MARKTÜBERSICHT SOFTWARE & IT 2018 - DIGITALISIERUNG, SOFTWARE & IT IM VERBAND - Deutsches Verbände Forum
←
→
Transkription von Seiteninhalten
Wenn Ihr Browser die Seite nicht korrekt rendert, bitte, lesen Sie den Inhalt der Seite unten
MARKTÜBERSICHT
SOFTWARE & IT 2018
Umfangreiche Marktübersicht Verbände als Innovationsmotor Digital ist das neue
Software & IT 2018 für die Digitalisierung Analog! Wirklich?
DIGITALISIERUNG,
SOFTWARE & IT
IM VERBAND
media
V Award
DER MEDIENPREIS FÜR
VERBÄNDE & ORGANISATIONEN
Mit dem mediaV-Award zeichnet der Verbändereport erstmals
tmals die spannendsten
rganisationen aus.
Medienprojekte aus Verbänden und vergleichbaren Organisationen
BE N S IE
BEWER !
JET ZT
SICH EINSEND
ESCHLUSS 26.11.2
018
ZEIGEN SIE IHR LERNEN SIE NETZWERKEN
KÖNNEN DAZU SIE
MOTIVIEREN STÄRKEN SIE STÄRKEN SIE DAS
SIE IHRE DIE VERBANDS- POSITIVE IMAGE
MITARBEITER BRANCHE IHRES VERBANDES
DIE KATEGORIEN FÜR DEN MEDIAV-AWARD 2019
Printkommunikation Online-Kommunikation Beste Sonderpublikation print
• Beste Verbands-Zeitschrift bzw. • Bestes Digitalmagazin von Verbänden/Organisationen Beste Sonderpublikation digital
Beste Zeitung von Organisationen • Bester Newsletter
• Beste Titelseite • Beste App Sonderpreis
• Bestes Storytelling • Beste Webseite von Verbänden/Organisationen Verbandskommunikator des
• Bester Social-Media-Einsatz Jahres
www.media-v-award.de
INHALT
DIGITALISIERUNG IN VERBÄNDEN 04
DIGITAL IST DAS NEUE ANALOG! WIRKLICH? 10
VERBÄNDE ALS INNOVATIONSMOTOR 16
FÜR DIE DIGITALISIERUNG
EIN VORGANG EIN PROZESS 22
NETWORKING OHNE TALENT? 26
WIE EINE EVENTSOFTWARE VERBÄNDEN 30
VIEL ZEIT SPAREN KANN
MARKTÜBERSICHT SOFTWARE & IT 2018 35
MITGLIEDER & VERBANDSVERWALTUNG 36
COMMUNITY & INTRANET 46
EVENTMANAGEMENT & VERANSTALTUNGEN 52
AGENTUR & BERATUNG 61
GESAMTÜBERISCHT 62
IMPRESSUM
Digitalisierung, Software & IT 2018 Verlag Urheberrecht
ist eine Publikation der Alle hier erschienenen Beiträge sind urheberrechtlich
Herausgeber businessFORUM Gesellschaft für Verbands- und geschützt. Alle Rechte sind vorbehalten. Reproduktio-
Wolfgang Lietzau Industriemarketing mbH nen, gleich welcher Art, oder Erfassung in Datenbanken
nur mit schriftlicher Genehmigung des Verlags.
Redaktion Dürenstraße 8 • 53173 Bonn
Wolfgang Lietzau (WL), V.i.S.d.P. Postfach 20 03 55 • 53133 Bonn Namensartikel geben nicht unbedingt die Meinung der
Karen Scarbatta (KS) Telefon: (02 28) 93 54 93-30 Redaktion wieder. Für die unverlangte Zusendung von Ma-
Tim Richter (TR) Telefax: (02 28) 93 54 93-35 nuskripten, Bildern und Büchern wird keine Gewähr über-
info@verbaendereport.de nommen. Bei Einsendung an die Redaktion wird das Einver-
Bereichsleiterin www.verbaendereport.de ständnis zur vollen oder auszugsweisen Veröffentlichung
Karen Scarbatta, scarbatta@verbaende.com (Print und Online) vorausgesetzt. Hinweise für Gastautoren
unter www.verbaendereport.de.
Satz & Gestaltung
Rainer Focke, focke@verbaende.com
DIGITALISIERUNG IN VERBÄNDEN Veränderungsfelder einer digitalen Transformation Es gibt Aufgaben, die erscheinen derart groß und gewaltig, dass es schwerfällt, sie unverzüglich und beherzt anzugehen. Ein Paradebeispiel ist die Digitalisierung in Unternehmen − und auch in Verbänden. Big Data, virtuelle Realität (VR), künstliche Intelligenz (KI), Industrie 4.0 und viele Begriffe mehr: Die Herausforderungen sind so mächtig und für viele Verantwortliche in Verbänden so diffus, dass sie lieber abwarten. Oder lediglich Teilbereiche der „Digitalsanierung“ in ihrem Verband anschieben. Prof. Dr. Marcus Stumpf
DIGITALISIERUNG, SOFTWARE & IT FÜR VERBÄNDE 2018
B
isher gibt es zur Digitalisierung dabei, dass nicht nur kleinen Organisatio- dass Digitalisierung in Zukunft noch wich-
in Verbänden kaum belastbare nen mit niedrigen Jahresbudgets die Mittel tiger (84 Prozent) und Veränderungen im
empirische Daten. Studien aus für Digitalisierung fehlen, sondern auch Geschäftsmodell nach sich ziehen wird
dem Non-Profit-Sektor – zu fast der Hälfte der Organisationen mit ei- (71 Prozent).
dem auch Vereine und Verbände zählen – nem Jahresbudget von über einer Million Beim Thema Digitalisierung ist daher
zeigen jedoch beispielsweise, dass jeder Euro. Fehlende Digitalisierungsressourcen keineswegs eine abwartende Haltung an-
fünfte Befragte nicht genau wisse, welche sind also offenbar nicht nur die Folge einer gezeigt. Denn auch in Bereichen, in denen
Maßnahmen für die Digitalisierung nötig insgesamt begrenzten Finanzausstattung, es bisher nicht offenkundig ist, verändert
sind oder wo er anfangen soll. In einer denn die Organisationen mit großen Jah- die neue Macht von Bits und Bytes so gut
aktuellen Studie von Dufft et al. (2017) resbudgets könnten ja durchaus einen Teil wie alles. Experten erwarten etwa, dass
glauben 15 Prozent der Befragten, dass die ihrer Finanzausstattung in Richtung Digi- selbst in bislang handwerklich geprägten
Risiken zu schwer einschätzbar seien, um talisierung kanalisieren. Betrieben wie Bäckereien künftig Daten
mit der Digitalisierung zu starten. Dass zum Käuferverhalten die Herstellung prä-
gerade im Non-Profit-Bereich viele Ak- … UND FEHLENDES BEWUSSTSEIN ziser steuern werden und die tatsächliche
teure (35 Prozent) in bestimmten Berei- Vielmehr scheinen hier oft eine andere Produktion von Robotern ausgeführt wird.
chen – also etwa in der persönlichen Be- Prioritätensetzung und ein fehlendes Be- Auch für Verbände schlägt sich die Er-
ratung oder Betreuung ihrer Mitglieder – wusstsein für den Veränderungsbedarf aus- kenntnis in einer Aussage nieder, die mitt-
ganz bewusst analog bleiben, ist nur allzu schlaggebend zu sein. Fast neun von zehn lerweile fast zum Gemeingut geworden ist:
gut nachvollziehbar. NPOs (88 Prozent) haben momentan keine „Alles was digitalisiert werden kann, wird
verschriftlichte Digitalisierungsstrategie, digitalisiert. “
FEHLENDE RESSOURCEN … wie eine Studie von EY (2017, früher Ernst
Diese Studie benennt als eine der wich- & Young) belegt. „Hier besteht dringender KONSEQUENZEN DER
tigsten Hürden für eine stärkere Digitali- Aufholbedarf. Jede NPO braucht eine Digi- DIGITALISIERUNG
sierung zudem die fehlenden Ressourcen: talisierungsstrategie. Damit die Digitalisie- Die Auswirkungen der Digitalisierung
Mehr als der Hälfte (55 Prozent) der befrag- rungsstrategie auch nachhaltig umsetzbar auf Wirtschaft und Gesellschaft werden so-
ten Organisationen fehlen Zeit, Geld und ist, muss sie mit der Gesamtstrategie ver- mit auch in Verbänden zunehmend spür-
Personal für die Digitalisierung. 44 Prozent knüpft werden. Das ist nur bei jeder drit- bar. Denn die Digitalisierung ist auf der
geben darüber hinaus an, dass sie die An- ten gemeinnützigen Organisation mit be- einen Seite Auslöser und Beschleuniger
fangsinvestitionen in Technologien und stehender Strategie der Fall“, sagt Christian gesellschaftlicher Veränderungen, die Ver-
den Mehraufwand der Digitalisierung nur Horak, Partner bei Contrast EY. Dennoch bände zeitgemäß adressieren müssen. Auf
schwer schultern können. Erstaunlich ist erwarten die befragten Organisationen, der anderen Seite bieten digitale Technolo-
Sonderausgabe 05
DIGITALISIERUNG, SOFTWARE & IT FÜR VERBÄNDE 2018
gien Verbänden ganz neue Möglichkeiten, über die Nutzung neuer Technologien ORIENTIERUNG AN
z. B. zivilgesellschaftliches Engagement zu und Daten hinausgeht. So erfordert die SCHLÜSSELFAKTOREN
fördern, mit Mitgliedern zu interagieren, zunehmende Veränderungsdynamik An- Um die Frage zu beantworten, welche
sich ortsunabhängig zu vernetzen sowie passungen in Kultur und Arbeitsweise in- Veränderungsfelder der Digitalisierung es
ihre Arbeit effizienter und damit wirkungs- nerhalb der Verbände, um auf den Wandel gibt und welche davon für einen Verband
voller zu gestalten. konstruktiv reagieren zu können. Etablierte Relevanz haben, empfiehlt sich in einem
Konsequenzen der Digitalisierung erge- Organisationsstrukturen und interne Pro- ersten Schritt die Orientierung an den so-
ben sich vor allem in drei Bereichen: zesse müssen ebenso kritisch hinterfragt genannten Schlüsselfaktoren der Digitali-
– Prozessoptimierungen, die zur Verbes- werden wie die eigene Strategie als Antwort sierung (siehe Abbildung 1). Vom Institute
serung der Effizienz der Kernprozesse auf die Digitalisierung der Gesellschaft, z. B. of Electronic Business (IEB) und dem Rat
führen, in Bezug auf Organisationszweck, Förder- der Internetweisen gemeinsam ermittelt,
– digitale Services für Kunden bzw. Mit- modelle und gesellschaftliche Wirkungen. werden als Schlüsselfaktoren alle Einfluss-
glieder sowie schließlich Neben der häufig im Fokus stehenden Kom- faktoren, bedeutenden Entwicklungen
– digitale Geschäftsmodelle, die Zusatz- munikation über digitale Medien erfordert und umfassenden Trends bezeichnet, die
einnahmen bieten. die digitale Transformation der Verbände die Digitalisierung beeinflussen oder aus
Dabei ist von der Grundannahme aus- mithin zu Beginn eines digitalen Transfor- ihr heraus entstehen. Die Faktoren wurden
zugehen, dass der durch Digitalisierung mationsprozesses eine kritische Auseinan- in einer mehrstufigen Expertenbefragung
ausgelöste Wandel – und damit auch der dersetzung mit allen Veränderungsfeldern erhoben und umfassen die vier Bereiche
Veränderungsbedarf von Verbänden – weit der Digitalisierung. Technologie, Kommunikation, Gesell-
06 Sonderausgabe
SCHLÜSSELFAKTOREN DER DIGITALISIERUNG
TECHNOLOGIE
KOMMUNIKATION
GESELLSCHAFT
& POLITIK
Ethik / Kultur Vernetzung
WIRTSCHAFT
& ARBEIT
www.schluesselfaktoren.de ©2018 Institute of Electronic Business e.V. | CC BY-SA
DIGITALISIERUNG, SOFTWARE & IT FÜR VERBÄNDE 2018
Abbildung 2: Collaboration-Plattform des Vereins Deutscher Ingenieure (VDI)
© Verbändereport 2018 • Quelle: www.vdi.de
schaft und Politik sowie Wirtschaft. Die im von IT-Infrastruktur (Daten, Speicher- „Durch die Einführung der CRM-Softwa-
Rahmen der Studie erforschten 30 Schlüs- kapazitäten, Rechenleistungen) in eine re für die zentrale Speicherung, Verwaltung
selfaktoren können Verbände dazu verwen- „Cloud“, eine Serverwolke, in der Inhalte und Bearbeitung unserer Mitgliederdaten,
den, um das Potenzial der Digitalisierung, polyzentral gespeichert werden. des Lehrgangswesens und des Onlineshops
quasi die Grundlage für eine eigene digitale konnten wir unsere Geschäftsprozesse er-
Strategie, und daraus folgend eine digita- PROZESSOPTIMIERUNG folgreich optimieren und effizienter gestal-
le „Roadmap“ zu erarbeiten. Nachfolgend DANK CRM ten. Dadurch erreichen wir eine Zeiterspar-
werden einige Ansatzpunkte einer digita- Zentraler Knotenpunkt der Mitgliedsda- nis von 20 Prozent. Diese Zeit investieren
len Transformation am Beispiel von Ver- ten eines Verbandes kann hier ein Mitglie- wir jetzt, um unseren persönlichen Service
bänden dargestellt. derverwaltungsprogramm (CRM-System) und unsere Dienstleistungsangebote kon-
Der Bereich Technologie und seine sein. Beim Deutschen Skilehrerverband tinuierlich zu optimieren und weiterzu-
Schlüsselfaktoren bilden die Grundlage der (DSLV) vernetzt ein CRM-System bei- entwickeln", so Peter Hennekes, geschäfts-
Digitalisierung. Die Leistungsfähigkeit der spielsweise Anwendungen wie die Web- führender Gesellschafter des Deutschen
Netzinfrastruktur, die Übertragungswege site mit Veranstaltungsmanagement, das Skilehrerverbandes e. V.
oder verfügbare, benutzerfreundliche Sen- Mitgliederportal und einen Online-Shop
de- und Empfangsgeräte sowie Betriebssys- untereinander. Über die Website können TRANSPARENTE KOMMUNIKATION
teme, Software und Apps bilden nur einige Sportbegeisterte sich nicht nur über den Die Möglichkeit, digitale Technolo-
dieser Grundlagen. Als Schlüsselfaktoren, Verband informieren, Lehrgänge buchen gien nicht nur als Empfangs-, sondern
die bereits heute die Arbeit von Verbän- oder Schneesportschulen in ihrer Nähe auch als Sendemedium zu nutzen, ist ein
den beeinflussen, lassen sich Big Data und suchen. Mitglieder finden zusätzlich ein weiteres Merkmal der Digitalisierung.
Cloud Computing nennen. Jeder Kontakt Mitgliederportal vor, in dem sie ihre Daten Im Zuge der Digitalisierung wird Kom-
mit dem Mitglied, erst recht, wenn dieser bearbeiten, Fragen im Forum sowie Service- munikation zunehmend interaktiv, d. h.,
über das Internet erfolgt, hinterlässt Spu- anfragen stellen können. Und um das An- Mediennutzer partizipieren aktiv mit
ren in Form von Daten. Diese Überzahl an gebot abzurunden, lassen sich alle wichti- dem und über das Medium: Social Media
Daten zu verarbeiten und durch die Ver- gen Schneesportutensilien im Onlineshop bieten Plattformen dafür. Mehr und mehr
knüpfung dieser Daten verwendbare In- einkaufen. Mit dem CRM-System als Dreh- Inhalte werden von Nutzern erstellt und
formationen zu gewinnen, ist die digitale und Angelpunkt werden gleichzeitig die von anderen erweitert (Stichwort: User
Herausforderung von Big Data. Mit Cloud Mitarbeiter z. B. bei der Rechnungsstellung Generated Content). Es bilden sich neue
Computing wiederum werden die abge- entlastet und haben alle Mitgliederdaten Formen der Entstehung und Verbreitung
legten Daten unabhängig von Endgeräten und -servicefälle, Veranstaltungen und Wa- von Inhalten. Durch dieses erlernte Nut-
verfügbar. Basis dafür ist die Auslagerung renbestände im Griff. zerverhalten wächst die Bereitschaft, sich
08 Sonderausgabe
DIGITALISIERUNG, SOFTWARE & IT FÜR VERBÄNDE 2018
zu beteiligen, etwa in politischen Fragen.
Im verbandlichen Sinne sind daher Inter-
aktivität und Partizipation weniger im
Kontext von User Generated Content zu
betrachten. Vielmehr steht hier die Be-
reitschaft im Vordergrund, u. a. transpa-
rent mit Mitgliedern zu kommunizieren
sowie bereit zu sein, auf sie einzugehen
und sie zu beteiligen.
VERNETZUNG VON MITGLIEDERN
Diese Schlüsselfaktoren stehen in en-
gem Zusammenhang mit einem weiteren
Grundprinzip der Digitalisierung: der Ver-
netzung von Daten und Informationen.
Das digitale Netz verbindet global und lokal
Menschen mit Menschen, im Verband: Mit-
glieder mit Mitgliedern. Eine Möglichkeit,
diese Schlüsselfaktoren umzusetzen, ist die
Nutzung sogenannter Collaboration-Platt-
formen (CP) im Zuge der Mitgliederinfor-
Abbildung 3: Die vhs.cloud ist die Online-Plattform des Deutschen Volkshochschul-Verband e.V.
mation bzw. -kommunikation. Als Beispiel © Verbändereport 2018 • Quelle: www.vhs.cloud
kann hier die Collaboration-Plattform des
Vereins Deutscher Ingenieure e. V. (VDI)
genannt werden. Die Collaboration-Platt- Volkshochschul-Verband e.V. (DVV) ge-
form stellt für die VDI-Bezirksvereine und nannt, der bundesweit die erste Lern- und
AUTOR
-Landesverbände eine umfassende Arbeits- Arbeitsumgebung für die Weiterbildung PROF. DR. MARCUS STUMPF
plattform zur Verfügung, mit der es mög- anbietet: vhs.cluod (siehe Abbildung 3). ist Professor für Marke-
lich ist, 24 Stunden am Tag und sieben Tage „Die vhs.cloud ist das Herzstück einer zeit- ting und Markenma-
die Woche über die marktgängigen Brow- gemäßen Infrastruktur für digitales Lernen nagement an der FOM
Hochschule für Oekono-
ser zu kommunizieren, Dokumente zu be- in der Weiterbildung“, bewertet DVV-Di-
mie und Management
arbeiten, zu speichern und zu sichern, Ver- rektor Ulrich Aengenvoort das Verbands- in Frankfurt am Main. Im
anstaltungen zu planen, Blogs und Foren angebot (siehe Abbildung 3). Berliner Verlag uni-edi-
für technisch-wissenschaftliche VDI-The- Gerade wenn Verbände in Sachen Di- tion gab er in diesem
Jahr das Buch „Digitale
men zu initiieren, Termine zu koordinie- gitalisierung noch am Anfang stehen,
Transformation des Marketing“ heraus. Als ge-
ren und umfassend Dateien zu suchen empfiehlt es sich – durch eine kritische schäftsführender Gesellschafter des Beratungs-
(siehe Abbildung 2). Auseinandersetzung mit allen Verände- unternehmens relatio berät er zudem Verbände
u. a. zu Fragen der Digitalisierung.
Zuletzt soll hier aus dem Themenbereich rungsfeldern der Digitalisierung – zu ana-
→ m.stumpf@relatio-beratung.de
„Wirtschaft“ der Schlüsselfaktor Lebens- lysieren, an welchen Stellen im Verband
langes Lernen hervorgehoben werden. In Veränderungen sinnvoll sind und sich loh-
Quellen
der Wissensgesellschaft zählt nicht nur der nen. Gezielte, kleine Schritte bringen hier 1. Dufft, N./Kreutter, P./Peters, St./Olfe, F. (2017): Digita-
lisierung in Non-Profit-Organisationen – Strategie,
Bildungsweg, sondern auch die kontinuier- oft mehr als unspezifische Digitalisierungs- Kultur und Kompetenz im digitalen Wandel, Vallendar.
2. EY (2017): Digitalisierung in Non-Profit-Organisationen
liche Fortbildung – neben und im Berufs- strategien. So lässt sich aus Fehlschlägen
in Österreich, https://www.ey.com/Publication/vwLU-
alltag. Es entstehen digitale Bildungsan- lernen, ohne gleich ganze Geschäftsmo- Assets/EY-Studie_Digitalisierung_in_NPOs_2017_-_
Oktober_2017/$FILE/Studie%20Contrast%20EY%20
gebote, die den Zugang zur Weiterbildung delle zu gefährden. Eine durchdachte Pla- Digitalisierung%20Non-Profit%20Organisatio-
nen_20171016%20.pdf (Zugriff : 24. Juni 2018).
erleichtern und verbessern – situations- nung und das Aufgeben des Mantras „das 3. Institute of Electronic Business e.V./iDeers Consulting
GmbH (2018) (Hrsg.): Schlüsselfaktoren der digitalen
bezogen, personalisiert und jederzeit an haben wir schon immer so gemacht“ sind
Kommunikation – Entwicklungen auf dem Weg in die
jedem Ort nutzbar. Als Beispiel aus dem dabei in einem Digitalisierungsprojekt digitale Zukunft, https://www.schluesselfaktoren.de
(Zugriff : 24. Juni 2018).
Verbandsbereich sei hier der Deutsche unabdingbar.
Sonderausgabe 09
DIGITAL IST DAS NEUE ANALOG! WIRKLICH? Eine Rundreise mit Blick hinter die Kulissen der täglichen Praxis Alle reden von der Digitalisierung: Aber was bedeutet sie eigentlich in einer nach wie vor analogen Welt? Wie gehen Verbände mit digitaler Technik um? Und wie erzeugen sie emotionale Verbundenheit, Begeisterung und echtes Wirgefühl? Dieser Beitrag schaut hinter die Kulissen und macht in einer kleinen Rundreise Station bei Verbänden, die sich erfolgreich den Chancen und Herausforderungen des digitalen Zeitalters stellen und dabei das WIR nicht vergessen, sondern in den Mittelpunkt stellen. Fabian Eberhardt
DIGITALISIERUNG, SOFTWARE & IT FÜR VERBÄNDE 2018
A
ls Software-Hersteller für Handwerk, Kreativität und Service ken- ÜBERNACHTUNG IM
Verbandslösungen kennen nen. Dazu kommen unsere allgemeinen BOARDINGHOUSE
wir uns aus mit digitalen Weiterbildungsangebote für unsere In- Zum Aus- und Weiterbildungszentrum
Prozessen. Und selbstver- nungsmitglieder“, stellt Geschäftsführer gehört auch ein eigenes Boardinghouse
ständlich kennen wir auch unsere Kun- Peter Kupczyk das Bildungsangebot vor. mit Hotel-Status. „Bei jeder Anmeldung
den und ihre Bedürfnisse. Doch wie er- eines Azubis wird in der Verbandssoft-
leben die Mitarbeiter eines Verbands DURCH DIE BRILLE DER ware hinterlegt, ob er oder sie bei uns
digitale Prozesse in einem Zeitalter, in VERBANDSMITGLIEDER übernachtet. Das Gleiche gilt für unsere
welchem Smartphones, Tablets und „Natürlich üben unsere angehenden Gesellenprüfungsausschussmitglieder
Notebooks die Kommunikationsmedien Augenoptiker die Beratungssituation während der Prüfungszeiten. Teilneh-
schlechthin sind? Wir möchten drei Ver- noch ganz analog an einer realitätsge- merlisten für Prüfungen und Belegungs-
bände besuchen, die den Schritt auf digi- treuen Service-Theke, doch davon sollte pläne sind in der Lösung auf Klick ver-
tales Terrain gewagt haben. Ein Hinweis man sich nicht blenden lassen“, berichtet fügbar. Aber das ist längst nicht alles“,
vorab: Der Blick in die Praxis vor Ort soll Peter Kupczyk. „Im Hintergrund spielt wie Peter Kupczyk betont. „Wir sehen in
nicht den Digital-Hype befeuern oder digitale Technik eine entscheidende der digitalen Betriebsakte sofort, wer im
Angst, gar Panik schüren, sondern möch- Rolle beim reibungslosen Aus- und Wei- Boardinghouse in welchem Zeitraum un-
te erfahrbar machen, was in der Praxis terbildungsbetrieb.“ So eröffnet die Ver- tergebracht ist.“ Für den Geschäftsführer
von Verbänden im Alltag tatsächlich mit bandssoftware den Mitarbeitern einen liegt es klar vor Augen: „Ich wette, wer
digitaler Unterstützung geleistet wer- 360 Grad-Rundum-Blick, den sie mit ana- einmal mit digitalen Prozessen gearbei-
den kann, um effizient und erfolgreich logen Mitteln nur sehr eingeschränkt zur tet hat, für den würde sich eine Rückkehr
zu sein. Verfügung hätten. „Sie sehen alle Vor- zu gänzlich analogen Abläufen wie eine
gänge praktisch durch die Brille der Reise in die Steinzeit anfühlen – wir wür-
UNSERE REISE BEGINNT Auszubildenden und Innungsmitglie- den unser breites Angebot nur mit zu-
… in Europas viertgrößter IT-Region der und können sich so viel stärker in sätzlichem Aufwand stemmen können“,
(nach Paris, London und München) die jeweilige Person oder Situation so Peter Kupczyk am Ende des Rundgangs
und liegt praktisch vor unserer eigenen hineinversetzen“, sagt Kupczyk. Welche durch das Ausbildungszentrum.
Haustür: in Karlsruhe. Exakt 4,74 Kilo- Information benötigt der Azubi oder
meter Luftlinie von unserem Unterneh- sein Ausbildungsbetrieb gerade? Welche AUF NACH BERLIN
mens-Campus entfernt befindet sich Prüfungen muss ein Azubi noch beste- Tag zwei der Verbandstour startet mit
das bundesweit größte und modernste hen? Bei welchen Weiterbildungen sind einem Flug in die Bundeshauptstadt. Ge-
Aus- und Weiterbildungszentrum in der noch Plätze frei? Alle offenen Fragen nauer gesagt zur Hauptgeschäftsstelle des
Augenoptik der Augenoptiker-Innung oder Aufgaben werden mithilfe digitaler ADKA e. V., des Bundesverbands Deutscher
Baden-Württemberg. „Alle Auszubilden- Unterstützung strukturiert bearbeitet Krankenhausapotheker e. V. im Berliner
den der Augenoptiker aus Baden-Würt- und gehen so nicht verloren. „Sogar bei Hansa-Viertel. Er vertritt etwa 2.400 Apo-
temberg sowie aus der Südpfalz, rund Noten, Zeugnissen und den Meldungen theker in deutschen Krankenhäusern, von
400 wissbegierige junge Menschen pro an die Handwerkskammern unterstützt denen 2.200 als Mitglieder organisiert sind.
Lehrjahr, lernen bei uns die Symbiose aus uns die Software.“ Erster Eindruck vor Ort: Da ist einiges los.
Sonderausgabe 11DIGITALISIERUNG, SOFTWARE & IT FÜR VERBÄNDE 2018 DATENHIGHWAY STATT einem Verband wie dem ADKA, der über den. „Diese digitale Lösungswelt unter- POSTKUTSCHE die Grenzen der Hauptgeschäftsstelle hi- stützt uns genau da, wo es vorher sehr auf- Wir treffen Jürgen Bieberstein, Ge- naus die Kommunikation zwischen den wendig war. Das Ergebnis können Sie im schäftsführer des ADKA, und befragen einzelnen Landesvereinigungen so ein- Raum nebenan in der Praxis live miterle- ihn zu seinem Standpunkt in Sachen ana- fach und effizient wie möglich gestalten ben“, erklärt Geschäftsführer Bieberstein. log versus digital. Seine Antwort fällt ein- möchte. Gerade trifft sich im Seminarraum eine deutig aus: „Als Verband arbeiten wir per- der ADKA-Arbeitsgruppen, um über ein manent an Prozessoptimierungen – ohne ZENTRALE LÖSUNG FÜR aktuelles Fachthema zu diskutieren. „Die digitale Unterstützung ginge das längst FACHLICHEN AUSTAUSCH Arbeit unserer ehrenamtlichen Exper- nicht mehr. Wer steigt schon in eine Im Falle der ADKA fiel die Entscheidung ten und der wissenschaftlich-fachliche Postkutsche, wenn der Datenhighway so auf eine zentrale CRM-Lösung, mit der alle Austausch sind für uns essenziell“, hebt viel mehr an Geschwindigkeit und Zeit- Mitgliederdaten zentral verwaltet werden. Bieberstein hervor. Im analogen Zeitalter ersparnis verspricht“, bringt Bieberstein Dabei werden die Mitglieder in den einzel- hätte es Tage gedauert, bis das Protokoll es auf den Punkt. Die Frage ist nur: Wel- nen Landesverbänden über Web-Clients dieser Arbeitsgruppe seinen Weg in alle che Art von digitalen Werkzeugen helfen und die angebundene Webseite eingebun- Bereiche gefunden hätte. Heute mit dem 12 Sonderausgabe
DIGITALISIERUNG, SOFTWARE & IT FÜR VERBÄNDE 2018
Einsatz moderner Software, werden aktu-
elle Inhalte wie etwa dieses jüngste Pro-
tokoll oder Einladungen zum nächsten
Treffen umgehend bereitgestellt.
DAS JÜNGSTE PROTOKOLL DIREKT
AUFS SMARTPHONE
Der Clou: Die Mitglieder des Präsidi-
ums, der Landesverbände und Ausschüsse
erhalten über den appbasierten Web-Cli-
ent Inhalte und Verbandsinformationen
direkt „on Demand“, also direkt auf Ab-
ruf. Aktives Versenden ist nicht mehr
notwendig. „Das hat immense Vorteile“,
weiß Bieberstein aus der tagtäglichen
Praxis zu berichten. Mit der integrierten
Mailing-App können die Landesverbände
Mailings bequem an die Mitglieder ihres
Landesverbands senden.
Das spart uns in der Geschäftsstelle
jede Menge Aufwand und Kosten für die
Informationsverteilung. Obendrein si-
chert das mehrstufige Rechtesystem die
hochsensiblen Daten und Inhalte. „Wir
können so viele Bereiche und Aufgaben
in einer Lösung verwalten und in Verbin-
dung setzen. Bei aller Liebe zum Analo- rum. Bei insgesamt über 400 Veranstaltun- ben, die es für jede Veranstaltung zu erle-
gen, so einfach geht das nur in der digita- gen im Jahr kommt es vor allem auf eines digen gilt. Und das führt zurück zur ana-
len Welt“, ist Bieberstein überzeugt. an: Überblick! „Das A und O sind reibungs- logen Schranke vor der Tiefgarage, die sich
lose Abläufe – egal, ob analog oder digital“, nur mit Zugangscode öffnen lässt.
ACHTUNG, SCHRANKE! weiß Carolin Knaussmann zu berichten.
Das eigene Smartphone vibriert in Die Bereichsleiterin für interne Services TIEFGARAGE, ÖFFNE DICH!
der Westentasche und erinnert an den und Kundenbetreuung findet digitale Un- Wie war das noch mal? Da wurde mir
nächsten Besuchstermin. Der ist ganz terstützung bei der täglichen Organisation doch im Vorfeld etwas zugeschickt? Und
in der Nähe. Mit dem Mietwagen geht’s besonders wertvoll, wenn es die Mitarbei- tatsächlich: Der erforderliche Code, um die
zur BBA-Akademie der Immobilienwirt- ter bei Routinevorgängen entlastet. Zufahrt zur akademieeigenen Tiefgarage
schaft e. V., Berlin. Und da begegnet man „Stellen Sie sich vor, Sie laden Woche zu öffnen, befindet sich direkt in der vorab
erst mal einem ziemlich analogen Hin- für Woche Dutzende von Personen indivi- zugesandten Terminbestätigung. Ziemlich
dernis: der Schranke vor der Tiefgarage. duell zu unterschiedlichen Veranstaltun- clever! Für Knaussmann ist der automati-
Doch dazu gleich mehr. gen ein. Wenn Sie da erst die Namen und siert hinzugefügte Zugangscode das Para-
Adressen mühsam aus unterschiedlichen debeispiel für die gesamten Prozesse im
REIBUNGSLOSE ABLÄUFE – Excel-Listen zusammensuchen müss- Hause BBA. „Unser System unterstützt uns
DAS A UND O ten, hätten Sie schon verloren“, ist sich bei so vielen täglichen Aufgaben, weil alle
Die Berliner Akademie gehört bundes- Knaussmann sicher. Deshalb war es den Informationen miteinander vernetzt sind
weit zu den führenden Bildungsdienst- Verantwortlichen bei der BBA wichtig, und in der virtuellen Veranstaltungsakte je-
leistern für die Immobilienwirtschaft. ein System einzuführen, das mit wenigen des Detail jederzeit aufrufen können. Wie
Lehrgänge, Fortbildungen, Seminare, sogar Mausklicks hilft, den täglichen Bildungs- viele Personen haben sich angemeldet?
Bachelor- und Masterstudiengänge gehö- und Veranstaltungsbetrieb im Detail zu Wer musste kurzfristig absagen? Wer be-
ren zum breit gefächerten Bildungsspekt- koordinieren – auch die analogen Aufga- nötigt eine Teilnahmebescheinigung?
Sonderausgabe 13DIGITALISIERUNG, SOFTWARE & IT FÜR VERBÄNDE 2018 Auf Knopfdruck generieren wir Teil- werden die Rechnungen bequem aus zeugt. Als verantwortliche Administrato- nehmerlisten oder andere Dokumente dem System heraus erstellt und die Rech- rin schätzt Carolin Knaussmann beson- einfach als PDF aus dem System heraus. nungsdaten über die DATEV-Schnittstel- ders die Flexibilität und den modularen Die Bestätigungen versenden wir dann le für die Buchhaltung exportiert. Aufbau der Software. So können Funktio- per E-Mail“, beschreibt Knaussmann das All das ist nur möglich, wenn alle not- nen je nach Bedarf erweitert werden. „Wir Vorgehen. Mit einem Blick in die virtu- wendigen Informationen über Veranstal- können sehr viel selbst konfigurieren – elle Veranstaltungsakte wissen ihre Kol- tungen und Teilnehmer in einer Lösung zum Beispiel die automatischen Anmel- leginnen und Kollegen dann, wie viele digital miteinander vernetzt werden. debestätigungen oder unsere individuel- Teilnehmer sich für eine Veranstaltung Doch das ist für Knaussmann nur die hal- len Bearbeitungsmasken. Das alles lässt angemeldet haben, und lassen die Liste be Miete. sich über integrierte Design-Werkzeuge den Lehrenden zukommen. umsetzen und bietet uns Gestaltungs- Dank digitaler Unterstützung gelangen FLEXIBILITÄT MACHT SPASS spielraum, ohne dass wir jedes Mal einen so übrigens auch die Seminartitel und „Menschen nutzen eine digitale Lösung Experten beauftragen müssen. Die Digi- ausgedruckten Namensschilder an Tü- nur, wenn es ihnen auch Freude bereitet, talisierung macht uns selbst zu Exper- ren und Tische. Nach der Veranstaltung damit zu arbeiten.“ Davon ist sie über- ten!“, ist Knaussmann überzeugt. 14 Sonderausgabe
STRUKTURIERT ANALYSIEREN UND AUSWERTEN
Gleichzeitig schärft die professionelle Software für Verbände
Events
den analytischen Blick – dies zeigt der Blick in die Praxis bei BBA
besonders eindrücklich: „Unser Bildungsprogramm entsteht
nicht im luftleeren Raum“, erklärt Knaussmann. „Auf Basis des Der Schlüssel zum
erfolgreichen Event
Teilnehmerfeedbacks und der konkreten Teilnehmerzahlen wird
das Angebot valide weiterentwickelt. Mithilfe der eingesetzten
Software erweitert sich das Wissensfundament für das Kunden-
und Veranstaltungsmanagement praktisch von selbst. Dadurch
sind wir in der Lage, unser Bildungsangebot unmittelbar am Be-
darf und an den aktuellen Interessen auszurichten. Dies wird Mitgliederbindung
von unseren Mitgliedern äußerst positiv aufgenommen, und das
motiviert.“
Direkter Dialog
AUF DAS ZUSAMMENSPIEL KOMMT ES AN
Auf dem Rückweg nach Karlsruhe wirken viele Eindrücke aus
der Praxis nach. Es ist faszinierend und erstaunlich zugleich, wie
individuell die Anwendungsszenarien und Anforderungen in
Organisationserfolg
jedem einzelnen Verband ausgeprägt sind. Die Nachfrage vonsei-
ten der Verbände nach flexiblen, anpassbaren Lösungen ist daher
mehr als nachvollziehbar.
Mitgliedergewinnung
RESÜMEE: DAS WIR STECKT IN DER VERBÄNDE-DNA
Eines hat sich klar gezeigt: Digitale Lösungen, die auf Anforde-
rungen der Verbände aus der analogen Welt nicht reagieren können,
sind zum Scheitern verurteilt. Digital und analog dürfen niemals im
Widerspruch zueinander stehen. Der richtige Weg ist, wenn beide
sich ergänzen. Im Idealfall entsteht so die perfekte Symbiose. Diese
Reise hat aber auch erfahrbar gemacht: Verbandsmitglieder, die in
den Mittelpunkt der Prozesse gestellt werden, deren Feedback ernst
genommen wird, bedanken sich mit emotionaler Verbundenheit,
Motivation und Begeisterung. Sie werden zu Fans.
In der zunehmend digitalen Gegenwart und Zukunft sollte nie
vergessen werden, dass die Begeisterung, „Menschen zu verbin-
den“, essenzieller Teil der Verbände-DNA ist. Nicht der Einzelne,
sondern nur das WIR kann gewinnen und gemeinsam Erfolge
feiern – egal, ob digital oder analog.
AUTOR
FABIAN EBERHARDT
ist Geschäftsführer CAS Communities Alumni
& Verbände bei der CAS Software AG in Karls-
ruhe. Als studierter Wirtschaftsinformatiker der
www.xing-events.com
Universität Mannheim berät und begleitet er
seit neun Jahren Organisationen bei der Ein-
führung von CRM-Lösungen. Jedes CAS-System
führt nach seiner Erfahrung zu einem ganz indi-
viduellen Nutzererlebnis.
→ fabian.eberhardt@cas.de
→ www.cas-communities.deVERBÄNDE ALS INNOVATIONSMOTOR FÜR DIE DIGITALISIERUNG Digitale Herausforderungen verändern Märkte und Berufsbilder Eine der größten Herausforderungen unserer Zeit für Verbände, Unternehmen und auch Berufstätige ist die stetig steigende Komplexität. Scheinbar kleine Vorgänge und Entscheidungen werden von immer mehr Themen, Vorgaben und Regularien beein- flusst. Daraus resultiert, dass immer mehr Experten und Stakeholder an einer solchen Entscheidung mitwirken müssen. Gängige Entscheidungsstrukturen sind aber auf diese Inflation an Stakeholdern nicht ausgerichtet. Bisher hat ein möglichst klein gehaltener Kreis an Personen die Optionen evaluiert und entschieden. Jetzt sprechen wir plötzlich über Multi-Stakeholder-Prozesse, in denen in mehreren Stufen und mit immer mehr Involvierten komplexe Themen durchleuchtet, verstanden und gelöst werden müssen. Kerstin Grözinger
DIGITALISIERUNG, SOFTWARE & IT FÜR VERBÄNDE 2018
LÄHMENDE KOMPLEXITÄT E-Mail auf verschiedenen Mobilgerä- Das kann in den seltensten Fällen von ei-
ERKENNEN ten und Browsern aus? Sind langsame ner einzelnen Person gelöst werden, son-
Erinnern Sie sich, wie vor zehn Jahren Mobilverbindungen, A/B-Tests und Zu- dern erfordert Erfahrung und Fachwis-
die E-Mail-Newsletter Ihres Verbands ver- stellbarkeitsqualität bedacht? All diese sen unterschiedlicher Stakeholder. Diese
sandt wurden. Die einzigen wesentlichen Fragen sind sehr technischer Natur und müssen zusammengebracht werden, um
Faktoren waren: inhaltliche Beiträge, Emp- ohne technisches Fachwissen nicht zu in gemeinsamer Arbeit zum bestmögli-
fängerkreis, Betreffzeile, Formatierung und beantworten. chen Ergebnis für den Verband zu kom-
Design für den optischen Feinschliff. Viel- 3. Inhaltliche und kreative Aspekte: men. Was hier an einem kleinen Beispiel
leicht wurde noch geprüft, ob alles in Out- Wird der Newsletter der inhaltlichen betrachtet wurde, gilt auch für größere
look ordentlich dargestellt wird. Komplexität des Themas gerecht? Wird Zusammenhänge. Die Digitalisierung er-
Dieser Prozess ist heute wesentlich die Zielgruppe bedacht, richtig ana- fordert Flexibilität und das Zusammen-
komplizierter und es gibt eine Vielzahl lysiert und adressiert? Werden Texte spiel von Experten und Stakeholdern aus
an scheinbaren Details, die Ihre Aufmerk- durch visuelle Elemente unterstützt? unterschiedlichsten Bereichen wie Tech-
samkeit und Achtsamkeit erfordern. Diese Fragen lassen sich nur bei einer ge- nik, Recht, Wissenschaft, dem kreativen
1. Rechtliche Aspekte: Haben Sie das Ein- nauen Betrachtung der Inhalte und Ziel- Umfeld und dem Verbandswesen.
verständnis der Empfänger zu genau gruppen durch Experten beantworten.
diesem Zweck eingeholt? Sind die Inhal- 4. Marketing- und PR-Aspekte: Lassen QUELLEN FÜR KOMPLEXITÄT
te unbedenklich? Verwenden Sie eine sich die Inhalte einfach teilen? Sind sie IN EINER VERNETZTEN UND
datenschutzkonforme E-Mail-Lösung inhaltlich für weitere Kanäle geeignet? DIGITALISIERTEN WELT
und verfügen Sie über die notwendigen Lassen sie sich leicht an die strukturel- Für viele ist die Digitalisierung im-
Lizenzen? Verweisen Sie korrekt auf len Erfordernisse verschiedener Kanäle mer noch ein Prozess, der sich langsam,
das von Ihnen durchgeführte Tracking? anpassen? Sollten Sie wesentliche Influ- aber sicher in den (Arbeits-)Alltag ein-
Gerade nach Inkrafttreten der Daten- encer und Stakeholder direkt auf diese schleicht. An vielen Stellen hat die Digi-
schutzgrundverordnung hat sich hier Inhalte ansprechen? Gerade durch die talisierung jedoch bereits heute komplet-
viel verändert und musste überprüft und Vielfalt der Medien und Kanäle lassen te Branchen umgekrempelt.
abgestimmt werden. sich diese Fragen nicht mehr leicht und – Technologische Neuerungen verändern
2. Aspekte der technischen Darstellung: allgemeingültig beantworten. komplette Branchen in Windeseile. Im
Wie wird mein Newsletter in Outlook Das einfache Beispiel eines E-Mail-News- Bereich der Hörgeräteakustik hat sich
und den zehn anderen gängigen Pro- letters zeigt, welche Aspekte es bei vielen der 3-D-Druck rasant ausgebreitet. Be-
grammen dargestellt? Wie sieht die alltäglichen Abläufen zu bedenken gilt. reits heute finden Sie kaum mehr ein
Sonderausgabe 17Hörgerät, welches nicht gedruckt wur- männische Berufsbilder (z. B. Bank- ten auf globaler und lokaler Ebene, neuen
de. Unternehmen, die am Markt bleiben kaufleute) verlieren an Relevanz. In Berufsbildern und künstlichen Intelli-
wollten, hatten keine andere Wahl, als den Bereichen der Mechatronik, Da- genzen konfrontiert. Privat benutzen fast
sich schnellstmöglich auf das neue Ver- tenanalyse oder Erstellung digitaler alle Verbandsmitglieder bereits moderne
fahren umzustellen. Lerninhalte entstehen dafür laufend Formen der Kommunikation und der Zu-
– Die Märkte der Zukunft sind teilweise neue Berufsbilder, die es erst noch kon- sammenarbeit (z. B. WhatsApp). Deshalb
bereits heute entschieden. Ein Beispiel kret zu definieren gilt. steigen Vernetzungsgrad, Kommunika-
hierfür ist das Sammeln von Naviga- – Die Globalisierung trifft lokale Bran- tionsgeschwindigkeit und die Selbstorga-
tionsdaten durch Google. Mit über einer chen. So verliert der Einzelhandel jähr- nisationsfähigkeit. Aber wo bleibt da der
Milliarde täglicher Nutzer sammelt lich Umsatzanteile an globale Akteure Verband? Ist er noch im Zentrum und am
Google mit Abstand am meisten Daten wie Amazon oder Aliexpress. Puls seiner Branche, seines Berufsbildes
über Verkehr und Navigation. Dies kann – Künstliche Intelligenzen unterstützen oder seiner Region?
Google mit einem unergründlich gro- uns bei unserer Arbeit. Egal ob Such-
ßen Speicher an Personendaten durch maschine, Streaming-Plattform, On- DER VERBAND IN DER
diverse Trackingquellen erweitern (In- linehandel oder Navigationssoftware. DIGITALISIERTEN WELT
teressen, Verhalten, Risikobereitschaft, Künstliche Intelligenzen lernen unser Ebenso wie die Welt um ihn herum
Unfallstatistik etc.). Daraus entsteht Verhalten kennen und unterstützen uns muss auch der Verband sich verändern
eine Startposition für die künstliche In- bei einer Vielzahl an Aufgaben. und an die Gegebenheiten und Funkti-
telligenz beim autonomen Fahren, bei Die Beispiele zeigen: Digitalisierung onsweisen der Digitalisierung anpassen.
der sich viele traditionelle Hersteller nimmt Fahrt auf. Die Welt wird sich nie Damit der Verband attraktiv für Mitglie-
wesentlich im Nachteil sehen. wieder so langsam verändern wie heute. der, wettbewerbsfähig und schlagkräftig
– Traditionelle Berufsbilder verschwin- Verbände, Unternehmen und Berufstätige bleibt, müssen folgende Probleme ange-
den und neue entstehen. Viele kauf- sind immer stärker mit veränderten Märk- gangen werden:
18 SonderausgabeDIGITALISIERUNG, SOFTWARE & IT FÜR VERBÄNDE 2018 – Ineffektive Kommunikation: Trotz vie- in der Verbandsarbeit. Auf aktuelle Ge- bände bestehende Probleme angehen und ler E-Mails fühlen sich die Mitglieder gebenheiten kann nicht so schnell wie gemeinsam mit den Mitgliedern die He- häufig nicht ausreichend informiert. erforderlich reagiert werden. rausforderungen des digitalen Zeitalters Oftmals werden relevante Inhalte Die Art, auf die bisher gearbeitet wur- meistern. Doch wie genau kann die Hand- nicht im Wust an verfügbaren Infor- de, hat ausgedient. Kleine Kreise an Ent- lungsfähigkeit erhalten und Innovation mationen erkannt. scheidern können die Komplexität nicht gefördert werden? – Mitglieder sind zu inaktiv: Der Ver- immer vollständig erfassen. Dies macht band sieht sich nicht in der Lage, ge- die bisherigen Top-down-Entschei- DIE NEUE ROLLE IM VERBAND: nügend motivierte Mitglieder zu fin- dungsstrukturen auf Basis von kleinen ENABLER ALS TREIBER DER den, die sich aktiv in die Verbands- und Entscheiderkreisen anfällig für Fehler INNOVATION Gremienarbeit einbringen. und unvollständige Evaluationen. Eine Bei über 40 deutschen Verbänden1 ha- – Zusammenarbeit umständlich: Durch wesentliche Vergrößerung der Anzahl ben Entscheider ihre neue Rolle in der die dezentrale Struktur von Verbänden an Stakeholdern in einer Entscheidung digitalen Gesellschaft für sich gefun- ist es oft schwer, eine effektive Arbeits- lähmt dagegen die Entscheidungsfreu- den: Sie sehen sich als Enabler. Dieses ebene zu schaffen und gemeinsam digkeit und -laufzeit. neue Selbstverständnis hat sich in einer Themen zu bearbeiten. Es ist mehr Dynamik, Fähigkeit zur Vielzahl an verschiedenen Bereichen – Statische Organisation: Statische Struk- spontanen Reaktion und der Einbezug gebildet: Geschäftsführung, Vorstands- turen und Prozesse lassen wenig Raum aller Stakeholder auf unterschiedlichen ebene, Verbandskommunikation, Zen- für Veränderungen und neue Konzepte Ebenen notwendig. Nur so können Ver- trale Dienste/IT, Verbandsentwicklung
DIGITALISIERUNG, SOFTWARE & IT FÜR VERBÄNDE 2018
und auch bei der Mitgliederbetreuung.
Enabler haben nicht nur die neuen He-
rausforderungen erkannt, sondern die
Hindernisse auf dem Weg zu Lösungen
identifiziert: Kommunikation, Infra-
struktur und Kultur.
Enabler zeichnen sich durch vier
grundlegende Eigenschaften und Vorge-
hensweisen aus:
1. Enabler führen eine neue Infrastruktur
zur Kommunikation und Vernetzung
ein und sorgen dafür, dass diese gepflegt
wird. Sie schaffen somit eine Plattform,
die allen Mitgliedern die Grundlage für
die Zusammenarbeit bietet.
2. Enabler fördern die Erlangung digitaler
Skills. Sie definieren Ziele, prägen den
Umgangston, helfen bei ersten Schritten
und leben Kultur und Arbeitsweise vor.
3. Enabler sorgen für eine offene Kultur
im Verband. Sie fördern eine Kultur
des Teilens, des Mitwirkens und des
Impulsgebens. Somit öffnen sie Struk-
turen und vernetzen das Wissen der Personen zusammen, um Projekte zu positionieren. Dabei muss aber ein neues
einzelnen Mitglieder. verwirklichen und Ziele zu erreichen. Selbstverständnis gewonnen werden. Der
4. Enabler fungieren als Moderatoren. Im Kern geht es den Enablern also dar- Personenkreis, der die Ideen für mögliche
Sie setzen und steuern Impulse, um um, die Handlungsfähigkeit des Verban- Lösungen unserer großen Herausforde-
Diskussionen nach vorne zu bringen. des zu erhöhen und den Verband in der rungen aufbringen kann, muss erweitert
Weiterhin bringen sie die richtigen digitalen Gesellschaft zukunftsfähig zu werden. Es sind nicht mehr kleine Gre-
mien mit festen und stark formalisierten
Beitrittsstrukturen oder Expertenkreise,
die die Weisheit und Innovationskraft
für sich gepachtet haben. Es ist nun das
PRAXISBEISPIEL: gesamte Team, das als Basis für einen
Der Bitkom hat die Hürde zum Mitwirken in seinen Gremien wesentlich ge- Kreislauf aus Ideen, Erfahrungen und
senkt. Nun können Mitglieder punktuell und mit nur einem Klick innerhalb Innovationen wirkt. Mit dem gesamten
seiner Stakeholder-Engagement-Plattform in den meisten Gremien aktiv wer- „Team“ ist ein möglichst großer Teil der
den. Dies ermöglicht eine wesentlich höhere Dynamik in der Gremienarbeit. Mitglieder gemeint.
Hat ein Mitglied aktuell ein großes Interesse an einem bestimmten Thema in Enabler binden also die Mitglieder
einem Gremium, so kann es mitwirken, die Kommunikationshistorie dazu nach- möglichst weitreichend in die Verbands-
verfolgen, Ideen einbringen und sich nach der Bearbeitung aber auch wieder arbeit ein. Dabei geht es vor allem darum,
zurückziehen. Die Ergebnisse bleiben dokumentiert, nichts geht verloren. So bestehende und neue Kernleistungen des
sind Mitglieder durchschnittlich in mehr Gremien aktiv, ohne dass ihnen zu viel Verbandes in einer sich stetig ändernden
Verpflichtung abverlangt wird. Gesellschaft zu positionieren: Die Vernet-
zung jenseits von Events zu erhöhen, bes-
20 SonderausgabeDIGITALISIERUNG, SOFTWARE & IT FÜR VERBÄNDE 2018
sere und umfassendere Erkenntnisse zu
aktuellen Herausforderungen anzubieten
Um der zunehmenden Komplexität
der digitalisierten Welt entgegenzutre-
AUTORIN
und die Innovationskraft für die Mitglieder ten, brauchen Sie deshalb Enabler, die KERSTIN GRÖZINGER
zu steigern. das Wissen, die Ideen und Erfahrungen ist als Leiterin Marketing
Ihrer Mitglieder vernetzen. Sie schaffen Expertin für Content aller
Art. Ihr Enthusiasmus für
WIE VERBÄNDE SICH DIE Plattformen und Strukturen, auf deren
die Zusammenarbeit und
INNOVATIONSKRAFT DER Grundlage innovative Lösungen erarbei- Kommunikation auf digi-
MITGLIEDER ZUNUTZE MACHEN tet werden. Das verlangt natürlich zuerst talen Plattformen macht
sie zur idealen Beraterin
Die Mitglieder eines Verbandes sind Handlungs- und vor allem Veränderungs-
zu Fragen rund um das
somit nicht einfach eine Anspruchs- bereitschaft. Denn nur wer den digitalen Community Management
gruppe, die Inhalte konsumiert und in- Wandel als solchen lebt, kann aus seinen für Verbände und Unternehmen. So hilft sie den
formiert werden will. Vielmehr sind sie Möglichkeiten einen Vorteil ziehen. Rich- Kunden von tixxt gerade in der Anfangsphase,
Mitglieder zu aktivieren und Stakeholder-Engage-
mit ihrer Expertise selbst Wissens- und tig angegangen, macht er sich in innova-
ment-Plattformen zum Laufen zu bringen.
Ideengeber für den Verband. Sie bringen tiven Lösungen, zufriedenen Mitgliedern → www.tixxt.com
Erfahrungen und andere Herangehens- und einer gesicherten Handlungsfähig-
weisen ein. Sie wählen oft bisher unbe- keit bezahlt. Enabler haben das verstan- 1. Diese Zahl ergaben interne Interviews des Anbieters
tixxt im Zusammenhang mit der Frage, ob Stake-
kannte Wege zur Problemlösung. Bis- den und aktivieren so Mitglieder und holder-Engagement als wesentlicher Bestandteil der
lang bleibt dieses Potenzial leider häufig machen ihre Innovationskraft für den Digital- und Kommunikationsstrategie des Verbandes
gesehen wird.
vom Verband ungenutzt. Verband nutzbar.
Sonderausgabe 21- Advertorial - EIN VORGANG – EIN PROZESS Strategische Aufstellung und projekthafte Entwicklung eines ERP-Systems mit der GOB Nachdem Microsoft angekündigt hatte, den Support für das bisher eingesetzte ERP-System Microsoft Dynamics NAV 2009 R2 einzustellen, entschied sich der Genossenschaftsverband – Verband der Regionen e. V. für eine strategische Neuausrichtung der gesamten Dynamics-NAV-Systemlandschaft.
DIGITALISIERUNG, SOFTWARE & IT FÜR VERBÄNDE 2018
F
ür einen Vorgang im Unterneh- Zeitpunkt war die eingesetzte ERP-Soft- ANALYSEPHASE, PLANUNGS-
men haben wir nach dem Echt- ware ein Ergebnis der Fusion zweier Alt- PHASE UND PROJEKTSTART
start des neuen ERP-Systems auch verbände im Jahre 2008/2009, die den Die vorhandene IT-Landschaft wurde
nur noch einen IT-unterstützten veränderten geschäftlichen Anforderun- durch das GV-eigene Projektteam und
Prozess“, so fasst Michael-Benedict Kolbe, gen nicht mehr umfänglich Rechnung ge- die GOB analysiert, gleichzeitig wurden
Bereichsleiter Organisation/Informations- tragen hat. Zudem veränderte Microsoft die Möglichkeiten aktuell verfügbarer
technologie des Genossenschaftsverbandes die Ausrichtung seiner ERP-Software: An- Technologien bewertet und insbesondere
das wesentliche Projektergebnis nach knapp stelle mehrjähriger Versionszyklen wur- die maßgeblich erweiterten Fähigkeiten
dreijähriger Projektlaufzeit zusammen. Für de ein jährliches ERP-Release seitens Mi- von Microsoft Dynamics NAV sowie der
den Genossenschaftsverband war das Update crosoft angekündigt. In der Folge musste GOB-Branchenlösung unitop gesichtet.
von NAV 2009 R2 in einer ersten Betrachtung die neue ERP-Software für den Verband Aus dieser Zukunftssicht ergab sich ein
eine rein technische Notwendigkeit: Nach möglichst standardnah entwickelt wer- Gestaltungsrahmen, in dem das Projekt
Auslaufen des Supports der eingesetzten den, sodass künftig regelmäßig absehba- technisch agieren konnte.
Dynamics-NAV-Version musste ein Versions- re Release-Aufwände betriebswirtschaft- Im Weiteren wurde bewusst auf eine
wechsel vorgenommen werden, der die seit lich vertretbar wurden. Darüber hinaus umfängliche Aufnahme von IST-Prozes-
dem Jahr 2009 eingesetzte Software aktuell war zu vermerken, dass die technischen sen im Verband verzichtet, anstelle des-
halten würde. Die technische Notwendigkeit Schnittstellen des ERP-Systems in wei- sen sollten die neuen Arbeitsprozesse in
wurde in der Folge um einen strategischen tere Systeme technologisch nicht mehr standortübergreifenden Teams direkt in
Ansatz ergänzt, der die vollständige interne zeitgemäß waren und den effizienten den Software-Entwicklungsworkshops
Produktion des ERP-Systems prozessual aus- Austausch von Daten nicht mehr unter- parallel entwickelt werden: Somit war
richtete und gewachsene IT-Infrastruktur- stützten. methodisch abgesichert, dass an strate-
und Softwareumgebungen über einen Pro- Gleichzeitig waren viele organisatori- gisch relevanten Punkten die Software
jektansatz veränderte. sche Prozesse über verschiedene Stand- dem organisatorischen Prozess ange-
orte des Verbandes hinweg historisch ge- passt werden konnte – und gleichzeitig
AUSGANGSSITUATION wachsen, sodass eine Einheitlichkeit in an vielen anderen Punkten der organisa-
Der Genossenschaftsverband erkannte den Abläufen und damit das Heben von torische Prozess dem Systemstandard der
Ende 2013, dass das bisher eingesetzte Skaleneffekten, rollenbasiertes Arbeiten Software folgte. „Es war äußerst hilfreich,
ERP-System Dynamics NAV 2009 R2 zu oder eine gleichartige Schulung für glei- dass die GOB hier ein ausgeprägtes Pro-
Anfang Januar 2015 seitens Microsoft aus che Aufgaben an allen Standorten nicht zessverständnis hatte“, so Kolbe: „Nur so
dem Support auslaufen würde. Zu diesem gegeben war. war es möglich, auf einer Ebene zu dis-
Sonderausgabe 23DIGITALISIERUNG, SOFTWARE & IT FÜR VERBÄNDE 2018 V. r.: Frau Johanna Hofmann (Leiterin Arbeitspaket Kommunikation im Projekt), Herr Robert Stärkel (stv. Projektleiter) und Herr Michael-Benedict Kolbe (Projektleiter). © Genossenschaftsverband – Verband der Regionen e.V. kutieren und nicht kräftezehrende ‚Über- Unklarheiten für Lenkungsausschüsse zess“ wurden zu den meistgesprochenen setzungen‘ von Prozess in Software oder und weitere Steuerungsgremien. Dazu Prämissen im gesamten Projektablauf, die umgekehrt vornehmen zu müssen.“ trug insbesondere die Plattform „unitop- noch heute ihre Gültigkeit besitzen. Die Planung des Gesamtprojektes wur- 4sure“ der GOB bei, die eine transparente Die Vorbereitungen bis zum offiziellen de verbandsseitig zusammen mit der GOB Planung und den unternehmensüber- Start des Projektes betrugen ca. ein Jahr. vorgenommen. So war auch hier abgesi- greifenden, eindeutigen Austausch von „Wir haben Leute aus unterschiedlichsten chert, dass sowohl Planungsprämissen Dokumenten jeder Art beförderte. Fachbereichen in die Spezifikationswork- der Organisation als auch der Software Um die strategischen Neuausrichtungen shops geschickt und gefragt: Wie sieht aus berücksichtigt wurden. Die sorgfältige in der Organisation, also den Rückschnitt eurer Sicht der optimale Prozess aus? Da- Planung direkt anstehender Projektpha- der bestehenden ERP-Lösung auf eine Stan- durch hatten wir von Anfang an eine hohe sen wurde dabei stets mit einer Grobpla- dardnähe und die Schaffung prozessualer Akzeptanz für unsere neue Software“, so nung folgender Projektphasen zwischen Eindeutigkeit, in der Breite des Verbandes Kolbe und erklärt damit, wie wichtig es ist, den Projekt-Offices beider Unternehmen zu verankern, dominierten zwei eingängige die Mitarbeiter früh einzubinden und ein verbunden. Somit war das Projekt selbst Sätze das Projekt auf allen Ebenen: „Zurück Commitment in einem solchen Projekt, nie „überplant“, es gab aber auch keine zum Standard!“ und „Ein Vorgang – ein Pro- auch in schwierigen Phasen, zu erreichen. 24 Sonderausgabe
DIGITALISIERUNG, SOFTWARE & IT FÜR VERBÄNDE 2018
PROGRAMMIERUNG UND
TESTPHASE
„Wir haben zusammen mit der GOB die
Anpassungen bei den marktdifferenzie-
renden Prozessen umgesetzt“, erklärt Kol-
be. Zwischen Januar und September 2016
wurde hauptsächlich programmiert,
wobei in diesem Zeitraum feste Auslie- immer. Beim Genossenschaftsverband Individualentwicklungen entschlossen
ferungszeiten für Module vereinbart und konnten schließlich alle relevanten und gleichzeitig die Produktpalette um-
gehalten worden sind. „Die schrittweise Rückmeldungen, die sich aus der Test- fänglich im neuen System so abbilden
Umsetzung hatte den Vorteil, dass wir phase ergeben hatten, vorab abgestellt können, dass ihre administrative Ab-
zu jedem Lieferzeitpunkt über die nöti- werden. Im Echtstart selbst war das wicklung über neue Prozesse in Organi-
gen Ressourcen verfügten, ohne das Ta- GOB-unitop4sure-Portal eine große Hil- sation und Technik optimiert wurde.
gesgeschäft zu vernachlässigen“, so der fe zur Koordination und strukturierten
Projektleiter. Das stufenweise Testen der Rückmeldung aufgetretener Fehler: In RESÜMEE
funktionalen Auslieferungen spiegel- der Regel konnten dort geöffnete Tickets „Wir sind froh, bei diesem Projekt ei-
te die Silo-Sicht der einzelnen internen durch die zügige und fokussierte Arbeit nen langjährigen Partner an unserer Seite
Produktionsstufen wider, welche ab Sep- auf beiden Seiten innerhalb eines Tages gehabt zu haben, auf den wir uns auch
tember durch sog. Integrationstests, also wieder geschlossen werden. in schwierigen Phasen verlassen konn-
das prozessuale Zusammenspiel der Silos ten“, resümiert Kolbe. Das gegenseitige
untereinander, abgerundet wurden: „Auf DIE ERSTEN DREI MONATE Vertrauen zwischen den Projektbeteilig-
die Funktionstests, mit denen geprüft NACH DEM ECHTSTART ten ist für Michael-Benedict Kolbe ein
wurde, ob die funktionellen Anforderun- Bereits wenige Monate nach dem Echt- wesentlicher Erfolgsfaktor, der genauso
gen erfüllt sind, folgten schließlich die start waren erste Erfolge und Verbesse- bedeutend wie ein stringentes Projektma-
Integrationstests, in denen die Prozess- rungen zu beobachten, beispielsweise im nagement ist.
ketten getestet wurden. Die jeweiligen Rechnungswesen. „Wir schreiben unge- Am 31. März 2017 wurde das Projekt of-
Blöcke wurden logisch so ausgeliefert, fähr 100.000 Rechnungen pro Jahr. Jede fiziell abgeschlossen. „Dadurch, dass wir
dass die Integration voneinander abhän- Rechnung hat drei bis vier Seiten. Früher jetzt in vielen Bereichen viel näher am
giger Komponenten bereits mitgetestet haben wir jede Rechnung ausgedruckt, Standard sind, werden wir bei zukünfti-
werden konnte.“ gelocht und abgeheftet. Teilweise mehr- gen Weiterentwicklungen und Releases
Der Genossenschaftsverband hat nicht fach. Jetzt legen wir die Rechnungen au- einen deutlichen Vorteil haben“, so Kol-
zuletzt auch die physische IT-Architek- tomatisiert und revisionssicher in einem be. „Ich glaube, dass es uns auch wesent-
tur zusammen mit der GOB neu ausge- elektronischen Archiv ab“, sagt Kolbe. lich einfacher fallen wird, künftige Ge-
richtet: „Beim Massentest haben wir ge- Auch im Außendienst hat das Update schäftsanforderungen umzusetzen.“
schaut, wie sich das System unter Last bei positive Auswirkungen. Eine normale
vielen Anwendern verhält, und darauf- Reisekostenabrechnung eines Außen-
hin die notwendige IT-Architektur ska- dienstmitarbeiters brauchte über das al-
liert.“ Dabei wurden Performance-Mes- te Portal zwischen 1,5 und 2,5 Stunden
sungen gemacht, die Zugriffszeiten auf zur Erfassung. Jetzt braucht diese im
die SQL-Datenbanken getrackt und die integrierten System nur noch 30 bis maxi-
Server-Auslastungen dokumentiert. mal 45 Minuten. Damit bleibt mehr pro-
duktive Zeit für den Kunden, und auch die
ECHTSTART Kollegen wissen den reduzierten administ-
GOB Software & Systeme GmbH & Co. KG
„Vor dem Echtstart am 2. Januar 2017 rativen Aufwand sehr zu schätzen.
Europark Fichtenhain A 5
haben wir gemeinsam mit der GOB ein Auch viele Prozesse in der GenoAka- 47807 Krefeld
Konzept erarbeitet, wie wir mit Unter- demie gehören zu den marktdifferen- Telefon: (02151) 349-3000
stützungsdienstleistungen umgehen zierenden Prozessen. Hier hat man sich → info@gob.de
wollen“, fügt Kolbe hinzu. Denn egal wie ebenfalls unter dem „Zurück zum Stan- → www.gob.de
gut man vorbereitet ist – irgendwas ist dard“-Leitsatz für einen Rückschnitt von
Sonderausgabe 25Sie können auch lesen
