E-GOVERNMENT - Siegfried Balleis
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ANALYSEN
/// Die Daten sollen laufen, nicht die Bürger
E-GOVERNMENT
SIEGFRIED BALLEIS /// Mit der immer weiteren Verbreitung des Internets – zuletzt
vor allen Dingen auch mit mobilen Endgeräten – erwarten sich die Bürger von ihren
Kommunalverwaltungen eine schnelle und effektive Information und Kommunikati-
on. Gefragt ist dabei nicht nur das bloße Abrufen von Informationen, sondern eine
intensive zweiseitige Kommunikation mit den jeweiligen Dienststellen der Verwal-
tungen. Am Beispiel der Universitätsstadt Erlangen wird aufgezeigt, wie sich eine
Stadtverwaltung in den vergangenen Jahren auf diese neuen Bedürfnisse eingestellt,
welche Ziele sie definiert und welche Maßnahmen sie entwickelt hat, um entspre-
chende Standards setzen zu können.
Meilensteine der E-Government- prozesse zu analysieren und zu optimie-
Strategie der Stadt Erlangen ren. Der Erlanger Stadtrat hat auf Vor-
Bereits 1992 hat die Stadt Erlangen ein schlag der Verwaltung dann detailliert
Konzept zur technikunterstützten In- beschlossen, wie im Einzelnen vorzuge-
formationsverarbeitung erstellt. Mit der hen ist. Wegen der besonderen pro-
Beteiligung am MEDIA@Komm-Wett- grammatischen und pragmatischen Be-
bewerb der Bundesregierung hat Erlan- deutung dieses Beschlusses soll dieser
gen 1998 einen enormen Schub im Aus- im Folgenden im Wortlaut wiedergege-
bau seiner Internetdienstleistungen er- ben werden:
fahren. Diesem Innovationsschub im „Die Stadt Erlangen richtet ihre
Städteverbund mit Nürnberg, Fürth, E-Government-Aktivitäten, insbeson-
Schwabach und Bayreuth hat Erlangen dere die strategischen Ziele, den Aufbau
dann mit einem Masterplan zur von ‚Fertigkeiten‘, die Auswahl und
E-Government-Strategie zusätzlichen Umsetzung der Geschäftsfelder, die da-
Schwung verliehen. Nach einem europa- tenschutzrechtlichen und sicherheits-
weiten Interessensbekundungsverfah- technischen Anforderungen, die Maß-
ren wurde 2001 das Beratungsunter-
nehmen Accenture ausgewählt. Ziel da-
bei war, nicht nur die Digitalisierung der Erlangen betreibt seit 1998 konsequent
Stadtverwaltung voranzutreiben, son- die DIGITALISIERUNG seiner Stadt-
dern auch systematisch die Geschäfts- verwaltung.
64 POLITISCHE STUDIEN // 458
Quelle: momius/fotolia.com
E-Government ist eine unabdingbare Voraussetzung für eine moderne, effiziente und sparsame
Verwaltungsstruktur.
nahmen zur Qualifikation der Mitarbei- Zehn Jahre nach der systematischen
terinnen und Mitarbeiter usw. an den Implementierung der Empfehlungen des
im Abschlussbericht der Firma Accen- Masterplans haben die Stadt Erlangen
ture ‚E-Government-Strategie für die und Accenture gemeinsam die Ergebnis-
Stadt Erlangen‘ vom 22. Januar 2002 se evaluiert. Dabei stellte sich heraus,
ausgefüllten Konzepten, Empfehlungen dass die angestrebten Ziele weitestge-
und Vorgaben aus. Die Verwaltung wird hend erreicht wurden und die Kosten
beauftragt, konkrete Vorschläge für die des Projekts gegenüber der ursprüngli-
Bereitstellung der erforderlichen Res- chen Planung sogar noch unterschritten
sourcen (Planstellen und finanzielle werden konnten.
Ausstattung) zu unterbreiten und die Die Geschäftsleitung des Beratungs-
Bildung eines E-Government-Centers unternehmens war außerordentlich
im Geschäftsbereich OBM (Oberbür- überrascht, dass man nach zehn Jahren
germeister) vorzubereiten, sowie den zu- eine Evaluierung durchführen wollte.
ständigen Stadtratsgremien regelmäßig Die Reaktion damals lautete: „Darum
über den Stand der E-Government-Ak- hat uns bisher noch kein Klient gebeten“.
tivitäten zu berichten.“ Umso angenehm überraschender waren
458 // POLITISCHE STUDIEN 65
ANALYSEN
Erreichte Fertigkeiten innerhalb der Verwaltung im Jahr 2011
Quelle: Stadt Erlangen eGovernment-Center in Kooperation mit Accenture GmbH (Hrsg.): 10 Jahre eGovernment-Strategie in Erlangen, 2001-2011,
Kronberg im Taunus 2011.
die Ergebnisse, die in der Broschüre bürgermeister und der Stadtrat einer-
„Zehn Jahre E-Government-Strategie in seits sowie die Verwaltung und Perso-
Erlangen 2001-2011“ vorgelegt wurden. nalvertretung andererseits, die strategi-
schen Ziele für das E-Government dis-
Strategische Ziele des kutiert und definiert.
E-Government
Vor der Erarbeitung des Masterplans Als Hauptziele wurde definiert:
durch das Beratungsunternehmen wur- • Den Service für die Bürger zu erhö-
den zwischen der Politik, d. h. der Ober- hen,
66 POLITISCHE STUDIEN // 458
E-Government muss mit Hilfe eines gen konnten die Fortschritte bei der
MASTERPLANS systematisch konzipiert, Erreichung dieses Ziels konkret ge-
umgesetzt und evaluiert werden. messen werden.
Haupt- und Nebenziele waren in einen
globalen Rahmen eingebettet, der sich
• die Bearbeitungszeiten zu verkürzen daran orientierte, die Wirtschaftlichkeit
und durch Kostensenkung bzw. Einnahmen-
• nach Möglichkeit Behördengänge erhöhung zu steigern. Eine weitere
vollkommen zu vermeiden. zwingende Vorgabe war die Einhaltung
• Hinzu kamen das Ziel der Erhöhung der rechtlichen Normen des Daten-
der Transparenz sowie schutzes.
• die Steigerung der Qualität. Vor Beginn der Ist-Analyse wurde
Ein wichtiger Programmsatz war dabei, mit dem Strategieteam ein Zielsystem
„die Verwaltung mit dem Kopf der Bür- erarbeitet, das die einzelnen Zielzustän-
gerinnen und Bürger zu denken“. de für die erforderlichen Projekte defi-
nierte und im Hinblick auf die Zielerrei-
Folgende Nebenziele wurden definiert: chung priorisierte. Von insgesamt 150
• Schaffung einer kinder- und famili-
enfreundlichen Stadt. Hierbei ging
es darum, beispielsweise Möglich-
keiten zur Flexibilisierung von Ar-
beitszeiten aufzuzeigen und famili- Voraussetzung für den Masterplan
enfreundliche Arbeitsmodelle anzu- ist es, klare ZIELE zu definieren.
bieten.
• Belebung der Demokratie durch
mehr Beteiligung. Kern dieses Zieles
war es, die Transparenz der Politik
herzustellen und das Engagement
der Bürger für die Gesellschaft zu möglichen Geschäftsfeldern entschied
fördern bzw. neue Formen der Bür- man sich schließlich für 60 konkrete
gerbeteiligung zu erschließen. Anwendungen sowie für ein Daten-
• Schärfung des Images der Stadt als schutz- und Datensicherheitskonzept.
E-City. Anliegen dieses Nebenzieles Die Tatsache, dass in den zehn Jahren
war es, im Kreise der bundesdeut- der Umsetzung der E-Government-
schen Großstädte im Bereich Infor- Strategie keine gravierenden Verstöße
mation und Kommunikation eine gegen den Datenschutz registriert wur-
führende Rolle einzunehmen. den, kann als Indiz für die konsequente
• Stärkung der Mitarbeiterzufrieden- Beachtung dieses Konzepts gewertet
heit. Mit diesem Nebenziel sollte werden.
nicht nur eine stärkere Mitwirkung
der Mitarbeiter möglich gemacht Programme und Prozesse
werden, sondern auch Chancen zur Im Folgenden wird geschildert, welche
Weiterqualifizierung gegeben wer- Schwerpunktmaßnahmen entwickelt
den. Mit regelmäßigen stadtverwal- wurden, um die zuvor genannten Ziele
tungsweiten Mitarbeiterbefragun- zu erreichen.
458 // POLITISCHE STUDIEN 67ANALYSEN Quelle: Stadt Erlangen eGovernment-Center in Kooperation mit Accenture GmbH (Hrsg.): 10 Jahre eGovernment-Strategie in Erlangen, 2001-2011, Kronberg im Taunus 2011. Quelle: Stadt Erlangen eGovernment-Center in Kooperation mit Accenture GmbH (Hrsg.): 10 Jahre eGovernment-Strategie in Erlangen, 2001-2011, Kronberg im Taunus 2011. 68 POLITISCHE STUDIEN // 458
Internet und Social Media können (Datenübertragung per Web
Die Webseite der Stadt Erlangen www. Map Service).
erlangen.de informiert bereits seit 1995
über die unterschiedlichsten Dienstleis- Ratsinformationssystem
tungen der Stadt. Sie wurde 2005 und Ein wesentliches Ziel der E-Govern-
2012 vollständig überarbeitet und zeit- ment-Strategie war die Erhöhung der
gemäß gestaltet. Erlangen hat zwischen- Transparenz der Verwaltung und der
zeitlich mit der Erlangen-App sowie politischen Willensbildungsprozesse.
neuen Kommunikationskanälen wie Dies gilt auch und v. a. für die Sitzungs-
Facebook, Twitter und YouTube sein unterlagen des Erlanger Stadtrats und
Kommunikationsangebot systematisch seiner Ausschüsse. Für die Stadtverwal-
ausgebaut. tung und den Stadtrat ist es sogar mög-
lich, die jeweiligen Bearbeitungsstufen
Intranet mit ihren jeweiligen Veränderungen zu
Analog dazu war es auch erforderlich, erkennen, so dass auch der Willensbil-
die modernen Kommunikationsmög- dungsprozess innerhalb der Verwaltung
lichkeiten innerhalb der Stadtverwal- für die Mitglieder des Stadtrates nach-
tung in Form eines Mitarbeiterportals vollziehbar ist. Interessierte Bürger kön-
kontinuierlich auszubauen. Diese Platt- nen bereits fünf Tage vor der jeweiligen
form dient inzwischen als zentrale Wis- Sitzung die Unterlagen einsehen. Diese
sens- und Informationsplattform für Unterlagen sind selbstverständlich auch
alle Mitarbeiter in allen Ämtern und Or- noch nach Jahren recherchierbar, inklu-
ganisationseinheiten der Stadtverwal- sive der jeweiligen Abstimmungsergeb-
tung Erlangen. nisse.
Geographisches Informations- Dokumentenmanagementsystem
system (GIS) Seit 2009 wird von verschiedenen Äm-
Gab es bei der Stadt Erlangen bis 1995 tern der Stadtverwaltung Erlangen die
noch circa 130 verschiedene Planarten, Schriftgutverwaltung Schritt für Schritt
so wurde zwischenzeitlich das geogra- digitalisiert. In einigen Ämtern ist dieser
phische Informationssystem auf der Ba- Prozess heute bereits abgeschlossen. Bis
sis einer digitalen Stadtgrundkarte voll- zum Jahr 2017 soll die gesamte Stadt-
kommen neu aufgebaut. In 20 Fach- verwaltung vollständig digitalisiert sein.
schalen (anwendungsbezogene Kompo-
nente eines GIS, auch Anwendungsmo- Umsetzung
dul genannt) und etwa 40 speziellen In diesem Kapitel soll die Vorgehenswei-
Geo-Applikationen sind zum Beispiel se der Stadt Erlangen zur Erreichung der
Grundstücke, Bauleitpläne, Straßen, definierten Ziele, Programme und Pro-
Entwässerungsnetz, Bäume etc. erfasst. dukte dargelegt werden. Ausgangs-
Zwischenzeitlich ist es nicht nur mög- punkt war, dass das E-Government-
lich, entsprechende Geodaten-Auskünf- Center, das heute aus 12 Mitarbeitern
te zu erhalten, sondern es ist auch mög- besteht, direkt an den Oberbürgermeis-
lich, dass Mitarbeiter im Außendienst ter berichtet und ihm unmittelbar unter-
aktuelle Zustandserfassungen direkt stellt ist. Das E-Government-Center be-
über das Mobilfunknetz einpflegen steht derzeit aus vier Teams:
458 // POLITISCHE STUDIEN 69ANALYSEN
Amortisation der eingesetzten Haus-
haltsmittel erreicht. Beachtenswert ist,
Für die erfolgreiche Umsetzung ist dass die Wirtschaftlichkeit dieser Maß-
die Implementierung einer EIGEN- nahme nicht von der Stadtverwaltung
STÄNDIGEN Verwaltungseinheit, das selbst überprüft wurde, sondern von ei-
E-Government-Center, unabdingbar nem externen Universitätsinstitut der
Friedrich-Alexander-Universität Erlan-
gen-Nürnberg (siehe Literaturhinweis).
Beitrag der E-Government-Strate-
gie zur Verwaltungsmodernisierung
Der Beitrag zur Verwaltungsmoderni-
• DMS Team: DMS und sonstige E- sierung kann deshalb als außerordent-
Government-Projekte; lich hoch eingeschätzt werden, da bei
• GIS-Team: Geoinformationssyste- Beginn des Masterplans nicht einfach
me, Geodatenmanagement, stand- die existierenden Geschäftsprozesse di-
ortbezogene Dienste; gitalisiert wurden, sondern man zu-
• ITK-Team: IT-Koordination als Auf- nächst versucht hat, die bestehenden
traggeber gegenüber dem ausgela- Geschäftsprozesse kritisch zu analysie-
gerten IT-Betrieb KommunalBIT so- ren und dann zu optimieren, um sie da-
wie dem nach erst digital abzubilden. Besondere
• WEB-Team: Internet, Intranet und Impulse hat die Verwaltungsmoderni-
Social Media. sierung aber durch die Nutzung der Di-
gitalisierung für das verwaltungsinterne
In einem erweiterten Beratungsgremi- Intranet, die Nutzung des geographi-
um, der Arbeitsgruppe Haushaltskon- schen Informationssystems und vor al-
solidierung und Verwaltungsmoderni- len Dingen derzeit oder in den nächsten
sierung, wurde jeweils über die Projekt- Jahren durch die Einführung des Doku-
aufträge beraten und entschieden. Auf- menten-Management-Systems erhalten.
gabe dieses Gremiums war auch die
Entgegennahme der Zwischen- und Ab-
schlussberichte sowie der Diskussion E-Government SPART Kosten,
über grundsätzliche, übergreifende modernisiert die Verwaltung und
Strategiethemen. steigert ihre Effizienz.
Oberbürgermeister und Stadtrat ha-
ben dem ganzen Team die Aufgabe er-
teilt, dass mittel- und langfristig die ein- Ziel ist es dabei, dass die Ablage von Da-
gesetzten Kosten niedriger sein müssen teien nicht mehr in persönlichen Berei-
als die erzielten Einnahmen. Bereits vier chen stattfindet, sondern diese nach
Jahre nach Beginn der Implementierung sachlichen Gesichtspunkten und im
des Masterplans wurde der Break-even Hinblick auf ein gemeinsames Arbeiten
erreicht, d. h., die Einnahmen waren an Vorgängen und Dokumenten für alle
deutlich höher als die effektiv angefalle- berechtigten Mitarbeiter zugänglich ist.
nen Kosten. Bis zum Jahr 2010 wurde Allerdings wird es noch eine ganze Rei-
beispielsweise bereits eine vollständige he von Jahren dauern, bis man von einer
70 POLITISCHE STUDIEN // 458kompletten papierlosen Stadtverwal- konnte v. a. wechselseitig erfolgen. Die
tung Erlangen sprechen kann. eingesetzten Kosten können innerhalb
weniger Jahre amortisiert werden. ///
Wissensmanagement als integraler
Bestandteil der E-Government-
Strategie
Das Thema Wissensmanagement hatte
von Beginn an eine bedeutende Rolle in
der E-Government-Strategie. Zunächst
ging es darum, ausscheidende Mitarbei-
ter, die über spezielleres Wissen verfü-
gen zu motivieren, ihr implizites Wissen
explizit zu machen. Die daraus entwi- /// DR. SIEGFRIED BALLEIS
ckelten Wissenslandkarten dienten und war von 1984 bis 1988 Mitarbeiter der
dienen insbesondere den Nachfolgern, Siemens-AG, Erlangen, von 1988 bis
auf den Erfahrungen ihrer Vorgänger 1996 Wirtschafts- und Liegenschaftsre-
aufzubauen und „nicht das Rad neu er- ferent und von 1996 bis 2014 Oberbür-
finden zu müssen“. Wissensvorräte sol- germeister der Stadt Erlangen.
len somit nicht für den Eigenbedarf an-
gelegt werden, sondern Ziel ist es, das
gesamte fachbezogene Wissen einzu- Literatur
Stadt Erlangen eGovernment-Center in Koopera
sammeln und es in seiner Gesamtheit tion mit Accenture GmbH (Hrsg.): 10 Jahre
jedem potenziellen Nutzer zur Verfü- eGovernment-Strategie in Erlangen, 2001-2011.
Kronberg im Taunus 2011, http://www.erlangen.de/
gung zu stellen. Als Tool dient dabei die Portaldata/1/Resources/080_ stadtverwaltung /
TWiki-Plattform der Stadt Erlangen. Es dokumente/broschueren/20110916 _10_ Jahre_
eGovernment-Strategie _ Erlangen _ 2001-2011_
bedarf allerdings großer Konsequenz, SinglePages_final.pdf
dass die so gewonnenen Wissensland- Stadt Erlangen, Referat für Personal, Organisation
und eGovernment (Hrsg.): eGovernment, in: Ver-
karten nicht nur ungenutzt abgelegt, waltungsmodernisierung Stadt Erlangen 2008-2012,
sondern von den Kollegen weiter ge- Erlangen 2013. http://www.erlangen.de/Portalda
ta/1/Resources/080_stadtverwaltung/dokumente/
pflegt und ausgebaut werden. bro s chueren / D ok u _Ver wa lt u n g smo der n i sie
rung08-12_WEB.pdf
Lehrstuhl für Betriebswirtschaftslehre der Fried-
Zusammenfassung rich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg,
Der Media@Komm-Wettbewerb der Prof. Amberg, http://www.wi3.uni-erlangen.de/in
dex.php?id=23&publication=50, http://www.erlan
Bundesregierung und die Umsetzung gen.de/desktopdefault.aspx/tabid-262/153_read-
des Masterplans des Beratungsunter- 9790/usetemplate-print, http://www.wi3.uni-erlan
gen.de/fileadmin/Dateien/Forschung/eGovStudie_
nehmen Accenture haben die Stadt Er- ExecutiveSummary.pdf
langen innerhalb von eineinhalb Jahr- Tool zur Wissenserhebung, http://www.scinovis.
de/ueber-scinovis/team.html
zehnten in die Lage versetzt, zu einer der
modernsten Stadtverwaltungen der
Bundesrepublik Deutschland zu avan-
cieren. Nicht nur die Geschäftsprozesse
wurden systematisch optimiert, d. h.
vereinfacht und beschleunigt, sondern
auch die Kommunikation mit den Bür-
gern wurde wesentlich effektiver und sie
458 // POLITISCHE STUDIEN 71Sie können auch lesen
