Datenschutzhinweise für Mitarbeiter und andere vergleichbar Betroffene1 Information on data protection for employees and other comparable data ...
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Datenschutzhinweise für Mitarbeiter
und andere vergleichbar Betroffene1
Information on data protection for
employees and other comparable data
subjects1
1
z.B. Bewerber, Auszubildende, Praktikanten, ausgeschiedene Beschäftigte, externe Auftragnehmer
1
e.g. applicants, apprentices, interns, former employees, external contractorsInhaltsverzeichnis / Agenda
Bitte lesen Sie die Datenschutzhinweise des Landes ihres angestrebten Einsatzortes.
Please read the data protection information of the country where you are going to work.
Deutschland ............................................................................................................................... 3
Belgie / Belgique ....................................................................................................................... 7
Česká republika....................................................................................................................... 16
Espana ..................................................................................................................................... 20
France ...................................................................................................................................... 24
Italia .......................................................................................................................................... 29
Luxemburg ............................................................................................................................... 33
Nederland ................................................................................................................................ 37
Österreich ................................................................................................................................ 42
Slovaška .................................................................................................................................. 46
2 / 50Datenschutzhinweise für Mitarbeiter Relevante personenbezogene Daten sind Perso-
und andere vergleichbar Betroffene 1 nalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten,
Geburtstag und -ort sowie Staatsangehörigkeit),
Mit den folgenden Informationen möchten wir familiäre Daten (z.B. Familienstand, Angaben zu
Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer Ihren Kindern), Religionszugehörigkeit, Gesund-
personenbezogenen Daten durch uns und Ihre heitsdaten (sofern für das Beschäftigungsverhält-
Rechte aus dem Datenschutzrecht geben. Welche nis relevant, z.B. bei einer Schwerbehinderung),
Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher eventuelle Vorstrafen (polizeiliches Führungs-
Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich zeugnis), Legitimationsdaten (z.B. Ausweisdaten),
nach den beantragten bzw. vereinbarten Bestand- Steueridentifikationsnummer und Angaben zur
teilen Ihres Beschäftigungsverhältnisses, das auf- Qualifikation sowie früheren Arbeitgebern. Darüber
grund eines Arbeitsvertrages mit einem Mitarbeiter hinaus können dies auch Auftragsdaten (z.B. Be-
oder einem Dienst- bzw. Werkvertrag mit einem antragung eines Telearbeitsplatzes), Daten aus
externen Auftragnehmer besteht, sowie etwaiger der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen
Zusatzleistungen. Daher werden nicht alle Teile (z.B. Gehaltszahlungen), Informationen über Ihre
dieser Informationen auf Sie zutreffen. finanzielle Situation (z.B. Kreditverbindlichkeiten,
Gehaltspfändungen) sowie andere mit den ge-
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwort- nannten Kategorien vergleichbare Daten sein.
lich und an wen kann ich mich wenden?
Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der
Verantwortlich ist Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundla-
ge?
Commerzbank AG
Kaiserplatz, 60261 Frankfurt am Main Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Ein-
Telefon: 0800 5890258-1 klang mit den Bestimmungen der EU-
HRDirect@commerzbank.com Datenschutzgrund-verordnung (DSGVO) und dem
Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutz-
beauftragten unter a. zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6
Abs. 1 b DSGVO in Verbindung mit Art. 88
Commerzbank AG DSGVO und § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG)
Datenschutzbeauftragter
Kaiserplatz, 60261 Frankfurt am Main Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Begrün-
Telefon: +49 69 136 56860 dung, Durchführung oder Beendigung des Be-
datenschutzbeauftragter@commerzbank.com schäftigungsverhältnisses im Rahmen des mit
Ihnen bestehenden Vertrages oder zur Durchfüh-
Welche Quellen und Daten nutzen wir? rung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage
hin erfolgen. Sofern Sie Zusatzleistungen in An-
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir spruch nehmen (z.B. Kinderbetreuung,
im Rahmen unseres Beschäftigungsverhältnisses IT@HOME), werden Ihre Daten zur Erfüllung die-
von unseren Mitarbeitern oder anderen vergleich- ser Zusatzleistungen verarbeitet, soweit dies erfor-
bar Betroffenen erhalten oder gewonnen haben. derlich ist.
Zudem verarbeiten wir – soweit dies für das Be-
schäftigungsverhältnis erforderlich ist – personen- b. im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6
bezogene Daten, die wir aus öffentlich zugängli- Abs. 1 f DSGVO in Verbindung mit Art. 88
chen Quellen (z.B. Presse, Internet) zulässiger- DSGVO und § 26 Abs. 1 BDSG)
weise gewinnen oder die uns von anderen Unter-
nehmen des Commerzbank-Konzerns oder von Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über
sonstigen Dritten (z.B. Hinweise auf strafbare die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur
Handlungen) berechtigt übermittelt werden. Wahrung berechtigter Interessen von uns oder
Dritten. Beispiele:
- Maßnahmen zur Personalentwicklungspla-
nung,
- Maßnahmen bei organisatorischen Verände-
1
z.B. Bewerber, Auszubildende, Praktikanten, ausgeschiedene
rungen,
Beschäftigte, externe Auftragnehmer
3 / 50Deutschland - Datenschutzhinweise
für Mitarbeiter und andere vergleichbar Betroffene
- Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten, wenn
Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, dies zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus
- Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT- einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinba-
Betriebs der Bank, rung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte
- Verhinderung und Aufklärung von Straftaten und Pflichten der Interessenvertretung der Be-
oder schwerwiegenden Pflichtverletzungen schäftigten erforderlich ist (z.B. Betriebsvereinba-
(vgl. auch § 26 Abs. 1 BDSG), rung zur Raumüberwachung im Filialbereich).
- Videoüberwachungen zur Wahrung des Haus-
rechts, zur Sammlung von Beweismitteln bei Wer bekommt meine Daten?
Überfällen und Betrugsdelikten z.B. in Filialen
(vgl. auch § 4 BDSG), Innerhalb der Bank erhalten diejenigen Stellen
- Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensi- Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung un-
cherheit (z.B. Zutrittskontrollen), serer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten
- Maßnahmen zur Sicherstellung des Haus- brauchen, z.B. Vorgesetzte, Personalabteilung,
rechts. Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung. Auch
von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungs-
c. aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a gehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhal-
DSGVO in Verbindung mit Art. 88 DSGVO und ten. Dies sind Unternehmen in den Kategorien
§ 26 Abs. 2 BDSG) Gehaltsabrechnung, Versicherung, Schulungsan-
bieter, Management des Betriebssportangebotes,
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung IT-Dienstleistungen, Logistik, Druckdienstleistun-
von personenbezogenen Daten für bestimmte gen sowie Telekommunikation.
Zwecke (z.B. verlängerte Speicherung von Bewer-
bungsunterlagen, Mitarbeitersport, Lichtbilder im Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger
Rahmen von Veranstaltungen, Newsletterversand) außerhalb unserer Bank ist zunächst zu beachten,
erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verar- dass wir als Arbeitgeber nur erforderliche perso-
beitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine nenbezogene Daten unter Beachtung der anzu-
erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen wer- wendenden Vorschriften zum Datenschutz weiter-
den. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilli- geben. Informationen über unsere Beschäftigte
gungserklärungen, die vor der Geltung der DSG- dürfen wir grundsätzlich nur weitergeben, wenn
VO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, der Be-
erteilt worden sind. Der Widerruf einer Einwilligung schäftigte eingewilligt hat oder wir zur Weitergabe
wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die anderweitig befugt sind. Unter diesen Vorausset-
Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten zungen können Empfänger personenbezogener
Daten. Daten z.B. sein:
d. aufgrund gesetzlicher oder rechtlicher Vorga- - Sozialversicherungsträger,
ben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO sowie Art. 88 - Krankenkassen,
DSGVO und § 26 BDSG) oder im öffentlichen - Versorgungswerke,
Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO) - Steuerbehörden,
- Berufsgenossenschaften,
Zudem unterliegen wir als Bank diversen rechtli- - öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Euro-
chen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen An- päische Zentralbank, Europäische Bankenauf-
forderungen (z.B. Sozialversicherungsrecht, Ar- sicht, Deutsche Bundesbank, Bundesanstalt
beitssicherheit, Kreditwesengesetz, Geldwäsche- für Finanzdienstleistungsaufsicht, Finanzbe-
gesetz, Wertpapierhandelsgesetz, Steuergesetze) hörden, Strafverfolgungsbehörden) bei Vorlie-
sowie bankaufsichtsrechtlichen Vorgaben (z.B. der gen einer gesetzlichen oder behördlichen Ver-
Europäischen Zentralbank, der Europäischen Ban- pflichtung,
kenaufsicht, der Deutschen Bundesbank und der - andere Kredit- und Finanzdienstleistungsinsti-
Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht). tute oder vergleichbare Einrichtungen, an die
Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter wir zur Durchführung der Vertragsbeziehung
anderem die Identitätsprüfung, Betrugs- und personenbezogene Daten übermitteln (z.B. für
Geldwäscheprävention, die Erfüllung sozialversi- Gehaltszahlungen),
cherungs- und steuerrechtlicher Kontroll- und Mel- - Wirtschafts- und Lohnsteuerprüfer,
de- oder Dokumentationspflichten sowie die Steue- - Dienstleister, die wir im Rahmen von Auf-
rung von Risiken in der Bank und im Commerz- tragsverarbeitungsverhältnissen heranziehen.
bank-Konzern.
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für Mitarbeiter und andere vergleichbar Betroffene
Weitere Datenempfänger können diejenigen Stel- gesetz (KWG), Geldwäschegesetz (GwG) und
len sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Da- Wertpapierhandelsgesetz (WpHG). Die dort
tenübermittlung erteilt haben oder an die wir auf- vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw.
grund einer Interessenabwägung befugt sind, per- Dokumentation betragen in der Regel sechs
sonenbezogene Daten zu übermitteln. bis zehn Jahre.
- Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der
Werden Daten in ein Drittland oder an eine in- gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach
ternationale Organisation übermittelt? den
§§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches
Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten au- (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu
ßerhalb der Europäischen Union (sogenannte 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige
Drittstaaten) findet statt, soweit Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.
- es gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuer- Sofern die Datenverarbeitung im berechtigten Inte-
rechtliche Meldepflichten), resse von uns oder einem Dritten erfolgt, werden
- Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder die personenbezogenen Daten gelöscht, sobald
- dies durch das berechtigte Interesse daten- dieses Interesse nicht mehr besteht. Hierbei gelten
schutzrechtlich legitimiert ist und keine höhe- die genannten Ausnahmen.
ren schutzwürdigen Interessen des Betroffe-
nen dem entgegenstehen. Gleiches gilt für die Datenverarbeitung aufgrund
einer erteilten Einwilligung. Sobald diese Einwilli-
Des Weiteren ist eine Übermittlung an Stellen in gung für die Zukunft durch Sie widerrufen wird,
Drittstaaten in folgenden Fällen vorgesehen: werden die personenbezogenen Daten gelöscht,
es sei denn es besteht eine der genannten Aus-
- Sofern Ihre digitalisierte Unterschrift in einem nahmen.
Geschäftsprozess genutzt wird, wird diese in
einem Unterschriftenverzeichnis in der Welche Datenschutzrechte habe ich?
Schweiz gespeichert. Dabei wird das europäi-
sche Datenschutzniveau eingehalten. Jede betroffene Person hat das Recht auf Aus-
- Mit der Einwilligung des Betroffenen oder auf- kunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Be-
grund gesetzlicher Regelungen zur Bekämp- richtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf
fung von Geldwäsche, Terrorismusfinanzie- Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf
rung und sonstigen strafbaren Handlungen Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18
sowie im Rahmen einer Interessenabwägung, DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21
werden in Einzelfällen personenbezogene Da- DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit
ten unter Einhaltung des Datenschutzniveaus aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und
der Europäischen Union übermittelt. beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen
nach §§ 34 und 35 BDSG. Sie können diese Rech-
Wie lange werden meine Daten gespeichert? te zumeist selbst über Companion bzw. HR Direct
ausüben. Darüber hinaus besteht ein Beschwerde-
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezo- recht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichts-
genen Daten solange dies für die Erfüllung unserer behörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).
vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforder- Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung per-
lich ist. Dabei ist zu beachten, dass das Beschäfti- sonenbezogener Daten können Sie jederzeit uns
gungsverhältnis ein Dauerschuldverhältnis ist, gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Wi-
welches auf einen längeren Zeitraum angelegt ist. derruf von Einwilligungserklärungen, die vor der
Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018,
Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten
gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, wer- Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt.
den diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind,
– befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu sind davon nicht betroffen.
folgenden Zwecken:
Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung
- Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, von Daten?
die sich z.B. ergeben können aus: Sozialge-
setzbuch (SGB IV), Handelsgesetzbuch Im Rahmen unseres Beschäftigungsverhältnisses
(HGB), Abgabenordnung (AO), Kreditwesen- müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten
5 / 50Deutschland - Datenschutzhinweise
für Mitarbeiter und andere vergleichbar Betroffene
bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung
und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach
und zur Erfüllung der damit verbundenen vertragli- Artikel 21 DSGVO
chen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Er-
hebung wir gesetzlich oder aufgrund einer Kollek- Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
tivvereinbarung verpflichtet sind. Ohne diese Da-
ten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus
einen Vertrag mit Ihnen zu schließen, diesen aus- Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit ge-
zuführen und zu beenden. gen die Verarbeitung Sie betreffender personen-
bezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Ab-
Zum Teil können Ihnen Nachteile entstehen, wenn satz 1 Buchstabe e DSGVO (Datenverarbeitung im
Sie bestimmte personenbezogene Daten nicht öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1
bereitstellen, z.B. fehlende erleichternde Arbeits- Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der
mittel für Schwerbehinderte, zusätzlicher Beitrag in Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt,
die Pflegeversicherung bei Kinderlosigkeit. Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf
diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne
Sollten Sie uns die notwendigen Informationen und von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.
Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, kann dies
der Aufnahme und Durchführung des Beschäfti- Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre per-
gungsverhältnis entgegenstehen. sonenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es
sei denn, wir können zwingende berechtigte Grün-
Inwieweit gibt es eine automatisierte Entsche i- de für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Inte-
dungsfindung? ressen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder
die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Aus-
Zur Begründung, Durchführung und Beendigung übung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
des Beschäftigungsverhältnisses nutzen wir
grundsätzlich keine vollautomatisierte Entschei- Empfänger eines Widerspruchs
dungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten
wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, wer- Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff
den wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens, Ihrer
Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetz- Adresse und Ihres Geburtsdatums erfolgen und
lich vorgegeben ist. sollte gerichtet werden an:
Findet Profiling statt? Commerzbank AG
Kaiserplatz, 60261 Frankfurt am Main
Wir verarbeiten teilweise Ihre Daten automatisiert Telefon: 0800 5890258-1
mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu HRDirect@commerzbank.com
bewerten (Profiling). Wir setzen Profiling bei-
spielsweise in folgendem Fall ein:
Version 1.0 Deutschland DE
- Aufgrund gesetzlicher und regulatorischer
Vorgaben sind wir zur Bekämpfung von Geld-
wäsche, Terrorismusfinanzierung und vermö-
gensgefährdenden Straftaten verpflichtet. Da-
bei werden auch Datenauswertungen vorge-
nommen.
6 / 50België
Informatie over gegevensbescherming kregen van publiek beschikbare bronnen (zoals
voor werknemers en andere vergelijk- pers, internet) of die rechtmatig aan ons zijn over-
gemaakt door andere bedrijven van de Commerz-
bare betrokkenen1 bank Group of derden (bijvoorbeeld informatie over
strafbare handelingen) in zoverre dit noodzakelijk
Met de volgende informatie wensen we u een is voor onze relatie van werkgever/werknemer.
overzicht te geven van de verwerking van uw per-
soonsgegevens door ons en uw rechten onder het Relevante persoonsgegevens zijn persoonlijke
recht inzake gegevensbescherming. Welke gege- details (naam, adres en andere contactgegevens,
vens worden verwerkt in detail en de manier waar- datum en plaats van geboorte en nationaliteit),
op ze worden gebruikt wordt hoofdzakelijk bepaald familiegegevens (bv. gezinstoestand, informatie
door de gevraagde of overeengekomen elementen over kinderen), religieuze affiliatie, gezondheids-
van uw tewerkstelling die gebaseerd is op een gegevens (voor zover relevant voor tewerkstelling,
arbeidsovereenkomst met een werknemer of een bv. in geval van zware handicap), mogelijke eerde-
dienst- of werkovereenkomst met een externe re veroordelingen (bewijs van goed gedrag), legi-
contractant evenals mogelijke bijkomende voorde- timatiegegevens (zoals gegevens van identiteits-
len. Bijgevolg is het mogelijk dat niet ieder element kaarten), fiscaal nummer en informatie over kwali-
van deze informatie van toepassing is op u. ficatie verleend door voormalige werkgevers. Bo-
vendien kunnen dit ook contractgegevens zijn (zo-
Wie is verantwoordelijk voor de gegevensve r- als een aanvraag voor een telewerkbetrekking),
werking en wie kan ik contacteren? gegevens die voortvloeien uit de uitvoering van
onze contractuele verbintenissen (bv. salarisbeta-
Verantwoordelijk is: lingen), informatie over uw financiële status (zoals
gegevens over uitstaande leningen, loonbeslag) en
Commerzbank AG andere gegevens vergelijkbaar met de bovenver-
Kaiserplatz, 60261 Frankfurt am Main melde categorieën).
Duitsland
Wat is het doel om uw gegevens te verwerken
vertegenwoordigd door (doeleinde van verwerking persoonsgegevens)
Bijkantoor te Brussel en op basis van welke rechtsgrond?
Louis Schmidtlaan 29, 1040 Brussel
België We verwerken uw persoonsgegevens in overeen-
Telefoon: +32 27 431 820 stemming met de bepalingen van de EU Algemene
Verordening Gegevensbescherming (AVGB) en in
U kunt de vertegenwoordiger van de interne func- voorkomend geval de plaatselijke begeleidende
tionaris voor gegevensbescherming bereiken on- wetten.
der
a. Om contractuele verbintenissen uit te voeren
Commerzbank AG (Art. 6 lid 1, b) AVGB) in samenhang met Art.
Bijkantoor te Brussel 88 AVGB)
Contactpersoon gegevensbescherming
Louis Schmidtlaan 29, 1040 Brussel Gegevens worden verwerkt met het doel om de
België werkgever/werknemersrelatie vast te leggen, uit te
Brussels.dataprotection@commerzbank.com voeren of te beëindigen onder onze overeenkomst
met u of om precontractuele maatregelen uit te
Welke bronnen en welke gegevens gebruiken voeren op verzoek, voor zover dit wettelijk is toe-
wij? gestaan. Indien u zou genieten van bijkomende
voordelen (bv. kinderopvang), zullen uw gegevens
We verwerken persoonsgegevens die we binnen worden verwerkt in de mate dat dit noodzakelijk is
het kader van onze arbeidsrelatie ontvangen of om die bijkomende voordelen toe te passen.
verkrijgen van onze werknemers en andere verge-
lijkbare betrokkenen. Bovendien verwerken we b. Binnen het kader van een belangenafweging
persoonsgegevens die we rechtmatig hebben ver- (Art. 6 lid 1, f) AVGB) in samenhang met Art.
88 AVGB)
1
Bvb. sollicitanten, leerlingen, stagairs, voormalige werkne
Voor zover noodzakelijk, zullen we uw gegevens
mers, externe contractanten. verwerken buiten het kader van de eigenlijke uit-
7 / 50België - Informatie over gegevensbescherming voor werkne-
mers en andere vergelijkbare betrokkenen other comparable
data subjects
voering van de overeenkomst, ter behartiging van naleving van controle-, rapporterings- en docu-
gerechtvaardigde belangen van onszelf en van mentatieverplichtingen onder sociale zekerheids-
derden. Bijvoorbeeld: en fiscaal recht en de beoordeling en het beheer
van risico’s in de bank en in de Commerzbank
- Maatregelen voor de planning van HR- Groep.
ontwikkeling,
- Maatregelen in het geval van organisatorische Bovendien zullen we uw gegevens verwerken voor
veranderingen, zover dat noodzakelijk is om rechten en verbinte-
- Instellen van rechtsvorderingen en verdediging nissen uit te oefenen die voortvloeien uit een col-
in geval van rechtsgeschillen, lectieve arbeidsovereenkomst.
- Waarborgen van IT-veiligheid en de IT-werking
van de bank, Wie ontvangt mijn gegevens?
- Preventie en onderzoek van strafbare hande-
lingen, Binnen de bank zullen die eenheden toegang krij-
- Videosurveillance om het huisrecht uit te oefe- gen tot uw gegevens die ze nodig hebben om onze
nen, om bewijs te verzamelen in geval van contractuele en wettelijke verplichtingen na te ko-
overvallen of fraude, bv. in filiaalvestigingen, men, bv. supervisors, HR-departement, de Werk-
- Maatregelen om gebouwen en systemen te raad, vertegenwoordiger van zwaar gehandicapte
beveiligen (zoals toegangscontrole), werknemers. Ook door ons aangestelde dienstver-
- Maatregelen om ons huisrecht te beschermen. leners en agenten kunnen voor die doeleinden de
gegevens ontvangen. Dit zijn ondernemingen in de
c. Op basis van uw toestemming (Art. 6 lid 1, a) categorieën salarisadministratie, verzekering, aan-
AVGB) in samenhang met Art. 88 AVGB) bieders van training, management van het sport-
aanbod van het bedrijf, IT- diensten, logistiek,
Voor zover u ons toestemming hebt gegeven voor printdiensten en telecommunicatie.
de verwerking van persoonsgegevens voor be-
paalde doeleinden (zoals verlengde bewaring van Wat betreft de doorgifte van gegevens aan ont-
sollicitatiedocumenten, werknemerssporten, foto’s vangers buiten onze bank, moet vooreerst in acht
in het kader van evenementen, uitsturen nieuws- worden genomen dat wij als werkgever enkel
brieven) is dergelijke verwerking rechtmatig op noodzakelijke persoonsgegevens zullen doorge-
basis van uw toestemming. Een gegeven toe- ven, met inachtneming van alle toepasselijke re-
stemming kan op ieder moment worden ingetrok- gelgeving inzake gegevensbescherming. In princi-
ken. Dat geldt ook voor de intrekking van toe- pe mogen we informatie over onze werknemers
stemmingsverklaringen die vóór de datum van enkel doorgeven indien dat wettelijk verplicht is,
inwerkingtreding van de AVGB, i.e. vóór 25 mei indien de werknemer zijn/haar toestemming heeft
2018 aan ons werden gegeven. De intrekking van gegeven of indien we op een andere manier vol-
toestemming heeft alleen gevolg voor de toekomst macht hebben gekregen. Onder deze premissen
en tast niet de rechtmatigheid aan van de gege- kunnen ontvangers van persoonsgegevens bij-
vens die verwerkt werden vóór de intrekking. voorbeeld zijn:
d. Op basis van wettelijke verplichtingen (Art. 6 - Sociale zekerheidsdiensten,
lid 1, c) AVGB) of in het algemeen belang (Art. - Ziekenkostenverzekeraars,
6 lid 1, e) AVGB) - Pensioenfondsen,
- Fiscale autoriteiten,
Daarenboven zijn wij als bank onderhevig aan - Overheidsinstanties en -instellingen (zoals de
verschillende juridische verplichtingen, i.e. wettelij- Europese Centrale Bank, de Europese Ban-
ke vereisten (bv. een wet inzake sociale verzeke- kenautoriteit, de Duitse Federale Bank, het
ring, wet inzake veiligheid op het werk, de wet op Federaal Agentschap voor het toezicht op Fi-
het kredietwezen, de wet inzake witwassen, de wet nanciële Diensten, fiscale autoriteiten, autori-
inzake de handel in effecten, de fiscale wetten) en teiten die strafbare handelingen vervolgen) als
regelgeving met betrekking tot het toezicht op de er een wettelijke of officiële verplichting voor-
banken (bvb. door de Europese Centrale Bank, de ligt,
Europese Bankenautoriteit,, de Duitse Federale - Andere krediet- of financiële dienstverlenings-
Bank en het Federaal Agentschap voor het toe- instellingen of vergelijkbare instellingen waar-
zicht op Financiële Diensten). De doeleinden van aan we ter uitvoering van de contractrelatie
verwerking omvatten, onder andere, controle van persoonsgegevens overmaken (bv. voor sala-
identiteit, preventie van fraude en geldwitwassen, risbetalingen),
8 / 50België - Informatie over gegevensbescherming voor werkne-
mers en andere vergelijkbare betrokkenen other comparable
data subjects
- Algemene en loonbelastingcontroleurs tenzij – tijdelijk – verdere verwerking noodzakelijk
- Dienstverleners die we betrekken in het kader is voor de volgende doeleinden:
van verhoudingen ter uitvoering van opdrach-
ten. - Naleving van bewaarverplichtingen die bij-
voorbeeld kunnen voortvloeien uit de plaatse-
Andere ontvangers van gegevens kunnen die enti- lijke toepasselijke sociale wetgeving of han-
teiten zijn waarvoor u ons uw toestemming hebt delswetten, fiscale wetten, wetten op het kre-
gegeven voor gegevensoverdracht of waaraan we dietwezen, wetten inzake geldwitwassen of
persoonsgegevens mogen overdragen op basis wetten inzake handel in effecten. Bedrijfsdo-
van de afweging van belangen. cumenten en documentatie worden bewaard
met inachtneming van de tijdslimieten bepaald
Worden de gegevens overgedragen naar een in die regelgeving.
derde land of een internationale organisatie? - Bewaring van bewijs in het kader van de toe-
passelijke plaatselijke wettelijke regels inzake
Gegevensoverdracht naar entiteiten in staten bui- verjaring.
ten de Europese Unie (zogenaamde derde landen)
zal plaatsvinden voor zover: Als gegevens worden verwerkt in het gerechtvaar-
digd belang van ons of een derde, worden per-
- Dat wettelijk voorgeschreven is (zoals de ver- soonsgegevens verwijderd wanneer dat gerecht-
plichte rapportering onder fiscaal recht), of vaardigd belang is verstreken. In die gevallen zul-
- U uw toestemming hebt gegeven, of len de bepaalde uitzonderingen gelden.
- Dat gerechtvaardigd is door gerechtvaardigde
belangen in de zin van gegevensbescherming Hetzelfde geldt voor gegevensverwerking op basis
en niet tegengesteld is aan belangen van de van gegeven toestemming. Zodra u uw toestem-
betrokken die bescherming verdienen. ming intrekt voor de toekomst, zullen de persoons-
gegevens worden verwijderd tenzij één van de
Daarenboven is de overdracht naar entiteiten in opgesomde uitzonderingen geldt.
derde landen voorzien in de volgende gevallen:
Wat zijn mijn rechten inzake gegevensbe-
- Indien uw digitale handtekening gebruikt zal scherming?
worden in een handelstransactie, zal die wor-
den bewaard in een register van handtekenin- Iedere betrokkene heeft het recht van inzage over-
gen in Zwitserland. Het Europese niveau van eenkomstig artikel 15 AVGB, het recht op rectifica-
gegevensbescherming zal worden in acht ge- tie overeenkomstig artikel 16 AVGB, het recht op
nomen. wissing overeenkomstig artikel 17 AVGB, het recht
- Met de toestemming van de betrokkene of als op beperking van de verwerking overeenkomstig
gevolg van wettelijke regelgeving inzake de artikel 18 AVGB, het recht van bezwaar overeen-
controle van geldwitwassen, de financiering komstig artikel 21 AVGB en het recht op over-
van terrorisme of andere strafbare handelingen draagbaarheid van gegevens overeenkomstig
en binnen het kader van de belangenafweging, artikel 20 AVGB. Verder zijn de wettelijke regels
zullen in individuele gevallen persoonsgege- van de plaatselijke begeleidende wetten inzake de
vens worden overgemaakt, met respect voor AVGB van toepassing. U zal gewoonlijk die rech-
het gegevensbeschermingsniveau van de Eu- ten zelf kunnen uitoefenen via Companion of HR
ropese Unie. Direct of u kan uw lokale HR-departement contac-
teren. Daarenboven is er een recht om klacht in te
Hoe lang worden mijn gegevens bewaard? dienen bij een bevoegde toezichthoudende gege-
vensbeschermingsautoriteit (Artikel 77 AVGB).
We verwerken en bewaren uw persoonsgegevens Uw toestemming voor de verwerking van per-
zolang als noodzakelijk is om onze contractuele en soonsgegevens die u aan ons hebt gegeven kan u
wettelijke verplichtingen na te komen. In dat ver- op ieder moment intrekken door ons hierover te
band vragen we u om te onthouden dat tewerkstel- informeren. Dat geldt ook voor de intrekking van
ling een continue verbintenis is die bedoeld is om toestemmingsverklaringen die vóór de datum van
voor een lange tijdsperiode voort te duren. inwerkingtreding van de AVGB, i.e. vóór 25 mei
2018 aan ons werden gegeven. Gelieve in acht te
Als de gegevens niet langer nodig zijn voor de nemen dat die intrekking enkel geldt voor de toe-
uitvoering van contractuele of wettelijke verplich- komst. Verwerkingshandelingen die gebeurden
tingen, zullen ze regelmatig worden verwijderd vóór de intrekking zijn niet betroffen.
9 / 50België - Informatie over gegevensbescherming voor werkne-
mers en andere vergelijkbare betrokkenen other comparable
data subjects
Ben ik verplicht om gegevens te verstrekken?
Informatie over uw recht van bezwaar overee n-
Binnen het kader van onze werkge- komstig artikel 21 AVGB
ver/werknemerrelatie bent u verplicht om die per-
soonsgegevens te verstrekken die wettelijk vereist Recht van bezwaar gebaseerd op individuele
of noodzakelijk zijn voor het aanvatten, de uitvoe- gevallen
ring en de beëindiging van de tewerkstelling en die
vereist zijn voor de naleving van de daarmee ver- U heeft te allen tijde het recht om vanwege met uw
bonden contractuele verbintenissen, of waarvan de specifieke situatie verband houdende redenen
verzameling ons wettelijk wordt opgelegd. Zonder bezwaar te maken tegen de verwerking van u be-
die gegevens zullen we doorgaans niet in staat zijn treffende persoonsgegevens op basis van artikel 6
om overeenkomsten met u te sluiten, uit te voeren lid 1, e) (verwerking van gegevens in het algemeen
of te beëindigen. belang) en artikel 6 lid 1, f) AVGB (verwerking van
gegevens op basis van de afweging van belan-
In sommige gevallen kan u nadelen ondervinden gen); dit geldt ook voor profilering zoals gedefini-
doordat u nalaat persoonsgegevens te verstrek- eerd in artikel 4 lid 4 AVGB.
ken, bijvoorbeeld werkmaterialen die zwaar ge-
handicapte individuen bijstaan. Indien u bezwaar maakt, zullen we de verwerking
van uw persoonsgegevens staken tenzij we dwin-
Indien u nalaat ons de noodzakelijke informatie en gende gerechtvaardigde gronden voor de verwer-
documenten te verstrekken, mogen of kunnen wij king hebben die zwaarder wegen dan uw belan-
de gewenste werkgever/werknemerrelatie niet gen, rechten en vrijheden of, alternatief, dergelijke
aanvatten of verderzetten. verwerking dient voor de instelling, uitoefening of
onderbouwing van een rechtsvordering.
In welke mate is de besluitvorming geautomati-
seerd? Ontvanger van een bezwaar
Voor de totstandkoming en uitvoering van de za- Dergelijk bezwaar mag informeel worden inge-
kenrelatie gebruiken we in principe geen volledig diend, met indicatie van uw naam, adres en ge-
geautomatiseerde besluitvormingsprocessen over- boortedatum en dient, indien mogelijk, te worden
eenkomstig artikel 22 AVGB om tewerkstellingen gericht aan:
aan te vatten, uit te voeren of te beëindigen. Als
we dergelijke processen zouden gebruiken in indi-
viduele gevallen zullen we u hierover en over uw Bijkantoor te Brussel
rechten in dit verband apart informeren, indien dat Contactpersoon gegevensbescherming
wettelijk voorgeschreven is. Louis Schmidtlaan 29, 1040 Brussel
België
Gebeurt er profilering? Brussels.dataprotection@commerzbank.com
Uw gegevens zullen gedeeltelijk geautomatiseerd
worden verwerkt met het doel om bepaalde per-
soonlijke aspecten te waarderen (profilering). We Version 1.0 International BE
zullen profilering bijvoorbeeld gebruiken in de vol-
gende gevallen:
- Als gevolg van wettelijke of reglementaire be-
palingen zijn we verplicht om geldwitwassen,
terrorismefinanciering en vermogensbedrei-
gende strafbare handelingen te bestrijden.
Daarbij zullen gegevens worden geanalyseerd.
10 / 50Belgique
Informations concernant la protection Quelles sont nos sources ? Quelles données
des données relatives aux salariés et utilisons-nous ?
autres personnes concernées assimi- Nous traitons les données à caractère personnel
lées1 que nous recevons ou obtenons de nos salariés
ainsi que des autres personnes concernées simi-
Par le biais des informations qui suivent, nous laires dans le cadre de notre relation de travail. . .
entendons vous donner une présentation de la Par ailleurs, nous traitons les données à caractère
façon dont vos données à caractère personnel personnel obtenues légalement à partir des
sont traitées par nos services et des droits que sources librement accessibles au public (tels que
vous avez en vertu de la législation sur la protec- la presse, Internet) ou qui nous ont été transmises
tion des données. La nature détaillée des données de façon licite par d’autres sociétés du Groupe
traitées et les modalités de leur utilisation sont Commerzbank ou par des tiers ( par exemple des
principalement fonction des éléments demandés informations concernant des actes criminels) si
ou convenus relatifs à votre emploi sur la base cela est nécessaire à notre relation employeur/
d’un contrat de travail passé avec le salarié, sur la employé. Les données personnelles que nous
base d’un contrat de travail ou de service passé collectons sont les coordonnées personnelles
avec le contractant externe. Ces éléments peuvent (nom, adresse, autres coordonnées, nationalité,
également concerner les avantages des salariés. Il date et lieu de naissance), les informations fami-
se peut dès lors que certains des éléments conte- liales, (statut familial, informations relatives aux
nus dans les informations ci-après ne vous soient enfants), la confession religieuse, les données de
pas applicables. santé (dans la mesure où elles sont pertinentes
pour l’emploi, notamment en cas de handicap
Qui est responsable du traitement des données grave), les potentielles condamnations antérieures
et qui puis-je contacter ? (certificat de bonne conduite), les données
l’identification (telles que les données figurant sur
Le traitement des données relève de la responsa- la carte d’identité), numéro d’identification fiscale
bilité de : et les informations sur la qualification fournies par
les anciens employeurs. Par ailleurs, ces données
Commerzbank AG peuvent être des données d’ordre contractuel (tel
Kaiserplatz, 60261 Francfort-sur-le-Main qu’une demande pour un poste de télétravail), des
Allemagne données liées à l’exécution de nos obligations
contractuelles (paiement des salaires) des infor-
Représentée par mations relatives à votre situation financière (telles
Succursale de Bruxelles que des données sur des prêts en cours ou sur
Louis Schmidtlaan 29, 1040 Bruxelles des saisies sur salaire) et d’autres données com-
Belgique parables aux catégories mentionnées ci-dessus
Téléphone: +32 27 431 820
Quel est la finalité du traitement de vos don-
Vous pouvez contacter le représentant du Délégué nées à caractère personnel et sur quelle base
à la protection des données à l’adresse suivante : juridique repose-t-il ?
Commerzbank AG Nous traitons les données à caractère personnel
Succursale de Bruxelles dans le respect des dispositions du Règlement
Contact en matière de Protection des Don- Européen Général sur la Protection des Données
nées (RGPD) et les lois locales applicables.
Louis Schmidtlaan 29, 1040 Bruxelles
Belgique a. Afin de nous conformer à nos obligations con-
Téléphone: +32 27 431 820 tractuelles (article 6 paragraphe 1 b) du
Brussels.dataprotection@commerzbank.com RGPD) en combinaison avec l’article 88 du
RGPD.
Les données sont traitées aux fins d’établir,
d’exécuter ou de mettre fin à la relation employé /
employeur issue du contrat passé avec vous ou
1
Par exemple les candidats à l’embauche, apprentis, sta- de mettre en œuvre des mesures précontrac-
giaires, anciens salariés, contractant externe tuelles en réponse à des demandes, dans la me-
11 / 50Belgique - Informations concernant la protection des don-
nées relatives aux clients et autres personnes concernées
sure où cela est légalement autorisé. Si vous sou- d. Sur la base des dispositions réglementaires
haitez bénéficier d’avantages supplémentaires (par (article 6 (paragraphe 1 c) du RGPD et l’article
exemple, la garde d’enfants), vos données seront 88 RGDP) ou en raison de l’intérêt public (ar-
traitées, si nécessaire, pour mettre en œuvre ces ticle 6 (paragraphe 1 e) du RGPD)
avantages supplémentaires.
De surcroît, en notre qualité d’établissement ban-
b. Dans le cadre des intérêts légitimes du res- caire, nous sommes soumis à diverses obligations
ponsable de traitement ou d’un tiers (article 6 légales, notamment les exigences légales (telles
paragraphe 1 f) du RGPD) que le Code du travail, le Code de la sécurité so-
ciale, les lois et règlements sur la sécurité au tra-
Si nécessaire, nous traiterons vos données au- vail, la loi bancaire, les lois sur le blanchiment
delà du cadre de la simple exécution du contrat d’argent, les lois sur les opérations sur titres, les
afin de protéger nos propres intérêts légitimes et lois fiscales) et réglementaires relatifs à la super-
ceux de tiers. Il en va ainsi: vision bancaire (par ex. la Banque centrale euro-
péenne, l’Autorité bancaire européenne, l'Autorité
- des mesures prises pour planifier le dévelop- de contrôle prudentiel et de résolution, la Banque
pement des ressources humaines, de France, la Banque fédérale allemande et
- des mesures de changements organisation- l’Agence fédérale pour la supervision des services
nels, financiers). Le traitement des données vise no-
- de la constatation, l'exercice ou la défense de tamment à vérifier l’identité, à prévenir les fraudes
droits en justice, et le blanchiment d’argent, à vérifier le respect des
- de la garantie de la sécurité informatique et obligations de contrôle, de reporting et de docu-
des opérations informatiques de la banque, mentation conformément à la législation fiscale et
- des enquêtes pénales, de la prévention des à la législation sur la sécurité sociale, ainsi que
actes illégaux et des manquements graves aux pour l’appréciation des risques et leur gestion par
obligations, la banque et le Groupe Commerzbank.
- de la vidéosurveillance afin d’exercer les droits
de protection du domicile, afin de recueillir des De plus, nous traiterons vos données person-
preuves en cas d’attaques ou de fraudes, par nelles, si cela est nécessaire, pour l’exercice des
exemple dans les succursales, droits et obligations des représentants des salariés
- des mesures et systèmes de sécurisation des résultant d’accords salariaux ou d’un accord
bâtiments (et notamment le contrôle des en- d’entreprise (accord collectif).
trées),
- des mesures de protection de notre réglemen- Quels seront les destinataires des données me
tation interne, concernant ?
c. Sur la base de votre consentement (article 6 Au sein de la banque, se verront consentir l’accès
(paragraphe 1 a) du RGPD) en combinaison à vos données les services qui ont besoin d’en
avec l’article 88 RGPD connaître pour respecter nos obligations réglemen-
taires et contractuelles, tels que les responsables,
Dans la mesure où vous avez consenti au traite- le département des ressources humaines, le comi-
ment, par nos soins, de vos données à caractère té d’entreprise et les représentants des salariés
personnel pour certaines finalités (et notamment le gravement handicapés. Les prestataires de ser-
stockage prolongé des documents de candidature, vices et agents que nous avons désignés peuvent
les activités sportives des salariés, la prise de pho- également être les destinataires de vos données
tographies lors à des événements, ou l’envoi de pour ces mêmes finalités. Ces sociétés sont des
lettres d’information), ledit traitement sera réputé sociétés de gestion de paie, d’assurance, de for-
légitime sur la base de votre consentement. Une mation, de gestion de l’offre sportive de
fois donné, ledit consentement peut être retiré à l’entreprise, de services informatiques, de services
tout moment. Cela est également valable pour tous logistiques, d’impression et de télécommunication.
les traitements auxquels vous avez consentis
avant la date d’entrée en vigueur du RGPD, c’est- En ce qui concerne la transmission de données à
à-dire avant le 25 mai 2018. Le retrait de votre des destinataires extérieurs à notre banque, il con-
consentement vaut seulement pour l’avenir et n’a vient en premier lieu de garder à l’esprit qu’en tant
aucun effet sur le caractère légitime des données qu’employeur nous ne transmettrons que les don-
traitées jusqu’au retrait de votre consentement. nées personnelles strictement nécessaires, en
respectant toutes les réglementations applicables
12 / 50Belgique - Informations concernant la protection des don-
nées relatives aux clients et autres personnes concernées
en matière de protection des données. Par prin- Par ailleurs, le transfert de données à des orga-
cipe, nous ne sommes susceptibles de transmettre nismes situés dans des pays tiers est prévu dans
des informations concernant nos salariés que si la les cas suivants :
loi nous y oblige, lorsque le salarié a donné son
consentement ou si nous y avons été habilités. - Si votre signature électronique est utilisée
Dans ces circonstances, les destinataires des dans le cadre d’une transaction commerciale,
données à caractère personnel peuvent être no- elle sera stockée dans un registre de signa-
tamment des: tures en Suisse. Le niveau européen adéquat
de protection des données sera respecté.
- agences ou caisses d’assurance sociale, - Sous réserve du consentement de la personne
- fournisseurs d’assurance santé, concernée ou en raison de la prise de disposi-
- fonds de retraite ou fonds de pension, tions réglementaires en matière de lutte contre
- autorités fiscales, le blanchiment d’argent, le financement du ter-
- des autorités publiques et organismes (tels rorisme et autres actes illicites et dans le cadre
que la Banque centrale Européenne, l’Autorité de l’intérêt légitime du responsable de traite-
bancaire européenne, la Banque fédérale al- ment ou de tiers, les données à caractère per-
lemande et l’Agence fédérale pour la supervi- sonnel seront transférées dans certains cas
sion des services financiers, l’administration particuliers, dans le respect du niveau de pro-
fiscale, les autorités judiciaires pénales, lors- tection des données en vigueur au sein de
que cela est issu d’une obligation légale ou ré- l’Union européenne.
glementaire,
- d’autres institutions de services bancaires et Pendant combien de temps les données me
financiers ou d’autres établissements simi- concernant seront-elles conservées ?
laires auxquels nous transmettons vos don-
nées à caractère personnel dans le cadre de Nous traitons et conservons les données à carac-
l’exécution de notre relation contractuelle, par tère personnel vous concernant aussi longtemps
exemple le paiement des salaires, que nécessaire afin de remplir nos obligations
- des contrôleurs de gestion et des inspecteurs légales et contractuelles. A cet égard, veuillez
des impôts, garder à l’esprit le fait que notre relation salariale
- des prestataires de services auxquels nous est continue et a vocation à s’inscrire dans la du-
faisons appel dans le cadre de la sous- rée.
traitance de traitements de données contrac-
tuelles. Dans le cas où les données ne seraient plus né-
cessaires en vue de l’exécution de nos obligations
Les autres destinataires de données comprennent contractuelles et réglementaires, elles seront régu-
notamment les organismes auxquels vous nous lièrement effacées de façon périodique sauf si un
avez donné l’autorisation de transférer vos don- traitement complémentaire, limité dans le temps,
nées ou ceux en faveur desquels nous sommes est nécessaire pour les raisons suivantes :
autorisés à transférer vos données sur la base
d’un intérêt légitime. - Le respect des obligations de conservation
pouvant par exemple résulter du Code de
Les données seront-elles transférées à un pays commerce, du Code fiscal, du Code de sécuri-
tiers ou à une organisation internationale ? té sociale, du Code du travail, des lois sur la
réglementation bancaire, des lois sur le blan-
Le transfert de données à des organismes situés chiment d’argent et des lois sur les opérations
en dehors de l’Union européenne (ci-après les sur titres en vigueur localement. Les archives
« pays tiers ») aura lieu dans la mesure où : et documents sont conservés pendant la durée
prévue par la réglementation applicable.
- cela est exigé par la loi (par ex. obligation dé- - La protection des moyens de preuve en vertu
clarative en vertu de la législation fiscale, des règles de droit national en matière de
- vous avez donné votre consentement, prescription.
- cela est justifié par des intérêts légitimes en
matière de protection des données et que cela Lorsque ces données sont traitées dans notre
ne s’oppose pas aux intérêts à protéger du ti- intérêt légitime ou dans celui d’un tiers, toute don-
tulaire de données née à caractère personnel sera effacée lorsque cet
intérêt légitime sera caduc Dans un tel cas, les
exceptions spécifiées s’appliqueront.
13 / 50Belgique - Informations concernant la protection des don-
nées relatives aux clients et autres personnes concernées
Il en va de même pour le traitement des données riel de travail réservé aux personnes handicapées
reposant sur votre consentement. Dès lors que à mobilité réduite, la contribution supplémentaire à
vous révoquez ce consentement pour l’avenir, les l’assurance dépendance si un employé est sans
données à caractère personnel seront effacées enfant.
sauf si l’une des exceptions prévues s’applique.
Si vous ne fournissez pas les informations et do-
Quels sont mes droits en ce qui concerne la cuments nécessaires, nous n’avons pas le droit
protection des données ? d’établir la relation employé/ employeur souhaitée
ni de poursuivre une telle relation.
En vertu du RGPD, chaque personne concernée a
le droit d’accéder à ses données (article 15), de les Dans quelle mesure la prise de décision sera-t-
rectifier (article 16), de demander leur suppression elle automatisée ?
(article 17) du RGPD, d’en limiter le traitement
(article 18), ou de faire opposition à leur traitement En principe, en vertu des dispositions de l’article
(article 21). Elle dispose également d’un droit à la 22 du RGPD, nous n’avons pas recours à un pro-
portabilité des données (article 20 du RGPD). cessus de prise de décision entièrement automati-
sé pour établir, exécuter ou mettre fin à votre em-
En dehors de cela, les dispositions légales de la loi ploi. Dans l’éventualité où nous serions amenés,
de transposition locale du RGPD s’appliquent. dans certains cas particuliers, à avoir recours à ce
Vous serez généralement en mesure d’exercer ces procédé, nous vous en informerons de manière
droits par vous-même via Companion ou HR Direct spécifique et nous vous notifierons les droits que
ou par le biais de votre département des res- vous avez au regard de ce traitement si la loi
sources humaines local. l’exige.
De même, l’article 77 du RGPD prévoit le droit Le profilage sera-t-il pratiqué ?
d'introduire une réclamation auprès d'une autorité
de contrôle de la protection des données person- Les données à caractère personnel vous concer-
nelles. nant seront traitées automatiquement en partie
dans le but d’évaluer certains aspects personnels
Vous pouvez à tout moment retirer votre consen- (profilage). Nous utiliserons notamment le profilage
tement au traitement des données à caractère dans les cas suivants:
personnel vous concernant, en nous informant en
ce sens. La même règle s’applique pour les décla- - Compte tenu des dispositions légales et ré-
rations de consentement données avant la date glementaires qui nous font obligation de lutter
d’entrée en vigueur du RGPD c’est-à-dire avant le contre le blanchiment d’argent, le financement
25 mai 2018. Il convient de garder à l’esprit le fait du terrorisme et les actes délictueux portant
que le retrait de ce consentement vaut uniquement préjudice aux biens. A cet égard, des données
pour l’avenir Les traitements de données ayant eu seront analysées à des fins de profilage.
lieu avant le retrait ne sont pas affectés.
Suis-je obligé de communiquer des données ?
Dans le cadre de nos relations employeur/ em-
ployé vous êtes tenu de fournir les données à ca-
ractère personnel qui sont légalement requises ou
nécessaires pour commencer, exécuter et mettre
fin à votre emploi, pour l’exécution des obligations
contractuelles associées ou dans le cas où la col-
lecte de ces données nous est imposée par la loi.
En l’absence de ces données, nous ne serons
généralement pas en mesure de conclure de con-
trats avec vous, de les exécuter ou de les résilier.
Dans certains cas, vous êtes susceptibles d’être
défavorisé ou de subir des inconvénients du fait de
l’absence de communication de vos données per-
sonnelles, par exemple pour l’attribution du maté-
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