SAM Business Process Workflow
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SAM Business Process Workflow Let’s talk Business – vom Antrag zur Berechtigung Geringere Fehleranfälligkeit und schnellere Duchlaufzeiten für die Erteilung von Berechtigungen Einhaltung gesetzlicher Regularien Schutz vor Compliance-Verletzungen
Management Summary: Führen und geführt werden
Gerade zum Thema Berechtigungsvergabe, Berechtigungsentzug und Berechtigungs
änderung gewinnen business-orientierte Genehmigungsworkflows rasant an Bedeutung.
Denn: Die Verantwortung dafür, dass die Mitarbeiter die richtigen Zugangsberechtigungen
zur richtigen Zeit besitzen, ist nicht zuletzt auf Grund von gesetzlichen Regularien in den
Fachabteilungen angekommen.
Was muss ein Genehmigungs-Workflow bieten, um die involvierten
Akteure in den Fachabteilungen zu überzeugen? Der ideale Workflow …
… spricht die Sprache des Endanwenders –
sowohl die Landessprache als auch die Business Sprache.
… wird vom Endanwender von der ersten Benutzung
an als Entlastung und nicht als Belastung wahrgenommen.
… führt den Endanwender intuitiv durch den Prozess und
lässt ihm bei aller Statik jedoch Freiheiten.
… beherrscht die Gratwanderung zwischen Standardisierung
auf der einen und Flexibilität auf der anderen Seite.
Der SAM Business Process Workflow von
Beta Systems ist dieser ideale Genehmigungsworkflow!
Ein wichtiger Beweis hierfür, ist die hohe Akzeptanz in den Fachabteilungen unserer
Kunden. Denn nur im reibungsfreihen produktiven Einsatz können nachstehende
Wertschöpfungs- und Nutzenpotentiale eines Workflows realisiert werden:
Effizienz: Einheitliches Verständnis der Berechtigungsprozesse führt
zu geringerer Fehleranfälligkeit und schnelleren Duchlaufzeiten
Transparenz: Einhaltung von gesetzlichen Regularien
Kontrolle: Schutz vor Compliance-Verletzungen
Was sind die grundlegenden Vorteile SAM Business Process Workflow auf einen Blick
eines Berechtigungsworkflows?
Bei immer wiederkehrenden und gleichartigen Ar-
beitsabläufen erhöht der Einsatz eines Workflows ▪▪ Prozessorientierte Verwaltung von
in der Regel die Effizienz, die Transparenz und die Mitarbeitern und Ressourcen
Kontrolle von klar definierten Prozessen. Beim Ein- ▪▪ Beantragung von Änderungen der
satz eines Workflows speziell zur Berechtigungsver- Berechtigungen für Mitarbeiter
waltung kommt noch ein bedeutender Aspekt hinzu: (z.B. eine zusätzliche Berechtigung)
Dieser Workflow verbindet die IT mit dem Fachbe- mittels Workflow
reich. Er dient als Dolmetscher (IT – Business sowie ▪▪ Beantragung der Erfassung
Business – IT) und schafft einfache und für alle Ak- und Einrichtung externer Mitarbeiter
teure verständliche Arbeitsabläufe. ▪▪ Genehmigungen erfolgen
innerhalb eines intelligenten
mehrstufigen Prozesses
Let it flow! ▪▪ Übersicht und Dokumentation
aller Beantragungsschritte
Regeln Sie die Ausnahmen! ▪▪ Beantragung von zusätzlichen IT-
Ressourcen (z.B. Hardware, Software)
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SAM Business Process Workflow
Die richtigen Personen bekommen zur richtigen Zeit auf
nachvollziehbare Weise die richtigen Berechtigungen.
Compliance ▪▪ Einhaltung von Compliance-Richtlinien –
Schutz vor Compliance Verletzungen / Segregation of Duties
▪▪ Lückenlose Dokumentation – vollständige
Nachvollziehbarkeit aller Aktivitäten
▪▪ Reduzierung der Kosten für Compliance
Prozessoptimierung ▪▪ Vollautomatische Umsetzung nach der letzten Genehmigung
▪▪ Vorgefertigte Templates für Berechtigungsanträge
▪▪ Frei konfigurierbare IT bezogene Workflowsanträge
(Software, Hardware)
▪▪ Höchste Flexibilität bei gleichzeitiger Prozessicherheit
Endanwender/ ▪▪ Hohe Akzeptanz durch eine einfache und intuitive Bedienung
Fachabteilung ▪▪ Frontend für den Endanwender in den Fachbereichen
in 12 Sprachen verfügbar
▪▪ Übersetzung von IT in Fachlichkeit
▪▪ Eskalation, Delegation und Ad-hoc-Änderungen
führen zu kurzen Durchlaufzeiten
▪▪ Endanwender sehen jederzeit den Status ihrer Anträge
(individuelles Tracking)
Moderner Berechtungsworkflow mit Bildung von Ad-hoc-Workflows
einem Höchstmaß an Flexibilität Über den SAM Business Process Workflow werden
Worin liegen die Anforderungen an moderne Be- diese Ausnahmeprozesse durch intelligente Eskala-
rechtigungsworkflow-Systeme? Ein Workflow stan- tion, Delegation und nicht zuletzt durch die Möglich-
dardisiert gleichartige Arbeitsabläufe. Es gibt nor- keit von Ad-hoc-Änderungen während der Laufzeit
malerweise eine Vielzahl von statischen Anträgen gesteuert. Diese Flexibilität und Anpassungsfähig-
und vordefinierten Genehmigungsstufen.Trotz dieser keit ermöglicht einen beschleunigten und praxis-
Statik muss der Workflow ein Höchstmass an Flexibi- nahen Einsatz. Der Arbeitsfluss wird durch Beson-
lität bieten, um möglichst vielen Situationen im tägli- derheiten oder Fehlerquellen nicht unterbrochen,
chen Geschäftsbetrieb gerecht zu werden. Schließlich sondern lösungsorientiert fortgesetzt. Gleichzeitig
sind gerade die Ausnahmen, die Eskalationen und entsteht durch die selbstmitlaufende lückenlose Do-
die Sonderfälle die bekannten «Zeitfresser». kumentation die vollständige Nachvollziehbarkeit al-
ler Aktivitäten.
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Geschäftsprozessoptimierung
Mit dem SAM Business Process Workflow gewinnen Jeder Vorgang wird mitgeschrieben und verbessert
Sie Kontrolle und Transparenz über Ihre Geschäfts- damit die Dokumentation ohne zusätzlichen Auf-
prozesse zum Thema Berechtigungsmanagement. wand. Neue Aufgaben sowie Vorgänge werden den
Die verantwortlichen Akteure haben die Möglichkeit, Mitarbeitern automatisch per E-Mail mitgeteilt.
in der Prozessübersicht alle Aktivitäten zu sehen und
gegebenenfalls einzugreifen. Der Informationsfluss zwischen Mitarbeitern, Abtei-
lungen und Standorten wird deutlich verbessert und
Prozesse können so wesentlich besser gesteuert und somit auch die Prozessqualität optimiert.
kontrolliert werden, zugleich führt die digitale Abbil-
dung der Prozesse zur Verkürzung der Durchlaufzei-
ten. Mithilfe von Eskalationsregeln können definierte
Zeiträume für die Bearbeitung von Aufgaben festge-
legt und Termine durch E-Mail-Benachrichtigungen
gesichert werden.
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SAM Business Process Workflow
Eskalationsregeln/
SLAs
Zusätzliche
Beliebige Ad-hoc-
Datenquellen
Prozessübersicht Genehmigungs- Rückfragen Änderungen/ Delegation E-Mail
stufen Fragen
Stellvertreter-
regelung
Anforderungen im Workflow Management mit SAM BPW
Heutzutage stellt der Workflow von IAM-Systemen in Rückfragen
vielen Unternehmen einen unverzichtbaren Baustein Rückfragemöglichkeiten an den Antragsteller bzw.
in der Compliance-Policy dar. Die durch Workflow- Genehmiger schaffen Klarheit. Alle Fragen und Ant-
Systeme gewonnene Prozesssicherheit, dieTranspa- worten werden Bestandteil des Workflow-Prozesses
renz und Nachvollziehbarkeit, sowie Flexibilität und und somit revisionssicher dokumentiert.
Leistungsfähigkeit der Workflow-Systeme sind aus
heutigen IT-Konzeptionen nicht mehr wegzudenken. Ad-hoc-Änderungen / Fragen
Die Möglichkeit, Fragen an beliebige in den Prozess
Prozeßübersicht involvierte Akteure zu stellen, beschleunigt und ver-
Transparenz – Jeder Prozessschritt wird übersicht- einfacht das Verfahren gerade bei komplexen Fra-
lich dokumentiert und damit für Revision/Audit op- gestellungen. Alle Fragen und Antworten werden
timal auswertbar Bestandteil des Workflow-Prozesses und somit revi-
sionssicher dokumentiert.
Beliebige Genehmigungsstufen
n-Augenprinzip – Es können beliebige Genehmi- Delegation
gungsstufen eingebunden werden. Diese können Jederzeit können Arbeits- bzw. Genehmigungsschrit-
sich z.B. nach Hierarchie oder Querschnittsfunktio- te an vorher definierte oder beliebige Personen de-
nen richten. legiert werden.
Stellvertreterregelung Zusätzliche Datenquellen
Einrichten von Stellvertretern, z.B. für die Urlaubszeit. Informationen aus weiteren Datenquellen können
in Prozesse eingebunden werden. Zum Beispiel er-
Eskalationsregeln / SLAs folgt ein Zugriff auf die Urlaubsdatenbank, um zu
Hierbei ist eine genaue Definition von Bearbeitungs- prüfen, ob die beteiligte Genehmiger überhaupt ver-
zeiträumen möglich. Bei Überschreitung bzw. ande- fügbar sind.
ren SLA-Verletzungen werden regelbasiert Folgeak-
tivitäten angestoßen. eMail
Eine auf den Prozessbeteiligten zugeschnittene eMail
kann zu jeder Zeit versandt werden. Z.B. kann ein
Genehmiger per eMail gebeten werden, einem Eil-
antrag zuzustimmen. Hierzu findet er in seiner eMail
einen Link über den er direkt in den entsprechenden
Antrag geleitet wird.
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Screenshot des grafischen
Workflowdesigns – der SAM
Business Process Workflow
ist hierbei so aufgebaut,
dass auch Anwender ohne
Programmierkenntnisse in der
Lage sind, Prozesse abzubil
den und darin Aktivitäten zu
gestalten bzw. zu bearbeiten.
Perfektes Zusammenspiel: SAM Enterprise und SAM Business Process Workflow
▪▪ Einfache Verwaltung der Workflow- Beispiel aus der Praxis:
Akteure mit SAM Enterprise Ein Unternehmen hat folgende Policy zur Berechti-
gungsverwaltung eingeführt: Der Abteilungsleiter ist
▪▪ Berechtigungen für den Workflow über SAM in der Regel der Genehmiger bezüglich aller Anträge.
Enterprise regel- und rollenbasiert verwalten
Abhängig von der Abteilungszugehörigkeit des An-
▪▪ Vollautomatische Ausführung nach dem
tragsstellers, wird somit der passende Genehmiger
letzten Genehmigungsschritt
dynamisch ermittelt. Hierzu dienen die in SAM Enter-
▪▪ Übersichtliche Verwaltung der prise hinterlegten Organisationsdaten, Regeln und
Workflow-Manadanten in SAM Enterprise gegebenfalls Rollen.
Eine weitere Policy könnte lauten: Der Eigentümer
der Ressourcen (z.B. der Berechtigung, der Rolle)
muss bei bestimmten Anträgen zusätzlich zustim-
men (6-Augen Prinzip).
Abhängig von der Berechtigung wird dieser zusätzli-
che Genehmigungsschritt automatisch an den Eigen-
tümer der Ressource geschickt. Das Einrichten der
Berechtigungen der Workflow-Akteure Abteilungs-
leiter sowie Ressourcengenehmiger basiert auf den
Informationen aus SAM Enterprise. Stimmen beide
Akteure dem Antrag zu, wird dieser vollautomatisch
durch SAM Enterprise in allen angeschlossenen Sys-
temen umgesetzt.
6SAM Business Process Workflow
Workflow als wichtiger Bestandteil von Identity Access Governance
Governance im Berechtigungsmanagement – auch Access Governance verlagert die Verantwortung und
als Access Governance bezeichnet – bedeutet die Entscheidungsbefugnis zur Vergabe von Zugriffsrech-
Übernahme von mehr Verantwortung durch die ten in die Fachabteilungen. Der Business Process
Fachabteilungen zur Absicherung wichtiger Ge- Workflow der Beta Systems Software AG stellt ein-
schäftsressourcen. Die Überwachung der Zugriffak- fache, geschäftsorientierte Prozesse bereit, mit de-
tivitäten der Mitarbeiter im Unternehmen wird be- nen sich leistungsfähige und revisionssichere An-
reits bei der Freigabe von Zugriffsberechtigungen forderungsworkflows implementieren lassen. Der
und durch die regelmäßige Überprüfung (Rezertifi- «Need to know»-Grundsatz und mehrdimensionale
zierung) vorhandener Rechte strenger kontrolliert. Genehmigerstrukturen können für Anforderungspro-
zesse bis auf die Ebene einzelner Benutzer hinunter-
Beta Systems bietet mit dem Business Process Work- gebrochen werden.
flow eine Vielzahl workflowgestützter Antrags- und
Genehmigungsprozeduren und schafft damit höchs- Darüberhinaus hat Beta Systems sein Portfolio um
te Transparenz und Kontrolle über GRC-relevante Access Intelligence-Lösungen «Garancy Access In-
Security- Prozesse. telligence Manager» erweitert, mit denen zu jedem
Zeitpunkt businessorientierte Bewertungen, Analy-
sen und Reports transparente Auswertungen über
die vergebenen Mitarbeiter Berechtigungen ermög-
licht werden.
7SAM Business Process Workflow
Let’s talk Business – Vom Antrag zur Berechtigung
Compliance ▪▪ Einhaltung von Compliance-Richtlinien –
Schutz vor Compliance Verletzungen / Segregation of Duties
▪▪ Lückenlose Dokumentation – vollständige Nachvollziehbarkeit aller Aktivitäten
▪▪ Reduzierung der Kosten für Compliance
Prozessoptimierung ▪▪ Vollautomatische Umsetzung nach der letzten Genehmigung
▪▪ Vorgefertigte Templates für Berechtigungsanträge
▪▪ Frei konfigurierbare IT bezogene Workflowsanträge
(Software, Hardware)
▪▪ Höchste Flexibilität bei gleichzeitiger Prozessicherheit
Endanwender/ ▪▪ Hohe Akzeptanz durch eine einfache und intuitive Bedienung
Fachabteilung ▪▪ Frontend für den Endanwender in den Fachbereichen in 12 Sprachen verfügbar
▪▪ Übersetzung von IT in Fachlichkeit
▪▪ Eskalation, Delegation und Ad-hoc-Änderungen führen zu kurzen Durchlaufzeiten
▪▪ Endanwender sehen jederzeit den Status seines Antrages (individuelles Tracking)
Beta Systems ist ein führender Software- Wir entwickeln hochwertige Softwareprodukte und
Anbieter für IT-Benutzer-Management, -lösungen für die automatisierte Verarbeitung großer
Daten- und Dokumentenmengen. Die Produkte und
Data-Center Management, Compliance- Lösungen dienen der Prozessoptimierung, führen zu
Lösungen und Dokumentenmanagement. einer verbesserten Sicherheit und sorgen für mehr
Agilität in der IT.
50% der größten europäischen Unsere Lösungen gewährleisten Aspekte in Bezug
Banken sichern ihre Geschäftsprozesse auf Berechtigungsmanagement zur Erfüllung von
geschäftlichen Anforderungen zu Governance,
mit Lösungen von Beta Systems ab. Risikomanagement und Compliance (GRC) und erhö
hen die Leistungsfähigkeit der Unternehmens-IT in
punkto Verfügbarkeit, Skalierbarkeit und Flexibilität.
7 der 10 größten europäischen Immer wieder wird Beta Systems von großen
Versicherungsgruppen als bevorzugter Lösungs
Versicherungsgruppen setzen
anbieter für ihre IT-Infrastruktur ausgewählt.
Lösungen von Beta Systems ein. Unternehmensweite Installationen sind vielfach
seit vielen Jahren aktiv im Einsatz.
Beta Systems verfügt über mehr als 25 Jahre praktische Erfahrung mit über 1.300 Kunden weltweit.
www.betasystems.de Alt-Moabit 90d
10559 Berlin
Phone +49 - (0) 30 - 72 61 - 18 - 0
Fax +49 - (0) 30 - 72 61 - 18 - 800
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Unternehmen sind Marken dieser Unternehmen. Dies gilt auch für die jeweilige Firmenbezeichnung. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. In dieser Publikation enthaltene Aussagen stellen
keine Zusicherungen, Gewährleistungen oder in sonstiger Weise bindende Aussagen dar. Die Beta Systems Software AG übernimmt keinerlei Haftung oder Garantie für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation.
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