Leitfaden PROFITICKET - Praktische Tipps für Großkunden - Industrieverband Hamburg
←
→
Transkription von Seiteninhalten
Wenn Ihr Browser die Seite nicht korrekt rendert, bitte, lesen Sie den Inhalt der Seite unten
GUTEN TAG Vielen Dank, dass Sie dabei sind Liebe ProfiTicket-Partner, mit diesem Handbuch informieren wir über die wichtigsten Themen zum ProfiTicket. Mit einem Griff haben Sie alle Antworten zu Ihren Fragen rund ums ProfiTicket parat. Dieser Leitfaden • erläutert sämtliche Abläufe, die zur Einführung und Betreuung des ProfiTickets in Ihrem Unternehmen nötig sind. • liefert Ihnen Antworten auf Fragen, die Ihre Kolleginnen und Kollegen zum ProfiTicket haben könnten. • enthält alle ProfiTicket-Informationen, um im HVV mobil zu sein. • kann Ihnen helfen, noch mehr Beschäftigte von den Vorteilen des ProfiTickets zu überzeugen. Erstellt wurde dieses Handbuch vom Team der Großkunden-Betreuung der S-Bahn Ham- burg und den Kundenbetreuerinnen und Kundenbetreuern der ProfiTicket-Vertriebspart- ner – Ihren Ansprechpartnern für alle Belange rund ums ProfiTicket. Die Vertriebspartner der S-Bahn Hamburg GmbH für das ProfiTicket sind der Auto Club Europa e. V. (ACE-Wirt- schaftsdienst GmbH), die AGA Service GmbH und der Industrieverband Hamburg e. V. (IVH). In dieser Funktion schließen die Vertriebspartner Verträge mit kleineren und mittel- ständischen Unternehmen über die Ausgabe des ProfiTickets und kümmen sich um die komplette Abwicklung. Durch unseren gemeinsamen Einsatz können wir einiges erreichen: Viele Kolleginnen und Kollegen sind mit dem HVV supergünstig auf Achse. Und jeder nicht gefahrene Auto-Kilo- meter entlastet unsere Umwelt und verbessert die Verkehrssicherheit. Wir bedanken uns ganz herzlich bei Ihnen, dass Sie das ProfiTicket mit so viel persön- lichem Engagement voranbringen. Auf gute Zusammenarbeit! Ihre Kundenbetreuungen vom ACE, AGA und IVH AGA 2
INHALT Das ist neu 4 Gut zu wissen 5 Angebotsvielfalt 9 Das ProfiTicket 10 Preise 11 Praktische Steuertipps 12 Vertragswesen 15 Aufgabenteilung 16 Auslieferung 17 Verwendungsnachweis 18 Jährlicher ProfiTicket-Kontingentwechsel 19 Kartenausgabe zwischendurch 20 Azubi-Karten 21 Teilnahme-Ende 22 Karte ändern 24 Karte verloren 25 Fahrgelderstattung 26 Monatsabschluss 27 Jahresabschluss 28 Schlagworte von A – Z 29 Anhang Benutzungsbedingungen für HVV-ProfiTickets 31 Allgemeine Geschäftsbedingungen zum ProfiTicket (AGBs) 33 Erstattungsliste 35 3
DAS IST NEU Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick Mit dem Jahreswechsel ergeben sich wichtige Neuerungen beim Jobticket des HVV, über die wir Sie informieren möchten.. Namensänderung: Aus ProfiCard wird ProfiTicket Beginnend mit dem Austausch Ihres Kartenkontingents zum 1. März 2018 ändert sich der Name des Jobtickets: Aus ProfiCard wird ProfiTicket. Zur Vermeidung von Ver- wechslungen mit der elektronischen HVV-Card wurde die Umbenennung in ProfiTicket erforderlich. Tarifänderung: Das ProfiTicket für 2 Ringe kommt Ab 1. Januar 2019 wird es zusätzlich das ProfiTicket 2 Ringe geben. Mit dem Kartenkontingentwechsel zum 1. März 2018 erhalten alle Teilnehmer mit dem Geltungsbereich Ringe ABC eine neue Version ihrer Karte: Sie gilt bis zum 31.12.2018 für die Ringe ABC – ab dem 01.01.2019 nur noch für die Ringe A und B. Nutzer, die 2019 ein ProfiTicket ABC benötigen, erhalten dieses beim ProfiTicket-Ansprechpartner in ihrem Unternehmen. Analog stehen den Nutzern der 3 Ringe-Karten BCD und CDE ab 2019 2 Ringe-Karten für die Bereiche BC, CD und DE zur Verfügung. Rund 95 % aller Nutzer eines ProfiTickets ABC benötigen für ihren täglichen Arbeitsweg nur die Ringe A und B. Damit die notwendige Fahrpreisanhebung bei größeren Reise- weiten nur jene Nutzer betrifft, die tatsächlich auch lange Strecken zurücklegen, wurde diese Lösung gewählt. Der Preis eines ProfiTickets 3 Ringe erhöht sich im Jahr 2019 um 5 €. Für die Nutzer eines ProfiTickets 2 Ringe gilt der Preis des ProfiTickets 3 Ringe aus 2018 unverändert. Zum Kartentausch in Ihrem Unternehmen wird für Ihre ProfiTicket-Nutzer ein ergänzendes Informationsblatt zur Verfügung stehen. Gern beantworten wir Ihre Fragen. 4
GUT ZU WISSEN Die ideale Ergänzung zu Bus und Bahn Fahrrad oder Auto fahren, ohne eines zu besitzen ProfiTicket-Nutzer profitieren von den Sonderkonditionen bei unseren Kooperationspartnern! StadtRAD Rund 2.400 Fahrräder stehen an über 200 Leihstationen in Hamburg bereit, in Lüneburg sind es etwa 60 Räder an 7 Stationen. Für ProfiTicket-Nutzer reduziert sich der Minuten- preis um 25 %. In den ersten 30 Minuten fahren Sie immer kostenlos. Ab der 31. Minute fällt eine Leihgebühr von 6 Cent (Normal-Tarif 8 Cent) pro Minute an. Für nur 12 € können Sie das StadtRad 1 Tag lang (24 Stunden) nutzen. www.stadtrad.hamburg.de | 040/82 21 88 10-0 cambio Unabhängig vom gewählten Tarif zahlen ProfiTicket-Nutzer bei cambio nur die halbe An- meldegebühr und sparen somit 15 €. Buchen Sie telefonisch, online oder per App – stunden-, tage- oder wochenweise Ihr Auto. Egal ob Kleinwagen, Kombi, Transporter oder eMobil – Sie fahren gepflegte, gewartete und vollkaskoversicherte Autos. Abge- rechnet wird günstig nach Kilometer und Stunde, eine Kündigung ist monatlich möglich. www.cambio-CarSharing.de/hamburg | 040/41 46 67 00 DriveNow DriveNow ist das flexible Carsharing von BMW i, MINI und Sixt. Auto per Smartphone, Tablet, PC oder telefonisch finden. BMW oder MINI ab 24 ct/Min. fahren und überall im Geschäftsgebiet abstellen. Benzin und Parkgebühren sind inklusive, keine monatlichen oder jährlichen Kosten. Inhaber eines ProfiTickets sparen die Registrierungsgebühr (29 €) und erhalten einmalig 30 Freiminuten. www.drive-now.com | 0180/629 29 29* drivy Drivy bietet in Hamburg rund 150 Fahrzeuge von Privatpersonen zur Miete an. Vom klei- nen VW Polo bis zum großen Mercedes-Benz Sprinter sind diese direkt in Ihrer Nachbar- schaft verfügbar. Die Autos sind durch eine Ad-hoc-Versicherung der Allianz (Teilkasko-, Vollkasko- und Haftpflichtversicherung) geschützt. ProfiTicket-Nutzer profitieren bei Drivy von folgenden Vergünstigungen: 10 € Gutschein, keine Anmeldegebühr, Zweitfahrer fahren kostenlos, reduzierte Selbstbeteiligung auf 250 €. www.drivy.de | 030/568 37 30 99 Greenwheels Bei unserem Kooperationspartner Greenwheels haben Sie die Wahl zwischen Kleinwagen (4-Türer) und Vans (5-Sitzer) an mehr als 50 Stationen im gesamten Stadtgebiet. Darüber hinaus bietet Ihnen Greenwheels Anschlussmobilität in weiteren 23 Städten in 8 Bundes- ländern, u. a. Berlin, Bochum, Braunschweig, Chemnitz, Dortmund, Dresden, Düsseldorf, Essen, Nürnberg, Regensburg. Und das funktioniert rund um die Uhr. www.greenwheels.de switchh Mit switchh profitieren Sie gleich mehrfach. Sie sparen einmalig bei der Anmeldung und dann Monat für Monat. Sie haben Zugriff auf die Flotten von car2go, cambio, DriveNow und StadtRAD (rund 1.500 Autos und 2.400 Fahrräder). Für nur 8,90 € monatlich erhalten Sie jeden Monat 2 x 20 Freiminuten(1x bei car2go und 1x bei DriveNow). Kostenlose Re- gistrierung für Neukunden. Jeweils 30 Freiminuten Startguthaben bei DriveNow und car- 2go, 15 € Startguthaben bei cambio und 5 € Startguthaben bei StadtRAD. Sie leihen Dri- veNow, cambio und StadtRAD bequem mit der switchh Card aus. Mit der HVV-App finden Sie die schnellsten Verbindungen und verfügbare Fahrzeuge. switchh ist monatlich kündbar. www.switchh.de | 040/32 88-63 63 5 * (20 ct/Min. aus dem dt. Festnetz, 60 ct/Anruf aus Mobilfunknetzen) Stand: 01.01.2018
GUT ZU WISSEN Auch im Programm: HVV-Onlineshop für Firmen Fahrkarten schnell und flexibel zum selbst Ausdrucken Die perfekte Ergänzung zum ProfiTicket bietet der HVV-Onlineshop für Firmen auf hvv.de. Hier können Sie für Ihre Kunden, Besucher oder Mitarbeiter mit kurzzeitiger HVV-Nutzung Fahrausweise schnell und flexibel an Ihrem PC ausdrucken oder dem Nutzer als E-Mail- Anhang zusenden. Einmal registrieren und schon können Sie HVV-Fahrkarten bargeldlos online erwerben. Die Bezahlung der Fahrkarten erfolgt bequem auf Basis einer detaillierten monatlichen Abrechnung. So funktioniert’s Sie registrieren Ihre Firma unter hvv.de und melden sich mit E-Mail-Adresse und Passwort an. Danach können Sie sich jederzeit in Ihrem Kundenportal einloggen, personalisierte Onlinetickets bestellen und direkt am PC ausdrucken oder dem Kartennutzer per E-Mail zusenden – ganz ohne jede Mindestabnahme. Damit bieten Sie bei voller Kostenkon trolle internen wie externen Kunden noch mehr Servicequalität. Mehr Infos? Aber gern! Der HVV-Onlineshop für Firmen freut sich auf Ihre Fragen: Telefon: 040/39 18-39 20 E-Mail: hvv-firmenonlineshop@deutschebahn.com Web: firmenonlineshop.hvv.de 6
GUT ZU WISSEN Für jeden die Richtige Wer wählt, gewinnt! Ein tolles Team für volle Flexibilität. Das HVV-ProfiTicket bietet mit vielen Varianten je- dem Nutzer Mobilität nach Maß. Ganz gleich, ob Wohn- und Arbeitsort in City-Nähe oder am Stadtrand im Grünen liegen: Das ProfiTicket für die HVV-Tarifringe ABC, BCD, CDE oder Gesamtbereich ABCDE macht die Entscheidung leicht – und günstig! Die folgende Seite gibt Ihnen einen Überblick auf den HVV-Bereich und die Struktur der Tarifringe. 7
GUT ZU WISSEN Hier ist das ProfiTicket zu Hause Der HVV mit seinen Tarifringen Das HVV-Gebiet umfasst neben der Freien und Hansestadt Hamburg die Kreise Pinne- berg, Segeberg, Stormarn und Herzogtum Lauenburg in Schleswig-Holstein sowie die niedersächsischen Landkreise Lüneburg, Harburg und Stade. Mit dem HVV ist man auf der Straße, der Schiene und der Elbe mobil. Meldorf Aukrug Neustadt Hamburg AB Hohen- in Holstein westedt Neumünster Stocksee Süsel Schenefeld Bornhöved Gesamtbereich ABCDE Schlamersdorf HVV-Tarif nur für St. Michaelis- Schleswig- Willingrade Trappen- kamp donn Zeitkarten Burg Scharbeutz Ostsee Boostedt Rickling Hohen- Ahrensbök Grenzen der Kreise lockstedt Kelling- Kreis Wensin 1 Timmendorfer Strand Boltenhagen Marne Schnellbahn- und husen Großenaspe Regionalverkehr Itzehoe Wahlstedt Pronstorf Bad Klütz Bramstedt Bad Segeberg Ratekau Wilster Wrist 7 Brunsbüttel Holstein Hasenmoor Hartenholm 20 Altengörs Bad Schwartau Dassow Elbe Lägerdorf Brokdorf Lent- 21 Krempe 23 Dauenhof föhrden Kalten- Segeberg Leezen Zarpen Lübeck Greves- Freiburg kirchen Seth mühlen Lutzhorn Travenbrück Schönberg Neuhaus Reinfeld Glückstadt Horst Kreis Kisdorf Bad Caden- Nahe Sülfeld Oldesloe berge Wischhafen Barmstedt Henstedt- 1 20 20 Alveslohe Ulzburg Bargfeld- Rethwisch Groß Bilsen Stegen Krummesse Rehna Grönau Elmshorn Kölln- Ellerau Kreis Reisiek Tangstedt Bargte- Hemmoor Drochtersen Neuen- dorf Quickborn heide Kastorf Berkenthin Mecklenburg- Landkreis Uetersen Pinneberg Tornesch Hasloh Norder- stedt Steinburg Labenz Kreis E Roggen- Ahrens- C Duvensee dorf Gadebusch Moorrege burg Groß- Kühsen Ratzeburg Lamstedt Hechthausen Pinneberg Rellingen hansdorf Hoisdorf D Nusse Mustin B Linau Lützow A Holm Halsten- Himmel- Hammah bek Lütjensee Herzogtum pforten Stade Stormarn Koberg Seedorf Wedel HAMBURG Großensee Breiten- Mölln Oldendorf Hollern Schenefeld felde Trittau 26 Barsbüttel Talkau Boddin Fredenbeck Jork Glinde Möhnsen Aumühle Gudow Bremer- Horneburg Reinbek Lauenburg Zarrentin vörde Stade Wohltorf Schwarzenbek Güster Kutenholz Dassen- Wittenburg Buxtehude Wentorf dorf 24 Müssen Büchen Brest Neu Börnsen Harsefeld Wulmstorf Harburg Apensen Geesthacht Lütau Vorpommern Gnarren- Ahlerstedt Drage Selsingen Marschacht Hagenow burg Rosengarten Stelle Hollenstedt Seevetal Tespe Lauenburg Pritzier Winsen Landkreis (Luhe) Boizenburg Heeslingen 39 Buchholz Brietlingen Dohren i.d. Nordheide Wittorf Teldau Zeven Landkreis Jesteburg Wulfsen Aden- Scharnebeck Lübtheen Sittensen dorf Wistedt Tostedt Hanstedt Bardowick Neuhaus Neetze Bleckede (Elbe) Tarmstedt Gyhum 1 Harburg Wester- Lüneburg Elbe Welle Handeloh gellersen Salzhausen Reppen- stedt Undeloh 7 Kirch- gellersen Lüneburg Neu Scheeßel Deutsch Darchau Fintel Egestorf Evern Embsen Tripkau Melbeck Göhrde Otterstedt Sottrum Niedersachsen Soderstorf Bienen- büttel Dahlenburg Rotenburg Hitzacker Dömitz (Wümme) Ameling- Barnstedt Schnever- hausen dingen Bad Landkreis Dannenberg 0 10 km Bispingen Bevensen Stand: 10.12.2017 Lüchow-Dannenberg © bluemap.de Ebstorf 8
ANGEBOTSVIELFALT Für Großkunden ist vieles machbar Die Vertriebspartner ACE, AGA und IVH ermöglichen vielen Unternehmen die Teil- nahme am ProfiTicket. Für jedes Unternehmen das passende Angebot Ab 20 ProfiTickets können Unternehmen einsteigen. Die Betreuung erfolgt hier durch einen der Vertriebspartner. Sollte Ihr Unternehmen über mehr als 100 ProfiTickets-Teil- nehmer verfügen, haben Sie die Wahl: Weiterhin den ProfiTicket-Service über den Ver- triebspartner zu nutzen oder einen Direktvertrag mit der HVV-Großkunden-Betreuung der S-Bahn Hamburg GmbH abzuschließen und die Karten eigenständig im Unterneh- men zu verwalten. Der Einstieg ist ganz einfach: • es wird ein Aufnahmevertrag mit dem Vertriebspartner geschlossen • mindestens 20 ProfiTickets müssen abgenommen werden • der Arbeitgeber zahlt einen Fahrgeldzuschuss von mindestens 14,05 € je Karte und Monat (ab Januar 2019 14,22 €) sowie ein kleines Bearbeitungsentgelt an den Vertriebspartner KombiTicket, KongressTicket und, und, und ... Viele Hamburger Unternehmen, Veranstalter und Institutionen nutzen die vorteilhaften Großkunden-Konditionen des HVV zum Vorteil ihrer Kunden. Das Team der HVV-Groß- kunden-Betreuung berät Sie gern. Informieren Sie sich unter 040/39 18-39 00 über: • Eintrittskarten, die als HVV-Ticket gelten | KombiTicket • SemesterTickets für Studierende • Teilnehmerausweise zu Kongressen und Tagungen mit kombinierter HVV-Fahrkarte | KongressTicket • HVV-Onlineshop für Firmen: Fahrkarten zum Selbstausdrucken oder Versenden per E-Mail mit bequemer monatlicher Abrechnung 9
DAS PROFITICKET Das ProfiTicket – ein wahres Wertobjekt Es gilt – wann und wo immer man will Das ProfiTicket ist eine persönliche Fahrkarte und nicht übertragbar. Sobald ein Mitarbei- ter sein ProfiTicket mit Vor- und Zunamen unterschrieben hat, kann’s losgehen. Die Karte gilt im gewählten Geltungsbereich rund um die Uhr. Am Wochenende * und an gesetz lichen Feiertagen können außerdem 1 Person beliebigen Alters und bis zu 3 Kinder bis 14 Jahre kostenlos mitgenommen werden. Das „kleine“ ProfiTicket für 3 Tarifringe gilt dann sogar ohne Zuzahlung im Gesamtbereich ABCDE. Die Gültigkeit eines ProfiTickets endet mit dem Betriebsschluss des in die Karte einge- druckten letzten Geltungstages, d. h. um 6 Uhr des Folgetages. Das ProfiTicket ist eine Menge Geld wert Das ist wirklich nicht ohne: Das ProfiTicket stellt bei einer Gültigkeit von 12 Monaten einen Wert von rund 1.000 € dar. Darum wird es so fälschungssicher wie möglich produziert und sollte von jedem so sicher wie möglich aufbewahrt werden – natürlich auch in den Ausgabestellen unserer Partner-Unternehmen. Ein größeres Kontingent von ProfiTickets ist ein kleines Vermögen wert! Beschriftungsfeld löst sich bei mechanischer oder chemischer Manipulation ab Kopierschutz: Die Folie verändert den Schriftzug „ProfiTicket” beim Kopieren HVV-Logo wird unter UV-Licht sichtbar Bitte beachten: Das ProfiTicket verliert durch Laminieren seine Gültigkeit und kann bei einer Fahrkarten kontrolle eingezogen werden. * von sonnabends 0 Uhr bis sonntags Betriebsschluss; 24.12. und 31.12. gelten als Sonnabende 10
PREISE Für jeden so günstig wie möglich Diese Tarife gelten ab 1. Januar 2018 ProfiTicket-Sorten Euro/Monat GKA extra Ringe ABC 68,20 GKA extra Ringe ABC Azubi 51,15 GKA extra Ringe ABC – 1. Kl. 111,60 GKA extra Ringe ABC – 1. Kl. – Azubi 94,55 GKA extra Gesamtbereich 109,90 GKA extra Gesamtbereich Azubi 82,40 GKA extra Gesamtbereich – 1. Kl. 153,30 GKA extra Gesamtbereich – 1. Kl. – Azubi 125,80 Am Fahrgeld beteiligt sich der Arbeitgeber mit mindestens 14,05 € monatlich. Außerdem übernimmt er das Bearbeitungsentgelt des Vertriebpartners. 11
PRAKTISCHE STEUERTIPPS Eine starke Leistung für Arbeitnehmer Stichwort: Fahrgeldzuschuss des Arbeitgebers Die Entrichtung des Arbeitgeberzuschusses von zzt. mindestens 14,05 € je Karte und Monat (ab Januar 2019 14,22 €) ist eine attraktive Sozialleistung des Unternehmens und ein cleverer Schachzug des Personalmarketings zur Motivation der Mitarbeiter. Stichwort: „44-Euro-Regelung“ als Sachzuwendung Die Anwendung der Sachbezugsregelung auf das HVV-ProfiTicket bietet Ihrem Unter- nehmen und Ihren Kollegen neue Möglichkeiten, Geld zu sparen und umweltfreundlich im HVV mobil zu sein. Sachzuwendungen des Arbeitgebers als Fahrgeldzuschuss zum HVV-ProfiTicket sind auf Basis der gültigen Benutzungsbedingungen für die ProfiTickets im HVV-Großkunden- Abonnement nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG steuerfrei, soweit die monatliche Freigrenze von 44 € für alle dem Arbeitnehmer gewährten Zuwendungen (LStH S. 1 (1– 4) 44-Euro- Freigrenze) nicht überschritten wird. Die Finanzämter Hamburgs* und Schleswig-Holsteins** sowie das Niedersächsische Finanzministerium*** akzeptieren den Fahrgeldzuschuss zum ProfiTicket als steuerfreie Sachzuwendung. Befindet sich das Betriebsstättenfinanzamt anderenorts, ist eine sepa- rate Klärung erforderlich. In Unternehmen, in denen die Sachbezugsregelung genutzt wird, entfällt für den Arbeit- geber die Entrichtung der Sozialversicherungsabgaben, für den Arbeitnehmer entfallen Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben auf den vom Arbeitgeber gewährten Fahr- geldzuschuss zum ProfiTicket bis maximal 44 € je Kalendermonat. * Freie und Hansestadt Hamburg/Finanzbehörde/Steuerverwaltung Az. 52-S 2334-024/12 ** Finanzministerium des Landes Schleswig-Holstein/Mitteilung für den Lohnsteuer-Außendienst Nr. 11/2013 *** Niedersächsisches Finanzministerium: Bezugnahme auf das Schreiben vom 3.3.2014/ S 2334-235-3332. Bitte beim zuständigen Finanzamt nachfragen. 12
PRAKTISCHE STEUERTIPPS Stichwort: Fahrten zwischen Wohn- und Arbeitsstätte Diese Aufwendungen können vom ProfiTicket-Nutzer steuerlich als Werbungskosten abge- setzt werden. Ihr ProfiTicket-Nutzer kann zwischen der Anwendung der Entfernungspau- schale oder Geltendmachung der nachgewiesenen tatsächlichen Kosten des ProfiTickets (Eigenanteil) wählen. • Die Entfernungspauschale beträgt 0,30 € je Entfernungskilometer für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Je Arbeitstag kann diese nur für eine Fahrt berücksichtigt werden. • Der Eigenanteil des ProfiTickets-Inhabers kann als nachgewiesene tat- sächliche Kosten des ProfiTickets steuerlich geltend gemacht werden, wenn er höher ist als die Aufwendungen der Entfernungspauschale. Ein Beispiel: Die Entfernung zum Arbeitsplatz beträgt 4 Kilometer, der Arbeitnehmer hat 220 Arbeits- tage im Jahr. Bei Anwendung der Entfernungspauschale ergeben sich pauschale Wer- bungskosten von 264 €, bei einem ProfiTicket 3 Ringe liegen die tatsächlichen Kosten für das Jahr 2018 bei 818,40 €. Pauschale Werbungskosten: 4 km x 0,30 € = 1,20 € je Arbeitstag 1,20 € x 220 Arbeitstage im Kalenderjahr = 264 € im Kalenderjahr Tatsächliche Kosten 2018: 68,20 € ProfiTicket 3 Ringe 12 Monate = 818,40 € tatsächliche Werbungskosten 2018 Fazit: Auch für Arbeitnehmer mit geringer Entfernung zur Arbeitsstätte rechnet sich die Nutzung des HVV-ProfiTickets. Für Sie ein überzeugendes Argument, um potenzielle ProfiTicket- Nutzer für die Teilnahme zu begeistern! Stichwort: Vorsteuerabzug Im Preis des ProfiTickets sind 7 % Mehrwertsteuer enthalten. Ein Vorsteuerabzug für das Unternehmen ist nicht möglich, denn es ist nur als Vermittler tätig. Die vom Gehalt ein- behaltenen und an die S-Bahn weitergeleiteten Fahrgelder sind also durchlaufende Posten, die steuerlich nicht geltend gemacht werden können. 13
PRAKTISCHE STEUERTIPPS Fahrgeldzuschuss Die ProfiTicket-Varianten GKA plus und GKA extra werden vom Arbeitgeber mit einem Fahrgeldzuschuss von mindestens 14,05 € pro Monat unterstützt. Nach § 8 Abs. 2 Satz 11 des Einkommensteuergesetzes bleiben Sachbezüge des Arbeit gebers an die Arbeitnehmer, die monatlich insgesamt 44 € nicht übersteigen, steuer- und sozialversicherungsfrei. Auf Basis der Benutzungsbedingungen für ProfiTickets kann im Zuständigkeitsbereich der Finanzbehörden Hamburgs, Niedersachsens und Schleswig-Holsteins der Fahrgeld- zuschuss des Arbeitgebers dem Arbeitnehmer als Sachbezug zur Verfügung gestellt wer- den. Unternehmen mit Sitz außerhalb der genannten Bundesländer erkundigen sich bitte bei dem für sie zuständigen Betriebsstättenfinanzamt. Beispiele der Versteuerung des monatlichen Fahrgeldzuschusses zum HVV-ProfiTicket: GKA extra/ Fahrgeldzuschuss als Fahrgeldzuschuss und Fahrgeldzuschuss GKA plus Sachbezug Pauschalversteuerung und individuelle (§8 Abs.2 S.11 EStG (§40 Abs.2 S.2 EStG) Versteuerung ProfiTicket 3-Ringe 68,20 68,20 68,20 Fahrgeldzuschuss des 14,05 14,05 14,05 Arbeitgebers mindestens Versteuerung des lohnsteuer- und 15 % Lohnsteuer Je nach Steuersatz: Fahrgeldzuschusses: sozialversicherungsfrei und hierauf 5,5 % hier 25 % Lohnsteuer Solidaritätszuschlag und hierauf 5,5 % Solidaritätszuschlag Lohnsteueranteil des Arbeitnehmers auf Fahrgeld- – 2,22* 3,71 zuschuss Sozialversicherungsabgaben 2,81 – SV-frei des Arbeitgebers hier: 20,0 % Sozialversicherungsabgaben 2,91 – SV-frei des Arbeitnehmers hier ca.: 20,7 % Belastung Arbeitgeber – 2,22* 2,81 Belastung Arbeitnehmer – – 6,62 Monatlicher ProfiTicket-Preis 54,15 54,15* 60,77 für den Arbeitnehmer * Bei Übernahme der Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber 14 Stand: 01.01.2018
VERTRAGSWESEN Alle Fälle klar geregelt Wer ist teilnahmeberechtigt? Ein ProfiTicket können alle voll- oder teilzeitbeschäftigten Mitarbeiter nutzen, die sich in einem direkten Dienst- oder Arbeitsverhältnis mit ihrem Unternehmen befinden und zusätzlich zum gezahlten Lohn oder Gehalt einen Fahrgeldzuschuss vom Arbeitgeber erhalten. Auch Mitarbeiter in Eltern-/Altersteilzeit oder in einem Sabbatjahr können bei entsprechender Berechtigung weiterhin mit dem ProfiTicket fahren. Solange das monat liche Gehalt fließt und der Fahrgeldzuschuss durch den Arbeitgeber gezahlt wird, kann die Karte abgerechnet werden. Die Bündelung und Bereitstellung der Fahrgelder durch das Unternehmen muss für alle ProfiTickets gesammelt erfolgen. Weitere Informationen und Details zum ProfiTicket finden Sie in den Benutzungsbedin- gungen und den AGBs auf den Seiten 31 bis 34. 15
AUFGABENTEILUNG Machen Sie mit uns gemeinsame Sache Die Betreuung des ProfiTickets in Ihrem Unternehmen soll für Sie so einfach und unbüro- kratisch wie möglich sein. Deshalb können Sie Ihren Kundenbetreuer in besonderen Fäl- len formlos und direkt mit ins Boot holen – telefonisch, per E-Mail, Brief oder Fax. Auch wenn Sie werbliche Unterstützung für eine ProfiTicket-Aktion benötigen: Lassen Sie es uns wissen. Wenn ein HVV-Abo zum ProfiTicket werden soll Bei der Umwandlung eines bestehenden HVV-Abos ziehen Sie bei der ProfiTicket-Aus- gabe bitte die alte Abo-Karte mit gültiger Wertmarke des Mitarbeiters ein. Diese leiten Sie zeitnah an Ihren Kundenbetreuer weiter; danach müssen Sie sich um nichts mehr küm- mern. Im Ausgabemonat kommt es für den Mitarbeiter zu einer Doppelabbuchung: sowohl für das „alte“ HVV-Abo als auch für das ProfiTicket. Sie können Ihren Kollegen aber beruhigen, im nächsten Monat erfolgt automatisch eine Gutschrift auf sein Girokonto. Übrigens: Sollten Sie von Ihrem Mitarbeiter bereits eine elektronische HVV-Card zur Kün- digung erhalten haben, benötigen wir nicht die Karte, sondern folgende Informationen: Namen des Mitarbeiters, Kundennummer, Geltungsbereich sowie das Ablaufdatum des elektronischen Tickets. Wenn ein DB-Abo umgewandelt werden soll Hatte Ihr Mitarbeiter bisher ein Abo bei der Deutschen Bahn, wendet er sich bitte direkt an: DB Vertrieb GmbH Abo-Center Stuttgart | Postfach 101064 70009 Stuttgart Tel. 01806/01 10 66 (20 ct/Min. aus dem Festnetz, Tarife bei Mobilfunk max. 60 ct/Min.). mo – fr 8 – 18 Uhr E-Mail: db.abocenter.stuttgart@deutschebahn.com Kartenkontrolle – und ProfiTicket vergessen Das kann schon mal passieren: Ein Mitarbeiter konnte bei einer Fahrkartenkontrolle sein ProfiTicket nicht vorzeigen. Deshalb hat er vom Kontrolleur eine Zahlungsaufforderung über 60 € erhalten. Die Abwicklung solcher Fälle nimmt Ihnen die S-Bahn komplett ab. Wir klären alle Details, wenn Ihr Mitarbeiter bei uns anruft: 040/39 18-39 00. Danach kostet ihn seine kleine Vergesslichkeit nur noch 3,50 €. In seltenen Fällen müs- sen wir Sie um eine kleine „Amtshilfe” bitten: Sollte ein Verdacht auf Kartenmissbrauch vorliegen, benötigen wir einige persönliche Daten des ProfiTicket-Inhabers. 16
AUSLIEFERUNG Alle Jahre wieder – neue ProfiTickets Vom ACE, AGA oder IVH direkt in Ihr Unternehmen Einmal im Jahr erhalten Sie von Ihrem Vertriebspartner Ihr Startkontingent an ProfiTickets. Zuvor melden Sie Vor- und Zunamen Ihrer ProfiTicket-Nutzer, den aktuellen Kartenbedarf bzw. die gewünschten Veränderungen beim IVH spätestens im Januar, beim ACE im Feb- ruar und beim AGA im März an. Auf dieser Basis werden die Karten dann zugeordnet und sortiert an Sie ausgeliefert. Oder Sie holen sie persönlich in der Geschäftsstelle Ihres Ver- triebspartners ab. Und dann kommen Sie ins Spiel Wenn Sie die Sendung erhalten haben, kontrollieren Sie diese bitte gleich. Quittieren Sie den Empfang auf dem Lieferschein und faxen ihn an Ihren Vertriebspartner zurück. Zum Lieferumfang gehören die Karten auf ihren Kartenträgern und die Minibroschü- ren. Um Ihnen die Ausgabe zu erleichtern, bekommen Sie von Ihrem Vertriebspartner eine komplette Teilnehmerliste. Bitte achten Sie ausdrücklich darauf, dass die vor gesehenen ProfiTicket-Nummern entsprechend zugeordnet und ausgegeben werden. Da die Laufzeit des ProfiTickets für alle Mitarbeiter zum gleichen Termin endet, können Sie den Austausch „alt gegen neu“ in Ihrem Unternehmen praktischerweise in einem Rutsch durchführen. Sollten Sie zum nächsten Monat weitere Karten benötigen, bestellen Sie einfach bei Ihrem Kundenbetreuer nach. Die Lieferung erfolgt rechtzeitig zum benötig- ten Termin, im Allgemeinen innerhalb von 2 Werktagen. Die Kartenträger – clever konzipiert Fahrkartenträger sind die DIN A4-Bögen, auf denen sich die ProfiTickets befinden. Sie ver- einfachen Ihnen die Kartenausgabe und Weiterbearbeitung ungemein: Träger und Karten sind durchnummeriert. Die obere Hälfte des Trägerbogens geben Sie mit der Karte weiter, die untere Hälfte schicken Sie gesammelt und aufsteigend nach ProfiTicket-Nummern sortiert an Ihren Vertriebspartner zurück. Mehr darüber lesen Sie im Abschnitt „Jährlicher ProfiTicket-Kontingentwechsel” auf Seite 19. Eine komplette Lieferung ProfiTickets hat einen erheblichen Wert. Bewahren Sie des- halb die Fahrkarten immer kassensicher auf. 17
VERWENDUNGSNACHWEIS Prima Überblick für alle Beteiligten Die Zusammenarbeit mit Ihrem Vertriebspartner ist schnell und einfach. Sie arbeiten mit zwei Formularen. 1. Formular Bestellungen/Änderungen Auf diesem Formular reichen Sie die Neuzugänge bei Ihrem Vertriebspartner ein. • Name • Vorname • Zugangsmonat • Geltungsbereich • ggf. Azubi-Kennzeichnung mit beigefügtem Berechtigungsnachweis Endet die Beschäftigungsdauer des ProfiTicket-Teilnehmers vor Ablauf der regulären Gültigkeit, kann der Vertriebspartner die Geltungsdauer der Karte auf dieses Datum be- fristen. Bitte geben Sie deshalb das Datum des Ausscheidens auf der Bestellung an. Auch befristete ProfiTickets müssen beim Vertriebspartner mit diesem Formular im jeweili- gen Abgangsmonat abgemeldet werden. Mit diesem Formular informieren Sie den Vertriebspartner auch über alle Veränderun- gen, die sich bei einem ProfiTicket-Nutzer in Ihrem Unternehmen ergeben haben. Kar- tentausch? Wechsel z. B. von 2. zur 1. Klasse oder von der ProfiTicket 3 Ringe zur Gesamt- bereichskarte? Namensänderung? Statuswechsel vom Auszubildenden zum Mitarbeiter? Kreuzen Sie das Zutreffende einfach an. 2. Formular ProfiTicket-Rückgabe Möchte ein Mitarbeiter sein ProfiTicket nicht mehr nutzen oder endet das Beschäftigungs verhältnis, verwenden Sie bitte das Rückgabe-Formular. Ihr Vertriebspartner stellt Ihnen die benötigten Formulare gern zur Verfügung. 18
JÄHRLICHER PROFITICKET-KONTINGENTWECHSEL Einmal im Jahr ist ProfiTicket-Tag Das Ganze ist schnell gemacht Bei der Ausgabe der ProfiTickets erleichtert Ihnen die fortlaufende Nummerierung der Karten und die beigefügte Teilnehmerliste erheblich die Arbeit. Zwei Unterschriften muss Ihr Kollege in Ihrem Beisein leisten: Einmal auf der Karte – und zwar mit ausge- schriebenem Vor- und Zunamen – sonst ist die Karte ungültig. Und einmal auf der Empfangsbestätigung. Tragen Sie bitte auf der Empfangsbestätigung außerdem den Vor- und Zunamen in Druckbuchstaben ein. Alle falsch ausgefüllten oder falsch ausgestellten Karten schicken Sie bitte umgehend mit dem Verwendungsnachweis an Ihren Vertriebspartner. Die Empfangsbestätigung ist besonders wichtig Unterschrieben gilt die Empfangsbestätigung als Inkassovollmacht für das monatliche Einbehalten des Fahrgeldes und als Anerkenntnis der ProfiTicket-Benutzungsbedingun- gen. Sorgen Sie deshalb bitte für einen vollständigen Rücklauf aller Empfangsbestätigun- gen an Ihren Vertriebspartner. Liegen Ihrem Vertriebspartner die unterschriebenen Empfangsbestätigungen im Falle eines späteren Mahnverfahrens nicht vor und kann demzufolge das Mahnverfahren nicht erfolgreich abgeschlossen werden, so sind die angefallenen Rechtsanwalts- und Gerichtskosten von Ihrem Unternehmen zu tragen. Verliert Ihr Kollege sein ProfiTicket, fordern Sie eine Verlusterklärung von Ihrem Vertriebs partner an. Auch in Fällen, in denen ein ProfiTicket nicht ausgehändigt werden kann (z. B. wenn der Empfänger länger krank sein sollte), wenden Sie sich einfach an Ihren Vertriebspartner. 19
KARTENAUSGABE ZWISCHENDURCH Für neue Mitarbeiter oder Umsteiger Ihr Vertriebspartner hält immer ausreichend ProfiTickets für Sie bereit. Wenn also neue Mitarbeiter auch ein ProfiTicket möchten oder ProfiTicket-Nutzer ihre Fahrkartensorte tauschen wollen, können sie jeweils zum Monatsende bedient werden. Jedem seine Karte Fragen Sie einfach, welche Sorte ProfiTicket gewünscht wird. Dann prüfen Sie – wie vor jeder neuen Ausgabe – die Teilnahmeberechtigung, insbesondere von neuen Mitar beitern. Sozialkarte Hamburg Verfügt Ihr Mitarbeiter über eine gültige Sozialkarte, hat er Anspruch auf eine monatli- che Erstattung in Höhe von 21,10 € (Stand: 2018) auf sein ProfiTicket. Hierzu übergibt er Ihnen das Original seines vollständig ausgefüllten Berechtigungs- scheins. Diesen leiten Sie einfach an Ihren Vertriebspartner weiter. Den weiteren Ablauf kennen Sie ja Geben Sie das Formular Bestellungen/Änderungen ausgefüllt wie gewohnt an den ACE, AGA oder IVH. Bei der Ausgabe der neuen Karte beachten Sie bitte wie immer, dass keine Unterschrift vergessen wird. Und an noch etwas bitte unbedingt denken: Damit das Fahrgeld einbehalten werden kann, muss Ihre Gehaltsbuchhaltung rechtzeitig über den neuen ProfiTicket-Nutzer informiert werden. Alles andere übernimmt Ihr Vertriebspartner. 20
AZUBI-KARTEN Den Nachwuchs fördern – auch finanziell ProfiTickets für Auszubildende sind preislich ermäßigt, weil sie von der öffentlichen Hand bezuschusst werden. Sie werden ausgegeben wie jedes andere ProfiTicket. Voraussetzung für den vergünstigten Bezug ist ein ausgefüllter, von Ihrem Unternehmen und der zuständigen Handels- oder Handwerkskammer bestätigter Berechtigungsnach- weis. Den Berechtigungsnachweis erhalten Auszubildende automatisch mit der Post, wenn der Ausbildungsvertrag bei der Handels- oder Handwerkskammer eingetragen wurde. Das Formular des Berechtigungsnachweises kann ebenfalls in den HVV-Servicestellen oder über die HVV-Infoline 040/19 449 bezogen werden. Bitte senden Sie den ausgefüllten Berechtigungsnachweis an Ihren Vertriebspartner. Erst wenn dort der Nachweis vorliegt, kann das ProfiTicket zu den ermäßigten Konditio- nen für Auszubildende abgerechnet werden. 21
TEILNAHME-ENDE Wer geht, der fährt nicht mehr Jede Kündigung des Arbeitsverhältnisses bedeutet auch das Ende der ProfiTicket-Teil- nahme. Fair für alle Seiten Das Großkunden-Abonnement ist eine vertragliche Vereinbarung zwischen Unterneh- men oder Institutionen und dem Vertriebspartner der S-Bahn Hamburg GmbH. Das Groß- kunden-Abonnement gilt für mindestens ein Jahr und verlängert sich jeweils um ein wei- teres, wenn es nicht mit einer Frist von 3 Monaten zum ProfiTicket-Kontingentwechsel des Vertriebspartners gekündigt wird. Die Dauer des Teilnahmeverhältnisses beträgt für den ProfiTicket-Nutzer einen Kalen- dermonat. Die Teilnahme verlängert sich jeweils um einen weiteren Monat, solange der Nutzer der Verlängerung nicht zum letzten Tag eines Monats widerspricht. 9 Monate ohne Hat der Fahrgast vor Ablauf der ersten zwölf Monate des Teilnahmeverhältnisses der Verlängerung widersprochen, so ist ein erneuter ProfiTicket-Bezug frühestens nach 9 Mo- naten möglich. Diese Regelung gilt nicht, wenn der Arbeitnehmer aufgrund längerer Krankheit aus der Entgeltfortzahlung ausgeschieden ist oder nach den gesetzlichen Be- stimmungen Elternzeit in Anspruch genommen hat. Beendete ProfiTickets bitte zurück Gekündigte ProfiTickets entwerten Sie durch deutliches Durchstreichen oder Lochen (bitte nicht zerschneiden) – die Kartennummer muss dabei immer sichtbar bleiben. Zurückge- nommene und entwertete ProfiTickets geben Sie gesammelt mit dem Formular ProfiTicket- Rückgabe an den Vertriebspartner zurück. Spätestens am 5. Werktag des Folgemonats sollten diese Unterlagen beim ACE, AGA oder IVH sein. Bitte senden Sie Ihre Dokumente, insbesondere ProfiTickets, auf sicherem Versandweg an Ihren Vertriebspartner zurück – z. B. per Einschreiben, Kurier oder persönlicher Abgabe. Dies ist entscheidend, da Karten, die auf dem Postweg verlorengehen, bis zum Ablauf Ihrer Gültigkeit weiter zu bezahlen sind. Sollte ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen haben, ohne sein ProfiTicket zurück- gegeben zu haben? Dann geben Sie bitte Namen, Geburtsdatum und Anschrift an den Vertriebspartner. Ihr Vertriebspartner erinnert dann schriftlich an die Rückgabe. 22
TEILNAHME-ENDE Sonderfall: Befristete ProfiTickets Befristete ProfiTickets können von Ihrem Vertriebspartner ausgestellt werden, wenn Arbeits- oder Ausbildungsverhältnisse nur noch für eine absehbare Zeit gelten. Hierzu ist es erforderlich, die gewünschte Befristung mitzuteilen und die Karte im Original beim Vertriebspartner vorzulegen. Befristungen dürfen nur vom Kundenservice Ihres Vertriebs partners vorgenommen werden. Da befristete Karten nach Ablauf ungültig sind, brauchen sie nicht zurückgegeben werden. Das gibt’s auch: Teilnahmeausschluss Bei Missbrauch eines ProfiTickets können die Karteninhaber von der weiteren Teilnahme am Großkunden-Abonnement ausgeschlossen werden. Sollte dies der Fall sein, setzen wir uns mit Ihnen in Verbindung. 23
KARTE ÄNDERN Neue Daten, neue Karte – ganz einfach Änderungen von ProfiTickets erledigt Ihr Vertriebspartner für Sie. Alte Karten werden von Ihnen eingezogen. Neuer Name, neue Karte Heirat, Scheidung, sonstige Gründe – wenn sich der Name ändert, wird auch das ProfiTicket getauscht. Im Prinzip ist dieser Vorgang nichts anderes als das Ausstellen einer neuen Karte, die Ihnen zeitgleich mit Ihren anderen ProfiTicket-Bestellungen zugestellt wird. Die alte und durch Sie entwertete Karte geht zur Entlastung des Teilnehmers an Ihren Vertriebspartner. Wenn die Fahrkartensorte getauscht werden soll Auch solche Änderungen sind schnell gemacht. Meistens geht es dabei um folgende Wünsche: • ProfiTicket mit 1. Klasse soll ProfiTicket ohne 1. Klasse werden oder umgekehrt • ProfiTicket „Gesamtbereich ABCDE“ soll ProfiTicket „3 Ringe“ werden oder umgekehrt Die Abwicklungsschritte in den beiden ersten Fällen sind immer dieselben und Ihnen bekannt: Mitteilung der gewünschten Änderung oder Neubestellung eines ProfiTickets mit dem Formular Bestellungen/Änderungen beim ACE, AGA oder IVH und Weitergabe an den ProfiTicket-Teilnehmer, Rücknahme der alten Karte und deren Entwertung. Statusänderungen bei Auszubildenden Bei der Statusänderung eines Azubis, zumeist dem Wechsel zum Vollzahler, ist es sogar noch einfacher, denn er behält seine Karte und hat mit den Formalitäten überhaupt nichts zu tun. Denken Sie bitte nur daran, diese Änderung an Ihre Gehaltsbuchhaltung und an Ihren Vertriebspartner zu melden. 24
KARTE VERLOREN Karten können verloren gehen – die Mobilität nicht Ist jemandem sein ProfiTicket abhanden gekommen oder gestohlen worden, ist das ein Verlust von beträchtlichem Wert. Weisen Sie deshalb vor dem Ausstellen jeder Ersatzkarte darauf hin, dass eine Verlusterklärung keine Lappalie ist, sondern eine eidesstattliche Erklärung. Die Verlusterklärung ist kurz und schmerzlos Auf der Rückseite der Empfangsbestätigung befindet sich die Verlusterklärung. Im Ver- lustfall fordern Sie diese bei Ihrem Vertriebspartner an und lassen sich diesen Vordruck von Ihrem ProfiTicket-Teilnehmer wahrheitsgemäß und vollständig ausfüllen und un- terschreiben. Danach ist das verlorene ProfiTicket ungültig und darf nicht mehr genutzt werden. Dann bekommt er seine neue vom Vertriebspartner ausgestellte Karte, die genauso lange gültig ist wie die verlorene. Falls sich die verlorene Karte wieder anfindet, muss sie bei Ihnen zur Weiterleitung an den Vertriebspartner abgegeben werden. Schnelle Ersatzkarte Je eher Ihr ProfiTicket-Teilnehmer seine Ersatzkarte erhält, desto schneller ist er wieder mobil. Klarer Fall, dass die ProfiTicket-Kunden während der Öffnungszeiten der Vertriebs partner ihre Ersatzkarte dort auch persönlich in Empfang nehmen können. Für die Aus- gabe einer Ersatzkarte wird von Ihrem Vertriebspartner eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von max. 15 € erhoben. Verlusterklärungen gelten nicht für ehemalige Mitarbeiter Ist der ProfiTicket-Teilnehmer bereits aus dem Unternehmen ausgeschieden, wird eine Verlusterklärung nicht mehr anerkannt. Sollte es hier mal Probleme geben, rufen Sie gern Ihren Vertriebspartner an. 25
FAHRGELDERSTATTUNG Bei Krankheit Geld zurück Wer sein ProfiTicket krankheitsbedingt länger als 3 Wochen nicht nutzt, bekommt sein Fahrgeld entsprechend erstattet. Dazu muss der Mitarbeiter belegen, dass sein Wunsch nach Erstattung berechtigt ist: Attest oder Klinikmitteilung – beides zählt Wenn ein Mitarbeiter nachweisen kann, dass er länger als 21 Tage in Folge bettlägerig war und/oder zur Kur oder in der Klinik, wird für jeden dieser Ausfalltage 1/30 seines monatlichen ProfiTicket-Fahrgeldes zurückerstattet. Dazu muss er ein ärztliches Attest oder die Entlassungsmitteilung des Krankenhauses oder der Kurklinik vorlegen. Aus dem Attest muss hervorgehen, dass der Mitarbeiter aufgrund seiner Erkrankung nicht in der Lage war, öffentliche Verkehrsmittel zu nutzen. Benachrichtigung immer schnell an uns Sobald Sie uns im Rahmen eines Monatsabschlusses das ärztliche Attest zugeschickt haben, prüfen wir die Berechtigung und errechnen den Erstattungsbetrag. Diesen Gut- schriftsbetrag verrechnen wir mit der nächsten Monatsabrechnung. Die Erstattung des Fahrgeldes an den ProfiTicket-Teilnehmer erfolgt innerhalb Ihres Unternehmens per Gutschrift auf den nächsten einzubehaltenden Betrag. Eine Über- sicht der einzelnen Erstattungsbeträge finden Sie auf Seite 35. Rückwirkende Erstattungen werden bis längstens 12 Monate ab dem Ausstellungsdatum des Attests/der Bescheinigung vorgenommen. 26
MONATSABSCHLUSS Alle Vorgänge gesammelt an Ihren Vertriebspartner Damit Ihr Kundenbetreuer möglichst zeitnah alle Veränderungen für Sie vornehmen können, sollten alle Unterlagen spätestens am 5. Werktag des Folgemonats bei Ihrem Vertriebspartner vorliegen. Da wäre zum einen die Abrechnung Der monatliche Transfer der Fahrgelder aller ProfiTicket-Teilnehmer Ihres Unternehmens an Ihren Vertriebspartner erfolgt zumeist per Lastschrifteinzug in einer Summe. Und zwar von einem Sonderkonto, auf dem Ihr Unternehmen die einbehaltenen Fahrgelder sammelt. Den Termin der Überweisung haben Sie mit Ihrem Vertriebspartner vertrag- lich geregelt. Und zum anderen die besonderen Vorfälle Alle Unterlagen, die besondere Vorfälle belegen, leiten Sie gesammelt an Ihren Vertriebs partner weiter. Auf diese Weise ist man dort immer im Bild über Ihren aktuellen Bestand an gültigen ProfiTickets. Außerdem kann Ihnen Ihr Vertriebspartner auch Unterstützung bei dem einen oder anderen Vorgang anbieten. Dazu gehören: • Verlusterklärungen • entwertete ProfiTickets • Atteste 27
JAHRESABSCHLUSS Kein Thema Den Jahresabschluss erledigt Ihr Vertriebspartner – ACE, AGA oder IVH – für Sie. Komplett. Und dann: Ein frohes neues Jahr mit dem ProfiTicket! 28
SCHLAGWORTE VON A – Z Die wichtigsten Begriffe zum ProfiTicket Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) 33 Altersteilzeit 15 Ausgabe des ProfiTickets 17 Auszubildende 21 Auszubildende, Ende der Ausbildung 24 Befristung der Gültigkeit 25 Benutzungsbedingungen 31 Berechtigungsnachweis für Auszubildende 21 Betriebsstättenfinanzamt 12 Elternzeit 15/22 Empfangsbestätigung 19 Entfernungspauschale 13 Ersatzfahrkarte 25 Erstattungsliste 35 Fahrgelderstattung bei Krankheit 26 Fahrgeldzuschuss 9/12–15 Fahrkartenkontrolle 16 Fahrkartenträger 17 Gehaltsbuchhaltung 22/24 Geltungsbereich des ProfiTickets 8/10 HVV-Onlineshop für Firmen 6 Inkassovollmacht 19 Jährlicher ProfiTicket-Kontingentwechsel 19/22 Jahresabschluss 28 KombiTicket 9 Krankheit 26 Kündigung des Altabonnements (HVV-/DB-Abo) 16 Kündigung des ProfiTickets 22 Kündigung des Arbeitsverhältnisses 22 Lieferung der ProfiTickets 17 29
SCHLAGWORTE VON A – Z Die wichtigsten Begriffe zum ProfiTicket Missbrauch des ProfiTickets 16/23 Monatsabschluss 27 Namensänderung 18/24 Preise 11 ProfiTicket-Sorte tauschen 20/24 Rückgabe des ProfiTickets 18/22 Rücksendung von Unterlagen 18/27 Sabbatjahr 15 Sozialkarte Hamburg 20 Statusänderung 18/24 Steuertipps 12–14 Teilnahmeberechtigung 15 Verwendungsnachweis 18/19 Verlusterklärung 25/27 Verlust des ProfiTickets 25 Versteuerung 12–14 Wochenendmitnahme 10 30
ANHANG Benutzungsbedingungen für ProfiTickets im HVV-Großkunden-Abonnement Auszug aus dem HVV-Gemeinschaftstarif Stand 01.2018 | Seite 1 Fahrkarten und Fahrpreise 3.5.2 Vertriebspartner ProfiTickets des GKA II (GKA extra) können über Vertriebspartner, die einen entsprechenden Vertrag mit der S-Bahn abgeschlossen haben, an die teil- Großkunden- Großkunden-Abonnement Großkunden-Abonnement nahmeberechtigten Mitarbeiter kleinerer Unternehmen ausgegeben werden. Abonnement Auszubildende GKA Grundlage hierfür ist ein zwischen dem Unternehmen (Kooperationspartner) GKA I GKA II GKA III GKA I GKA II GKA III und dem Vertriebspartner geschlossener Aufnahmevertrag. Der Koopera- (GKA 50) (GKA plus/extra) (GKA 90) (GKA 50) (GKA plus/extra) (GKA 90) tionspartner ist verpflichtet zur finanziellen Beteiligung am tariflichen Fahr- 3 Ringe** 81,30 68,20 63,90 60,90 51,15 47,90 geld gemäß Abschnitt 3.5.1 b) und zur Zahlung der monatlichen Bearbei- tungsgebühr an den Vertriebspartner. Ein Kooperationspartner muss für Gesamtbereich mindestens 20 ProfiTickets Fahrgeld entrichten. 123,00 109,90 102,30 92,10 82,40 76,70 ABCDE Zuschläge für ProfiCard- GKA III 1 Fahrt 3.5.3 Gültigkeit der ProfiTickets SchnellBus/ Zuschlag pauschal* 1. Klasse RB/RE Die Geltungsdauer eines ProfiTickets beginnt um 0 Uhr des Monatsersten, ab dem der nutzungsberechtigte Fahrgast an einem GKA teilnimmt. Gesamtbereich Die SchnellBusse und die 1. Klasse RB/RE können benutzt werden, wenn ein 43,40 8,80 2,10 ABCDE ProfiTicket die Eintragung für die 1. Klasse trägt oder ein gültiger Zuschlag Preise in € nach dem Gemeinschaftstarif vorhanden ist. Der Preis des Zuschlags bei Profi- * bei ausschließlicher Abnahme von ProfiCards mit SchnellBus/1. Klasse RB/RE Tickets für die Eintragung der 1. Klasse entspricht dem Preis des Zuschlags ** ab 1. Januar 2019: 2 Ringe. Preis für 3 Ringe ist dann neu festzusetzen. für das Vollzeit-Abonnement. Der pauschale GKA-III-Zuschlag wird nur aus- gegeben, wenn zu allen ProfiTickets für 3 Ringe oder zu allen ProfiTickets Tarifbestimmungen eines Großkunden im GKA III der pauschale Zuschlag gelöst wird. ProfiTickets sind nicht übertragbar. 3.5 Großkunden-Abonnement Ein nicht-elektronisches ProfiTicket ist nur gültig, wenn es von dem nutzungs- Die Gesamtabwicklung des HVV-Großkunden-Abonnements (GKA) obliegt berechtigten Fahrgast bei Empfang mit vollem Vor- und Familiennamen der GKA-Betreuungsstelle des HVV bei der S-Bahn Hamburg GmbH (S-Bahn). unterschrieben worden ist (mit Kugelschreiber). Der Fahrgast hat einen Am Großkunden-Abonnement (GKA) können Personen teilnehmen, deren Lichtbildausweis mitzuführen und diesen auf Verlangen vorzuzeigen. Arbeitgeber mindestens für 12 Monate einen Großkunden-Abonnements- An Sonnabenden, Sonntagen und gesetzlichen Feiertagen – jeweils bis 6 Uhr vertrag mit der GKA-Betreuungsstelle des HVV bei der S-Bahn Hamburg GmbH des Folgetages – gelten ProfiTickets unabhängig vom eingetragenen örtli- (S-Bahn) abgeschlossen hat und die sich damit einverstanden erklären, dass chen Geltungsbereich im HVV-Gesamtbereich ABCDE und berechtigen zur das von ihnen zu entrichtende Fahrgeld in der jeweils gültigen Höhe von unentgeltlichen Mitnahme von 1 Person beliebigen Alters und 3 Kindern ihrem Lohn/Gehalt einbehalten wird. im Alter von 6 bis einschließlich 14 Jahren. Ein Zuschlag für die 1. Klasse gilt Zum Nachweis der Teilnahme am Großkunden-Abonnement werden Profi- auch für alle entsprechend dieser Regelungen mitgenommenen Personen. Tickets ausgegeben. Ob ein Fahrgast ein nicht-elektronisches ProfiTicket Die Nichtausnutzung dieser Regelungen begründet keinen Anspruch auf (Aufdruck: „ProfiTicket“ oder „ProfiCard“) oder ein elektronisches ProfiTicket Fahrgelderstattung. (elektronischer Fahrschein auf der HVV-Card) erhält, hängt vom Vertrag des Arbeitgebers mit der S-Bahn ab. Es besteht kein Anspruch auf Ausgabe einer 3.5.4 Verlust Fahrkarte auf einem bestimmten Medium. Bei Beschädigung oder Verlust eines nicht-elektronischen ProfiTickets wäh- Mit dem ProfiTicket ist der Fahrgast zu beliebig vielen Fahrten innerhalb sei- rend der Teilnahme am GKA hat der Fahrgast unverzüglich eine Ersatzkarte nes örtlichen und zeitlichen Geltungsbereichs berechtigt. Der örtliche Gel- für den Rest der Geltungsdauer der in Verlust geratenen oder beschädigten tungsbereich richtet sich nach den im ProfiTicket angegebenen Tarifberei- Karte zu beantragen. Dazu hat er den Verlust auf dem dafür vorgesehenen chen. Die Gültigkeitsdauer ergibt sich aus Abschnitt 3.5.3 und 3.5.6. Für die Vordruck anzuzeigen. Antrag und Verlusterklärung, die erst nach Beendi- Inanspruchnahme der Ermäßigung für Auszubildende im Rahmen des GKA gung der Teilnahmeberechtigung (siehe Abschnitt 3.5.6) am GKA erfolgen, gelten die Bestimmungen gemäß Abschnitt 3.3 sinngemäß. können nur noch zu Ausgabe einer Ersatzkarte im Rahmen des Vollzeit- Abonnements führen (siehe Abschnitt 3.5.6.2 Absatz 2); in diesem Fall ist 3.5.1 Voraussetzungen für den Abschluss eine Kündigung des Vollzeit-Abonnements nur noch unter den Vorausset- von Großkunden-Abonnementsverträgen zungen von Abschnitt 3.2.6 Absatz 2 möglich. GKA-Verträge werden mit Unternehmen abgeschlossen, die die Fahrkarten- Ein beschädigtes nicht-elektronisches ProfiTicket ist bei Ausgabe der Ersatz- ausgabe an ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und das Fahrgeldinkasso karte abzugeben. Der Arbeitgeber oder die Ausgabestelle ist berechtigt, für im Namen und für Rechnung der Verbundverkehrsunternehmen abwickeln, die Ausgabe einer Ersatzkarte ein Bearbeitungsentgelt bis zur Höhe von 15 € wenn für mindestens 100 ProfiTickets – im GKA II extra für mindestens zu erheben. 20 ProfiTickets – eines Unternehmens oder eines Tochterunternehmens Das in Verlust geratene nicht-elektronische ProfiTicket ist ungültig. Findet es Fahrgeld entrichtet wird und wenn sich wieder an, ist es unverzüglich an den Arbeitgeber bzw. an die Ausgabe- stelle zurückzugeben. a) beim GKA I (GKA 50) Für elektronische ProfiTickets gelten die Bestimmungen gemäß 1.4, insbe- für eine Teilnehmerquote von mindestens 50 % der dem Nachfragepotenzial sondere 1.4.4.2. für Zeitkarten zuzurechnenden Mitarbeiter Fahrgeld entrichtet wird, 3.5.5 Umtausch b) beim GKA II (GKA plus/extra) 3.5.5.1 Umtausch bei nicht-elektronischen ProfiTickets der Arbeitgeber sich verpflichtet, zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Will der Fahrgast den örtlichen Geltungsbereich eines nicht-elektronischen Lohn/Gehalt eine Beteiligung am ProfiTicket-Fahrgeld von mindestens ProfiTickets oder die Berechtigung zur Nutzung des SchnellBusses und der • 14,05 € bis zum 31. Dezember 2018 und 1. Klasse RB/RE ändern, so erhält er bei seinem Arbeitgeber oder bei der Ausga- • 14,22 € ab dem 1. Januar 2019 bestelle gegen Empfangsbestätigung und Rückgabe der bisherigen Fahrkarte je Monat und Teilnehmendem zu leisten, einn neues ProfiTicket. Der Umtausch ist nur zum 1. eines Kalendermonats möglich. Vom gewünschten Umtauschtermin an gilt der neue Fahrpreis. c) beim GKA III (GKA 90) Bei Namensänderungen wird gegen Empfangsbestätigung und Rückgabe für eine Teilnehmerquote von mindestens 90 % der Mitarbeiter Fahrgeld der bisherigen Fahrkarte ein neues ProfiTicket ausgestellt. entrichtet wird. Für GKA-III-Verträge, die vor dem 1. April 2006 geschlossen wurden, gilt weiterhin, dass für eine Teilnehmerquote von mindestens 3.5.5.2 Umtausch bei elektronischen ProfiTickets 100 % der dem Nachfragepotenzial für Zeitkarten zuzurechnenden Mitar- Will der Fahrgast den örtlichen Geltungsbereich eines elektronischen Profi- 31 beiter Fahrgeld zu entrichten ist. Neue GKA-III-Verträge mit Arbeitgebern Tickets oder die Berechtigung zur Nutzung des SchnellBusses und der 1. Klasse werden ab dem 1. Januar 2012 nicht mehr geschlossen. RB/RE ändern, so hat er dies bei seinem Arbeitgeber zu beantragen. Es liegt
ANHANG Benutzungsbedingungen für ProfiTickets im HVV-Großkunden-Abonnement Auszug aus dem HVV-Gemeinschaftstarif Stand 01.2018 | Seite 2 in der Verantwortung des Fahrgastes, die neue Fahrtberechtigung vor Wirk- • für den Tarifbereich Hamburg AB plus 2 Zonen bei einem samwerden der Änderung beim Arbeitgeber bzw. in einer der hierfür bekannt- ProfiTicket 3 Ringe gegebenen Stellen auf der HVV-Card eintragen zu lassen. • für den Gesamtbereich ABCDE bei einem Die Änderung ist nur zum 1. eines Kalendermonats möglich. Vom gewünsch- ProfiTicket Gesamtbereich ABCDE ten Termin an gilt der neue Fahrpreis. Die bisherige Fahrtberechtigung wird an die S-Bahn (GKA-Betreuung) zu bezahlen hat. zum Änderungstermin ungültig. 3.6 Fahrten außerhalb des örtlichen Geltungsbereichs von Zeitkarten 3.5.6 Dauer und Beendigung der Teilnahme am Großkunden-Abonnement Für 1 Fahrt außerhalb des örtlichen Geltungsbereichs einer gültigen Zeitkarte Die Dauer des Teilnahmeverhältnisses beträgt für den Fahrgast einen Kalen- ist spätestens bei Beginn dieser Fahrt eine Ergänzungskarte erforderlich. Für dermonat (bis Betriebsschluss des letzten Tages des Monats). Die Teilnahme die Preisbemessung ist die Anzahl der außerhalb des örtlichen Geltungs- verlängert sich jeweils um einen weiteren Monat, solange der Fahrgast der bereichs der Zeitkarte befahrenen Tarifringe zu ermitteln. Verlängerung nicht widerspricht. Während der Teilnahme erhält der Fahr- Die Ergänzungskarte Kind gilt für Kinder im Alter von 6 bis einschließlich gast ein ProfiTicket. 14 Jahren. Ein nicht-elektronisches ProfiTicket gilt längstens bis zu dem in ihm ange- Für die Ergänzungskarten gelten die Bestimmungen unter Abschnitt 2.1 Ein- gebenen Datum. Ist das ProfiTicket abgelaufen, erhält der Fahrgast bei fort- zelkarten entsprechend. bestehendem Teilnahmeverhältnis ein neues ProfiTicket. Für die Benutzung der SchnellBusse oder der 1. Klasse RB/RE ist zu einer Für elektronische ProfiTickets gelten zusätzlich die Bestimmungen gemäß Ergänzungskarte eine Zuschlagkarte für 1 Fahrt erforderlich, es sei denn, dass Abschnitt 1.4 ff. die Zeitkarte innerhalb ihres örtlichen Geltungsbereichs hierzu bereits berechtigt. 3.5.6.1 Widerspruch gegen die Verlängerung des Teilnahmeverhältnisses Eine Ergänzungskarte erweitert keine tageszeitlichen Gültigkeiten. 1. Der Fahrgast kann der Verlängerung des Teilnahmeverhältnisses jeweils Eine Ergänzungskarte gilt auch für alle entsprechend den tariflichen Rege- zum letzten Tag eines Monats widersprechen. Eine Unterbrechung der lungen mitgenommenen Personen. Teilnahme (z. B. wegen Urlaub oder Dienstreise) ist nicht zulässig. Hat der Fahrgast vor Ablauf der ersten 12 Monate des Teilnahmeverhältnisses der Aus § 10 der Beförderungsbedingungen: Verlängerung widersprochen, so ist eine erneute Teilnahme am GKA frü- Erstattung bei Krankheit hestens 9 Monate nach Ablauf des beendeten Teilnahmeverhältnisses (2) […] Fahrgästen mit Abonnementskarten oder ProfiTickets, die mittels zulässig (Wiederaufnahmesperre). Attest für einen Zeitraum von mehr als 21 zusammenhängenden Tagen nachweisen, dass sie bettlägerig krank und/oder zu einer genehmigten Kur 2. Bei Verlust des nicht-elektronischen ProfiTickets gemäß Abschnitt 3.5.4 (außer offenen Badekuren) waren oder stationär im Krankenhaus behan- ist ein Widerspruch gegen die Verlängerung frühestens zum Ende der delt wurden, wird das Fahrgeld für die Tage der Bettlägerigkeit, stationären Geltungsdauer der in Verlust geratenen Karte zulässig. Dies gilt nicht, Behandlung oder Abwesenheit wegen einer Kur (Ausfalltage) erstattet. wenn das ProfiTicket dem Fahrgast aufgrund einer Straftat oder höherer Hierfür wird […] bei ProfiTickets je Ausfalltag 1/30 des in dem betreffenden Gewalt abhandengekommen ist und er dieses der Polizei bzw. der Ver- Monat vom Fahrgast entrichteten Fahrgeldes zugrunde gelegt. […] sicherung angezeigt hat oder wenn nachweislich schwerwiegende Grün- de (Wegzug aus dem HVV-Bereich oder lang anhaltende Krankheit) für den Widerspruch gegen die Verlängerung des Teilnahmeverhältnisses vorliegen. Auskünfte zum Großkunden-Abonnement 3. Die Berechtigung zur Teilnahme am GKA erlischt mit dem Ende des Kalen- dermonats, in dem bzw. mit dem der Fahrgast aus den Diensten seines Telefon 040/39 18 - 39 00 | montags bis freitags von 8 – 16 Uhr Arbeitgebers ausscheidet oder mit Beginn des Monats, in dem das Fahr- hvv-profiticket@deutschebahn.com | profiticket.de geld nicht mehr vom Lohn oder Gehalt einbehalten werden kann. 4. Wird der Großkunden-Abonnementsvertrag zwischen dem Arbeitgeber und der S-Bahn gekündigt, so erlischt die Berechtigung zur Inanspruch- nahme des ProfiTickets für alle beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitar- beiter und Auszubildenden mit dem Kalendermonat, zu dessen Ende der Vertrag gekündigt wurde. hvv.de Information • Fahrpläne | Timetables • Service 5. Stellt ein Verbundverkehrsunternehmen einen Verstoß gegen die Be- stimmungen des Gemeinschaftstarifs – insbesondere die Benutzung 040/19 449 eines ProfiTickets durch eine nichtberechtigte Person – fest, so kann die S-Bahn die Teilnahme am GKA fristlos kündigen. Die S-Bahn hat das Recht, Personen, die ein ProfiTicket missbräuchlich verwenden, von der künftigen Teilnahme am GKA auszuschließen. 3.5.6.2 Rückgabe des nicht-elektronischen ProfiTickets Bei Beendigung des Teilnahmeverhältnisses am GKA hat der Fahrgast sein nicht-elektronisches ProfiTicket in den in Abschnitt 3.5.6.1 Absatz 1 bis 4 genannten Fällen an seinen Arbeitgeber bzw. die Ausgabestelle zurückzu- geben oder sie zur Verkürzung der Geltungsdauer auf den Zeitpunkt der Beendigung der Teilnahme am GKA vorzulegen. Bei Kündigung seitens der S-Bahn (GKA-Betreuung) gemäß Abschnitt 3.5.6.1 Absatz 5 ist das ProfiTicket sofort an diese abzuliefern. Kommt der Fahrgast seiner Rückgabe- bzw. Vorlageverpflichtung nicht rechtzeitig nach, bleibt er – außer für den Fall, dass er an der rechtzeitigen Rückgabe bzw. Vorlage des ProfiTickets ohne Verschulden gehindert war – bis zum Ende des Monats, in dem die Rückgabe des nicht-elektronischen ProfiTickets erfolgt, längstens bis zum Ende dessen Geltungsdauer, Abon- nent, jedoch nach den Tarifbestimmungen des Vollzeit-Abonnements, das er 32 monatlich im Voraus, spätestens bis zum 1. eines Monats, mit dem jeweils geltenden monatlichen Fahrpreis einer Vollzeit-Abonnementskarte
Sie können auch lesen