Wie man ein Modell zur Implementierung einer Faxlösung auswählt
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White paper
Wie man ein Modell
zur Implementierung
einer Faxlösung
auswählt
Die Entscheidung für eine On-Premises-, Cloud-, Hybrid-
oder Managed/Hosted Unternehmensanwendung ist
eine wichtige Entscheidung. Es gibt nicht nur die eine
Lösung, die für alle geeignet ist. Dieses Whitepaper soll
Ihnen dabei helfen, Ihre Kriterien für die Bewertung der
Optionen für Unternehmensfaxlösungen festzulegen.
Leicht verständliche Tabellen helfen Ihnen dabei, eine
Kriterienliste für die Anforderungen Ihres Unternehmens
zu erstellen.
Contents Zusammenfassung 3
Unternehmerische Anforderungen führen zu Einsatzmodellen 3
Modelle zur Bereitstellung von Faxlösungen 4
Allgemeine Merkmale 5
Merkmale der Bereitstellung und Implementierung 6
Merkmale der Skalierbarkeit 8
Merkmale der Telefonie 9
Preisgestaltung 10
Merkmale der Sicherheit 11
Allgemeine Funktionen der digitalen Faxlösung 12
Übliche digitale Fax-Integrationen 13
OpenText Lösungen in diesen Bereitstellungsmodellen 14
Fazit: Wir arbeiten mit Ihnen zusammen, um die passende Lösung zu finden 15
Wie man ein Modell zur Implementierung einer Faxlösung auswählt 2/15
Zusammenfassung
Es wird viel über unterschiedliche Modelle zur Bereitstellung von
Unternehmenssoftware diskutiert: On-Premises, Cloud, Hybrid oder Managed/Hosted.
Dies gilt auch für unternehmensweite Faxlösungen. Es gibt nicht nur die eine Lösung,
die für alle Unternehmen geeignet ist. Alle Optionen haben unterschiedliche Vorteile.
Ihr Unternehmen ist vielleicht bereit, einige Anwendungen in die Cloud zu stellen,
aber andere sollten On-Premises bleiben. Hybride Anwendungen gewinnen zwar
an Popularität, müssen aber anhand Ihrer jeweiligen Unternehmensanforderungen
bewertet werden.
OpenText empfiehlt Unternehmen, die richtige Balance für ihre Anforderungen zu
finden. OpenText bietet marktführende Lösungen für die Bereitstellung, die Ihnen
dabei helfen, die beste Rentabilität zu erzielen. Wir beraten Sie, ob ein On-Premise-,
Cloud-, Hybrid- oder Managed-Services-Modell zu Ihrem Unternehmen passt. Dieses
Whitepaper soll Ihnen helfen, Ihre Anforderungen zu bewerten, die Kriterien für die
Auswahl eines Bereitstellungsmodells zu bestimmen und dann das optimale Modell
für Sie zu finden. Anhand leicht verständlicher Tabellen können Sie die Merkmale
gängiger Software-Bereitstellungsmodelle mit Ihren Anforderungen/Präferenzen
für die spezifischen Kriterien vergleichen. Am Ende erhalten Sie eine Liste, die Sie
mit unterschiedlichen Modellen und spezifischen Produkten vergleichen können. So
können Sie sicherstellen, dass Ihre Auswahl den Anforderungen Ihres Unternehmens
entspricht.
Beachten Sie bitte, dass es unwahrscheinlich ist, dass ein Modell exakt Ihren
Anforderungen entspricht. Alle Entscheidungen basieren auf Prioritäten und
Kompromissen. Bei Software-Implementierungen beispielsweise verlangsamt eine
umfangreiche Anpassung oder Konfiguration die Geschwindigkeit der Bereitstellung.
Wenn Sie also eine hochgradig individualisierte Implementierung wünschen, - UND
zwar sofort - ist es unwahrscheinlich, dass Sie beides erreichen. Ihr Unternehmen
muss sich also für die jeweils höhere Priorität entscheiden.
Unternehmerische Anforderungen führen zu Einsatzmodellen
Viele Organisationen beginnen, sich für IT-Lösungen auf der Grundlage ihrer bevorzugten
Einsatzmethode zu entscheiden. Einige wünschen, dass alle IT-Systeme On-Premises
implementiert werden. Andere wiederum beginnen damit, nicht-kritische Anwendungen/
Funktionen auszulagern, während geschäftskritische Systeme vor Ort bleiben. Und
immer mehr Unternehmen versuchen, so viele IT-Anwendungen wie möglich auszulagern.
Hybrid-Lösungen sind eine immer beliebtere Alternative, bei der ein Teil eines
Softwaresystems On-Premises bleibt und einige Komponenten aus Effizienzgründen
ausgelagert werden.
Bei der Suche nach Faxlösungen ist es wichtig, die Art der Implementierung
zu berücksichtigen. Es gibt vier grundlegende Modelle für die Bereitstellung
von Faxlösungen: On-Premises, Hybrid, Managed/Hosted und Cloud (auch
Software-as-a-Service oder SaaS genannt). Ihre bestehende Umgebung und Ihre
Unternehmensanforderungen bestimmen, welches Modell am ehesten geeignet ist.
Welche Art der Faxbereitstellung für Sie die richtige ist, kann von vielen Faktoren
abhängen. Dazu gehören:
• Ihre IT-Standards und Präferenzen
• Die erwarteten Fax-Volumina
• Wie wichtig der Faxversand für Ihr Unternehmen ist
• Die Dringlichkeit Ihres Fax-Projekts
Wie man ein Modell zur Implementierung einer Faxlösung auswählt 3/15
• Gesetze und Vorschriften bezüglich der Übertragung von Informationen
• Bedenken hinsichtlich Datensicherheit und Datenhoheit
• Administrative Vorschriften in Bezug auf Kapital- und Betriebskosten
Modelle zur Bereitstellung von Faxlösungen
On-Premises
On-Premises-Faxlösungen - Faxserver - erfordern eine geringe bis umfangreiche
IT-Verwaltung, je nach der jeweiligen Lösung und der Menge des Faxversands
durch das Unternehmen. Das firmeninterne Modell erfordert die Anschaffung und
Verwaltung von Servern, Software und der erforderlichen Telefonie-Infrastruktur. Die
Stärke der firmeninternen Lösungen ist die Fähigkeit zur Integration mit vorhandenen
Softwareanwendungen und Multifunktionsdruckern (MFPs). Moderne
On-Premises-Lösungen unterstützen Konfigurationen für hohe Verfügbarkeit, einschließlich
Virtualisierung und Redundanz. Eine Option bei lokalen Lösungen ist ein Faxgerät, das die
erforderliche Hardware (Server-, Netzwerk- und Telefonverbindungen) und
Faxserversoftware in einer "All-in-one"-Plug-and-Play-Konfiguration umfasst.
Hybrid
Bei hybriden Bereitstellungen befindet sich ein Teil der Software an Ihrem Standort
und ein Teil wird als Service in der Cloud bereitgestellt. Wo die Aufteilung erfolgt,
kann von Anbieter zu Anbieter variieren. Die Stärke hybrider Lösungen besteht darin,
dass der Serviceteil in der Regel die Verbindung zum Telefonnetz umfasst. Dies
vereinfacht die Umgebung und entlastet Ihre IT-Mitarbeiter von der Verantwortung
für einen der komplexesten Aspekte der Bereitstellung von Faxlösungen. Da sich
ein Teil der Software vor Ort befindet, ist die Integration mit MFPs und anderen
Softwareanwendungen in der Regel ähnlich wie bei einer lokalen Lösung.
Managed/Hosted
Verwaltete Faxlösungen verlagern die Bereitstellung eines dedizierten Faxservers von
den eigenen Räumlichkeiten in das Rechenzentrum eines Service Providers. Die Software
ist die gleiche und der Funktionsumfang ist ähnlich wie bei lokalen Lösungen. Einige
Funktionen, wie z. B. Integrationen, können komplexer zu implementieren sein, bleiben
aber in der Regel verfügbar. Die Stärke von managed/hosted Lösungen besteht darin,
dass der Service Provider die IT-Infrastruktur in seinen Rechenzentren verwaltet, während
Ihre Daten isoliert und geschützt bleiben.
Cloud
Das Cloud-Modell ist ein reines Service-Bereitstellungsmodell, bei dem keine
Faxsoftware, Hardware oder Telefonie an Ihrem Standort erforderlich ist. Faxe werden
per E-Mail gesendet und empfangen. Ausgehende Faxe werden an eine speziell
formatierte E-Mail-Adresse gesendet, die die Faxnummer des Empfängers enthält.
Eingehende Faxe kommen beim Service Provider an und werden in den E-Mail-
Posteingang des angegebenen Empfängers oder in einen FTP-Ordner in produktiven
Faxumgebungen weitergeleitet. Die Stärke von reinen Service-Lösungen besteht
darin, dass der Service Provider die gesamte Infrastruktur verwaltet. Ihre IT-Mitarbeiter
können Anwender, Konfigurationen und Faxnummern über eine browserbasierte
Schnittstelle des Service Providers verwalten. Da sich keine Faxsoftware bei Ihnen vor
Ort befindet, erfolgt die Integration mit MFPs und anderen Softwareanwendungen in der
Regel über SMTP (E-Mail) oder Web Service APIs.
Wie man ein Modell zur Implementierung einer Faxlösung auswählt 4/15Allgemeine Merkmale
Die folgende Tabelle beschreibt die wichtigsten Merkmale von Faxlösungen in den
einzelnen Einsatzmodellen. Obwohl alle diese Lösungen mehrere Vorteile gegenüber
herkömmlichen Faxgeräten und Multifunktionsdruckern (MFPs) mit Faxkarten aufweisen,
hat jede dieser Lösungen einen eigenen Vorteil. Bei der Suche nach einer Faxlösung ist es
wichtig, den jeweiligen Nutzen der einzelnen Merkmale und Fähigkeiten für Ihr Unternehmen
zu analysieren. Mithilfe dieses Diagramms können Sie sehen, wie jede Lösung Ihren
wichtigsten Prioritäten entspricht (weitere Informationen zu den einzelnen Merkmalen
finden Sie unter dem Diagramm).
Meine Prioritäten/
Einsatzort On-premises Hybrid Managed Cloud
Anforderungen
Wichtige Merkmale
Weniger Fax-Support Messbare Kostensenkung On-Premises Vorteile und IT-Management IT-Management wechselt
durch die IT im Zusammenhang mit keine Verwaltung der wechselt zum Anbieter. zum Anbieter. Cloud-
physischen Faxgeräten und Telefonie Das Management ist Lösungen werden
Papierfaxen angepasst und unterliegt als Ganzes verwaltet,
einer monatlichen Gebühr. wodurch die Gebühren
sinken.
CapEx vs. OpEx CapEx CapEx für Server-Software OpEx OpEx
und OpEx für Telefonie
MFP integration SMTP und native SMTP und native SMTP und native SMTP
Integrationen für einige Integrationen für einige Integrationen für einige
MFP Hersteller MFP Hersteller MFP Hersteller
Software application SMTP wird unterstützt. SMTP wird unterstützt. SMTP wird unterstützt. SMTP wird unterstützt.
integration
Vorkonfigurierte Vorkonfigurierte Vorkonfigurierte Vorkonfigurierte
Integrationen Integrationen Integrationen Integrationen
Verfügbare APIs Verfügbare APIs Verfügbare APIs Verfügbare APIs
SLAs zur Systemverfüg- Nein, Server und Software Nein, Server und Software Ja, der Anbieter kann Ja, der Anbieter kann
barkeit müssen für die Betriebszeit müssen für die Betriebszeit vertragliche Zusagen vertragliche Zusagen
konfiguriert und von Ihrer konfiguriert werden. für Servicelevel und für Servicelevel und
IT-Abteilung verwaltet Lieferant kann einen Betriebszeit machen. Betriebszeit machen.
werden. Telefonieservice anbieten.
Transparenz der Daten- Sie können Ihre Server Sie können Ihre Server Bei einigen Anbietern Bei einigen Anbietern
hoheit/ des an Ihren Standorten an Ihren Standorten können Sie die können Sie die
Datenbesitzes installieren. installieren. Rechenzentren auswählen, Rechenzentren auswählen,
in denen Ihre Daten in denen Ihre Daten
gespeichert sind. gespeichert sind.
Weniger Fax-Support durch die IT: Alle Modelle zur Bereitstellung von Fax-Software
verringern die Belastung des IT-Supports im Vergleich zu herkömmlichen Faxgeräten
und Multifunktionsgeräten mit Faxkarten. Einige werden die Beteiligung der IT-Abteilung
jedoch noch weiter reduzieren. Lösungen On-Premises erfordern den umfangreichsten
IT-Support, während SaaS-Lösungen den IT-Fax-Support sehr deutlich verringern.
CapEx vs. OpEx: Einige Bereitstellungsoptionen beinhalten den Kauf von
Softwarelizenzen, die normalerweise als Investitionskosten (CapEx) eingestuft werden.
Einige Unternehmen bevorzugen Betriebsausgaben (OpEx). Das bedeutet in der Regel,
dass Sie für die Nutzung zahlen, anstatt Hardware und Software zu kaufen. Die Richtlinien
und Beschaffungsprozesse Ihres Unternehmens werden Ihre Präferenzen bestimmen.
Wie man ein Modell zur Implementierung einer Faxlösung auswählt 5/15MFP integration: Ihre Antwort hängt davon ab, wie tief die Integration von Fax in Ihre
MFPs sein soll. SaaS-Lösungen arbeiten in der Regel über SMTP, das die meisten
MFPs nativ unterstützen. Dabei wird ein Dokument gescannt und über eine speziell
formatierte E-Mail gesendet. Einige firmeninterne Lösungen unterstützen eine native
MFP-Schnittstelle. Bei diesen Integrationen wird eine Fax-Schaltfläche in die Menüs des
MFPs eingefügt und der Anwender kann sich beim Fax-System anmelden und einige
Fax-Optionen am MFP einstellen.
Integration von Software-Systemen: Alle Fax-Bereitstellungsmodelle bieten in der
Regel eine einfache Anwendungsintegration über SMTP, dem Internet-Standard für
die E-Mail-Übertragung. Das heißt, wenn eine Anwendung eine E-Mail senden kann,
kann sie auch faxen. Einige Unternehmen wünschen jedoch eine tiefere Integration mit
bestimmten Softwareanwendungen. Lösungen, die eines der Bereitstellungsmodelle
nutzen, bieten eine Art API und Integrationsfähigkeit.
Service Level Agreement zur Systemverfügbarkeit: Wenn Sie Fax-Software On-
Premises betreiben, muss Ihre IT-Abteilung diese für ein hohes Maß an Betriebszeit
bereitstellen und konfigurieren. In der Regel gibt es Optionen für Redundanz und Failover,
aber Sie müssen die Installation und Konfiguration selbst vornehmen. Managed und
SaaS-Lösungen bieten ein hohes Maß an Service-Verfügbarkeit, die von Ihrem Anbieter
und nicht von Ihrer IT-Abteilung betreut werden.
Transparenz der Datenhoheit/Eigentumsrechte: Die Datenhoheit besagt, dass
Unternehmensinformationen den Gesetzen des jeweiligen Landes, in dem sie sich
physisch befinden, unterliegen. Diese Gesetze können festlegen, wer Zugang zu diesen
Informationen hat und sogar das Eigentum an diesen Informationen besitzt. Wenn
Sie über eine lokale Lösung verfügen, haben Sie die vollständige Kontrolle über den
Standort der Server, auf denen Sie Faxdaten speichern. Bei der Inanspruchnahme
von Service Providern können Sie möglicherweise das Rechenzentrum auswählen, in
dem Ihre Daten gespeichert werden sollen. Sie können jedoch nur aus den tatsächlich
vorhandenen Standorten des Anbieters für das Rechenzentrum auswählen.
Merkmale der Bereitstellung und Implementierung
Neben der Definition dessen, was gekauft werden muss und wo die Software läuft,
wirkt sich das Bereitstellungsmodell auch auf den Zeit- und Arbeitsaufwand aus, der
für die Implementierung einer Lösung erforderlich ist. Dieses Diagramm beschreibt
sowohl die Komponenten, die Sie für jedes Bereitstellungsmodell benötigen, als auch
die Merkmale der Implementierung.
Faxserver-Software: Lokale Lösungen erfordern die Installation, Konfiguration und
Verwaltung der Faxserver-Software. Dies setzt voraus, dass eine Datenbanksoftware
sowie ein Server vorhanden sein müssen, auf dem diese Aufgaben ausgeführt
werden können. Bei Lösungen, die in der Cloud laufen, muss in der Regel keine
Software beim Kunden installiert werden. Es kann jedoch erforderlich sein,
kleine Softwarekomponenten zu installieren, um die Integration zwischen lokalen
Anwendungen und Cloud-basierten Faxdiensten/Lösungen zu unterstützen.
Server-Hardware: Kunden benötigen einen oder mehrere Server zur Unterstützung von
On-Premises- und Hybridlösungen. Für Managed und SaaS-Lösungen ist keine Server-
Hardware erforderlich.
Wie man ein Modell zur Implementierung einer Faxlösung auswählt 6/15Telefonie-Ausrüstung: Einige Bereitstellungsmodelle erfordern die Integration in
Ihr Telefonsystem; andere ersetzen den Bedarf an Telefonausrüstung durch eine
Cloudbasierte Übertragung.
Zeitrahmen für die Implementierung: Einige Lösungen erfordern mehr Zeit als andere.
Cloud-Lösungen beanspruchen in der Regel am wenigsten Zeit. Softwarelösungen
On-Premises sind üblicherweise am besten anpassbar und konfigurierbar und benötigen
daher die meiste Zeit für die Bereitstellung.
Zeit bis zum Einsatz: Die einzelnen Bereitstellungsmodelle unterscheiden sich darin, wie
lange es von der Auswahl der Anbieter bis zur Live-Implementierung dauert. Wenn Sie
Telefonnummern portieren, dauert es selbst bei den schnellsten Bereitstellungsmodellen
30 bis 60 Tage, bis die Nummern portiert sind. Dies hängt nicht vom jeweiligen Verfahren
ab, sondern von der Vorgehensweise der Telefongesellschaft bei der Portierung von
Nummern.
Meine Prioritäten/
Einsatzort On-premises Hybrid Managed Cloud
Anforderungen
Notwendige Lösungskomponenten
Weniger Faxsupport Ja Ja Nein Nein
durch die IT
CapEx vs. OpEx Ja Ja Nein Nein
MFP-Integration Ja Nein Nein Nein
Implementierung
Zeitrahmen für die • Übliche Implementierung • Übliche Implementierung • Schneller als die meisten • Einfachste
Implementierung von Unternehmens- von Unternehmens- Implementierungen von und schnellste
software software Unternehmenssoftware, Implementierung
aber einige Vorabplanungen
• Es muss Zeit für die • Kein Einrichten von
sind erforderlich
Verbindung von Telefonie Telefonie
aufgewendet werden
Zeit bis zum Einsatz Einige Wochen bis Monate Einige Wochen bis Monate Einige Wochen Einige Tage1 bis Wochen2
Wie einfach ist die • Erfordert erhebliche • Erfordert erhebliche • Einfach, weil der Anbieter • Einfachste
Bereitstellung? Bemühungen, um Bemühungen, um die ganze Arbeit übernimmt. Implementierung
Entscheidungen über Entscheidungen über Dennoch ist eine erhebliche
• Die wenigsten
eine Reihe von Optionen eine Reihe von Optionen Beteiligung des Kunden
Entscheidungen
zu treffen zu treffen notwendig, um
bezüglich der
• Erfordert einen • Erfordert einen • Entscheidungen über Konfigurations-
Datenbank-Server Datenbank-Server zahlreiche Optionen zu optionen
treffen.
• Erfordert Telefonie-
Verbindungen
• Appliances verkürzen die
Implementie-rungszeiten
Flexibilität bei der • APIs und Kontrolle • APIs und Kontrolle • APIs und isolierte • Die Anpassung erfolgt
Anpassung über Server bieten über Server bieten Serverinstanzen ermöglichen in der Regel innerhalb
ein hohes Maß an ein hohes Maß an ein hohes Maß an Anpassung eines kontrollierten
Anpassungsmöglichkeiten Anpassungsmöglichkeiten Frameworks
1 Wenn der SaaS-Anbieter Telefonnummern zur Verfügung stellt 2. Wenn bestehende Nummern vom aktuellen Telefonanbieter übertragen werden
Wie man ein Modell zur Implementierung einer Faxlösung auswählt 7/15Wie einfach ist die Bereitstellung: Lösungen On-Premises sind komplexer in der
Bereitstellung, da Sie die Implementierung in der Regel an Ihre speziellen Erfordernisse
anpassen werden. Cloud-Dienste bieten in der Regel weniger Optionen, sind aber mit
größerer Wahrscheinlichkeit sofort einsatzbereit, sobald die Accounts eingerichtet sind.
Flexibilität bei der Anpassung: Einige Faxlösungen bieten mehr individuell anpassbare
Einsatzmöglichkeiten als andere. Es ist wichtig, dass Sie bereits in einem frühen Stadium
des Auswahlprozesses festlegen, wie viel Anpassungsbedarf Sie haben. Dies kann
beispielsweise kundenspezifische Integrationen in bestehende Anwendungen, einen
benutzerdefinierten automatisierten Workflow mit Hilfe von BPM-Systemen und die
Anpassung des Produkts oder der Implementierungsmerkmale umfassen.
Meine Prioritäten/
Einsatzort On-premises Hybrid Managed Cloud
Anforderungen
Skalierbare Kosten
Hardware Ja Ja Nicht zutreffend Nicht zutreffend
Software Ja Ja Nein Nein
Users Variiert je nach Anbieter Variiert je nach Anbieter Variiert je nach Anbieter Ja
Kann keines sein Kann keines sein Kann keines sein
Anzahl der Seiten Vielleicht müssen Sie Ja Ja Ja
Hardware und Software
hinzufügen
Sonstiges
Fähigkeit zur Bewälti- Man muss die Cloud-Telefonie bewältigt Cloud-Telefonie bewältigt Cloud-Telefonie bewältigt
gung von Traffic-Spit- Implementierung exakt alle Traffic-Spitzen alle Traffic-Spitzen alle Traffic-Spitzen
zen dimensionieren, um Traffic-
Spitzen zu bewältigen
Merkmale der Skalierbarkeit
Kosten nach Aufwand: Bereitstellungsmodelle werden immer dann teurer, wenn Sie
die Kapazitäten Ihrer Faxlösung skalieren. Die Kosten für eine lokale Lösung entstehen
durch das Hinzufügen von Hardware und Software. Die Kosten pro Seite sind jedoch
niedriger als bei Cloud-Lösungen, die keine zusätzliche Hardware oder Software
erfordern, sondern in der Regel pro Benutzer und/oder pro Faxnummer und pro Faxseite
berechnet werden.
Hardware: Die Skalierung Ihrer Lösung kann das Hinzufügen von Hardware wie Server und
Telefoniegeräte erfordern. Dies gilt nur für lokale und hybride Implementierungen, bei denen
Hardware zur Erweiterung des physischen Rack-Server-Speicherplatzes und zur Anbindung
an die Telefonie vor Ort erforderlich sein kann.
Software: Bei On-Premises- und Hybrid-Angeboten bedeutet das Hinzufügen von
Hardware den Erwerb zusätzlicher Software-Lizenzen.
Nutzer: Die Skalierung Ihrer Lösung kann eine zusätzliche Gebühr pro Nutzer erforderlich
machen. Cloud-Faxdienste sind in der Regel das einzige Bereitstellungsmodell, für das
eine Gebühr pro Anwender anfallen kann.
Seitenvolumen: Wenn die Lösung eine Gebühr pro Seite berechnet, führen alle
Erhöhungen der Seitenzahl zu zusätzlichen Kosten.
Bewältigung von Traffic-Spitzen: Es kann sein, dass Sie kurze Zeiträume mit
ungewöhnlich hohem Aufkommen haben und diese unerwartet oder geplant sein
Wie man ein Modell zur Implementierung einer Faxlösung auswählt 8/15können. Manche Unternehmen können jeden Monat zur gleichen Zeit ein höheres
Sendungsaufkommen haben oder aber zu bestimmten Jahreszeiten. Lösungen, die
den Telefonieteil einer Faxlösung outsourcen, bewältigen geplante und ungeplante
Traffic-Spitzen in der Regel besser als Lösungen On-Premises. Bei diesen Lösungen
müssen Sie Hardware und Software für maximalen Traffic und Kapazität beschaffen, um
Besetztzeichen oder Datenstaus zu vermeiden, die Faxausfälle oder Verzögerungen
verursachen.
Merkmale der Telefonie
Die Verwaltung der Telefoninfrastruktur oder der Telefonie kann einer der komplexesten
Aspekte bei der Implementierung einer Faxlösung sein. Um die geeignete Lösung
zu wählen, ist es wichtig, Ihr bestehendes Telefoniesystem zu verstehen. Es
ist entscheidend, dass Sie Ihre Fähigkeit zur Verwaltung der Telefonie für Ihre
Faxanforderungen beibehalten.
Meine Prioritäten/
Einsatzort On-premises Hybrid Managed Cloud
Anforderungen
Telefonie für Fax verwal- Kunde Anbieter Anbieter Anbieter
tet von
SLA für die Telefonie Nein Ja Ja Ja
Wird Telefonie-Equip- Ja Nein Nein Nein
ment benötigt?
Ist ein VPN notwendig? Nein Nein, aber in der Regel Ja, die verwaltete Lösung Nein, aber in der Regel
verfügbar, wenn dies für scheint sich also in Ihrem verfügbar, wenn dies für
mehr Sicherheit gewünscht Netzwerk zu befinden. mehr Sicherheit gewünscht
wird wird
Wer verwaltet die Telephonie für das Fax: Eine Implementierung On-Premises ist
die einzige Implementierung, bei der die Telefonie vor Ort genutzt wird, was oft der
komplexeste Teil einer Implementierung ist. Bei allen anderen Bereitstellungsarten wird
die Telefonie vom Anbieter verwaltet.
Service Level Agreement für die Telephonie: Bei lokalen Implementierungen wird
die Telefonie vor Ort genutzt. Telefonieanbieter, sowohl konventionelle als auch Voice
over IP, bieten keine SLAs für den Faxverkehr an. In hybriden, managed und Cloud-
Implementierungen wird die Telefonie vom Anbieter bereitgestellt, der in der Regel ein
SLA für den Faxverkehr anbietet.
Wird Telefonie-Equipment benötigt? Da bei lokalen Implementierungen die Telefonie
vor Ort genutzt wird, ist für erfolgreiche Faxübertragungen Equipment erforderlich. Bei
hybriden, verwalteten und Cloud-Implementierungen ist dies nicht der Fall.
Ist ein VPN notwendig? Da sich bei einer lokalen Bereitstellung alle Hardware-,
Software- und Telefonieverbindungen vor Ort befinden, ist kein VPN erforderlich.
Es ist auch nicht für Hybrid- und Cloud-Bereitstellungen erforderlich, steht aber
häufig für die Verbindung mit dem Cloud-Netzwerk des Anbieters zur Verfügung. Bei
Managed Services ist es für eine sichere Verbindung zu Ihren Netzwerkgeräten für
eine erfolgreiche Faxübertragung erforderlich. Bei hybriden, verwalteten und Cloud-
Implementierungen ist dies nicht der Fall.
Wie man ein Modell zur Implementierung einer Faxlösung auswählt 9/15Preisgestaltung
Die verschiedenen Bereitstellungsmodelle unterscheiden sich in der Preisgestaltung. Wenn
Ihr Unternehmen OpEx gegenüber CapEx vorzieht, profitieren Sie am meisten von den
gehosteten und Cloud-Lösungen.
Meine Prioritäten/
Einsatzort On-premises Hybrid Managed Cloud
Anforderungen
Kapitalaufwand
Faxserver-Software Ja Ja Nein Nein
Faxserver-Karten oder Ja Optional (Sie können Nein Nein
"Soft"-Karten einen Teil der Telefonie
vor Ort belassen, wenn Sie
möchten.)
Betriebskosten
Monatliche Nein Nein Ja No
Hosting-Kosten
Kosten pro Nutzer Nein Nein für Nutzer Nein für Nutzer Ja für Nutzer
Ja für Telefonnummern Ja für Telefonnummern Telefonnummern sind
normalerweise in den
Kosten enthalten
Volumenabhängige Nein Ja Ja Ja
Kosten (pro Faxseite)
Lizenz-Support und Ja Ja bei der Server-Software Nein Nein
-Wartung
Faxserver-Software: Erfordert die Lösung den Erwerb einer Software-Lizenz?
Faxserver-Karte oder "Soft"-Karten: Erfordert die Lösung den Kauf von Hardware-
Faxkarten oder Software-Lizenzen für den Anschluss an Ihre Telefonanlage?
Monatliche Hosting-Kosten: Enthält der Servicevertrag feste monatliche Gebühren für
den Betrieb der Faxlösung?
Kosten pro Nutzer: Enthält der Servicevertrag feste monatliche Gebühren pro Benutzer
oder pro Telefonnummer?
Volumenabhängige Kosten: Wird der Service für das Faxvolumen berechnet? Beachten
Sie, dass die Gebühren normalerweise pro Faxseite und nicht pro Fax berechnet werden.
Lizenz-Support und -Wartung: Erfordert die Lösung die Zahlung laufender
Wartungsgebühren?
Wie man ein Modell zur Implementierung einer Faxlösung auswählt 10/15Merkmale der Sicherheit
Softwarebasierte Faxlösungen sollen einige Risiken ausräumen, die mit dem
papierbasierten Faxversand verbunden sind, wie z.B:
• Unabsichtlich eingehende Faxe werden von den Empfängern eingesehen oder
gelöscht. Das ist ein Verstoß gegen das Gesetz in einigen Branchen und Jurisdiktionen.
• Ein Papierfax wird an die falsche Person weitergeleitet oder auf einem Faxgerät liegen
gelassen und niemals zugestellt.
• Eine oder mehrere Seiten eines Faxes werden zusammen mit einem anderen Fax
abgeholt und gehen verloren.
• Zeitkritische Faxe werden dem Empfänger nicht zeitnah zugestellt.
• Manuelle Nummernwahl führt zu einer falsch gewählten Nummer und zur Zustellung an
einen unbeabsichtigten Empfänger.
Sie sollten jedoch einige zusätzliche Sicherheitsmerkmale berücksichtigen, wenn Sie ein
Bereitstellungsmodell oder einen Anbieter auswählen:
Sicherheitsverfahren: Die von Ihnen in Betracht gezogene Lösung sollte es Ihnen
ermöglichen, die geltenden Datenschutz- und Sicherheitsgesetze oder -normen
einzuhalten.
Prüfung von Faxtransaktionen/Nutzung: Einige Unternehmen, Branchen und
Gerichtsbarkeiten haben tiefergehende, intensivere Audit-Anforderungen.
Prüfung der Infrastruktur von Anbietern durch Dritte: Wenn die Lösung das
Rechenzentrum eines Anbieters einbezieht, ist sie dann SAS70- oder SOC2-
kompatibel? PCI-DSS?
Datenschutzvereinbarungen: Das HIPAA verlangt, dass Geschäftspartner, die mit
geschützten Gesundheitsinformationen (Protected Health Information, PHI) in Kontakt
kommen, für Verstöße haftbar gemacht werden. Sie müssen ein Business Associates
Agreement (BAA) unterzeichnen, in der sie der Haftung zustimmen. Falls HIPAA auf Ihr
Unternehmen zutrifft, wird Ihr Fax- oder Cloud-Service-Anbieter ein BAA unterzeichnen?
(Software-Anbieter können keine HIPAA-Zertifizierung von Software vornehmen, nur eine
individuelle Implementierung kann zertifiziert werden).
Datenhoheit/Eigentümerschaft: Wo sollen Ihre Daten gespeichert werden? Ist der
Speicherort für Sie wichtig?
Wie man ein Modell zur Implementierung einer Faxlösung auswählt 11/15Allgemeine Funktionen der digitalen Faxlösung
Eine vollständige Liste der möglichen Fax-Software-/Service-Funktionen wäre sehr lang.
Hier sind einige Vorschläge für Funktionen, die bei der Bewertung einer Faxlösung zu
berücksichtigen sind.
Meine Prioritäten/
Funktionen
Anforderungen
Desktop-Faxen: Können Benutzer von einem Computer-Desktop oder per E-Mail faxen? Können sie ihren Faxverlauf einsehen?
Erzeugung von Faxen: Kann die Faxlösung mit einer Software integriert werden, so dass Faxe per Software generiert und versendet werden
können?
Fax-Archivierung: Gibt es eine Methode zur Erstellung eines durchsuchbaren Archivs von gesendeten und empfangenen Faxen?
Überwachung und Alarmierung: Warnt das System Sie, wenn Sie ein neues Fax erhalten oder wenn Ihr Fax erfolgreich war?
SMS-Benachrichtigung: Werden Sie SMS-Benachrichtigungen erhalten, wenn Faxe empfangen oder zugestellt wurden?
PDF-Dokumente senden/empfangen: Können Sie eine PDF-Datei in ein abgehendes Fax oder ein eingehendes Fax in eine PDF-Datei
konvertieren?
Senden von durchsuchbaren PDF-Dokumenten: Müssen Sie durchsuchbare Versionen von eingehenden Faxen erstellen? Müssen Sie Faxe
mit durchsuchbarem Inhalt speichern, damit Sie Faxe anhand von Keywords, Rechnungsnummern oder anderen Textstrings schnell finden
können?
Suche nach eingehenden Faxen: Können Sie eingehende Faxe in durchsuchbare PDF-Dokumente konvertieren?
Barcode-Routing: Können Sie Barcodes einrichten, die mehrere Faxe miteinander verbinden und die Weiterleitung eingehender Faxe
ermöglichen?
OCR-Routing: Gibt es eine Möglichkeit, die erste Seite eines eingehenden Faxes auf erkennbare Zeichenfolgen zu scannen und eine
Routingtabelle zu nutzen, um Faxe nach der ersten/besten Übereinstimmung an die entsprechenden Empfänger zuzustellen?
XML-Generierung: Kann das System XML-Metadaten über jedes Fax generieren und diese Informationen an andere Systeme weitergeben?
Druck-zu-Fax: Gibt es einen Druckertreiber für den Faxversand, mit dem Sie jedes Dokument, das Sie drucken können, per Fax versenden
können?
Compliance-Filter: Ist es möglich, Dokumente vor dem Versand zu überprüfen, um sicherzustellen, dass der Inhalt konform ist? Können Regeln
erstellt werden, die ausgehende Faxe zwingen, vor dem Versand eine manuelle Überprüfung zu durchlaufen?
Automatisches Drucken: Ist der automatische Druck der empfangenen Faxe möglich?
Vertretung: Können Sie jemanden benennen, der in Ihrem Namen Faxe versenden kann? (Ähnlich wie Vertretungen in Microsoft® Outlook®)
Automatische Antwort: Kann ein Administrator eine benutzerdefinierte Antwort erstellen, die automatisch an jeden Absender gesendet
wird, wenn ein Fax empfangen wird?
Single Sign-On: Können Sie Ihre Faxlösung so konfigurieren, dass sich der Benutzer mit seinen Microsoft® Windows®-Netzwerk-
Anmeldeinformationen automatisch anmeldet?
Intelligente Fax-Verteilung: Können Faxe systematisch an Einzelpersonen innerhalb von Benutzergruppen verteilt werden, um eine
effiziente Verarbeitung zu ermöglichen, z.B. nach einem Round-Robin-Verfahren?
Bandbreitensteuerung: Kann ein Administrator die Anzahl der Seiten oder Faxe, die von einem Benutzer innerhalb eines bestimmten
Zeitraums gesendet werden, beschränken?
Sichere Zustellung von Nicht-Fax-Dokumenten: Gibt es eine Option für die sichere Zustellung sensibler Dokumente in ihrem Originalformat,
die die Möglichkeit der Empfangskontrolle einschließt?
Wie man ein Modell zur Implementierung einer Faxlösung auswählt 12/15Allgemeine Integrationen von digitalen Faxlösungen
Ein weiteres entscheidendes Kriterium bei der Wahl einer Faxlösung ist die Festlegung, mit
welchen Software-Anwendungen und Hardware-Geräten Sie Faxe senden und empfangen
möchten. Faxlösungen bieten eine breite Palette von Integrationsarten und -methoden.
Welche Integrationen benötigt Ihr Unternehmen?
Meine Prioritäten/ Bereits vorhandene
Integration
Anforderungen Produkte
ERP (Enterprise Resource Planning) Kunden
CRM (Customer Relationship Management) System
E-Mail System
Übliche Office-Programme
Elektronische Patientenakte
Microsoft® Active Directory® (für die Einrichtung von Benutzern)
Cloud Services (Microsoft® Office 365®, Google™ Apps, etc.)
SMTP-Integrationen mit MFP-Geräten
Gerätespezifische MFP-Integration
Lösungen zur Dokumentenerfassung
Modelle zur Integration
Drop-Directory, speziell formatierte Dokumente, die in einem bestimmten Verzeichnis abgelegt werden,
werden automatisch gefaxt
Software API
Web Services API
Befehlszeilen-Dienstprogramme
SMTP
Wie man ein Modell zur Implementierung einer Faxlösung auswählt 13/15Lösungen von OpenText in den folgenden
Bereitstellungsmodellen
OpenText, der weltweit führende Anbieter von Faxlösungen, bietet Faxlösungen für jede
Einsatzoption mit Funktionen, die nur OpenText bietet. Unabhängig von der Größe Ihres
Unternehmens und dem Volumen Ihres Faxverkehrs hat OpenText die passende Lösung
für Sie.
On-Premises-Lösungen
• OpenText™ RightFax™ ist das wichtigste Produkt von OpenText für große und
mittelständische Unternehmen mit umfangreichen Integrationsanforderungen und hohem
Faxaufkommen. RightFax ist ideal für Unternehmen, die eine langfristige, strategische
Faxlösung mit den IT-Ressourcen zur Unterstützung komplexerer Implementierungen
suchen. RightFax, die marktführende Lösung für Netzwerk-Faxserver, automatisiert
zeitintensive manuelle, papiergestützte Prozesse durch die Integration in Ihre
Geschäftsanwendungen und -systeme.
• OpenText™ RightFax™ Express ist eine Faxlösung, die speziell für kleine bis mittlere
Unternehmen und Abteilungen größerer Unternehmen entwickelt wurde und als Appliance,
Software oder als hybride Implementierung erhältlich ist. RightFax Express ist ideal für
Kunden, die einen kleinen IT-Footprint und ein einfaches Bereitstellungsmodell suchen.
Die Appliance-Option wurde entwickelt, um Mitarbeitern von KMUs den elektronischen
Faxversand vom Desktop aus über eine allumfassende, Plug-and-Play-basierte,
hardwarebasierte Faxlösung zu ermöglichen.
Managed/Hosted-Lösungen
• OpenText™ RightFax™ Managed Services ist ein verwalteter, gehosteter Faxdienst, der
alle zuverlässigen Funktionen, individuelle Konfiguration und Integration von RightFax
bietet. OpenText RightFax Managed Services entlastet Ihre internen Ressourcen.
So können Sie sich auf Ihre eigentlichen Unternehmensziele konzentrieren, die
Komplexität des Faxservers vor Ort verringern und Lücken im internen Know-how
schließen. Die Lösung kombiniert die Technologie von RightFax, dem zuverlässigsten
Fax-Server für den sicheren Informationsaustausch, mit den Experten von OpenText.
Mit diesen Services können Sie Ihre RightFax-Implementierung realisieren, verwalten
und überwachen. Ihre dedizierte OpenText RightFax Server-Instanz läuft in OpenText
Rechenzentren und stellt sicher, dass Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten und deren
Speicherort behalten.
Hybrid-Lösungen
• OpenText™ RightFax™ Connect ist ein Cloud-Service, der die Notwendigkeit von
Faxkanälen und Telefonleitungen für RightFax- und RightFax Express-Implementierungen
überflüssig macht. RightFax oder RightFax Express mit RightFax Connect ist eine hybride
Faxlösung mit ausgelagerter Telefonie. Dies ist die perfekte Option für Unternehmen, die
die Enterprise-Class-Funktionen von RightFax oder die SMB-Funktionen von RightFax
Express benötigen und die Komplexität der Integration ihres Telefonnetzes mit ihrer
Faxserver-Software vermeiden möchten.
Fax-as-a-Service-Lösungen
• OpenText™ Fax2Mail™ and OpenText™ Production Messaging sind Cloud-Faxdienste
für Unternehmen, die eine schnelle und kosteneffiziente Bereitstellung anstreben. Mit
OpenText Cloud-Faxdiensten entfallen die Kosten, die Komplexität sowie die Hardware
und Software, die mit der Unterstützung von Faxgeräten, Servern und Telefonie
verbunden sind.
Wie man ein Modell zur Implementierung einer Faxlösung auswählt 14/15Fazit: Wir arbeiten mit Ihnen zusammen, um die passende
Lösung zu finden
OpenText bietet eine breite Auswahl an Faxlösungen, um den Anforderungen Ihres
Unternehmens zu entsprechen. Lassen Sie uns Ihnen bei der Auswahl der bestmöglichen
Lösung helfen. OpenText kann Ihnen mit fachkundiger Beratung und Anleitung zu Ihren
Lösungen zur Seite stehen. Unsere Experten nehmen sich die Zeit, Ihre aktuelle Umgebung,
Ihre Anforderungen und Wünsche zu verstehen. Sie können sich auch an einen der
zahlreichen Partner wenden, die OpenText-Produkte verkaufen, um die passende Lösung
für Sie zu finden.
Über OpenText
OpenText, The Information Company, ermöglicht es Unternehmen, durch marktführende
Information Management-Lösungen, On-Premises oder in der Cloud, Einblicke zu
gewinnen. Weitere Informationen über OpenText (NASDAQ: OTEX, TSX: OTEX) finden Sie
unter opentext.com.
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf:
• Der Blog von OpenText CEO Mark Barrenechea
• Twitter | LinkedIn
opentext.de/Kontakt
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