Robotic Process Automation (RPA) im Rechnungswesen und Controlling - welche Chancen ergeben sich?
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SCHWERPUNKT
Robotic Process Automation (RPA)
im Rechnungswesen und
Controlling – welche Chancen
ergeben sich?
Der Beitrag beschäftigt sich mit der Automatisierung von typischen administra-
tiven Tätigkeiten in Unternehmen durch ,Robotic Process Automation‘. Hierfür
wird zunächst die aktuelle Ausgangssituation vieler Unternehmen, wie zum
Beispiel der steigende Kostendruck oder die rasant anwachsende Menge an
verwertbaren Daten, aufgezeigt. Anschließend wird erläutert, welche Vorteile
RPA für die Automatisierung von administrativen Prozessen bietet und wie sie Dipl.-Oec. Svatopluk
Alexander ist Partner
eine Steigerung der Produktivität und des Wachstums unterstützen kann. Beson- bei BearingPoint und
deres Augenmerk liegt dabei auf dem Bereich Controlling und der Fragestellung, zuständig für Beratungs-
ob RPA auch hier einen Mehrwert bietet und inwieweit die Rolle des Controllers leistungen im Bereich
Finance und Treasury
durch diese Technologie verändert wird. Abschließend geben die Autoren einen Management. In diesem
Ausblick darauf, wie sich die fortschreitend anwendbare Künstliche Intelligenz Rahmen berät er Kunden
im In- und Ausland bezüg-
bzw. Cognitive Computing mit den Aufgaben eines Controllers verknüpfen lassen. lich der Steuerung von
Risiken und Liquidität,
Svatopluk Alexander, Alexa Haisermann, Theodor Schabicki und Sophie Frank Gestaltung der Finanz-
und Treasury Prozesse
sowie Softwareauswahl
1. Hohes Potenzial an Effizienzsteigerung um im Wettbewerb dauerhaft zu bestehen (vgl. und -implementierung.
bei administrativen Tätigkeiten in KPMG, 2017). Aufgrund der demografischen Ent-
svatopluk.alexander
@bearingpoint.com
Unternehmen wicklung kommt eine zunehmende Knappheit an
Mitarbeiterressourcen hinzu (vgl. von Woedtke,
Unsere wirtschaftliche Entwicklung, die Effizienz- 2017). Durch verschiedene Maßnahmen, wie bei-
steigerung und das Wachstum werden seit mehr als spielsweise die Einführung der Enterprise-Resour-
250 Jahren von technischem Fortschritt und Inno- ce-Planning-Systeme (ERP), das „Process Bund-
vationen maßgeblich beeinflusst. Nach der Dampf- ling“ und die Etablierung von Shared Service Cen-
maschine, der Einführung der Elektrizität und dem tern wurden auch in den nicht direkt am Produk-
Verbrennungsmotor folgte der Einsatz von Robo- tionsprozess beteiligten Bereichen signifikante Bei-
tern in der industriellen Fertigung (vgl. Brynjolfs- träge zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit geleistet
son et al., 2017, S. 1). Seit der Nutzung erster Robo- (vgl. Haisermann et al., 2017, S. V8). Doch auch
ter nehmen die Entwicklungssprünge rasant an diese Potenziale sind nicht unbegrenzt. Deshalb
Dipl.-Betriebswirt Alexa
Fahrt auf, sodass Roboter inzwischen mehr als nur sorgt nun die Digitalisierung und Automatisierung Haisermann ist Partner
mechanische Aufgaben übernehmen können. Der von administrativen Prozessen für eine weitere bei BearingPoint und berät
aktuelle Schritt in diesem Evolutionsprozess ist die Steigerung der Produktivität und des Wachstums. CFOs bei der Optimie-
Automatisierung der administrativen Tätigkeiten Aus diesen Gründen beschäftigen sich immer mehr rung von Prozessen und
in den Unternehmen (vgl. Deloitte, 2017). Unternehmen mit RPA und kognitiven Technolo- Systemen. Sie unterstützt
bei der Implementierung
In der heutigen Wirtschaft haben Unternehmen gien.
von ERP- und HANA-Syste-
nicht nur mit einem permanent steigenden Kosten- Der vorliegende Artikel dient der Veranschauli- men und berät zu den The-
druck und der notwendigen Rationalisierung, son- chung der momentan auf dem Markt verfügbaren men RPA und Künstliche In-
dern zugleich mit der wachsenden Menge und Lösungen. Hierbei werden die Vor- und Nachteile telligenz. alexa.haisermann
Qualität der zu verwertenden Daten zu kämpfen, speziell von RPA näher betrachtet. Es wird da- @bearingpoint.com
30. JAHRGANG 2018 · 3/2018 11ROBOTIC PROCESS AUTOMATION (RPA) IM RECHNUNGSWESEN UND CONTROLLING – WELCHE CHANCEN ERGEBEN SICH?
rauf eingegangen, wie RPA erfolgreich im Un- Mitarbeiter bzw. durch die Initiierung der Arbeits-
ternehmen eingesetzt werden kann und welche schritte durch den Mitarbeiter geschieht. Das Sys-
Bereiche und Prozesse für eine Implementierung tem ist nicht in der Lage, selbstständig Lösungen
geeignet sind. Abschließend wird aufgezeigt, in- für einzelne Problemstellungen zu erzeugen. Wir
wieweit RPA im Bereich Controlling heute an- nennen dies „die Hand“ bzw. „die digitale helfende
wendbar ist und wie sich durch die Automatisie- Hand“. Anwendungsfälle in strukturierten Prozes-
rung das Berufsbild des Controllers verändern sen, welche visuell sichtbar sind, häufig vorkom-
wird. men, eine geringe Komplexität aufweisen und sich
somit durch einfache Regeln steuern lassen, eignen
Theodor Schabicki, 2. Welche technischen Lösungen stehen sich am besten für eine RDA-Implementierung (vgl.
M.Sc., ist Partner bei Bea- zur Verfügung? Haisermann et al., 2017, S. V8).
ringPoint im Bereich Finan- Dieser Lösung steht das Cognitive Computing
cial Services mit Fokus auf Als Reaktion auf die oben genannten Entwicklungen (CC) gegenüber, welches mit Hilfe von künstlicher
Capital Markets, incl. Tra- bieten etablierte Technologieunternehmen, aber auch Intelligenz in der Lage ist, Aufgaben ohne vorab de-
ding Plattformen, Front
Start-ups, eine Vielzahl von unterschiedlichen Lö- finierte Abläufe zu lösen. Hierbei kommen neuro-
Office-/Back Office-Pro-
sungen an. Für einen zielgerichteten Einsatz der RPA- nale Netzwerke, ähnlich dem menschlichen Ge-
zesse, regulatorische
Anforderungen wie MiFID Technologien ist es wichtig, die Anwendungsgebiete hirn, zum Einsatz. Diese sind in der Lage, durch Er-
II und neue Technologien dieser Tools in ihren Funktionen richtig zu verstehen, fahrungen und neu hinzugewonnenes Wissen Ent-
wie Blockchain Anwen- da sich diese oft für unterschiedliche Aufgaben oder scheidungen zu treffen und Lösungsansätze selb-
dungen und Roboadvi- Bereiche eignen und teilweise nicht ganz überschnei- ständig zu generieren. CC ist in der Lage, Muster zu
sory. theodor.schabicki dungsfrei sind (vgl. Abb. 1). erkennen und das Erlernte bei zukünftigen Ent-
@bearingpoint.com
Eine der am Markt angebotenen Lösungen be- scheidungen einzusetzen. Für den Einsatz in Un-
zieht sich auf Robotic Desktop Automation (RDA). ternehmen bietet dies enorme Vorteile, da diese
Diese arbeitet anhand vorab definierter Interaktio- Technologie nicht auf strukturierte Prozesse oder
nen zwischen verschiedenen Systemen oder zwi- Daten angewiesen ist. Sie kann beispielweise auch
schen Computer und Mensch. Dabei eignet sich unstrukturierte Daten wie Bilder oder Sprache ver-
eine solche Lösung am besten für eine dezentrale arbeiten (vgl. Haisermann et al., 2017, S. V8) und
Anwendung auf einzelnen Desktops, beispielswei- eröffnet die Möglichkeit, mit Anwendern, Prozes-
se bei der Änderung von Stammdaten (wie Kosten- soren, diversen Endgeräten oder Cloud-Applikatio-
stellen, Profit Centern, Materialien, Geschäftspart- nen, interaktiv zu agieren. Der maschinelle Lern-
nern usw.) oder Bewegungsdaten (wie das Ausle- prozess basiert auf aufgenommenen Daten aus un-
sen und Abgleichen von Excel-/Planungsdateien terschiedlichen Quellen, welche das System verar-
Sophie Frank, B.Sc., ist
Analystin bei BearingPoint oder automatisches Übernehmen von Controlling- beitet und bewertet. Auf dieser Grundlage entwi-
und unterstützt Beratungs- Zahlenkolonnen) in bzw. über mehrere andere Sys- ckelt das System eigenständig Regeln dynamisch
projekte im Bereich Finance teme/Applikationen. Einzelne Arbeitsschritte wer- weiter (vgl. Alexander et al., 2017). Durch interak-
und Regulatory im Bereich den automatisiert und nehmen daher dem Mitar- tives Fragen und das Verwenden von weiteren, in-
Process Industry. sophie. beiter die mühsame, repetitive Arbeit ab. Hierbei ternen und externen Informationsquellen werden
frank@bearingpoint.com ist anzumerken, dass dies in Interaktion mit dem bedarfsorientiert neue Informationen aufgenom-
Abb. 1: Unterscheidung der Technologien am Markt
12 CONTROLLING – ZEITSCHRIFT FÜR ERFOLGSORIENTIERTE UNTERNEHMENSSTEUERUNGSCHWERPUNKT
men, die es dem System ermöglichen, Probleme zu
Zentrale Aussagen
definieren und zu konkretisieren, um schließlich
eigene Lösungen zu entwickeln. Solche Lösungen 䊏 Mit Hilfe von RPA lassen sich repetitive Schritte automatisieren, indem strukturierte Informa-
werden beispielsweise in der Versicherungswirt-
tionen aus verschiedenen Quellen nach bestimmten Regeln verarbeitet, validiert, übertragen
schaft bei der Behandlung von Kundenanfragen
oder in Systemen (z. B. Enterprise Resource Systems) gespeichert werden.
und -reklamationen eingesetzt (vgl. Meyer et al., 䊏 Aufgrund der hohen Prozessgeschwindigkeit und -genauigkeit können mit Hilfe von RPA auch
2017, S. 26 ff.). Wir nennen dies „das Gehirn“.
Controlling-Aufgaben und Analysen schneller erfüllt werden. Auch die aufwändige und fehler-
Zwischen RDA und dem CC ist die Robotic Pro-
anfällige Kalkulation von Kennzahlen, die oft aus einer Vielzahl von Auswertungen und Da-
cess Automation angesiedelt, wobei sich die Pro-
tenquellen resultieren, kann von RPA profitieren.
zess-Automatisierung von der Desktop-Automati- 䊏 Der Einfluss von Technologien wie RPA und CC wird die Rolle des Controllers im Unternehmen
sierung vor allem durch die nicht notwendige
nachhaltig verändern. Der Einsatz von CC und künstlicher Intelligenz könnte mit der künfti-
Sichtbarkeit am Monitor, die größere technische In-
gen Generation der Chat-Bots dazu führen, mit analytischen Methoden Ad hoc-Fragen präzi-
tegrationstiefe und den nicht erforderlichen manu-
ser und schneller als der Mensch zu beantworten und die Rolle des Data Scientists zu über-
ellen Auslöser unterscheidet. RPA bezeichnet die
nehmen.
teil- bzw. vollautomatisierte Bearbeitung von struk-
turierten Anwendungsfällen in Unternehmen
durch die Software, den digitalen Roboter. Hinter Teile des Prozesses durchgehend bearbeitet wer-
RDA und RPA steht kein physischer Roboter, son- den. Genau an dieser Stelle bietet RPA einen deut-
dern eine Applikation, die wie eine „digitale hel- lichen Mehrwert (vgl. Deloitte, 2017).
fende Hand“ direkt am Frontend oder im Hinter- Entgegen dem Mythos, jeder Mensch könne RPA setzt dort an,
grund arbeitet, nur eben sehr viel schneller und durch eine Maschine ersetzt werden, ist RPA nicht wo ERP-Systeme
präziser, während gleichzeitig alles dokumentiert für jeden Prozess geeignet. Ähnlich wie RDA ba- aufgrund von feh-
wird. Der Anwendungsfall wird somit gleichzeitig siert RPA auf einem vorgefertigten Regelwerk und lenden Schnittstel-
revisions- und prüfungssicher aufgezeichnet (vgl. benötigt einen strukturierten Anwendungsfall. Der len keinen Mehr-
Haisermann et al., 2017, S. V8). Roboter wird zum virtuellen Mitarbeiter des Unter- wert mehr bieten
nehmens – selbstständig neue Lösungsansätze fin- können.
3. Was kann die „digitale helfende den kann er jedoch nicht. Somit sind eine präzise
Hand“? technische Ausprägung der Prozessschritte sowie
ein umfassendes Testen essentiell, um in jeder Si-
Roboter anstelle von Mitarbeitern in den Arbeitspro- tuation richtige Ergebnisse zu erhalten. Während
zess zu integrieren, stellt für viele Unternehmen ein Mensch einen Fehler nicht nur erkennen, son-
eine neue Herausforderung und teils auch eine dern auch gleich beheben kann, wird ein Roboter
Spielwiese dar, obwohl RPA keine neue Erfindung seine Befehle schlicht nicht mehr ausführen und
ist. Viele Unternehmen sind bereits dabei, sich in- an dieser Stelle einen Fehler melden (vgl. Deloitte,
tensiv mit RPA auseinanderzusetzen, und einige ha- 2017). Andererseits liegt ein enormer Vorteil eines
ben diese Technologie inzwischen erfolgreich als Roboters darin, dass dieser bei korrekter Program-
festen Bestandteil in ihre Systemlandschaft integ- mierung stets exakte Ergebnisse – ohne Ermü-
riert. Laut einer Studie von OpusCapita und der Abo dungserscheinungen – liefert (vgl. Roboyo, 2017).
Akademi University gab die Hälfte der 70 befragten RPA imitiert menschliches Handeln innerhalb von
Unternehmen an, entweder RPA zu nutzen oder zu sich wiederholenden Abläufen, während der Mit-
überlegen, wo es am effektivsten zum Einsatz kom- arbeiter zukünftig immer mehr als Experte agieren
men kann. Des Weiteren war sich nahezu die Hälfte kann. Der Effizienzvorteil steigt mit dem Volumen
der befragten Unternehmen darin einig, dass RPA der zu automatisierenden Anwendungsfälle (vgl.
bis in zwei Jahren einen signifikanten Einfluss auf Deloitte, 2017).
ihre Arbeit haben wird (vgl. OpusCapita, 2016). Einer der großen Vorteile von RPA und RDA ist,
Doch wo ist RPA überhaupt sinnvoll und wün- dass nur geringfügige Anpassungen im Rahmen der
schenswert? Mit Hilfe von RPA lassen sich mühsa- IT-Infrastruktur notwendig sind. Vielmehr greift
me Schritte automatisieren, indem strukturierte In- diese Art der Automatisierung bei flächendecken-
formationen aus verschiedenen Quellen nach be- dem Einsatz bzw. unternehmensweiter Skalierung
stimmten Regeln verarbeitet bzw. aufbereitet, kom- in die Organisationsstrukturen von Unternehmen
muniziert oder in Systemen (z. B. ERP-Systeme) ge- ein und verändert deren Arbeitsweise, was zur
speichert werden. Derzeit haben die meisten Unter- Auflösung traditioneller Rollen führt und eine
nehmen zur Unterstützung ihrer Prozesse ERP-Sys- Neudefinition der Anforderungen an Mitarbeiter
teme großflächig im Einsatz. Diese stoßen dort an und ihrer Fähigkeiten erfordert (vgl. Capgemini,
ihre Grenzen, wo Prozesse nicht end-to-end (z. B. 2016). Somit entwickeln sich richtig programmier-
mit Hilfe von Workflows) integriert und manuelle te Roboter zu „digitalen helfenden Händen“ im Un-
Eingriffe bzw. menschliche Entscheidungen erfor- ternehmen.
derlich sind. Meist greifen mehrere Anwendungen
entlang des Geschäftsprozesses ineinander, doch
aufgrund der fehlenden Schnittstellen können nur
30. JAHRGANG 2018 · 3/2018 13ROBOTIC PROCESS AUTOMATION (RPA) IM RECHNUNGSWESEN UND CONTROLLING – WELCHE CHANCEN ERGEBEN SICH?
RPA trägt zu einer 4. Einführung der „digitalen helfenden RPA-Tools in der Lage sind, auf die bestehende IT-
Stärkung der loka- Hände“ in der unternehmerischen Landschaft zuzugreifen (vgl. Safar, 2017). Wichtig
len Kompetenz- Praxis ist dennoch, dass vor der Implementierungsphase
und Informations- eine klare Rollenverteilung und Zuordnung von
erhaltung bei, an- Mit der Umsetzung von RPA mag anfänglich ein Verantwortlichkeiten definiert werden. Soll der
statt Tätigkeiten in großer Aufwand assoziiert werden, was sich erfah- RPA-Einsatz unternehmensweit erfolgen, ist die
Niedriglohnländer rungsgemäß jedoch als wenig zutreffend heraus- Einrichtung eines Center of Excellence sinnvoll,
zu verlagern. stellt. Dennoch haben laut einer Studie von Hor- um bereits bestehende Erfahrungen im Unterneh-
váth & Partners drei Viertel der rund 60 befragten men für andere Abteilungen und Prozesse verfüg-
Entscheidungsträger von Finanzinstituten Beden- bar zu machen und die Governance über automati-
ken. Diese beziehen sich zum einen auf die geringe sierte Prozesse und Tools im Einsatz aufzubauen.
Veränderungsbereitschaft der Mitarbeiter, die um Durch Automatisierung und Beschleunigung der
ihre Tätigkeit fürchten, und zum anderen auf die Prozesse können frei gewordene finanzielle Mittel
noch niedrige Standardisierung von Prozessen. Die und Kapazitäten für andere, wertschöpfende Akti-
größte Hürde stellt für viele jedoch das fehlende vitäten genutzt werden. Ebenfalls hat sich bisher ge-
Know-how dar (vgl. Horváth & Partners, 2017). zeigt, dass mit neuen Technologien und Transfor-
Bei der Einführung von RPA im Unternehmen mationen in Unternehmen neue Arbeitsplätze ent-
sind daher einige kritische Erfolgsfaktoren zu be- stehen (vgl. Safar, 2017). Absehbar ist jedenfalls,
achten. Nach der Definition einer klaren Strategie dass Mitarbeiter in Zukunft dank RPA seltener repe-
steht zunächst die Wahl der richtigen Kombination titive Arbeiten übernehmen müssen. Stattdessen
von Tools und Anbietern im Vordergrund. Wie be- können sie sich intensiver mit inhaltlich hochwer-
reits bei der Implementierung von ERP-Systemen tigeren Aufgaben befassen. RPA kann auch dazu
tritt auch hier das Problem auf, dass Unternehmen führen, dass statt einer systematischen Verlagerung
oft Roboter-Lizenzen kaufen, um danach festzustel- von Tätigkeiten und Arbeitsplätzen in Niedriglohn-
len, dass diese für ihre Anforderungen möglicher- länder, in denen repetitive Tätigkeiten zu einem
weise nicht optimal geeignet sind (vgl. Safar, günstigeren Tages- bzw. Stundensatz erbracht wer-
2017). Daher ist eine eingehende Analyse und Pla- den können, der lokale Kompetenz- und Informa-
nung vor Implementierungsbeginn unabdingbar. tionserhalt wieder gestärkt wird (vgl. Ott, 2017).
Dies umfasst nicht nur die Wahl des richtigen Ebenfalls sichert und speichert der Roboter alle
Tools, sondern beinhaltet auch eine gezielte Poten- Daten, welche mit seiner Tätigkeit in Verbindung
zialanalyse zur Identifizierung jener Prozesse, wel- stehen. Vor allem für das Prozessmanagement lassen
che für RPA geeignet sind (vgl. Haisermann et al., sich daraus nachträglich wertvolle Anhaltspunkte
2017, S. V8). Die Kosten für Analyse, Planung, Li- ableiten (vgl. Capgemini, 2016). Des Weiteren ist die
zenzen, Integration und Test bewegen sich ge- Amortisationszeit der Investition relativ kurz. Aus
wöhnlich im überschaubaren Rahmen. Dies liegt Praxiserfahrungen zahlen sich die getätigten Investi-
überwiegend daran, dass nur geringe Architektur- tionen oft bereits nach zwölf Monaten aus. Die Vor-
und Infrastrukturänderungen notwendig sind, da teile, die sich aufgrund der Erfahrungen aus diver-
Abb. 2: Vorteile der RPA
14 CONTROLLING – ZEITSCHRIFT FÜR ERFOLGSORIENTIERTE UNTERNEHMENSSTEUERUNGSCHWERPUNKT
sen von BearingPoint durchgeführten RPA-Projek- Ermessensspielraum sowie Ausnahmen aufweisen. Je weniger mensch-
ten ergaben, werden in Abb. 2 klassifiziert. Oft sind diese auch von einer hohen Fehleranfällig- liche Interaktion für
Wie eingangs erwähnt, spielt die Prozessanalyse keit geprägt und involvieren mehrere Mitarbeiter. einen Prozess be-
und -identifizierung während der Planungsphase Ungeeignet hingegen erscheinen Prozesse, die kom- nötigt wird, desto
eine entscheidende Rolle für den Erfolg des Projekt- plexe Entscheidungen erfordern, einen intensiven besser eignet er
vorhabens. Es muss definiert werden, welche Pro- Kundenkontakt oder eine hohe Variantenanzahl sich für eine Auto-
zesse RPA-tauglich sind, welche noch Anpassungen aufweisen. Eine der erfolgreichsten Strategien ist matisierung im
(z. B. im Sinne der Standardisierung) benötigen daher die Standardisierung von Prozessen vor der Zuge der RPA.
und welche für eine Automatisierung mit RPA nicht geplantem RPA-Implementierung (vgl. Capgemini,
in Frage kommen. Eine Möglichkeit dafür stellt ent- 2016). Diese stellt einen zusätzlichen Nutzen für
weder eine Kosten-/Nutzen-Analyse oder eine Be- das Unternehmen dar, wenn die Variantenvielfalt in
wertung anhand einer zweidimensionalen Matrix der Bearbeitung eingeschränkt und der Prozess
mit den Achsen Nutzenpotenzial (hoch/gering) und nachhaltig verschlankt wird.
Komplexität der Umsetzung (hoch/gering) dar. Der Aufgrund der genannten Kriterien sind die Ein-
wirtschaftliche Nutzen kann anhand der Frequenz satzmöglichkeiten für RPA im Unternehmen äu-
des Prozesses, der Prozessdauer, des Arbeitspen- ßerst vielfältig. Mögliche Einsatzgebiete ergeben
sums in Vollzeitarbeitskraftäquivalent (FTE) und sich z. B. bei der automatischen Bearbeitung von
der Auswirkung auf den Kunden im Falle eines po- Aufträgen im Vertrieb, bei der elektronische For-
tenziellen Betriebsausfalls abgeschätzt werden. Zur mulare anhand von extrahierten Daten befüllt wer-
Beurteilung der Komplexität der Umsetzung sollten den oder bei der In- und Outbound-Logistik, die
der funktionale sowie der technische Teil des Pro- das Verarbeiten von Informationen aus mehreren
zesses analysiert werden. Die funktionale Dimen- Systemen erfordert. Weitere Anwendungsfälle fin-
sion erstreckt sich auf die erforderliche Prozess- den sich auch in anderen Abteilungen, wie z. B. im
kompetenz des Mitarbeiters, den Grad der Prozess- Personalwesen (Lohn und andere Bezüge, Recrui-
standardisierung und die Anzahl der betroffenen ting- und Talentmanagement) oder bei der Über-
Schnittstellen zwischen Mensch und Maschine. prüfung der Einhaltung von Governance- und Com-
Auf der technischen Seite stehen die Vielfalt der pliance-Regeln (vgl. Koeber, 2017).
verwendeten Applikationen und deren zugrunde- Im Rechnungswesen gibt es aufgrund der sehr ho-
liegende Technologie, das Quelldatenformat sowie hen Standardisierbarkeit viele Prozesse, die sich für
die Frequenz der Updates der genutzten Software die Anwendung von RPA eignen und bei denen in
zur Beurteilung. Je geringer dabei der Nutzen aus- der Praxis RPA bereits Anwendung findet. Hier kön-
fällt und je höher die Komplexität des Prozesses, nen die automatisierte Bearbeitung und Zuordnung
desto weniger ist der analysierte Prozess für die Im- der Kundenzahlungseingänge genannt werden.
plementierung von RPA geeignet und umgekehrt. Es Auch die Bereiche Umsatzanrechnung und -abstim-
bietet sich an, vorrangig hochfrequente und zeitin- mung, Vorsteueranalyse und -abwicklung sowie
tensive Arbeitsprozesse zu automatisieren. Beson- Zahlungsverkehr können von RPA profitieren.
ders geeignet sind repetitive Prozesse, die auf In Abb. 3 sind an einem Beispiel der Ermittlung
einem eindeutigen Regelwerk basieren und wenig und Buchung der Rückvergütung in SAP ˆ die auto-
Step 1: Öffnen von MS
Outlook und Betreff
bezogenes Suchen einer
E-Mail
Step 2: Extrahieren des
E-Mail Anhangs (xls. file)
und ablegen in lokalen
Ordnern
E-Mail Workflow zur Step 8: E-Mail
Step 3: Öffnen des VPN
Benachrichtigung des Benachrichtigung des
Client und Anmeldung mit
Absenders über fehlerhafte begünstigten Mitarbeiters
definiertem User
Werte über Bonuszahlung
Step 4: Anmeldung in SAP Step 5: Öffnen des Excel file
und Aufruf der Transaktion aus lokalem Ordner und Step 6: Abgleich der Step 7: Buchung der
mit Programm und Extrahierung des Umsatzwerte des SAP Rückvergütung in SAP via
Variante zur Auslesung des Gesamtumsatzes und der Reports und der Excel files Transaktion
kumulierten Umsatzes Rückvergütung
Abb. 3: RPA – Use Case
30. JAHRGANG 2018 · 3/2018 15ROBOTIC PROCESS AUTOMATION (RPA) IM RECHNUNGSWESEN UND CONTROLLING – WELCHE CHANCEN ERGEBEN SICH?
die Durchlaufzeit sowie die Fehlerhäufigkeit hal-
Implikationen für die Praxis
biert und eine signifikante Reduktion der FTEs er-
reicht werden.
䊏 Die Ziele für den Einsatz von Robotics sind vielfältig. Neben der Reduktion von Mitarbeiter-
kapazitäten können auch Qualitätsverbesserung, Reduktion der Durchlaufzeit, Verbesserung
der Compliance oder Transparenz (häufigere Reports) Treiber der Initiative sein.
5. Verändert sich das Controlling durch
䊏 Die relevanten Prozesse müssen früh sehr detailliert beleuchtet werden. Häufig treten die
die „digitalen helfenden Hände“?
Schwierigkeiten im Detail ans Tageslicht: was zunächst in der Prozessdokumentation einfach
Die angeführten Beispiele zeigen, dass RPA in vie-
aussieht, entpuppt sich gegebenenfalls als variantenreich und komplex und somit nicht für
len Bereichen einen Mehrwert für die tägliche Ar-
RPA anwendbar.
beit und Wirtschaftlichkeit der Unternehmen leis-
䊏 Der Prozess sollte neu gedacht (und designed) werden. Im Rahmen der E2E-Anlyse unter Be-
ten kann. Im Controlling Umfeld stehen Planungs-
rücksichtigung von RPA lassen sich möglicherweise Prozessteile parallelisieren oder nachge-
und Budgetierungsaufgaben, Stammdatenbearbei-
lagerte Prozesse oder Kontrollmechanismen (4-Augenprinzip) reduzieren bzw. eliminieren.
tung und -validierung im Vordergrund. Das Aufga-
Eine 1:1 Umsetzung der Ist-Prozesse durch RPA Einsatz führt nicht zum gewünschten Erfolg.
benfeld des Controllers lässt sich grob als „Hüter
der Zahlen“ über mehrere oder alle Unternehmens-
matisierte Bearbeitung und das dadurch mögliche bereiche hinweg beschreiben. Ebenfalls gilt er als
Einsparpotenzial exemplarisch dargestellt. Informationsversorger, welcher durch die Aufbe-
Hierbei versendet der Business Partner eine Liste reitung von Zahlen Analysen und Aussagen über
mit den Umsatzdaten und den Rückvergütungsda- die Performance des Unternehmens erstellt. So
ten per E-Mail an den Sachbearbeiter. Der BOT kann sich die Rolle des Controllers bis hin zum
durchsucht den Posteingang im E-Mail-System, Business Partner des Managements in den Berei-
wird eine E-Mail mit entsprechendem Betreff iden- chen der strategischen Unternehmensentwicklung,
tifiziert, startet der Workflow des BOT. Der E-Mail- Geschäftsmodellierung und Steuerungskonzeption
Anhang, in dem Angaben zum Umsatz und zur erstrecken. In der Praxis endet der Aufgabenbe-
Ein rückwärtsgerich- Rückvergütung enthalten sind, wird automatisch reich jedoch oft nach der Berichterstattung der
tetes Zahlenwerk in einem lokalen Ordner abgelegt und die relevan- Kennzahlen im Reporting. Der Alltag des Control-
und zeitintensive ten Informationen ausgelesen. Danach wird durch lers ist heute immer noch von mühsamer Daten-
Recherchen bei den BOT SAP ˆ geöffnet und der Umsatz aus der konsolidierung, der Validierung von Eingaben so-
Verständnisfragen Excel-Liste mit der debitorischen Saldenliste für wie der Ermittlung von Kennzahlen geprägt. Bei
des Managements den relevanten Debitor abgeglichen. Stimmt der Verständnisfragen des oberen Managements kostet
prägen heute den Umsatz mit dem Umsatzwerte in SAP ˆ überein, die Suche nach richtigen Antworten nach wie vor
Alltag des Control- wird die Rückvergütung in SAP ˆ mit der Transak- viel Zeit, um die richtigen Ursache-Wirkungs-Zu-
lers. tion „FB01“ automatisch gebucht. Ist der Umsatz- sammenhänge herauszufinden. Das verwendete
wert nicht identisch, wird eine E-Mail mit der Ex- Zahlenwerk ist hierbei üblicherweise rückwärtsge-
cel-Liste im Anhang an den Business Partner mit richtet und somit zwar mehr oder weniger aktuell,
der entsprechenden Rückmeldung und Bitte um jedoch nicht vorausschauend.
Überprüfung des Umsatzes angestoßen. Die Identifikation der für RPA-geeigneten Prozes-
Im Rahmen des Projektes wurde die Antragsbear- se gestaltet sich im Controlling etwas schwieriger
beitungsstrecke vollständig optimiert. Basierend als im externen Rechnungswesen. Komplexe Pro-
auf einer End-to-End Prozessanalyse mit Hilfe der grammabläufe, unstrukturierte Input-Daten, eine
SIPOC-Methode (Supplier, Input, Process, Output, hohe Anzahl an Ausnahmen und Abstimmungen
Customer) wurde der Prozess überarbeitet und in zeigen RPA seine Grenzen auf (vgl. Dose, 2017). Die
einem Process Definition Document (PDD) be- Aufgabenbereiche des Controllers erfordern auf-
schrieben. Das Redesign des Prozesses und das grund von Ausnahmen eine hohe Entscheidungs-
Streben nach Prozessexzellenz ermöglichte – an- kompetenz, vielseitige Beurteilungen und analyti-
ders als eine 1:1-Abbildung des menschlichen Pro- sche Intelligenz. Aufgrund der erhöhten Prozessge-
zesses durch die RPA-Software – die Aufdeckung schwindigkeit und -genauigkeit können mit Hilfe
und Hebung größtmöglicher Effizienz durch den von RPA Angebots- und Auftragsplankalkulationen
Roboter. Durch Bündelung von robotisierbaren Pro- sowie Analysen schneller erstellt werden. Auch
zessschritten wurde die Zusammenarbeit zwischen die mühsame und fehleranfällige Erstellung von
menschlicher und virtueller Arbeitskraft reibungs- Auswertungskennzahlen (Key Performance Indica-
los gestaltet. Dieses führte unter Change-Manage- tors), die oft aus einer Vielzahl an ERP-Reports, Ex-
ment-Aspekten zu einer hohen Akzeptanz der Pro- cel-Auswertungen und externen Informationsquel-
zessveränderung. BearingPoint hat dieses Projekt len resultieren, kann von RPA profitieren. Kompe-
von der Analyse über Implementierung mit der tenzbasierte Prozesse wie die Erstellung von Fore-
Software Blue Prism ˆ bis zur Inbetriebnahme be- casts, umfassende Analysen, Berichtskommentie-
gleitet. Parallel zu den operativen Projektmaßnah- rung und Beratung des Managements bedürfen
men wurden neue Governance-Prozesse sowie zwar stets menschlicher Interaktion und sind daher
Handbücher für den Betrieb des Prozesses erstellt. nicht durch RPA-Mittel zu lösen, können jedoch in
Durch die Automatisierung des Prozesses konnte Teilbereichen unterstützt werden. So kann die
16 CONTROLLING – ZEITSCHRIFT FÜR ERFOLGSORIENTIERTE UNTERNEHMENSSTEUERUNGSCHWERPUNKT
Qualität und Aussagefähigkeit der Controllerfunk- ge Durchführen von Ursachen-/Wirkungs-Analy-
tion als Businesspartner gesteigert werden (vgl. sen und Vorbereiten von Vorschlägen und Schluss-
Kirchberg/Müller, 2016, S. 80 ff.). Im Controlling folgerungen, wie z. B. in welcher Region zukünftig
bezieht sich somit der Vorteil von RPA nicht nur welche Produktmodelle vorzugsweise anzubieten
auf Aufwands- und Kostenersparnis, sondern vor sind. Durch neu gewonnene Erkenntnisse und Zu-
allem auf die Steigerung der Prozesstransparenz, sammenhänge kann sich das System autonom wei-
der Aktualität und der Verlässlichkeit der Kenn- terentwickeln. Dies geschieht anhand von stetiger
zahlen (vgl. Roboyo, 2017). Datenaufnahme und deren Verarbeitung sowie dem
Erkennen von Mustern, die für den Menschen in
6. Nutzung von „Kopf“ – dem Cognitive ihrer Breite verborgen bleiben. In Verbindung von
Computing im Controlling CC und Predictive Analytics sowie heute bereits
gängigen Szenariotechniken wird der Blick des
Wenn es darum geht, präzise Antworten auf Ad- Controllers von der Berichterstattung und Ursa-
hoc-Fragen zu liefern, Simulationen und Vorhersa- chenanalyse der vergangenen Perioden stärker in
gen durchzuführen oder den CFO zu beraten (Con- die Zukunft gerückt. Ob das Controlling tatsächlich
troller als Businesspartner), stößt die Automatisie- einen wertschöpfenden Beitrag zum Unterneh-
rung mit Hilfe der RPA Technologie an ihre Gren- menserfolg leistet und zum Berater und Business-
zen. Jene Anforderungen, die mit RPA nicht zufrie- partner des CFOs wird, werden mögliche Szenari-
denstellend gelöst werden können, sollten daher en wie „Alexa sage mir, welche Preis- und Mengen-
auf ihre Tauglichkeit für andere Lösungen hin un- abweichung wir in 3 Monaten unter Berücksichti-
tersucht werden. In vielen Fällen könnte sich die gung der aktuellen Kursentwicklung beim Produkt
Anwendung von CC als der richtige Weg erweisen. X in der Region Y zu erwarten haben“ und deren
Das Controlling steht vor dem Problem der Daten- Resonanz in der Unternehmensführung zeigen.
und Informationsflut und dem zukünftigen Zusam- Durch den Einsatz von CC wird sich das Aufga-
menbringen von unstrukturierten und strukturier- benspektrum des Controllers tendenziell zur Ent-
ten Daten. wicklung von modernen Controlling-Konzepten
Auch das Management verlangt zukünftig nicht und -Methoden sowie zur Definition von Strategien „Alexa, woran
mehr nach zeitintensiven Recherchen, sondern anstelle von Datensammlung, Validierung und liegt der Ergebnis-
nach real-time Antworten. Mit der neuen Genera- Aufbereitung von Kennzahlen verschieben (vgl. einbruch im 3. Quar-
tion der „Future ERP“ Systeme, die auf In-Memory Satzger et al., 2017, S. 25 ff.). Der Einfluss von tal in der Sparte
Technologien basieren, wie z. B. SAP ˆ S/4HANA, Technologien wie RPA und CC wird die Rolle des XY?“
wird der Controller befähigt, dieses Problem in den Controllers im Unternehmen nachhaltig verändern.
Griff zu bekommen. Auf Knopfdruck oder sogar auf Durch Predictive Analytics und das daraus resul-
Zuruf – je nach Entwicklung der Spracherkennung tierende frühzeitige Erkennen von Mustern in Ver-
– könnte die Daten- und Informationsproblematik bindung mit dem Forecast werden die Möglichkei-
intelligent gelöst werden. Es ist bereits heute mög- ten an Präventionsmaßnahmen und die Bedeutung
lich, die konsistenten Daten, basierend auf der des Controllers im Unternehmen steigen. Es ist zu
„single source of truth“, mit zutreffender Datense- erwarten, dass der Bedarf an sogenannten „Data
lektion, bei voller Transparenz auf den Bildschir- Scientists“, die in der Lage sind, mithilfe der mo-
men eines modernen Entscheidercockpits des Con- dernen Tools aus immer weiter steigenden Mengen
trollers real-time einzublenden. Mit Hilfe von CC- an Informationen die richtigen Schlüsse zu ziehen,
basierten Systemen sind Fragen wie „Alexa, woran zunächst zunehmen wird, um später durch CC
liegt der Ergebniseinbruch im 3. Quartal in der größtenteils abgedeckt zu werden (vgl. Alexander
Sparte XY?“ keine Fantasie mehr. Anstatt Excel-Ta- et al., 2017, S. 91 ff.). Dies könnte u. a. mit der
bellen zu bemühen, erhält der Controller sofort die nächsten Generation der heutigen Chat-Bots ge-
richtige Antwort mit der passenden Ursachenana- schehen, die im Moment noch primär für den Ein-
lyse und anschaulichen Diagrammen auf den Bild- satz im Kundengespräch und in den Hotlines ent-
schirm eingespielt. Vor einiger Zeit behinderte die wickelt werden und anhand von Regeln, Schlag-
Unterscheidung zwischen implizitem und explizi- wörtern sowie Steuerungsbefehlen in der Lage
tem Wissen noch die Automatisierung von Prozes- sind, selbstständig Antworten zu finden. Es ist
sen. Mit Hilfe von CC ist dies jedoch möglich und denkbar, dass künftige Chat-Bots den Weg in das
das Tempo der stetigen Verbesserung nimmt weiter Controlling finden und mit ihren analytischen Me-
zu. thoden und ihrer hohen prozessualen Geschwin-
Für den Controller bietet CC im Vergleich zu RPA digkeit, Ad hoc-Fragen besser und schneller beant-
eine effektvollere Spannbreite an Möglichkeiten, worten werden als der Mensch selbst.
der Technologie Einzug in das tägliche Arbeitsle-
ben zu gewähren (vgl. Brynjolfsson et al., 2017). In
Bezug auf Controllingprozesse würde der Einsatz
von CC-Lösungen nicht nur das Erfassen eines
Kontextes bedeuten, sondern auch das eigenständi-
30. JAHRGANG 2018 · 3/2018 17ROBOTIC PROCESS AUTOMATION (RPA) IM RECHNUNGSWESEN UND CONTROLLING – WELCHE CHANCEN ERGEBEN SICH?
RPA und CC wer- 7. Fazit und Ausblick 䊏 Brynjolfsson, E.; Mcafee, A., Von Managern und
den die Rolle des Maschinen, 2017, http://www.harvardbusiness
Controllers nach- Die Möglichkeiten zur Digitalisierung und Auto- manager.de/heft/d-153653814.html, Stand:
haltig verändern – matisierung administrativer Prozesse in Unterneh- 20.11.2017.
vom Fachexperten men zur Steigerung der Produktivität reichen von 䊏 Bujak, A.; Darius, V.; Enders, W.; Esser, M.; Kroll,
hin zum Berater der regelbasierten Steuerung von einfachen Prozes- C., Robotic Process Automation – Robots con-
und Business Part- sen (RDA), über die Automatisierung von standar- quer business processes in back offices. A 2016
ner des Manage- disierten Prozessschritten (RPA) – ohne Mensch- study conducted by Capgemini Consulting and
ments. Maschine-Interaktion, bis hin zur selbständigen Er- Capgemini Business Services, https://www.capg
kennung von Mustern und dem Einsatz von bereits emini.com/consulting-de/wp-content/uploads/
Erlerntem für zukünftige Entscheidungen durch sites/32/2017/08/robotic-process-automation-st
Systeme, basierend auf künstlicher Intelligenz udy.pdf, Stand: 20.11.2017.
(CC). Um RPA als „digitale helfende Hand“ zu nut- 䊏 Deloitte, Übernehmen Roboter bald jeden Job?
zen und dadurch Mitarbeiter weniger mit repetiti- Wie Process-Automation die Arbeit im Büro
ven Arbeiten zu beschäftigen, bedarf es einer inten- komplett verändert, 2017, https://www2.deloitt
siven Planung und Analyse, welche Prozesse RPA- e.com/de/de/pages/innovation/contents/Roboti
geeignet sind und für welche Prozesse die erforder- c-Process-Automation.html, Stand: 12.11.2017.
liche Kompetenz zu hoch und der Grad der Stan- 䊏 Dose, D., Roboter im Backoffice: Einsatzfelder
dardisierbarkeit zu gering ist, um eine Automatisie- und Grenzen von RPA. Neuer Trend zu Robotic
rung erfolgreich zu implementieren. Aufgrund sei- Process Automation, 2017, https://www.der-ba
ner hoch standardisierten, strukturierten und wie- nk-blog.de/roboter-backoffice-einsatzfelder/tec
derkehrenden Prozesse eignet sich das externe hnologie/27476/, Stand: 12.11.2017.
Rechnungswesen für den Einsatz von Automatisie- 䊏 Enders, T.; Reimer, N.; Satzger, G., Künstliche
rung durch RPA-Technologie besonders gut. Das Intelligenz: Löst Watson den Controller ab? Wie
Controlling hingegen zeichnet sich durch komple- kognitive Technologien das Berufsbild des Con-
xe Prozesse, unstrukturierte Daten und den Bedarf trollers verändern, 2017, https://rsw.beck.de/do
an einer hohen Entscheidungskompetenz sowie cs/librariesprovider37/default-document-librar
analytischen Fähigkeiten aus. Daher erscheint es y/sonderheft_controlling_sazger_s_24_29.pdf?s
für den Einsatz von RPA als weniger geeignet. Al- fvrsn=0, Stand: 20.11.2017.
lerdings lassen sich auch hier Ansatzpunkte fin- 䊏 Haisermann, A.; Liebscher, T., Mit Robotics spa-
den, wie z. B. die Erstellung von Auswertungs- ren lernen. Robotics Process Automation ist eine
kennzahlen, um eine höhere Transparenz und Qua- neue Technologie, die gerade bei repetitiven
lität der Kennzahlen zu gewährleisten. Für das Aufgaben mit hohen Fallzahlen einen deutlich
Controlling wird die Anwendung der CC-Techno- messbaren Mehrwert bietet, in Frankfurter All-
logie eine besser geeignete Form der Automatisie- gemeine Zeitung für Deutschland, 2017, Nr. 95,
rung darstellen, um eigenständig Ursachen-/Wir- S. V8.
kungsanalysen durchzuführen, Handlungsempfeh- 䊏 Horváth & Partners, Horváth-Studie: Software-
lungen vorzubereiten und das Management mit re- roboter erobern die Finanzindustrie, 2017,
al-time Antworten und zutreffenden Interpretatio- https://www.horvath-partners.com//de/presse/
nen der Kennzahlen zu versorgen. Der Einfluss von aktuell/detail/date////horvath-studie-softwarer-
RPA und CC in Verbindung mit Predictive Analy- oboter-erobern-die-finanzindustrie/Stand: 20.11.
tics wird die Rolle des Controllings nachhaltig ver- 2017.
ändern und dem Anspruch des Controllers verhel- 䊏 Kirchberg; A.; Müller, D., Digitalisierung im
fen, durch zukunftsorientierte Berichterstattung und Controlling: Einflussfaktoren, Standortbestim-
Analysen zum Mehrwert stiftenden Berater und mung und Konsequenzen für die Controllerar-
wertvollen Business Partner des CFOs zu werden. beit, 2016, https://www.horvath-partners.com/
fileadmin/horvath-partners.com/assets/05_
Literatur Media_Center/PDFs/deutsch/E_Konzerncontro
lling_DigContr_KirchbMueller2016_web_g.pdf,
䊏 Alexander, S.; Fahn, S.; Sautter, J.; Schäfer, M.; Stand: 20.11.2017.
Pedell, B.; Vink, D., SAP ˆ S/4HANA Finance – 䊏 Koeber, C., Effizienzsteigerung im Finance-Be-
Ein Akzelerator für die digitale Transformation reich mit Robotic Process Automation, 2017,
im Finanzbereich?, in: Controlling, 29. Jg. https://www.haufe.de/controlling/rechnungsle
(2017), Sonderausgabe, S. 91 ff. gung/effizienzsteigerung-mit-robotic-process-a
䊏 Alexander, S.; Schäfer, M., Robotics and Artifi- utomation_110_413542.html, Stand: 20.11.2017
cial Intelligence (AI) in Finance & Treasury – 䊏 KPMG, Digital Labour and Robotic Process Au-
Application Areas and Preconditions, 2017, tomation (RPA). In einer immer schnelleren und
https://www.linkedin.com/pulse/robotics-artifi globalen Geschäftswelt müssen Unternehmen
cial-intelligence-ai-finance-treasury-areas-alexa ihre Geschäftstätigkeit zeit- und kosteneffektiv
nder/, Stand: 20.11.2017. gestalten, 2017, https://home.kpmg.com/de/de/
18 CONTROLLING – ZEITSCHRIFT FÜR ERFOLGSORIENTIERTE UNTERNEHMENSSTEUERUNGSCHWERPUNKT
home/services/advisory/consulting/erp-crm-con
sulting/robotic-process-automation.html, Stand:
24.11.2017. Enthusiasmus durch
Meyer, R.; Enk, M.; Rückershäuser, P., Hand in
Energie.
䊏
Hand mit der Maschine. Robotisierungsinitiati-
ven befördern Versicherer auf die nächste Stufe
der Effizienz, in: Versicherungswirtschaft‚ 2017,
Nr. 8, S. 26 f.
䊏 OpusCapita; Abo Akademi University, Robotic
Process Automation & Artificial Intelligence
Survey 2016; Survey Results & Real Life Examp-
les, 2016, http://www.opuscapita.com/news/20
16/companies-are-warming-up-for-robotics,
Stand: 18.11.2017.
䊏 Ott, M., Prozessautomatisierung mit Robotik.
Die Zukunftstechnologie für Finanzdienstleis-
ter, 2017, https://www.accenture.com/de-de/ins
ight-financial-services-robotic-process-automat
ion, Stand: 24.11.2017.
䊏 Roboyo GmbH, Das Zusammenspiel von RPA
und KI, 2017, https://www.roboyo.de/2017/07/
das-zusammenspiel-von-rpa-und-ki/, Stand:
12.11.2017.
䊏 Roboyo GmbH, Digitalisierung im Controlling –
erfolgreich mit RPA, 2017, https://www.roboyo. Von Christian Bremer
de/2017/09/digitalisierung-im-controlling-erfol 2018. X, 187 Seiten. Kartoniert € 16,90
greich-mit-rpa/, Stand: 12.11.2017. ISBN 978-3-8006-5633-2 | Neu im Februar 2018
䊏 Safar, M., Die 5 hartnäckigsten Mythen über Ro-
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botic Process Automation, 2017, https://weissen
berg-solutions.de/die-5-hartnaeckigsten-maerc
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30. JAHRGANG 2018 · 3/2018 19Sie können auch lesen
