BACKUP-PARTNERSCHAFT HUK-COBURG UND ENBW - BADEN-BADEN 25.06.2018 - DOXNET

Backup-Partnerschaft HUK-COBURG und EnBW

                Baden-Baden
                 25.06.2018

Die Referenten...

   Heiko Luft       Robert Duisberg   Harald Eichhorn

                                                        3

Grundlage der auf Langfristigkeit ausgelegten Partnerschaft zwischen
                      EnBW und HUK-COBURG
                        ist ein Vertrag über eine
      nicht-kommerzielle Notfall-Lösung auf Gegenseitigkeit
              für die Aufrechterhaltung des notwendigen
               Druck- und Versandservices im Notfall

             Eine wechselseitige Backup-Lösung für die
                   kritischen Massenanwendungen
                 an den Druckzentrumsstandorten der
         HUK-COBURG (Coburg) und der EnBW (Karlsruhe)
        - dies auf Basis der Anforderungen aus dem jeweiligen
              Business Continuity Management (BCM)

                                                                       4

Die HUK-COBURG ist eine Versicherung auf Gegenseitigkeit mit klarem Fokus
auf die privaten Haushalte

   Einer der zehn größten deutschen Versicherungsgruppen
   Mit knapp 12 Millionen Kunden der große Versicherer für Privathaushalte in
    Deutschland
   Kostenführer im Versicherungsmarkt – daher traditionell preisgünstig
   Größter deutscher Autoversicherer mit über 11,6 Millionen versicherten Kfz
   Platz eins in der Rechtsschutzversicherung im Privatgeschäft
   Platz zwei bei privaten Haftpflicht- und Hausratversicherungen
   Lebensversicherung: Niedrige Kosten, niedrige Stornoquoten, hohe Leistungen
   Krankenversicherung: Erfolgreichste Gründung der letzten Jahrzehnte
   HUK24
    Führender deutscher Online-Versicherungsanbieter mit noch günstigeren Konditionen

                                                                                    5

Die EnBW ist einer der vier Grundversorger und Treiber der Energiewende

   Konzernumsatz ca. 22 Mrd. Euro (2017)
   ca. 21.000 Mitarbeiter
   etwa 5,5 Millionen Kunden
   Fokus auf Strom, Gas und Wasser sowie Energielösungen und
    energiewirtschaftlichen Dienstleistungen
   Anteil der erneuerbaren Energien an der gesamten Erzeugungskapazität soll sich von
    19 % (Basisjahr 2012) auf über 40 % im Jahr 2020 mehr als verdoppeln

                                                                                      6

Der Umstieg auf Rollendruck bei weiter steigenden Mengen verbunden mit
stärkeren Risiko-Mgt-Anforderungen erforderten eine neue Backup-Lösung

   Seit 2006 betreibt die HUK-COBURG einen eigenen Logistikstandort für Input und
    Output
   Ab 2012 Umstieg von zentralem Einzelblattdruck auf Rollendruck („White Paper“)
   Bis heute ständig weiter steigende Mengen führen zu weiter steigenden Ausfallrisiken
   Die unternehmensweite Stärkung des Risiko-Managements mit Business-Continuity-
    Management (BCM) und Business-Impact-Analysis (BIA) führten zu erhöhten
    Anforderungen an die Backup-Lösung

➜    Vorstandsauftrag Backup für Druck und Versand

                                                                                       7

Die Entscheidung zum Aufbau eines neuen Printcenters erforderte auch die
Etablierung einer professionellen Backup-Lösung

   EnBW hatte ein veraltetes Printcenter und so stand zunächst die Frage der
    generellen „Eigen- oder Fremdfertigung“ im Raum
   Klare Entscheidung für Eigenfertigung, da Kostenvorteile ggü. Fremdfertigung (auch
    Dienstleister müssten investieren, um EnBW-Anforderungen abzudecken)
   Eigenfertigung bot den weiteren Vorteil, bisher umständehalber an externe
    Dienstleister vergebene Volumina (wieder) kostengünstiger inhouse zu produzieren
   Neue Sicht auf die Bedeutung des Printcenters – verantwortlich für die fristgerechte
    Faktura nach EnWG von etwa 4,3 Mrd. Euro p.a.
   Bewilligung der Investmittel zum Aufbau eines neuen Printcenters in anderer
    Immobilie unter der Auflage, eine den gestiegenen Risiko-Management-
    Anforderungen entsprechende, professionelle Backup-Lösung zu etablieren

➜    Vorstandsauftrag Backup für Druck Versand

                                                                                           8

Grundsätzliche Gemeinsamkeiten und Unterschiede von Backup-Lösungen

kommerziell                                       nicht-kommerziell
   hohe Zuverlässigkeit gemäß abgestimmten          hohe Zuverlässigkeit gemäß abgestimmten
    Servicelevel                                      Servicelevel
   hoher Aufwand zur Einrichtung und                hoher Aufwand zur Einrichtung und
    Übertragung von Druckdatenströmen                 Übertragung von Druckdatenströmen
   fortlaufende Aufwände zur Aufrechterhaltung      fortlaufende Aufwände zur Aufrechterhaltung
    der jederzeitigen Druck- und Kuvertier-           der jederzeitigen Druck- und Kuvertier-
    bereitschaft sowie Postauflieferung               bereitschaft sowie Postauflieferung
   Sehr hoher Aufwand zur Sicherstellung des        ... es kommt auf die Lösung an ...
    vorgeschriebenen und angemessen
    Datenschutzes (§203 StGB, DSGVO, ...)

 sehr hohe Kosten                                 sehr geringe Kosten
                                                     Potenzial zur echten Auftragsdatenverarbeitung
                                                      (z.B. Lastspitzen)

                                                                                                    9

Die erste Prüfung...

                                  branchenfremd
                       nicht überlappende Hochlastphasen
                Unternehmen ähnlicher „Kaliber“ am jeweiligen Markt
                              ähnliche Infrastrukturen

                                                         1 x CS3500
      Einzelblattdrucker            2 x CS3700           Einzelblattdrucker
      halbmaschinelle Kuvertierer                        halbmaschinelle Kuvertierer
      Hausdruckerei                 2 x FusionX          andere Kuvertierer
                                                         Sortieranlagen

                                                                                       10

Wesentliche Herausforderungen

   Angemessener Detaillierungsgrad der Analyse

   Grundsätzliche Verfahren und Prozesse

   DATENSCHUTZ / IT-SICHERHEIT (Technische Architektur)

   Kostenaufkommen und –teilung

   Turnusmäßige, wechselseitige Notfallübungen

   Gleichhaltung der Infrastrukturen bzw. der Gesamtlösung

                                                              11

Die Lösung im Überblick – ausgewählte Fallstricke

   Zwei Arten von Notfällen: plötzlich oder schleichend
   Info Backupgeber bereits bei Anbahnung eines schleichenden Notfalls

   Bei Eintritt Notfall Backupbereitschaft nach der nach 24h folgenden Nachtschicht
   Test Authentizität des Notrufs

   Backupnehmer-Mitarbeiter reisen zum Backupgeber
   vorherige Vereinbarung mit Personalabteilung/Betriebsrat, Aktivierung Not-AZ-Modell

   Backupnehmer-Mitarbeiter produzieren auf Backupgeber-Anlagen
   im Voraus geregelter Zugang, Zuweisung Arbeitsplätze, Einweisung in fremdes Gebäude (inkl.
    Sicherheit/Brandschutz)

   Backupnehmer arbeiten jeweils nachts oder an Wochenenden/Feiertagen
   Hotels müssen „nachtschichttauglich“ sein

   Backupgeber stellt administrativen Begleiter
   „Geisteshaltung in Backupgeber-Org.“, ggf. Sonderschichten auf Backupgeberseite

   Produktion auf Backupgeber-Materialien (außer Beilagen oder Sondermaterialien)
   im Voraus geregelte Logistik (2x)

   Backupbetrieb maximal sechs Wochen
   „geordneter Rückzug“ (z.B. alle Reprints)
                                                                                                 12

Basiskonzeption:
vergleichende Analyse in 8 Kategorien mit 79 Einzelpunkten

                                                                1 – Gemeinsamkeit
    1. TECHNISCHE PRODUKTIONSDETAILS                            2 – Unterschied
    2. NOTFALL-PRODUKTIONSANLAGEN                               2.1 akzeptabel
                                                                2.2 behindernd
    3. ABLAUF NOTFALLPRODUKTION
                                                                2.3 verhindernd
    4. WECHSELSEITIGER MITARBEITEREINSATZ
    5. LOGISTIK
    6. NOTFALLÜBUNG
    7. FUNKTIONSTEST
    8. AUFSICHTSGREMIEN
    Anlagen: Notfallplan Post-Dienstleister; Statusprotokolle

                                                                                    13

EnBW hat Notfall                        Regelbetrieb                             HUK hat Notfall
                            Komponenten NICHT vom Notfall betroffen                                        Komponenten NICHT vom Notfall betroffen

                                                           OMS
                                                           OMS                                                                           OMS
Backupnehmer

                                                                               Backupnehmer
                                                          EnBW
                                                          EnBW                                                                            HUK

                                                                                              HUK-COBURG
               EnBW

                             Prisma                                                                        Prisma
                              EnBW                                                                           HUK
                                                                                                           Prisma
                                                     Controller                                              HUK                   Controller
                                                        EnBW                                                                            HUK

                                           323 km                                                                          323 km

                                                                                Prisma
                                                      Prisma                                                                         Prisma
Backupgeber

                                                                               Backupgeber
                            Prisma                                                  (HUK)                  Prisma
                                                         HUK                                                                          EnBW
               HUK-COBURG

                             EnBW                                                                            HUK

                                                                                              EnBW
                                                                      Controller HUK
                                                    Controller                                                                     Controller
                                                         HUK                                                                          EnBW

                                                                                                                                                     14

Komplexe Vertragsgestaltung mit vielen Parteien

                        05.16 06.16 07.16 08.16 09.16 10.16 11.16 12.16 01.17 02.17 03.17 04.17 05.17 06.17 07.17 08.17

   Letter-of-Intent 1

   Letter-of-Intent 2

Vertragsverhandlung

       "First-Page"                                                                                          X     X

     Notfallübungen                                                                                                    ab 2018

                                                                                                                          15

Nach der Unterschrift fängt die Arbeit an...

   Abstimmung, Planung und Durchführung der wechselseitigen
    Notfallübungen
   Kritische Prüfung JEDWEDER Änderungen der eigenen Infrastruktur, ob
    Backup-Partner betroffen sein könnte
   Regelmäßige Abstimmung zu allen Fragen der Backup-Partnerschaft
      technisch
      strategisch
      prozessual
      organisatorisch

   Fokussierung möglichst auf Rollen und nicht auf Personen

                                                                          16

Der Erfolg kommt durch zwei engagierte Teams mit einem starken
„man in the middle“

Gemeinsame kritische Würdigung
   Rückblickend würden wir wieder genauso agieren; Entscheidungen in
    kritischen Phasen waren richtig (z.B. LoI 2)
   Erfolgsbegünstigend waren wenige, hochkompetente Personen, die nur in
    Ausnahmefällen bzw. zu (finalen) Abstimmungen weitere Experten
    hinzuziehen mussten
   Die Pflicht Tagesgeschäft ist vor allem jetzt der „Feind“ der vermeintlichen
    Kür Backup-Partnerschaft
   Diese Infrastruktur für den Backupfall eröffnet die Möglichkeit einer
    weiterführenden, dann kommerziellen Nutzung mit geänderten
    Verantwortlichkeiten im Sinne einer Auftragsdatenverarbeitung (z.B.
    Übernahme von Lastspitzen des Partners)

Fazit: Druck verbindet – auch branchenübergreifend

                                                                                   17

Backup-Partnerschaft für alle ?

                                  18

Wir danken für Ihre Aufmerksamkeit

   Heiko Luft                                          Harald Eichhorn
  h.luft@enbw.com                                  harald.eichhorn@huk-coburg.de

                       Robert Duisberg
                    robert.duisberg@insentis.com

                                                                               19

20

Kommunikation...

                   21