CSR Guide Decisions For The Future Entschei dungen für die Zukunft - OTRS Group
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CSR Guide
Decisions For The Future
Entscheidungen für die Zukunft
1CONTENTS INHALT
1 Introduction 3 1 Einleitung 3
1.1 Definition of Corporate Social Responsibility 1.1 Definition Corporate Social Responsibility
1.2 OTRS Group‘s CSR mission 1.2 Die CSR-Mission der OTRS Group
2 Implementation of a CSR Strategy 4 2. Umsetzung einer CSR-Strategie 4
2.1 The Overall Strategy 2.1 Die Gesamtstrategie
2.2 Implementation of CSR Initiatives 2.2 Umsetzung von CSR-Maßnahmen
2.3 Evaluation 2.3 Evaluation
3 Frequently Asked Questions 5 3 Frequently Asked Questions 5
4 Getting an Event Off the Ground – To Dos 6 4 Ein Event auf die Beine stellen – To Dos 6
2“ If many people take many small steps,
they can achieve great things.
Wenn viele kleine Menschen viele kleine
Schritte tun, können sie Großes erreichen.
“
1 Introduction
Einleitung
1.1 Definition of Corporate Social Responsibility 1.1 Definition Corporate Social Responsibility
Every individual and every institution of a society Jedes Individuum und jede Institution einer Gesellschaft trägt
bears responsibility for ensuring a sustainable Verantwortung für einen nachhaltigen Umgang mit seiner/
approach to its environment in economic, ecological ihrer Umwelt in ökonomischer, ökologischer und sozialer
and social terms. Hinsicht.
As part of corporate social responsibility (CSR), Im Rahmen von Corporate Social Responsibility (CSR)
companies make a voluntary contribution in these leisten Unternehmen freiwillig einen Beitrag und übernehmen
areas and thus assume social responsibility beyond somit gesellschaftliche Verantwortung über ihre rechtlichen
their legal obligations. CSR activities are an integral Pflichten hinaus. CSR-Aktivitäten sind ein fester Bestandteil
part of many companies. vieler Unternehmen.
1.2 OTRS Group‘s CSR Mission 1.2 Die CSR-Mission der OTRS Group
It is also important for us, the OTRS Group, to make Auch für uns, die OTRS Group, ist es wichtig, einen
such a contribution and to take responsibility for the nachhaltigen Beitrag zu leisten und Verantwortung für die
environment and our role in society. A CSR team Umwelt und die Gesellschaft zu übernehmen. Hierfür wurde
within Human Relations has been set up for this ein CSR-Team innerhalb von Human Relations gegründet; wir
purpose; we (Nele & Johanna) support you in the (Nele & Johanna) unterstützen euch bei der Umsetzung von
implementation of CSR activities. CSR-Aktivitäten.
The focus of our CSR mission is on initiatives for Der Schwerpunkt unserer CSR-Mission legen wir auf
ecological sustainability in order to set a medium- Initiativen zur ökologischen Nachhaltigkeit, um damit
term example for the preservation of the living mittelfristig Zeichen für die Erhaltung des Lebensraumes zu
space, be it for humans or animals. Topics with the setzen, sei es für Mensch oder Tier. Besonders am Herzen
following focus are particularly close to our hearts: liegen uns Themen mit folgendem Fokus:
§ Conscious use of resources (paper, water, § Bewusster Umgang mit Ressourcen (Papier, Wasser,
energy, food, items, etc.) Energie, Lebensmitteln, Gegenständen etc.)
§ Waste avoidance & recycling § Müllvermeidung & Recycling
In addition, supporting social institutions and Darüber hinaus ist die Unterstützung sozialer Einrichtungen
projects is another cornerstone of our CSR mission. und Projekte mit Fokus oben genannter Themen ein weiterer
The following focal points are important to us: Grundpfeiler unserer CSR-Mission. Folgende Schwerpunkte
§ Support for people & animals in need in sind uns wichtig:
connection with sustainability § Unterstützung von Menschen & Tieren in Not in
§ Education on the topic of sustainability Verbindung mit Nachhaltigkeit
§ Bildung zum Thema Nachhaltigkeit
The focus of our contribution is time & in-kind
donations, and it is important to us that the support Der Mittelpunkt unseres Beitrags liegt in Zeit- &
actually goes where it is needed. Sachspenden, wobei es uns ist wichtig, dass die
Unterstützung tatsächlich dort ankommt, wo sie benötigt
We strive for longer-term cooperation with wird.
organizations.
Wir streben eine längerfristige Zusammenarbeit mit
We also aim to strengthen team spirit and our Organisationen an.
employer brand with our CSR activities.
Mit unseren CSR-Aktionen möchten wir zudem den
Teamspirit und unsere Arbeitgebermarke stärken.
32 Implementation of a CSR Strategy
Umsetzung einer CSR-Strategie
2.1 Overall Strategy 2.1 Gesamtstrategie
§ The CSR team evaluates, initiates and organizes § Das CSR-Team evaluiert, initiiert und organisiert Projekte/
projects/initiatives/actions that fit the above Initiativen/Aktionen, die zu den oben genannten Themen
topics. passen.
§ In addition, we welcome your initiative to § Darüber hinaus freuen wir uns über eure Initiative, selbst
propose and implement CSR measures yourself. CSR-Maßnahmen vorzuschlagen und durchzuführen.
§ CSR activities are to become an integral part of § CSR-Aktivitäten sollen zudem bei Offsites und
offsites and team events. Teamevents fester Bestandteil werden.
§ Due to our decentralized organization, we always § Aufgrund unserer dezentralen Organisation wollen wir
want to carry out CSR activities as globally as CSR-Aktivitäten immer so global wie möglich durchführen.
possible. § Wir halten zudem Ausschau nach Kooperationen, um
§ We are also looking for cooperations in order to einerseits von deren Erfahrungen zu profitieren und um
benefit from their experience on the one hand uns andererseits einbringen zu können.
and to be able to contribute on the other.
2.2 CSR Day
2.2 CSR Day Jedem Kollegen stehen pro Jahr maximal zwei
Each colleague has a maximum of two working Arbeitstage/16 Stunden zur Verfügung, um diese für
days/16 hours per year to use for environmental and ökologische und soziale CSR-Aktivitäten zu nutzen. Wir
social CSR activities. We would like to see this time wünschen uns, dass diese Zeit ausgeschöpft wird.
utilized.
Beispiele, wofür der CSR Day genutzt werden kann:
Examples of what CSR Day can be used for: § Selbst organisiert: Mitarbeit bei der freiwilligen Feuerwehr,
§ Self-organized: Volunteering with the volunteer Unterstützung beim Deutsch-Lernen, freiwillige Mitarbeit
fire department, helping people learn German, bei einer Naturschutzorganisation.
volunteering at the conservation organization. § Von uns/OTRS Group organisiert: Mitarbeit bei der
§ Organized by us/OTRS Group: Working at the Tafel, Sachspende an Obdachlose, Teilnahme an
food bank, donating goods to the homeless, Müllsammelaktionen.
participate in trash collection events.
2.3 Evaluation
2.3 Evaluation Entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung und langfristige
The following are crucial for the successful Fortsetzung unserer Ideen sind:
implementation and long-term continuation of our § Realistische Maßnahmen
ideas: Wir wählen pragmatische und realistische Maßnahmen
§ Feasible and realistic goals aus, die sich einfach umsetzen und möglichst
We choose pragmatic and realistic measures dauerhaft integrieren lassen. So erhöhen wir die
that can be easily implemented and integrated Erfolgswahrscheinlichkeit und die Bereitschaft
as permanently as possible. In this way, we mitzuwirken – vor allem auf lange Sicht.
increase the probability of success and the § Wirkungsvolle Ergebnisse
willingness to participate – especially in the long Nicht bei jeder Aktivität wird der Effekt sofort sichtbar/
term. spürbar sein, dennoch wollen wir darauf achten, dass
§ Impactful Results unser Handeln tatsächlich zu einem wirkungsvollen und
Not every activity will have an immediate visible/ nachhaltigen Ergebnis führt und der Empfänger einer
perceptible effect, yet we want to make sure Spende tatsächlich davon profitiert.
that our actions actually lead to an impactful and § Aktivitäten-Werte-Fit
sustainable result and the recipient of a donation Uns ist wichtig, dass ausgewählte CSR-Aktivitäten im
actually benefits from it. Einklang mit unseren Unternehmenswerten stehen. Im
§ Activities-Values-Fit optimalen Fall sorgt die Maßnahme darüber hinaus für ein
It is important to us that selected CSR activities gutes Gefühl (Ich trage aktiv etwas bei) und/oder erzeugt
are in line with our corporate values. In the ein Wir-Gefühl.
optimum case, the measure also provides a
good feeling (I am actively contributing) and/or
creates a sense of “we”.
43 Frequently Asked Questions
Who Can Participate? Wer kann mitmachen?
Anyone who is permanently employed by OTRS Jeder, der fest bei der OTRS Group angestellt ist, kann sich
Group can participate in environmental and social im Rahmen der zeitlichen Vorgabe an ökologischen und
activities within the time frame set. sozialen Aktivitäten beteiligen.
For How Long/How Often Can Employees Wie lange/wie oft können Mitarbeiter an CSR-Aktionen
Participate in CSR Activities? teilnehmen?
Each colleague has two days/16 hours per year Jedem Kollegen stehen pro Jahr zwei Tage/16 Stunden im
available for CSR activities during his or her working Rahmen seiner Arbeitszeit für CSR-Aktivitäten zur Verfügung.
hours. The time frame of two days can be flexibly Der Zeitrahmen von zwei Tagen kann flexibel eingeteilt
divided, i.e. employees can commit themselves werden, d.h. Mitarbeiter können sich mehrmals pro Jahr
several times a year to several hours of social mehrere Stunden sozial engagieren oder aber auch an zwei
work, or they can can participate in a project that Tagen hintereinander an einem Projekt arbeiten. Die Zeit für
takes two consecutive days. The time for travel is Anfahrtswege ist darin inkludiert. CSR-Tage können nicht auf
included. CSR days cannot be carried over to the das nächste Jahr übertragen werden.
next year. The cost of travel is generally covered if Die Kosten für Fahrtwege werden grundsätzlich
the event is in the vicinity of the colleagues‘s place übernommen, wenn das Event im Umfeld des Arbeitsortes
of work. The teams are asked to form car pools des Kollegen liegt. Dabei werden die Teams dazu
and, if available, to use company cars or job bikes. aufgefordert, Fahrgemeinschaften zu bilden und besonders
The reimbursement of further expenses during the auch Firmenwagen oder Firmenfahrräder, wenn vorhanden,
CSR campaign will only be assumed after individual zu nutzen. Die Erstattung von weiteren Ausgaben während
consultation. der CSR-Aktion werden nur nach persönlicher Rücksprache
übernommen.
Do I Have to Ask or Inform My Superior?
Yes, participation in CSR projects must take place Muss ich meinen Vorgesetzten fragen bzw. informieren?
in consultation with the superior. An oral agreement Ja, die Teilnahme an CSR-Projekten muss in Absprache mit
is sufficient. dem Vorgesetzten erfolgen. Hierbei reicht eine mündliche
Absprache.
What Do I Do If I Have an Idea?
We strongly welcome you to develop or contribute Was tue ich, wenn ich eine Idee habe?
your own ideas! It doesn’t matter whether projects Wir begrüßen es sehr wenn ihr eigene Ideen entwickelt
take place globally or locally, whether you want to oder einbringt! Ganz egal, ob Projekte global oder lokal
do something as an individual or get something stattfinden, ob ihr als Einzelperson etwas tun möchtet oder
going as a group. als Gruppe etwas auf die Beine stellen wollt.
Main contact persons for CSR activities are Nele Hauptansprechpartner für CSR-Aktivitäten sind Nele
and Johanna. Just send us an email with a short und Johanna. Sendet uns einfach eine E-Mail mit
description to csr@otrs.com & we will get back to Kurzbeschreibung an csr@otrs.com & wir melden uns.
you.
Welche Projekte sind zulässig/welche nicht?
Which Projects Are Eligible/Which Are Not? Grundsätzlich möchten wir in erster Linie einen Beitrag zur
In principle, we would like to make a contribution ökologischen Nachhaltigkeit und zur Unterstützung sozial
primarily to ecological sustainability issues and benachteiligter Gruppen (Menschen und Tiere) leisten.
to support socially disadvantaged groups (people Wir versuchen Projekte mit objektivem Hintergrund zu
and animals). We try to support projects with an unterstützen, die nicht religiös oder politisch motiviert sind
objective background that are not religiously or oder Einzelinteressen dienen.
politically motivated nor which serve individual
interests. Machen wir unser Engagement auch publik?
„Tu gutes und sprich darüber“ – In diesem Sinne möchten
Do We Make Our Commitment Public? wir unsere CSR-Aktivitäten in- und extern Nutzen, um andere
„Do good and talk about it“ - In this spirit, we zu inspirieren und unsere Arbeit sichtbar zu machen. Euer
would like to use our CSR activities internally and Einverständnis vorausgesetzt, machen wir daher während
externally to inspire others and make our work der CSR-Aktivität Fotos, die dann intern oder extern
visible. With your consent, we will therefore take veröffentlicht werden.
photos during the CSR activity, which will then be
published internally or externally.
54 Initiate a CSR Activity Yourself – To Dos
Selbst eine CSR-Aktion initiieren – To Dos
We recommend the following procedure to start a Wir empfehlen folgenden Ablauf zum Start einer CSR-
CSR activity on your own: Aktion, die du selbst organisierst:
1. 2. 1. 2.
Establish first Get approval by Erstkontakt Freigabe
contact CSR team herstellen durch CSR-Team
einholen
4. 3. 4. 3.
Send email Arrange E-Mail an Details mit
to colleagues details with Kollegen Organisation
organization senden absprechen
5. Forward
6. 5. Teilnehmerzahl 6.
Clarify Logistische
number of logistical details an Organisation Details klären
participants melden
7. 7.
Activity Aktion
takes place findet statt
1. Establish initial contact with the potential 1. Ersten Kontakt mit potenzieller Organisation herstellen
organization and clarify whether a CSR activity is und klären, ob eine CSR-Aktion generell möglich ist und
generally possible and what concrete support would welche konkrete Unterstützung hilfreich wäre.
be helpful.
2. Bei positiver Rückmeldung der Organisation,
2. If the organization gives positive feedback, get Freigabe durch das CSR-Team (csr@otrs.com)
approval by the CSR team (csr@otrs.com). Do einholen. Kurzbeschreibung und Kostenaufstellung (ggf.
not forget a brief description and costs overview Spendenumfang) nicht vergessen.
(amount of donation, if applicable).
3. Rücksprache über Details mit der Organisation halten:
3. Arrange details with organization: date, specific Datum, konkrete Tätigkeiten (oder Spende), Anzahl
activities (or amount), number of people needed. benötigter Personen.
4. Send email to colleagues to call for participation 4. E-Mail an Kollegen senden, um zur Teilnahme an Aktion
in the activity and clarify the number of participants. aufzurufen und Teilnehmeranzahl zu klären.
5. Forward the number of participants to the 5. Teilnehmeranzahl an Organisation weiterleiten.
organization.
6. Logistische Details klären und an Teilnehmer
6. Clarify logistical details and communicate them kommunizieren: Anfahrt, Ablauf, Fotohinweis &
to participants: How to get there, procedure, photo Einverständniserklärung. Für (Sach-)Spende: Abgabefrist-
reference & consent form. For (in-kind) donation: und ort.
deadline and place.
7. Aktion findet statt. Wir freuen uns über Fotos
7. Activitiy takes place. We are happy to receive zur internen und externen Verwendung unter
photos for internal and external use, taking into Berücksichtigung des Einverständnisses der abgelichteten
account the consent of the photographed persons, Personen, aber auch über euer Feedback, wie es lief und
but also about your feedback, how it went, and welchen Eindruck ihr gewonnen habt! Gern persönlich auf
what impression you have gained! Gladly in person der Tonspur oder über csr@otrs.com.
(video call) or via csr@otrs.com.
6CSR Team
Nele & Johanna
csr@otrs.com
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