KMU Recruiting-Leitfaden - So sichern Sie sich als KMU die besten Talente.
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So sichern
Sie sich
als KMU
die besten
Talente.
KMU
Recruiting-
LeitfadenKMU Recruiting-Leitfaden
INHALT
Info
So sichern Sie sich die besten Talente!
Der KMU Recruiting-Leitfaden bietet Ihnen eine optimale Hilfestellung für die Personalsuche!
In einem kurzen Überblick erhalten Sie Einsicht in die behandelten Themen und können per
Mausklick direkt zu den Detailinformationen springen. Darüber hinaus finden Sie im Anhang
nützliche Anleitungen und Checklisten, die Ihnen das Personalmanagement erleichtern sollen.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Personalsuche!
IM ÜBERBLICK 3
1 AKUTE PERSONALSUCHE 5
Die Stellenausschreibung: Wo wie was schalten? 6
Bewerberkommunikation 11
Active Sourcing 18
2 POSITIONIERUNG ALS ATTRAKTIVE/R ARBEITGEBERiN 19
Unternehmenswebsite 20
Social Media 28
Ihre Talente von morgen 29
ZUSATZMATERIAL 30
2KMU Recruiting-Leitfaden
IM ÜBERBLICK
1 AKUTE PERSONALSUCHE
JOB
Die Stellenausschreibung: Wo wie was schalten?
Die Stellenanzeige ist heutzutage – da viele aussagekräftig zu beschreiben und auch Ihre
Bewerbende direkt auf Google oder in Online- Vorzüge als ArbeitgeberIn hervorzukehren. Für
Börsen nach Jobs suchen – oftmals der erste die Suche nach Personal stehen Ihnen zahlreiche
Kontaktpunkt mit Ihrem Unternehmen und hat Print- und Online-Jobbörsen und Social-Media-
somit die Aufgabe, nicht nur die offene Stelle Portale zur Verfügung, wobei Sie auch keinesfalls
selbst, sondern auch den Arbeitgeber/die Arbeit- regionale oder branchenspezifische Jobbörsen
geberin ansprechend zu präsentieren. Achten Sie außer Acht lassen sollten. Darüber hinaus kön-
deshalb darauf, einerseits ausreichend Informa- nen Sie mittels Business-Portalen und Mitarbei-
tionen über die Rahmenbedingungen des Jobs terempfehlungen auch aktiv nach potenziellen
aufzuzeigen sowie andererseits Ihr Unternehmen neuen MitarbeiterInnen suchen.
Mehr zum Thema Stellenausschreibung
Bewerberkommunikation
Bewerbungsprozesse sind stark emotional be- Bewerbenden deshalb stets die Möglichkeit, sich
haftet, schließlich wird man viel Zeit an seinem bei Fragen an eine Ansprechperson wenden zu
zukünftigen Arbeitsplatz verbringen. Insofern können, und achten Sie auf eine möglichst rasche
ist es essenziell, den Bewerbenden die oftmals Abwicklung des Bewerbungsprozesses – hier
vorherrschende Nervosität zu nehmen und ihnen können Ihnen die gesammelten Musterschreiben
auf Augenhöhe zu begegnen. Das Mittel zu einer nützlich sein. Wichtig ist dabei, stets die Daten-
beidseitig erfolgreichen Bewerberkommuni- schutzgrundverordnung (DSGVO) im Blick zu
kation lautet daher: Wertschätzung. Bieten Sie haben.
Mehr zum Thema Bewerberkommunikation
Active Sourcing
Unter dem Begriff „Active Sourcing“ werden die BewerberIn selbst auf Ihr Unternehmen zu-
sämtliche Maßnahmen zur Identifizierung und kommt, sondern Sie sich aktiv auf die Suche nach
Ansprache vielversprechender KandidatInnen für geeigneten Personen machen und anschließend
eine offene Stelle im Unternehmen zusammen- versuchen, mit diesen in Kontakt zu treten und
gefasst. Konkret bedeutet dies, dass nicht der/ sie für Ihr Unternehmen zu begeistern.
Mehr zum Thema Active Sourcing
3KMU Recruiting-Leitfaden
IM ÜBERBLICK
2 POSITIONIERUNG ALS ATTRAKTIVE/R ARBEITGEBERiN
Unternehmenswebsite
Zweifellos führt der Weg von Jobsuchenden im- zur Unternehmenskultur, den MitarbeiterInnen
mer auch auf die Website des Wunschunterneh- und eventuell gebotenen Benefits auf der
mens. Aber was passiert, wenn Interessierte auf Website nicht fehlen. Ebenso ist es wichtig auf
Ihrer Seite angekommen sind? Findet er/sie Infos aktuelle Geschehnisse und den Einfluss auf das
zu Jobmöglichkeiten oder Details zu Ihnen als Unternehmen einzugehen. Stichwort: Digitalisie-
ArbeitgeberIn? Neben aktuell offenen Stellen und rung im Arbeitsalltag.
einer Kontaktperson sollten auch Informationen
Mehr zum Thema Unternehmenswebsite
Social Media
Spricht man über modernes Recruiting, kommt und Likes. Dabei ist allerdings keine durchge-
man an Social Media nicht mehr vorbei. Die hende Präsentation auf allen Kanälen erforder-
diversen sozialen Netzwerke bieten Unter- lich – je nach gewünschter Zielgruppe sollten nur
nehmen die Möglichkeit, auf einfache und meist geeignete Portale bespielt werden. In der aus-
konstenlose Art und Weise mit potenziellen neu- führlichen Liste der gängigsten Portale sind die
en MitarbeiterInnen in Kontakt zu treten. Essen- jeweiligen Alters- und Zielgruppen angegeben –
ziell ist dabei die laufende Pflege des Profils und so können Sie die für Sie geeigneten Plattformen
die rasche Reaktion auf Anfragen, Kommentare identifizieren.
Mehr zum Thema Social Media
Ihre Talente von morgen
Nicht immer führen Stellenanzeigen zum ge- gehaltenen Bewerbenden speichert und für
wünschten Erfolg – schließlich sind Fachkräfte andere Positionen im Unternehmen in Betracht
heiß umkämpft. Auch für kleinere Unternehmen zieht. Auch Mitarbeiterempfehlungen sollten
empfiehlt es sich daher, einen sogenannten beachtet und gefördert werden, da Sie ebenfalls
„Talente-Pool“ aufzubauen, indem man die Daten einen wichtigen Faktor bei der Personalsuche
bestehender wie auch ehemaliger MitarbeiterIn- darstellen.
nen, PraktikantInnen oder auch in Evidenz
Mehr zum Thema Talente von morgen
41
Akute
Personalsuche
Mit einer guten Stellenanzeige schaffen Sie es, die richtigen
BewerberInnen anzulocken und in der optimalen Kommuni-
kation während des Bewerbungsprozesses für sich zu be-
geistern. Doch was tun, wenn die BewerberInnen ausbleiben?
Dann drehen Sie einfach den Spieß um und machen sich aktiv
auf die Suche.KMU Recruiting-Leitfaden
1 AKUTE PERSONALSUCHE
JOB
Die Stellenausschreibung: Wo wie was schalten?
Der Köder muss dem Fisch gefallen
Hier finden Sie eine ausführliche Checkliste,
Neben wesentlichen Informationen wie Dienst- welche Punkte Ihre Stellenanzeige unbedingt
ort und Eintrittstermin und einer ansprechenden, beinhalten muss und wie Sie diese am besten
anschaulichen Tätigkeitsbeschreibung sollte gliedern.
Ihr Inserat darüber hinaus die einzelnen An-
forderungen an den/die KandidatIn beinhalten.
Achten Sie hierbei unbedingt darauf, nicht mehr
als zehn konkrete Anforderungspunkte aufzu-
listen – ansonsten könnten vielversprechende Info
KandidatInnen von einer Bewerbung absehen, Die Stelle klingt interessant,
da sie fürchten, den zahlreichen Anforderungen
da möchte ich mich unbedingt
ohnehin nicht gerecht zu werden. Überlegen Sie
bewerben! Und jetzt?!
bei jeder Anforderung, ob diese wirklich nötig ist,
und wenn ja, ob man sie nicht vielleicht besser Weisen Sie in der Stellenanzeige darauf hin,
in die Tätigkeitsbeschreibung verpacken könnte. in welcher Form die Bewerbung übermit-
Anstatt beispielsweise „kommunikativ“ als Anfor- telt werden soll – zum Beispiel via E-Mail,
derung anzuführen, besteht hier die Möglichkeit, postalisch oder auch direkt über einen Link
das „kommunikative Umfeld“ zu beschreiben. zu einem etwaig vorhandenen Online-Be-
Den geforderten Qualifikationen sollten in Folge werbungsformular. Unumgänglich aus Sicht
entsprechende Anreize gegenübergestellt wer- der Bewerbenden ist dabei auch die Angabe
den. Denken Sie dabei neben konkreten Benefits einer Ansprechperson, um die Kontakt-
wie MitarbeiterInnen-Rabatten auch an nicht- aufnahme bei offen gebliebenen Fragen zu
materielle Anreize, die bei der Jobsuche schließ- ermöglichen. Dies bietet aktuell nur rund
lich eine immer größer werdende Rolle spielen. die Hälfte der größten ArbeitgeberInnen
Durch Fotos vom Arbeitsalltag können Sie Ihren des Landes an – hier zeigt sich eine weite-
BewerberInnen außerdem einen authentischen re Chance, sich positiv vom Mitbewerb am
Einblick in Ihr Unternehmen bieten und lockern Arbeitsmarkt abzuheben. Denken Sie auch
eine oftmals trockene Stellenanzeige stilistisch daran, dass Sie gesetzlich dazu verpflichtet
auf. sind, das geplante Gehalt für die ausge-
schriebene Stelle anzugeben.
~
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6KMU Recruiting-Leitfaden
1 AKUTE PERSONALSUCHE
JOB
Die Stellenausschreibung: Wo wie was schalten?
Von der Suche nach BewerberInnen regelmäßig nutzen, und wählen Sie die aus Ihrer
Sicht geeigneten aus, um nach BewerberInnen
Zweifellos hat in den vergangenen Jahren die zu suchen. Erfahren Sie hier, welche besonderen
Wichtigkeit von Online-Jobbörsen rasant zu- Punkte Sie bei Print-Schaltungen zusätzlich
genommen – so nutzt die Mehrheit der Jobsu- noch beachten sollten.
chenden vorwiegend das Internet für die Jagd
nach geeigneten Stellen. Die Gründe hierfür Lassen Sie auch Portale oder Foren nicht außer
liegen auf der Hand: Die Interessenten können Acht, in denen Sie sich branchenintern fach-
beispielsweise über Portale wie karriere.at, lich austauschen können. Vielleicht besteht die
monster.at oder stepstone.at schnell und einfach Möglichkeit, hier kostengünstig oder sogar gratis
nach Jobs in ihrem Fachgebiet, ihrem Wunschort offene Stellen zu posten bzw. Ihr Unternehmen
und dem erstrebten Stundenausmaß suchen, als ArbeitgeberIn zu präsentieren, beispielsweise
diese dann filtern, vergleichen und sich auch in Form eines Interviews mit Ihnen. Nutzen Sie
gleich direkt online bewerben. Auch Social- darüber hinaus die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter-
Media-Portale werden zunehmend für die Innen, Freunde und Verwandte für die Personal-
Arbeitssuche herangezogen. Neben bekannten suche auszuschicken und sich nach Jobsuchen-
Business-Plattformen wie beispielsweise XING den in ihrer Umgebung umzuhören (siehe auch
und LinkedIn bietet nun auch facebook die Mög- „Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm“).
lichkeit, Stellenanzeigen zu posten und so vor al-
lem mit jüngeren Zielgruppen in Kontakt zu treten.
Für die Suche nach sehr spezifischem Fachper-
sonal sind die Career Center einzelner Bildungs-
einrichtungen eine interessante Anlaufstelle.
Tipp
Sie bieten ihren SchülerInnen und Studierenden
Jobs an, die perfekt zu der angebotenen Ausbil-
dung passen, und fungieren somit als optimale
Schnittstelle zwischen Unternehmen und Absol-
ventInnen.
Info
Trotz der Fülle an Online-Anbietern sind bei der Machen Sie auch Gebrauch von den Ange-
Suche nach geeigneten KandidatInnen die hei- boten des AMS – dieses hilft Unternehmen
mischen Printmedien nicht zu vernachlässigen. nicht nur bei der Personalsuche selbst,
Speziell für kleinere Unternehmen ist die Schal- sondern bietet vielseitige Förderungen wie
tung von Stelleninseraten in regionalen Medien beispielsweise Eingliederungsbeihilfe oder
~ von großer Bedeutung. Denken Sie dabei an Zuschüsse für die Lehrausbildung an.
Zurück Tageszeitungen und Zeitschriften, die Sie selbst
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7KMU Recruiting-Leitfaden
1 AKUTE PERSONALSUCHE
JOB
Die Stellenausschreibung: Wo wie was schalten?
Ist die Stelle noch aktuell?
Werden Stellenausschreibungen auf Karrierepor-
talen veröffentlicht, so geschieht es regelmäßig,
dass eine noch ausgeschriebene Stelle bereits
besetzt wurde. Dies führt dazu, dass BewerberIn-
Tipp
nen sich auf eine Position bewerben, die längst
schon vergeben ist.
Als Antwort auf die mühevoll erstellten Unterla-
gen folgt dann die Benachrichtigung, dass bereits
jemand anderes eingestellt wurde – mit etwas
Glück inklusive des Angebotes auf Evidenzhal-
tung. Eine Nachricht, die bei Bewerbenden hin- Folgende Informationen dürfen nicht
sichtlich der aufgewendeten Zeit und Mühe aus fehlen:
gutem Grunde zu Verärgerung führt. Es entsteht
jedoch auch ein zusätzlicher Aufwand auf der
ArbeitgeberInnenseite, indem die eben genann- 1. Digitales Bewerbungsgespräch
ten Absageschreiben extra versendet werden
müssen. Nicht nur in Zeiten der Corona-Pandemie stellen
digitale Bewerbungsgespräche oft die einzige
Wurde eine Stelle vergeben, ist es daher wichtig Alternative dar. Hinsichtlich der Ressourcen
die Ausschreibung umgehend auf allen Portalen Zeit und Aufwand war das digitale Kennenler-
zu deaktivieren, denn auch das ist eine Form der nen bereits zuvor eine ökonomischere Option.
Wertschätzung. Besonders in kritischen Zeiten Besonders da der Recruiting-Prozess oftmals
wie etwa in einer Rezession, oder Pandemie kann mehrere Runden vorsieht, ist es für Berufstätige
große Verunsicherung hinsichtlich der Aktuali- von Vorteil, ein einfaches und unkompliziertes
tät von Stelleninseraten entstehen. Daher ist es digitales Bewerbungsgespräch zu führen, anstatt
essenziell, eindeutige Signale zu senden und bei jedem Termin anzureisen.
Transparenz in Bezug auf den Einstellungsbedarf
zu schaffen. Ein kurzer Hinweis wie „Wir stellen Überlegen Sie sich bei welchen Ihrer Stellen
auch in Zeiten wie diesen ein.“ ist eine eindeutige ein digitales Bewerbungsgespräch Sinn macht.
Message, mit der eines aus dem Weg geräumt Führen Sie innerhalb des Stelleninserates das
werden kann: Unsicherheit! zu verwendende Medium an und weisen Sie
ebenfalls auf Tipps für ein gelungenes virtuelles
~ Interview hin.
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8KMU Recruiting-Leitfaden
1 AKUTE PERSONALSUCHE
JOB
Die Stellenausschreibung: Wo wie was schalten?
2. Digital unterstützte Einschulung Ist diese Frage mit einem klaren Ja zu beantwor-
ten, so ist es förderlich, den Home-Office-Anteil
Darüber hinaus ist auch eine digitale (Teil-) Ein- je Woche anzuführen, insofern diese Information
schulung in Erwägung zu ziehen. Ist die digitale bereits besteht. Diese Angabe kann in Prozent
Aufstellung im Betrieb so weit ausgereift, dass oder Wochentagen erfolgen. Wichtig ist, dass sich
selbst einer digitalen Einschulung nichts im der/die zukünftige MitarbeiterIn schon im Vorfeld
Wege steht, so kann das nur zu Vorteilen führen. darauf einstellen kann. Prinzipiell gilt, je offen-
sichtlicher und klarer Informationen sind, desto
Formen der digitalen Einschulung eher bewerben sich InteressentInnen unter den
• Schriftliche Manuale richtigen Voraussetzungen.
• Aufgezeichnete Video-Tutorials
• Live-Einschulungen per Video-Call Dem ist hinzuzufügen, dass der optionale Home-
• E-Learning-Plattformen Office-Einsatz selbstverständlich gewerbeab-
hängig ist. Dienstleistungen, Gastronomie und
Das neue Normal in Zeiten der Corona-Pandemie handwerkliche Branchen setzen die physische
hat uns gezeigt, je digitaler desto flexibler! Ist Anwesenheit oftmals voraus, sodass der Betrieb
eine dieser Optionen vorhanden, so führen Sie aufrecht erhalten bleiben kann. Daher gilt die Re-
diese auch in der Stellenausschreibung an. Damit gel, Home-Office ausschließlich dort einzusetzen,
stellen Sie sich als professionelle/r ArbeitgeberIn wo es für den Unternehmenserfolg Sinn macht!
dar, der selbst hinsichtlich des Onboardings
einen digitalen Plan B hat.
3. Arbeitsort
Der Arbeitsort kann bzw. muss nicht zwingend nur
einen Ort umfassen. So ist in erster Hinsicht jener
Standort zu kommunizieren, an welchem die Ar-
beit großteils ausgeführt wird. Im Falle von Dienst-
Tipp
reisen oder bei gelegentlichem Standortwechsel
ist es ratsam, dies zumindest zu erwähnen.
Besonders mit dem Vormarsch der Digitalisie-
rung der Arbeitswelt wird Home-Office zuneh-
mend ein zweiter Arbeitsort. Führen Sie daher
~ bereits in der Stellenanzeige an, ob Home-Office
Zurück in Ihrem Betrieb generell ein Thema ist.
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Überblick
9KMU Recruiting-Leitfaden
1 AKUTE PERSONALSUCHE
JOB
Die Stellenausschreibung: Wo wie was schalten?
4. Digitale Weiterbildungsmöglichkeiten
Wie bereits angeführt ist die Option zur digitalen
Einschulung ein Vorteil. Doch auch um langfris-
tige Weiterbildungen ist es im digitalen Kontext
positiv bestellt.
Die Zahlen der BEST-RECRUITERS-Studie
Österreich 2020/21 ergeben, dass 17,6 % der
Stichprobe von 529 getesteten österreichischen
ArbeitgeberInnen die Möglichkeit zum E-Lear-
ning anbietet. Das entspricht jedem/jeder 6.
ArbeitgeberIn.
Online-Lern-Plattformen bieten den Vorteil,
Weiterbildungen flexibel, also örtlich und zeit-
lich ungebunden zu gestalten. Zudem können
die Inhalte etappenweise – in Form von Modulen
– gelernt und dabei so oft als gewünscht wieder-
holt werden.
Bieten Sie bereits Formen des E-Learnings an,
so gehen Sie bereits in der Vakanz darauf ein.
Besser zu früh, als zu spät informieren.
Info
Um sich ein Bild darüber machen zu
können, wie diese fünf Punkte in ein
Stelleninserat eingebaut werden können,
finden Sie hier ein Muster-Stelleninserat.
~
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Überblick
10KMU Recruiting-Leitfaden
1 AKUTE PERSONALSUCHE
Bewerberkommunikation
Wertschätzung und ein offenes Ohr Der digitale HR-Kontakt, Chatbots & Co.
machen den Unterschied „Spreche ich hier mit einem Menschen
oder einem Computer?“
Als Basis für eine erfolgreiche Bewerberkom-
munikation und einen wertschätzenden Umgang Antwortet ein Chatbot bereits so gezielt und ge-
mit Ihren BewerberInnen sollten Sie stets darauf nau auf Anfragen, so kann man behaupten, dass
achten, Interessierte vor, während und nach dem der digitale Mitarbeiter seine Arbeit gut ausführt.
Auswahlprozedere die Möglichkeit zu persön- Der wesentliche Vorteil eines Chatbots besteht
lichem Austausch zu bieten, um Fragen zu klären aus Unternehmenssicht darin, dass allgemeine
und Unsicherheiten abzubauen. und immer wiederkehrende Fragen automa-
tisch beantwortet werden. Das erspart nicht nur
Hinsichtlich der Digitalisierung der Arbeits- Ihnen als ArbeitgeberIn Zeit, sondern liefert auch
welt können sich jede Menge Fragen seitens der KandidatInnen rasche Antworten. Ein E-Mail zu
Bewerbenden ergeben. Im Kapitel Das digitale formulieren ist dann nicht mehr notwendig.
1x1 - Q&A zum digitalen Arbeitsalltag finden Sie
einige Beispielfragen. Der Chatbot soll den persönlichen HR-Kontakt
jedoch nicht zur Gänze ablösen. Ganz im Gegenteil,
Bereiten Sie sich darauf vor, dass auch im Zuge bei detaillierten Fragestellungen ist es sogar wich-
des Bewerbungsprozesses Anfragen per E-Mail, tig, dass der Chatbot auf eine Ansprechperson inkl.
Telefon, Social Media oder aber auch direkt im Ge- Telefonnummer oder E-Mail-Adresse verweist.
spräch auftauchen. Nehmen Sie sich dafür Zeit und
gehen Sie auf die Themen der KandidatInnen ein.
Info
Versuchen Sie sich dabei stets in die Lage eines Wie funktioniert ein Chatbot?
Bewerbenden zu versetzen. Sie kennen Ihren
Betrieb nicht und somit auch nicht die darin vor- Ein Chatbot funktioniert auf Basis einer
herrschenden Unternehmensstrukturen. Stehen künstlichen Intelligenz (KI). Immer wie-
Sie jeglichen Fragen zu Programmen, Abläufen, derkehrende Fragen werden zu einem
Kultur oder Gepflogenheiten offen gegenüber Cluster klassifiziert und erhalten dieselbe
und nehmen Sie sich Zeit, um diese ausführlich vorgefertigte Antwort. Dies funktioniert
zu beantworten. auf Basis entsprechender Signalwörter.
Sie reduzieren damit Bearbeitungszeit
Je ausgeprägter das Bild, welches bei Kandida- Ihrer MitarbeiterInnen und sparen somit
tInnen entsteht, umso größer die Chance auf eine Kosten ein. Weiters kann der Chatbot auch
erfolgreiche Bewerbung. außerhalb der Geschäftszeiten Fragen be-
~ antworten und steht somit rund um die Uhr
Zurück zur Verfügung.
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Überblick
11KMU Recruiting-Leitfaden
1 AKUTE PERSONALSUCHE
Bewerberkommunikation
Verfügen Sie auf Ihrer Unternehmenswebsite sozialen Medien. Seien Sie sich dessen bewusst,
über einen Questions & Answers Bereich, lässt dass Ihr Fernbleiben von Social Media ein völliges
sich dies beispielsweise gut mit einem Chatbot Verschwinden von der Bildfläche bedeuten kann.
verbinden. Der Vorteil für InteressentInnen be- Mehr zum Thema Arbeitgeberpositionierung
steht darin, dass sie nicht mehr nach Informatio- lesen Sie unter Social Media - Der direkte Draht
nen suchen müssen, sondern diese automatisch zu InteressentInnen.
wiedergegeben werden.
Verfügen Sie über ein oder mehrere Profile auf
sozialen Netzwerken, so ist es wichtig, dass Sie
Info diese stets auf neue Nachrichten überprüfen –
diese sollten maximal innerhalb von drei Werk-
Gute Idee, aber: brauche ich tagen beantwortet werden. Bestenfalls innerhalb
einen HR-Chatbot? weniger Stunden.
Ein HR-Chatbot ist ein Nice-to-have
jedoch lange kein Must-have. In der
Anschaffung und Programmierung
entstehen Ihnen selbstverständlich
Kosten. Wägen Sie daher im Team ab,
ob ein Chatbot Ihr Personal im großen Tipp
Ausmaß entlastet, sodass ein Kosten-
vorteil entsteht.
Kommunikation via Social Media
Bewerbung im Postfach - was nun?
Zukünftig besonders gefragt wird die Kommu-
nikation per Social Media sein. Auch darüber Haben Sie eine Bewerbung erhalten, sollten
können Kontaktanfragen von InteressentInnen Sie möglichst rasch – im besten Fall binnen
eintreffen. Besonders betrifft dies die Generation 1 bis 10 Werktagen – durch eine erste Rück-
Z, sprich angehende Lehrlinge und Berufsein- meldung darauf reagieren. Das kann ein kurzes
steigerInnen. Die Aufmerksamkeit für ein Unter- Antwortschreiben sein, das den Erhalt der Un-
nehmen als potenzielle/r ArbeitgeberIn entsteht terlagen bestätigt und über die weiteren Schritte
~ bei dieser Generation oftmals über Postings auf informiert.
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Überblick
12KMU Recruiting-Leitfaden
1 AKUTE PERSONALSUCHE
Bewerberkommunikation
In diesem Schreiben sollten Sie den Bewerben- Der erste Eindruck zählt
den jedenfalls persönlich ansprechen und eine
Kontaktperson für mögliche Rückfragen an- Nach Durchsicht der eingegangenen Bewerbun-
geben. Stellen Sie auch sicher, dass bei diesen gen können Sie eine Vorauswahl treffen, indem Sie
Rückfragen rasch Auskunft über den aktuellen die Anforderungen mit den BewerberInnenprofilen
Stand der Bewerbung und die voraussichtliche abgleichen. Im Anschluss sollten Sie die geeigne-
Entscheidungsfrist gegeben werden kann. Be- ten KandidatInnen ehestmöglich kontaktieren und
achten Sie dabei jedenfalls die Richtlinien der nach einem kurzen telefonischen Vorgespräch, in
Datenschutzgrundverordnung. dem Sie erste Details abfragen können, ein per-
sönliches Bewerbungsgespräch vereinbaren. Am
besten bestätigen Sie diesen Termin danach noch-
Info mals per E-Mail. Dadurch können Sie auch die
Möglichkeit nutzen, den Bewerbenden darin über
Ich habe mich schon vor Wochen die teilnehmenden Gesprächspartner und etwaige
beworben und noch keine Besonderheiten zur Anfahrt oder den Parkmög-
lichkeiten zu informieren.
Antwort erhalten!
Für das Gespräch selbst ist es ratsam, vorab eine
Viele Bewerbende machen diese für sie oft
kurze Checkliste zu erstellen und sich wichtige
frustrierende Erfahrung bei der Jobsuche
Fragen an den Bewerbenden zu notieren.
und teilen ihren Unmut mit ihrem Umfeld. Die
Folge für die ArbeitgeberInnen sind oftmals
Selbstverständlich sollten Sie sich die Unter-
negative Mundpropaganda und weniger Be-
lagen des/der KandidatIn kurz vor dem Termin
werbungen auf offene Stellen. Das kann sich in
nochmals durchlesen, um optimal vorbereitet zu
Zeiten des Fachkräftemangels wohl kaum ein
sein. Schaffen Sie eine freundliche und stress-
Unternehmen leisten – schon gar nicht Klein-
freie Atmosphäre und eröffnen Sie das Gespräch
und Mittelbetriebe, die häufig auf Empfehlun-
mit einer Vorstellung Ihrerseits. Danach bitten
gen angewiesen sind. Hat sich ein/e Bewerbe-
Sie den Bewerbenden, sich vorzustellen – fragen
rIn für ein Unternehmen entschieden, versucht
Sie dabei auch nach dem Grund und die Motiva-
er/sie sich mittels ordentlicher Bewerbungs-
tion für seine Bewerbung und warum Sie gerade
unterlagen, optimaler Vorstellung seiner/ihrer
ihn einstellen sollten. Räumen Sie am Ende des
Person und professionellem Auftreten von der
Gesprächs auch Platz für Fragen seitens des Be-
besten Seite zu zeigen. Bewerbende stecken
werbenden ein, wie zum Beispiel. „Warum ist die
im Regelfall viel Zeit und Mühe in ihre Be-
Stelle frei geworden?“, „Welche Benefits bieten
werbung – das sollte entsprechend honoriert
Sie MitarbeiterInnen?“, „Was erwarten Sie von
werden. Achten Sie als Unternehmen deshalb
~ Ihren Angestellten?“ usw., und bereiten Sie sich
stets auf einen respektvollen Umgang mit
Zurück Ihren potenziell neuen MitarbeiterInnen. darauf vor. Am Ende des Gesprächs klären Sie
zum Ihren Gesprächspartner über den weiteren Ab-
Überblick
13KMU Recruiting-Leitfaden
1 AKUTE PERSONALSUCHE
Bewerberkommunikation
lauf des Bewerbungsprozesses wie zum Beispiel Denken Sie bei den Absagen aber auch daran,
etwaige zweite Gesprächsrunden, geplante Rück- interessanten BewerberInnen die Möglichkeit
melde- und Entscheidungsfristen usw., auf. zu bieten, die Daten in Evidenz zu halten, um bei
künftig vakanten Stellen wieder auf sie zurück-
kommen zu dürfen (siehe „Talente-Pool“) – ach-
ten Sie hierbei aber unbedingt auf die Regeln der
Datenschutzgrundverordnung.
Tipp
Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Beim Umgang mit BewerberInnen sollten Sie
Nach dem Kennenlernen sämtlicher Kandi- stets die Richtlinien der Datenschutzgrundver-
datInnen können Sie Ihre Auswahl treffen und ordnung (DSGVO) beachten, die mit Mai 2018 in
dies Ihrem/r WunschkandidatIn direkt mitteilen. Kraft getreten sind. Darin wird beispielsweise
Jenen BewerberInnen, die nicht für die Stelle geregelt, für welche Zwecke die durch eine Be-
geeignet sind, lassen Sie am besten rasch ein werbung gespeicherten Daten verwendet werden
geeignetes Absageschreiben zukommen. Dieses dürfen bzw. wann diese wieder gelöscht werden
sollte die folgenden Punkte beinhalten (siehe müssen.
auch Beispieltexte):
• Persönliche Ansprache
• Ausdruck der Anerkennung/Wertschätzung
• Kontaktdaten einer Ansprechperson
Dos & Don’ts im Umgang mit BewerberInnen
✔ Dos ✘ Don’ts
✔ Informationen über den Bewerbungsprozess ✘ Keine Rückmeldung
✔ Wertschätzender Umgang ✘ Falsche/keine direkte Anrede
✔ Rasche Rückmeldung ✘ Standardisierte Schreiben
~ ✔ Persönliche Anrede ✘ Anonyme Rückmeldung
Zurück ✔ Angabe einer Kontaktperson ✘ Unerreichbarkeit
zum ✔ Nennung einer Entscheidungsfrist ✘ Angekündigte Fristen überschreiten
Überblick
14KMU Recruiting-Leitfaden
1 AKUTE PERSONALSUCHE
Bewerberkommunikation
Digitale Bewerbungsgespräche beiterInnen in die Auswahl ein und testen Sie
die Medien gemeinsam aus. Viele Programme
Das digitale Bewerbungsgespräch bietet die können zumindest vorweg kostenlos ausprobiert
Möglichkeit eines ersten Kennenlernens, welches werden. Wägen Sie nach Vor- und Nachteilen ab
völlig ortsunabhängig stattfinden kann. Selbst- und wählen Sie jenes Programm aus, das Ihren
verständlich soll und kann der persönliche Kon- Ansprüchen am ehesten gerecht wird.
takt dadurch nicht zur Gänze ersetzt werden.
Setzt sich ein Bewerbungsprozess jedoch aus
mehreren Gesprächsrunden zusammen, so kann
jenen KandidatInnen, welche nach den ersten
Tipp
Runden ausscheiden, zumindest die Mühe der
Anreise erspart werden. Doch auch Ihnen als Ar-
beitgeberIn wird dadurch Flexibilität eingeräumt.
Es öffnet Ihnen den Zugang zu neuen Bewerbe-
rInnen-Kreisen aus anderen Bundesländern oder
auch aus dem Ausland. Tipps und Vorbereitungsmaßnahmen
Das digitale Vorstellungsgespräch räumt zwar
Geeignete Medien viele Freiheiten ein, dennoch ist es unerlässlich
auch dafür einen Plan aufzustellen und Vorberei-
In erster Linie ist es wichtig, ein geeignetes tungsmaßnahmen zu treffen.
Medium auszuwählen, welches einen möglichst
einfachen und unkomplizierten Umgang er- Ebenso die Einladung zum virtuellen Bewer-
laubt. Gängige Tools sind beispielsweise Skype bungsgespräch benötigt spezielle Infos. Im
(for Business), Zoom, Microsoft Teams, Google Musterschreiben Einladung zum digitalen Be-
Hangouts u.v.m. werbungsgespräch finden Sie einige Anregungen
sowie Formulierungstipps.
Es gibt dabei keine allgemeingültige Regel,
welches Programm am besten geeignet ist, da
dies nach individuellen Vorlieben und Ansprü-
chen variieren kann. Beziehen Sie Ihre Mitar-
~
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Überblick
15KMU Recruiting-Leitfaden
1 AKUTE PERSONALSUCHE
Bewerberkommunikation
Digitale Bewerbungsgespräche vorbereiten – Achten Sie außerdem darauf, dass sich die Web-
1. Der virtuelle Gesprächsraum cam auf Augenhöhe befindet. Dazu sind nicht
zwingend kostspielige Halterungen nötig. Auch
Ist das geeignete Online-Medium, über welches schon ein Stapel mit Büchern kann hier sehr hilf-
kommuniziert wird, ausgewählt, so muss der/die reich sein.
KandidatIn per E-Mail oder telefonisch darüber
informiert werden. Senden Sie dem Bewerben-
den einen Einladungslink zum virtuellen Ge-
sprächsraum. Das Aufbauen des Calls liegt bei
Ihnen.
Tipp
Tipp 3. Stabile Internetverbindung
Überprüfen Sie, ob die Internetverbindung über
welche Sie das Gespräch einleiten, stabil ist.
Führen Sie das Gespräch aus dem Büro, so las-
sen Sie dies Ihre Mitarbeitenden wissen. Es wäre
ungünstig, wenn Ihre KollegInnen ausgerechnet
2. Technik-Check zum Zeitpunkt des Gespräches große Dateien
verschicken oder runterladen.
„Der Ton macht die Musik.“ Nach diesem Mot-
to sollten Sie darauf achten, dass Audio- und
Videoeinstellungen eine entsprechende Quali- 4. Unterlagen und Leitfaden
tät aufweisen, sodass Ihr digitales Gegenüber
Sie gut hören und sehen kann. Ebenso sollte ein Legen Sie alle nötigen Unterlagen, wie Lebens-
Raum aufgesucht werden, worin die Lichtverhält- lauf und Anschreiben Ihrer KandidatInnen (am
nisse abgestimmt sind und eine Geräuschkulisse besten in ausgedruckter Form) bereit und über-
minimiert werden kann. legen Sie sich schon vorab Fragen zum Profil.
Ebenso sollten Sie einen Leitfaden parat haben,
womit Sie den/die BewerberIn durchs Gespräch
führen. Damit hinterlassen Sie einen strukturier-
ten und professionellen Eindruck.
~
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zum
Überblick
16KMU Recruiting-Leitfaden
1 AKUTE PERSONALSUCHE
Bewerberkommunikation
5. Behind the Scenes
Dem Bewerbenden ein Gefühl für die Unterneh-
menskultur zu vermitteln, ist bei einem Vorstel-
lungsgespräch innerhalb der eigenen Geschäfts-
räume ein Leichtes. Als schwieriger stellt sich
das beim ersten Kennenlernen über den Monitor
heraus. Das Platzieren des Unternehmenslogos
oder unternehmenstypischer Objekte, wie etwa
Ihren Produkten, sollte Ihnen dabei eine Unter-
stützung sein.
Digitale Gesprächsregeln
Um das virtuelle Bewerbungsgespräch so einfach • Weiters ist es anzuraten, das eigene Mikro-
und natürlich wie möglich zu gestalten, empfiehlt fon stumm zu schalten, wenn das Gegenüber
es sich im Vorfeld einen Gesprächsrahmen fest- spricht. So können Hintergrundgeräusche wie
zulegen. etwa Verkehrslärm oder klingelnde Telefone
reduziert werden.
• Da das digitale Gespräch durch Verzögerungen
und Verbindungsprobleme erschwert werden • Um dem Gespräch trotz der räumlichen Entfer-
kann, ist es empfehlenswert längere Rede- nung Persönlichkeit zu verleihen, ist es wichtig,
pausen einzulegen und sich besonders klar und dass alle GesprächsteilnehmerInnen die Kame-
deutlich auszudrücken. So kann ein ständiges, ra einschalten. Viele Botschaften, welche über
gegenseitiges Unterbrechen vermieden werden. die Mimik vermittelt werden, würden ansonsten
verloren gehen.
• Manche Medien wie etwa Skype oder Zoom
verfügen über eine Funktion, womit die „digi- • Legen Sie weiters bereits im Vorhinein fest,
tale Hand“ gehoben werden kann. Dies dient dass alle Parteien sich in einem gesonderten
dazu, um auf sich aufmerksam zu machen. Die Raum befinden. Es sollten somit während des
Funktion ist vor allem dann interessant, wenn Gespräches keine KollegInnen bzw. im Falle
~ in einer Videokonferenz mehr als zwei Teilneh- des Home-Office Familienmitglieder oder gar
Zurück merInnen involviert sind. Haustiere anwesend sein.
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Überblick
17KMU Recruiting-Leitfaden
1 AKUTE PERSONALSUCHE
Active Sourcing
Den Spieß umdrehen Vor allem hochqualifizierte Fachkräfte in den Be-
reichen Informatik und Technik sind nicht selten
Neben der naheliegenden Form der direkten, mit einer Vielzahl an Anfragen konfrontiert und
persönlichen Ansprache von Freunden und Be- empfinden standardisierte Massenanfragen oft
kannten (auch durch Ihre MitarbeiterInnen) ist als lästig. Achten Sie bei der Ansprache deshalb
die Suche anhand von Social-Media-Kanälen eine darauf, höflich und möglichst unaufdringlich zu
klassische Form des Active Sourcing. Bekannte agieren. Die perfekte Kontaktaufnahme beinhal-
Business-Portale sind beispielsweise XING und tet eine kurze Vorstellung Ihrerseits, den Grund
LinkedIn, auf welchen die Nutzer ihre bisherige des Kontakts, eine Beschreibung der offenen
Berufserfahrung, Ausbildung, sonstige Kenntnis- Stelle und der Frage, ob Interesse an weiter-
se und Interessen präsentieren können. Mittels führenden Informationen besteht. Ein weiterer
Sucheingaben können Sie so passende Talente Erfolgsfaktor lautet Individualität: Nehmen Sie in
finden und direkt über die Plattform ansprechen. Ihrem Anschreiben beispielsweise Bezug auf ein
Weiters bieten einige Jobportale Bewerberdaten- Interessensgebiet oder eine bisherige Tätigkeit
banken an, in denen registrierte Unternehmen des/der KandidatIn.
nach potenziellen MitarbeiterInnen suchen
können – als Beispiel sei hier talent.cloud von
karriere.at genannt.
Wichtig beim Active Sourcing ist es, sich die Zeit
zu nehmen, tatsächlich geeignete KandidatIn- Tipp
nen zu finden und nicht wahllos möglichst viele
Personen zu kontaktieren. Viele Business-Portale
bieten Ihnen zahlreiche Filtermöglichkeiten (so-
genannte Boolesche Suchoperatoren), mit deren
Hilfe Sie Ihre Suche Schritt für Schritt weiter
eingrenzen können. So können Sie nicht nur nach
bestimmten Merkmalen suchen, sondern zum
Beispiel auch andere gezielt ausschließen.
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182
Positionierung
als attraktive/r
ArbeitgeberIn
Zweifellos bietet die Unternehmenswebsite eine ideale
Möglichkeit, sich als attraktive/r ArbeitgeberIn zu präsentieren.
Doch auch das Social Web ist bei der Positionierung nicht
mehr wegzudenken und kann optimal für den regelmäßigen
Austausch mit Ihrem Talente-Pool herangezogen werden.KMU Recruiting-Leitfaden
2 POSITIONIERUNG ALS ATTRAKTIVE/R ARBEITGEBERiN
Unternehmenswebsite
Erste Anlaufstelle Karriere-Bereich auf Ihrer Website gestalten
können. Aber keine Sorge! Als KMU brauchen Sie
Als Herzstück der Arbeitgebermarkenpositionie- kein umfangreiches Bewerbungsportal wie ein
rung soll einem eigenen Karriere-Bereich das Großkonzern – essenzielle Informationen sollten
Kunststück gelingen, alle Bewerbenden best- aber jedenfalls vorhanden sein, um mit der er-
möglich und individuell abzuholen – ganz gleich, stellten Website auch den gewünschten Effekt zu
über welchen Kanal sie zu ihr gelangen und erzielen. Achten Sie dabei vor allem darauf, die
welche Informationen sie über das Unternehmen Punkte der folgenden Seiten zu behandeln.
zuvor bereits gesehen haben.
Informieren statt InteressentInnen Info
verlieren
Der Karriere-Bereich Ihrer Unternehmensweb- Hilfe! Ich hab noch eine Frage zur
site entspricht der Empfangshalle eines Hotels. Bewerbung, aber wo kann ich da
Der erste Eindruck entscheidet über die Verweil- jetzt anrufen?!
dauer der Gäste - im konkreten Fall sind das die
potenziellen BewerberInnen. Um die Verweil- Der Karriere-Bereich kann noch so durch-
dauer und das Interesse am Unternehmen zu er- dacht gestaltet sein – die eine oder andere
höhen, ist es wichtig die richtigen Informationen Frage bleibt immer offen. Findet der/die
zur Verfügung zu stellen. Jobsuchende nun keine direkte Möglichkeit,
bei einem/einer Verantwortlichen nachzu-
Sind Informationen zu knapp und undurchsichtig, fragen, könnte er/sie vor lauter Unsicher-
sodass jede Angabe einer Nachfrage bedarf, wer- heit doch von einer Bewerbung absehen. Es
den InteressentInnen von einer Bewerbung abse- empfiehlt sich daher dringend, den Kandi-
hen, da sie es der Mühe nicht wert ist. Bestehen datInnen die Möglichkeit zu geben, persön-
jedoch zu detailreiche Informationen, sodass lich mit Ihnen in Kontakt zu treten – was
BesucherInnen den Durchblick verlieren, so führt wiederum eine Wertschätzung gegenüber
auch diese Art der Informationsdarbietung wohl Interessierten ausdrückt. Das Gefühl der
zu einem vorzeitigen Bewerbungsverzicht. Kommunikation auf Augenhöhe kann noch
verstärkt werden, indem der Name durch
Doch der Grat zwischen zu intransparenten ein Foto oder den bisherigen Werdegang
Informationen und einem kognitiven Overload ist weiter personalisiert wird. Mehr zum Thema
schmal. Wir bieten Ihnen eine konkrete Hilfe- BewerberInnen- Kommunikation.
~ stellung, wie Sie den unternehmenseigenen
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20KMU Recruiting-Leitfaden
2 POSITIONIERUNG ALS ATTRAKTIVE/R ARBEITGEBERiN
Unternehmenswebsite
Offene Stellen Eine weitere Chance, BewerberInnen kennen-
zulernen, bieten Veranstaltungen, auf denen
Potenzielle Bewerbende interessiert wohl am Ihr Unternehmen anzutreffen ist. Das müssen
meisten, ob Ihr Unternehmen aktuell offene nicht zwangsläufig die großen Karriere-Messen
Stellen zu besetzen hat – umso praktischer, in der Bundeshauptstadt sein. Auch regionale
wenn sie diese Information direkt auf der Web- Info-Stände beispielsweise in Schulen oder bei
site vorfinden. Planen Sie auf der Karriere-Seite Themen-Messen bieten Interessierten die Mög-
Platz ein, um freie Jobs aufzulisten und detailliert lichkeit, zwanglos mit mit ihrem/ihrer künftigen
zu beschreiben. Wir zeigen Ihnen den Weg zur ArbeitgeberIn ins Gespräch zu kommen. Führen
optimalen Stellenbeschreibung. Sie auf der Website an, wo man Ihr Unternehmen
künftig antrifft. Ebenso ist es auch möglich auf di-
Doch selbst wenn Sie im Moment keine Stelle frei gitalen Messen, Webinaren oder Digital Days (ein
haben, zeigen Sie, dass auch Initiativbewerbungen digitaler Tag der offenen Tür) Anschluss zu finden.
jederzeit willkommen sind. Man weiß schließlich
nie, was sich ergibt und welches Goldstück Ihrem
Unternehmen sonst verborgen geblieben wäre. Das gewisse Extra: Zusatzleistungen
So können Sie auch gleich kostengünstig eine für Mitarbeitende
eigene Kartei mit Kontakten aufbauen, die Sie bei
Bedarf direkt ansprechen können (sog. „Talente- Ob auf der unternehmenseigenen Karriere-Web-
Pool“). Achten Sie dabei auch unbedingt auf die site oder auf externen Plattformen, wie Arbeit-
Datenschutzgrundverordnung und den korrekten geber-Bewertungsportalen: Die Transparenz
Umgang mit BewerberInnen. gebotener Zusatzleistungen steigt. Gerade grö-
ßere Unternehmen versuchen so, BewerberInnen
bereits auf der Karriere-Website mit attraktiven
Persönlich kommuniziert ist halb Privilegien für MitarbeiterInnen zu locken.
gewonnen
Aber auch kleinere Betriebe können sich hier
Ist Ihr Unternehmen im Social Web aktiv, sollten positiv abheben, denn dabei müssen sich für den/
Sie auf Ihrer Karriere-Seite unbedingt darauf die ArbeitgeberIn keine riesigen (finanziellen)
hinweisen. Online-Plattformen sind eine ideale Hürden ergeben – besonders gefragt sind Zu-
Möglichkeit, sich weiterführend mit potenziellen satzleistungen, die zu einer gesunden Balance
Bewerbenden auszutauschen. Wichtig ist, dass zwischen Arbeit und Freizeit beitragen. Denken
diese Seiten jedenfalls „gepflegt“ und regelmäßig Sie dabei also auch an immaterielle Anreize, wie
mit Inhalten gefüttert werden. Wir geben Ihnen zum Beispiel Teamevents, Sportprogramme, Be-
Tipps für eine erfolgreiche Kommunikation im triebsarzt, etc. – oder ist vielleicht der Hund im
~ Social Web. Büro willkommen?
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21KMU Recruiting-Leitfaden
2 POSITIONIERUNG ALS ATTRAKTIVE/R ARBEITGEBERiN
Unternehmenswebsite
Darüber hinaus können Sie als KMU auf die Karte Home-Office fordert beispielsweise flexiblere
„Regionalität“ setzen: Immer mehr Menschen Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit, Zeitkonto oder
sind auf der Suche nach einer sinnstiftenden Tä- aber auch Vertrauensarbeitszeit. Flexiblere Ar-
tigkeit – wenn sie damit die Heimatregion stärken beitsgestaltung ist ein zweischneidiges Schwert.
können und noch dazu nicht weit pendeln müs- Bei jenen, die mit Unabhängigkeit und Freiraum
sen, umso besser. Oder Sie befragen bestehen- wachsen, kann die Produktivität wie auch die Mo-
de Mitarbeitende, welche Vorteile sie an Ihrem tivation erheblich gefördert werden. Andere füh-
Unternehmen besonders schätzen: Ist es das ge- len sich damit jedoch unwohl und allein gelassen,
meinsam gekochte Mittagessen mit Zutaten vom hier kann eine gegensätzliche Wirkung eintreten.
benachbarten Bio-Bauern oder die Möglichkeit,
in der Pause eine Runde im Grünen zu laufen? Setzen Sie auf eine gute Mischung, wie etwa der
Bauen Sie diese wertvollen „Zuckerl“ getreu dem Möglichkeit ein oder zwei Tage von Zuhause aus
Motto „Tue Gutes und rede drüber“ ein. zu arbeiten und den Rest der Woche im Büro/
Betrieb zu verbringen. So kann sichergestellt
werden, dass der soziale Kontakt, welcher für
New Work = New Challenge - neue Fortschritte im Team (Brainstorming, Kreativität,
Arbeitsmodelle im Kommen etc.) enorm wichtig ist, bestehen bleibt. Mit der
Möglichkeit zum Home-Office bieten Sie Ihren
New Work beschreibt die Wende der Arbeitsge- MitarbeiterInnen jedoch auch den nötigen Frei-
sellschaft im globalen und digitalen Zeitalter. raum.
Daraus eröffnet sich auch der Weg zum Home-
Office. Ein Weg den im Jahr 2020 viele Arbeit-
nehmerInnen, in Branchen wo dies möglich ist,
gegangen sind. Zunächst lag der Grund eher
darin, dass Home-Office im Lockdown die einzige
Alternative darstellte. Eine Umstellung, die ge-
wiss nicht für jede/n einfach war. Dennoch gilt es
Tipp
nun die Gegebenheit zu analysieren und Vorteile
daraus abzuleiten.
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22KMU Recruiting-Leitfaden
2 POSITIONIERUNG ALS ATTRAKTIVE/R ARBEITGEBERiN
Unternehmenswebsite
Unternehmenskultur & Co:
Wie tickt Ihr Team?
Dass MitarbeiterInnen, die sich mit den Werten ih-
Info
res/ihrer ArbeitgeberIn identifizieren, motivierter,
produktiver und seltener krank sind, wird durch „Tolles Arbeitsumfeld“?
zahlreiche Studien untermauert. Gleichen Sie die Das kann jeder behaupten!
gegenseitigen Wertevorstellungen deshalb direkt
im Bewerbungsprozess ab. So können Sie von Im Recruiting-Umfeld sind die wichtigsten
vornherein sichergehen, dass die gemeinsamen MeinungsmacherInnen zweifellos die Mit-
Werte und Philosophien übereinstimmen – auf arbeitenden – schließlich können sie am
diese Weise entfällt ein potenzieller Bearbeitungs- glaubwürdigsten beurteilen, wie viel Wahrheit
aufwand für Bewerbungen, die sonst zu einem tatsächlich in den Versprechungen des Unter-
späteren Zeitpunkt zurückgezogen würden. nehmens als ArbeitgeberIn steckt. Im Rahmen
der Karriere-Website können MitarbeiterInnen
zum Beispiel Weiterbildungsmöglichkeiten
MitarbeiterInnen als untermauern, gebotene Zusatzleistungen
BotschafterInnen attraktiv darstellen oder berichten, wie sie
persönlich die Unternehmenskultur erle-
Was die eigenen Angaben des/der ArbeitgeberIn ben. Wichtig ist jedenfalls, BewerberInnen
zu Kultur und Werten anbelangt, sind Kandida- die Chance zu bieten, die BotschafterInnen
tInnen mittlerweile jedoch sehr kritisch gewor- („Testimonials“) ein wenig kennenzulernen,
den – übrigens ähnlich wie bei den Aktivitäten im zum Beispiel durch ein Video oder ein schrift-
Bereich der unternehmerischen Verantwortung liches Interview, sodass ihre Statements an
gegenüber Umwelt und Gesellschaft („Corporate Relevanz gewinnen. Auch Fotos von echten
Social Responsibility“ oder kurz CSR). Mitarbeitenden an deren Arbeitsplatz oder bei
MitarbeiterInnen-Events können eine positive
Authentizität und Glaubwürdigkeit sind also die Botschaft übermitteln und bieten dem Bewer-
wichtigsten Erfolgsfaktoren, die beispielsweise benden die Möglichkeit, sich ein besseres Bild
unterstützt werden können, indem Sie Mitarbei- vom Arbeitgeber zu machen.
tende erzählen lassen, wie sie selbst das Klima
im Team und im Unternehmen erleben.
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23KMU Recruiting-Leitfaden
2 POSITIONIERUNG ALS ATTRAKTIVE/R ARBEITGEBERiN
Unternehmenswebsite
Das digitale 1x1 – aus man will) bis hin zur besseren Vereinbarkeit
Q&A zum digitalen Arbeitsalltag von Berufs- und Privatleben. Eine besondere
Relevanz ergibt sich für jene ArbeitnehmerInnen,
Die Digitalisierung des Arbeitsalltags verändert deren tägliche Anreise zum Arbeitsort aufgrund
bewährte und somit vertraute Muster. Das kann geografischer Entfernung erschwert wird. Für
sowohl bestehende MitarbeiterInnen als auch Firmen erschließt sich dadurch ein Vorteil, indem
potenziell neue im ersten Moment abschrecken, auch Personen als neue MitarbeiterInnen ge-
der Mensch ist eben ein Gewohnheitstier. wonnen werden können, deren Wohnsitz nicht im
Umfeld des Firmenstandortes liegt. So kann auf
Widmen Sie Ihrer Karriere-Website daher einen ein Pendeln verzichtet werden.
Bereich, worin Sie auf Neuerungen und Verän-
derungen, die mit der fortschreitenden Digitali- Dennoch birgt das traute Home-Office auch
sierung des Arbeitsalltags einhergehen, Bezug Nachteile oder wirft zumindest Fragen auf und
nehmen. Es bietet sich die Möglichkeit an, diesen fordert Anpassungsfähigkeit. Den Mitarbeiter-
Informationsgehalt in Form von Questions & Ans- Innen muss zunächst ein Remote-Arbeitsplatz,
wers bereitzustellen. Sie finden hier beispielhaft sprich der Zugang zum Unternehmensserver
einige relevante und aktuelle Themen inklusive eingerichtet werden, um die Verfügbarkeit von
vorgeschlagener Fragestellungen. Arbeitsmitteln und Unterlagen sicherzustellen.
Ebenso ist die richtige Hard- und Software not-
wendig, damit auch die Zusammenarbeit und
Abstimmung gelingt. Besonders da der persön-
Thema Home-Office/ liche Kontakt wegfällt, gilt es zu überlegen, über
Remote-Working welches Medium vorwiegend kommuniziert
werden soll.
Q: Besteht bei XY die Möglichkeit zum
Home-Office? Falls ja, wie viele Wochentage
kann von zuhause aus gearbeitet werden?
Thema Digitale Meetings, Equipment
und der Einsatz von Programmen
Eine große Veränderung, welche die Digitalisie-
rung des Arbeitsalltags mit sich bringt, ist wie Q: Wie werden wöchentliche Meetings ab-
bereits erwähnt die Möglichkeit zum Home-Of- gehalten, ist eine physische Anwesenheit
fice. Das Angebot und der Gefallen am Home-Of- erforderlich?
fice haben deutlich an Zuwachs gewonnen, da
es beiden Seiten (ArbeitgeberInnen und Arbeit-
~ nehmerInnen) Vorteile einräumt. Begonnen bei Da physische Meetings im „neuen Normal“ nicht
Zurück der örtlichen Ungebundenheit (arbeiten, von wo zwingend dem Regelfall entsprechen, ist es auch
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24KMU Recruiting-Leitfaden
2 POSITIONIERUNG ALS ATTRAKTIVE/R ARBEITGEBERiN
Unternehmenswebsite
wichtig InteressentInnen darüber zu informieren,
wie diverse Besprechungen, Meetings und Prä- Thema Nähe auch in digitalen
sentationen im Betrieb abgehalten werden. (Arbeits-)Zeiten
Durch die frühzeitige Information darüber heben
Sie sich nicht nur vom Wettbewerb ab, sondern Q: Wie gestalten sich bei XY Teamevents?
bieten KandidatInnen womöglich den Vorteil, der
sie von einer Bewerbung in Ihrem Betrieb über-
zeugt. Die Frage nach dem WIE beinhaltet dabei Wird aus unterschiedlichen Gründen (räumliche
nicht nur das Medium (Skype, Zoom, Microsoft Distanz, Kosten, Krankheitsfall etc.) auf Teame-
Teams, Google Hangouts etc.), sondern auch vents – welche vor allem dazu da sind, sich auch
Hinweise auf Abläufe und die Regelmäßigkeit der über private Themen auszutauschen – verzichtet,
Meetings. so ist es von Vorteil, auch einen digitalen Plan B
aufzustellen. Ein gemeinsamer virtueller Team-
Brunch, ein gemeinsames Mittagessen oder aber
auch ein virtueller Spieleabend können unter-
Thema Digitales Teambuilding stützen, das Teamgefüge aufrechtzuerhalten, und
schmälern das Gefühl der Distanz. Wichtig ist,
Q: Wie kann trotz räumlicher Distanz si- dass Mitarbeitende und KollegInnen dabei stets
chergestellt werden, dass die Teamkultur die Kamera eingeschaltet haben, um einander
gepflegt und aufrechterhalten wird? sehen zu können.
Ein ebenso wesentlicher Punkt ist das Teambuil-
ding im digitalen Zeitalter. Wird der persönliche Info
Kontakt dadurch nach und nach geringer, bedeu-
tet dies nicht zwingend, dass auch der Teamspirit Teamevents?
und die Zusammenarbeit vernachlässigt werden.
Muss das sein?
Regelmäßige digitale Meetings (wie im Punkt
zuvor beschrieben) sowie auch Telefonate können
Es versteht sich keinesfalls als Must-have
eine gute Zusammenarbeit aufrechterhalten.
Teamevents, wie gemeinsame virtuelle
Nutzen Sie die Chance dieser digitalen Treffen,
Mittagessen, auf Ihrer Unternehmensweb-
um auch Feedback in Zusammenhang mit neuen
site zu erwähnen. Im Gegenteil, es entspricht
Projekten oder neuen Tools und Arbeitsmitteln
einem Nice-to-have, das KandidatInnen ein
einzuholen. Zeigen Sie Ihren MitarbeiterInnen,
Gefühl über die Teamkultur vermittelt.
dass ihre Meinung und ihr Wohlbefinden willkom-
~ men und wichtig sind.
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25KMU Recruiting-Leitfaden
2 POSITIONIERUNG ALS ATTRAKTIVE/R ARBEITGEBERiN
Unternehmenswebsite
hin, dass die Mitarbeiterstimmung in Ihrem Be-
Thema MitarbeiterInnen-Stimmung trieb evaluiert und stetig verbessert wird.
Q: Wie wird bei XY die MitarbeiterInnen-
Zufriedenheit sichergestellt, bzw. wie wird Info
mit Feedback umgegangen?
Nicht außer Acht lassen!
Vergessen Sie nicht, dass in außergewöhnlichen
Das Wohlbefinden Ihrer MitarbeiterInnen hat
Zeiten die Stimme der Mitarbeitenden beson-
weiterführend Einfluss auf Bewertungen in
ders wichtig ist. Sich den Fragen, Bedenken und
Portalen wie kununu. Zufriedene Arbeitneh-
Sorgen der Mitarbeitenden anzunehmen und
merInnen sind bekanntlich eher dazu bereit,
zusammen nach einer Lösung zu suchen, gibt
sich positiv über den (ehemaligen) Arbeitgeber
Ihrem Personal nicht nur ein wertschätzendes
zu äußern.
Gefühl, sondern kann die gesunde Motivation für
die Arbeit wiederherstellen.
Es genügt jedoch nicht, nur ein offenes Ohr zu
haben und auf Fragen von Mitarbeitenden zu Lernen? Lebenslang!
warten. Gehen sie aktiv auf Ihre KollegInnen zu
und fragen Sie nach deren Stimmung und Zufrie- Die innerbetriebliche Fort- und Weiterbildung
denheit mit der gegenwärtigen Arbeitssituation. rangiert aktuell auf Rang drei der wichtigsten Er-
Bei besonders heiklen Themen empfiehlt es sich, folgsfaktoren für Unternehmen, direkt nach dem
zudem auch auf ein Mitarbeiterbefragungstool Arbeitsklima und der Recruiting-Qualität. Immer
zurückzugreifen, welches Anonymität sicherstellt mehr KandidatInnen wählen ihren Arbeitgeber
und somit eine ideale Plattform für ehrliches sogar bewusst aufgrund bestimmter Laufbahn-
Feedback bietet. Egal ob durch das persönliche möglichkeiten beziehungsweise Weiterbildungs-
Gespräch oder eine anonymisierte Befragung, optionen aus. Deshalb ist es umso wichtiger,
wichtig ist, sich den Wünschen und Sorgen anzu- diesen Aspekt im Rahmen der Karriere-Website
nehmen und gemeinsam nach Wegen der Ver- anzusprechen. Eine Vielzahl der heimischen
besserung zu suchen. Großunternehmen setzt dies bereits um.
Im Hinblick auf Ihre Recruiting-Aktivität stellt Als KMU können Sie hier ebenfalls glänzen,
diese Information womöglich einen entscheiden- indem Sie entsprechende Angebote für Ihre Mit-
den Mehrwert für KandidatInnen da. Weisen Sie arbeiterInnen herausstreichen, wie zum Beispiel
~ daher bereits auf Ihrer Karriere-Website darauf die kleine Unternehmensbibliothek mit Fachlite-
Zurück ratur oder die Möglichkeit, für eine Woche in ei-
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26KMU Recruiting-Leitfaden
2 POSITIONIERUNG ALS ATTRAKTIVE/R ARBEITGEBERiN
Unternehmenswebsite
nen anderen Firmenbereich hineinzuschnuppern. Tipps für die optimale Unterlagengestaltung
Aber auch digitale Weiterbildungsmöglichkeiten geboten werden – was sich wiederum positiv auf
wie etwa eine Online-Bibliothek mit E-Books, Ihr Image als ArbeitgeberIn auswirkt. So gibt ein
oder der Zugang zu einer E-Learning-Plattform Drittel der heimischen Großunternehmen Be-
sind gern gesehen. werbungstipps auf deren Website, aber nur bei
den wenigsten ist der Absender ein konkreter
HR-Verantwortlicher – hier können Sie als KMU
Rund um die Bewerbung punkten!
Auf diese Weise können KandidatInnen ihre Stöbern Sie auch mal auf den Karriere-Websites
Bewerbungsmappe optimal zusammenstellen anderer Unternehmen, um sich Anreize zu holen,
und Ihr Unternehmen vermeidet zusätzlichen und kommunizieren Sie, was Ihnen wichtig ist.
Arbeitsaufwand durch eine etwaige Nachfor- Lassen Sie beispielsweise bestehende Mitarbei-
derung von Unterlagen. Zusätzlich erhalten die terInnen Tipps an Bewerbende richten oder for-
Bewerbenden Sicherheit in einem Prozess, der dern Sie BewerberInnen dazu auf, genauer über
ohnehin von zahlreichen Unsicherheiten geprägt die Vorteile ihrer Hobbys zu sprechen; fragen Sie
ist, insbesondere wenn ihnen zusätzliche Insider- nach dem bisher wichtigsten Learning im Berufs-
leben oder danach, welche Rolle er/sie in einem
Team einnimmt. Auf diese Weise lernen Sie die
Info KandidatInnen gleich viel besser kennen.
Der Job klingt toll – den möchte ich
unbedingt! Aber wie überzeuge ich
das Unternehmen jetzt von mir?
Um bei mehreren Bewerbungen auf ein und
dieselbe Stelle den/die optimale KandidatIn
Tipp
herausfiltern zu können, ist es jedenfalls
von Vorteil, die gleichen Basisinformationen
über die Personen zu haben. Weisen Sie auf
Ihrer Karriere-Seite darauf hin, welche Be-
werbungsunterlagen Sie sich wünschen, wie
zum Beispiel einen Lebenslauf mit Foto, das
Bewerbungsschreiben auf maximal einer
A4-Seite, mindestens ein Dienstzeugnis des
~ letzten Arbeitsverhältnisses usw.
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