Geschäftsverteilungsplan für die Verbandsgemeindeverwaltung Nieder-Olm - Verbandsgemeinde Nieder-Olm
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Geschäftsverteilungsplan
für die
Verbandsgemeindeverwaltung
Nieder-Olm
Behördenleiter: Bürgermeister Ralph Spiegler
Vertreterin: Erste Beigeordnete
Doris Leininger-Rill
Büroleiterin: Ute Breivogel
Vorsitzende des Personalrates: Kerstin Baumann
________________________________
Ralph Spiegler
BürgermeisterBüro des Bürgermeisters
Bürgermeister: Ralph Spiegler
Lfd.Nr. Aufgaben AL/SB Name Sonderfunktion/ Vertretung
MitA
1 Allgemeine Sekretariatsaufgaben SB SB Neriman
Sabine
Bayrak
Urbas gegenseitige
Daniela
Vertretung
Debo-Siegling
SB Manuela Becker Dunja Paulitschek
2 Repräsentationen, Partnerschaft, internationale Beziehungen, SB Neriman Bayrak Manuela Becker
Vorbereitung und Durchführung von Empfängen, Feierlichkeiten SB Gerd Fischer Daniela Debo-Siegling
und Ehrungen Dunja Paulitschek
3 Organisation und Koordination von Veranstaltungen SB Neriman Bayrak gegenseitige Vertretung
SB Manuela Becker
4 Amtliche Bekanntmachungen „Aktuell“ SB Manuela Becker Daniela Debo-Siegling
Dunja Paulitschek
S
S
Ne
Stand 01.07.2021
2Büro der Hauptamtlichen Ersten Beigeordneten
Hauptamtliche Erste Beigeordnete: Doris Leininger-Rill
Lfd.Nr. Aufgaben AL/SB Name Sonderfunktion/ Vertretung
MitA
1 Allgemeine Sekretariatsaufgaben SB SB Stefanie
Sabine
BorgUrbas Daniela
Katja Ullrich
Debo-Siegling
Dunja Paulitschek
S
SB Gerd Fischer Daniela Debo-Siegling S
Dunja Paulitschek Ne
Stand 01.07.2021
3Stabsstelle
Rechts- und Rechnungsprüfung / Vergabestelle
Leiterin: Iris Hauschild
Stand 01.07.2021
4Stabsstelle
Rechts- und Rechnungsprüfung / Vergabestelle
Leiterin: Iris Hauschild
Lfd.Nr. Aufgaben SB Name Sonderfunktion/ Vertretung
MitA
1 Wahrnehmung der Grundsatzangelegenheiten und allgemeine SB Iris Hauschild
Verwaltungsaufgaben f.d. Stabsstelle
Ausbildungsbeauftragte der Stabsstelle SB Iris Hauschild
Budgetverantwortung SB Iris Hauschild
Haushaltsplanung, -umsetzung, Jahresrechnung
2 Rechtliche Fragen
Rechtsberatung in besonderen Rechtsfragen Beratung der SB Iris Hauschild gegenseitige Vertretung
Ortsgemeinden und der Stadt Nieder-Olm SB Krimhilde Schnaubelt
Entwurf und Prüfung von Verträgen SB Iris Hauschild gegenseitige Vertretung
SB Krimhilde Schnaubelt
Führung von Rechtsstreitigkeiten Verfahren vor den Gerichten SB Iris Hauschild gegenseitige Vertretung
SB Krimhilde Schnaubelt
Schiedsmannswesen, Schöffen und Jugendschöffen SB Iris Hauschild gegenseitige Vertretung
SB Krimhilde Schnaubelt
Terminwahrung, Aktenführung von Rechtsangelegenheiten SB Iris Hauschild gegenseitige Vertretung
(soweit nicht abteilungsgebunden) SB Krimhilde Schnaubelt
Ausbildung der Referendare/innen SB Iris Hauschild
Rechtliche Prüfung von Dienstanweisungen, Dienstordnungen SB Krimhilde Schnaubelt
Ermittlung der Ansätze für den Teilhaushalt; Ermittlung der Ansätze für SB Iris Hauschild
die Nachträge und Produktverantwortung
3 Rechnungsprüfung
Örtliche Prüfung der Jahresabschlüsse SB Iris Hauschild gegenseitige Vertretung
SB Krimhilde Schnaubelt
SB Kerstin Baumann
Kassenprüfungen SB Iris Hauschild gegenseitige Vertretung
SB Krimhilde Schnaubelt
SB Kerstin Baumann
Prüfung Verwendungsnachweise Abt. 3 SB Iris Hauschild
SB Krimhilde Schnaubelt gegenseitige Vertretung
SB Kerstin Baumann
Bearbeitung von Prüfungsfeststellungen der überörtlichen SB Krimhilde Schnaubelt Ute Breivogel
Rechnungsprüfungen
4 Zentrale Vergabestelle
Vergaberechtliche Überprüfung der Ausschreibungsunterlagen der SB Kerstin Baumann gegenseitige Vertretung
Verbandsgemeinde und der angehörigen Ortsgemeinden / Stadt SB Iris Hauschild
Nieder-Olm
Festlegung und Wahl des Vergabeverfahrens im Benehmen mit der SB Kerstin Baumann gegenseitige Vertretung
Fachabteilung SB Iris Hauschild
Festlegung der vorgesehenen Zeitabläufe; hier insbesondere die SB Kerstin Baumann gegenseitige Vertretung
vorgesehenen Ausführungszeiten im Zusammenhang mit Veröffent- SB Iris Hauschild
lichungsterminen, Ratssitzungen und deren Einladungsfristen,
Angebots- und Zuschlagsfristen
Stand 01.07.2021
5Prüfung der Bewerberlisten bei freihändigen Vergaben und beschränk- SB Kerstin Baumann gegenseitige Vertretung
ten Ausschreibungen; gegebenenfalls Korrektur in Zusammenarbeit SB Iris Hauschild
mit der Fachabteilung
Zentrale Koordination und Beantwortung von Bieterfragen; Mitteilung SB Kerstin Baumann Iris Hauschild
von Submissions-ergebnisse an Bieter
Benachrichtigung der ausgeschlossenen Bieter SB Kerstin Baumann Iris Hauschild
Behandlung v. Rügen und Vergabebeschwerden SB Kerstin Baumann Iris Hauschild
Submission SB Kerstin Baumann gegenseitige Vertretung
Durchführung des Eröffnungstermins als Verhandlungsleiter; SB Iris Hauschild
Überprüfung und Zulassung von Angeboten und anwesenden Bietern
Prüfung und Wertung der eingegangenen Angebote und Erstellung SB Kerstin Baumann Iris Hauschild
des Vergabevorschlages
Auftragsausführung; Durchsetzung der vertraglichen Rechte im SB Kerstin Baumann gegenseitige Vertretung
Bereich der Vertragserfüllung und Mängelansprüche auf Ersuchen der SB Iris Hauschild
Fachabteilung
Ordnungsgemäße Dokumentation des Vergabeverfahren SB Kerstin Baumann gegenseitige Vertretung
SB Iris Hauschild
Datenschutz
Stand 01.07.2021
6Datenschutzbeauftragte: Sandra Leineweber
N.N.
Lfd. Nr. Aufgaben AL/SB Name Sonderfunktion/Vertretung
MitA
1 Datenschutzbeauftragte für die VG Nieder-Olm, Reling und SB Sandra Leineweber N.N.
Zweckverband Kommunale Anteilseigner
Datenschutzbeauftragter für die Stadt Nieder-Olm sowie die SB N.N. Sandra Leineweber
Ortsgemeinden und Kindergärten innerhalb der VG
- Koordinierung, Beratung, Unterstützung und Überwachung
datenschutzrechtlicher Angelegenheiten, insbesondere der
Umsetzung der Bestimmungen und Vorgaben der DS-GVO
und des LDSG
- Unterrichtung und Beratung von Verantwortlichen und
Mitarbeitenden, Prüfung und Bewertung von Einzelanfragen,
Prüfung und Klärung von datenschutzrelevanten
Sachverhalten und Anfragen. Datenschutzrechtliche
Überprüfung und Beratung bei der Anpassung von
Verwaltungsprozessen (insb. mit IT-Bezug) sowie bei
Risikobewertungen und der Auswahl technisch
organisatorischer Maßnahmen
- Konzeption und Umsetzung von Maßnahmen zur
Datenschutzsensibilisierung inkl. der Organisation von
Mitarbeiterschulungen im Bereich Datenschutz
- Prüfen der datenschutzrechtlichen Bestimmungen in
Dienstanweisungen, Formularen, Anwendungen usw. inkl.
der Erstellung erforderlicher Richtlinien und
Dienstanweisungen
- Erfüllung der Informationspflichten nach Artikel 13 DS-GVO
durch die Erstellung von allen diesbezüglichen Vorlagen für
die einzelnen Aufgabenbereiche und Beantwortung der
Anfragen von Betroffenen nach Artikel 15 DS-GVO
- Prüfung und Verwaltung der Verträge mit den
Auftragsverarbeitern nach Artikel 28 DS-GVO
- Führung der Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten
nach Artikel 30 DS-GVO; Erstellung der Standard
„Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten“ für
Büchereien, Kindertagesstätten und Feuerwehren
- Bearbeitung von Datenschutzvorfällen inkl. der Meldung von
Datenpannen nach Artikel 33 DS-GVO an die
Aufsichtsbehörde
- Beratung im Zusammenhang mit der
Datenschutzfolgeabschätzung und Überwachung ihrer
Durchführung gemäß §56 LDSG
- Informationssicherheitsbeauftragte für Wahlen;
Koordinierung und Steuerung der Umsetzung notwendiger
Maßnahmen für die Informationssicherheit bei Wahlen
Stand 01.07.2021
7Abteilung I
Zentrale Dienste und Finanzen
Abteilungsleiterin: Ute Breivogel
stellv. Abteilungsleiter
„Zentrale Dienste“: Gerhard Ott
stellv. Abteilungsleiter
„Finanzen“: Jonas Schlotter
Stand 01.07.2021
8Abteilung I
Büroleitung
Büroleiterin: Ute Breivogel
Sekretariat: Marion Sepp
Lfd.Nr. Aufgaben AL/SB Name Sonderfunktion/ Vertretung
MitA
1 Büroleitung, Strategische Planung, zentrale Steuerung, Verwal- AL
SB Ute
Sabine
Breivogel
Urbas Daniela
Gerhard
Debo-Siegling
Ott
tungscontrolling, zentrales Projektmanagement, Organisationsent- Jonas
DunjaSchlotter
Paulitschek
wicklung, Strukturentwicklung, Beteiligungscontrolling
2 Abschluss und Überwachung von Konzessionsverträgen (Gas, AL
SB UteGerd
Breivogel
Fischer Daniela Debo-Siegling
Wasser, Strom) aller Ortsgemeinden und der Stadt Nieder-Olm Dunja Paulitschek
3 Optimierung der Aufgabenstellung in der Abteilung, Steuerung, AL Ute Breivogel Gerhard Ott
Fortschreibung Produktplan und Produktbeschreibung der Abteilung. Jonas Schlotter
Wahrnehmung der Finanzierungs- und Organisationsverantwortung
sowie Budgetverantwortung für die Abteilung insgesamt, als auch die
zugeteilten Produkte.
Abteilungsbezogenes Controlling.
Rechtliche Grundsatzangelegenheiten der Abteilung
Vertretung der Abteilung gegenüber anderen Abteilungen, der Ver-
waltungsführung und den Gremien nach außen.
4 Innerhalb der Abteilung: AL Ute Breivogel Gerhard Ott
Mitarbeiterführung, Leistungsbewertungen, Personaleinsatz als auch Jonas Schlotter
Aus- und Fortbildung
5 Grundsatzangelegenheiten der ehrenamtlich Tätigen des kommunal- AL Ute Breivogel Gerhard Ott
en Vertretungsorgans, bei Kommunalwahlen und Einwohnerbeteili- Jonas Schlotter
gungen.
6 Allgemeine Sekretariatsaufgaben SB Marion Sepp
Stand 01.07.2021
9Abteilung I
Zentrale Dienste und Finanzen
Abteilungsleiterin: Ute Breivogel
stellv. Abteilungsleiter „Zentrale Dienste“: Gerhard Ott
stellv. Abteilungsleiter „Finanzen“: Jonas Schlotter
Lfd.Nr. Aufgaben AL/SB Name Sonderfunktion/ Vertretung
MitA
1 Zentrale Dienste und Finanzen AL Ute Breivogel Zentrale Dienste: Gerhard Ott
Finanzen: Jonas Schlotter
Grundsatzsachbearbeitung
- Organisation SB Oliver Bohn
- Personal SB Christoph Koch
- Finanzen SB Jonas Schlotter
- Kasse SB Christa Schuhmann
- Informationstechnik SB Gerwin Köster
- Service VG-Rat, Ortsgemeinden, Stadt / Wahlen, Abstimmungen, SB Gerhard Ott
Einwohnerbeteiligungen
Ausbildungsbeauftragte der Abteilung 1 SB Oliver Bohn
SB Gerwin Köster
SB Jennifer Vogel
Budgetverantwortung AL Ute Breivogel
Haushaltsplanung, -umsetzung, Jahresrechnung SB Oliver Bohn
SB Jonas Schlotter
Sicherheitsbeauftragter des Rathauses der VG und des Bauhofs der SB Jens Breyer
Stadt Nieder-Olm
Sicherheitsbeauftragter der Grundschulen und der verbandsgemein- SB Theodor Winkler
deeigenen Kita
Sicherheitsbeauftragter des Rheinhessenbades SB Eugen Diefenbach
Brandschutzbeauftragter des Rathauses der Verbandsgemeinde SB Jens Seufert
Nieder-Olm
Brandschutzbeauftragte für alle weiteren Liegenschaften der SB Manuel Haupt gegenseitige Vertretung
Verbandsgemeinde Nieder-Olm (kommissarisch) SB Markus Rube
Gleichstellungsbeauftragte nach dem LGG SB Dunja Paulitschek Daniela Debo-Siegling
Inklusionsbeauftragte nach dem SGB IX SB Dunja Paulitschek Daniela Debo-Siegling
Organisation und Geschäftsverteilung der Verbandsgemeinde- AL Ute Breivogel Oliver Bohn
verwaltung, Verschlusssachen (VS)
Personalmanagement AL Ute Breivogel
Aufbau und Ablauf Organisation der VG
Grundsatzangelegenheiten der Abteilung
Umsetzung von Beschlüssen des VG-Rates und der Ausschüsse
Haushaltsplanung, Haushaltsdurchführung, Jahresrechnung
Gremienarbeit
Verwaltungsvereinfachung (z. B. Arbeitsuntersuchungen, Auswertung AL Ute Breivogel Oliver Bohn
von Prüfberichten, Vorschlagswesen, Erfahrungsaustausch)
Stellenplan AL Ute Breivogel Oliver Bohn
Christoph Koch
Zentrale Lenkung des Personaleinsatzes (z. B. auch bei Anordnung AL Ute Breivogel Oliver Bohn
von Überstunden gegen Entschädigung), Einsatz des Schreib-
personals und des techn. Personals (Hausmeister, Fahrer, Boten etc.)
Stand 01.07.2021
10Aufgaben nach dem Landespersonalvertretungsgesetz, dem AL Ute Breivogel Oliver Bohn
Landesgleichstellungsgesetz LGG
Umsetzung der Aufgaben nach Landespersonalvertretungsgesetz und
Landesgleichstellungsgesetz sowie AGG
Ermittlung der Ansätze für die Teilhaushaltspläne der VG, der Stadt AL Ute Breivogel Oliver Bohn
und der Ortsgemeinden für die zugewiesenen Produkte Jonas Schlotter
Ermittlung der Ansätze für die Nachträge der VG, der Stadt und der AL Ute Breivogel Oliver Bohn
Ortsgemeinden für die zugewiesenen Produkte Jonas Schlotter
Überwachung der Ansätze (Produktverantwortung) für die VG, die AL Ute Breivogel Oliver Bohn
Stadt und die Ortsgemeinden für die zugewiesenen Produkte Jonas Schlotter
EU-Dienstleistungsrichtlinie SB Oliver Bohn
1.1.1 Personal / Organisation
Beamtenrecht
(z.B. Einstellung, Anstellung, Beförderung, Entlassung, Versetzung, SB Oliver Bohn Ute Breivogel
Ruhestandsversetzung, Nebentätigkeit)
Tarifrecht für Beschäftigte (z. B. Einstellung, Höhergruppierung,
Kündigung, Altersteilzeit, Nebentätigkeit) für:
- Verbandsgemeinde Nieder-Olm, Kita Löwenzahn, SB Christoph Koch Kristian Kissel
Musikschule
- Stadecken-Elsheim, Rheinhessen-Bad SB Sebastian Pflüger Tamara Leichner
- kommunale Reinigung SB Kristina Knoblich
- Essenheim, Ober-Olm, Zornheim, Betreuende Grundschule SB Kristian Kissel Christoph Koch
- Jugenheim, Klein-Winternheim, Nieder-Olm, Sörgenloch SB Tamara Leichner Sebastian Pflüger
Berechnung und Anweisung der Besoldung und Vergütung,
Versorgungsbezüge, u. ä. für:
- Verbandsgemeinde Nieder-Olm, Kita Löwenzahn, SB Christoph Koch Kristian Kissel
Musikschule
- Stadecken-Elsheim, Rheinhessen-Bad SB Sebastian Pflüger Tamara Leichner
- kommunale Reinigung SB Kristina Knoblich
- Essenheim, Ober-Olm, Zornheim, Betreuende Grundschule SB Kristian Kissel Christoph Koch
- Jugenheim, Klein-Winternheim, Nieder-Olm, Sörgenloch SB Tamara Leichner Sebastian Pflüger
Versorgung der Beamten SB Oliver Bohn
Zusatzversorgung der Beschäftigten für:
- Verbandsgemeinde Nieder-Olm, Kita Löwenzahn, SB Christoph Koch Kristian Kissel
Musikschule
- Stadecken-Elsheim, Rheinhessen-Bad SB Sebastian Pflüger Tamara Leichner
- kommunale Reinigung SB Kristina Knoblich
- Essenheim, Ober-Olm, Zornheim, Betreuende Grundschule SB Kristian Kissel Christoph Koch
- Jugenheim, Klein-Winternheim, Nieder-Olm, Sörgenloch SB Tamara Leichner Sebastian Pflüger
Anweisung und Berechnung von Ehrensold, Ehrensoldrückstellungen SB Oliver Bohn
Zentrale Rechnungseingangsbearbeitung/ Rechnungsworkflow SB Angelika Fernow Dirk Küpper
SB Manuel Roth
Ausbildungsleitung Beamte und Beschäftigte SB Oliver Bohn Christoph Koch
Fort- und Weiterbildung SB Anke Elster Kristina Knoblich
Praktika, Hospitationen SB Oliver Bohn Christoph Koch
Reisekosten, Umzugskosten, Trennungsentschädigung u. ä. SB Anke Elster Kristina Knoblich
Leistungen
Zuweisung der Dienstfahrzeuge, steuerliche Abrechnung SB Oliver Bohn
Dienstordnungsangelegenheiten SB Oliver Bohn
Dienstausweise SB Oliver Bohn Christoph Koch
Dienstjubiläen von Beamten SB Oliver Bohn
Dienstjubiläen von Beschäftigten für: SB Kristina Knoblich Sebastian Pflüger
- Verbandsgemeinde Nieder-Olm, Kita Löwenzahn, Christoph Koch
Musikschule
- Stadecken-Elsheim, Rheinhessen-Bad
- kommunale Reinigung
- Essenheim, Ober-Olm, Zornheim, Betreuende Grundschule
- Jugenheim, Klein-Winternheim, Nieder-Olm, Sörgenloch
Berechnung und Festlegung der Beschäftigungszeiten SB Kristina Knoblich Sebastian Pflüger
Stand 01.07.2021
11Aufgaben der Dienststelle nach dem SB Oliver Bohn
Landespersonalvertretungsgesetz
Führung der Personalakten für Beschäftigte für:
- Verbandsgemeinde Nieder-Olm, Kita Löwenzahn, SB Christoph Koch Kristian Kissel
Musikschule
- Stadecken-Elsheim, Rheinhessen-Bad SB Sebastian Pflüger Tamara Leichner
- kommunale Reinigung SB Kristina Knoblich
- Essenheim, Ober-Olm, Zornheim, Betreuende Grundschule SB Kristian Kissel Christoph Koch
- Jugenheim, Klein-Winternheim, Nieder-Olm, Sörgenloch SB Tamara Leichner Sebastian Pflüger
Führung der Personalakten für Beamte und Ehrenbeamte SB Oliver Bohn
Zeiterfassung
- Verbandsgemeinde Nieder-Olm, Kita Löwenzahn, SB Sebastian Pflüger Christoph Koch
Musikschule Kristina Knoblich
- Stadecken-Elsheim, Rheinhessen-Bad
- kommunale Reinigung
- Essenheim, Ober-Olm, Zornheim, Betreuende Grundschule
- Jugenheim, Klein-Winternheim, Nieder-Olm, Sörgenloch
Stellenausschreibungen (Formulierungen, Veröffentlichungen, SB Sebastian Pflüger
Abstimmungen mit Beteiligten, Organisation von Vorstellungsgesprä-
chen)
Personalstatistiken SB Oliver Bohn Kristina Knoblich
Aufgaben nach dem Schwerbehindertengesetz SB Oliver Bohn Kristina Knoblich
Berufsgenossenschaftsangelegenheiten SB Oliver Bohn Kristina Knoblich
Unfallversicherung
Beihilfeangelegenheiten SB Oliver Bohn Christoph Koch
Angelegenheiten der Zivildienstleistenden und SB Anke Elster Kristina Knoblich
Bundesfreiwilligendienstler
Haushaltsplanung, Haushaltsdurchführung, Ermittlung von SB Oliver Bohn gegenseitige Vertretung
Rückstellungen (Urlaub/Überstunden/Altersteilzeit etc.) SB Kristina Knoblich
Altersteilzeit für Beschäftigte für:
- Verbandsgemeinde Nieder-Olm, Kita Löwenzahn, SB Christoph Koch Kristian Kissel
Musikschule
- Stadecken-Elsheim, Rheinhessen-Bad SB Sebastian Pflüger Tamara Leichner
- kommunale Reinigung SB Kristina Knoblich
- Essenheim, Ober-Olm, Zornheim, Betreuende Grundschule SB Kristian Kissel Christoph Koch
- Jugenheim, Klein-Winternheim, Nieder-Olm, Sörgenloch SB Tamara Leichner Sebastian Pflüger
Pensionsrückstellungen und Rückstellungen gem. § 14a BBesG SB Oliver Bohn gegenseitige Vertretung
SB Kristina Knoblich
Personalkostenerstattungen für:
- Verbandsgemeinde Nieder-Olm, Kita Löwenzahn, SB Christoph Koch Kristian Kissel
Musikschule
- Stadecken-Elsheim, Rheinhessen-Bad SB Sebastian Pflüger Tamara Leichner
- kommunale Reinigung SB Kristina Knoblich
- Essenheim, Ober-Olm, Zornheim, Betreuende Grundschule SB Kristian Kissel Christoph Koch
- Jugenheim, Klein-Winternheim, Nieder-Olm, Sörgenloch SB Tamara Leichner Sebastian Pflüger
1.1.2 Service VG-Rat, Ortsgemeinden, Stadt
Zentrale Vorbereitung von Sitzungen des VG-Rats sowie der SB Gerhard Ott Kristina Knoblich
verschiedenen Ausschüsse, Sammlung der Original-Niederschriften
über die Sitzungen des VG-Rats, Auswertung der Protokolle, Zahlung
von Sitzungsgeldern und Aufwandsentschädigungen, Ehrungen von
Ratsmitgliedern
Zentrale Vorbereitung von Sitzungen des Stadtrates und der SB Gerhard Ott Kristina Knoblich
Gemeinderäte sowie verschiedener Ausschüsse, Sammlung der
Originalniederschriften über die Sitzungen des Stadtrates und der
Gemeinderäte sowie der Ausschüsse, Auswertung der Protokolle,
Zahlung von Sitzungsgeldern und Aufwandsentschädigungen,
Ehrungen von Ratsmitgliedern
Fragen des Kommunalverfassungsrechts SB Gerhard Ott Kristina Knoblich
Satzungsrecht, Mitwirkung bei Satzungs- und Verordnungsentwürfen SB Gerhard Ott Kristina Knoblich
Fortbildung Ratsmitglieder SB Gerhard Ott Kristina Knoblich
Stand 01.07.2021
121.1.3 Wahlen, Abstimmungen, Einwohnerbeteiligungen, Statistikstelle
Volks- und andere allgemeine Zählungen, einschl. Personenstands- SB Gerhard Ott Kristina Knoblich
und Betriebsaufnahme
Eigene und Auftragsstatistiken - soweit nicht andere Abteilungen SB Gudrun Franke
zuständig sind, z. B. Fachstatistiken, Mitbeteiligung
Aufgaben der Wahlbehörde für Europa-, Bundestags-, Landtags- und SB Gerhard Ott Kristina Knoblich
Kommunalwahlen sowie sonstige Wahlen und Abstimmungen
Aufgaben der Wahlbehörde und Wahlleitung für Bürgermeisterwahlen SB Gerhard Ott Kristina Knoblich
Einwohnerversammlungen, kommunale Petitionen, Einwohneranträge, SB Gerhard Ott Ute Breivogel
Bürgerbegehren und Bürgerentscheide, amtliche Bürgerbefragungen
Förderung der Landwirtschaft, Weinbau und sonstige Sonderkulturen, SB Gudrun Franke
Bodennutzungserhebungen, Agrarstrukturerhebungen,
Weinhebestatistik, Fremdenverkehrs- und Beherbergungsstatistik u. a.
1.1.4 Allgemeine zentrale Dienste, Versicherungen, Beschaffungen
Mitgliedschaft bei kommunalen Spitzenverbänden und sonstigen SB Daniela Debo-Siegling Dunja Paulitschek
Verbänden, Vereinen und Organisationen
Versorgungsunternehmen und daraus resultierende Mitgliedschaft in SB Daniela Debo-Siegling Dunja Paulitschek
Verbänden und Gesellschaften
Allgemeine Dienstordnung, besondere Dienstanweisungen, SB Oliver Bohn Ute Breivogel
Stellenbewertungen
Mitwirkung bei der Erstellung des Stellenplanes SB Oliver Bohn gegenseitige Vertretung
SB Kristina Knoblich
Zentrale Verwaltung von Büchern, Fachzeit- und Druckschriften, SB Gudrun Franke Daniela Debo-Siegling
Buchbinderarbeiten, Verwaltungsbücherei Dunja Paulitschek
Zentraler Postein- und -ausgang, Botendienste SB Steffen Heck Jens Breyer
Unterhaltung und Verwaltung der Verwaltungsgebäude und Dienst- SB Jens Breyer gegenseitige Vertretung
räume (Beschaffung und Zuweisung von Diensträumen, Beflag- SB Steffen Heck
gungen, Sicherung, Wegweiser, Amtsschilder, Aushänge, Werbungen
und Sammlungen in Dienstgebäuden, Organisation und Überwachung
Heizung und Beleuchtung, Grünanlagen, andere
Hausmeistertätigkeiten)
Überwachung der Reinigung des Dienstgebäudes (Rathaus), zentrale SB Steffen Heck Jens Breyer
Beschaffung von Reinigungsmitteln (VG, OG´s und Stadt)
Überwachung der Reinigung sonstiger Liegenschaften (Sporthallen, SB Steffen Heck Kristina Knoblich
Kindergärten, Schulen, etc.)
Ausschreibung und Abschluss von Reinigungsverträgen für Dienst- SB Kristina Knoblich
und Schulgebäude
Organisation der Prüfung der veränderlichen Elektrogeräte aller SB Daniela Debo-Siegling gegenseitige Vertretung
öffentlichen Gebäude in der VG, den OG’s und der Stadt Nieder-Olm SB Dunja Paulitschek
Dienstfahrzeuge (Beschaffung von Dienstfahrzeugen, Zulassung von SB Gerhard Ott
privaten Fahrzeugen für dienstliche Zwecke, Überwachung der
Betriebskosten u. ä.)
Reinigung der Dienstfahrzeuge SB Steffen Heck Kadri Memisi
Fragen der Archivverwaltung, allg. Registraturfragen (soweit nicht SB Gudrun Franke gegenseitige Vertretung
abteilungsgebunden), Fragen zur Mikroverfilmung, Archivpflege SB Dirk Küpper
Aktenverwaltung, Aktenausgabe SB Gudrun Franke gegenseitige Vertretung
SB Dirk Küpper
Organisation von SB Dunja Paulitschek gegenseitige Vertretung
- Arbeitsschutzmaßnahmen, SB Daniela Debo-Siegling
- Wahrnehmung der Aufgaben der Sicherheitsbeauftragten
für Rathaus, Kindertagesstätten, Schulen und Musikschule
- Arbeitsmedizinische und sicherheitstechnische
Untersuchungen
Betriebliches Eingliederungsmanagement, Gesundheitsmanagement SB Dunja Paulitschek gegenseitige Vertretung
Stand 01.07.2021
13SB Daniela Debo-Siegling
Ehrenamtspreis SB Dunja Paulitschek gegenseitige Vertretung
SB Daniela Debo-Siegling
Organisation von Veranstaltungen und Ehrungen von SB Dunja Paulitschek gegenseitige Vertretung
Verbandsgemeinde, Ortsgemeinden und der Stadt Nieder-Olm SB Daniela Debo-Siegling
Bearbeitung staatlicher Auszeichnungen SB Dunja Paulitschek gegenseitige Vertretung
SB Daniela Debo-Siegling
Vervielfältigungen, Druckaufträge, Fotokopierarbeiten SB Jens Breyer Steffen Heck
Systemadministration LOGA SB Kristina Knoblich
Telefonzentrale, Information, Verwaltung der Dienstfahrzeuge SB Petra Weber gegenseitige Vertretung
MitA Mustafa Sahan
Versicherungswesen, Bearbeitung aller Sach-, Personen- und SB Dunja Paulitschek gegenseitige Vertretung
Unfallversicherungen, Angelegenheiten der Verbandsgemeinde, SB Daniela Debo-Siegling
der Stadt Nieder-Olm und der Ortsgemeinden
Abrechnung Schiedspersonen SB Dunja Paulitschek gegenseitige Vertretung
SB Daniela Debo-Siegling
Zentrale Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial, - SB Jens Breyer Steffen Heck
einrichtungen, -maschinen, sonstigem Hausbedarf
und Repräsentationsmitteln
1.1.5 Tourismus, Städtepartnerschaften
Förderung des Fremdenverkehrs (z. B. Herausgabe von SB Daniela Debo-Siegling gegenseitige Vertretung
Werbedruckschriften, Falt- und Ortsplänen, Anfragen, Auskünfte) SB Dunja Paulitschek
Erstellung eines Tourismuskonzeptes für die VG Nieder-Olm SB Daniela Debo-Siegling gegenseitige Vertretung
SB Dunja Paulitschek
1.1.6 Öffentlichkeitsarbeit
Öffentlichkeitsarbeit für Verbandsgemeinde, Ortsgemeinden und der SB Oliver Bohn Dunja Paulitschek
Stadt Nieder-Olm Daniela Debo-Siegling
SB Manuela Becker Dunja Paulitschek
Daniela Debo-Siegling
Betreuung der Homepage SB Oliver Bohn Dunja Paulitschek
Presse SB Oliver Bohn
Ausarbeiten von Grußworten SB Oliver Bohn
Pflege der Medienwand und Gestaltung der Teilbereiche der SB Manuela Becker Dunja Paulitschek
Medienwand; Plakate, Poster usw.
Pflege des Info-Bildschirmes SB Manuela Becker Dunja Paulitschek
Pflege Bürgerinformationssystem SB Oliver Bohn Dunja Paulitschek
Pflege der Intranetseite SB Oliver Bohn Dunja Paulitschek
Behördennummer „115“ SB Oliver Bohn Dunja Paulitschek
Ehrenamtsförderung SB Daniela Debo-Siegling gegenseitige Vertretung
SB Dunja Paulitschek
Ehrenamtskarte SB Daniela Debo-Siegling gegenseitige Vertretung
SB Dunja Paulitschek
1.1.7 Informationstechnik
Ausbildungsleiter SB Gerwin Köster
SB Christian Becker
Haushaltsplanung, -umsetzung, Jahresrechnung für Verbandsgemein- SB Gerwin Köster Yannick Vetter
de, Ortsgemeinden und Stadt
Planung und Realisierung von IT-Projekten, einschließlich Etatplanung SB Gerwin Köster Christian Becker
und Mittelverwaltung, Erarbeiten von Projekten mit den Fachabtei- Yannick Vetter
Stand 01.07.2021
14lungen und Institutionen, Koordinierung und Überwachung von
Projekten
Auswahl und Beschaffung von Hard- und Software, Einholen und SB Gerwin Köster gegenseitige Vertretung
Prüfen von Angeboten, Ausarbeitung von Aufträgen, Prüfung von SB Christian Becker
Angeboten und Rechnungen SB Rainer Gruber
SB Yannick Vetter
SB Mirko Bugner
Zentraler Einkauf von IT-Materialien inkl. haushälterische Abwicklung SB Georg Gläser Rainer Gruber
Gerwin Köster
Hardware und Software: Installation und Konfiguration sowie Wartung SB Gerwin Köster gegenseitige Vertretung
und Pflege, Bestandsmanagement SB Christian Becker
SB Rainer Gruber
SB Yannick Vetter
SB Mirko Bugner
Systemadministration Wartung und Pflege der Zentralsysteme Anwen- SB Gerwin Köster gegenseitige Vertretung
dersoftware, Updates, Behebung von Systemfehlern, Verwaltung und SB Christian Becker
Pflege der Datenbestände, Systemsicherheit, Virenschutz SB Rainer Gruber
SB Yannick Vetter
SB Mirko Bugner
Durchführung und Überprüfung der Datensicherung SB Christian Becker Yannick Vetter
Mirko Bugner
Technische Betreuung des Internetauftrittes inkl. aller Module, SB Gerwin Köster gegenseitige Vertretung
Rechteverwaltung im Formularserver und Bürgerinformationssystem SB Yannick Vetter Oliver Bohn
Beratung und Support in Ortsgemeinden u. der Stadt, Kitas und son- SB Gerwin Köster gegenseitige Vertretung
stigen Institutionen sowie Hardwarebeschaffung und Grundinstallation SB Christian Becker
inkl. Netzwerke SB Rainer Gruber
SB Yannick Vetter
SB Mirko Bugner
Hard- und Softwareverträge, Lizenz- und Netzverträge (Prüfen der SB Gerwin Köster Christian Becker
techn. Seite, Vertragsabwicklung inkl. Neuabschlüsse) Rainer Gruber
Yannick Vetter
Abrechnung Vertragswesen Telekommunikation SB Rainer Gruber Georg Gläser
Netzwerkmanagement Einbinden von Hard- und Software, SB Gerwin Köster gegenseitige Vertretung
Benutzer- und Zugriffsverwaltung inkl. LAN und WLAN Management SB Christian Becker
(Internetanwendung, Mail, FTP, div. Anwendungen in Rechenzentren) SB Rainer Gruber
SB Yannick Vetter
SB Mirko Bugner
- OSK SB Yannick Vetter gegenseitige Vertretung
Benutzerverwaltung SB Mirko Bugner
Updates
- Outlook/ Mailsystem SB Yannick Vetter gegenseitige Vertretung
SB Mirko Bugner
- Netzwerkvirtualisierung SB Christian Becker Yannick Vetter
Mirko Bugner
- MoreRubin! / DiPolis SB Mirko Bugner Yannick Vetter
Betreuung der VG, OG´s und Stadt bei virtuellen Sitzungen/ SB Yannick Vetter Mirko Bugner
Besprechungen
Betreuung Tablets aller Ratsmitglieder/ Sitzungsmanagement SB Mirko Bugner Yannick Vetter
Christan Becker
Benutzerservice, Betreuung am Arbeitsplatz (First und Second Level SB Mirko Bugner Yannick Vetter
Support) SB Rainer Gruber Georg Gläser
Christian Becker
Gerwin Köster
Konzeption, Administration, Optimierung und Beschaffung der Tele- SB Mirko Bugner Christian Becker
kommunikationsanlagen und Zugängen (Telefonanlagen, Fax, Router, SB Yannick Vetter Gerwin Köster
Internetanschlüsse) im Rathaus und den Ortsgemeinden
Beschaffung mobiler Endgeräten inkl. haushälterische Abwicklung SB Georg Gläser Rainer Gruber
Beschaffung, Einrichtung, Abrechnung und Betreuung der SB Rainer Gruber Yannick Vetter
Multifunktionskopierer für die VG und die Ortsgemeinden Mirko Bugner
Schließmanagement inkl. der elektronischen Zugangssysteme, Trans- SB Georg Gläser Yannick Vetter
ponderverwaltung, Zutrittsberechtigungen Mirko Bugner
Stand 01.07.2021
15Gerwin Köster
Rainer Gruber
Haushaltstechnische Abwicklung – Anordnen von Rechnungen SB Georg Gläser Rainer Gruber
Umsetzung Digitalpakt und Schul-IT SB Christian Becker Mirko Bugner
SB Yannick Vetter
Schulungen Mitarbeitende SB Yannick Vetter Mirko Bugner
1.1.8 Wirtschaftsförderung
Allgemeine Strukturentwicklung, Grundlegende Konzeption, SB Ute Breivogel
Verbesserung der Standortfaktoren
Allgemeine Wirtschaftsförderung, Industrie- und Gewerbeansiedlung, SB Ute Breivogel
Marketing und Akquisition, Konversion
Beziehung zu Verbänden und Organisationen der Wirtschaft und des SB Ute Breivogel
Verkehrs
Breitbandbeauftragter der Verbandsgemeinde SB Sandra Leineweber N.N.
Förderung des öffentlichen Personennahverkehrs SB Daniela Debo-Siegling Dunja Paulitschek
1.2.1 Haushalt, Finanzausgleich, Grundsatzangelegenheiten
Erstellung der Haushaltssatzung, Erstellung und Ausführung des
Haushaltsplanes
- Verbandsgemeinde Nieder-Olm und Stadt Nieder-Olm
- Essenheim, Klein-Winternheim SB Anita Dessinger/Luisa
- Ober-Olm, Sörgenloch, Stadecken-Elsheim Becker Jennifer Vogel
SB Jonas Schlotter
- Jugenheim, Zornheim SB Jennifer Vogel Jonas Schlotter
Erstellung der Jahresabschlüsse sowie der Bilanzen
- Verbandsgemeinde Nieder-Olm und Stadt Nieder-Olm
- Essenheim, Klein-Winternheim SB Anita Dessinger/Luisa
- Ober-Olm, Sörgenloch, Stadecken-Elsheim Becker Jennifer Vogel
- Jugenheim, Zornheim SB Jonas Schlotter Jonas Schlotter
SB Jennifer Vogel
Erstellung der mittelfristigen Finanzplanung
- Verbandsgemeinde Nieder-Olm und Stadt Nieder-Olm
- Essenheim, Klein-Winternheim SB Anita Dessinger/Luisa
- Ober-Olm, Sörgenloch, Stadecken-Elsheim Becker Jennifer Vogel
- Jugenheim, Zornheim SB Jonas Schlotter Jonas Schlotter
SB Jennifer Vogel
Erstellung der Nachtragshaushaltsplanung und Satzungen
- Verbandsgemeinde Nieder-Olm und Stadt Nieder-Olm
- Essenheim, Klein-Winternheim SB Anita Dessinger/Luisa
- Ober-Olm, Sörgenloch, Stadecken-Elsheim Becker Jennifer Vogel
- Jugenheim, Zornheim SB Jonas Schlotter Jonas Schlotter
SB Jennifer Vogel
Ausführung Haushaltsplan, Erstellung von Stellungnahmen für
Vorlageberichte, unterjährige Überwachung der Haushaltswirtschaft
- Verbandsgemeinde Nieder-Olm und Stadt Nieder-Olm
- Essenheim, Klein-Winternheim SB Anita Dessinger/Luisa
- Ober-Olm, Sörgenloch, Stadecken-Elsheim Becker Jennifer Vogel
- Jugenheim, Zornheim SB Jonas Schlotter Jonas Schlotter
SB Jennifer Vogel
Beratung der Abteilungen beim Haushaltsvollzug
- Verbandsgemeinde Nieder-Olm und Stadt Nieder-Olm
- Essenheim, Klein-Winternheim
- Ober-Olm, Sörgenloch, Stadecken-Elsheim SB Anita Dessinger/Luisa Jennifer Vogel
- Jugenheim, Zornheim Becker Jonas Schlotter
SB Jonas Schlotter
SB Jennifer Vogel
Bearbeitung von Rechtsangelegenheiten in Haushalts-, SB Anita Dessinger
Finanzausgleichs- und Abgabenfragen
Haushaltsvollzug - Prüfung der sachgerechten Kontierung, Veran-
schlagung und Verbuchung von Aufwendungen und Investitions-
maßnahmen
- Verbandsgemeinde Nieder-Olm und Stadt Nieder-Olm
- Essenheim, Klein-Winternheim SB Anita Dessinger/Luisa
- Ober-Olm, Sörgenloch, Stadecken-Elsheim Becker Jennifer Vogel
- Jugenheim, Zornheim SB Jonas Schlotter Jonas Schlotter
SB Jennifer Vogel
Stand 01.07.2021
16Gewerbesteuerumlage, Kreisumlage, Verbandsgemeindeumlage, SB Anita Dessinger
Finanzausgleichsumlage und Sonderumlagen Jonas Schlotter
Jennifer Vogel
Finanzausgleichsleistungen, Gemeindeanteile an der Einkommen- SB Anita Dessinger
und Umsatzsteuer, Steuerstatistik, -schätzung und -prognose und Jonas Schlotter
sonstige Förderungsmittel, Überwachung des Zahlungseingangs von Jennifer Vogel
Bedarfs-, Investitions- und anderen Zweckzuweisungen, soweit nicht
abteilungsweise
Finanzstatistik SB Jonas Schlotter Anita Dessinger
Erstellung von Satzungen über die Erhebung von Gemeindeabgaben SB Katrin Schwank
(Steuern, Gebühren und Beiträge)
Anweisung der Leistungen aus den Konzessionsverträgen SB Katrin Schwank
Durchführung der Finanzierungsmaßnahmen bei öffentlichen
Einrichtungen
- Verbandsgemeinde Nieder-Olm und Stadt Nieder-Olm SB
- Essenheim, Klein-Winternheim SB Anita Dessinger
- Ober-Olm, Sörgenloch, Stadecken-Elsheim SB Jonas Schlotter Jennifer Vogel
- Jugenheim, Zornheim SB Jennifer Vogel Jonas Schlotter
Bürgschaftsangelegenheiten
- Verbandsgemeinde Nieder-Olm und Stadt Nieder-Olm SB
- Essenheim, Klein-Winternheim SB Anita Dessinger
- Ober-Olm, Sörgenloch, Stadecken-Elsheim SB Jonas Schlotter Jennifer Vogel
- Jugenheim, Zornheim SB Jennifer Vogel Jonas Schlotter
Aufnahme von Kommunaldarlehen, Um- und Vorfinanzierungen von SB Jonas Schlotter Anita Dessinger
gemeindlichen Krediten für die Verbandsgemeinde Nieder-Olm,
Ortsgemeinden und Stadt Nieder-Olm
Geldanlagen SB Jennifer Vogel
Bearbeitung der Zins- und Tilgungsleistungen, Führung der
Darlehensakten für VG, Stadt und Gemeinden
- Verbandsgemeinde Nieder-Olm und Stadt Nieder-Olm SB Anita Dessinger
- Essenheim, Klein-Winternheim SB Jonas Schlotter Jennifer Vogel
- Ober-Olm, Sörgenloch, Stadecken-Elsheim SB Jennifer Vogel Jonas Schlotter
- Jugenheim, Zornheim
Pflege des Schuldendienstprogrammes SB Jonas Schlotter Jennifer Vogel
Führung der Forderungen, Verpflichtungsermächtigungen als Anlage SB Anita Dessinger gegenseitige Vertretung
zu den Haushaltsplänen SB Jonas Schlotter
SB Jennifer Vogel
Verteilung von staatlichen Förderungsmitteln, sofern keine andere SB Anita Dessinger gegenseitige Vertretung
Abteilung sachlich zuständig ist SB Jonas Schlotter
SB Jennifer Vogel
Die Gemeinde als Abgabenschuldner (Umsatzsteuer, Körperschafts- SB Saskia Schäfer Thomas Bappert
steuer u. a.), Anfertigung der Umsatzsteuererklärungen für die VG,
Stadt und Ortsgemeinden
Systembeauftragter Finanz+ SB Jonas Schlotter
Mitwirkung bei Gewährung von Zuschüssen der Jagdgenossen- SB Katrin Schwank gegenseitige Vertretung
schaften für den Wirtschaftswegebau SB
Mitwirkung beim Entwurf und der Erstellung von Satzungen für den SB Katrin Schwank
Bereich der Weinbergshut und dem Wegebau
her
Berechnung und Ermittlung der lfd. Beiträge für die Bereiche SB Katrin Schwank
Weinbergshut und Wegebau als Grundlage für die Haushaltssatzung
Erstellung der Endabrechnung für die Erhebung der Beiträge für die SB Katrin Schwank
Landwirtschaftskammer, die Wiederaufbaukasse, die gebietliche
Absatzförderung Wein und den Deutschen Weinfonds
Anforderung, Überwachung und Verwaltung aller Forderungen aus SB Anita Dessinger gegenseitige Vertretung
Vereinbarungen und Verträgen der Verbandsgemeinde, der SB Jonas Schlotter
Ortsgemeinden und der Stadt Nieder-Olm SB Jennifer Vogel
Erstellen der Schulden- und Haushaltsansatzstatistik SB Anita Dessinger Jonas Schlotter
SB Saskia Schäfer
Stand 01.07.2021
17Geschäftsführung „Zweckverband Kommunale Anteilseigner für
Energieverteilnetze und Energieversorgung Nieder-Olm“
SB Saskia Schäfer Thomas Bappert
Führung des Vertragsregisters einschl. Verträge mit Versicherungen
§ 2b UStG
SB Saskia Schäfer Thomas Bappert
- Umsetzung der Anforderungen aus § 2b UStG
- Umsatzsteuerliche Bewertung der einzelnen Leistungsaustausche
- Implementierung des § 2b UStG in die Verwaltungsprozesse
(einschl. Tax Compliance)
1.2.2 Kostenmanagement
Kostencontrolling (Investitionscontrolling) SB Jonas Schlotter gegenseitige Vertretung
SB Saskia Schäfer
SB Anita Dessinger
SB Jennifer Vogel
1.2.3 Abgaben (Steuern, Beiträge)
Veranlagung, Erhebung und Überwachung nachstehender Steuern
und Abgaben:
- Grundsteuer A und B, Hundesteuer
- Beiträge zur Weinbergshut
- Beiträge zum Deutschen Weinfonds
- Beiträge für die Wiederaufbaukasse
- Beiträge zur Weinabsatzförderung
- Landwirtschaftskammerbeiträge
- Wegebaubeiträge
- Erstellung, Änderung und Überwachung der
Wegebau- und Weinbergskataster
- Ortsgemeinden Essenheim, Jugenheim, Zornheim und Stadt Nieder- SB Marita Gruber gegenseitige Vertretung
Olm
- für die Ortsgemeinden Ober-Olm, Sörgenloch, Stadecken-Elsheim SB Lisa Hehner
- für die Ortsgemeinde Klein-Winternheim SB Katrin Schwank
Veranlagung, Erhebung und Überwachung nachstehender Steuern
und Abgaben:
- Gewerbesteuer
- Vergnügungssteuer
für die Gemeinden
- Klein-Winternheim und die Stadt Nieder-Olm SB Katrin Schwank gegenseitige Vertretung
- Essenheim, Jugenheim, Ober-Olm, Stadecken-Elsheim,
Sörgenloch, Zornheim SB Lisa Hehner
Vollverzinsung Gewerbesteuer, Bearbeitung und Überwachung der SB Katrin Schwank gegenseitige Vertretung
Sollveranlagung SB Lisa Hehner
Stundungen und Erlass von Abgaben und Forderungen, soweit zu- SB Katrin Schwank Lisa Hehner
ständig, Vorbereitung für Vorlagen Gemeindegremien, Bearbeitung
von Widersprüchen und Wahrnehmung von Terminen beim
Kreisrechtsausschuss
Erstellung, Änderung und Ergänzung von Satzungen über die SB Katrin Schwank Lisa Hehner
Erhebung von Hundesteuer und Vergnügungssteuer
Führen der Adressdatenbank sowie Pflege der Bankverbindungen SB Marita Gruber gegenseitige Vertretung
SB Lisa Hehner
SB Katrin Schwank
1.2.4 Anlagenbuchhaltung
Anlagenbuchhaltung (Erfassung, Bewertung und Verwaltung des SB Thomas Bappert gegenseitige Vertretung
Anlagevermögens) SB Mareike Duhr
Erfassung, Bewertung und Verwaltung des Anlagevermögens und der SB Thomas Bappert gegenseitige Vertretung
Sonderposten SB Mareike Duhr
Auflösung der Anlagen im Bau SB Thomas Bappert gegenseitige Vertretung
SB Mareike Duhr
Jahresabschlussarbeiten mit Kontenabstimmung zwischen SB Thomas Bappert gegenseitige Vertretung
Anlagenbuchhaltung und Finanzbuchhaltung SB Mareike Duhr
Stand 01.07.2021
18Berechnung von aktivierten Eigenleistungen SB Thomas Bappert gegenseitige Vertretung
SB Mareike Duhr
1.2.5 Kasse
Leitung der Verbandsgemeindekasse, Controlling und Umsetzung der SB Christa Schuhmann Michaela Carbonnier
Unterschrifts- und Zeichnungsbefugnisse, Liquiditätsmanagement,
Steuerung und Controlling des Zahlungsverkehrs, Abrechnung
ruhender Verkehr, Abrechnung der Lohnsteuer, Abrechnung der
Gebührenkasse Bürgerbüro, Abrechnung der Asyl- und
Barauszahlungen, Führung der Anlagennachweise (Rücklagen),
Erlass von Mahngebühren, Vollstreckungskosten und
Nebenforderungen, Erstellung der Statistik über das öffentliche
Finanzvermögen, Meldung der Gewerbesteuerumlage, Verbuchung
der Löhne und Gehälter
Auflösungen im Bereich Tagesgelder und Terminanlagen -
insbesondere Prüfung/Bearbeitung/Überwachung/Anlagenführung der
Wertpapieranlagen und Auflösungen, der Rücklagen aus
Sicherheitsleistungen und Mietkautionen
Prüfung und Überwachung aller Giro-/Tagesgeldkonten
(Verwahrentgelder/Financial risk)
Überwachung und Erstellen der Lasteinschriftsverfahren
(Versorgungsträger u.a.)
Überwachung und Erstellen des Datenclearings
Überwachung der Handkasse
Abrechnung der Fremdgelder (Fremde Finanzmittel, externe
Amtshilfeersuchen u.a.)
Erstellung von Scheckauszahlungen
Abwicklung von unberechtigten Zahlungsabbuchungen (Betrugsfälle)
Ausstellung von steuerl. Unbedenklichkeitsbescheinigungen
Führung des Verwahrgelasses
Prüfung Kassenanordnungen (AR, ER, FFM)
Abgleich der Kleinstbeträge aus Haupt- und Nebenbuch
Aufnahme von Kassenkrediten SB Christa Schuhmann Michaela Carbonnier
Drittschuldnerklagen, Widerspruchsverfahren SB Christa Schuhmann Michaela Carbonnier
Leitung der Vollstreckungsstelle, Prüfung der Vollstreckungsaufträge, SB Michaela Carbonnier Christa Schuhmann
Recherchearbeiten, MESO, Entgegennahme und Entscheidung über
Ratenzahlungen, Durchführung Vollstreckungsaußendienst in
besonderen Fällen, Zuteilung und Abrechnung mit den
Vollstreckungsbeamten, Abrechnungen Kostenbeteiligungen des
Vollstreckungsdienstes, Berechnung der Vollstreckungsvergütung des
Vollstreckungsbeamten, Abrechnung der Bar- und Portokassen,
Erstellung der Vierteljahresstatistik, Anfragen vom
Bundeszentralregister
Führung der Erlass- und Niederschlagungslisten,
Überwachung und Bearbeitungen der Niederschlagungsfälle
Vollstreckungsersuchen an andere Behörden wegen Beitreibung
(Amtshilfe)
Beantragung Haftanträge beim Amtsgericht (Erzwingungshaft zur
Abnahme der Vermögensauskunft)
Beauftragung von Gerichtsvollzieher für weitere Zwangsvollstreck-
ungsmaßnahmen
Vollstreckungsinnendienst bei besonderen Fällen
Vollstreckung in das bewegliche und unbewegliche Vermögen soweit
landesrechtlich zulässig
Verteilung der Dienstgeschäfte an den Vollstreckungsinnendienst/ -
außendienst
Überwachung der Bearbeitungen und Mitwirkung bei
Zwangsvollstreckungsmaßnahmen in das bewegliche Vermögen
Überwachung der Bearbeitungen und Mitwirkung bei
Zwangsvollstreckungsmaßnahmen in das unbewegliche Vermögen
tägliche Absprache mit dem Vollstreckungsinnendienst/ -außendienst
über Zwangsvollstreckungsmaßnahmen
Vollstreckungsaußendienst in besonderen Fällen SB Udo Allebrand
Überwachung der Außenstände und Einleitung des Mahn- und SB Michaela Carbonnier Christa Schuhmann
Zwangsvollstreckungsverfahrens: Haupt- und Nebenbuch aller
Mandanten, Überwachung nicht gezahlter Mahngebühren aus dem
Haupt- und Nebenbuch, kassenmäßige Abschlüsse aller Mandanten,
Erstellung der Forderungs- und Verbindlichkeitenübersichten für alle
Mandanten, Übersicht über die fremden Finanzmittel, Datenabgleich
Archiv Finanz+ und Gelas, Sicherung der Daten, Vorbereitung der
Jahresabschlüsse der Verbandsgemeinde, Ortsgemeinden und der
Stadt Nieder-Olm
Stand 01.07.2021
19Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und Erlass von Gebühren
nach der Kostenordnung des Verwaltungsvollstreckungsgesetzes,
Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und Erlass von
Säumniszuschläge nach der Abgabenordnung
Controlling des Steuerlaufes aller Mandanten (Kontenklärung,
Verrechnungen Personenkonten nach Änderungsdienst, Erstellung
des Datenclearings)
Buchhaltung: Debitoren und Kreditoren, Kontieren der Zahlungsein- SB Dominik Berndt gegenseitige Vertretung
gänge von Vollstreckungsfällen, Ermittlung der täglichen Gutschriften SB Irina Szymkow
und Lastschriften, Verwaltung der ungeklärten Einnahmen und der SB Katja Ullrich
Schwebeposten, Klärung und Wiedervorlage Pauschalliste
(ungeklärten Einnahmen und Ausgaben), Abwicklung des manuellen
Zahlungsverkehrs mittels Sfirm, Überwachung Rücklastschriftkosten
aus dem Hauptbuch und Nebenbuch, Controlling von begründeten
Unterlagen der Anordnungen (AR/ER,FFM), Bearbeitung der
Überzahlungslisten, Bearbeitung der offenen Postenlisten und
entsprechender Wiedervorlage, Erstellung und Abgleich des Tages-
und Monatsabschlüsse, Abwicklung des manuellen Zahlungsverkehrs
mittels Sfirm, Archivierung der Tagesabschlüsse und
Buchungsunterlagen aller Zahlwege, Überwachung
Rücklastschriftkosten aus dem Haupt- u. Nebenbuch, Mahnung der
rückständigen Rücklastschriftkosten
Klärung der Außenstände mit den Fachabteilungen
Archivierung der Kassenbelege aller Mandanten und der Betreuenden SB Angelika Fernow Dominik Berndt
Grundschulen, Nachscannen fehlender bzw. zusätzlicher Belege zu Irina Szymkow
bereits archivierten Anordnungen Katja Ullrich
Abrechnung der Barkasse, Bankgänge und Scheckeinreichungen, SB Angelika Fernow Dominik Berndt
Ausgabe der monatlichen Asylleistungen Irina Szymkow
Katja Ullrich
manueller Zahlungsverkehr und Bankgänge SB Angelika Fernow Christina Walrab
Vorkontierung und Verbuchung des Zahlwegs 5 (Telekom) SB Angelika Fernow Dominik Berndt
Absprache über Telefonavis mit zuständigen Sachbearbeitern
Überwachung der Telefonbelege zu den Abbuchungen, Bearbeitung
der Telefon- und Internetlastschriften
Verbuchung des Zahlwegs 4
Ermittlung des Gutschriftenlaufs aus fremden Finanzmitteln
Außendienst, Anträge auf Zwangsvollstreckung in das unbewegliche SB Michaela Carbonnier Christa Schuhmann
Vermögen (Sicherungshypothek, Zwangsverwaltung und
Zwangsversteigerungsverfahren),
Anträge auf Zwangsvollstreckung in das bewegliche Vermögen
(Sachpfändung),
Vollstreckung in Forderungen und Vermögensrechte,
Beitreibung privatrechtlicher Forderungen, soweit landesrechtlich
zulässig, Bearbeitung uneinbringlicher Forderungen und Vorbereitung
der Niederschlagung bzw. des Erlasses, Abstimmung der
Amtshilfevorgänge
Anfrage vom Bundeszentralregister, beim Bundesamt für Steuern, der SB Michaela Carbonnier Christa Schuhmann
deutschen Rentenversicherung, Handelsregister und
Grundbuchregister
Anmeldung und Überwachung der Forderungen bei Insolvenzver- SB Michaela Carbonnier Christa Schuhmann
fahren bzw. im außergerichtlichen Schuldenbereinigungsverfahren,
Überwachung der Insolvenzliste ggf. Mithilfe bei
Insolvenzanmeldungen, Bearbeitung von komplexen Insolvenzfällen,
Bearbeitung von Insolvenzanfechtungen, Verbuchen der erteilen
Niederschlagungen / Erlässe
Bearbeitung der eigenen und auswärtigen Vollstreckungsersuchen SB Sarah Wenzel gegenseitige Vertretung
betreffend die Forderungen aus dem Haupt-/Nebenbuch, Feststellung SB Christina Walrab Michaela Carbonnier
der Einkommens- und Vermögensverhältnisse (§27 Abs.2 VvfG i.V.m. SB Benita Baltz
§25 LVwVG), Recherchearbeiten MESO,
Anträge auf Zwangsvollstreckung in das unbewegliche Vermögen
(Sicherungshypothek, Zwangsverwaltung und
Zwangsversteigerungsverfahren), Vollstreckungsersuchen an andere
Behörden wegen Beitreibung (Amtshilfe), Vorbereitung der
Beauftragung von Gerichtsvollzieher für weitere
Zwangsvollstreckungsmaßnahmen
Beitreibung privatrechtlicher Forderungen, soweit landesrechtlich
zulässig, Bearbeitung uneinbringlicher Forderungen und Vorbereitung
der Niederschlagung bzw. des Erlasses, Führung der
Niederschlagungsliste
Führen einer Liste über die Insolvenzverfahren
Überwachung der Insolvenzverfahren SB Sarah Wenzel Benita Baltz
Stand 01.07.2021
20Führen einer Liste über die Zwangsversteigerungen
Überwachung der Zwangsversteigerungen (auch bei Nichtanmeldung SB Benita Baltz Christina Walrab
eigener Forderungen)
Bearbeitung uneinbringlicher Forderungen (Zahlungsaufschubsfälle)
vor 2008 gem. LVwVG SB Christina Walrab Sarah Wenzel
Abnahme der Vermögensauskunft, Einträge ins Schuldnerverzeichnis,
Bearbeitung Kreisrechtsausschussverfahren und Teilnahme an Sitz- SB Michaela Carbonnier gegenseitige Vertretung
ungen des Kreisrechtsausschusses SB Christa Schuhmann
Vorkontierung der Zahlungseingänge von Vollstreckungsfällen
(Zahlweg 4) SB Christina Walrab Sarah Wenzel
Benita Baltz
Mithilfe bei der Überwachung von Mahnverfahren
Überwachung von vereinbarten Ratenzahlungen/ Stundungen SB Sarah Wenzel gegenseitige Vertretung
außerhalb der Vollstreckung SB Christina Walrab
Stand 01.07.2021
21Abteilung II
Bürgerdienste
Abteilungsleiterin: Annette Hambach-Spiegler
stellv. Abteilungsleiter: Jörg Kandulla
Stand 01.07.2021
22Abteilung II
Bürgerdienste
Abteilungsleiterin: Annette Hambach-Spiegler
stellv. Abteilungsleiter: Jörg Kandulla
Lfd. Aufgaben AL/SB Name Sonderfunktion/ Vertretung
Nr. MitA
2 Bürgerdienste AL Annette Hambach- Jörg Kandulla
Spiegler
Grundsatzsachbearbeitung
- Personenstands-und Einwohnermeldewesen, Gewerbe- und SB Jörg Kandulla
Ordnungsrecht
- Grundsicherung im Alter, Sozialhilfe und Leistungen nach dem SB Carina Bittmann
Asylbewerberleistungsgesetz
- Standesamt SB Jens Seufert
- Kindertagesstätten, Betreuende Grundschulen, Büchereien SB Steffi Kempf
Ausbildungsbeauftragte der Abteilung 2 SB Annette Hambach-
Spiegler
SB Jörg Kandulla
SB Carina Bittmann
Personalmanagement AL Annette Hambach-
Ablauf Organisation der Abteilung Spiegler
Grundsatzangelegenheiten der Abteilung
Umsetzung von Beschlüssen des VG-Rates und der Ausschüsse
Haushaltsplanung, Haushaltsdurchführung, Jahresrechnung
Budgetverantwortung AL Annette Hambach-
Haushaltsplanung, -umsetzung, Jahresrechnung Spiegler
SB Jörg Kandulla
SB Stefanie Kempf
2.1.1 Bürgerservice
- Bürgerbüro
- Einwohner- und Meldewesen
- Standesamt
- Friedhofsverwaltung
Ermittlung der Ansätze für die Teilhaushaltspläne der VG, der Stadt SB Annette Hambach- gegenseitige Vertretung
und der Ortsgemeinden für die zugewiesenen Produkte Spiegler
SB Jörg Kandulla
Ermittlung der Ansätze für die Nachträge der VG, der Stadt und der SB Annette Hambach- gegenseitige Vertretung
Ortsgemeinden für die zugewiesenen Produkte Spiegler
SB Jörg Kandulla
Überwachung der Ansätze (Produktverantwortung) für die VG, die SB Annette Hambach- gegenseitige Vertretung
Stadt und die Ortsgemeinden für die zugewiesenen Produkte Spiegler
SB Jörg Kandulla
Prüfung und Freigabe der in der Abteilung angefertigten Anordnungen SB Annette Hambach- gegenseitige Vertretung
für die VG, die Stadt und die Ortsgemeinden für die zugewiesenen Spiegler
Produkte SB Jörg Kandulla
Zentraler Ansprechpartner Zensus SB Peter Trapp
Bürgerbüro SB Katrin Trapp gegenseitige Vertretung
- Aufgaben nach dem Melderecht SB Marianne Porcellini
- Bedienung des Terminals SB Doris Clos
- Passwesen, Personalausweise SB Birgit Kupper
- Entgegennahme von Anträgen auf Ausstellung eines SB Petra Hammer
Zeugnisses aus den Zentralregistern SB Petra Mahrenholz
- Ausstellen und Verlängern von Fischereischeinen
- Öffentliche Beglaubigungen
- Hundesteuer: An- und Abmeldungen
- Anträge Befreiung Rundfunkbeitrag
- Wohnberechtigungsscheine
- Wohngeldanträge
- Zentrale Gebührenkasse
- Erteilung von Verwarnungen
- Landesblindengeld: Anträge und Auskünfte
Stand 01.07.2021
23- Unterhaltssicherung, Anträge
Systembeauftragter MESO SB Jens Seufert Jörg Kandulla
Aufgaben des Standesbeamten aufgrund des Personenstandsge- SB Jens Seufert gegenseitige Vertretung
setzes, des Ehegesetzes, des Bürgerlichen Gesetzbuches SB Peter Trapp Sandra Lunkenbein
internationaler Verträge u. a. mehr, z. B. Beurkundung von Perso-
nenstandsfällen, Ausstellungen von Personenstandsurkunden, Auf-
gebot, Eheschließungen, Beurkundungen von namensrechtlichen
Erklärungen und von Änderungen des Personenstandes,
Auswertungen für die Durchführung von Wahlen
Aufgaben im Zusammenhang mit dem Vollzug des Reichs- und SB Jens Seufert gegenseitige Vertretung
Staatsangehörigkeitsgesetzes SB Peter Trapp
Verwaltungsmäßige Wahrnehmung von Standesamtsaufgaben SB Jens Seufert gegenseitige Vertretung
SB Peter Trapp
Bestattungsgenehmigungen SB Jens Seufert gegenseitige Vertretung
SB Sandra Lunkenbein
SB Peter Trapp
Friedhofssatzungen / Gebührensatzungen SB Jörg Kandulla Annette Hambach-Spiegler
Jens Seufert
Ausschreibung und Vergabe von Grabaushüben SB Jörg Kandulla
Friedhofsgebührenkalkulation SB Jens Seufert Jörg Kandulla
Anforderung der Friedhofsgebühren SB Sandra Lunkenbein Jens Seufert
Peter Trapp
Verwaltungsmäßige Anwendung der Friedhofssatzungen SB Sandra Lunkenbein Jens Seufert
Peter Trapp
Anlegen von Gräberkarteien SB Sandra Lunkenbein Jens Seufert
Peter Trapp
Verwaltung der jüdischen Friedhöfe und der Kriegsgräber SB Sandra Lunkenbein Jens Seufert
Peter Trapp
2.1.2 Brandschutz, Zivil- und Katastrophenschutz
Abwehrender Brandschutz technischer Art SB Lukas Ebling Jörg Kandulla
- Anschaffung von Feuerwehrfahrzeugen und Ausschreibung,
Beschaffung sowie Reparatur und Wartung von
Einsatzmaterialien und Schutzausrüstung
- Beantragung von Zuschüssen, Erstellen von
Verwendungsnachweisen
- Erfassung und Auswertung der Einsatzberichte
- Kostenersatzforderungen
- Führung der Personalkartei
- Vorbereitungen der Ehrungen
- Fortschreibung des Vermögensverzeichnisses
Vorbeugender Brandschutz einschließlich Brandverhütungsschau an SB Lukas Ebling Jörg Kandulla
Versammlungsstätten
Wahrnehmung der öffentlichen Aufgaben des Zivilschutzes SB Lukas Ebling Jörg Kandulla
Aufgaben des Warn- und Alarmdienstes SB Lukas Ebling Jörg Kandulla
Wahrnehmung von Selbstschutzaufgaben SB Lukas Ebling Jörg Kandulla
Aufgaben der örtlichen Katastrophenschutzbehörden SB Lukas Ebling Jörg Kandulla
Verbindung zu Hilfsorganisationen (DRK, THW, MHD, ZB u. a.) sowie SB Lukas Ebling Jörg Kandulla
zu der Bundeswehr und verbündeten Streitkräften,
Manöverangelegenheiten
Stand 01.07.2021
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