SEPA-Umstellungsanleitung für Profi cash

SEPA-Umstellungsanleitung für Profi cash
Diese Anleitung beschreibt die wesentlichen Schritte zur automatisierten Umstellung Ihrer in Profi
cash hinterlegten nationalen Zahlungsaufträge in SEPA-Aufträge.
Bitte führen Sie vor der Umstellung eine Datensicherung Ihrer Profi cash-Bestandsdaten durch.
Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Sie erreichen uns telefonisch unter
                      06226/931-400 oder per eMail: ebl@volksbank-neckartal.de

IBAN und BIC ergänzen
Starten Sie Profi cash. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten bei der Firma an, bei welcher Sie die
Umstellung durchführen möchten. Ergänzen Sie zunächst zu den im Bestand befindlichen
Zahlungsempfängern bzw. Zahlungspflichtigen IBAN und BIC.

Wählen Sie im Hauptmenü „Stammdaten - Massenänderung - IBAN und BIC ergänzen “

Sollte bei Ihnen die Rückmeldung „Es wurden keine Datensätze gefunden, die ergänzt werden
könnten“ ausgegeben werden, so sind in Ihrem Datenbestand IBAN und BIC bereits hinterlegt.

Umstellung nationaler Überweisungsaufträge in SEPA-Überweisungsaufträge

Wählen Sie im Hauptmenü „Stammdaten – Massenänderung – ZV-Aufträge “

Markieren Sie das Änderungsfeld für den Bereich „Auftragsart ändern“

Wichtiger Hinweis:
Achten Sie darauf, dass die Einstellungen zur Änderung korrekt eingetragen werden. Falsche
Einstellungen können zu einer falschen Umstellung führen die ggfs. nicht mehr rückgängig
gemacht werden kann.

- Wählen Sie im Feld Auftraggeber „alle Konten Auftraggeber“
- Wählen Sie im Feld „alt“ die Auftragsart „Überweisungsgutschrift“
- Wählen Sie im Feld „neu“ die Auftragsart „SEPA-Überweisung“

Wichtiger Hinweis:
Beachten Sie, dass bei SEPA-Aufträgen künftig nur noch 5 Zeilen Verwendungszweck
vorgesehen sind. Bei der Umstellung werden alle Angaben ab der 6. Verwendungszweck-
zeile ignoriert und damit nicht übernommen.

Umstellung nationaler Lastschriftaufträge in SEPA-Lastschriftaufträge

Grundlage für den Einzug von SEPA-Lastschriften sind gültige SEPA-Lastschriftmandate. Bitte
beachten Sie daher, dass Ihnen vor dem erstmaligen Einzug per SEPA-Basislastschrift diese Mandate
vorliegen bzw. dass Sie Ihre Zahlungspflichtigen über den Wechsel von Einzugsermächtigung auf
SEPA-Basislastschrift informiert haben müssen (Umdeutung). Eine Information zur Umdeutung von
Einzugsermächtigungen, sowie Musteranschreiben und Mandatstexte finden Sie auf unseren
Internetseiten (www.volksbank-neckartal.de/sepa)

Sie können auch direkt aus Profi cash Mandatstexte und Umdeutungsschreiben ausdrucken. Die
Texte sind hier fest definiert und nicht änderbar. Voraussetzung zur Nutzung dieser Funktionen sind
bereits hinterlegte Mandate.

Sie finden die Funktion unter „Stammdaten – Mandate “

Außerdem müssen Sie mit der Bank, bei der Sie SEPA-Lastschriften einreichen (Inkassobank), eine
neue Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften (Inkassovereinbarung)
abgeschlossen haben. Setzen Sie sich hierzu ggfs. mit Ihrem Kundenberater in Verbindung.

Gläubiger-Identifikationsnummer
Um künftig Lastschriften mittels SEPA einreichen zu können, benötigen Sie zunächst eine sogenannte
Gläubiger-Identifikationsnummer bzw. Creditor Identification (CI). Die Gläubiger-ID können Sie online
bei der Deutschen Bundesbank beantragen.
Besuchen Sie hierfür die Internetseite www.glaeubiger-id.bundesbank.de oder verwenden Sie zum
Aufruf die entsprechende Funktion innerhalb von Profi cash unter „Stammdaten – Gläubiger-
Identifikationsnummern “.

Nachdem Sie alle Angaben zur Beantragung gemacht haben, setzt sich die Deutsche Bundesbank mit
Ihnen per eMail in Verbindung und teilt Ihnen die Gläubiger-ID mit.

Tragen Sie die Gläubiger-Identifiaktionsnummer bitte in Profi cash ein unter

„Stammdaten – Gläubiger-Identifikationsnummern “

Hinterlegen Sie hier bitte auch eine Bezeichnung und Ihre Anschrift.

Mandatsreferenznummern

Jedem SEPA-Lastschriftmandat muss eine eindeutige Referenznummer zugeordnet werden. Damit ist
für jeden Lastschrifteinzug die zugrundeliegende Berechtigung nachvollziehbar.
Sie vergeben selbst die Mandatsreferenznummern und bestimmen, wie die Referenznummern
strukturell aufgebaut sein sollen. Es ist sinnvoll, die Mandatsreferenznummern nach einem
einheitlichen Schema festzulegen. Es stehen 35 Stellen zur Verfügung. Erlaubt sind Buchstaben und
Zahlen.
Beispiele für die Vergabe von Mandatsreferenznummern :

MitgliedsnummerBank = z.B. 01234567890VOBANECKARTAL oder

NameVornameBank = z.B. MUSTERMANNMAXVBNT

Bei der Mandatseingabe innerhalb von Profi cash muss außerdem zu jedem Mandat das jeweilige
Mandatsdatum (Datum der Unterschrift bzw. Umdeutungsdatum) angegeben werden. Auch dieses
Datum dient der eindeutigen Mandatszuordnung.

In Profi cash werden die Mandate bei den Stammdaten zum Zahlungspflichtigen erfasst:

„Stammdaten – Zahlungsempfänger/-pflichtige “ hier im Abschnitt „Bankverbindungen und SEPA-
Lastschriftmandate“ (Neu/Ändern/Löschen) – SEPA-Lastschriftmandate (Neu/Ändern/Löschen).

Hier wird den SEPA-Lastschriftmandaten auch die gültige Gläubiger-Identifikationsnummer
zugeordnet. Im Abschnitt „Lastschriftsequenz „ müssen Sie angeben, ob es sich bei dem jeweiligen
Mandat um eine einmalige oder wiederkehrende Weisung handelt.

Im Abschnitt Lastschriftart legen Sie fest, ob es sich um eine SEPA-Basislastschrift oder eine
SEPA-Firmenlastschrift handelt.

Wählen Sie im Hauptmenü „Stammdaten-Massenänderung- ZV-Aufträge “

Markieren Sie das Änderungsfeld für den Bereich „Auftragsart ändern“

Wichtiger Hinweis:
Achten Sie darauf, dass die Einstellungen zur Änderung korrekt eingetragen werden. Falsche
Einstellungen können zu einer falschen Umstellung führen die ggfs. nicht mehr rückgängig
gemacht werden kann.

Wählen Sie im Feld Auftraggeber „alle Konten Auftraggeber“
Wählen Sie im Feld „alt“ die Auftragsart „Lastschrift mit Einzugsermächtigung“
Wählen Sie im Feld „neu“ die Auftragsart „SEPA-Basis-Lastschrift“

Wichtiger Hinweis:
Beachten Sie, dass bei SEPA-Aufträgen künftig nur noch 5 Zeilen Verwendungszweck
vorgesehen sind. Bei der Umstellung werden alle Angaben ab der 6. Verwendungszweck-
zeile ignoriert und damit nicht übernommen.

Wichtiger Hinweis:
Während der Umstellung Ihrer Lastschriften haben Sie die Möglichkeit, automatisiert
Mandatsreferenznummern anlegen zu lassen. Es wird hierbei allerdings nur eine frei wählbare
Bezeichnung, ergänzt um eine fortlaufende Nummer generiert. Eine spätere Zuordnung zum
Mandat kann sich daher ggfs. als schwierig erweisen. Sollten Sie die Funktion nutzen, wird
nach der Generierung eine Liste mit den Mandatsdaten ausgegeben. Sie sollten diese Liste in
jedem Fall ausdrucken und aufbewahren.

Wir empfehlen vor der Massenumstellung die manuelle Festlegung und Zuordnung der
Mandate wie oben beschrieben durchzuführen und nicht die automatisierte Generierung zu
verwenden.

Einreichung von SEPA-Lastschriftaufträgen
SEPA-Lastschriften werden von Ihnen zu bestimmenden Fälligkeitsterminen (D) ausgeführt.
Die Aufträge müssen unter Berücksichtigung vorgeschriebener Fristen vor den jeweiligen
Fälligkeitsterminen bei der Bank online eingereicht werden. Es gelten folgende Einreichungsfristen:

SEPA-Basis-Lastschriften

Erstmalige oder einmalige Lastschriften
       - späteste Einreichung:              6 Werktage vor Fälligkeitstermin

Wiederkehrende oder letztmalige Lastschriften
       - späteste Einreichung:              3 Werktage vor Fälligkeitstermin

SEPA-Firmenlastschrift

Erstmalige, einmalige, wiederkehrende oder letztmalige Lastschriften
       - späteste Einreichung:              2 Werktage vor Fälligkeitstermin

Weitere Informationen zu den Einreichungsfristen finden Sie auch auf unseren Internetseiten.

Ist eine Einreichungsfrist zu dem jeweils gewünschten Termin überschritten, hebt Profi cash den
spätesten Versandtermin in roter Farbe rot hervor. In diesem Fall müssen Sie den Fälligkeitstermin
ändern. Achten Sie daher darauf, Ihre Lastschrifteinreichungen immer fristgerecht an die Bank zu
übertragen.