Aufbruch in ein neues Zeitalter: kommunale Arbeit in der digitalen Welt - KDO.de
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DEZEMBER 2021
Aufbruch in ein neues Zeitalter:
kommunale Arbeit in der digitalen Welt
Der Qualität verpflichtet Bewerbermanagement digital Finanzwesen von morgen
KDO erfolgreich nach Stadt Vechta zufrieden mit Digitalisierung in der
ISO 9001 zertifiziert P&I LOGA3 und P&I Bewerber3 kommunalen Praxis
2 ONLINE-AUSGABE
KOM:in digital
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Editorial 3
Megatrend Konnektivität.
Vernetzung auf Basis digitaler Infrastrukturen.
Liebe Leserin, lieber Leser,
der Megatrend Konnektivität beschreibt das Prinzip der Vernetzung Wir freuen uns darauf, Ihnen
auf Basis digitaler Infrastrukturen. Dieses Muster des gesellschaft- in dieser digitalen Welt eine
lichen Wandels ist nicht neu, denn vernetzte Kommunikations- verlässliche Basis zu sein, Sie
technologien bestimmen unser Leben, Arbeiten und Wirtschaften mit unseren IT-Lösungen zu
schon seit Jahren. entlasten, und natürlich dar-
auf, gemeinsam neue Horizon-
Seit dem Auftreten des Coronavirus verändert sich die Welt aller- te zu erobern.
dings in einem ungeahnten Tempo und in einer neuen Qualität:
Lebensstile, Verhaltensmuster, Ansprüche, Geschäfts- und Arbeits- Ich wünsche Ihnen eine spannende Lektüre.
modelle wandeln sich – und sie werden bleiben.
Herzliche Grüße und bleiben Sie weiterhin gesund
Diese neue Welt verlangt von uns allen neue Kompetenzen. Sie
befeuert die Vernetzung auf Basis digitaler Infrastrukturen. Das
gilt auch für die Arbeit von Kommunen. Viele Praxisbeispiele – wie Ihr
die in unserer aktuellen Ausgabe der KOM:in – zeigen, dass diese
Veränderungen nichts Schlechtes bedeuten müssen. So setzt die
Stadt Vechta beispielsweise erfolgreich auf ein digitales Bewerber-
management, die Samtgemeinde Altes Amt Lemförde befreit sich Dr. Rolf Beyer
von der Last des Papiers mithilfe der digitalen Aktenführung und Verbandsgeschäftsführer
die Stadt Kiel setzt amtsübergreifend auf ein flexibles Berichtswe-
sen. Einstimmiges Fazit: die spürbare Entlastung im Arbeitsalltag.
4 Inhalt
Inhalt
INFOS & NEWS SCHWERPUNKT VERWALTUNGSDIGITALISIERUNG
06 KDO-Kunden- und Partnertage ONLINE 24 Digitalisierung von sozialpädagogischen Prozessen
Gelungene Premiere als Digitalevent Stetige Weiterentwicklung von KDO-Jugendwesen
08 Erfolgreich zertifiziert nach ISO 9001 25 Flexibles und individuelles Berichtswesen
Die Implementierung eines QMS bei der KDO Erster Projekteinsatz der BI-Lösung für KDO-Jugendwesen
09 Gesichter der KDO 26 Weniger warten
Helmut Tiemann in den Ruhestand verabschiedet/Jakob Durchdachtes Besuchermanagement mit VOIS|TEVIS
Dalin wechselt ins Vertrags- und Kundenmanagement
26 Impf- und Genesenenstatus digital erfassen
10 Was können wir für Sie tun? P&I bietet schnelle und EU-DSGVO-konforme Lösung
Das Team Kundenmanagement –
Wegbegleiter und Lösungsfinder 27 Das Superwahljahr 2021
Über 500 Kommunen setzten bei den Wahlen auf die KDO
TITELTHEMA
28 Zugangsdaten vor fremden Blicken schützen
12 ELSTER-Transfer Starke Passwörter und der korrekte Umgang mit den
Komfortabler Datenaustausch sensiblen Daten minimieren Sicherheitsvorfälle
14 Medienbruchfrei genehmigen 29 Hier geht die Post (sicher) ab!
Digitaler Freigabeworkflow von Infoma newsystem Das KDO-Mail-Security-Gateway
ermöglicht papierlosen Prozess
KDO-PARTNER
16 KDO-doppik&more ist für die Zukunft
Erste Kunden arbeiten bereits mit SAP S/4HANA 30 Vorlagenmanagement aus der Cloud
KDO stellt Lösung SmartDocuments Web jetzt im eigenen
KDO-KUNDEN Hochleistungsrechenzentrum bereit
18 Bewerbermanagement leicht gemacht 32 Einfach erklärt
Digitalisierung des Personalmanagements mit Das Tutorial-Management-System von readyplace
P&I LOGA3 und P&I Bewerber3 in der Stadt Vechta
33 Kalkulation von Friedhofsgebühren
19 Die Mandatos Wissen App von SOMACOS Die myObolus-Gebührenkalkulation
Praxiswissen für Kommunalpolitiker
ZU GUTER LETZT
20 Prozessorientiertes Wissensmanagement 34 Schon auf den Geschmack gekommen?
Pilotprojekt zur Einführung bei der Stadt Osnabrück Kreative, köstliche Angebote aus der Gastronomie für daheim
22 400.000 Papierseiten smart digitalisiert! 35 Rätselspaß für zwischendurch
Samtgemeinde Altes Amt Lemförde setzt auf Sicherheit Das neue KOM:in-Sudoku
bei der Digitalisierung
35 Impressum
INHALt 5 Der Qualität verpflichtet Bewerbermanagement digital Nach erfolgreichem Audit wurde der Be- Die Stadt Vechta profitiert von der Digitali- reich Personalwesen der KDO erfolgreich sierung des Personalmanagements mit P&I nach ISO 9001 zertifi ziert. LOGA3 und P&I Bewerber3. 08 18 14 29 Finanzwesen von morgen E-Mail-Inhalte geschützt versenden Mit welchen Softwarelösungen die KDO Wie von der EU-DSGVO empfohlen: das kommunale Finanzmanagement Das KDO-Mail-Security-Gateway unterstützt, erfahren Sie ab Seite 14 und kombiniert E-Mail-Verschlüsselung nach in unserem KDO-E-Magazin IM FOKUS. S/MIME-Standard und Signierung.
６ INFOS & NEWS
KDO-Kunden- und Partnertage ONLINE
Gelungene Premiere als Digitalevent
Auch im Online-Format erfolgreich: Die KDO- und Partnertage ONLINE! Mix aus Vorträgen und digitaler It-Fachmesse
1.500 registrierte teilnehmende und über 1.000 tägliche Besucher*innen In diesem Jahr zeigten sich die KDO-Kunden- und Partnertage
erhielten in Vorträgen, Fachforen und Showrooms Informationen und erstmals im digitalen Gewand: Getreu dem Motto „digital 365“
Inspirationen für die Digitalisierung in Kommunen. war dies nicht nur thematischer Schwerpunkt, sondern spiegelte
sich auch im Online-Format wieder. Im Fachforum Strategie &
Welche Effekte wird die Verwaltungsdigitalisierung für die öffent- Politik am 9. November diskutierten hochkarätige Speaker, dar-
liche Verwaltung und auf die Bürger*innen haben? Wie entschei- unter Matthias Kammer, Geschäftsführer der govdigital eG oder
dend ist die digitale Souveränität für die Zukunft der Kommunen? Dr. Johann Bizer, Vorsitzender des Vorstands der Dataport AöR,
Was gibt es Neues in der Produktwelt der KDO? Antworten auf über die Zukunft der kommunalen IT.
diese und viele weitere spannende Fragestellungen erhielten die
Teilnehmer*innen der diesjährigen KDO-Kunden- und Partnertage Über 100 Fachvorträge
ONLINE vom 9. bis 11. November. An den beiden Folgetagen hielten die Expertenteams der KDO in
insgesamt elf Fachforen über 100 Vorträge. Dabei standen kom-
munale Brennpunktthemen im Fokus, so z. B. Finanzmanagement,
Hinter den Kulissen Bürgerservices oder Verwaltungsdigitalisierung. Dabei überzeugten
Was für die Zuschauer*innen ganz leicht und reibungslos schien, facettenreiche Formate – von Präsentationen über Kundenberichte
bedeutete für das Veranstaltungs-Team eine Menge Aufregung bis hin zu Live-Demonstrationen direkt in den Fachanwendun-
hinter den Kulissen. Die drei Tage sind das Ergebnis einer gen. Eine jeweils angeschlossene Frage-Antwort-Runde lud zu
monatelangen Vorbereitung. Denn man darf nicht verges- Diskussionen zwischen Referent*innen und Teilnehmenden ein.
sen: Für das Organisationsteam, die zahlreichen Moderatoren, Zusätzlich wurde in diesem Jahr auf bereichsübergreifende The-
Vortragenden und Techniker waren die KDO-Kunden- und men wie Kommunikation oder Organisation gesetzt und damit ein
Partnertage ONLINE eine Premiere. stimmiger Themenmix geschaffen.
Virtuell Kontakte knüpfen
Neben der reinen Fachinformation boten die KDO-Kun-
den- und Partnertage jedes Mal eine Plattform für den
direkten Austausch. Diese Begegnung fand das erste
Mal mittels einer virtuellen Messe statt. Interessierte
Anwender*innen und Führungskräfte aus Kommunen,
Eigenbetrieben, Verbänden und Krankenhäusern infor-
mierten sich sowohl auf den Messeständen der KDO als
auch bei den vertretenen Partnern über das vielfältige
Lösungsangebot.
Positives Fazit
„Da wir unsere Kommunen aufgrund der pandemischen
Lage nicht zu uns einladen konnten, haben wir uns für
ein Digitalevent entschieden, um unsere beliebte Haus-
INFOS & NEWS ７
messe kurzerhand zu unseren Kund*innen zu bringen“, erklärt
Bianca Bathke, Abteilungsleiterin Veranstaltungen, Vertrieb und
Marketing bei der KDO. „Umso mehr freut es uns, dass wir mit
unserem Online-Format Interessierte in ganz Deutschland erreichen
konnten – ganz unabhängig von Standort und zeitlichen Ressour-
cen.“ Diese Einschätzung spiegelt sich auch in den Ergebnissen der
anonymen Kundenumfrage wieder. So liest man beispielsweise in
den Kommentaren der Befragung: „Auf jeden Fall bitte wieder eine
Online-Veranstaltung! […] Ich habe mich wirklich sehr darüber Novum: Fachforum Strategie & Politik
gefreut, dass ich endlich mal an den KDO-Kunden- und Partner- Der erste Tag der beliebten KDO-Kunden- und Partnertage
tagen teilnehmen konnte und wünsche mir für das kommende stand ganz im Zeichen der digitalen Transformation der öf-
Jahr wieder eine Online-Veranstaltung!!!“ fentlichen Verwaltung. In zehn Vorträgen vermittelten und
diskutierten hochkarätige Speaker aus Wirtschaft und Politik
KDO-Kunden- und Partnertage 2023 über Herausforderungen und Lösungen, die der kommunalen
Die nächsten KDO-Kunden- und Partnertage werden wie gewohnt IT in der Gegenwart und Zukunft begegnen.
in zwei Jahren stattfi nden. „Feedback, Anregungen und Wünsche
der Besucher*innen werden natürlich mit in die Planung der an- Moderatorin Alissa Stein und Dr. Rolf Beyer, Verbandsge-
stehen KDO-Kunden- und Partnertage einfl ießen. Wir freuen uns schäftsführer der KDO, führten souverän durch den ereig-
schon jetzt auf die bevorstehende Veranstaltung!“ nisreichen Tag.
8 INFOS & NEWS
Erfolgreich zertifiziert nach ISO 9001
Die Implementierung eines QMS bei der KDO
Das Vorhaben, ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) bei der KDO zu das Projektmanagement, das Facility- und Outputmanagement,
implementieren, stieß nicht überall auf Begeisterung bei Projektstart. die Personalentwicklung, das Marketing sowie einige weitere Ab-
Davon ließ sich die frischgebackene Qualitätsmanagementbeauftragte teilungen und Teams der KDO an die Arbeit.
Judith Laux aber nicht abschrecken, bewies eindrucksvoll die Wirk-
samkeit eines QMS und sicherte dem Bereich Personalwesen mit P&I Gemeinsam an einem Strang ziehen
LOGA die Zertifizierung. Bald zeigten sich die ersten Erfolge. „Schnittstellen-Problematiken
können viel effi zienter gelöst werden und die Transparenz und
Mehr als eine Million Unternehmen setzen weltweit bei der Qua- Nachvollziehbarkeit von Arbeitsabläufen ist nun gegeben“, zeigt
litätssicherung ihrer Organisation auf die ISO 9001. Aus gutem Gunda Novicic exemplarisch die Vorteile des neuen Qualitätsma-
Grund: Mit Anwendung der Norm optimieren sie ihre Prozesse nagementsystems auf. „Somit ist uns ein ganzheitlicher Überblick
und sichern gleichzeitig die Zufriedenheit ihrer Kunden – so auch auch über den Tellerrand hinaus viel leichter möglich.“ Durch die
die KDO. gemeinsame Bottom-up-Erarbeitung des QMS wurden zusätzlich
KDO-übergreifende Projekte ins Leben gerufen. Dazu zählt unter
anderem das Projekt zur KDO-Kundenumfrage, das ein umfassendes
Feedbacksystem für alle Dienstleistungen der KDO ermöglichen soll.
„Insgesamt kann man einen angeregteren Austausch zwischen den
einzelnen Abteilungen beobachten, wodurch sich viele Vorteile für
interne Abläufe ergeben. Somit wird der Arbeitsalltag viel effi zienter
gestaltet“, teilt Judith Laux ihre Beobachtungen. „Im Umkehrschluss
führen all diese internen Optimierungen natürlich auch zu einer
erhöhten Kundenzufriedenheit, die für die KDO als IT-Dienstleister
essentieller Aspekt ihrer Unternehmensstrategie ist.“
Aller Anfang ist schwer
„Der Weg zum Zertifi kat der ISO 9001 war nicht immer gut be- Ausbau des Qualitätsmanagements fest geplant
leuchtet“, schaut Judith Laux auf das letzte, arbeitsintensive Jahr Der nachhaltige Nutzen des entstandenen QMS überzeugte KDO-
zurück. Um die notwendige Klarheit im Prozess zu behalten und weit. „Dass bereits weitere Produktmanager Schlange stehen, um
unvorhersehbare Hindernisse zu überwinden, sicherte sich die KDO ihren Verantwortungsbereich zertifi zieren zu lassen, zeigt die
deshalb in regelmäßigen Abständen mit Unterstützung von außen Wirksamkeit unseres QMS“, ergänzt Dr. Rolf Beyer, Verbandsge-
ab. „Jeder dieser externen Berater erläuterte weitere Notwendig- schäftsführer der KDO. Nach der erfolgreichen Zertifi zierung des
keiten, die es bis zum Zertifi zierungsaudit im September 2021 um- Bereichs Personalwesen und seiner Unterstützungsprozesse im
zusetzen galt. Beispielsweise durfte nicht nur der Produktbereich September dieses Jahres werden ab 2022 also KDO-weit weitere
Personalwesen (PER) unter Führung von Produktmanagerin Gunda Zertifi zierungsprozesse in den Produktbereichen angestoßen.
Novicic als Pilotprodukt alle internen Prozesse zur Erstellung
seiner Dienstleistungen strukturieren und einheitlich abbilden, Judith Laux
auch alle Unterstützungsabteilungen fanden sich dieser Heraus- KDO
forderung gegenübergestellt“, erläutert Judith Laux die Dimension 0441 9714-1361
des Vorhabens. So machten sich zusätzlich zu PER unter anderem judith.laux@kdo.de
das Rechnungswesen, der Einkauf und das Kundenmanagement,
INFOS & NEWS 9
22 Jahre KDO-Geschichte geschrieben
Helmut tiemann in den ruhestand verabschiedet
Begleitet von einer kleinen Abschiedsfeier gen und Services der KDO. „Herr Tiemann
mit der KDO-Geschäftsführung und beruf- hat durch sein großes Engagement und die
lichen Wegbegleitern ist Helmut Tiemann kompetente Betreuung der Kunden in all
im September 2021 in den wohlverdienten den Jahren maßgeblich zum Erfolg der KDO
Ruhestand getreten. Zuletzt verantwortete beigetragen – immer mit dem besonderen
er das Partnermanagement, davor über vie- Fokus auf das persönliche Gespräch. Auch
le Jahre den Bereich Innere Dienste. Viele wenn Herr Tiemann seine aktive Zeit bei
Kommunen werden Helmut Tiemann vor der KDO beendet hat, können wir eines
allem als das „Gesicht zum Kunden“ in guter festhalten: Er hat 22 Jahre die KDO-
Erinnerung behalten. Seit seinem Einstieg Geschichte mitgeschrieben! Für einen
im Jahr 1999 prägte er das Kundenmanage- weiterhin erfüllten und tatkräftigen
ment der KDO wesentlich und beriet mit Lebensabschnitt wünschen wir ihm
umfangreicher Kenntnis des kommunalen alles erdenklich Gute“, so Verbands-
Marktes zahlreiche Kommunen zu Lösun- geschäftsführer Dr. Rolf Beyer.
Neuer Kundenmanager „Bereich Partner“
Jakob Dalin wechselt ins Vertrags- und Kundenmanagement
Das Netzwerk der KDO-Partner ist über die begegnet die KDO zum Jahreswechsel dieser
letzten 50 Jahre beträchtlich gewachsen, Entwicklung. So wird ab Januar 2022 Jakob
wobei sich die Beziehung zu Software- Dalin in die Rolle des Kundenmanagers und
herstellern, Rechenzentren und IT-Dienst- persönlichen Ansprechpartners für Partner
leistern längst nicht mehr nur einseitig treten. Mit dem einen Ohr bei Partnern, mit
ausgestaltet. Neben der klassischen Part- dem anderen Ohr bei Produkt- und Inno-
nerschaft, in der die KDO Drittanbieter zur vationsbereichen der KDO wird Dalin zu
Erweiterung des KDO-Produktspektrums Middleware-Produkten, digitalen Services
heranzieht, reiht sich heute vielfach auch (inkl. SaaS/IaaS/PaaS) sowie Hosting-An-
die umgekehrte Ausgestaltung, in der geboten bedarfsgerecht beraten, aber auch
Partner Synergieeff ekte aus dem Produktentwicklungsprozesse begleiten.
Portfolio der KDO erkennen und für Wir wünschen Jakob Dalin, der zuvor
sich nutzen, ein. Kurzum: Partner schon viele Jahre in Kundenprojekten
werden zu „Kunden“. Mit dem Auf- des Bereichs Jugend- und Sozialwesen
bau einer neuen Stabsstelle im Ver- erfolgreich tätig war, alles Gute für diese
trags- und Kundenmanagement spannende neue Aufgabe.
1０ INFOS & NEWS
Was können wir für Sie tun?
Das team Kundenmanagement – Wegbegleiter und Lösungsfinder
Mit jederzeit offenen Ohren und Augen ist das siebenköpfige team des Christin Kruse kennt die KDO von der Pike auf. Nach ihrer Ausbil-
Kundenmanagements der KDO erste Anlaufstelle für Kund*innen und dung zur Veranstaltungskauff rau bei der KDO und dem anschlie-
Interessierte und zugleich ihr Sprachrohr innerhalb der KDO. Seine ßenden BWL-Studium ist sie nach ersten berufl ichen Stationen
Mission und sein Anspruch: Optimale Hilfestellung! nun seit Mai Teil des Kundenmanagement-Teams der KDO.
Es besteht Interesse am Lösungsspektrum der KDO oder es gibt Jens Junker-Ukena hat nach seinem BWL-Studium umfangreiche
Fragen zu einem Angebot? Einen Verbesserungsvorschlag? Lob Erfahrungen im Vertrieb gesammelt und dabei auch internationale
oder Kritik? Eine Anregung wird benötigt? Dann kommt das Team Luft geschnuppert. Seit März bereichert er als erfahrener IT-Ver-
des KDO-Kundenmanagements zum Einsatz. Als erster Ansprech- triebsexperte nun das Team der KDO.
partner für die Kunden und Interessenten hat die Truppe vor allem
ein Ziel: die Bedürfnisse sensibel und im Detail herauszuhören und Das offene Wort ist erwünscht!
in konkrete und praxisgerechte Lösungen umzusetzen. Ein vertrauensvoller Austausch mit den Kund*innen ist für die
KDO ein wichtiger Indikator in der regelmäßigen Überprüfung
Jeder KDO-Kundenmanager betreut persönlich eine ihm anver- der Kundenzufriedenheit. Kritik und Wünsche werden dabei ernst
traute Region innerhalb Niedersachsens und der benachbarten genommen und sind ein wertvoller Hinweis auf Optimierungsbe-
Bundesländer. Nicht nur die Nähe zu den Verwaltungen, son- darf. Regelmäßige Kundenbefragungen durch ein unabhängiges
dern auch ein fundierter Expertenrat ist dabei garantiert, denn Meinungsforschungsinstitut ergänzen diese Analyse. „Wir eta-
man ist außerdem auf bestimmte Produkte und Dienstleistungen blieren aktuell außerdem ein Verbesserungsmanagement, über
spezialisiert. So ergänzt sich das Team und deckt alle Bereiche das wir Kritik, aber auch Wünsche unserer Kund*innen an unser
kommunaler Bedarfe effektiv ab. Lösungsportfolio strukturiert erfassen und auswerten können. Das
ermöglicht uns, Veränderungen mit der entscheidenden Kunden-
Zwei Neue verstärken das bewährte team orientierung und den richtigen Schwerpunkten vorzunehmen“,
Das Know-how der KDO als Innovations- und Technologiedienst- erläutert Bianca Bathke die Philosophie der KDO.
leister für zukunftsfähige Verwaltungsprozesse ist gefragt. „Dass
bundesweit immer mehr Kommunen der Expertise der KDO als
spezialisierten IT-Dienstleisters vertrauen, erhöht zugleich die Christin Kruse
Anforderungen an die eigene Leistung“, betont Bianca Bathke, KDO
Abteilungsleiterin Veranstaltungen, Vertrieb und Marketing bei 0441 9714-3548
der KDO. „Eine kompetente, fachkundige Beratung und Betreuung christin.kruse@kdo.de
der Kunden ist für uns ein wichtiger Baustein für eine verlässliche
und vertrauensvolle Zusammenarbeit. Welches Anliegen unsere
Kunden auch immer haben: Wir sind persönlich für sie da. Um
unsere wachsende Zahl an Kunden mit dem gewohnten Service
begleiten zu können, haben wir das KDO-Kundenmanagement
in diesem Jahr daher nochmals erweitert.“ Das bewährte Team Machen sich für ihre Kunden stark!
um Katharina Pfau, Ulrike Schweneker, Petra Uhl, Lutz Bozetti V.l.n.r.: Jens Junker-Ukena, Christin Kruse, Ulrike Schweneker,
und Hillrich Hildebrandt wurde um zwei neue Gesichter verstärkt. Petra Uhl, Katharina Pfau, Lutz Bozetti, Hillrich Hildebrandt.Infos & News 11
12 tItELtHEMA
ELStEr-transfer
Komfortabler Datenaustausch
Im Zuge der Neukonzeption des Programms zum Datenaustausch
mit den Finanzverwaltungen änderte sich auch sein Name. ELStEr-
transfer wartet nun mit vereinfachten Prozessen bei der registrierung,
rechteverwaltung und Datenübertragung, harmonisierten Sicherheits-
funktionalitäten mit allen anderen ELStEr-Verfahren sowie einer ver- Deutliche Arbeitserleichterung
besserten Benutzerfreundlichkeit auf. Die Umstellung verlief bei allen Die individuelle Einrichtung der Systeme für Kunden, die ihr SAP-
Filetransfer-Kunden der KDO reibungslos und ermöglicht weiterhin die oder Infoma newsystem-Finanzwesen im KDO-Rechenzentrum
komfortable Weiterverarbeitung der Daten im Finanzwesen. betreiben, übernehmen dabei die KDO-Produktteams. Den Mit-
arbeiter*innen im Steueramt wird die Arbeit auf diese Weise deut-
Noch gehen die Messbescheide des Landesamts für Steuern Nie- lich erleichtert, da sich die Daten direkt für die Bescheiderstellung
dersachsen (LStN) für Gewerbe- und Grundsteuer in Papierform schnell und komfortabel weiterverarbeiten lassen.
an die Steuerämter von Städten und Gemeinden, können jedoch
zusätzlich auch digital angefordert werden. Rechtsverbindlich Kunden, die ihr Finanzwesen selbst betreiben oder ein anderes
ist bisher aber nur die analoge Form. Das soll sich im Zuge der Verfahren nutzen, können diesen Service ebenfalls in Anspruch
Grundsteuerreform in absehbarer Zeit ändern. Geplant ist, dass nehmen. Für sie stehen die tagesaktuellen Daten zur Weiterver-
die Übermittlung der Messbeträge – Grundlage für die nach den arbeitung im Finanzwesen verschlüsselt in einer sogenannten
jeweiligen Hebesätzen ausgestellten Bescheide an Bürger und Be- KomBox bereit.
triebe – künftig ausschließlich elektronisch erfolgt. Für die KDO
ist das kein Neuland. Da die Daten vom LStN bis dato nur über Das bedeutet, in beiden Fällen muss sich der Kunde um nichts
Rechenzentren zur Verfügung gestellt wurden, gehört die tages- kümmern, ein aufwändiger manueller Ablauf entfällt. Anders aber,
aktuelle Abholung für die KDO-Kunden schon seit einigen Jahren wenn die Kommunen sich für den seit geraumer Zeit ebenfalls
zum Leistungsangebot. Rund 56 von ihnen machen davon bereits möglichen eigenen Datenabruf über ELSTER-Transfer entscheiden.
Gebrauch. Dann heißt es unter anderem: beim LStN Nutzerkennung besorgen,
Zertifi kat beantragen und regelmäßig erneuern, einloggen, um
dann per Download über die Daten zu verfügen – ein wesentlich
aufwändigerer Vorgang als mit der Unterstützung der KDO.tItELtHEMA 13
Besser entscheiden
und steuern
Business Intelligence + Trends +
Prognosen
Data Analytics
Berichtswesen Gesamt-
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Jugend SozIaleS HauSHalt PerSonal
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Medienbruchfrei genehmigen
Digitaler Freigabeworkflow von Infoma newsystem ermöglicht papierlosen Prozess
Diese Zahl hat Aufmerksamkeit verdient: Finanzwesen, die von mehreren Personen der gleichen Oberfläche wie im Bestell- und
Mehr als 80 Prozent der Infoma newsystem- gesichtet, geprüft und freigegeben werden Rechnungsworkflow erfolgt, erweisen sich
Anwender bei der KDO nutzen bereits den müssen, erfolgt mithilfe des Moduls dann auch Systemeinführung und Einweisung
integrierten Rechnungsworkflow – und da- völlig ohne Papier. Das gilt in erster Linie der Mitarbeiter*innen als sehr einfach und
mit die Möglichkeit, den Rechnungsverarbei- für die Freigabe von Tagesabschlüssen, Fi- benötigen nur einen geringen Aufwand.
tungsprozess komplett auf digitale Füße zu bu-Journalen inkl. der Stornierungen und
stellen. Workflow-Lösungen wie der Bestell-/ Umbuchungen sowie Schnittstellenproto- Erfolgreicher Start in Steimbke
Auftragsworkflow unterstützen dabei gleich- kollen aus der Finanzbuchhaltung, aber Das erste Kundenprojekt hat die KDO ge-
zeitig die Umsetzung durchgängig papierloser ebenso für Anordnungsprotokolle aus dem meinsam mit der Samtgemeinde Steimbke
Abläufe im Finanzwesen. Nun vereinfacht eine Bereich Steuern und Abgaben. bereits erfolgreich umgesetzt. Nach einem
weitere digitale Funktion den Arbeitsalltag: Online-Workshop mit den KDO-Beratern
Mit dem neuen Freigabeworkflow von Axians Vorteile klar erkennbar aus dem Team Infoma newsystem, in dem
Infoma lassen sich komfortabel bis dato ana- Erreicht werden mit dem Freigabeworkflow alle relevanten Anforderungen und Infor-
loge in vollständig digitale Freigabeprozesse nicht nur deutlich effizientere Arbeits- mationen besprochen worden waren, ging
umwandeln. abläufe und mehr Transparenz aufgrund der Freigabeworkflow nach der Einrichtung
des jederzeit möglichen Einblicks in den und einer kurzen Testphase für erste Ge-
Der bisherige Medienbruch bei der Geneh- Prozessstatus. Vielmehr sorgen schnellere nehmigungsprozesse hier wie erwartet rei-
migung von Dokumenten ist damit Vergan- Durchlaufzeiten sowie reduzierte Kosten bungslos in Betrieb. Für Isabell Josten keine
genheit. Denn der Freigabeprozess für alle durch den Wegfall von Papier und Druck Überraschung: „Wir haben uns aufgrund
Dokumente und Geschäftsvorfälle aus dem für weitere Vorteile. Da die Bearbeitung auf der positiven Erfahrungen mit dem Rech-
Weitblick und klar angelegte Wege –
der Landschaftssee in Steimbke.Titelthema 15
nungsworkflow direkt für die Nutzung des
EGAL WO
Freigabeworkflows entschieden.“ Und auch
wenn die Fachbereichsleiterin Finanzen der
Samtgemeinde aus dem Landkreis Nienburg
noch den einen oder anderen Wunsch an
EGAL WANN
das System hat, wie zum Beispiel die Bu-
chung und Freigabe von über- und außer-
planmäßigen Ausgaben über den Workflow,
EGAL WIE
ist sie mit der Entscheidung sehr zufrieden,
denn nun „können wir weiter konsequent
den Weg hin zu einer vollständig digitalen
Finanzverwaltung umsetzen“.
Dirk Jürgens MOBIL UND FLEXIBEL IM FINANZWESEN
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KDO-doppik&more ist fit für die Zukunft
Erste Kunden arbeiten bereits mit SAP S/4HANA
Die Finanzmanagementsoftware KDO-doppik&more ist bereit für die gannen wir mit der Konzeptionierung für SAP S/4HANA. Oberste
nächste Generation. Seit 2006 ist die Lösung auf Basis von SAP bei Priorität hatte dabei eine prozessorientierte Arbeitsweise. Wir
KDO-Kunden im Einsatz. In diesem Jahr hat das SAP-team der KDO mit haben sämtliche Arbeitsprozesse unter die Lupe genommen, mit
dem Upgrade von SAP ErP auf SAP S/4HANA einen bahnbrechenden dem Ziel, unseren Anwender*innen eine Software zur Verfügung
technologiewandel vollzogen. zu stellen, die sie in den Arbeitsabläufen optimal unterstützt“,
sagt Annette Schimm.
Die Reformen in den 2000er Jahren läuteten ein neues Zeitalter
im kommunalen Finanzmanagement ein. Denn die verpfl ichtende Dabei haben wir unsere Erfahrungen der letzten 13 Jahre ein-
Umstellung von der Kameralistik auf die Doppik stellte deutsche fl ießen lassen und ein Produkt geschaffen, das bei der täglichen
Kommunen vor große Herausforderungen. Die KDO begegnete die- Arbeit entlastet. Einige Funktionen mussten dabei weichen, dafür
sem Anspruch mit KDO-doppik&more, einer Software für kommu- konnten viele neue Mehrwerte geschaffen werden, die auch zu-
nales Finanzmanagement auf Basis des SAP-ERP-Systems. Die KDO künftigen Anforderungen gerecht werden.“
setzte damit von Anfang an bewusst auf den neuesten technischen
Standard und passte diesen für das kommunale Finanzwesen an, KDO-doppik&more heute
um eine nachhaltige und langlebige Lösung Optisch fällt direkt die moderne und leicht zu bedienende Be-
für ihre Kunden zu schaffen. nutzeroberfläche SAP Fiori ins Auge. „Neben der ansprechenden
Kacheloptik bietet die neue Oberfläche den Vorteil einer visuellen
technologischen Wandel nutzen Darstellung von Arbeitsprozessen, unterstützt bei der Abarbeitung
Im Jahr 2011 legte SAP dann mit von täglichen Aufgaben sowie bei analytischen Auswertungen –
der SAP HANA-Datenbank den und ermöglicht ganz nebenbei mobiles Arbeiten“, beschreibt An-
Grundstein für einen bahn- nette Schimm. Aber auch sonst kann sich das neue Gesamtpaket
brechenden technologischen von KDO-doppik&more sehen lassen: Die Steuerung der Kommunen
Fortschritt, vier Jahre spä- wird durch Transparenz in Echtzeit leichter gemacht, komplexe
ter folgte mit SAP S/4HANA Auswertungen und Ad-hoc-Analysen lassen sich direkt aus dem
der Nachfolger des ERP-Systems. Arbeitsspeicher generieren. Weiterhin werden Bearbeitungspro-
„Auch hier haben wir nicht lange zesse dank der In-Memory-Technologie beschleunigt. Im Oktober
auf uns warten lassen und 2016 die dieses Jahres wurden bereits die ersten beiden Kunden produktiv
SQL-Datenbank auf die SAP HANA- gesetzt. „Im kommenden Jahr folgen zehn und 2023 noch einmal
Datenbank umgestellt“, erklärt 18 Kunden. Zusätzlich entwickeln wir KDO-doppik&more aktuell
Annette Schimm. Klarer Vor- weiter: Wir planen beispielsweise den Ausbau der analytischen
teil des Upgrades: Dank In- Auswertungen und des KDO-Berichtswesens“, verrät Annette
Memory-Technologie werden Schimm abschließend.
die Daten im Arbeitsspeicher
gehalten. So können große Daten- Annette Schimm
mengen schneller verarbeitet und KDO
ausgewertet werden. Mit der Datenbank- 0441 9714-128
Umstellung konnte die Voraussetzung für annette.schimm@kdo.de
SAP S/4HANA erfüllt werden. „2017 be-tItELtHEMA 1７
I T- S IC H E RH E IT U N D D AT E N M AN AG E M E N T F Ü R K OM M U N E N
KDO-E-Magazin: DIG I TAL E AR C H I VI E R U NG
Das kommunale
Finanzwesen von morgen UN D I T- S I C H E R H E I T L E I C H T
Die Digitalisierung hält auch im
G EMAC H T!
Finanzmanagement Einzug: Neue,
smarte Lösungen verzahnen Fach-
bereiche sinnvoll miteinander und
bieten damit ein komfortables und Die DOS Dokumenten Systeme GmbH ist ein KODAK zertifiziertes Document
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Bewerbermanagement leicht gemacht
Digitalisierung des Personalmanagements mit P&I LOGA3 und P&I Bewerber3 in der Stadt Vechta
Ein Bewerbungsprozess ist sowohl für den Arbeitgeber als auch für Einheitlicher Auftritt
den Bewerbenden ein komplexes Unterfangen, in dem beide Parteien E-Mail-Vorlagen ermöglichen mit den zur Verfügung gestell-
sich voneinander überzeugen wollen. Mit der Arbeitserleichterung und ten Formulierungen einen einheitlichen und professionellen
dem modernen Auftritt durch P&I Bewerber3 präsentiert sich die Stadt Auftritt – dabei ist auch die zeitgleiche Kontaktierung mehrerer
Vechta seit März diesen Jahres direkt von Beginn an als attraktiver Bewerber*innen möglich. Die individuelle Gestaltung der Stellen-
Arbeitgeber, der die Digitalisierung auch im Bereich der Personalge- ausschreibungen bietet der Stadt Vechta einen weiteren Mehr-
winnung als Chance verstanden hat. wert. „Durch die Einstellungs- und Gestaltungsmöglichkeiten in
den Veröffentlichungen und dem Jobportal ist es uns gelungen,
Die Stadt Vechta setzt für das Bewerbermanagement das Modul an das Corporate Design unserer Internetseite anzuknüpfen“, er-
P&I Bewerber3 ein und vereinfacht damit den Bewerbungsprozess klärt Stefan Meyer. Bewerbende profitieren bei dem Jobportal von
für die Verwaltung und Bewerbende. Auf einfache Art und Weise der einfachen Kommunikation mit dem zuständigen Ansprech-
gelingt nun die Beteiligung verschiedener Fachbereiche. „Mit we- partner, der selbstständigen Verwaltung ihrer Daten und der un-
nigen Klicks können sowohl Führungskräfte als auch Gremien zur komplizierten Möglichkeit zu Mehrfachbewerbungen. „Gerade
Einsicht aufgefordert werden. Die eingereichten Unterlagen müssen bei dem hohen Aufkommen von Stellenausschreibungen und der
jetzt nicht mehr individuell versendet oder an verschiedenen Orten damit einhergehend hohen Bewerberzahl ist die Bündelung des
abgelegt werden – zeitgleich bleibt der Prozess jederzeit transpa- Bewerbermanagements an zentraler Stelle ein erheblicher Vorteil.
rent. Über Neuigkeiten in einem laufenden Bewerbungsverfahren Zeitgleich präsentieren wir uns mit P&I Bewerber3 als attraktiver
werden wir sofort per E-Mail informiert oder erkennen dies direkt Arbeitgeber, der die Digitalisierung auf allen Ebenen vorantreibt“,
bei Anmeldung im Modul Bewerber3“, erläutert Stefan Meyer, zieht Stefan Meyer ein positives Fazit.
stellvertretender Leiter des Fachdienstes Personal, Organisation
und Wahlen der Stadt Vechta. P&I Bewerber3 erweist sich damit Sinnvoll ergänzt: P&I LOGA3
nicht nur als besonders komfortabel, sondern auch als sicher und Neben dem Bewerbungsprozess stehen auch die Personalprozesse
datenschutzkonform. der Stadt Vechta ganz im Zeichen der Digitalisierung. Bereits
im Jahr 2020 wurde für alle Beschäftigten der Stadt die digitale
Verdienstabrechnung über das neue Mitarbeiterportal P&I LOGA3
eingeführt – „Weg vom Papier!“, so das Motto. „Die digitale Ver-
dienstabrechnung in P&I LOGA3 spart sowohl erheblichen Aufwand
als auch Kosten ein. Zugleich wird Transparenz für die Mitarbei-
tenden geschaffen: Nicht nur sämtliche relevante Unterlagen sind
bei Bedarf einsehbar, sondern es gibt auch einen Überblick über
die über sie gespeicherten personenbezogenen Daten gemäß EU-
DSGVO“, betont Stefan Meyer abschließend.
Gunda Novicic
KDO
0441 9714-206
gunda.novicic@kdo.deKDO-Kunden 19 Die Mandatos Wissen App von SOMACOS Praxiswissen für Kommunalpolitiker SOMACOS, der führende Lösungsanbieter für Sitzungsmanagement und digitale Gremienarbeit, stellt mit der neuen Mandatos Wissen App das große digitale Nachschlagewerk für Kommunalpolitiker*innen bereit. In Sekundenschnelle erhalten die Nutzer*innen kurze und verständliche Erklärungen zu hunderten Begriffen, die ihnen in der kommunalpoli- tischen Praxis begegnen – inkl. der direkt verlinkten Gesetzestexte. Standardwerk „Praxiswissen für Kommunalpolitiker“ digitalisiert Mit der Mandatos Wissen App sind die Inhalte des ABC-Teils aus dem Standardwerk „Praxiswissen für Kommunalpolitiker“ jetzt ganz einfach per App abrufbar – zugeschnitten auf das Bundes- land Niedersachsen. Dieses Standardwerk wurde herausgegeben von Dr. Uwe Brandl, 1. Vizepräsident des deutschen Städte- und Gemeindebundes, und ist im Hüthig Jehle Rehm Verlag erschienen. Rechtssichere Erklärung auf Knopfdruck „Wann immer Sie während einer Sitzung oder deren Vor- und Nach- bereitung auf einen Begriff stoßen, zu dem Sie sich eine kompakte rechtssichere Erklärung wünschen, ist diese nur einen Fingertipp entfernt“, erläutert Bernd Thiem, Geschäftsführer der Somacos GmbH & Co KG. „Dazu erwarten Sie viele weitere spannende Inhalte, die Ihnen die kommunalpolitische Arbeit erleichtern.“ So punktet die App z. B. mit Informationen zu aktuellen Geset- zesänderungen und Gerichtsurteilen im monatlichen Newsletter sowie Erfolgsgeschichten anderer Kommunen. Hilfreiche Videos und Podcasts zu aktuellen Themen der Kommunalpolitik vervoll- ständigen das Angebot. Für alle Interessierten bietet Bernd Thiem gerne einen individuellen Termin an. „Auf Wunsch präsentieren wir die Lösung Mandatos Wissen App kostenfrei und unverbindlich in Ihrer Verwaltung und den Gremienmitgliedern – live oder per Online-Konferenz“, lautet sein Angebot.
2０ KDO-KUNDEN
Prozessorientiertes Wissensmanagement
Pilotprojekt zur Einführung bei der Stadt Osnabrück
Dass Geschäftsprozesse die zentralen Ansatzpunkte zur Digitalisierung Zwei Fliegen mit einer Klappe
der öffentlichen Verwaltung sind und diese ohne ein systematisches Durch Prozessbetrachtungen wurden in Osnabrück gleich zwei
Geschäftsprozessmanagement nicht gelingen kann, bestätigen die Fliegen mit einer Klappe geschlagen: Neben wichtigen Grund-
Ergebnisse einer aktuellen Studie des European research Center for steinen zur Auswahl einer Personalmanagementsoftware und der
Information Systems (ErICS) an der Westfälischen Wilhelms-Universität. Identifi kation von Schnittstellen wurde im Verlauf des Projektes
ein Mehrwert der PICTURE-Methode für den Aufbau eines gesamt-
Vor dem Hintergrund der Digitalisierung im Personalbereich wur- städtischen prozessorientierten Wissensmanagements erkannt.
de im Jahr 2019 im Fachbereich Personal und Organisation der
Stadt Osnabrück ein auf zwei Jahre befristetes Projekt unter dem Fokus: persönlicher Nutzen
Titel „Arbeitswelt im Wandel“ gestartet. „Ziel des Projektes war es, Dabei wurde schnell klar: Für die erfolgreiche Einführung eines
eine ganzheitliche Personalmanagementsoftware zu fi nden. Um prozessorientierten Wissensmanagements ist es wichtig, alle Mit-
die Entscheidung zur Softwareauswahl zu unterstützen, haben arbeitenden ins Boot zu holen. Zu Beginn muss transparent sein:
wir uns für den Einsatz von Prozessmanagement mit PICTURE Was habe ich davon? Warum soll ich meine Zeit einbringen? Im
entschieden“, berichtet Michael Krisch von der Stadt Osnabrück. Gespräch entstehen viele neue Ideen zur Verbesserung der Prozesse
und gleichzeitig Anforderungen an die bestehende oder zukünftige
Organisation der Prozesse und Möglichkeiten zur technischen
Unterstützung.
Zwischen Tradition und Moderne:
Mit Wissensmanagement den demografischen Wandel meistern
Die Stadt Osnabrück stellt sich der
Durch den demografi schen Wandel steht Wissensmanagement in
sich wandelnden Arbeitswelt.
Osnabrück klar im Fokus. Mit Prozessmanagement werden Abläufe
identifi ziert und dokumentiert. Dabei wird die PICTURE-Prozess-KDO-KUNDEN 21
plattform zur Sicherung des vorhandenen Wissens eingesetzt. Die Age-Management
24 PICTURE-Prozessbausteine vereinfachen es, Prozesse stan- Der Einsatz des prozessorientierten Wissensmanagements mit
dardisiert und transparent abzubilden, um diese dann z. B. zur PICTURE wird bei der Stadt Osnabrück derzeit im Rahmen von zwei
Einarbeitung von neuen Teammitgliedern einzusetzen. Pilotprojekten unter dem Thema des Age-Managements erprobt
und im Rahmen einer Bachelorarbeit an der Hochschule Osnabrück
Die Führungsaufgabe wissenschaftlich begleitet und dokumentiert. Die Ergebnisse aus
Neben einem operativen Nutzen soll sich das Prozessdenken und den Pilotprojekten sollen die Grundlage für die zukünftige stadt-
-management bei der Stadt Osnabrück auch langfristig als Füh- weite Umsetzung des Wissensmanagements bilden.
rungsaufgabe etablieren, z. B. im Rahmen der leistungsorientierten
Bezahlung. Weitere Ansatzpunkte für ein Wissensmanagement
ergeben sich für Themen wie Age-Management, die sich über- Christin Kruse
schneidende Einarbeitung von Mitarbeitenden oder das Betriebliche KDO
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400.000 Papierseiten smart digitalisiert!
Samtgemeinde Altes Amt Lemförde setzt auf Sicherheit bei der Digitalisierung
Platzsparend, ein dezentraler Zugriff und eine schnellere Auffindbar- unser Dokumentenmanagementsystem KDO-DMS&more überführt.
keit – die Digitalisierung von haptischen Dokumenten zeigt sich mit Im Ergebnis ist jetzt alles übersichtlich strukturiert und gleich mit
allerlei Vorteilen. Auch die Samtgemeinde Altes Amt Lemförde nutzt einem entsprechenden Berechtigungskonzept versehen.“
das Potenzial für sich. Seit 2014 setzt die Verwaltung auf eine schritt-
weise Digitalisierung verschiedenster Dokumente aus den Bereichen Zusätzlich ermöglicht der Einsatz von KI-Methoden den Aufbau
Grundsteuer und Gewerbesteuer sowie der Liegenschaftsakten. noch effi zienterer Klassifi kationen von Dokumentenstrukturen:
Während der Verarbeitung von Fachakten wird so automatisch
Gerd-Dieter Bühning, der allgemeine Vertreter des Samtgemeinde- erkannt, ob bestimmte Dokumenttypen oder Formulare vorliegen.
bürgermeisters und Leiter der Finanzabteilung, entschied sich mit Per OCR-Technologie lassen sich festgelegte Daten aus Dokumenten
der DOS Dokumenten Systeme GmbH für die sichere Umsetzung auslesen. So können beispielsweise für die Bauakten die belegten
in puncto digitaler Erfassung der Dokumente. Insgesamt wurden Flurstücke ermittelt und in den Metadaten gespeichert werden.
bisher 400.000 Papierseiten – das entspricht etwa 800 Aktenord-
nern – erfolgreich digitalisiert. Aus analog wird digital
Zur Digitalisierung der Dokumente holte sich die Samtgemeinde
Sicher überführt mit DOS Dokumenten Systeme GmbH einen kompetenten Partner
„Die Einbindung eines externen Dienstleisters hat sich für uns bezahlt ins Boot. „Als zertifi ziertes Dienstleistungsunternehmen können
gemacht. Wir haben nicht nur die eigenen personellen Ressourcen wir den reibungslosen Übergang von der analogen zur digitalen
geschont, sondern profitieren jetzt vom ortsunabhängigen Zugriff auf Ablage sichern. So wird beispielsweise auch die Abholung in Si-
die digitalisierten Dokumente“, erklärt Gerd-Dieter Bühning. Und er cherheitsboxen mit den entsprechenden Fachabteilungen exakt
sieht noch einen weiteren entscheidenden Vorteil: „Während terminiert und die Scanarbeiten erfolgen ‚just in time‘. Der fort-
des Digitalisierungsprozesses wurden die ge- laufende Arbeitsalltag wird so mittels dauerhafter Abrufbarkeit
scannten Dokumente gleich mithil- jederzeit gewährleistet“, erklärt Bernd Ellersiek, Inhaber der DOS
fe eines entsprechenden Dokumenten Systeme GmbH. Unter Einhaltung der DIN-ISO-9001-
Aktenplans in Norm werden neben Dokumenten in Standardformaten auch A 0
und größer, A 7 und kleiner, Aktenordner, Hängemappen, Bücher,
versiegelte Dokumente und Zeichnungsablagen digital erfasst.
Und auch um die Aufbewahrung der Originaldokumente kümmert
sich das Unternehmen bei Bedarf: Im hauseigenen DOS-Archiv-
center bietet das Unternehmen den Verwaltungen auf Wunsch die
sichere Einlagerung aller eingescannten Papiere.
Ulrike Schweneker
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ulrike.schweneker@kdo.deKDO-KUNDEN 23
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Digitalisierung von sozialpädagogischen Prozessen
Stetige Weiterentwicklung von KDO-Jugendwesen
Arbeitsabläufe und Aufwände der Sozialen Dienste rücken verstärkt inDer administrative Aufbau der Gliederung ist hochgradig indivi-
den Fokus der Fachsoftware KDO-Jugendwesen– ein erstes Pilotprojekt dualisierbar und kann bei Bedarf spezifi sch gestaltet werden. So
ist bereits gestartet. Mit diesen Neuerungen steht nun ein wichtigerkönnen diverse Ebenen und Unterebenen angelegt werden, denen
Baustein der Digitalisierung von sozialpädagogischen Prozessen zur je nach Bedarf Merkmale zugeordnet werden. Zur Auswahl stehen
Verfügung. „Ressourcen & Risiken“, „Sichtweisen“, „Einschätzungen“ und letzt-
lich auch die defi nierten „Ziele“, die dann im weiteren Verlauf der
Mit der aktuellen Version von KDO-Jugendwesen wurde die Mög- Bearbeitung im Rahmen eines dreigliedrigen Zielsystems weiter
lichkeit geschaffen, einen Falleingangsprozess digital abzubilden. spezifi ziert werden können.
Neben der Implementierung des Falleingangs können auch Diagnose
und Hilfeplanung im KDO-Jugendwesen dargestellt werden. Der Digitaler Falleingangsprozess verfügbar
Aufbau aller Elemente ist dabei im hohen Maße individualisierbar. Die neue Version von KDO-Jugendwesen bietet Kunden die Mög-
lichkeit, den Falleingangsprozess mittels eines digitalen Work-
Jugendamtseigene Gliederungsstruktur hinterlegbar flows abzubilden. Dabei ist der Aufbau des Falleingangs ebenfalls
Für eine standardisierte sozialpädagogische Diagnose und Hilfe- individualisierbar und kann an die fachamtsspezifi schen Abläufe
planung bietet KDO-Jugendwesen ab sofort die Möglichkeit, eine angepasst werden. Dies ermöglicht es, die sozialpädagogische Arbeit
jugendamtseigene Gliederungsstruktur zu hinterlegen. So können von Anfang an zu dokumentieren und in späteren Schritten auch
Inhalt und Ablauf, die das jeweilige Jugendamt erarbeitet hat, in auszuwerten.
der Software abgebildet und digitalisiert werden. Die Diagnose und
Hilfeplanung kann hierbei gesondert betrachtet und im Rahmen der Mit der Erweiterung der Softwarelösung an dieser Stelle wird
eigentlichen SD/WJH-Hilfeleistung integriert oder auch an einen nicht nur die Arbeit des Sozialen Dienstes deutlich stärker in den
spezifi schen Falleingangsprozess angebunden werden. Fokus gerückt, sondern auch die Erfassung der Daten von der
technischen „Zuarbeit“ für die Wirtschaftlichen Jugendhilfe ent-
koppelt. In einem ersten Pilotprojekt stehen die Fachberater*innen
von KDO-Jugendwesen dem Kunden eng zur Seite und erarbeiten
gemeinsam mit einer Projektgruppe die spezifi schen Inhalte von
Falleingang, Diagnose und Hilfeplanung. „Wir freuen uns, gemein-
sam mit unseren Kunden die Bedarfe des Sozialen Dienstes noch
stärker in den Mittelpunkt zu stellen, und unterstützen gerne beim
Transformationsprozess der analogen Arbeitswege ins Digitale“,
so Vanessa Dreyer, Ansprechpartnerin im Team Jugendwesen für
die sozialpädagogischen Prozesse.
Vanessa Dreyer
KDO
0441 9714-262
vanessa.dreyer@kdo.deSCHWErPUNKt VErWALtUNGSDIGItALISIErUNG 25
Flexibles und individuelles Berichtswesen
Erster Projekteinsatz der Business-Intelligence-Lösung für KDO-Jugendwesen
Daten schnell, einfach und sinnvoll nutzen – dafür vertraut die Lan- reichste Stadt des nördlichsten Bundeslandes. Das Kieler Jugendamt
deshauptstadt Kiel als erste Kundin auf das Berichtspaket LÄMMkom umfasst sechs Abteilungen mit 600 Mitarbeiter*innen und ver-
ANALYSE Jugend für KDO-Jugendwesen. antwortet ein Haushaltsvolumen von rund 177 Millionen Euro.
Im März letzten Jahres startete ein gemeinsames Projekt der KDO Das Projekt bei der
mit der Hamburger Business-Intelligence-(BI)-Beratung linkFISH Landeshauptstadt
Consulting. Ziel war es, für das Fachverfahren KDO-Jugendwesen Kiel konnte schnell
eine moderne Business-Intelligence-Lösung zu etablieren. Hierfür und unkompliziert
wurde als Ausgangspunkt die bewährte Controlling- und Ana- realisiert werden.
lysesoftware LÄMMkom ANALYSE der Firma LÄMMERZAHL Bereits nach weni-
gewählt, die im Rahmen des Projektes für KDO-Jugendwesen er- gen Implementie-
weitert wurde. Seit dem erfolgreichen Projektabschluss im Herbst rungstagen waren
steht das Standardberichtspaket Jugend (WJH/ASD) interessierten die neuen Daten
Kund*innen zur Verfügung. verfügbar und das
Projekt konnte in die
Umfängliches Berichtswesen mit einfacher Bedienung fi nale Testphase ge-
Das Berichtspaket LÄMMkom ANALYSE Jugend enthält im Basis- hen. Seit Juli dieses
paket 13 etablierte Standardberichte für den Bereich der Jugend- Jahres steht das Modul
ämter. In diesen fi nden die Nutzer*innen relevante Kennzahlen, allen Anwender*innen
die individuell nach unterschiedlichen Auswertungsdimensionen im Bereich des Jugend-
analysiert werden können. Zusätzlich stellt das Berichtsportal alle hilfe-Controllings zur Verfügung. Hiermit beschreitet Kiel einen
Daten tagesaktuell für die Standardberichte oder Ad-hoc-Analysen weiteren wichtigen Schritt in der Digitalisierung des Berichts-
bereit. Diese können schnell und ohne Programmierkenntnisse von wesens, so Florian Lübbing, Projektleiter und Senior-Berater bei
den Anwendenden selbst per Mausklick erstellt werden. Für die Be- linkFISH Consulting: „Mit der erfolgreichen Einführung von
reiche der Wirtschaftlichen Jugendhilfe und des Sozialen Dienstes LÄMMkom ANALYSE auf Basis von KDO-Jugendwesen kann
können somit das Fachcontrolling und die Kommunikation über das in Kiel bisher aufgebaute stadtweite digitale Berichtswesen
steuerungsrelevante Größen mit politischen Entscheidungsträgern nun schnell und zielgerichtet um diesen wichtigen Baustein des
deutlich effektiver und effi zienter gestaltet werden. Jugendhilfe-Controllings erweitert werden!“
Erfolgreicher Projektabschluss bei der Landeshauptstadt Kiel Weitere Implementierungsprojekte sind bereits geplant und werden
Nun ist das erste Berichtswesen-Paket bei der Landeshauptstadt in Kürze starten.
Kiel gestartet. Als Vorreiter unter den öffentlichen Verwaltungen
führte das dortige Jugendamt LÄMMkom ANALYSE auf Basis
des Fachverfahrens KDO-Jugendwesen ein. linkFISH Consulting Matthias Bruns
begleitete diese Projekteinführung als Implementierungspartner. KDO
0441 9714-230
Kiel ist nicht nur die Landeshauptstadt Schleswig-Holsteins, son- matthias.bruns@kdo.de
dern mit fast 250.000 Einwohner*innen auch die bevölkerungs-2６ SCHWErPUNKt VErWALtUNGSDIGItALISIErUNG
Weniger warten
Durchdachtes Besuchermanagement mit VOIS|tEVIS
Dank VOIS|tEVIS, dem modernen Besucherleitsystem mit qualifizierter nach Standort und Ressourcen. Eine integrierbare Mitbringliste
terminverwaltung, können Kommunen ihren Publikumsverkehr besser vermeidet dabei Mehraufwand durch fehlende Dokumente.
steuern. Damit verringern sich die Wartezeiten für die Bürger*innen –
nicht nur während der Corona-Pandemie eine dankbare Funktion für Aufrufsystem koordiniert vor Ort
alle Beteiligten. Vor Ort übernimmt auf Wunsch dann das Leitsystem TEVIS-ARA:
Besucher*innen mit Termin melden sich mühelos an einem ent-
VOIS|TEVIS startet seinen Prozess durchdacht bereits bei der sprechenden Terminal an, für Laufkunden ist die Vergabe einer
Reservierung oder Anfrage eines Termins über die Website der Wartemarke möglich. Besonders effi zient: Durch ein integriertes
Verwaltung. Nach Angabe des Anliegens erkennt das System den Statistik-Feature können die Anzahl aller Termine und die Frequenz
zeitlichen Umfang und koordiniert so die freien Kapazitäten je der Besuche – auch die der Laufkunden – schnell ermittelt werden.
Impf- und Genesenenstatus digital erfassen
P&I bietet schnelle und EU-DSGVO-konforme Lösung
Die Änderungen innerhalb des Infektionsschutz- ganz einfach die Ausprägung zur Erfassung
gesetzes verpflichten Arbeitnehmer*innen des Impf- oder Genesenenstatus vom Team
Auskunft über den aktuellen Impf- oder Personalwesen der KDO eingepflegt.
Serostatus zu geben. Zur Dokumenta-
tion der hochsensiblen Daten ist ein Schnelle Unterstützung
tool gefragt, das eine schnelle und vor „Von Kunden, die das Paket der er-
allem datenschutzkonforme Möglich- weiterten Personalinformationen
keit der Erfassung bietet – P&I LOGA bereits nutzen, genügt eine kurze
vereint diese beiden Anforderungen. Anforderung über die KDO-Service-
Line. Nach Angabe des Mandanten
Die am 25. November 2021 in Kraft sowie der gewünschten wählbaren
getretenen Änderungen des Infek- Ausprägungen richten wir die Op-
tionsschutzgesetzes fordern schnel- tion umgehend ein. Natürlich sichern
les Handeln seitens der Arbeitgeber, wir auch allen anderen Kunden, die
denn die Möglichkeit zur sicheren das Modul aktuell noch nicht nutzen,
Dokumentation der erfassten Daten ist schnelle Unterstützung zu“, erklärt Gun-
unabdingbar. P&I schaff t dank der bereits da Novicic, Produktmanagerin Personal-
enthalten Maske „Arbeitsmedizinische Vor- wesen bei der KDO.
sorge“ innerhalb der erweiterten Personalinfor-
mationen schnelle Hilfe. Auf Anfrage wird dazuSie können auch lesen
