Cyberkriminalität Die unsichtbare Gefahr - Webkonferenzen Einfach und sicher mit KDO-Meeting - KDO.de
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JULI 2020
Cyberkriminalität
Die unsichtbare Gefahr
Webkonferenzen Verwaltungsdigitalisierung Erfolgreiches Upgrade
Einfach und sicher mit KDO gestaltet interne und Stadt Cloppenburg
KDO-Meeting externe Digitalisierung zufrieden mit VOIS|MESO
2 Online-Ausgabe
KOM:in digital
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Editorial 3
Die Krise als Chance.
Digitalisierung kommunal gestalten.
Liebe Leserin, lieber Leser,
unsere Welt hat sich in diesem Jahr verändert – in einer Dimension Anwendungen und arbeiten an
und Geschwindigkeit, die niemand für möglich gehalten hätte. Innovationen – alles, um Ihnen
Der eingetretene Wandel durch die Corona-Pandemie betrifft alle einen sicheren Rahmen für Ihr
Lebensbereiche. Kerngeschäft zu bieten.
In unserer Arbeitswelt wird dies vor allem durch einen Digitali- Abschließend möchte ich Sie
sierungsschub spürbar. Zu den Brandthemen zählen jetzt neben auf ein neues Format aufmerk-
der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes und der internen Di- sam machen: die E-Magazin-
gitalisierung auch Themen wie Homeoffice und Online-Kommu- Serien der KDO. In den kostenlosen Ratgebern fokussieren sich
nikation mit den daraus erwachsenen Ansprüchen an Datenschutz, unsere IT-Experten auf einen Brennpunkt, beleuchten ihn von
Informationssicherheit, IT-Infrastruktur sowie -Performance. allen Seiten und stellen Lösungsvorschläge für Sie zusammen.
Als Ihr Wegbereiter und Wegbegleiter in die kommunale Zukunft Ich wünsche Ihnen eine spannende Lektüre.
haben wir vorgedacht und bieten Ihnen bereits ineinandergreifende
IT-Lösungen, die diese neue Arbeitswelt gestalten. Viele Anregun- Ihr
gen und Geschichten aus dem kommunalen Alltag finden Sie dazu
in dieser neuen Ausgabe der KOM:in. Gleichzeitig krempeln wir hin-
ter den Kulissen die Ärmel hoch, denn der Bereich IT steht niemals
still. Wir stellen uns beständig auf den Prüfstand, verbessern unsere Dr. Rolf Beyer
Verbandsgeschäftsführer
4 Inhalt
Inhalt SCHWERPUNKT VERWALTUNGSDIGITALISIERUNG
20 Hereinspaziert!
Die ersten Kommunen ziehen in ihr virtuelles Rathaus
INFOS & NEWS 22 Intelligentes Vorlagenmanagement
06 Wie das Corona-Virus die Arbeitswelt verändert Die KDO rollt SmartDocuments aus
Sechs Statements der KDO und ihrer Kunden 24 Verwaltungsdigitalisierung – keine halbe Sache!
08 Arbeiten im Technologiequartier DMS-und Workflow-Lösung: Herzstück mit Erfolgsfaktor
KDO erwirbt Büroneubau in Wechloy 25 Sitzungsmanagement und Gremienarbeit
09 Working@Home SOMACOS bietet digitales Komplettpaket
Die E-Magazin-Serie der KDO
KDO-KUNDEN
10 Lassen Sie uns im Gespräch bleiben!
Ihre Meinung ist gefragt. 26 INSPIRE, fertig, los!
Landkreis Ammerland auf der Zielgeraden
11 Kurznews
27 Gemeinsam zum Ziel
Anwender gestalten KDO-Jugendwesen aktiv mit
TITELTHEMA
28 Mit Tempo zur digitalen Verwaltung
12 Attacken aus dem weltweiten Netz Den Wechsel auf Infoma newsystem sieht die
KDO als Garant für Informationssicherheit Stadt Brake (Unterweser) als Chance
14 Ein falscher Klick genügt KDO-PARTNER
Mitarbeiter regelmäßig sensibilisieren
29 Letzte Ruhe neu gedacht
15 Defizite bei der Umsetzung der EU-DSGVO HADES – Software für den Friedhof
Niedersächsische Kommunen müssen noch aufholen
30 Personalprozesse auf Innovationskurs
16 Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten Neues Mitarbeiter- & Führungskräfte-Webportal geht „live“
Artikel 30 EU-DSGVO mit pmDSR einfach umsetzen
32 Erfolgreich umgestellt
Stadt Cloppenburg setzt auf VOIS|MESO
KDO INNOVATIV 33 Chancengewinner
Online-Meetings und -webinare
18 Materialmanagement
Portfolioerweiterung für KDO-doppik&more geplant 33 Der heiße Draht zur Hilfe: 0800 KDO HELP
KDO-ServiceLine kanalisiert Kommunikationswege
18 Webkonferenzen
Einfach und sicher mit KDO-Meeting
ZU GUTER LETZT
19 Termine einfach machen mit KDO-Survey
34 Filmreif!
Ein kostenloser Service der KDO
Ausflugsziele: die schönsten Drehorte Norddeutschlands
19 Wertvolle Daten sinnvoll nutzen
35 Rätselspaß für zwischendurch
Business -Intelligence-Lösung für KDO-Jugendwesen
Das neue KOM:in Sudoku
35 Impressum
Inhalt 5
Garant für Informationssicherheit Verwaltungsdigitalisierung gestalten
Cyberangriffe bedrohen Kommunen Wie kann die Modernisierung im öffent-
und Wirtschaft. Was ist zu tun, um lichen Bereich effizient und nachhaltig
Informationssicherheit und Datenschutz gelingen? Die KDO bietet Lösungen.
zu gewährleisten?
12 20
18 32
Erfolgreich auf VOIS|MESO umgestellt
Webkonferenzen einfach und sicher Die Schließung der Bürgerbüros aufgrund
Ob Besprechung, Präsentation oder von Corona begriff die Stadt Cloppenburg
Schulung – KDO-Meeting bietet den als Chance und zog das Upgrade auf
passenden virtuellen Konferenzraum. VOIS|MESO vor.
6 Infos & News
Wie das Corona-Virus die Arbeitswelt verändert
Sechs Statements zu den Erfahrungen der KDO und ihrer Kunden
Brigitte Fuchs,
Bürgermeisterin
der Stadt Elsfleth
Plötzlich Homeoffice
Die Pandemie war für uns alle ein Schock.
Dank der KDO-Cloud-Arbeitsplätze
Dr. Rolf Beyer,
konnten wir schnell reagieren und rund
Verbandsgeschäftsführer KDO
die Hälfte unserer Beschäftigten ins
Homeoffice entsenden. Inzwischen hat
Verantwortung übernehmen sich die Situation wieder normalisiert
und Zusammenhalt leben und fast alle Mitarbeiter/innen sind
Zum Glück waren wir durch unser Notfallmanagement wieder an ihren Arbeitsplatz zurückgekehrt.
auf den Krisenfall vorbereitet! Wir konnten unsere Die Heimarbeit wird aber nicht ganz
Beschäftigten sofort vollständig ins Homeoffice schicken, wieder verschwinden. Sie hat sich bei uns
um sie zu schützen und unseren Betrieb sowie die Services in kurzer Zeit so gut etabliert, dass
kontinuierlich aufrechtzuerhalten. Was nicht planbar war: wir sie für einige Bereiche dauerhaft
der neue Alltag mit der emotionalen Belastung vieler ermöglichen werden.
Mitarbeiter und Familien. Wir als Arbeitgeber unterstützen,
wo wir können, und die KDOler danken es mit ihrer
Zuverlässigkeit und ihrem unermüdlichem Arbeitseinsatz.
Ich bin wirklich stolz auf unsere Mannschaft.
Lars Welzel,
Auftrags- und Vertragsmanagement KDO
Jobstart in Corona-Zeiten
Ich bin seit dem 15. April bei der KDO tätig. Alle Vorstellungsgespräche,
die Onboarding-Prozesse und größtenteils auch die Einarbeitung erfolgten
aufgrund der Kontaktbeschränkungen online. Die KDO hat es trotzdem
geschafft, mir einen sehr herzlichen Empfang zu bereiten, und
mich mit einer flexiblen Einarbeitung gut an Bord geholt.
Infos & News 7
Karina Rohn,
Produktmanagerin
Dokumentenmanagement KDO
Der Spagat zwischen Beruf und Familie
Nach dem Anfangsschock galt es für meinen Mann und mich, gemeinsam einen Weg zu finden,
um unseren Kindern, der Arbeit und bestenfalls auch noch uns selbst gerecht zu werden.
Unsere Strategie: Betreuung und Belastungen teilen. Und: nicht zu streng sein –
weder zu sich noch zu den anderen. Dass das so klappt, verdanke ich auch
dem Homeoffice-Angebot der KDO und der Möglichkeit, mir meine Arbeitszeit
flexibel einzuteilen.
Frank Slotta,
Produktmanager
Rechenzentrum und Netze KDO
Carsten Stammermann, Wir sind ein Team
Leiter des Bürgeramtes Wir haben nicht nur 350 Kollegen,
der Stadt Cloppenburg sondern auch viele Kunden in kürzester
Zeit homeofficefähig gemacht.
Alle an einem Strang Immer unter der Maxime, ein funktionierendes
Die Schließung unserer Kommune haben wir nach Gemeinwesen zu sichern.
einer kurzen Orientierungsphase unter anderem Es war aufreibend, aber auch beeindruckend.
für das notwendige Upgrade von MESO, unserer Denn die KDO hat trotz des Ausnahmezustandes
Software für das Einwohnermeldewesen, auf die neue bereichsübergreifend und mit vollem
Version VOIS|MESO genutzt. Wir haben dabei als Team Einsatz zusammengearbeitet.
und gemeinsam mit der KDO an einem Strang Und wenn man sich bewusst macht,
gezogen. Ich kann nur sagen: Das gesamte dass man dadurch Leben schützt, dann
Projekt ist top gelaufen! ist das schon etwas Besonderes.
8 Infos & News
Arbeiten im Technologiequartier
KDO erwirbt Büroneubau in Wechloy
ten Anbindung an unser Haupthaus in
der Elsässer Straße und das öffentliche
Verkehrsnetz, sondern auch mit seiner
Nähe zur Universität. Denn viele unse-
rer jetzigen Fachkräfte sind ehemalige
Absolventen, die uns bereits als Werk-
studenten begleitet haben. Zusätzlich
stellt das moderne Gebäude mit seinen
lichtdurchfluteten Büros eine attraktive
Arbeitsumgebung sicher. Alles in allem
sind dies wichtige Faktoren im derzeiti-
gen Wettbewerb um Fachkräfte“, führt
Christiane Beier, Leiterin Facility- und
Outputmanagement bei der KDO, aus.
Innovatives Umfeld
„Mit der KDO und den weiteren Unter-
nehmen ist ein IT-Kompetenzzentrum
entstanden, das den Nutzern optima-
Nicht umsonst trägt Oldenburg den Titel „Stadt der Wissenschaft“, le Voraussetzungen für weiteres Wachstum bietet und hervor-
denn Unternehmen und Forschung arbeiten hier schon seit Langem ragend in das Quartier passt“, ist sich Ralph Wilken, Leiter der
Hand in Hand. Um die Vernetzung weiter voranzutreiben, wird aktuell Wirtschaftsförderung Stadt Oldenburg, sicher. Insgesamt umfasst
ein einzigartiger Standort für technologieorientierte Unternehmen der TPO einen Bereich von rund 26 Hektar vorrangig ehema-
entwickelt. Auch die KDO hat sich in diesem inspirierenden Umfeld liger Gewerbeflächen. Dank der Nähe zur Universität und zum
einen Standort gesichert. Technologie- und Gründerzentrum bieten sich innovations- und
technologieorientierten Unternehmen ebenso wie universitären
Im März wurde das neue Bürogebäude Im Technologiepark 6 Einrichtungen und Forschungszentren große Chancen. „Gegen-
fertiggestellt. „Seit Jahren verzeichnet die KDO ein kontinuierli- über vom dem fertiggestellten Neubau wird z. B. das Alfred-We-
ches Wachstum. Mit dem Erwerb des Neubaus im Technologiepark gener-Institut ein Forschungszentrum für das Helmholtz-Institut
Oldenburg (TPO) haben wir einen wichtigen Meilenstein unserer für Funktionelle Marine Biodiversität (HIFMB) errichten“, zeigt
Expansionsstrategie erfüllt. Bei der Standortwahl war für uns Ralph Wilken die weitere Entwicklung auf.
als Technologiepartner für die Verwaltung nicht zuletzt das dort
entstehende innovative Umfeld ausschlaggebend“, erklärt Dr. Rolf
Beyer, Verbandsgeschäftsführer der KDO.
Christiane Beier
Ideale Standortwahl KDO
Das sogenannte Technologiequartier Oldenburg (TQO) ergänzt die 0441 9714-2727
bestehenden Standorte der KDO. „Das TQO liegt mitten im TPO“, christiane.beier@kdo.de
schmunzelt Christiane Beier. „Es punktet nicht nur mit der gu-
Infos & News 9
Working@Home
Die E-Magazin-Serie der KDO
Viele Kommunen haben in den letzten Monaten auf die Arbeitsform teilungsleiterin Vertrags- und Kundenmanagement bei der KDO,
Homeoffice gesetzt. Was als Krisenintervention während der Corona- neugierig. „In der ersten Ausgabe erhalten Sie viele Tipps und
Pandemie begann, lässt sich als zusätzliche strategisch angelegte Tricks für Einsteiger. In der Folgeausgabe gehen wir dann mit
Arbeitsform etablieren. Ihnen gemeinsam die Schritte zum Homeoffice-Profi.“
Die meisten Wirtschaftsunternehmen nutzen Heimarbeitsplätze Ab Herbst 2020:
inzwischen erfolgreich als Wettbewerbsvorteil – auch in Fragen E-Magazin „Onlinezugangsgesetz und Verwaltungsdigitalisierung“
der Personalgewinnung und -bindung. Im kommunalen Sektor ist Das nächste Leitthema steht bereits fest. „Nachdem wir das The-
diese Arbeitsform eher ungewohnt und neu – obgleich sich bei ma Homeoffice umfassend beleuchtet haben, widmen wir uns in
genauem Hinschauen viel Potenzial eröffnet. den nächsten Ausgaben dem Onlinezugangsgesetz und der Ver-
waltungsdigitalisierung“, gewährt Yvonne Becker einen kleinen
Arbeiten können wie im Büro Blick hinter die Kulissen.
Technologische Entwicklungen und die damit einhergehende Ver-
netzung machen es möglich, dass Arbeitsplatz und Arbeitsleistung
heute nicht mehr gleich verortet sind. Die Grenzen zwischen Arbeit
und Büro werden fließender. Was beide Orte verbindet: Man soll
sich da wie dort wohl fühlen. Und man sollte zuhause effizient,
konzentriert und gesund arbeiten können.
E-Magazin „Working@Home“
„Wie dies gelingen kann, stellen wir Ihnen in unserer neuen E-
Magazin-Serie ,Working@Home‘ vor“, macht Yvonne Becker, Ab-
NEU: die E-Magazine der KDO!
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10 Infos & News
Lassen Sie uns im Gespräch bleiben!
Lob, Kritik, Verbesserungsvorschläge – Ihre Meinung ist gefragt.
Eine echte Herausforderung und gleichzeitig eine der wesentlichen Beyer, Zweckverbandsgeschäftsführer der KDO. „Die Analyse hat
Fähigkeiten eines Dienstleisters ist es, sein Unternehmen bzw. ergeben, dass wir weitreichend – auch im Vergleich mit unseren
seine Produkte und Lösungen mit den Augen seines Kunden betrach- Marktbegleitern – auf einem sehr guten Weg sind. Unsere Fach-
ten und bewerten zu können. Wer beweglich und offen für Wünsche kompetenz und der persönliche Kontakt durch Berater, Techniker
und Kritik ist und bleibt, richtet seinen Kompass auf deren Bedürf- und Kundenmanagement werden geschätzt. Das bestärkt uns in
nisse aus und sichert damit auch perspektivisch die Zufriedenheit – unserer Philosophie und der Bestrebung nach Kundennähe. Aber
der Weg ist dabei das Ziel, wo ist er das nicht? wir haben auch Aufgaben mitgenommen, denen wir uns gerne
stellen. „So wurde z. B. das Team ,Ticket- und Service-Controlling‘
Doch wie „liest“ man den Kunden? Wie qualifiziert man dessen Aus- gegründet, das sich im Schwerpunkt mit der Optimierung aller
sagen? Wie findet man heraus, was man schon richtig macht Prozesse rund um unsere ServiceLine befasst.“
und was verbesserungsbedürftig wäre? Dafür braucht
es nicht nur das berühmte „offene Ohr“, sondern auch Reger Austausch dringend erwünscht
ein hohes Maß an Empathie in allen Un- Für Yvonne Becker, Abteilungsleiterin
ternehmensbereichen, aber vor allem Vertrags- und Kundenmanage-
eine Kommunikationskultur, die in ment, ist der stetige Austausch
jeder Situation ein offenes respekt- mit und direkte Draht zu den
volles Miteinander pflegt. Mit der Kunden mindestens genauso
Unternehmensgröße und der Di- wichtig wie die regelmäßigen
mension des Leistungsspektrums Erhebungen. „Löchern Sie uns
wächst allerdings auch der Be- mit Fragen, wenn etwas unklar
darf an belastbaren Erhebun- sein sollte, und äußern Sie Ihre
gen – jenseits von Kopf- und Wünsche. Als Zweckverband
Bauchgefühl. und Dienstleister der öffent-
lichen Verwaltung sitzen wir
KDO-Kundenbefragung 2019 mit Ihnen in einem Boot und
Inzwischen zum sechsten Mal hat sind Ihr Wegbegleiter – insbe-
die KDO das unabhängige Meinungs- sondere in Zeiten der Verwaltungs-
forschungsinstitut Hiestermann & digitalisierung, die nicht nur viele
Frömchen GmbH mit einer Kundenbe- organisatorische Herausforderungen
fragung beauftragt. Wie in den Jahren für Sie bereithält, sondern auch in kom-
zuvor wurden die IT- und Amtsleiter, stellver- plexen IT-Strukturen mündet.“
tretend für ihre Mitarbeiter, zu ihren Erfahrungen
mit den Fachanwendungen und Services der KDO befragt.
Die Online-Umfrage wurde auf Basis eines Opt-in-Verfahrens
anonym durchgeführt, sodass Rückschlüsse auf einzelne Kunden Yvonne Becker
und Personen nicht möglich waren. „Ich möchte meinen Dank an KDO
alle aussprechen, die sich die Zeit für uns genommen haben – die 0441 9714-2720
Teilnahmequote war erfreulich hoch und das ist entscheidend yvonne.becker@kdo.de
für die Aussagekraft einer solchen Maßnahme“, betont Dr. RolfInfos & News 11
+++ Kurznews +++
+++ NEU: KDO-Geschäftspartnertool
Das neue KDO-Geschäftspartnertool
macht die Verwaltung von Geschäfts-
partnern (GP) in KDO-doppik&more
nun noch benutzerfreundlicher. Über
die Anwendung wird gleich beim An-
legen eines GPs eine Dublettensuche
eingeleitet. Vorgänge wie Antrag oder
Änderung eines Geschäftspartners eGovernment &
werden per Workflow automatisch Digitalisierung
zur Prüfung und Freigabe gebracht.
Besonders schön: Das bereits mit Digitale Prozesse
KDO-doppik&more verknüpfte Ein- verbinden.
wohnermeldewesen kann auch in der
Webanwendung genutzt werden.
+++ Rezertifiziert: KDO-GovExpress
In Zeiten der Verwaltungsdigitalisie-
rung ist die sichere, vertrauliche und
rechtsverbindliche Übertragung von
Daten ein Muss. KDO-GovExpress ist
ein anerkannter Schlüssel zur Sicher-
heit. Das bestätigte das Bundesamt für
Sicherheit in der Informationstechnik
mit seiner Rezertifizierung. Das stan-
dardisierte Transportverfahren für den
Nachrichtenaustausch über Fachverfah-
ren hinweg macht viele Schnittstellen
überflüssig und vereinfacht den OSCI-
Nachrichtentransport erheblich. Auch
in der täglichen Arbeit rentiert sich
die Lösung, denn Versandwege wer-
den immens beschleunigt. Gleichzeitig
erübrigt sich der Erfassungsaufwand
bei der empfangenden Stelle. Neben
Zeitersparnis bedeutet dies auch eine
Minimierung der Fehlerquote.
axians-infoma.de/eGov
+++ +++ +++ + +++12 Titelthema
Attacken aus dem weltweiten Netz
KDO als Garant für Informationssicherheit
Rechner kapern, Passwörter klauen, Geld erpressen: Hackerangriffe Was bedeutet das in der praktischen Umsetzung?
bedrohen Kommunen und Wirtschaft gleichermaßen. Was aber tun, Bei der praktischen Umsetzung muss man sich mit Technik, Pro-
um die eigene Informationssicherheit zu gewährleisten? Die KOM:in zessen und Personen auseinandersetzen. Man kann das ISMS als
Redaktion hat mit Ingo Luers, Bereichsleiter bei der KDO, über die drei Fundament sehen, um uns und unsere Kunden bestmöglich ab-
Säulen der KDO-Informationssicherheit gesprochen. zusichern.
Herr Luers, können Sie feststellen, dass die Zahl der Cyberatta- Die erste tragende Säule auf diesem Fundament umfasst die tech-
cken wächst? Was ist Ihr Eindruck? nischen Maßnahmen. Neben dem Betrieb von netzwerkbasierten
Festzustellen ist aus meiner Sicht, dass unser Berufs- wie Alltags- Komponenten wie Firewalls und Filtersystemen werden die Ser-
leben immer mehr von der Digitalisierung geprägt wird. In diesem versysteme und Clients durch Updates, Virenscanner und über
Kontext ändern sich auch die kriminellen Angriffsvektoren bzw. Zugangsberechtigungen geschützt. Für den Datentransport werden
sie weiten sich aus. Neben den vielfältigen immer mehr automa- sichere E-Mail-Gateways, mehrfache Filterstufen, Signaturen und
tisiert durchgeführten Cyberattacken gibt es auch Adaptionen in Verschlüsselungstechniken verwendet. Zur Überprüfung setzen
den Bereich der „Telefonkriminalität“ hinein. So bekommen z. B. wir Schwachstellenscanner und Penetrationstests ein. Zuletzt be-
meine Eltern Anrufe von „Microsoft-Mitarbeitern“, die Updates auf schäftigen wir zur erfolgreichen Umsetzung speziell ausgebildete,
ihren (nicht vorhandenen …) PC-Systemen vornehmen möchten. hochqualifizierte IT-Forensiker. Wichtig ist, alles auf einem ak-
tuellen Stand zu halten.
Welches Selbstverständnis in puncto IT-Sicherheit treibt die
KDO an?
Wir haben uns als kommunaler IT-Dienstleister und Betreiber eines
ISO-zertifizierten Rechenzentrums vorgenommen, für unseren
„Garant für sichere IT zu sein
Kunden ein „Garant für IT-Sicherheit“ zu sein. Wir beschäftigen bedeutet, dass die KDO sich nie
deshalb Spezialisten, die eine sehr gute Expertise auf diesem Ge-
biet vorweisen. Vieles erscheint von außen unkompliziert, z. B.
ausruhen wird, sondern ihre Maßnah-
die Öffnung zum Internet. Dabei sind genau diese „Selbstver- men ständig an die jeweils aktuellen
ständlichkeiten“ die größten Einfalltore für Cyberkriminelle. Die
Absicherung kritischer Daten vor unberechtigtem Zugriff – und
damit verbunden vor Abfluss und Verlust – ist eines der wesent-
Anforderungen anpassen wird.
“
Ingo Luers, KDO-Bereichsleiter
lichen Ziele der IT-Sicherheit.
Wie geht IT-Sicherheit? Es klingt so, als sei das noch nicht alles …
Unsere Strategie fußt auf einer soliden Grundlage: unserem nach Die nächste Säule beschäftigt sich mit den Betriebsprozessen, die
ISO 27001 zertifizierten Informationssicherheits-Managementsys- im ISMS beschrieben worden sind. Es nützt nichts, wenn man
tem (ISMS). Das heißt: Wir haben Regeln, Verfahren, Maßnahmen einmal ein System aktualisiert hat, sondern man muss es ständig
und Tools definiert, mit denen wir die Informationssicherheit steu- pflegen und auf dem aktuellen Stand halten. Damit das ordnungs-
ern, kontrollieren, sicherstellen und optimieren. Die IT-Sicherheit gemäß und nachvollziehbar gelingt, sind an ITIL (IT Infrastructure
spielt dabei eine wesentliche Rolle. Das Ganze ist leider nie fertig, Library) orientierte Betriebsprozesse zu implementieren und in der
sondern wir befinden uns in einem lebendigen Prozess, da sich Organisation zu „leben“. Dazu gehören z. B. ein funktionierendes
Anforderungen und zugehörige Verfahren ständig weiterentwickeln. IT-Changemanagement, eine erreichbare ServiceLine und als BasisTitelthema 13
Informationssicherheit
Technische Betriebsprozesse Mitarbeiter-
Maßnahmen sensibilisierung
z. B. Security-
Anwendungs-
Organisatorische kampagnen,
z. B. Segmentierung, und rechtliche Schulungen,
sichere Administration Maßnahmen Information
Informationssicherheits-Managementsystem
zertifiziert nach ISO 27001
eine ordnungsgemäße Dokumentation. Dann gibt es noch eine mit Vorlagen erstellt – und sie können bei Bedarf Lösungen
dritte Säule … für Sensibilisierungsaktionen anbieten. Dabei greifen sie auf
externe Experten zurück oder führen Schulungen auch selber
Eine dritte Säule? direkt vor Ort durch.
Das ist definitiv der Bereich der Mitarbeitersensibilisierung. Nur
wenn die Anwender wissen, wie und wovor sie sich schützen müs- Dieses Aufgabenfeld werden wir in Kürze zudem mit einer E-Lear-
sen, kann IT-Sicherheit gelingen. ning-Plattform und einem Sensibilisierungspaket unterstützen,
das wir selbstverständlich auch intern bei unseren Mitarbeitern
An diesem Punkt kommen die Beauftragten für Datenschutz und verwenden werden.
Informationssicherheit in den Kommunen ins Spiel. Sie unter-
stützen bei der Planung eines Schulungskonzeptes und wirken Ingo Luers
bei der Umsetzung mit. So haben die Informationssicherheits- KDO
beauftragten und -berater sowie die Datenschutzbeauftragten 0441 9714-157
und -berater der KDO, deren Expertise seitens der Kunden ge- ingo.luers@kdo.de
nutzt werden kann, beispielsweise ein Musterschulungskonzept14 Titelthema
Ein falscher Klick genügt
Lücken in der Informationssicherheit durch Mitarbeitersensibilisierung schließen
Das Thema Informationssicherheit ist für Organisationen aller Größen einheiten sind unabdingbar“, weiß Maria-Therese Schneider aus
relevant – ganz besonders aber für Kommunen mit ihren oft sensiblen eigener Erfahrung. Als interne Informationssicherheitsbeauftragte
Daten. Zwar können technische Maßnahmen wie Antiviren-Software der KDO führt sie die Sensibilisierungskampagnen für die Mit-
und Spamfilter einen gewissen Schutz bieten, das größte Einfallstor arbeiter der KDO durch. Sie setzt dabei auf einen geschickten Mix
für Cyberangriffe wird dadurch allerdings nicht geschlossen: die An- aus Online- und Printlernmaterial.
fälligkeit des Nutzers selbst. Deshalb gilt es, Mitarbeiter regelmäßig
für diese Themen zu sensibilisieren. E-Learning-Kurse
Die Nutzung einer E-Learning-Plattform bietet den Mitarbeitern die
Informationssicherheitsvorfälle lassen sich immer wieder auf Möglichkeit, selbst zu entscheiden, wann und wo sie sich weiter-
menschliche Fehler zurückführen. Klicks auf verdächtige E-Mail- bilden möchten. Eine Vielzahl von interaktiven Trainingsmodulen
Links und Anhänge, das Anschließen unbekannter USB-Sticks, bildet dabei alle wesentlichen Bereiche der Informationssicherheit
nicht gesperrte Bildschirme, Social Engineering: Die Bedrohungs- ab. „Unsere Lösung bietet die Möglichkeit, über zwei- bis vier-
lage an Arbeitsplätzen ist vielseitig. „Mitarbeiter müssen deshalb minütige Tutorials in Form von Filmen, Informationsmaterial und
nicht nur für Angriffsszenarien sensibilisiert werden, sondern anschließenden Umfragen Wissen zu verankern“, führt Maria-The-
sie müssen sich ganz genau darüber im Klaren sein, welche Ent- rese Schneider aus. Sie wird die Software für die interne Schulung
scheidung in einer Bedrohungslage zu treffen ist“, erklärt Ingo aller KDO-Mitarbeiter einsetzen. „Für die Kunden werden wir eine
Luers, Bereichsleiter der KDO. angepasste Version anbieten“, erwähnt Thorsten Roßkamp, Produkt-
manager Datenschutz und Informationssicherheit. „Wir haben uns
Regelmäßig trainieren teamseitig im Vorfeld die Möglichkeiten der inhaltlichen Anpas-
Damit sich Mitarbeiter abgeholt und gerüstet fühlen, reicht es sungen angeschaut und werden jenes auch tun, um eine ‚auf die
nicht, punktuell zu informieren. Vielmehr bedarf es einer Se- Kommunen‘ zugeschnittene Lösung zu präsentieren. Auch wird es
curity-Awareness-Strategie, die das Bewusstsein der Mitarbeiter weitere Schulungsinhalte geben, die wir selbst erstellen werden.“
nachhaltig verändert. „Regelmäßige Informations- und Trainings-
Stets zur Hand
Parallel zu den regelmäßigen Online-Trainings empfehlen die In-
Auch Sie möchten Ihre Mitarbeiter für Informations- formationssicherheitsbeauftragten nach wie vor eine haptische
sicherheit und Datenschutz sensibilisieren? Ergänzung. „Wir nutzen intern z. B. unsere Wandkalender. Sie
Schreiben Sie kurzerhand eine Mail an vertrieb@kdo.de bieten am Kopf die Gelegenheit, monatlich relevante Inhalte zu
transportieren. Darüber hinaus gibt es bei uns Informationshefte
Wir beraten Sie gerne! und einen Ratgeber für Notfälle – alles im praktischen Pocket-
Format“, führt Maria-Therese Schneider aus. „Auch die Kunden
können hiervon profitieren, denn diese von uns konzipierte Lösung
stellen wir gerne als Produkt zur Verfügung.“
Maria-Therese Schneider
KDO
0441 9714-217
maria-therese.schneider@kdo.deTitelthema 15
Defizite bei der Umsetzung der EU-DSGVO
Niedersächsische Kommunen müssen noch aufholen
Das Ergebnis der überörtlichen Kom- Datenschutz und Informationssicherheit als Schlüsselrolle
munalprüfung der Präsidentin des Nie-
dersächsischen Landesrechnungshofs Die angegebenen Gründe für die defizitäre Lage sind nicht
ist eindeutig: Viele Kommunen haben unbekannt. Häufig fehlen zeitliche und personelle Res-
noch Defizite im Bereich des Daten- sourcen. „Kein Wunder: Datenschutz und Informations-
schutzes. sicherheit sind hochkomplexe Themen, die durch die
Digitalisierung in immer mehr Bereichen eine Schlüs-
Seit dem 25.05.2018 gilt die EU-Daten- selrolle einnehmen“, weiß Ingo Luers. „Gerade bei öf-
schutzgrundverordnung (EU-DSGVO). fentlichen Verwaltungen, denn hier reden wir nicht
Diese ist von der öffentlichen Verwal- nur von der Umsetzung und Einhaltung gesetzlich
tung verpflichtend anzuwenden. Den festgeschriebener Forderungen und Standards,
Stand der Umsetzung haben die Prüfer sondern auch von dem Vertrauen der Bürger in
des Landes Niedersachsen in ihrem Kom- den Schutz ihrer Daten.“
munalbericht 2019 festgehalten. Hierfür
haben sie bei 20 Kommunen beispielhaft Mit der KDO auf Nummer sicher gehen
das Thema Verarbeitungstätigkeiten und Fest steht: Der Prüf bericht 2019 ist ein
Auftragsverarbeitung unter die Lupe ge- Weckruf für die niedersächsischen Kom-
nommen. munen. „Jede öffentliche Verwaltung
muss sich schon länger zwingend
Defizite erkannt mit dem Thema Datenschutz und
Laut Kommunalbericht beachteten viele Kommunen zum Zeitpunkt Informationssicherheit auseinandersetzen“, merkt Maria- Therese
der Prüfung die Vorgaben zu erforderlichen Beschreibungen der Schneider als Informationssicherheitsbeauftragte der KDO an. Für
Verarbeitungstätigkeiten sowie zu Verträgen zur Auftragsver- alle Kommunen, die hierbei Unterstützung benötigen, hat die KDO
arbeitung noch nicht ausreichend. Defizite gab es im Bereich der ein Angebot. „Wir unterstützen Sie bei Bedarf gerne mit unseren
rechtskonformen Verfahrensbeschreibungen für die eingesetzten Dienstleistungen ,Informationssicherheitsbeauftragter/-berater‘
Fachverfahren sowie bei der Beschreibung der Bearbeitungstätig- und ,Datenschutzbeauftragter/-berater‘. Auch die Punkte Verarbei-
keiten nach neuer Rechtslage. Auch die Verzeichnisse der Ver- tungstätigkeiten und Auftragsverarbeitung werden dabei detailliert
arbeitungstätigkeiten waren unzureichend gepflegt. betrachtet und vor Ort thematisiert. „Ergänzend können wir mit
Muster-Unterlagen, Prüfung von Auftragsverarbeitungsverträgen
„Die Empfehlungen der überörtlichen Kommunalprüfer sind klar: oder der Bereitstellung einer technischen Lösung zum Auf bau
die Erstellung fehlender oder unvollständiger Beschreibungen und der Pflege der Verarbeitungstätigkeiten aktiv mitwirken, um
der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 Abs. 1 EU-DSGVO, die eventuelle Mängel zu beseitigen. Und auch zur Unterstützung bei
Vervollständigung unvollständiger Verträge sowie der Abschluss der Realisierung von IT-Sicherheitskonzepten sind wir der richtige
fehlender Verträge – und das alles mit Volldampf“, erklärt Ingo Partner“, so Thorsten Roßkamp, Produktmanager für Datenschutz
Luers, Bereichsleiter bei der KDO. „Da sind wir als Auftragsver- und Informationssicherheit bei der KDO.
arbeiter – aber auch als verantwortliche Stelle, die selber perso-
nenbezogene Daten verarbeitet - mit im Boot.“ Quelle: Die Präsidentin des Niedersächsischen Landesrechnungshofs,
Kommunalbericht 2019, Überörtliche Kommunalprüfung, Kap. 5.8
„Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und Auftragsverarbei-
tung – Defizite bei der Umsetzung der EU-DSGVO“, S. 67ff.16 Titelthema
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Artikel 30 EU-DSGVO mit der Lösung pmDSR der GovConnect einfach umsetzen
Jeder Verantwortliche und jeder Auftragsverarbeiter hat gemäß Artikel Durch das Verzeichnis erhält der Datenschutzbeauftragte einen
30 der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) ein Ver- Überblick über die Verarbeitungstätigkeiten und Optimierungspo-
zeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zu erstellen und aktuell zu halten. tenziale. Zudem können Musterschreiben erzeugt werden, mit denen
die Betroffenen – nach den Vorgaben der Art. 13 Abs. 14 EU-DSGVO –
Nicht nur Verwaltungen verarbeiten diverse personenbezogene über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informiert
Daten, sondern auch Firmen, Vereine und Schulen. An die Ver- werden.
arbeitung dieser Daten stellt die EU-DSGVO erhöhte Anforderungen,
um die Privatsphäre der betroffenen Personen zu schützen. Jeder Kunde kann beliebig viele Benutzer in pmDSR anlegen, sodass
die Verantwortlichen für bestimmte Aufgaben oder Programme
In einem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten müssen Ver- ihren Bereich selbst verwalten können.
antwortliche alle Tätigkeiten aufführen, mit denen sie personen-
bezogene Daten verarbeiten. Zu jeder Verarbeitungstätigkeit ist Ludwig Wilhelm Mieth von der GovConnect GmbH ergänzt: „Die
zu dokumentieren, von welchen Personengruppen welche perso- KDO beispielsweise stellt externe Datenschutzbeauftragte für
nenbezogenen Daten gespeichert werden, an wen sie die Daten mehrere Verwaltungen. Da sie unser Partner ist, kann sie ihre
weitergeben und wann sie diese löschen. Mandanten durch eine übergreifende Rolle in pmDSR unkompli-
ziert betreuen.“
Um bei der Erstellung des Verzeichnisses zu unterstützen, bietet
die KDO gemeinsam mit der GovConnect GmbH die Lösung pmDSR Ludwig Wilhelm Mieth
an. Dank der übersichtlichen Online-Formulare und Vorlagen für GovConnect
gängige Verarbeitungstätigkeiten wird der Aufwand für die Ver- 0511 300340-35
antwortlichen stark reduziert. Aktuell stehen den Benutzern von pmDSR@govconnect.de
pmDSR rund 230 Vorlagen zur Verfügung.Titelthema 17
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Das vollständig digitalisierte HR-Management der Zukunft
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65205 Wiesbaden pi-ag.com18 KDO Innovativ
Materialmanagement
Portfolioerweiterung für KDO-doppik&more geplant
Die Finanzwesensoftware KDO-doppik&more deckt bereits zahlreiche Das ist auch ein wesentlicher Aspekt und Motor für das Einkaufs-
Anforderungen des kommunalen Finanzmanagements ab und erreicht team der KDO, das sich derzeit einen genaueren Eindruck über
mit der Umstellung auf SAP S/4 HANA® in Kürze die neue Software- die Funktionalitäten von SAP MM verschafft. „Die bisherigen
Generation. Kundenanfragen, aber auch KDO-eigene Bedarfe aktivieren Testergebnisse sprechen für das Modul, sodass die Pläne einer
darüber hinaus Überlegungen, das Portfolio auf Basis der SAP-Tech- Implementierung durch das SAP-Team wachsen und den Start für
nologie auszubauen. Im Fokus: das Modul SAP MM. die Einführung eines neuen KDO-Produktes im SAP-Bereich ebnen.
Am besten halten Sie sich hierzu über unseren Newsletter weiter
Die Anwendung unterstützt alle Phasen der Materialwirtschaft – auf dem Laufenden!“, rät Annette Schimm, Produktmanagerin
von der Disposition über den Einkauf, den Wareneingang, die KDO-doppik&more.
Bestandsführung und die Rechnungsprüfung. Durch die volle
Integration des Moduls in das SAP-System sind die verschiedenen Annette Schimm
SAP-Komponenten miteinander verknüpft, sodass die medien- KDO
bruchfreie Kooperation verschiedener Abteilungen untereinander 0441 9714-128
ermöglicht wird. annette.schimm@kdo.de
Webkonferenzen
Einfach und sicher mit KDO-Meeting
Flexibilität, effektive Zusammenarbeit und kurze Entscheidungswege Dr. Jörg Friebe, Bereichsleiter seit April 2020 bei der KDO. Sprecher
werden in der heutigen Arbeitswelt zunehmend wichtiger. Mit KDO- haben dabei die Möglichkeit, neben der Audio- und Video- auch
Meeting können Nutzer Online-Meetings durchführen, unabhängig eine Bildschirmübertragung für ihre Präsentation zu nutzen. Eine
davon, wo sie sich befinden. zusätzliche Chat-Funktion bietet eine weitere Interaktionsebene.
Ob Besprechung, Präsentation oder Schulung – KDO- Einfach und sicher
Meeting bietet den passenden virtuellen Die Einrichtung einer Webkonferenz erfolgt ad hoc über einen
Konferenzraum. „Wenn Zeit, temporären, individuell angelegten virtuellen Meetingraum. Alle
Entfernung oder Teilnehmer erhalten vom Organisator einen Link zur Teilnahme. Bei
Krisensituationen – einer zusätzlichen Passwort-Vergabe sind nur autorisierte Personen
wie aktuell die in der Lage, an der Zusammenkunft teilzunehmen. Technisch ba-
Corona-Pandemie – siert KDO-Meeting auf der Open-Source-Lösung Jitsi. Das Hosting –
keine persönliche und damit die gesamte Datenhaltung – erfolgt im ISO-zertifizierten
Zusammenkunft Rechenzentrum der KDO. „Dies sorgt für die nötige Sicherheit Ihrer
erlauben, sind Webkonferenzen“, fasst Dr. Jörg Friebe zusammen.
Webkonferenzen
eine komfortable
Alternative“, erklärtKDO Innovativ 19
Termine einfach machen mit KDO-Survey
Ein kostenloser Service der KDO
Wer kennt es nicht? Das leidige Problem der den der Initiator selbst per E-Mail versendet,
Terminkoordination, wenn kein gemeinsamer werden die Teilnehmer über die Umfrage
Kalender verfügbar ist oder die Notwendigkeit informiert und können entsprechend ihr
besteht, kurzfristig ein Meinungsbild einzu- Votum abgeben. Der Umfrageersteller wird
holen! Abhilfe schafft hier KDO-Survey, benachrichtigt, sobald sich die Teilnehmer
ein kostenloses Tool der KDO. eintragen und kann im Anschluss auf-
grund der eingetragenen Ergebnisse
Mit der Software KDO-Survey eine Entscheidung treffen.
können Termine koordiniert sowie
kleine Online-Umfragen zur Ent- Für alle Kunden der KDO ist das Tool unter
scheidungsfindung (Option 1, 2 oder 3) „survey.kdo.de“ kostenfrei verfügbar.
durchgeführt werden. Über einen Link,
Wertvolle Daten sinnvoll nutzen
Business-Intelligence-Lösung für KDO-Jugendwesen
Schnelle, übersichtliche und verlässliche Aus- Eine bereits am Markt etablierte Software in grafischer Auf bereitung schnell und ein-
wertungen werden in Jugendämtern immer diesem Bereich ist LÄMMkom Analyse der fach möglich sein – und sichern so einen
wichtiger. Im Rahmen des im März gestarteten Firma Lämmerzahl. „Insofern ist es nahe- Erkenntnisgewinn.
Projekts „LÄMMkom Analyse für KDO-Jugend- liegend, die bestehende Kooperation mit der
wesen“ wird daher die etablierte Business-In- Fa. Lämmerzahl weiter auszubauen und eine Jakob Dalin, Berater KDO-Jugendwesen und
telligence(BI)-Lösung „LÄMMkom Analyse“ für bereits bewährte Lösung an KDO-Jugend- Projektleiter, ist zufrieden mit dem Projekt-
KDO-Jugendwesen ausgebaut. Gemeinsam mit wesen anzubinden. Mit der Fa. linkFISH verlauf: „Gemeinsam mit unseren Partnern
den Projektpartnern Fa. Lämmerzahl und Fa. holen wir uns zusätzlich einen erfahrenen freuen wir uns, Ihnen voraussichtlich noch
linkFISH soll das Projekt bereits im Kalender- Partner für BI ins Boot“, erklärt Jan Nie- in diesem Jahr LÄMMkom Analyse für
jahr 2020 Früchte tragen. naber, Produktmanager für Jugend- und KDO-Jugendwesen zur Verfügung stellen
Sozialwesen. zu können. Für weitere Informationen stehe
Analysen und Auswertungen spielen in ich Ihnen gerne Verfügung.“
Jugendämtern eine zunehmend bedeuten- Mit dieser Erweiterung wird die KDO der
de Rolle, z. B. für die Kommunikation mit gestiegenen Nachfrage zum Thema Aus- Jakob Dalin
politischen Entscheidungsträgern, zur Per- wertung gerecht. So werden mit dem neuen KDO
sonalbemessung oder im Zuge des allgemei- Tool in Zukunft aussagekräftige Ad-hoc- 0441 9714–1376
nen Fachcontrollings. Analysen und die Erstellung von individu- jakob.dalin@kdo.de
ellen Analyseberichten mit entsprechender20 Schwerpunkt Verwaltungsdigitalisierung
Hereinspaziert!
Die ersten Kommunen ziehen in ihr virtuelles Rathaus
Das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs (OZG) verpflichtet Bund, Online-Prozesse: Vorbereitungen laufen auf Hochtouren
Länder und Kommunen, bis Ende 2022 ihre Verwaltungsleistungen über Der Landkreis Vechta hat sich auf die Fahne geschrieben, sein
Verwaltungsportale auch digital anzubieten. Der Landkreis Vechta hat virtuelles Kreishaus schnellstmöglich mit Leben zu füllen. „Zur-
sich gemeinsam mit seinen Städten und Gemeinden auf den Weg ge- zeit bereiten wir uns auf unseren Workshop mit der KDO Ende Juli
macht und zieht mit KDO-Kommune365 in sein virtuelles Kreishaus ein. vor“, gibt das Team Verwaltungsdigitalisierung Einblick in seine
Arbeit. KDO-Kommune365 als Plattform und die Landesdienste
Der Landkreis Vechta stand wie alle Verwaltungen vor der großen sind gesetzt. Zusätzlich bedient sich der Landkreis Vechta aus dem
Entscheidung, wie und mit welchem Partner dem Onlinezugangsge- pmOnline-Baukasten der GovConnect GmbH. „Die KDO hat als
setz zu begegnen ist. „Es galt, eine IT-strategische Entscheidung zu ergänzende Lösung das Antragsmanagement 4.0 (Formularserver)
fällen, die in unser Konzept passt. Und da hat uns das Gesamtpaket der Firma Form-Solutions angeboten. Hierauf legen wir zurzeit
mit KDO-Kommune365 und dem KDO-GovManager überzeugt“, unser Hauptaugenmerk.“ Die intelligenten Ausfüllassistenten und
erklären Esther Schonhöft und Frank Gattmann aus dem Team PDF-Druckvorlagen für die öffentliche Verwaltung bilden die meis-
Verwaltungsdigitalisierung des Landkreises Vechta. ten geforderten Prozesse des OZG ab. „Wir kategorisieren unsere
Prozesse gerade nach Nachfragehäufigkeit, OZG-Relevanz und
Einfachheit in der Umsetzung“, führt das Team Verwaltungsdigi-
talisierung aus. „So können wir anhand der Priorisierung schnell
Meter machen und den Bürgern und Unternehmen sofort einen
Zu vermieten: Mehrwert bieten.“
Online-Rathäuser 365 Tage pro Jahr, 24/7
Neubau, bezugsfertig, ∞ Grundfläche, individuelle Anbindungen an Fachverfahren und DMS
Einrichtung, technische Ausstattung 2.0, service- Ein weiteres wichtiges Entscheidungskriterium für den Landkreis
orientierter Vermieter … Vechta war das Zusammenspiel von KDO-Kommune365, Form-So-
lutions und dem KDO-GovManager als Bindeglied zu den kommu-
Hausführung: www.kommune365.de
nalen Zielsystemen. „Neben den klassischen Empfangskanälen wie
Kontakt: vertrieb@kdo.de der einfachen E-Mail oder Dateiablage werden auch Fachverfahren
über Schnittstellen bedient“, zeigt Oliver Snay auf. Für den Land-
kreis Vechta liegen die Vorteile auf der Hand: „Wir versprechen
Mit KDO-Kommune365 zum virtuellen Rathaus uns einen reibungslosen Projektablauf und ein unkompliziertes
Mit KDO-Kommune365 hat sich der Landkreis für die eigens ent- Zusammenspiel aller Systeme. „Auch der KDO-GovManager soll
wickelte Lösung der KDO entschieden. Die zentrale Plattform bildet zukünftig fester Bestandteil des pmOnline-Baukastens werden.
den Rahmen, in dem alle verpflichtenden Leistungen zur Umset- Somit können auch die übrigen Gesellschafter auf die Lösungen
zung des OZG individuell abgebildet werden. „Wir berücksichtigen zurückgreifen und gemeinschaftlich am Ausbau der Fachver-
dabei die individuelle Ausgangslage der jeweiligen Verwaltung fahrensintegrationen arbeiten“, verdeutlicht Oliver Snay die gute
und ermöglichen so, schon vorhandene digitale Prozesse einzu- Zusammenarbeit der GovConnect-Gesellschafter.
binden – für maximalen Investitionsschutz“, erläutert Oliver Snay,
verantwortlicher Produktmanager bei der KDO. Um den Aufwand In guter Gesellschaft
für die Kommunen möglichst gering zu halten, bindet die KDO die Rund 50 weitere Verwaltungen setzen beim Thema OZG auf die
Basisdienste wie den Bürger- und Unternehmensservice (BUS) des KDO. Sie profitieren dabei vom VDIG-Baukasten (Verwaltungs-
Landes Niedersachsen oder ein zentrales Nutzerkonto ein. digitalisierungsbaukasten) des kommunalen IT-Dienstleisters.Schwerpunkt Verwaltungsdigitalisierung 21
„Das Schöne an unserem Baukasten ist, dass die Lösungen auch über die technische Lösung hinaus Hilfe brauchen – egal, ob eine
unabhängig voneinander funktionieren“, erläutert Oliver Snay. So Beratung, eine Schulung oder die komplette Betreuung in Form
setzen einige Kommunen erst einmal gezielt auf die Implemen- eines Geleitzuges, dann sind wir für Sie da.“
tierung eines Formularservers, für andere ist das Rundum-sorg-
los-Paket von Anfang an die richtige Wahl. „Wichtig ist es zu
wissen, dass wir die Komponenten so zusammengestellt haben, Oliver Snay
dass unsere Kunden ihr Paket jederzeit aufstocken können“, erklärt KDO
Oliver Snay und fügt abschließend hinzu: „Der Gesetzgeber hat 0441 9714-1346
allen Akteuren mit der Frist zur Umsetzung des OZG ein strammes oliver.snay@kdo.de
Pensum auferlegt. Deshalb steht für uns außer Frage: Wenn Sie
Rathaus direkt OpenR@thaus OSI NAVO
KDO-Kommune365
Prozesskatalog Dienstleistungen
Basisdienste des Landes Niedersachsen
Prozessbeschreibung Schulung, Beratung,
Blaupausen pmPayment BUS Pflege, Betrieb & Support
Servicekonto
Datenformatdefinition
FIM-Logik
pmOnline Modulbaukasten KDO-VDIG-Baukasten
Formularserver
Form-Solutions
Weitere Online-Prozesse
u. a. Online-Anhörung, Hundesteuer, Urkundenbeantragung
VOIS-Online
Integrationsplattform / Datendrehscheibe
KDO-GovManager
Schnittstellen
Fachverfahren
Dokumentenmanagementsysteme
(z. B. KDO-DMS&more)
Der pmOnline-Baukasten ist die OZG-Suite der GovConnect GmbH. Alle Gesellschafter können auf die Bausteine zugreifen, sie mit eigenen Lösungen
anreichern und individuelle Digitalisierungsstrategien für ihre Kunden zusammenstellen. So macht es auch die KDO mit ihrem VDIG-Baukasten.22 Schwerpunkt Verwaltungsdigitalisierung
Intelligentes Vorlagenmanagement
Die KDO rollt SmartDocuments aus
Die KDO stellt sich als Innovationstreiber regelmäßig auch im eigenen
Hause auf den Prüfstand. Zurzeit erneuert die Abteilung Vertrags- und
Kundenmanagement das Vorlagenmanagement. Seit Anfang 2020
arbeitet die KDO mit der Softwarelösung SmartDocuments, um die
Dokumentenverwaltung zu erleichtern und ein einheitliches Output-
Management zu garantieren. Yvonne Becker, Abteilungsleiterin Vertrags- Formulierungen per Dropdown verschlanken den Aufwand und
und Kundenmanagement, berichtet im Interview über ihre aktuellen minimieren die Fehlerquellen sofort, da beispielsweise richtige
Erfahrungen. Schreibweisen direkt hinterlegt sind.
Frau Becker, warum das Thema Dokumenten- und Vorlagen- Was heißt das dann für die Anwender?
management? Anstatt Microsoft Word öffnet sich SmartDocuments. Für den An-
Wir verlassen uns bisher hausweit auf unsere Vorlagen in Word. wender ist die Benutzung kinderleicht, denn SmartDocuments nutzt
Das sorgt zunehmend für Probleme im Bereich des Output-Manage- Microsoft Word als Editor. Die Erstellung persönlicher Dokumente
ments, denn es gibt nicht nur verschiedenste Vorlagen, sondern anhand von Standardvorlagen geschieht ganz einfach über ein
über die Zeit auch unterschiedliche Versionen ein und desselben Dialogfenster – nach einem simplen Frage-Antwort-Prinzip. Sie
Dokuments. Professionelle Kommunikation beginnt aber mit einem geben Ihre Daten in die Maske ein und mit der Vorschaufunktion
einheitlichen Corporate Design. Mit SmartDocuments wird das haben Sie immer im Blick, ob das Dokument Ihren Vorstellungen
jetzt an zentraler Stelle vom Administrator für alle Dokumente entspricht. Um die Effizienz weiter zu erhöhen, planen wir im
geändert. Damit wird in jedes dienstliche Dokument automatisch nächsten Schritt die Anbindung an unterschiedliche Software-
der offizielle Kopf bogen mit wichtigen Daten und Logo sowie Lösungen hier im Hause.
Bankdaten übernommen. Überdies ist das Arbeiten mit Smart-
Documents zeitsparend und weniger fehleranfällig. Ist SmartDocuments auch interessant für Kommunen?
In jedem Fall! Ich weiß von verschiedenen Kunden, dass sie die
Wie meinen Sie das und wo genau setzen Sie an? Lösung bereits erfolgreich im Einsatz haben, z. B. im Bereich der
Dank SmartDocuments automatisieren wir die Erstellung von Jugendämter. Andere Kommunen haben bereits Testsysteme in
Dokumenten. Ob Anschreiben, Berichte oder Formulare und An- der Nutzung, um die Entscheidung für einen Einsatz direkt mit
träge – oft wiederholen sich Inhalte, beispielsweise im Vertrags- praktischen Erfahrungswerten voranzutreiben. Damit unsere Kun-
wesen. Wir sind gerade dabei, weitere wichtige Dokumente und den in den Genuss der vollen Vorteile beider Lösungen kommen,
Prozesse zu identifizieren. Die daraus resultierenden Dokumenten- „verheiraten“ wir aktuell SmartDocuments und unser KDO-Jugend-
vorlagen werden zentral verwaltet, sodass alle Standorte, Büros wesen. Zudem erarbeiten wir mit unserem Partner gerade einen
oder Abteilungen auf dieselben Templates Zugriff haben. So wird Rahmenvertrag. Darüber wollen wir unseren Kunden die Software
auch die Anzahl der Vorlagen automatisch deutlich reduziert. mit tollen Mehrwerten anbieten.
Das klingt erstmal kompliziert und sehr zeitaufwändig …
Das ist in der Gesamtschau nicht richtig. Das Erstellen von Vor- Yvonne Becker
lagen kostet im ersten Schritt mehr Aufwand, als in Word kurzer- KDO
hand Textfelder einzufügen. Aber ist die Vorlage einmal erstellt, 0441 9714-2720
greifen die Vorteile auf der Anwenderseite. Der Zugriff auf eine yvonne.becker@kdo.de
CD-gerechte Vorlage und die Nutzung vorgefertigter Felder undSchwerpunkt Verwaltungsdigitalisierung 23
SmartDocuments! Zukunftssichere
Dokumentenerstellung und Vorlagen
verwaltung mit der innovativsten
Lösung für Öffentliche
Verwaltungen.
Profitieren Sie von über 25 Jahren Erfahrung bei Dokumentenerstellung und
Vorlagenverwaltung. Unsere Lösungen ermöglichen Ihnen schnell und bequem
die Erstellung von Standardvorlagen, den Import von Daten externen Quellen
und vor allem: Kommunikation im einheitlichen Corporate Design.
www.smartdocuments.de24 Schwerpunkt Verwaltungsdigitalisierung
Verwaltungsdigitalisierung – keine halbe Sache!
DMS-und Workflow-Lösung: Herzstück mit Erfolgsfaktor
Unter dem Schlagwort Verwaltungsdigitalisie- und ist auf die Anforderungen der öffent- Onlinezugangsgesetz:
rung ist nicht erst seit Inkrafttreten des On- lichen Verwaltung spezialisiert. Je nach Be- DMS-Cockpit signalisiert „Neuer Antrag!“
linezugangsgesetzes (OZG) deutlich mehr zu darf und Fokus werden dabei neben dem Der Katalog der im Zuge des OZG zu digitali-
verstehen als z. B. die digitale Archivierung von Basis-System zahlreiche Workflow- und sierenden Antragsprozesse ist umfangreich.
Akten. Dort, wo analoge und digitale Welten Fachakten-Lösungen mit und ohne Fach- Doch wohin mit all den digitalen Anträgen,
aufeinanderprallen und in Einklang zu bringen verfahrensintegration genutzt. Der Kunde für die es gar kein Fachverfahren gibt oder
sind, im Tagesgeschäft der öffentlichen Ver- bestimmt also selbst den Umfang und das eine Fachverfahrensintegration aufgrund
waltung, zeigt sich die wahre Herausforderung Tempo der DMS-Einführung. Damit treffen von geringen Fallzahlen nicht wirtschaft-
des viel zitierten „papierlosen Büros“. wir den Nerv!“ lich wäre? „Die Lösung ist ganz einfach:
E-Mails, E-Rechnungen, E-Anträge etc. Ein
„E“, das nicht nur für „elektronisch“ steht,
sondern – folgt man der Mission von Bund,
Ländern und der Digitalen Agenda – auch
mit „Erleichterung“ und „Effizienz“ gleich-
„Wenn man Digitalisierung richtig betreibt,
zusetzen sein soll. Diese Effekte setzen je- wird aus einer Raupe ein Schmetterling.
doch voraus, dass alles, was analog oder
Wenn man es nicht richtig macht,
“
digital eintrifft, auch intern konsequent
digital weiterbearbeitet werden kann, wie in hat man bestenfalls eine schnellere Raupe.
einem Uhrwerk, in dem ein Zahnrad in das
andere greift. Medienbrüche, Ausdrucke, George Westerman (Principal Research Scientist, MIT Sloan)
analoge oder gar doppelte Aktenführung
und sequentielle zeitraubende Arbeitsab-
läufe streuen dabei Sand ins Getriebe und
sind Störfaktoren. Interne Digitalisierung
Posteingangs- und Rechnungsworkflow, Der KDO-GovManager schleust diese An-
Ein DMS für die öffentliche Verwaltung Umlaufmappe, Aufgabenmanagement, träge wie eine Datendrehscheibe direkt in
„Mit unserem Dokumentenmanagement- Vorgangsbearbeitung: Diese und weitere den digitalen Posteingangskorb von KDO-
System KDO-DMS&more holen wir die Ver- Workflow-Lösungen unter KDO-DMS&more DMS&more. Sie können vom betroffenen
waltungen genau an dem Punkt ab. Wir machen den Weg für digitales Arbeiten Team oder Mitarbeiter unmittelbar digital
stellen mit unserer DMS-Lösung nicht nur frei. Die Abläufe sind dabei zu 100 Prozent weiterbearbeitet werden“, so Hergen Büsing,
ein Instrument zur digitalen Archivierung variabel. „Die Verwaltungen werden von der mit einem Schmunzeln ergänzt: „Ganz
und Aktenführung inkl. Scanlösung be- unserer Lösung nicht in ein starres Korsett ohne Sand im Getriebe!“
reit – wir digitalisieren die internen Ver- gepresst. Vielmehr schafft die Technik neue
waltungsprozesse!“, erläutert Karina Rohn, Möglichkeiten, die in der analogen Welt Karina Rohn
verantwortliche Produktmanagerin bei der nicht existieren und die wir uns zunutze KDO
KDO. „Das System ist bereits bei vielen Ver- machen. Verwaltungsabläufe werden also 0441 9714-2560
waltungen, von Landkreisen über Städte optimiert und nicht auf den Kopf gestellt“, karina.rohn@kdo.de
bis hin zu kleinsten Gemeinden, im Einsatz so Hergen Büsing, Bereichsleiter der KDO.Sie können auch lesen
