern in der Verwaltung so nicht akzeptiert wird. Deswegen ist eine Anpassung der ursprünglichen 5S sinnvoll. Da 5S unkompliziert ist, führt sie schnell zu sichtbaren und hervorragenden Ergebnissen. Das 5S Modell liefert Vorteile für das Management und auch für den einzelnen Mitarbeiter. Leider beschäftigen sich sehr oft Unternehmen erst dann mit diesem Thema, wenn die Mitarbeiter „zugeschüttet“ sind, zu viele Überstun- den haben, ein Wust von Papierbergen anzutreffen sind oder die Kapazitäten nicht mehr ausreichen, um den Kunden zu bedienen. • Sortieren (seiri) • Sauberkeit (seiso) • Systematisieren (seiton) • Standardisieren (seiketsu) • Selbstdisziplin (shitsuke) © BXB -3-
5S - Die Erfolgsmethode für verschwendungsfreies Arbeiten
1. Sortiere unnötige Dinge aus.
• Schriftverkehr, Ordner, Dokumente (hier die Aufbewahrungs-
fristen berücksichtigen, Büromaterial, Schränke, Rollcontainer,
etc. Was nicht gebraucht wird „fliegt raus“. Müllcontainer
vorbereiten und gleich den Müll trennen.
• Büromaterial, das noch gebraucht wird, fließt in den Büro-
materialeinkauf zurück.
• „Putz die Platte„ auf dem PC oder Netzwerk. Hier können
Sie genauso aufräumen wie in den Schränken. Auch wenn
genügend Speicher vorhanden ist, weniger ist hier besser.
Der Suchprozess verringert sich.
• Trenne „Notwendiges“ (für den laufenden Gebrauch) und
„nicht Notwendiges“.
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5S - Die Erfolgsmethode für verschwendungsfreies Arbeiten
2. Sauberkeit am Arbeitsplatz erhalten
• Arbeitsutensilien, Hilfsmittel (PC, Telefon, Festplatte, Desktop,
Mailbox, Kopierer, etc.) und das Umfeld sind sauber und
einsatzbereit.
• Führen Sie eine Grundreinigung des Arbeitsbereiches durch.
Suchen Sie nach Quellen von Schmutz und Staub und redu-
zieren oder vermeiden Sie diese.
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5S - Die Erfolgsmethode für verschwendungsfreies Arbeiten
3. Systematisch Ordnung schaffen
• Alles Notwendige muss geordnet, organisiert und Gegen-
stände sollten korrekt platziert werden, um diese schnell
und einfach wiederzufinden.
• Anordnen nach dem Cockpit-Gedanken ist hier das Grund-
prinzip. Die notwendigen Gegenstände am richtigen Platz,
um ein optimales und effektives Umfeld zu schaffen, ist eine
Voraussetzung dafür.
• Dabei können Ordner, Stehsammler, Hängeregister, Schnell-
hefter oder Klemmmappen helfen.
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5S - Die Erfolgsmethode für verschwendungsfreies Arbeiten
4. Standards entwickeln
• Integrieren Sie die ersten 3S dauerhaft in den Arbeitsalltag.
Wirken Sie dem Verhalten entgegen, wieder in altbewährte
Muster zu verfallen.
• Standards sind positive Regeln, Anordnungen und Verbes-
serungen am Arbeitsplatz, die sichtbar gemacht werden
müssen. Sie beschreiben bereits erreichtes, sind genau
dokumentiert, allen Beteiligten bekannt und werden einge-
halten.
• Beispiele für Standards:
- Ablagestandards
- Besprechungsstandards
- Arbeits- und Ablaufstandards
- Service-Standards
- Informations- und Kommunikationsstandards
- eMail-Standards
- usw.
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5S - Die Erfolgsmethode für verschwendungsfreies Arbeiten
5. Selbstdisziplin - gemeinsam verbessern
• Stellen Sie die dauernde und konsequente Anwendung der ersten 4S sicher, damit diese ein ständiger Bestandteil der
Arbeitskultur werden.
• Kontrollieren Sie Ihren Arbeitsplatz laufend. Nehmen Sie keine Fehler an, machen Sie keine Fehler und geben Sie keine
fehlerhafte „Produkte“ weiter. Suchen Sie bevor sie auftreten.
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5S - Die Erfolgsmethode für verschwendungsfreies Arbeiten
1. Sortiere unnötige 2. Sauberkeit am
Dinge aus
5. Selbstdisziplin -
4. Standards 3. Systematisch
Ordnung schaffen
entwickeln
5S - Die Erfolgsmethode für verschwendungsfreies Arbeiten
1. Sortieren (seiri)
Trenne „Notwendiges“ (für den
laufenden Gebrauch) und „nicht
Notwendiges“
5. Selbstdiziplin (shitsuke) 2. Systematisieren (seiton)
Stelle dauernde und konsequente An- Alles Notwendige (von Phase 1) muss
wendung der ersten 4S sicher, damit geordnet, organisiert und Gegenstände
diese ein ständiger Bestandteil der müssen korrekt platziert werden, um
Arbeitskultur werden
Die diese schnell und einfach wiederzufinden
5S-Phasen im
officeLean
System
4. Standardisieren (seiketsu) 3. Sauberkeit (seiso)
Integriere die ersten 3S dauerhaft in den Führe eine Grundreinigung des Arbeits-
Arbeitsalltag. Wirke dem Verhalten ent- bereichs durch. Suche nach Quellen von
gegen, wieder in altbewährte Muster zu Schmutz und Staub und reduziere oder
verfallen vermeide diese
© BXB -4f-Vorgehen bei der Umsetzung am Arbeitsplatz
• Einfaches und systematisches Vorgehen. Insgesamt 9 Schritte,
die kontinuierlich aufeinander aufbauen.
• Schauen wir uns auf den nächsten Seiten die Schritte etwas
genauer an.
• Empfehlung: Machen Sie diese Aktion im Team. Sie werden
sehen, es macht mehr Spaß!
© BXB -5-Vorgehen bei der Umsetzung am Arbeitsplatz
Step 1 - Ausgangslage
• Unnötiger Ballast, Ablage, unerledigte Dinge, viele Ablage-
körbchen, viele Schreibutensilien, ein komplettes Durcheinander
auf dem Schreibtisch.
= Tendenz chaotisch oder noch schlimmer
• Lassen Sie es erst gar nicht soweit kommen! Viele Unternehmen
fangen hier einfach zu spät an.
• Es geht hier nicht um das übliche Aufräumen vor Weihnachten.
Es ist wesentlich intensiver und genauer. Am besten Sie machen
Bilder vorher und nachher, dann sehen Sie den Unterschied.
© BXB -5a-Vorgehen bei der Umsetzung am Arbeitsplatz
Step 2 - Alles muss raus!
• Alles aus den Schreibtischen, Schubladen und Schränken räumen.
• Büromaterial, Akten, Ordner, private Dinge.
• Es geht hier um alles was in den Schränken ist. Also wirklich
alles ausräumen.
© BXB -5b-Vorgehen bei der Umsetzung am Arbeitsplatz
Step 3 - Aussortieren!
• Alle Ordner, Hängeregister durchsehen und alles aussortieren
was nicht nötig ist. Auch doppelte und „Sicherheitsablage“
berücksichtigen, denn weniger ist mehr.
• Büromaterialbedarf max. 1 Woche.
• Am besten Sie stellen sich vor, Sie haben die Hälfte der Schränke
und Schubladen ab morgen nicht mehr.
• Sind Sie hier einmal wirklich radikal, denn weniger ist mehr.
© BXB -5c-Vorgehen bei der Umsetzung am Arbeitsplatz
Step 4 - Sauber mnachen!
• Wenn Sie im Unternehmen eine Putzfrau haben, ist dies sehr
schön und von Vorteil. Aber in den Schubladen und Schränken
ist jeder selbst verantwortlich.
• Nehmen Sie sich einen Eimer mit Wasser und Putzlappen dazu
und machen Sie die Flächen in den Schränken, usw. sauber
Es war doch sicherlich nötig!
© BXB -5d-Vorgehen bei der Umsetzung am Arbeitsplatz
Step 5 - Einräumen nach dem Cockpit-Gedanken
• Alles was Sie jeden Tag benötigen, muss direkt in greifbarer
Nähe zum Schreibtischstuhl liegen, so dass die Dinge, die Sie
vielleicht einmal im Monat oder Quartal benötigen, im Schrank
aufbewahrt werden.
• Denken Sie an die Büromaterialregel - in den Schränken nur
lagern, was Sie wirklich für eine Woche benötigen.
• Die zweite Regel, die Sie beachten sollten, ist die 90/10-Regel.
Nur 10 % private Dinge und 90 % was dem Unternehmen
gehört in die Schubläden.
© BXB -5e-Vorgehen bei der Umsetzung am Arbeitsplatz
Step 6 - Einsortieren
• Im Step 5 wurde genau festgelegt was in welchem Schrank oder
Schublade zu lagern ist.
• Jetzt die Dinge übersichtlich einräumen.
© BXB -5f-Vorgehen bei der Umsetzung am Arbeitsplatz
Step 7 - 1. Kleines Audit
• Überprüfen Sie im Team wie weit Sie 5S umgesetzt haben.
• Bewerten Sie sich dabei gegenseitig.
• Machen Sie dieses wieder im Team. Lernen Sie ein
geschultes Auge für Verschwendung und Wertschöpfung
am Arbeitsplatz zu bekommen.
© BXB -5g-Vorgehen bei der Umsetzung am Arbeitsplatz
Step 8 - Standards schaffen
• Fangen Sie bei den Ordnern an, Standards zu schaffen.
- Wie soll die Ablage aufgebaut sein?
- Welche Ordnerfarbe?
- Wie sollen die Ordner beschriftet sein?
• Erarbeiten Sie Standards im Team. Hier geht es nicht um
Kreativität, sondern um einen optimalen und logischen
Aufbau, wo alles klar gekennzeichnet ist und jeder Bescheid
weiß. Effizientes Arbeiten ist jetzt hier gefragt.
• Ziel: In 60 Sekunden finden Sie alles - auch bei Ihrem Kollegen.
© BXB -5h-Vorgehen bei der Umsetzung am Arbeitsplatz
Step 9 - Regelmäßige Audits
• Machen Sie im Team monatliche Audits und visualisieren Sie
die Ergebnisse.
• Ein kleiner Wettbewerb bietet einen zusätzlichen Anreiz.
• Über Audits erreichen Sie Nachhaltigkeit und stärken die
Selbstdisziplin.
© BXB -5i-Vorteile und Nutzen der 5S Methode
Für Unternehmen Für Mitarbeiter
• Geringer Führungsaufwand • Abbau von Überstunden
• Reduzierung Personalkosten • Selbstständiges und mitarbeiter-
verantwortliches Arbeiten
• Abbau von Überstunden
• Einbringung von eigenen Ideen
• Eigenständiges und verantwortliches
Arbeiten der Mitarbeiter • Höhere Motivation
• Intergrations eines Vorschlags-
• Bessere Leistungen
verbesserungswesens
• Definition eindeutiger Verantwortungs-
• Höhere Motivation der Mitarbeiter
bereiche
• Reduzierung der Schnittstellenverluste
• Klare Strukturen und Kompetenzen
• Reduzierung der Reklamationsquoten
• Leichteres und besseres Arbeiten
• Gewonnene Zeit kann für andere Auf-
gaben oder für den direkten Kunden-
kontakt genutzt werden
• Schaffen von klaren Strukturen
• Erhöhung der Motivation
• Definition eindeutiger Verantwortungs-
bereiche
• Reduzierung von Fehler und Suchzeiten
© BXB -6-Intern vs. extern 95 % der Lean Management-Spezialisten in den Unternehmen kommen aus der Produktion. Diese Mitarbeiter finden aber nicht die Akzeptanz bei ihren Kollegen in der Verwaltung. Warum? Es ist ganz einfach, in der Verwaltung herrscht eine andere Mentalität und die Mitarbeiter wollen eine Bezugsperson oder Spezialisten, der auch aus der Verwaltung kommt. In der Produktion ist es üblich, für Werkzeuge Schablonen einzusetzen, damit jeder Mitarbeiter weiß wo z.B. der Schraubenschlüssel hinkommt. In der Verwaltung finden Sie dafür kein Verständis, wenn Sie auf dem Schreibtisch Schablonen anbringen, um genau festzule- gen, wo der Locher in Zukunft seinen Platz hat. Ob das Telefon rechts oder links steht, ist auch nicht entscheidend. Wichtig ist, dass ein Telefon vorhanden ist und nicht unter einem Berg von Papier verschwindet. Externe Spezialisten können solche Workshops methodisch und diaktisch so führen, um die Menschen abzuholen und für das Thema Lean Management zu begeistern. Gerade bei der 1. Auftaktveranstaltung ist es wichtig, allen Mitarbeitern die Ziele, die Vorgehensweise und die Hintergründe zu erklären. Wenn Mitarbeiter schnell in die Problematik eingebunden werden, dann werden sie auch nicht „blok- kieren“. Wenn Sie die ersten Schritte für ein effektives und effizientes Büro getan haben, dann mit der nächsten Überlegung starten: Wie können Sie jetzt den Außendienst entlasten und die Mitarbeiter aktiv in den Kunden- und Verkaufsprozess integrieren! Lean Management im Ver- trieb und in der Verwaltung bieten hier interessante Anknüpfungspunkte. Wenn Sie hier mehr darüber erfahren möchten, finden Sie sehr viele hilfreiche Informationen unter www.bxb-lean-management.de © BXB -7-
Der PTCA-Zyklus - Kontinuierliche Verbesserung und Absicherung durch
Standardisierung
Verbesserung
P
Standard A T
C
Qualitäts-
bewusstsein
Zeit
Eine weitverbreitete Definition für Standards lautet: Ein Standard ist die einfachste, beste und sicherste Art und Weise et-
was zu tun. Er ist klar definiert und allen bekannt. Im Sinne „das Gute ist der Feind des Besseren“ gilt er immer so lange, bis
man einen besseren Standard findet, der den alten ablöst. Also:
1. Wenn ich einen Standard nutze, handle ich ohne groß darüber nachdenken zu müssen und ohne großen eigenen Aufwand
effizient. Denn der Standard ist ja die aktuell beste Art und Weise, genau das zu tun.
2. Wenn ich so handle, kann ich mich darauf verlassen, dass es andere auch tun.
3. Die kontinuierliche Verbesserung wird durch Standards nicht verhindert, denn man kann den Standard ja durch einen besseren
ablösen, also die „kontinuierliche Verbesserung“ weiter vorantreiben. Wohl nicht täglich, denn dann wäre der Begriff Standard
zu schnelllebig, aber in sinnvollen Zeiträumen.
4. Die klassische Vorgehensweise für die kontinuierliche Verbesserung und die Absicherung durch Standardisierung ist der PDCA-
Zyklus. Plan, Do, Check, Act umfasst den ständig wiederkehrenden Kreislauf.
© BXB -8-Der PTCA-Zyklus - Kontinuierliche Verbesserung und Absicherung durch
Standardisierung
Schritt Inhalte/Methoden
P = Planen • Planung, wie man einen Zustand zum Positiven hin verändern kann.
• Stimmt die Praxis mit Zielen und Vorgaben überein?
• Werkzeuge: z.B. Strichlisten, Streudiagramm, Histogramm, Ursache-
Wirkungsdiagramm, Kontrolldiagramm, Matrixdiagramm, Prüf-
formulare.
• Ausarbeitung des Verbesserungsplans durch 5-W-Fragen:
• Wer? Was? Warum? (bis) Wann? Wie?
• Messbarkeit der Ergebnisse berücksichtigen.
T = Tun • Durchführung der Änderung
C = Checken • Überprüfung der Verbesserung: Wurde das Ziel erreicht?
• Erste-Hilfe-Maßnahme bei Problemen.
• Ursachen für Probleme suchen und beseitigen.
A = Aktion • Absicherung des Prozesses, Fehlervorbeugung
• Erhöhung des Standards an dieser Prozessstelle.
• Festlegung des Standards: S T C A: Standardisieren, Tun, Checken,
Aktion (Einleitung eines PTCA-Zyklus)
Beginn eines neuen Zyklus
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