ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) - SONDERTEIL: Industrie 4.0 Magazin - IT&Production Mai ...
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www.it-production.com
Das
Industr
ie 4.0
Magaz
in
Quelle: © massimo_g - Fotolia.com
SONDERTEIL:
ENTERPRISE CONTENT
MANAGEMENT (ECM)
Ausgabe Mai 2018
ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT
Neues Leben
für alte Daten Bild: © zapp2photo / Fotolia.com
Künstliche Intelligenz und Informationsmanagement
Mit der Cloud rückt auch die Künstliche Intelligenz (KI) in den Blickpunkt vieler IT-Verant-
wortlichen: Die Möglichkeit, gewaltige Mengen unstrukturierter Bestandsdaten in einen
Zusammenhang mit aktuellen Geschäftsabläufen zu bringen, verspricht eine 'hohe Verzin-
sung'. Beispiele aus der Automobilindustrie veranschaulichen das Potenzial.
B
ig Data, Digitalisierung, Internet of sche Algorithmen auf cloudbasierten, trai- KI am Beispiel der Automobilbranche –
Things: Das Datenwachstum in nierten KI-Plattformen Muster in unstruk- etwa in der Verbindung von Echtzeit-
Unternehmen steigt exponentiell. turierten Daten erkennen, daraus Korrela- Sensordaten mit Werkstattbelegen von
Hinzu kommen unstrukturierte Informa- tionen zu anderen Vorgängen im Unter- Vertragspartnern. Wanderten diese Un-
tionen, die über Jahre oder gar Jahrzehnte nehmen bilden und Ergebnisse ausgeben, terlagen in der Vergangenheit nach Ab-
hinweg in diversen heterogenen Syste- die sich für eine Optimierung von Ge- schluss der Arbeiten direkt ins Archiv, so
men generiert, gespeichert und archiviert schäftsprozessen heranziehen lassen. Je können die enthaltenen Daten heute
wurden – aus Entwicklungs-, Rechts- und größer und heterogener der Datenbe- dazu beitragen, Business-Prozesse ent-
Vertriebsabteilungen, in E-Mails, Tabellen- stand, desto effektiver oft das Ergebnis. scheidend zu verbessern – auf Seiten
kalkulationen und SQL-Datenbanken. Cloud Computing macht KI-gestützte Big- von Herstellern, Zulieferern und anderen
Daten, die heute größtenteils brach lie- Data-Analysen interessanter als je zuvor. Vertragspartnern. KI-Analysen mit Kilo-
gen. Mit der Rechenleistung einer Cloud- meterstand, Art der Arbeiten, Verwen-
Infrastruktur und den jüngsten Fortschrit- Beispiel Automobilbranche dung von Teilen und Aufwand ermögli-
ten auf dem Feld der Künstlichen Intelli- chen heute ganz konkrete Prognosen,
genz könnten diese Daten einen neuen Veranschaulichen lassen sich die um- welche Eingriffe am Fahrzeug voraus-
Stellenwert erhalten. So können generi- fangreichen Möglichkeiten einer Cloud- sichtlich wann fällig werden. So lassen
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KÜNSTLICHE INTELLIGENZ
sich der Service optimieren, Routineabläufe mationen keinen klaren Personenbezug
schneller und wirtschaftlicher gestalten aufweisen – dies trifft für Maschinen- und
oder Kosten senken. Einheitliche Identifika- Sensordaten normalerweise zu – ist ihre
tionsmerkmale, beispielsweise eine Motor- Verwendung im Sinne des Datenschutzes
oder Fahrgestellnummer, in den CRM-, ERP-, unbedenklich. Ferner ist es möglich, Daten
SCM-, E-Mail- und anderen Systemen von anonymisiert oder pseudonym zu verwen-
Herstellern und Lieferanten lassen sich dafür den. Dabei werden Informationen aus dem
verwenden, unternehmensübergreifende Er- Produktivsystem entnommen und Namens-
kenntnisse zu erhalten, um Verbesserungen und Adressfelder mit Musterdaten über-
in der Wertschöpfungskette anzustoßen schrieben, bevor sie in die Cloud zur KI-
oder Innovationen zu implementieren. Analyse übermittelt werden. Wichtig dabei
ist, dass keine Rückschlüsse auf tatsächliche
Im frühen Produktlebenszyklus Personen möglich sind. Vorarbeit erfordert
zudem die Evaluierung des geeigneten IT-
Doch schon während der Entwicklung neuer Partners und der bevorzugten KI-Plattform.
Bauteile oder für die Verbesserung existie- Erfolgte die Wahl eines Technologieanbie-
render Komponenten können KI-Analysen ters oder Dienstleisters früher meist anhand
einen wichtigen Beitrag leisten. Wo früher eines Kriterienkataloges, so lässt sich der
beispielsweise Temperaturfühler lediglich Auswahlprozess heute besser mit echten
Durchschnittswerte sammeln konnten, um Daten bewerkstelligen. Dazu können dem
Speicherplatz zu sparen, so protokollieren KI-Anbieter enige anonymisierte Beispielda-
diese Sensoren heute komplette Messrei- tensätze zugeschickt werden, die dieser
hen, die sich für erheblich exaktere Auswer- analysiert zurückschicken sollte, um dem
tungen sogar fast in Echtzeit nutzen lassen Auftraggeber in Spe zu gestatten, sich ein
und etwa Auskünfte darüber geben können, Bild über die Fähigkeiten der jeweiligen
warum Motoren in bestimmten Situationen Plattform zu machen. Hier bietet es sich an,
ausfallen – Stichwort Internet of Things. Datensätze und Dokumente aus möglichst
Aber auch Finanz- oder Rechtsabteilungen unterschiedlichen Systemen auszuwählen.
profitieren von neuen Entwicklungen bei Hinzu kommen Überlegungen über die un-
den KI-Technologien: In Geschäftsunterla- terschiedlichen Geschäftsmodelle von KI-
gen, die bislang nur aufbewahrt wurden, um Anbietern, was die Verwendung der auf der
rechtliche Bestimmungen zu erfüllen Plattform entwickelten Algorithmen be-
(gemäß Abgabenordnung AO oder Handels- trifft. Dabei stellt sich in erster Linie die
gesetzbuch HGB), können im Zusammen- Frage nach der Ausschließlichkeit des Nut-
hang mit weiteren Unternehmensdaten- zungsrechts. So unterscheiden sich Herstel-
quellen wie der Finanzbuchhaltung genauso ler von KI-Plattformen heute häufig in der
wertvolle Erkenntnisse schlummern wie im Frage, wem die Nutzungsrechte der entwi-
Archiv für Rahmen- und Dienstleisterver- ckelten Algorithmen gehören. In der Praxis
träge. Diese wanderten normalerweise beim liegen die Verwertungsrechte für be-
Vertragsschluss ins Archiv und wurden bis stimmte Algorithmen entweder beim Kun-
dato nur noch im Streitfall – also hoffentlich den, oder – im ungünstigen Fall – beim
nie wieder – hervorgezogen. Plattformanbieter oder dessem Dienstleis-
ter. Hier droht die Gefahr, dass Nutzungs-
Neues Denken im Datenschutz rechte vorbehalten, der Algorithmus auch
für andere Kunden weiterverwendet
Für diese Chancen der Geschäftsoptimie- werden darf und gar der Wettbewerb
rung sollte allerdings zunächst ein neues davon profitieren kann. Schließlich sollte
Denkmuster ins Unternehmen einkehren. darauf geachtet werden, dass sowohl die
Daten und Dokumente, die in der Vergan- Datenspeicherung als auch Analysen durch
genheit archiviert und intern unter Ver- die KI-Plattform nicht nur den europäi-
schluss gehalten wurden, sind nicht nur schen, sondern auch den deutschen
Wettbewerbsfaktoren, sondern natürlich Rechtsansprüchen genügen. ■
auch Gegenstand für den Datenschutz. Da-
rüber entstehen oft ausufernde Diskussion, Der Autor Jochen Adler ist
die sich in der Praxis jedoch oft in konstruk- Manager Solution Consulting bei OpenText.
tive Bahnen lenken lassen: So lange die für
die Cloud-KI zur Verfügung gestellten Infor- www.opentext.de
ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT | INFORMATIONSERSTELLUNG
Technische Dokumentation
im 3D-Druck-Zeitalter
Mit generativer Fertigungstechnik reduzieren sich Entwicklungs- und Produktionszy-
klen im Extremfall auf wenige Tage. Aber auch die Technische Dokumentation muss
Schritt halten: Vernetzte Software, digitalisierte Prozesse, Informationsmodellierung
und kluge Verteilung von Unternehmenswissen ermöglichen auch in der Welt der
Dokumentation, dass aus Wochen Tage werden.
Bild: Kothes GmbH und Bearbeitung der Doku-
mentation, aber auch für die
Übersetzung bleibt in diesem
Fall höher als nötig. Berück-
sichtigen muss man auch, dass
die Funktionalitäten mancher
Systeme, gerade im Hinblick
auf eine automatisierte Doku-
mentationserstellung, Unter-
schiede aufweisen und nicht
alle Lösungen gleich perfor-
Verkürzte Entwicklungszei- mant umsetzbar sind. Pro-
ten und Additive Fertigungs-
gramme wie Microsoft Word
verfahren erfordern schnelle
Reaktionszeiten in der Tech- oder Adobe Indesign kommen
nischen Dokumentation. mit diesen Anforderungen in
der Regel nicht mehr mit.
Vernetzte Informationen
D
ie Entwicklungsabteilungen der gepasst werden. Im nächsten Schritt folgt
führenden Maschinenbauer wur- dann noch die Lokalisierung für interna-
den in den letzten Jahren techno- tionale Märkte. Je nachdem mit welchen Ein sehr wichtiger Faktor auf dem Weg zur
logisch massiv aufgerüstet. Computerge- Tools die Dokumentation erstellt wird leistungsfähigen Dokumentationserstellung
stützte Entwicklung (CAE), Simulationssoft- und wie die Informationsprozesse zum ist die Vernetzung von Informationen im
ware und Rapid Prototyping verkürzen die Beispiel für Änderungen und Freigaben Unternehmen. In der Vergangenheit haben
Entwicklungsprozesse enorm. Immer gestaltet sind, führt dies schnell an die Technische Redaktionen, so wie andere Un-
schneller werden neue Produkte, Varianten Grenzen der Kapazitäten und zu Engpäs- ternehmensbereiche auch, einen Großteil
oder Individualisierungen umgesetzt. Ver- sen in der Dokumentationserstellung. der verwendeten Daten in einer eigenen
stärkt wird dies noch durch die wirtschaft- Datenbank gesammelt. Das führt zwangs-
liche Produktion von Klein- und Kleinstse- Es geht nur mit System läufig zu einer redundanten Datenhaltung,
rien, die durch Additive Fertigungsverfah- aufwendiger Datenpflege und der Gefahr
ren ermöglicht wird. Wird die Dokumentation in einem Con- von veralteten oder falschen Daten. Die Di-
tent Management System erstellt, könnte gitalisierung der Unternehmensbereiche er-
Und die Dokumentation? dies bereits einen Teil der gestiegenen An- möglicht heute die Nutzung verschiedener
forderungen auffangen. Die Praxis zeigt je- Informationsquellen im Unternehmen, ohne
Die Vielzahl an neuen Produkten und Vari- doch, dass leistungsstarke Redaktionssys- diese zu duplizieren oder gar manuell zu
anten führt zu einem steigenden Bedarf an teme nicht selten unzureichend einge- übertragen. Inhalte können automatisiert in
neuen Betriebsanleitungen, Montage- und setzt werden. Die Möglichkeiten zur Effi- Dokumente einfließen. Zum Beispiel hat die
Serviceanleitungen, Technischen Produkt- zienzsteigerung durch intelligente Modu- Entwicklungs- oder Konstruktionsabteilung
beschreibungen, Ersatzteillisten und so larisierung und die Anwendung von Pro- die exakten Technischen Daten des Pro-
weiter. Diese Dokumente müssen entwe- dukt- und Informationsklassen in den Me- dukts, unabhängig davon, ob es ein Serien-
der neu erstellt oder bereits bestehende tadaten werden nicht oder nicht optimal modell ist oder ein individualisiertes Produkt.
Dokumente müssen aktualisiert oder an- genutzt. Der Aufwand für die Erstellung Über eine Vernetzung der Datenbanken und
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INFORMATIONSERSTELLUNG | ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT
Systeme kann man diese individuellen Infor- darf des Nutzers orientieren. Dieser benö- ten (sogenannte Topics) zu modularisieren
mationen fehlerfrei in die entsprechende tigt in einer konkreten Situation gezielte In- und mit klassifizierenden Metadaten zu
Kundendokumentation mittels Metadaten formationen zur Erfüllung seiner Aufgabe. versehen. Diese ermöglichen eine exakte
automatisiert übernehmen. Das gilt auch für Ein Beispiel: inhaltliche und produktbezogene Zuord-
viele der weiteren Informationen, die in nung. Erstellt man die Topics medienneu-
einer typischen Dokumentation gebraucht • Ein Servicetechniker benötigt bestimmte tral, etwa in XML, können sie später situa-
werden, wie Ersatzteillisten, E-Pläne und Informationen zum Austausch einer de- tiv abgerufen und über verschiedene Ka-
Zeichnungen. Über Auftragsdaten, Produk- fekten Baugruppe, wie Ersatzteilnum- näle zielgerichtet zur Verfügung gestellt
tionsaufträge oder Konfigurationsdaten las- mern, Einbauanleitung, Sonderwerkzeuge werden, um den Informationsbedarf zu er-
sen sich etwa automatisiert Dokumente an- und so weiter. füllen. Das kann als kontextsensitive Hilfe-
legen und mit bestehenden, modular aufge- • Ein Facility Manager bekommt eine Stör- funktion auf der Visualisierung einer
bauten Inhalten gesteuert befüllen. Ergänzt meldung von der Brandmeldeanlage und Maschine geschehen, über ein Content-
man dies dann mit den oben beschriebenen benötigt Informationen darüber, ob und Delivery-Portal als App auf einem
individuellen Daten, erhält man als Ergebnis wie er diese Störung beheben kann. Smartphone oder Tablet oder auch als
im Idealfall ein fertiges Dokument oder ein Web-Plattform. Natürlich lassen sich aus
Basisdokument, das durch die Technische In beiden Fällen haben die Nutzer ein kon- den modularen Inhalten auch ganz her-
Redaktion finalisiert wird. kretes Anliegen, für das sie Informationen kömmliche Anleitungen auf Papier gene-
benötigen. Diese Informationen sind idea- rieren oder als PDF-Datei zum Download
Konzepte schaffen Mehrwert lerweise auf die Zielgruppe zugeschnitten in einem Kundenportal bereitstellen. ■
und schnell verfügbar, zum Beispiel über
Mit einer klassischen Technischen Doku- ein mobiles Endgerät. In der Praxis lässt
mentation lassen sich gesetzliche Pflichten sich das schon heute umsetzen. Ein Ergeb- Der Autor Uwe Frank ist Key Account
erfüllen, die Vorstellungen der Kunden rei- nis aus den oben erwähnten Dokumenta- Manager bei der Kothes GmbH
chen aber oft weiter. Zeitgemäße Doku- tions- und Informationskonzepten könnte
mentation sollte sich am Informationsbe- sein, Informationen in Informationseinhei- www.kothes.com
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IT&Production 5/2018 57
ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT | ÜBERSETZUNGEN
Das Übersetzen der Produkt-
dokumentation muss für den
Absatz in internationalen
Märkten heute schneller gehen
als je zuvor. Software kann in
Verbindung mit definierten
Dokumentations- und Überset-
zungsprozessen einen wichti-
gen Beitrag dazu leisten, dass
eine Maschine nicht an der
Bild: © shapecharge / iStockphoto; Across Systems GmbH
Verladerampe steht, bis die
Bedienungsanleitung aus dem
Drucker kommt. Dabei achten
findige Autoren schon beim
Schreiben eines Textes darauf,
dass er sich später leicht wei-
terverarbeiten lässt.
Multilinguale Dokumentation
Übersetzen beginnt
schon beim Schreiben
K
ürzere Markteinführungszeiten, Aufwand zu verursachen. Denn so können Quelldokument zu erstellen, das später
komplexere Produkte und eine Unternehmen vermeiden, dass Dokumen- weiterverarbeitet werden kann. Sie prüft
wachsende Sprachenvielfalt – das tationen redundant gespeichert, gepflegt regelbasiert Rechtschreibung, Grammatik,
sind die Herausforderungen, mit denen in- und immer wieder neu formuliert werden. stilistische Vorgaben wie maximale Satz-
ternational agierende produzierende Un- Stattdessen bringt eine konsequente längen. Die Autoren erhalten Rückmel-
ternehmen bei der Technischen Dokumen- Wiederverwendung von Texten und Text- dung zu Fehlern und zu verbesserungsbe-
tation konfrontiert sind. Ihr Ziel ist, die pro- strukturen viele Vorteile mit sich. Möglich dürftigen Textstellen. Einen Schritt weiter
duktbegleitenden Informationen wie Hand- ist dies durch Modularisierung. In der geht das sogenannte übersetzungsge-
bücher, Betriebsanleitungen und Spezifika- Regel bestehen neue Maschinen oder An- rechte Schreiben. Bei diesem berücksich-
tionen leicht pflegen, strukturiert aufbauen lagen aus Komponenten, die bereits doku- tigt der Autor bereits bei der Erstellung
und modular wiederverwenden zu können. mentiert sind und vom Entwicklungsinge- des Quelltextes die Auswirkungen in den
Es geht darum, die Kosten für diese Auf- nieur um neue Teile ergänzt werden. So Zieltexten. Ziel ist, das Nutzungspotenzial
gabe so gering wie möglich zu halten. lassen sich auch die einzelnen Textele- vorhandener Sprachdaten und -ressour-
mente zeitsparend zusammenstellen. cen auszuschöpfen und den Ausgangstext
Zentrale Datenhaltung Statt der kompletten Dokumentation im Hinblick auf die spätere Übersetzung
und Modularisierung müssen lediglich die hinzugekommenen zu optimieren. Insbesondere geht es um
Texte übersetzt werden. Die Verknüpfung die Wiederverwendbarkeit bereits vor-
Die zentrale Datenhaltung bildet einen des Redaktionssystems mit einer Autoren- handener Sprachressourcen. Systemvo-
wichtigen Grundpfeiler, um bei der Doku- unterstützung hilft zusätzlich, ein gut vor- raussetzung dafür sind ein Terminologie-
mentationserstellung möglichst wenig bereitetes, ordnungsgemäß formatiertes system und ein Translation Memory.
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ÜBERSETZUNGEN | ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT
Terminologiemanagement – tes von einer Sprache in eine andere, son- die übersetzten Texte automatisiert wie-
Begriffe einheitlich nutzen dern ist ein komplexer Prozess, der – neben der ins Redaktionssystem zu übernehmen.
der sprachlichen Ebene – vor allem Termin- Dieses reibungslose Zusammenspiel ver-
Ein Terminologiesystem stellt eine konsis- und Ressourcenplanung, Koordination und ringert die Aufwände. Es unterstützt Un-
tente Wortwahl sicher. Dabei handelt es Kontrolle erfordert. Deshalb beinhalten ternehmen, die produktbegleitenden Do-
sich um eine Datenbank, in der der Fach- Übersetzungsmanagementsysteme als kumentationen leicht zu pflegen, struktu-
wortschatz eines Unternehmens hinterlegt Softwareplattformen für alle Sprachres- riert aufzubauen sowie modular wieder-
ist. Gleiche Bauteile eines Produktes oder sourcen und Übersetzungsprozesse – zuverwenden. Dies wirkt sich positiv auf
Bedienungsabläufe werden demnach neben einem Translation Memory- und die Übersetzungskosten aus. Die multilin-
immer identisch bezeichnet. Dies prägt einem Terminologiesystem – in der Regel guale Dokumentation birgt große Heraus-
nicht nur maßgeblich das Erscheinungsbild auch Werkzeuge zur Projekt- und Work- forderungen für produzierende Unterneh-
eines Unternehmens und seiner Produkte flowsteuerung. Mit diesen behalten Pro- men. Die Technische Dokumentation muss
nach außen, sondern reduziert auch den jektverantwortliche den Überblick über zeitgleich mit dem neuen Produkt voll-
Übersetzungsaufwand. Schon 100 Fachbe- Termine, Arbeitsfortschritte und Kosten ständig in den relevanten Landessprachen
griffe in je zwei unterschiedlichen Varian- und verteilen die jeweiligen Übersetzungs- zur Verfügung stehen. Technologische Lö-
ten multiplizieren sich bei 20 Sprachen zu aufträge. Wiederkehrende administrative sungen können durch Verknüpfungen und
4.000 statt der eigentlich benötigten 2.000 Arbeitsschritte können automatisiert wer- gemeinsam mit definierten Dokumentati-
Benennungen. Bei 18 Cent Kosten pro über- den, um so den Koordinationsaufwand für ons- und Übersetzungsprozessen einen
setztem Wort können so schon 400 Euro Projektmanager zu reduzieren. wichtigen Beitrag zur Bewältigung dieser
eingespart werden. Ergänzend können Herausforderungen leisten. ■
auch Informationen zur Verwendung eines Nahtlose Verbindungen
Terms hinterlegt werden, um eine eindeu- Autor Christian Weih ist Mitglied des
tige Definition festzulegen. Hinzu kommen Die Ansatzpunkte zur Integration von Re- Management Boards bei Across Systems GmbH.
langfristige Einsparungen von Kosten durch daktions- und Übersetzungsmanagement-
einen geringeren Ressourcenbedarf. Denn systemen sind vielfältig. Sie reichen vom www.across.net
eine geringere Anzahl an Termen lässt sich nahtlosen Datenaus-
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leichter handhaben. Greifen alle Abteilun- tausch über die sys-
gen auf das Terminologiesystem zu, fällt temübergreifende
sowohl die interne als auch die externe Prozess- und Work-
Kommunikation leichter. flowsteuerung bis hin
zur übersetzungsge-
Translation Memory – rechten Quelltexter-
Gedächtnis für Übersetzungen stellung. So lässt sich
beispielsweise der
Bei der Übersetzung der Texte leistet ein Workflow weitge-
Translation Memory wertvolle Unterstüt- hend automatisieren.
zung. Dort sind Übersetzungen von Text- Der Übersetzungsfil-
segmenten gespeichert, sodass sie für kom- ter im Redaktions-
mende Projekte verwendet werden kön- system identifiziert
nen. Zunächst wird ein Text, der in einer an- zunächst noch nicht
deren Sprache vorliegen soll, importiert und in der Zielsprache
übersetzt. Automatisch erfolgt die Auftei- vorliegende Inhalte.
lung in einzelne Segmente. Diese werden in Diese werden zusam-
der Ausgangssprache und der Zielsprache men mit Kontextin-
als sogenannte Übersetzungseinheit im formationen und Me- (UOHEH GLH QHXH
Translation Memory gespeichert. Beim An- tadaten an das Trans-
legen eines neuen Übersetzungsprojekts lation-Memory-Sys- '\QDPLN LP %XVLQHVV
kann das Sprachpaar dann automatisch als tem geleitet, wo-
Basis herangezogen werden. Der Überset- durch der Bearbei-
zer oder Projektmanager erkennt direkt, ob tungsworkflow an- 'RNXPHQWHQ0DQDJHPHQW
Teile des neuen Textes bereits in identischer gestoßen wird: Über
oder ähnlicher Weise übersetzt wurden. das System erhal-
ten die zuständigen
Prozesse automatisieren Übersetzer die Texte
:RUNŵRZ$XWRPDWLRQ
und dazugehörige In-
Die Tätigkeit des Übersetzens umfasst je- formationen. Schließ-
doch nicht nur die Übertragung eines Tex- lich ist es möglich, HLQIDFK DXV GHU &ORXG
GRFXZDUHFRP
ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT | SYSTEMEINFÜHRUNG
Auftrag digital bearbeitet
Dokumentenmanagement bei Sebald Zement
Bild: Sebald Zement GmbH
Der Abbau und die Aufbereitung natürlicher Ressourcen sind seit dem Jahr 1860 das
Halle 15
Geschäftsmodell des Kalk-, Stein- und Zementwerks Sebald. Obwohl die Firma – bei-
Stand G10 spielsweise bei der Qualitätssicherung – ihre IT immer auf einem wettbewerbsfähigen
Stand hielt, sammelten sich im Büro mit der Zeit enorme Aktenberge an. Die Lösung
war die Digitalisierung zentraler kaufmännischer Prozesse mit einem Dokumentenma-
nagementsystem von Docuware.
I
n den Bereichen Rohmittelgewinnung, standards. Auch in der kaufmännischen ment-System (DMS) zu implementieren,
Schotteraufbereitung, Zementherstel- Verwaltung werden Geschäftsprozesse um Unterlagen strukturiert in einem zen-
lung sowie Düngemittelmahlung und - durch maßgeschneiderte Softwareappli- tralen Archiv abzulegen. Neben der Redu-
granulierung beschäftigt die Sebald Ze- kationen unterstützt. Dennoch hatten zierung des Papieraufkommens sollte das
ment GmbH rund 100 Mitarbeiter. Für den sich im Laufe der Jahre enorme Akten- DMS durch die Einrichtung digitaler
Qualitätsstandard der Endprodukte sor- berge aufgebaut, die die dafür vorgese- Workflows die Bearbeitungseffizienz und
gen neben einem leistungsstarken Ma- henen Ablagekapazitäten zu sprengen -transparenz von Verwaltungsprozessen
schinenpark moderne IT-Systeme, mit drohten. Um papierbasierte Verwaltungs- deutlich verbessern. Zu den Kernanforde-
denen alle Arbeitsplätze ausgestattet prozesse sukzessive zu digitalisieren, be- rungen an die Lösung zählten nach den
sind, insofern es sinnvoll ist. So sorgt bei- schlossen die Verantwortlichen, ab März Worten von Florian Spieß, Bereichsleiter
spielsweise das betriebseigene analyti- 2016 Ausgangsrechnungen elektronisch Rechnungswesen bei Sebald Zement, die
sche und physikalische Labor bereits wäh- zu versenden. Gleichzeitig fiel die Ent- Integration in das ERP-System Microsoft
rend des Produktionsprozesses für die scheidung, ein leistungsfähiges und zu- Dynamics sowie in das Buchhaltungspro-
konsequente Einhaltung hoher Qualitäts- kunftssicheres Dokumentenmanage- gramm Varial Finanzwesen. Weitere Be-
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SYSTEMEINFÜHRUNG | ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT
Bild: Sebald Zement GmbH
Florian Spieß, Bereichsleiter Rechnungswesen:
„Mit der Einführung eines digitalen Dokumen-
ten-Managements haben wir
nicht das Ziel verfolgt,
durch Effizienzsteige-
rung Personal einzuspa-
ren. Vielmehr ist es uns
gelungen, hochqualifi-
zierte Mitarbeiter von
trivialen Aufgaben zu
Bild: Sebald Zement GmbH
entlasten und sie ihrer
Kompetenz entspre-
chend einzusetzen.“
Bei Sebald Zement werden seit der Docuware-Einführung zahlreiche Dokumentenarten digital verarbeitet: Dazu zählen Anfragen, Angebote, Auftrags-
bestätigungen, Bestellungen, Eingangs-/Ausgangsrechnungen, Buchungsbelege sowie Eingangs-/Ausgangslieferscheine.
wertungskriterien waren eine intuitive steuerungen auf ihre Funktionalität und Pra- Neben Eingangsrechnungen werden in ers-
Bedienoberfläche und ein ausgewogenes xistauglichkeit überprüft und — falls not- ter Linie vom Empfänger quittierte Aus-
Preis-Leistungs-Verhältnis. wendig — korrigiert und verbessert wurden. gangslieferscheine in großer Zahl einge-
Pünktlich zum 1. Januar 2017 startete der Pro- scannt und automatisiert indexiert. „Auf-
Sorgfalt bei dem Rollout duktivbetrieb und läutete damit den Wech- grund der hohen Anzahl von gescannten
sel von der analogen papierbasierten zur Dokumenten haben wir eine sehr hohe
In einem mehrwöchigen Auswahlverfahren komplett digitalen Auftragsbearbeitung ein. Trefferquote bei der automatischen Beleg-
konnte sich Docuware durchsetzen. „Nicht erkennung, was die digitale Ablage enorm
nur die hohe Funktionalität der Lösung Dokumente auf einen Blick erleichtert und beschleunigt“, erläutert der
selbst, auch die Kompetenz und Kundenori- Bereichsleiter Rechnungswesen.
entierung des Nürnberger Docuware-Part- Seit der Umstellung werden Eingangsrech-
ners Tutum haben uns überzeugt“, sagt nungen beispielsweise zentral gesammelt Weitere IT-Projekte in Planung
Spieß. Da Sebald Zement über eine leis- und nach der Digitalisierung gemeinsam mit
tungsstarke IT-Infrastruktur mit entspre- den per E-Mail eingehenden Eingangsrech- „Unsere von Beginn an mit dem DMS-Projekt
chenden Server-Kapazitäten verfügt, ent- nungen in elektronischen Briefkörben der verbundenen hohen Erwartungen wurden
schloss sich das Unternehmen zur Imple- Sachbearbeiter abgelegt. Nach der Freigabe übertroffen“, lautete bereits nach rund
mentierung einer On-Premises-Lösung. Ein durch den Bereichsleiter der zuständigen sechsmonatigem Produktivbetrieb das Fazit
Projektteam, bestehend aus Sebald-Mitar- Fachabteilung und Prüfung durch die Ge- von Spieß. Eine Einschätzung, die von den
beitern und DMS-Spezialisten des Docu- schäftsführung erfolgt die Rechnungsbe- zirka 20 in unterschiedlichen Unternehmens-
ware-Partners, entwickelte gemeinsam ein gleichung durch die Buchhaltung. In der bereichen arbeitenden Docuware-Anwen-
Betriebskonzept, in dem unter anderem di- Vergangenheit war der papierbasierte Be- dern geteilt werde. Entlastet von zeitrauben-
gitale Workflows für kaufmännische Bear- arbeitungsweg oft langwierig und nicht sel- den Such- und Ablagetätigkeiten können sie
beitungsprozesse definiert sowie die Stand- ten gingen Belege verloren. Heute kann der sich fortan ihren administrativen Aufgaben
orte für insgesamt fünf Fujitsu-Dokumen- Bearbeitungsstatus jederzeit per Knopf- widmen. Positiv hebt Spieß hervor, dass die
tenscanner für die Belegdigitalisierung fest- druck überprüft und gegebenfalls durch Er- Software-Einführung den laufenden Ge-
gelegt wurden. Bei der technischen Umset- innerungsmails beschleunigt werden. Wäh- schäftsbetrieb in keinster Weise beeinflusst
zung wurde der Datenaustausch zwischen rend früher Belege eines Projektes oft ver- oder gar behindert hat. Gute Gründe für ihn,
dem DMS und der ERP-Lösung Microsoft teilt in verschiedenen Aktenordnern abge- den zentralen Dokumenten-Pool sukzessive
Dynamics über Standardschnittstellen ab- legt wurden, kann sich der Sachbearbeiter auch anderen Unternehmensbereichen zu-
gebildet. Um von der Buchhaltungssoftware heute alle Dokumente eines Projektes ge- gänglich zu machen. Bereits in Kürze soll ein
Varial Finanzwesen aus komfortablen Zu- bündelt am Bildschirm anzeigen lassen. „Ein Projektteam die Voraussetzungen für die
griff auf den zentralen Dokumenten-Pool zu Vorteil, der die Bearbeitung enorm erleich- Einführung digitaler Personalakten prüfen
ermöglichen, wurde ein Docuware-Button tert, unsere Auskunftsfähigkeit bei Kunden- und konkrete Vorschläge für eine praktische
in die Varial-Oberfläche integriert. anfragen deutlich verbessert und uns in die Umsetzung erarbeiten. ■
Lage versetzt, Lieferanten, bei denen Be-
Vierwöchige Testphase lege verlorengegangen sind, sekunden-
schnell Kopien zuzusenden“, sagt Spieß. Je Der Autor Siegfried Dannehl ist
Anfang Dezember 2016 startete das DMS nach Saison werden monatlich rund 8.000 freier Fachjournalist in München.
unter Realbedingungen in eine vierwöchige bis 12.000 Belege im zentralen Dokumen-
Testphase, in der die definierten Ablauf- ten-Pool abgelegt, schätzt Florian Spieß. docuware.com/de
IT&Production 5/2018 61
ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT | WELTWEITER DATENZUGRIFF
Werner Höltl, Duravit AG, im Gespräch
„20 Millionen Dokumente im
laufenden Betrieb migriert”
Die Duravit AG ist als Hersteller
von Designbädern heute in mehr
als 120 Ländern aktiv. Mit der inter-
nationalen Expansion stieß das
eingesetzte Archivsystem des Un-
ternehmens funktional an seine
Grenzen. Als zukunftsfähige Alter-
native entschieden mehrere Fach-
abteilungen, ein Enterprise Con-
tent Managementsystem einzu-
AG
führen. Werner Höltl, Application
uravit
Manager (Finanzen), berichtet, wie
Bild: D
die Suche nach einer passenden
Die Duravit AG hat ihren Hauptsitz in Hornberg, Baden-Württemberg.
ECM-Lösung und deren Einführung
im Unternehmen verliefen.
Herr Höltl, Duravit blickt auf eine lange nehmensnetzwerk stark an. Im Jahr 2010 uns nicht immer in ausreichendem Maße
Tradition zurück. Als Steingut-Fabrik konnte unser damaliges Archivsystem unterstützen. Wir mussten handeln und
gegründet, zählt Ihr Unternehmen heute diesem Wachstum einfach nicht mehr uns nach einer Alternative umschauen,
zum Global Player in der Sanitärbranche. begegnen. Es wurde immer schwieriger, mit der wir für die Zukunft gerüstet sind
Wie begegnen Sie den Businessan - diese Situation zu meistern, zumal das – die Entscheidung für ein modernes En-
forderungen?
Werner Höltl: Als international tätige
Gruppe beschäftigen wir heute über
5.900 Mitarbeiter und sind weltweit mit „Unsere Mitarbeiter können mit dem zentralen
über 30 Beteiligungsgesellschaften in ECM-System standortübergreifend auf aktuelle
mehr als 120 Ländern präsent. Wir fahren
eine internationale Wachstumsstrategie.
Dokumente zugreifen und sie austauschen.“
Um der Dynamik der Märkte gerecht zu Werner Höltl, Application Manager (Finanzen) bei der Duravit AG
werden, müssen wir abteilungs- und
standortübergreifend innerhalb unserer
Prozesse modern aufgestellt sein. Das System funktional an seine Grenzen stieß, terprise Content Management (ECM)-
gilt insbesondere auch für unsere IT. gerade was die internationalen Einsatz- System war getroffen.
möglichkeiten betraf. Zudem nahm unser
Was verlangt Ihre internationale Wachs- damaliger Anbieter seit mehreren Jahren Wie sind Sie bei der Wahl des ECM-
tumsstrategie der IT ab? kein Release-Wechsel mehr vor. Ihm Systems vorgegangen? Was war Ihnen
Höltl: Mit unserer erfolgreichen Expan- fehlte für diese veraltete Version immer besonders wichtig?
sion stieg vor allem das Dokumentenvo- öfter das notwendige Knowhow. Vor Höltl: Zusammen mit einem unabhängi-
lumen über die Jahre im gesamten Unter- allem bei Support-Anfragen konnte er gen ECM-Beratungsunternehmen formu-
62 IT&Production 5/2018WELTWEITER DATENZUGRIFF | ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT
lagen teils in Papierform, teils in Explo-
rer-Laufwerken oder E-Mail-Postfächern
vor. Sie können sich vorstellen, dass Ant-
worten auf jene Rückfragen entspre-
chend viel Zeit kosteten und lange auf
sich warten ließen. Das Thema verschärft
sich noch, sobald die Standorte in unter-
schiedlichen Zeitzonen auf dem Globus
verteilt sind.
Bild: SER Solutions Deutschland GmbH
Diese Rückfragen lassen sich heute
schneller beantworten?
Höltl: Nein, überhaupt nicht…(lacht) Sie
Die deutsche Zentrale der Duravit AG muss Mitarbeiter in 120 Ländern
fallen einfach weg! Möglich machen das
mit Informationen zu den produzierten Designbädern versorgen.
unsere elektronischen Kunden- und Liefe-
rantenakten, die wir einfach an unser ERP-
System Infor angebunden haben. Unsere
Vertriebsmitarbeiter können jetzt stand-
lierten wir unsere konkreten Anforderun- jegliche Dokumente der letzten zehn ortübergreifend ohne langes Suchen auf
gen. Dabei nahmen wir unsere Fachabtei- Jahre übernommen, die sich seitdem – die benötigten Informationen zugreifen
lungen wie Einkauf, Vertrieb und Postein- revisionssicher archiviert – im Doxis4- und sind direkt auskunftsfähig. Aber auch
gangsstelle mit ins Boot. Uns war wichtig, Archiv befinden. andere Abteilungen wie der Einkauf oder
dass wir unser Altsystem schnell, sicher die Buchhaltung profitieren genau davon.
und im laufenden Betrieb migrieren und Sie sprachen die zwingend benötigte In-
zudem eine elektronische Aktenstruktur ternationalität der neuen ECM-Lösung Was sind die nächsten Meilensteine im
samt Berechtigungskonzept aufbauen. an. Warum haben Sie darauf einen Rahmen Ihrer ECM-Strategie?
Maßgeblich war zudem die notwendige Schwerpunkt gelegt? Höltl: Wir möchten unsere ECM-Lösung
Internationalität der neuen ECM-Soft- Höltl: Ganz einfach, weil unsere Mitarbei- weiter auszubauen. Konkret planen wir,
ware für den weltweiten Einsatz. ter Dokumente über die Standorte hinweg Doxis4 an unser Seeburger BIS-System an-
nur rudimentär einsehen, austauschen und zubinden und EDI-Daten zu archivieren.
Was sollte der passende ECM-Anbieter
mitbringen?
Höltl: Bei der Anbieterauswahl verfolgten
wir einen klaren Plan. Wir waren auf der „Wir waren auf der Suche nach einem deutschen
Suche nach einem deutschen Anbieter Anbieter mit starker Software-Entwicklung, der
mit entsprechend starker Software-Ent-
die zentraleuropäischen gesetzlichen Anforderungen
wicklung, der die zentraleuropäischen
gesetzlichen Anforderungen erfüllt und erfüllt und international agiert.“
international agiert. Kurze Kommunikati- Werner Höltl, Application Manager (Finanzen) bei der Duravit AG
onswege waren uns wichtig. Deshalb
haben wir uns für SER und die Doxis4
iECM Suite entschieden. bearbeiten konnten. Diese wichtigen Pro- Diese Daten sind bislang lediglich auf
zesse der internationalen Zusammenarbeit einem Server gespeichert und archiviert;
Wie gestaltete sich der Beginn des ECM- ließen sich mit unserem damaligen Archiv- nur unsere IT-Abteilung kann sie einsehen.
Projekts? system einfach nicht abbilden. Das soll sich fortan ändern. So sollen schon
Höltl: Gemeinsam mit SER starteten wir bald unsere Servicemitarbeiter direkt auf
mit der Migration der Altdokumente. Wir Wie sahen diese Prozesse aus? die originalen EDI-Dokumente zugreifen
haben im Vorfeld festgestellt, dass man Höltl: Es gab zwischen unseren verschie- können, wodurch ihre Auskunftsfähigkeit
mehrere Millionen Dokumente nicht mit denen Standorten viele manuelle, zeit- gegenüber Kunden und somit unsere Ser-
einem Fingerschnippen übertragen kann. aufwendige Kommunikationsprozesse vicequalität weiter steigt. ■
Umso mehr freuten wir uns, dass SER ein per Telefon und E-Mail. Vor allem ver-
durchgängiges und in der Praxis erprob- triebsgebietübergreifend tauchten oft
tes Migrationskonzept in petto hatte. Rückfragen auf. So wollten Mitarbeiter Das Interview führte Phil Binz,
Und unser Vertrauen wurde nicht ent- ausländischer Duravit-Standorte von un- Technischer Redakteur,
täuscht. So haben wir knapp 20 Millionen serer deutschen Zentrale Originaldoku- SER Solutions Deutschland GmbH.
Dokumente schrittweise im laufenden mente zu aktuellen Lieferungen vorab
Betrieb sicher migriert. Dabei haben wir zugemailt bekommen. Diese Dokumente www.ser.de
IT&Production 5/2018 63Sie können auch lesen
