JACOBS DOUWE EGBERTS MELDERICHTLINIE - November 2020
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MELDERICHTLINIE JACOBS DOUWE EGBERTS November 2020
INHALT
Einführung 3
Zweck 4
Geltungsbereich der Richtlinie 4
Melderichtlinie 5
Wie lautet die Unternehmensrichtlinie in Bezug auf
Vergeltungsmaßnahmen? 6
Warum sollte ich ein Problem melden? 6
Was erwartet das Unternehmen von mir? 7
Wie melde ich ein Problem und wen sollte ich kontaktieren? 9
Was ist, wenn ich meinem Vorgesetzten etwas melde und mir gesagt wird,
ich sollte darüber Stillschweigen bewahren? 10
Was sollte ich tun, wenn ein Mitarbeiter einen möglichen Verstoß
bei mir meldet? 10
Wird meine Identität vertraulich behandelt? 11
Wie wird meine Meldung behandelt? 11
Was ist, wenn ich zweifle, ob ich ein Compliance-Problem melden soll? 12
Welche Rolle spielt das Management bei Untersuchungen? 13
Wie werde ich geschützt? 13
Was ist, wenn ich glaube, in Verhalten involviert zu sein, das gegen das
Gesetz oder die Unternehmensrichtlinien verstößt? 14
Gibt es bei dieser Melderichtlinie Ausnahmen? 14
Berichterstattung 15
Kontakt/Bericht 16
Wie kontaktiere ich die Helpline? 17
Helpline-Nummern 17
Dokumenthistorie 20
JDE-Untersuchungsansatz 23
2
EINFÜHRUNG
MELDERICHTLINIE KONTAKT/BERICHT DOKUMENTHISTORIE JDE-
UNTERSUCHUNGSANSATZ
Inhaltsangabe
ZWECK
Wir erwarten von unseren Mitarbeitern, dass sie
(den Verdacht auf) Betrug, Unregelmäßigkeiten
und Verstöße gegen das Gesetz und/oder
Unternehmensrichtlinien, einschließlich
Verhaltenskodex, melden.
GELTUNGSBEREICH DER
RICHTLINIE
Diese Richtlinie findet Anwendung auf alle
(leitenden) Angestellten und Führungskräfte
von JDE sowie auf alle Mitgliedsfirmen und
angegliederten Unternehmen (hier zusammen
"das Unternehmen" genannt).
Wenn Sie Betrug, Unregelmäßigkeiten oder
ungebührliches Verhalten beobachten, erfahren
oder vermuten, müssen Sie dies sofort melden.
Diese grundlegende Verpflichtung obliegt allen,
die für das Unternehmen weltweit arbeiten.
Unabhängig von Ihrem Arbeitsstandort, Ihrer
Stellung oder Gehaltsstufe: Wenn Sie von
Verfehlungen Kenntnis erhalten, erwartet das
Unternehmen, dies von Ihnen zu hören.
Die Innenrevisionsabteilung (Internal Audit) des
Unternehmens verfügt über ein Verfahren zur
Bearbeitung von Betrugsvorwürfen und anderen
Behauptungen bezüglich ungebührlichen
Verhaltens.
4
Inhaltsangabe
MELDERICHTLINIE
MELDERICHTLINIE KONTAKT/BERICHT DOKUMENTHISTORIE JDE-
UNTERSUCHUNGSANSATZ
Inhaltsangabe
WIE LAUTET UNSERE RICHTLINIE IN BEZUG
AUF VERGELTUNGSMASSNAHMEN?
Wenn Sie ein Problem oder eine Verfehlung melden, tun
Sie das Richtige. Das Unternehmen duldet keine etwaigen
Vergeltungsmaßnahmen gegen Sie. Wenn Sie wissen oder
vermuten, dass eine Vergeltungsmaßnahme gegen Sie, einen
anderen Mitarbeiter oder einen Lieferanten erfolgte, sollten Sie
dies schnellstmöglich Ihrem Manager melden oder die Helpline
anrufen.
Wer Vergeltungsmaßnahmen gegen einen anderen Mitarbeiter
ergreift, weil dieser ein Problem gemeldet hat, wird bestraft.
Dies kann auch eine Kündigung umfassen. In böser Absicht
gemeldete Probleme oder Anschuldigungen (zum Beispiel in
dem Wissen, dass diese falsch sind) werden dagegen nicht
geduldet. Mitarbeiter, die dies tun, werden bestraft. Diese
Strafe kann auch eine Kündigung umfassen.
WARUM SOLLTE ICH EIN
PROBLEM MELDEN?
Das Unternehmen kann seine Verpflichtungen in Bezug auf
integres Verhalten nicht erfüllen, wenn wir als Mitarbeiter
keine Meldung erstatten, obwohl wir dies tun sollten. Das
Management muss über Probleme Bescheid wissen, damit
diese schnell und korrekt angegangen werden können. Durch
Ihre Meldung tragen Sie zum Schutz des Unternehmens, zu
Ihrem eigenen Schutz und dem anderer Stakeholder bei. So
wird auch das Risiko finanzieller Verluste und Rufschädigung
durch Betrug und/oder Fehlverhalten gesenkt.
DIE WERTE, DIE UNSEREM VERHALTEN
ZUGRUNDE LIEGEN, SIND:
EINFACHHEIT
UNTERNEHMERTUM
VERANTWORTLICHKEIT
DISZIPLIN
SOLIDARITÄT
6
Inhaltsangabe MELDERICHTLINIE
WAS ERWARTET DAS
UNTERNEHMEN VON MIR?
Sie müssen nicht nur Ihre Verantwortlichkeiten in Bezug auf
Compliance und Integrität kennen, die auf Ihre Arbeit Anwendung
finden, sondern sich auch direkt melden, wenn Sie glauben, dass
jemand im Namen des Unternehmens (einschließlich Ihrer Person)
etwas tat oder tut oder vielleicht etwas plant, das gegen das Gesetz
oder gegen eine Unternehmensrichtlinie verstößt, oder anderweitig
in Betrug oder Fehlverhalten involviert ist. Beispiele für eine
(angebliche) Verfehlung, die gegen das Gesetz, eine Vorschrift und/
oder Unternehmensrichtlinien verstößt und die Sie melden sollten:
1. Nicht korrekte Finanzberichterstattung, unter anderem:
a. Nicht korrekte Gewinnrealisierung
b. Fiktive Transaktionen oder nicht mit dem
Fremdvergleichsgrundsatz konforme Transaktionen
c. Round-Tripping
d. Überbewertung von Vermögenswerten (fiktive
Warenbestände/Forderungen)
e. Nicht korrekte Anlagenvalidierung, wie OPEX-CAPEX-Wechsel
f. Unterbewertung von Passiva und Ausgaben, wie zeitlicher
Aufschub
g. Verwendung von Konzernkonten, Zwischenkonten
oder Managementschätzungen, um die Finanzlage zu
beschönigen
h. Nicht korrekte Offenlegung
i. Anderweitige nicht korrekte Erstellung, Berichterstattung oder
Fälschung von Geschäfts- und Finanzaufzeichnungen des
Unternehmens oder von behördlichen Einreichungen
2. Entwendung von Vermögenswerten, unter anderem:
a. Nicht verzeichnete Verkäufe oder Nachlässe
b. Einsatz fiktiver Verkäufer oder verdeckte Provisionen
c. Privateinkauf auf Kosten des Unternehmens
d. Fiktive Mitarbeiter auf der Gehaltsliste
e. Diebstahl von Warenbeständen, z. B. durch gefälschte
Verkäufe oder Abbuchungen
f. Andere absichtliche Falschdarstellungen der Geschäftsbücher 7
Inhaltsangabe MELDERICHTLINIE
3. Manipulation von Ausschreibungsverfahren
4. Überhöhte Rechnungen an Verkäufer
5. Zuvielberechnung an Kunden für nicht existierende
Waren oder Dienstleistungen
6. Steuerhinterziehung
7. Schwarzzahlungen
8. Geldwäsche
9. Zweckwidrige Rentenbeiträge oder
Versicherungsprämien
10. Kommerzielle Bestechung
11. Bestechung von Regierungsbeamten
12. Einsatz von Unternehmensvermögenswerten für
Privatgüter
13. Nicht korrekte Erstattung von Auslagen
14. Verdeckte Provisionen
15. Interessenskonflikte
16. Management Override
17. Betrug, Korruption oder für andere bedrohliches
Verhalten
18. Belästigung, Mobbing und Diskriminierung
19. Gefährliche Arbeitsmethoden
20. Geheime Absprachen mit Konkurrenten
21. Geheime Absprachen, die die Funktionstrennung
auflösen
22. Annahme oder Vergabe von unerlaubten
Geschenken
23. Verstöße gegen die Marketingrichtlinie
24. Arbeitsplatzverstöße
25. Missbrauch der geistigen Eigentumsrechte
26. Diebstahl oder Veruntreuung
27. Vergeltungsmaßnahmen gegen eine Person, die
ein Compliance-Problem meldet
28. Sicherheitsprobleme in Bezug auf Personen oder
Produkte
8
Inhaltsangabe MELDERICHTLINIE
29. Produktmanipulation oder -änderung
30. Nichtkonforme Verarbeitung von in Bezug auf den
Datenschutz sensiblen Daten
31. Andere Verstöße gegen das Gesetz
Bei der Durchführung einer Untersuchung erwartet das
Unternehmen die uneingeschränkte Mitwirkung seiner Mitarbeiter
und aller anderen Beteiligten, einschließlich Lieferanten, Verkäufer,
Auftragnehmer und deren Angestellte. Das Unternehmen duldet
keine Versuche, die Untersuchung zu behindern. Das Unternehmen
erwartet von allen, die in Untersuchungen involviert sind oder
daran mitwirken, dass sie diese Angelegenheiten so diskret und
vertraulich wie möglich behandeln. Personen, die die Aufgabe
haben, eine Untersuchung durchzuführen und dabei Hilfe zu leisten,
tun dies gemäß dem Untersuchungsansatz des Unternehmens. Sie
betrachten es als Priorität, Untersuchungen zeitnah, effektiv und
effizient abzuschließen.
WIE MELDE ICH EIN PROBLEM UND
WEN SOLLTE ICH KONTAKTIEREN?
Wenn Sie einen triftigen Grund haben zu glauben, dass ein Verstoß
gegen das Gesetz oder gegen eine Unternehmensrichtlinie oder
ein anderes unethisches Verhalten vorliegt, sollten Sie dies anhand
einer der folgenden Methoden melden:
• Melden Sie das Problem Ihrem Manager (der diese Meldung
dann weiterleiten muss, siehe Seite 10 unten).
• Wenn dies Ihren Manager betrifft, sollten Sie Ihren
lokalen Compliance-Beauftragten ansprechen. (Fragen
Sie Ihre Kontaktperson in der Personalabteilung, wer Ihr
lokaler Compliance-Beauftragter ist, oder folgen Sie dem
Link https://coffeeandtea.sharepoint.com/sites/csi1/
RACommunity/Pages/About.aspx und klicken Sie auf
"Local Compliance").
• Melden Sie das Problem direkt der zentralen Compliance-
Stelle (durch Senden einer direkten E-Mail an
ethics.compliance@JDEcoffee.com). Oder:
• Melden Sie das Problem über die Helpline des
Unternehmens.
Nutzen Sie die Helpline, wenn Sie lieber nicht direkt mit
einer Person reden möchten, wenn Sie sich lieber an eine
unabhängige Drittpartei wenden möchten oder wenn Sie
anonym bleiben wollen. 9
Inhaltsangabe MELDERICHTLINIE
Zur Senkung des Risikos finanzieller Verluste und der
Rufschädigung ist für das Unternehmen eine komplette,
zentrale Übersicht aller gemeldeten Probleme von Interesse.
Wenn Sie wahrnehmen oder vermuten, dass Probleme aus
irgendeinem Grund beim lokalen Management liegen bleiben
und nicht der zentralen Compliance-Stelle gemeldet wurden,
müssen Sie dies sofort über die Helpline oder Webline melden
oder eine E-Mail schicken an ethics.compliance@JDEcoffee.com.
WAS IST, WENN ICH MEINEM
VORGESETZTEN ETWAS MELDE UND MIR
GESAGT WIRD, ICH SOLLTE DARÜBER
STILLSCHWEIGEN BEWAHREN?
Wenn Sie glauben, davon abgehalten zu werden,
einen möglichen Verstoß gegen das Gesetz oder eine
Unternehmensrichtlinie zu melden, sollten Sie sowohl das
ursprüngliche Problem als auch die Tatsache melden, dass Sie
zum Stillschweigen gemahnt wurden. Sie können entweder die
zentrale Compliance-Stelle kontaktieren oder die Helpline des
Unternehmens anrufen (siehe Absatz 7 unten).
WAS SOLLTE ICH TUN, WENN EIN
MITARBEITER EINEN MÖGLICHEN
VERSTOSS BEI MIR MELDET?
Wenn sich ein Mitarbeiter bezüglich eines vermuteten
Betrugsfalls und/oder Compliance-Problems bei Ihnen meldet,
müssen Sie sofort die ranghöchste Person an Ihrem Standort
oder Ihren Vorgesetzten informieren, es sei denn, das vermutete
Fehlverhalten betrifft sie oder ihn direkt. In diesem Fall sollten
Sie sich beim Compliance-Beauftragten des Unternehmens
melden (ethics.compliance@JDEcoffee.com) oder bei der
Helpline anrufen. Wenn Sie selbst die höchste Position in Ihrer
Betreibergesellschaft oder Ihrem Land einnehmen, sollten Sie
sich immer beim Compliance-Beauftragten des Unternehmens
melden (E-Mail an ethics.compliance@JDEcoffee.com) oder die
Helpline anrufen (siehe unten).
10
Inhaltsangabe MELDERICHTLINIEWIRD MEINE IDENTITÄT
VERTRAULICH BEHANDELT?
Wenn der oder die Meldende (die Person, die die Informationen
zuerst erteilte) anonym bleiben möchte, kann er oder sie sich
darauf verlassen, dass das System keine Rückschlüsse auf die
Quelle erlaubt. Der/die Meldende erhält vom System einen
einzigartigen Code. Mit diesem Code kann er oder sie Folgeschritte
des Unternehmens verifizieren. Das Unternehmen behandelt
alle Meldungen diskret und mit Respekt. Natürlich müssen
bestimmte Einzelpersonen über die Meldung und die Einzelheiten
der Vorwürfe informiert werden, um effektiv untersuchen und
Folgeschritte einleiten zu können. Außerdem kann es vorkommen,
dass das Unternehmen von Rechts wegen dazu verpflichtet ist,
Dritte über gemeldete (Compliance-)Probleme zu informieren.
WIE WIRD MEINE MELDUNG
BEHANDELT?
Das Unternehmen nimmt alle Meldungen ernst. Die
Innenrevisionsabteilung untersucht die Fakten, um objektiv
feststellen zu können, was passiert ist, und beschließt dann, wie
man die Angelegenheit am besten untersuchen und lösen kann.
Der Untersuchungsansatz des Unternehmens bestimmt die
Grundprinzipien für die Durchführung von Untersuchungen. Alle
Untersuchungen sollten wie folgt sein:
• objektiv
• kompetent
• ehrlich und fair
• zeitgerecht
• gründlich
• vertraulich.
Auf Anfrage erhält der Mitarbeiter, der eine Meldung erteilt
hat, allgemeine Informationen über den Fortgang und den
Abschluss der Untersuchung und deren Ergebnis, es sei denn, diese
Rückmeldung wäre der Untersuchung abträglich.
Alle notwendigen Vorsorgemaßnahmen werden getroffen,
um persönliche Daten vor unbefugtem Zugriff und unbefugter
Bearbeitung zu schützen. 11
Inhaltsangabe MELDERICHTLINIEDer Global Chief Compliance Officer (GCCO) wird zusammen
mit dem Director of Internal Audit, eventuell nach Rücksprache
mit anderen Führungskräften, festlegen, ob die Weiterleitung
an das Global Compliance Council berechtigt ist.
Mitglieder des Global Compliance Council sind der General
Counsel, der VP HR, der CFO, der Global Finance Controls
Director, der Director of Internal Audit und der GCCO (Vorsitz).
Das Global Compliance Council legt fest, ob die Weiterleitung
an den Firmenvorstand oder andere Parteien berechtigt ist.
Weitere Details über den JDE-Untersuchungsansatz finden Sie
in Anhang 1 dieser Richtlinie.
WAS IST, WENN ICH ZWEIFLE,
OB ICH EIN COMPLIANCE-PROBLEM
MELDEN SOLL?
Wir sind uns bewusst, dass es schwierig sein kann, ein Problem
zu melden. Im Allgemeinen gibt es eine Reihe von Gründen,
warum jemand keine Meldung erstattet.
Zunächst kann jemand Angst vor Vergeltungsmaßnahmen
haben. Wir möchten Ihnen versichern, dass das Unternehmen
Vergeltung nicht duldet.
Ein weiterer Grund kann sein, dass man befürchtet, mit der
Meldung nichts zu bewirken. Wir können Ihnen versichern,
dass wir bei jeder Meldung eines potenziellen Problems
durch einen Mitarbeiter entsprechende Maßnahmen zur
Untersuchung und Stellungnahme ergreifen. Wenn wir
ein Fehlverhalten feststellen, ergreift das Unternehmen
unabhängig von der Stellung oder Position der beteiligten
Personen Gegenmaßnahmen, einschließlich, wenn erforderlich,
Disziplinarmaßnahmen.
12
Inhaltsangabe MELDERICHTLINIEWELCHE ROLLE SPIELT DAS
MANAGEMENT BEI UNTERSUCHUNGEN?
Weder das Management noch Mitarbeiter dürfen
individuelle Untersuchungen, Befragungen oder
Vernehmungen vornehmen oder verdächtige
Einzelpersonen kontaktieren, es sei denn, dies geschieht
nach Rücksprache mit der Innenrevisionsabteilung.
WIE WERDE ICH GESCHÜTZT?
Allen Mitarbeitern, die einen Verstoß melden, wobei
der Mitarbeiter davon ausgeht oder nach vernünftigem
Ermessen davon ausgehen kann, dass es sich tatsächlich
um einen Verstoß handelt, wird nach ihrer Meldung Schutz
gewährt. Dieser Schutz beinhaltet, dass das Unternehmen
Mitarbeiter im Rahmen der Beschäftigungsbedingungen
nicht entlässt, zurückstuft, beurlaubt, bedroht, belästigt
oder auf irgendeine Weise diskriminiert. Das Unternehmen
duldet keinerlei Form von Bedrohung bzw. Vergeltung oder
andere gegen einen Mitarbeiter gerichtete Handlungen,
der eine Meldung über einen Verstoß gemacht hat oder
dabei geholfen hat. Jegliche Bedrohung, Vergeltung oder
anderweitige Handlung dieser Art muss sofort dem Leiter
der Innenrevisionsabteilung gemeldet werden.
13
Inhaltsangabe MELDERICHTLINIEWAS IST, WENN ICH GLAUBE, IN
VERHALTEN INVOLVIERT ZU SEIN,
DAS GEGEN DAS GESETZ ODER DIE
UNTERNEHMENSRICHTLINIEN VERSTÖSST?
Als Mitarbeiter des Unternehmens wird von Ihnen erwartet, dass
Sie alle anwendbaren Vorschriften und Richtlinien kennen und diese
befolgen. Wenn Sie das Gefühl haben, möglicherweise gegen ein
Gesetz oder eine Richtlinie verstoßen zu haben, ist es immer besser, sich
selber zu melden als von einer andere Person beschuldigt zu werden.
Die eigene Meldung eines Verstoßes schützt einen Mitarbeiter zwar
nicht vor Disziplinarmaßnahmen oder anderen Gegenmaßnahmen,
stellt aber einen wichtigen Faktor für das Unternehmen bei dem
Entschluss dar, welche Maßnahme ergriffen wird.
GIBT ES BEI DIESER
MELDERICHTLINIE AUSNAHMEN?
Das Unternehmen hat das Recht, Arbeitsverträge, Richtlinien und/
oder den Verhaltenskodex gegen Mitarbeiter geltend zu machen, die
Meldung machen. Nachteilige Handlungen, die gegen Mitarbeiter
gerichtet sind, die den Verstoß gegen diese Verträge, Richtlinien oder
den Verhaltenskodex melden, werden nicht als Vergeltungsmaßnahme
betrachtet, solange die Geltendmachung in Bezug auf andere
Mitarbeiter, die keine Meldung erstatten, konsistent ist.
Wo kann ich mehr erfahren?
Auf der Intranet-Site über zentrale Richtlinien finden Sie mehr
über unser Governance- und Compliance-Regelwerk und unsere
Meldungsmechanismen, einschließlich Helpline.
Den Verhaltenskodex von Jacobs Douwe Egberts finden Sie unter
www.jacobsdouweegberts.com
Oder schicken Sie eine E-Mail direkt an die Compliance- und
Innenrevisionsabteilung:
Ethics.Compliance@JDEcoffee.com
14
Inhaltsangabe MELDERICHTLINIEBERICHTERSTATTUNG
Die lokalen Compliance-Räte werden unter dem Vorsitz
des lokalen Compliance-Beauftragten regelmäßig
(mindestens einmal pro Jahr) eine Übersicht der
eingegangenen Meldungen und deren Ergebnisse an den
GCCO weiterleiten.
Der GCCO wird regelmäßig (mindestens einmal pro Jahr)
eine Übersicht aller lokal und global eingegangenen
Meldungen an den Prüfungsausschuss des Vorstands und
den globalen Compliance-Rat weiterleiten.
15
Inhaltsangabe MELDERICHTLINIEKONTAKT/BERICHT
MELDERICHTLINIE KONTAKT/BERICHT DOKUMENTHISTORIE JDE-
UNTERSUCHUNGSANSATZ
InhaltsangabeWIE KONTAKTIERE ICH DIE HELPLINE?
Die Helpline ist rund um die Uhr für alle Mitarbeiter weltweit verfügbar
und ermöglicht es Mitarbeitern, das Unternehmen über vermuteten
oder festgestellten Betrug sowie über Verhaltens- und Compliance-
Probleme im Unternehmen zu informieren, die möglicherweise eine
Untersuchung erforderlich machen.
Die Helpline ist so konzipiert, dass Ihre Anliegen und Ihre Identität
vertraulich behandelt werden. Wenn es Ihnen angenehmer ist, können
Sie die Helpline auch anonym kontaktieren. Ihre Informationen
werden nur an diejenigen Personen weitergeleitet, die über diese
Informationen verfügen müssen, z. B. zur Beantwortung Ihrer
Fragen oder zur Untersuchung und Behebung von Problemen, die Sie
vorgebracht haben.
Sie erreichen die Helpline unter den nachstehenden Telefonnummern.
HELPLINE-NUMMERN
LAND ZUGANGSCODE GEBÜHRENFREI/LCR
Australien 61283113030
Österreich 0800 281700
Belarus 882000 730028
Belgien 003224010546
Brasilien 52262 0800 761 4120
Bulgarien 00800 110 44 74
China 52262 4001 204952
Tschechische Republik +420228885126
Dänemark 4536927633
Frankreich 52262 33170770423
Georgien +995706777955
Deutschland 52262 0800 180 4007 17
Inhaltsangabe KONTAKT/BERICHTGriechenland +302111984823
Ungarn 06800 14863
Irland 0035316950742
Italien 00390687503657
Kasachstan 87172696063
Lettland +37166164320
Litauen +37052140795
Malaysia 52262 60392122180
Mexiko 52262 525541611449
Marokko 212520485043
Niederlande 0031207036452
Neuseeland +6498874609
Norwegen 52262 2193 9710
Polen +48128812711
Portugal 800 880 374
Rumänien 08008 94440
Russland 52262 +74993504513
Singapur 52262 6531631423
Slowakei 421233056807
Südafrika 0800 990520
Spanien 4938004964
Schweden 46850336415
Schweiz 0225801730
Thailand 027873679
Türkei 902129001615
Vereinigtes Königreich 0800 374199
Ukraine 52262 +44 1249 661808
USA 1877 533 5310
Sambia +44 1249 661808 18
Inhaltsangabe KONTAKT/BERICHTSteht Ihr Land nicht in der Liste?
Bitte nehmen Sie dann unter folgender Nummer Kontakt auf:
+44 1249 661808
Oder wählen Sie eine der folgenden kostenlosen Nummern:
http://www.expolink.co.uk/whistleblowing-hotline/PDF/International-Freephone-listing.pdf
SIE KÖNNEN UNS JEDERZEIT KONTAKTIEREN UNTER:
Berichterstattungssystem: https://wrs.expolink.co.uk/JDE
E-Mail: Ethics.compliance@JDEcoffee.com
Website des Unternehmens: www.jacobsdouweegberts.com
Die Kontaktliste der lokalen Compliance-Beauftragten finden Sie auf der
Site mit dem Compliance-Regelwerk von JDE:
https://coffeeandtea.sharepoint.com/sites/csi1/RACommunity/Pages/About.aspx
19
Inhaltsangabe KONTAKT/BERICHTDOKUMENTHISTORIE
MELDERICHTLINIE KONTAKT/BERICHT DOKUMENTHISTORIE JDE-
UNTERSUCHUNGSANSATZ
InhaltsangabeDOKUMENTHISTORIE
Version 1.0
Neu
Version 2.0
Name der Richtlinie war "Informantenrichtlinie" und wurde
geändert zu "Melderichtlinie".
Es wurden Änderungen durchgeführt, die die Zusammenfüh-
rung der GRC-Abteilung mit der Abteilung Internal Audit wi-
derspiegeln. Sie heißt jetzt Abteilung Risk & Assurance (später
umbenannt in Internal Audit).
Es wurden Änderungen zur Integration der Melde- und Un-
tersuchungsrichtlinie von Mondelez durchgeführt, nachdem
die Pläne für eine Partnerschaft mit DEMB1753 veröffentlicht
wurden.
Die folgenden Ergänzungen wurden durchgeführt:
• Nummer 1 – Warum diese Richtlinie?
• Nummer 5 – Warum sollte ich ein Problem melden?
• Nummer 6 – Was erwartet das Unternehmen von mir?
• Nummer 8 – Was ist, wenn ich meinem Vorgesetzten
etwas melde und mir gesagt wird, ich sollte darüber
Stillschweigen bewahren?
• Nummer 9 – Was sollte ich tun, wenn ein Mitarbeiter
einen möglichen Verstoß bei mir meldet?
• Nummer 10 – Wie kontaktiere ich die Helpline?
• Nummer 13 – Was ist, wenn ich zweifle, ob ich ein
Compliance-Problem melden soll?
• Nummer 16 – Was ist, wenn ich glaube, in Verhalten
involviert zu sein, das gegen das Gesetz oder die
Unternehmensrichtlinien verstößt?
Folgende Änderungen wurden durchgeführt:
• Nummer 3 – Wer muss diese Richtlinien befolgen?
• Nummer 4 – Wie lautet unsere Richtlinie in Bezug auf
Vergeltungsmaßnahmen?
• Nummer 11 – Wird meine Identität vertraulich
behandelt?
• Nummer 12 – Wie wird meine Meldung behandelt? 21
Inhaltsangabe DOKUMENTHISTORIEFolgende Absätze wurden gelöscht:
• Kann ich anonym eine Anschuldigung vorbringen?
• Was passiert, wenn ich eine falsche Anschuldigung mache?
Version 2.1 – gültig ab 10. November 2014
• Satz hinzugefügt in Absatz 4: Wenn dies Ihren Reporting
Manager betrifft, sollten Sie Ihren lokalen Compliance-
Beauftragten ansprechen. (Fragen Sie Ihre Kontaktperson
in der Personalabteilung, wer Ihr lokaler Compliance-
Beauftragter ist.)
• Satz hinzugefügt in Absatz 6: Wenn Sie selbst die höchste
Position in Ihrer Betreibergesellschaft oder Ihrem Land
einnehmen, sollten Sie sich immer beim Compliance-
Beauftragten des Unternehmens melden (E-Mail an ethics.
compliance@demb.com) oder die Helpline anrufen.
Version 2.2 – gültig ab 6. Juli 2015
• Rebranding der Richtlinie von DEMB zu JDE
• Neue Telefonnummern hinzugefügt für neue JDE-Länder
in Abschnitt 7 Wie kontaktiere ich die Helpline?
Version 2.3 – gültig ab 18. Dezember 2015
• Risk & Assurance geändert zu Internal Audit
• Satz zur Verdeutlichung bezüglich anonymer Meldungen
hinzugefügt in Absatz 7.
Version 2.4 – gültig ab 5. Februar 2016
• Helpline-Nummern aktualisiert
Version 2.5 – gültig ab 29. August 2016
• Helpline-Nummern aktualisiert
Version 3.0 – gültig ab März 2017
• Untersuchungsverfahren verdeutlicht
Version 3.1 – gültig ab April 2017
• Meldeverfahren verdeutlicht
Version 3.2.1 – gültig ab Juni 2018
• Neue Helpline-Nummern und Website
Version 3.2.2 – gültig ab November 2020
• Internationale Richtlinienverantwortung
vom CFO auf den General Counsel
übertragen. Der Ausdruck "in gutem
Glauben" wurde gesetzgebenden
Entwicklungen entsprechend gelöscht.
22
Inhaltsangabe DOKUMENTHISTORIEJDE-UNTERSUCHUNGSANSATZ
MELDERICHTLINIE KONTAKT/BERICHT DOKUMENTHISTORIE JDE-
UNTERSUCHUNGSANSATZ
InhaltsangabeJDE-UNTERSUCHUNGSANSATZ
• Der Director of Internal Audit oder Global Chief Compliance
Officer wird innerhalb von fünf Tagen nach Eingang der Meldung
den lokalen Compliance-Beauftragten sowie weitere, relevante
Personen zu Mitgliedern des Untersuchungsteams ernennen, das die
Untersuchung leitet.
• Der Mitarbeiter, der das vermutete Fehlverhalten meldete, erhält
spätestens vier Wochen nach der Meldung Nachricht über den
Stand der Untersuchung.
• Das Untersuchungsteam entwirft einen Untersuchungsplan und
spricht diesen mit dem Director of Internal Audit und dem GCCO ab.
• Untersuchungsteams sind bestrebt, innerhalb von 60 Tagen
Untersuchungen abzuschließen und Endberichte an den Director of
Internal Audit und den GCCO zu schicken.
• Alle während einer Untersuchung erfassten personengebundenen
Daten unterliegen den Datenschutzverordnungen.
• Wenn das Untersuchungsteam Zweifel bezüglich des Datenschutzes
hat, hält es Rücksprache mit dem Datenschutzbeauftragten
oder dem GCCO, bevor eine bestimmte Untersuchungsmethode
angewandt wird.
• Die Untersuchung wird objektiv, kompetent, ehrlich, fair, zeitgerecht,
gründlich und vertraulich durchgeführt.
• Die Untersuchung konzentriert sich auf die Feststellung der
Tatsachen bezüglich des Verstoßes gegen die JDE-Richtlinien oder
anwendbaren Gesetze.
• Das Untersuchungsteam wird die Methoden einsetzen, die in
Anbetracht der Schwere, der Schwierigkeit und der verfügbaren
Tatsachen über die vermuteten Verstöße für die Untersuchung
passend, angemessen und relevant sind.
• Wenn das Untersuchungsteam Zweifel darüber hat, ob der Einsatz
einer bestimmten Untersuchungsmethode passend, angemessen
und relevant ist, hält es vor Anwendung der Methode Rücksprache
mit dem GCCO oder dem Director of Internal Audit.
• Während der Befragungen im Rahmen der Untersuchung wird das
Untersuchungsteam nur solche Informationen mit dem Befragten
teilen, die für die Durchführung der Befragung erforderlich sind.
• Der Name derjenigen Person, die die Meldung machte, wird nicht
offengelegt.
• Informationen werden dem Befragten so mitgeteilt, dass die
Vertraulichkeit der Identität des Meldenden/der Meldenden so weit 24
wie möglich gesichert ist.
Inhaltsangabe JDE-UNTERSUCHUNGSANSATZ• Das Untersuchungsteam wird die Einhaltung des Prinzips des
"rechtlichen Gehörs" sicherstellen. Das heißt, dass dem/der
Beschuldigten ausreichend Möglichkeit geboten wird, ihre Meinung
bezüglich der Beschuldigung vorzubringen.
• Die Tatsache an sich, dass eine Untersuchung stattfindet,
sowie alle Informationen bezüglich einer Untersuchung werden
vertraulich behandelt und sind denjenigen Personen vorbehalten,
die diese Informationen haben müssen.
• Das Untersuchungsteam erstellt einen Endbericht mit Fakten,
Beweisen und empfohlenen Maßnahmen und übergibt diesen dem
Director of Internal Audit und dem GCCO.
• Der Director of Internal Audit und der GCCO entscheiden, ob sie
den Bericht an das Global Compliance Council weiterleiten.
• Das Untersuchungsteam informiert die beschuldigte Person
über die Untersuchungsergebnisse, sobald die Untersuchung
abgeschlossen ist.
• Das Untersuchungsteam informiert den/die Meldende(n) über den
Abschluss der Untersuchung und über etwaige Schlussfolgerungen,
so weit dies möglich ist. Bei einer anonymen Meldung erfolgt die
Berichterstattung über das Online-Berichterstattungssystem, auf
das der/die anonyme Meldende mithilfe eines Codes Zugang hat.
Da an bestimmten Abhilfemaßnahmen auch andere Mitarbeiter
beteiligt sein können, darf das Untersuchungsteam nur angeben,
dass entsprechende Maßnahmen ergriffen wurden.
• Alle Mitglieder des Untersuchungsteams werden alle in ihrem
Besitz befindlichen Informationen an den lokalen Compliance-
Beauftragten zurückgeben.
• Der lokale Compliance-Beauftragte wird sofort alle
personengebundenen Daten zu den Fällen, die sich als
unbegründet erwiesen, löschen.
25
Inhaltsangabe JDE-UNTERSUCHUNGSANSATZSie können auch lesen
