RATGEBER FÜR DIE BESCHAFFUNG EINER NEUEN IP-TELEFONANLAGE - Für kleine bis mittlere Unternehmen - Phonekom
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RATGEBER FÜR DIE BESCHAFFUNG EINER
NEUEN IP-TELEFONANLAGE
Für kleine bis mittlere Unternehmen
Ein Ratgeber von
PHONEKOM Business Communications AG
Inhalt Schritt 1: Die Anwender Ihres TK-Systems bestimmen ........................................................................3 Schritt 2: Trennen Sie Anforderungen und Wünsche ...........................................................................4 Schritt 3: IST-Analyse der vorhandenen Systemumgebung ..............................................................7 Schritt 4: Budget bestimmen .........................................................................................................................8 Schritt 5: Art der Systemarchitektur und Technologie festlegen .....................................................9 Schritt 6: Anbieter und Endgeräte auswählen ...................................................................................... 10 Schritt 7: Installation und Inbetriebnahme ............................................................................................. 12 Ratgeber Beschaffung neue IP-Telefonanlage PHONEKOM | 2
Sie denken darüber nach, Ihr Telekommunikationssystem zu erneuern?
Dann haben Sie eine geradezu unerschöpfliche Anzahl von möglichen Herangehensweisen, Systemlösun-
gen und -anbietern zur Verfügung, um nicht zu sagen die Qual der Wahl. Insbesondere wenn man bedenkt,
dass viele Unternehmen nicht selten zehn oder mehr Jahre warten, bis sie ihre Systeme auf den neuesten
Stand bringen. Telekommunikationssysteme sind Investitionsgüter mit einem langfristigen Investitionshori-
zont. Aus diesem Grund sollte man sich unbedingt für eine professionelle Lösung mit nachhaltiger Syste-
marchitektur entscheiden, bei der man auch sicher sein kann, dass es sowohl System als auch Hersteller
noch in zehn Jahren gibt. Dies scheint mitunter nicht selbstverständlich, da sich der gesamte Markt für
Kommunikationstechnik im stetigen Wandel befindet. Welche Auswirkungen haben die damit einherge-
henden Veränderungen für Ihr Unternehmen? Dieser Ratgeber soll Sie bei der Auswahl einer geeigneten
Telekommunikationslösung unterstützen und dabei mithelfen, Ihre individuellen Anforderungen hinsicht-
lich Ihrer geschäftlichen Kommunikation zu Ihrer Zufriedenheit zu erfüllen. Nicht zuletzt freuen wir uns,
wenn sich durch unser Zutun Ihre interne und externe Kommunikation verbessert und Ihre Mitarbeiter sich
produktiver und damit erfolgreicher in Ihr Unternehmen einbringen können.
SCHRITT 1: DIE EXTERNE ANWENDER
Auch die Gesprächspartner am anderen Ende der
ANWENDER IHRES Leitung müssen berücksichtigt werden. Fragen Sie
Ihre Kunden, Partner und Lieferanten nach ihren Er-
TK-SYSTEMS BESTIMMEN fahrungen in Bezug auf die Kommunikation mit Ihrer
Firma. Sind Ihre Mitarbeiter, Abteilungen und Kun-
Um festzustellen, was Ihr Unternehmen wirklich dendienst problemlos zu erreichen? Gibt es Schwie-
benötigt, müssen Sie zuerst einmal wissen, wer rigkeiten mit abgebrochenen Anrufen? Würden Ihre
die eigentlichen Anwender und was deren Be- Kunden neben Kommunikation mittels Telefon
gerne auch andere Kanäle verwenden, um mit Ihrem
dürfnisse sind. In der Regel können die Anwender Unternehmen in Kontakt zu treten? Finden Sie au-
in zwei Gruppen unterteilt werden: Interne (Mitar- ßerdem heraus, wie gut oder schlecht sich Ihre Wett-
beiter) und externe (Kunden, Lieferanten, etc.) An- bewerber in Sachen Unternehmenskommunikation
wender. schlagen. So erhalten Sie wertvolle Benchmarks, an
den Sie sich messen und orientieren können.
INTERNE ANWENDER
Fragen Sie die Personen, die von dem eingesetzten GRÖSSE UND ANPASSUNGSFÄHIGKEIT
Kommunikationssystem am meisten jeden Tag Ge- Bei der Entscheidung für ein geeignetes Telekom-
brauch machen. Fragen Sie wirklich alle Mitarbeiter munikationssystem ist die Größe Ihres Unterneh-
nach ihrer ehrlichen Einschätzung – Viel- wie We- mens von großer Bedeutung. Daher sollten Ihre
nigtelefonierer, technisch erfahrene wie unerfahrene Überlegungen nicht nur die aktuelle Mitarbeiteran-
Anwender. Was gefällt ihnen am meisten an der ak- zahl berücksichtigen, sondern auch deren geplante
tuellen Telefonanlage und was sollte optimiert wer- Entwicklung in den nächsten Jahren. Wie sieht bei-
den? Was nervt sie? Beobachten Sie einige Mitarbei- spielsweise die Personalplanung für die nächsten
ter beim Umgang mit dem Telefon. Ist das Telefo- drei bis fünf Jahre aus?
nendgerät einfach zu bedienen. Ist die Handhabung
selbsterklärend? Geht die Einstellung auf die eige- Die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter und damit Ihres Un-
nen Bedürfnisse leicht und ohne größere Schwierig- ternehmens verändern sich andauernd. Ein genauer
keiten von statten? Überblick über die Anzahl der Anwender in Ihrer
Firma hilft Ihnen dabei, das System mit der nötigen
Wie sieht es mit Homeoffices aus? Benutzen sie für Erweiterbarkeit auszuwählen. Bestimmt wollen Sie
die täglichen Telefongespräche Tischtelefone, Soft- nicht ein System anschaffen, das bald schon wieder
Clients oder lieber ihre Smartphones? Wie denken an seine Grenzen anstößt. Andererseits wollen Sie si-
Sie darüber und wie hätten Sie es gerne? Gibt es Be- cherlich auch nicht für Anwender zahlen, die in der
denken in Bezug auf die Sicherheit der Unterneh- Zukunft vielleicht in Ihrem Unternehmen arbeiten
menskommunikation? Welche sonstigen Anforde- werden. Die Lösung liegt in einem skalierbaren Sys-
rungen haben Ihre Homeoffices hinsichtlich der Un- tem, das jederzeit mit Ihren Anforderungen Schritt
ternehmenskommunikation? halten kann. Beurteilen Sie infrage kommende Sys-
Was ist mit den Powerusern? Dazu zählen die Vielte- teme und potenzielle Anbieter, ob diese Ihre Vorstel-
lefonierer, bei denen es sich meist um Mitarbeiter lungen hinsichtlich des Systemausbaus zufrieden-
mit extern gerichteten Aufgaben (Vertrieb, Kunden- stellend erfüllen können. Jeder Hersteller definiert
service, etc.) handelt und die besondere Leistungs- kleine und mittlere Unternehmen unterschiedlich.
merkmale benötigen, um Ihren Job zu erledigen. Achten Sie also daher darauf, dass Ihre Anforderun-
gen und Vorstellungen von den infrage kommenden
Was ist mit den Mitarbeitern, die wenig telefonie- Anbietern auch wirklich zu Ihrer Zufriedenheit erfüllt
ren? Wie viele benötigen tatsächlich ein High-End- werden können.
Telefon mit allerlei Sonderfunktionen? Und welche
Anwender benötigen lediglich die Basisausstattung?
Ratgeber Beschaffung neue IP-Telefonanlage PHONEKOM | 3
Dehnen Sie Ihre Überlegungen dahingehend aus,
SCHRITT 2: TRENNEN SIE mit welchen Leistungsmerkmalen Sie einen Wettbe-
ANFORDERUNGEN UND werbsvorteil erzielen können. In der Regel gibt es
bereits Lösungen dafür oder lassen sich entspre-
WÜNSCHE chend auf Ihre Bedürfnisse anpassen.
Selbstverständlich sollten Sie nicht für Funktionen
bezahlen, die Ihre Mitarbeiter nicht nutzen. Aller-
Nachdem Sie Ihre Hauptanwender identifiziert ha- dings ist es manchmal besser, in die Funktionen
ben, empfehlen wir Ihnen, sich Gedanken darüber eines Systems hineinzuwachsen, als im Nachhinein
zu machen, welche Funktionen Ihr Unternehmen festzustellen, dass sie fehlen. Eine nachträgliche Auf-
rüstung kann dann richtig teuer werden und ist so-
für den geschäftlichen Alltag benötigt. Das ist gar oftmals ohne Zusatzinvestitionen nicht möglich.
gleichzeitig ein guter Zeitpunkt, um alle mögli-
chen Optimierungswünsche zusammenzustellen Einige Funktionen, die Sie berücksichtigen soll-
und Ihre Anwender nach den Leistungsmerkma- ten:
len zu fragen, die für ihre jeweiligen Aufgabenbe- MOBILITÄT IM BÜRO
reiche am wichtigsten sind. Holen Sie sich von Ih- Viele Firmen beschäftigen Mitarbeiter, die im Ge-
ren Anwendern so viele Informationen wie mög- bäude oder auf dem Gelände unterwegs sind und
dabei jederzeit erreichbar sein müssen. Durch den
lich. Ein Brainstorming ist für zusätzlich benötigte Einsatz eines flächendeckenden Funknetzes auf Ba-
Funktionen eine gute Möglichkeit, alle gewünsch- sis der DECT-Technologie (Digital Enhanced Cordless
ten Informationen zu erhalten. Auf Basis der erhal- Telecommunications) können sich Ihre Mitarbeiter
tenen Informationen lassen sich bestimmte An- auf Ihrem Gelände frei bewegen, und sind dabei mo-
bil erreichbar. Wichtig ist hier die nahtlose Integra-
wendungsszenarien herausfiltern, die wiederum tion in das TK-System, damit alle systemweiten Leis-
klare Hinweise auf die Anforderungen an das tungsmerkmale einfach und unkompliziert nutzbar
neue Kommunikationssystem geben. sind.
HOT-DESKING
Mit Hot-Desking können Telefone von mehreren An-
Sie sollten für diesen Initialprozess genü- wendern gemeinsam genutzt werden. Hot Desking
gend Zeit und Sorgfalt aufwenden. Nur verschafft also Mitarbeitern mehr Unabhängigkeit
so erhalten Sie auch die gewünschten Er- und Mobilität, da diese nicht stets an einen konkre-
gebnisse und daraus resultierend eine ten physischen Arbeitsplatz gebunden sind sondern
aussagekräftiges Anforderungsprofil, mit sich innerhalb eines “Shared Space” buchstäblich
dem Sie dann an den Markt gehen kön- neuen Perspektiven unterziehen oder bedarfsge-
nen. recht die Arbeitsplatzverteilung im Büro je nach an-
stehenden Aufgaben und Projekten neuordnen kön-
nen. Dies fördert eine effektive Zusammenarbeit so-
LEGEN SIE IHRE INDIVIDUELLEN ANFORDERUNGEN wie die interne Kommunikation. Mit Hilfe von Hot-
FEST Desking können Anwender an jedem beliebigen Te-
Im Hinblick auf die Vielzahl von Leistungsmerkma- lefon im TK-System ein Passwort eingeben, um auto-
len, Funktionen und Applikationen, die moderne Te- matisch Zugriff auf personalisierte Telefoneinstellun-
lekommunikationssysteme heute zur Verfügung gen, Kurzwahlnummern, Voicemail usw. zu bekom-
stellen, sollten Sie Ihre individuellen Anforderungen men. Wenn sie den Arbeitsplatz verlassen, können
an das neue TK-System wie oben beschrieben klar sie sich einfach abmelden, sodass sich ein anderer
definieren. Folgende Fragen können dabei hilfreich Benutzer wieder anmelden kann.
sein: Wie möchten Sie die mobile Erreichbarkeit Ihrer
Anwender sichern und wie möchten Sie die Teamar- ALARMIERUNGS- UND
beit gestalten? Welche Funktionen sind dazu not- BENACHRICHTIGUNGSAPPLIKATIONEN
wendig? Wie verhält es sich mit z. B. der Integration Nicht immer verfügen Gewerbeimmobilien über die
Ihres Active Directory oder die Anbindung des TK- notwendige Infrastruktur, um die Alarmierung von
Systems an das eigene CRM? Möchten Sie Ihre Kurz- Mitarbeitern sicher zu stellen, weil keine akustische
wahlnummern zentral über eine Weboberfläche or- Alarmierungseinrichtung, wie z.B. Hupe oder Sirene
ganisieren? Benötigen Sie Sprachmailboxen, mehr- vorhanden ist. Hier bietet heute der Einsatz eines
stufige Ansagen oder gar interaktive Sprachmittei- Alarmservers in Verbindung mit der Telefonanlage
lungen, mit dem Anrufer begrüßt und an den richti- eine interessante Alternative, die jedoch nicht nur
gen Mitarbeiter weitervermittelt werden? Teilen sich für den Alarmfall vorgehalten werden muss, sondern
mehrere Mitarbeiter einen Schreibtisch? Wie stehen auch noch anderweitig in betriebliche Abläufe
Sie zum Einsatz von Audio-, Video- und Webkonfe-
renzen?
Ratgeber Beschaffung neue IP-Telefonanlage PHONEKOM | 4
eingebunden werden kann und so zu einer sehr ra- Verbindungsversuche. Richtig aktiviertes Präsenz-
schen Amortisation der Anschaffungskosten führt. management wird durch die Weiterleitungsfunktio-
Insbesondere der Aspekt der sofortigen Bereitstel- nen der Kommunikationsnetze unterstützt, es führt
lung von aktuellen Informationen für einen gezielten zur besseren Ausnutzung der Arbeitszeit und verrin-
Personenkreis oder eine Allgemeinheit kann für Un- gert unnötige Anruf- und Wartezeiten. Das Präsenz-
ternehmen interessant sein, die die Kontaktauf- management kann alle Kommunikationsgeräte und
nahme mit ihren Kunden automatisieren möchten. -dienste mit Weiterleitungsfunktionen einbeziehen.
Das Festnetz-Telefon ebenso wie das Smartphone
oder das IP-Telefon. Egal ob es sich um eine Nach-
HOMEOFFICE richt oder einen Verbindungswunsch handelt, die
Unternehmen, die Mitarbeiter im Homeoffice oder in Weiterleitungsdienste unterstützen Sprach-, Text-
entfernten Einzelbüros beschäftigen, stehen bezüg- und Videonachrichten. Einer der ersten Dienste die-
lich des Kommunikationssystems unterschiedliche ser Art war Instant Messaging (IM), das sowohl Fest-
Realisierungsoptionen zur Verfügung. Eine besteht netz- als auch für Mobilfunkgeräte unterstützt. Prä-
darin, jedem Homeoffice ein eigenes Tischtelefon senzinformationen sind bei der Vielzahl von genutz-
bereitzustellen. Wer jedoch nicht in die Anschaffung ten Endgeräten, über die heute Anwender erreich-
von eigenen Telefonen für Homeoffice-Anwender bar sind besonders wertvoll und eine Überlegung
investieren möchte, sollte entweder einen Softclient für jedes Unternehmen wert.
auf einem Notebook oder gar eine Cloud-Lösung in
Betracht ziehen. In jedem Fall ist die Güte der im
Unterscheiden Sie die Leistungsmerkmale
Homeoffice bereitgestellten Datenleitung mit ent-
scheidend für die stressfreie Anschaltung von Home-
und Funktionen, die sie wirklich benöti-
office-Anwendern. gen von den Optionen, die Ihnen das TK-
System darüber hinaus noch bietet. Diese
sind dann Pluspunkte, auf die Sie zwar
AUTOMATISCHE VERMITTLUNG verzichten könnten, die jedoch Ihre Kom-
Mit hoher Wahrscheinlichkeit dürfte Ihnen dieses munikation in hohem Maße positiv beein-
Leistungsmerkmal bzw. diese Applikation bereits be- flussen können.
kannt sein, selbst wenn Sie sich dessen nicht be-
wusst sind. Die automatische Vermittlung nimmt die
Anrufe Ihrer Gesprächspartner rund um die Uhr ent- INTEGRATION VON MOBILGERÄTEN
gegen und vermittelt diese an interne Teilnehmer Die native Integration von Mobilgeräten bietet viele
weiter. Insbesondere in Stoßzeiten ist die automati- Vorteile: Unterwegs zum Kunden oder während des
sche Verbindung von Gesprächsteilnehmern mit Termins mit einem Partner erreichbar sein und zu-
dem gewünschten Dienst eine wertvolle Hilfe. Infor- gleich die Vorzüge der Telefonanlage im heimischen
mationen wie Öffnungszeiten oder Werbeangebote Büro genießen - ein Anspruch, den immer mehr Un-
können angesagt werden. Die Ansagen können zu- ternehmen an ihre Telefonielösung stellen. Die Ein-
dem mehrstufig aufeinander aufgebaut werden, so bindung der mobilen Kommunikation in die TK-
dass ein Sprachdialogsystem (engl. Interactive Voice Anlage ist ein logischer Schritt. Hinsichtlich der Art
Response, kurz IVR) entsteht. und Weise, wie diese Einbindung vonstattengeht,
Die IVR ist inzwischen eine weitverbreitete Applika- unterscheiden sich die Anbieter stark. Ob via App,
tion für die geschäftliche Kommunikation und ist Client oder als native Lösung über das Mobilfunk-
standardmäßig in vielen Systemen enthalten oder netz: Die Möglichkeiten sind vielseitig. Die MiVoice
kann leicht hinzugenommen werden. 6900 Familie von Mitel z.B. umfasst die neuesten Pre-
mium-Tischtelefone und wurde speziell im Hinblick
PRÄSENZINFORMATIONEN auf die Mobilität am Arbeitsplatz entwickelt. Dank
Das Präsenz- oder Anwesenheitsmanagement ver- der MobileLink Funktion von Mitel können Benutzer
bessert die Erreichbarkeit von Mitarbeitern in Unter- ihre Mobiltelefone über die Bluetooth- Schnittstelle
nehmen und im mobilen Einsatz. Es verringert direkt mit einem Tischtelefon der 6900 Familie kop-
gleichzeitig erfolglose und zeitaufwendige peln und erhalten über das Tischtelefon Zugriff auf
die Funktionen des Mobiltelefons. So können Mobil-
funk- und IP-Anrufe über ein einziges Gerät abgewi-
ckelt werden.
Ratgeber Beschaffung neue IP-Telefonanlage PHONEKOM | 5
AUTOMATISCHE ANRUFVERTEILUNG mobilen Endgeräten, wie Handys oder Notebooks,
Die automatische Anrufverteilung, engl. „Automatic genutzt werden. Alle ein- und ausgehenden Nach-
Call Distribution (ACD)“, ist ein Leistungsmerkmal richten, egal in welcher Form, werden einheitlich,
von Telefonanlagen, das vorwiegend in Unterneh- also "unified", als E-Mail behandelt. Anhand der
men mit vielen eingehenden Anrufen, zum Beispiel Zieladresse bestimmt das UMS-System wie der Emp-
bei Hotlines, eingesetzt wird. Die Automatische An- fänger die Nachricht zugeschickt bekommt. Z. B. als
rufverteilung verbindet Anrufer mit einem freien Ge- E-Mail, Fax, SMS oder zusätzlich als SMS. In Abwe-
sprächspartner und organisiert unter anderem die senheit seines Nutzers übernimmt das UMS-System
Auslastung der einzelnen Mitarbeiter und die Länge die Funktionalität eines Anrufbeantworters. Aufge-
der Warteschlange. Mitarbeiter sind aus Sicht der nommene Nachrichten werden dem Nutzer als E-
ACD meist in Gruppen organisiert. Die ACD verteilt Mail zugesandt und können direkt am Computer ab-
eingehende Anrufe für die Gruppe oder einen Mitar- gehört werden. Über das Netzwerk oder einem an-
beiter gleichmäßig oder nach Fähigkeiten priorisiert deren Internet-Zugangspunkt ist der Nutzer in der
(Skill based routing) unter den Gruppenmitgliedern. Lage unterwegs auf seinen Posteingang zuzugreifen.
Für den Anrufer bedeutet eine ACD, dass er automa- Indem Ihre gesamte Kommunikation über eine mit
tisch zu einem freien Ansprechpartner verbunden Ihrem Kommunikationssystem verbundene Anwen-
wird und die Zeit in der Warteschlange minimiert dung bereitgestellt wird, kann jeder Anwender wie-
wird. Für die Angerufenen bringt die ACD den Vor- der auf seine eigentlichen Aufgaben konzentrieren
teil der gleichmäßigen Auslastung innerhalb der und hat dabei Zugriff auf alle benötigten Informatio-
ACD-Gruppe. Die meisten Telefonanlagen bieten oft nen mittels einer Kommunikationsoberfläche.
mehr oder weniger ausgeprägte ACD-Funktionen
bereits im Grundausbau. Sollten jedoch komplexere
FOLLOW ME
Anrufszenarien abgebildet werden, wird in den
Durch das Leistungsmerkmal "Follow me" können
meisten Fällen eine Zusatzsoftware notwendig.
Sie Ihre Erreichbarkeit nach Ihren Vorlieben anpas-
sen. Beispielsweise ist es möglich, dass Sie von je-
COMPUTER TELEFON INTEGRATION (CTI) dem beliebigen Telefon innerhalb des Unterneh-
Computer Telefonie Integration (CTI) bezeichnet die mens unter Ihrer Durchwahl erreichbar sind. Sie
Zusammenarbeit von Telefonanlage und Computer- könnten z. B. die Funktion so einrichten, dass Anrufe
applikationen. zunächst an Ihr Tischtelefon durchgestellt werden.
Sie sorgt beispielsweise dafür, dass bei einem Anruf Wenn Sie jedoch innerhalb einer bestimmten Zeit
noch vor dem Annehmen die Kontaktdaten des An- nicht abheben, werden die Anrufe an Ihr Mobiltele-
rufers auf dem Bildschirm erscheinen oder dass alle fon umgeleitet. Wenn Sie den Anruf auch an Ihrem
Telefonie-Funktionen direkt vom Arbeitsplatzrech- Mobiltelefon nicht entgegennehmen, könnten Sie
ner aus bedient werden können. Bei eingehenden Anrufe an Ihr privates Telefon weiterleiten. Das Kom-
Anrufen werden, wenn die Nummer des Anrufers munikationssystem wird dann so lange versuchen,
bekannt ist, automatisch dessen Kontaktdaten auf Anrufe an die hinterlegten Rufnummern durchzu-
dem Bildschirm angezeigt. Der Anwender kann so- stellen, bis der Anruf entweder entgegengenommen
mit auf die Historie des Kundenkontaktes zugreifen wird oder die Liste vollständig abgearbeitet wurde.
und sich schon vor dem Gespräch auf den Anrufer In letzterem Fall werden die Anrufe anschließend an
einstellen. Weitere Einsatzgebiete von CTI sind das die Voicemailbox weitergeleitet.
Aufsetzen von Telefonkonferenzen, Empfang und
Versand von Faxen und das komfortable Weiterlei- AUDIO- UND VIDEOKONFERENZEN
ten von Gesprächen. Computer Telefonie Integration Die meisten Telefonanlagen verfügen standardmä-
spielt vor allem in Kombination mit Unified Mes- ßig über eine Funktion zur Einleitung von Telefon-
saging Service (UMS) seine ganze Funktionsvielfalt konferenzen (Audiokonferenzen) mit der einem An-
aus. ruf in Abhängigkeit der zur Verfügung stehenden
Leitungskapazität mehr als zwei Gesprächspartner
UNIFIED MESSAGING SERVICE zugeschaltet werden können. Je nach System kön-
Der Unified Messaging Service (UMS) vereint die ver- nen Konferenzen mit nur drei oder sehr viel mehr
schiedensten Kommunikationsdienste in eine ein- Teilnehmern durchgeführt werden. Teilweise bieten
zige Kommunikationsplattform. Die Realisierung ei- TK-Systeme außerdem die Möglichkeit, Videokonfe-
nes UMS-Systems innerhalb eines bestehenden renzen durchzuführen. Die persönliche Zusammen-
Netzwerks bzw. TK-Infrastruktur erfolgt über arbeit vor Ort wird inzwischen immer seltener. Mit
Dienste-Server, die mit einem Dienste-Gateway zu- dem richtigen System für Audio- und Videokonfe-
sammenarbeiten. Das Gateway baut dann die Ver- renzen kann Ihr Unternehmen einen Großteil der für
bindungen zu den Kommunikationssystemen auf. Geschäftsreisen anfallenden Zeitaufwendungen und
Der Zugriff auf die Kommunikationsdienste wird Kosten einsparen.
über die bestehende Benutzeroberfläche, wie z. B.
dem Browser oder dem E-Mail-Client ermöglicht. Die
verschiedenen Dienste werden so in der gewohnten
Anwendung abgebildet und können auch von
Ratgeber Beschaffung neue IP-Telefonanlage PHONEKOM | 6
3. NETZWERKTECHNIK
SCHRITT 3: IST-ANALYSE Hierzu gehören sämtliche Switches, Router und
DER VORHANDENEN sonstige Hardware für die Verbindung zum Internet.
SYSTEMUMGEBUNG 4. NETZWERKTOPOLOGIE
Erstellen Sie ein Diagramm Ihres Netzwerks mit dem
Standort aller darin enthaltenen Netztwerkkompo-
Nachdem Sie Ihre Hauptanwender identifiziert nenten. Heben Sie redundante Systeme oder Kom-
und festgelegt haben, welche Leistungsmerk- ponenten oder Engpässe hervor.
male, Funktionen und Applikationen für die ge-
5. EXTERNE DIENSTEANBIETER
schäftliche Kommunikation in Ihrem Unterneh- Einige Ihrer Anwendungen werden möglicherweise
men erforderlich sind, ist es wichtig, Ihre beste- von einem externen Diensteanbieter bereitgestellt
hende Systemumgebung auf den Prüfstand zu und gepflegt. Mit einem übersichtlichen Verzeichnis
stellen. Ihrer Dienstleister, der von ihnen bereitgestellten
Dienste und der Notfall-Kontaktdaten aller Anbieter
ist Ihr Unternehmen auf alle Eventualitäten vorberei-
Machen Sie eine Art Inventur, um den IST-Zustand tet. Zugleich können Sie Integrationsmöglichkeiten
sauber zu erfassen: Welche Hard- und Software wird (sofern vorhanden) ermitteln.
eingesetzt, welche Funktionen, Leistungsmerkmale
und Applikationen sind derzeit von Bedeutung; wel-
che sind zwar vorhanden, werden aber nicht oder
nur eingeschränkt genutzt. Verschaffen Sie sich ei-
nen Überblick über die Mengen und Typen der ein-
gesetzten Endgeräte und Sonderanschaltungen.
Bei der IST-Analyse ist es hilfreich, sich einige der all-
gemeinen Anforderungen vor Augen zu führen, die
Ihr neues Kommunikationssystem in jedem Fall er-
füllen muss. Was ist Ihr vorherrschender Grund für
die Anschaffung einer neuen Telefonanlage? Zu den
meist genannten Gründen gehören neben einer be-
reits veralteten Systemhardware oder häufige Sys-
Übersicht: traditionelle Telefonanlage mit Applikationen
temausfälle, die Notwendigkeit dem stärker gewor-
denen Wettbewerb zu begegnen, die Senkung der INTEGRATION UND SYSTEMVERTRÄGLICHKEIT
laufenden Kosten oder der Wunsch nach Optimie- Führen Sie eine IST-Analyse Ihrer geschäftskritischen
rungen, die nur mit zusätzlichen Funktionen zu errei- Anwendungen und Prozesse durch. Könnten die
chen sind. Prozessabläufe Ihrer Mitarbeiter verbessert werden,
indem eine bestimmte wichtige Anwendung in das
Viele der genannten Gründe richten sich danach, neue Telefonsystem integriert wird (z.B. CRM-, ERP-
welche vorhandene Kommunikationsinfrastruktur Systeme)? Ermitteln Sie vorhandene und fehlende
Sie derzeit haben und welche der bestehenden Ge- Schnittstellen der Komponenten Ihrer Telefonlösung
räte Sie auch mit dem neuen System weiternutzen sowie die Kosten dieser Schnittstellen. Hinsichtlich
können und welche ersetzt werden müssen. Eine der Systemverträglichkeit müssen Sie sowohl Hard-
grundlegende Bestandsliste Ihrer vorhandenen Sys- als auch Software berücksichtigen. Wenn
temumgebung sollte fünf Bereiche abdecken: Sie zurzeit eine On-Premises bereitgestellte Lösung
verwenden und einen Teil Ihres Netzwerks verän-
1. SERVER dern oder auf eine hybride Cloud-Lösung umsteigen
Führen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Server möchten, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre On-
durch. Alter, Hardware, Softwareversionen, Pro- Premises-Komponenten mit der neuen Telefonan-
zessortaktrate, Arbeitsspeicher, etc. – alle wichtigen lage kompatibel sind.
Angaben sollten hier in einer Liste aufgeführt wer-
den. EINSCHÄTZUNG
Beachten Sie neben der Bedienfreundlichkeit auch
2. ARBEITSPLATZANFORDERUNGEN den Status Ihres aktuellen Systems beim Hersteller
Wie viele Anwender gibt es in Ihrem Unternehmen? bzw. jetzigen Anbieter. Wie alt ist es? Wurde die Ver-
Welche Soft- und Hardware wird an den einzelnen marktung eingestellt, sodass die Beschaffung von Er-
Arbeitsstationen eingesetzt? Verschaffen Sie sich ei- satzteilen und die Unterstützung durch den Kunden-
nen Überblick über das tatsächliche Nutzungsver- dienst zukünftig schwierig werden? Fallen unver-
halten Ihrer Anwender. In weniger komplexen Un- hältnismäßig hohe Wartungskosten an? Gibt es noch
ternehmen sollte die Bestandsaufnahme für jede Ar- Restlaufzeiten von Miet-, Leasing- oder Wartungs-
beitsstation durchgeführt werden. verträgen?
Ratgeber Beschaffung neue IP-Telefonanlage PHONEKOM | 7
Finanzierungsform von der subjektiven Situation des
SCHRITT 4: BUDGET Unternehmens abhängt.
BESTIMMEN Bei Cloud-Telefonanlagen beobachtet man derzeit
am Markt eine Mischform der oben genannten Mo-
Als erstes sollten Sie festlegen, wieviel Sie ausge- delle: Während die Peripheriegeräte (Telefon, Gate-
ben möchten, also welches Budget zur Verfügung way, Fax, etc.) vom Unternehmen gekauft werden,
wird die Cloud-Telefonanlage gegen eine monatli-
steht. Aber: Ganz gleich über welches Budget Sie
che Rate zur Verfügung gestellt. Meistens hat der
verfügen, eine Frage sollten Sie dabei stets be- Kunde hier nur monatliche Laufzeiten, so dass sie
rücksichtigen, nämlich ob Ihr zukünftiger System- gleichzeitig die größte Flexibilität der beschriebenen
lieferant Sie bei der schrittweisen Umgestaltung – Finanzierungsvarianten darstellt. Vergleicht man je-
Migration – Ihrer Systemlandschaft unterstützt doch einen längeren Zeitraum, z.B. 5 oder 6 Jahre, ist
die Cloudlösung meistens erheblich teurer als die ra-
oder ob Sie ein vollkommen neues System an- tenfinanzierte On-Premises-Lösung.
schaffen müssen. Im letzten Fall muss man mit ei-
nem deutlich höheren Budget planen als bei einer
Migrationslösung. Einige Anbieter bieten soge- MIETEN, LEASEN ODER KAUFEN?
Genau wie ein Auto lässt Sie auch Ihr Telekommuni-
nannte Hybridtelefonanlagen an, die beide Wel-
kationssystem mieten, leasen oder kaufen. Und wie
ten – ISDN und IP – unter einem Chassis vereinen. bei allen Investitionen haben alle Optionen ihre Vor-
Diese Hybridtelefonanlagen ermöglichen Ihnen und Nachteile. Gemietete und geleaste Systeme
eine schrittweise Migration Ihrer Systemland- können in kürzeren Abständen erneuert werden, so-
dass Sie stets auf dem aktuellsten Stand der Technik
schaft, so dass Sie das Budget entsprechend pla-
sind. Wenn Sie also gerne auf dem neusten Stand
nen können. Diese Lösung wird z.B. dann sehr der Technik arbeiten, ist ein Miet- oder Leasing-Mo-
gerne übernommen, wenn größere Investitionen dell die richtige Alternative. Der Unterschied zwi-
in die hauseigene Infrastruktur hinsichtlich Verka- schen Miete und Leasing ist, dass bei der Miete die
belung oder Netzwerktechnik vorgeleistet wer- monatliche Servicegebühr für Instandhaltung be-
reits enthalten ist und bei Leasing wirklich nur der
den müssten, um in eine reinrassige IP-Lösung zu reine Kaufpreis finanziert wird. Der Nachteil dieser
investieren. Zudem minimieren Sie mit einer sol- beiden ratenfinanzierten Modelle ist, dass sie Ihnen
chen hybriden Lösung mitunter auch Ausfallzei- nicht vollständig gehören und Sie deshalb ein ge-
ten und auch die finanziellen Aufwendungen hal- wisses Maß an Kontrolle einbüßen. Wenn Sie die
vollständige Kontrolle über Ihre Investition erlangen
ten sich hier im überschaubaren Rahmen im Ver-
wollen und künftige Risiken in Form von Zinsen und
gleich zu einer kompletten Neuanschaffung. Gebühren auf das Notwendigste beschränken
möchten, dann stellt der direkte Kauf die bessere Al-
ternative dar. Haben Sie jedoch erst einmal in die
KAUF VS. FINANZIERUNG Anschaffung eines kompletten Systems investiert, ist
Die Anschaffung einer Telekommunikationslösung die Investition für lange Zeit richtungsweisend.
(On-Premises) erfolgt entweder über Kauf des Sys- Denn im Grunde sind Sie so lange an diese Lösung
tems oder einer Ratenfinanzierung (Miete oder Lea- gebunden, bis Sie sich wieder für eine Telekommu-
sing). Beide Modelle haben Ihre Vor- und Nachteile, nikationslösung entscheiden.
so dass es in der Regel auf die individuelle Situation
und selbstverständlich auch auf die kaufmännische GESAMTBETRIEBSKOSTEN
Philosophie des Unternehmens ankommt, welche Ganz gleich welche Finanzierungsform Sie wählen.
Variante zum Tragen kommt. Bei der Variante Kauf In der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sind die Ge-
wird die Telekommunikationslösung entsprechend samtbetriebskosten entscheidend. Diese setzen sich
seiner Nutzungsdauer zwar abgeschrieben, erfordert aus den monatlichen Kosten für Miete, Leasing oder
allerdings ausreichend flüssige Mittel und stellt so- Abschreibungen (bei Kauf) und den monatlichen
mit eine hohe Kapitalbindung dar. Service- und Supportkosten sowie Kosten für Soft-
ware Assurance und Updates bzw. Upgrades zusam-
Die Ratenfinanzierung in Form einer monatlichen men. Gerade die Kosten für Software Assurance, Up-
Miet- oder Leasingrate verursacht keine hohen An- dates und Upgrades sollten Sie vorher erfragen, da-
fangsinvestitionen, sondern eben monatliche oder mit hier keine bösen Überraschungen auf Sie zu
quartalsweise Raten, die entsprechend als Betriebs- kommen. Denn gerade in den Folgekosten gibt es
kosten direkt abgesetzt werden können. Im Ver- erhebliche Unterschiede in Philosophie und Umset-
gleich der beiden Modelle liegt der Unterschied le- zung bei den einzelnen Herstellern.
diglich im Zins der Ratenfinanzierung begründet, so
dass wie oben bereits beschrieben die Wahl der
Ratgeber Beschaffung neue IP-Telefonanlage PHONEKOM | 8
uvm. über das Telefonsystem bereitgestellt. Bei einer
On-Premises bereitgestellten Lösung ist Ihr gesam-
tes Kommunikationssystem am Standort (oder an
den Standorten) Ihres Unternehmens installiert und
wird vor Ort von Ihrem eigenen Personal oder Ihrem
Systemanbieter per Remoteservice oder vor Ort ge-
wartet. Viele Unternehmen halten an diesem Modell
fest, weil sie auf diese Weise die Kontrolle über ihre
gesamte Sprach- und Datenkommunikation behal-
ten.
Gerade wenn die eigene Infrastruktur (Hausverkabe-
lung, Datenleitung, etc.) qualitative Defizite aufweist
oder in die Erneuerung der Infrastruktur erheblich
SCHRITT 5: ART DER investiert werden muss, eignen sich Hybridsysteme
SYSTEMARCHITEKTUR UND hervorragend, um mit der vorhandenen Systemum-
gebung eine moderne Telekommunikationslösung
TECHNOLOGIE FESTLEGEN zu realisieren. Wenn Sie bereits über eine moderne
Infrastruktur, die auch IP-Telefonie zulässt (CT5e
oder CAT6-Verkabelung), verfügen, können Sie auch
Sie haben nun Ihre Hauptanwender identifiziert, die Anwender mit modernen IP-Telefonen und zu-
kennen Ihr bestehendes System und wissen, wel- sätzlichen Leistungsmerkmalen ausstatten.
che Verbesserungen Sie mit der Anschaffung Ih- Solange Sie das Telekommunikationssystem richtig
dimensionieren und auf Systemanbieter mit nach-
res neuen Telekommunikationssystems erreichen haltigen Produktlinien setzen, sind On-Premises be-
möchten und welche Schwächen Sie geleichzeitig reitgestellte Systeme eine hervorragende langfris-
abstellen wollen. Sie sind sich zudem über das zur tige und zugleich zukunftssichere Lösung. In
Verfügung stehende Budget und die Finanzie- puncto Sicherheit bieten On-Premises-Kommunika-
tionssysteme ein hohes Maß an Kontrolle und kön-
rungsform im Klaren. Nun geht es um die einzu-
nen sehr gut gegen Bedrohungen von außen ge-
setzende Systemarchitektur und die damit unmit- schützt werden.
telbar zusammenhängende Technologie, die Sie
einsetzen möchten.
Grundsätzlich existieren zwei Systemarchitektu-
ren: einmal On-Premises, also als physische Tele-
fonanlage bei Ihnen im Unternehmen und als
cloudbasierte Lösung im Rechenzentrum Ihres
Systemanbieters.
Für beide Architekturtypen gibt es entsprechende On-Premises vs. Cloud
Bereitstellungmodelle mit individuellen Vorteilen
CLOUDBASIERTES KOMMUNIKATIONSSYSTEM
und Herausforderungen. Im Unterschied zu den weiter oben beschriebenen
On-Premises Telefonanlagen laufen alle Dienste auf
Servern Ihres beauftragten Serviceproviders. Sie be-
ON-PREMISES: KOMMUNIKATIONSSYSTEM IN IHREN nötigen nur noch eigene IP-fähige Telefongeräte.
RÄUMLICHKEITEN Rufnummern und Kommunikationsdienstleistungen
Bei On-Premises- Telekommunikationssystemen werden bequem monatlich bezahlt. Dabei können
kommen in der Regel Festnetzleitungen (ISDN oder Sie bei den meisten Anbietern zwischen verschiede-
SIP-Trunking) zum Einsatz und für die internen Peri- nen Leistungspaketen (basic, komfort, expert) wäh-
pheriegeräte werden analoge oder digitale oder IP- len. Fortschrittliche Cloud-Technologien bieten oft
Telefone verwendet. Jeder Anwender erhält eine ei- erweiterte Funktionalitäten dank dem Zusammen-
gene Nebenstelle sowie eine Voicemailbox. Ihm wer- spiel von IT und Telekommunikation.
den Systemleistungsmerkmale wie Konferenzschal-
tungen, Umleitungen, Übermittlung der Anrufer ID
Ratgeber Beschaffung neue IP-Telefonanlage PHONEKOM | 9Bei einem cloudbasierten Telefonsystem kommt der öffentlichen Cloud – wird die gesamte erforderli-
eine dedizierte oder gemeinsame Internetverbin- che Hardware und Software von Ihrem Cloud-Anbie-
dung für einen oder mehrere Standorte zum Einsatz. ter im eigenen Rechenzentrum betreut und admi-
Das bedeutet aber auch, dass Sie die Kontrolle über nistriert. Für dieses Bereitstellungsmodell ist die we-
Ihre Rufnummern, Anschlüsse und auch System an nigste Ausrüstung auf Kundenseite erforderlich. Zu-
Ihren Serviceprovider abgeben. Bei einem cloudba- sätzlich bietet es eine ausgezeichnete Skalierbarkeit
sierten Kommunikationssystem ist das Hinzufügen bei minimaler Investition. Somit stellt eine cloudba-
neuer Benutzer, mehrerer Büros, externer Mitarbei- sierte Telefonanlage eine hervorragende Option für
ter oder Mitarbeiter von Fremdunternehmen sehr kleine Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbei-
einfach umzusetzen und flexibel zu handhaben. tern dar. Aber auch nur dann, wenn man mit dem
Denn es entstehen in der Regel außer den Periphe- oben beschriebenen Kontrollverzicht umgehen
riegeräten keine einmal Investitionen. Beim derzeit möchte und auf eine geeignete Infrastruktur im ei-
beliebtesten aller cloudbasierten Anbietermodelle – genen Haus verfügt.
Aktuell beliebte Abonnementmodelle können für kleine und schnell wachsende Unternehmen eine her-
vorragende Lösung sein. Allerdings kann sich im Laufe der Zeit das Kosten/Nutzen-Verhältnis umkehren
und eine Investition in eine On-Premises Lösung langfristig die bessere Alternative darstellen.
Fragen Sie, wie viele dieser Systeme mit den ge-
SCHRITT 6: ANBIETER UND wünschten Applikationen hat der jeweilige Anbieter
ENDGERÄTE AUSWÄHLEN bereits installiert und in der aktuellen Betreuung. Sie
sollten nach etablierten Anbietern Ausschau halten,
die bereits über mehrjährige Erfahrung in diesem
Den schwierigsten Part haben Sie nun geschafft: Bereich verfügen. Besuchen Sie die Internetauftritte
Sie haben sich ausführlich mit der Materie be- der Anbieter und lesen Sie – sofern vorhanden –
Kundenstimmen, Anwenderberichte, etc. durch.
schäftigt, eine IST-Analyse durchgeführt, das ver-
fügbare Budget und auch die Finanzierungsform Lassen Sie sich ein aussagekräftiges Angebot über
festgelegt und Ihre Anforderungen und Optionen die Installation geben und achten Sie hier auf ver-
(„nice to have“) detailliert ausgearbeitet. steckte Zusatzkosten oder mögliche weiche Formu-
lierungen in Angeboten, die als Schlupflöcher die-
nen können, um Aufwandsstunden zu produzieren.
Sie haben inzwischen eine fundierte Vorstellung Es gibt beinahe nichts ärgerlicheres als unvorherge-
darüber, wie Ihr zukünftiges Telekommunikati- sehene Kosten, die nach Fertigstellung keiner bezah-
onssystem ausgestattet sein muss und mit wel- len will.
cher Infrastruktur und Technologie bzw. Bereit-
Fordern Sie eine detaillierte Leistungsbeschreibung
stellungsvariante (On-Premises oder Cloudba-
der Installations- und Serviceleistungen einschließ-
siert) Sie ins Rennen gehen möchten. Nun kommt lich der Allgemeinen Geschäfts- und Servicebedin-
ein nicht weniger herausfordernder Part, nämlich gungen sowie eine Übersicht der Wartungs- und
einen geeigneten Anbieter und die Systemkom- Servicepreise an, um sich einen Gesamteindruck Ih-
res zukünftigen Systemanbieters zu verschaffen.
ponenten zu finden bzw. auszuwählen.
Im Folgenden werden einige Aspekte beleuchtet, DESIGN UND ERGONOMIE
die Sie bei Ihrem Beschaffungsprozess beachten Kommen wir nun zu dem Teil des Beschaffungspro-
sollten. zesses, mit dem Sie sich vielleicht schon gerne etwas
früher auseinandergesetzt hätten – dem Design der
Endgeräte. Über Geschmack lässt sich bekanntlich
INSTALLATION UND SUPPORT nicht streiten und aus diesem Grund ist es müßig,
Bei der Wahl Ihres neuen Systemanbieters sollten Sie über die Form der Tasten und des Hörers oder gar
sich um einen Dienstleister bemühen, der die Sys- die Farbe eines Telefons zu philosophieren. Es ist in
teminstallation und den Support im Anschluss an den allermeisten Fällen tatsächlich so, dass bei der
die Inbetriebnahme aus einer Hand bietet. Fragen Wahl der Endgeräte ein weiteres geflügeltes Sprich-
Sie die infrage kommenden Anbieter nach Referen- wort gilt – dieses Mal aus der Zunft des Industriede-
zen und anderen Kunden in Ihrer Größenordnung. signs: Form follows function! Und das trifft es sehr
gut: für die meisten Anwender ist es wichtig, dass
eine einfache Bedienerführung an einem Telefon
Ratgeber Beschaffung neue IP-Telefonanlage PHONEKOM | 10vorhanden ist und ausreichend Tasten, die man indi- sich nach Referenzen von Unternehmen. Und fragen
viduell programmieren kann. Hat das Telefon auch Sie nach Gewährleistung, Servicebedingungen und
noch ein ausreichend groß dimensioniertes Display, Kosten. Vertrauen Sie lieber auf die langjährigen Er-
dann ist für die meisten Anwender die Welt in Ord- fahrungen eines renommierten Herstellers, der die
nung. Natürlich gibt es Abstufungen hinsichtlich der gängigsten Leistungsmerkmale in der Historie mit-
Funktionalität und des Komforts: Basic, Komfort und geholfen hat zu entwickeln, als auf vermeintlich in-
Executive. Sind für die Tischtelefone z.B. schnurlose novative Anbieter, die das ganze Riesenthema Kom-
Headsets erhältlich? Verfügen die Geräte über munikation erst seit ein paar Jahren betreiben und
Touchscreens und Farbdisplays? Moderne Tischtele- auch verstehen. Sprachübertragung ist entgegen ei-
fone werden heute mit dem Zweck entwickelt, das niger aus der IT entstandenen Systemanbietern
vom Smartphone gewohnte Benutzererlebnis nach- eben nicht bloß eine weitere Anwendung, sondern
zubilden und zu erweitern. Das Letzte, was Sie wol- vielmehr eine Echtzeit-Übertragung, die keine Fehler
len, ist die Investition in das für Ihre Firma vermutlich verzeiht. In diesem Sinne sollten Sie die Auswahl des
optimale Kommunikationssystem, nur um bald da- passenden Systems und auch Anbieters angehen.
rauf herauszufinden, dass Ihre Mitarbeiter E-Mails o-
der ihre eigenen privaten Mobiltelefone bevorzu-
gen, weil sie das neue Endgerät samt seiner neuen ZUKUNFTSPROGNOSE DES ANBIETERS
Funktionen nicht bedienen können oder wollen. Las- Achten Sie bei der Auswahl Ihres Systemanbieters
sen Sie sich die entsprechenden Modelle zeigen und nicht nur auf die heutige Situation, sondern blicken
ausreichend erklären und treffen Sie dann gemäß Sie ein wenig über den Tellerrand hinaus. Behalten
den getroffenen Arbeitsplatzanforderungen Ihre Sie das große Ganze im Blick. Bevorzugen Sie einen
Auswahl. Und mehr gibt es an dieser Stelle auch Anbieter, der sich in der Vergangenheit bereits
nicht zu schreiben. Welche Farbe Sie auswählen, ist durch Innovationen aber auch durch Nachhaltigkeit
dann selbstverständlich eine rein persönliche Ge- hervorgetan hat und der mit den technischen Ent-
schmacksentscheidung. wicklungen Schritt halten kann. Der digitale Wandel
hat heute Auswirkungen auf alle Bereiche eines Un-
ternehmens, und Ihr Kommunikationssystem ist da-
AUF DIE INTEGRATION VON SMARTPHONES ACHTEN von nicht ausgenommen. Schauen Sie nach einem
Die inzwischen flächendeckende Verbreitung der Anbieter, der technologisch führend und einer der
mobilen Kommunikation, der Möglichkeit, immer Marktführer ist sowie eine nachvollziehbare Strate-
und überall geschäftlich erreichbar zu sein, und der gie verfolgt. Sie fühlen sich besser aufgehoben bei
Fähigkeit, durch diese Mobilität mehrere Aufgaben einem Anbieter, der zukunftsorientiert handelt und
gleichzeitig erledigen zu können, erhöht die Leis- erkennen lässt, dass er Ihnen auch in Zukunft inno-
tungsbereitschaft des Einzelnen und senkt gleichzei- vative Lösungen anbieten kann.
tig die Hemmschwelle, Anwender auch in deren
Freizeit zu kontaktieren. Dennoch ist die ständige Er-
reichbarkeit heute völlig selbstverständlich und ERKUNDIGEN SIE SICH NACH SONDERAKTIONEN
auch von den meisten Anwendern gewollt. Suchen UND MARKETINGAKTIONEN
Sie aus diesem Grund nach einer Telefonanlage, die Große Systemhersteller bieten unterjährig häufig
die Integration von Smartphones bietet. Einige Her- verkaufssteigernde Sonderaktionen oder Marketing-
steller bieten bereits Systemtelefone an, die über maßnahmen mit teilweise erheblichen Rabatten an.
Bluetooth in der Lage sind, sich mit dem Smart- Hier kann es sich für Sie richtig lohnen, wenn Sie kei-
phone zu koppeln. Diese Funktionen werden immer nen Beschaffungsdruck haben und sich bei der Ent-
weiter verbessert und gewinnen im Zuge des digita- scheidung Zeit nehmen können. Zweistellige Nach-
len Wandels immer mehr an Bedeutung. lässe oder sogar Zugeständnisse bei den Finanzie-
rungskonditionen können schon mal drin sein und
für eine erhebliche Kostenreduzierung bereits bei
MARKE STATT NONAME: ZUVERLÄSSIGKEIT VOR der Anschaffung sorgen.
INNOVATION
Ihr Kommunikationssystem ist ein wesentlicher Be-
standteil Ihres täglichen geschäftlichen Alltags. Nicht
zuletzt aus diesem Grund benötigen Sie ein zuverläs-
siges Produkt eines renommierten Herstellers. Ver-
gleichen Sie Produkte und Lösungen anhand ihrer
Bewertungen und Erfahrungen anderer Unterneh-
men. Beurteilungen neutraler und namhafter Exper-
ten, wie z. B. die Magic-Quadrant-Berichte von
Gartner, geben umfassend Aufschluss über die Qua-
lität eines Herstellers. Auch andere Branchenexper-
ten liefern unabhängige Expertisen und Bewertun-
gen von Herstellern. Verlassen Sie sich nicht allein
auf Empfehlungen des Herstellers, erkundigen Sie
Ratgeber Beschaffung neue IP-Telefonanlage PHONEKOM | 11diesen letzten Schritt nicht als Selbstverständlich-
keit abtun. Eine Implementierung, die nicht
PHONEKOM Business Communications bietet Zudem unterstützt MiVoice Office 400 Anwendun-
Kommunikationsplattformen für jede Strategie gen für Callcenter, Microsoft Exchange und Fax-Ser-
an. Ob IP- oder Hybrid-Telefonanlagen (On- ver, sodass nahezu sämtliche Kundenanforderungen
Premises) oder cloudbasierte Lösungen. erfüllt werden können
PHONEKOM kann Ihnen die Flexibilität und Si-
cherheit verschaffen, die Ihr Unternehmen be-
nötigt. CLOUD-TELEFONANLAGE
Unsere Cloud-Lösung, PHONEKOM CloudTel, ist weit
IP- UND HYBRID-TELEFONANLAGEN mehr als nur eine Kommunikationslösung. Es hat das
Das Angebot von PHONEKOM für On-Premises be- Potenzial, Ihr Geschäft ab dem ersten Anwender zu
reitgestellte Kommunikationssysteme umfasst eine verändern. Als cloudbasierte Lösung für die mobilen
Vielzahl von Anwendungen für teambasierte Zusam- Anwender von heute bietet es greifbare geschäftli-
menarbeit und zur Verbesserung des Kundenerleb- che Vorteile, die zur Verbesserung der Interaktion
nisses, mit denen sich Ihre Geschäftsabläufe optimie- mit Kollegen und Kunden beitragen.
ren lassen. Unsere On-Premises-Plattformen bieten
neben Unified Communications & Collaboration Unsere Lösung unterstützt bis zu 500 Anwender und
auch integrierte, mit Mobilgeräten kompatible Zu- ist daher für kleine und wachstumsintensive Mittel-
satzfunktionen. standsunternehmen genau die richtige Lösung.
Problemlos können neue Büros, Anwender und
MiVoice Office 400 von MITEL ist ein Kommunikati- Funktionen hinzugenommen werden.
onssystem für kleine bis mittlere Unternehmen, das
sich hervorragend für Industriebetriebe, Steuer- und
Weitere Informationen zu unseren Sys-
Anwaltskanzleien, Arztpraxen und Büroumgebun-
gen eignet. Die Lösung unterstützt bis zu 400 Benut- temlösungen erhalten Sie auf unserer
zer und bietet eine große Auswahl an Systemtelefo- Website unter www.phonekom.de oder
nen (IP, SIP und digital), Applikationen und Soft- rufen Sie uns an unter 06172/179 489-0
warepackages an.
sorgfältig genug geplant wird, kann zu Fehlern
SCHRITT 7: INSTALLATION führen, die nicht nur im Hinblick auf Zeitaufwand
und Ressourceneinsatz Kosten verursachen, son-
UND INBETRIEBNAHME dern auch zu erheblichen Verzögerungen und Be-
einträchtigungen im betrieblichen Ablauf führen
Nachdem Sie nun unsere Anleitung Schritt für können. Das von Ihnen ausgewählte Telekommu-
Schritt durchgegangen sind und die daraus resul- nikationssystem kann auf dem Papier noch so gut
tierenden Ergebnisse, Gedanken und Vorstellun- sein – wenn es nicht ordnungsgemäß installiert
gen gegeneinander abgewogen haben, haben Sie und in Betrieb genommen wird, werden Ihre An-
hoffentlich eine hervorragende Wahl getroffen wender – externe wie interne – die Veränderung
und sich für ein System und einen Anbieter ent- übelnehmen, vielleicht ablehnen oder sogar boy-
schieden. kottieren. Aus diesem Grund sind eine sorgsame
Planung und Koordination der Installation sowohl
Es mag für Sie so aussehen, als ob Sie Ihr Ziel zeitlich als auch organisatorisch unbedingt zu
schon bereits erreicht hätten – und wir können Sie empfehlen!
beruhigen - das haben Sie. Dennoch dürfen Sie
Ratgeber Beschaffung neue IP-Telefonanlage PHONEKOM | 12WERTVOLLE TIPPS FÜR DIE PLANUNG UND VORBEREITUNG DER INSTALLATION:
1. Information der Mitarbeiter: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter im Voraus über die geplanten Installations-
arbeiten und über deren voraussichtliche Dauer
2. Ängste nehmen: Nehmen Sie Ihren Mitarbeitern im Voraus aufkommende Ängste. Stellen Sie die Vorzüge
und Verbesserungen des neuen Systems in den Vordergrund und weisen Sie auf ausreichende Schulungs-
und Informationsveranstaltungen hin.
3. Zugangsdaten bereitstellen: Stellen Sie im Vorfeld alle benötigten Zugangsdaten für Netzwerkkompo-
nenten (Router, Firewall, etc.), Provider, zu integrierende Softwarelösungen, Exchange, etc. in einer Liste zu-
sammen.
4. Externe Dienstleister: Sorgen Sie dafür, dass am Tag der Installation unbedingt notwendige externe
Dienstleister auch wirklich anwesend sind, um die Integration und Anbindung an externe Softwarelösungen
durchzuführen.
5. Schulungen organisieren: Bereiten Sie Schulungen mit Multiplikatoren vor, die dann wiederum Ihre Kol-
legen/Mitarbeiter schulen. Einzelschulungen für die Vermittlung, Administration und Supervisor (falls vor-
handen).
Lassen Sie sich bei der Suche nach einem neuen Kommunikationssystem durch die Vielzahl an
Möglichkeiten, Anbietern und Technologien nicht in die Irre führen. Die oben beschriebenen sie-
ben Schritte unterstützen Sie aktiv dabei, Ihr Ziel nicht aus den Augen zu verlieren und bei Ihrer
Entscheidung auch nachhaltige Aspekte zu berücksichtigen. Als Anbieter mit über 25 Jahren Er-
fahrung im Bereich der Business Telefonanlagen ist PHONEKOM in der Lage, das beste Telekom-
munikationssystem für Ihre individuellen Anforderungen zu finden. Unsere Systemlösungen von
führenden Herstellern decken eine Reihe von digitalen und IP-basierten Peripheriegeräten ab, die
für Unternehmen Ihrer Größe geeignet sind. Besuchen Sie für weitere Informationen unsere
Website https://phonekom.de.
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