Leitfaden für gesundheitsförderliche Telearbeitsplätze - MAGDALENA KAPPEL KATHRIN HOFER-FISCHANGER
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Leitfaden für gesundheitsförderliche
Telearbeitsplätze
MAGDALENA KAPPEL
KATHRIN HOFER-FISCHANGER
IMPRESSUM
Autorinnen:
Magdalena Kappel, BA
Kathrin Hofer-Fischanger, BA, MA
Folgende ExpertInnen haben an der Entwicklung des Leitfadens durch ihr
Feedback mitgewirkt:
Kathrin Hofer-Fischanger, BA, MA
Mag.a Christina Kelz-Flitsch, MSc
Mag.a Dr.in Christine Korak-Wenzel
Ina Rossmann-Freisling, BA, MA
FH-Prof. Mag. Dr. Kaja Unger
Marcel Hagenauer, BA, MA
Modellentwicklung und grafische Umsetzung des Leitfadens:
Magdalena Kappel, BA
Dieser Leitfaden wurde im Rahmen der Masterarbeit „Gesundheitsförderliche
Telearbeitsplätze“ an der Fachhochschule JOANNEUM erstellt. Studiengang
„Gesundheitsmanagement im Tourismus“.
Graz, Juni 2019
2
INHALTSVERZEICHNIS
Modell für gesundheitsförderliche Telearbeitsplätze ...................................................................................4
1 Organisation und Unternehmensrichtlinien ...................................................................................................5
Gesetzlicher Rahmen zum Arbeitsort .............................................................................................. 5
Anwesenheits- und Besprechungszeiten ........................................................................................ 6
Kontrolle der Arbeitsleistung durch den/die ArbeitgeberIn .............................................................. 6
Arbeits- und Pausenregelungen ...................................................................................................... 7
Informationen filtern ......................................................................................................................... 8
Kommunikation und Erreichbarkeit.................................................................................................. 9
2 Raumgestaltung ..............................................................................................................................................11
Telearbeits-Büroraum .................................................................................................................... 11
Arbeitstisch und -sessel ................................................................................................................. 12
Licht ............................................................................................................................................... 14
Raumtemperatur und Luft .............................................................................................................. 15
Pflanzen und natürliche Elemente ................................................................................................. 16
3 Hard- und Software .........................................................................................................................................17
Arbeitsmittel ................................................................................................................................... 17
Software - Programme .................................................................................................................. 21
Datenschutz ................................................................................................................................... 21
4 Personale Ressourcen und Unterstützungsfaktoren .................................................................................22
Wissen ........................................................................................................................................... 22
Bewältigungskompetenz................................................................................................................ 23
Selbstorganisation und Zielklarheit................................................................................................ 23
Chronotypen .................................................................................................................................. 24
Psychosoziale Gesundheit ............................................................................................................ 26
Unterstützung und Akzeptanz durch das betriebliche Umfeld ...................................................... 27
5 Sozialräumliche Umgebung...........................................................................................................................28
Unterbrechungen und Störungen .................................................................................................. 28
Lärm ............................................................................................................................................... 29
Checkliste für einen gesundheitsförderlichen Telearbeitsplatz ......................................................... 30
Literatur.............................................................................................................................................. 32
3
MODELL FÜR GESUNDHEITSFÖRDERLICHE TELEARBEITSPLÄTZE
Das Thema Arbeit hat Aufmerksamkeit verdient, denn sie ist wesentlicher Bestandteil
des Lebens1, stiftet Sinn, gibt Tagesstrukturen vor und wird als wesentliche
Gesundheitsdeterminante gesehen.2 Um den wechselnden Bedürfnissen der
Gesellschaft gerecht zu werden, verändert sich auch das Arbeitsleben ständig. Eine
dieser Anpassungen stellt die Telearbeit dar. Sie ermöglicht flexibles Arbeiten und die
Vereinbarkeit von Beruf und Freizeit.1
Das folgende Modell zeigt fünf Aspekte, die für gesundheitsförderliche Telearbeit von
großer Bedeutung sind – vor allem für die alternierende Form, bei der tageweise von
zu Hause gearbeitet wird. Als inhaltliche Grundlage dafür dienten das „Haus der
Arbeitsfähigkeit“ von Ilmarinen et al. und das „Modell für gesundheitsförderliche
Büroräume“ der Züricher Hochschule für angewandte Wissenschaft. Diese fünf
Aspekte werden im anschließenden inhaltlichen Teil des Leitfadens genauer
beschrieben.
Person
in Telearbeit
Organisation und Sozialräumliche
Unternehmensrichtlinien Umgebung
Personale Ressourcen und
Raumgestaltung
Unterstützungsfaktoren
Hard- und Software
1 Stiftung Produktive Schweiz, 2011, S. 6
2 Griebler et al., 2017, S. 107
4
ORGANISATION UND UNTERNEHMENSRICHTLINIEN
1
Telearbeit ist eine Arbeitsform, die es ermöglicht, entsprechend den eigenen
Bedürfnissen zu arbeiten. MitarbeiterInnen können so ihre leistungsfähigen
Tageszeiten nutzen, zu Hause in Ruhe arbeiten und sparen nebenbei Pendelzeit.3 Für
das Unternehmen bringt Telearbeit mehr Motivation der MitarbeiterInnen, eine stärkere
Bindung und Zufriedenheit.4 Außerdem wird bei Telearbeit effizienter gearbeitet als am
Firmenstandort 5 und die Kreativität und Ideenfindung sind durch die geänderte
Umgebung deutlich erhöht.6 Es gibt also viele Vorteile, die vor dem Start genaue
Absprachen mit dem/der ArbeitgeberIn und die Berücksichtigung verschiedener
Rahmenbedingungen voraussetzen.
*Info 2021:
Die hier ausgeführten gesetzlichen Rahmenbedingungen entsprechen dem Stand von 2019. Aktuelle
gesetzliche Regelungen zur Arbeit im Homeoffice finden Sie z.B. auf der Webseite der Arbeiterkammer.
Gesetzlicher Rahmen zum Arbeitsort
Die Wohnung des/der ArbeitnehmerIn gilt rechtlich gesehen nur nach
Vereinbarung im Arbeitsvertrag als zulässiger Arbeitsort. Es ist
gesetzlich vorgesehen, den zwischen ArbeitgeberIn und ArbeitnehmerIn
abgeschlossenen Arbeitsvertrag vor Beginn der Telearbeit von beiden
Seiten zu unterschreiben und den Betriebsrat (sofern vorhanden) über
die Telearbeit zu informieren.7
Sofern ein Unternehmen fünf familienfremde ArbeitnehmerInnen hat,
kann ein Betriebsrat installiert werden, und Betriebsvereinbarungen
abgeschlossen werden.8 Beachtung bedarf es außerdem dem für die
3 Tavares, 2017, S. 32-33
4 Eurofund and the International Labour Office, 2017, S. 9
5 Deutscher Bundestag, 2016, S. 11-13
6 Ulich & Wiese, 2011, S. 142
7 Risak, 2016, S. 205-206
8 Brodil & Risak, 2016, S. 56
5
überwiegende Anzahl der ArbeitnehmerInnen geltenden
Individualarbeitsrecht mit all seinen Gesetzen (Arbeitszeitgesetz,
Arbeitsruhegesetz, Mutterschutzgesetz, etc.) zu schenken.
In der Praxis werden häufig nur persönliche Absprachen mit dem/der
Vorgesetzten vorgenommen.
Anwesenheits- und Besprechungszeiten
Als sinnvoll wird erachtet, Kernarbeitstage im Arbeitsvertrag festzulegen,
an denen der/die MitarbeiterIn am Unternehmensstandort ist. An diesen
Tagen können fixe Face-to-Face-Besprechungen geplant werden und
die Zusammenarbeit im Team inklusive aller Absprachen wird erleichtert.
Außerdem wird dazu geraten, maximal ein Drittel der Arbeitsstunden (bei
Vollanstellung 13 Stunden) in Telearbeit zu arbeiten.9 Wobei Telearbeit
beispielsweise in der IT-Branche häufig mehr als 13 Stunden pro Woche
in Anspruch genommen wird.
Kontrolle der Arbeitsleistung durch den/die ArbeitgeberIn
Regelungen zu Art, Umfang und qualitativen Bestimmungen über die zu
erledigenden Arbeiten sind im Arbeitsvertrag vor Antritt der Telearbeit
festzulegen. Darin enthalten sind auch Grundlagen zur Datensicherheit
oder Möglichkeiten, um den Arbeitserfolg festzustellen. Dies gilt neben
regelmäßigen Anwesenheitszeiten als hilfreich für Vorgesetzte, um die
Tätigkeiten der TelearbeiterIn im Auge zu behalten. 10 Jedoch bedarf
Telearbeit aufgrund des Fehlens an Überwachung viel Vertrauen von
Seiten des Unternehmens 11 und Entscheidungsmacht für die eigenen
Tätigkeiten für den/die MitarbeiterIn.12
9 Schulenburg, 2016, S. 84-85
10 Risak, 2016, S. 205-206
11 Rischke, 2014
12 Tavares, 2017, S. 17
6
In vielen Branchen gibt es auch Ziel- und Leistungsvereinbarungen,
sodass es im Interesse der MitarbeiterInnen ist, produktiv zu arbeiten.
Wird der Telearbeitsvertrag schriftlich oder mündlich abgeschlossen oder
eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen, kann er vom Dienstgeber
widerrufen werden, sofern er sich einen Widerruf vorbehalten hat. Ist
Telearbeit in einer Betriebsvereinbarung festgelegt, sind von deren
Auflösung alle Arbeitsverhältnisse betroffen.
Da es in der Privatwirtschaft in Österreich keinen Kündigungsschutz gibt,
können ineffiziente MitarbeiterInnen im gröbsten Fall auch gekündigt
werden.
Arbeits- und Pausenregelungen
Ein gewisses Maß an Einteilung der Arbeitszeiten und Pausen sind im
Arbeitsalltag wichtig.13 Um auflisten zu können, wie viel gearbeitet wurde,
sieht das Arbeitszeitgesetz für TelearbeitnehmerInnen eine
Dokumentation der Dauer der Tagesarbeitszeiten vor.14 Das bedeutet,
es ist gesetzlich nur vorgeschrieben die Tagesstunden aufzulisten. Wann
und wie lange Pausenzeiten dauern, muss daher nicht mitgeschrieben
werden. Außerdem gelten laut Gesetz vom Arbeitnehmer angeordnete
Anfahrtszeiten zum Unternehmensstandort am Telearbeitstag als
Arbeitszeit, beispielsweise wenn kurzfristig Besprechungen anfallen.15
Telearbeit ist oftmals der Inbegriff von Work-Life-Balance. Sie ermöglicht
freie Zeiteinteilung und bietet Platz für persönliche Bedürfnisse.16 Doch
wird der Begriff Work-Life-Balance mittlerweile immer wieder als veraltet
dargestellt und vielmehr Work-Life-Blending in den Mittelpunkt gerückt.
Es geht darum, Arbeit und Privatleben zu verbinden und den Arbeitsalltag
13 Rischke, 2014
14 §26 AZT, Österreich, 2018
15 Risak, 2016, S. 207-208
16 Eurofund and the International Labour Office, 2017, S. 9
7
hinsichtlich Zeit und Ort flexibel zu gestalten. Beschäftigte haben zum
Beispiel die freie Wahl an verregneten Tagen länger zu arbeiten, um an
Sonnentagen einmal nichts für die Arbeit zu tun.17 Doch gilt Work-Life-
Blending nicht als Aufruf jeden Tag 24 Stunden zu arbeiten.18 Es bedarf
trotzdem einer gewissen Einteilung der Arbeitszeiten und dem Einplanen
von ausreichend Pausen.19
Eine weitere Grundlage, um Arbeitstage möglichst gut zu nutzen, sind
die verschiedenen Chronotypen, welche im Kapitel „Personale
Ressourcen“ erklärt werden.
Informationen filtern
Vor allem durch die Digitalisierung prasseln zuhause und auch am
Firmenarbeitsplatz dauerhaft viele Informationen auf ArbeitnehmerInnen
herein. Diese Flut an E-Mails, virtuellen Besprechungen und sonstigen
Informationen, bedarf verschiedener Instrumente wie Filtersysteme (z.B.
Spamfilter), Sortierfunktionen und Kriterien für den Umgang mit Mails wie
beispielsweise E-Mail-freie Zeiten und Tage.20 ExpertInnen raten hier so
viele Vorgänge wie möglich zu automatisieren. Zum Beispiel indem Mails
im Programm Outlook automatisch farblich markiert werden. Um diese
Funktionen zu nutzen, bedarf es im Vorhinein der Festlegung von Regeln
in den Optionen.21
17 Scholz, 2018, S. 35
18 Werle, 2016, S. 76
19 Rischke, 2014
20 Richter et al., 2016, S. 92
21 Microsoft, 2019
8
Regelmäßige Team-Meetings erleichtern den Informationsfluss.
(Foto: unsplash, Dylan Gillis)
Kommunikation und Erreichbarkeit
Regelungen zu Kommunikationsformen und fixe Erreichbarkeitszeiten
sind häufig im Arbeitsvertrag, Kollektivvertrag oder weiteren Gesetzen
wie dem Vertragsbedienstetengesetz (gilt für Beamte) festgelegt.22
Bei Telearbeit ist zu berücksichtigen, dass sie durch die Dislozierung vom
Unternehmensstandort die Kommunikation mit KollegInnen und
Vorgesetzten erschwert, was Auswirkungen auf das Arbeiten und den
Informationsfluss im Team hat. Diesem Problem kann durch regelmäßige
Teammeetings vor Ort entgegengewirkt werden. Doch auch die
technischen Möglichkeiten, wie etwa die gleichzeitige Bearbeitung von
22 Risak, 2016, S. 205-206
9
Arbeitsdokumenten erleichtert die gemeinsame Arbeit – benötigt jedoch
im Vorhinein genaue Absprachen 23 und stellt einen hohen
Koordinierungsbedarf dar.24 Dieser ist jedoch auch am Firmenstandort
sehr hoch, da für das Zusammenarbeiten im Vorhinein
Terminvereinbarungen getroffen werden müssen.
Mit der Digitalisierung werden nun auch neue Möglichkeiten geschaffen,
online miteinander zu arbeiten und zu kommunizieren. Beispielsweise
über Smartphones, Smartwatches, Tablets oder über Online-
Kollaborationstechnologien (Online-Tools zur Teamarbeit).25 Beispiele
dafür sind Google Docs (gleichzeitige Dokumentbearbeitung) oder Trello
(gemeinsames Projektmanagement) sowie alle weiteren Programme
oder Speicherplattformen (Google Drive, Dropbox, uvm.), die als
Erleichterung für die gemeinsame Arbeit erstellt wurden. Für Absprachen
nutzen viele Unternehmen die Internettelefonie etwa über „skype for
business“.
Skype-Sitzungen bei denen
mit den KollegInnen über
das Internet „telefoniert“
wird, erleichtern die
Zusammenarbeit.
(Foto: unsplash, Simon Abrams)
23 Steszgal, 2004, S. 22
24 Ulich & Wiese, 2011, S. 142
25 Lindner, Ludwig & Amberg, 2018, S. 1070-1071
10RAUMGESTALTUNG
2
Menschen verbringen zwei Drittel ihres Tages am Arbeitsplatz.26 An diesem ist laut
einer schweizer Studie vor allem die Arbeitsumgebung wichtig, denn sie hat stärkeren
Einfluss auf die Gesundheit als die Arbeitsinhalte.27 Daher ist es von Vorteil, diese so
zu gestalten, dass die persönliche Gesundheit und das Wohlbefinden im Vordergrund
stehen. Außerdem gibt es viele Studienergebnisse und Empfehlungen für
Arbeitsplätze, die auch in der Gestaltung des Telearbeitsplatzes berücksichtigt werden
sollten.
Telearbeits-Büroraum
Von großer Bedeutung für Telearbeit ist es laut Literatur, sich in den
eigenen vier Wänden ein fixes Telearbeits-Büro einzurichten, an dem
ohne Ablenkung - abgegrenzt von privaten Dingen - gearbeitet werden
kann. Es gilt als Firmen-Arbeitsplatz zu Hause und wird im besten Fall
nur für Telearbeit genutzt.28
Doch während es in Deutschland gesetzliche Rahmenbedingungen für
Telearbeitsplätze gibt, die grundlegende Bedingungen vorschreiben, ist
das in Österreich nicht der Fall.29 Dies ist ein Vorteil, denn viele Personen
sehen ein fixes Büro eher als Einschränkung und suchen sich ihre
Arbeitsorte gerne entsprechend ihrer Tagesaufgabe oder dem
Wohlbefinden aus. Sie arbeiten mit Laptops, Tablets, WLAN und
Bluetooth-Druckern am Esstisch, auf der Terrasse oder sind unterwegs
und nutzen einige freie Stunden zum Arbeiten im Zug oder in der Natur.
Der Telearbeitsplatz soll sozusagen entsprechend den eigenen
26 Schunder-Tatzber, 2003, S. 9
27 Konkol et al., 2017, S. 16
28 Stepstone, o.J.
29 Deutscher Bundestag, 2017, S. 4
11Bedürfnissen gestaltet werden, wobei immer darauf zu achten ist, private
Gegenstände vom Esstisch zu räumen, da sie ablenkend wirken können.
Arbeitstisch und -sessel
Für das Arbeiten von entscheidender Bedeutung ist in erster Linie die
materielle Ressource. Um gut arbeiten zu können, werden ausreichend
Arbeitsfläche (mind. 1,6 x 0,8 m) und ein darauf abgestimmter Sessel
empfohlen. Die Sitzgelegenheit am gewählten Arbeitsplatz soll eine
ergonomische, verstellbare Rückenlehne aufweisen, verfügt im besten
Fall über fünf Rollen, ist höhenverstellbar und hat verstellbare
Armlehnen.30
Beim Arbeiten ist es zwischendurch immer wieder sinnvoll die Position
zu wechseln31, um die Muskulatur zu mobilisieren und zu entlasten. Ein
Haltungswechsel alle 15 bis 30 Minuten gilt als ideal. Neben dem Sitzen
wird zum Stehen und Gehen geraten. Letzteres kann beispielsweise mit
Telefonaten 32 oder dem Post holen kombiniert werden. Gerade für
Personen, die gerne im Stehen arbeiten, bietet es sich außerdem an,
eine erhöhte Fläche (zum Beispiel eine hohe Kommode) zu nutzen oder
sogar ein Whiteboard an der Wand anzubringen.
Personen wünschen sich gerade bei Telearbeit ungezwungene,
unbeschwerte Arbeitsverhältnisse, weshalb diese Empfehlungen –
welche vor allem für die Arbeit in Büros entwickelt wurden – ganz nach
den persönlichen Bedürfnissen umgesetzt werden sollen. Arbeitsplätze,
die im Büro unvorstellbar sind, werden bei Telearbeit als sehr angenehm
empfunden.
30 Richter & Cernavin, 2016, S. 93, 96
31 Pospischil, 2003, S. 50
32 Pospischil, 2003, S. 50
12Arbeitet man gerne in einem eigenen Büro ist das genauso in Ordnung,
wie Laptop-Arbeit am Küchentisch, das Lesen von wichtigen
Dokumenten auf der Couch oder mit dem Tablet auf der Terrasse. Die
persönlichen Präferenzen und das Wohlbefinden stehen im Vordergrund.
Auch so kann Telearbeit für kurze Zeit aussehen. Arbeiten am Laptop mit Blick ins
Grüne. (Foto: unsplash, Janko Ferlic)
13Licht
Vielfach als angenehm empfunden, wird das Arbeiten bei Tageslicht.
Deshalb sollte auch der Telearbeitsplatz über mindestens ein Fenster
verfügen. Es dient als bedeutender Wohlfühlfaktor, wirkt motivierend,
macht fit und munter und ermöglicht es zwischendurch den Blick nach
draußen schwenken zu lassen, sowie die Augen kurz zu entspannen.33
Ist das Sonnenlicht zu manchen Tageszeiten blendend und störend, sind
Jalousien oder Ähnliches zur Verdunkelung hilfreich.34
Optimalerweise ist der Bildschirm oder Laptop 90 Grad zum hellsten
Fenster ausgerichtet (Blick parallel zum Fenster), um Spiegelungen am
Monitor zu vermeiden. Angenehm beim Arbeiten wirken farbneutrale,
helle Leuchtkörper (warm weiß, neutral weiß).35
Ist die natürliche Lichtquelle nicht mehr ausreichend, oder arbeitet man
nicht gerne bei Tageslicht, wird künstliches Licht gebraucht. Für
Büroarbeitsplätze gelten Leuchtmittel mit 500 Lux als optimal.36
Empfehlungen besagen, dass ab 32 Jahren pro Lebensjahr 1 Prozent
mehr Licht nötig wird. Mit 60 Jahren werden demnach in der Regel 1.000
Lux als angenehm zum Arbeiten empfunden.37 Um sich ein Bild machen
zu können: 500 Lux entsprechen bei völliger Dunkelheit im Raum in etwa
5 handelsüblichen LED Glühbirnen (806 Lumen), die 1,5 Meter direkt
über dem Arbeitsplatz angebracht sind.38
33 Richter et al., 2016, S. 93
34 AUVA, 2018, S. 20-21
35 Portal der Arbeiterkammer, o.J.
36 Richter et al., 2016, S. 94
37 Döhner, 2018
38 Wagenblass, 2017
14Dieses Bild zeigt eine
Möglichkeit den Arbeitsplatz
zu beleuchten (Fenster
seitlich, ausreichend Licht,
erhöhter Bildschirm).
Sichtbar ist ein Lichtmix aus:
1. Direkter Beleuchtung
2. Indirekter Beleuchtung
3. Arbeitsplatzleuchte
4. Tageslicht 39
(Foto: Wagenblass)39
Da die meisten Räume im Eigenheim über einen Lampenauslass in der
Mitte des Raumes verfügen, kann mit Arbeitsplatzleuchten nachgeholfen
werden.
Raumtemperatur und Luft
Für das Arbeiten ebenfalls wichtige Faktoren sind Luftqualität und
Raumtemperatur. Für Arbeitsräume werden 20 bis maximal 26 Grad
Celsius als angenehm beschrieben. Zugluft soll bestmöglich verhindert
werden.40 Um dem entgegenzuwirken, hilft es beispielsweise oft schon
Türen zu schließen, vor allem wenn zwischen Räumen unterschiedliche
Raumtempertaturen herrschen, und nicht zwischen zwei geöffneten
Fenstern zu sitzen. Die Luftfeuchtigkeit kann durch Lüften bestmöglich
gesteuert werden. Sind raumtechnische Anlagen installiert, wird zu einer
39 Wagenblass, 2017
40 Richter et al., 2016, S. 95
1550 prozentigen Luftfeuchtigkeit geraten.41 Bei händischer Lüftung wird
empfohlen, das Fenster jede Stunde für circa fünf Minuten zu öffnen,
auch im Winter.
Für das Arbeiten zu Hause sind Raumtemperatur-Vorgaben eher
nebensächlich, weil jede Person die Raumtemperatur nach individuellem
Empfinden gestaltet. Das Arbeiten soll angenehm sein. Trockener Luft
kann einfach durch einen Luftbefeuchter (Diffuser/Vernebler)
entgegengewirkt werden.
Pflanzen und natürliche Elemente
Pflanzen steigern das Wohlbefinden um 47 Prozent, erhöhen die
Kreativität um 45 Prozent und auch die Produktivität wird deutlich
gesteigert (um 38 Prozent).42 Pflanzen oder der Blick ins Grüne wirken
angenehm und senken ebenfalls das Stressbefinden. Außerdem
erhöhen sie die Zufriedenheit am Arbeitsplatz.43
Als Beispiele gelten echte Grünpflanzen oder Moos-Paneele. Angenehm
wirken Arbeitsplätze ebenfalls, wenn viele natürliche Materialien – vor
allem Holz – verbaut sind.44 Doch auch Naturmotive auf Fotos oder
Postern haben die oben beschriebenen positiven Wirkungen.45
41 Richter et al., 2016, S. 95
42 University of Exter, o. J.
43 Konkol et al., 2017, S. 53
44 Klaffke, S. 18
45 Konkol et al., 2017, S. 53
16HARD- UND SOFTWARE
3
Ein Arbeitsplatz braucht die passende Ausstattung, Bildschirm inklusive Tastatur und
Maus und auch benutzerfreundliche Programme. Durch die „Software-Ergonomie“, die
Bereitstellung der richtigen Software zur Erledigung der Arbeitsanforderungen, können
Aufgaben entsprechend den Anforderungen erledigt werden.46
Da Bildschirmarbeit den Oberkörper stark beansprucht und über einen langen
Zeitraum ausgeübt wird, ist es außerdem wichtig, auch hier auf die Gesundheit zu
schauen und den Arbeitsplatz ergonomisch zu gestalten.47 Dazu gehört auch die
Überprüfung der Tastatur und der Maus, da Tipparbeiten zu Beschwerden in Fingern
und Armen führen können.48
Arbeitsmittel
Arbeitsmittel und deren Wartung sind laut Allgemeinem Bürgerliche
Gesetzbuch und dem Arbeitsrecht (Stichwort Fürsorgepflicht) durch
den/die ArbeitgeberIn bereitzustellen.49 Das bedeutet: Alle erforderlichen
Arbeitsmittel wie Laptop, Bildschirm, Handy, Drucker, Papier, Stifte, ein
ergonomischer Bürosessel sowie Tisch und vieles mehr werden vom
Unternehmen zur Verfügung gestellt.
Im Telearbeitsverhältnis ist die Anwendung dieser Rechte nicht immer
der Fall, beziehungsweise bieten die derzeitigen rechtlichen Grundlagen
Spielraum. Deshalb gelten für Telearbeit oftmals eigene zwischen
ArbeitgeberIn und ArbeitnehmerIn festgesetzte vertragliche
46 Held et al., 2016, S. 16
47 Griebler et al., 2017, S. 119
48 Held et al., 2016, S. 8
49 Risak, 2016, S. 206
17Vereinbarungen, die Abkommen zur Bereitstellung von Internetzugang,
Computer, Telefon, und Vielem mehr beinhalten.50
In der Regel stellen Unternehmen Laptops und Handys zur Verfügung.
Drucker, Stifte, Papier, Strom etc. müssen selbst bezahlt werden.
Werden Arbeitsmittel selbst gekauft, können sie unter bestimmten
Voraussetzungen (zum Beispiel: Anschaffungskosten unter 400 Euro)
von der Steuer abgesetzt werden.
Für Telearbeit gibt es jedoch einige Grenzen, die die Zahlung der
Betriebsmittel durch Löhne und Gehälter einschränken 51:
Die Anschaffungs- und Erhaltungskosten von
Arbeitsmitteln dürfen nicht so hoch sein, dass durch die
Ausgaben das Mindestkollektivgehalt unterschritten wird.
Anschaffungen, die vom/von der ArbeitgeberIn vorgegeben
und vom/von der ArbeitnehmerIn getätigt werden, können
sittenwidrig sein. Belastungen müssen ausgeglichen
werden. Beispielsweise durch die Möglichkeit,
angeschaffte Gegenstände privat zu nutzen.
Demnach sind Betriebsmittelbeistellungspflichten und
Kostenbeteiligungen für ArbeitnehmerInnen zulässig, wenn das Entgelt
der ArbeitnehmerInnen über den Kollektivvertragsvereinbarungen liegt.
Eine weitere wichtige Information: Bei Bereitstellung der Arbeitsmittel
durch das Unternehmen darf das Arbeitsinspektorat mit Voranmeldung
den Arbeitsplatz gemäß der Arbeitsmittelverordnung prüfen.52 Deshalb
sehen viele Unternehmen auch davon ab, Arbeitsmittel zur Verfügung zu
stellen.
50 Risak, 2016, S. 206
51 Risak, 2016, S. 207
52 Risak, 2016, S: 208-209
18Beispiel eines Telearbeitsplatzes: Ein Tisch mit ausreichend Abstellfläche, natürliches
Tageslicht von der Seite, ein erhöhter Bildschirm mit flacher Tastatur, eine
Arbeitsplatzleuchte und eine Grünpflanze. (Foto: unsplash, Carl Heyerdahl)
Bildschirmgeräte und Laptops
Um über einen längeren Zeitraum ohne Probleme arbeiten zu können,
werden in der Literatur höhenverstellbare Bildschirme, die auch nach
links und rechts sowie nach hinten (35 Grad) geneigt werden können,
empfohlen. Die Einstellhöhe des auf einem halben Meter Abstand vom
Auge platzierten Bildschirms ist so zu verstellen, dass die obere
Bildschirmkante knapp unter den Augen liegt.53 Das heißt, die arbeitende
Person schaut gerade aus und die obere Kante des Bildschirms ist
ungefähr auf Augenhöhe.
53 Richter et al., 2016, S. 96
19In der Praxis werden in Telearbeit häufig Laptops verwendet. Hier ist es
vor allem wichtig die Position häufig zu wechseln – im Idealfall alle 15 bis
30 Minuten. Außerdem gibt es Laptophalterungen, die am Tisch
aufgestellt werden können. Mittels angesteckter Tastatur, kann damit
ergonomisch gearbeitet werden.
Tastatur und Maus
Die dazu passende matte, helle Tastatur mit dunklen Buchstaben
(optimale Lesbarkeit) ist nicht aufgestellt, sondern liegt flach auf dem
Tisch.54 Flach deswegen, weil das Aufstellen aus ergonomischer Sicht
kontraproduktiv ist. Zwar ist das Lesen leichter, jedoch knicken die
Handgelenke zu sehr ab.55
Und auch die Maus sollte ergonomisch geformt sein und die natürliche
Handhaltung unterstützen. Mittlerweile gibt es hierzu schon sehr viele
unterschiedliche Modelle zu kaufen.
Das Arbeiten am Laptop kann mit Laptop-Halterungen ergonomisch gestaltet werden.
(Fotos: unsplash, Mad Fish Digital, Christine Donaldson)
54 Richter et al., 2016, S. 96
55 Tastatur-ratgeber.de, o.J.
20Software - Programme
Speziell für Bildschirmarbeit bedarf es aktueller Softwareausstattungen
und -systemen, um problemlos arbeiten zu können.56 Die „Software-
Ergonomie“ – die Bereitstellung der passenden Software zur Erledigung
der Arbeitsanforderungen – ist vor Beginn der Arbeit in Telearbeit
abzuklären und wenn notwendig für den Arbeitsplatz in den eigenen vier
Wänden entsprechend der betrieblichen Erfordernisse herzustellen.57
Datenschutz
Der Schutz von Daten ist auch bei Telearbeit wichtig. Laut
österreichischem Gesetz ist es vor Arbeitsantritt notwendig, die Wahrung
der Datensicherheit sicherzustellen.58 Der/die ArbeitgeberIn ist dafür
verantwortlich dafür zu sorgen, dass die Daten bei Telearbeit geschützt
sind und der/die MitarbeiterIn hat die Pflicht, den Datenschutz
einzuhalten.59
In der Praxis gibt es in Österreich nur wenige konkrete Empfehlungen,
während es in Deutschland einen Leitfaden dazu gibt. Neben einem
versperrbaren Büro, der Trennung zwischen dem persönlichen und
beruflichen Internetanschluss und dem etwa durch PIN oder Karte
verschlüsselten Zugang zu Daten, werden Netzwerkdrucker (kein Wlan,
nur Kabel) oder die Sperrung des USB-Anschlusses empfohlen.60
Da Datenschutz und die Berücksichtigung der DSVGO (Datenschutz-
Grundverordnung) ein sehr brisantes Thema ist, ist es laut
ExpertInnenmeinung bei der Bearbeitung heikler Daten von Vorteil,
Telearbeit zumindest für Tätigkeiten, die sensible Daten betreffen zu
unterlassen.
56 §68 AschG, Österreich, 2018
57 Held, Hinz & Schlink, 2016, S. 16
58 §36 BDG, Österreich, 2018
59 WKO, 2018
60 Watschounek, 2018
21PERSONALE RESSOURCEN UND
4
UNTERSTÜTZUNGSFAKTOREN
Persönliche Ressourcen sind entscheidend für den Umgang mit Belastungen im
Büroalltag, denn es hängt von der/dem ArbeitnehmerIn ab, ob Belastungen krank
machen, oder die Person bereits gelernt hat, damit umzugehen. Als Beispiele für
Ressourcen gelten neben der Eigenständigkeit in der Planung und Einteilung von
Arbeit und Zeit, die Unterstützung vom Umfeld wie etwa durch ArbeitskollegInnen,
Familie oder Vorgesetzten, oder der erkannte Sinn in zu erledigenden Tätigkeiten.61
Ein weiterer wichtiger Aspekt – je höher die Zielklarheit, desto größer die
Arbeitsmotivation.62
Wissen
Um in Telearbeit effektiv zu arbeiten und Probleme zu lösen, sind ein
hohes jobbezogenes Know-how und selbstständiges
Problemlösungsvermögen notwendig.63 Die Eignung zur Telearbeit
korreliert meist mit dem Job. Während Telearbeit beispielsweise in der
IT-, Grafik- oder Forschungsabteilung eines Unternehmens möglich ist,
sind ArbeitnehmerInnen in der Administration oder dem Kundendienst an
ihren Firmenarbeitsplatz gebunden. Daher ist es für jeden Job individuell
zu überlegen, ob Telearbeit Sinn macht. Außerdem ist oftmals eine
gewisse Fachkompetenz oder Ausbildung erforderlich.
61 Richter & Cernavin, 2016, S. 87-88
62 Konkol et al., 2017, S. 86
63 Tavares, 2017, S. 32
22Bewältigungskompetenz
Wie und mit welchen Kompetenzen MitarbeiterInnen Belastungen
überwinden, hängt stark von den Ressourcen und der Persönlichkeit
einer Person ab. Entscheidend sind laut Resilienzforschung der
Selbstwert, Qualifikationen und Erfahrungen, der Optimismus, die
Sozialkompetenz und das Kohärenzgefühl – das Verstehen von Abläufen
und der Erkennung des Sinns hinter dem eigenen Handeln. 64 Ein
Beispiel: Für eine Person, die wenig Selbstvertrauen und keine
Berufserfahrung hat, wird die Jobsuche als schwierig und unüberwindbar
gelten. Hat die gleiche Person nach einigen Berufsjahren schon viele
Erfahrungen und Qualifikationen gesammelt und gleichzeitig soziale
Kontakte geknüpft, die sie unterstützen, wird sie die Jobsuche als leichter
bewältigbar wahrnehmen.
Von Seiten des Unternehmens kann die Bewältigungskompetenz durch
Vertrauen in den/die MitarbeiterIn, Feedback zur Arbeitsleistung und
-qualität oder die Förderung von Kompetenzen sowie Stärken gesteigert
werden.65
Selbstorganisation und Zielklarheit
Telearbeit macht Sinn, wenn Personen in der Lage sind, selbstständig zu
arbeiten. Darunter fallen Aufgaben wie das Setzen von Arbeitszielen und
die Einteilung der Tagesarbeit. Die persönliche Disziplin sollte sehr hoch
sein, um Aufgaben nicht immer weiter vor sich herzuschieben, denn je
größer der Berg an Arbeitsaufgaben wird, desto erdrückender und nicht
mehr schaffbar erscheint er. Außerdem ist es wichtig, Arbeit und Freizeit
abgrenzen zu können und sich Zeit für Arbeitspausen zu nehmen.
Erfahrungsgemäß vergessen vor allem Personen die viel arbeiten auf
diese Pausen, und fühlen sich nach einem Arbeitstag oft gerädert.66
64 Richter et al., 2016, S. 97
65 Richter et al., 2016, S. 97
66 Rischke, 2014
23Wichtig ist es ebenfalls, den Arbeitstag zu beenden, wenn das gesteckte
Tagesziel erreicht ist und alle Aufgaben erledigt sind.67 Entscheidend
sind daher die Selbstmotivation, Routinen, Deadlines und
Zeitmanagement.68 Doch ist das Erreichen der Tagesziele an manchen
Tagen nicht möglich. Bevor diese Ziele mit Müh und Not versucht werden
einzuhalten, ist es sinnvoller und stressfreier sie auf den nächsten Tag
zu verschieben und weniger streng mit sich selbst zu sein. Falls dringend
etwas erledigt werden muss, oder generell als Ausgleich, ist es bei
Telearbeit auch möglich, zwischendurch Pausen einzulegen und sich zu
bewegen. Kurze Laufeinheiten, Spaziergänge oder auch ein paar
Übungen helfen beim Abschalten.
Für Telearbeit ist es außerdem wichtig, alle notwendigen Materialien für
den Telearbeitstag aus dem Büro im Vorfeld mitzunehmen, was eine
vorherige Planung der Tätigkeiten erfordert.69
Chronotypen
Jeder Mensch hat seinen eigenen inneren Rhythmus, bei dem sich
Hochphasen (hohe Aktivität), Ruhepausen, Inspirations- und
Problemlösungsphasen abwechseln.70 Anhand dieser Phasen werden
drei Chronotypen unterschieden, die „Lerche“ (Frühtyp), „Eule“ (Spättyp)
und der Zwischentyp „Kolibri“ (Normaltyp – häufigste Form). Ihre
Entstehung hängt mit dem Alter, der Genetik, dem sozialen Umfeld, aber
auch der Region und dem Geschlecht zusammen. Kennzeichnend für sie
sind vor allem die Schlafphasen – extreme Lerchen schlafen gerne
zwischen 21 Uhr und 5 Uhr 71, extreme Eulen zwischen Mitternacht und
67 Rischke, 2014
68 Tavares, 2017, S. 32
69 Rischke, 2014
70 Wieden, 2016, S. 36-40
71 Wieden, 2016, S. 36-40
2410 Uhr.72 Diese Zeiten variieren jedoch je nach Quelle und es gibt unter
anderem Angaben, die besagen, dass Eulen auch gerne bis 5 Uhr
aufbleiben.
Es wird als sinnvoll erachtet, auch die Arbeitszeiten unter
Berücksichtigung der genannten Aktivitätszeiträume zu planen.73
Arbeitszeiten nach Chronotypen
Lerche:
6:00-8:30 Uhr – Kreatives Hoch
8:30-13:00 Uhr – Problemlösungszeit
15:00-17:00 Uhr – Problemlösungszeit
17:00-21:00 Uhr – Inspirationszeit
Eule:
10:30-12:30 Uhr – Kreatives Hoch
12:30-13:30 Uhr – Problemlösungszeit
15:30-18:00 Uhr – Inspirationszeit
18:00-22:30 Uhr – Problemlösungszeit
Tätigkeiten in den verschiedenen Phasen:
Kreatives Hoch – kreative Arbeiten; Erstellen neuer Konzepte
und Finden von Ideen
Problemlösungszeit – Lösung komplizierter Aufgaben;
Bearbeitung komplexer Tätigkeiten, bei denen viel
nachgedacht werden muss
Inspirationszeit – Bearbeitung von Aufgaben, die Kreativität
bedürfen; Sammeln von Gedanken
72 Mai, o.J.
73 Wieden, 2016, S. 36-40
25Um diese Phasen trotz Störfaktoren wie Kinder, andere im Haushalt
lebende Personen oder Hausarbeit zum Arbeiten nützen zu können 74,
bedarf es außerdem einer hohen Konzentrationsfähigkeit.75
Der Arbeitstag kann laut Chronobiologie in vier verschiedene Phasen gegliedert
werden – unter anderem eine Hochphase, in der Arbeiten leichter von der Hand
gehen. (Foto: unsplash, Green Cameleon)
Psychosoziale Gesundheit
Privatsphäre und Ruhe in den eigenen vier Wänden wirken positiv auf
die mentale Gesundheit.76 Doch brauchen ArbeitnehmerInnen das
soziale Umfeld am Arbeitsplatz, denn Sozialkontakte bei der Arbeit
haben eine positive Wirkung auf die Psyche, und sollten auch bei
Telearbeit weiterhin aufrechterhalten werden. Eine Möglichkeit, dies zu
74 Ducki, 2002, S. 426-427
75 Tavares, 2017, S. 32
76 Keller, Robelski, Harth et al., 2017
26tun, stellt die alternierende Telearbeit (tageweise Arbeit von zu Hause)
dar. Bei dieser Form bleibt an den Arbeitstagen im Unternehmen oder
bei wöchentlichen Meetings ausreichend Zeit, um die Sozialkontakte zu
pflegen und die Unterstützung von KollegInnen oder Vorgesetzten zu
nützen.77
Weitere auf die psychosoziale Gesundheit positiv wirkende Aspekte von
Telearbeit sind die Eigenständigkeit in der Planung und freie Einteilung
von Arbeit und Zeit. Somit bietet Telearbeit mehr Flexibilität, Autonomie
und ermöglicht eine ausgeglichene Work-Life-Balance.78
Unterstützung und Akzeptanz durch das betriebliche Umfeld
Die soziale Unterstützung durch Vorgesetzte, stellt eine wichtige
Ressource für Telearbeit dar. Beispielsweise kann durch ihre
Hilfestellungen und das Ermöglichen von Entscheidungsspielräumen die
Produktivität und Leistungsbereitschaft gesteigert werden.79 Außerdem
macht ihre Zustimmung Telearbeit überhaupt erst möglich.
Ein weiterer wichtiger Aspekt, ist die Akzeptanz von Telearbeit durch
KollegInnen. Ihre Hilfe und Unterstützung trägt zum Gelingen von
Telearbeit bei und hilft bei der Bewältigung von Arbeitsanforderungen.80
Telearbeit erfordert vom Arbeitsteam ein Entgegenkommen,
beispielsweise bei der Kommunikation und dem Informationsfluss 81,
denn Absprachen funktionieren bei Telearbeit nur Online oder per
Telefon.
77 Steszgal, 2004, S. 24
78 Keller, Robelski, Harth et al., 2017
79 Richter & Cernavin, 2016, S. 88
80 Richter & Cernavin, 2016, S. 88
81 Tavares, 2017, S. 32
27SOZIALRÄUMLICHE UMGEBUNG
5
Arbeitsunterbrechungen gelten als enorme psychische Herausforderung – vor allem,
wenn es darum geht, wichtige Aufgaben zu erledigen und die Zeit knapp wird. Mögliche
Folgen: Arbeiten verzögern sich, die Fehlerquoten nehmen zu und auch die Qualität
leidet.82
Unliebsame Störquellen stellen vor allem zu Beginn der Telearbeit eine
Herausforderung dar, die mit der Zeit abnimmt. Man gewöhnt sich daran und es
entstehen Routinen.83
Unterbrechungen und Störungen
MitarbeiterInnen in Telearbeit sind im Allgemeinen produktiver und
motivierter als am Unternehmensarbeitsplatz. Dies liegt neben der freien
Einteilung beispielsweise auch an weniger Unterbrechungen durch
KollegInnen.84
Doch gibt es auch Unterbrechungen und Störungen, die es am
Arbeitsplatz nicht gibt. In den eigenen vier Wänden können
beispielsweise der Haushalt, Kinder, zu pflegende Personen oder andere
im Haus lebende und arbeitende Personen die am Tag zu Hause sind,
oder sogar der Rasenmäher des Nachbarn als störend empfunden
werden.
Für Telearbeitsplätze ist es deshalb wichtig, diese auf ein Minimum zu
reduzieren. Alle bei Telearbeit störenden Faktoren müssen bei der
82 Weinke & Klösch, o.J.
83 Keller, Robelski, Harth & Mache, 2017, S. 841
84 Schulenburg, 2016, S. 84-85
28Planung bedacht werden und Lösungen gefunden werden, um die
Unterbrechungen und Störungen gering wie möglich zu halten. Doch um
von zu Hause effektiv arbeiten zu können, ist es notwendig, auch den
Haushalt, der für Frauen häufig als ablenkend wirkt, oder andere
Ablenkungen wie etwa schönes Wetter hintanzustellen.85
Ist es zu Hause unruhig und das ungestörte Arbeiten nicht möglich, ist es
sinnvoll zum Arbeiten lieber ins Büro zu fahren.
Lärm
In Bezug auf Lärm, bedarf es, die Belastung „auf das niedrigste in der
Praxis vertretbare Niveau“ zu senken.86 Im Idealfall sind das 55 Dezibel
(entspricht Regen, leisen Gesprächen, dem Kühlschrank). Daher bedarf
es einen Arbeitsplatz ohne Störgeräusche zu schaffen.87 Ist das nicht
möglich, gibt es auch geräuschabschirmende Kopfhörer, welche bereits
in Großraumbüros genutzt werden. Jedoch ist Lärmbelastung in den
eigenen vier Wänden, sofern sich in der Umgebung keine vielbefahrende
Straße, Baustelle oder sonstige Störquelle befindet, wohl eher die
Ausnahme.
85 Durcki, 2002, S. 426-427
86 §65 AschG, Österreich 2018
87 Richter et al., 2016, S. 95
29CHECKLISTE FÜR EINEN GESUNDHEITSFÖRDERLICHEN
TELEARBEITSPLATZ
Tätigkeit Erfüllt
Organisation und Unternehmensrichtlinien *
Vereinbarung zur Telearbeit mit ArbeitgeberIn treffen
schriftlich (z.B. Arbeitsvertrag, E-Mail…)
mündlich (z.B. beim MitarbeiterInnengespräch)
Tätigkeiten in Telearbeit mit ArbeitgeberIn besprechen und Datensicherheit klären
Kernarbeitstage (im Arbeitsvertrag) festlegen.
Tipp: max. 1/3 der Arbeitszeit
Dokumentation der Tagesarbeitszeit (ist rechtlich verpflichtend) abklären
Excel Liste? Online-Programm? Händisch?
Sind im Arbeitsvertrag fixe Arbeits- und Pausenregelungen vorhanden?
Regelungen zur Kommunikation mit KollegInnen und ArbeitgeberIn sowie fixe
Erreichbarkeitszeiten festlegen – häufig im Arbeitsvertrag, Kollektivvertrag oder
Arbeitsgesetz verankert
Möglichkeiten
schriftlich (z.B. Arbeitsvertrag)
mündlich
Zusammenarbeit mit KollegInnen abklären – Informationsfluss besprechen
Nutzung von…
Online-Tools (z.B. Google Drive, Trello…)
Internettelefonie (z.B. Skype…)
Notwendige Unterlagen zum Arbeiten mit nach Hause nehmen
Raumgestaltung *
Arbeitsplatz für Telearbeit überlegen/einrichten, vorhandene Ausstattung bewerten und
prüfen, was für Schreibtischarbeit noch besorgt werden muss
Überlegung: Fixes Büro oder individuell nach Wohlbefinden und Tagesaufgabe?
Großen Arbeitstisch und ergonomischen Sessel besorgen, wenn nicht am Küchentisch
gearbeitet wird
Tipps:
Arbeitsfläche mind. 1,6 x 0,8 Meter
darauf abgestimmter Sessel (individuell einstellbare Höhe sowie verstellbare
Rücken- und Armlehne, fünf Rollen)
Arbeitsplatz parallel zum hellsten Fenster ausrichten
Für ausreichend warmes, helles Licht sorgen – gegebenenfalls Arbeitsplatzleuchte
besorgen
Tipp: 500 Lux (entsprechen ca. 5 Glühbirnen 1,5 über dem
Arbeitsplatz)
* vor Beginn abklären, ** dauerhaft beachten
30Tätigkeit Erfüllt
Umgebung grün gestalten – Grünpflanzen aufstellen, natürliche Elemente (z.B.:
Holzmöbel, Moos-Paneele) besorgen, Bilder mit Naturmotiven aufhängen
Raumtemperatur auf ca. 20 bis 26 Grad Celsius einstellen
Hard- und Software *
Arbeitsmittelbereitstellung mit ArbeitgeberIn klären (Bildschirm, Laptop, Drucker, Stifte,
Papier…)
Restliche Arbeitsmittel besorgen (Bildschirm, Laptop, Drucker, Stifte, Papier…)
Kostenbeteiligungen mit ArbeitgeberIn abklären
Bildschirm/Laptop und Zubehör ergonomisch ausrichten
Tipps:
Bildschirm auf 0,5 Meter vom Auge entfernt aufstellen, obere
Bildschirmkante knapp unter den Augen
für Laptop zum ergonomischen Arbeiten spezielle Halterung besorgen
matte, helle Tastatur besorgen, flach hinlegen
ergonomische Maus besorgen
Aktuelle Software und Programme zum Arbeiten installieren (lassen)
Personale Ressourcen und Unterstützungsfaktoren **
Jobbezogenes Knowhow und Problemlösungsvermögen schulen
Bewältigungskompetenz steigern
Selbstständig Arbeitsziele setzen (z.B. To-Do-Listen)
Arbeitstage planen
Persönlichen Chronotypen berücksichtigen
Psychosoziale Gesundheit im Auge behalten
Kontakte (Firma und Privat) aufrechterhalten
Sozialräumliche Umgebung *
Unterbrechungen und Störungen abschätzen und wenn möglich beheben. Lösungen
zum ungestörten Arbeiten suchen.
Lärm abschirmen, im Notfall geräuschabschirmende Kopfhörer besorgen
Weitere Tipps **
Haltungswechsel alle 15 bis 30 Minuten.
z.B.: beim Telefonieren aufstehen, erhöhte Fläche zum Arbeiten im Stehen suchen, Post holen,
Sport zwischendurch, uvm.
Jede Stunde für ca. 5 Minuten lüften, bei trockener Luft Luftbefeuchter nutzen
* vor Beginn abklären, ** dauerhaft beachten
31LITERATUR
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